档案馆做好年鉴

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档案馆做好年鉴范文第1篇

这次全县档案方志工作会议的主要任务是传达贯彻全省、全市档案方志工作会议精神，安排部署2015年档案方志工作，对全县档案管理人员进行业务培训。刚才，何开飞同志作了档案工作报告，市档案局安婵娟局长作了重要讲话，请大家认真领会，抓好贯彻落实。下面，我讲三点意见。

档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的伟大事业，是新时期建设和谐型社会、全面建设小康社会不可或缺的重要内容，是党和政府工作的组成部分，是为经济建设、社会发展服务的基础性工作，在改革开放和经济社会发展中具有不可替代的作用。近年来，全县档案方志工作在县委、县政府的正确领导和上级业务部门的关心、支持下，紧紧围绕服务全县经济社会跨越式发展工作大局，将档案事业纳入国民经济和社会发展计划，大力推进档案馆规范化、信息化建设，完成了《__年鉴》（2013卷）编纂工作；完成了777卷重点档案抢救保护工作；积极争取中央投资建设了__县国家综合档案馆，目前主体已经完工，全县档案方志事业实现了新跨越。

在肯定工作成绩的同时，我们也应该看到，我县档案方志工作面临着许多新情况、新要求和新挑战。档案方志事业发展不平衡、部分单位领导对档案方志工作重视不够、档案人员素质不高、档案保护硬件设施滞后等问题阻碍了我县档案事业的发展。全县各级各部门和广大档案工作者要引起高度重视，深刻认识档案方志工作服务经济社会发展的重要作用，进一步增强责任感和使命感，扎扎实实做好档案方志工作。

全县档案方志工作要围绕中心工作大局，以改革创新为动力，以档案规范化管理为核心，以提升档案服务功能为重点，以珍贵档案抢救和档案队伍建设为依托，全面提升档案方志工作水平，服务于全县经济社会跨越发展。

（一）积极推进“三个规范化”建设。一是强化机关档案规范化建设。要认真贯彻落实国家机关档案管理相关规定，进一步完善规章制度，增强依法归档、用档的自觉性。要不断加强机关档案室内部建设，配备必要的设施设备，提高技防水平，严格执行档案安全保管各项责任制度，定期对档案的保管状况进行检查，保证档案实体不丢失、不损坏，确保档案信息不失密、不泄密。要把民生档案及项目建设档案列入重点监管范围，做好社会保障、劳动就业、惠民政策、土地流转等关系群众切身利益的档案工作，使其更多地体现于维护民权和改善民生上。二是推动基层档案规范化建设。当前，很多乡镇（办事处）、村级档案管理存在“三无”现象，即无管理机构、无管理人员、无专用档案室，要切实加大人力、物力、财力投入，从规范建档入手，力争做到“五有”，即：有档案室、有专用档案装具、有档案管理制度牌、有档案检索工具、有查阅及安全检查记录。三是加大档案业务规范化建设。要严格按照国家档案局8号、9号、10号令相关要求进行归档和移交，坚决消除档案移交进馆返工整理现象。要加强照片档案、光盘档案、实物档案及有关专门档案等各门类、各载体档案的归档整理，确保归档文件材料的完整、齐全。要逐步推进室藏档案目录数据库建设，分年度、分主次开展数字化工作，形成机读目录和纸制目录，广泛开展网上档案信息查询，尤其是涉及民生、民权档案，更要实现数据库管理及自动化检索，使机关档案管理与机关办公自动化同步进行。

（二）努力深化“三项服务”功能。一是为科学决策提供主动服务。要紧紧围绕县委、县政府工作大局，加大开发研究、综合利用档案史料的工作力度，经常性地编辑专题信息，编辑档案资料，主动为领导和有关方面提供决策参考，发挥资政作用。二是为当前重点工作提供及时服务。当前，档案部门和档案工作者要围绕“项目建设、招商引资、产业升级、城市建设、统筹城乡”等方面重点工作，提供高效档案服务保障。要做好基础设施项目、重大产业项目的档案工作，全面实行重大建设项目档案的全过程管理，严格执行重点建设项目档案验收制度，确保档案齐全完整。要围绕转变经济发展方式，重点做好优化产业结构、推进自主创新等方面的档案工作。要围绕社会主义新农村建设，做好“三农”档案工作，积极创建集体档案和家庭档案“两位一体”的行政村（社区）规范化档案室，为新农村建设打下基础。三是为单位和个人提供服务。档案部门要利用自身在档案保管条件、管理技术和设备等方面的优势，为其他单位档案的管理、整理、咨询等搞好服务。要适应人民群众对利用档案日益增长的需要，积极做好档案信息资源的开发和服务工作。要积极创新档案工作服务民生的途径和办法，推进民生档案资源整合和档案登记备份工作，努力使档案资源更好地惠及于民。

