关于档案管理的知识
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关于档案管理的知识范文第1篇
关键词：物联网智慧档案馆档案实体管理服务模式
Abstract：The developments and applications in Internet of Things creat an entirely new platform for the information exchange of people and materi？ als，things to things.In this paper， we firstly intro？ duce the defining about smart archives among the national academia， then propose the concepts of smart archives， analyse the important effecton ar？ chivesmanagementbroughtfromInternetof Things and finally state the archives entity manage？ ment and service pattern about comprehensive？ lyperceptional smart archives on basis of Internet of Things.
Keywords： Internet of Things；Smart Archives； Archives Entity Management；Service Pattern
2005年，国际电信联盟（ITU）在《Internet Re？ ports2005： The Internet of Things》中正式提出了物联网的概念，指出物联网是基于各种网络系统的一种全新的动态网络体系，它将信息和通讯技术领域从任何人之间随时随地地连接扩展到了任何人和物之间随时随地的互联。[1]该技术的发展与应用为人与物、物与物之间的信息交换创造了一个全新的平台。2008年，IBM首次提出了“智慧地球”的概念，它主张更透彻的感知、更全面的互联互通和更深入的智能化。此概念一经提出，便受到了世界各国的关注，有关“智慧”的理论研究与实践探索如雨后春笋接踵而至。
近几年来，档案学领域也掀起了研究智慧档案馆的概念、特征、顶层设计等内容的热潮，但是智慧档案馆的建设是一个长期而浩大的工程，不可能一蹴而就。本文着重探讨在构建基础层次的全面感知型智慧档案馆的过程中，物联网技术对档案管理产生的重要影响，进而提出基于物联网技术构建的全面感知型智慧档案馆的档案实体管理与服务模式。
一、智慧档案馆的概念
我国对智慧档案馆的研究尚处于起步阶段，目前档案学界对“智慧档案馆”还没有一个统一、明确的正式定义，不同研究视角的学者对智慧档案馆进行了不同的描述。杨来青等人从智慧技术应用于档案信息管理领域的角度，认为智慧档案馆是采用物联网、云计算等新技术管理多元化档案资源、具有感知与处置档案信息能力并提供档案信息泛在服务的档案馆模式。[2]毕娟认为智慧型档案馆是以一种更智慧的方法，通过利用新的信息技术来改变用户和档案馆系统信息资源交互的方法，提高档案馆服务的灵活、准确、便捷，进而实现智慧化服务和管理的档案馆模式。[3]陶水龙则从建设实践的角度出发，认为智慧档案馆是应用集成方法将系统与建筑优化融合，通过对设施设备的自动监控，对各类服务性资源的整合和综合管理，将各职能系统和资源有机地结合，营造安全、舒适、良好的综合环境。[4]
虽然不同学者对智慧档案馆的定义有不同的见解，但是仍然存在一些共性认识，即不是重点关注档案信息资源的智慧管理，还是关注提供全面的泛在服务，智慧档案馆都离不开新的信息技术，尤其是物联网技术的应用，它是实现智慧档案馆全面感知化的重要保障。目前，随着信息化的逐步推进，物联网的相关技术已经成功应用于物流仓储、零售、交通、门禁管理等众多领域，特别是在图书行业的广泛应用，为档案管理领域应用物联网技术提供了大量可借鉴的经验。部分省市档案馆已经进行了一些有益的尝试，例如，在整合视频监控系统、幕帘报警系统、多媒体系统等基础上，江苏省太仓市档案局利用超高频射频识别技术，实时联动档案实体和数字档案资源，实现了档案实体的区域追踪定位、移动终端管理、自动盘库等功能，创新构建了档案的安全防范体系。笔者认为，智慧档案馆是在传统的实体档案馆和数字档案馆的基础上，利用新兴的智慧技术，实现档案馆内多种资源的智慧管理，从而提供更加主动、立体互联的深层智慧化服务。
二、物联网环境下智慧档案馆的档案实体管理
依托物联网技术构建的智慧档案馆形成了一个智慧的系统，可以实现档案、馆舍、设备、用户与档案管理者随时随地地沟通和感知，[5]从而可以为档案馆中的任意物体提供智慧的互联服务。但是无论是传统档案馆、数字档案馆还是智慧档案馆，其主要功能之一都要求实现对档案实体资源的保管和利用，主要是围绕档案实体进行收集、整理、利用、统计等管理活动并对档案实体保管环境进行维护，物联网技术的应用将使档案实体的保管更加安全，利用更加便利。
（一）传统档案实体管理
20世纪80年代以前，对档案实体进行维护和管理的技术都较为简单，主要以手工方式完成档案整理、检索、利用等各项工作，如用手写方式对归档文件材料进行编号、手工编制档案目录、手工翻阅目录进行检索、手工调档、手写出具档案证明等；同时采用较为简单的物理、化学技术进行档案实体的保管和保护，如采用在地面洒水的方式为档案库房加湿，采用放置木炭、生石灰、硅胶等方式为档案库房降湿等。[6]
