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中小企业信息化现状
中小企业在不断发展壮大的过程中,对内要不断完善自己的管理水平,对外要迎接日益激烈的市场竞争,信息技术为它们提供了最好的解决途径。但是,由于受到管理观念、经营条件和员工素质的限制,大多数中小企业的信息化建设专业技术人员不足、购买能力有限、技术产品辩识水平较低、使用环境较差。即使在一些较为重视信息化工作的企业中,计算机还只是更多地停留在充当打字机或电子账本的低水平,不仅没有实现内部的网络互连,而且在业务过程中也很少直接借助计算机的帮助。目前,国内中小企业发展中面临的最大问题之一就是信息交流不畅,这种信息交流的障碍既表现在公司内部缺乏充分的沟通,同时也表现在企业与外部缺乏有效、可靠、安全的信息交流方式。
其次,大多数中小企业资源有限,无力展开针对企业自身特殊要求的二次开发,企业内部的计算机操作人员知识陈旧,面对包括服务器、桌面系统、网络设备、操作系统、中间件和应用软件在内的一整套实现中小企业信息化的完整解决方案,缺乏从方案设计、设备选型、采购验证到安装调试的技术能力。
最后,很多中小企业地处中小城市或乡镇,缺乏获取相关信息的有效途径,他们在日常工作中能够接触到的IT企业,大多是单项IT产品的经销商,难以获得对完整解决方案的支持。
中小企业信息化建设的主要内容
企业信息化过程及其实现离不开企业的现实状况,因此,我国企业信息化的内容应该是由我国企业的现实状况来决定的。许多学者近年来曾多次探索过我国信息化的内容,并提出了许多理论化的模型。根据我国中小企业的现状,企业信息化的主要内容应该包括:
1.企业经营战略的制订。企业信息化是与其经营战略和经营决策密切联系在一起的,信息化实质上就是企业在己构建的信息技术平台的基础上,根据决策需要,从分析对信息的需求出发,决定采集何种类型的数据以及从哪里获取这些数据,并考虑如何将已获得的信息转化为企业内共享的知识资源,最终形成企业的竞争优势。
2.中小企业信息化战略与规划。企业信息化的实施是一个系统过程,决非一蹴而就,因此必须有一个可行的战略规划。一般地,企业信息化战略主要包括以下几个过程:
①企业信息化观念的确立阶段。这一阶段是企业对信息化的探索阶段。受竞争因素和市场环境的影响,企业开始意识到信息化对企业的重要作用,并尝试了解信息化的含义和它能给企业带来的好处。在这一阶段企业根据其经营战略进一步明确了所需要的信息类型:一般环境的、竞争对手的、供应商的和自身的,明确了获得这些信息的渠道和方法,以及这些信息在企业经营战略决策中的作用。
②企业信息化的引入阶段。企业对信息化有了充分了解以后,便可以考虑利用信息技术对企业进行信息化改造,即正式引入信息化。引入包括软硬件设备的购置,信息系统的搭建与调试,人员的培训,信息系统的维护等工作。这一阶段通常需要大量资金与人员的投入,因此企业在此过程中要注意控制费用开支以降低信息化的成本。
③企业信息化的实施阶段。企业的信息系统安装完毕并不意味着企业信息化的工作已经开展,企业信息化的目的是为了提高企业对信息的收集、加工、处理能力。信息化的实施通常指的是企业利用已经搭建好的信息化系统,从外界采集数据,对数据进行加工,最后转化成企业内共享的信息和知识的动态过程。另外,信息化的有效实施还应包括企业对信息的有效利用过程,它表现为企业内部运营效率的提高和在市场上竞争能力的增强。
④中小企业与信息化的完全融合阶段。这一阶段是企业信息化建设的高级阶段。它是指企业的业务运作不再倚重传统的流程,而是完全架构在信息化的平台上。企业传统的资金流、物流和人员流动全部实行信息化,企业内每个员工都对信息化有深入了解,并能切实运用信息化提高运作效率,企业内部形成比较完善的信息与知识网络,通过信息在企业内的快速高效流动,大大增强了企业的竞争力。这时的企业更像一个虚拟的组织而非一个实体,企业的结构也因此变得更加灵活。
⑤企业信息化的外向扩张阶段。信息化了的企业利用自身高效的运作和完善的信息与知识网络,对供应商、顾客产生重要的影响。企业把自身完善的信息网络外延至供应商和顾客,将其纳入自身的价值链与信息循环,并与其共享信息和知识资源,使企业可以最大限度地降低成本。更进一步,企业甚至可以将竞争对手也包括进来,如当前比较流行的合作竞争就是企业与竞争对手共享信息资源的一个极好的例子。
3.信息系统的建设
信息系统的建设属于企业信息化建设的"硬件部分",是信息化工作开展的前提,因此具有重要的意义。严格说来,企业建设信息系统要从大处着眼,兼顾整体与局部的配套,它包括以下几个方面:
①企业组织结构的变革与业务流程的再造。企业的传统"金字塔"式组织结构难以适应信息时代快速、多变的要求,必须对其进行适应信息化的彻底改造,使其由层级式向扁平化、网络式过渡。正如著名学者莫顿(MortonM.S.Scott)所指出的,"为了成功地运用信息技术,必须进行组织结构和管理方法的变革,……对企业管理的重大挑战是如何改造企业,使其有效地运用信息技术,适应信息社会,在全球竞争中立于不败之地。"同样,企业的业务流程也要进行适应信息化的"再造",将信息技术融入传统业务流程来提高流程运作的效率。事实上,从二十世纪九十年代初,随着哈默(MichaelHammer)与钱皮(JamesChampy)两位学者提出"流程再造"(BPR,BusinessProcessReengineering)的概念以来,西方就迅速兴起了以福特汽车、IBM为首的企业基于信息技术的"流程再造"浪潮,并且取得了明显的成绩。
②企业内外部网络的搭建。企业的信息系统是一个广义的开放式系统,它不仅要求在企业内部信息能够高效传递,还要求与外界进行大量的信息交换。这就需要建立起连接企业内各个部门、各级各类人员的企业内部信息网络(Intranet和实现企业与外部供应商、顾客信息交换的企业外部信息网络(Extranet),并使二者有机衔接起来使信息能够实现无缝流动。
③信息系统的构建。信息系统的构建主要指企业基于信息化而发展的各类管理方法在企业内外部的运用。如电子数据交换(EDI)使企业对数据的处理由人工变为完全自动化;企业资源规划(ERP)将供应商和企业内部的采购、生产、销售以及顾客联系起来,实现了对企业的动态有效控制:客户关系管理(CRM〉充分利用客户资源,利用信息系统为客户提供不间断、多样化、即时性的服务:供应链管理(SCM)则针对由企业、供应商和顾客构成的整个价值系统的信息传输,对其进行管理优化以提高供应链运行的效率等。需要指出的是,信息系统必须建立在业务流程再造的基础上才能发挥出最佳效果。
④信息技术的应用。企业将比较成熟的信息技术应用于企业价值链的不同环节并将其连接成一个有机的整体。典型的应用包括利用计算机技术对生产各个环节的信息进行集成并优化运行以提高企业竞争力的计算机集成制造系统(CIMS),以提主生产的准时性为目的的准时生产(JIT),以增强企业生产品种变化能力为目的的柔性制造(FM〉和灵捷制造(AM)等。可以预料,随着信息技术的不断发展,还会有更多更先进的信息技术运用于企业,其最终目的都是为了提高企业信息化的能力。
关键词:电子商务 信息化 技术应用 战略对策
传统产业经济的营销模式相对落后,企业与客户之间必须经过实体店采购或销售,这种方式消耗了大量的时间与精力,不利于远距离营销活动的进行。基于信息时代背景下,信息科技开始成为企业经营改革的发展方向,利用先进的网络营销平台与物流配送体系,让商家企业在互联网上与消费者客户进行交易,这种先进的交易模式就是“电子商务”。为了加快电子商务模式的推广应用,企业本身要注重信息化改革战略的优化调整,充分利用物联网这一全新的互联网平台,创建更加优越的电子商务网络。
