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一、加强法律风险规章制度建设,健全内部监控机制,为依法治企提供制度保障
为满足依法治企、规范管理的需要,公司进一步建立健全规章制度。2006年以来,以加强制度建设和程序控制为着力点,制定和完善了生产经营、企业管理、劳动人事等一系列规章制度,以钢铁主业生产经营为主线,结合卓越绩效管理、莱钢QES管理、六西格玛等运行情况,形成莱钢规章制度整合后统一的框架体系;同时,不断完善法人治理结构,理顺“三会一层”关系,健全内部议事规则和程序,积极探索以资产为纽带的母子公司管理制度,实现了各项管理工作的规范化、制度化。在加强法律风险事务管理制度建设方面,公司重点做了以下几方面工作:
1.保持原有规章制度的有效性、适用性。公司对合同管理办法、招标管理办法、纠纷处理管理办法、工商登记事务管理办法、注册商标和名称字号使用管理办法等制度进行修订完善,使其合法合规并符合市场经济的客观要求和公司发展的现实需要。
2.确保重大和重要事项管理的制度化、规范化。根据法规和省国资委文件的有关规定,结合公司生产经营实际情况,适时出台了一批法律事务管理制度:制定公司法律意见书制度,全面实施对重大经营决策等重大事项出具法律意见书,加强对公司重大事项法律论证,确保其合法性;制定公司进一步加强重大合同管理若干规定,完善重大合同的会签和审批手续,对重大合同的签订、履行进行全过程监管,防控重大合同法律风险;制定公司对出资企业重大事项审批程序的规定,规范出资企业重大事项的决策审批程序以及公司产权代表、派驻董事的权利行使,确保出资企业重大事项决策规范及维护国有权益;制定公司债权清收管理办法,加强债权清收管理,及时清收到期债权,减少和避免呆坏账发生;制定公司授权管理办法,进一步规范公司法定代表人授权及其他职务行为授权程序,防范授权法律风险;制定公司重大法律事务考核办法,责任、风险与激励相结合,保障相关法律事务管理制度的贯彻落实;制定公司法律风险防控管理办法,增强公司法律风险管理能力,有效防控公司法律风险,维护公司合法权益。
二、健全法律风险防控管理机制,不断深化依法治企,为依法经营保驾护航
莱钢根据法律和市场环境变化,结合生产经营的实际情况,在实践中不断健全法律风险防控管理机制,加强企业法律风险防控管理,推动依法治企工作不断深化,提升了法律风险防控水平和市场竞争力。
1.健全法律风险防控管理组织体系。公司由董事会、法律风险管理委员会、总法律顾问、法律事务部门、业务部门及全体员工组成的完整的法律风险管理组织体系,同时专门成立公司法律风险防控工作领导小组,全面负责公司法律风险防控管理工作,领导小组下设法律风险防控办公室,设在法律事务部,保障组织体系的健康高效运转。
2.明确法律风险防控管理的目标:以制度建设、流程规范为重点,系统识别和分析公司面临的法律风险,将法律风险防控延伸到经营管理的各个环节,将法律风险防控职责落实到公司的各部门、各岗位,逐步建立一个动态优化、无缝覆盖的法律风险管理的长效机制,达到业务发展与风险防控的平衡。
3.实行法律风险防控管理责任制。根据公司各单位的法律风险特点和业务实际,公司与各单位签订《依法治企责任状》,明确依法治企责任及目标,全面防范法律风险,促进企业健康发展,保证国有资产保值增值。
4.落实法律风险防控管理工作例会制度。在明确法律风险防控管理主要方面及环节、防控目标的基础上,公司各单位按照规定,将发生的法律风险信息以及相关建议及时报送法律风险防控办公室,法律风险防控办公室对相关法律风险信息进行全面分析、评估确认,组织相关单位论证并拟订风险解决方案。法律风险防控管理领导小组每月定期召开工作例会,通报法律风险防控情况,分析存在的问题,确定新的风险源,总结法律风险防控经验,研究确定对各单位的考核意见,部署下一步的法律风险防控工作,批准实施一般性法律风险解决方案,制定重大法律风险解决方案,对于可能导致损失数额巨大或可能影响公司全局性的重大法律风险解决方案经公司总经理审核后报公司法定代表人批准实施。
5.严格法律风险防控监督检查和考核。按照法律风险防控工作例会的要求,公司有关单位和部门具体落实防范措施和整改方案,法律风险防控办公室定期或不定期组织对法律风险解决方案的实施及其他法律风险防控管理工作进行严格监督检查,根据检查结果,向领导小组提出考核意见。
三、加强对重点领域、重点环节法律风险防控管理,突出防控实效
1.落实法律意见书制度,防控公司重大事项法律风险。企业法律顾问全面参与公司重大经营活动,对公司投资、担保、融资、技术转让等重大经营决策活动和重大事项出具法律意见书,研究论证其中涉及的法律问题,及时、主动、准确地提出法律意见和建议,为公司领导的决策活动和职能管理部门的实施行为提供法律支持。自2006年实施法律意见书制度以来,法律事务部对公司重大事项共出具法律意见书350余份,有效防控了重大事项法律风险,其中通过采取对不符合规定的公司对外担保事项出具否定意见以及落实被担保人提供反担保等措施,有效降低担保风险30余亿元。
