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质量
核心制度——十三项核心制度
操作规范——三基训练
诊疗常规——单病种质控
规范的流程——临床路径
合理用药——抗菌素合理应用
科室档案管理:
一、 文件夹1、医疗技术、操作规范 诊疗常规管理 医疗技术目录。 新技术、新项目管理。 医疗人员技术档案(资质、职称、学历、论文、科研、手术操作名称及年例数)。 (科室前5位病种建立“病种临床路径表单、单病种质量控制标准”手册)。
二、 文件夹2、医疗质量与安全持续改进 依据全院的方案制定科室医疗质量与安全持续改进方案。 每年度工作总结(依据指标、任务完成)。 质控记录本(制定目标—落实目标—自查—总结—改进) 建立科室医疗质量与安全小组。分工明确。(医院感染管理、病案质量管理、手术安全管理、应急突发事件管理、人员培训与考核、单病种与临床路径、合理用药管理、安全事件上报、教学管理、护理质量管理、教学管理) 科室分级管理结构图。 主任、副主任职责。 各级医师的岗位职责。 质控员职责。 缩短平均住院日的措施。 医院医疗质量考评结果通报。
三、 文件夹3、手术与安全管理 《卫生部手术分级管理办法》 《河北省手术分级管理办法》 手术分级管理制度 围手术期管理制度 手术分组管理目录《各级医师手术范围》。 界定术前讨论与疑难病例病种。 年手术操作名称及例数 重点操作项目与授权制度与目录。
四、 文件夹4、医疗制度、法律法规、医院管理文件 《《法律法规》、病历书写规范核心制度》、《医院制度汇编》。医院下发文件。
五、 文件夹5、重症病人管理与流程 常见内科急病及突发公共事件流程图。 本科室危、重病人界定。 重症病人抢救预案与流程图。 危急值登记本。 疑难病例讨论本。
六、 文件夹6、应急预案 《应急预案手册》、科室应急预案(停电、泛水、着为、输液反应、地震、穿刺伤)
七、 文件夹7、合理用药 抗菌药物管理规范(药剂科制定)。 本科室常用药物名称、适应症、禁忌症、不良反应。 本科室常见病种用药原则(预防性应用及时间、三线分类)(与路径相匹配)。
八、 文件8、医院感染管理 院内感染例数及感染率。 清洁手术切口感染率 医院感染现患率。 垃圾处理及流程。 传染病上报。
关键词:医疗单位 网络 管理 维护
中图分类号:TP393 文献标识码:A 文章编号:1007-9416(2013)06-0252-01
随着医疗单位信息化建设的不断推进,大部分医疗单位都实现了信息化系统管理。而信息化是以计算机网络为基础的,所以医疗单位的计算机网络管理与维护就变得至关重要。
1 加强医疗单位的网络管理
本文针对目前医疗单位网络管理中存在的管理制度不健全,网络的拓扑结构不合理,用户管理不到位和网络管理手段落后等问题,提出了应该强化医疗单位网络管理的具体措施。
1.1 完善医疗单位的网络管理制度
医疗单位网络管理的首要条件是,管理者和使用者应该有规可依、依规管理、按规使用。所以我们应该按照国家网络管理的相关标准结合本医疗单位的实际情况,制定出具有全面性、可行性、合理性的网络规章制度。这些制度主要包括网络设备选购及使用管理制度、计算机安全管理制度、管理员网络设备维修保养制度、信息系统使用规范、网络安全的基础防护工作(包括权限管理制度和用户上网行为规范)等等。医疗单位的网络管理制度制定完成后,最关键是切实有效的执行,从而彻底改变医疗单位网络管理工作的混乱、责权不明的状态,保障网络的正常运行。
1.2 优化医疗单位网络的拓扑结构