随着档案信息化建设的不断发展，依托现代信息技术，有效提高了档案实体管理水平和档案利用查找效率，基本实现了对档案实体的目录、全文等信息的收集、存储和检索。但是目前的档案信息管理系统中，各种技术的应用、流程的改进大多是针对档案虚拟信息的，由于档案实体本身无法自动发送和接受任何指令，因此在对这些虚拟信息进行研究之后，并没有有效的途径反馈给档案实体；而由于档案信息管理系统中存储的都是档案的虚拟信息，无法对档案实体进行实时监控和管理，如果发生档案实体丢失的情况，档案信息管理系统无法得知。
同时，在目前的档案利用过程中，档案用户通过档案信息管理系统查阅到相关档案，如需借阅档案实体，主要依赖档案的分类摆放来进行档案实体的定位查找。然而，经过频繁的借阅和归还，难免造成档案错位放置，给工作带来诸多不便，如需查找错位放置的档案，将耗费大量的人力和时间。
另外，为了有效保障档案实体的安全保管，目前多数档案馆会配备防火设备、防盗监控和温湿度控制等安全管理系统。但总体而言，这些系统的自动化程度不高，很多还需要依赖人工管理实现，并且这些系统一般彼此独立运行，无法形成统一有效的整体管理，存在一定的安全隐患。
（二）基于物联网的档案实体管理
引入物联网技术，在所有档案实体上设置一个带传感能力的电子标签，将会彻底解决档案馆中档案实体与现有的档案信息管理系统之间缺乏沟通桥梁的难题。由于物联网中每个联网节点都具有独立寻址的能力，因此通过植入传感节点的方式可以实现对每一份档案的实时感知和监测。同时，通过建立物联网管理系统与现有的档案信息管理系统的无缝链接，可以有效实现档案资源共享和档案实体快速灵活地查找、准确地区域定位、图形化导航索取、快速查库等智能化管理。
通过为每一份纸质档案粘贴附有该档案题名、存放位置等相关信息的电子标签，档案管理人员可以利用读写设备对档案密集架上的档案进行盘查扫描，以检测每一件档案的状态，并将扫描到的信息与档案信息管理系统中的信息进行比对更新，从而及时发现档案丢失或者错位放置的问题。一旦出现档案实体的错位放置，读写设备就会报警提示，并通过精确的位置引导信息找到错位放置的档案，使其正确归位，从而提高档案信息管理系统对档案实体的监管能力和档案管理人员盘库的工作效率。
物联网环境下，用户在利用档案的过程中，如果需要借阅档案实体，借阅的过程将会变得更加方便与简捷。首先通过档案信息管理系统查找到档案目录，随后可以利用嵌入的传感器节点去图形化导航索取对应档案实体的物理位置并完成实体借阅。同时，由于每份档案都具有独一无二的电子标签，在通过读写设备完成档案实体借阅的过程中，档案实体的档号、题名、借阅人、借阅次数等多种信息被自动地记录到档案信息管理系统中，为后期的档案统计工作提供了极大的便利。
另外，档案资源不可再生的特点要求保管档案的库房环境必须符合相关的要求。基于物联网技术构建的智慧档案馆中，可以将馆内的所有安全防护系统集成一体，形成一个统一的安全管理平台。随着技术的不断发展，还可以在传感器节点上增加更为复杂的深入感知能力，实现对档案实体周围的温湿度、光线等信息的传感，管理平台通过预先设定的程序对库房温湿度、光线等环境情况进行不需人工干预的智能化调节。例如，当档案实体处于温湿度不合适的环境时，传感器节点能够自动向对应的管理节点发送提醒信息，并采取有效措施消除安全隐患，从而有效降低了因温湿度不适宜而导致档案实体发生霉变或脆化等风险。管理平台可以通过档案实体中的传感器节点和视频监控系统共同对档案实体实施监控，如果档案实体未经授权出库，库房门口的传感探测器就能及时检测并报警，同时管理平台可以自动以手机短信、E-mail等方式向预设的管理人员发送警报情况，从而便于管理人员能够随时随地了解库房情况。
因此，随着传感器节点的智能程度不断提高，档案实体被赋予了主动思考和处理事务的智慧，可以感知自身状态和周围环境，并能与档案信息管理系统进行信息交互，使得现有的档案信息管理系统不再是一个被动的信息查询系统，而真正起到了连接用户和档案实体的桥梁作用。档案实体的自我感知能力和简单信息处理能力，也是构建未来智慧档案馆的关键基础。
三、物联网环境下智慧档案馆的服务模式
如果说传统档案馆以对档案实体的保管为重，那么未来的智慧档案馆将更侧重于服务。随着互联网应用的不断深入，档案信息的公_程度将越来越高，档案信息的需求将越来越大，因此档案信息的服务范围、服务方式和服务质量也将越来越重要。[7]智慧技术的应用催生了智慧服务的革新，采用物联网技术构建的智慧档案馆，其应用架构将发生根本性的转变，它提供的服务模式也会随之发生改变。
（一）由静态被动服务转变为智慧主动服务
现阶段的档案信息管理系统与档案实体之间相互孤立，只能管理档案的虚拟信息，无法直接管理档案实体。档案服务过程中，档案实体更多时候呈现出的是一种静态的、被动地等待查找利用的传统特性。
而物联网由传感网络设备、传输网络和应用控制网络系统构成，具有全面感知、可靠传递和智能处理三个重要特征。[8]植入了传感器节点的档案实体可以主动地向档案信息管理系统发送信息，实时更新系统中的数据信息；同时也可以随时随地接受档案信息管理系统的管理，获取应用对象的信息，从而给档案信息管理系统提供更为全面翔实的档案状态数据。当用户需要通过档案信息管理系统查询到某一档案实体的相关信息时，档案实体中的传感器节点将对用户寻找档案实体的过程进行引导，此时的档案实体富有智慧，成为利用活动中的主动参与者。
（二）由水平单向服务过程转变为立体互联的服务过程