（三）扎实做好当前“三项重点”工作。一是完成《__年鉴》（2014）组稿出版工作。撰写年鉴需要各乡镇（办事处）、各部门提供大量的参考资料和统计

数据，经过前期大量的搜集整理，多数单位、部门都能及时提供相关资料，但仍有少数单位存在重视不够、推诿拖延等现象，有些资料内容有缺失，要素不全，数据打架。在此，我强调，各乡镇（办事处）、各部门要高度重视，继续下大力气、花大心思进行完善，认真撰写有关资料并按时上报，确保按计划进度完成年鉴编辑任务。二是加快综合档案馆项目建设力度。目前，我县国家综合档案馆项目主体已基本完工，即将进入装修阶段。县档案局要及时跟进、加强监督、统筹协调，及时解决相关问题和困难，做好跟踪服务。国土、住建、消防、气象等部门要全力配合办理相关手续。各乡镇（办事处）、各部门要及时对本单位、本部门相关档案进行收集整理，为档案移交进馆打下基础，确保2017年我县档案馆顺利验收达标。三是加强档案方志干部队伍建设。新形势新常态下的档案工作，要求我们必须要有一支政治上靠得住、业务上有能力、作风上过得硬的档案干部队伍作保证。目前，多数单位部门档案工作人员流动性大，业务不精、人员不稳，一定程度上制约了档案事业的发展。各乡镇（办事处）、各部门必须大力加强档案干部队伍建设，配备事业心强、有特长的档案工作人员和方志年鉴组稿人员。特别是列入本年度档案方志达标的单位和部门必须配有1-2名档案方志专职人员。同时建立档案方志干部奖励机制，充分调动和发挥他们干事创业的积极性和创造性。三、加强领导，切实推进档案方志工作健康持续发展

档案馆做好年鉴范文第2篇

一、目标任务的完成情况

（一）综合目标

1、以《档案法》和《档案法实施办法》为依据，执法检查9个以上单位（部门）的档案工作。

20*年6月至9月，区档案局组织人员先后对区教育局、密地街办、区统计局等9个单位开展了执法检查。从检查情况来看，大部分单位能认真学习贯彻《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》，但个别单位存在着领导对档案工作重视不够，档案人员更换频繁，工作积极性不高，重经济轻档案的工作观念一时难以改变。

2、监督、指导和认定5个以上区级机关档案规范化建设。

20*年，区档案局按照《*机关档案工作规范化管理标准》积极开展档案业务规范化认定工作。经过努力，已完成了南山街办、区公安分局、弄弄坪街办等10个部门、单位的档案规范化认定、升级和复查工作。其中区公安分局在省一级规范化档案考评中以99．2分的高分顺利通过认定，创造了*市档案规范化工作开展以来全市最好成绩，提升了*档案工作形象。

3、监督、指导和认定10所以上区属学校档案规范化建设。

截至10月中旬，区档案局陆续完成了对8小、16小、20中小等10所区属学校档案规范化建设的监督、指导和认定工作。

4、征集5件以上反映*重大社会活动的重要资料入馆。

先后完成了《20*年*统计》、《20*年*市*国民经济统计资料》、《20*年*年鉴》、《*市*群众工作资料汇编》、《*乡镇年鉴20*》等资料的征集进馆工作。目前，正着手争取将“花雨金沙”晚会光盘资料、“创卫”档案资料作为重大活动档案进馆保存。

5、档案信息化建设，完成档案全文数字化2.5万件以上。

经向市档案局业务处咨询，该项工作由市档案局购置相关扫描录入设备后统一开展，现暂不进行。尽管如此，我们仍然尽最大努力接收了一些单位的档案目录数据和实体，极大地缩短了档案查阅时间。

6、查阅利用档案，接待查阅利用300人次以上。

20*年1月至10月，区档案局共提供群众查阅档案服务350余人次，预计全年至少接待400人次以上。

7、加强宣传报道工作，上报信息8条以上。

1至10月，区档案局在《*日报》上发表档案信息4条，上报区委办《*动态》信息23条，累计份数25份，已超额完成区委宣传部下达全年目标20份的任务。

8、加强基础设施和业务建设，为创建省规范化建设一级档案馆标准做好积极准备。

区档案局以书面和口头方式向区委、区政府主管领导汇报了创省一级档案馆的筹备工作情况，此项工作按照领导的要求和指示，正有序地开展。

9、举办全区档案业务培训班1至2期。

4月份和8月份，区档案局先后在区建管局和银江镇举办了两期档案业务培训班，来自全区机关、学校、镇、社区和行政村的近100名档案人员参加了培训。

10、积极争取上级专项资金，不低于20*年总额。

档案系统情况特殊，各级档案部门经费都很紧张，向上级争取资金支持十分困难。“8．30”地震发生后，区档案局向省、市档案局书面汇报档案馆和办公室受损情况并请求支持，由于今年全省各地均不同程度受到地震灾害波及，目前看来得到上级支持的希望不大。今后如有机会和可能，我们将积极向上级档案部门争取必要的资金支持。

（二）保证目标

1、全面推行依法行政，切实做好群众工作。

2、建设一支团结、低耗、高效、廉洁的职工队伍。

3、认真做好组织、宣传、党风廉政建设、人才、精神文明建设、工会、信息、办理提案和意见、综治及维护稳定工作、保密、政务服务等工作。

4、全面完成“三定方案”确定的其它职能工作及区委、区政府和上级部门交办的工作任务。

20*年，区档案局从工作全局出发，主动服务和服从于全区工作大局，努力在单位内部营造风清气正、团结合作的工作局面。一是按照新时期群众工作要求，认真配合区群众工作局，做好北京奥运会、残奥会和纪念改革开放三十周年期间群众工作，排除了不稳定因素阻碍档案工作发展。二是组织学习区纪委孙超书记在全区廉政警示教育大会上的讲话，加强档案干部职工队伍素质建设，以良好的心态和工作状态完成区委、区政府交办的工作任务。三是以机关效能建设为契机，制订了与当前档案工作发展相适应的人员考核考勤制度，不断提高机关工作效率。