一、基于物联网的电子商务现状
电子商务是利用微电脑技术和网络通讯技术进行的商务活动。实现消费者的网上购物、商户之间的网上交易和在线电子支付以及各种商务活动、交易活动、金融活动和相关的综合服务活动的一种新型的商业运营模式。
1.物联网应用现状
近年来尤其是在2012年间,物联网的应用越来越广泛,如在电力、交通、医疗、物流、安防等等。比如在电力行业中,实时监测配电变压器的运行状态、无线电表的远程抄表、用电检查、线损管理、负荷管理、需求管理等方面的应用也正在逐步拓展;在物流领域中,药物、电子产品等物品的检测、运输、仓库储存等多个方面都表现出对物联网强烈的需求;在安防领域中,物联网在入侵防护、网络监控等领域表现了强大的作用;此外,物联网在各类监控上应用的步伐也在不断加快。
2.电子商务趋势
电子商务作为上世纪末出现的新兴事物,现已被世界各国所重视,以欧美等发达资本主义国家为主,都相继提出了自己的电子商务发展战略,在亚洲,以中日韩为代表也不甘落后,经过长期的努力,现如今在电子商务技术方便也跻身世界前列。电子商务如同互联网一样,会给人类社会带来巨大的价值。电子商务具有广泛的市场前景,其产业链几乎可以包容现在信息技术和信息产业相关的各个领域。目前,电子商务在我国的发展状态处于初步阶段,现有的电子商务局限于局部应用,没有形成规模,技术标准不统一、行业壁垒等诸多问题深深阻碍着我国电子商务产业的发展。进行电子商务产业价值链与运营模式分析,从而协调产业链各环节的关系,打破行业壁垒,充分发挥产业聚合力,是攸关企业存亡,急待我们解决的问题。发展电子商务行业,最关键的因素是其产业链和商业模式。
二、电子商务信息化战略的核心技术
电子商务网站的相关技术对于物联网本身具有非常重要的作用,物联网既是一套独立的技术体系,同时也离不开各种信息技术的支持。要想真正的了解电子商务企业未来发展趋势,必须先要了解商务网站的相关技术。根据国内必要注明的电子商务网站,如:淘宝网、京东商城、易迅网、拍拍网等,电子商务信息化战略必须有其核心技术为支撑。主要技术包括:
1.射频识别技术
通过无线电讯号识别特定目标并读写相关数据。它比条形码技术更加先进,条形码只能通过读码器扫描来识别物品,而RFID可以通过发射、接受电子信号对物品进行识别与定位,突破了条形码技术对于物品空间距离的局限性,也是工作效率有了很大的提高。物联网的概念模型对物联网的研发与实践具有指导作用,它是进一步研究物联网的基础。物联网概念模型的发展与物联网现实中物联网技术应用的发展是不可分割的,任何理论上的概念都是为了实际应用而产生。全面感知技术是电子商务网最基本的特征,即通过RFID、传感器、二维码、GPS系统等等信息采集技术,对所有物体进行感知与识别。为之后最终的智能决策操作提供信息。
2.信息物理技术
利用Computation、Communication、Control技术的协作,使关于大型工程系统的信息服务、实时感知和动态控制得以实现。电子商务发展必须以实现在任何时间、任何地点、任何人、任何物都能顺畅地通信为目标。泛在网络对于构建完整的物联网体系有着重要的作用,要想真正的实现整个时间、空间范围的物物互联,一个完整的泛在网络体系对于信息的传递是必不可少的。泛在网络是未来网络的发展方向。从物理信息的采集到智能终端做出处理,中间需要一条可靠的传递网路进行信息传递,智能终端做出相应的决策后同样也需要有该网路将信息传递给物理世界。由于电子商务网涉及到的应用范围远远大于普通的互联网,其所传递内容的重要性也大大增加。所以,信息传递过程中的安全性、及时性、稳定性必须得到有效的保障。
3.数据传输技术
M2M系统将数据从一台终端传送到另一台终端,也就是就是机器与机器的对话。物联网、CPS、M2M三中技术有着很高的相似度。通过前面的分析,可以认为M2M和CPS都是物联网的表现形式。从概念内涵角度,物联网包含了万事万物的信息感知和信息传送;M2M则主要强调机器与机器之间的通信。计算机实现设定好的程序不可能完全的预知未来发生的事情。所以,当出现故障或者紧急状况的时候,系统需要能够自主进行修复与应急处理。自主网络必须能够及时进行数据信息的维护。这点也是电子商务网的关键技术,没有能够自主管理与维护的系统,就算不上真正意义上的电子商务网。应用技术的发展需要概念模型的指导与规划,而当应用技术发展到一定程度,原先的概念模型就要随着技术的发展和人们的需求进行改进。
三、电子商务企业信息化发展的战略对策
电子商务通常是指是在全球各地广泛的商业贸易活动中,在因特网开放的网络环境下,基于浏览器/服务器应用方式,买卖双方不谋面地进行各种商贸活动。从实际情况分析,电子商务企业采用物联网作为信息化建设平台,必须要借助计算机系统为主控中心,对商家与客户交易数据流实施高速地处理,从而维持了物联网营销活动的稳定性。创建了多功能营销平台之后,电子商务企业还需制定综合式的管理对策,维护好现有的商务网站体系,使物联网技术发挥出更大的营销、管理、调控等价值。
1.经营管理
电子商务经营战略是电子商务活动管理的宏观层面,要认识战略目标、战略方案、战略行动的管理地位,从而实现管理战略素质的培养。电子商务经营战略主要包括电子商务经营战略分析、电子商务经营战略环境、电子商务经营战略目标、电子商务经营战略方法等内容。管理人员要灵活地应用各项物联网技术,结合市场发展动态以调整经营战略体系,这些都会为电子商务企业创造理想的收益。
2.资源管理
电子商务活动离不开资源,对资源的优化配置及其管理是企业电子商务管理的主要内容之一。因此,要从人力、物力、财力以及无形资产等资源的构成及其利用,来认识各类资源的特征,各类资源组织管理的方式方法。电子商务资源管理主要包括电子商务人力资源管理的涵义、人力资源构成、电子商务人力资源管理实践、电子商务人力资源管理制度、电子商务物力资源管理等内容。
3.信息管理
信息流是电子商务活动的血液,是电子商务管理的核心。要从认识信息源的形成,来探讨信息搜集、处理、存储、检索、利用的方式方法。电子商务信息流管理主要包括企业信息化的涵义、企业信息化过程、企业信息化目标、信息源的概念、信息源的属性、信息源的类型、信息搜集与处理、信息存储与检索、企业电子商务信息流等内容。
4.物流管理
电子商务物流是支撑电子商务活动的运动基础,是物质实体从供应者向需求者的物理流动过程。对这一过程的管理是电子商务管理的基本内容。因此,要认识物流的组成与功用,了解物流的运动过程,学习物流运动过程中的管理模式方法。电子商务物流管理主要包括物流的内容及其地位作用、第三方物流业、企业自营物流、企业物流运作方式等内容。
5.资金管理
资金是企业生产与经营不可缺少的条件,也是企业电子商务活动的支柱。对资金的综合管理是电子商务活动管理的本质内容。因此,要从认识资金流在企业电子商务活动中的地位来探讨资金流的运行过程及网上运行形式和资金流的运行程序及规范。电子商务资金流管理主要包括企业资金流的构成、网络经济对资金流管理的影响、企业资金流管理体系建设、现代资金流管理系统的发展等内容。
四、结论
早期互联网是电子商务经营的主要平台,实践证明,传统互联网已经无法满足超大流量的商务数据处理要求,选用物联网才是电子商务营运的新模式。针对物联网科技的优化升级,电子商务企业要拟定切实可行的信息技术方案,不断地改进原有的网络营销模式。另一方面,物联网的概念模型绝不是一层不变的,而是要随着物联网的发展而发展,否则单一的概念模型就会制约物联网行业的发展。基于计算机平台的电子商务战略管理,要结合相关的技术应用,进一步规范电子商务企业的内部运作流程。
参考文献:
[1]孙文涛.浅谈电子商务是企业营销经营的必然趋势[J].中小企业管理,2009,23(12):43-45.
