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关键词:人事档案管理;创新;路径
1 医院人事档案管理创新的意义
医院人事档案是医院在人事管理活动中所形成的重要文件材料,真实记录了医院人员的基本情况、学历、资历、思想政治、工作能力、社会关系、实战业绩、学术科研成果等各项历史资料。医院人事档案管理是医院管理工作的重要组成部分,为医院进行人才选拔、人才培养、人才建设提供重要参考,是实现医院内部管理可持续发展的关键。当前社会经济快速发展,时代对人事档案管理提出了新的要求,而现代社会的信息化也使人事档案管理呈现出新的情况及新的问题。当前医院人事档案管理中“人档分离”、管理机制僵化、规范化程度不高、档案材料收集内容参差不齐,材料归档不完善、不统一、档案管理手段落后、信息化程度不高、工作效率低下等现象比比皆是,不仅极大地影响了人事档案的质量,大大降低了人事档案的利用率,而且不利于医院的人才资源开发及有效利用,影响着医院的工作效率乃至医疗质量。医院人事档案管理的创新,不仅是时展的需要,也是医院提升医疗质量及工作效率的重要保障。
2 医院人事档案管理的创新路径
(一)完善医院人事档案管理制度
现代社会中,医院人事档案管理呈现出新的变化,因此需要不断完善人事档案管理制度,才能适应新时代的新要求。医院可根据《档案法》、《企业档案管理办法》等有关法律法规中的相关规定,充分借鉴同行业其他单位成功的人事档案管理经验,同时结合本单位人事管理的实际情况,构建起完整、科学且行之有效的人事档案管理制度,对原有的管理制度进行必要的补充及创新。一是完善人事档案材料收集和归档制度,做到兼顾全面的基础上,把握重点,对不同岗位人员的档案进行分门别类地管理,对不同级别管理人员的档案进行分层次管理,与此同时,对流动性强的人员进行灵活管理,保证人事档案管理工作在依法开展的基础上,实现有侧重、有层次、灵活性地开展,使医院人事档案材料能真实且全面地反映职工的情况,为人才选用提供有效依据。二是完善人事档案审核制度,严格要求管理人员仔细鉴别转入的档案材料,把好材料入口关,对于手续不齐的,应予以补齐,对于信息不准、不规范、有缺漏、涂改的,应予以分类登记并按要求重办、补办,直至审核合格后再整理归档。三是完善人事n案整理制度,对人事档案的鉴别、分类及审核进行详细规定,确保整理出来的人事档案材料信息正确、手续完备、目录明晰。四是完善人事档案借阅制度,需要查阅利用人事档案的人员应办理相关手续,并在查阅时提供相关证明,与此同时,还应不断研究档案服务的服务新方法,以提升人事档案管理的效率,增强人事档案的利用率。合理、科学、灵活的人事档案管理机制不但为人事档案管理工作提供切实有效的依据及参考,而且也是实现人事档案管理创新的基础。
(二)加强医院人事档案管理内容建设
人事档案为单位选人用人提供真实可靠的参考资料及信息,是难能可贵的战略资源,为加速医院的人力资源开发、人才竞争及全面发展提供了资源储备,是医院实现可持续发展的坚实基础。当前社会对人才的使用更关注的是其显示表现,而以往的“重历史结论,轻现实表现”的人事档案管理思想已然不适用,因此应不断创新医院人事档案管理,及时补充完善归档资料,加强人事档案管理内容建设,人事档案管理的内容既包括医院职工的履历材料、自传材料等历史材料,也包括职工的专业技术水准、个人职业能力、工作表现、工作实绩、业务能力、思想道德状况、惩奖信息资料等,这就需要档案管理人员积极完善拓展档案资料的范围和内容,全面仔细地收集能反映医院职工现实业绩及近期表现的各项材料。在档案材料收集的过程中,应严格查阅各项材料的收集归档是否齐全,对于普通性材料进行集中收集,对于阶段性材料则通过统一布置、统一收集的方法进行收集,对于特殊材料,则采取由相关部门提供及本人查找有效结合的办法予以收集,确保档案材料不漏一份,以真实记录职工的勤、能、绩、德等全部经历,继而进行有序地加工、分类、排序,使档案资料井然有序,易于管理。通过全面客观的人事档案管理内容反映人才的全貌及职工的实际情况,为医院单位进行人才选用、人才培养、人才管理提供科学全面的参考,也能有效地促进了优秀人才的自由流动。
