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【关键词】总预算会计;财政管理;国库集中支付;乡镇
乡镇财政是我国五级财政体系中最基层的一级财政,是我国财政体系的重要组成部分。乡镇总预算会计,是乡镇财政管理的主力军,是核算、反映、监督乡镇政府预算执行和各项财政性资金活动的专业会计。
1.乡镇总预算会计核算和管理的现状
以我市九个乡镇财政所为例,各乡镇财政所平均人数偏少,乡镇总预算会计平均年龄偏高,本科以上学历人数偏少。
按照《预算法》规定,一级政府一级财政,我市各乡镇基本上不设置乡镇级金库,其税收收入和非税收入就近直接缴入县级金库。各乡镇财政资金由县级财政局根据乡镇财政收入执行情况,下拨至各乡镇财政所。各乡镇财政所根据本乡镇的预算安排,支付相关财政资金。乡镇总预算会计依据《财政总预算会计制度》(财预字[1997]287号)进行会计核算。乡镇总预算会计的业务由县级财政局负责指导,人事安排则由各乡镇人民政府自行负责。
2.1 财政资金支付不合理,以拨列支现象严重
大部分乡镇采取一次性将财政资金拨入各部门预算单位的银行账户,这样一方面形成财政资金结余多户头分散存放,另一方面却造成乡镇财政资金不足、调度困难。财政资金由乡镇财政先下拨,乡镇财政以拨列支,再由部门预算单位实际支付到个人或供应商,两者存在一定的时间差,实际支出有一定的滞后性。因此乡镇财政支出报表列报的支出并不能真实反映财政资金的实际支出数。
部分乡镇重复列支拨款数,形成虚列支出;也有乡镇将当年未使用的资金,以各种名义虚列支出。主要原因:一是乡镇目前总预算会计仍以收付实现制原则来核算,不能真实、合理地反映乡镇政府当年的实际支出。二是乡镇为了完成一定的财政支出规模,实现各项财政指标的增长(比如每年地方财政用于农业、教育、科技等经费的增长幅度,均应高于其财政经常性收入的增长幅度),而虚列支出。三是部分乡镇财力状况比较困难,主要靠上级补助收入,故通过虚列支出扩大财政赤字,向上级争取更多的补助资金。
2.2 会计核算不规范,暂存暂付款项比较混乱
部分乡镇的总预算会计帐中,存在大量的暂存、暂付款,这些款项金额巨大(少则几百万,多则几千万),时间跨度长(最长的是上世纪90年代初),大部分已属不良挂账。主要原因有:一是乡镇隐瞒收入。部分乡镇将上级补助资金列作暂存款。二是乡镇隐瞒支出。部分乡镇将已经发生并应列报支出的款项或者没有预算安排而支出的款项,挂在暂付上,以隐蔽超支或虚增结余。三是部分乡镇工程项目已完工但未及时办理结算手续。对一些重大的已完工项目,不及时向施工单位索要发票进行账务处理,造成大量资金挂账,暂付款过大。
2.3 乡镇总预算会计岗位设置不合理、职责分工不明确
根据《财政总预算会计管理基础工作规定》(财库[2012]1号)的规定,各级财政部门应当建立岗位责任制,按照岗位设置要求和不相容职务相分离原则,足额配备相关人员,明确岗位人员职责分工。部分乡镇未建立岗位责任制制度,没有严格按照不相容职务相分离的原则来设置会计岗位。有些乡镇总预算会计一手清,即开具支付凭证、管理支付业务专用印章、会计核算为同一人。少数乡镇总预算会计未取得会计从业资格证书。因乡镇领导变动更换印章,新印章启用后,原印章仍在使用,未及时上交销毁。部分乡镇支付印章中的财务专用章和法人章由一人统一保管,未实行专人负责、分人分印管理。