（三）单项目标

1、监督、指导、参与“创卫”后续档案资料整理扫尾工作，为“创卫”工作的最终完成尽职尽责。

2、监督、指导“创模”档案资料准备、归档工作和参与论证“创模”档案资料迎检方案，确保“创模”工作档案顺利通过考评验收。

5月初，在区档案局的监督、指导、参与下，区创卫办后续档案资料整理工作圆满结束，国家爱卫会正式命名*市为国家卫生城市，“创卫”工作取得圆满胜利。“创卫”工作结束后，区档案局立即将工作重心转移到监督、指导“创模”档案资料准备、归档工作中，确保“创模”工作档案顺利通过省专家组组织的考评验收。

（四）超额目标

档案馆做好年鉴范文第3篇

指出了林业档案的建设是林业单位或管理部门工作重要组成部分，它分门别类地真实记录了林业单位或管理部门整个经营管理活动的全过程和重大事项调查处理全过程，有利于对林业事业的发展作历史性记载和科学化的研究。通过对林业档案的建设与查阅管理、林业档案价值与利用的阐述，可知林业档案建设的目的是为了更好实现资源利用价值。

关键词：

林业档案；建设；管理；研究

1引言

林业档案资源的建立是林业单位或管理部门工作的重要组成部分，它不仅反应出一个林业单位或管理部门不同时期的经营现状，更能凸现出一个单位或管理部门的科学化管理水平。林业档案资源建立后，分门别类地真实记录了林业单位或管理部门整个经营管理活动的全过程和重大事项调查处理全过程，有利于对林业事业的发展作历史性记载和科学化的研究。因此建设林业档案，其目的是为了更好地实现资源利用价值。

2林业档案建设与查阅管理

林业档案的建设是一个不间断进行的过程。林业档案单位或管理部门必须要进行人力、物力、财力的投资，才能做好林业档案趋向完整性。林业档案不仅涵盖了人事、财务档案的特点，还具有其特殊的专业性，收录了林业生产经营、林业科研、林政管理以及林业重大事项调处等活动的图、表、卡、文字和影像资料，具有很强的专业特征和技术性能。

2．1严格建立林业资料收集归档制度林业资料收集是一个单位或管理部门林业档案建设必然延续。为了使一个单位的林业档案资料建立完整性、连续性，就必须严格建立林业资料收集归档制度，坚决杜绝单位原件资料私人保存行为。笔者在南京市溧水林场工作期间就规定了每年1月底之前将上年度各科室或个人的单位林业资料原件全部收集归档装订保存；对项目课题资料原件一旦研究结束就立即上交归档；重大事项的调查处理结束后其原件资料也必须归档保存。对收集来的资料按照档案规定要求进行分类、筛选、鉴定、装订、登记、存放。

2．2实施档案资料复印借阅的规定林业档案资料原件一律不得外借出馆（室）门。一旦林业档案原件资料借出遗失或部分遗失或损坏，将会带来无法修复的可能性。档案资料遗失或损坏其价值无法估量。为此，对于一个档案馆（室）来说，资料查阅后一律以复印件外出，馆（室）可以在复印件上加盖印章，以证明与原件保持一致性。

2．3查阅使用档案资料实施造册登记档案资料查阅实施登记，一方面可以证明档案资料利用价值存在；另一方面可以为档案资料利用效果掌握实情。做好档案资料查阅登记是十分必要的。

3林业档案价值与利用

一个单位或管理部门的林业档案是这个单位或管理部门有价值或珍贵财富资源和历史的文化遗产，使用资源才能体现档案价值或价格的存在。在实施或调处某件事情时，由于提供了有价值档案资料作为实施或调处事情的证据时，事情会顺利得到圆满解决；假如档案资料遗失而无法佐证，事情就无法得到解决，那么档案资料的价值很可能由价格表现出来。林业档案资料也同样是在利用时体现其价值或价格的存在。

3．1为区（县）志、年鉴和林业志的编纂提供了依据地方区（县）志、年鉴和林业志的编纂，林业是不可缺少的重要内容之一，林业资料的来源必须从林业档案资料中获取。没有林业档案的存在这些珍贵的历史资料就无法查得或查全，地方区（县）志、年鉴和林业志就无法完整描述，内容也无法反映历史真实过程，对“志”而言就失去了编纂的意义。

3．2为林地林权行政边界矛盾处理提供了历史资料佐证依据林地林木权属纠纷是地方行政边界矛盾经常发生的事情，这些矛盾的调处一般立足于《林权证书》。在没有颁发林权证时就一步一步向前追溯，如《协议》、《证》等佐证材料。这些有价值的佐证材料都被收存在档案馆内，为当今的林地林木定权发证工作提供了有力的帮助，解决好地方权属矛盾纠纷有利于促进地方经济的发展。