现阶段的档案馆中，用户、档案实体和档案信息管理系统之间主要形成如图1所示的服务关系模型。在该模型中，档案信息管理系统是信息交换的核心，用户和档案实体之间无法直接进行信息传递，只能通过档案信息管理系统进行中转。而档案信息管理系统与档案实体之间的联系则呈现为明显的服务单向性，即档案信息管理系统仅在入库前采集一次档案信息，随后，系统中只随时记录档案的借阅信息。由于档案实体本身缺乏信息接收的能力和传递的载体，档案信息管理系统几乎不再与档案实体交互任何信息，从而导致档案信息管理系统与档案实体之间脱节。而档案信息管理系统和用户之间虽然可以进行相互的联系，但是更偏重的仍是用户与档案信息管理系统的联系（比如用户可以通过系统查询档案、订阅电子档案、申请借阅、网上延期等），档案信息管理系统向用户却只提供比较有限的信息反馈服务（比如档案催还提醒、档案借阅审批通知等）。
而基于物联网的智慧档案馆中，用户、档案实体和档案信息管理系统之间则形成了如图2所示的网状服务模型。在该模型中，档案信息管理系统与档案实体都是具有计算能力的智慧节点，相互之间可以进行更为广泛的信息交互。通过这种信息交换，档案信息管理系统中存储的档案虚拟信息与档案实体一一对应，从而加强了档案信息管理系统与档案实体之间的联系。而用户可以通过持有智能设备加入到该物联网系统中，不仅可以和档案管理信息系统进行顺畅的信息交换，还可以通过手持设备和档案上的传感节点建立联系、直接通信。当用户漫步在开架档案旁时，不仅能够实时感知到附近档案的主题内容等信息，而且可以由嵌入其中的传感节点引导用户快速高效地找到目标档案实体。
（三）由孤立的浅层档案服务转变为互联的深层信息服务
现阶段的档案信息管理系统对档案实体的信息存储有限，且实体信息很难更新，无法对档案实体进行实时有效的管理，缺乏足够的档案信息进行用户服务。其能够为用户提供的大多是一个个孤立的档案资料，既无法将所有档案联系为一个整体，也o法提供档案管理与利用过程中产生的相关信息，因此，目前的档案服务往往局限于浅层的资料服务。
然而基于物联网构建的智慧档案馆中，每个档案实体都被赋予了智慧能力。物联网的感知和控制能力使得应用对象在提供感知信息后还能够相互传递信息，同时各个智慧节点自身都具有智慧化的信息处理能力，它们又通过物联网形成了一个有机的整体，相互之间可以进行信息的交换与共享，因此除了丰富的档案内容信息之外，还将产生大量的档案全生命周期过程中的辅助信息。在此基础上，能够自动分析用户的需求，挖掘各种档案知识，对各节点之间的档案知识进行汇聚和融合，从中获得一些隐藏的有价值信息，从而为用户提供综合的深层次的信息服务。
四、结语
随着档案进库量和利用量的快速增长，传统的管理手段难以对所有档案实体资源做到智能、高效、安全的管理和利用。基于物联网技术构建的智慧档案馆，能够使档案信息与档案实体实现有机结合，从而实现更加高效、安全的智能化管理，服务模式也将比现阶段有更为全面的发展。虽然智慧档案馆的研究仍处在探索阶段，物联网环境下智慧档案馆的实际建设也将面临成本、人才等多方面的问题，从而不能在短期内完成，但是笔者坚信，物联网技术的发展和复合型人才的培养与储备终将促进智慧档案馆的健康发展。
注释及参考文献：
[1]International Telecommunication Union，Inter？ net Reports2005： The Internet of Things[R].Geneva： ITU，2005.
[2]杨来青，徐明君，邹杰.档案馆未来发展的新前景：智慧档案馆[J].中国档案，2013（2）：68-70.
[3]毕娟.智慧城市环境下智慧型档案馆建设初探[J].北京档案，2013（2）：13-16.
[4]陶水龙.智慧档案馆建设思路研究[J].中国档案， 2014（6）：67-69.
[5]许德斌.智慧城市新环境下的智慧档案[J].山西档案，2014（5）：72-74.
[6]贾玲，周晓林，陆江，陈东.从档案实体管理、信息管理到档案知识管理[J].中国档案，2012（2）：42-44.
关于档案管理的知识范文第2篇
关键词：标准化 科学化 企业管理 档案
一、传统企业档案管理模式面临的挑战
在市场经济多元化的今天，档案作为重要的信息资源，对企业的发展越来越重要。企业档案不但要记录历史，还要服务现实，企业档案已出现数字化管理新模式。借助档案管理系统提供档案信息的网络检索或浏览。当前进行了档案信息化建设的企业，企业档案工作备受冷落，大多只是实现了简单的档案信息目录网上检索，传统档案管理模式无法适应知识经济发展要求，远没有实现真正的档案信息化，只有转变观念，改革传统档案管理模式，认识进行档案信息化建设的必要性，才能使档案管理工作走出困境，发挥档案应有的作用。
企业档案机构地位低下。企业领导对档案工作认识不足，重视支持不够： 许多国有企业的档案机构与人员被大幅裁减，档案保管基础设施及工作人员的基本工作条件长期得不到改善，档案机构往往成为被首先、重点清理的对象。档案业务经费严重不足，影响正常工作的开展，档案人员的薪酬水平远远低于其他部门工作人员，档案机构在企业组织体系中地位下降，严重挫伤了档案人员的职业自豪感和工作积极性，致使大量管理人才的流失，而且也制约了企业档案工作的开展。
企业档案管理滞后于信息化发展。企业档案管理滞后于信息化发展，许多企业档案机构和人员面对新出现的电子文件，采取回避措施，传统的档案实体管理模式却难以适应信息化发展，固守传统的档案实体管理模式，导致电子文件、档案没有实施管理或管理不当。
企业档案信息缺乏系统管理。伴随着大规模是企业重组和企业合并，由于一些档案材料分散保管于各部门，零散地分布在机构成员手中，无法相互借鉴，没有一个机构来集中统一的管理本业的档案，由于产权关系不明确，导致工作效率低下，工作失误增多。在有的企业中由于管理不严，导致档案材料被盗，如果企业档案部门不进行根本性的变革，企业“记忆”面临着丢失的危险，就难以适应现代企业发展的要求。
二、知识管理与企业档案管理