3.乡镇总预算会计核算和管理的对策建议
3.1 开展乡镇国库集中支付改革,规范乡镇财政资金支付
开展乡镇国库集中支付制度改革,将有利于规范乡镇财政资金支付,提高乡镇财政财务管理科学化、精细化、规范化水平,确保乡镇财政资金运行安全和高效,提升乡镇服务人民群众的水平。乡镇国库集中支付制度改革,即将乡镇所有财政性资金的支出按规范的程序在国库单一账户体系内运行,支出运行过程处于财政有效监管之下,增强财政支出活动的透明度,同时减少资金拨付环节,财政支出直达供应商或个人,加快资金运行速度,提高资金使用效率。推行乡镇国库集中支付制度,要求乡镇各部门预算单位不再保留实有资金账户,使得资金存放由部门预算单位分散存放改为由国库统一存放;在支付方式上,乡镇财政资金根据先预算后支付的原则,按照资金的性质和类别分别实行财政直接支付和授权支付。乡镇国库集中支付改革要与部门预算改革相互配套、相互衔接,要在全面推行部门预算制度的基础上,进一步细化预算编制,使所有财政性资金的支付建立在明晰的预算基础上,为顺利实施乡镇国库集中支付制度改革创造条件。
3.2 加强对暂存暂付款项的清理,切实提高会计核算质量
各乡镇应对本乡镇的暂存暂付款进行一次全面的清理,及时进行账务调整,明确债权债务关系;对确属呆账坏账的应按有关规定冲销。建立债权债务责任追究的长效机制,对暂付款到期收不回的追究有关人员责任。每年年终,乡镇总预算会计应加强对暂存暂付款项的清理工作,尽量避免新增挂账。县级财政局和审计局应加强对各乡镇总预算会计账往来挂账的监督,特别是对利用往来挂账而隐瞒截留收入,偷逃税金和转移挪用专项资金造成国有资产流失的严重违反财经法纪的问题,要严肃处理,以保证国家利益不受侵犯,维护正常的财经秩序。
3.3 科学设置会计岗位、提升乡镇总预算会计素养
各乡镇应根据财政国库管理要求和总预算会计业务需要,遵循制衡、高效原则,科学设置总预算会计工作岗位(账户管理岗位、资金调度岗位、审核岗位、支付岗位、会计核算岗位、监督管理岗位等),岗位设置不得交叉、重复。县级财政局应定期组织乡镇总预算会计人员参加业务培训,开展会计职业道德教育和廉政风险教育。各乡镇总预算会计应加强会计、财政等专业知识的学习,加深对会计核算一般原则的认识,严格遵循会计核算原则,切实按照有关会计准则、财务制度和会计制度的要求规范会计核算行为,客观真实地记录和反映各项财政收支情况,克服随意性,确保会计信息的真实性、完整性。各乡镇应加强财政资金安全管理,建立风险防控管理机制,实现对财政资金的动态防控管理,确保财政资金安全。各乡镇应当建立并严格执行对账制度,确保账证相符、账账相符、账实相符、账表相符。
综上所述,加强乡镇总预算会计管理,逐步建立乡镇国库集中支付制度,是全面推进乡镇财政科学化、精细化管理的必然要求,是建设公共财政体系和源头治腐的有效途径,是充分调动乡镇理财积极性,发挥乡镇财政就地就近资金监管的基础,对规范和强化乡镇财政资金管理,确保资金安全,提高资金使用效率,具有重要的现实意义。
参考文献:
[1]吴先成.浅谈基层乡镇财政会计的实施策略[J].中国商界,2012(6).
[2]江守忠.总预算会计核算和管理中存在的问题与解决对策[J].林业财务与会计,2005(11).
