档案管理理论知识

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档案管理理论知识范文第1篇

1.管理理念滞后。管理观念落后，导致管理制度无法创新。普遍存在着部分领导对档案管理工作认识不够，没有将管理工作列入工作日程。存在重视管理、疏于利用的现象。使人事档案平时不受重视，关键时刻方显其重要的现象。落后的管理理念，造成了不完善的管理制度，使管理工作缺乏政策依据，有些仍然沿袭过去的管理制度。制约了档案管理工作的正常运行，档案管理制度丧失了创新性。

2.对人事档案管理的重视程度不高。长久以来，企业内部分领导对人事档案管理工作的认识存在一定错误，最重要的就是对于人事档案管理工作认识不全面。认为档案管理工作只是简单保管人事档案，与单位的其它事物相比，没有必要花太多的精力在它上面。只要做到不丢失文件，不泄露职工档案秘密，在档案外调、查档时能够应付过去就行了。更有甚者，认为管理档案只是一些档案部门应该管理的事务，完全没有将档案工作放在心上，从不过问档案管理工作的情况，没有意识去管。

3.人事档案以及人事分档存在的一些问题。对制度进行改革后，当利用人事档案时，却存在有部分职工档案缺失甚至断档的现象。这些情况主要就可以划分为下面三种类型：第一类，人才流动性增强，但很多人的档案并没有随人员的流动而转移。人事档案仍然存放于原来的工作单位。并且由于职工的离开，档案管理者不再更新此人档案，使其离开后的所有经历无法被记录，致使有些职工档案不具有连续性。在毕业后的实习单位有一定的档案记录，但是在员工从其他单位到本单位这一段时间没有记录。主要原因是员工从原来的单位辞职之后，档案没有更新，存在断档现象。第二类，企业引进人才后，很少查看人事档案，上级领导也是根据个人的实际工作业绩对员工进行考核。在人才市场找工作时，将人事档案放在人才市场，但得到职位后档案仍然放在人才市场，使得以后的记录也是空白，这也会导致档案断档。第三类，随着社会经济的不断发展和进步，尤其是在对人才进行市场化之后，人才流动性越来越强。越来越多的人从以前的单位固定制变成了社会流动人才，导致人档分离的现象越来越严重，不用人事档案的人越来越多。并且很多公司企业对档案不做要求，更加恶化了这种现象。

4.管理质量不高。管理质量低，导致无法有效使用人事档案。受传统观念中偏重政治、轻视业务的影响，许多企业的人事档案缺乏个人色彩，有相当大一部分的人事档案管理仍然只记录传统信息。比如我们经常看到的政治面貌、受过何等奖励或处罚情况等，忽略了对人才类型的反映，管理才能的介绍，技术专长的透析。缺乏对个人特征的具体描述，存档内容不够实用，难于创新；没有及时对人事档案的收集和补充，缺乏主动性，没有一定的制度约束。或者在收集和鉴定时没有充分落实到位，降低了人事档案的可信度。除被动记录的原始信息外，其他信息无法被充分利用，导致人力资源的浪费。5.信息化程度不高。科学技术不断进步，计算机科学的飞速发展，人事档案管理信息化已成为必然趋势，人事档案信息管理系统已得到普遍采用。但关于信息化管理仍有很多技术方面的手段等待着被挖掘并且得到利用，首先在对人事档案进行管理的时候还没有大规模使用计算机技术，这些都会导致管理效率的下降，并且还会浪费一定的资源。

二、改进档案管理

1.解决收集人事档案。为使人事档案能够真实地反映一个人全部情况，人事档案的管理部门通常要用人事部门来收集各位职工的职位任免、工作调配情况、职务评聘、培训、工资待遇情况，对于能够反映职工德行、能力、勤勉、成绩的文件资料进行综合考察，不断地对档案的内容进行充实。对于收集而来的职工档案资料，首先一定要经过仔细鉴别，通过多种渠道核对，记录进人事档案的信息应该准确并且真实，信息填写完整、字迹清楚，填写时所记录的对象必须明确，有很完备的手续，具有很高的保存价值。一旦有的信息材料不属于归档，就不得擅自对材料进行归档处理，需要经过鉴别确认、讨论后根据相应情况进行处理。

2.整理人事档案。对档案进行收集之后，人事管理部门的管理人员就需要对收集的档案和材料进行归类和整理，并按照在职职工、离职退休职工或者是辞职人员严格进行整理和分类并按照一定的规律编号、入柜。同时应该对人事档案建立科学合理的统计和登记制度，对不同类的档案建立相应的档案名册。固定时间对档案进行检查核对，必须做到名册编号与档号一致。如果检查过程中发现问题要及时解决，如果问题较严重，还可以制定相应的政策防止此类问题再次发生。并且要严格落实保密制度，确保个人档案的安全和准确，不得因个人原因泄露他人资料，危害他人权益。当整理校验相关人事档案材料时，如果发现不需要归档的材料，必须填写关于档案材料管理的清单，并向相关部门领导报告，请求审查和批准。在销毁时必须由专人负责销毁，并需有专人监督。

