信息化工作交流材料

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信息化工作交流材料范文第1篇

一、请市信息化工作领导小组各成员单位结合各自工作职责，按照《信息化发展报告提纲》（附件1）的要求，提供以下材料：

（一）20__年本系统信息化发展概况：特点、主要成就、最新进展。（二）相关重大工程建设进展情况与应用成效。

（三）信息化建设典型案例。

（四）本系统20__年信息化工作思路。

二、请各区、县（市）政府办公室或信息办参照《信息化发展报告提纲》（附件1）提供以下材料：

（一）本地区20__年信息化发展概况：包括20__年信息化发展的主要特点及成就，网络与信息安全发展情况等内容。

（二）本地区信息化建设典型案例。

（三）本地区20__年信息化工作思路

三、信息化典型案例编写要求

（一）提供本系统、本地区信息化实践中出现的具有代表性、能够反映发展动向的典型案例2－3个，每个案例字数不超过20__字。要求突出应用成效。

（二）提供本系统、本地区面向城乡公众需求，以电子化形式实现的电子政务服务典型材料，包括服务项目名称、服务内容、服务目的、服务功能、服务范围、涉及部门、服务流程、实现方式、主要做法、服务效果等。每项服务的介绍材料控制在1000字左右。

四、报送时间

20__年信息化工作总结、典型案例、20__年信息化工作思路，请于20__年12月28日前报杭州市信息办；已编制“十一五”信息化规划的，请提供规划材料。

五、其他《杭州市通信网络及服务发展情况》（附件2）由杭州市信息办负责组织在杭各通信运行企业完成；《杭州市广播电视发展情况》（附件3）由杭州市文广新局根据实际掌握情况完成。

联系人：季诚平陈丽华E-Mail:

电话：8525237785252317传真：85252393

地址：杭州市政府大楼2317室邮编：310026附件：1.信息化发展报告提纲2.杭州市通信网络及服务发展情况3.杭州市广播电视发展情况

附件1信息化发展报告提纲一、20__年信息化发展概况

特点

亮点（成就）

二、经济领域信息化

特点、主要成就（概况）

（一）农业信息化（下同）

1、特点：归纳本领域20__年度信息化发展的主要特点。

2、成就：20__年度本领域所取得的新成就、新进展。

3、专栏：典型案例、亮点。

4、概况：多用图标说明。

（二）传统工业改造

（三）服务业信息化

（四）电子商务

三、社会领域信息化

特点、主要成就、专栏、基本概况

（一）科技信息化

（二）教育信息化

（三）公共卫生

（四）劳动和社会保障

（五）安全生产

（六）环境保护与灾害预警

（七）体育信息化

四、文化领域信息化

特点、主要成就（概况）

（一）网络文化

（二）文化资源建设

（三）新闻出版信息化

五、电子政务

特点、主要成就（概况）

（一）政府网站

（二）重大工程：内网，外网

（三）应用系统

（四）政务信息资源开发利用

六、信息产业和信息技术

特点、主要成就（概况）

（一）电子信息产业

（二）信息服务业

（三）信息技术创新

七、信息基础设施

特 点、主要成就（概况）

（一）基础设施基本状况

（二）基础设施政策与管理

八、信息安全

特点、主要成就（概况）

（一）网络与信息安全现状

（二）网络与信息安全保障工作

九、信息化环境

特点、主要成就（概况）

（一）政策环境

（二）人才环境

（三）法规环境

（四）标准化体系

（五）国际交流与合作

十、20__年信息化趋势展望

信息化工作交流材料范文第2篇

[关键词]企业 标准化 信息化管理

中图分类号：TP315 文献标识码：AO 文章编号：1009-914X（2016）16-0125-01

1 概述

随着信息化技术的不断应用和推广，企业传统的标准化工作模式已难以适应现有的管理模式和产品数字化设计需要。为适应产品数字化设计、制造的需求，提高标准化工作的效率、加强标准化对产品开发过程的技术服务和技术监督，充分发挥标准化在现代企业中的基础作用和支撑作用，企业很有必要结合工作实际开发标准化管理信息系统，提升标准化管理信息化水平。

