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在构建内部控制体系的实际工作中,最重要的环节是《关键控制管理文件》的建立,本文将重点对《关键控制管理文件》的编制做具体介绍。
一、《关键控制管理文件》的编制程序
按照一致性、先进和实用相结合、继承与完善相结合、可操作性等原则,根据国家相关法律法规以及抚顺石化相关管理制度和管理现状的需要,依照以下程序编制《关键控制管理文件》:
(一)在抚顺石化内控项目组(以下称项目组)拟定的《关键控制管理文件》的基础上,由各专业管理流程编制人员(以下称编制人员)制定《关键控制管理文件》初稿后,再经复核人员审查。
(二)中国石油总部项目组和外部专业人士对审查后的《关键控制管理文件》初稿进行审阅,提出咨询意见,再由编制人员修改后,报抚顺石化领导和一级流程负责人审定。
(三)经项目组负责人员审查后,形成报审稿,报中国石油内部控制体系建设委员会最终审定后,执行。
二、《关键控制管理文件》的主要内容
(一)关键控制管理文件说明。该部分主要说明了《关键控制管理文件》的编制依据、主要内容、实施要求,便于所属单位贯彻实施。
(二)重要业务流程目录。该部分反映了与中石油总部《关键控制管理文件》进行对应后形成的抚顺公司的13个一级流程、100个末级子流程的总体情况。
(三)业务流程图。业务流程图是在对控制现状进行梳理的基础上,对相关业务流程的主要控制环节、控制步骤和操作程序进行的规范性描述。在此次完善业务流程图时,重点对关键控制点涉及的流程图进行了修订。
(四)关键控制文档。以中石油总部关键控制文档为蓝本,描述公司涉及的全部关键控制、重要风险、实施证据和制度索引。
(五)风险控制文档。涉及关键控制流程对应的风险控制文档,重点对关键控制涉及的控制措施予以强化,确保关键控制涉及的各项风险关键控制得到关注。
(六)程序控制文件。程序控制文件是对相关业务流程进行风险控制分析后,对流程的适用范围、风险、部门职责、控制、控制证据及管理制度索引进行规范描述的制度文件。
(七)制度索引表。对关键控制涉及的相关内控制度予以对应索引,有利于各项的持续改进和不断完善。
三、《关键控制管理文件》的编制步骤
(一)明确重要业务流程
1.项目组将中石油总部《关键控制管理文件》中确定的重要业务流程目录,与抚顺石化公司前阶段确定的业务流程目录进行对应,结合抚顺石化公司管理实际,确定抚顺公司《重要业务流程目录》初稿。抚顺石化公司重要业务流程将13个一级流程、100个末级子流程纳入《关键控制管理文件》的编制范围。
根据重要业务流程目录,对各主要业务流程及其风险点进行描述,形成初步业务流程图和风险控制文档。
2.与中石油总部重要业务流程的差异:一级流程与中石油总部确定的一级流程一致。但末级子流程方面,根据抚顺石化的具体业务情况,减少了拆迁管理、地质勘探支出、证实石油储量、油气成本核算、原油销售、天然气销售、成品油零售、成品油批发、现收货款、国债回购、资产委托管理、定期结算、债务管理(除或有负债外的6个子流程)、对外财务报告(总部)共计18个末级子流程;并对涉及存货、账户管理、内部资金划拨、票据管理、对内财务报告、会计业务处理、合同与纠纷等7个子流程进行了不同程度的细分。
(二)编制关键控制文档
按照中石油总部《关键控制管理文件》已确认的关键控制文档的描述,对应抚顺石化重要业务流程中相关的控制点,修订出适合企业实际业务的关键控制文档。对本企业从未发生的业务,涉及的关键控制不再列入关键控制文档。
需要注意的是,在编制本企业关键控制文档时要对控制措施进行准确的描述,不能随意扩大其外延或压缩其内涵。比如,某关键控制描述为A岗位审核某数据。实际风险控制中A岗位审核某数据之前的申请或提报以及之后的交接,如果无其他关键控制约束,则不应列入关键控制。有关A岗位审核的事项,则需要完整清晰地描述。随意扩大关键控制范围则会引起测试样本量的增加,有意缩小则易造成关键控制无效。
(三)持续改进业务流程图
根据前期已确认的重要业务流程及描绘的业务流程图,重新进行全面梳理和拆并,使描述的业务流程图更加符合企业的业务流程现状。
流程图式样的细节方面,在中石油总部流程图式样的基础上,针对流程图图标、背景、流程编号、风险与控制点位置、职能带宽度、框架边距、结束标记等进行了修订。
(四)修改完善风险控制文档
1.风险控制文档修改的总体情况
抚顺石化100项重要业务流程,全部编制了风险控制文档,并已进行了全面的修改和完善。设置风险点409个,控制654 条;其中重要风险258个,关键控制266个。
与中石油总部《关键控制管理文件》中相对应的关键控制减少95条。其中:因没有相关业务流程而减少重要风险5个,减少关键控制5条;因属于板块和股份公司的业务而减少重要风险90个,减少关键控制90条。
2.修改风险控制文档的过程