关键词:会计电算化 问题 对策
一、当前会计电算化的现状
当前全国各地都在积极地推行会计电算化,但由于我国会计电算化工作起步较晚,目前仍还处于生长期。因此在发展过程中,或多或少地出现了一些不可忽视的问题,急需解决。经济形势的日益发展,会计电算化必须与之适应,才能促进工作的高效率。从会计系统的情况看,各级各部门运用会计电算化的程度不一,当前会计电算化的现状如下:
(1)一部分单位没有实行利用电子计算机进行会计核算和管理;已使用的部门、单位大多数只停留在简单的应用阶段,如工资的发放、报表的简单汇总等;(2)会计电算与手工核算并存,不具备“甩账”条件;(3)所使用的会计核算软件的规范性、适用性差,不能满足会计核算工作的需要;(4)缺乏既懂会计又能熟练掌握电子计算机的“复合型”人才;(5)会计核算软件的开发进展缓慢。总之,会计电算化培训工作跟不上需要,操作人员素质有待提高。部门管理不够科学、安全,相应的管理措施明显与现实不符,存在漏洞;优质商品化的会计软件少,性能不完善,使用说明书不规范,不详尽;会计软件之间缺乏兼容性,致使重复开发过多,造成资源浪费;会计软件频繁升级,无法保证会计数据处理的相对稳定性;当前会计软件无法满足会计数据保密性的要求;先进的计算机技术在会计电算化中未充分应用,商品化软件开发推广与实际应用存在差距。
二、会计电算化存在的问题分析
(一)对会计电算化的认识力度不够
对会计电算化认识存在偏差主要有以下几方面:首先,是部分财务人员错误地认为实行会计电算化只是一个形式,较为方便,没有意识到实现会计电算化的重大意义,在实际操作中对于会计软件的使用只局限在核算上,对于其他作用、功能不加以使用推行。其次,由于传统的手工记账方式长期被人们所接受,加上目前各项管理都是建立在手工记账的基础之上,要改变人们长期形成的习惯方式,有较大难度。再次,是许多企业领导对会计电算化存在片面认识,仅把会计电算化认为是企业现代化管理的标志,把计算机作为主要因素,把财会人员作为次要因素,不重视财会人员的培训;最后,由于一些财务负责人对电算化知识不掌握,对电算化管理很陌生,只习惯于手工记账的管理。尤其对会计电算化的保密性、安全性存在空白,因而对会计电算化数据可靠性发生质疑,造成不会管,不敢管的混乱局面,严重影响了会计电算化的普及和推广。
(二) 缺乏会计电算化所需要的专业人才
由于会计电算化涉及会计和计算机两种专业知识,在岗的会计人员虽经过计算机等级培训,但与实际要求水平还有较大差距。表现在: (1)会计人员知识不全面。许多年龄较大的会计人员对会计业务比较熟悉,但对计算机知识了解有限,而年青人则相反。要使计算机知识和会计工作经验有机结合,还有待时日。(2)计算机培训教材老化。计算机技术发展很快,几年时间,计算速度提高了几十倍。软件操作系统也有质的变化。而现在的教材大多是几年前的,所介绍的知识陈旧,实用性不强,经过这样培训并通过考试的人员实际操作能力差,只是拿个证书为而已。(3)缺乏对会计人员的再培训和定期考核,培训没有系统性。
(三)会计电算化软件系统的安全性、保密性不够
会计软件的质量是会计电算化工作的物质基础,目前财政系统使用的软件还存在着诸多的问题和不足。财务上的有些数据是企业的秘密,在很大程度上关系着企业的生存与发展,但当前大部分的软件系统都在为完善会计功能和适应财务制度上大伤脑筋,却没有多少软件公司认真研究过数据的保密问题。系统一旦瘫痪,或受病毒侵袭,系统恢复起来比较困难,要恢复原来的数据就更成问题。尤其是随着网络经济时代的到来,给企业带来无限商机的同时,也给企业带来了风险,这些风险主要来自泄密和网上黑客的攻击等, 所以,对于新兴的网络财务软件,更应当重视其安全保密性。
三、解决会计电算化存在问题的对策探讨
