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[关键词]中小企业;会计信息质量;会计服务外包
[中图分类号]F234[文献标识码]B[文章编号]1002-2880(2011)02-0150-02
外包是指在有限人力资源条件下,为维持企业核心竞争能力,将企业的非核心业务委托给外部的专业服务公司,以集中人力资源,降低营运成本,提高企业核心竞争力的一种战略管理模式。近些年来,外包市场得到了迅速发展。据有关专家预计,2010年全球国际服务外包市场规模超过6000亿美元,且呈不断增长趋势。外包服务涉及的领域呈多样化趋势,具体包括信息技术外包、经营管理外包、人力资源管理外包、财务与会计外包等涉及企业经营活动的方方面面。近几年,在整个外包市场中,会计服务外包得到了迅猛的发展。国际数据公司(IDC)在一份研究报告中提出,2008年全球财务和会计外包市场规模已达到470多亿美元。在成熟的欧美市场,会计服务外包在整个外包市场中已占有一定的比重,而在我国,会计服务外包还处于初步发展阶段。2010年12月17日,中国注册会计师协会正式将苏州工业园区列为会计服务外包基地试点地区,这是继北京西城区、天津滨海新区、广西东盟自由贸易区之后的第四个会计服务示范基地。会计服务外包在我国有巨大的市场潜力,其必将对我国的经济发展产生重要影响。因此,本文将结合中小企业对会计服务外包在我国发展的相关问题进行探讨。
一、会计服务外包的涵义及对中小企业发展的必要性
会计服务外包是指企业将账务处理和信息披露等业务流程外包给会计师事务所等专业机构来完成的经济活动,包括记账、编制会计报表及会计报表附注、纳税、会计信息系统设计、会计内部控制制度设计等。
中小企业在我国数量众多,它们在规模、组织结构等各方面与大企业有着明显的区别,有其自身的特殊性。由于其经营规模不大,组织机构简单,企业会计机构设置不规范;会计信息质量不高;会计人员素质普遍偏低等原因,使中小企业在会计机构设置、会计信息需求、会计人员配备等方面存在着局限性,所以有必要请专业会计服务机构来为其服务,这对于中小企业来说,会计服务外包能够带来如下益处:
1.会计服务外包业务可降低中小企业资本性投资和费用成本。首先,企业可免去对各种办公用品及软件、硬件的初始投入。其次,会计服务外包使企业避免财务系统运行所需的日常维护成本和系统的升级成本,而且可以根据实际使用外包服务的情况逐期均衡其企业的运营费用。最后,会计服务外包可以精简相关机构,降低人工成本。
2.会计服务外包能突出主营业务,提高企业核心竞争力。中小企业的资源是有限的,如果将会计业务外包给专业服务机构,企业可将精力专注于自己的核心领域,集中发展和管理核心部门,突出主营业务优势,争取占据更大的市场份额,进一步提升中小企业的核心竞争力。
3、采取会计服务外包能取得高质量的会计服务,降低企业财务风险。将会计业务外包给专业机构来做,可以降低因会计人员专业知识不扎实,业务不精而出错的风险。同时,外包机构的专业化服务,保证了有关财务系统的稳定运行,避免了诸如设备硬件损坏等原因造成信息丢失带来的风险。
二、中小企业会计服务外包存在的问题
在中小企业将会计业务外包给专业服务机构的过程中,存在着一系列的问题,这其中既有中小企业自身的问题,也有会计服务机构的问题,当然,财税等相关政府部门监管也存在着一定的问题。
1.中小企业自身的问题。中小企业与会计服务公司的独立运作以及地域上的差异,导致中小企业内部会计监督职能的淡化,难以及时发挥效用。中小企业投资者追求业务的开拓,而弱化内部会计管理,对于企业日常经济业务发生的会计资料,如银行单据、材料发票、员工信息及月工资额,以及其他原始单据的保管意识薄弱。又由于中小企业经营规模一般不大,经营结构和内部组织机构相对简单,管理层较少,内部控制制度形同虚设,费用报销的审批制度不严格,以及企业成本核算流程中资料不完整,造成外包会计业务核算所需原始资料不齐全,核算反映的会计信息不完整,无法给管理者决策提供准确的会计信息。另有一些中小企业,由于以前使用的社会兼职会计或不正规的会计机构给企业经营管理造成不良影响,他们就对会计服务外包产生排斥情绪。