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[4]周云兰.电子商务行业特点及信息化管理方案的评估[J].湖南大学学报(社科版),2011,18(5):6-7.
摘要:企业档案信息化是适应企业档案管理发展的必然要求,是一个综合性很强的系统工程。不仅需要企业领导的高度重视,档案管理者也要更新观念,努力探索档案收集整理利用的客观规律。充分运用现代前沿信息技术,发挥人才优势,整合企业内部各方面的力量,把企业档案信息化建设向深广领域推进。
关键词:企业档案信息化建设责任意识
一、企业要从战略发展的高度考虑档案信息化向题
从历史经验来看,档案绝不单单是企业运行情况相关资料的‘储藏室”、“保管箱”,档案替理也不应是流水帐式的简单管理,对于档案的管理理应成为企业运行管理中很重要的一个环节。大多数企业领导已经充分认识到,开发利用档案信息资源是进行科学决策和管理的根本需要,但各企业实际情况不同,如何建设并利用好这样一个管理咨询信息系统,不同企业应灵活处理;全面提高档案利用效率,最大限度地满足企业各部门对档案利用需求,不但需要企业高层领导的高度重视并积极协调,更需要企业领导具备战略的眼光和务实的作风,将档案信息化建设纳入企业信息化总体规划之中,将档案建设纳人企业内部各部门的岗位职责范围之内,有计划、有组织、有安排,做到层层落实,项目清晰,并应当投人一定资金予以支持。
二、企业档案信息化管理的主要内容
企业档案的信息化管理是在信息时代背景下产生的档案理论与实践,以档案资源信息化为核心内容的新时期档案管理信息化理论和工作体系逐渐形成和发展并指导着具体工作。其主要内容包括:
1.档案资源技术信息化。档案资源信息化是档案资源和档案各项管理过程,通过信息系统加工和计算机网络的传输保存,将原有不同载体的档案资源转化成数字化信息,实现档案资源的合理配置与有序、进行信息化有效开发利用,实现档案资源的社会共享。其主要内容包括:一是档案信息资源建设,即通过数字化、网络化技术手段,建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库;二是档案基础平台建设,包括档案网络建设和管理系统开发应用,建立档案信息资源共享的技术支撑平台,实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。
2.档案管理方法科学化。档案工作方法科学化,就是根据信息社会的特点和档案工作的客观律进行合理的组织计划和控制。白然科学和社会科学的最新研究成果运用到档案管理中,如在系统论、控制论等的指导下作出正确的决策。此外,管理方法的科学化还包括正确恰当地运用经济手段和行政手段按照管理对象的实际和它自身固有的规律来决定采用何种手段,以及使用这些手段乃至最终用法律形式来保证。管理方法的科学化是新形势下管理现代化的核心。
3.管理人员素质职业化。信息时代档案种类和载体的多样化、档案管理方法的不断改革,对档案管理人员在业务知识、科学技术知识及管理操作能力等各方面都提出了新的更高的要求。档案管理人员除了应具备广博的知识外,还要有一个结构合理的人才群体。档案管理人员要有一个合理的比例,有较好的知识结构、年龄结构、素质结构等。
4.档案利用的社会化。随着社会档案意识的增强及档案效益的显现,档案利用从用户对象上正在发生着明显的变化,非官方组织与社会公众对档案的利用不断增长,经济活动利用明显上升。随着档案进一步开放、电子文档的实行,档案利用将出现跨地域、跨行业的局面,突破时空界限,真正实现资源共享。
三、抓住机遇,全面推进企业档案信息化建设
企业档案信息化建设正面临着难得的发展机遇,而且现代信息化技术的发展也提供了十分优越的客观条件,因此,必须统筹谋划,精心实施,在秉承传统工作的基础上,做好以下几点:
1.建立健全制度,规范档案管理。企业档案部门要把握信息化带来的企业管理的新思维、新模式,树立创新意识,运用先进的技术手段,实现企业档案制度创新。建立健全适应企业信息化环境下的档案管理制度,保证企业档案工作在企业信息化环境下扎实有序发展,完善企业档案的收集范围,及时调整和扩展企业档案信息的接收范围,尤其对那些对企业可持续发展具有潜在价值的文字材料;建立电子文件的归档办法,完善企业文件材料的归档制度;建立数字化档案信息管理和利用制度,保障电子档案信息的数据储存及利用的安全。
2.更新观念,多渠道开辟档案信息资源。对企业发展至关重要的档案信息要格外予以重视,适当扩大档案收集对象和收集范围,不仅要收集与档案关系密切的各种资料,对枚关企业生产经营决策的信息资料也要注意收集。同时,企业档案的收集要充分利用现代通信电子手段,从收集信息的深度和广度两个方面加以拓展,档案保管重点要转向企业自身形成的材料和与企业经营有直接关系的文件。要以市场为导向,挖掘各种适销对路的档案信息。如:企业为了定价,就必须知道市场状况;为了制定促销策略,就必须了解产品销售周期性及市场竞争状况;为了发掘新产品,就必须全面了解生产厂家,如此等等。如果档案人员能在这些方面为企业及时提供真实、详细的档案资料(数据、文字、图表等),就会为企业的正确决策提供有力的支持,其为企业提供的服务就是高级的信息服务。
3.加强档案人才队伍建设,建设好档案管理工作软环境。社会的发展、科技的进步一方面给档案管理理论、管理模式、档案工作领域和工作手段与工作方法带来强烈冲击,另一方面又对档案管理人员的素质提出新的更高的要求,因此,提高档案管理人员的素质,是加速档案工作利技进步、推动档案事业利学发展的关键。为适应档案管理信息化建设的需要,必须对在岗档案工作人员不断开展多渠道、多形式的岗位培训,让管理档案的专业人员历经时间积累和沉淀的能力,就会让档案为社会各界有效利用,并适应档案信息化建设的要求。 要确立档案信息化建设所需人才队伍建设的标准,明确培养目标和方向,完善档案信息化人才队伍培养的制度与机制,加快档案复合型人才培养,对不合理的岗位设置应及时予以调整,对做出突出贡献的档案管理人员给予表彰奖励;要挑选一批思想政治觉悟高,业务能力强,热爱档案事业,具有一定企业管理业务水平的人员充实到档案队伍中来。
4.加强理论知识学习,增强责任感和使命感。档案工作者自身要不断提升专业素质,开拓思路,勇于进取,超前介人企业管理流程,全方位参与企业信息化建设,将自身有机融人到信息系统中,使档案工作与五处业设计、生产、施工、管理等工作流程想衔接,以加强对企业各种类型文件材料运行的监控。档案工作者还要积极参与国际质量认证体系的贯标活动,实现文件、档案的制度化、规范化管理,主动配合企业计算机人员,建立和完善企业档案自动化系统。同时还必须积极主动地从各个渠道获取及综合处理各类信息,并编制出有一定水平的综合性、专题性的报告,供企业决策者分析和判断,提高服务水平。
关键词:信息技术旅游业信息化旅游电子商务
信息技术的蓬勃发展与广泛应用对人类的社会生活和经济生活产生了根本性的、普遍的影响,有人将这一历史进程比喻为发生了一场“信息技术革命”,其后果是使人类社会进入到了所谓的“信息经济”时代或“数字经济”时代。信息技术在社会经济各个部门的应用在不同层次上促使原有的运作机制发生了改变,其最终结果是效率的提高和效果的改善。由于信息技术的应用表现出普遍性的特点,没有哪一个部门能够避免参与到这一“革命”性的进程中来,旅游业也不例外。“信息是旅游业的生命线”(Sheldon1997)[i],旅游业适合应用信息技术。然而值得注意的是,信息技术在旅游业中的应用将对旅游业的结构产生影响,一些新的部门将产生,而一些原有的部门要进行相应变化(DimitriosBuhalisetal1997),因而有必要针对信息技术在旅游业中的应用这一议题展开讨论。