村镇银行的会计电算化,是指计算机在银行会计核算中的应用,含对公业务、电子汇兑、储蓄业务及互联网通存通兑等。村镇银行会计电算化是根据各项业务发展要求和调高服务质量、拓展服务品种、防范运行风险、降低运营成本、不断创新业务的需要而开发建设的。结合村镇银行整体发展要求和经营管理模式特点,秉承“以客户为中心”、“大集中”、“大会计”的设计理念,由软件公司历经需求分析、系统设计、系统编码、系统测试等多个环节的周密开发,以全面推广至全国各个村镇银行网点使用。其会计电算化的核心系统在设计上已有很大提升,相较于之前的办理方式有较大的改变。村镇银行还要求各相关工作人员在进行相关业务处理前,进行深入细致的研习,全面了解和掌握系统的交易实现方式、业务处理规定、账务核算体系。
二、村镇银行会计电算化的优势
(一)减轻劳动强度,提高工作效率。在手工会计信息系统中,会计数据处理全部或主要是靠人工操作。因此,会计数据处理的效率低、错误多、工作量大。实现会计电算化后,只要把会计数据按规定的格式要求输入计算机,计算机便自动、高速、准确地完成数据的校验、加工、传递、存储、检索和输出工作。这样,不仅可以把银行财会人员从繁重的记账、算账、报账工作中解脱出来,而且由于计算机对数据处理速度大大高于手工,因而也大大提高了会计工作的效率,使会计信息的提供更加及时。
(二)全面、及时、准确地提供会计信息。在手工操作情况下,银行会计核算工作无论在信息的系统性、及时性还是准确性方面都难以适应经济管理的需要。村镇银行采用实现财务软件处理会计业务,可以将大量的会计信息及时、准确地记录、保存和输出。即可以根据银行业务管理的需要,按年、季、月提供丰富的会计核算信息和财务分析信息,同时按日、时、分提供实时的会计核算信息和财务分析信息用于银行管理的需要。随着企业互联网Internet的建立,会计信息系统中的数据可以迅速传递到企业的任何管理部门,使企业经营者能及时掌握企业自身的经济活动的最新情况和存在的问题,并采取相应措施。
(三)提高会计人员素质。实现会计电算化后,原有会计人员一方面有更多时间学习各种经营管理知识,参与企业管理;另一方面,还可以通过学习掌握电子计算机有关知识,使得知识结构得以更新,素质不断提高。较好的会计基础和业务处理规范是实现会计电算化的前提条件,村镇银行会计电算化的实施,在很大程度上促进了手工操作中不规范、易出错、易疏漏等问题的解决。因此,村镇银行会计实现电算化的过程,也是促进会计工作标准化、制度化、规范化的过程。
(四)控制舞弊难度加大。随着计算机使用范围的扩大,利用计算机进行的贪污、舞弊、诈骗等犯罪活动也有所增加,由于储存在计算机磁性媒介上的数据容易被篡改,有时甚至能不留痕迹地篡改,数据库技术的提高使数据高度集中,未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件,复制、伪造、销毁企业重要的数据随着计算机在银行会计工作中的普遍应用,村镇银行管理部门对由计算机产生的各种银行业务数据、财务报表等会计信息的依赖越来越大,这些财务信息的产生只有在严格的控制和监管下,才能保证财务管理信息的可靠性和准确性。同时也只有在严格的监控下,才能预防和杜绝银行计算机犯罪的可能性
三、村镇银行会计电算化存在的问题
虽然我国银行会计电算化工作已经取得了巨大进展,特别财务软件在银行的业务运作和经营管理中发挥着及其重要的作用,但还存在一些不容忽视问题,表现在以下几个方面:
(一)会计电算化的内部控制较薄弱。多年来,银行会计电算化基本上是以会计核算为主,尽管在电算化会计处理系统中增加了一些会计控制功能,比如设置支付密码、资金支付实行授权管理等,但实际上会计监督控制功能的发挥仍是先天不足。一些基层银行对会计信息控制重视不够,内控制度还没有完全建立,在财务软件系统中没有设置稽核监督接口,银行业务核算的事中、事后监督也仅仅停留在将原始凭证的数据重新录人电脑复核而已,造成了采用财务软件后的电算化的控制流于形式,内控不严。银行业务核算授权划分不当,对会计操作人员和电脑技术人员制约控制不严,容易造成会计信息滥用,这给银行内部人员利用计算机舞弊作案提供了条件。