2.会计服务外包机构的问题。在我国,记账机构、会计师事务所、税务师事务所、咨询服务公司等均具有会计服务的资格。首先,不少会计服务机构对人员配置不合理,有的机构一个会计身兼几十家中小企业会计事务,不清楚被企业的日常经营状况,只是根据企业提供的一些资料入账,编制财务会计报表,向税务机关纳税申报,记账过程中存在大量不规范、不真实的情况。其次,会计服务外包中存在一些素质较低的从业人员,会计基础知识匮乏,会计基础工作薄弱,并且该行业的人员流动性又比较大,使社会上一些人对会计服务外包不信任,这些都给会计服务外包的发展造成了负面影响。
3.财税部门监管问题。政府对会计服务外包重视不够,缺乏立法监督和政策引导。政府相关部门各自为政,难以形成合力,检查不到位,使会计服务外包的发展缺乏合理的监督。有些地区的税务机关对会计服务外包行业存在片面认识,在税款征收上“重定额轻建账”,不支持会计服务外包机构的发展。
三、改进中小企业会计服务外包现状的对策
第一,加强中小企业自身建设,使会计服务外包机构能更好地为其提供服务。中小企业创立初始,就应让会计服务外包人员直接参与企业的规划、筹建等各项工作中,借鉴会计服务外包人员对同行业其他企业的会计服务经验,把企业生产经营所能涉及到的各项工作尽量正规化,从长远发展上看,可以起到很好的指导作用。同时,中小企业应健全内部控制制度,配备专人负责日常货币收支和保管,办理企业日常发生的会计业务,整理每月企业发生的费用、发票等原始单据,及时向会计服务外包机构人员提供真实完整的凭证和其他相关资料。
第二,努力提升相关从业人员的专业素质,提高会计服务外包机构服务水平。会计服务机构应制定健全的内部管理制度,加强从业人员的业务培训和职业道德教育,保证至少有两名会计人员服务于委托企业,并且要求审核会计至少具有会计中级职称以上水平。记账会计对客户票据要进行整理,对票据存在问题应与客户及时沟通,进行会计核算,账务处理和税款计算。审核会计对记账会计做账的结果进行审核,包括票据的完整性、合法性的审核,成本核算的准确性审核,账务处理正确性的审核,税款计算合法性的审核,往来账的核对,对客户账务问题的隐患给予准确评估,在所有账务审核无误后填制税务纳税申报表,并对纳税情况与客户沟通,利用税收知识帮助企业有效利用好税收政策,收集整理客户在经营中所需要的信息,对客户经营业务进行财务分析,并找出客户经营中的问题,提供合理意见,帮助中小企业加强内部控制的建设,使中小企业步入良性循环。
第三,提高财税等相关政府对会计服务外包机构的监管力度。税务部门要加强服务意识,加强与会计外包服务中介的联系,随着网络技术的不断成熟,实现网上办税,让中小企业的税务事务更加便捷,为中小企业的会计外包服务提供条件。政府相关部门,应进一步完善会计服务外包行业的相关法律法规,且可以成立会计外包服务行业协会,维护行业的利益,使会计外包服务行业能够健康发展。
四、中小企业会计服务外包行业发展趋势及展望
在西方发达国家,会计服务外包非常普及,而在我国,会计服务外包方兴未艾,尚处于起步阶段。但是随着我国加入WTO,市场经济的迅猛发展,专业化的会计服务机构以其灵活、优质、高效的服务方式受到了越来越多客户,特别是中小企业的青睐。越来越多的中小企业,甚至是大企业,意识到了会计服务外包给企业带来的诸多益处,纷纷将会计业务外包给专业服务机构,这使得会计服务外包行业得到了巨大的发展,会计服务外包必将是今后发展的一种潮流。
[参考文献]
