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近年来,集团公司的管理制度数量逐年增多。以集团公司总部为例,2005年制定规章制度25项,之后的2006年、2007年、2008年、2009年、2010年的制度数量分别为24项、35项、38项、60项和82项。不完全统计,到2010年底,集团公司各级单位的规章制度达8054项。随着规章制度数量的不断增加,公司制度体系存在的问题也不断显现出来。在内容体系方面:第一,制度体系还不够全面,有不少“盲点”和“死区”,一些重点管控制度陈旧、缺失;第二,制度体系不够系统,缺乏层级和结构性,单体制度之间没有形成较强的关联和支撑;第三,体例不规范、内容不严谨、责任主体不明确等。在管理体系方面:一是分层次组织保障体系尚未建立;二是缺乏对制度体系建设工作的统一规划和管理。在制度执行情况方面,由于责任追究不明晰、制度数目繁杂、更新和修订拖延、内容不完善等原因导致公司的制度执行环境欠佳。为建立起一套全面系统、科学规范、持续改进、可操作性强的制度体系,公司于2011年11月正式启动制度体系建设。
二、主要做法
(一)对集团公司的重点业务管理流程进行梳理
对陕西地电供电单元的业务领域进行了总结和分析后发现,集团公司的重点业务主要集中在市场营销、财务、人力资源管理、计划基建及生产技术五大职能模块。在此基础上,对五大业务领域的职能循环、关键控制点进行了明确划分。
(二)构建集团公司制度框架体系
按照分层、分类、分属性的原则进行构建起新的制度框架体系。分层是指按照集团的组织层级划分制度,分为总部、市级公司(直属子公司)、县级公司、站所四个层级。以“制度树”理论为依据,将规章制度按照分类标准的重要性和管理便捷性,进行逻辑排列和展现,制度树的“根”在集团公司总部,根据不同的管控模式,“干“”枝“”叶”向下延伸到供电单元市分公司、县分公司、各站所以及发电、辅业、多经单元的各子公司。分类是指按照集团公司的业务领域、职能领域划分制度,使制度能覆盖各领域。将集团公司的业务领域分为供电、发电、辅业、多经四个单元;而将职能领域划分为营销、支撑、保障、监督四个职系。分属性是指按照集团公司规章制度的内容属性进行划分,确保单体制度结构的完整。将所有单体制度的内容属性划分为组织、管理、技术、监督四种属性。
(三)建立集团公司制度目录体系
制度目录体系的建立是通过职能分解和制度命名来实现的。制度分解是以“波特价值链”理论为依据,从价值创造的角度出发,将集团公司的价值链分为营销、支撑、保障、监督四个大的环节,并对应到各部门,将各部门的职能分解为一级职能和二级职能。集团公司总部各部门最终确定的一级职能有77项,二级职能有78项。在此基础上,根据各部门的职能和业务领域设计相应的制度目录,制度命名按照制度的逻辑体系,分类命名为章程、规则、规定、办法和细则五种类型。以市场营销部为例,其职能分解为市场营销、客户服务、供电服务、计量管理、电价执行等五项一级职能,市场营销又分解为市场开拓、市场分析与预测两项二级职能,电力市场开拓职能有《电力市场开拓管理规定》《电力市场开拓奖励办法》两项制度,市场分析与预测职能有《电力市场分析与预测管理办法》《电力需求侧管理办法》两项制度。与此类似,其他二级职能也对应不同的规章制度。通过职能分解和制度命名,最终确定了集团公司制度目录体系。公司总部、供电单元市、县分公司、辅业单元、多经单元和直属中心分别有238项、99项、191项、98项、61项、101项规章制度,集团公司共计788项。通过这种方式建立起来的制度体系,具有全面性、系统性特点,确保了横向各部门、纵向各层级的制度之间协调统一、衔接配套,完整反映业务流程和价值链,使制度形成有机整体,有效避免了制度之间的冲突、交叉及缺失问题。
(四)开展制度修编,建立起新的制度体系
公司各部门及分、子公司成立了制度修编小组。首先,制定了制度编写标准化模板及制度修编指导书。其次,组织各单位制度修编人员举行了制度修编培训。再次,培训结束后,各部门及分、子公司的制度修编小组对现行的规章制度进行修改,并根据制度目录起草了新增制度。制度修编完成后、集团公司各层级单位对新增、修订制度进行,对需要废止的制度进行废止。通过新增、修订的管理制度,清理需要废止的制度,集团公司新的管理制度体系构建起来。
三、主要成效
(一)加强了集团管控能力
通过管理制度体系的构建与实施,初步建立起一套“角色定位清晰、权责明确”的制度体系,公司的集团化管控模式得到进一步强化。集团公司根据业务特性和集分权程度的不同要求,对各业务单元采取不同的管控模式,使集团的管控意志在制度中得以体现和贯彻,实现了对各业务单元的有效管控和协同管理。
(二)提高了企业管理水平
管理制度体系建设的构建与实施,促进了集团公司由“人治”向“法治”、由“经验管理”向“职业化管理”的转变。通过新增重要制度,及时修改、清理了一些不适应当前形势的规章制度,使得集团公司的各项工作有了明确的制度依据,大大加强了集团公司经营管理的规范化水平。
(三)提升了企业经济效益
第一章 总则
1、联营总公司下属各公司应诚信合作,严守纪律,服从联营总公司统一安排,不违规违纪;
2、联营总公司下属各公司应精诚团结,互相支持,共担风险;
3、内部矛盾,内部协商解决,协商不成,坚决服从联营总公司调解;
4、联营总公司下属各公司应严格按联营总公司下达的宏观计划决策,控制相应的产能、销量。
5、出现违规处罚的,被处罚公司需在扣款后2个工作日内将保证金按约定金额补齐。
第二章违规、违纪界定与处罚
【一】联营总公司下属各公司及工作人员或联营总公司相关工作人员存在下列行为的,视情节不同给予处罚;
1、未按联营总公司统一销售的规定,合同未向联营总公司备案的、私自暗销,私自涨降价。违者处罚人民币10万元/次;
2、未按联营总公司财务管理制度规定,将应上交联营总公司共管账户的货款未上交,私自使用者处罚人民币10万元/次;
3、未按联营总公司计划销售管理制度规定,利用外地单倒买到厦漳泉地区销售,牟取非法利润者处罚人民币10万元/次;
4、未按联营总公司计划销售管理制度规定,在未开发货单的情况下,擅自发货出厂或者贿赂门卫工作人员放货出厂,私自销售,违者处罚人民币10万元/次;
5、未按联营总公司计划销售管理制度规定,下属公司与联营总公司开票员恶意串通,弄虚作假,虚开发货单违者处罚人民币10万元/次,参与者开除。
【二】联营总公司下属公司及工作人员或联营总公司相关工作人员存在下列行为之一的,视情节不同给予下列处罚;
1、未按联营总公司明文规定,经政府主管部门抽查不合格的,违者处罚人民币5000元/次;
2、未按联营总公司计划销售管理制度规定,联营总公司销售人员从买方处索要回扣,违者处罚人民币2万元/次,罚款由所属公司负责收缴,回扣及时上缴联营总公司;
3、未按联营总公司计划销售管理制度规定,联营总公司销售人员在划分的工作区域内,跟单服务不及时,发现项目不及时,经抽查一次不合格者通报批评,多次不合格的,建议所属公司给予开除处罚;
4、未按联营总公司计划销售管理制度规定,联营总公司开票人员因工作疏忽,开出错票,违者处罚人民币50元/次,并追究原因。
第三章、附则
在召开联营总公司大会时,联营总公司下属公司的法定代表人(或有权代表),需按时参加,积极进行参政议政,若因自己原因缺席者,对于会议决议不得抵制,必须执行。开会迟到的罚款200元/次,无故缺席的罚款1000元/次。
㈠公司法律事务管理的总体目标}方案范文.库.整.理^
1、建立和完善科学的法律事务管理制度,进一步提高依法决策、依法经营和依法管理水平。
2、建立、健全符合国家法律法规要求的一整套公司规章制度及保障其有效执行的监督体系。
3、建立、健全规范员工经营管理活动和有效控制经营管理权力的责任追究制度。
4、形成事前防范、事中跟踪、事后完善的现代公司法律事务管理方式,最终实现]方案-范文''''库.整理.公司决策、经营、管理工作的合法化、制度化、标准化、规范化、程序化。
5、建立公司法律风险认识、评估、管理制度,并将其融入公司经营管理及公司法律事务管理的各项制度中。公司法律风险的有效管理须就以下事项制定管理制度并严格执行:
(1)防止违规方面的管理,主要包括公司(或上市公司)遵守行业监管规定、遵守证券监管规定和遵守一般监管规定;
(2)合同管理及国内和国际商业活动管理;
(3)知识产权管理;
(4)索赔及诉讼案件管理;
(5)公司治理和公司董事会秘书管理;
(6)环保和安全生产管理;
(7)劳动法律关系管理;
(8)公司投资、资产出售、并购和重组管理等。
㈡公司法律事务管理的步骤
公司一般要根据前几年法律事务管理工作的经验和教训,按照法律事务管理的总体要求,制订具体的、循序渐进的法律事务管理规划和步骤,一般分为:
1、准备阶段:又称“基础建设阶段”和“规章制度完善阶段”,此阶段的工作重点:
⑴侧重于制订法律事务管理规划和普法教育规划,完善公司法律事务管理工作的组织保障,建立相应的工作制度,形成合理完备科学的法务工作网络体系,建立和完善法律事务管理机构自身的各项工作制度,保证公司法务工作有序、高效的实施。
⑵建立健全公司规章制度体系。形成一部公司内部的适时、完备、科学的规章制度汇编。
2、提高阶段:即“合同管理提高阶段”和“规范生产经营管理活动阶段”,此阶段工作重点:
⑴严格按照公司制定的《合同管理规定》,提升在合同审查会签时,“问(合同背景)、看(合同条款)、堵(合同漏洞)、核(合同标的)”的审核效果;加强对合同履行的监督,提高对合同的法律风险防控能力和水平。
⑵应针对生产经营管理活动中的不合理、不规范、不顺畅的顽疾,主动配合方1案8范.文库4欢迎您采,集各级管理层理顺关系、制定制度、完善机制、明确权责,确实把法务工作向纵深辐射;坚持有计划、有重点地组织实施专项法律事务管理工作和系列活动,提高公司法律事务管理的整体水平。
3、总结阶段:即“检查总结提高阶段”,此阶段工作重点是总结前两阶段的工作成果,按照公司确定的目标}方案范文.库.整.理^和任务,逐项进行检查,对不完善、不到位之处,进行“补课”,争取全面实现]方案-范文''''库.整理.各项目标}方案范文.库.整.理^。
二、公司法律事务管理具体措施
㈠健全法务组织建设
1、加快法律事务管理工作机构和队伍建设。
2、建立公司法律事务管理工作制度和完善法律事务管理框架。
㈡健全公司规章制度体系
1、制定规章制度管理办法和实施计划。
2、清理老规章。
3、进行规章制度汇编,完善公司规章制度。
4、严格对公司规章制度的执行和监督:完善责任追究制度,做到有章可依,执章必严,违章必究。
㈢制定并实施普法宣传教育规划
根据国家普法规划要求,结合公司实际情况;方案''''范文,库.为您.搜集-整理/和需要,制定出本单位的普法规划和年度普法宣传实施计划。在全公司范围内有计划、分层次、讲实效、有针对性的深入开展普法教育。
1、结合公司实际,抓住普法重点,开展普法教育,达到公司领导、干部、员工:
(1)熟悉国家的基本法律与政治制度;
(2)熟知与自己所主管的业务相关的各项法律法规和规章制度,在经营管理活动中能自觉遵守和运用相关法律法规和规章制度;
(3)对自己不熟悉、不确定的法律法规和法律知识能主动到法律事务部门咨询。
(4)坚持对全体员工特别是刚参加工作的新同志进行普法教育与规章制度学习,使员工能够基本熟悉与自身本职工作相关联的法律知识和公司的全部规章制度,作到学法、知法、守法。
2、采用多种形式实施普法教育。
根据普法规划要求,精心组织、狠抓落实、形式多样、做出实效,通过法制宣传工作有效的提升公司干部和员工的法律意识和法律素质。
㈣强化合同管理
1、进一步健全合同管理制度、提升合同管理水平。
⑴合同由法律事务管理机构归口管理。
⑵建立合同管理的配套管理制度。
⑶建立与完善合同履行的监督制度。
⑷建立合同管理效果的考核评比奖惩制度。
2、规范供应商管理。
公司要严格按照《供应商管理办法》的规定,规范供应商管理,依据供应商管理制度和程序,进一步强化对供应商选择、交易过程的法律监督,以保证供应商管理工作合法、有序的进行,并从源头上遏制腐败和侵害公司利益的行为发生。
3、风险倾向预防管理。
针对公司及各下属公司的各种可能发生法律纠纷的业务经营行为,法律事务管理部门应提前介入、全程参与,抓好合同的审核与监督,做好事前防范工作,尽力避免纠纷或案件的发生,做到即使发生纠纷或案件,也必须在事实和法律方面有利于公司取得或维护其合法权益。
㈤案件管理
1、制定本公司的案件管理规定。
按照公司制定的《公司案件管理制度》做好案件管理,并坚持案件及时上报制度和案件统计制度,实行案件过错责任追究制度,将案件管理纳入年度目标}方案范文.库.整.理^考核,对隐案不报或严重失职,致使公司权益受损的直接责任人严肃处理,绝不姑息,以求将案件管理纳入一个规范化管理轨道。
2、强化案件管理实效。
案件处理能力和相应的管理水平会给公司经济利益带来直接的影响。对公司及下属公司的各类案件,由公司法律事务管理部门归口管理,各相关部门要通力合作,为法律事务管理部门对案件的证据资料收集、分析和应诉提供必要的业务支持,提升对案件的应对、救济能力。
3、完善案件等法律事务处理流程
法律事务管理系统业务管理流程可分为接收程序、调查程序、处理程序、归档程序、总结反馈程序,具体流程分解如下:
(1)受理法律事务:法律事务的处理由公司领导交办或由有关职能部门、公司按规定的程序移交。移交必须及时,如应诉材料必须在收到书后立即报告和移交。
(2)确定经办责任人:法律事务部接受法律事务后,应根据待处理法律事务的具体情况;方案''''范文,库.为您.搜集-整理/立即指定经办责任人。经办责任人负责对该法律事务的处理。如果是重大复杂的案件,则还需按照规定委托律师事务所专职律师。
(3)进行调查、收集资料:经办责任人对法律事务进行分析后,对法律事务的有关事实进行全面调查、收集资料。如果有委托律师事务所专职律师,则由经办人协助专职律师调查收集相关资料。收集的资料应该包括下列内容:
(a)我方当事单位关于有关事实的报告和公司领导的批示;
(b)当事各方主体情况;方案''''范文,库.为您.搜集-整理/资料;
(c)有关事实的证据材料;
(d)其他与法律事务处理有关的资料。
(4)集体讨论:经办责任人及委托的专职律师在进行调查、收集资料后,应对有关事实进行详细分析,向法律事务部负责人口头报告初步处理意贝。法律事务部负责人在收到该意见后,应讨论,形成集体讨论意见。
(5)反馈意见和补充调查、收集资料:法律事务管理机构及委托的专职律师经集体讨论并形成集体意见后,经办责任人应将该意见及时反馈给当事单位,并可要求当事单位进一步说明情况;方案''''范文,库.为您.搜集-整理/、提供证据,同时应依据法律事务的具体情况;方案''''范文,库.为您.搜集-整理/进行补充调查。
(6)进行处理:经办责任人及委托的专职律师在全面掌握有关事实和法律规定的同时,着手处理法律事务。处理过程中,可随时要求当事单位配合方1案8范.文库4欢迎您采,集。
(7)形成书面意见:经办责任人及委托的专职律师对法律事务进行处理的同时,应就法律事务的事实和和法律适用形成书面意见,如诉状、答辩状、词、法律意见书、报告等。
(8)签署书面意见和上报或提交:所有书面文件在正式上报或提交有关第三方(包括司法机关、行政机关和其他部门)以前,必须经法律事务部负责人审阅。
(9)案卷整理和归档:法律事务处理完毕后,经办责任人应全面收集与该案有关的资料,进行整理并归档。
(10)总结反馈:每一件法律事务处理完毕,必须在一周内进行总结,提出书面结案报告,分析发生原因及责任追究或分担,并视情况;方案''''范文,库.为您.搜集-整理/提出纠正和预防措施,报公司领导批准后实行。
㈥建立健全监督监察机制,加大规章制度执行力度
1、建立法制监督监察机制
依据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国刑法》等法律,约束监督内部,维护公司的合法权益。
2、严格执行责任追究制度
根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国刑法》、《中华人民共和国劳动法》、《公司职工奖惩条例》精神,制定适合本公司的责任追究办法,规定公司生产经营管理活动必须遵守法律法规和公司规章制度。从而,从制度上保障法律法规、规章制度的有效执行。
㈦积极维护公司合法权益
结合我国逐步完善市场经济的新形势,为提高公司的抗风险能力、增强自身的市场竞争力,必须增强维权意识,进一步加强诉讼案件、纠纷事件上报制度,主动作好、应诉和非诉调解工作。
注重知识产权保护工作,严格遵守《中华人民共和国商标法》、《中华人民共和国著作权法》、《中华人民共和国专利法》等知识产权法律法规,清理公司(包括下属公司)所拥有的商标、专利、文字作品、计算机软件、商业秘密等知识产权。公司对所拥有的商标、发明专利、实用新型专利、文字作品等知识产权,该申报的一定要及时申报,发现外单位侵权的一定要主动采取法律手段维护公司的合法权益。
㈧拓展法律服务的领域,进一步提升法律服务水平
在公司内部建立起有自身特色的法律服务机制,保证公司及全体员工能得到及时充分优质的法律服务。
三、公司法律事务管理的指导思想和基本原则
㈠指导思想:依据“依法治国”进行“依法治企”。
㈡基本原则
1、坚持积极发挥公司法律事务管理机构的法律风险预防、控制、补救功能。
2、坚持公司领导干部与广大员工相结合。
3、坚持公司法律事务管理工作与适应我国完善市场经济环境的新形势需要相结合,与时俱进。
㈢法律事务管理机构对法律事务进行管理的具体工作原则:
1、以事实为依据,以法律为准绳,即根据对事实的了解和对法律的理解`方案范#文.库整-理^处理法律事务,尽量不受其他因素的制约;
2、以加强和完善公司内部经营风险控制和管理、预防法律风险为工作重点;
3、法律预防为主,法律救济为辅;
4、按照法律和公司规章制度规定,独立履行职责;
5、在法律和公司规章制度规定的范围内,独立承担工作责任;
6、以公司利益为已任,诚实信用、勤勉尽责、严密审慎,依法维护公司合法权益;
7、严格保守公司商业秘密;
一、前台日常工作主要包括
1、负责前台电话的接听和转接,重要事项认真记录并传达给相关人员,做到不遗漏,不延误;
2、负责公司会议室的卫生清洁及桌椅摆放,并保持整洁干净;
二、行政工作方面
行政工作是繁琐的,小到复印、扫描、传真、发快件、印名片、文件的保管、协助技术部工作人员打印、整理、装订标书等,每一项工作的完成都是对责任心和工作能力的考验。
三、人事管理方面
1、落实相关人事管理制度公司的考勤统计工作由我负责,在执行过程中,严格遵守公司的规章制度,做到实事求是的统计考勤,每月初以统计数据为依据制作考勤统计表,并及时交由财务制作工资表。
2、人事相关资料严格执行公司的规章制度,填写《应聘登记表》《入职简历表》等做好、入职员工的档案管理。填写《派车单》《请假条》等做好公司规章制度的贯彻执行。
新的一年对我们来说意味着新的机遇与挑战。针对这两个月工作中存在的不足,在新一年的工作中,我需要做好以下几个方面的工作:
1、做好办公室内务工作。注意办公室内的清洁、保洁;注意打印机、复印机等办公设备的保养;努力做好自己自己的本职工作。
2、在日常工作中注意收集信息,以备不时只需。例如快递公司的名片等。
3、处理好日常行政管理管理,协助领导不断完善各项规章管理制度,使公司趋于规范化的管理。
关键词:强化执行力控制法律风险
中图分类号:C935 文献标识码:A 文章编号:
公司管理制度是为进一步深化企业管理,充分调动发挥公司员工的积极性和创造性,防范企业风险,切实维护公司利益和保障员工合法权益,规范公司全体员工的行为和职业道德,结合国家法律、政策等相关规定建立的一整套的制度体系。
公司管理管理制度具有以下功能:(1)依法制定的管理制度可以保障企业合法有序地运作,将公司的法律风险降低到最低限度;(2)好的企业管理制度可以保障企业的运作有序化、规范化,降低企业经营运作成本;(3)规章制度可以防止管理的任意性,保护职工的合法权益; (4)优秀的规章制度通过合理的设置权利义务责任,使职工能预测到自己的行为和努力的后果,激励员工为企业的目标和使命努力奋斗。(5)良好的规则制度为企业节约大量的人力物力,为企业的正常运行提供保障。
因此,一个规范的企业,特别是现代企业制度下的企业,无不把管理制度的建立、健全和恪守视为企业经营与发展的生命线,并对其不遗其力地加以完善和维护。随着建筑市场的不断变化,各建筑施工企业在坚持原有各项规章制度的基础上,瞄准国际先进技术,立足于做好各项工程,不断拓宽施工领域,各级管理者不断地查找预期计划和实际结果的差距,并想方设法采取措施弥补这些差距,保证施工企业不断走向成功。
有研究表明:一个企业的成功,30%靠策略,30%靠制度,40%靠执行。迈克尔.戴尔说:“执行力就是在每个环节都力求完美,切实执行”。GE的总裁杰克.韦尔奇说:“一个公司的效率不在于它的大楼,也不在于它的人员,更不在于它的会议,而在它的贯彻力度”。这都是在说执行力。就是说在执行制度上,力求切实有效地执行。这样整个企业自然会欣欣向荣,呈现一副朝气蓬勃的斗志,勇往直前的局面。
1:强化公司管理制度执行的必要性。
笔者所在中国三冶集团有限公司是始建于1952年的一家大型国有建筑施工企业,他拥有着辉煌的历史和光辉的业绩,曾被誉为“共和国建设的摇篮”。这样的企业其管理经验不可谓不丰富,管理制度不可谓不健全。包括营销管理、财务管理、施工生产管理、劳动关系管理、法律纠纷管理等规章制度800多项,并已形成标准化文本,且具有很强的实用性和可操作性。与其他一些企业相比,应该说有着很强的管理优势。然而这样具备深厚管理底蕴的企业,近年来却不断地遭受经济纠纷的困扰。单就法律纠纷来看,2008年初到2010年底,公司就发生了诉讼纠纷75起。其中:建设工程合同纠纷23起;劳动争议纠纷13起;买卖合同纠纷10起;承担合同纠纷8起;租赁合同纠纷7起;人身侵害赔偿纠纷7起;商誉权侵害纠纷4起;借款合同纠纷2起;物权确认纠纷1起。涉案标的额达14485万元。笔者作为上述案件的承办人之一,曾对以上的纠纷案件产生的原因进行了深入的分析和思考。上述经济纠纷的发生,普遍存在着公司管理人员在不同程度上没有严格执行公司管理制度,造成了施工企业执行力的弱化。执行力的不足,必然增大企业的法律风险。
2:执行力的弱化是法律风险的成因。
一个企业如果没有管理制度,也就没有管理。但有了管理制度不能有效地恪守和执行,再好的制度也只能是形同虚设。虚设的制度必然导致法律风险,我们必须对症下药,有效地控制企业的法律风险。
2.1:市场竞争不规范弱化了执行力,使企业面对无法回避的法律风险。进入市场经济后的国有建筑施工企业,与不同所有制形式的施工企业处于一个竞争平台,面对不规则或是充斥着畸形现象的建筑市场,他已没有任何的优势可言,尤其是在开发承揽建筑工程过程中,更是举步维艰。在签约中出现了“坚持自己经营底线,你就饿死;放弃经营底线,你就要承受有风险”的尴尬局面。因而,面对企业求生存的境遇,施工企业常常无奈地选择了风险。
2.2:管理者管理素养不高,整体管理执行能力不强。施工企业的各级员工基于行业的特点,大多为工程技术专业出身,各级管理人员多数是由工程技术岗位逐步转向项目管理岗位,普遍缺乏管理知识和管理能力。法律意识淡薄,管理手段陈旧,管理方式单一,削弱了企业整体执行的能力,造成了企业法律风险的隐患。
2.3:资源配给不能满足执行需要,种下经济纠纷的祸根。各项目部在施工过程中,都需要有相应的资源配给,资源不足或不及时,不仅会影响执行力,更重要的是“巧妇难为无米之炊”。我们有很多项目在施工中给予的人力、财力、设备、材料等资源往往达不到要求,至使有关制度无法贯彻执行,只能绕道走,由此形成了法律风险。例如,我公司发生的多起买卖合同纠纷,基本都是资金不足,导致项目部委托施工人采购或赊购材料发生的纠纷。
2.4:不关注制度的执行过程,导致执行结果的偏差。公司相当一部分管理者养成了“只要结果,不管过程”的领导作风。对下属的执行细节、工作中所需要的资源及可能发生的意外情况完全漠视,这样公司的计划目标就难以实现。例如:几年前我公司为了占领更广阔的施工领域,抽调一部分“能人”,每个人发放50000元自找门路,各自发展,争取在全国建立分公司。这些人为完成目标,依托社会各类人员找门路,找市场,将企业的各种资信资料传捣到各个角落。最后是一个也没站住脚,但社会人员却拿着我们的资料,成立了若干个假公司,以我公司的名誉开展经营活动。由此而产生了一系列的经济案件,给我公司带来了极大的信誉和经济上损失。前年在四川广元的一个假公司,引发了11起案件,涉案总标的额达1200多万元。
2.5:不按制度办事,“将在外君命有所不受”。这种情况相当的严重。主要表现在:
2.5.1:超越企业授权。如2010年某分公司依公司的授权承揽了北京房山区的办公楼工程,在未经公司允许的情况下便将其工程全部转包了一家没有资质的个体建筑商,并擅自授权他以公司的名义施工,结果未待工程完了,该建筑商便欠下多笔货款和租赁费,最后债权人将三冶公司诉上法庭。经调解公司虽未承担经济责任,但企业的信誉却因此受损。
2.5.2:不遵守合同规定。2010年4月下属公司完成了山西介体某电厂工程后,因业主不支付工程尾款,便扣下竣工资料不予移交,后双方诉至法院,经法庭审理确认为双方违约,判令公司承担相关责任,给公司造成400多万无的经济损失。
2.5.3:违反劳动管理规定。从2010年到现在,公司共发生了13起劳动争议案件,主要原因也是一些下属公司在劳务使用过程中没有遵守公司劳务使用的有关规定,特定情况下为确保工程而不管不顾,采取了非常规的操作手段,给劳务的使用上带来了极大的风险,同时在施工中又管理不善,发生事故而形成的人身伤害赔偿的纠纷。
2.5.4:反合同担保的管理规定。2006年下属公司为承揽大连木子别墅工程,在未对被担保方大连樱花房屋开发有限公司资信情况做充分调查的情况下,便为其提供贷款担保。后因工程没有合法立项而告停,结果被担保方携款逃逸,最后银行将三冶公司告上法庭。虽因合同存在严重问题使公司未承担责任,但其教训是深刻的。
2.5.5:对管理制度的执行,缺乏有效的监督机制。管理制度的保障性、针对性、有效性勿庸置疑,但怎样来确保它的贯彻实施呢?我们现在很多工作在执行过程中没人监督,也没有监督办法。监督就是追踪考核,确保目标达到和计划的落实。监督是执行力的灵魂,很多事情就是因为没有监督与控制而错过了解决问题的有效时机,小问题变成了大问题,管理问题转化为法律风险。现在各个层面都在讲执行企业制度,但执行的好坏没人管理,或是职责不清,无法考核。在制度执行过程中,考核非常重要,对执行效果好的要表扬,要总结成功的经验。对执行不利的要批评并及时的纠正,同时追究责任。只有这样才能形成有效地执行力,才能营造执行的文化氛围。
2.5.6:教育培训滞后,风险意识缺失。企业的每个经营活动都是机遇与风险共存的,每个员工每天的工作也是如此。只有深入地感觉风险,才能有效地防范风险。而在这一点上公司显然还存在着诸多的缺失。首先,公司没有将制度执行力教育摆在重要的议事日程,对不同岗位及不同层面的的员工如何开展教育,公司没有一个切实规划。其次,更多的管理人员是凭经验或感觉管理工程,对制度的要求说不清楚,同样对下属的工作也没有按制度标准进行考量。第三,具体的施工人员不了解自己的岗位应遵守什么,执行什么,只是按上面安排来完成工作,至于什么是制度,不按制度操作可能带来什么后果却全然不问。由此可见,对全体员工加强执行力教育势在必行。
3:强化制度执行力度,是企业法律风险控制的保障。
我们很多管理者非常疑惑,为什么非常健全的各项企业管理制度,在执行过程中还会偏离,还会经常出现法律风险,主要因为执行力的不足。一个企业的成与败,归根到底要看其执行力的强弱。那么怎样加强施工企业执行力度,确保执行力贯彻始终?把握执行力不畅的病因,笔者认为必须做好以下方面的工作:
3.1:各级管理者对执行力要常抓不懈,要把对管理制度执行力的监督作为日常管理的首要任务。要坚决克服经验至上的思想,对重大的经营活动和重大的经济合同,要加大风险预测防范,搞好过程控制,建立有效的防控机制。对各项制度的贯彻执行要有布置、有监督、有检查,克服检查工作时前紧后松。管理者还要率先垂范做出表率。在执行过程中将复杂的问题简单化,量化的问题尽可能流程化、规范化和标准化,这样就会大大提高制度的执行力。
3.2:选择好项目管理的“领头羊”。项目经理是项目管理的第一责任人,是执行力的关键人物,是站在法律风险前沿的指挥官。选择一个好的项目经理,可以带动项目管理团队在执行中少走弯路,减少执行偏差。尤其是在合同的管理中,对涉及合同履行中的设变、工期、索赔等变更事项,应尽到足够的注意义务,收集好相关的证据,以防范未来可能发生的法律风险。
3.3:事前控制,抓关键性细节。营利是企业的最终目的,但“君子爱财,取之有道”。细节决定成败,执行也是这个道理。如果不注重细节,执行力往往会大打折扣。施工项目各项决策、各项制度的有效执行,需要执行者不仅要把握大方向,抓主要问题,更要考虑关键细节,以及要有较强的事先控制和驾驶能力。要加强过程控制,及时发现问题;跟踪过程监督,及早暴露问题。只有这样才能保证强大的执行力,才能避免法律风险的发生。
3.5:建立和完善企业经营活动的监督机制,实施全过程控制。监督机制有三方面的含义:一是确保合同履行的每个过程、每个环节,都能相互配合,相互制约;二是完善合同履行中的监察职能,以公司的管理制度和施工合同为依据,实施过程控制,充分行使即时纠正职权,将合同履行中的风险,控制在最低限度;三是依靠制度实施全员制管理和按标准经营的管理模式,通过强化规范管理,保证合同目的最终实现。
3.6:加强以管理人员为主的全员风险意识教育。一个有着丰富管理底蕴的企业,一定是个有着完善管理制度的企业。企业管理制度是企业精神与企业文化的结晶。要通过定期培训、专家辅导、业务考核等形式,加强制度执行力教育,使每一名员工了解和掌握企业的制度,并在工作中自觉的执行。要让员工知道如何通过正确的执行制度,取得最佳的工作成果,从而减少法律风险。这是一个企业的长期任务。企业领导者为此要有卧薪尝胆的精神,通过采取一切有力的措施,协调各个部门、方方面面,力争在不同的管理岗位都能培养出更多的精英人才。只有企业全员素质的提高,企业的管理才能真正迈上新的台阶。
3.7:弘扬企业精神,凸显文化主题。要通过宣传教育培育依法治企业的理念,使员工们懂得,能熟练掌握和正确执行企业的管理制度,是企业对每名员工的基本素质要求,增强员工执行制度的自觉性。通过奖励、表彰等激励措施,激发全体员工模范遵守制度,从而提高制度的执行力。要针对不同人员给予一种“激励”,让他们感受到在平凡管理岗位上忠于职守的成就感。相信通过浓厚的法治管理文化和模范的执行指引,会更大程度的调动员工们的工作热情和执行制度的主动性。这样在执行过程中才能达到执行的预定目标。