外贸公司管理规章制度

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外贸公司管理规章制度范文第1篇

【关键词】浙江 文秘 智联招聘网 社会需求 调研

为了解浙江省文秘毕业生的真实社会需求状况，为文秘专业在提升学生专业技能与专业素养、完善人才培养方案提供参考，我们在知名大型招聘网站 “智联招聘网”中以“秘书、文员、助理”岗位为关键词进行搜索，共搜集了2014 年“浙江”地区12月的文秘人员招聘岗位，共3316条。本文对文秘类人才的招聘岗位、用人单位、职责内容、任职要求等多方面进行了整理与分析。

一、用人单位性质与规模

从单位性质来看，有2517家民营企业，420家股份制企业，200家合资企业，92家外商独资企业，64家国企，9家事业单位，4家其他性质单位。

从单位规模来看，根据2011年7月4日，工业和信息化部、国家统计局、发展改革委、财政部下发的《中小企业划型标准规定》，除51家企业属于大型企业外，其余都属于中小企业范畴。

二、各类型文秘岗位及职责

各公司招聘的文秘岗位概括起来主要有秘书、助理、文员、前台、办公室主任（行政主管）、行政专员、内勤、客服、资料录入员、资料整理员。除此之外，也有少部分企业设有相关的文案策划、储备干部、协调员等岗位。

各类型文秘岗位可以归纳为以下职责：

（一）秘书

负责领导各类工作行程安排；协助公司领导处理日常事务；协调各部门之间的沟通；负责公司会议的筹备及组织并做好会议记录；对会议决议和布置的工作负责跟进督办；访客接待；撰写领导讲话稿、各类专题会议纪要等相关文字材料。

（二）助理

协助领导完成公司全盘运营、协调性工作；负责办公用品、日常必需品的采购及采购计划制定；参与制定公司各项管理规章制度；参与公司发展规划、业务经营计划的编制和公司重大决策的讨论；各类信函、邮件、文件资料的起草、整理与归档；做好与当地政府、新闻媒体、合作客户的关系处理和接待工作；负责对公司内外部相关信息的搜集、整理和分析，为公司领导的经营决策提供信息整合及建议；公司领导批示、决议及交办事项的协调、催办及督办工作。

（三）文员

收发公司邮件、报刊、传真和物品，并做好登记管理以及转递工作；接听、转接电话，接待来访客人并及时准确通知被访人员；做好办公室档案收集、整理工作；负责各类会务的安排工作；负责行政文件打印、收发、转呈、保管等；完成领导交给的一般的不需较多工作经验的事务性工作。

（四）前台接待

对来访客人做好接待、登记、及时通知被访人员；负责公司快递和传真的收发工作；负责公司电话的接听、转接、留言、记录工作。

（五）办公室主任（行政主管）

起草修订文件；制定公司行政管理的方针、政策和制度；全面负责企业的行政、人事、后勤、总务、环境和保卫工作；日常工作的监督管理；组织各类活动及各类会议；负责发挥总经理参谋、协调和综合管理职能。

（六）行政专员

公司总机电话接听、转接、留言、记录工作；办公用品的采购、分发，各项设备的日常维护；公司来访人员接待；档案、资料的整理、分类；负责起草有关通知、函、报告、会议纪要等文件。

（七）内勤

负责公司固定资产、办公设备、用品的登记、发放及日常维护保养工作；负责前台日常工作，电话的接听、转接，做好各种来电咨询工作；负责来宾的接待、会议的安排；负责公司各种信件、快递、报刊等的接收、登记、发放；根据不同行业公司的不同业务，做好行政后勤服务工作。

（八）客服

负责客户日常咨询及客户投诉；负责产品介绍；建立客户档案；维护客户关系。

（九）资料录入员

（十）资料整理员

负责文件资料的收集、归纳、整理、立卷归档和保管工作；建立公司档案管理规范、资料检索规范。

三、文秘岗位能力需求分析

通过对招聘信息中的任职要求的归纳分析，我们总结出了各类型文秘岗位的需求特点。

（一）需求行业

从招聘信息的投放密度来看，当前文秘人员需求最强烈的五大行业是工业、批发业、零售业、软件和信息技术服务业、信息传输业。

（二）需求层次

从职位高低而言，企业对高、中、低三层的文秘人员都有广泛的需求：

高级文秘包括：办公室主任、行政总监；

中级文秘包括：秘书、助理等；

初级文秘包括：文员、前台、行政专员、内勤、资料录入员、资料整理员等

（三）需求特点

（1）性别。大多数岗位没有对性别提出特殊要求，但也有例外，从众多用人单位中，有64家单位只招女秘书，34家要求“男性”，女秘书需求量更大。要求女性的文秘岗位大多是董事长秘书、经理秘书、传媒公司总裁秘书及公司前台等对个人形象、气质要求比较高的职位；要求男性的文秘岗位大多是保险公司行政专员、金融业综合管理部的总经理秘书这类涉及出差、工作艰苦的职位。

