工程项目档案的管理

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工程项目档案的管理范文第1篇

重庆市电力公司作为国家电网档案管理信息平台建设的试点单位之一，于2007年12月实施建设了工程项目档案管理系统。系统建设运行以来，突破了诸多对传统档案管理的探索和研究，实现了档案资源的整体规划和统一管理。

档案事业是电网建设事业的重要组成部分，档案工作也是电力公司重要的基础性工作。截至2009年年底，重庆市电力公司具有各级各类档案机构47个，专兼职档案人员399人，共保存档案31.39万卷、28.04万件。档案信息资源十分丰富，形式多样。

一、重庆市电力工程档案管理的探索

结合近年来重庆市电力公司的发展速度和工程建设的投资情况，公司档案的归档量也在成倍增长，尤其是关乎公司正常运行的工程项目档案。而其涉及的量大、面广、周期长等特色，更是给档案管理带来不少难题。由于电网工程项目档案涉及的归档部门和参建单位众多，各个阶段或环节中项目资料的管理方式也随着企业改革和机构变化产生不同，其中最突出的问题包含：

1　项目招投标的档案管理

传统的项目档案管理将招投标文件作为工程项目归档文件中不可分割的一部分，进行归档整理，以保障项目档案存储的完整性和利用的方便性。随着电网企业的发展，各单位均成立了招投标中心，专门负责招投标采购工作。在招投标中心的实际招标工作中，会对各个工程项目中相同的采购部分进行统一规划。例如，针对一个变电设备的采购，是同时为多个工程建设而进行的招标。这种工作方式更加适合招投标工作的开展和管理，也能提高招投标工作的效率和质量。但同时，为工程项目档案的管理带来了不少困扰：

涉及多个项目的招投标文件，很难将其拆分，并归入不同的项目。如果各个项目都将此次招投标文件全部归档，势必造成大量的重复归档文件；

招投标中心采用以“件”为基本单位的管理方式，对招投标文件进行管理。即以招投标项目为具体单位，在每一个招投标项目下以“件”的形式进行流水编号，直接装盒管理。这种管理方式对招投标部门而言，简单、方便、合理；但因为立卷整理方式的不同，无法与项目档案放在一起归档；

工程项目中所涉及招投标文件的内容只是招投标中心处理招投标业务中的一部分，并不能涵盖招投标中心需要归档的全部内容。而且，招投标中心对采购档案的分类与档案业务部门对传统工程项目中招投标阶段归档文件的分类也不尽相同。

因此工程项目档案中招投标阶段文件的归档工作就变得十分困难和混乱。此外，上述问题在其他工程阶段也有体现。例如，项目竣工验收时的照片，可能归入照片档案门类中。因为形成照片实体后的管理方式，与工程项目档案是完全不同的。

2　跨全宗移交和接收的档案管理

建设项目从项目前期开始到竣工投产，建设周期少则两年，多则十几年，时间跨度较大，为保障项目归档的及时，一般都是按阶段进行归档，即各阶段项目完成后3个月内进行归档，这就给档案管理带来一定的难度。同时，工程项目竣工验收后，在业主单位保留完整工程项目档案的同时，各项目参建单位也需要将各自所涉及的项目档案归人自身单位的档案部门，业主单位也需要移交项目档案给后期的运行使用单位。当上述参建单位和运行使用单位都属于电力公司系统内的企业时(大多数情况为电力公司内部的企业)，就存在工程项目档案的跨全宗移交问题。其中，经常会因为移交和接收的手续繁复，缺乏统一规范等，使得归档文件的真实性和完整性不到有力保障。

二、电力工程档案管理信息化的实践

针对工程项目档案中存在的上述管理现状，重庆市电力公司秉承了国家电网档案信息化建设的基本思想，通过在档案信息管理系统中引入“归档模板”、“档案类型关联”和“跨全宗移交”等功能，彻底解决了上述各项问题。通过“归档模板”的创新设计，解决了外单位的采集整理和移交问题(参见《中国档案》2009年第353号增刊“工程项目档案管理的探索和实践”)。“档案类型关联”和“跨全宗移交”的概念，则满足了工程档案管理的多样化需求，彻底实现了工程档案的同步建档、同步关联，在提高工作效率和归档文件质量的同时，充分保障工程项目档案归档的及时、齐全、完整和准确。