一、问题的提出
针对“信息技术在旅游业中的应用”这一议题进行的研究属于“应用性研究”范畴。论题的产生源于三个前提条件:第一,信息技术在社会生活和经济生活各方面的广泛应用使旅游业面对技术升级的问题;第二,信息是旅游业的生命线,信息技术的广泛应用引起旅游业的普遍重视;第三,信息技术的应用有可能对旅游业的现有格局产生影响,即产业结构升级换代,引起旅游业相关部门的注意。这三个前提条件在旅游业的实践中表现为旅游企业在企业管理和市场营销活动中纷纷采用信息技术手段以提高市场竞争能力,争取获得竞争优势,同时人们在讨论以信息中介身份出现的旅行社何去何从。可以看出,对信息技术在旅游业中的应用进行研究,起源于技术应用层面,而归结为技术应用对旅游业的影响。
信息技术对旅游业的影响包括对行业的影响和对企业的影响两个方面。对企业的影响,在运作层面上表现为企业采用基于信息技术的新生产运作方式、新管理工具和新营销工具,在管理层面上表现为组织结构的变化、管理过程的变化和经营理念的变化,在战略层面上表现为采用基于信息技术的新手段获得竞争优势。一般来看,最先引进信息技术的是操作层面,操作层面的技术升级产生了新的管理问题,要求管理层面做出相应的调整,当管理层面调整到适合新技术的应用时,企业具备了制定新战略的基础。反过来,在信息技术飞速发展的今天,企业在制定战略的过程中不可能忽略掉对信息技术的应用,而为了保证技术的应用顺利实现,要相应地对组织结构等管理层面的问题进行调整。
信息技术对行业的影响一般表现为行业内企业之间网络化关系的加强,并有可能形成“竞争合作”关系。而旅游业有其特殊之处。“旅游是混合型产业(hybridindustry),包含多种服务”(HannesWerthner&StefanKlein1999),旅游业并不是生产某种产品的企业的集合,而是住宿、餐饮、交通等旅游产品供应商所在部门的集合,因而信息技术对于旅游业的影响还包括旅游业各部门间的合作以及旅游业的再造。
二、研究现状评价
信息技术在旅游业中的应用由来已久,例如航空公司的订票系统和饭店的预订系统等。这些技术的应用主要存在于操作层面,是一种信息处理工具。而信息技术的应用引起重视是在互联网(Internet)以及3w(WorldWildWeb),即所谓的信息高速公路发展起来之后。自上个世纪90年代早期,3w成为了互联网上成长最快的领域。基于互联网的3w技术集合了媒体、电信和信息技术,可以传输文本数据、图表、图片和声音,增加了消费者和供应商之间的互动,为有效地、实时地、适时地交换产品提供了平台。互联网与3w的广泛应用对旅游业原有的信息传播方式产生了冲击,因而引起研究人员的重视。
在西方发达国家,关于信息技术在旅游业中的应用的研究已经形成了一定的规模。在欧洲,以计算机键盘上的回车键ENTER命名的“旅游领域信息与通讯国际会议”于1994年首次召开,至1999年已举办了六次年会(受资料限制,2000年至今状况不详),年会的参加者主要包括旅游研究人员、旅游企业的管理人员和信息技术研发人员,内容集中于讨论信息技术在旅游业中的应用前景及对旅游业产生的影响。在美国也有类似的会议召开,例如1995年由当时的美国国家旅游局和世界旅游组织赞助举办了“信息技术与旅游业世界大会”,会议的主要内容包括信息技术在旅游业中的应用、旅游业在应用新技术时将产生的变化以及信息技术产品和服务应该怎样迎合旅游业的需要等。另外,亚太旅游联合会(PATA)等组织也主办过相关主题的研讨会。从具体的内容看,西方发达国家的研究议题包括旅游业重组和信息技术在企业中的战略应用等,尤其针对旅游企业多为中小企业的状况,有人专门对中小旅游企业中信息技术的战略应用进行了研究(D.Buhalis1994)。另外,以航空公司为中心、由多个部门广泛参与发展起来的计算机预订系统(CRS)和全球分销系统(GDS)受到了互联网和3w的冲击,旅游业原有的信息技术基础设施应该怎样面对新的形式也是主要的议题之一。
在我国,受到信息技术基础设施较为落后的限制,旅游业对于应用信息技术的要求更多地来自于国家提出的“信息化”目标和与国外同行竞争的压力,而“电子商务是信息化的重要内容,也是信息化发展的最高阶段”(谢晓霞2002),因此我国学者对于这一主题的研究主要集中于“旅游业信息化”和“旅游电子商务”等方面。但是,在我国学者的研究中存在着一些问题,其中最主要的问题在于基本概念的不明确。
第一,信息化概念不明确。信息化是我国旅游业应用信息技术的基本问题,大多数研究围绕这一主题展开。罗高飞(1998)在文章中引入了信息化的定义,但是并没有明确旅游业信息化的具体含义。郑向敏(2002)给出“旅游企业信息化”的定义:“指通过对信息技术的运用来改进传统的旅游生产、分配和消费机制,以信息化的发展来优化旅游信息资源配置,推动旅游企业经济增长”。而这一定义并非针对企业给出,更像是“旅游业信息化”的定义,存在着对企业信息化和产业信息化的误解。刘晓虹、陈耀(2002)在明确了“信息”与“旅游业”两个概念的基础上给出了“旅游信息”的定义,继而提出“旅游业信息化管理”的概念,强调“旅游业信息化管理突出的是信息技术在旅游业中的运用及其产生的作用。”但是,其“旅游信息”定义的给出是对“信息”与“旅游业”两个定义的字面综合,对于信息化研究没有任何意义,而所谓“旅游业信息化管理”的概念中管理的主体与客体均不明确。
第二,旅游电子商务与旅游网站建设的混淆。这是研究中普遍存在的问题。在我国目前关于旅游电子商务的研究成果中绝大多数将旅游电子商务混同于旅游网站的建设(冯颖如2002,杨丽2001,杨振之、胡海霞、黄学军、刘禄山2002,王欣2000,等),缩小了旅游电子商务概念的内涵,将传统旅游企业开展电子商务的问题排斥在外。
第三,旅游电子商务与旅游网络、旅游网络化经营相混淆。在一些研究成果中,谈到旅游电子商务时,自然地将旅游网站与旅游网络等同起来,同时将旅游网络与旅游企业的网络化经营相联系(冯颖如2002,杨丽2001,杨振之、胡海霞、黄学军、刘禄山2002,等)。何谓旅游网络?这是个值得商榷的
问题。从上述研究成果中可以发现,一部分研究人员混淆了计算机网络和企业网络化布局的概念,将企业实体构成的网络混同于计算机虚拟的网络,其错误认识的根源在于对信息技术本身的误解所引起的概念混淆。可以认为并不存在所谓“旅游网络”的概念,而旅游电子商务与旅游企业的网络化经营也并非有相同内涵的概念。
另外,在研究中还存在着将信息技术与互联网等同的误区。互联网的出现的确极大地促进了信息技术的应用,但是信息技术并不局限于互联网,而且我国研究人员对互联网的认识又与基于互联网的3w技术相混淆。
总的来看,我国关于信息技术在旅游业中的应用的研究更多关注的是表面现象,涉及到的更多的是必要性和意义,进行的预测多出于主观臆断,而缺少理论依据或经验证明。
三、研究范围的确定
用系统的观点分析旅游业,可以将旅游业看作由向旅游者提供服务的一系列部门构成的系统,而这个系统并不是一般意义上讲的行业或产业,将这些部门联系在一起的是向旅游者提品过程中形成的价值链,多个部门的协同作用使旅游业在旅游者眼中成为了一个复杂的价值系统。构成旅游业即旅游价值系统的部门分属于不同的行业,经营特点各不相同,因而可以将这个复杂的价值系统分解为若干小系统,即可以将各个部门分别看作独立的系统进行讨论。对信息技术在旅游业中的应用进行的研究可以在几个系统层面上展开,限于篇幅,这里将研究的范围确定为整体的旅游价值系统,而暂时不考虑信息技术在各个部门中的应用所产生的具体影响。