3.改进人事信息管理质量。只有将信息管理的质量进行提高，才能给各个高校的教职工人员提供好的服务，事实上人事档案的管理工作是一个对专业性要求很强的工作，并且目前各个高校的信息技术在不断快速的发展，及时提高人事信息管理的质量对于整个高校的教职工人员来说都是一件比较重要的事。各个高校的人事管理部门就应针对自己高校的需求，将档案的收集、管理和整理作为一项重要任务。除此，还要特别重视对人事档案进行开拓收集，因为开拓性质的收集能够使得整个人事档案里面所保留的信息更加有用。同时在对人事档案进行科学的保管及规范的整理的基础上，还要对于人事档案的信息资源进行积极开发，可通过局域网机建立的方式，在信息和网络的平台上面，为人们提供更好的服务，并且为高校在教学的改革方面起着重要的作用。

4.提高整体档案管理人员的自身素质。随着科学技术的不断进步，技术不断更新，人事档案管理信息化已经得到了大家的普遍认可。计算机水平也在飞速发展，人事档案管理由人工化向数字化过渡已是大势所趋，这也是社会进步所要求的。这就要求从事人事档案管理工作的人员素质较高，最好选择作风优良、有责任心的党员参与人事档案管理工作。而相应的管理部门应该定期或不定期对相关人员组织业务培训，不仅仅让他们学习先进的知识以及管理方法，开阔他们的眼界，拓展思路，更要培养他们的责任感，让他们在未来的工作中发光发热。

5.人事档案的鉴定与销毁。大多数集团公司的公司规模较大，拥有较多的人事档案资料，但库房却十分有限。大量的人事档案资料堆积在管理的库房里面，给档案的管理带来很多不方便，降低了档案管理效率。为缓和这种现象带来的后果，对个人档案的鉴定及销毁做出了以下规定：一旦发现不具有保存价值或者按规定属于销毁处理的档案材料时，必须经由相关领导的确认批准，才能对人事档案材料进行销毁。如有死亡或失踪人员，档案就交由档案中心进行15年保管。如果在15年后无人领取，可报请集团相关领导，得到审核同意后才可进行销毁。对企业、对国家、省有过特殊贡献及国家、省和市级模范人物死亡后，其档案仍然保存在档案中心。如果人事档案材料鉴定不及时或销毁工作没有完成得当，就会影响企业的档案管理工作，同时还给相关人员造成很大的负担，也会成为人事档案管理工作进入现代化的阻碍。

三、结语

档案管理理论知识范文第2篇

[论文提要]探讨知识管理与档案信息管理的关系，研究二者融合的必要性与可行性。

21世纪的人类社会正在全面朝着知识时代迈进，知识作为一种具有无限挖掘潜在价值的宝贵资源，对于各行各业的发展都起着决定性的作用。而档案是一种蕴含着大量知识的文献，这已经成为包括档案界在内的整个文献界比较普遍的共识，并且得到了社会的广泛认同。处于知识经济和知识管理的浪潮中，档案工作者必须对知识管理理论有清晰、明确的认识，将这种全新的管理理念与管理方法融入自己的工作领域，在知识经济时代提升自身工作的价值，为社会的发展发挥更大作用。

一、档案信息管理与知识管理融合的必要性

计算机技术的发展，为我们的档案信息管理提供了一次新的发展契机，互联网以它独有的魅力展现了一个动态的世界。这个世界是一个非线性的、动态性的、过程性的、互补性的世界。它改变了静止的、僵化不变的信息存在方式，代之以动态的、多方位、多层次的信息集散地。人们在这样的背景中无法被动的接受，只能是在“激活”这些“背景知识”的过程中，形成自己的新见解。档案人员在这样的信息网络环境中，为适应知识管理的需要，必须率先实现由静态的保管信息状态到成为动态知识元的过渡，即实现档案信息知识化。

1、知识管理是适应知识经济发展要求的必然选择

“知识管理”原是基于企业对知识创新需要而发展起来的一种管理活动或者说是管理体制。在知识经济时代，知识因素参与经济活动的程度越来越高，在以提高竞争力为目的的经济活动中，知识取向愈加明显。在此条件下，建立“知识型”企业和各类“知识型”组织是管理活动的客观需求，并逐步成为社会的共识。就档案信息管理而言，其发展只有融入到知识经济中，才能充分发挥档案信息的潜在价值，实现全方位效益。知识经济的显著特征在于知识成为最重要的生产要素，因此，将档案信息价值上升到知识层次理应成为档案信息管理活动的首要目标。信息技术的发展和高科技手段的运用，使档案载体的多元性、内容的创新性以及管理手段的高效性更为突出，追求高效、优质的服务理念引发了档案信息管理的新思维，档案信息的自动化、网络化管理应运而生，这些环境和机制的转变都是档案信息管理适应知识经济发展所做出的调整与选择。