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【关键词】服务贸易 服务业 现状 对策
一、我国服务贸易的发展现状
近些年来,我国服务业实现了持续、稳定、健康发展,服务业的发展促进了服务贸易的增长。在过去的十年中,我国服务出口年增长速度均保持在9%以上,超过世界平均水平。从地区看,中国香港地区、美国、日本和韩国为我国前四大服务贸易伙伴。现总结我国服务贸易的几点现状:
1、服务贸易总额迅速增长,逆差不断扩大
1982
2007年期间,我国服务贸易总额不断增长,年度增长率多数处于10%――30%之间。2001年我国人世后,服务贸易增长率持续提高,这期间出口年均增速达到22%,进口年均增速达到21%。到2007年,我国服务贸易进出口双双突破1000亿美元大关。其中,服务进口额1290亿美元,占世界服务贸易份额的4.2%,居世界第五位;服务贸易出口额为1270亿美元,占世界服务贸易份额3.9%,居世界第七位;服务贸易总额为2560亿美元,增速超过20%。尽管中国服务业和服务贸易取得了巨大的成就,但由于我国服务贸易起点低、基础差,缺乏国内的产业支撑,与发达国家的服务业和世界服务贸易发展水平相比,中国服务业和服务贸易还存在着很大的差距。此外,自1992年开始直至2007年,服务出口小于服务进口(1994年除外),服务贸易处于逆差状态,且逆差呈现逐年加大的态势。
2、服务贸易出口额占贸易出口总额的比重偏低
其一,服务贸易明显落后于货物贸易的发展。中国货物贸易总量呈快速增长趋势,2005年中国货物进出口额、出口额和进口额世界排名均为第三名,但中国服务贸易出口在世界排名仅列第八位,进口第七位。我国服务出口占贸易出口总额的比重只有9%,远低于19%的世界平均水平;其二,我国服务贸易呈现逆差,2005年服务贸易出口812亿美元,进口853亿美元,逆差41亿美元;其三,中国服务业内部行业结构不合理,新兴行业少,生产行业发展不足,严重阻碍了生产的专业化和社会化的进程。服务贸易的优势部门主要集中在海运、旅游等比较传统的领域,旅游和运输服务的出口占中国服务出口一半以上,而保险、计算机、金融服务等现代服务业的国际竞争力还很低。
3、服务贸易出口占货物贸易出口的比重低
我国服务贸易的发展水平落后于货物贸易的发展水平,服务贸易出口与货物贸易出口的比例为1:9,远低于世界平均1:4.2的水平(美国这一比例为1:2.6)。从全球贸易发展态势来看,全球服务贸易出口与货物贸易出口的比例稳中有升,从1982年的步子20%提高到2005年的近25%,英国,美国的服务贸易出口与货物贸易出口的比例大大高于世界平均水平,且呈现上升趋势,分别从1982年的29.7%,23.5%增长到2005年的48.5%,39%。印度服务贸易出口与货物出口的比例高于世界平均水平,波动幅度很大,前期大幅下降,至1996年以后大幅上升。
4、服务贸易结构不平衡
由于服务业是由许多相关行业组成的产业群,国际服务贸易涉及的行业范围极广,国际社会要求一国对其国内的服务业进行整体协调和管理。在我国服务贸易结构中,以运输,旅游为代表的传统服务贸易项目比重有所下降,但在服务贸易中仍然占主要地位;金融服务,保险服务,计算机和信息服务,咨询服务,专有权利使用费和特许费等以高新技术为核心,以技术进步为动力的新兴服务贸易项目在贸易总额中的比重不断增加,但是由于受制度,技术,资本等因素的制约,在服务贸易中所占比例仍然不大,仍处于发展的初级阶段。
5、服务贸易地区高度集中