当然,以旅游业整体作为研究的平台并不排斥讨论信息技术的应用对旅游企业的影响。毕竟旅游业由若干企业组成,要从整体上把握旅游业中应用信息技术的情况与产生的影响,有必要对企业的具体应用情况和前景进行探讨,只是这里的探讨是一般意义上,没有与饭店、旅行社等具体部门的特点相结合,而是为进一步的讨论形成概念框架。
四、构建研究框架
对信息技术在旅游业中的应用进行研究可以通过两条线索展开,即信息技术的应用对企业的影响和对行业的影响。对企业的影响主要产生于信息技术自身的特点,具有一般的意义,可以参考其他行业对信息技术应用的成果。对行业的影响则涉及到行业结构的调整,有必要从旅游产品的特点出发展开重点讨论。而对信息技术、信息化、信息技术工具和电子商务等概念及其关系的明确是展开讨论的必要前提。
(一)基本概念界定
1、信息技术与信息技术工具
“信息技术,就一般意义上讲,是指以微电子技术为基础,以计算机技术、通信技术和控制技术三者的综合体为核心的技术群体。从更广义的角度说,信息技术是一类用来扩展人的信息器官功能的技术的总称,它包括了各种用于创建、存储、交换和使用信息的技术。其中最重要的包括感测技术、通信技术、计算机技术、控制技术以及他们的综合技术。”[ii]
“信息技术(IT)被广泛应用于企业管理当中,与企业管理相结合,形成了各种信息技术应用工具与方法,及信息技术应用系统(IS)”。与企业经营管理直接相关的IT/IS主要有分为三类。第一类为应用于某一职能领域及一般事务管理的IT/IS,如CAD(计算机辅助设计)、CAM(计算机辅助制造)、CAPP(计算机辅助工艺编制)、TPS(事务处理系统)、OAS(办公自动化系统)等,其中TPS是组织的基础信息系统,向MIS、DSS、ES提供组织的基本数据。
第二类为适用于企业内部综合性经营业务管理及高层决策的IT/IS,包括DW(数据仓库)、MIS(管理信息系统)、DSS(决策支持系统)、ES(专家系统)和CIMS(计算机集成制造系统)等。其中DW把分布在企业网络中不同信息岛上的数据集成到一个关系型数据库中,旨在通过通畅、合理、全面的信息管理达到有效的决策支持;狭义的MIS指管理报告系统,支持企业或组织的运行、管理功能,是服务于企业或组织中、下层管理人员的信息系统;CIMS高度集成了产品设计、制造、控制(CAD/CAM/CAPP)、管理(MIS/DW)与决策(DSS/ES)。
第三类为适用于企业内外部开放性综合经营业务管理的IT/IS,包括EDI(电子数据交换)、Intranet(企业内联网)和Extranet(企业外联网)等。[iii]
事实上,信息技术在企业管理实践中的应用是一个不断深化的过程。提出了著名“信息技术六阶段成长过程模型”的诺兰将信息技术在组织中的应用分为三个发展阶段。
第一个阶段是数据处理(DP)阶段,时间跨度为20世纪60年代至80年代,信息技术主要在组织的操作层面和管理层面起作用,主要功能是使一些专门的工作自动化。例如,TPS支持各种指令处理,MIS提供资源配置和控制信息等。
第二个阶段是信息技术(IT)阶段,时间跨度为20世纪80年代至90年代中期,信息技术进入“战略管理层面”,强调知识工作者对信息技术的利用,如财务分析员、证券经纪人和生产规划者等。
第三个阶段是网络(Network)阶段,这个阶段自20世纪90年代中期开始,特点表现为信息技术与组织人员及其工作整合为一种网络化的组织形式。[iv]
虽然各种信息技术工具形成于不同的年代,但是它们在当代于不同的层次共同发挥着作用。
2、信息化与电子商务
所谓信息化是信息技术得以普遍应用并发挥积极作用的过程。“信息化是指在经济和社会活动中,通过普遍采用信息技术和电子信息装备建设先进的信息基础设施,发展信息技术及产业,更有效地开发和利用信息资源,使信息产品及服务在经济中的地位逐步提高到占主导地位,加快经济发展和社会进步,提高综合国力和国际竞争力,保证不断改善全体人民的物质与精神生活质量和水平”[v]这个定义给出了“国家信息化”的概念,强调信息技术在社会生活和经济生活中的普遍应用。而企业信息化是国家信息化的重要组成部分,也是国家信息化得以实现的基础。企业信息化主要体现为企业管理的信息化。
所谓“企业管理信息化是指,在企业管理的各个环节应用现代信息技术,加快企业管理信息的传递、加工和处理速度,使这些信息资源得到可靠的保存和有效的利用,及时为企业管理工作者提供决策的依据,促进企业管理水平的提高。”[vi]这个定义对企业管理信息化的目的与意义进行了描述,但是没有给出企业管理信息化的可操作性的内容。
在讨论信息化问题的过程中,研究的着眼点经常集中到电子商务的概念上来。“电子商务是信息化的重要内容,也是信息化发展的最高阶段”[vii]。联合国国际贸易程序简化工作组为电子商务下的定义为:“电子商务是指采用电子形式开展商务活动,包括在供应商、客户、政府及其参与方之间通过任何电子工具,如EDI、Web技术、电子邮件等共享非结构化或结构化的信息,并管理和完成在商务活动、管理活动和消费活动中的各种交易。”[viii]这是广义电子商务(E-business)的概念,范围突破了“电子交易(E-commerce)”的局限,而扩大到企业内外部管理与营销各方面的商务活动。
3、信息技术、信息化、信息技术工具及电子商务的关系
这四个概念的关系如图1所示。信息技术在社会生活和经济生活中的广泛应用引出了信息化的概念,而信息化的核心内容在于开展电子商务活动。信息技术工具是信息技术在企业管理中的具体应用形式。基于信息技术的信息技术工具是开展电子商务活动的物质保障。可以看出,信息技术的发展是电子商务概念产生的初始条件,而电子商务是信息技术应用的具体表现。
(二)信息技术在旅游企业中的应用及产生的影响
旅游企业属于服务业范畴,与制造业企业相比较,企业规模小,结构简单,产出为无形服务。从信息技术的发展现状来看,旅游企业在经营管理过程中不可避免地要采用信息技术工具,但是制造业中经过
多年磨合已经发展成熟的工具并不适合旅游企业使用,例如在生产操作方面的信息技术工具和决策支持系统与专家系统等管理层面的信息技术工具等。然而,制造业中信息技术工具的开发思想值得借鉴,即旅游企业可以从内部运作管理、各职能部门操作和市场营销等几个方面着手开发信息技术工具,并针对新技术工具的使用配套进行组织结构的变革和经营理念的创新,并最终站在战略的高度考虑信息技术的应用。总的来看,信息技术在旅游企业中的应用主要体现在企业管理和市场营销两个方面,而这两个方面恰好是电子商务的主要构成部分。
在当代社会,企业的管理理念和营销理念已经从生产导向和产品导向转变到了需求导向和顾客导向。在服务业中的管理与营销过程中尤其重视顾客价值的创造和顾客满意度的提高。开展客户关系管理是服务业参与竞争的有效手段,而客户关系管理的开展要借助于基于数据库技术的客户关系管理软件。顾客数据库及数据仓库的建设与数据挖掘技术的运用是当前及未来一段时间内旅游企业信息技术应用的重点所在。
(三)信息技术在旅游业中的应用及产生的影响
1、信息与旅游业的关系
所谓旅游业是为旅游者的旅游活动提供服务的各个部门的集合。旅游业属于服务业范畴,旅游产品具有服务产品的一般特性,如无形性、生产与消费同时进行等特点。这些特点使有关旅游产品的信息在产品销售的过程中发挥着重要的作用。有人称旅游产品为“信心产品”,认为旅游者在接受服务之前不可能感知到旅游产品的具体性质和质量水平,产品能否成功销售完全取决于相关信息在制定购买决策的旅游者心中建立起的信心。
