数字化管理手段

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数字化管理手段范文第1篇

关键词：艺术院校；后勤管理；数字化

当前，艺术院校逐渐把数字化发展当作提高学校整体现代化水平的一个重要标志，这也给艺术院校后勤工作提供了难得的机遇。加强后勤数字化建设是后勤工作适应时代和社会发展的必然选择，也是加速后勤现代化的客观要求，更是体现艺术院校后勤服务水平的必由之路。为更好地适应形势发展的要求，艺术院校应着眼未来，在规划后勤管理工作中，以服务师生为首要任务，积极探索数字化后勤建设内涵。

一、后勤管理数字化的概念

后勤管理数字化是指以数字信息技术和系统为工具进行的后勤管理。它是社会发展的必然趋势，是未来教育现代化的必然要求。后勤管理数字化一方面是管理信息的数字化，另一方面是管理系统和过程的数字化。后勤管理数字化不仅能提高管理效率，节省人力、物力、财力，而且能极大地提高后勤保障效率。后勤管理数字化的基础是后勤和后勤管理的标准化、制度化和后勤管理数据库建设，关键是要建立开放的实时的面向师生服务的数字化后勤管理信息通道。

二、转变观念，确立艺术院校管理数字化的新观念

艺术院校后勤管理数字化是利用互联网、计算机等技术，对艺术院校后勤信息进行收集、传输、存储，自动生成数据，供高层决策、中层控制、基层运作的集成系统，并实现为艺术专业服务的新模式。

数字化建设的发展，给后勤工作带来前所未有的变化。随着计算机、网络的广泛应用，诸多后勤系统应运而生，后勤管理系统的建设是后勤数字化的重要手段，是用户通过计算机网络实现对后勤信息资源的共享、查询等进行科学的管理。后勤工作人员从纸质文件时代到无纸化辅助管理时代，再到现今的后勤数字时代，这是艺术院校发展过程中的必然趋势，是教育信息化建设的必然要求。关键在思想上确立前瞻性的后勤管理意识，顶层设计的机制创新意识，数字化长期规划意识，后勤管理中的竞争意识。

第一，艺术院校后勤管理要有前瞻性的意识。随着科学技术和经

济的不断发展，文化大发展发繁荣不断深化，艺术院校内涵建设正向纵身发展。后勤管理作为艺术院校教学、科研、生活的重要保障，面对新的发展机遇，即对传统艺术院校后勤管理应跟上社会发展的步伐，把握和了解数字时代的走向，熟知艺术院校后勤管理的内涵，探讨和研究艺术院校后勤管理数字化改革的发展方向、重点、难点。

第二、要有顶层设计的机制创新意识。顶层设计的核心是处理传统专业与后勤数字化发展的关系，是艺术院校后勤管理数字化发展中的一个重大建设和创新的主题。首先作为艺术院校决策层的意识统一目标一致。其次要着手把后勤管理数字化纳入“十三五”规划当中，要制定相关应用系统的建设，规范各二级院系后勤管理的常规应用，结合艺术专业特色保障后勤管理高效有序。

现今，很多艺术院校后勤数字化发展的初始禀赋和路径各异，后勤数字化的发展各有所长，不同的专业特色都与社会边界划分的实践和经验总结都要从顶层设计的机制创新入手，发挥其学科背景，不断完善。作为艺术院校后勤管理与数字化关系问题的核心主要是：一是把握专业特色形成有效的机制创新，实现数字化后勤管理。二是进行循序渐进后勤管理的社会化，实现数字化后勤管理的竞争空间。三是突出专业特色，形成服务师生为本的数字化空间。

第三、艺术院校后勤管理要有长期规划的意识。这是指作为艺术院校后勤管理，要结合自身专业特色，在传统专业的基础上开拓创新，勇于改革，“不循规蹈矩”，要探索出艺术院校后勤管理的发展规律，努力发挥特色，寻找适合艺术院校发展的后勤管理的方案，形成后勤管理数字化的改革特点，从而使艺术院校的后勤管理在高起点、高标准、高质量的层面上有特色的运行发展。

在后勤管理数字化系统应用中，要有长期规划的意识。例如在教学过程中，表演系、舞蹈系、爱乐乐团等课程教学，需要宽敞明亮的教室，面积要求大，特别是排练房等一些基功室；而对于钢琴以及声乐这样专业特色在教学中就需要后勤工作为其准备功能小而且隔音的教室或琴房，这样有助于专业特色的学习；在炎热的夏天，舞蹈教学过程中，师生出汗多，运动量大，需要每天洗澡，后勤就要为学生练习舞蹈而准备时间更长次数多的浴室开放，这样有助于师生在练习舞蹈中更好的后勤保障；在绘画专业中，同样要有更好阳光的教室供师生学习，特别在工笔画专业的教学过程中，要求更高，所以说艺术院校中，专业特色的不同，对后勤工作以及对教室环境要求不尽相同。所以在系统中就应该有长期规划的方案、步骤、实施办法以及管理规定，这样长期规划有助于提高教学环境和秩序，这也是作为艺术院校办学的根本和面向未来的基础。

第四，艺术院校后勤工作要有竞争意识。这是指后勤管理工作在工作使命感、责任感的驱动下，应具备创一流的意识，并在艺实践中采用竞争和激励机制。在后勤管理中也要加强竞争意识，这也是作为艺术院校社会化发展趋势形成的，在体现经营服务定位、经营服务方式、经营质量状态、经营服务的适应性和更新性，都要进行系统统计和分析后，引入竞争机制，必须体现服务师生的特征。

三、建设一流的艺术院校后勤队伍是后勤管理数字化的重要标志

作为艺术院校后勤队伍的数字化水平要不断提升，其应用能力直接影响到学校的数字化管理水平和后勤服务能力的发挥。在推进数字化后勤管理的进程中，需要建立高水平、高层次的数字化管理团队。

第一，建设数字化专业性强的后勤管理领导班子是关键。领导班子的后勤管理数字化意识应该加强，有统一的思想和团结协作、齐心合力的团队精神，有坚持推广数字化应用的共识，而且要具备较高的理论、政策、决策、应用等水平，作为后勤管理班子中的个体而言，要拓展自身的知识结构，熟练数字化应用业务，提高系统应用中组织协调能力等素质，只有这样的领导班子才能担当后勤管理数字化的重任。

随着艺术院校体制和后勤社会化改革的深入，原有的传统管理模式要逐步转变到数字化应用为主，所有日常事物都可以通过数字化手段来实现，所以建设数字化专业性强的后勤管理领导班子是关键。

第二，建设高素质的后勤管理干部梯队建设是后勤数字化的重要保证。后勤管理干部的梯队建设是关系到后勤数字化的管理理念、科学决策、工作任务得以快速落实的重要保证，是传统艺术院校和后勤管理数字化协作共进的重要前提，也决定了未来科学技术得以顺利在艺术院校落实扎根。所以后勤管理工作要大胆起用一批学历高，热爱后勤的年轻同志，使后勤管理数字化有足够的干部梯队队伍。而起用的年轻同志应具备较高的理论和政策水平，懂得未来的数字化发展方向，思路开阔；既要有竞争意识也要有善于后勤管理数字化的能力；既要推进数字化的有效应用，又要注重自身内在的理论修养。只有这样的梯队队伍才能在后勤管理数字化的进程中起到承上启下的重要保证作用。

第三，建设业务能力强的数字化应用队伍是建设后勤管理数字化的基础。艺术院校注重对艺术专业的实践和创新，而对于后勤管理数字化重视明显不足。作为艺术院校后勤管理部门承担着为学校的教学、科研和师生员工提供物质保证和生活服务的艰巨任务。虽然后勤发展方向是社会化和产业化，但由于服务能力不断增强，服务手段数字化，这种数字化手段需要后勤管理队伍去承载、去完成，在推进后勤管理数字化的进程中，后勤队伍要努力培养自身的竞争能力和获取、运用信息的能力。同时，还要在管理工作中不断提高后勤管理队伍熟练应用水平，这样才能在后勤管理数字化进程中发挥其基础的作用。

四、艺术院校后勤管理手段的数字化是教育管理现代化的趋势

后勤管理手段的数字化是在原有传统管理的基础上，采用后勤管理系统，用准确的数据分析和科学决策，实现数字化管理环境和秩序，提高教育管理现代化水平。

艺术院校后勤管理手段要数字化，必须走借鉴与创新之路，即要善于吸取其他综合性大学后勤管理数字化的先进经验、科学的管理方法，为艺术院校教育管理现代化添砖加瓦，又要正视自身存在的问题，勇于突破和善于创新，从而对后勤管理手段的数字化建设起推动作用。

加强后勤管理数字化的建设，其目的是与时代接轨，熟练数字化应用。但由于艺术院校观念的不解放，既要兼顾传统文化观念，又要突破数字化技术落后的应用方式。此外，我们还要考虑如何促进传统文化艺术的发展、创新。数字化的后勤管理手段应当建立在师生服务的基础之上，要大力宣传，使后勤管理工作者能自觉地学习和应用。同时，也要加紧对数字化系统的建设和完善，满足艺术院校师生实际需求，确保后勤管理手段数字化的顺利进行。

同时，要使后勤管理手段数字化，还必须要加强后勤管理的资源建设和社会化竞争机制，通过数据分析，制定合理化的工作方案，统筹全局，把握时机，取得良好的服务成果，将是后勤管理数字化的重要标志。加强数字化的后勤管理，关键在于后勤管理手段要数字化，即是利用后勤管理系统的建设。

长期以来，后勤管理基本以人工管理模式为主，这已不能适应移动终端的互联网发展的要求，难以系统地、准确地进行信息收集、加工和处理。必须以数字化管理手段，即将开发建立计算机“后勤管理数字化系统”。由于艺术院校后勤管理系统必须考虑到各专业的特殊因素，在总的管理系统中，建立相应的特色划分，从而构成后勤管理系统网格。因此，提高应以数字化手段，是我们一项重要的工作内容，我们必须有计划、有步骤、有针对性地进行系统学习、培训，使之管理好。这也是后勤管理工作的发展趋势，以后勤管理数字化促进教育管理现代化，

数字化管理手段范文第2篇

【关键词】数字化；信息手段；信息管理系统

数字化校园是以校园网为背景而建构的集教学、科研、管理、娱乐为一体的新型数字化的工作、学习和生活环境，是在传统校园网的基础上，利用先进的信息化手段和工具，将现实校园的各项资源数字化形成的一个数字空间，使现实的校园环境在时间和空间上得到延伸，从而提高教学质量、科研水平和管理层次。

整个系统一般由校园网信息管理系统、校园网教学系统、图书馆资源系统、一卡通系统等组件构成。结合本校的实际情况，基本思路分为以下几方面：

一、数字化校园的结构体系

所谓数字化校园是以数字化环境是基础，数字化管理是手段，数字化资源是关键，数字化生活是目标。数字化校园作为一项通过信息化手段实现教育改革的工程，其规划的好坏将直接影响到建设结果的好坏，进而影响到学校未来的发展。

数字化校园的体系结构主要包括如下几个方面：

数字化环境建设：包括网络、数据中心等基础硬件建设；也包括用户体系结构建设、安全管理及门户的建设，是数字化校园的基础；

数字化管理建设：包括教学、科研、管理、办公自动化等方面的管理信息系统和业务系统，也包含了标准体系规范的建设，是数字化校园的核心；

数字化学习建设：包括数字化教学与学习平台建设、数字化资源中心和资源建设机制、数字化学习资源制作平台；

数字化自主学习中心建设：应具备两种基本功能：第一，提供自主语言学习材料。比如语法、听力材料，以满足独立学习者的使用需求。第二，通过鼓励学习者发展个人学习策略、反思学习过程及承担责任等方法，培养他们独立学习的能力。学生可以根据自己的需要进行取舍学习材料，也可以在教师的指导、推荐下选择以激发学生的兴趣，使学生的语言运用能力得到极大的提高。

二、数字化校园的功能

数字化校园的功能可大致分为三大类：网络接入、信息应用及信息服务。

网络接入主要是指网络硬件设施和数字化设施所提供的网络基本功能和网络基础服务，包括网络接入、电子邮件、文件传输等，它是数字化校园的得以实施的基本保障，是信息流动的平台与渠道。

信息应用就是向用户展示数字化校园成果的窗口。它包括了办公自动化系统、各信息管理系统、数字图书馆系统及电子商务等，它是数字化校园的核心与关键。

信息服务功能是将各类信息按用户的需求提供给用户，向用户提供个性化服务，包括信息查询、信息处理、个性化门户、决策支持及知识管理等。

三、数字化校园对教师提出的信息化能力要求

数字化校园的出现，是高等教育信息化的一个里程碑，它实现了校园内的教学、科研、管理和服务的数字化、信息化和网络化，消除了信息分立自治的局面，保证信息资源共享，同时对高校教师传统的教学观念、教学模式、教学手段产生了极大的冲击，对高校教师的信息化能力提出了更高的要求。

1.教师应该具备基本的信息操作能力

数字化校园是以校园网为基础的，以各种运行在计算机上的应用系统为组件的信息集合，因此要使用它的功能，享受它的服务，教师必须要掌握基本的信息操作能力。这种信息化操作能力，不仅包括对计算机的简单操作，熟练地使用一些和教育教学活动密切相关的应用软件，比如office2003等。

2.教师应该具备信息资源的采集、整合、再生能力

传统的书本教材，内容相对滞后，更新慢，信息量小，这就要求教师要能够及时了解和掌握相关学科的技术和理论的发展动态，及时掌握前沿知识和技术，并及时补充到教学过程中，以弥补教材的滞后，拉近理论与实际的距离。而要做到这一点，依托数字化的校园网络平台，无疑是一个多快好省的方法。对此教师应该具备对信息的采集、整合和再生的能力。

3.教师应该具备信息化教学能力

数字化校园环境下，信息化教学环境中，教学模式已由板书式教学转变为多媒体信息技术的教学模式。教师则根据教学目标，教学内容，制定教学策略，通过信息技术将教学内容传递给学生。这就需要教师应掌握数字化环境下的教学设计方法。数字化教学设计是利用现代信息技术和信息资源，科学安排教学过程的各个环节和要素，为学习者提供良好的信息化学习条件，实现教学过程全优化的系统方法。

4.教师应该具备终身学习的意识

数字化校园环境下，要求教师拓宽知识领域，树立终身学习的意识，并能在教育中充分体现个性化教育，这是教育变革对教师职业角色提出的要求。只有具备终身学习的能力和良好的个性品质，不断更新知识、拓展知识结构、完善人格，才能更好地适应不断发展变化的科学技术和教育的个性化，以完成教师角色的转换，从而跟上时代的发展。

四、数字化校园对图书馆建设提出的要求

实现图书馆的数字化建设，提出的几点建议：

1.图书馆要实现管理创新。在信息化、数字化的背景下，对图书馆的管理提出了新的要求，不能坐等读者，而是主动的方式为读者服务。

管理思想上：追求新的时效性，打破以往评价图书馆总是以藏书量为标准。在新的条件下，要把能否高速、快捷、有效地为读者提供文献信息和服务质量高低作为评价图书馆优劣的依据。

管理手段上：要告别手工操作，逐渐实行计算机管理，提高工作质量，增强工作效率。

管理目标上：发展目标是要建立数字图书馆，实现与其他院校或公共图书馆进行互联。

2.加强数字信息资源建设。数字信息资源是数字图书馆的物质基础，是开展信息服务的根本保障。信息资源的不断递增，数据库的不断建设，为数字图书馆的构建提供了重要条件。同时，图书馆数字化的建设必须依据整体性、系统性、科学性的原则，走整体规划、合理布局、统一设计、分步实施的路子。

3.提高馆员素质。由于数字图书馆在发展变化，导致图书馆功能的不断改变，这就需要图书馆员的业务素质提出了更高的要求，同时要具有一定的外语水平、熟练应用计算机技术及网络通讯技术的能力。

五、结束语

教育信息化是国家信息化建设的重组成部分。在高校扩招、改革的背景下，数字化校园建设作为高校的一项基础设施，显得越来越重要；在解决多校区管理面临的难题、及远程办公等方面的问题，数字化校园都起到很好的作用，同时，各高校能充分认识到教育信息化是对学校改革与发展的一次机遇和挑战，教育信息化促进教育思想和观念的改变，促进学校管理手段的现代化，促进教育教学质量的提高，对培养“面向现代化，面向世界，面向未来”的学生具有深远的意义。

参考文献：

[1]刘华香.试论高校开放互动式网络教学模式[J].黑龙江高教研究，2009（12）：174-176.

[2]王立珍.高校数字化校园的功能信构建浅析[J].中国现代教育装备，2008（1）：50-52.

[3]杨利军.数字化校园的功能与体系结构研究[J].中国科技信息，2005（13）：88.

[4]张靖，唐雪飞.数字化校园体系结构研究[J].攀枝花学院学报，2004（10）：99-101

数字化管理手段范文第3篇

关键词：数字化档案　存储设备　档案管理　计算机　载体

认清数字化档案与纸质档案管理环节的差异性，有利于科学地开展数字化档案的管理工作。数字化档案的管理除了需要开展传统纸质档案的收集、整理、保管、利用、统计、鉴定、销毁等工作外，还应注重以下四项工作的开展。一是介入电子文件的形成过程，使电子文件在设计、形成阶段就体现出电子档案管理功能；二是建立数字化档案管理数据库，各立档单位应归档的电子文件，可采用多种途径进入档案馆的数据库系统；三是实施数字化档案长期保存和有效可读；四是做好数字化档案的备份与恢复工作。纸质档案各管理环节绝大部分都是人工操作，科技含量较低。数字化档案各个管理环节都离不开信息技术、计算机设备和管理信息系统，技术含量比较高。

一、数字化档案管理概述

根据档案所有权形式可分为国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案。在外国通常分为公共档案和私人档案。对不同所有权的档案，要按照档案法规的规定，分别采取不同的收集和管理办法。属于国家所有的档案，要按规定向国家档案馆移交。属于集体或个人所有的档案，其所有权的转让，一般要在自愿、　合法基础上进行，　档案所有者可向国家档案馆捐赠、出售或寄存。

在数字化档案的管理中，档案信息的安全无疑是非常重要的。传统档案的保管工作着重强调的是如何使档案载体延长寿命，因为载体与所记录的信息是“从一而终”，不可分离的，有了载体就有了可用的信息。对于电子档案管理来说，载体的保管和信息的保护同样重要。电子档案的安全不仅仅是技术的问题，电子档案的安全至少包含三类措施：技术方面的安全措施、管理方面的安全措施和相应的政策法规。电子档案的安全首先取决于电子环境的安全，主要从网络、计算机、存储器、应用系统和病毒等方面实施安全部署。在实际应用过程中，保障电子档案安全的内容主要包括四个方面：

（1）实体安全，是指保护网络基础设施、计算机、存储设备以及其他媒体免遭地震、水灾、火灾、有害气体和其他环境事故（如电磁污染等）的破坏。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上，所以要建立一个适合于磁、光介质保存的环境，诸如温湿度的控制，存放载体的柜、架及库房应达到的有关标准的要求，载体应直立排放，并满足避光、防尘、防变形的要求，远离强磁场和有害气体等。

（2）运行安全，指为保障系统功能的安全实现提供一套安全措施（如风险分析、审计跟踪、备份与恢复、应急措施），建立系统的安全防范体系，以保障档案信息被处理、存储和访问过程中的安全。

（3）信息安全。指防止信息资源被故意或偶然的非授权泄露、更改、破坏或使信息被非法系统辨识、控制和否认，以确保信息的完整性、保密性、可用性和可控性。

（4）管理安全。指采取有关的法律法令和规章制度以及安全管理手段，加强管理人员的安全意识和操作规范，确保网络系统和档案数据的安全。另外，要对电子档案载体进行有效的检测与维护。电子档案载体，特别是磁性载体，极易受到保存环境的影响。因此，对所保存的数字化载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可读性。对于电子档案的检测与维护，必须进行严格管理，因为任何一次误操作都可能使保存的电子档案遭到人为损害，甚至造成难以弥补的损失。必须建立相应的维护管理档案，对电子档案的检测、维护、拷贝和迁移等操作过程进行记录，避免发生人为的误操作或不必要的重复劳动。

数字化档案的有效保存与维护是一项极其重要而复杂的工作。因而，在数字化档案的保存与维护过程中，应充分考虑环境、设备、技术、人员及数字化档案的特点等综合条件，制定技术方案和工作模式，并采取有效措施，以确保数字化档案的安全可靠，使数字化档案能够永久地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。

二、数字化档案管理的特点

数字化档案的管理思路已远远超出了传统档案的管理思路，其管理范围已扩展到电子文件的形成之初，电子信息的网络化归档、数字档案的存储、鉴定、开放、编研、利用甚至是删除（即档案的销毁）等电子信息整个生命周期的全过程。其管理手段将是把严格的人工管理制度与现代化的信息技术有效地结合起来，形成联系造成的、具有即时校验、碎石纠错和及时　反馈的网络化高效工作模式。

数字化档案的存储介质也不再局限于纸、缩微、磁带等，而是更多地采用数字化存储手段，如光盘、磁盘、网络化存储设备，并根据需要将模拟与数字的存储方式合理地结合起来，保证档案信息的原始性、凭证性、有效性和完整性。数字化档案的利用也不再拘泥于“到档案馆查阅档案”的机械模式，网络化档案目录及全文资料的检索方式将成为利用者足不出户地全面认识档案、了解档案和利用档案的基本方式。

数字化档案的管理是对传统档案管理理论的发展、完善和扩充。数字化档案的管理可采用“目录全文一体化管理”方式。“目录全文一体化管理”是将数字化档案分门别类，整理成方便检索的目录信息，并通过电子原文关联挂接、存取访问的现代技术手段，实现数字化档案目录信息与档案内容信息的一体化管理。

这种方案的提出是一个逆向思维的形成过程，即立足于档案利用者的需求，结合并反嘎巴档案管理者的工作需要，对数字化档案的形成者提出合理要求，将“目录全文一体化管理”思想贯穿与数字化档案形成的全过程。

档案工作者要充分利用现代化的管理手段，通过网络开展档案的指导、鉴定、归档与管理工作，将工作重点投入到分析档案利用者的需求、档案资源的挖掘与编研、提前介入电子信息的形成过程中，将工作模式由“被动接受”转为“主动挑选”，将真正有价值的电子信息转化为社会需要的档案资源。

数字化档案的管理不同于传统载体档案的管理，但在实际当中档案馆仍有实体备份。通常以档案实体为对象，按照其形成特点和历史联系，逐级分为多种类别。包括三级分类层次：国家档案全宗的分类。是对国家全部档案进行最高层次的分类，一般是按照档案的历史时期属性、形成机关的级别属性、地区属性、专业部门属性以及档案制成材料属性进行划分。此种分类是各级各类档案馆的设置以及国家档案在档案馆中合理分布的依据。

数字化管理手段范文第4篇

[关键词]高校声像档案;数字化;管理策略

随着现代科技的高速发展，档案管理越来越多地引进了新材料和新技术，档案载体也随之发生了重大变化，形成了除传统的文书档案外的照片、影像带、录音带等多元化载体的声像档案。面对数量和种类不断增加的高校声像档案，如何更好地保护和利用这些档案、发挥其有效价值，是我们不能回避的问题。

一、高校声像档案数字化的概念和意义

本文所指高校声像档案是指高校在从事教学、科研、管理等各种社会活动中形成的、具有保存价值的、以不同材料为载体的、辅以文字说明的历史记录，包括照片、影片、录音带、录像带、光盘、磁盘等。声像档案是高校档案的重要组成部分，它通过影像和音色栩栩如生地再现重大活动中的现场，真实地反映高校教学、科研、管理等工作成果以及高校的发展变化，其展现历史的独特魅力，是文字档案不可替代的。其具有生动形象的历史凭证、工作查考、宣传教育等功能，具有重要的历史价值和现实价值，更是馆藏档案的珍藏品。[1]声像档案数字化就是把图形、影像、音视频等各种载体的档案资源，通过一系列的技术手段转化为计算机可识别和处理的数字形态的信息，并对其加以存储、组织、检索、维护的过程。这些技术手段包括计算机存储技术、数据库技术、数字摄影技术、多媒体技术等。声像档案数字化是档案信息化的重要组成部分。数字化已经成为媒体发展的一个趋势，其基础就是计算机、多媒体、网络、存储和压缩等技术的发展。[2]解决高校声像档案长期保存问题的有效手段就是将其数字化，特别是将传统声像档案数字化，此手段一方面可以减少对原件的使用，有效保护传统声像档案的原貌；另一方面，可构建一个数字化馆藏声像档案资料的信息库，在网络上进行传播，实现声像档案资源的有效利用与资源共享。高校声像档案数字化有利于充分发挥高校声像档案的价值，拓宽为高校各项管理的服务渠道。

二、高校声像档案数字化管理问题分析

（一）复杂多样的声像档案存储载体。保存音频、视频等声像文件的载体种类多样。声像制品有非出版物、出版物及复制品，采录技术复杂；声像记录的载体形态繁杂，如照片、影片、录音录像带、光盘等；声像制品的信息分类繁复，具有不同民族、地域、艺术特征、历史背景等。因此，对传统声像档案的数字化管理难以实现档案信息全面兼容。（二）声像档案的原生态性保持困难。录像带、录音带等存储介质容易受损，影响原始档案信息质量。在声像档案的数字化过程中，要正确处理档案修复措施和开发制作手段之间的矛盾，应把重视修复放在首位，以积极且慎重的态度，保持声像档案的原生态性。在一个兼容的容灾数据存储系统中，存放经过非压缩的高质量转换的音视频计算机数据文件，完全可以满足对于声像信息的“原生态”素材的长久、完整、安全保存和保护的要求，同时也满足方便利用的要求。（三）兼具前瞻性和全局性的管理系统建设。由于IT设备（包括网络设备）的更新速度和贬值速度极快，因此对待管理系统的前期设计必须慎重，避免由于计划、设计不周而造成的重复投资和无效劳动等浪费。对管理系统、在线存储系统以及异地的容灾存储系统、相应的网络设施升级，必须预留充分的发展空间。同时，必须把声像档案数字化管理工作置于数字档案信息管理服务的系统化与网络化、信息编辑转换流程的标准化与规范化轨道，始终密切关注相关学科领域的最新发展。（四）数字化处理技术的先进性和可靠性选择。可靠性越高的声像档案信息，对诸如回放设备、软件等读取信息手段的依赖性越小，其生命力越强，则价值就越高，而能满足这个条件的恰恰是成熟而可靠的技术。因此，包括模拟设备和数字设备在内，最好的不一定是最新的技术，而经得起时间考验的普及型成熟技术才是可取的。[3]

三、高校声像档案数字化管理策略

（一）存储策略。声像档案数字化后需要实行多元化存储。由于软硬件的经常退化更新，导致数据格式也经常更换，将档案数据从原存储的物理存储介质转移到新的或稳定性更高的物理介质上就是声像档案数字化管理的存储策略。这种转移并不是简单的数据转移，而是将数字化的声像档案制作一个备份文件存放在新的储存媒介上。档案备份后实行远距离异地存储，异地存储既可避免存储介质因人为损坏或自然灾害而危及声像档案的安全风险，也可避免因霉变、污迹、介质层间开裂等原因导致的声像档案无法读取。存储策略是为保证在当前的软硬件系统中可以存取利用数据资源。[4]如此数据转移行为具有周期性，被转移到相关储存介质上的数据保存直至该储存介质技术退化后，就会经历下一轮的数据转移。在不断的数据转移过程中，特别是在格式转换过程中，一些数据的遗失不可避免。所以，需对数据转移过程进行必要的流程监控和质量控制，同时，为保证数据的准确性和完整性，还需对其相关的背景元数据加以保存。[5]（二）技术策略。高校声像档案管理不可避免的挑战之一是技术问题。选择技术策略时，首先，为防范声像档案数字化转换过程中数据丢失等风险，可以参考IASA制订的TC-03技术标准、《数字音频的产生和保存指南》、《中国数字图书馆标准规范》等，在声像档案数字化过程中，要注意数据的保存格式和系统选择，以降低转换风险。其次，声像档案数字化管理技术的探索并不是把声像档案数字化就一劳永逸了，使用方便是声像档案数字化后的最大优点，但最大弱点是其数字形式相当脆弱，需要探讨保护技术和参考技术保护方法。因此，需要参照《电子文件管理系统通用功能要求》来设计声像档案数字化管理系统，并且需要进一步探索和研究系统的功能模块设计、元数据的设计与处理流程、信息获取环节的设计等诸多细节，以保证声像档案数字化管理系统的质量，最终达到声像数据的长期应用和保存的目的。符合标准的声像档案数据保存系统，是实现数字声像档案长期保存的前提。完全公开、可扩展、标准化是在选择保存格式时应遵循的原则。完整的格式规范应全面公布，并形成真正的国际标准。[6]（三）鉴定策略。必须根据《电子文件归档与管理规范》的要求，对声像档案进行检验和审核，以确保声像档案的真实性、完整性和有效性。第一，对声像档案的内容进行严格挑选，评估其重要性，即对声像档案的档案价值及持久价值进行鉴定。第二，对声像档案的格式进行校验，检查是否保存未压缩或无损压缩的格式，以保证声像档案的原真性。第三，对声像档案所确定的保密级别、保管期限和保存要求进行鉴定。参照同类内容的纸质文书档案的国家管理规定，根据声像档案所记载的内容来确定声像档案的保密级别和保存期限，并对声像档案的信息进行及时地更新或转换。（四）保管策略。对声像档案数字化要定期检查登记，同时注意做好声像档案的数据转换工作。由于软件和硬件技术更新快，旧的技术被淘汰，而数字声像档案必须在相应的系统环境中才能得以利用，所以声像档案数字化管理操作系统与应用软件要进行同步保留和及时备份，最好能做到播放设备同步配置且同步维护。（五）检索策略。建立声像档案数字化管理信息检索系统，运用语音识别及人像识别技术，将既能够全面准确地反映声像档案音频信息，又与特定声像档案相对应的信息均录入系统，如讲话者的姓名、讲话的时间和地点、讲话底稿、内容摘要、录音文稿等，便于使用者查找关键信息，提高声像档案信息查询的准确性与内容快速检索的便捷性。（六）开发利用策略。运用科技手段对声像档案进行数字化处理和深层次加工，同时加强网络化建设，实现馆藏档案信息资源共享，提高声像档案的使用效率。档案利用人可以通过网络平台，快速查阅并及时利用学校的发展历史、校友名人伟绩、教育教学等所需的声像档案信息。比如，将记录了学校发展的校庆、文化庆典等声像资料进行数字化后，在网上建立校史展览专题；将高校名人、专家和优秀毕业生的档案和取得的成果及其在校时的音像资料进行数字化后，在网上建立学校名人堂、教学名师风采等专栏。通过对声像档案数字化及其开发与利用的现代化建设，挖掘声像档案内涵，展示学校发展的辉煌成就和对未来发展的展望，激发全校师生的荣誉感、使命感和责任感，为发挥声像档案的再教育功能搭建平台。[7]

作者:梁骁 单位:贺州学院

[参考文献]

[1]马丽,程俊睿.历史声像档案数字化建设存在的问题及对策[J].管理观察,2015,(01中旬).

[2]杨洁,周铭,马丽.近十年高校档案馆声像档案数字化研究综述[J].云南档案,2015,(01).

[3]张美芳,马丹宁.声像档案数字化抢救中存储与长期保存策略的研究[J].数字与缩微影像,2007,(01).

[4]李宁.关于提高声像档案保存与利用效果的措施[J].北京档案,2011,(03).

[5]张美芳.国外声像档案数字化进程对中国声像档案保存的启示[J].数字与缩微影像,2013,(03).

数字化管理手段范文第5篇

一、数字化加工中档案原件与数字档案信息安全管理主要内容

1　工作流程的设计

制定科学合理的档案数字化工作流程。只有制定完善的数字化工作流程，才能确保数字化过程中档案原件和档案信息的安全。通过对不同种类档案数字化工作的考察分析，我们设计了一个科学合理的档案数字化工作流程，这个工作流程涉及了调档、前处理、数字化、还档、挂接以及相应的检查等全部档案化工作环节。具体工作流程见图。

2　管理细节的控制

建立和逐步完善各工作岗位的责任制，细化数字化工作过程中各工序间的档案交接手续，规范数字化加工场所的安全保密要求，加强对数字化承建单位及人员的安全保密管理和采取各种安全保密措施，是档案数字化工作中管理控制的基础。

(1)根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、《信息安全技术信息系统灾难恢复规范》等有关法律法规和标准的规定，制定档案数字化中的档案安全保管和保密工作责任制。档案部门要制定具体的工作方案，调整充实档案安全领导机构，建立健全安全检查、安全保管制度，建立安全检查档案。工作人员要分工明确、责任到人，从档案出库、前处理、数字化到最后检查、还档和数字档案信息的存储备份，每个环节、步骤，都要安排专人负责。要采取强有力的措施，确保档案原件与档案信息的绝对安全。

(2)设计档案数字化流程中各个工作环节登记表。要严格做好档案进出及各个工作流程的登记工作，确保每份档案的流向有书面记载。设计与“调档”工作相配套的《档案调档登记表》，与“前处理”工作相配套的《档案数字化前处理登记表》，与“数字化”工作相配套的《数字化加工登记表》，与“检查数字档案信息”工作相配套的《数字档案检验登记表》，与“数字档案信息存储、备份、提供利用”工作相配套的《数字档案信息存储备份登记表》和与“还档”工作相配套的《档案验收还档登记表》等，每张表格均标明日期、全宗号、目录号、数量、张页数、重量、破损情况等相关信息，并要求相关交接人员签字确认，做到每份档案的去向都登记在册，一目了然。通过这些涉及各个工作环节的登记表，让数字化工作中每份档案都有一份明确的、清晰的、记录有每个加工环节录的“安全档案”，以确保每个工作环节中档案原件和档案信鼠的安全。

(3)档案数字化要指定专门的数字化加工场所。数字化应在档案馆指定的安全场所内进行，工作场所中应安装监管系统与保密设施，实现防磁泄漏功能或加装磁干扰设备，消除通过磁泄漏而产生的安全隐患，并不得在工作场所中使用与工作无关的任何电器设备。要制定严格的数字化工作场所人员出入制度，条件允许的情况下，可加装门禁系统，严禁无关人员进入档案数字化场所。数字化加工场所必须配备消防系统、防盗报警系统、视频监控系统。针对自然灾害要制定相应的防范措施，以便在自然灾害发生时可以最大限度保护档案的安全。禁止在加工场所内吸烟，在加工工作台饮水、餐饮等。对于数字化加工场所要进行定期和不定期的检查，发现问题及时解决，防止各类档案安全事故的发生。

(4)要对档案数字化承建单位及人员有严格的安全保密要求。档案数字化工作的承建单位应该有特定资质，数字化承建单位要严格遵守《保密守则》和档案法律法规，严格按照数字化工作流程进行工作，确保数字化加工中档案原件和档案信息的安全。不得遗失、损坏档案原件。未经档案部门同意。不得擅自将档案原件和加工数据带离指定场所，凡因加工需要，档案或数据必须离开指定场所的，必须采取措施，确保档案原件和档案信息的安全。数字化承建单位对数字化工作人员要进行保密培训，并持证上岗。要制定数字化工作期间的人员安全管理制度、安全审查制度、岗位安全考核等制度，并要严格执行。严禁加工人员对档案原件及档案信息的私自复制。

(5)要采取各种行之有效的安全保密措施。在档案的“前处理”、“数字化”和“原档复原”等工作环节中可能要对档案进行拆卷、扫描、装订、放音、放像等处理，每一步都要采取必要的安全措施，以保证档案原件的安全，不能因为人为的原因造成档案原件的污染、破损、断裂甚至失窃等无法挽回的损失。

3　技术支撑平台的保障

搭建档案数字化工作的技术支撑平台。要根据档案数字化工作的实际情况，采用各种安全技术和安全手段，以确保档案信息的安全。技术支撑平台主要包括网络建设、硬件建设、存储备份方案、安全技术和防范手段等几个方面。

二、技术支撑平台的设计与搭建

1　网络建设

档案数字化加工网络必须采用物理隔离方式，打造封闭式档案数字化工作网络体系，该网络必须是封闭式独立网络，禁止与其他任何网络系统互联，并且该网络系统要严格按照保密部门的相关规定进行管理。

2　硬件建设

在硬件组成方面，重点考虑实现整个档案数字化工作所必需的设备及其性能，包括服务器、终端设备、存储设备、网络设备、各类输入设备等，整个系统的硬件组成及布置设计如下：

(1)服务器：在数字化所形成的数据量不大的情况下，服务器可用高性能微机代替，否则应配备专用服务器；

(2)终端设备：终端设备应采用可以控制各输出口，如USB口、打印口、软驱、可刻录光驱的瘦客户机或专用计算机；

(3)存储设备：若数字化所形成的数据量较大，则要购买专用存储设备，如磁盘阵列，否则可采用在服务器上加装硬盘的方式；

(4)网络设备：采用100M以上带宽的网络设备，用于数字化过程中各工序的信息传输和共享；

(5)输入设备：纸质档案数字化可采用专业高速扫描仪、彩色大幅面扫描仪、零边距高速平板彩色扫描仪等设备，录音录像档案数字化可采用专用音视频采集设备。

3　存储备份方案

要制定良好的存储备份方案，以切实保证数字档案信息的安全。存储备份方

案要遵循数据适度安全准则，综合考虑数据安全与长期保存读取、存储备份自动化程度、操作快捷有序、存储备份经济性等各种因素，采取网络在线存储备份，异地、异质备份等相结合的技术手段，并指定专人负责。

(1)纸质档案数字化一般采用黑白二值模式；对于页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式；对于页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式。扫描分辨率要求一般在200DPI以上。数字化后所形成的图像文件，一般采用TIFF(G4)格式存储。存储时的压缩率的选择，应在保证图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。

(2)照片档案数字化时，彩色照片宜采用“RGB”模式，黑白照片宜采用“灰度”模式。分辨率一般应不低于600dpi。数字化后所形成的图像文件，一般采用TIFF格式存储，采用LZWN式压缩。

(3)录音带数字化时应选用44.1kHz，16bit来进行立体声采样。数字化后存储格式应为WAV或MP3。录像带数字化时数据传输率应不低于4Mb／s，采用MPEG2压缩存储标准。

4　安全技术

要采用入侵检测、操作系统安全内核技术，病毒防范等技术和内网安全审计管理技术加强档案信息的安全。

(1)启用人侵检测和访问控制的联动服务，对计算机和网络资源的恶意使用行为进行识别和响应处理，以帮助系统对付网络攻击，扩展系统管理员的安全管理能力。

(2)采取操作系统安全内核技术，把系统内核中可能引起安全性问题的部分从内核中剔除出去，提高系统的安全性。

(3)采取病毒防范技术，建立网络化的病毒防范体系，实现病毒库的同步升级，做到无漏洞运行，提高档案信息的安全性。

(4)采用内网安全审计管理技术，将用户终端所有信息输出口封闭，在网络内只允许数据由终端向服务器进行的单向传输，杜绝随意拷贝、复制档案信息的可能。