对于一级流程风险控制文档中关键控制描述的修改,应将中石油总部《关键控制管理文件》中对关键控制的描述与本企业前期描述的风险控制文档中的相关控制进行一一对应,区分情况,对差异分别进行处理:原风险控制文档描述不完善、表述不准确的风险、控制、措施,按照中石油总部提供的示范予以修改;缺失的关键控制,分析原因,予以补充、完善。对于风险控制文档中一般控制也应按照中石油总部项目组提出的相关要求和关键控制中的示范格式,予以完善。
对末级流程风险控制文档中,无关键控制的,则不再列入关键控制管理文件。涉及关键控制的,即使只有一个,也需将同一末级流程的其他非关键控制措施纳入关键控制管理文件。
对于关键控制应在风险控制文档上标注编号,与关键控制文档进行对应。规范风险控制文档格式,统一标准。对风险控制文档中风险类别、控制目标、控制方法、控制频率、制度文件索引等其他要素进行完善。
3.修改完善过程中应注意的问题
(1)重点关注中石油总部《关键控制管理文件》中确认的关键控制在抚顺石化原风险控制文档中的相关描述,做到关键控制无遗漏。
(2)以流程顺序、控制步骤为主线,对风险控制进行描述,做到控制描述前后连贯、系统,不重不漏。
(3)控制描述要做到要素齐全、层次清晰、表述准确。
(4)控制描述以抚顺石化的管理现状为基础,结合总公司、炼油与化工专业分公司管理制度和要求,确定相关控制规范。
(5)对抚顺石化重要业务流程,如长期投资管理、采购、销售、存货管理、资金管理、固定资产管理、会计核算、财务报告等,予以特别关注。
(五)收集、整理、规范关键控制证据
1.收集、整理规范关键控制证据的总体情况
抚顺石化内控项目组共收集了证据示样221份,规范实施证据114份。项目组确认关键控制示范证据示样114份,涵盖了100项重要业务流程。这些控制证据的收集和规范,对于保障关键控制的实施,强化公司基础管理水平将起到重要作用。
2.收集、整理规范关键控制证据的过程
(1)确定关键控制证据目录。抚顺石化针对关键控制,对于控制过程中控制力相对较强、具有示范意义的控制证据,确认为关键控制示范证据。如一些经常性检查工作无证据的,可采取工作日志作为证据。
(2)按照规范、统一、合理的原则,对关键控制证据的设计格式、控制要素、控制作用进行逐项审定。
(六)收集、整理、修改、补充管理制度
1.收集、整理、修改、补充管理制度的总体情况
抚顺石化共收集《关键控制管理文件》涉及的管理制度132个,其中,抚顺公司制定管理制度88个,股份公司管理制度32个,国家财政、税务等部门管理制度12个。本次收集的289个抚顺公司管理制度中,拟对110个管理制度进行修改完善,拟新制定《租赁管理办法》、《或有负债管理办法》,《无形资产管理办法》等32个管理制度。这些管理原则,基本涵盖了风险控制管理文件中的各项控制措施。
2.制度修改、完善关注的主要问题
(1)全面收集控制相关的管理制度,确保相关控制都应有相关制度作支撑。
(2)对于缺失的管理制度,进行补充。
(3)对于描述不准确、不完整、与控制有矛盾的制度条款进行修改。
(4)除收集本企业制定的管理制度外,还应收集整理国家有关制度、总公司以及炼油与销售专业分公司相关管理制度。
(七)编制程序控制文件
抚顺石化在进行上述几项工作后,将相关业务流程的适用范围、风险、部门职责、控制、管理制度索引、控制证据、控制证据示范等内容进行全面归集,从而形成业务流程规范性的程序文件。其中,关键流程风险控制文档中的非关键控制措施也要在控制文件中描述。抚顺石化对全部100项重要业务流程编制了控制程序文件。
四、编制《关键控制管理文件》的经验
第一,集中办公,提高工作效率。关键控制编制阶段的专业性较强,炼化企业人员构成中,专职负责内控工作的财务、审计人员较少,因此要充分发挥各处室业务骨干作用,集中人员,集中办公,提高沟通协调效率。
第二,统一关键控制文档模板。一方面,模板不统一会造成要素不全;另一方面,模板不统一,不易进行汇编,会给其后印刷制册工作带来很多工作量。
第三,合理分配人员。受各部门业务分工的局限,有些业务流程涉及专业多,要注意协调流程间的接口;有些部门涉及流程较多,工作量大,特别是财务内部流程,容易造成工作量不平衡。因此,要注意人员的合理分工,忙闲结合,按期完成各阶段的控制目标。
第四,加强二次培训。因内控工作专业性较强,一些语言晦涩难懂,在培训上要加大力度。对操作性的关键环节,要明确目标,示范举例;确保项目的实质内涵清晰,通过提供足够的标准文本,避免发生猜测与臆想;采用选择或填空的方法,解决表单填写的技术难题。
关键词:资产控制;制度;分析;措施
中图分类号:F27 文献标识码:A
收录日期:2014年7月29日
内部资产控制制度是指企业为了规范资产管理,明确经济责任,规避资产损失所采取的内部控制制度。在企业经营管理过程中,资产是企业扩展业务的坚强后盾,也是实施资产增值的核心保障。然而,部分中小企业由于资产管理制度的不完善,导致资产价值流失,给企业造成非常不利的影响。本文试图探讨中小企业内部资产管理问题,为规范资产管理提供有借鉴性建议。