2 信息标准化工作现状

国外航空制造业非常重视标准信息化建设和数字化技术的应用，使用计算机软件辅助标准的贯彻执行。例如波音公司针对数字化产品的特点，开发了标准化自动检查系统。

与国外相比，国内航空企业标准信息化水平虽然存在较大差异，但总体来说也有了很大发展。例如，金航数码科技通过对航空企业标准化工作的研究与分析，开发了适用于航空企业的标准化信息管理系统，已在某些企业得到了很好的应用。例如中航工业直升机所、哈飞、中国商飞等航空企业，结合企业实际开发了标准信息化管理系统，实现了对企业标准化基本信息的管理，为标准的贯彻执行和型号标准化工作的开展提供了有力的信息化手段。中航工业一飞院也开发了标准化自动检查系统，在产品数字化设计中已得到应用。

当然也还有不少单位的标准化管理工作还停留在手工和半手工状态，还是传统的标准化管理模式。部分单位也在使用企业内部的信息化系统开展标准信息化管理工作，但信息比较分散，没有统一的系统平台，不便于统一管理。少数单位的标准还是传统的纸质管理，标准数量有限，不便于设计人员查阅和使用标准。

所以，对于标准化工作人员而言，急需提升标准化工作效率和管理信息化能力。

3 标准化管理信息系统开发与应用目标

通过开发企业标准化信息管理系统，将单位内离散的标准信息资源集成到一起，统一管理和使用，改善目前企业标准化工作中广泛存在的手段落后、信息更新不及时、标准化信息不能有效共享的现状。

标准化管理信息系统至少应达到如下目标：

a）实现企业标准体系及型号标准体系等标准的电子化管理；

b）实现对企业标准制修订全过程的电子化管理；

c）实现标准的宣传与贯彻；

d）实现产品文件的自动编号，减少人工管理工作量。

e）标准信息的和模板下载。

4 标准化管理信息系统开发与应用方案

4.1 方案说明

标准化管理信息系统的开发一定要结合企业标准化工作实际，切不可盲目照搬兄弟单位的信息系统或随意购买一个软件，因为每个单位的标准化工作模式都不可能完全一样，都各有特点，无论是借鉴还是采购成熟产品，都要结合实际进行二次开发，这样才能确保系统好用和实用。

至于是集中开发一个系统，还是分散利用现有系统，要结合企业信息化建设实际情况，无论是集中还是分散，各有各的优势。集中开发一个系统可以将各种功能集成在一起，有统一的管理平台，分散利用现有信息化系统可节约成本，充分利用资源。

4.2 案例分析

下面结合中航工业特飞所标准化管理信息系统开发与应用情况，谈谈如何制定系统开发与应用方案。

4.2.1 结合工作职能，摸清需求

中航工业特飞所标准化研究室的主要工作职能：标准体系建设；标准化审查、型号标准化工作（含产品图样文件管理制度制定，标准规范、标准件、材料选用控制）等。系统的开发需要考虑主要工作职能的实现。

4.2.2 确定合理目标、按计划实施

根据标准化工作职能，对企业现有信息系统进行了梳理，认为部分职能可以通过其它系统实现，这样可以降低开发难度，避免重复建设。如数模审查可在VPM系统中进行，文件审查可在OA系统中进行。材料库和标准件库可直接放在VPM系统中，供设计人员直接使用，有条件的话单独采购或开发资源库，调用和统计管理更为方便。中航工业特飞所已有航标和国军标标准全文数据库，所以只需要开发企业标准编制与管理功能模块，另外结合实际工作需要，还要开发型号标准化文件管理、编码管理、下载中心、学习交流等功能模块，将这些不能或不便在现有信息系统中实现的功能集中开发一个系统进行管理。

按照确定的目标，中航工业特飞所联合北京某软件公司共同开发了标准化管理信息系统，系统主要包括标准管理、型号标准化文件管理、编码管理、模板及标准化资料下载等功能模块，具有如下功能：