从国内地区的结构来看,沿海发达地区凭借其优越的地理条件和较发达的现代服务业,和内陆相比的确具有明显的优势,是我国开展服务贸易的主要地区。2007年仅北京,上海,天津,广东,江苏,浙江,辽宁和山东八省市服务贸易合计占全国的85.66%;我国对外服务贸易市场主要集中在香港,美国,欧盟,日本和东盟等少数国家和地区,2007年与这五个国家和地区贸易额占我国服务贸易总额的66.8%。由于对外贸易地区过于集中,受全球金融危机影响,欧盟,美国和日本经济不断下滑,致使我国服务贸易各行业出口普遍受阻,沿海地区大量出口企业纷纷减产或停业,导致对金融服务,法律服务,会计服务的需求下降,对我国服务贸易发展带来极为不利的影响。
二、解决我国服务贸易存在问题的主要对策
1、大力发展国内服务业,优化服务贸易行业结构
大力发展具有现实和潜在比较优势的服务出口项目,同时不断提高服务出口项目的附加值,从劳动密集型和资源密集型出口项目向资本、技术和知识密集型项目过渡。应重点发展国际旅游业、国际工程承包与劳务合作业、国际运输业、国际金融与保险业、国际通讯业、国际信息与咨询业和国际广告业等行业,带动服务业整体水平提高。积极发展新兴服务业,主要是需求潜力大的房地产、物业管理、社区服务、教育培训、文化体育等行业,形成新的经济增长点。改组改造传统产业,运用现代经营方式和服务技术,着重改造商贸流通、交通运输、餐饮、农业服务等行业,提高技术水平和经营效率。
2、充分发挥政府对服务贸易的管理优势
政府应加强对GATr、GATS、WTO等有关条款原则的研究,尽快建立健全符合我国经济发展目标,又不违背国际准则的法律、法规;对服务市场准入原则,服务贸易的税收、投资、优惠条件等要以法规形式规定下来,以增加服务贸易的透明度,使服务贸易真正实现制度化和规范化。尽快按照国际上通行的服务贸易统计方法,建立服务贸易统计制度,完善服务贸易的统计工作,为制定服务贸易发展规划、反映和监测服务贸易的发展情况、决定服务贸易的政策措施提供科学依据。
3、建立系统的服务贸易法律体系
发挥政府作用,加强服务贸易立法,建立系统的服务贸易法律体系。我国服务贸易立法近年来虽大有改善,但仍然存在着许多漏洞。例如:
(1)服务业的行业垄断;我国的一些行业,如金融,电信,保险,教育具有的强垄断性,不仅破坏了正常的公平竞争秩序,而且导致了服务业创新动力的缺乏和效率的低下。中国的服务业要适应未来服务业发展开放的大环境,必然要求打破行业垄断,实现服务贸易的自由化。
(2)服务贸易保障制度不完善;主要是指对服务行业里的一些弱势产业,如数据处理,技术服务,咨询,专业服务等需要有一些专门的保护政策来应对我国人世后国外相关产业对这些行业的冲击,使其可以健康成长而不至于夭折。目前,中国政府在电信,银行,教育等行业制定比较全面保护政策,在一定程度上也影响了贸易的自由化,所以如何制定出有效的贸易保障政策,既可以使本国服务贸易行业健康发展又可以保证贸易的自由化,就要对WTO的GATS的进行认真研究学习。
4、加强服务贸易人才培养,积极参与国际服务市场竞争
目前我国缺乏服务贸易方面的高素质人才,如熟悉服务贸易的研究人员、工商企业家、金融家、会计师、审计师、律师和工程承包商等,这是国际化经营中的一个突出问题,因此要加强培养国际服务贸易的复合型人才。为适应服务行业发展对人才的需要,应多渠道、多方式加快培养服务业人才。全面推进职业资格证制度,建立服务业职业资格标准体系,以满足市场对服务人才的需要。
综上所述,我认为我国发展服务贸易潜力是巨大的。首先,服务业发展前景广阔。服务业是服务贸易发展的基础。长期以来,中国服务业发展严重滞后影响了服务贸易的发展。随着近年来中国政府重视发展服务业,中国服务业的快速发展,年平均增速为15.4%,远远高于中国经济的平均增速,服务业在GDP中的比重呈上升趋势。
【关键词】 内部控制; 咨询服务; 体系建设
