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[关键词]医院;内部控制制度;资产管理
[中图分类号]F275 [文献标识码]A [文章编号]1005-6432(2012)44-0089-02
反映医院的经营水平和发展实力、潜力的一个重要指标是资产。在一定程度上,医院规模、拥有先进医疗设备数量等因素直接决定了医院的地位。医院为了提升综合实力和竞争力,投入巨额资金购置先进的医疗器械、设备、药物药品。但是,由于医院内部控制体系体制的不健全,巨额的投资带来了资产管理上的混乱和浪费。针对这个问题,许多医院开始重视建立健全内部控制制度,提升资产投入带来的经济效益水平,提升医院的竞争力和影响力,推动医院健康、稳定、可持续发展。
1 医院资产管理现状
简单来说,医院的资产管理主要包括医疗设施器械等固定资产管理、耗材药品等非货币的流动资产管理以及资金管理三个方面。医院的资产管理渗透在医院整个医疗活动的整个过程。如今,医院的财务管理主要是将资金和成本管理作为重点,实现把资产效益发挥到最大的目标。在医疗体制改革过程中,一些医院盲目扩大医院规模,造成了资产资源的流失和浪费,综合分析发现,主要表现在以下几个方面:
(1)固定资产的采购管理不符合医院的实际。原因主要有四个方面:一是医院医疗设备采购管理带有严重的个人主义、经验主义倾向,出现失误相互推诿,无人负责;二是对于医疗设备等固定资产的采购管理缺乏规划和内部控制,导致设备采购管理出现失控,设备的使用效率严重下降;三是医院采购管理固定资产的权利集中,预算审批和采购等环节分离,管理上脱节,导致盲目增加新设备器械,忽略常规设备的更新;四是医院固定资产管理本身不规范,如门诊楼、医疗器械等一些固定资产已投入使用,却没有及时入账固定资产,导致资产的折旧、分摊数额不准确,不能准确反映医院的经营成本。
(2)非货币的流动资产管理使用效率和效果差强人意。医院非货币的流动资产通常包含药物、材料,患者欠费几个方面。作为价值较高的耗材,医院的采购模式基本都是耗材所在科室按期提交需求报告,采购部门根据所需品名、型号、规格以及数量备货,抑或供应厂商直接将所需耗材送至相关科室。在高价值耗材采购过程中,耗材本身直接由所需科室保管使用,而医院设备管理部门只是发挥报销货款的作用。这样的采购模式,导致医院设备管理部门对于耗材管理的缺失,耗材采购计划、审批流于形式,医院设备管理部门和财务部门的预算、计划的合理性、准确性有所降低。
药物不同于一般的商品,据统计,在医院流动资产中所占的比例为40%~60%,储备成本较高,在医院的业务收入支出中占较大比重。因此,药物在医院非货币的流动资产中占据重要地位。因药物品种多、数量大、流动性较强,通常情况下在采购过程中只注重价格和质量,忽略了流通环节的控制、财务管理等,给盘点、抽查带来较大困难。
在患者欠费方面,医院普遍存在核算不精确问题。医院患者多、情况复杂,给会计核算带来较大麻烦,加之没有深入贯彻执行权责发生制度,账面不符情况时有发生。
(3)现金流、货币资金管理存在隐患。医院的现金大量集中在门诊与住院收入上,关键控制在于监管收费岗位。目前计算机收费管理已普遍实行,在一定程度上保证了现金管理的安全性。但是在计算机收费管理的新形势下,资金管理的风险在关键控制点、表现形式出现了新的变化,资金管理的风险依然存在,如收费岗位工作人员不能将所收款项及时上缴,造成大量的现金滞留。除此之外,计算机系统缺乏长款、短款监控、医院审批制度、流程不健全等因素,都成为医院现金流、货币资金管理存在的潜在隐患。
(4)医院其他资产管理有待提高。除了常见的固定资产、非货币的流动资产、现金流、货币资金管理外,医院的其他资产管理业存在一些问题。如一些民营企业与医院联办医院,医院的名称带上企业的名字。其实,医院的牌子是一块无形的资产,可以同时为医院和企业带来信誉。但是,目前许多医院和企业不能正确看待。
2 医院资产管理出现问题分析
(1)医院领导重视程度不够,缺乏相关的资产管理意识和知识。由计划经济转向市场经济后,医院作为独立的法人,逐步成为独立的经营主体和市场主体。与计划经济时代相比较,成为市场主体的最突出的变化在于要独自承担风险,自主经营、自负盈亏。然而,转型后的医院一味追求经济效益最大化,忽略了医院承担的社会责任,导致盲目扩大医院规模,追求大而全,不能理性面对在新的发展形势下资产管理的重要性,不能理性研究处理医院扩大之后资产管理的流程和控制手段。
(2)医院资产管理员工综合素质不高,不能适应医院的发展要求。医院的财务管理部门是医院资产管理的重要部门,经调查统计得知,许多医院的财务管理部门员工仍停留在过去的管理方法中,缺乏更加扎实深入的财务理论知识和与实践相结合的能力,不能为医院领导层的决策提供精确的数据支持和建设性意见。
(3)医院的资产管理体制体系不完善。在医院资产管理工作中,人的素质固然重要,但是科学的资产管理体制体系不可或缺。医院财务管理部门、采购部门、设备管理部门之间缺乏沟通、监督机制,相互配合监督不到位,成为医院资产管理不到位的重要因素之一。
3 医院资产管理思路分析
由计划经济向市场经济转变,医疗体制改革不断推进,加强内部控制成为必然。加强医院的内部控制要结合实际、稳步推进,要从五个方面着手。