(二)银行会计电算化的技术保障不充分。村镇银行采用财务软件处理会计业务后,村镇银行普遍建立了自己的网络核算体系,对银行内的营业网点实行了通存通兑的联网管理,银行的结算汇划业务和资金清算工作几乎完全依赖于计算机技术和网络技术的支持。这样,如果银行对计算机管理不到位、网络系统维护不及时,一巳系统出了故障,就会影响银行的业务运作,甚至给银行造成巨大的经济损失。这从客观上要求银行必须配齐电脑技术人员,加强对计算机系统的管理。可是目前国内有些银行管理者,对会计电算化的复杂性、风险性认识不足,他们往往认为会计电算化是由计算机自动控制的,业务处理比手工记账更安全、更可靠,银行只要拥有一个先进的电算化系统,会计核算处理和业务管理就可以高枕无忧了。殊不知再先进的计算机系统也是依靠人来控制操作的,工作人员任何一个失误的操作或有意的破坏,都会给银行带来严重后果。正是由于某些管理者的风险防范意识不强,因而这些银行在管理上不注重充实电脑技术人员。村镇银行熟悉计算机和财务软件应用的人手普遍不足,造成了银行财务系统的技术保障不充分、不及时,经常出现这样那样的问题。这在一定程度上影响了银行财务管理系统功能的充分发挥,从而降低了财务管理系统的运行效率。
(三)会计信息资源共享性差。实行财务软件处理会计业务后,村镇银行把各个会计岗位上的数据录入计算机集中处理,避免了会计数据的分散、复杂,银行财务管理系统内保存着统一完整的财务信息。从发挥计算机数据库管理系统的整体功能来说,银行会计电算化系统中的会计信息不仅在银行内部,而且在跨银行间以及银行与客户间都可以完 全实现信息资源的高度共享在银行内部,信贷管理、资金调 度、资产管理、信息规划、人力资源等系统都可以直接与会计电算化系统连接在一起,同时共享数据可是目前在国内许多银行中,由于种种原因,会计电算化系统往往只局限于会计储蓄部门使用,其他业务部门只好根据业务管理需要,重新开发软件,重新录人数据,从而造成了银行内部信息资源的浪费。
(四)银行会计电算化信息技术发展滞后。目前,我国银行的计算机技术水平与国际技术先进的银行相比,还有很大差距。尽管我国银行电算化提高了会计工作效率和会计核算质量,但会计核算程序基本上是把手工操作的数据移植到电脑上去,银行会计电算化普遍只停留在实现会计业务核算为主的水平上,还没有提升到实现会计业务的全面信息化,充分发挥会计的信息管理和决策分析的作用随着计算机网络技术和通信技术的高速发展,以传统的会计理论和计算机技术为基础的银行会计电算化已经明显滞后于现代化信息技术发展。如果村镇银行财务信息管理只停留在数字化的水平上,不把会计的服务管理、控制职能和决策分析职能放在今天的信息化大环境中去考虑,那么村镇银行的经营管理决策就会因财务信息的不完整和不全面而出现决策失误,从而影响银行的经营管理和发展。
四、对村镇银行会计电算化管理提出的建议
(一)加强会计软件的管理
1.加大软件开发力度。要想促进会计电算化的发展,其首要问题就是要加大软件的开发力度,开发出比较完善的银行财务软件,满足市场的需要。现有的财务软件可以人为地通过数据库系统直接操作数据。对于这一问题的解决方法是在应用系统中设置文件修改检查机制,文件一旦被修改,系统可以通过自身的测试检测出来,并提醒用户注意。
2.使用正确的记账凭证软件。确保村镇银行财务电子数据是以原始形式保存下来是会计无纸信息系统的关键。村镇银行财务电子原始数据经审核和确认后,应该利用正确的记账凭证软件自动生成电子记账凭证,自动形成后的电子记账凭证任何人都不能修改。
(二)健全会计电算化的配套法规。目前,由于我国村镇银行法规的不健全,使会计电算化犯罪的控制很困难。例如,对未经许可接触银行电算化会计信息系统或有关财务数据文件的行为,在国家法律上没有明确是偷窃行为,因此就无法对拷贝、复制银行财务重要机密数据的行为治罪。我们必须看到,对电算化会计信息系统的开发和管理,不能仅靠现有的一些法规,如会计法、企业会计准则等,因为会计电算化犯罪毕竟是高科技、新技术下的一种新型犯罪,为此制定专门的法规对此加以有效控制就很有必要。