a）标准体系管理：包括体系框图（体系结构）及相关标准（体系明细）两部分。可实现标准的统计和分类查询。

b）型号文件体系管理：包括型号文件体系结构管理和文件管理。可实现文件的统计和分类查询。

c）标准审批：企业标准制修订要在单位内走审批流程，标准制修订管理模块可实现对企业标准制修订全过程管理。

d）标准征求意见：标准通过系统发送到征求意见的部门和个人，相关人员可在系统中反馈意见。

e）标准化公告管理：可以通过本模块和浏览标准化新闻、标准化动态、标准化工作等相关信息。

f）编码管理：实现产品文件、各类单据的自动编号和管理，可以减少兼职档案员工作量，同时可以防止因人为疏忽造成的文件重号。

g）下载中心：实现对各类标准化模板的管理与更新，便于设计人员使用。

4.2.3 先行试用、不断完善系统

系统开发完成后，必然存在前期难以预料的问题，有必要先进行试用，对系统使用的重难点还要进行专题培训，让广大设计人员在使用过程中发现问题，开发人员进行修改调试。

比如编码管理模块在试用过程中就出现了很多问题，因为此功能模块是新增模块，软件开发人员对企业的需求不是很了解，另外，需要进行自动编码的事物的编码规则又各不相同，这就需要一个通用且能由企业标准化人员自由设置编码规则的功能模块。刚开始的时候只能按照固定的规则进行自动编码，后来经过修改后实现了自由定制规则功能。

4.2.4 全面应用，强化管理

试用结束后，系统基本稳定完善，这样就可以全面推广应用了。通过系统的全面应用，将传统的标准化管理工作进行数字化管理，确实带来了不少益处与便利：

a）企业标准制修订过程全部在系统中进行管理，避免了以前每次都打印很多标准分发给相关人员审查和征求意见，节约了成本。另外，意见可以通过系统及时反馈及时处理，相关人员都可以看到，取消了原来纸质文件的传递，不仅提高了工作效率，还节约了成本。

b）在新研型号中采用编码管理，实现了产品文件单据的自动编号，减少了档案员工作量，同时可以防止因人为疏忽造成的文件重号。

c）对标准化相关文件资料进行集中管理，方便了大家的查询和阅读。

d）将各类模板进行了上传，集中管理并实时更新，方便大家及时调用，防止模板错用误用。

e）开辟了学习交流栏目和问题反馈专栏，提供了便利的交流讨论途径。

5 结束语

随着标准化管理信息系统的应用，标准化工作模式已由之前的全手工或半自动模式向信息化转变，随着各航空企业信息化建设的深度推进，信息化手段日益繁多，很多单位的标准化主管部门都在想方设法提升标准信息化管理能力，但无论是整合利用企业当前资源，还是自行开发或购买成熟的系统，都一定要结合企业实际需求开展标准化管理信息系统的开发与应用工作，不宜盲目照搬。

信息化工作交流材料范文第3篇

【关键词】 高校办公室信息化建设优化策略信息化管理

合蛋旃倚畔⒒ㄉ璧母拍罴耙庖?国家中长期教育改革与发展规划纲要(2010-2020年)明确指出:信息技术对教育发展就有革命性影响,必须予以高度重视。

高校办公室作为学校的一个综合部门,是学校管理机构的重要组成部分,是为学校教学、科研、党政管理、后勤及师生员工服务的综合办事机构,它发挥承上启下、协调左右、沟通内外的桥梁和枢纽作用,因此其自身的建设与发展对学校整体事业影响深远。[1]随着信息化技术的发展以及高等教育事业改革的不断推进,特别是近年来世界一流大学的创建过程之中,信息在高校事业发展中发挥越来越广泛的作用,高校办公室的管理工作面临新的机遇和挑战。如何顺应我国高等教育事业的快速发展和高教体制改革的不断深化,以“十二五”信息化规划为指导,进一步加强高校办公室的信息化建设,充分发挥其协调资源、科学管理等职能作用,并利用新的信息技术提高决策的科学性和工作效率,已成为办公室人员必须认真思考和努力解决的重大课题。高校信息化的发展,不仅是IT技术的应用和发展,更加是一种新的管理理念的更新和发展,目前,我国高等教育信息化发展正处于教育资源和应用系统建设的大发展时期,应当逐渐的从关注投入和建设向关注应用和服务转变,打破分散封闭的系统、促进融合合作的发展理念,搭建纵横交错的工作系统。

本文通过研究高校办公室信息化工作所具备特点,研究高校办公室信息化工作的策略和方法研究。明确目前高校办公室信息化工作存在的问题,明确高校办公室信息化工作的目标要求、工作内容和职责。提出一套高校办公室信息化建设行之有效的管理模式和工作体系。使得高校办公室信息化工作成为科研和教学需求的支撑体系。为一流大学的建设提供坚强的信息化保障。