2、档案工作自身的发展呼唤建构知识资源管理的创新体系

传统的档案管理方式以档案实体的收集、鉴定、管理、利用等为主，档案信息的流动受到时空的限制，不利于信息的共享与增值。档案信息管理机构低效的运作方式，落后的管理形式，相对呆板的服务机制，封闭式的、各自为政的管理型职能违背了信息化社会、知识经济形态中充分利用和开发档案信息资源的原则，不利于向开放式的知识型档案管理职能转化，档案管理在注重档案实体管理的同时，更加关注档案信息的管理、档案信息的流动及发挥档案信息作为知识资源的作用，侧重于将知识从来源、生产、存储、整理，到流动、传播、交流，直至学习、利用、共享、评估的一系列过程，整合成一个完整的知识管理体系。作为信息社会众多信息源中最基础的部分，档案信息资源对推动经济发展和促进科技创新极为重要，其科学管理和有效使用，对科学决策、资源共享、产品开发、提高效率都产生着积极影响。调节档案信息管理行为，逐步建立起与知识经济发展相适应的知识型档案管理体系是档案信息管理工作发展的迫切要求。

二、档案信息管理与知识管理融合的可行性

1、从档案信息属性的角度分析

档案均具有知识属性，这些知识主要是显性知识，档案是知识储存的一种方式，是人类智慧的一种物态结晶。档案信息管理和知识管理两者有共同的资源基础。档案信息管理工作针对的主要是对文档这种显在知识的管理。

2、从知识管理的现有研究成果分析

知识管理已经有了自己的一套管理理论、技术与方法，尽管有些还不是十分成熟。一套成熟的管理理论成立主要应满足以下条件：一是实践需要，二是有特定的研究对象，三是有一套自己的研究方法。这些基本条件，知识管理都已具备。融合知识管理的思想来指导档案信息管理是有理论支持与技术支持的。

3、从档案信息管理的困境分析

目前，档案管理陷入了一定的困境，这些困境的外在表现是：伴随着信息技术、网络技术的发展，传统档案管理方式与管理理念越来越暴露其不足之处，档案资源利用率低，档案工作人员工作积极性差，档案部门有成为产出低的内耗部门的趋势。为挽救这种困局，有些单位也采取了一些办法，如人员培训、引进管理设备等，但效果并不令人满意。档案信息资源并没有被充分开发。现实的困境迫使我们寻找档案信息事业发展的新出路。

4、从二者管理的目标和动机分析

档案信息管理工作从总体上来说偏重于“内容信息的开发利用”。内容信息的开发利用则专门指向档案的内容信息，其目的和动机是使档案的内容信息在社会生活中发生作用，实现价值。档案信息管理无疑也针对这一方面，即以信息内容的开发为宗旨和方向，为组织的各项工作提供凭证和参考作用。

知识管理的主要目标是管理组织的显在知识，发掘组织的隐含知识，实现隐含知识向显在知识的转化，在组织内实现知识共享，鼓励知识创新，实现知识的增值，从而提高组织的竞争力。

档案中蕴藏着大量显性知识，对组织的经营决策、生产管理等都有重要的作用。而且，组织档案中也蕴藏着大量可待开发挖掘的隐含知识。因此，档案信息管理工作面临的问题不仅仅是开发档案的信息内容，为各项工作服务，更为重要的是发掘档案中的隐含知识，将这一部分知识转换成显在知识，实现知识共享和知识创新。从这个角度来说，组织的档案管理和知识管理具有共同的目的和动机。

知识经济时代，档案信息原有的管理方式已暴露其不足之处，而拥有一套完整理论与管理技术的知识管理无疑为现代化的档案信息管理指明了出路，是对传统档案信息管理的创新。

三、知识管理对档案信息管理的创新

1、知识管理可以完善档案信息管理职能

作为一种新的管理思想和方法，知识管理对战略、管理模式、业务流程、营销体系、人力资源管理、信息管理等方面都会产生不同程度的影响。随着知识管理的加强及信息技术的不断运用，档案信息管理的职能也在发生相应的转变，需要拥有全新的档案信息管理模式以适应这种需要。其职能的根本转变，我们认为主要体现在：从过去对档案实体的管理转向注重对档案内容即知识的管理，并强化对档案知识的开发利用，实施档案信息管理的智能化服务，实现档案知识资源的共享。这就要求我们要转变观念，将档案信息管理真正看成是知识管理的重要组成部分，在知识管理的整体要求和规划下完善档案管理职能。职能的转变赋予档案职业更新的内容，同时也带来档案人员角色的转变即从档案实体保管员转变为档案知识管理者、知识提供者及决策咨询者。