知识管理是一个新的概念和事物，随着知识经济的发展，知识管理研究也兴起一股热潮，知识管理的对象是知识，管理的目标是运用知识。知识管理是为了有效地提高企业的竞争力，而综合企业内部和的各种信息、知识，并加以识别、收集、科学的加工和充分的运用，并通过建立知识共享机制，鼓励知识创新，实现知识的增值；利用企业所蕴含的集体智慧提高企业的应变和创造能力。在知识管理经营管理模式下，增强企业组织对环境的适应能力，企业的发展不再受到资金和自然资源的限制，知识资源对于当今企业具有举足轻重的作用，知识管理有了强大的生命力和广阔的发展前途。知识管理思想的内涵，可以概括为知识管理是对企业产生的知识进行管理通过获取、存储、学习、传播、共享，运用这些知识服务于企业的各项管理工作才是知识管理的最终目的。在知识经济社会中，知识管理将为企业创新增添动力，要使每个员工都能接触并有效地运用企业的知识，实现将合适的知识在合适的时间给合适的人。可以随时随地地找到最需要的知识，企业经主要依靠知识来赢得竞争的优势，最终实现成本最小，而收益最大。
企业档案在知识管理中的作用。企业档案是企业活动的忠实记录，企业的隐性知识占据了企业知识资源的主体，企业档案忠实的记载了企业员工在从事生产、管理等各项活动过程中的情况，隐性知识是企业知识资源的核心组成部分，而企业档案就认识、经验教训的总结，积累了大量的企业显性知识；企业档案有助于实现企业知识共享，知识共享是通过信息交流、传递实现的。有知识为人们所运用，所掌握，知识才有价值。信息交流、传递的方式主要有两种：语言和书面，书面交流是以文件、档案等形式进行知识的使用和交流。知识应用范围扩大，价值实现也扩大了企业档案帮助保护企业知识产权；企业档案真实地记录了企业进行知识创新活动的时候的过程、内容、结果，是在市场经济和科学技术发展下的必然产物，是企业拥有某一知识产权的法律凭证。档案的凭证作用可以有效地证明知识产权的所有者，当发生知识产权纠纷时，企业档案可以有效地保护知识产权。企业档案可以提供寻找相关领域专家的线索，企业档案为企业员工培训提供教材，当企业组织结构庞大、员工人数众多时，知识管理系统记录了与企业相关的内容，企业外部知识培训使企业员工能迅速融入本企业，学习并遵守公司的各项规章制；企业档案反映企业文化，企业档案形成和产生于企业家和企业员工各种企业活动过程中，知识管理不仅是一项重要的管理活动，更是一种管理理念，企业档案不仅具备知识特征，还是企业一种重要的知识资源，已成为许多企业战略行为和价值观的一部分。
知识管理是企业档案工作创新的方向，知识管理是知识经济时代的要求，知识管理顺应了知识经济时代的要求，知识管理的技术支撑是现代信息技术。在整个社会生产系统中，知识产品的生产居于主导地位，作为知识经济时代的管理模式，其对企业档案工作创新的意义有： 知识管理的根本目是实现知识的价值、提升企业的核心竞争力，知识管理的出发点是知识是企业的战略资源，知识管理的基本活动是知识的积累组织、传递和应用、创新。它可以促使人们重新认识企业档案的价值，促使人们重新视定义企业档案管理工作的目的，促使人们重新思考企业档案管理的基本活动，以促使人们重新考察企业档案管理的技术方法。以知识管理思想指导企业档案工作，企业档案管理从传统的手工操作方式走出来，通过挖掘企业档案的知识价值，采用先进的信息技术，为企业创造价值，提升企业核心竞争力。
知识管理对企业档案管理的要求。知识管理要求拓展和完善企业档案管理职能，强化对档案知识的开发利用，实施档案管理的智能化服务，应将档案管理看成是企业知识管理的重要组成部分，档案人员从档案实体保管员转变为档案知识管理者、知识提供者及决策咨询者；知识管理要求企业完善和优化馆藏，档案工作者必须投身于电子文件的产生和控制过程中，完善和优化馆藏资源是档案工作的基础和重点，利用档案馆丰富的数字化资源，重要手段则是数字化档案馆的建设，运用先进的信息技术与手段，文档信息数字化工作是数字化档案馆建设的另一主要内容；知识管理要求企业提高档案管理技术，对档案管理来说，更依靠上数据，电子商务等现代信息技术在企业中的应用，档案信息化离不开企业信息化，对档案信息资源的深入开发，必须建立健全适应信息化要求的电子文件形成、流转、处置和监控制度，纳入企业整体信息化建设之中；知识管理要求档案知识实现智能化服务，实现档案知识智能化服务，可以通过企业知识库的构建、知识导航的提供、知识的咨询等手段来实现；知识管理要求档案工作者提高素质，知识管理要求作档案工作者必须提高自身素质，档案知识管理的关键因素是人才，掌握现代企业管理知识，要具备一定的信息分析和处理能力，以此提高档案的管理水平。
三、知识管理背景下构建企业档案管理模式
面对机遇和挑战，档案工作只有主动去适应知识经济的发展、积极为知识经济发展服务，才能促进档案事业的快速发展，发挥档案工作在知识经济时代应有的作用。档案知识是典型的显性知识，符合档案知识管理的规律，因此企业档案实施知识管理是自身的要求；企业档案实施知识管理是现实的要求，通过大家参与达成共识的知识资源优化处理，解决了过去“按档案方法分类，不切实际”的问题，避免了“知识类档案”还按照信息类档案进行处理的错误方式；企业档案实施知识管理是提高企业竞争力的要求，知识管理将以往的档案知识规范化、统一化、创新化。
构建档案知识资源管理模式的目标。管理的思想也在信息化的浪潮中发生了转变，使档案管理有了重大改观。具体目标是使档案知识资源化、信息化，按信息管理方式分类保存，以供搜索和查询，按知识资源结构进行管理，即归类沉淀，对将来的知识型文档，设计、设立标准模板；实现知识资源支持领导决策，要充分了解分析领导或管理决策的事项及过程，设计、设立订阅机制，委托专业人员或专家收集知识或信息资料；知识资源及时支持员工学习。构建相应分类的关联知识资源库，配备相关知识的文件类到关联知识库中，设立员工自学考试内容；知识资源及时支持员工工作，要了解分析各项业务、事务工作，内容及过程，按业务、事务过程环节及环节内作业程序；知识资源管理制度化，用制度的形式确定知识资源管理的组织机构。档案知识资源管理依托网络，用信息来实现，在应用系统中对知识资源分层级设立安全访问权限。