旅游业又具有不同于其他服务行业的特性,如旅游服务供应商与消费者之间在空间上存在着较远的距离,在服务种类上存在着数量上的差距。这些特点决定了旅游中间商存在的必要性。根据旅游活动的定义,旅游者要到与长住地之间存在一定距离的目的地消费旅游产品,这样在传统的旅游购买决策制定过程中要依赖于中间商获得有关目的地旅游产品的信息。同时,旅游产品是一项混合产品,旅游者的一次旅行过程涉及到多种服务的购买,各类型的供应商规模不同、性质不同、提供的服务特性各异,庞大的信息搜寻成本迫使旅游者利用中间商进行信息搜寻以降低交易费用。
可以认为,信息在旅游产品的市场销售过程中起着不可或缺的作用,而信息的这种作用与旅游市场供求在空间上与种类上的差距共同决定了旅游中间商的存在。
2、信息技术的应用对旅游业结构的影响
在信息沟通的过程中,有些沟通是经常性地、结构化地进行的,如旅游服务供应商和中间商之间的信息沟通,这种长久关系的建立导致了沟通机制的自动化。在西方发达国家,随着信息技术的发展,旅游业信息沟通的自动化表现为CRS和GDS的建立。
CRS(computerreservationsystem,计算机预订系统)最早是航空公司的订票系统,由各大航空公司独自开发,后来考虑到旅行商的应用成本和航空公司自身的维护费用,各个航空公司的CRS开始合并,并在上个世纪70年代末、80年代初得益于民用航空业管理体制的变革得到迅速发展,并在发展过程中增加了连锁饭店产品和旅行社产品的内容。CRS创建了一个新的旅游营销与分销系统,被誉为旅游业电子时代的始创者。
GDS(globaldistributionsystem)的出现始于上个世纪80年代中期,是CRS不断进行横向一体化(与其他航空公司)和纵向一体化(与供应商)的结果。为了避免信息系统的重复开发,航空公司、饭店等旅游供应商通过开发界面将其CRS接入了GDS。GDS建立了全球的传播标准和新的旅游电子分销渠道。GDS之间继续进行一体化,导致了几家独立的GDS企业的出现。此时,GDS的性质已经从工具转变成了经济实体,以电子旅游超市或其法人团体的战略业务单元的面目出现。
可以认为信息技术的应用导致了新部门的产生,促使旅游业的结构发生了变化,GDS作为中介组织在旅游市场上的出现就是一个例证。但是,信息技术在创造新部门的同时,也对现有的部门产生了威胁。互联网和3w技术的出现与应用对旅游中介组织来说威胁与机会并存。
互联网和3w技术的出现与应用使旅游市场上的信息沟通方式发生了革命性的变化,产品信息可以快速地、低成本地、大量地抵达消费者处,并能够使消费者方便地与企业进行互动。旅游中间商的存在受到了威胁,CRS和GDS等原有的信息基础设施的前途面临着挑战。信息技术的进步为取消现有旅游中介组织提供了可能性,旅游中间商等中介组织不得不进行相应的改变,在业务流程中加强对新技术的运用。
互联网对现有中介组织的威胁并不意味着旅游市场上不需要中介组织。事实上,互联网的出现增加了市场上信息的数量与复杂性。在互联网上进行信息缺少相应的规则限制,人人有权发言,人人都淹没到信息的海洋中,对于消费者来讲,面对的产品信息更加庞杂混乱,常常处于无从下手的状态。经过近十年的发展,旅游业中对于互联网的应用已经模型初具,主要包括旅游网站的建设、旅游供应商自行开展“网上营销”和中介组织利用互联网开展业务等方面。其中旅游网站的出现即是增加了旅游业中介组织的成员。
3、信息技术的应用与旅游营销系统的建设
旅游业可以被理解为旅游市场上供给方的集合,既包括旅游服务供应商,也包括旅游中间商和其他中介组织。旅游产品价值的实现依赖于产品的销售,而销售的效果取决于营销系统的效率。由于旅游市场上供求双方之间存在着空间距离,而各个旅游供应商的产品要经过与其他部门产品的组合才能出售,因此以旅游目的地为基础的旅游营销系统的建设对于旅游业的发展具有重要意义。
信息技术的应用对旅游营销系统的建设产生了一定的影响,在增加了营销系统成员的同时,也为系统的有效运转提供了技术保障。如上所述,CRS和GDS都是旅游营销系统的组成部分,负责旅游产品的分销。互联网的出现为旅游营销系统的建设提供了功能更加强大的工具,使旅游信息可以直达消费者处。旅游中介机构与供应商的合作和供应商之间的合作可以通过运用基于互联网的外联网得以实现。另外,互联网的效率使旅游企业开展个性化的营销和大规模定制成为可能(HannesWerthner,StefanKlein1999)。
五、结论
信息技术在旅游业中的应用所产生的影响包括对行业的影响和对企业的影响两个方面。对于企业来讲,信息技术的应用最终表现为运用信息技术工具开展电子商务,实现企业管理信息化,而电子商务的内容主要包括企业管理和市场营销两个方面。对于行业来讲,旅游业供求双方之间存在的空间距离和供需类别差异导致信息沟通在旅游业的运作中发挥着重要的作用,因而信息技术的应用不仅对旅游业营销系统的建设产生影响,而且可能使行业结构发生变化。信息技术在旅游业中的应用由来已久,互联网的出现使信息技术的应用对于行业的运作产生了实质性的变化,如何利用互联网开展业务、建设旅游营销系统是值得深入探讨的问题,这里限于篇幅并未展开,但将作为继续研究的题目另文论述。[i]转引自DimitriosBuhalis,Strategicuseofinformationtechnologiesinthetourismindustry,TourismManagement,Vol.19,No.5,1998
[ii]引自张亚明:“信息技术与战略关系的演变”,《经济管理·新管理》,2002年第10期
[iii]参见倪义芳、何鸿生、吴晓波:“IT与企业管理范式的转变”,《经济管理·新管理》,2002年第4期
[iv]出处同2
[v]转引自:罗高飞,“信息化——我国旅游业发展道路的必然选择”,《旅游科学》,1998年第3期
[vi]引自郑怀丽:“谈我国的企业信息化”,《现代管理科学》,2002年第9期
[vii]引自谢晓霞:“信息化带
动工业化的途径”,《经济管理》,2002年第9期
[viii]出处同3
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长期以来,在应用信息技术(IT)过程中,人们总是过多关注其中的技术(T),而缺少对其中的信息(I)给予足够的重视,然而,当人们欣喜地看到IT使会计信息的相关性得以加强之际,又更应当为会计信息的可靠性所受到的威胁深感担忧。为此,COSO的风险管理框架、SOX法案、CIBIT等一系列IT控制规范相继出台,而国际信息系统审计与控制协会(ISACA)的诸多标准、指南和程序更是直接将焦点对准组织的信息资产的安全之上。我国《企业内部控制基本规范》和《企业内部控制应用指引18――信息系统》等规范文件的,强调信息化环境下的会计信息的安全性与可靠性,随后,财政部于2009年的《关于全面推进我国会计信息化工作的指导意见》中,提出未来5~10年会计信息化首要的工作目标,是要建立健全会计信息化法规体系和会计信息化标准体系。国内外诸多IT控制与审计制度的不断涌现,充分说明在构建会计信息化标准化体系之中,当务之急是建立会计信息的生产与传递严密的控制与审计标准体系,为此,笔者在梳理国内外信息审计基本理论的基础上,分析信息审计在会计系统中应用的必要性,进而提出会计系统应用信息审计的若干思考,以求这一工具与方法在我国会计系统中早日得以应用。
二、信息审计研究概述
对信息审计的研究,主要集中在信息审计的基本概念、基本目标及信息审计的主要内容等方面。