2、知识管理可以实现档案管理业务流程再造

业务流程再造，是对组织中及组织间的工作流程与程序进行的分析和再设计，其既是知识管理的要求，也是实现知识管理的重要手段。在知识经济时代，组织的结构将从传统的直线型向扁平式转变，管理的中间层次将逐渐减少并最终消失，将形成一个由中心的管理者统一领导和指挥的组织。同时，对信息技术高度依赖和应用将产生大量的电子文件，电子文件与传统纸质文件存在着较大的差异，对电子文件的管理推动了档案管理业务流程再造。对档案管理业务流程再造，应依据文件生命周期理论，即把文件档案看作为一个不可分割的文件连续体。打破过去文件工作与档案工作的界限，实现企业文件档案一体化，在业务流程上进行统一的设计。该流程包括文件从产生、运转、归档、永久保存或销毁的全过程。这种新的业务流程有助于加强文件、档案的知识管理，同时强化了对各项业务管理工作的服务功能，提高了整个文档工作的工作效率。

3、知识管理可以丰富和拓展档案管理技术

知识管理对档案管理技术提出新要求。随着信息化程度的提高，组织的生产、经营方式正逐渐走向自动化、智能化，电子商务等现代信息技术的在组织活动中的应用，导致了大量电子化、数字化文件的出现，这对传统的档案管理提出了新的挑战。传统的纸质档案管理主要是针对档案的实体化管理，缺乏对档案信息资源的深入开发，所以很难适应知识管理及信息化带来的挑战。但是，信息技术在组织生产、管理中的大量应用，又为档案管理提供了一个很好的转变契机，促使档案管理从传统的实体管理向运用信息技术、积极开发档案信息资源、挖掘档案中蕴涵知识的方向转变。

所以，我们必须积极利用各种信息技术，开发具有数据分析和决策支持功能的档案知识管理系统，推动知识管理水平的提高。

四、知识管理可以强化档案知识智能化服务意识

提供优质、高效的档案知识服务，实现档案知识共享是档案知识管理的最终目标，也是档案部门与其他部门和外界联系的纽带。信息技术的发展为档案管理提供了一次新的发展契机，互联网以它独有的魅力展现了一个动态的世界。档案知识智能化服务可以通过建设知识仓库，提供知识导航，知识咨询等方式实现。在日益发展的网络环境下，这种服务的方式将更容易实现，在内部，可以通过构建内部网来实现知识的传递和共享。内部网是建立在网络互联的基础上，实现将内部原本各自封闭的信息孤岛互相连接起来，从而实现知识的传递和共享的目的。对于外部的知识传递，可以构建相应的外部网，实现和用户、市场的知识交流。内部网的用户可以直接访问此系统，而外部网和万维网的用户则可以通过档案管理机构的主页或者链接的站点，直接链接到知识服务子系统，从而获得有效的档案知识服务。

五、知识管理有助于提高档案管理人员素质

档案管理理论知识范文第3篇

1.对传统档案管理工作观念的挑战：传统的档案管理“重藏轻用”。知识经济时代对知识的评价标准是知识向经济的变度，档案工作者只有将所掌握的档案知识和资源转化为生产力，才能得到社会的认可。因此要改变“重藏轻用”的观念，积极主动开发信息资源，使“死档案”变成“活信息”，转变服务观念，大力开发档案信息资源为社会和发展知识经济服务。

2.对传统档案管理手段和方式的挑战：当前，我们大部分的档案工作仍然沿用传统的档案管理手段与方式。虽然有些单位使用了计算机，部分也实现了网络化，但是网络上并没有多少可以传输的档案信息，难以达到传输的高通量化和网络化，难以形成新的知识生长点，也难以为知识经济发展服务和供社会共享。因此，变革档案管理手段，加速档案管理现代化进程是档案工作在知识经济时代所面临的重大课题。

3.对档案工作者自身素质提出的挑战：知识经济的社会里，劳动密集型的社会结构将被知识密集型的社会结构所取代。要想在知识经济时代有所作为，必须具备一定的理论知识和专业技能，否则将被这个时代所淘汰。因此运用档案来传播知识，促进经济发展，使档案中的知识转化为现实的生产力，成为新的经济增长点是档案工作者义不容辞的责任和义务。