档案知识资源管理模式构建方案包括档案知识资源应用功能系统、资源库委托收集、整理系统、资源库委托收集整理系统、知识资源库管理系统。知识资源管理组织建设方案其组织结构可以设计为知识资源管理团队和知识资源管理中心。建立档案知识资源管理的制度体系，推进和组织建设的要求。档案知识资源管理方案实施步骤要开展进行调查研究，它包括管理制度方面的调查研究、硬件方面的调查研究、技术方面的调查研究、人才方面的调查研究；制定实施目标，明确实施要素，建立保障系统，实施要素是方案的主体部分，需要建立包括档案知识资源管理体制。
企业实施档案知识资源管理的条件。企业实施档案知识资源管理的条件，一定的网络基础设施是实现网络化的前提。技术是档案知识资源管理顺利进行的保证，网络基础设施的建设情况是关系着档案知识管理信息能否在网络上的关键。档案知识资源管理是一项庞大的系统工程，所以资金是否充足也是档案知识管理能否顺利进行得关键因素，此人才问题关系到档案知识资源管理的成败。
因此要转变观念，创新工作方法，推进档案数字化建设，强化队伍建设，提高档案管理人员素质，统筹协作，共同促进档案知识资源管理的发展。
参考文献：
[1]宗培岭.现代企业制度下企业档案工作运行机制研究，中国档案出版社， 2006
[2]曹洪斌.体制、制度、方法——企业档案面临挑战，中国档案，2003，9
[3]徐拥军，王宏.论企业档案在企业粗识管理中的作用，.档案学通.2004，3
[4]马海群.知识管理与企业档案资料的开发利用。档案学研究，档案学研究，2001
[5]李兆明.业档案工作处于困境的原因及对策，北京档案，2005，9
[6]刘长欣.浅析知识经济时代对档案管理的挑战与对策，商情（教育经济研究），2008，2
关于档案管理的知识范文第3篇
关键词：档案；管理；知识管理；融合
随着社会的进步，利用更加高效的方式提升我国档案信息管理的效率是保证档案信息管理工作正常进行的最主要措施，只有摒弃传统的、陈旧的方式，优化管理方式，才能够对档案信息管理模式进行优化，这样一来，才能够保证档案信息管理的改革形势走向正轨，从而促进社会该行业的发展与进步。希望通过本文的论述，能够给我国相关部门提供有价值的参考。
1为什么要融合档案信息管理与知识管理
随着社会的进步，我国知识经济建设模式越来越完善，对于科技的应用也越来越频繁，在这样的发展形势下，保证档案信息管理体系建设更加完善最关键的就是融入知识管理的相关知识，只有在这样的大趋势下，才能够有效促进我国档案信息管理更加完善。知识参与社会各个行业的发展，利用知识的力量不断壮大经济建设才是未来社会最主要的发展核心。所以说，将档案信息管理和知识管理相互融合是社会经济发展的大趋势，只有在这种融合的形势下，才能够促进档案信息管理工作效率的提升，保证档案信息管理更加完善和全面，才能将档案信息管理作用发挥到最好。由于传统的档案信息管理流程比较长，方式使用也比较落后，因此对于信息管理价值不高，要想保证实际存在的问题能够得到解决，就应该将其与知识管理融合起来，这样的发展方式才是解决档案信息管理工作问题的最主要以及最现代的方式。
2档案信息管理与知识管理融合的可行性
2.1从档案信息属性的角度分析。档案信息管理主体主要是知识数据，但是一般来说，档案信息是多重属性的。从档案信息属性角度分析，档案能够将原本分散的、无形的知识进行有形的记录，从而能够直观地表现在人们眼前。由于知识管理内容和档案信息管理内容是相同的，同时，两者都有特定的管理对象，因此两者之间可以融合，从而可以促进档案信息管理工作效率的提升。
2.2从知识管理的现有研究成果分析。知识管理方式的不断创新带动着我国管理体系的完善，目前，我国相关部门对于知识管理的研究力度已经逐渐提升，正是由于知识管理方式得到创新，所以对于现代化档案信息管理能够起到很好的指导作用。而现阶段我们需要做到的就是建立更加完整的管理机制。选择合适的管理内容作为管理对象。最后是在确定管理对象之后，有针对性的实行管理。实际上知识管理所拥有的条件已经达到文章中提到的管理条件，这也使得档案管理与知识管理之间的融合有了保障。
3知识管理对档案信息管理的创新
3.1知识管理可以完善档案信息管理职能。知识管理其实就是档案管理革新的主要表现。知识管理可以影响到档案管理的全部流程，不同的流程选择的管理方式不同，但是对于档案管理来说都是具有一定的影响。当档案管理工作中增加了知识管理之后，档案管理的内容都明显的不同，甚至在工作方式上都出现了变化。这种变化可以体现在几个方面。第一是对实体档案上，在过去对档案管理的时候，主要的管理内容就是实体档案，但是在转变管理内容之后，实体档案的管理减少。现在更多的是对档案的利用。而且管理的技术也变得先进，使用高科技管理档案，使得管理方式走向智能化。
3.2知识管理可以实现档案管理业务流程再造。业务流程再造，是对组织中及组织间的工作流程与程序进行的分析和再设计，其既是知识管理的要求，也是实现知识管理的重要手段。在知识经济时代，组织的结构将从传统的直线型向扁平式转变，管理的中间层次将逐渐减少并最终消失，将形成一个由中心的管理者统一领导和指挥的组织。同时，对信息技术高度依赖和应用将产生大量的电子文件，电子文件与传统纸质文件存在着较大的差异，对电子文件的管理推动了档案管理业务流程再造。对档案管理业务流程再造，应依据文件生命周期理论，即把文件档案看作为一个不可分割的文件连续体。打破过去文件工作与档案工作的界限，实现企业文件档案一体化，在业务流程上进行统一的设计。该流程包括文件从产生、运转、归档、永久保存或销毁的全过程。这种新的业务流程有助于加强文件、档案的知识管理，同时强化了对各项业务管理工作的服务功能，提高工作效率。