(一)“档案类型关联”的实现细节

针对工程项目档案中涉及招投标中心的归档文件管理问题，重庆市电力公司本着档案管理要服务于一线业务部门的思想，系统通过采用“档案类型关联”的技术，使得招投标中心既可以按照自身业务方便对招投标档案进行收集整理和利用，也可以通过档案管理信息系统方便实现工程项目档案的齐全完整。具体实现细节如下：

1　建立一个适合招投标中心文件资料管理需求的“采购档案”类型

招投标中心所涉及的业务不仅限于招投标采购，还包括：谈判采购、寻价采购、直接采购、框架采购等方式。因此，为适应招投标中心对自身采购档案管理的需求，由档案业务部门指导、招投标中心业务骨干为主制定了一系列的采购档案管理办法，明确规范了采购档案的数据结构、管理方式、归档文件整理规则和归档流程，并建立了分类体系，明确了采购档案的归档责任和向档案部门移交的接口。最终，通过档案管理信息平台的业务定制功能在系统中得到基本实现，提供给招投标中应用。采购档案的建立，不仅解决了招投标中心大量业务文件的管理问题，同时也解决了采购档案的收集、整理、归档问题，通过档案部门业务指导、采购档案业务规范的建立，实现了招投标中心和档案部门的双赢，受到招投标中心的大力支持和欢迎。

2　将“工程项目档案”与“采购档案”建立关联关系

由于“采购档案”采用“项目一件”的管理方式，不同于工程项目档案的组卷管理，并且分类和数据结构的不同也导致无法在工程项目档案类型中统一管理。为保障工程项目档案的完整、齐全，重庆市电力公司通过系统提供的“档案类型关联”功能，将“工程项目档案”与“采购档案”建立了关联关系。在相关部门查询项目档案时，可自动通过系统对采购档案中题名和重要字段内容的智能分析，将相关的采购档案信息一并列出。这样，在档案管理中工程项目档案中不归档的招投标部分文件，在查询利用时可同时列出与该项目相关的招投标文件。这样，既保证了项目档案查询利用的完整性，又避免了招投标文件的重复归档，还适应了招投标部门的业务管理需要。

3　“档案类型关联”功能的其他应用

上述“档案类型关联”功能，同样应用在了“合同档案”和“照片档案”中。使得项目相关的合同和照片可同时查询到，保障项目档案的完整性和关联性，同时又适应了合同管理部门、新闻中心的业务管理需要。“档案类型关联”功能的应用，既满足了各业务部门的需求，又满足了项目管理部门的需求，同时更保障了档案管理的要求，形成了档案业务部门指导监督、各业务部门分散整理的良性流程。

(二)“跨全宗移交”的实现细节

工程项目档案的管理范文第2篇

关键词：工程项目管理；档案管理；质量控制

一、目前工程档案资料质量存在管理问题

工程档案是记录建设工程项目全过程的资料文件，是项目投入使用后确保安全运用的重要文件，最终归档的工程档案资料要具备较高的质量，保证资料详尽完备、数据真实可靠、档案系统真实，能够准确详尽的反映整个项目前期准备、中期施工、竣工验收的过程。但是目前的工程档案管理中，由于对工程档案认识程度偏低，资料质量的管理存在一些问题。

首先，施工综合管理文件在下发或者转发过程中，往往以复印件的形式存在，到时工程档案的原件不齐全。其次，工程质量验收签证资料不齐全，原始资料文件在手续移交时造成丢失或破损。再次，竣工图文件编制不规范，工程进度中，对施工设计图纸的变动、替代等没有针对性细则，原始资料保存不完整。最后，施工原始资料、验收签证资料格式、填写、修改、用笔书写等不规范。

二、工程项目档案质量失控的主要原因

一般大型建设工程项目都要涉及到多个参与单位，单位之间的衔接紧密度和配合程度影响了工程档案管理的质量，使档案资料的质量核验工作增加了难度。总结起来看，主要原因无外乎一下几点：其一，工程建设主管部门档案意识薄弱；其二，涉及单位之间相互权利义务关系，以及施工、竣工责任不明晰，缺乏有效控制竣工文件质量的具体措施；其三，施工单位在工程档案管理方面的业务素质不高，造成竣工文件资料不规范；其四，工程施工中，相关监理人员专业度不高，档案管理水平低，对现场签证把关不严。