三、面对知识经济时代档案管理应采取的对策

1.要建立适应知识经济时代档案管理的新思路和新方法

首先，要树立新的管理思想。在过去很长一段时间里，由于长期传统环境下工作所形成的思维和方法上的定式，档案工作者在思想观念上难以将现代化管理引入到档案工作中。近几年，信息技术的迅速发展和对社会生活的巨大影响，已经让档案工作者认识到计算机、网络等已成为档案管理工作不可缺少的技术和工具之一。只有不断解放思想，更新观念，实现档案管理思想的现代化，才能抓住机遇，开拓进取，以开放的视角，积极寻求档案工作的生长点，在较高层面上来筹划档案管理的现代化建设方略。其次，要积极引入新方法和新手段。档案管理工作现代化，不能简单地理解为买计算机，编程或买一份软件，输入微机三部曲。档案管理工作现代化是一个系统工程，它包括档案的整理、著录标引、数据输入和为它们服务的分类法、词表等档案管理工作现代化的基础工作。档案原件是信息资源，是资源就有一个开发过程，计算机管理档案不能只停留在目录检索那种初步的不充分的信息开发阶段，而应更深入地发掘档案信息资源，变被动等待检索利用为主动提供各类信息服务，这就提高了开发档案的档次。同时，社会的需求与承认也会大大促进档案事业的发展。在市场经济条件下充分开发档案信息资源变得愈来愈重要。这就要求我们档案工作者积极探索行之有效的规范化的科学管理模式，改变封闭的现行管理方式为向外的“开放型”管理方式，使档案服务由内向型转为外向型，直接面向经济，面向公众和社会的需求。

最后，要积极拓展档案馆藏的新资源。档案资源的现代化是档案管理现代化的基础，数据库的建立则是档案资源现代化的标志。因此，档案部门要把数据库建设作为信息建设的基础工程和核心任务来抓。现行档案馆的馆藏档案多以纸质、音像、声像材料为主要载体，电子文件和数字信息非常少，势必影响到数字档案馆信息的传输和信息的提供利用，造成信息停滞和利用需求的阻断。因此，加快档案馆原始信息的数字化转换进程和电子文件的积累，保证可传输数字信息的数量，并不断补充、更新和完善是档案工作满足社会需求、保持旺盛生命力的必不可少的一环。

2.要大力推进档案管理的信息化和数字化进程

(1)建立“需求—开发—利用”的科学开发机制：首先，要立足自身资源，增加传统的编研力度，建立特色数据库，开展定向专题信息服务。其次，信息资源开发应充分分析并满足用户需求，档案信息资源开发反映出档案信息由保管向利用的一种高层次转化，这将是一项以实现档案价值为目的的信息服务工作，因此必须要处理好“需求”、“开发”、“利用”三者之间的关系。

(2)以电子文件归档为管理重点。当前，档案数字化相关技术标准尚不完善，在此情况下大量开展数字化工作存在风险，有可能影响到今后的数字信息资源整合与共享。另外，尽早开展电子文件归档管理工作，有利于档案工作与电子政务尽早接轨，为机关单位提供有效服务的同时，又能抓住机遇依托电子政务平台推进档案信息化的进程。

(3)有效整合档案信息资源。合理整合档案信息资源是充分发挥信息利用价值的有效途径之一，也是深化档案信息资源开发工作的必须。档案信息化建设作为一项新兴事业，并无多少经验可循，理论指导又一向滞后于实践，这就使得很多档案部门在信息资源开发时难免各自为政，缺乏沟通，出现信息资源开发的“孤岛”现象。

3.要为档案管理人员建立多元化的继续教育培养体系

继续教育是全体在职档案管理人员不断调整知识结构，适应知识经济时代新要求的手段。面对档案管理信息化建设的紧迫形势，大部分在职人员是不可能有时间和机会到高校进行系统学习的，而继续教育采取专题讲座、实习培训、现场研讨等方式，具有时间短、效率高、内容专一、形式灵活等特点，因而成为在职档案管理人员及时提高信息素养，培养信息技能的有效途径。

继续教育必须制度化、全员化。所有在职人员都要定期参加各种类型的继续教育，并要将参加继续教育的情况列入考绩、评审的范围。《全国档案信息化建设实施纲要》中已明确提出，要“坚持各级档案部门领导干部进修制度”。

继续教育必须多元化、规范化。一方面要因材施教，充分利用各种教学资源，灵活开展各种形式、多个层次的档案管理继续教育，另一方面要严格审批和监管开展档案信息化继续教育的机构，统一继续教育的内容体系，教学材料及实验环境，制定规范统一的分级、分类考评体系，建立“学考结合”的专业考核制度。

参考文献：

[1]姜之茂.资源共享与档案馆.中国档案，1999.12.