一、中小企业资产管理现状
1、资产管理部门较多。在企业经营管理过程中,由于管理职能的不同,资产分别由不同的职能部门保管。凡用于维持企业日常管理需要的办公设备资产,保存在企业办公室等管理部门;涉及生产经营活动的原材料等资产,保存在生产车间、仓库等部门;涉及应收债权往来等资产,由财务部门负责管理;涉及现金性资产管理,由财务部门负责保管。这种状况说明,企业资产管理是一个多职能部门共同控制的管理系统,涉及的职能部门较多,资产管理场所分散,管理难度较大。
2、资产管理流程简单。资产管理是维护资产安全的重要手段。在中小企业中,物资资产管理流程通常包括入库、领用和报废等环节。企业购买的物资资产,按照入库要求,办理入库手续;当企业需要投入生产时,办理资产领用手续。对于应收债权等资产,主要核对资产价值、应收期限等业务流程;对于现金性资产,主要核对账实相符等内容。这种资产管理流程,是一种简单化的管理制度设计,涉及的管理环节较少,内容简单。
3、资产管理责任主体不明。管理主体是明确经济责任的重要标志。在中小企业中,由于生产经营管理规模的限制,企业资产管理流程较为简单,责任主体并不明确。如有些企业会计人员除了进行正常的账务处理之外,还承担资产管理业务,负责保管资产,核对资产价值。企业部分业务管理人员除了负责产品生产销售业务之外,还负责债权性资产追缴业务,集多种管理职能于一身。这种资产管理体制,容易造成管理职责的混淆,导致资产管理主体责任不清。
4、资产数据统计口径不一致。在中小企业管理过程中,资产管理数据不一致现象经常发生。企业填报的各种表格,经常出现实物资产不一致现象,部分数据偏大,部分数据偏小。实物资产价值与账务资产价值不一致的现象也经常出现,导致企业不知道究竟何种数据为最终数据。此外,报废资产的核销不及时,也是资产价值不一致的主要表现形式,最终将出现资产价值不一致现象。
二、造成内部资产控制制度不完善的原因
(一)资产内部管理制度不完善导致的制度缺失。完善的资产管理制度是提高资产管理效能的有效手段。在一个管理完善的企业中,资产管理制度完善,各项制度形成制约关系,确保资产管理及时到位。由于中小企业经济规模较小,各项规章制度有待完善,特别是资产管理制度有较大欠缺。通常企业只是关注资产入库、领用等环节管理,对资产的跟踪管理关注不够,没有及时全面系统了解资产存量和流量信息,这是造成资产管理不善的主要原因。部分中小企业基本没有资产管理系统,也没有相应的资产管理制度,容易造成企业资产管理混乱。此外,一些对资产管理有特殊需求的中小企业,虽然也制定了一些资产管理规章制度。但是,这些规章制度主要是抄袭其他企业的规章制度,不具有操作性,不适合企业自身情况。
(二)资产管理人员素质不高导致的制度缺失。资产管理效率与资产管理人员素质有直接的联系。管理人员素质较高,业务管理能力较强,则资产管理效果较好。管理人员素质低下,适应性不强,则资产管理效果较差。中小企业受经济实力影响,无法提供高薪报酬,无法聘用高素质资产管理人员,是一个急需解决的核心问题。由于无法聘用高素质专业技术管理人员,容易导致资产管理混乱,影响资产管理效果。此外,中小企业通常没有资产管理方面的专业培训,没有建立相应的资产管理制度,致使资产管理人员只能凭感觉进行业务处理,规范性不足,业务处理能力不高。除非企业及时完善资产内部管理规章制度,并有目的地进行专业培训,提高人员素质,才能提高管理效果。否则,管理人员素质不高的局面依然不会改变。
(三)资产统计口径不一致导致的制度缺失。资产数据统计的真实性取决于资产核算口径,口径一致则资产数据真实性较高;反之,则资产数据可信度较低。一个完善的企业管理系统,对资产管理核算口径提出要求,要求同类型物资,必须纳入同一资产范畴。否则,容易造成资产管理混乱。虽然财政部对资产分类做出一些具体规定,并列举了一些主要实例,指导资产管理人员实践工作。然而,在实际工作过程中,部分在资产目录中没有标明的资产,需要管理人员进行专业判断,以确保资产归类准确。目前,中小企业由于资产管理人员素质不高,专业判断能力不强,导致出现资产归类不一致的现象。此外,企业没有建立相应的资产分类目录,没有制定判断新资产类别的专业标准等,都是造成资产统计口径不一致的主要原因。
(四)资产管理流程不清晰导致的制度缺失。明晰的资产管理流程,能有效规范资产管理行为。中小企业受资产管理人员少的制约,没有根据业务发展需要,及时更新资产管理规章制度,明晰资产管理流程。这种不规范的资产管理流程,容易造成资产管理混乱,造成人员管理责任不清。此外,管理流程的不完善,也会造成资产流失,虚增企业资产。
(五)资产管理风险点标注不明导致的制度缺失。现代会计管理理论研究表明,实施风险控制,标注风险点,是防范资产管理风险的有效手段。中小企业由于资产管理流程不规范,造成管理流程图标注不合理,没有形成制约关系。此外,由于在管理流程图中没有标注风险控制点,没有关注重大风险点,无法及时控制风险,容易造成风险失控,导致资产流失。