（2）年龄。本次调研中，有356家企业对岗位年龄做了要求，其余企业则年龄“不限”。从年龄的分布来看，前台、文员岗位年龄要求一般在18-25岁；秘书、助理、行政专员、内勤岗位年龄要求一般在25-35 岁；办公室主任、行政主管一般要求在30-45岁。可见，年龄越长，由于心智更成熟，从业经验越丰富，职务也相对更高，这体现了文秘人员“越老越吃香”的职业发展趋势。

（3）形象。秘书、行政专员、文员、内勤、助理、前台、客服、办公室主任等文秘类岗位普遍要求应聘者“形象好，气质佳”。特别是前台岗位对外在形象的要求普遍比较高，不少公司还要求女性身高160cm 以上，皮肤白皙。办公室主任（行政主管）的形象要求一般是“相貌端正、稳重”。良好的形象有助于文秘人员服务领导、同事和客户，同时会被视为企业形象的某种象征。

（4）学历。在学历要求方面，412家单位只要求中专或高中以上学历，1644家单位要求大专学历，623家单位要求本科学历，还有18家单位要求硕士以上，其中杭州一家广告公司的行政助理要求博士，其余企业则表示学历“不限”。总的来看，大型企业比中小型企业对学历要求更高，中小企业的秘书一般要求大专学历，而大型企业的秘书则需要本科学历；文秘高层级职位比低层级职位学历要求更高，如文字录入员、前台、客服一般要求高中或中专以上学历即可；文员、秘书、资料管理员要求大专以上学历；一些助理、总裁秘书、董事长秘书、总经办秘书、办公室主任、行政主管学历要求比较高，要本科，甚至硕士以上。

（5）工作经验。绝大部分用人单位都对文秘人员的工作经验提出了具体年限的要求或“有相关经验者优先”，可以看出用人单位对工作经验十分看重。其中1-3年工作经验要求的多为文员、前台、秘书岗位；3-5年要求的多为秘书、助理、行政专员、办公室主任、行政主管岗位；5-10年及10年以上的都是办公室主任、行政主管、行政总监岗位。因此，秘书职位层级越高对从业者工作经验的年限要求越长。

除了文秘或行政相关工作经验外，部分单位还提出了有一定行业从业经验者优先，如诸暨一家生物科技有限公司行政总监岗位要求是“有生物监测领域工作经验者优先考虑”。对于秘书职业，有行业背景，将拥有更美好的“钱景”。

能力要求见附表。

各类型文秘岗位有一些共同的核心能力需求。良好的职业道德，工作认真负责，细致耐心、积极主动；有良好的组织、沟通能力和人际交往能力。性格外向开朗，有亲和力；熟练使用办公软件；有良好的口头表达能力与文字表达能力。

不同层级的文秘岗位对从业人员能力要求不同。初级文秘岗位要求具备较为单一的业务技能，强调认真负责、细致耐心、积极主动的工作态度；中级文秘岗位要具备较强的文字表达和口头表达能力、组织沟通能力、人际交往能力和办公软件操作能力，要求具备的是综合性业务技能；高级文秘岗位则除了秘书专业知识与专业技能外，还需要了解管理、法律方面的知识，具备一定的管理经验。

文员与助理岗位要求精通行业领域的知识与技能。文员岗位与助理岗位的类别繁多，文员有办公室文员、仓管文员、生产文员、出单文员、物流文员、销售文员、人事文员、经营部标书编制文员、项目文员、后勤文员等类别；助理有行政助理、人事助理、销售助理、财务助理、营运助理、采购助理、项目助理、摄影助理等类别，在能力要求上，根据实际岗位职责需要提出了不同业务、不同行业特有的能力要求。

对外语能力要么不做要求，要么提出了高要求。在众多用人单位中，只有131家单位对文秘类岗位的外语提出了要求，主要是外贸公司、合资公司、外资公司以及英语秘书岗位，对英语或日语提出要求，要求都比较高，要求“精通英语读、写、听”；熟练的翻译、口译能力；英语四级、六级以上；日语一级以上。