2 高校办公室信息化建设的现状分析及存在问题

2.1 对信息化系统的认识和重视度不够

长期以来,高校对于信息化的发展重视度不够,导致大部分高校存在着办公室信息化建设资金短缺、技术瓶颈、网络基础设施落后等比较现实的问题。信息化发展存在着严重漏洞。对资源整合工作的重视度不够,很多高校办公室都建立了独立的网络信息系统,但诸多系统之中,不存在服务接口或者统一的建设,导致了大量的资源浪费,重复开发等问题。

2.2 办公室信息化系统构建亟需完善

高校办公室的工作内容繁多,工作量大。是教学、科研工作的主要服务部门。而且高校办公室往往承担着公文起草和收发、公章管理、会议通知、文件传输、档案管理、来访接待等事务性的工作和大量的沟通联络工作。面对如此纷繁复杂的工作,如果仅仅把高校办公室当做一个后勤部门,或者说杂物室,如果没有一套完善、健全、科学的工作体系,极易造成管理上的混乱和资源浪费。因此建立一套完整的切实可行的规章制度,就可以明确日常工作的办事流程,提高工作效率,同时明确了工作的先后顺序和步骤,在工作中就不会出现疏漏。信息系统的构建,包括自身规范系统的构建以及借用新技术新手段实现信息系统的构建,如何用最有效的办法整合各方面资源,并将两个系统有机结合,有效促进办公室工作,是目前高校办公室亟待解决的主要问题。

2.3 基础设施建设严重不足和落后

由于历史问题,许多高校的主服务器系统信息网络带宽窄、容量小,还只是停留在比较基础的层面,同时仍面临着某些开发系统运行不够稳定、系统间端口不兼容和某些网站容易被黑客袭击、信息泄露等问题。[4]必须通过有效的技术手段加强安全防范,很多办公软件的应用也是停留在基础层面,缺乏专业的技术支持和信息处理知识。从而势必影响办公室为学校决策提供积极服务的作用。

2.4 信息化工作人员队伍参差不齐

高校办公室的工作人员,很少有条件配备专业的信息化工作人员,一般都以兼职信息员为主,而信息化系统需要专人负责,专人维护,建立一支专兼职结合的信息化工作队伍,是高校信息化工作开展的强有力的支撑和保障。[3]

3 高校办公室信息化建设的建议及对策

3.1 规范流程,不断完善信息化工作机构和制度建设

高校办公室要从学校的实际需要和长远建设出发,以学校的信息化规划为指导,制定出与学校整理规划相符合的办公室信息化工作思路,进一步加强领导,加强对信息化各项工作的审核和把关,接受信息中心的业务指导,发挥信息在办公室工作中的主题作用并形成了良好的信息化工作秩序。办公室管理信息系统的实施,借助信息化平台,有效规范了办公流程,使原先繁杂的办公室工作变得有条不紊,确保了信息化工作组织有力、体系健全、职责明确。建立健全办公室的信息报送制度、收发文制度等,通过系统,建立紧密、协调、可靠、简单的管理机制;将具体工作落实到人,使办公室人员能随时查看自己当前的各项任务,以便合理安排工作时间,做到查有所依;有效协调部门内外的沟通,加快信息的流通,实现高效、协同工作,建立融洽的团队关系和文化氛围。在加快信息化建设的同时,实行长效管理,从而更好的从制度上规范本部门信息化建设,逐步完善了办公室信息化工作体系。

3.2 大力促进基础设施的建设

积极加大对信息化建设的投入,由于目前办公室信息系统的信息量越来越大,针对现有的系统硬件支撑平台缺乏容灾备份能力,同时主要服务器容量较小的问题,确定建立一套完整的容灾备份系统方案。寻找条件成熟的软件公司进行合作,要加强软件和硬件的建设,加强适合高校办公室系统的应用软件的开发和使用,从而实现最大程度的信息交换。同时选派具有较强电脑操作能力的同志负责信息化工作的网络管理及日常维护运作。

3.3 门户网站建设打开信息化工作新局面

门户网站是学校的对外窗口,要加大对门户网站的建设,调整栏目,丰富内容,美化界面,使得其能满足教学、科研、管理、宣传、交流、文化传播等需求。对各栏目信息量进行密切关注和规范。对办公网、中文网、英文网站及时进行改版提升,加大主页的信息量,充分发挥信息沟通反馈、宣传监督的作用。完善门户网站的各项功能加强与校友和企业之间的联系，进一步强化办公网的内部纽带作用,对门户网站的版块设置和内容进行严格的审核筛选,对信息管理员进行了规范化培训。