(1)改善提升医院的管理环境,加强内部控制。第一,要结合医院的实际情况,建立健全完善的组织机构和结构,明确管理部门之间的设置、人员结构、工作流程和相互关系,形成各司其职、相互协调配合、相互监督的工作机制。第二,确定医院的长远发展目标,以适应内外因素带来的发展变化。要科学规划医院的各项设施建设,改善医疗环境,提高业务水平,同时积极开展新项目、新技术的研发和应用,不断提高医院的医疗技术水平。第三,加强医院的政风行风建设。要在全体医务人员中牢牢树立“全心全意为病患服务”的思想,加强医务人员与病患的沟通协调,建立和谐医患关系;加强医院的廉政建设和职业道德建设,坚持医德医风宣传教育。第四,建立完善的人力资源体系。医院应加强人力资源建设力度,建立合理的用人制度,充分提高医务人员的综合素质、整体素质。
(2)在医院固定资产管理方面,严格加强预算和审批制度控制。加强固定资产管理控制,第一,要建立专门的管理机构,制订医疗设备长远规划和采购预算,建立固定资产的采购、检验、入账以及后期的管理维修处置等管理档案,加强对各个环节的管理和控制。第二,医院要结合实际情况,严格制定实施固定资产采购审批制度,对于属于重大事项的实行集体讨论,对于符合规定的项目,严格按照招标程序予以采购。第三,医院要落实固定资产定期盘点制度,应建立固定资产管理档案,做到每一项资产有专人负责维护,定期检查盘点。
(3)在非货币的流动资产管理方面,医院要牢牢把握分离不相容制度。在耗材管理方面可采用ABC分类方法,注重把握两个层次,一是分类管理高值耗和非高值耗的耗材;二是区别管理高耗材中的通用材料和跟台高值耗材。
在药品管理方面,医院要成立专门的药物管理组织,确保药物使用安全高效。药物采购与管理人员负责药物的采购供应与管理工作,依据每月各类药物的消耗情况,按照规定的药物采购计划,经审批合格后,方可采购。通常,在供应正常时,库存量为2~4个月,注意把握药品积压与紧缺之间的矛盾,了解市场供求状况,防止假冒伪劣药品进入医院。此外,要通过建立畅通的药物采购渠道,坚持从信誉较好的主渠道采购药物。针对病患欠款、退费等项目管理,必须严格执行票据三联制度。
(4)加强对货币资金管理的风险控制和内部监控。加强资金的管理,一要做到及时上缴当日所收款项,减短现金的滞留时间,做到日清日结;二要加强对收费过程的监控和管理,监督医院收费人员的收费过程、流程是否符合规定,并加强财务管理人员的定期评估,杜绝收费管理人员出现差错或舞弊等行为;三是尽可能减少收费人员滞留现金数量。对于当日内不能及时上缴的现金,下班后应严格按照规定要求放入保险柜予以保管;四是财务管理人员要充分利用财务的监控系统对收费人员上缴款项予以及时确认,同时对于未及时上缴款项进行即时监控。
(5)对于医院其他资产的管理,重点在于改善医院的整体控制环境。医院应加强各项规章制度的宣传教育,严格制定实施资产预算、审批、流转与处置制度,防止资产的流失。
4 结 论
随着市场经济的不断深入发展,医院改革的步伐逐渐加快。面对科学技术的的深入发展和医疗技术的不断提升,医院的规模、医疗水平不断提高,资产管理成为重要课题。医院领导层应加强通过改善内部控制提高医院资产管理效益的意识,建立健全医院的内部控制制度,保证医院的各项资产安全,提高医院的医疗水平,扩大医院的整体影响力,推动医院实现稳定、健康和可持续发展。
参考文献:
[1]龙芸健.健全内部控制制度 加强医院资产管理[J].时代金融,2010(12).
[2]李喜英.建立健全内部控制制度 强化医院固定资产管理[J].河南财政税务高等专科学校学报,2009(4).
1.1建立完善的质量管理制度。
制订质量控制工作流程图,对校方现场管理人员、监理方、施工方,以文件形式明确分工和报告关系,规定质量责任处罚措施。
1.2聘用专业监理公司全程负责质量监督。
在监理舍同中明确监理工作要求、监理程序、监理内容,同时加强校方的到场监督;建立质量现场沟通报告制度;必要时对关键点位、主要材料、设备进行质量抽验。
1.3加强设计质量管理。
选用具备资质、信誉良好的设计单位;加强施工前施工图审查及技术交底,建立健全设计交底与施工图会审制度;对设计缺陷导致的质量问题,包括勘察设计阶段中的勘察深度不足,技术设计阶段设计深度不足,与现场情况不符均要在合同中规定设计索赔;严格施工中的设计变更审批制度。
1.4选择具备资质、报价合理、履约能力强的施工单位;
明确不得转包及分包的施工内容;监督施工单位严格按照设计组织施工。
1.5由学校供应的材料,应由信誉良好、质量可靠的供货商供货;
质量安检程序完备。
1.6学校应及时按工程形象进度和合同要求支付工程款。
1.7明确施工质量检验的内容与要求;
施工及监理单位对质量事故问题处理彻底;验收手续完整、验收结论至少达到合格、无质量遗留问题。
2、工程项目造价风险管理控制
2.1保证设计质量。
聘请资质高、信誉好的设计单位进行设计,保证设计质量。设计单位要根据投资估算,按价值工程和限额设计原则进行初步设计,保证概算不超估算。
2.2开工前做好组织计划。
避免盲目上项目,后期资金又难以为继,产生不必要的违约赔付。
2.3注重招标前量单或合同条款的审核。
聘请具备资质的造价咨询公司,根据施工图编制标底并对量单进行审核,由市政府采购办公室组织招标;自行招标的,应符合法律―规定且由审计对其程序的合规性进行监督。在签订合同前由内部审计部门对合同条款的合理性进行审计,合同条款中注意风险规避。不同形式的价格条款体现了风险分配形式,为有效规避投资失控风险,应尽量避免在合同中规定可调整事项,最好的形式是在审计部门审核量单后,订立固定总价合同,从而规避价格调险。
2.4严格按设计施工,杜绝不必要的增项。
2.5严格控制增项及变更。