三、工程项目档案质量控制管理的重点

工程档案是由许多项目资料共同构成，缺一不可，而在档案资料质量管理中，以下三个方面是控制的重点：其一，施工图设计文件（含变更）质量的控制，涉及到这一层面业务工作的是设计院，施工图是现场施工和竣工图编制的依据。对施工图设计文件质量的控制，一要求项目资料人员熟知设计院状况，最好监督控制工作，另一方面从要求资料人员验核精准，在项目施工前将所有设计项目施工设计图文件交接完成；其二，建设材料、施工机械的供应档案质量控制，这些都是项目建设能够高质高量完成的基础；其三，施工文件质量的重点控制，其控制步骤可分为四步，第一步对照合同、计划、图纸发放情况，核验竣工图及设计变更单是否齐全，第二步核验交工记录是否齐全，第三步核验设计变更是否完全在施工图上体现，第四步，核验所有资料是否符合归档要求。

四、提高工程项目档案质量管理水平的措施

（一）从项目立项开始抓起，为竣工档案控制管理打好基

础。良好的开始是项目顺利完成的基础保证，在建设项目施工开始之前，所有前期事项均做好严格的工程档案记录，确保档案的真实准确性。在项目管理和档案管理方面，均实行项目经理责任制，同时，对于项目竣工资料的编制与整理，也需项目经理负责。有鉴于此，项目的立项以及工程档案的建立应归为一体，全部纳入工程项目建设的进程中，将工程档案管理作为建设项目的一部分，并重点管理。

（二）从制度基础上建立健全管理制度。规则制度以其强制约束性属性为行为指定了方向和道路，划定了方位和框架，因此建立健全工程档案资料质量管理制度是做好工程项目竣工档案工作的基础。在建设工程项目的总体规划上，要求建设各阶段档案资料有序管理，保证归档文件资料准确、齐全、规范。为使工程项目以及档案管理工作顺利进行，需详细的制定规章制度，将责任、权利细化到每个部分、每个工作人员、每个施工阶段，并且在规章制度中明确工程所有涉及单位的权利指责，明确施工单位、监理单位、工程项目管理单位、工程档案管理部门在工程档案管理中的具体责任和职责。

（三）充分利用法律手段提高管理的约束力。一项建设工程项目涉及到太多的法律问题，因此需要重视法律的强制性和约束力，强调合同的重要性，做好工程档案资料质量控制的保障工作。工程项目档案管理部门要充分利用工程招标的优势，积极参与到项目合同的起草中，将工程档案管理所涉及的资料文件整理归档、审核验收作为单独条款纳入合同中，确保档案管理工作的合法地位，使档案工作在法律层面上获得保证。

（四）制定竣工文件整编进度计划。竣工文件整编列入进度计划是完成工程档案的有效措施。在项目开始之前，建设部门应于建设施工单位制定详细的工程进度计划，将工程施工分为若干部分，每部分工程竣工文件质量检查工作列入该项工程单位进度计划中，并将其作为重要的网络节点来完成。在竣工资料整编中，所有发现的问题都必须及时研究解决。在竣工验收阶段，工程项目管理部门、监理部门、档案管理部门要紧密配合，确保竣工档案资料完整、准确、真实，使工程档案在工程项目合同决算时，真正发挥凭证作用，达到收集整理档案的目的。

工程项目档案的管理范文第3篇

关键字：水运工程；项目建设；档案管理

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：

一、前言

随着我市交通水运工程建设的迅速发展，水运工程建设档案工作在工程建设中起越来越重要的作用。水运项目档案是水运工程建设的真实记录和全面鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的重要依据，其既是水运工程建设、维修、管理、改扩建的重要保障，又能为当地经济建设和水务事业发展提供服务，所以，做好水运项目档案管理工作对推动当地经济可持续发展具有十分重要的意义。本文分析了当前水运工程项目建设档案管理工作发生的变化，并对加强水运工程项目建设档案资料的搜集、管理等方面的对策进行探讨，以供同仁参考。

二、当前水运工程项目建设档案管理工作发生的变化

（1）水运工程档案数量将成倍增长，质量要求显著提高。随着水运工程项目的增多和高科手段的介入，水运工程建设档案建设任务和要求将更为繁重和严格。

（2）水运工程档案载体形式将得到进一步的拓展。水运工程档案除传统纸张档案仍需加强之外，还有照片档案、口述录音档案、数字化光盘刻录档案等新型载体纳入水运工程档案建设领域。