(三)运用现代化人事档案管理方式
运用现代化人事档案管理方式是实现医院人事档案管理创新、提高档案使用价值的重要举措。医院单位可以根据自身实际情况及行业特点,借鉴行业相关单位的成功案例,充分整合并利用优势资源,积极引入并开发符合医院人事档案管理工作点的现代化信息技术,并构建与之相符的信息化管理平台,开发并利用人事档案信息资源,进行人才结构、素质上的准确定位、分析、加工、整理,从而为人才管理及培养提供科学的依据。利用信息化管理平台进行相关的电子档案资料收集管理工作,并通过平台开设档案信息内容展示及查询服务,使档案信息得以实现收、管、用的有机结合,实现医院人事档案资源的合理利用和有效配置,确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等诸多方面能够实现公平、合理,切实做到知人善用、人尽其才。与此同时,升级档案信息集成管理模式,将各类人事档案信息资源整合、重组,优化人事档案信息的服务结构,利用人事档案信息系统对人员的信息、薪酬、保险等各项档案资料进行统计、录入、分析、提取、查询等各项工作,并根据内容及要求形成相应的表格,为满足档案管理及使用者的需要,不断升级并完善人事档案管理信息系统,提升人事档案信息资源开发利用的深度和广度,以更为多样化的人事档案系统功能,更具个性化的档案服务全面提升人事档案管理的水平,为人事档案管理的创新提供路径。
参考文献
[1]赵红.浅谈医院人事档案管理的现状及规划[J].中国新技术新产品. 2012
关键词:人事管理;人事档案管理;改革
在新时代下,传统的人事管理已经难以适应当前人才强国的战略需要,因此开展全面的人事改革已经成为必然。当前在人事管理改革方面出现了一系列新问题,这些问题影响着人事管理改革的内容,人事管理改革需要从机制、制度、角色、风气等多方面实现全面改变。
一、人事管理改革的特点
疾控中心医疗卫生机构在人事管理改革方面主要的特点包括:在人力资源开发方面与人事管理方面的战略性;在人力资源开发方面与人事管理方面的广泛性;在人力资源开发方面与人事管理方面的目的性;在人力资源开发方面与人事管理方面的主体多元性;在人力资源开发方面与人事管理方面的手段人道性;在人力资源开发方面与人事管理方面的结果效益性等。
二、人事管理改革的内容
1.引进市场竞争机制。
人才资源的配置应当建立在市场的基础上。我国疾控中心医疗卫生机构大部分还是建立在以权力为中心的运作形式上,其具有随意性、无序性、公开度低以及存在暗箱操作等缺点,因此需要转变这种建立在权力中心上的模式。引入市场机制,能够提高竞争的公平性,保证每个人都可以有机会获得职位,从而使队伍建设更有活力,消除人才的身份之别,让整个市场的人才可以实现无障碍流通。
2.建立科学的人才评价制度。
人才培养和成长的关键就是人才评价制度的建立。社会评价体系倡导什么,人们就会向什么方向发展。通过建立科学合理的人才评价制度,有助于为卫生医疗机构的人才树立明确的追求方向,不仅符合社会经济发展的内在要求,而且也实现了对人才资源的优化配置。传统的过于形式化的人才评价标准必然会导致人力资源浪费。因此消除传统的论资排辈、长官意志等情况势在必行。
3.加强培训,建立服务型机构。