(六)资产管理系统运用不足导致的制度缺失。资产管理系统是规范资产管理的有效工具。目前,我国绝大多数企业均采用资产管理系统,用于规范资产管理。然而,中小企业受资金制约,无法购买合适的资产管理系统,无法进行规范化资产管理。部分中小企业虽然购买了资产管理系统,受资产管理员人数过少的制约,没有使用资产管理系统,造成资产管理系统使用不足。此外,部分中小企业资产管理系统长期没有升级换代,导致资产管理手段落后,管理效果不好。
三、提高资产内部控制管理的措施
(一)购置资产管理软件,实施精细化管理。在企业资产管理过程中,系统管理的重要性得到管理人员的高度重视。软件系统管理由于客观公正,提供数据的及时,受到管理者的欢迎。中小企业管理者应购买相应的资产管理软件,用于资产管理全过程。在购买资产管理软件时,可依据企业经营管理规模,及企业资金实力,购买合适的管理软件。如企业资金实力有限,可以购买资产管理软件的部分模块,以节省资金。企业资产管理人员可在软件工程师的指导下,依据企业资产管理实际情况,设置适用的管理模块,规范资产管理。
(二)完善资产管理规章制度建设。规章制度是指导业务发展的依据,也是规范业务流程的有效手段。中小企业应加强资产管理规章制度建设,完善制度体系,依制度来管理业务。目前,企业可根据不同的业务类型,制定不同的规章制度,实施分类管理。如可制定现金性资产管理规章制度、债权资产管理规章制度、固定资产管理规章制度、流动资产管理规章制度和长期性资产管理规章制度等,通过规章制度来管理业务,规范业务内容。此外,企业也可采取出资购买服务等方式,邀请专业公司帮忙制定规章制度,指导业务实践活动。
(三)明晰资产分类,规范资产管理。按照财政部资产管理分类原则,细化资产类别,合理分类,是规范资产管理的有效手段。在管理资产业务时,对于国家已经明确分类的项目,依照国家具体分类进行管理。对于国家没有具体分类的资产,可以出台资产类别管理办法,依据管理办法进行细化分类,细化管理。如对于债权性资产,应加强期限管理,尽量争取资金短期内回笼,规避资金风险。对于现金性资产,应加强日常清点,加强账务核对,防范资金风险。对于长期性资产,应关注债务人的经营管理情况,关注其长期偿债能力分析,确保债权安全。
(四)加强资产管理人员专业培训,提高业务处理能力。资产管理人员是直接从事业务管理的经办人,是决定管理信息质量的核心。资产管理人员专业素质,是直接决定信息质量的关键。中小企业应安排专项资金,用于资产管理人员培训,提高业务素质,提高业务处理能力。在培训内容选择上,应选择业务流程知识、资金管理知识、会计专业知识和融资成本计算等内容,通过对相应内容进行培训,提高人员业务判断能力,提高业务处理质量。
(五)细化业务流程,明晰风险点,规避业务风险。在资产管理过程中,细化业务流程,细化分工,明确经济责任,是有效防范业务风险的关键。中小企业可以依据业务经营管理情况,梳理业务内容,设置风险控制点,规范业务管理。此外,依据国家风险控制管理办法,设置业务流程风险控制点,对重要风险控制点实施专人进行监督管理,以规避业务风险。
四、结论
通过本文研究发现,中小企业由于资金实力、经营管理规模和管理能力的限制,造成资产管理混乱,风险较高。通过加强资产管理人员专业培训、使用资产管理系统、明晰风险控制点等措施,能有效规避业务风险,提高资产管理质量。
主要参考文献:
[1]房青.关于完善我国企业会计内部控制制度若干探讨[J].经济研究导刊,2008.12.
(一)发电企业投资盲目
发电企业要想在竞争中得到发展就必须进行投资,通过投资来获取利润,利润越大,越有利于发电企业的整体发展。目前,我国的发电企业在进行投资时多缺乏理性地认识,盲目的跟风,看到有利可图的事业就进行投资,没有对其进行前期的考察和后期的调研,往往导致投资的失败,给企业带来一定的损失。对于发电企业的管理者而言,要着力谋求企业发展的利润最大化,在注重发展主业,做强做大老本行的同时还要积极进行产品的投资,大力发展多种产业,进行产业链的延伸和拓展。比如电厂的副产品,之前的废灰废渣,可作为生产砖瓦的原料等;依托主业进行磨煤机衬板的生产等等。甚至有的发电企业进行房地产开发和投资。但是在进行投资之前应该进行充分的调研工作,通过对产品市场的调查分析以及产品后期的服务等方面来决定投资与否,通过对产品的潜在价值分析和公司的财务承担能力来决定是否追加投资。在日常的投资活动中,企业管理者要积极总结投资经验,形成一套适合本企业发展的投资方式。另外,发电企业还要逐步完善企业内部的投资制度,完善财务部门的管理制度,形成科学有效地投资办法,为之后的企业投资奠定基础,为企业发展谋求最大利润。
(二)资本回收策略不科学