超过规定额度的增项及变更,工程管理部门无权自行决定,必须经过新校区建设领导小组会议集体审议通过。
2.6建立费用预算制度。
对工程管理费用和二类费用,由费用经办部门按照国家文件或市场标准先申报、经内部审计机构对费用预算的合理性进行事前审核,再由组织决策部门根据审核结果审批。费用预算一经审批,须严格执行,对超过预算的费用,不允许计划外或超标准列支。
2.7造价控制过程中的纠偏及报告。
对于从设计到完工的造价超标因素,首先要及时纠正;的确不能纠正的,应在事前以书面报告形式,将超支因素与额度及潜在的风险报告组织决策层,以备应急预案。同时应报告财务部门,以应对增加的资金需求。
2.8内部审计机构对工程造价实施全过程跟踪审计。
为控制工程造价,保证造价合理,内部审计机构重点在招榇前审核量单、合同签订前对价格条款提供咨询、变更环节审核量的真实与价格的合理、结算环节进行全面审核确认,并出具评价意见。此外,对于校外实体携资代建项目,应在明确规模和标准后,先由内部审计机构聘请具备资质的造价咨询公司,测算项目的合理成本及利润,经内部审计机构审计后,再与投资方签订固定价格合同这样就能事先防范代建项目造价过高的风险。
3、工程项目工期与进度风险管理控制
对于项目合理工期在充分考虑相关因素基础上由专家论证确定。工程管理部门应针对具体项目,按施工先后次序制订网络管理图,对影响工期的关键环节和易产生问题环节,进行重点管理,有效控制工期。
4、工程项目资产风险管理控制
财务部门具备独立设置、核算内容完整的工程账;基建管理部门建立工程款支付台账;财务部门与基建管理部门就工程付款情况进行定期核对。对具备决算条件的工程项目,在组织决策部门的统一部署下,由财务部门具体实施工程财务决算,基建部门配合实施工程财务决算;对工程决算的独立审计制度;完工工程转固定资产及相关的固定资产管理制度。
5、廉政风险控制措施
一、行政事业单位内部控制常见的问题
(一)内部控制意识不强。有的单位员工根本不了解内部控制的含义,也不知道内部控制制度具体包括哪些内容。单位也不开展内部控制制度方面的全员业务培训,甚至内部控制关键岗位人员也没有定期接受培训,及时全面掌握国家有关预算、收支、政府采购、资产和债务、基本建设、经济合同管理、会计核算等各项规定以及单位相关的内部控制制度。内部控制有效实施情况也没有纳入单位内部相关部门及分管领导的考评体系。有的单位没有建立内部监督机制,对经济活动的重要环节未开展定期和不定期检查,也没有开展对内部控制设计和运行的有效性的评价。有的单位对外部和内部监察以及经济活动风险评估中所发现的本单位存在的问题也不及时按要求进行整改。
(二)制度不健全或执行不力。有的单位制度缺失或碎片化,部门各自为政,不成体系。有的制度超过多年未及时更新,甚至还停留在80~90年代,与现代管理制度严重脱节或者没有形成适合本单位的独立制度,以参照执行上级单位制度来敷衍了事。有的单位制度形式化,束之高阁,日常工作凭经验,有的制度竟然没有落款时间,没有印章,实施日期无从查起,制度形同虚设。有的单位制度教条化,条款生搬硬套,不符合自身特点,操作性差。有的单位岗位责任制和议事决策机制,经济活动的决策、执行、监督有效分离机制不健全。有的单位内部控制关键岗位人员轮岗制度没有得到有效实施。
(三)会计基础管理存在漏洞。有的单位不相容职责未分离,相互制约关系失效,关键岗位人员离岗存在工作交接不清和相关资料丢失等情况。支出流程和审核、审批不严密,存在使用虚假发票套取资金的情况。有的单位没有健全印章和票据管理制度,没有按照规定设置票据专管员、建立票据收、发、存台账。有的单位由出纳人员开具销售发票。有的单位出纳人员没有从业资格证书,入职两年仍未取得上岗证。有的单位预算编制部门与预算执行部门、资产管理部门之间的沟通协调不够,单位在预算执行中存在无预算、超预算支出及预算执行进度明显滞后或超前的情况。有的单位合同管理不够规范,业务部门合同签订后没有及时提交财会部门,没有定期对合同进行统计、分类和归档。
(四)资产管理有待加强。有的单位采购业务不合规,资产管理的各项机制不健全,很薄弱。固定资产管理没有实行“一物一卡”,固定资产清查盘点清单没有实行联签并存档,没有定期及时处理账实不符的情况,员工退休或离岗没有办理资产移交的书面记录。有的单位对外投资后续跟踪管理不够,每年没有收到对外投资项目单位年报及审计报告。有的单位建设项目的立项、概预算编制和招标不合规,记录不全面,竣工后没有按规定组织竣工决算审计,建设项目竣工决算审计过程没有盘点实物资产,没有按规定办理资产移交。
二、行政事业单位内部控制审计重点
根据《规范》规定,单位要建立适合本单位实际情况的内部控制体系,梳理单位各类经济活动的业务流程,明确业务环节,系统分析经济活动风险,确定风险点,选择风险应对策略,在此基础上建立健全各项内部管理制度并督促执行。因此,在审计过程中,审计人员要关注被审单位是否通过制定制度、实施措施和执行程序,对经济活动的风险进行防范和管控。具体如下:
(一)建立与实施内部控制原则是否遵循。
主要查看单位建立与实施内部控制是否遵循四大原则,即全面性、重要性、制衡性和适应性原则。如内部控制是否贯穿单位经济活动的决策、执行和监督全过程,实现对经济活动的全面控制,有无内部控制的盲区;在全面控制的基础上,是否突出重点,关注单位重要经济活动和经济活动的重大风险;在单位内部的部门管理、职责分工、业务流程等方面是否形成相互制约和相互监督;内部控制是否符合国家有关规定和单位的实际情况,并随着外部环境的变化、单位经济活动的调整和管理要求的提高,不断修订和完善。内部控制是否有效实现了合理保证单位经济活动合法合规、资产安全和使用有效、财务信息真实完整,有效防范舞弊和预防腐败,提高公共服务的效率和效果等目标。