（3）水运工程档案对水运工程建设的促进作用将更加突出。可以这样说，档案管理工作是整个工程管理重要的基础工作之一，是工程建设的一个缩影，对工程建设的决策、加强工程的监督和管理、保证工程质量、抑制工程领域腐败产生起着重要的作用。

（4）档案工作从被动型向主动型方向转变。档案工作已经从事后立档向与工程建设同步进行的方向转变，这一转变在今后将更为显著。

三、加强水运工程项目建设档案管理的对策探讨

（1）建立水运工程项目档案管理组织架构。项目档案管理机构是项目档案工作的重要保障，没有相应的档案管理机构，档案工作开展必受影响。因此，在组建工程建设（筹备）处时的同时，就应考虑设立工程档案管理领导小组，小组必须由单位领导、有关科室负责人和专职、兼职档案管理员构成，形成层层把关的体系。建设单位在完善档案管理组织的同时，要求勘测设计、施工和监理等参建单位，必须明确一位主要领导或负责人分管工程档案资料工作，并建立与工程档案资料工程任务相适应的管理机构，配备档案资料管理人员，统一管理工程档案资料。

（2）加强与档案行政管理部门的联系，寻求密切的档案业务指导。要使工程项目档案工作获得持续、均衡、快速发展，就必须重视加强与档案行政部门的联系，接受档案业务指导。从工程建设一开始，建设单位就要及时取得当地档案局的支持，自觉将项目档案工作置于档案行政管理部门的指导和监督之下，确保档案工作在高起点、高标准的层面上展开，对检查中发现的问题及时整改，并由监理形成书面意见报当地档案局和建设单位备案。

（3）项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理。项目建设单位必须在项目的招标和签订设计、监理、施工合同或协议时，设立专门条款，明确规定设计单位、监理单位、施工单位对项目文件的收集、整理、移交责任和违约责任等；明确档案收集、整理、验收、考核、归档的份数、竣工图的套数、电子文件的格式、档案质量等等方面的要求。同时，要在合同中明确档案内容与质量达不到要求的，参建单位应负有的责任，以及相关的处理措施。通过将项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理的措施，强化各参建单位的责任，同时采用经济手段实施监控。

（4）项目档案管理工作与工程项目建设同步。项目档案管理是建设项目管理的重要组成部分，项目档案管理工作必须与工程项目建设同步进行，这既是国家相关档案法律法规的规定，同时也是保证项目档案完整、准确、系统归档的重要监控措施，通过同步进行，做到项目档案在形成的同时就能全部归档。因此，档案管理工作与项目提出、可行性研究、设计、决策、招（投）标、施工、质检、监理、工程结算、竣工验收同步进行，对各阶段形成的文字、图纸、图表、声像、计算材料（含电子文件）进行收集、积累、整理，对立项、设计、施工中形成的报告、批复、图纸、合同、标书、备忘录、协调文件及领导视察活动等资料，在形成的同时悉数归档。如不及时记录、收集、归档，对工程建设和运行管理将会造成不可弥补的损失。按照集中统一领导、分级管理的原则，建设单位对工程档案工作进行统一领导，对项目档案实行综合管理。在项目建设过程中，档案人员负责工程档案的监督和指导，对建设工程档案管理工作实行全程监控。坚持“谁产生，谁立卷”的原则，指导项目前期立项审批、招投标、合同勘察、设计、拆迁、施工、监理、竣工验收等档案的立卷移交工作；定期到工地现场监督指导，督促监理人员对档案质量把关，提出整改意见，对档案进行复检，并把复检情况进行通报。

（5）深入现场收集档案资料。水运工程项目档案的大部分原始资料产生于施工过程的现场，档案人员应亲临施工现场，收集资料。如果，建设单位只是坐等参建单位移交档案，而不深入现场指导和强调档案的收集，有可能丧失最好的收集档案的机会。因此，应针对性地列出需收集的资料名目，根据工程进度，与项目经理、施工员甚至领班密切联系，争取配合，做到该签证的就现场签证，该取样的就现场取样，该检查的就现场检查，该记录的就现场记录，能够做到边施工、边检查、边记录、边收集资料。在收集资料时，必须十分注意资料的精确度。为此检查后一定要核对，发现问题及时解决。检查复核的主要内容包括：施工阶段形成的文字资料签证手续是否完备；检查检测记录是否准确符合规范要求；隐蔽工程的记录是否详细、准确；原材料如钢材、水泥、砂子等的出厂合格证明和取样检测试验报告是否真实。档案人员要积极与驻地监理工程师配合，充分发挥驻地监理工程师的作用。因为驻地监理工程师全天候在工地上监督管理，对工程的进度和施工人员的素质最了解，对使用的原材料也最清楚，同时几乎所有的进场原材料和施工资料均需经驻地监理的检验及签证才有效。所以充分调动监理的积极性是保证档案资料能有效收集的有力措施。