发电企业的发展,尤其是多产,离不开银行的支持,一次性贷款的多少取决于发电企业的商业信用,信用越高,一次性贷款金额越大。我们知道,发电企业的销售利润与商业信用有直接的关系,所以企业在日常经营中会谋求销售利润的最大化,但是市场经济的今天,许多购买者并不能进行直接消费,而企业为了带动本身的发展,只能通过赊账来进行产品销售。而在赊账的过程中,企业对客户的信用度并不了解,所以在后期的收账过程中会带来诸多问题,有些账目甚至会成为死账收不回来,这就大大降低了企业的经营利润,同时也严重影响日常资金流动带来影响,还款日期到的时候,企业如果依旧能没有回笼资金就没有多余的资金去偿还贷款,从而降低了企业的商业信用,给企业的日后发展带来影响。如何更好地规避这一问题呢?我们知道,企业进行赊账是为了更好地销售产品,但是选择错了赊账客户只会给企业的利润增长带来负面影响。为了达到企业利润最大化的目标,企业在进行赊账过程中要严格考察客户自身的经营状况,是否具备还钱能力等。对于那些有能力偿还货款的客户可以给予赊账,但是对于那些无力偿还货款的账户就不应该赊账给他。同时,企业在进行赊账时还要选择还要有选择的进行,不能盲目的将所有产品都进行赊账处理,应当选择部分产品,这样也有利于企业定期的收回货款。
二、发电企业应对风险管控的措施
(一)加强发电企业的未来发展信息的收集
未来信息对于发电企业信息使用者和决策者来说是最重要的方面,要重视对未来预测信息的披露工作。发电企业内部财务部门在作出财务报告时,除了要对前期的工作进行财务总结同时提出前期财务中存在的问题以及解决方法,避免下次出现同样的错误。还要着重加强对未来信息的预测财务报告。财务报告应当十分详细地对企业未来经营和发展信息做出披露。通过对市场变动情况以及市场需求变化方向来预测未来市场产品需要的方向和数量,同时还要考虑未来生产中所需要的大致成本,以及产品的开发可能性等。在这个过程中财务部门应当充分配合市场部的工作,通过对市场的整个调研来对财务数据进行精细化处理,向管理者和决策者提供可参考性更高的财务报告,为企业的投资提供参考依据。
(二)编制衍生金融工具财务报告
在最终形成的财务报告中,不仅要包含总结和预测还要将衍生金融工具作为财务报告的一部分纳入进去。通过衍生金融工具对财务的报酬与风险转移和价值变动、潜在风险等情况进行说明。另外,在保证财务精细化管理的模式下还要经常的变动财务的编制方法和结构,避免一成不变下造成的财务结构错误以及管理者的审美疲劳,导致之后的在审阅报表的时候有了着重性而忽视了其他数据的现象。同时衍生金融工具还能够适应金融工具的不断创新过程。另外,衍生金融工具还有利于完善财务报表的整体内容,将普通报表所不能涵盖的数据全部财会研究涵盖进去,例如金融资产、金融负债以及交易中支出的保证金和期权费等数据。
(三)建立健全有效的财务风险管控机制
发电企业应当建立健全责权利相结合的财务风险管控机制。对财务部门日常出现的问题进行交流总结以及对可能出现的问题进行预则,通过不断的实践过程来形成属于自己的一套有效地财务风险管控机制。管控机制有利于规范每一名财务人员的日常工作,同时也能够防范和化解财务风险。管控机制的形成能为企业的投资生产保驾护航,同时也能进一步提高财务人员的工作效率和工作准确性,为之后的财务报告的权威性奠定基础。有效地管控机制是企业良好快速发展的基础,相关的财务人员应当对管控机制引起充分的机制并且遵守机制的相关内容,只有这样,财务风险管控机制才能够发挥它的作用,为企业的快速发展提供动力。笔者所在公司,为建立以业务流程为对象的风险控制管理体系,达到完善和优化集团公司内部控制,增强风险防范能力的目的,特制定了中国大唐集团公司风险控制管理办法。该办法中明确规定了风险控制实施由集团公司各业务归口部门负责组织。集团公司财务管理部是财务风险控制实施的归口管理部门。企业在实施风险控制过程中要若发现问题应及时向各归口管理部门反馈,以便及时处理与改进。
内容摘要:本文阐述了担保公司风险控制体系设计的重要性,分析了担保公司健全风险控制体系须解决的问题,文章重点从若干方面论述了担保公司风险控制体系构建。
关键词:担保公司 风险控制体系 构建
担保公司设计风险控制体系的重要性
担保公司依靠经营“或有负债”生存和发展,因此风险控制过程的实质就是化解担保公司的或有负债风险,是担保公司实现持续稳健经营的前提。担保公司的业务经营具有典型的“高风险、低收益”特征,要实现可持续经营,就要尽力减少担保代偿赔付,不断加强自身的内部管理能力与风险控制能力。建立了一整套适合自身发展的经营管理控制机制,在保证担保规模不断扩大的同时,将有负债的风险损失降到最低点。风险控制能力是担保公司市场核心竞争能力的体现,建立规范的担保公司风险控制体系至关重要。
担保公司风险控制体系须解决的基本问题
银行放贷需要的是标准化的信用保证,而信用短缺是担保公司产生的基本原因。担保公司要生存,就是要做银行想做而不能做的信用补充。因而,担保公司必须具备比银行更强的风险识别、风险管理、风险控制与风险化解能力,才能稳健生存。担保公司可能遇到的风险来自不同方面。担保可能遇到的风险既有来自内部的管理控制风险,也有来自外部的风险,这决定了担保风险控制体系必须具有系统性。