(三)完善会计档案管理制度。电算化会计档案的管理与保存容易破忽视,由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的,根据这些信息载体的物理特性,在形成这些档案时应准备双份即采用“AB 备份法”进行数据的备份,并且每份上要注明形成档案时的时间与操作员姓名,存放在两个不同的地点,以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。除了备份之外,还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等计算机操作系统信息。
(四)防范会计电算化舞弊
一、我国会计电算化实施中存在问题
在经济形势的日益发展,会计电算化必须与适应,才能促进工作的高效率。从会计系统的情况看,各级各部门运用会计电算化的程度不一,从实践看,会计电算化面临的主要问题是:
1、对会计电算化的认识不到位。一些领导对实施会计电算化的重要意义认识不足。没有认识到开展会计电算化是时展的必然,是管理现代化的需要。对会计电算化的保密性、安全性存在空白,因而对会计电算化数据可靠性发生质疑,造成不会管,不敢管的混乱局面,严重影响了会计电算化的普及和推广。
2、会计电算化基础管理工作十分薄弱。会计电算化虽然在很大程度上减轻会计人员的工作量,但同时也增加了操作人员、系统维护人员等责任,带来了许多新的要求,提出了新的问题,建立在此基础上的电算化管理也就出现一些问题,导致手工与计算机并行时间过长,增加了会计人员的工作量。
3、会计电算化专业人才素质低。由于会计电算化涉及到会计和计算机两种专业知识,在岗的会计人员虽然经过计算机等级培训,但与实际要求还有较大差距。许多年龄较大的会计人员对会计业务比较熟悉,但对计算机知识了解有限,而年青人则相反。要使得计算机知识和会计工作经验有机结合,还有一段距离。
4、会计信息系统的安全及保密性较差。现今的会计电算化处理系统大多还存在一些漏洞,致使企业财务信息系统的安全性、保密性、可靠性较差。数据库技术的高度集中,未经授权的人员可以通过计算机和网络浏览全部数据文件,复制、伪造、销毁企业重要的财务数据。目前市面上的软件制造企业着力于研究数据保密、防盗窃等问题。
二、会计电算化发展的建议与对策
(一)给会计电算化信息系统提供一个良好的运行环境
应根据财政部的《会计电算化工作规范》中提出的电算化内部管理制度的基本要求,针对各种风险因素,制定严格的电算化会计信息系统内部控制措施,以加强会计电算化内部管理,将给电算化会计信息系统提供一个良好的运行环境。
1.硬件的内部控制措施。计算机及其相关设备等硬件是电算化会计信息系统的物质基础,硬件出现故障,会导致系统中断工作,所以各单位必须严格硬件设备控制管理。
2.软件的内部控制措施。会计应用软件是电算化会计信息系统的核心,整个电算化会计信息系统是在会计软件的支持和控制下进行会计工作的,软件的安全程度决定了会计信息的风险程度。
3.会计数据的安全维护措施。为有效防止会计数据泄密、丢失,防止发生计算机舞弊行为,必须建立健全会计数据的安全维护制度。
(二)完善法规,培养人才
1.进一步完善会计电算化的配套法规。随着会计电算化的普及与财务软件功能的不断增加,针对会计电算化工作出现的新问题,对现有的相关法规做进一步补充和完善,通过准则类法规对会计电算化做进一步约束,使会计电算化工作走上规范化的道路。细化对商品化软件的评审规定,杜绝软件的非法功能。
2.培养复合型的会计人才。会计电算化要求财会人员不仅应掌握扎实的会计知识和技能,还应对计算机和财务管理知识有比较深刻的了解。只有掌握了比较丰富的管理知识,才能根据本单位的自身特点,利用电算化会计的特点,为单位预测、决策和控制等管理工作服务。