3.4 资源整合,发挥信息系统的主导作用

大力推进办公室办公平台的建设,将分散在各部门的信息汇集起来,通过梳理进行分类存储,同时进行数据的存储,知识的汇集和整理,成为以后办公室内部主要的工作平台,最大程度的解决互不兼容的分离状态,进而打通使用,形成一个系统化的集成数据库。[2]如系统中涉及一些公务资源和公共服务的,如统一身份认证等,要开放一些服务接口或者统一建设,避免重复开发和资源浪费。加大资源整合力度,理顺各部门的职能,积极探索各类信息的共享模式,实现互联互通和资源共享,高度讲求部门间的协同,确定每个部件都是以最高效的方式相互合作并高效运转,不做任何重复的工作。统一所有系统的界面,避免重复建设,建立统一的运行平台和系统构架,集中管理系统平台资源,统一部署管理业务应用,统一运行维护管理,体现标准化、通用化和一体化的特点。明确将加强有关工作人员利用网络实现资源共享和材料交换以提高办公效率为办公室信息化工作的重点。

3.5 切实抓好信息安全工作

办公室全体人员要切实提高安全防范意识,加大对信息安全设备和软件的投入,完善安全防范体系,建立信息化安全运行机制,严格执行落实各项网络、信息安全相关法规、政策,落实信息安全登记保护等有关信息安全措施和责任制。逐步建立健全网络信息管理制度,包括账号安全保密制度、计算机病毒防治制度、操作人员权限等级分配制度、事故和案件及时报告制度等。进一步完善网络运行、网络安全、数据安全等制度和技术保障,加强信息内容管理和网络安全监控,全面启动信息安全风险评估与等级保护制度实施工作,及时发现安全管理上的漏洞,切实加以解决。对计算机进行保密管理,由负责保密工作的专人负责,并严格按照程序操作。

3.5 加强信息化人才队伍建设

要把分布在各部门的信息化人才组织起来形成合力,服务信息化建设,壮大信息化人才队伍,解决人员紧缺问题。一方面积极争取上级业务部门的技术支持,弥补人才技术实力不足,争取选择高素质的复合型人才充实信息化工作队伍;另一方面是要有计划地加强人才培训,提高他们的信息获取能力、信息处理能力和服务能力以及公关能力。信息技术发展日新月异,学习和培训要作为经常性的工作。

4 结语

信息化在当今经济社会发展和管理中的地位、作用越来越凸显,信息化技术的发展也是在日新月异。高校信息化工作的建设把信息化工作水平不断推向新的高度。高校办公室应该用发展的眼光,创造性地开展工作,采取有效措施,不断巩固和提高信息化工作成果,进一步做好信息化工作,使得工作能够更加高效、有序、规范的进行,更好地为学校的发展服务、为学校的信息化工作添光增彩。

参考文献:

[1]张晓丽.《加强办公室工作的素质建设》[J].办公室业务,2011(5).

[2]王卫平.《信息化时代高校办公室工作系统整合初探》[J].中国教育信息化,2007(7).

信息化工作交流材料范文第4篇

1.1提高企业管理水平

建筑施工企业主要有人员流动性强、工程项目分布点多、劳动密集等特点。传统的信息统计方法是书面记录，信息化不同于传统方法最明显的优势在于信息的易得性和准确性。将数据信息化有利于企业信息交流的流畅，不会出现横向或者纵向信息交流不畅的现象，这样就能有效进行各种信息交流，使得企业更进一步发展。计算机网络信息系统恰好能适应建筑施工企业流动性强、数据量大、项目范围广的特点，将计算机通信技术作为施工企业信息交流储存的有利武器，打破企业空间、地域、时间的局限，为管理人员创造出新的管理方式与环境，使其准确、及时地获取企业各种信息。因此，创建计算机网络信息系统为企业建立共同交流信息的平台，企业成本的核心为施工信息，系统中的信息也主要来自于施工信息。

1.2提高施工技术的整体水平

建筑施工行业有传统的施工习惯以及固有的行业特点，这些特征都会影响施工企业在施工过程中对信息技术的运用。在传统施工过程中引入以计算机为核心的信息技术，以期通过新型的计算机信息技术改造传统的生产、施工方式。