(二)风险评估机制是否建立。
主要查看单位是否建立风险定期评估机制,对经济活动存在的风险进行全面、系统和客观评估。经济活动风险评估是否做到至少每年进行一次;外部环境、经济活动或管理要求等发生重大变化的,是否及时对经济活动风险进行重估。单位开展经济活动风险评估是否成立风险评估工作小组并由单位领导担任组长。经济活动风险评估结果是否形成书面报告并及时提交单位领导班子,作为完善内部控制的依据。风险评估主要分单位层面和经济活动业务层面。
1.单位层面的风险评估。应当重点关注以下几个方面:(1)内部控制工作的组织情况;(2)内部控制机制的建设情况;(3)内部管理制度的完善情况;(4)内部控制关键岗位工作人员的管理情况;(5)财务信息的编报情况。
2.经济活动业务层面的风险评估。应当重点关注以下方面:(1)预算管理情况;(2)收支管理情况;(3)政府采购管理情况;(4)资产管理情况;(5)建设项目管理情况;(6)合同管理情况。
(三)内部控制关键点。
主要查看单位预决算业务控制、收支业务控制、政府采购业务控制、资产控制、建设项目控制、合同控制以及内部监督等经济活动的内部控制关键环节。
1.预决算业务关键控制点。主要包括是否建立健全预算编制、审批、执行、决算与评价等预决算内部管理制度。
(1)预算管理。是否合理设置岗位,明确相关岗位的职责权限,预算编制、审批、执行、评价等不相容岗位是否相互分离。预算编制是否做到程序规范、方法科学、编制及时、内容完整、项目细化、数据准确。是否建立内部预算编制、预算执行、资产管理、基建管理、人事管理等部门或岗位的沟通协调机制,并按照规定进行项目评审,根据工作计划细化预算编制。是否根据内设部门的职责和分工,对按照法定程序批复的预算在单位内部进行指标分解、审批下达,规范内部预算追加调整程序。是否建立预算执行分析机制,以定期通报各部门预算执行情况,召开预算执行分析会议,研究解决预算执行中存在的问题,提出改进措施。
(2)决算管理。决算是否真实、完整、准确、及时,是否实施决算分析工作,强化决算分析结果运用,建立健全单位预算与决算相互反映、相互促进的机制。是否实施预算绩效管理,建立“预算编制有目标、预算执行有监控、预算完成有评价、评价结果有反馈、反馈结果有应用”的全过程预算绩效管理机制。
2.收入业务关键控制点。主要包括是否建立健全收入内部管理制度;是否合理设置岗位,明确相关岗位的职责权限,收款、会计核算等不相容岗位是否相互分离。
(1)收入核算管理。各项收入是否由财会部门归口管理并进行会计核算,有无设立账外账情况。业务部门是否在涉及收入的合同协议签订后及时将合同等有关材料提交财会部门作为账务处理依据。财会部门是否定期检查收入金额与合同约定相符;对应收未收项目是否查明情况,明确责任主体,落实催收责任。有政府非税收入收缴职能的单位是否按照规定项目和标准征收政府非税收入,按照规定开具财政票据,并及时、足额上缴国库或财政专户;有无以任何形式截留、挪用或者私分的情况。
(2)票据管理。是否建立健全票据管理制度。财政票据、发票等各类票据的申领、启用、核销、销毁是否履行规定手续。是否按照规定设置票据专管员,建立票据台账,做好票据的保管和序时登记工作。票据是否按照顺序号使用,有无拆本使用情况,是否做好废旧票据管理。负责保管票据的人员是否配置单独的保险柜等保管设备,并做到人走柜锁。是否存在违反规定转让、出借、代开、买卖财政票据、发票等票据,擅自扩大票据适用范围的情况。
3.支出业务关键控制点。主要包括单位是否建立健全支出内部管理制度,确定单位经济活动的各项支出标准,明确支出报销流程,按照规定办理支出事项。是否合理设置岗位,明确相关岗位的职责权限,支出申请和内部审批、付款审批和付款执行、业务经办和会计核算等不相容岗位是否相互分离。是否按照支出业务的类型,明确内部审批、审核、支付、核算和归档等支出各关键岗位的职责权限。
(1)审批审核管理。是否明确支出的内部审批权限、程序、责任和相关控制措施,审批人是否在授权范围内审批,有无越权审批情况。是否全面审核各类单据,包括单据来源是否合法,内容是否真实、完整,使用是否准确,是否符合预算,审批手续是否齐全。支出凭证是否附反映支出明细内容的原始单据,并由经办人员签字或盖章,超出规定标准的支出事项是否由经办人员说明原因并附审批依据。
(2)支付管理。是否明确报销业务流程,按照规定办理资金支付手续。签发的支付凭证是否进行登记。使用公务卡结算的,是否按照公务卡使用和管理有关规定办理业务。实行国库集中支付的是否严格按照财政国库管理制度有关规定执行。财会部门是否根据支出凭证及时准确登记账簿,与支出业务相关的合同等材料是否提交财会部门作为账务处理的依据。
(3)债务管理。举借债务的单位是否建立健全债务内部管理制度,明确债务管理岗位的职责权限,有无由一人办理债务业务全过程的情况。大额债务的举借和偿还属于重大经济事项,是否对其进行充分论证,并由单位领导班子集体研究决定。是否做好债务的会计核算和档案保管工作。是否加强债务的对账和检查控制,定期与债权人核对债务余额,进行债务清理。
4.政府采购业务关键控制点。主要包括是否建立健全政府采购预算与计划、政府采购活动、验收管理等政府采购内部管理制度。是否明确相关岗位的职责权限,政府采购需求制定与内部审批、招标文件准备与复核、合同签订与验收、验收与保管等不相容岗位是否相互分离。