（6）强化审查，严格验收项目档案。对项目档案的验收做到规范、严格把关是保证项目档案质量的重要环节。档案验收要坚持每个分部工程验收时，同时进行档案验收。每个分部工程验收前，档案人员、工程一线技术人员以及监理、设计、运行管理单位人员一起检查有关施工档案资料是否按竣工验收的标准制备。档案人员作为单位工程验收工作组成员，并在“单位工程完工验收鉴定书”上签字确认，无档案室人员签字，验收不予通过。档案正式归档移交前，成立工程档案审核工作小组，对按规定应该归档的资料进行归档移交前的审核，并邀请当地档案局有关人员对全部拟接收的档案资料进行检查，对检查中发现的问题，各单位核查后整改。在档案专项验收前，成立由建设单位分管档案工作领导、办公室负责人和监理单位总监组成的工程档案验收小组，通过对档案资料进行抽查、听取档案管理工作的报告、质疑答辩，形成自评意见和自评得分。

工程项目档案的管理范文第4篇

关键词：项目工程 档案管理 问题及对策

愈发广泛的信息化范围对企业相关工作的开展提出了更多的要求，简单化、快速化和信息化逐渐成为企业工作的特点。时间和效率在这个信息化时代也因此成为了企业的主要竞争优势，也可以说，其所提供的信息服务品质越高，时间越快，就越能够抢占市场先机。对建设企业而言，更是如此，建设项目工程的档案几乎记录了建设项目工程的所有情况。因此，对建设单位来说，加强对项目工程档案管理的重要性也就不言而喻了。

一、建设工程项目档案管理的重要性

（一）提供建设工程项目活动依据

项目工程的档案除了能够为该工程项目的投标、勘测和施工等活动提供相应依据外，还能够为建设工程的管理、维修、改建、恢复和加固等工程建设环节提供资料，进而确保整个工程项目能够安全而高效地开展，从整体上，保障该工程项目的质量。此外，项目工程档案还能够将该建设工程项目中所涉及到的施工材料与施工质量信息、隐蔽性的施工环节检查记录表以及施工标准的评价资料等信息记录在内，如果后期遇到扩建或者改建等情况时，这些资料便能够发挥巨大作用。

（二）在工程设计和产权纠纷等事件中发挥凭证作用

建设工程通常都是在城市的统一规划和安排下才能开展的建筑活动。比如，工程项目的设计必须要严格按照城市的统一规划进行，设计获批之后，所有的施工活动都必须按照获批的施工图纸来开展，工程竣工之后，也要等到验收合格了才能够正式投入使用。由此便可看出，工程方案在整个过程中充当的是一种凭证材料，为所有施工活动的开展提供相应的依据。另外，当有产权纠纷或者责任纠纷事件出现时，也能够将工程档案调出来，作为解决这些问题的凭证。

（三）为建设工程项目历史考察或经验交流活动提供资料信息

我国有不少诸如长城、故宫、恭王府和天坛等历史悠久的建设工程，这些工程所保留下来的档案信息可谓是相当珍贵的，不仅能够为其历史考察活动提供相应的历史信息，还能够为我国相关工程建设的研究者提供一定的参考意见，进而推动我国建设事业的发展。另外，相较传统的档案管理而言，现在的档案管理无论是在理念、技术还是方法上，都发生了较大的变化。通过各种经验总结交流活动的开展和不断丰富的档案管理，能够从中汲取一些优秀经验和技术等，进而从总体上提高我国的建设水平。

二、当前建设项目工程档案管理中存在的问题

（一）建设项目工程档案管理工作不完整与不规范

建设工程项目通常情况下规模都比较大，所以在对其实施管理时，还是相当困难的。大部分项目都没有设置专人对其进行档案管理，也就更不要说委托专门的机构对其进行档案管理了。一旦有记录档案形成，该工程中的各部门都自行管理本部门的相关档案，对其他部门的档案是不予理会的，这样一来，这些档案就被分散开来了，并且，部门中的很多人都不具备基本的档案管理素质和能力，在收集和整理档案时，经常都会出现收集不及时、不完整和不准确等问题。