档案管理理论知识范文第4篇

随着世界向信息时代的迈进，信息已同人、财、物并称为当今社会的四大资源，成为人们决策的依据。能否及时、有效地开发、利用信息，直接关系到决策的败。在众多的信息源中，档案已成为一个巨大的软科学信息资源宝库。它以其原始凭证性、不可再生性及可重复利用性日益受到人们的关注。但目前，丰富的档案资源和偏低的档案利用率的反差还相当大，造成了巨大的资源浪费，档案的信息价值未能得到充分发挥，因而使这个博大的信息资源库没有受到应有的重视。这一方面说明全社会对档案信息这种“看不见的资源”的价值缺乏了解，档案意识尚有待提高；另一方面，档案人员的素质也是其中的一个重要原因。因为档案人员的素质直接决定着档案管理质量的高低，而管理质量的高低叉决定着档案的利用率，所以，档案人员的素质至关重要。特别是现在许多档案馆已引进了现代化技术，正向电子档案馆、数字档案馆方向发展，与传统档案馆相比，现代档案馆是以信息资源网络化、业务管理自动化为主要特征，所有这些都对档案人员的素质提出了更高更新的要求。

一、信息时代档案人员必备的素质

所谓素质是指人们通过学习、训练和内化过程而形成的相对稳定的、内在的、人的整体质量水平。从某种意义上说，素质就是具有复杂结构的身心各方面的能力及品质特征的总和。档案人员从事的虽然是一项业务性强而又极其平凡的服务性工作，但就其深远意义来说它又是一项功在当代、利在千秋的伟大事业。随着信息化、网络化的发展，档案人员只有不断提高自身的素质，特别是信息素质，才能适应信息社会的需求。那么，信息时代的档案人员应当具备怎样的素质呢?笔者认为有以下几个方面。

1．档案人员的信息素质

在信息时代，档案人员首先应具有信息素质。信息素质作为人的整体素质的重要组成部分，它是人们在信息社会生存的基本条件之一，也是人们在信息时代必须具备的能力。这一概念最早出自于美国信息产业协会主席波尔(PaulZurkouski)在1974年向全美图书馆学与信息学委员会提交的一份报告中，并被概括为“利用大量的信息工具及主要信息源使问题得到解决的技术和技能。”此后，这一概念不断得到发展。1997年，纽约州立大学图书馆馆长将信息素质定义为：“能清楚地认识到何时需要信息，并能确定、评价、有效利用信息以及有利用各种形式交流信息的能力。”笔者认为，信息素质是人们对信息与信息活动的认知能力和对信息综合利用能力的一种体现。它是信息社会的人，特别是信息人员(图书馆员、档案馆员等)的基本能力。固然传统档案馆员也需要具有很好的信息素质，但是在信息时代，数字档案馆人员与传统相比，其所具有的信息素质在内容上和程度上都有很大的不同。从内涵上讲，现代档案人员的信息素质应包括三个方面：信息意识、信息道德和信息能力。

(1)信息意识

良好的信息意识是具有较高的信息素质的前提，同时也是信息资源开发和利用的强大动力。档案馆是各类文献信息的集中保管基地，档案人员担负着准确、快速地收集档案信息，有效地提供档案信息的重要职责，因此要求档案人员必须具有强烈的信息意识。档案人员的信息意识应包括两层涵义：Bp一般意义上的信息意识和特殊的档案信息意识。一般意义的信息意识是指人对信息的敏感程度，是人们对自然界和社会各种现象、行为、理论观点等从信息角度的理解、感受和评介。它是特殊的档案信息意识的基础。档案人员的档案信息意识是指其对档案的信息属性、对档案信息组织、开发、传播、利用的一种内在的、专注的心理倾向。这种信息意识具体表现在：

a．充分认识到信息的重要性，认识到有价值的信息可以在生活和工作中起到非常重要的作用，有时甚至是决定性的作用。档案信息是社会的宝贵资源和财富，应当并且能够在社会上流通，而且应当认识到，档案工作者在信息社会发挥着重要的作用．肩负着传播档案信息为大众服务的重任。

b．对信息具有分析鉴别能力。一是对所接触的信息，能判断出属于哪种类型，产生于哪个领域，主要服务对象是谁。二是能判断出此信息是否有价值，并能估测出价值大小。

c．充分认识到信息社会信息量的膨胀程度以及信息流动速度和更新速度的快捷性。

(2)信息道德

信息道德习惯上也称为信息品德，从广义上讲，信息道德是指在整个信息化活动中调节信息创造者、信息传播者、信息使用者之间相互关系的行为规范的总和。作为档案信息管理者，其信息道德又有其特定具体的内涵，它与职业道德密切相连，可以说是职业道德在信息社会的拓展与延伸。档案人员的信息道德，就是指档案工作者在档案信息的管理、开发、传递和利用服务等活动中，其思想与行为所应遵循的信息规范和伦理准则。档案人员在工作中，应该兢兢业业地为用户服务。及时、全面地向用户提供信息。这里除了一般的职业道德问题外，还需特别指出的是关于知识产权的保护问题，由于在网络环境下，往往缺乏社会有关机构的监督和管理，而且数字档案馆本身也要进行档案信息的数字化工作，所以这个问题在信息时代就显得重要、复杂和敏感。