目前,大多医疗单位的网络结构都是简单地在一台主交换机下连接若干个普通交换机和计算机。随着网络规模的扩大和通信量的增加,此种结构将导致网络故障的增加和网络性能的下降。所以医疗单位应该根据自身生产管理的需求和特点,对医疗单位的网络系统进行科学、合理的分析和配置。例如,可以使用VLAN对网络结构进行优化,根据医疗单位各部门对网络应用的不同,在交换机上通过软件将整个医疗单位网络划分成大小不一的若干个逻辑子网 VLAN,而每一个逻辑子网 VLAN 是一个单独的广播域。VLAN 划分的优点在于,它限制了广播组的大小和位置,有效控制网络内的广播风暴;限制了特定用户的访问范围,增强了网络安全性;加强了对网络的管理能力。
1.3 加强医疗单位网络用户管理
首先,对医疗单位中不同层次的网络用户进行权限管理,把相同级别的用户归入同一组中,对于相同或不同的资源给不同的用户或组分配不同的访问权限,防止越权访问;彻底删除所有非法用户,禁止Guest用户,防止黑客用Guest进行系统控制;对于Administrator进行改名操作并设置足够复杂的密码。关键设备的口令不要随意存放,应由信息部门主管及设备配置人员保管,以防泄露和丢失。任何其他维护小组成员必须经主管批准方可使用口令。其次,利用Microsoft SQL Server或Oracle的用户管理实现对内部数据的安全性访问,通过数据库加密技术提高重要数据的安全性和保密性,防止非法用户对数据的窃取和篡改。
1.4 积极引进网络管理软件
网络管理人员应该加强对新技术的了解和学习,提高网络管理能力,积极引进和利用网络管理软件,有效地监控和管理整个网络的实时运行状态,及时发现异常问题,快速进行故障定位和处理,提高网络管理工作的效率。网络管理软件包括:连通性测试程序、路由跟踪程序、MIB变量浏览器和P2P终结者等。
2 医疗单位的网络维护措施
本文从医疗单位的网络环境保养、软硬件维护和两级网络安全维护以及监测日志系统等方面进行分析,提出了应该全面的、定期的进行医疗单位网络维护工作。
2.1 网络环境的保养和硬件设备的维护
医疗单位计算机房的电压、湿度、温度、接地和灰尘等因素都会影响计算机的运行和网络设备的性能,所以计算机房的通风、散热和定期除尘等日常保养是设备正常工作的前提条件。在机房配线架上,要针对不同的网段或接驳的主机进行网线编号或采用不同颜色的网线,方便网络维护人员的快速检查和故障排除。
硬件设备是网络运行的基础,主要包括网络传输设备和计算机终端设备,维护人员要对其进行定期的检测与维护。另外,在机房的维护过程中也可以使用一些系统命令和管理软件对硬件设备的运行状态进行实时监控,例如使用Cisco设备或者Cisco View软件。
2.2 医疗单位网络的软件维护
网络的软件维护,是指由于网络环境变化、需求变化或病毒等各种因素影响,需要对网络中使用的各种软件系统进行修改和采取保护措施。软件维护主要措施如下:
(1)及时安装系统的补丁程序;补丁程序即修复系统漏洞的程序。软件开发者针对软件在使用过程中不断暴露出的软件自身存在的问题,相应的补丁。系统的维护人员应及时下载和安装新的补丁程序进行系统修复,并配置好自动升级功能,防止漏洞被非授权人员利用。(2)建立完善的网络数据备份方案;由于各种自然的或人为的因素,造成系统瘫痪、数据丢失或破坏的情况时有发生。所以,采取系统保护措施,建立完善的制度化、科学化的网络数据定期备份方案是十分必要的。(3)做好病毒防范、网络入侵检测和黑客攻击防范工作;病毒是网络安全的最大危害。在医疗单位网络中,一般重要数据都保存在整个中心结点的服务器上,所以需要保证服务器免受病毒攻击,做好病毒防范工作。
4 结语
医疗单位计算机网络是医疗单位实现信息化最基本的要素。为了解决和防范医疗单位网络出现的各种问题,推动医疗单位信息化管理的步伐。医疗单位必须从管理制度、管理技术和手段,以及网络的软硬件、网络安全维护和病毒防治等方面进行全方位的规划,加强医疗单位网络管理和维护,保障网络系统高效、稳定、安全地运行。
参考文献
[1]关雪梅.中小型医疗单位网络管理与维护的探讨.电脑学习,2009(05).
[2]叶建华,邓世昆.医疗单位网络安全策略及设计思路[J].云南大学学报(自然科学版),2008(03).