3．3为资源蓄积消长变化，制定经营方案提供科学依据制定林业经营方案必须要对资源蓄积消长情况作时间性分析比对。这些资源在每个时间段端点蓄积情况的精准数据就来源于林业档案记载。由此看来，林业档案所反映的情况，必须要真实、可靠，既是对现实经营提供科学的依据，更是为备考的历史资料作保存。做好林业档案工作是对历史真实性的负责。

3．4为制定区域性林业发展、环境保护等战略性规划提供依据随着计算机大数据库的发展，林业档案资料实施电子化管理，建立网络化资源共享平台，让人类社会对林业事业的发展有着共同的认识，让林业档案中的林业文化事业为社会经济繁荣发展作出重大贡献。

4结语

（1）林业档案是林业单位或管理部门不可缺少的宝贵财富资源和有价值的、历史的文化遗产，其价值不可估量。每个林业单位或管理部门都要投入必要的人力、物力、财力去完成。林业档案工作必须要具有专业性、事业性强的人员才能胜任。（2）林业档案建设的目的在于其价值的利用。如何建立计算机大数据库，建设网络化平台，还有待于我们去进一步研究。

参考文献：

［1］李瑞平，王洪静，罗文娟，等．林业档案管理工作存在的问题及对策分析［J］．河北林果研究，2013（1）：95～97．

［2］罗宁．档案信息资源开发利用工作浅析［J］．黑龙江档案，2010（2）：102．

［3］王晶，李晓华．谈如何提高档案管理工作水平［J］．科技创新与应用，2012（7）：56～58．

档案馆做好年鉴范文第4篇

2011年上半年工作总结

一、以加强学习为基本,提高档案干部的政治素养和业务水平

坚持学习制度，切实加强思想政治建设。我局始终坚持把提高档案干部职工思想政治素质摆在首位，引导干部职工树立正确的世界观、人生观、价值观，发扬艰苦奋斗、爱岗敬业、开拓创新精神。在注重政治思想教育的同时，我局继续加大业务学习培训力度。加强对干部职工的业务知识、法律法规和综合知识培训，培养干部继续学习、追求卓越意识，切实提高全局档案干部的政治素养和业务水平。

二、以经济工作为中心，完成招商引资任务

为完成区招商引资任务，我们先后几次召开全局招商引资会议，传达区招商引资会议精神，提高全体干部对招商引资工作的认识，加强对招商引资工作的领导，并将任务指标分解到科室，落实到人头，形成了科科有任务、人人有指标，局长带头找项目、抓招商。由于领导重视,现已完成招商引资任务635万元。

三、 以依法治档为手段，规范档案法制建设

1、召开了全区档案工作会议。全区68个一级单位的档案员参加会议。会议总结了2011年全区档案工作，对2011年档案工作进行了部署，与全区68个一级指导单位签订了档案目标责任状，保证今年档案工作按时保质完成。

2、制定印发了《昌邑区档案局制度汇编》。对职工政治业务学习、行为规范、工作纪律等方面提出了要求，制定完善了考核及奖惩制度，加强了机关规范化管理，提高了办事效率和服务质量。

3、贯彻实施国家档案局8号令，及时将文件材料归档范围和工作流程下发给基层单位。指导全区一级指导单位完成了文书、会计、声像、科技、专业5个门类的档案。截止到5月末，全区共立卷归档11040卷（件）。其中：文书档案1777件，（永久1296件，30年191件，10年290件）；会计档案678卷；声像档案54卷92 张；科技档案15卷；社区档案 1154件；婚姻档案7362卷。

4、按照《档案法》和《会计档案管理办法》的相关要求，上半年，我们重点对全区68个一级指导单位的会计档案重新进行核实，对有鉴定销毁任务的部门建立了统计台帐，明确了鉴定销毁期限。对个别有销毁任务的单位下发了会计档案鉴定销毁流程及相关材料，对这些单位的档案员进行了面对面的指导。6月份，督导东局子街道和城建局环卫处对1994年以前形成的会计档案统一进行销毁，共销毁档案1683件。

5、学习、宣传贯彻《吉林省档案管理条例》，组织干部职工集体学习、把业务指导和《条例》的宣传相结合、把学习《条例》同宣传贯彻档案法规法令和“五五”普法相结合等多种形式，切实抓好《条例》的学习、宣传和贯彻工作，并将《条例》的学习贯彻情况作为档案行政执法检查的重要内容，确保工作落到实处。

四、以服务社会为基础，夯实档案管理基础

1、加强档案资源建设，依法做好档案接收进馆工作。今年上半年，区档案馆共接收了70个单位的档案，共7152件档案，其中文书1638卷，艺术4卷、审计15卷、婚姻5495卷。同时，我们还注重征集工作，现已征集实物以及照片共45件。

2、加强档案工作数据库建设。完成28个一级指导单位和2个二级知指导单位的电子文件的验收、接收和指导工作。

3、加强信息网建设。目前，我局网站管理已形成长效机制，有专人负责，及时在网上与广大群众生活密切相关的最新档案信息和可公开现行文件。共采集信息300余条，100余条，在本局网站37条，市局网站32条。与全地区十家综合档案馆联手，打造一个与老百姓切身利益相关的、现行文件全文扫描系统，建立民生档案数据库。我局上传本级现行文件53件。