(1)预算和计划管理。是否建立预算编制、政府采购和资产管理等部门或岗位之间的沟通协调机制。是否根据本单位实际需求和相关标准编制政府采购预算,按照已批复的预算安排政府采购计划。
(2)采购活动管理。是否对政府采购活动实施归口管理,在政府采购活动中建立政府采购、资产管理、财会、内部审计、纪检监察等部门或岗位相互协调、相互制约的机制。是否加强对政府采购申请的内部审核,按照规定选择政府采购方式、政府采购信息。对政府采购进口产品、变更政府采购方式等事项是否严格履行审批手续。
(3)项目验收管理。是否根据规定的验收制度和政府采购文件,加强对政府采购项目验收的管理;是否由指定部门或专人对所购物品的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收,并出具验收证明。
(4)记录和统计管理。是否加强对政府采购业务的记录控制。是否妥善保管政府采购预算与计划、各类批复文件、招标文件、投标文件、评标文件、合同文本、验收证明等政府采购业务相关资料。是否加强对政府采购项目的安全保密管理。对于政府采购项目,是否与相关供应商或采购中介机构签订保密协议或者在合同中设定保密条款。是否定期对政府采购业务信息进行分类统计,并在内部进行通报。
5.资产管理关键控制点。主要包括是否对资产实行分类管理,建立健全资产内部管理制度。是否合理设置岗位,明确相关岗位的职责权限。
(1)货币资金管理。是否建立健全货币资金管理岗位责任制,合理设置岗位,有无由一人办理货币资金业务的全过程,有无不相容岗位没有分离的情况。出纳是否兼管稽核、会计档案保管和收入、支出、债权、债务账目的登记工作。有无一人保管收付款项所需的全部印章;负责保管印章的人员是否配置单独的保管设备,并做到人走柜锁。按照规定应当由有关负责人签字或盖章的,是否严格履行签字或盖章手续。是否加强对银行账户的管理,严格按照规定的审批权限和程序开立、变更和撤销银行账户。是否加强货币资金的核查控制,指定不办理货币资金业务的会计人员定期和不定期抽查盘点库存现金,核对银行存款余额,抽查银行对账单、银行日记账及银行存款余额调节表,对调节不符、可能存在重大问题的未达账项是否及时查明原因,按照相关规定处理;是否存在出借银行账号的情况。
调研中,一般党员干部给我们解密时说:党风廉政建设是一项长期、艰巨、复杂的工程,不仅靠恒心、细心、爱心去打牢干部职工扎实的思想基础,不仅要全体党务工作者和全体干部职工共同艰辛努力,而且更要靠一茬一茬的分局领导班子集体学得正、做得正、行得正良性循环的接力和崇高的党性修炼以及“十年磨一剑”坚韧不拔的个人魅力、高瞻远瞩的领导艺能。分局领导在总结时给我们介绍了打造一支清正廉洁工商干部队伍的三大法宝是:探索廉政教育新渠道,搭建制度建设新平台,拓宽监督工作新领域。
探索廉政教育新渠道
在新的历史条件下,工商行政管理内部发生了翻天覆地的变化,实行市场管办脱钩、省以下工商行政管理机关垂直管理、国家工商总局机构升格、企业信用个体工商户信用、商品交易市场信用分类监管、现代化信息技术应用以及停征“两费”、新“三定”方案的施行和规范津补贴等等。在实际工作和现实生活中,干部职工的价值取向、生活观念的改变、个人利益的分配、监管方式的转型、履职问责的力度加强等也都发生了重大变革。同时社会结构多元化、商品交易多样化、经济活动复杂化,都给工商行政管理干部队伍建设带来新的挑战和考验。在挑战和机遇共存的历史时代,唯有改革才有生机,唯有创新才有前途,唯有进取才有动力。*分局理直气壮地用马列主义最新理论成果武装人,用先进的文化思想引导人,用管用、有效的科学手段教育人。以科学的唯物的辨证的思想,摒弃不适应不符合当代工商人精神风貌和时代特征的形式主义。在继承和坚持两个经常性工作、正面教育典型引路、“”等传统教育方式的基础上,探索和实践了一系列廉政教育新渠道,取得明显效果。
一是宣廉教育即单刀直入法。在午餐前下班后,分局各种会议进行普遍的宣廉教育。开门见山,直入主题,使干部职工在思想上弄清弄懂党风廉政建设的重要性和艰巨性。
二是倡廉教育即扬长避短法。不分男同志、女同志,不论新同志、老同志,没有成见、没有偏见,只要有利于党风廉政建设,工作有进步、思路有新意、点子有价值,都要多场合表扬鼓励,弘扬正气,倡导先进。使之扬长避短,自觉克服不足,不断进取。
三是警廉教育即一招奏效法。对苗头性、倾向性问题,直言不讳,一针见血,直指要害。通过以案释法、以案明记,动之以情,晓之以理,做到防患于未然。
四是思廉教育即红色路线法。结合专题教育、主题教育、传统教育、党性教育等活动。组织干部职工,参观改革开放三十年成果,党的一大会址,沙家浜等革命根据地进行“重走革命路,争做廉政人”的红色路线教育,从而使党员干部对“为政重在廉、做人重在诚、讲话重在信、办事重在实”的名句而常思,鼓舞工作干劲,珍惜工作岗位的热情。
五是品廉教育即艺术欣赏法。通过组织观看锡剧《九品廉吏》和《李荣法》,唱廉政歌曲,读廉政书籍、写廉政笔记,谈廉政心得,看廉政戏剧活动,在艺术欣赏中,品位党风廉政建设真谛,修炼完美的人格、陶冶高尚的情操,受到品廉教育。
六是省廉教育即社会实践法。抓住社会热点问题,结合当前形势,不失时机组织干部职工深入社区走家串户、访寒济贫;走进农村田头,不忘人民本色;走入工厂,倾听外来工的心声,牢记公仆责任。在活动中,明确主题,加入引导,反省言行,考量自己。思一思,想一想,党风廉政意识强不强?思一思,想一想人民公仆怎么做?思一思,想一想,存在不足怎么办?