4知识管理可以强化档案知识智能化服务意识
工作人员在管理档案的时候，对于工作的质量也是有要求的，而采用知识管理的方式就是保证工作质量的一种方法。信息化是档案进步的前提，有了信息化档案才能管理才能更进步，而且网络也是档案管理转变的主要因素。增加知识管理可以让档案管理的管理内容更全面，还能放档案的服务性质明显上升。因此在对档案管理的时候要使用现代化的技术，包括网络，只有这样才能保证管理档案的智能化水平。
5知识管理有助于提高档案管理人员素质
档案的管理水平与管理人员的素质有直接的关系，为了能够保证管理工作的质量，就要让管理人员就有较高的素质，现阶段制约我国档案管理事业发展的主要因素就是管理人员的素质。对于档案的管理采用知识管理以及信息管理，而这种两种管理方式都是档案管理方式创新的表现。但是这两种管理方式对于档案工作人员的素质要求高，必须具有现代的管理知识，同时能够对管理学有一定的了解。保证其在管理的时候，对业务熟练。而且将信息管理与知识管理结合在一起，也可以有效的提高管理者的素质。知识管理可以帮助工作人员为档案建立一个完整的知识框架，而且让管理人员具有现代信息技术，从而激发管理人员的内在潜能。通过这种管理也可以让档案管理人员尽快的了解客户的需求，然后为客户提供服务。所以说，档案管理必须要进行知识管理。很多人员在利用档案资源的时候，格外重视对档案中历史信息的利用，这使得档案信息资源的作用发挥的不明显。
6结束语
通过全文的论述，我们能够更加清楚地看出优化档案管理工作的主要影响，正是由于社会的进步会不断促进我国档案信息管理工作的进行，因此相关部门一定要重视这方面工作的改革，从而能够从根本上提升我国档案管理工作效率。知识时代最主要的特点就是利用更加先进的技术以及知识，帮助社会经济建设能够更加顺利的实施和开展。档案信息管理是知识经济发展的最主要表现。要想提升档案信息管理体系更加完善，一定要更加大胆地对模式以及理念进行创新和变革，从而能够促进档案信息管理工作可以长久发展。
作者:陈婷 单位:黑龙江省齐齐哈尔矿产勘查开发总院
关于档案管理的知识范文第4篇
1 切实加强领导是发展干部人事档案工作的关键
干部人事档案工作是一项科学性、服务性、政治性的工作，在组织、人事工作中处于“辅助”和“服务”地位，具有“配角”和“后台”操作的特点，很难做出惊人的成绩和轰动效应。这使得干部人事档案工作默默无闻，工作成绩与艰辛难以为人所知，难以得到领导的理解，难以进入领导的视野，难以摆上领导的议事日程。应当说，任何一项工作，要取得成绩和发展是与各级领导的重视和支持分不开的。在当前形势下，要推进干部人事档案工作的改革，使其取得新的成绩和有一个大的发展，十分需要各级组织、人事部门领导的重视与支持。干部人事档案由每个员工确凿的原始档案材料构成，记述和反映了该档案人的个人经历，德、才、能、绩、廉（洁）、信，以及成长的轨迹。干部人事档案是考察了解人员的重要手段；是发现人才、使用人才、预测及制定人才计划不可缺少的信息源泉；是落实待遇、澄清问题的凭证；是推进干部交流轮岗，健全激励机制，强化干部宏观管理、推行和贯彻公务员制度的重要依据；是维护个人权益和福利的有力保障；是研究和撰写各类史志、人物传记的宝贵史料。只有认识到干部人事档案对组织、人事工作不是可有可无，而是不可缺少，才有可能重视和支持干部人事档案工作，加强领导并列入议事日程，由一名负责同志分管，分管要真管，切不可分而不管。只有加强领导，才能使档案机构健全，加大人力、物力、财力的投入；才能把档案队伍建设好，使干部人事档案工作与组织、人事工作密切结合、协调发展；才能使干部人事档案工作跟上社会主义建设事业发展的步伐，完成肩负的使命。
2 档随人走与人档适度分离并存
档随人走是人事档案管理工作的一项重要制度。在人事管理工作中，干部的任免权限与主管单位是动态的，人员流动是客观存在的，干部的主管协管单位经常发生改变。为此，人事档案要随着人员的流动，干部任免权限的改变，主管协管单位的变化，及时转至新的主管部门，做到“档随人走”。“档随人走”是保持管人与管档案相一致的有效措施；是保证干部人事档案工作及时为组织、人事工作服务的必要条件；是维护人事档案完整与安全的一项重要业务建设；也是干部人事档案部门接收干部人事档案和充实档案内容的重要途径之一。
长期的实践证明，“档随人走”的最大优点，是保持了人事档案的完整性，使其能集中反映一个人一生的经历、政治思想、品德作风、个性特点、业务专长、工作表现、实际业绩、工资待遇、廉洁诚信、健康状况等全面情况，便于组织、人事部门历史地、全面地了解、考察、选拔、培养、使用干部，有利于充分发挥人事档案的作用和避免“无头档案”的产生。但是，档随人走的制度，却遇到了人员流动频繁的挑战，实践检验证明，它并不是一条普遍适用的规律。档随人走取决于人员与单位之间处于相对稳定状态，流动性不大；机关变动少；人事档案管理规范，转递制度健全等条件。从我国的现实情况看，在以公务员管理或参照公务员管理的党政军机关的干部人事档案，仍可沿用“档随人走”的制度。一个干部（公务员）无论怎样调动或流动，只要还在党、政、军系统内，应坚持档随人走，一人一生只有一套人事档案，是终身的，不得“重新建档”。
3 管理模式走多元化之路
管理模式和机制的过于单一，存在着档案数量庞大、利用率低、管理不善等弊端，造成人力物力的浪费，必须进行改革和创新，走多元化发展之路。为适应干部人事制度的改革，适应公务员运行制度的要求，应筹划干部人事档案分类管理的机制和模式，抛弃计划经济时代以一刀切的一个模式的做法。企业、事业单位不必须硬搬干部档案的管理模式，也不宜完全套用干部档案的规章制度，应根据本身的特点及人员流动性强的状况，创新管理模式，建立人事文件中心。