4、加强档案和现行文件提供利用服务。进一步完善了档案利用工作机制，指定专人做好现行文件接收、整理、保管、提供利用等服务工作。在提供利用服务时，注重树立良好形象，始终坚持“四好”要求，即文明讲好每一句话，热情接待好每一个人，认真调阅好每一份档案，准确解答好每一个问题，为利用者排忧解难，尽最大努力满足利用者的需求。上半年共接待利用者 500余人次，提供利用档案资料438余卷。为我区经济建设、和谐社会建设提供了详实的第一手资料，扩大了档案工作的知名度，得到了社会各界的好评。

5、加强档案管理，保护档案的安全。按照“八防”（防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防高温、防强光）的要求，做好安全配套措施，做好库房温湿度记录工作，于5月初做一次投放防虫药工作。在 4月6日----5月10日，在对档案综合库房120 625卷（件）进行了一次核卷工作，并编制目录。

五、以档案事业发展综合评估工作和机关档案规范化管理工作为契机，加快发展档案事业。

1、按照《吉林省市、州、县（市、区）档案事业发展综合评估办法》的相关要求，召开专题会议研究部署，分解任务，落实责任。各科室根据自己的任务，逐项逐条进行分析研究，制定项目细则表，，积极准备评估材料，认真开展自查自检。准备迎接省、市档案局对我局的档案事业发展综合评估工作的检查。

2、根据《吉林省机关档案工作规范化管理测评办法（试行）》等文件精神，结合我区机关档案工作实际，采取以点带面、整体推进的原则，在全区范围内开展了机关档案规范化管理测评活动。并利用网络等多种载体，加强对机关档案规范化管理工作的宣传。5-6月份，深入区法院、区检察院、区民政局实地指导机关档案工作，为全面促进机关档案规范化管理水平，提高全区机关档案工作再上新台阶打下了坚实的基础。

《1》

六、以学术交流为纽带，开展档案学会工作

积极组织参加省市档案局组织的档案学术研讨会，赴外地学习考察。结合吉林市档案馆馆庆50周年，积极纂写业务论文2篇，征文3篇，充分发挥学会的桥梁纽带作用，带动档案事业的全面发展。

七、以志书出版为动力，地方志工作稳步运行

根据局内和基层的实际情况，编制了《年鉴指导验收工作流程表》，完成全区68个单位的年鉴指导和验收工作。及时向地志办上报志书出版情况和2011年工作情况，在吉林市人民政府主办的吉林市社会科学界第四批学术带头人评选和吉林市第四次社会科学优秀成果评奖活动中，《昌邑区志》（1986-XX）荣获吉林市地方志优秀成果奖。

2011年下半年工作思路

一、迎接省、市档案局对我局的档案事业综合评估工作。

二、完成机关档案规范化管理测评活动。

三、开展集体林权制度改革档案工作

四、开展新型农村合作医疗档案工作。

五、加强档案管护工作，坚持测记库内温湿度记录，并按照“十防”要求，对库房进行经常性检查，确保档案的安全完整。

六、加强信息化建设：一是指导好全区档案纸质档案与电子档案配套管理工作；二是不断完善档案信息网站建设。

七、做好档案服务利用工作，结合“文明城区”创建活动，进一步完善服务，积极认真的做好档案查借阅服务工作，把服务工作提升到一个新的水平，切实为人民群众提供优质的服务。

八、深入开展向刘义权同志学习活动，提高档案人员业务素质，努力打造一支高素质，适应新时代的档案干部队伍。

九、组织开展档案系统先进集体、先进个人评选表彰活动。

档案馆做好年鉴范文第5篇

    这个时代给了图书馆人以太多的启示,中国图书馆界正在思考应该如何把握住方向,把握住自己,以一种前所未有的勇气推进事业。笔者作为其中一员,也想根据这几年思考的结果就中国公共图书馆最具特色的工作地方文献的当代体系的构建发表一些看法。

1         地方文献工作要关注“正在发生的历史”

1.1       地方文献的定义

自20世纪40年代杜定友、刘国钧先生根据中国文献工作传统和当时的经济社会发展状况而明确规范地方文献工作为图书馆之要务后,已经有许多人根据准备和工作实践的需要为地方文献下过多个定义。这些定义的表述从纵向看,已经从形式走向本质,从零散走向完整,较好地勾勒出地方文献的状貌。但是,大多数的论者对地方文献只分解到它的“地情”这一层次,而没有深入到它的本质属性。笔者认为,地方文献的特征是“地情”,而其本质却还是属于“史”的范畴。人类社会和自然界有发展史,而一个地域的地方文献从理论上讲,应该具备各时代的、尽可能完整反映多种地情的文献,它对应图书馆的其他文献来说是一个相对独立的体系,而这个体系的全部,就是这个地域的人类社会和自然界的发展史。这个“史”具备两大特点:A.由史料组成,而没有科学体系。它不是纯粹历史意义上的“史”,而是自然构成的反映历史的细胞集合体,地方志是其中的骨骼。B.这个体系的纵断面是事物不加雕琢的客观发展过程的记录,而其横断面为阶段性“地情”。杜定友先生早期提出的“史料·人物·出版”的定义,就其本质意义来讲,后二者与前者虽有形式的区别,但它们都应该属于史料的范畴。