(一)信息审计的基本概念 目前,信息审计内涵尚未有一个被理论界认同的概念。美国信息学家D.Ellis(1993)首次将信息审计定义为:“审查已有的信息管理系统,找出问题,提供解决问题的备选方案”(任玉珍,2009),试图将信息审计与信息系统审计合二而一,以求寻找解决问题的方案。布彻南(Buchanan,1998)和吉伯(Gibb)则将信息审计界定为:“对组织信息资源和信息流进行发现、控制和评估,以实施、维护或改进组织的信息管理的过程”,这一定义将信息审计的内容确定为信息资源与信息流两大部分至今影响至深。奥那(Orna,2004)则将信息审计的对象拓展为人、文档和信息,并认为,信息审计是通过对一个组织中的人、文档等的查证,系统地检查信息产生、利用和流动的情况,进而确定其支持目标。英国信息管理协会(Aslib)拓展了信息审计的内容,指出它是参考组织的人员和已有文献,对组织的信息资源、信息流和信息需求等方面进行的系统检查,以确定其对组织目标的贡献程度。我国学者娄策勤和高策(2009)则结合当前新的信息环境和信息理论,将信息审计看作是一种管理工具,认为它是一种发现、解决组织信息管理缺陷的管理工具。黄亦西(2005)也指出,信息审计是为了充分开发信息价值,通过对组织的信息流和信息资源的调查、评估,从而识别组织的信息需求,确定组织的信息环境,并制定相应政策的过程。
必须强调的是,信息审计中的“信息”是一个广义信息的概念,包括严格意义上的信息和数据两类。笔者认为,处于IT广泛应用的今天,信息与数据的细分必不可少,它对人们研究信息审计的对象、内容和范围至关重要,因此,笔者将对应于数据审计的信息审计称为狭义信息审计,以括号注明“狭义”。而将涵盖数据、信息的审计视为广义信息审计。
(二)信息审计的基本目标 美国学者查菲(Chaffey)和伍德(Wood,2008)指出,信息审计是用来评价当前信息质量和管理行为的水平,即“是什么”的问题。它也可作为一种状态分析的工具,用以协助构建信息政策和评价信息战略的目标是否已经实现,将信息审计看成是信息质量与管理不可或缺的工具。赖茂生(2005)认为,信息审计的目的是为了实施、维护或提高组织机构的信息管理。胡善勤则从IT视角出发,指出用以记录网络上各计算机行为的信息审计,其目标有两个:一是可定期对各种网络行为进行采集、统计和分析等,发现存在的漏洞并及时修补;二是在发生安全事故后可以进行信息分析,找到事故原因,进而采取相应的措施。可见,信息审计的根本目标,主要在于提升信息质量,由于信息质量的优劣首先取决于信息资源对企业实现目标所作的贡献,故而在当前情况下,信息审计所面对的必然是企业的IT系统(如ERP系统),基于IT视角可使人们进一步明确信息审计目标,并为企业IT环境确定信息审计的内容与范围。
(三)信息审计的主要内容 随着IT应用的深入,众多学者认为,不应把信息审计看成是一种选择,而是达到确定信息资源的价值、功能和用途,以便充分开发其战略价值的必要步骤。信息审计包括信息资源和信息需求两大内容,但它是否也应包括信息流则是众说纷纭。鉴于信息流审计和信息流程重组中的众多理论和流程具有相似性,有些学者认为信息流审计不应归属于信息审计范畴之内(高策,2009)。笔者认为,处于IT应用的初始阶段,将信息流纳入信息审计的主要内容,对于企业的系统信息流程的标准化与规范化建设具有重要的意义。这是因为,信息流与企业组织流、业务流密切相关,面对网络环境,企业流程再造的本质就是实施三者的同步发展。而从企业ERP系统应用层面来看,信息资源、信息流与信息需求三者不能单独割裂开来,只有将信息流与信息需求、信息资源同步考察,才能对企业的信息管理水平加以客观地评价,并提出相应的改进意见。
信息审计对象应当涵盖信息图谱中的数据、信息和知识三个部分,但对我国企业而言,当前的数据审计与信息审计(狭义)首当其冲,只有这二者真正得以成功实施,并取得一定实效之后,知识审计才可望顺利进行,为此,笔者重点分析数据审计与信息审计(狭义)的具体内容。
从企业经营的业务内容看,信息审计的对象可细分为采购、生产、销售、会计等各子系统的数据审计与信息审计(狭义),这样才能根据各子系统的数据特点与具体内容,对各类信息资源、信息流和信息的使用提出针对性的信息管理评价意见。不难想象,那种既想获取企业信息审计的客观公正的评价意见,又不涉足各业务内容深入考察的做法,将难以实现审计目标。
三、信息审计在会计系统中的地位与作用
会计的价值并非来自于技术,而是取决于会计信息的质量,会计信息的增值首先是通过信息流的改善以降低资源的需求量,通过高质量信息的共享对决策提供支持。为此,采用信息审计以保证会计信息的高质量,也就使会计系统信息管理与控制新增了一道坚实的屏障。
(一)会计系统信息审计与财务报表审计并行不悖 财务报表审计的目标是对财务报表是否按照适用的会计准则和相关会计制度的规定编制,是否在所有重大方面公允反映被审计单位的财务状况、经营成果和现金流量两大方面发表审计意见,以提高财务报表的可信赖程度。而对会计系统而言,作为IT时代的必然产物的信息审计,其审计对象首先是以财务为主的信息资源,以确保该信息资源的价值、功能和用途,进而实施、维护或改进组织的信息管理的过程。虽然两者都有保证信息高质量的目标,但审计内容与审计方法却大相径庭。而从两种审计的审计对象看,虽然都是针对企业的信息资源,但信息审计的范围要宽泛得多,它不仅包括企业的货币、财务等定量信息,而且还包含企业的非货币、非财务等定性信息。财务报表审计必须对被审单位财务报表的会计准则和制度的遵行性,对财务状况、经营成果和现金流量的公允性发表审计意见。而信息审计则是从对企业信息资源、信息流程和信息需求等内容的价值、功能和用途加以评价,发表审计意见。前者注重企业核心信息的合规性,后者则注重企业信息管理质量的提升。从时空上来看,前者注重对所产生财务信息的结果进行评价,而后者则是对信息管理过程进行评价。尽管信息审计之初衷在于整个企业,但在我国首先在会计系统中加以施行,则是纲举目张之举。
(二)会计系统信息审计与信息系统审计异曲同工 企业信息化的实践证明,那种认为只要企业应用信息系统或相应的信息技术就能实现信息化、提高企业信息管理水平的认识有失偏颇,企业信息化建设中的根本因素是信息资源建设问题。目前普遍存在的企业信息资源存量绝对值不足、信息需求匹配度不高、信息资源利用率低、信息资源成本高收益低等弊端。因此,信息审计的当务之急,是要对企业财务信息资源进行控制和评估,以实施、维护或改进企业信息管理的水平。
尽管有学者将信息审计对象界定为信息管理系统,但近20年来信息审计的实践及诸多研究成果表明,审计信息管理系统的任务非信息系统审计莫属,信息审计尽管与信息系统审计有着千丝万缕的联系,但两者的审计目标、对象、范围、内容却有许多不同。Ron.Weber(1999)指出,信息系统审计的目标在于判断被审的信息系统是否能够保证信息资产的安全、数据的完整以及高效地利用组织的资源并有效地实现组织目标的过程,它主要通过获取和评价所收集的证据来保证这一判断的客观公允性。信息系统是其审计对象,获取和评价所收集的证据是其手段与方法。而信息审计的审计对象是数据与信息(狭义),评价产生信息的被审系统则是其手段与方法。两者相辅相成、优势互补的同步,可以从不同途径保证会计系统和信息的高效与高质。