(一)来自公司内部的风险
来自担保公司内部的风险本质上包括内部管理控制的系统风险和道德风险。担保公司内部治理结构、经营管理机构设置、内部业务流程、内部制衡机制等不健全和不完善,都会通过担保决策机制上的缺陷或失误,使担保公司在经营中可能出现风险。
(二)可能面临的外部风险
担保业务可能面临的外部风险主要是来自担保对象(客户)的违约风险和反担保资产变现能力。区分担保对象的企业或个人性质,外部风险内容构成又有很大的不同。
对中小企业的担保业务的风险评价模型包括针对担保对象的内在风险和外来风险。其中内在风险包括:财务信息真实性、经营者素质、竞争能力、技术和产品市场、经营信息不透明等风险;外来风险包括:政府干预风险、政府政策风险、与贷款提供者串谋、现行法制缺陷、市场服务体系不足等风险。
对个人担保要全面考虑个人资信的若干内容,综合评价:个人征信纪录;受教育的程度;家庭成员构成;身体素质及健康状况;心理素质;社会交往信誉;职业素养;业务技能;职业稳定性;收入情况及稳定性;个人或家庭当前资产构成;个人当前资产负债状况等。
担保业务必须根据风险来源结合具体业务分析。在担保业务开展的过程中,对外部风险信息,可以根据构成因素设置权重,建立风险评价模型,并用模型的计算结果来指导担保业务决策。
构建和增强担保公司风险控制能力的系统设想
(一)完善公司内部的风险管理体系
公司要提升管理风险的能力,至少应该在以下六个方面进行完善,进而形成规范的风险管理体系。
1.完善内控机制与业务制衡机制。公司应通过集体智慧和廉洁的制度来建立制衡的内部风险防控机制,可按风险管理的前、中、后三个阶段设置三个业务部门:担保业务部为业务开拓部门;风险管理部为业务合规审查、合同文本审核的部门;综合管理部为章证管理、重要档案管理的部门。部门之间按“审保分离”原则,明确职责与分工,互相制衡。应完善项目审批决策程序、保后监管程序、代偿追偿程序等,并制定内部业务管理制度,将这些程序规范落实。为使制度有效,应建立以公司领导、主要业务部门负责人、外骋行业专家共同组成公司的“担保决策委员会”,执行决策职能。
一方面,公司应建立严格的股东会、董事会、监事会和经理层相制衡的治理机构,完善的内部管理机构和法人治理,设置股东会、董事会、监事会、经理层“三会一层”的管理体系和业务部、财务部、综合部、风险控制部与审查监督部等内部机构,确保公司的“专业化运作”与“规范化治理”相协调。制定公司《担保业务管理办法》、《或有负债管理办法》、《货币资金内部控制制度》、《不良资产管理办法》、完善从项目受理、项目调查、反担保措施的设计与落实、项目评审与决策、保后的动态跟踪监管、代偿后的追偿、补偿等专项规章制度,提高业务经营效率与风险防范能力。
另一方面,可通过吸引外部股东,引入外部监管机制;开展面向中小企业的担保业务,应加强和政府的合作,建立由政府相关主管部门或服务机构参加的担保业务风险管理控制制度,实现公司内部治理与外部监管相协调。
2.建立科学的担保风险评价体系。担保风险评价体系可参考银行的客户评价体系,减少人为误差,可结合公司目标客户群的特色与业务开拓的需求而建立,应体现公司担保经营特色,对申保客户进行保前风险评价,作为决策的依据。当然,对风险的把握应定量与定性结合,普通评价与特殊评价结合。担保公司要首先建立审、保、监管、追偿相互独立、相互制衡的业务流程,实施全过程风险管理,储备或聘请具备丰富专业知识和技能的经济管理、法律、技术人员;建立模型化的项目评估系统,加强对担保项目的风险评估审查;注重客户关系管理,建立长期稳定的客户群,积累完整详细的客户资料,稳定评估的信息来源;严格担保的业务流程,避免盲目决策;加强对担保项目的跟踪管理,完善事先评估、事中监控、事后追偿与处置机制;强化内部监控,防范道德风险。
3.制定科学的尽职调查程序。较好的尽职调查程序应是:“一分析,二看,三听,四问,五查”五步调查程序。从分析客户的申保资料开始,要带着问题去担保对象,对企业的考察,要听企业负责人、一般职工、相关政府部门、供应商与客户对企业的评价,带问题去企业寻找答案,判断企业申保资料与财务指标的合理性,针对可疑点,确定核点,查清企业实际情况。在调查过程中,应发挥项目经理AB制的双人智慧,共同把关,互相配合,以A为主形成调研报告。
4.对反担保资源进行创新组合。公司服务申保企业,反担保措施是关键。但是,中小企业及个人的特点决定了其难以提供足额、变现能力强的反担保资源。但担保公司面临的反担保政策环境差,特别是抵质押、反担保政策环境差,《担保法》虽已出台多年,但其中规定的许多担保措施难以实施,特别对非银行机构而言。如登记机关通常差别对待担保公司与银行,对土地使用权、在建工程等抵质押物,可抵押给银行而禁止抵押给担保公司,使缺少有力的反担保措施的担保机构难以有效防控风险。