综上所述,笔者认为地方文献的确切含义应该是:内容上具有地方特征的包含历史信息的一切文献。此定义中的“历史信息”的含义基本等同于“历史意义”。这个定义除了将前面阐述的内容包含进去之外,还有一个目的就是更进一步地确定文献范围。我们要收集的是后人能借鉴的,在历史长河里有其生存意义的文献。只有地域特征,而无几许社会意义和历史意义的文献,我们没有必要给予关注。而且,这里是讲的具备两个必要条件的“一切文献,”笔者认为,即使是在国外发表的外国人写的文字,只要具备上述两个必要条件,也是我们应该征集的范围,而且还是一份很好的地方文献比较学研究资料。

1.2       关注现在,关注当代

我们要关注的现在,指的是当代社会。随着生产力的迅猛发展,我们看到社会已经发生了根本性的变化。许多过去用直线标示的速度已经变成了二维乃至三维空间的扩展;社会生活的外延不断扩大,内含不断加深;人们每天都要面对许多新事物和目不暇接的大量信息;整个经济总体上呈现质和量的齐头并进。在这种状态下,图书馆所面对的社会是高速海量产生文献的社会,这些文献中,具备地方文献性质的占着相当大的部分。它们都是各行各业在自己的生产和社会实践中产生的。

这些文献所表现出来的特点很多。首先,它们的生存周期普遍缩短。文献的生存周期与社会产生的文献量成反比,量越大,周期越短,自然效应的范围也越小,俗语说“来得快也去得快”。其次,这些文献所表现的形式和具备功能的多样性远远超过了传统意义上的地方文献,他们对于社会的作用更具体、更直接、更有针对性,但同时也更繁杂。如一种文献,它既做的是广告,但又是某一地区在某个历史阶段支柱产业中当家产品的公开的详细介绍,是经济发展的一个缩影。其三,经济发展的现代速度和社会本身现代化转型相对滞后的矛盾越来越突出,体现在文献的社会性方面,条条块块的部门所有制使得大批文献产生的目的就是为本部门服务,因而不愿走向社会或者成为文献的“窗口”。杭州市的餐饮业近年“杭菜”崛起,在全国有很大知名度,但是这些菜谱都是内部资料,没有公开出版,征集有一定难度。

随着时代的进步,广大人民群众对文献服务需求的增长十分迅速,只有公共图书馆,它的公益性,它的知识中心的职能无疑地要求它承担起这个义务。

1.3       明确社会分工和职能

就地方文献的大框架来说,社会有三个部门可以涉足于它图书馆、档案馆和博物馆。档案是指“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”(《中华人民共和国档案法》)从定义的字面上看,它似乎囊括了所有的文献,范围很宽泛,但我们从《档案法》的整体表述和其他有关档案工作的文件来看,并不是如此。首先,它强调的是保存和管理,对于利用,也严格规定了它的开放期限,而且法定了对失职人员的法律责任的追究。这样看来,定义中的“对国家和社会有保存价值”的含义,应该是那些关键的、不可再生的、有密级或相当的重要程度的、基本带有唯一性的文献资料;定义中的“历史记录”,应该指的是第一手资料或原始记录,因为只有第一手资料,才具备上述性质。而地方文献的范围要比档案宽泛得多,它是两个前提(“内容上具有地方特征”和“包含历史信息”)下的“一切文献”,也包含了档案性质的文献和文物性质的文献。可历史上的一些珍贵典籍,凡具备文物性质的又大都成为了博物馆的藏品(档案法据此作了规定,因为概念中大家互有交叉,因此现在这三家单位的历史藏品并不需要强行归总于档案馆,而可以由各家保存,这是一种尊重历史的明智之举)。时代在发展,文献的形式、内容、载体和流通方式也都在发生相应的变化。时至今日,我们可以作出结论,三方收集文献的根本着眼点是不同的。博物馆涉及的是年代久远的稀见文献,对当代文献极少关注。而图书馆的地方文献和档案馆的档案,在当代社会的观照下,也有着明显的区别:档案馆收集原始记录和第一手材料,而图书馆收集的主体是出版物或原始记录的复制品,两者都应在自己的文献本体上形成体系。档案馆的工作以“藏”为主,开发利用为辅,而图书馆的地方文献工作却“藏”“用”并重,以“用”为主,而且利用越快,范围越广,价值就越大。按当前的实际状况用一个形象的比喻来描绘它们的社会分工的话,档案馆的工作任务是形成地方历史的“骨架”(或者叫史料的骨架),而地方文献的工作任务是生长地方历史的“血肉”。笔者认为,当代社会发展的一个特点是分工更细,工作指向更明确,地方文献工作不能再稀里糊涂地熬成一锅粥,闭门杜撰自己的“天方夜谭”了。