为了加强养老保险管理中心内部管理与监督,增强自我约束能力,规范社会保险管理服务工作,确保社会保险基金完整安全,根据《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国会计法》、《社会保险费征缴暂行条例》、《社会保险稽核办法》、《社会保险审计暂行规定》、《某某省社会保险经办机构内部控制暂行办法》等法律法规和行政规定,制订信息安全责任制。本责任制为防范社会保险经办风险,保证法律法规和行政规章的贯彻执行,业务活动的规范有序、基金的安全完整等目标的实现而对内部职能部门和其工作人员完成社会保险管理服务工作及业务行为进行规范、监控和评价。
1、本责任制的目标:在中心内建立一个依法办事、运作规范、管理科学、监控有效、考评严格的内部控制体系。对本中心内各职能科(部)、各项业务、各个环节进行全过程的监督控制,准确地贯彻落实社会保险政策法规和各项规章制度,保证社会保险基金完整安全,全面完成各项社会保险目标任务。
2、中心坚持依法行政和依法经办。建立科学民主、公开透明的决策程序,高效严谨的业务规程,健全有效的监督体系,切实维护参保单位和参保人员的合法权益。
3、建立完善的组织决策控制制度和科学的人事管理制度。中心实行主任负责制,主任领导全面工作,副主任按照分工协助主任负责分管的工作,日常工作按职责处理,在职权范围内各司其职,各负其职,定期向主任报告,重大事项及时请示、汇报;各科(部)科长(部主任)对各科(部)实行科长(部主任)负责制度,并向主任、分管主任负责。中心对内部机构、岗位设置与职责、决策程序、法人授权、授权范围、权力监督、人员调配与使用、干部培训、定期轮岗、离任审计、考核与奖惩等作出有关规定。
4、中心对社会保险基金管理是承担第一责任,主任是第一责任人。对各项社保基金的管理的审批,主任对副主任实行授权审批,副主任对授权审批权限内的基金承担全部责任。
5、印鉴的管理。中心必须经中心领导同意方可使用,各业务科(部)的业务用章,一律不得以中心的名义对外使用。
6、严格划分中心内部的各个不相容岗位,确保不相容岗位人员相互分离。不相容岗位包括:授权与批准、批准与执行、执行与监督、审核与记录、记录与检查。
7、建立有效的内控考评制度,加强经办能力建设。对业务风险控制情况的评价、违反内控规定的处罚等内容作出规定,同时提高政策执行能力、管理服务能力和风险管理能力以及工作人员的政治、业务素质。
8、强化风险意识,实行政务公开。树立风险管理理念,落实风险管理责任,制定风险应急预案,建立社会保险披露信息制度,接受公民、法人和其他社会组织的监督。
第二章信息安全责任制及信息安全情况报告制度
社保登记管理包括参保登记、变更登记、注销登记和登记证件管理。按照属地管理原则,中心为依法申报参加社会保险的单位办理参加社会保险登记手续。并如实填写《社会保险登记表》;申报参加社会保险的单位按规定出具的证件、资料的完缺及真伪由稽核科业务经办人员验证并签署姓名,待无误后再填写《社会保险登记表》,并在经办人一栏署名,送科长(副科长)审核后办理。
办理社保变更登记的单位按规定出具的证件和资料的完缺及真伪由稽核科业务经办人员验证,待无误后填写《社会保险变更登记表》,并在经办人一栏署名,送交科长(副科长)审核后办理。
办理社保注销登记的单位按规定出具的证件和资料,中心财务科出具的应缴纳的保险费、滞纳金和罚款缴讫发票以及完缺或真伪由稽核科业务经办人员验证,待无误后署名送科长(副科长)审核。
稽核科对已核发的社会保险登记证件,实行定期验证和换证制度,按规定为参保单位办理验证或换证手续。办理社会保险登记验证的单位按规定出具的证件和资料由稽核科业务经办人员审核,待无误后署名送科长(副科长)签署意见后存档。