因此,公司须具备能力对担保对象的反担保资源进行创新组合,通过对各种反担保措施的组合,控制企业的第一还款来源或产生相对可靠的第二还款来源。如应收账款质押反担保、专户管理与订单核数法结合加上企业法定代表人及主要管理层的无限责任保证反担保;核算企业订单产生的收益及成本,估算出企业的资金需求量;对跟踪企业订单履约状况、与订单买方企业签订应收账款质押确认函、与合作银行建立专户对企业销售回款封闭管理,从第一还款来源上控制企业的违约风险。企业法定代表人及主要管理层的个人无限责任保证可以从心理上加强企业核心层的履约责任,避免恶意逃债。
5.以项目经理负责制造就高素质的项目经理团队。项目经理应对项目风险的控制负主要责任。要通过制度,使项目经理具有高度的责任心与敬业精神。可建立项目经理的AB制,由两名项目经理共同处理同一项目,共担责任,互相制约。为此应完善绩效考核制度,建立项目经理的问责制,对项目经理的行为进行监督管理。良好的业务素质和职业道德是项目经理的基本素质。可通过内外部培训,使担保公司的项目经理比银行客户经理有更好的风险意识、创新意识。
6.积极主动争取政府财政税收政策支持。我国目前分层次的金融体系中,缺少面向个人和中小企业的金融服务机构,担保公司是一个特殊的行业,在一定程度上弥补了金融体系结构性不足。政府为鼓励担保公司作为信用补充,出台了多种财税政策,公司应积极争取政策支持。
(二)通过业务创新与组合提高公司风险控制管理能力
公司应结合市场设计业务组合,分散担保风险。在对个人担保和企业担保、长期与短期的担保业务、高风险与低风险的担保业务、不同行业担保项目的业务等进行收益和风险上的互补。传统意义上的担保业务是一年内的短期银行融资担保。
随着担保业的发展,担保业务种类不断增加,出现了新的业务组和趋势:一是非银行融资担保业务种类骤增。如工程担保、诉讼保全担保、证券、期货保证金担保、售后服务担保等;甚至,担保公司可代替保险公司的部份职能,如获得置业担保公司的全程贷款担保便无需投保财产险等; 二是担保业出现与其他相关行业结合的趋势。如,担保与投资的结合―担保投资业务的开展,担保公司利用信用优势,由目标投资企业贷款,由担保公司提供担保并付息,贷款作为担保公司对目标企业的投资;再如,担保业与典当业的结合:将担保业务的反担保措施与典当业结合,除控制风险之外还可谋取典当业的超额利润,如果申保客户在债务到期时未能履行其债务,担保公司通过典当行将反担保抵质押物进行典当,由典当行向申保客户收取较高的利息,如果典期内申保人仍未能赎当,则典当行还可取得典当品并可能获取超额回报;此外还可以将公司担保业务与集团的拍卖业务相结合,进行业务创新组合。
公司经营的永恒课题是如何通过业务创新来化解风险、获得收益。创新使担保公司信用价值提升:信用资源是担保公司赖以生存的资源,创新使担保业务的外延扩大,业务外延扩大使担保公司拥有更大的信用资源,从而获取更大的经济利益与社会效益。同时,创新也是担保公司控制风险的需要:担保公司由于未列入金融机构的范畴,有更大自主性,这便有了业务创新的空间;由于担保业风险大,生存空间小,这便使担保公司有了创新的源动力。担保公司业务向非银行融资转移,也是担保公司为谋求生存与发展的无奈之举:担保公司的主要职能是化解中小企业的融资风险,但应对这些风险,担保公司所面临的政策环境并不宽松,许多反担保措施无法落实,因此,将业务扩大到风险较低的非银行融资业务以及对反担保资源进行创新组合都是风险控制的需要。
(三)严格财务管理并规范风险补偿机制
担保公司需建立代偿风险对冲和缓冲机制,避免风险集中暴露对公司财务造成不利影响。应该按照当年保费收入的50%提取未到期责任准备金;按不超过年末担保责任余额1%的比例以及所得税后利润的一定比例提取风险准备金,用于担保赔付准备。风险准备金累计达到担保责任的余额10%以后,可差额提取。还需根据担保业务经营和拓展,结合需要,建立资本金追加机制,对于同政府合作的担保业务,应利用财政补偿机制,持续注入和代偿补偿,保障风险抗御能力。
(四)加强同业合作提升抗风险能力
除传统的担保业务外,担保公司经手的大宗担保业务不断增多,如大型基础设施建设项目担保等。其中有些业务担保风险未必是主要的,而是合同或合作制度性需要,其中有些可能隐含着重要的商机。对于这些大宗业务,仅靠单个公司独家难以完成担保,应该通过行业内部的合作,通过联合共同担保,分散风险,拓展行业发展空间,增强行业长期集体风险控制能力。
结论
担保公司是一类特殊的企业,为了持续经营,风险控制是经营管理的第一要务。担保公司必须从内外两个视觉,根据业务拓展的需要,设计系统化的风险控制模型,从规范业务管理和业务创新组合入手,建立风险控制体系。
参考文献:
1.人民银行天津分行课题组.中小企业信用担保体系研究.华北金融,2006(7)
2.朱艳萍,席升阳.我国民营担保公司的信用风险与防范.创新科技,2009(4)
3.谭仲明,梅强.中国中小企业信用担保运作模式研究.数量经济技术经济研究,2001(6)