(3)信息能力

这主要是指档案人员获取、鉴别、组织和开发档案信息的能力。

a．对档案信息的获取能力。在信息社会，由于数字信息产生和传播的特点，信息的密集程度，信息分布的复杂程度以及更新程度都是工业社会不可比拟的。所以档案人员必须熟悉各个数字馆藏的内容及查找方式、各种商业数据库的内容以及获取方式，各种搜索引擎的有效利用等等，及时收集各类档案信息，以丰富馆藏。

b、鉴别档案信息的能力。这是档案人员的一项基本信息素质。对档案信息的鉴别包括对其原始性、真实性的判别和档案价值的评估。确定档案信息的真伪，是一项十分重要的工作，特别是在信息社会．产生了大量的电子文件和数字档案，其真实性的判定就更为重要，难度也更大。这就需要有比较专业的信息鉴别能力。对档案信息价值的评估和鉴定，区分其价值的大小，是在确定了真实性后的又一个重要工作，是档案信息开发利用的基础。

c．档案信息的组织开发能力。档案信息组织开发己成为信息时代档案工作的核心内容，各类档案信息必须按照一定的方式进行组织整理，形成各种专题数据库，并能根据用户需求对信息进行深层次的开发，形成二次文献、三次文献等。而档案信息开发的深度和广度，以及档案信息开发的时效性，则依赖于档案人员的信息开发能力。组织开发能力决定着档案服务的质量和社会用户的档案信息利用程度，影响着档案事业的发展进程。要求档案人员有一种对档案信息的职业敏感性，能及时了解用户的需求热点，有效地组织档案信息并向社会传播。因此．档案信息组织开发能力是档案人员信息能力中最主要、最核心的内容，居于信息能力的最高层次，是具有创新性质的能力。

2、其他各项基本素质

这些基本素质是对传统档案人员素质的继承，也是形成和提高档案人员自身信息素质的基础，涉及的范围较广，包括政治素质、业务素质、心理素质、身体素质等等，这与传统档案人员的素质要求大致相同，在此不作赘述。下面主要强调一下在信息社会必需的几项基本素质。

(1)掌握档案专业基础理论与方法

作为一名档案工作者，首先必须掌握档案专业知识，了解档案信息的收集、整理到利用的全套理论与方法，并能将这些档案学理论与现代信息技术相结合。

(2)掌握现代信息技术

21世纪是信息高速发展的时代，现代档案信息管理与传统上有很大的不同，需要既懂档案学又掌握了先进的信息技术的“复合型”人才方可胜任。这里的“现代信息技术”主要是指计算机网络与通讯技术、声像技术、多媒体技术、数据库技术、数据存取技术、人工智能技术等。信息数字化和网络化为用户提供了在更大范围内查阅信息的机会，但同时也把用户带入了一个陌生的数字信息海洋，这就要求档案人员能尽快地适应信息环境，能根据用户需求及时通过网络系统快捷地获取档案信息，并把分散的片断信息组合整理出新信息提供给用户，成为用户信赖的咨询员。

(3)较好的外语能力

随着国际交往的加强，熟练地掌握一种外语已成为迫切需要的工作能力。一是因为档案馆是对外交往的窗口；二是档案馆的职能也要求馆员外语能力必须加强，这不仅是因为外文信息在馆藏中占有重要比例，而且随着网络化程度的加强、联机检索的需要、资源共享的扩大，档案人员只有熟练掌握一门以上的外语知识才能更好地为用户服务。

(4)具有丰富的科学知识和科学管理能力

档案专业人员，除具备档案专业知识外，还应具有比较全面、系统的文化、理论、科学技术知识，才能更好地胜任自己的工作。

档案信息管理是一项实践性很强的工作，档案管理、流通借阅、藏用关系等都是档案工作中值得研究学习和实践的问题。一个好的档案馆员不仅要掌握档案馆的管理知识、运行规律，还要了解各业务部门之间的内在联系。

二、目前档案人员的素质现状及培养途径

在信息社会，档案作为一种“原生信息”或“信息资源”，其重要意义不言而喻。无论是发达国家还是发展中国家，都在积极地发展其档案事业。而是否拥有充足的、高素质的人才资源已成为档案事业能否持续发展的关键所在，人才资源的开发必然涉及到档案专业的教育培训问题。