根据工作安排,稽核科对需要进行稽核的对象提出意见,报主任(分管副主任)审批同意后进行。稽核时应有两名以上稽核人员共同进行,向被稽核对象说明身份并出示执行公务的证明;对稽核情况应做好笔录,笔录应当由稽核人员和被稽核单位法定代表人(或法定代表人委托的人)签名或盖章,被稽核单位法定代表人拒不签名或盖章的。每一单位稽核结束后,应将稽核结果报告主任(分管副主任),需要进行整改的,稽核业务经办人员要在《社会保险稽核整改意见书》上署名,送科长(副科长)审核报主任(分管副主任)审批后送达整改单位。
对发现骗取养老保险待遇的,稽核科和养老待遇支付科具体业务经办人员都应在调查取证的材料上署名,科长(副科长)签署意见后,报主任(分管副主任)批准后执行。
稽核科根据工作计划和有关规定,将内部审计内容报告主任(分管副主任)批准后实施,实施过程中要有2名以上人员共同参加并做好内审笔录,笔录由稽核人员和检查部门负责人签字。内部审计检查中出现的问题要写出内部审计报告,提出明确的处理意见和整改措施,送主任(分管副主任)审批后实施。
业务经办人员根据上月发放基数和当月增减变动情况,编制当月养老金发放计划并签署名送科长审核、主任(分管副主任)审批后转养老待遇支付科。业务经办人员对死亡退休人员的待遇进行初审,签署意见后送科长审核、主任(分管副主任)审批后予以支付。
第三章养老保险管理中心数据安全管理制度
办理机关事业单位养老、医疗、工伤和生育保险费征缴业务的经办人员,只能办理本险种业务,生活待遇办理其他险种业务。业务经办人员必须严格按照有关规定审核参保单位申报的资料(含苞欲放增、减变动资料),签署审核意见送科长稞后,分别编制养老、医疗、工伤、生育保险征缴计划。完成征缴计划送科长审核报主任(分管副主任)审批后执行。
每月末10个工作日内,各险种业务经办人员必须和财务科对口业务经办会计对帐,确认当期基金应收计划(含补收)执行情况和上帐情况,结转欠费记录并向欠费单位催收欠费。上述计划及执行情况均接受稽核的稽核和内部审计,并同时向主任(分管副主任)汇报。
养老、医疗保险业务经办人员对转移资料是否齐全、印章和个人基础信息完整进行初审并签注意见后,经科长审核,由经办谷为转入人员建立接续帐户。
业务经办人对转移申请提交的资料初核后,送科长复核后办理帐户转出手续。办理基金转出的须主任委员(分管副主任)审批,同时封存个人帐户。
养老、医疗保险业务经办人员对死亡参保人的资料的真实合法性和完整性进行初审、复审后,经主任委员(分管副主任委员)审批,同时注销个人帐户。
业务经办谷对缴费人员终止缴费前退费填报的申请表和有关材料进行初审,送科长审核报主任(分管副主任)审批,同时注销个人帐户。
第四章养老保险待遇审核支付及安全操作管理制度
养老保险待遇审核支付实行初审、复审和审批制度。
一、正常退休人员审批:参保人员符合正常退休条件时,业务经办人对参保职工提供的退休档案进行初审,送科长(副科长)复审报分管副主任审批。
二、离退休(职)人员待遇计算:养老保险待遇支付科业务经办人员按规定录入相关数据计算基本养老待遇,并打印、核对送科长(副科长)复核(同时需经过计算机系统复核通过),分管副主任审批。
三、离退休(职)人员待遇调整:由计算机程序管理员按国家调整养老待遇的规定编制程序由计算机系统统一调整,养老待遇业务经办人员核对、科长(副科长)复核后送分管副主任审批。
因各种原因需要对离退休(职)人员的基本养老金进行增减变动时,经业务经办人员初审,送科长(副科长)复核报分管副主任审批。
养老保险支付科业务经办人员对死亡人员资料审核并计算待遇,送科长(副科长)复核报分管副主任审批。养老待遇支付科业务经办人员对当月发放的支付计划(含)进行编制并复核,经科长(副科长)审核报主任、副主任审批。
第五章计算机系统安全管理制度及运行安全管理制度
保证社会保险信息系统的正常远行,保证信息数据的完整、及时准确和安全,是社会保险信息化建设必须满足的首要条件,是社保经办机构内部监管控制的重要环节,系统内计算机管理工作必须坚持以下原则:
一、软硬件准入原则:
(一)未经社保机构主要部门同意,任何单位和个人的信息设备不得联入社会保险信息网络系统。未经社会保险上级业务部门或社保经办机构组织验收、评估的软件,不得进入社会保险网络系统长期使用。
(二)通过行政管理和使用技术手段限制计算机操作人员将外来U盘、软盘、光盘等带入本中心计算机使用。严禁操作人员更改计算机配置,自行开箱拆卸、安装组件,任意编辑、删除系统文件等危及计算机网络信息系统和业务数据安全的事件发生。系统内新增的计算机专项设备,统筹安装完相关应用软件及防病毒软件后及时建立使用卡片和技术档案,因调配换下的计算机专项设备先交计算机管理科进行业务软件、业务数据清理后统筹管理配置,避免各科室不经过计算机管理科统筹安排,自由更换计算机设备而出现计算机设备的软件安装管理混乱,部分业务数据流落到非相关人员手中,造成信息泄密和数据被篡改的严重安全隐患。
二、明确权限和责任,避免不相容岗位原则:
(一)计算机技术维护岗位不设置承办具体业务操作的权限,同时通过技术手段监督未经授权的工作人员违规操作与社保业务有关的计算机。
(二)督促经授权的操作人员牢记用户名和用户口令,定期更改自已的用户口令,并通过软件程序设定更改口令周期。通过技术手段限制任何操作人员的越级、越权录入、修改社保资料、数据。操作人员在计算机上进行的全部社保业务操作必须有经规定程序批准同意的原始依据,计算机管理科定期将计算机操作结果数据与业务科室进行核对。
(三)做好操作计算机的日志记录并将其长期备份保存,保证能随时查询每一个业务数据变动(录入、修改、查询等)的操作人员姓名和操作时间,以备审计和明确责任。
三、社会保险磁卡制作管理原则:
参保人员的基本信息由征收人员及时录入计算机管理系统,
并将审核后的人员花名册按规定要求传递给制卡人员,制卡人员按人员花名册与计算机系统中信息核对后制卡,制卡人员凭相关证据与参保单位或个人办理登记签字手续后交接社会保险卡。
参保人员信息录入工作岗位与制卡岗位不兼容。
四、信息安全防范
通过网络实时监控计算机网络系统的网络、数据安全,合理使用防火墙抵御来自外部的攻击,防止非法入侵,使用网络版杀毒软件为联网计算机进行杀毒、打防漏洞补丁等安全防护操作,同时杜绝操作人员上班时间用计算机做与工作无关的事。
计算机网络管理系统,确保系统安全运行;建立职工医疗、工伤、生育保险基础信息库,确保信息资料的安全储存;负责社会保障卡的制作。
一、负责本中心计算机网络系统以及联接涪城、游仙、高新的城域网的管理工作,确保社保计算机网络信息系统和业务数据的安全,防止人为操作不当对系统数据真实性造成严重影响。
二、做好操作计算机的日志记录并将其长期备份保存,保证能随时查询每一个业务数据变动(录入、修改、查询等)的操作人员姓名和操作时间。
三、技术维护岗位不设置承办具体业务操作的权限,同时通过技术手段监督未经授权的工作人员违规操作与社保业务有关的计算机。
四、使用技术手段限制计算机操作人员将外来U盘、软盘、光盘等带入本中心计算机使用。指导本中心的工作人员和与社保中心机房联网单位的计算机操作人员做好安全操作计算机的工作,杜绝更改计算机配置,自行开箱拆卸、安装组件,任意编辑、删除系统文件等危及计算机网络信息系统和业务数据安全的事件发生。
在知识经济时代,医院信息化在医院的经营管理中发挥着重要的作用。但随着医院管理信息系统的广泛采用,原有的内部控制已无法适应医院管理的要求,迫切需要进行改进和完善。
一、医院信息系统使用后内部控制存在的问题
内部控制是指单位为了提高经营管理效率、保证信息质量真实可靠、保护资产安全完整、促进法律法规有效遵循和发展战略得以实现等,而由单位管理层及其员工共同实施的一个权责明确、制衡有力、动态改进的管理过程。搞好医院内部控制制度建设对于规范单位内部管理,有效防范经营风险,保护单位财产安全和完整,实现医院国有资产保值、增值等具有十分重要的作用。但在医院信息化逐步普及的今天,一部分医疗机构、特别是一些基层的医疗机构在开展信息化工作的同时,不注重加强内部控制建设和完善,在内部控制中存在一些问题,主要表现在:
(一)医院信息系统的开发设计缺乏专业人员参与,在内部控制上是先天不足,没有很好地解决好内部控制问题
主要表现在:医院信息系统中岗位分工控制虽有体现,但还不够合理明确,实践中可操作性不强;电算化系统应用程序中数据有效性检验控制不力,系统在特定方面发生错误或违规行为的可能性加大。
(二)医院信息化软件使用后与财务会计工作相关的各岗位职责、分工、权限与手工处理未发生相应变化,经济业务缺乏有效牵制
主要表现在:医院信息化后手工会计的记账、对账、月末(年末)结账、发票管理、收入支出统计、成本计算等大量工作已由电子计算机自动完成,数据处理的集中性使传统的组织控制功能减弱,部分业务流程变化较大,牵制缺乏有效性。
(三)医院信息化软件使用后管理人员数据安全意识淡薄,操作口令管理不严,容易泄密或被人窃取,带来巨大安全隐患,造成部分内控制度失效
主要表现在:
1.一部分单位虽然设置有不同的业务分工,却往往是一个操作员身兼数职,可以以不同的身份进入系统进行不同的操作,这样,不相容职务分离控制就名存实亡。
2.未经授权的计算机专业人员可以利用计算机技术和网络技术轻易地浏览各种数据文件,造成重要机密数据被泄漏,授权控制失控。
3.档案管理人员缺乏安全意识,档案管理的内部控制未能有效落实,重要的档案数据泄漏、丢失的事件时有发生等。
(四)人员素质不高,实际操作能力难以适应信息化环境下对内部控制的要求
由于医院信息化涉及政策、法规较多,需要多专业、多层次、多学科人员参与,操作人员虽然经过计算机等级培训,计算机管理人员也经过专业培训,但缺乏内控方面的学习研究,实施管理过程与实际要求水平还有较大差距,未能适应内部控制的要求。
(五)内部控制制度执行不力,流于形式
内部控制制度重在执行,部分医疗机构仅仅出于应付上级检查,有章不循,形式主义严重;部分医疗机构内部控制制度制定得较为健全,但由于单位负责人重视程度不够,或者执行人员业务素质所限,造成内部控制制度执行不力。
二、医院信息化后内部控制的新变化
医院信息系统使用后,给内部控制带来一些新的变化,主要表现在:
(一)授权的方式、执行与手工系统存在差异
授权、批准控制是一种常见的、基础的内部控制,在手工处理环境下,不同岗位的人员各司其职,对于一项经济业务各环节处理都要经过具有相应权限人员的签章,职能的分割与人员的分工便形成了行之有效的内部组织控制。但医院信息系统使用后,操作人员可利用特殊的授权文件或口令,对一项经济业务可用不同的身份或权限获得某种权利或运行特定程序进行业务处理,人员与职能的分工控制功能明显减弱。
(二)内部控制的实现方式发生了较大变化。主要表现在:数据收集、加工、处理由繁琐的手工处理转为计算机高度自动化处理;内部控制手段由原来的手工控制转为手工控制和程序化控制相结合;控制的重点由原来的人员控制转为由人员控制与计算机软件控制相结合;数据存储介质由纸质数据文件向电脑大型数据库、程序文件磁介质转变等等。
(三)内部控制的范围扩大,控制内容增加
计算机软硬件的维护、信息网络数据安全管理、计算机操作人员素质控制等问题是信息化工作开展以前不必涉及的内控范围。医院信息系统使用后,为实现内部控制目标,内部控制制度的范围和控制程序较之手工处理模式更加广泛,更加复杂。内部控制的内容也有所增加,包含了传统手工处理模式没有的内容,如网络系统安全的控制、系统开发过程的控制、数据编码的控制、使用人员系统权限的控制、数据调用和修改程序的控制等。
三、完善内部控制的措施及建议
在研究内部控制变化的基础上,如何进一步完善内部控制制度,笔者认为应加强以下几个方面:
(一)加强医院信息化系统的组织控制
在医院信息系统使用后,医院应根据实际情况合理设置岗位,对原手工模式下不适应的部门及岗位进行调整,明确相关部门和岗位的职责、权限,在保证原有会计系统内部控制的基础上,确保软件开发与系统操作、系统操作与维护以及档案保管等不相容职务相分离,使涉及会计系统内部控制、信息系统开发、使用及管理中的有关人员正确、有效地履行自己的职责,并能有效地限制和及时发现错误和舞弊行为。