(一)会计内部控制制度不够健全统一。人民银行自实施会计内部控制以来,出台了一系列制度、实施办法,随着电子商务系统在人民银行的运用以及业务发展的深入和变化,对一些会计电子行为的规范在制度中没有规定,或者规定过于落后,实际业务和制度出现了相脱节的情况,这一方面是因为人民银行会计组织分散在各部门,各部门的会计业务职能不同、侧重点不一样,在制定制度时会出现标准难以统一的情况,无法形成有效统一的控制局面。另一方面是制度未能与时俱进,与当前的业务发展结合不够紧密,致使制度缺乏可操作性和难以评估的尴尬局面,如强制休假、定期轮岗等制度虽然制定了,但很难得到真正落实。加之制度修订不及时,无形中从源头上造成了大量工作的堆积和重复。
(二)会计内部控制认识不足。一项制度要能很好的贯彻实施,首先是对制度的认识要到位。人民银行要有效地贯彻执行会计内部控制制度,就必须将会计内部控制制度提高到一定的层次和认识。要将会计内部控制制度纳入人民银行的整体管理体系。让所有的从业人员认识到会计内部控制制度的重要性,并能在实践工作中落实。但从当前人民银行会计内部控制制度的实践来看,人民银行,尤其是基层人民银行对于会计内部控制制度认识不足,普遍存在着重业务核算,轻内部管理的问题,放松了内控的管理。人民银行会计核算和支付清算等业务伴随着信息化的发展日趋网络化,而当前许多会计重大事项只能通过人工控制来完成,一些会计内控活动只能依靠手工登记簿来记载,不仅手段落后,而且控制环节不严密,影响了内部控制管理的效果。
(三)会计组织形式不够合理。当前人民银行的会计工作采取的是“纵向集中、横向分散”的组织模式,这种模式虽然在制度的落实及业务指导方面显现出极大的优越性,但是却与运用广泛的会计电算化、信息化发展出现了严重的不协调。主要表现在会计信息横向沟通不畅。由于会计业务在各业务职能部门,管理较为分散,不利于会计信息和会计资源的分享与利用。与此同时,会计业务分散在各个部门,部门之间相对协调难度增大,这无形之中就增加了会计的风险,也造成了许多会计业务工作的重复。而纵向集中又影响和限制了内部控制的效果。当前人民银行在会计岗位设置、核算模式的操作方面仍然沿用以前的手工核算方式,这种方式缺乏成本效益观念,浪费了大量人力、物力,还增加了管理环节,不利于风险控制。
(四)内部控制评估机制还不够完善。人民银行会计内部控制管理要见效益,必须要对其进行风险评估。也就是从一定程度和意义上来说,风险评估是控制活动的前提和基础,制度的风险控制效果与风险评估具有紧密的联系。人民银行虽然制定了内部控制的一些要求,但对于基层人民银行而言,评估机制尚不健全,这就导致在实际工作中,没有制度可循,而没法对执行效果进行跟踪和评价,无形中增加了风险隐患。
二、加强和改进人民银行会计内部控制的建议
人民银行会计内部控制要切实发挥作用,取得实效,就必须针对存在的问题不断改进、完善,同时积极借鉴和探索国内外的先进经验,从而达到资源共享,降低风险。主要应该从以下几方面下足功夫。
(一)建立健全人民银行会计基础制度。首先,要尽快修订和完善现有的内部控制制度。要将现在执行的内部控制办法,结合中央银行会计工作的电子化进程情况,综合地方人行的实际情况,对内控制度进行修改和完善,这样就使得各种会计行为有制度可循,在工作上也容易明确各自的岗位职责,形成一个完整的内部会计控制体系。其次,要迎合现在会计电算化的要求,科学合理设置会计核算部门的权限,针对不同业务部门的工作侧重点不同,设置不同的权限,形成有效的制衡机制。最后,要进一步完善授权制度,制定各业务授权管理办法,实现权责对等。
(二)科学评估会计内部风险控制。一是制定一整套科学的风险评估指标体系。对可能出现的风险进行分析,对风险的可能性及影响进行评估,从而采取有效措施,会计内部机构应该结合内外环境的变化,及时收集信息并加以分析利用,并对照之前的评估指标,及时发现问题,纠正问题,解决问题。二是建立会计内部控制信息报告制度,要对定期的评估结果予以公布,这样方便各部门及时发现工作中的问题,采取相应的应对措施,制定可行的应对方案,避免系统性风险的产生。
(三)优化资源配置,形成会计监督相互制衡的合力。会计内控管理要见效益,监督是关键。人民银行会计内部控制要积极发挥内部审计的作用,及时转变审计方式,由传统的事后控制转变为事前控制,事中控制。建立健全风险预警机制,此外,在业务开展的过程中,形成以会计工作联席会议为纽带,加强部门之间的协调沟通,加强信息交流,建立会计信息通报制度,切实树立“大会计”理念,提高风险防控水平。最后,在制度保障的前提下,强化对会计从业主管的责任意识,充分发挥会计主管的监督管理职能。
(四)加强会计人员教育,建立正向激励约束机制。要在管理中将以人为本的理念渗透到工作中的每一个细节,改善办公条件,定期对会计从业人员开展有针对性的培训,维护会计人员的权益,逐渐培养出一批“一专多能”的员工,认真落实定期轮岗制度,发掘会计从业人员的爱好和专业潜力,并对表现突出的员工做到及时奖励,完善奖惩制度,做到赏罚分明,有效激励。
三、小结