建立服务型机构,也就意味着每一个在疾控中心医疗卫生机构工作的人员都能加强服务意识。而通过加强培训工作,可以提升整个工作团队的素质能力,是实现建立服务型机构的重要途径之一。疾控中心医疗卫生机构的工作人员素质能力和业务水平将直接决定机构的工作效率和工作结果。因此,从工作人员的思想、信念、世界观、价值观等方面出发,做好培训工作,树立服务意识,非常关键、重要。
三、人事管理改革下人事档案管理改革对策
1.更新管理理念。
对于疾控中心医疗卫生机构的人事档案管理而言,首先要从管理理念进行改革,放弃过去那种“严管观”的做法,注重对人事档案的利用,注重服务于人的发展。这样才能让人事档案服务于人力资源开发。在管理理念上应当从“为单位”管理转变向“为人”管理,真正将管理从约束管理转变到服务管理。可以说,人事档案管理理念的改革已经成为当前疾控中心医疗卫生机构人事档案管理的内在要求。当前,要认识到人才是改革发展的重中之重,也是各项工作顺利开展和进行的关键,同时在科学发展观理论的倡导下,进行管理理念的转变和更新已经势在必行。即便是在现代人力资源管理理论中也提出,科学技术的进步、物质财务的创作、社会生产力的发展以及社会经济系统的运行都是建立在人的服务和劳动之上的。因此,“以人为本”的人本管理思想是当前人事档案管理改革的重点。
2.健全管理制度。
当前我国疾控中心医疗卫生机构在人事档案管理制度上依然采用的是比较繁琐的保管制度。主要分为保管和利用两块,保管是负责材料归档、检查核对、转递、保卫保密、统计等,利用主要是利用方式。这种管理制度存在着非常复杂的程序,从最简单的查阅利用就可以感受到。因此,人事档案管理制度的改革,要注重保管和利用结合。保管虽然重要,但是不能忽视利用。在利用制度上应当力求简洁便利、保证信息实效性等。
3.改革管理体制。
近年来我国疾控中心医疗卫生机构在各方面改革都取得了不错的成绩,但是就人事档案管理体制来说,还存在一些问题。很多单位依然通过人事档案来阻止人才流动。人事档案主要是用于求生存、谋发展的,因此必须对当前的人事档案管理体制进行改革。现在的人事档案内容往往比较陈旧,不适应发展需要。人事档案管理改革要能够将档案随人走转变为人档的适当分离,也就是建立分段管理体制,这样才能够充分发挥人事档案的作用,将其更充分地利用于企业发展。作为保管流动人才人事档案信息的人才交流中心,应当主动跟各用人单位合作,进而解决人事档案信息不全的问题。
参考文献
[1]陆滢.对人事档案管理改革的思考[J].经济与社会发展,2005(9).
现在,人类进入了知识经济时代,人力资源管理也摒弃了传统的管理方式,在进行人力资源管理的时候也应用了新的方法,使人力资源管理能够符合时代的要求,在这些新的趋势的影响下,人事档案的管理也在不断地完善,也提出了很多新的要求,所以,应该对这些新的趋势进行分析,才能确保企业中人事档案管理能够起到实质性的作用。
(一)完善企业的核心价值体系。
在进行人力资源管理的时候,企业的文化在人事档案管理中占据重要的分量,企业要根据自身的企业文化,制定人事档案管理的相关政策。
(二)建立不同层次的价值评估政策。
在进行人事档案管理的过程中,在传统的管理中,一般都是定期对人事进行考核,现在,在对人力资源进行管理的过程中,应该加大人力资源考核评价的力度,将原本单一的考核体系转变成多元化的考核体系,使考核体系朝着全方位、多领域的角度发展,在人力资源管理的过程中,不仅仅要分析个人的素质,同时也要注重其对企业的绩效做出的贡献,将个人的成绩与企业的绩效结合在一起,对人力资源的绩效进行全方位的考察。
(三)建立以绩效为方向的薪酬回报机制。
在企业内部,一定要完善员工的薪酬体系,运用薪酬来激励人力资源,将人力资源的态度和能力作为薪酬回报的基础,强度个人力量与团队力量,强调企业内部合作的机制。
(四)将职业化作为评价人力资源管理水平的重要指标。
职业化指的是在人力资源管理的过程中,要具有一定的知识体系和专业技能,管理人员要具备一定的职业素质和道德,能够自觉地遵守值得规范,能够按照职业规范的内容去管理。
2企业人事档案管理工作中存在的问题
现在,企业在人事档案管理的过程中还是存在一些问题的,这些问题直接影响到了企业进行人事档案管理的效率,限制了企业的发展。
(一)企业的服务意识薄弱,没有上进心。
企业在进行人事档案管理的过程中,其管理思想不能与时俱进,比较陈旧,在人事档案管理过程中,管理人员不能创新管理内容,缺乏开拓进取的精神,没有从根本上认识到人事档案管理是一项服务型的工作。
(二)企业在进行人事档案管理的过程中,没有较强的合作意识。
企业在进行人事档案管理的过程中,他们都是进行单独管理的,各个部门没有加强沟通与合作,但是,企业的人事档案管理部门与人力资源管理部门是相对独立的,二者没有进行有效地沟通,这就导致了企业在进行人事档案管理的过程中,不能全面管理,不能全面了解人力资源的基本情况。
(三)企业在进行人事档案管理的过程中缺乏完善的管理制度的约束。
企业在进行人事档案管理的过程中,人事档案管理的各个环节缺乏制度的约束,导致认识档案管理比较混乱,而且不能按照一定的顺序实现档案管理,档案不能较为客观地反映人力资源的基本情况。
3加强企业人事档案管理的工作,促进企业人力资源管理的新要求
(一)企业内部要强化服务意识
在新时期,企业人事档案管理人员要转变工作态度,要变被动为主动,积极地为人力资源管理部门提供服务,强化服务意识。
(二)企业人事档案管理要强化合作意识
企业在进行人事档案管理的过程中要实现人事档案管理部门和人力资源管理部门的协作,实现二者相互联系、相互依存,人事档案管理部门要为人力资源管理部门提供详实的资料,使人力资源管理部门在工作的过程中有据可依。
4结语
人事档案的功能是由服务对象、内容构成、管理方法等各种因素决定的,人事档案可以全面真实地反映出记录对象的基本信息,包括:基本数据、专业特长、工作经历、业绩水平、政治信息等。传统的人事档案管理是封闭的、单一的,不能够很好地实现以上的人事档案功能。市场经济运行客观上要求建立完善的人事档案管理制度,实现人才的合理配置,充分反映出人才的基本信息以及工作记录,这样才能够为企事业单位选聘人才提供准确而可靠的信息。对人事档案管理制度进行改革,需要调整人事档案管理重心,改变传统管理中重数量轻质量、重外延轻内涵、重自身发展轻社会效益的管理倾向,传统人事管理模式基本属于静态保管型的管理,见物不见人,无法建立起与社会协调发展的人事档案管理模式,始终处于一种自我封闭的、盲目的管理状态之中。人事管理制度改革必须牢固树立科学发展的指导理念,从社会需求的角度出发,以为人服务为中心,突破传统服务理念、技术手段、管理体制的制约,将死档案变为活信息,从而促进市场经济的全面协调发展。
二、当前档案管理改革中存在的问题及其原因分析
第一,人事档案材料的诚信度不高。近年来,企事业单位加快了产权制度和人事制度的改革,流动人员大幅度增加,结果导致配套管理措施跟不上,人事档案材料造假时有发生,诚信度大大降低,这已经成为当前人事档案管理制度无法发挥作用的最大阻碍性因素。档案材料的领会就是诚实信用,这也是档案存在的基本价值,所以真实性是人事档案赖以生存的前提,也是它得以发挥作用的基础,是认识档案的生命。
第二,当前人事档案存在内容质量不高的问题。优秀的人事档案应该全面、真实地记录着人各方面的发展,应该是人最具说服力的正面材料,但是事实证明,当前的人事档案管理部门没有及时更新和补充人事材料,材料内容空话、套话较多,多为“过去式”的材料,信息量严重不足,从材料中根本无法判断出人的个性特征,无法满足用人单位的需求,大大降低了人事档案的价值。
第三,当前人事档案管理方法落后,管理手段陈旧。信息技术的发展改变了人类生活和工作的方式,而人事档案管理部门仍然处于手工填写、记录人事信息的阶段,缺乏基本的管理设备和手段。传统人事档案管理水平有限,究其原因,可以归结为以下几点:其一,缺乏对人事档案管理的认识,重视程度不高。传统观念中认为,人事档案是“神秘”的,记录的是个人思想和隐私等内容,人事档案的作用是供组织上考察了解个人所用的,所以档案材料多是关于个人整治、历史、家庭、社会关系等内容的记载,而忽视了个人德能勤绩的归档,所以无法全面真实地反映出一个人的性格与成长经历。另有一些管理人员不重视人事档案,真假材料不去鉴别,导致材料的真实性受到影响。其二,部分人事档案管理人员的业务素质不高,没有经过专门的业务训练,档案管理意识薄弱,没有足够的能力和精力把人事档案工作做好。加上一些领导不重视人事档案管理,也是造成档案管理问题的重要因素之一。
三、采取有效措施,改革人事档案管理
(1)明确用人单位建档和管档机制。企事业单位应该将人事档案管理当做人力资源管理的重要任务来抓,牢固树立以人为本的管理理念,建立适合市场经济发展的新型人事档案管理制度。建立和完善人事档案管理是所有企事业单位人才管理的一项基本义务和职责,转变管理机制,实现“谁建谁管、建档权、管理权、使用权协调统一”,从而促进人事档案信息的有效运用,从而为国家人才培养提供可靠地人才信息保障。
(2)加强管理,保证人事档案材料的真实性。人事档案材料来不得半点需求,所以必须加强材料内容的真实性。人事档案管理人员工作中必须严把三关。一是把好材料入口关,对材料进行验明正身,有疑问的材料进行调查核实,从源头上切断问题文件入口。二是管理工作人员要把好验证关,鉴别后的归档材料一定有理有据,严肃认真地进行材料鉴定,检查材料是否准确,手续是否清楚,重点信息是否完整,确定无误后方可入档。三是严把人事档案转递关。对调动人员的人事档案进行严格审核和装订,由专门的单位进行取送,要求档案公章完整,个人不能私自带出人事档案。
1. 企业人事档案工作在企业发展中的作用
人事档案是客观记载和反映了该档人的个人经历、德、能、勤、绩、廉表现以及成长轨迹的文字材料,人事档案工作是组织人事部门工作中的一个重要部分,做好企业人事档案管理,是做好人事工作的基础和前提,在企业发展中具有举足轻重的作用。
1.1对企业人才发展起到促进作用
作为人才信息缩影的人事档案,是各类人才在社会实践活动中形成的原始记录,是人才在德、能、勤、绩、廉等方面的综合反映。对人事档案重视有助于企业根据每个人才的不同特点合理的使用人才,有助于从人事档案中探索人才成长规律更好的发现、培养和使用人才。开发人力资源,以适应企业发展对人才的广泛需求,可以及时地为企业和部门推荐优秀人才,使各种人才充分在企业发展中发挥聪明才智。
1.2是培育企业核心竞争本文由收集整理力的重要工具
企业管理关键要素是人首先要服务好人,才能做好管理工作。因此,现代人力资源管理必须坚持“以人为本”宗旨,充分调动员工的积极陛和创造性。加强企业人事档案的管理工作,是将静止的人事档案变换为动态的激励手段,让员工能够感受到组织对他的关注、关心和承认。企业人事档案既能体现企业的文化特色,又能为企业管理者和员工共同感受并共同参与。企业文化的人文性表现在充分尊重人的因素、尊重人格。实行人性化管理,创造条件,满足人们实现自我价值的愿望;鼓励人施展才华,取得成就,从而相互激励、相互帮助、共同发展。企业通过科学有效的人事档案管理,充分调动人的主观能动性,发掘人的智力资源,鼓励人的创造劳动。变压抑为激励,改贬斥为弘扬。成分显示人文特性。
1.3是人力资源管理的重要手段
社会主义市场经济条件下,各类专业技术人才的流动日益频繁,一份翔实、完整的个人人事档案,对于新单位领导掌握应聘者的基本情况,正确使用新的人才将起到重要的作用。通过查阅个人的人事档案,就可以掌握其品行、背景、以往的工作实绩诸要素,增加企业对聘员的信任程度和认可程度。既是企业选用人才和人才日后晋升提拔的重要参证,也是择业人员量己之才选择行业、部门的“谋士”。双方的“知己知彼”,能扼制某些企业和个人盲目选人、择业的“自主权”,更利于“人才与用人单位是市场经济体制下活动的主体”这一社会功能的充分发挥。
2. 加强人事档案管理将有效促进企业健康有序发展
2.1加强档案管理.勇于探索创新
人事档案是在人事管理活动中形成的,记述和反映个人经历及德才表现,以个人为单位组合起来,以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的;是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励出发等方面的原始记录;是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。作为人事档案工作者,要深入挖掘新时期人事档案工作的内涵和特点,要有广阔的视野和开放的思维,以适应企业的发展和变化,勇于探索、不断创新,去除旧的档案工作观念,使人事档案工作与时俱进。
2.2加强收集工作,完善档案内容
全面完整地收集材料是做好人事档案管理工作的
前提。一是做好鉴定类、考核类、任免类等普遍材料的收集,采取经常收集与定期收集相结合,重点收集与普遍收集相结合的方法,通过各种形式催索档案材料,防止缺漏。二是做好职称评定、年终表彰及干部审查、违纪处分等阶段性材料收集,保证全面性、完整性。同时还要重点收集反映干部德、能、勤、绩、廉等方面的材料,使人事档案的使用价值和利用率得到明显的提高。三是收集能够反映个人政治素质、思想情操、工作作风等方面的材料,特别是能够体现人才智力、能力、水平、专长、业绩的材料。使档案内容更加全面完整。提高档案的价值和利用率。
2.3审核档案真伪,做好材料鉴别
鉴别工作政策性很强,是维护人事档案真实性和完整性的重要保证,是保证人事档案质量的重要环节。因此,人事档案管理人员应坚持原则、本着向组织负责的态度,对每—份收集上来的材料进行鉴别、精选,确保干部档案精炼、翔实。要确定鉴别材料是否属于人事档案材料的范畴,对于不属于归档范围的材料视不同情况分别处理。其次要对人事档案材料的内容是否真实进行鉴别,经过鉴别后的归档材料必须是真实、完整、精练、实用。以确保档案材料的权威性。
2.4做好档案整理,提高档案质量
档案整理是档案管理中重要的基础工作,是一项经常性的工作。档案整理必须严格地把好质量关,做到分类准确、加工考究、排列合理有序、装订整齐。遵循档案工作活动规律,使档案材料之间内容和时间上的联系,真实地把能够反映个人历史和现实的材料整理出来,确保人事档案整体质量的提高。
3. 企业人事档案管理必须注意的事项
3.1要采取得力措施。遏制弄虚作假
领导干部、人事部门档案管理人员要认真贯彻执行党和国家有关人事档案管理的方针政策,坚决遏制人事档案中弄虚作假的现象。切实做到分工明确、责任到人,定期检查,有错必纠。一经发现弄虚作假现象,不仅要追究填写人的责任。还要追究主管领导的责任。因此,要加强企业人事档案法制建设,强化人事档案行政执法建设,使人事档案行政部门勇于执法,善于执法,真正做到有法必依,违法必究,从源头上防止人事档案信息失真情况的发生。
3.2要增强法规意识,提高业务素质
人事档案工作者要结合国家人事制度改革和国家各项社会保障制度的完善,积极宣传档案管理的各类政策法规做到有的放矢,增强宣传效果。各类人才交流中心的人事档案工作者更要紧跟社会形势的变化结合国家新出台的文件要求,不断的提高自身的业务素质,破除传统计划经济体制下的企业人事档案管理观念,树立人力资源管理新理念,为适应企业人事档案工作的发展而不断努力。
3.3要健全管理机构。规范档案制度