(二)加强医院信息化系统的管理控制
管理控制主要是针对信息系统涉及的各个部门和人员所建立的内部控制制度。主要内容是:
1.各种人员的岗位责任制度,包括各岗位的职责范围及其考核办法。
2.建立用户操作管理、上机守则、操作规程及上机记录制度。
3.建立计算机网络安全管理制度,包括安全保密、授权口令密码的使用和管理办法、数据备份、计算机病毒防范、外来软件的限制安装、违规处理等管理制度。
4.建立计算机软、硬件维护管理制度及系统应急预案。
5.建立完备的设备管理制度。
6.制定信息化档案管理制度等。
(三)加强人员素质控制
再好的制度也要由人来执行,加强人员业务素质控制是实行内部控制的关键。一是加强各岗人员的思想品德修养,树立正确的人生观、价值观,提高各岗人员的政治、业务素质。培养各岗人员热爱本职工作,刻苦钻研业务,不断更新观念、更新知识,把自己培养成既精通业务,又熟悉政策的一专多能人才,增强发现问题和解决问题的能力。二是提高各岗人员的业务水平,系统管理员要不断提高维护水平及应急处理能力,操作人员要具备扎实的基础知识和熟练的专业技能,加强对计算机操作的熟练程度,适应医院发展需要。
(四)医院信息化后的内部控制制度的执行检查及完善
1.加强医院信息化的内部审计或纪检监察工作,加强对内部控制制度执行情况的监督检查,确保内部控制制度的有效执行。
2.加强对内部控制制度的分析和评价,围绕内部控制制度的健全性、合理性、有效性,针对内控中不科学、不合理的控制措施,不充分、不必要的控制程序,找出运行中存在的漏洞及缺陷,提出相应的改进及补救措施。
关键词:药品采购;规范化;管理措施
药品是医院为了保证医疗活动正常开展而储存的必不可少的特殊商品,是医院资产的重要组成部分,药品质量的优劣,直接关系到患者的身体健康乃至生命安全。也影响到医院的经济效益及健康发展。而加强药品的采购管理,规范药品的采购行为,是保证药品质量安全有效的前提。现就医院药品采购的规范化管理作一初步探讨。
一、药品采购管理组织规范化
医院根据《药品管理法》、《医疗机构药事管理规定》等法律法规建立健全药品采购管理的各项规章制度,成立药品采购管理组织,由分管院长负责,成员包括药剂科、纪检、财务科、审计科及临床科室主任等,负责药品采购计划、新药引进、供货公司评价、药品品种、价格,采购合同及付款等环节的审核、监督。制定了新药引进、药品采购、储存、出库、药品调剂及临床科室的药品管理使用工作制度及操作规程。明确各岗位职责、权限,强化各流程的监督和制约,使各项管理制度合法、适用,全面系统,保证药品工作安全有序。
二、采购程序规范化
1、供货方的规范化管理医院根据药品供应情况及医疗需求,按照药品集中招标采购工作制度等有关规定,建立合格供方管理制度、首营企业及首营品种审核制度供货公司的业绩考核制度等,确立药品采购主渠道,合理选择供货方。药剂科将供方的资料汇总整理,上报药品招标采购办公室,对供货方进行选择、评价。评价、选择的准则为:药厂及经销商的生产、经营资质齐全,提供公司的营业执照、生产或经营许可证,GMP或GSP证书,授权委托书、身份证复印件等相关资质证明。对供方的质量管理体系进行评价。所提供药品符合国家标准对供方提供药品的历史情况、质量状况、及其他使用者的经验,自身的顾客满意度水平、发生重大质量问题时的情况等信息进行评价。对供方的履约能力、财务经营状况、价格及售后服务和支持能力如遇有药品近期发生不良反应等情况时供方的应变能力等条件进行评价。经过评价、选择后,确立合格供方,并签订相应的采购合同。建立合格供方档案,药剂科留存备查。建立《合格供方名录》并由院长审批后生效,由药剂科负责合格供方的动态管理,每年对合格供方供货业绩进行评价,将供货不能满足规定要求的,报院长审批后,取消合格供方。根据供货需求及合格供方选择评价方法增补新的合格供方。