2008年5月22日,财政部、证监会、审计署、银监会、保监会等五部委联合《企业内部控制基本规范》,并于2010年4月26日了包括《企业内部控制应用指引》、《企业内部控制评价指引》和《企业内部控制审计指引》在内的企业内部控制配套指引,标志着适应我国企业实际情况、融合国际先进经验的中国企业内部控制规范体系基本建成。《企业内部控制基本规范》要求:“执行本规范的上市公司,应当对本公司内部控制的有效性进行自我评价,披露年度自我评价报告,并可聘请具有证券、期货业务资格的会计师事务所对内部控制的有效性进行审计。”我国以规章形式强制要求对企业财务报告内部控制进行审计的做法,既直接形成了我国企业对内部控制审计服务的需求,也间接打开了企业内部控制制度设计服务市场。前者属于鉴证业务,注册会计师执行鉴证业务必须保持独立性,为被审计单位提供内部控制审计的注册会计师(会计师事务所)不得同时为该审计单位提供内部控制咨询等服务。所以,通常情况下,会计师事务所开展企业内部控制制度设计等咨询服务,一般都会单独成立专门的咨询公司来开展这一新业务,它不仅涉及我国会计服务市场和会计服务行业的发展问题,也与打造大型会计师事务所集团,构建以会计师事务所核心品牌为纽带,相关经济类咨询、服务产业群体为补充的多元化发展模式紧密相关。如何才能开展好企业内部控制制度咨询服务工作,笔者就此谈一些粗浅的看法。
一、企业内部控制体系建设动因
内部控制体系是指企业行政领导和各个管理部门的有关人员,在处理生产经营业务活动时相互联系、相互制约的一种管理体系,包括为保证企业正常经营所采取的一系列必要的管理措施。内部控制制度的重点是设计合理的、有效的组织机构和职务分工及实施岗位责任分明的标准化业务处理程序和严格的财务管理制度。通俗地说,内部控制既是人、财、物的整合,又是权、责、利的统一;既是企业的“家法家规”,又是制度化管理的核心,它推动了企业的“法治”管理。
就外部原因而言,企业内部控制体系建设是国内现行法律法规体系的基本要求。上海证券交易所、深圳证券交易所明确要求上市公司建立、健全内部控制制度,应当执行《企业内部控制基本规范》。鼓励上市公司提前执行财政部等部委于2010 年联合的《企业内部控制应用指引》、《企业内部控制评价指引》和《企业内部控制审计指引》等企业内部控制配套指引;要求上市公司应当根据内部审计部门出具的评价报告及相关资料,对与财务报告和信息披露事务相关的内部控制制度的建立和实施情况出具年度内部控制自我评价报告;要求会计师事务所在对上市公司进行年度审计时,应当参照有关主管部门的规定,就公司财务报告内部控制情况出具评价意见。
就内部动因而言,企业内部控制体系建设又是受托责任变化和风险防范意识增强的必然结果。随着经济的发展和社会环境的变化,受托经济责任的内涵也在不断拓展和变化。2002年以前,受托经济责任相对简单,委托人和受托人双方的权利和义务主要通过公司的财务状况展开,但这种不重视公司内部控制的做法存在很大风险。美国的安然事件、世通事件,我国的中航油巨亏事件等都证明了没有有效的内部控制,就无法从根本上保证受托责任履行的完整性和稳定性。由于经济、产业、法律法规以及经营环境的不断变化,几乎所有的企业都面临着风险。如何实施有效的风险防范措施,是企业经营成败的关键。现代企业经营者越来越重视企业内部控制体系建设,越来越意识到有效的内部控制体系可以降低企业经营风险、不断提高经济效益。
二、企业内部控制建设认识上存在的几大误区
尽管推动我国企业内部控制体系建设的外部法规越来越健全,企业对建立健全内部控制制度的主观认识也在逐步深化和提高,但毕竟内部控制体系建设在我国尚属新生事物,许多企业对内部控制建设的认识还存在诸多误区。主要表现在以下几个方面:
一是认为内部控制就是一系列的规章制度。有的企业董事会与管理层对内部控制的认知还仅仅停留在“文本”层面,认为随便拿个模板就可以搞出一整套来,根本不重视制度适用与落实方面的问题。
二是认为内部控制就是内部会计控制,是财务部门的事情。内部控制应该是全方位的控制,即便其中的财务控制也必须渗透到企业的法人治理结构与组织管理的各个层次、生产业务全过程、各个经营环节,是覆盖企业所有的部门、岗位和员工的控制,不可能由财务部门单独完成。