(三)建立健全完善的会计电算化管理制度
1.企业领导者要自觉强化认识,大力支持会计电算化的实施和运作。企业领导者要充分认识会计电算化的重要性,以及它将对企业发展产生的积极影响。
2.在研制会计电算化系统时,加强对手工系统的研究与分析,将手工与电算化结合起来,找到最佳的人机结合方式,即以最小的成本,重新确定业务的处理流程,哪些环节应完全由计算机代替,为适应计算机处理,又需增加哪些环节。
3.加强会计信息系统的安全性和保密性工作。建立健全内部控制,建立数据保护机构,加强数据的保密和安全。由专门的工作人员来管理数据,而对非相关人员在非必要的情况下不给予查看数据的权利。同时,要增强网络安全防范能力,采用防火墙技术、网络防毒、信息加密存储通讯、身份识别、授予权等措施。
4.建立健全完善的会计电算化管理制度。完善的会计电算化管理制度是会计电算化高效实施的前提,内容主要包括:(1)人员管理制度。主要是对会计电算化信息系统人员的任职资格进行规划并划分职责。(2)操作管理制度。主要包括操作规程、操作权限、操作记录、代码设计标准、管理制度及内部制度。(3)数据管理制度。主要包括数据输入输出的管理、备份数据的管理、存档数据的管理和保密规程。(4)系统维护制度。主要包括系统维护任务,系统软件硬件的维护、系统维护权限的规定、机房管理制度和软件修改的手续。(5)岗位责任制度。主要是明确规定各职能组及各成员的责任制。
(四)加强会计信息系统的安全性、保密性
1.建立健全内部控制。在操作系统中建立数据保护机构涉及计算机机密文件时应登录户名、日期、使用方式和使用结果,修改文件和数据必须登录备查。系统应自动识别有效的终端入口,当有非法用户企图登录或错误口令超限额使用时,系统应锁定终端,冻结此用户标识,记录有关情况,并立即报警。
关键词:会计电算化;数据安全;人员素质。
会计电算化是用电子计算机代替传统的记账、算账,以及利用电子信息技术完成对会计信息的分析、预测、控制的过程。会计电算化使会计业务的处理流程化、规范化,免去了许多手工重复劳动,不仅提高了工作效率,节省了人工成本,而且易于核算出财务分析所需的一些复杂数据指标,并且能够保证数据的精度和广度。会计电算化加快了会计由单一的核算职能向融合分析、预测、决策、控制的管理职能转变的进程。自九十年代至今,我国会计电算化迅速普及,但在此过程中,也不可避免的产生了一些问题。
一、会计电算化发展中存在的问题。
1、管理职能尚未得到充分发挥。
会计电算化发展初期侧重核算职能,随着发展的深入,逐步过渡到“管理型”和“决策型”职能阶段,当今与企业整体管理决策支持系统相统一的ERP阶段是会计电算化发展的一个主流趋势。但现阶段,我国的企业中采用“管理型”和“决策型”财务软件的较少,采用ERP的企业就更少。我国现在企业电算化的发展阶段距离会计电算化的最终功能实现还有一段不小的距离,完善的会计电算化不仅肩负着记账、算账、登帐等基本工作,而且还应能够提高企业财务管理的效率,帮助经营者借助更加准确的财务指标做出正确决策,提高经济效益。我国仅仅是初步实现了会计电算化,总体来说尚处于会计电算化发展的初级阶段。账务处理系统以输入记账凭证开始,经过计算机处理,完成记账、算账、报账等工作,但只局限在财务会计范畴,与企业管理信息系统结合不密切,较少发挥“管理会计”的职能。这种情况下,大量的财务分析工作仍需要手工操作,费时费力。
2、政策、法规尚待完善。
我国财政部在1994年相继颁布《关于大力发展我国会计电算化事业的意见》、《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》、《会计电算化工作规范》等文件,但由于规章的级别和执法力度不够,致使相当部分的会计人员根本就不知道法规的具体内容,发生的违法违规行为也缺乏相应的监督监管条例和专门的监管部门。随着会计电算化的高速发展,会计电算化犯罪也逐渐显现,如何防范和规治这种高科技、新技术新型犯罪成为我国普及电算化进程中不应忽视的一个问题。国家有关部门应引起重视,制定专门针对会计电算化操作的法律法规,对会计电算化工作有规范,有监督,有惩处,使之早日纳入法制轨道。