1.4       争取法律保障

明确我们的职责是为了履行它。笔者认为,必须创造一个履行职责的良好环境,必须争取在地域权力机构通过法律程序制定地方法规或条例。长期以来,地方文献工作在图书馆界处于弱势,除了自身的原因之外,也是因为社会职能不明确,社会不予配合所致,尽管许多省市的领导机关给予专文下发的支持,但是如前所述,“千条江河各行其道”,部门、系统互不买账,一纸文件很难有震慑全局的作用。从本质上说,下文件是计划经济时代党和政府的管理方法,它已经不适合时代了,正如图书馆界大家所盼望的,只有法律,才是在“以法治国”的开放社会里的真正的武器。国家已经把档案工作放在法定地位上了,可是图书馆工作的法律保障至今也未建立。在国家法律保障确立之前,我们应该发扬我们过去争取下文件支持地方文献工作的劲头,做好对本地域权力机构的游说,晓以利害,尽力争取地方领导的全面支持。可以设想,如果没有对社会的强制要求,我们是无法应对这个海量文献汹涌而来的形势的。社会生活是如此浩大而繁复,几乎社会的每一个细胞都在更新和变化、强化自己,这样大的历史巨变难道不应该留下它的详细的丰富的记录吗?能够作为档案的文献资料在社会上只占一小部分,大部分很丰富、很直接的反映现实生活的文献还是生存在“自在”的状态中,至今也没有一个社会机构能够让这些文献集中和集成起来为公众利用,况且我们还了解到这些文献中因为有相当部分处于内部流通状态而促使它们会转瞬即逝,从而削弱对本地社会生活反映的多角度性。基于上述分析,我们应该理直气壮地向社会大声要求承担起这个社会职能来,同时,要求社会给予这个社会职能以强有力的法律保障。最近已传来一些地方刚建立的地方图书馆法规中纳入了这方面的内容的消息,令人振奋。笔者相信,各地都在加强文化建设,现代意识的迅速强化会使许多领导者重视这一点,只要我们方法得当,途径正确,坚韧不拔,良好的文献征集环境是会出现的。

2         构建当代地方文献体系

2.1       关于文献资源的征集

社会的海量文献带给我们的第一个问题是:我们搞清楚了我们应该征集的资源没有?这是要构建当代地方文献体系的首要问题。前面谈到了资源因为社会发展的关系而变得极为丰厚和多样性,大量的资源是我们历来所不熟悉的,而且许多领域我们从未涉足。因此必须要进行社会调查,要深入各领域熟悉我们所不熟悉的东西,探求各领域中符合要求的文献形式和文献种类,然后归纳、汇总,形成一个序列。比如笔者曾到杭州的银行界调查,从综合情况来看,它有《浙江金融年鉴》,汇总全省金融各方面情况;从个别情况反映的角度看,他们有一个银行同业公会,我们可以从中得到一些信息类刊物和行业性的出版物,反映各家银行状态。因此,凡是其性质不保密的资料文献,都是我们的调查对象。这样日积月累,我们就对各个领域在常态下生产什么文献的状况有所把握,对文献的源和流、文献的甄别、文献与所在领域联系的紧密度有了一个十分明确的定位,从而逐步完善文献征集的序列。

建立文献征集的序列是非常重要的。地方文献工作要走上规范化,征集工作既是首要的,又是最为关键的。长期以来,大多数图书馆因经费、政策、人力和组织等等因素而导致对地方文献的征集不但无序, 而且零敲碎打,因此利用率不高,始终无法真正体现地方文献潜在的巨大作用。现在要突破地方文献的瓶颈,使文献征集工作规范化,就要建立一个十分清晰,且具有较强的可操作性的序列。这个序列要从目前我们所征集的各个品种开始向周围扩展(与资源调查可以同步),逐渐形成包含各行各业各领域各自然区域之应收集的常态文献或半常态文献的形式名或品种名的集合,就如笔者所举的银行系统,它的综合年鉴和同业公会的出版物是可以列入我们征集的两种出版物,那么以同样方法去了解保险业,其他融资业等等,我们对金融系统的征集范围就可以清楚无误的排列出来了,在对每一个领域进行排序的时候,我们在主要关注当代文献的同时,还必须要关注与它的现在有关的时间和空间。时间是指它的发展过程,即从它的发展历史着眼去全面搜索;空间是指它现在所处的动态环境和它辐射影响所涉及的范围,如官方的政策文件(公开的),业者的执行状态反映和民间动态及民间对策等等。征集的序列中我们还应该从文献本身来确定重点与非重点。骨干的特色的文献资料我们应该重点关注,重点关注的部分还可以点带面,形成大序列中的小序列。

征集工作要建立网络,也就是说要相对固定征集的途径。当我们基本查清文献源后,我们已经比较了解大量的文献产生在什么地方,因此与文献源所在之处就能够建立长期的友好的关系,如果对方也有所需求,双方可以建立更进一步的互动关系。这些友好关系纵横相连后就成为了网络。只要我们认真巩固这个网络,政策适当,它就会自动扩大,延展生发,产生“多米诺”骨牌的效应。图书馆应该对这方面有所投入,这是图书馆走向社会的极其重要的步骤。网络的形成,也是图书馆融于社会,与社会建立一种真正的知识互动关系的发端。