七是树廉教育既现身说法法。召开典型报告会,事迹介绍会和“三八”、“五四”、“七一”、“八一”、“十一”以及历史传统节日座谈会,编组有序、轮流现身说法。介绍个人成长经历,反腐倡廉好的做法和经验,做到人人上讲台、人人受教育、人人是典型,起到三年轮一次,终身留印象的效应。
八是透廉教育即阳光透明法。主动接受监督,确保权力在阳光下运行。通过深化“两网”建设,突出分局局务公开,保证干部职工对局务公开、党务公开、人事公开和重大活动公开的知情权、监督权,充分尊重民主,确保行政权力的运行阳光透明。做到决策全民主、过程全公开、结果全公布。做干部职工放得心、信得过、有依靠的掌舵人。
九是践廉教育即身先士卒法。党员干部要求别人做到的自己首先做到,要求别人不做的,自己确保不做。以过硬的政治素质,良好的道德品行和言行一致、表里一致、率先垂范的榜样行为,做履行党风廉政建设一岗双责的模范;做学习实践党风廉政建设规章制度的模范;做抵得住诱惑、守得住清贫、抗得住私欲的模范,用实践示范的行动教育人、引导人、感化人。
十是问廉教育即远程监督法。充分利用工商系统信息化工具的优势,发挥人人有电脑、有手机,家庭有亲人的作用,丰富基层信息网廉政之声内容,经常廉政警句、格言,有关反腐倡廉规章要求,交流党风廉政和反腐败心得感想。节假日温情提醒,利用手机短讯、聆声,在交友等社会活动中适当提醒,给家属亲人发廉政信,提示管好自己的人,看好自己的门。每逢佳节常问“廉”,使干部职工违风廉政之事,不想做,不敢做,不去做。通过远程监控,党风廉政建设的警示,无时不在,无处不在,没有真空,没有死角,没有盲区,将廉政钟声时时刻刻入耳、入脑、入心。
搭建制度建设新平台
*工商分局打造清正廉洁干部队伍的第二个秘决是搭建制度建设新平台,在走访中我们注意到,从领导到一般干部经常说的一句话就是“没有规矩、不成方圆”。实践中*分局始终把规范制度建设作为反腐倡廉的基础性工程来抓。在实际工作中强调用制度管理人,用制度约束人,用制度规范人,认真解决在落实廉洁自律各项规定中不切实、不扎实、不落实的问题,不断完善党风廉政责任制度。在中层以上干部中已经形成的有《领导班子成员党风廉政责任分解》、《分局班子成员定点挂钩负责制度》分局领导和部门负责人签订的《党风廉政建设和反腐败工作责任书》、部门负责人和干部职工签订的《党风廉政建设和反腐败工作承诺书》,中层以上干部全部建有《党风廉政建设档案》。在具体工作中已经建立的制度有《干部职工上下班签到制度》、《基层工商所绩效挂钩实施办法》、《重大案件会审制度》,由总支、办公室、法制科和纪检监察部门参加的《反腐倡廉宣传教育工作联席会议制度》、《纪检监察、人教等部门负责人联席制度》、《工商所长离任审计制度》、《干部职工外出考察实施办法》、《工会慰问干部职工试行办法》、《财务报销实施办法》、《干部职工奖励规定》、《纪检监察定期通报制度》、《行风监督员聘请和会议制度》、《党风廉政建设责任制考核办法》、《党风廉政和行风建设责任追究办法》、《政务公开、重大事项公示制度》和《领导干部述职述廉、民主评议制度》等等到二十多项规章制度,做到党风廉政建设网格化、制度化、规范化。真正使党风廉政责任制,一岗双责、一岗多责,做到横向到人,纵向到位,一级抓一级,层层抓落实,人人有责任。
今年*工商分局又根据,新形势、新时期、新特点和工商监管方式的转型等新任务,坚持严格教育与严格管理相结合,以苏州局《干部文明礼仪》和《内部管理规范手册》两个基本制度为基础,在一个探索、两个改进、三个改革上下功夫。即:探索节假日期间、重要时段的监督检查机制,及时发现和纠正干部职工廉洁自律方面存在的突出问题,加大查处力度,坚决维护廉洁自律规定的严肃性。改进教育方法,体现以人为本、人文关爱思想,注重特色、结合实际分层次、有重点地因人施教。改进考核、考勤工作。改革考核机制,建立适应新形势有效管理的新型机制。改革检查、督查办法,建立检查、督查通报机制。改革思想分析会议方法,建立局、所两级重大思想动态、通报制度,准确及时掌握每个干部职工思想动态。
拓宽监督工作新领域
监督方法方式很多,既有严肃性又有灵活性,*工商分局在拓宽监督工作新领域的主要做法是:
第一:开展履职问责监督,增强风险防御能力
开展“服务型工商”活动取得了巨大成功,工商对地方经济的发展和促进社会进步的作用日显重要,广大工商干部履职尽责的能力明显增强。同时,在工商职能的转型时期,监管领域由低端向高端延伸,监管方式由粗放向精细转变,监管方法由突击性、专项性向日常规范监管转变,监管手段由传统向现代化转变,履职要求更高,问责责任更严。必须在党风廉政建设的监督领域中,更加强调广大干部职工廉政风险防御的能力。去年*分局以履职问责监督为切入点,扎扎实实开展了“遵章守纪、履职尽责”为主题的学教活动,拓宽了新的监督领域。
在学教活动中,组织观看了预防职务犯罪的电教片,认真组织开展“三对照、三检查”,进行查找廉政风险、建立防控机制。做到了个人查和组织查、上级查和下级查、重点查和普遍查相结合,认真排查,深刻剖析。达到“深刻教育、清醒查风险、全面鼓干劲、奋力抓落实”的目的。在学教活动中,职干部职工参与率___%,在分局__个岗位上,排查风险__个,(其中行政审批风险点__个;行政执法风险__个;行政处罚风险__个;内部管理风险点__个)。高风险岗位即:监督管理、罚没物资和固定资产管理、执法办案、财务管理、行政审批、内部管理等_个。
通过履职问责、渎职失职、行政乱作为、不作为、慢作为等履职风险大讨论,把防范廉政风险,提高问责能力,贯穿于干部教育、培养、使用和管理的各个环节,融入工商行政管理工作的全过程,筑牢了广大干部职工增强廉政风险防范意识和自我保护意识以及拒腐防变的思想基础的法纪防线。
第二:开展述职述廉监督,增强自律他律能力