关于档案管理的知识范文第5篇
论文摘要：挡案的利用服务是整个档案业务工作环节的重要组成部分，对这一服务进行知识产权保护是目前迫切需要解决的问题。档案馆提供的复制、编研与参考等传统服务属于知识产权保护的领域，档案的数字化和网络化等现代化利用服务也需要得到知识产权保护。需要从健全法规体系、完善技术支持、加快队伍建设和加强组织管理等方面升级知识产权保护视野下的档案服务。
档案的利用服务是整个档案业务工作环节的重要组成部分。在档案的收集、鉴定、整理、保管、检索、统计等各项基础工作环节中。都贯穿着社会需要和提供利用服务工作的要求，档案的利用服务工作直接体现了档案工作的目的和方向。
随着人们档案意识的增强和对档案认识的不断深化．档案利用服务的需求越来越大，要求档案开放的呼声也越来越高。因此，档案管理单位根据档案价值实现的客观规律和特点，依法向社会公众和组织公开未列入保密与豁免公开范围的档案文件信息内容，并通过有效方式及时提供给有关组织及个人，满足其合法利用需求的社会化服务政策与措施。[1](P3OO)在开放档案提供利用服务的过程中。部分内容会涉及到知识产权保护方面的法律规定。知识产权是一种无形的财产权，它是指智力创造性劳动取得的成果，是由智力劳动者对其成果依法享有的一种权利。这种权利包括人身权利和财产权利。档案是社会组织或个人在社会实践活动中产生的．具有保存价值和利用价值的原始数据、信息和知识的记录。档案从其材料的形成到档案的形成。整个过程中都凝结着形成者和管理者的辛勤劳动与智慧结晶。因此，档案当然也是知识产权。我国政府从2O世纪80年代初起。逐步申请加入了国际各种知识产权条约，并且陆续颁布实施了《商标法》、‘专利法》、‘著作权法>、等法律法规，基本健全了知识产权法律体系。既保障了著作权人的发明权和专利权，也考虑到了信息传播和知识产品用户的利益。
一、档案传统服务中的知识产权保护
(一)复制。随着社会需求的增长和技术条件的改善，制发复制本已成为档案部门特别是档案馆提供利用服务的一种日趋发展的方式。档案复制根据利用单位的不同需要，分为副本和摘录两种。副本反映档案原件的所有组成部分，而摘录只选取文件某些部分。复制的方法大体可分为：手抄、打字、印刷以及摄影、复印等。哪由于复制技术的飞速发展和复印机的普及。相关著作权受到了冲击。严重侵害到著作权人的权利。复制权属于著作权人财产权利中使用权范畴，它是以印刷、复制、拓印、录音、录像、翻录、翻拍等方式将作品制作一份或者多份的权利‘J根据我国第十条，著作权人可以许可他人行使复制权、全部或者部分转移复制权，并依照约定或者本法有关规定获得报酬的权利。为维护权利人的合法权益，有的国家设立了专门机构向复印者收取费用．有的国家实行所谓“一揽子复印合同制”。即版税征收机构与复印享有版权的作品的单位签订合同，收取“复印版税”，还有一些国家实行“录制设备征税制”，即由复印机和复印纸的生产厂家预收复印版税，然后再转给版税征收组织。1310~o-’35)我国虽然没有特别制定相关制度。但在《著作权法》中还是有一定的法律保障。如第二十二条中规定，为学校课堂教学或者科学研究，少量复制已经发表的作品，或者为陈列或者保存版本的需要，复制图书馆、档案馆、纪念馆、博物馆、美术馆等收藏的作品，可以不经著作权人许可，不向其支付报酬，但应当指明作者姓名、作品名称，并且不得侵犯著作权人依照本法享有的其他权利。除此以外，《著作权法》第三十七条、第四十一条、第四十七条和第四十四条均强调，在行使复制权时，必须事前征得权利人的授权许可，并按规定支付报酬，否则将构成侵权行为。
(二)编研。档案馆(室)的编研工作是以馆(室)藏档案为主要对象，以满足社会利用档案的需要为主要目的，在研究档案内容的基础上，编辑史料，编写档案参考资料，参加编史修志。撰写专门著述。r】(删’档案利用服务提供的编研材料．要根据一定的目的和要求，对摘选的档案材料进行分析综合，按照一定的体例撰写。那么。在编选某些特定主题的档案资料汇集成册提供给用户、出版信息刊物、定题检索等服务中都可能涉及到编辑权问题。编辑权是著作权人对于其作品的重要的使用权之一。著作权人享有自行编辑和许可他人编辑其作品并由此获取报酬的权利。因此。在编研之前，必须识别清楚相关档案材料是否为著作权的客体，如果是则要首先取得著作权人的授权许可，充分尊重著作权人的编辑权。同时．我们必须注意到现实的复杂性，如由非著作权信息资料编辑成的作品或由有著作权和非著作权信息资料混合编辑而成的作品，如何给予知识产权保护。有待进一步的探讨。
(三)参考。中国信息协会《中国信息咨询服务工作者的职业道德准则的倡议书》中指出要“尊重和保护信息产品中的知识产权，不窃取占据别人的劳动成果。”由于科技档案中有不少是已经取得专利权的智力成果，也有已经注册的商标、标志。因此，在提供参考利用服务时，千万不能忽略提供他们知识产权法律状态的信息。同时。在服务前还必须明确科技成果所有权的归属．切忌在服务中将享有知识产权的科技成果视为公有领域的智力成果甚至作为顾问方或中介方自己的成果提供转让。
各科技档案馆在提供档案参考利用时，主要是提供科技成果表面信息，一般不涉及科技成果核心内容，除非经过著作权人或成果完成单位允许。档案馆才可以提供利用。若合作单位或委托单位到档案馆利用档案，应出示合作合同或委托合同，档案馆工作人员应依据出示的证明，才能为其提供利用。保护知识产权制度要求在保护知识产权时，必须注意科技成果的开发利用。赋予产权人权利的同时也赋予产权人一定的义务。即将专利、发明等成果运用于实践之中。使之产生社会效益，为社会服务。这在《专利法》中规定尤为明显，为促进专利实施，防止专利权人滥用专利权，还规定了专利实施的强制措施，这些规定无疑会大大促进成果的推广。