1、档案人员的知识结构状况

近二十年来，随着档案学教育的发展，档案专业人员的素质有了明显的提高。接受档案专业教育的人占总档案人员的60％以上，而且教育程度也呈上升趋势。大中专教育已不再是培训的主体，而是转向本科生教育，国家也加大了档案专业教育的投人力度。但问题在于，一是档案专业人员的总体教育程度不高。据统计，从业人员中，大部分只接受过专科或在职短期培训，具有本科学历的约占5％，有研究生学历的更是寥寥无几，仅占0．5％左右。仍有不足4o％的档案人员未接受过任何专业训练，并且年龄大都在35岁至5O岁之间，这些人很难胜任信息时代的档案工作。这是一个十分严峻的现实，解决这个问题是中国档案教育最迫切的任务。二是档案专业教育尚未走出传统的桎梏。首先是专业设置过窄，培养目标过专，为档案馆(室)机构外壳所束缚；再者，课程设置不合理，未能反映出信息社会发展的趋势，学生知识面狭窄，且缺乏必要的实践技能；三是在职教育以“针对性教育”为模式，培训不系统，档案人员信息素质问题未能从根本上解决。

2、提高档案人员自身素质的途径

以学校专业教育为主体，大力发展在职继续教育，以全面提高档案人员的素质，具体地说应从以下几个方面进行。

(1)完善档案专业的教育体制，发展本科教育，积极探索研究生教育，在教育方针上坚持“大档案学”的观念，既把档案学放到信息学和管理学的大系统中，而不要只局限于档案学。在课程设置上要增加现代信息技术的内容，从而扩大学生的知识面和综合能力，其中着重培养其信息素质。使未来的档案工作者成为具备良好的信息能力、合理的知识结构、掌握现代信息技术的高素质“通才”。

(2)对在职人员开展“多元化、全方位”的在职继续教育模式。可以从以下几个方面着手：首先，档案馆可以在经费允许的惰况下有计划地组织培训，使档案馆员能够尽可能多地掌握新知识、新技能，提高其业务素质。另一方面，可聘请信息专业教授、专家有针对性地举办一些专题讲座。为促使档案馆员自觉地学习新的技能，还可将计算机、信息网络技能的考核与馆员的提拔、使用、晋级、聘任等挂钩，并使其制度化，以此调动档案人员参加继续教育的积极性。

(3)培养自学能力

档案管理理论知识范文第5篇

（一）知识管理在企业档案中的作用

作为企业活动的记录者，隐性知识是企业档案管理的主题，也是企业知识资源的核心组成部分，有助于企业档案共享传递。当知识有了传递过程，才有应用价值。随着知识应用范围扩大，档案价值也随之扩大。如：发生知识产权纠纷时，企业档案可以有效保护知识产权。同时，企业档案反应出整体企业文化，不仅具备一定的知识框架，也成为企业价值观和企业战略的一部分。

（二）知识管理是企业档案工作心方向

顺应经济时展要求，档案管理工作也要实现以知识经济为主的现代化技术管理体系。作为社会系统中占据主导地位的知识管理，有提升企业核心价值和竞争力等优势，知识管理从促使企业档案管理创新，在一定程度上使传统操作方式向现代化技术转换，为企业深度发掘知识价值。（三）知识管理是企业档案管理必然趋势企业档案管理拓展实现智能化服务，也能看成是知识管理的重要组成部分。档案人员的身份也从保管员向知识保护者咨询者转换。因此，企业档案管理者应积极投身于优化馆藏资源的工作中，合理利用数字化手段，完善档案馆数字化建设。对于现今企业档案管理技术来说，信息化发展是不然之路，实现智能化服务可以通过知识导航、知识库建设实现。同时，工作人员素质也是提升档案分析处理能力的关键。

二、知识管理视角构建档案管理模式

（一）构建档案知识资源管理目标

随着信息化发展，档案管理者思想也要不断改变，其目的在于档案知识资源信息化、资源化，更有利于搜索、查询、分类保存。充分分析管理决策过程，设立订阅机制，对未来知识型文档设计模板，方便员工收集获取知识资源。同时，构建并配备支持员工考试及事务工作相对应的分类知识库，使员工充分了解制度形式和制度环境。依托网络资源，实现分等级的访问权限。

（二）集中化构建知识资源库系统

知识档案管理的目标是集资源库收集、资源库委托、应用功能系统等功能与一身。知识资源管理方案可以设计为知识资源管理中心和知识资源管理团队，推进和完善知识资源管理体系。

（三）企业实施档案知识资源管理的必要条件

由于档案知识资源管理步骤明确，包括制度调查、软硬件完善以及技术资源和人才资源，首先要制定实施目标，以一定的网络基础设施作为核心前提建立保障体系及档案知识管理机制。

三、结束语