在拓宽党风廉政建设监督新领域的实践中,*工商分局探索践行了述职述廉机制。一是领导干部述职述廉。坚持领导干部向中层干部述职述廉,并将“双述”内容在网上公示,接受全局干部职工的监督评廉。二是干部述职述廉。结合公务员考核、民主生活会和评先评优等重大活动,全体干部相互述职述廉,开展批评和自我批评,提出党风廉政建设的建议和努力方向,促进监督,增强自律和他律的能力。三是组织中层负责人向服务对象述职述廉。去年分局在组织桃坞、娄门、观前三个工商所向社会和服务对象述职述廉的基础上,又分别组织机关、注册科、经检大队、监管科等部门负责人向社会和服务对象述职述廉,受到社会各界高度评价,达到了预期目的。分局机关参加“双述”活动代表__人,社会和服务对象代表__人,分别对履行职责、服务态度、办事效率、廉洁自律四个方面进行综合测评,取得好和较好满意率___%的高分。分局在*区纪委组织的__个行政单位党风廉政建设和作风效能建设综合评议中列第三名。
第三:开展作风效能监督,增强服务发展能力
分局从机关作风效能建设、执行双六条禁令入手,重点是主要领导亲自到*区纪委、各街道党工委征求意见,召开义务行风监督员会议,认真接待和处理群众来信来访,定期召开干部思想动态分析会议等基础性工作,扎扎实实地推进作风效能建设,在全社会展示了工商部门的良好形象。在作风效能建设的监督上,从思想上对照科学发展观的要求,“强服务、促增长、促发展”做的怎么样?从工作上对照职能转型要求,思想怎么转、转什么、转到位没有?特别是在当前停征“两费”,实行“阳光津补贴”的大背景下,针对福利待遇、总收入有所降低的情况,部分人存在心态不平衡,工作干劲下降,工作标准降低,管理要求放松,廉洁自律不严;极个别中层和少数干部个人主义、享乐主义、艰苦奋斗的思想不牢;在工作中凭个人感情办事,凭兴趣情绪办事,凭利益多少办事,上班迟到、下班早退,甚至不请假,无故矿工的现象时有发生;组织纪律涣散,工作矛盾积压,部门和个人形象差,学习力、执行力、约束力不到位;部门与部门之间,所与所之间在推进党风廉政建设和作风效能建设发展中不平衡,存在有令不行,有禁不止等问题和不足,开展高强度、密集型的不间断督查。以“三优化、三争当”活动为载体,重点围绕企业年检、行政执法、食品安全、窗口单位、执行纪律五个方面,抽查、明查、互查,定期通报督查结果,提出整改建议。坚持管业务、管队伍,必先管行风的原则,督促干部职工进一步端正服务态度,提高办事效率,进一步树立法治工商、服务工商、效能工商的形象,全面推进作风效能建设。
一、高校内部控制评价指标体系构建
目前,对于高校内部控制评价指标如何设置,理论界并没有统一的标准,笔者认为可以基于内部控制五要素评价高校内部控制系统的有效性。在以目标导向构建的内部控制框架中,内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督是密不可分的,对控制环境的认定和评价是评价内部控制有效性的基础;在风险评估要素中,全面的风险识别、对风险发生可能性和风险发生后的影响程度的准确判断决定了控制关键点和控制方式的选择,基于风险分析的应对策略则是确定控制程度与方法的直接依据;控制活动是风险应对策略的具体化;真实、相关、及时的信息收集、加工、传递有利于高校内部各组织及时发现和纠正管理中偏离控制目标的行为;健全的内部监督机构设置和监督机构间的密切配合为高校内部控制的有效运行提供有力保障。基于此,可建立由以上五个方面构成的高校内部控制评价指标体系。
(一)控制环境 (1)组织架构与权责划分。评价高校的组织架构是否合理,权责划分是否明晰,决策权、执行权和监督权是否相互分离与协调。(2)重大事项决策机制。反映高校是否组建财经管理委员会并负责对经济进行管理和监督、是否由党政联席会议讨论决定重大经济问题、重大改革方案是否经过教代会、职代会充分讨论等。(3)人力资源政策与实务。高校的人力资源规模能否满足高校需求、各岗位员工的胜任能力如何、高校是否建立了科学的员工晋升的条件、标准和程序以及员工业绩评估、考核与奖惩制度。(4)高校文化中的诚信与道德价值观。高校文化中是否强调诚信与道德,是否建立了员工道德行为规范,对违背诚信与道德的行为是否做出恰当的处理。(5)领导的管理风格。领导是勇于冒险型还是风险厌恶型,是偏好于集权管理还是分权管理,领导重视财务管理和内部审计的程度等。
(二)风险评估 (1)事项识别与风险确认。风险在识别时是否充分考虑了政治、经济和社会因素以及高校的内部财务状况和管理状况。(2)风险分析。高校是否对所有风险事项发生的可能性及影响均采用了定量或定性的分析方法、对每一风险事项的分析方法选择是否恰当、对关键风险指标的选择是否恰当。(3)风险监控。高校是否根据关键指标进行了风险监控,对重要风险事项的内部控制程序是否进行了压力测试,并采取了完善措施。(4)风险应对。高校应对策略的选择是否符合风险承受度、应对策略的选择是否受到关键人员风险偏好的不利影响、每一事项应对策略的选择是否是在可能性和影响程度平衡的基础上做出。
(三)控制活动 (1)预算编制、执行、调整和分析与考核制度。高校对预算的编制依据、编制程序、编制方法是否有明确规定;是否执行责任制;对重大预算项目是否密切跟踪和监控;预算调整是否经过原预算审批机构批准;预算是否执行分析制度、审计制度和考核与奖惩制度等。(2)内部审计内容和程序以及质量控制。内部审计机构是否独立公正、内部审计人员是否具有适当的胜任能力和工作经验、内部审计的工作范围、责任和审计计划是否符合高校的需要。高校是否全面实施内部审计监督、内部审计机构是否建立健全有效的质量控制制度、是否对内部审计质量进行考核和评价。(3)财务舞弊的预防、检查与汇报。高校领导是否对重大舞弊行为承担责任;高校是否针对管理人员的行为建立了反舞弊机制、是否针对财务报告和内部报告存在的虚假记录或重大遗漏行为建立了反舞弊机制、是否针对未经授权或采取其他不法方式侵占或挪用高校资金、牟取不当利益的行为建立了反舞弊机制。(4)重大交易和事项的控制。高校对筹资、采购、工程项目、固定资产管理、合同管理和外包业务等重大交易和事项是否有明确的职责分工和授权批准制度、业务流程是否有完善的制度管理、会计处理是否符合会计制度要求。(5)财务报告和内部报告的编制、提供和评价。高校财务报告的格式和内容是否符合国家规定,财务报告各项目中的勾稽关系是否正确。高校是否充分利用信息技术,采集、汇总、生成内部报告信息,构建科学的内部报告网络体系,高校是否充分利用内部报告,管理和指导日常工作。