1.3杜绝扰乱建筑市场的不良行为产生

各行业的主管部门若没有科学的管理方法，将会扰乱市场。在招投标活动中，若是没有及时有效的信息公布、广泛的信息传递，投标单位可能就会减少很多，这样的活动不符合投标规范要求，若是运用信息化管理手段，就能及时传递招标信息，在一定程度上能保证招投标过程中的公平、公开、公正性，从而对建筑市场进行有效的监督，对施工企业加以管理，营造一种和谐竞争的行业环境。

1.4降低信息的风险性

建筑工程具有庞大的信息量，时时刻刻都有新信息的产生，新技术、新材料的推广，各种资讯、咨询信息的交流，寻求合作的信息，因此创建建筑工程信息系统是极为有必要的，可以保证信息的及时性。在系统数据流通的过程中，若是有阻碍信息传递的阻力存在，就会对人力、资源产生不必要的浪费，既会对企业利益产生损害，又会影响建筑市场的发展。由此可见，利用信息化管理可以弥补信息反馈、传递机制的不健全。在项目实施过程中进行网络信息化管理，可以使得材料供应商、设备供应商与开发商、业主、分包商、承包商、工程师、设计师等之间进行协同工作，达到减少成本、降低风险、保证质量的目的，同时还能合理地缩短工期。

2信息技术在建筑施工管理中的设计和应用

2.1进度控制信息化管理

进度控制信息化管理主要包括施工总承包进度和进度管理模块与其他信息模块相连接两大内容。施工总承包部的管理工作主要有两种工作方式：网络——子网络和WBS（项目工程分解结构）。依据制定的工程总体进度网络计划，通过建立里程碑，将WBS节点上分配的资源自动导入网络图。这样就可以利用网络下发工作并对其进行分解，接受分包商上传的任务完成情况，同时进行实际进度的自动统计汇总，做出与计划进度的对比分析。进度与其他信息模块的连接主要有以下四点：进度与合同管理模块连接；进度与采购模块连接；进度与支付申请连接；进度与设计变更、合同变更连接。

2.2机械设备管理信息化

机械管理主要包括：设备进出场的记录；设备的编制与审核；设备易损件的查阅和统计；设备维护的提示维修保养时间；设备的损耗统计；设备档案等。

2.3质量与安全控制信息化

2.3.1质量控制信息化。工程项目的质量信息化管理是指在工程施工质量管理规范和标准的约束下，对工程项目中每一质量控制单元进行管理，主要包含的功能模块有工序检测、质量检测管理、质量缺陷、工程项目划分及事故的登记处理等。每个管理者应当依据国家标准进行相应模块的质量管理，保证在施工过程中严把质量关，以期做出精品工程。

2.3.2安全控制信息化。施工安全信息化管理是指相关施工安全信息的收集与维护，主要有安全检查、安全措施、安全操作规范、安全事故及处理、伤亡事故、安全会议、安全培训等。

2.4合同与资料管理信息化

2.4.1合同管理信息化。所谓合同管理信息化工作，就是要对工程施工各个部门有关该项目的合同进行信息化建档、分类、归档。分包商、施工总承包部就能以多种形式依据自己权限的不同进行对分包合同、总承包合同、材料采购合同等进行追踪、查询，以监督合同的执行情况，同时还能对归档的文件进行变更的全面化管理。

2.4.2施工资料管理信息化。进行施工管理的时候，会产生许多施工资料，这些资料数目繁多、种类繁杂，并且还与时间编号有着极为紧密的联系，这就要求这些资料要按照一定的顺序进行归档，并依据资料管理的规程、国家标准以及城建档案馆的要求和规定，保证进行施工管理的过程中，资料具有可追溯性。仅依靠传统资料整理是很难做到这一点的，只有利用施工管理信息化管理模块，对施工过程中的信息进行管理，才能实现资料的电子化综合管理，进行迅速存档、便捷查询、简洁输出，以便管理人员及时获取准确的知识。

3结语

信息化工作交流材料范文第5篇

（一）提高办公效率

报社的日常工作主要以采集、整理、搜索、采访、审阅、修改、查阅、统计和分析为主，这是新闻工作中记者、编辑及管理人员需要相互衔接的工作流程。将档案管理系统应用在报社中，系统由于具不各种辅助功能，所以可以根据报社中不同人员的不同活动来提供相应的辅助功能，如可以辅助记者对新闻的录入和上报，还可以对当日新闻进行查阅，记者还可以对自己上传的新闻根据自身的权限进行修改，可以通过服务器将所需要的材料进行打印，根据自身权限对档案进行归类和统计。档案管理系统的应用有效的提高了报社工作的效率。