三是认为一套完整的内部控制就能保证不出现舞弊和差错。内部控制的目标是合理保证企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整、提高经营效率和效果、促进企业实现发展战略。内部控制是有局限性的,它只能合理保证、防止、发现并纠正舞弊,不可能提供绝对的百分之百的保证,那种期望内部控制“包治百病”的想法是不切实际的。因此,要正确认识内部控制的作用,不能片面或者过分地夸大。
四是认为内部控制只针对基层岗位和一般员工或只是针对管理层和企业领导的事情。内部控制应是一个全员参与实施的过程。内部控制的责任主体不仅包括董事会、监事会和经理层,还包括全体普通员工,要充分发挥其作用需要企业所有员工的参与和有效执行,任何人都不能例外。他们在内部控制中承担着不同的职责,企业员工具体执行与经济业务相关的内部控制制度,具体实施内部控制的日常运行;内部控制制度是否有效又与企业领导是否重视、是否带头执行有极大关系。有些企业之所以内部管理混乱,产生公司舞弊,就是因为管理层凌驾于内部控制之上所致。
五是认为内部控制制度的建设是一件一劳永逸的事情。内部控制是一个对企业的整个经营管理活动进行监督与控制的过程。企业的经营活动是永不停止的,它可能从专业化到多元化、从国内市场走向国际市场、从单一主体发展到集团化运作,面对的风险会发生变化,企业的内部控制也应该相应调整。内部控制应是一个发现问题、解决问题,发现新问题、解决新问题的循环往复的过程。
六是认为内部控制制度制定的越详细越严格越有可操作性。内部控制系统设计的严格程度应切合单位的实际,并遵循成本效益原则、灵活性原则和重要性原则。所以,内部控制并非越严格越好,关键是要适合企业的自身情况,能提高企业经营效率,实现企业目标。当然,对事关企业生死存亡的重要环节要遵循重要性原则,要尽可能详细和严格,比如收付款环节、对外担保等。
三、企业内部控制咨询业务定位、目标和内容
正因为企业普遍存在内部控制建设上的认识误区,所以在为企业提供内部控制咨询时,必须明确自身的业务定位,向受咨询企业的高管讲明我们的工作目标和内容,做好业务承接前的宣讲和辅导工作。
内部控制咨询的定位在于:“我们是一个实施者,而不是理想的缔造者。”企业内部控制的内容非常广泛,每一个企业制定何种内部控制以及各项内部控制制度包含哪些内容,主要取决于企业生产经营、业务管理的特点和要求,包括组织机构的设计和企业内部采取的相互协调的方针、措施等。我们会尽力做好制度设计咨询工作,但制度的执行效果如何,能否达到理想的结果,不可能取决于我们。加之生产经营环境及企业前景的不确定性,内部控制将是一个动态的发展过程,它随着企业环境、风险和诸多因素的变化而变化,所设计的制度也无法达到一个理想状态。
与内部控制建设相关的工作目标应该有以下几项:
一是尽量要结合企业的实际情况,达到一种现实的可行状态。当然,不是现状单纯的制度化,而是在现实可行状态下的理想状态。
二是制定一套基本完整的公司治理层面和业务流程层面的内部控制手册,完善公司治理模式和议事规则,梳理和规范业务流程,将公司各项日常经营业务予以制度化、规范化,以保证发生的各项经济业务能够及时、准确、真实、完整地反映到财务报告体系中。
三是明确组织架构及各部门岗位职责(含治理层、管理层),设置不相容职务分离,保证资产安全。
四是明确授权体系,清晰各项业务流程的审批权限和流转过程,提高员工和管理层的工作效率和效果。
五是完善信息传递和系统管理,使信息传递及时,强化风险识别、判断和应对。
与目标相对应的具体工作内容则又可分为以下若干项:
第一,按照财政部内部控制规范指引和证交所内部控制指引的要求,补充内部控制制度中缺失环节的内部控制制度。