二、档案现代化服务中的知识产权保护
档案机构利用数字技术和网络技术对档案进行处理和传递时。可能使原本在知识产权法规之下比较平衡的知识权益关系受到冲击。因此，在档案现代化服务中，注重知识产权保护是一个不容忽视的问题。
(一)数字化。所谓数字化是指把各类信息，包括数字、文字、声音、图形、图像等输入计算机系统转换成二进制数字编码的技术。1995年9月，美国在《知识产权与国家信息基础设施》中明确规定：“作品的数字化属于复制行为。”我国的《关于制作数字化制品的著作权规定》第二条明确界定：将已有作品制成数字化制品，不论已有作品以何种形式表现和固定，都属于《中华人民共和国著作权法>所称的复制行为。修改后的《著作权法》也十分明确地将“作品数字化”界定为复制权利。
档案馆将传统档案数字化是为了更多用户能够更便利地获得需要的档案信息．这样，利用者能充分利用相关的数据库，甚至不必亲自去档案馆，也能通过网络在线查阅和复制，数字化不可避免地牵涉到了著作权人的复制权保护问题。我国《著作权法》也提出了以有线或者无线方式向公众提供作品，使公众可以在其个人选定的时间和地点获得作品的权利——信息网络传播权。值得注意的是，在进行数字化之前，首先应取得著作权人的授权许可．并支付相应的费用方可实施。否则会构成侵权。
(二)数据库。世界贸易组织、世界知识产权组织和伯尔尼公约都把数据库作为汇编作品予以保护，亦未明确赋予数据库独立的法律地位，而是将其作为版权法意义上的作品进行保护。欧盟《数据库指令》对数据库给予了明确的界定：“数据库是指以系统或有序的方法编排的、并可通过电子或其他方式单独访问的独立作品、数据或其他材料的集合。”
近年来。我国数据库产业发展较快，普遍采用《版权法》和《反不正当竞争法》进行数据库保护，具体地说，数据库被作为一种编辑作品加以保护，版权归数据库制作者，主要注重保护数据库制作者的利益。《著作权法》第十四条将那些汇集有著作权材料的数据库也作为汇编作品加以保护，并规定汇编作品内汇编人享有著作权。但行使著作权时，不得侵犯原作品的著作权。
(三)网络化。当今时代，网络宽带建设风起云涌，分发存储发展迅猛，网络技术不断进步，网络瓶颈节节打通，使得网上信息飞速增长，人们可以通过网络实时地传递、交换和共享各种信息。档案部门自然也不能落后，有了数字化和数据库的强有力基础，数字化后的档案信息完全可以通过网络来进行传播．从而达到档案信息资源全方位地共建共享。
但是，档案网络化在方便了传播和利用的同时．使得相关的知识产权保护变得更加复杂，我们必须尊重档案信息所有者的权利．必须考虑到著作权人在网络上的权利。1996年12月WTO的新条约(WTO版权条约》众赋予了版权人控制包括因特网在内的作品传输权利。如果在网上传播受版权保护的作品，必须先取得著作权人的授予权，否则就构成侵权行为。我国2001年修订的《著作权法》第十条增加了信息网络传播权，部分条款也涉及到了网络问题；2001年的《计算机软件保护条例》第八条也提到了软件著作权人享有信息网络传播权；2006年5月10日国务院常务会议还专门通过了《信息网络传播权保护条例》，赋予著作权人相关的权利。2004年12月22日，最高人民法院、最高人民检察院《关于办理侵犯知识产权刑事案件具体应用法律若干问题的解释》明确规定，未经著作权人许可．通过信息网络向公众传播他人文字作品、音乐、电影、电视、录像作品、计算机软件及其他作品的行为，应当视为《刑法》第217条规定的“复制发行”，即将“在线盗版”行为明确定性为侵犯著作权的犯罪行为。
三、知识产权保护视野下档案服务升级的措施构想
面对这些传统和现代化的档案服务，不难发现．我们的服务质量还有待提高。而这项工作的完成不仅需要档案部门的努力，同时也需要其他相关部门的配合。
(一)健全法规体系。从档案利用方面来看，目前的利用服务工作主要是根据
从知识产权方面看，首先，我国的立法和国外的立法有差距，甚至有矛盾，因此会造成混淆，遇到问题不知道到底用哪个标准，因此要同国际接轨。实现标准一致。其次，知识产权法中有关档案利用方面的规定有待细化。对一些诸如档案复制权等问题的忽略。会导致档案工作的知识产权保护无法可依。目前出台的、
(二)完善技术支持。在如今的技术时代，即使是侵权行为也具有很高的技术含量．技术的落后和网络的不安全性。会使著作权人的权益无法得到保障，因此，必须对保护对象进行技术武装，提供先进的技术支持，有效地防止盗版和非法复制。可采用的方法主要有：权限设置(合法用户可以通过口令访问或通过设置防火墙的方法来有效地将广域网络与内部网络隔离开来，防止外部人员对内部网络信息资源的非法访问)、加密与数字签名技术(防止网络信息传输被窃取与破坏)、CA认证技术(用户可以向版本控制机构申请获得CA证书，成为合法用户)、数字水印技术(只能在屏幕上阅读)、限定使用次数技术、防复制技术等。
(-)加快队伍建设。知识产权法律环境下，档案利用服务工作的运作对人才队伍提出了要求。首先，必须掌握知识产权法的有关法律法规，具有较强的知识产权意识和较高的知识产权素养。唯有如此，才能敏锐地感知分析和处理档案信息服务中的知识产权问题，有效地避免侵权行为的发生。其次，要提高政策认识水平及业务素质能力．对政策的准确把握和业务能力的强化，都有利于服务质量的提高。最后，作为对信息法律政策等约束手段的补充。还要加强服务人员的自我约束能力，让他们做到自觉守法。除此以外，要建立一支专家型管理人才队伍，他们不仅要具备高学历、懂法律，还应精通知识产权和计算机网络技术．作为执行知识产权法规、有效保护知识产权的重要基础和保障。