（二）建设项目工程档案移交不规范

每一个工程当中都会有很多个部门，并且每个部门都有其各自的档案，综合起来看，整个项目工程的档案量就非常大。通常都是在项目立项之时，就开始有了档案，并且随着建设项目要求的增多，更多的工程部门将会被设立起来，随之而来的档案量也会逐渐增加。而项目的档案形成之后，就必须要将其移交给专门的档案管理人员，还要办理相应的移交手续。日益增多的档案量给档案移交工作带来了巨大压力，也可以说这是对档案管理人员的一大挑战。而当前的档案移交工作中，还存在着很多不足：部分档案在移交之后，被随处存放在相应的职能部门，有的部门甚至在移交时都是很随便的，直接省去了办理移交手续这一环节，这为档案管理工作埋下了一定隐患。

三、建设项目工程档案管理对策

（一）完善建设项目工程档案管理体系

项目工程的各利益相关方在签订承包合同之时，就应该设立一些与项目工程档案相关的要求或者条款，在其中明确各单位在档案管理中应当承担的职责。在整个项目工程建设过程当中，也必须按照国家相关的规范要求以及规定，及时收集和整理与工程建设相关的文件，将档案管理职责具体落实到各单位、各部门以及各相关的责任人。

对施工单位而言，还需要在工程建设的管理程序当中纳入工程档案管理，并建立和健全相应的工程档案管理体制，工程建设和工程档案管理工作双管齐下，同步进行。在验收工程质量时，施工单位应该自觉提供较为完整的工程档案；在工程验收备案办理过程中，也要积极对工程档案所认可的文件进行查收和检验。

（二）强化建设项目工程档案行政管理部门的职能

除了要在重点项目的领导成员中列入档案行政管理的主要负责人之外，施工单位还应该向当地的档案行政管理部门报送与省级的重点建设项目相关的业主单位信息，方便其更好地开展业务指导工作。重点建设项目的档案验收工作是不分行业、不分系统的，作为当地的档案行政管理部门，都应当积极参与到其中去。如果不能达到上述要求，就可以将其定义成为不合格的项目工程。在这一期间，作为当地的档案行政管理部门，更应当积极地和相关部门进行沟通和联系。

（三）提高建设项目工程档案管理人员的综合素质

项目工程的档案管理工作的专业性较强，所以需要专业的档案管理工作人员进行。因此，加强对项目工程的档案管理人员配备与培训，提升其基本业务素质和能力就显得尤为重要。无论是建设单位，还是施工单位，都应选择和配备一些建设业务和档案业务有一定了解的员工从事相关的档案管理工作，并且还要保证这些人员的稳定性，不能因为一些突发性的事情而中断档案管理工作。作为档案行政管理部门，也要为相关的档案管理从业人员提供一定的培训机会，尤其是那些重点项目的档案管理培训。同时，还要健全整个项目的档案管理网络，通过对项目档案管理指导人员及普通管理人员的培训，不断提高其综合素质，提升整个项目的档案管理水平。

结束语：

建设项目工程档案管理的重要性显而易见，尽管现阶段我国在建设项目工程档案管理中还存在着项目工程档案管理工作不完整和档案移交不规范等问题，但只要建设单位引起高度重视，积极采取完善建设项目工程档案管理体系、强化建设项目工程档案行政管理部门的职能、提高建设项目工程档案管理人员的综合素质以及明确建设项目工程档案管理的责权等措施，定能在一定程度上解决这些问题。

参考文献：

[1]陈蔚辉.重点建设项目工程档案的管理[J].城建档案，2010，08：41-42.

工程项目档案的管理范文第5篇

关键词：档案管理 档案利用 工程项目

工程建设项目档案是进行归档保存的所有文件材料，通常情况下是从工程项目的决策开始到工程项目建成投产的全过程中形成的。工程建设项目档案主要包括：项目规划、项目建议书、可行性研究报告、初步设计到建设实施、调试、生产准备等各阶段形成的文字、图表、声像等一系列的资料，对于这些资料来说，其特点是：一方面具有一般科技档案的专业性、科技性和通用性，另一方面表现出显著的整体性、成套性和不重复性。因此工程建设项目有关部门，必须依据《档案法》及相关的政策法规，理顺关系，积极参与，强化管理，在工程项目档案的形成、搜集、整理、归档工作中，结合实际，主动作为，在一定程度上确保工程项目建设档案的齐全性、安全性、系统性，进而为后续的管理利用提供方便。