第二,对组织架构设置的合理性和运行有效性进行测评,对现有组织架构中明显职责不清晰的、不利于内部控制制度设置和执行的,提出意见和建议。
第三,对现有执行的各项内部控制制度中明显设计不合理的,提出修改的方向和意见。
第四,对现有执行的各项内部控制制度中对财务报表列报有重大影响的各项业务流程进行测试和梳理,补充完善相关细节,以保证关键内控能够有效执行。
第五,修订形成一本基本完整的具有可操作性的内部控制手册。
第六,根据需求,分层次对公司的各级人员进行与内部控制制度相关的培训和指导,促进内部控制制度的有效执行。
四、企业内部控制咨询进度安排、方法和最终产品
根据实际开展的内部控制咨询工作经验,该项业务工作至少应分为以下四个阶段:
第一阶段,调研阶段。利用调查问卷等手段,进行全面、细致的调研访谈,查阅各类内部控制程序中的流转票据和文书资料以及资金流、物流和信息流的相关记录。主要完成对高管约谈及各部门的尽职调查。
第二阶段,流程诊断阶段。在充分调研、了解的基础上,对控制流程运行的效果进行全面、系统的梳理,对流程中内部控制的全面性、适用性、有效性进行分析,对流程运行可能存在的内控缺陷以及适当的调整和补救措施进行剖析,最主要的工作内容是提出目前内控中主要的缺失点和下一步规范的方向,草拟各项内部控制制度草稿,和管理层逐项逐条讨论各项内部控制制度的恰当性和可行性。
第三阶段,《内部控制操作手册》和《内部控制评价手册》形成阶段。制定具有可理解性、可操作性的手册,以涵盖控制目标、控制程序、关键控制点、监督检查、自我评价等内容。即完成修订后的内部控制制度,形成一套完整的内部控制手册。包括:文字描述的支撑制度文件;工作流程图或流程的文字描述;相关凭证、表单、文件的样式汇总。
第四阶段,培训阶段。针对执行中的问题和实施中的意见,进行点对点培训。即推行内部控制手册,完成各部门和相关人员的培训。
在第三阶段工作完成后,可以形成如下成体系的内控书面制度。
第一,内部控制手册。体现基本管理思路和管理原则的制度框架。包括:公司治理制度;内部管理机构及其职责权限;列示基本经济业务的关键控制节点以及主要的管控方法。
第二,各类经济业务管理制度(核心)。针对各项经济业务梳理设计的管理制度,至少包括所有完整的业务流程,从开始到结束、从指令取得直到事后监控和评价的全过程管控。
第三,主要经济业务管理制度的配套细则。各类管理制度中描述的主要流程或者主要内容的下一层次的细化。
第四,配套的岗位职责书、业务流程图及必要的表单设计。
五、达成企业内部控制体系建设目标的关键点
内部控制体系建设就企业而言,是一项时间跨度较长且内容繁杂的系统工程;就中介服务而言,是一项需要对企业有深入了解且人员素质有较高要求的咨询业务。要做好这项工作,基础在企业,推动在中介,工作中应抓好以下关键环节:
一是提高认识,管理层重视。充分认识内部控制工作的重要性,内部控制需要自上而下地推动(对自身权力的限制),内部控制工作的开展需要最高管理层的亲自推动和直接参与,身体力行。
二是加强沟通,强化内部控制意识。建立日常培训机制,保证全体员工掌握内部控制制度有关规定;要求员工树立自我约束观念,自觉遵守内部控制规定;了解自己在内部控制中的权责,掌握必要的知识、技能。
三是全员、全方位、全过程控制。内部控制需要所有部门、各层级全体员工执行;内部控制是全过程控制,不能以计划审批代替过程审批;除了重视权限审批,更应重视标准化规范业务流程的建设和实施;严格执行流程规定,完善与财务报告相关的业务记录,并保持记录的完整性。
四是制度设计与运行监督并重。制度设计没有绝对的好坏,首要的是适用性。应以风险评估为起点,找出各业务流程的关键控制环节,设定相应的控制措施;每一业务流程应确定责任部门,关键控制点应确定责任人;自我检查,及时完善,落实考核。
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