(四)信息与沟通 (1)信息识别、获取和加工。财务会计信息系统是否能够提供外部使用者和内部使用者所需要的信息;各层级对相关信息是否进行合理筛选、核对、整合,从而提高信息的相关性;监管部门等获取信息的渠道是否畅通。(2)信息系统开发与维护。高校是否从设备和信息技术方面升级信息系统,实现信息共享;能否及时根据信息使用者的需求变化和要求提高完善信息系统。(3)信息沟通的充分性。信息在高校内部横向沟通是否充分,各层级管理者是否拥有决策和监控所需要的充分信息,针对来自外部其他利益相关者的沟通是否建立了有效的信息反馈机制,管理层采取的后续措施是否及时和适当。
(五)监控 (1)管理层对内部控制系统持续运行的监督。高校管理层是否定期检查账账是否相符和账实是否相符,管理层对内部审计提出的完善内部控制的建议是否采取了相应的措施。(2)外部信息与沟通对内部生成信息的印证。高校是否对外部监管者提出的问题进行认真核实并进行原因分析及采取针对措施。(3)专项监督的范围、频率和过程。高校是否制定了有关专项监督的制度,基于内部控制目标的变化和升级是否进行了专项监督,在组织结构、关键岗位员工等发生较大调整或变化的情况下是否进行了有针对性的监督,专项监督是否有明确的检查评价计划,专项监督检查所采用的方法是否适当。(4)内部控制缺陷报告机制。高校是否在日常监督和专项监督下建立缺陷报告机制,该机制运行状况如何、缺陷是否报告给了管理层,是否对问题的根源进行调查和进行必要的跟踪,是否采取了必要的改正措施。
根据上述对高校内部控制评价指标体系建立的内容,可建立如表1所示的指标体系:
二、模糊层次综合评价法下的高校内部控制评价系统
模糊层次综合评价法(FAHP)是一种将模糊综合评价法(Fuzzy Comprehensive Evaluation,FCE)和层次分析法(Analytic Hierarchy Process,AHP)相结合的一种方法。根据表1相关内容,首先应用层次分析法确定各指标权重,然后再应用模糊综合评价法对高校的内部控制进行综合评价。
(一)层次分析法下各指标权重的确定 层次分析法的基本思想是把复杂问题分解为若干层次,在最低层次通过两两对比得到各因素的权重,通过由低到高的层层分析计算,最后计算出各方案对总目标的权数,为决策者提供决策依据。运用层次分析法的评判排序思想,在指标赋权理论中可以建立有序的递阶指标系统,运用两两指标比较对系统中的各个指标进行比较评判,通过对这种比较综合评判结果进行计算处理,进行一致性检验,可以获得各指标重要性大小不同的排序系数,即指标权重系数。下面应用层次分析法对高校内部控制指标体系各指标权重进行计算。
(1)构造判断矩阵。判断矩阵是指同一层次各个指标的相对重要性的判断值,它由若干位管理专家进行判定。AHP法在确定经济变量的相对重要程度时,引入了相对重要的比例标度,引入九分位的比较标度,使任何两两指标通过专家意见,形成一个判定值。全部指标经两两判定后,形成一个判断矩阵。具体方法可以采用表2中的标度法。
(2)对各指标权重系数进行计算。AHP法的信息基础是判断矩阵。利用排序方法,可以计算各指标重要性的排序。判断矩阵B求特征向量和最大特征根,通过求解BW=?姿maxw可获得排序值,其中, ?姿max是矩阵B的最大正特征根,W为排序矢量。可以采用方根法计算?姿max。先分别计算判断矩阵B的每一行元素的积Mi,分别计算各行Mi的n次方根,对向量w=(w1,w2,…,wn)T作归一化处理,Wi即为所求各指标的权重系数值。
(3)进行AHP判断矩阵的一致性检验。在使用层次分析法计算评价指标的权重系数时,需要保持判断的一致性。判断矩阵具有一致性的条件,是矩阵的最大特征根值与阶数值相等。为了检验其一致性,可以建立一致性检验指标CI和RI,用于判断矩阵B偏离一致性的程度。首先计算判断矩阵的最大特征根?姿max,?姿max=■■■,建立一致性评价指标,在层次分析法中引入判断矩阵B的最大特征根?姿max与n的差和n-1之比值作为度量判断矩阵偏离一致性的指标,记为CI,CI=■,最后计算一致性比率CR= CI/RI,上述一致性检验指标CI值与矩阵阶数有关,平均随机一致性检验标准值表如表3所示。
CR=CI/RI,当CR0.1时,则认为该判断矩阵不具有一致性,应该调整判断值,直到通过一致性检验为止。
根据以上步骤,各判断矩阵的计算结果如表4。
最后,计算各指标在高校内部控制评价中的权数,可以利用下面的公式进行计算:
各指标在内部控制评价中的权数=二级指标各因素相对于一级指标中所对应因素的权重系数×一级指标中该因素在评价体系中的权重系数
计算结果如表5所示:
(二)模糊法下的高校财务风险预警 模糊法是综合事物的多种属性和各种因素影响而做出的总体评判,它应用了模糊数学变化的原理,以关键影响因素为着手点,确定被评价对象若干等级的评价集合和指标权重,对各指标作出模糊的评价,然后确定隶属函数,以形成判断矩阵,将其与权重矩阵进行模糊运算,最后得到定量的综合评价结果,具有模糊性、层次性和定量性的特点。模糊综合评价法在高校内部控制评价中的应用步骤如下:首先是因素集的分解,将影响因素分为五个子集,分别是控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通和监控,然后根据前面用层次分析法应用的结果,得到指标权重。可以将各因素分为五个等级,分别为优、良、中、差、很差,即评价集V=(优、良、中、差、很差)。根据对高校实地调研和通过向高校的财务会计人员和部分管理人员发放调查问卷的形式,获得其对该校内部控制状况的评分,综合所得信息,得出各评价指标对应各评价等级隶属度,并得到各子集的模糊矩阵。最后,可以得到高校的内部控制状况进行模糊综合评价的结论。
[本文系2013年教育部人文社科研究项目“基于内部控制的高校财务风险预警机制与防范策略研究”(编号:13YGC880017)、中南民族大学中央高校基本科研业务费专项资金项目“促进民族地区企业发展的融资环境的构建”阶段性研究成果,并得到湖北省普通高等学校人文社会科学重点研究基地“高校风险预警防控研究中心”资助]
参考文献:
[1]翟华云、郑军:《高校资金运行风险监测预警指标体系的构建》,《商业时代》2011年第34期。