3、操作人员素质亟待提高。
会计电算化作为一门涉及计算机学、管理学、会计学、信息学多个学科的应用技术,对实际操作人员的业务水平要求较高,既要有良好的会计素养,深刻理解电算化软件处理账务的原理,又要熟练掌握计算机基本操作。但现在的实际情况是,大多数单位的电算化人员是由过去的会计人员经过短期培训上岗的。他们年龄结构偏高,往往对会计业务较熟悉但对计算机知识接受较慢,对软件的掌握仅停留在简单操作阶段。一旦计算机出现故障,常常会束手无策,就更难涉及进一步的系统分析、设计、维护等复杂的工作了。所以要想充分发挥会计电算化的优越性,发挥会计电算化的省时高效的优点,就不仅要培养操作人员的会计业务素质,而且要培养软件维护、分析技能,培养会计、计算机跨领域的“双精”人才。
4、安全、保密性差。
现今的会计电算化处理系统大多还存在一些漏洞,致使企业财务信息系统的安全性、保密性、可靠性较差。众所周知,财务数据是一个企业的商业机密,窃取它或将威胁一个企业的生存和发展。程序在现阶段还存在着一些保密隐患。数据库技术的高度集中,未经授权的人员可以通过计算机和网络浏览全部数据文件,复制、伪造、销毁企业重要的财务数据。目前市面上的软件制造企业真正着力于研究数据保密、防盗窃问题的厂家寥寥无几。一般意义上的加密,也无非是对软件本身的加密,防止盗版。
我国多数会计电算化软件的数据保护存在隐患,缺乏操作记录功能,当问题出现不利于追究责任。
5、网络化程度有待提高。
目前我国会计电算化网络化已经取得初步进展,比方说企业已可以实现网上报税,申报信息通过IC卡无纸化传递,但仍要看到,企业和企业之间无法联网,企业与财政、银行等综合管理部门的联网也尚需完善。可以说,建立一套服务于企业,惠及全社会的财务信息传输网络,提高数据的及时性,节约中转成本,成为当前会计电算化发展的当务之急。
二、对策探讨。
1、制定相关规章制度。
电算化会计是一套关于会计信息处理的有机系统,电算化软件是其中的主要组成部分,除此之外,还需要相配套的规章制度来保证会计信息的安全准确,充分发挥电算化信息处理的优点。有关部门应借鉴发达国家电算化管理经验和规则条例,加大对会计电算化监管制度的研究,尽早建立起一套适合我国国情并富于操作性、实用性的监管法律法规体系,切实保障我国会计电算化工作朝着健康方向发展。会计电算化必须建立的管理制度应包括:会计电算化岗位责任制度、电算化系统操作管理制度、计算机硬件和软件管理制度、电算化系统会计资料和档案管理制度等。进一步完善会计电算化的配套法规,针对会计电算化发展中出现的新问题、新情况不断地补充和完善相关法规。通过准则类法规规范会计电算化操作流程,使会计电算化工作有章可循、有法可依。
2、重视电算化教育,提高从业人员素质。
培养一大批懂财务并精技术的会计电算化复合型人才是我国会计电算化持续发展的根本。人才的培养,必须从学校教育和岗位培训上双管齐下。对于学校教育中电算化课程的开设,往往存在学时较少,课程安排过于基本,软件单一的问题。学生学完课程后,往往只掌握了一些日常业务的简单操作,稍显复杂的业务处理或软件的一些高级功能就知之甚少了。可见,要在实际工作中全面发挥会计电算化的管理功能,在课堂教学中,就应锻炼学生们利用会计电算化软件管理分析数据的能力,而不仅仅局限于基本的核算操作。对于正在从事着会计工作的会计人员,应对他们进行经常性的短期培训,使他们不断更新自己的知识结构来适应日新月异的电子信息处理技术的发展。
3、加强安全、保密性。
加强安全、保密性,从外部来看,需要会计软件生产企业在开发设计新软件的同时加强对数据保护模块的研究;从内部来看,需要企业自身加强财务安全意识,建立内部控制制度。