(三)会计系统信息审计与IT环境共生互动 自20世纪90年代初期以来,越来越多的企业流程已经将大型信息系统纳入其中。由于这一技术转变,数据和信息相对于产品的重要性正在凸显。目前很大一部分企业价值已经不在资产负债表之内,在使用大量知识和信息的领域,差异越发明显,以至于越来越多的人想抛弃已经接受的簿记原则(杰普.布勒姆等,2008)。可见,会计系统的信息资源与信息需求面临着重新确认等问题,而亨茨尔(Henczel,2001)所提出的,信息审计是通过识别组织的信息需求,从而有效地确定组织当前信息环境的过程,这一将识别信息需求作为信息审计的主要内容的观点,对重新认识会计系统的信息需求具有十分重要的意义。会计的发展取决于两个因素,一是环境的影响;二是用户对会计的信息需求,信息技术的飞速发展,促使会计系统与这一技术环境的共生和互动关系日趋明显,而经济全球化的竞争态势又驱使会计信息不能局限于眼前以财务为主的经济信息的支持。因此,会计系统面临着信息资源与信息需求的信息审计。
会计信息要力求增值,无疑应当对其数据与信息的采集、处理与生成的基本流程逐一进行分析和提炼,以便求得各流程、工序的精益求精。同时,由于目前大中型企业纷纷使用ERP系统,因而使会计子系统与其他子系统的数据联系越来越密切,而其会计子系统中的管理会计、内部审计等子系统与财务会计子系统的无缝连接越发凸显,为此,针对数以万计存储于企业数据仓库之中的信息资源文件重新进行梳理与管理势在必行。而从审计的角度看,IT环境需要IT治理和IT控制,这是因为这一环境所带来的系统、流程、技术等错综复杂的高风险局面,许多大公司由于难以应对这一高风险局面而陷入信息危机与信息犯罪的旋涡之中。作为信息安全保证的必备工具与方法手段,信息审计在当前会计系统的安全控制不足的状况下尤为必要。
四、信息审计在会计系统中应用的若干思考
尽管会计系统相对于企业其他子系统具有较为严格的信息生产程序、流程和规范,但面对与ERP系统诸多子系统的日益交融局面,会计子系统的数据与信息的管理产生许多问题,如缺少对信息的集中化管理,致使某些有用信息过于分散而难以被决策者获取与使用,又如信息过载使得信息用户难以腾出足够的时间从纷繁复杂的信息中选择其所需要的信息等。诚如信息审计专家H. Botha和J.A.Boon所指出的,需要对信息审计进行更多的研究,在实践中测试更多的方法,使信息专家能够开发出可以放心使用的可靠信息审计方法。笔者认为,当务之急是在对信息审计的必要性取得共识的基础上,探讨会计系统信息审计的主体与内容、审计方法、审计频率与审计重点等问题,以使信息审计在我国早日应用。
(一)会计系统信息审计的主体与内容 本质上说,企业信息审计是企业内部审计的一个有机组成部分,其规划、实施、完善的组织协调工作主要应由企业的内部审计机构为主体加以实施,在聘请外部专家参与信息审计的基础上,辅以企业内外部的相关审计人员来完善审计工作。但由于当前企业信息审计力量不足、缺乏专业胜任能力的人员,故应形成由企业内部审计人员与信息主管人员为主的专业团队。
如前所述,会计系统的信息审计包含会计数据审计与会计信息审计(狭义),从实务上看,前者的审计重点是会计数据的保护、采集、存储、记录和处理规范的管理,而后者的审计重点则是对会计系统所产出的财务报告和提供决策支持信息的管理。从理论研究内容上看,会计数据的审计应当研究会计数据的来源,数据的检索与分析,以及基于信息需求而对会计凭证和账簿等数据的采集、整理及记录规则等方面的管理。而会计信息审计的研究重点则是与流程、选择合适信息系统、信息获取及使用、各类会计信息对相应流程的重要程度,以及与会计信息需求的目标相适应的信息体系的构建等。
(二)信息审计的审计方法 作为人造系统,会计这一应用系统的信息审计应以信息技术为手段,围绕企业各应用子系统的应用过程与应用结果,以及系统安全的合理性、过程行为的合法性、结果数据的真实性,进行客观、适时的监测与审核,将各种违规、可疑事件及时发出警报,并提交改进信息管理的审计报告。
信息审计与信息系统审计同为内部审计的组成部分,但其各自的审计方法不尽相同,亨茨尔(Henczel,2001)强调信息审计是一个循环的过程,包括计划、数据收集、数据分析、数据评价、建议交流以及实施这样一个定期重复的过程。目前比较成熟的信息审计方法有信息地图法、集成审计法、信息流法和亨茨尔(Henczel)法等多种(娄策勤、高策,2009),针对会计系统的特点,笔者认为选用信息流法和亨茨尔(Henczel)法为宜。信息流法既重视信息资源的识别,又能同时对企业信息流进行分析,这正是目前我国会计系统信息审计起步伊始所必须的。而亨茨尔法则是在分析信息流法和集成审计法的基础上,提出了较为科学的信息审计7大步骤,即计划筹备审计计划和准备,通过案例分析取得高层支持;数据收集通过调研建立组织信息资源数据库;数据分析对收集到的数据进行标准化分析;数据评估进行数据判读,提出建议;建议交流报告信息审计结果,交流意见;实施建议开展信息审计建议改革项目;二次审计使信息审计经常化、规律化。对会计系统而言,信息流中的电子凭证审核、记账凭证形成、账簿登录、银行对账和报表编制等沿用手工会计流程的做法,能否符合信息管理与用户信息需求,十分有必要在信息审计过程中进行重新审视与评价。
由于当前尚未形成标准化的信息审计方法体系,因此在实际中,许多信息审计项目多采用了传统的财务审计方法,如成本/效益方法等,这给信息审计实践造成了很大的困惑和混乱,有的学者主张应将财务审计人员的经验与信息审计实践相融合,尽早开发出一套适用于信息审计方法体系(任玉珍,2009)。笔者认为,借鉴财务审计的基本方法与经验,固然是信息审计的实现途径之一,但信息审计方法不能落入财务报表审计方法之中,否则将有可能影响到信息审计任务的完成,两者的审计目标相去甚远,因而其审计方法也必然有很大的不同。鉴于信息系统审计与信息审计所具备的诸多共性,借鉴日益成熟的信息系统审计中的信息流程审计与数据审计的方法不失为一种事半功倍的做法。
(三)会计系统信息审计的频率与重点会计系统的信息审计,首先要明确信息用户对会计信息需求,其次是要对目前可使用信息与信息用户所需要的信息进行信息资源差异对比分析,进而根据当前状况提出消除上述差异解决方案,并制定信息提供与信息流程再造的行动计划。从以上的审计过程看,会计系统信息审计的频率与该系统的使用状况相联系,即信息审计频率与系统使用时间相对应,会计系统一旦受到升级或改进,信息审计就应当紧随其后加以进行。然而,应当注意的是,在信息资源、信息流和信息需求三大信息审计内容中,与系统升级或改进联系最紧的当属信息流。因此,信息审计的频率可以因审计内容而定,一旦会计系统的信息流受到改变,就必须对其实施审计,而信息资源与信息需求则可采用定期审计的方法,根据企业经营决策与竞争的需求,定期实施会计系统的数据审计与信息审计(狭义)。
信息审计包括数据审计与信息审计(狭义),对会计系统而言,数据审计应用研究的重点是会计数据的保护、采集、存储、记录和处理规范等方面,而其理论研究的重点则是会计数据的来源、会计数据的检索与分析、会计凭证和账簿等数据的作用,以及这些数据处理过程中的规范要求。而信息审计(狭义)应用研究的重点是会计系统所产出的财务报告和提供决策支持的信息,其理论研究的重点则是与流程、选择合适信息系统、信息获取及使用、各类会计信息对相应流程的重要程度,以及会计信息需求的目标等相关。
五、结论
疾速形成的网络化与无纸化等信息化环境,促使会计系统的信息审计成为必然,而作为信息化助推器的信息审计,其审计目标、审计内容和审计方法等又确立了其在会计系统中数据与信息安全保障体系中的重要地位。伴随着我国信息审计理论研究的开展,信息审计的成功应用可望水到渠成。届时,信息审计与信息系统审计的并驾齐驱,必然为我国会计系统信息的可靠与相关、信息管理的高质与高效提供强有力的支持。
[本文系福建省教育厅2008年度人文社科项目“我国财务会计信息化发展方向研究”(JA08003S)阶段性研究成果]
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