（二）有利于信息交流

当今我们处于信息社会，信息的交流和共享具有非常重要的意义。加快档案信息化建设，可以更好将报社内部各个部门或是报社之间有效的利用网络连接起来，从而实现信息的交换，可以横向和纵向对以前的信息进行查询，这不仅有利于档案利用率的提高，而且对于档案价值也能够更好的体现出来。

（三）有助于档案的长期保存

档案管理信息化实现后，档案信息就从纸张记载的资源转变为电子资源，具有长期保存性，利用电子资源来对档案资料进行保存，并对其进行及时备份，这不仅有效的满足了人们对档案保存时间的要求，而且在保存过程档案资源的安全性和稳定性也得以大幅度的提升。

（四）实现了文件的安全性

信息化技术在档案管理工作中进行应用，通用用户权限管理和认证技术，有效的确保了档案资料的保存和传输的安全性，没有相关权限的人员无法接触到档案资料，不仅确保了档案的安全性，而且还有效的确保了档案资料的保密性。

（五）实现资源共享

档案管理信息化的实现，通过局域网将报社内各个部门或是报社之间有效的联结起来，可以及时进行档案资源的交流和传输，确保了档案信息资源共享的实现，提高了档案利用效率，为现代档案管理工作的顺利推进奠定了良好的基础。特别是对于报社来讲，档案资源的共享就意味着报社信息的共享，通过对报社内各种信息进行整合和运用，这不仅有利于报社的健康发展，而且还能够加强行业之间的交流和学习，有利于员工工作效率的提升。通过档案资源共享，有效的发挥出了档案自身的重要价值，新闻工作者能够及时对自己所需要的信息进行查询，不再受制于时间和空间的束缚。同时报社为了确保档案管理信息化的顺利实施，还需要加快培养一支专业化的档案管理队伍，采用多种形式加强其专业知识和专业技能的提升，提高其综合化素质。

二、档案信息化管理系统在报社档案管理工作中的应用

（一）管理流程

一是记者在进行新闻采集时，凭用户名和密码登入系统，上传其采编后的新闻。

二是记者可以实时对自己上传的新闻进行修改、删除等操作。

三是用户能查阅所有新闻，但是不能对其进行操作。

四是主编能够进行新闻的统计工作。

五是新用户需要管理员分配用户名和密码。

（二）主要模块

一是新闻采集模块。模块中可以实现上传新闻、编辑新闻功能。记者在登入系统后，可以上传自己的原创稿件并实时进行编辑、修改等操作。

二是新闻查询模块。用户可以根据资料名称进行模糊或者精确查询。查询结果包括资料录入时间、录入记者和具体内容。

三是统计分析模块。进行数据的统计和分析。可以查询、统计某一位记者所有已上传的新闻和稿件。可以根据不同的要求对所有或者部分数据进行对比分析。

四是用户管理模块。在此模块中用户能够修改自己的密码，用户的用户名一经确定便不能更改。新进入系统的用户，由管理员分配用户名和密码，并在数据库中添加其信息，从而完成新用户的创建工作。

三、报社档案管理信息化工作中需要注意的问题

（一）网络安全性

报社档案管理信息化的实现，由于是在网络环境下运行的，其具有较好的开放性和便捷性，同时也导致风险的增加。因此需要做好报社档案管理系统的安全工作，加强网络安全的防洪。不仅要确保做到信息传输过程中不会有外泄事件发生，同时还要执行严格的身份认证制度，对于用户名、密码及相应的权限，管理员要谨慎进行分析，还要对用户的活动随时进行观察。报社内的网络系统还需要加强安全防范措施，配备防火墙、杀毒软件及备份恢复系统等，确保系统的安全性。

（二）档案管理人员的综合素质

在采用信息化手段管理档案之后，传统的档案管理人员已不能满足档案管理工作。在档案管理信息化工作中，档案管理人员不仅要具有档案管理技能，档案管理人员还应具备计算机网络知识和一定的编程能力。

（三）实时进行维护

系统在运行过程中难免出现差错，其中可能有外界因素，也可能由于编写过程中不完善，如果发现运行中的错误，要及时找相应的技术人员或者开发人员进行故障的排查与修补。