1 工程建设档案的形成与搜集

档案管理利用工作的前提和基础就是形成与搜集建设项目的档案。在工程建设初期，参与工程建设的各个单位（部门）都要编制档案管理规划，配备素质较高的专（兼）职档案资料管理人员，明确岗位职责，将建设过程中的各种档案材料一点一滴地搜集积累起来，以保证各类档案资料的齐全和完整，为日后开展整理归档奠定基础。

1.1 建立和完善档案管理制度。对于负责基建技术和档案管理人员，各单位应当定期召开会议，收集、分类、整理、编目、装订工程档案资料，并且对案卷质量等事项进行详细说明，落实措施，强化管理，努力增强有关人员的档案意识。

1.2 做到图实相符。档案管理人员需要深入建设现场，针对档案的不同阶段、不同要求等，在验收项目的过程中，到现场给予检查和指导，进而在一定程度上做好档案的收集整理工作。高度重视招投标、设计变更、监理文件材料等，确保“图实相符”，发现问题，采取措施，及时解决。

2 整理与归档建设项目档案

为了保证档案材料的完整性、准确性和系统性，在一定程度上需要收集、整理和归档工程建设档案材料。在对工程档案进行收集、整理、归档的过程中，一方面落实责任、建立完善规章制度，另一方面要从以下方面做起：

2.1 对于建设工程档案资料来说，为了确保资料的完整性、准确性、系统性，档案人员应当认真学习，了解熟悉各类工程档案归档整理的标准和要求，以便早作准备。

2.2 明确接收工程建设档案的范围和归档要求。学习档案的收集、整理、归档和编制案卷的基本知识，确保各类归档标准化、规范化。

2.3 确定工程档案材料的归档范围和归档制度。在划定归档范围时要注意：①掌握建设单位的职能活动，在基建文件中，将其职能活动作为归档的重点。②基建工程文件材料与文书材料、技术材料的界限要离清。③根据基建文件材料的保存价值，在确保基建档案完整的前提下，对归档范围进行确定。

2.4 严格立卷，确保案卷质量。在归档过程中，需要注意：①收集齐全归档范围内的基建文件材料。②系统整理归档的文件材料，组成保管单位（卷、册、袋、盒）。③划定保管期限，同时对保管期限进行标注，并且注明相应的密级。④归档的基建材料要确保字迹、线条清晰，纸质优良。不得用铅笔、圆珠笔、复写纸等书写文件的底稿。⑤基建档案整理后，需要进行装订，并保证结实美观，同时标题要简明扼要，清晰整洁地填写卷内目录。

3 建设项目档案的管理与利用

3.1 有关档案管理的标准、规范，需要建设项目档案管理人员进行主动学习，学习与本单位有关的专业知识，熟悉业务范围，能识别各专业的图纸。只有这样，面对繁杂的文件材料内容，才能进行分门类别，确保文件之间的联系性，及时收集档案资料，同时增强档案收集工作的主动性。

3.2 确保工程建设项目档案的完整性、准确性、系统性、安全性。①确保工程建设项目档案的齐全性，不得出现残缺不全的现象；②档案内容与反映的对象保持一致，不能存在差错。对于档案资料来说，一旦丧失准确性，也就失去了存在的意义和价值。③保持文件材料之间的联系，避免出现杂乱无章的现象。④确保档案的安全性，建立和完善保密制度、保管制度和借阅制度。

3.3 对于社会和生产来说，建设项目档案的开发利用是一项重要工作，这是管理建设项目档案的根本目的所在。①对项目建设档案管理加强建设各项业务，进一步提高管理水平。②为了方便查阅利用，需要编制各种科学的、符合实际的检索工具。③通过采取各种方式，做好服务工作，积极开展项目档案编研工作。

3.4 应用计算机技术进行工程建设项目档案管理。随着各单位工程建设项目的不断增加，档案数量也在不断增加，信息量不断增加，为广泛利用计算机技术开展档案管理利用工作提供了有利条件。计算机主要用于档案编目、检索、统计、借阅等业务工作。对档案通过计算机进行综合化管理，一方面提高工程项目档案的存贮、处理及检索能力，另一方面全面提升工程档案管理工作的效率和质量。

参考文献：

[1]庄波.公路工程项目公司档案管理的实践与思考[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2009（06）.