所有上列工作,人是第一位的。按照当代地方文献工作的要求,必须建立强有力的地方文献工作部门。图书馆从根本上说有两大任务,一是向民众传播知识;二是收藏具有历史意义的文化遗产。地方文献工作实施的是第二项任务,同时具备第一项职能,只有建立强有力的工作部门才能做好工作。如同各图书馆面临的对参考咨询人才的迫切需求一样,地方文献工作的人员同样要具备各方面的知识和能力,尤其需要“通才”。“通才”知识面宽,经历丰富,炼就了一双鉴别文献的眼睛和一个灵敏的嗅觉。一个部门如果有两三个这样的人才,再配备一些肯吃苦负责的工作人员,就具备了做好地方文献征集工作的前提条件。

2.2       关于文献资源的内容和载体

地方文献的内容过去比较狭隘,“史料、出版、人物”的内容概括,使其体系逐渐形成了以地方志为核心的文史资料为主,兼顾自然环境和其他人文现象的状态;在文献内容上征收慎重,时效滞后,门类不全,内容零散,不能适应时代,尤其是改革开放20年后今天的需要。构建当代地方文献体系,就要直面现存的文献状态,从时展的高度审视文献的生产,用各种办法和手段保证社会生活各个领域的文献的集合。我们不但还要象过去那样关注社会的人文状态,而且要涉足地域经济、国际交往、社会服务、生态环境、秩序建设等等不尽枚举的方面去集取文献,尤其是地域经济,这个“主旋律”急待我们去学习、探索而参与“演奏”,要熟悉它有一定的难度,但是我们别无他途。今天的中国,以经济建设为纲,经济的发展呈跳跃式,而且各地呈现出许多不同的特点,这一个历史进程的文献体现是极其丰富的。这是一个机遇,图书馆人能否抓住,是决定地方文献工作乃至图书馆本身今后受不受社会关注的试金石。当然,要想地方文献内容达到绝对意义上的全面就如达到真理一样不可思议,我们只有不断进取,尽可能全面完整地反映社会生活。笔者所在浙江省的义乌小商品市场,是浙江经济发展中的特色———专业市场群的代表,如果我们从一开始就进入它的发展进程,全方位收集它的信息和资料,这些资料到现在就可能是中国经济学家案头上不可或缺的一本参考书,同时也是分析“浙江现象”由来的珍贵史料,这种遗憾只有后补了。这种地域特色不但在地域内有意义,很可能在全国,在国际上都有它的强大生命力,因此,地方文献工作人员应该毫不犹豫地走进社会,在实践中打磨自己的敏锐触角,从而紧紧抓住本地域社会经济发展的重点、特点、亮点积累素材,建立有效馆藏。但有一点是需要强调的,重点与特色要建立在全面的基础上,全面性是重点和特色的归宿。

全面反映社会生活与来者照单全收不是一个意思,对文献的入藏依然要有选择。选择的原则有三:一、只有地方属性而无历史信息(指历史积淀或历史意义)的文献不收。二、实质内容重复的文献不收。三、经过比较,从时空判别,内容没有显著意义或前进发展意义的文献不收。三条原则首先是针对海量文献的负面性,也是针对图书馆的有限库容,当然更着眼于这个体系的质量。

地方文献的载体,如同图书馆的其他文献的载一样,已经是丰富多彩。书、报、刊、声像带、光盘片、绘画品等等,各种载体已经引起了同行们的极关注,但笔者强调的一点是还要从增强地方文献的面性和趣味性着眼。许多收藏家手中藏品启示我社会上有不少工具类的标示物品也可以列入地方献系列,但是它们必须象连续出版物一样,有相当量的连续的历史积累,才能形成文献意义和文献历意义。上海图书馆的香烟壳系列馆藏就独具特当代社会这类物品信手可以拈来,选其精彩的建立续性馆藏,真还能发挥其独特的效益。

2.3       关于地方文献的分类

当代地方文献工作应从服务和馆藏的需要出发建立它的分类体系。只有形成了文献的序,我们才能把握整体,追求规范和卓越,也才有条件向读者提供文献整合的成果。笔者欣闻,这个过去没有太多涉及的领域,同行们已经做了许多扎扎实实的工作。首都图书馆制订的《地方文献分类标准》以现代社会为观照,又囊括了传统地方文献概念中的各类文献,是一个既实用又清晰的体系,一个“与时俱进”的产物。

图书分类是图书馆的核心工作之一。“中图法”已经修订了四版,但是它还是在经受考验,因为大量的极富当代社会特征的文献是很难确定它的类别的。自然科学与人文科学正在交叉以至交融,许多边缘学科不断涌现,三维空间发展的社会其各种文献已经给非此即彼的分类法提出了挑战。同样,地方文献的分类也应早早适应这种发展了的社会形势。要能够容纳和正确标示文献信息的类别,首图的分类法则还是有待补充和修改的。如IT产业的文献,我们不能把它归类到“工业类”中的“电子、仪表”类,更不能归类到“城乡建设类”中的“邮电事业”里面,因为它的属性与这些传统工业已经有了极大的区别,应赋予它一个恰当的身份。又如“科学研究事业”,把它放在大文化概念中,与“图书馆”、“博物馆、纪念馆”并列在一起,实在是太贬损了它的地位。笔者知道编制者是惟恐将那些属于非地方文献的科学论著被当作地方文献收集进来,那可以采用子目中的限制,而不是委屈地将一个大科目放在一个小角落里。举出类似的这些例子目的是与同行进一步探讨如何适应变化,改进工作,但愿首图能在地方文献工作上再上一层楼。