2、采购药品规范化
(1)建立药品采购审批制度医院药品采购由药剂科专职采购员进行采购,其他任何部门和个人不得行使采购权。普通药品的采购授权由药库保管根据各部门申请及库存情况,每周制定采购计划,交采购人员报药剂科主任审核分管院长审批后,根据医院的采购政策进行采购。新药的采购按照《新药引进管理制度》,由临床科室主任根据业务的开展情况填写新药申请表,报药剂科统一汇集整理,报医院药事管理委员会讨论通过,由药剂科组织采购,临床急需、特殊需要药品由临床科室主任填写急、特需药品申请单,报药剂科主任审核、分管院长审批后采购员方可采购。特殊管理的药品采购,包括麻醉、精神、毒性药品,易制毒药品、疫苗的采购等按照相关管理制度采购。
(2)制定科学的采购计划,保持合理库存药品采购在保证药品及时供应的同时,要加速药品周转率,合理控制库存。降低药品采购成本,提高药品占用资金的使用率。我们探索制定合理的采购模式,制定科学的采购计划。每周制定采购计划,一般按照一月用量采购,对于一些有效期比较短、用量较为波动,采用少购勤购的原则,特需药采购为一次采购量,新药采购根据临床申请少量采购,并做好用药调查,及时与临床科室沟通,掌握新药的临床使用情况。对用量使用正常的新药进入医院药品基本用药目录常规采购。对半年用量很少的新药上报药事管理委员会淘汰使用,不再采购。
三、采购药品帐物管理规范
1、药品验收入库管理对购进药品严格执行入库验收制度,由药库保管员及采购员根据药品随货通行单及发票核对通用名、剂型、规格、批号、批准文号、数量等,特别注意核对效期、数量、产地等,对进口药品保存《进口药品检验报告书》及《进口药品通关单》,对需冷藏的药品检查是否符合运输的标准。对实行批签发的生物制品核对《生物制品批签发合格证》及《生物制品检验报告书》,验收合格后填写相关验收记录,签字确认,交由药品会计入库。
2、规范化药品的出库管理。在药品的出库管理中,要根据各科室的医药使用情况而定,规范药品出库单的填写情况,不容许有错别字,填写正确的日期,在出库数量和金额上采用大写形式,在药品的发放中,要采用近期先出的原则,出库单要一式三联,科室一份,出库管理员和发药人员各一份,保证医药用品出库的规范性,同时也保证了计算机录入中原始数据的客观准确性。
3、做好药品储存的分区处理。在药品的储存管理中,同一种药品要根据生产日期与产地区别摆放,并且明确不同药品的储存方式,如适宜的温度、湿度、养护方式等。对于不同种药品要根据科室和药效来摆放分类,如治疗心脏病的一类药防治的一起,具有消炎功能的防治在一起。在医药的综合管理中,还要区分开不合格区域、进货区、退货区等,每日要根据摆放的形式进行盘点,并与自算计记录系统进行核实。
4、规范药品的采购记录。在药品采购中要根据采购环节和经办人的不同进行信息数据的记录,保证转接过程中的真实性与一致性。其中包括采购初期的购买计划单据、购买的单据、入库单据和出库单据等,在相关科室使用和后期的药品处理中,还要有科室的申请单、不合格处理单、药检单据与价格文件等,从而从药品的各个方面都落实了管理,保证了药品采购信息的完整性。
5、重视医药采购中的审计工作。审计是利用数据进行采购全过程的审核,是监督采购规范化进行了强制性保证,在审计中,工作人员要有认真、负责的工作责任感,对所有的单据进行复核,在签字无误后交给财务科进行下一步的管理。
结语:在经济和科技的发展带动中,我国的医疗事业取得了明显的进步,通过对先进设备和医疗药品的使用,保证了人们的生命安全。在现代化科学管理中,医院除了医疗技术需要得到重视外,还要注重药品采购等管理,通过对管理流程和内容的规范化处理,提高药品的使用安全性,同时也保障了医院的经济利益。在未来的发展中,还需要通过信息化系统的建立,简化工作流程与内容,促进规范化和科学化的双重构建,为医疗事业的健康发展提供基础保障。
参考文献: