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一、报送内容和要求。
投资项目管理信息报送内容见“附件1”和“附件2”。其中发改部门填“附件1”,建设部门填“附件2”。相关部门要对本部门报表数据质量负责。为方便投资项目管理信息核对和汇总处理,各部门报表(附件1、附件2)统一规定为Execl格式,以电子邮件方式报送电子版报表。“附件1”和“附件2”的电子版由县统计局按县发改委和县建设局提供的邮箱发给。
二、报送时间和步骤
(一)实施时间和报送期别
固定资产投资项目管理信息报送实行月报制度,从2011年起开始。项目信息的时间起点是2011年1月1日。相关部门按以下规定的步骤和时间要求开展工作。第一次报送工作的时间定为8月份,即8月份要将本部门2011年1-7月已办理的项目的相关信息按对应附表的要求报送。因第一次报送的信息量大,请相关部门在接到通知后即着手项目信息资料的整理和填表工作。
(二)步骤
实行横向交流、上下交流和横向交流相结合的模式。
1、发改、建设二部门向统计部门报送资料的横向交流。县发改委和建设局每月5日前,将本部门上月办理的项目文件的相关信息按“附件1”和“附件2”的内容按项目分列,汇集后报送县统计局。
2、上下和横向交流。
(1)统计局从上到下反馈项目信息资料。在收到相关部门报送的报表后,8日前省统计局向设区市统计局反馈“附件1”和“附件2”(省级项目审批、核准和备案,施工许可证发放情况);10日前各设区市把反馈的资料(即“附件1”和“附件2”,后同)加上市级审批的项目资料,整理合并后将本区域的项目信息反馈至辖区内各县(市、区)统计局。
(2)县市统计局向市上报并横向反馈项目信息资料。各县(市、区)统计局把收到的省、市项目信息,加上当地部门提供的本级部门审批资料进行汇总整理,形成本区域投资项目信息库(含省市县三级审批、核准、备案的项目,发放了施工许可证的项目,后同。),作为投资项目统计的信息源和依据。同时要将汇总的“附件1”和“附件2”于15日前报送市统计局,并分别向县发改、建设局等部门提供。
随着我国经济的高速发展和科学技术的日新月异,企业为了提高自身的核心竞争力,加大了固定资产投资项目的投资力度,不仅新建、扩建、改建了许多科研、生产基地,也添置了许多新设备,在此过程中产生了大量的固定资产投资项目档案。固定资产投资项目档案是建设项目立项、实施、竣工验收等过程中形成的,具有保存价值的文字、图表、声像等形式的真实记录,是企业资产的重要组成部分,在项目建设、运行、维护等各项工作中发挥着极其重要的作用。
一、固定资产投资项目档案管理的重要性
1.是项目竣工验收的前提条件《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》(科工办〔2007〕161号)和《国防科技工业固定资产投资项目档案工作管理办法》(科工计〔2015〕931号)中明确规定:“项目档案验收是项目竣工验收的必备条件之一。未经项目档案验收或者项目档案验收不合格的,不得进行或通过项目竣工验收”。项目档案专项验收工作的开展,有利于加强项目档案管理工作,确保项目档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。2.是项目顺利推进的有力支持固定资产投资项目档案管理不是简单的对项目实施过程中产生的文件材料的收集、整理和提供利用,在项目实施过程中,档案管理人员可以通过“三纳入”“四参加”“四同步”管理,全面跟进项目建设,对项目实施有效的监管和控制。项目档案的形成与管理贯穿整个项目建设过程,通过规范项目档案管理工作,可以为项目的顺利推进提供有力的档案支持。3.是项目后续维护的有效凭证固定资产投资项目档案是固定资产投资项目的重要组成部分,做为项目实施全过程的真实记录,在今后项目工程的实施、改建、扩建,设备采购、运行、维护中都有着不可替代的重要作用。固定资产投资项目档案具有原始记录性,是检验项目质量的重要依据,是追溯责任的有效凭证,也是企业维权的有力证据。
二、固定资产投资项目档案管理存在的问题
1.对固定资产投资项目档案重视程度不高首先,档案部门在科研单位中属于科研保障部门,主要任务就是做好科技档案的收集、整理、保管和提供利用,为科研技术人员提供档案支持。军品科研单位为了实现盈利和自身的更好发展,以科研生产为主要任务,虽然档案工作不可或缺,但对其重视程度明显不高,这样就增加了开展档案工作的难度。其次,固定资产投资项目档案不同于科技档案,它不能直接产生经济效益,因此部分单位领导对固定资产投资项目档案的重要性缺乏必要的认识,从而对固定资产投资项目档案管理工作不够重视。同样,项目管理人员和建设人员也存在着轻视固定资产投资项目档案的情况,认为可有可无,这就直接导致项目实施过程中产生的文件材料收集不齐全、不完整。此外,许多企业普遍存在着档案工作岗位待遇低下的问题,造成业务骨干流失、人才缺乏,特别是人员更替频繁的现象突出。固定资产投资项目档案管理是一个复杂的过程,具有专业性强、涉及知识面广、建设周期长等特点,新职工缺乏相关的业务知识和实践经验,不能很好地胜任这方面的工作。这些都是阻碍固定资产投资项目档案管理工作有效开展的不利因素。2.固定资产投资项目档案收集不完整固定资产投资项目档案的收集工作是项目档案工作的重点和难点,是做好项目档案管理工作的基础,也是项目档案验收检查的关注点。俗话说“巧妇难为无米之炊”,档案收集的完整性一直是困扰档案部门的一大难题。一个固定资产投资项目的建设周期往往是一年、两年甚至几年,项目建设周期长,在此期间不免会发生人员变动,文件材料交接不清楚、不完整的情况时有发生。同时,固定资产投资项目建设涉及部门繁多,对外有施工单位、设计单位、监理单位等,对内有项目管理部门、财务部门、设备使用部门、档案部门等。因此工程建设期间,产生的档案文件材料数量大、类型多,既有管理性文件材料,又有专业技术性文件材料。这些问题都给固定资产投资项目档案的收集工作带来了一定困难。3.固定资产投资项目档案整理不规范固定资产投资项目档案来源渠道多,如基础建设项目,参建单位各自完成档案的收集、整理工作,在开展固定资产投资项目档案管理工作时各单位没有统一的衡量标准,档案管理岗位上的人员不同,各自对标准规范理解的程度不同,这些都会造成在进行档案移交时档案状态的多样性。同时,在项目档案整理的过程中,由于没有统一的文件材料归档范围和整理规范,经常会出现项目档案整理不规范的情况。常见的问题有:应归档文件材料遗漏;接收了归档范围之外的无用的文件材料;归档文件材料不是原件;文件签署不齐全、签章不完备;归档文件材料随意涂改;归档文件材料附件、相关资料不完整等。这些档案整理不规范的问题都给固定资产投资项目档案管理工作带来了诸多不便。4.固定资产投资项目档案管理人才缺乏固定资产投资项目档案管理复杂性高、专业性强、涉及知识面广,包括土建、设备、工艺、监理、招投标等相关专业领域,这就对档案管理人员的专业素养提出了较高的要求。一方面,档案部门作为企业内部职能部门,档案管理人员日常工作量大、兼职多,每天忙于繁杂的事务性工作,缺乏对专业知识的系统学习和业务提高,从而使档案管理工作消极被动;另一方面,档案管理人员在单位中一般地位不高,低收入留不住真人才,档案管理岗位人员流动性较大,而新员工自身缺乏对固定资产投资建设项目的整体了解,在固定资产投资项目档案管理过程中往往力不从心。
三、加强固定资产投资项目档案管理的应对措施
1.提高全员认识,健全规章制度要始终把固定资产投资项目建设和档案建设放在同等重要的位置,做到项目管理部门和项目档案管理部门统一认识,始终把创建一流项目档案作为我们的工作目标。在项目档案管理上,应始终坚持实行前端控制,全过程参与,与项目建设同步。建立健全项目档案管理制度,针对项目档案归档范围、保管期限、管理方式等具体问题,编写相应的管理文件,制定相关规章制度。通过对规章制度的宣传贯彻,实现全员档案意识的明显增强,为项目档案管理工作的有效开展打下良好基础。2.制定归档计划,优化收集工作健全完备且行之有效的规章制度是开展固定资产投资项目档案收集工作的坚实后盾,在此基础之上,制定切实可行的档案归档计划是促进项目档案收集工作的有力措施。在以往的工作中,往往会出现为了应付检查而临时补订归档计划的情况,这无疑没有发挥归档计划的实际作用。在编制归档计划时,我们应做到多方面沟通,不能闭门造车,任何单方面制定的归档计划都是不完善、不全面的。单位项目管理部门每年应按照项目节点制定项目档案归档计划,在档案管理部门的指导下,明确各类档案文件材料的责任归档部门和归档时间,并按计划进行检查,督促项目档案责任部门做好项目档案文件材料的积累和移交工作,以确保各类档案文件材料的及时归档。3.转变工作方式,规范整理工作针对参建单位多、各单位之间档案整理标准不统一的问题,建设单位档案管理部门应转变工作方式,提前介入项目档案的收集、整理工作。根据各单位参与项目实施的具体情况,有针对性地制定相关规章制度,明确归档范围;及时跟踪项目建设进度;定期对项目管理人员、建设人员的档案工作进行业务指导和业务培训。值得注意的是,在指导项目档案工作时,要加强对重点档案文件材料的收集、整理工作。如项目前期管理性文件、隐蔽工程文件,项目开、竣工仪式照片、录像等。4.加强业务培训,提升专业素养档案管理人员作为固定资产投资项目档案管理工作的行为主体,其自身素质至关重要。因此,要做好固定资产投资项目档案管理工作,必须提高档案管理人员的业务水平。首先,要加强档案管理人员对建设项目的整体了解,做好档案管理“三纳入”“四参加”“四同步”,全面跟进项目的实施;其次,定期组织档案管理人员参加项目档案业务知识培训,不断提高专业知识和专业技能;第三,开展实地考察,学习其他单位先进的工作方法和成熟经验;第四,实施奖惩激励机制,对固定资产投资项目档案管理工作中表现突出者给予表彰和一定奖励,鼓励档案人员积极主动地提升档案管理水平。多项并举,努力打造一支高素质、高水平的档案管理队伍,为固定资产投资项目档案管理工作提供有力的人员保障。5.做好自检工作,备战档案验收《重大建设项目档案验收办法》中明确规定:“在项目档案验收前,项目建设单位(法人)应组织项目设计、施工、监理等方面负责人以及有关人员,根据档案工作的相关要求,依照《重大建设项目档案验收内容及要求》进行全面自检”。各单位在申请固定资产投资项目档案专项验收前,都应组织开展项目档案自检工作。项目档案自检工作是推动项目档案管理工作的有力举措。通过档案自检工作可以发现项目实施过程中存在的问题,形成自检报告,并有针对性地采取整改措施,进一步提高固定资产投资项目档案管理的质量,为顺利通过固定资产投资项目档案专项验收打下坚实基础。
参考文献:
[1]李亚娥.固定资产投资项目档案管理策略[J].机电兵船档案,2011(1):38-40
[2]周艳.固定资产投资项目档案管理质量控制策略[J].机电兵船档案,2007(1):5-8
[3]刘曼.关于固定资产投资项目档案管理工作的体会与思考[J].档案工作,2015(8):71-72
2008年以来,中国加大了“走出去”对外投资的发展战略步伐。截至2009年底,已有1.2万家中国境内投资者在境外设立了1.3万家企业,遍布全球170多个国家和地区,对外投资的存量约2460亿美元,居全球第15位,发展中国家第3位。可以预见,中国今后的对外投资必将延续持续攀升的势头,以适应企业境外的融资经营、建立战略资源基地、参与区域经济一体化的需要。
鉴于近年来中国在海外投资发展中面临的种种问题,有必要充分认识中国海外投资风险,从制度层面构建风险与安全管理体系,在风险可控的前提下稳步推进“走出去”战略的实施。当国内大规模投资分散于世界各地时,必须考虑到这些投资可能面对的各类风险,以及防范、转移和补救风险的方法,从而将损失降低到可接受的程度,以加强对海外国有资产的安全管理,建立与完善对境外投资的协调和风险管理机制。就此,提出的政策措施与对策建议可包括以下框架内容与基本原则。
确定海外投资风险类型与原因构建海外投资的风险防范与保障机制
首先,可由政府主管部门组织专门机构对海外投资风险的类型与原因进行分析,总结与归纳其中面临的各种问题、失误教训以及国际成功经验,并从法律制度整合角度构建海外投资的风险防范和管控机制,促进海外投资发展战略的稳步实现,切实维护国家的经济安全。
一般而言,海外投资风险分为外来风险和自身风险两大类。
具体而言,外来风险包括:信用风险;市场风险(包括违约、侵权、诉讼、不正当竞争等);国家风险(政策与法律变动、征收、政府违约等)。
自身风险包括:管理风险(公司治理、劳动管理、合同管理、企业变动的法律风险);经营风险(涉及产权、产品、采购、融资、财务、环保等法律风险)。
转变风险防范和安全保障思路确立风险转移、分担和补偿机制
我国现行的投资监管行政规章涉及审批、监督、融资支持、外汇管理等方面。这些规则大多以消除风险为主要规范目标。2009年,商务部、国家发改委和国家外汇管理局分别对有关海外投资审批和监管的规定做出修正。新的审批机制严格区分市场风险和国家风险,分别从总量控制和定向促进的角度对海外投资实施监管,具有很强的事先防范特征。
新审批机制虽可在一定程度上过滤风险,但不能满足海外投资企业的要求。实际上,某些表面上没有风险的投资(如投资美国国债)极有可能蕴含着系统性风险(如美国政府将债务货币化)。考虑到海外投资风险及其不确定性难以根本消除的现实,单纯以消除风险为己任则意味着一定程度上放弃盈利机会。
因此,应当转变风险防范和管控的思路,修改现行的投资监管规定,改变“不出风险”的不切实际思路,而代之以风险的转移、分担和补偿等成本收益方法,以构建投资风险的防范与管控的法律机制。通过实行海外投资保险制度实现投资风险有效转移。在风险分担与补偿方面,应通过投资国和东道国解决风险的协作机制和法律框架下对风险损失提供救济措施来解决。
建立国内与国际两个法律层面的海外投资风险防范与安全保障体系
除了从国内法层面构建投资风险防范与管控机制外,还应从现行国际法层面的双边、区域与多边条约人手,建立投资风险防范的国际合作机制。海外投资涉及投资国与东道国双重管辖,我国作为投资国可通过国际协定促使东道国保护其投资者权益。当前,中国已与其他国家签订了多达127个双边投资保护协定(BIT),但不少BIT并未虑及风险防控机制问题。为此,有必要从制定模范BIT文本起步,以风险防控为视角,逐步推进国际投资的国际合作机制。
国内法层面的政策与法律应包括:投资合规监管、风险评估与管理、投资失误问责、投资保险等机制。国际法层面应充分利用中国加入的双边机制与多边机制。前者为投资保护协定(BIT)与亚太区域机制(APEC);后者为多边投资担保(MIGA)、投资争端解决公约(ICSID)、WTO投资措施协议(TRIMS)等国际合作机制。
投资风险防控机制的基本步骤与相应措施
虽然通过风险识别可进行投资风险管理,但难以完全消除前瞻性风险中的不确定性。因此,风险防控的政策措施可分为三个步骤:评估风险,即投资主体能够准确、及时和完整地识别与评估其面临的风险;传送风险信息,投资主体应当将评估后的风险信息准确、及时和完整地传送到有权决定风险承担的责任者手中;决定是否承担风险以及承担多少风险。
针对近年中国海外投资发展中所面临的风险与问题,还应采取以下相应政策措施。
强化企业风险管理体系要求海外投资企业从公司治理角度建立和强化企业风险管理体系,并在公司章程中明确风险管理机制的地位,充实公司董事、监事和高管人员对公司的忠实和勤勉义务。
建立相应的问责制与奖惩制现有的审批条件对于企业内部风险管理体系有“市场化”倾向;现行的监管法规还有待完善。应加强对国有企业海外投资的风险监管。国有企业很少受制于被并购或破产的威胁,因而往往倾向于忽视较大的商业风险和体系风险。为此,应建立相应的问责制与奖惩制来限制国有企业过度冒险的投资行为。
进行海外投资风险的政策调整应从行为法学的角度对海外投资风险进行分析。在这一分析框架下,投资者具有有限理性和信息,除了效率因素外,公平因素也应在决策层面发挥重要的作用。投资者的决策应不仅考虑利益最大化,还应着眼于通过收益分析、风险转移、试错后调整,而不断地适应投资环境的变化。因此,在通过常规策略管控风险的同时,投资者必须具有战略思维以应对投资中的不确定性因素。
推进证券监管的标准化中国的海外证券投资源于跨国并购,现已发展为证券交易,并面临着东道国更为严格的市场监管与经营风险。因此,应当分析海外证券投资形式与问题,专项研究海外证券投资风险的防范与应对。在当前中外双边备忘录基础上,努力推进证券监管的标准化,并最大限度地推进各国公司法的协同化发展,从而将规制性风险降至可接受的程度。
财富基金海外投资的风险防控与安全保障
财富基金(SWF)实为政府控制的投资体,其资产主要源于一国外汇资产的转移。如2007年9月成立的中国投资有限责任公司(CIC),可被视为中国的SWF。此前,中国财政部已通过发行特别国债的方式筹集1.55万亿元人民币,购买了2000亿美元的外汇储备作为CIC的注册资本金。相应地,CIC则负责这2000亿美元的保值与增值工作。
中国财富基金海外投资的风险分析
中国近年积极推动SWF在海外的投资,为保证外汇资产的增值而以股权、政府债券、房地产基金为投资对象,并主要投资于美国和欧洲等发达资本市场。随着金融危机的爆发与加深,cIc在哀鸿遍野的美国资本市场不仅毫无斩获,而且损失惊人。就在美国次贷危机即将的前夜,中国SWF仍在不断增持美国债券,尤其是投资于美国“两房”等金融服务机构的债券而遭受巨额损失。
截至2011年4月,中国通过财富持有至少1.152万亿美元的美国国债,仅2010年,就购买了2600亿美元的美国国债。作为美国政府的最大债权人,中国政府需要认真评估所面临的投资安全与美债缩水风险。2011年7日初,标准普尔公司评级委员会对外宣称,美国在今后三个月内失去AAA信用评级的可能性大为增加,如果国会不上调14.29万亿美元的债务上限,这家评级机构将会下调美国国债的信用评级。穆迪投资者服务公司最近也将美国国债的AAA级债券评级列入“可能下设的复评名单”,并称“法定债务上限不及时上调,导致美国国债违约的可能性正日益上升”。
美国债务危机对金融市场的影响不可低估,各国金融机构一直习惯以美债作为抵押品互相融资,美国如不能在限期前提高发债上限,其后果当然严重。理论上,美国财政部将不能发新债集资,为现有的国债还本付息,届时就可能出现债务违约。除了超过1.1万亿美元的美国国债外,中国的财富还持有3000多亿美元两房债。美债数量如此庞大,要沽货离场基本上不可行。现实分析美债违约风险,美国并不会因此进入停止偿付债务状态。一方面,美国国会经过磋商已同意将债务上限提高2.4万亿美元。另方面,他还会通过不断发行美元货币对他国偿付债务。但由此产生的美元大幅贬值,中国无疑将遭受极大损失。
中国应采取的风险防范与安全措施美国实施宽松的货币政策以及任何旨在让美元贬值的举措都会迫使全球大宗商品价格走高,从而加剧中国的通货膨胀。当务之急,一方面停止增持美国国债,另方面通过国际组织与外交渠道叫停美国以美元弱势化为导向的“量化宽松”货币政策,要求美国采取负责任的态度,保护投资者的利益。
对于外汇储备的对外投资,国际公认的原则是安全第一,分散为宜。为降低市场风险,国际上SWF大多选择投资多元化模式。因此,有关SWF的对外投资,应通过国家立法,从制度上明确安全第一,稳健至上,比重分散,结构多元的原则。以避免出现将巨额外汇储备投资于美国“两房”的这种“将大部分鸡蛋放在一个篮子”里的投资决策失误。
应建立SWF金融资产的经营绩效考评制度,确立绩效与风险、责任相挂钩的原则。在审批程序上,应将SWF的投资行为置于对外投资审批制度的监管之下,并可采取重大投资决策听证制度与决策失误问责制,以改变过去SWF在“外储外用”旗号下豁免审批现象,保证SWF投资的稳健与安全。
一、做好一个准备
就是开工前的准备。第一,进行报批立项。人总行于2005年11月批准临沧市中心支行新建发行库及营业办公用房建设项目立项,2007年4月审核批准初步设计和总平面设计,最终核准建筑面积9271平方米,核准投资规模3798万元。第二,建立工作机制。中心支行成立并根据人员变化适时调整新建发行库及营业办公用房基建领导小组,由党委书记、行长任组长,一名党委委员、副行长任副组长,相关部门负责人为成员。下设基建办公室和基建监督小组。基建办公室负责基建项目组织实施和现场管理,基建监督小组对工程建设等进行监督。确定了项目法定代表人、主管负责人、财务管理人员和现场管理人员。第三,选定建设用地。地方政府在新开发区规划一块土地给临沧市中心支行作为建设用地,总面积24.94亩,其中净用地16.07亩,占道公摊面积8.87亩。前依西河,背靠旗山,地质结构较好,道路出口宽敞,用水用电方便。第四,办妥相关手续。加强与地方相关部门的联系协调,办妥地方项目立项、土地使用、规划、消防、环保、防雷、人防、招投标、用电、用水、大门开口等报批手续。加强与上级行的请示汇报和联系沟通,建设方案设计、初步设计、外装设计和内装设计顺利通过昆明中心支行和人总行审定。2007年11月28日正式开工建设。
二、打好两个基础
首先,制定《实施方案》与《项目设计需求书》。制定《关于新建发行库及营业办公用房建设的实施方案》,提出项目建设的基本思路、坚持的原则和主要工作步骤。确定新建发行库及营业办公用房的建筑风格为“古朴、庄重、大方、实用”。通过反复讨论修改,制定《新建发行库及营业办公用房建设项目设计需求书》,主体设计单位根据《项目设计需求书》进行设计。
其次,搞好地质勘察与设计。选定地勘单位,进行详细的地质勘察,提供准确的地质勘察资料。选定设计单位进行设计,设计出科学合理的设计方案、初步设计、总平面设计和施工图,按程序报批审查,严格按图施工,避免施工的随意性。新建发行库及营业办公用房楼层为9层,总高42米,抗震设防强度8度,采用钢筋砼交叉地梁伐板基础,框架结构。
三、把握三个环节
一是严格按程序进行招投标。共完成17个标段的招标,鉴于人民银行发行库建设的特殊性和保密性,有15个标段采用邀请招标,有1个标段采用竞争性谈判,有1个标段采用询价方式进行。有8个标段通过地方招标中心组织招标,有7个标段通过中心支行集中采购委员会组织招标,有2个标段根据上级行的统一招标组织采购。严格按照《招投标法》和上级行的规定与要求操作,由纪检监察部门和基建监督小组对招投标工作进行全程监督。
二是严格合同签订管理。合同实行基建办公室、法律事务办公室、分管领导三级审核,同时报纪检监察室监督备案,重要合同报昆明中心支行审核把关,保证合同的规范、严谨、准确、合法。所有招标项目和实施项目都及时签订合同。共签订施工采购合同(协议)34个,其中主体合同(协议)26个,补充合同(协议)8个。严格执行合同条款,维护合同的严肃性,体现合同的法定性和权威性。
三是严格项目投资管理与控制。制定《新建发行库及营业办公用房基建项目财务管理办法》,明确拨款程序,规范基建财务收支行为。配备基建财务管理人员、基建会计和基建出纳,按程序报批开立基建专户,建立健全基建会计核算体系。加强项目资金拨付管理,严格控制投资。按计划、合同和进度拨付工程款,遵循施工单位申报、监理单位审核、现场管理监督人员核实、基建办公室负责人复核、会计财务科审核、行领导审批的程序,办理拨付。严格执行审计制度,工程竣工后,及时整理项目工程档案和财务档案,送交指定审计单位进行审计,做到投资不超规模。
四、强化四项管理
一是决策管理。行领导经常深入施工现场,调查研究,协调指导,检查督促,现场办公,解决实际问题。重要问题提交基建领导小组会议集体研究,比较重大的问题提交行长办公会研究,重大问题提交党委会研究。涉及内部组织采购或招标的事项,交集中采购委员会研究。在集中施工阶段,每月召开一次基建领导小组会议,研究基建工作。广泛听取干部职工和各方面意见,形成了既体现基层中央银行形象,又具有临沧特色的建筑风格,功能上满足中心支行各部门的需求,适应各项业务正常开展的需要,并符合相关专业与制度要求。
二是监督管理。建立健全监督机制,严格监督管理,重点抓好基建办公室、监理单位、地方质监部门、基建监督小组、施工单位、设计单位和其他监督管理单位七个层面的监督管理。把施工安全和工程质量放在首位,树立安全重于泰山、质量重于泰山的理念,明确安全责任。抓住施工组织、施工监理和施工监督三个关节点,严密组织施工,严格建筑材料验收,强化安全管理和现场监督管理,落实质量安全措施。建设单位现场监督管理人员、施工监理人员坚持不间断在现场进行安全质量监督。将建筑材料审验、施工规范操作、安全防护设备设施就位、落实设备检修和安全隐患排除作为现场安全质量监督的重点,杜绝事故发生,确保了施工安全和工程质量。
三是协调管理。加强对行内各部门的协调,积极配合,共同做好基建工作。加强对各施工单位、监理单位、设计单位、地勘单位的综合协调。加强向地方党委、政府请示汇报,与地方相关部门沟通协调,及时向上级行请示报告,取得地方党委、政府、相关部门和上级行的支持。地方党委、政府、相关部门领导和相关人员多次到工地察看现场,指导帮助。人总行会计财务司、成都分行、昆明中心支行及会计财务处领导多次深入施工现场,视察工作,检查指导,帮助解决实际问题。
四是廉政管理。与各施工单位签订廉政合同,要求各施工单位廉洁施工,严格履行施工合同和廉政合同,避免不廉行为发生。共签订廉政合同5个。制定了《基建项目廉政责任制规定》,加强对基建工作人员的教育管理,与基建办公室负责人及相关人员签订党风廉政建设责任书,要求严格遵守廉洁自律的各项规定,严格纪律,加强监督检查,把党风廉政建设和个人廉洁自律寓于基建工作的全过程。
五、抓好五项工作
一是狠抓制度建设。制定了《基本建设管理实施细则》、《工程施工现场管理制度》、《新建发行库及营业办公用房安全生产事故处理应急救援预案》等10多个管理制度与办法,完善相关登记簿和会议记录,加大制度执行力度,用制度规范决策与管理,规范操作流程,规范基建工作。
二是建立施工联席会议制度。每周召开一次由建设单位、施工单位和监理单位参加的施工联席会议。通报工程进展和实施情况,分析存在问题,提出措施与办法,协调有关事项,推进工程的安全有序实施。
三是加强信息反馈与信息公开。每月编发《临沧基建专报》,报告工作情况,分析存在问题,提出下步工作打算。利用调研信息刊物、内部网站及时宣传报道基建工作和工程进展情况。通过会议,宣传通报工程进展情况和遇到的问题与困难。通过文件、电子邮件、电话、专题汇报等渠道,及时向上级行报告与反馈基建工作情况和工程进展情况。坚持行务公开与信息公开,及时公布公示基建工作重要事项,增强透明度。
一、正视现实问题是做好档案管理的基本要素
1.档案收集有难度。档案收集工作是整个投资项目档案最基础最重要的工作,该项工作直接影响到档案质量,也是档案验收检查的重点。在工作中,有三难:一是收集资料难。由于对档案工作重视不够,工程人员存在重工程轻档案的思想,同时由于项目档案分散于各承建单位,部分承建单位或图自用方便,或因产权归属问题,在收集资料时,有不交、漏交、缓交现象。二是收齐资料难。由于固定资产投资项目具有时间跨度大、地域分布广、参与人员多等特点,项目档案工作一直处于运动和补充状态,使得项目文件很难做到及时归档,再加上项目班子中大多数是临时组建的,一旦工程结束,机构随即撤销,收集上来的资料欠缺。如竣工图不全;某专业部分材料出现“空档”;项目前期文件归档不全,因此档案的完整性往往得不到保证。三是收准资料难。由于项目建设负责人往往把精力放在了跑项目、跑资金上,而工程技术人员则更加注重工程的进度和质量,建设单位对工程档案负总责的意识不强,加上施工单位责任心不够,收集的资料难免有误差、错误,如乱签、漏签、代签、隐蔽工程记录与实际不符、设计变更未在竣工图中标注、竣工章未盖、竣工章栏填写不全等,严重影响了项目档案的真实性、完整性和系统性。
2.收集管理有差距。一方面因职责不明,使项目档案管理混乱。主要表现在对项目档案没有统一管理,对设计、施工、监理、监测和质检等参建单位的档案工作缺乏统筹规划、组织协调和监督指导。大家各自为政,视资料为己有,或视资料为废纸,甚至有少数建设项目指挥部在项目建成竣工后,将所有资料打包,或整箱交建设单位,没有目录和移交手续。另一方面是硬件不力,使项目档案保管凌乱。有极少部分单位领导不重视档案工作,再加至“上马”工程前期人少事多,顾不上配备专职档案人员和配置档案库房、装具等档案基础设施和办公设备,而是将资料随意堆放一起,致使档案资料无从整理,更说不上档案保管的要求,同时也给项目档案甚至整个项目带来安全隐患。
3.档案质量待提高。一是不齐全。原件不齐全和工程质量验收签证资料不齐全,如个别设计、监理、业主下发的施工管理重要文件、下发或转发时是复印件;各种实验记录的复写件、复印件偏多,且字迹潦草,模糊不清;原材料及构件出厂证明乱、脏、破,难以满足档案归档要求。在工程进行中,没有按国家行业标准要求办理书面签字等手续。二是不规范。表现在竣工图文件编制不规范、施工原始资料、验收签证资料格式、填写、书写不规范;文件纸张规格大小不一,无装订线;竣工图纸破损。如此档案,难以保证档案的准确性、通用性和完整性。不能发挥应有的依据及凭证的作用,给日后的维护和利用带来困难。
1.健全制度治“难”。加强制度建设是做好地勘单位固定资产投资项目档案工作的前提,为确保项目档案的客观性、准确性、系统性,必须建立一套档案管理制度,并不打折扣执行制度,从而杜绝项目档案收集过程的“难”。一要根据《档案法》及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范(DA/T28-2002)》,结合地勘单位实际,制定地勘单位固定资产投资项目档案管理工作规范,确定归档范围及保管期限,并统一项目档案管理工作标准,使地勘单位固定资产投资项目档案工作步入良性循环,达到制度化、规范化、标准化。二要建立《项目档案员岗位责任制》、《地勘单位项目档案收集和立卷归档制度》、《项目档案借阅、利用制度》、《项目档案安全保管、保密制度》等相关配套性、辅的规章制度,全面对档案资料的收集、立卷、管理、利用及安全保密等各个环节进行严格的制度约束和规范。三要加强项目负责人对档案管理的监督指导,要求完成一个项目,验收一个项目,归档入库一个项目。四要严格执行制度,建立项目档案奖罚制度和经济责任制,并做到奖罚分明。
2.科学管理治“乱”。实行科学的管理方法是做好地勘单位固定资产投资项目档案工作的关键。为此,在项目管理实施过程中,首先要实行目标管理,要根据地勘单位固定资产投资项目的规模、特点和需要,制定总目标和子目标,将各部门职责列入目标管理范围,明确权利和义务,使项目档案工作有目标、有地位、有压力、更有动力。同时,要明确分管领导,配齐档案人员,建立相配套的网络管理体系,使各部门人员围绕总体目标有条不紊地开展工作。建议档案部门作为成员单位,要进入单位项目建设领导小组,参与工作布置、检查、验收,从而使项目档案工作真正落到实处。其次要坚持规范管理,工作中坚持“四同时、四纳入、三参加”:“四同时”:一是项目档案工作与地勘单位固定资产投资项目建设同步,所有建设项目,从立项的同时就开始进行文件材料的收集、积累和整理工作;二是签订勘测、设计、施工、监理等协议(合同)的同时,对项目档案的质量、份数和移交工作提出明确要求;三是检查工程进度与施工质量和安全的同时,检查项目档案的收集、整理情况;四是进行单位、分部、分项工程质量等级评定和单项工程验收的同时,验收应归档文件材料的完整程度与整理质量,并在验收后及时整理归档。“四纳入”:各建设单位、施工单位将基建工程文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入工程计划管理,纳入施工管理及考核范围,纳入有关领导和工程技术人员的岗位职责,纳入经济责任制。“三参加”:明确各专职或兼职档案人员必须参加项目工作例会和工程质量评定会;参加设备开箱;参加各分项工程验收和工程项目总验收。第三要实行标准化管理,要加大投入力度,建立档案库房、配备设施和装具,确保项目档案的安全、保密,库房标准要根据国家档案业务规范的规定,达到“八防”要求,即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等。