2.创新合同管理思路,防控合同法律风险。2006年以来,法律事务部先后对公司建设工程、采购、销售、融资担保等重点领域合同及授权管理进行专项调研,对存在法律风险的环节进行梳理和整改规范;对重大合同实行全过程监督管理,完善重大合同的会签、审批、履行监管措施,有效防控重大合同法律风险;加强对合同管理的检查监督,形成了主管部门检查监督、绩效审计检查监督、纪检监察效能监督三位一体的检查监督体系,确保公司合同管理制度的贯彻落实,最大限度减少合同纠纷。2001年以来,公司连续保持“全国守合同重信用企业”荣誉称号。
3.加强依法经营监督管理,维护企业合法权益。法律事务部对公司依法经营进行调研,全面规范、监督集团单位企业工商登记、年检和特殊行业许可证照管理,确保合法经营;加强商标注册保护,莱钢国内国际注册商标共计85件,注意规范注册商标使用许可管理;利用行政与诉讼手段,查处侵犯莱钢注册商标及字号专用权等各类侵权行为,进一步提高了莱钢的产品声誉和品牌信誉;积极应对印度、印尼对莱钢热轧钢、H型钢提起的反倾销调查应诉,取得良好的效果;严厉进行打假维权工作,配合工商行政管理部门、质监部门先后处理了山东、江苏、陕西等地的假冒莱钢产品的侵权行为,查获假冒钢材1万余吨,有力打击了侵权行为,维护公司的合法权益。
关键词:法律顾问 法律风险 依法治企
中图分类号:DF411.91 文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2011)12-058-02
社会主义市场经济是法制经济,现代企业在市场经济的激烈竞争中,无论是企业内部治理还是企业外部交易都面临着日益增多的法律风险,这种风险从宏观上说属于社会风险,从微观上说属于人为管理的风险,具有可预见性和可控性。因此,预见和控制企业的法律风险,是企业必须面对的一个重要课题,这就需要专门的法律人才,企业的法律顾问就是为了满足这种需要而产生。相对于企业的其他部门而言,一些企业对法律顾问的地位和作用没有足够重视,通常只在咨询建议和事后补救方面发挥作用,并没有全部发挥企业法律顾问的功能。笔者作为企业的法律顾问,从服务企业的视角来探讨企业法律顾问应有的地位和作用。
一、企业法律顾问的概念和种类
企业法律顾问是企业为了维护自身的合法权益,聘请律师就其在业务方面的问题提供法律帮助而担任的特定职务。企业法律顾问一般有两种,即常年法律顾问和专项法律顾问。常年法律顾问与企业签订法律顾问协议,在协议约定期限内(通常是1年或1年以上)处理该企业所有的法律事务,这类法律顾问服务范围广、时间长,故称为常年法律顾问。专项法律顾问受企业聘用专门处理某一项法律事务,法律顾问关系待该项法律事项办理结束而结束,一般不受时间限制,故又称临时法律顾问或者短期法律顾问。如今企业大多聘请常年法律顾问,因其能在企业的生产、经营、管理和其他活动方面提供全方位的法律帮助。
二、企业法律顾问的地位
1.地位平等、权利对等和合同契约关系。法律顾问的产生变更或解除由聘请方和应聘律师事务所双方具体商定,通过签订法律顾问合同确定下来,双方之间是地位平等、权利义务对等和合同契约关系。
2.根据合同确定的咨询服务关系和关系。律师担任法律顾问履行法律顾问职责,主要是依据法律顾问合同提供咨询服务和有关法律事务与诉讼、调解、仲裁等活动。因此,双方又是根据合同确立的咨询服务关系关系。
3.顾问律师的组织领导机关是律师事务所。
三、企业法律顾问的功能
1.法律顾问的社会功能主要有如下几个方面:(1)协助聘请方实行依法治企、依法管理、依法进行生产经营和其他活动,运用法律手段,提高企业管理水平和工作效率,从而提高经济效益,促进企业的发展。企业领导多数具有较高的政治素质和业务水平,但缺乏法制观念,决策有时往往因与法律、法规相抵而导致无效。有了法律顾问,就会使领导决策更科学化和法律化,避免不必要的损失。(2)帮助企业理顺纵向关系,协调横向关系。在我国大力发展社会主义市场经济的新形势下,要求各业务主管机关和企业事业单位都要严格依法办事,用法律手段解决经济领域中的问题,而担任法律顾问的律师,能以独立的身份在理顺纵向关系方面,促进各项经济法规的贯彻实施,维护企业的自和各项合法权益。例如:帮助企业严格依法办事,排除非法干涉和不合理的摊派等,保护消费者的利益,改善生产经营,促进企业的发展。协调横向关系,管理好合同。法律顾问帮助聘请方草拟、审查国内外经济合同,协助建立和健全企业的合同管理,维护其经济利益,有助于维护其生产经营,防止聘请单位的经济利益受到侵害,避免和减少可能发生的纠纷,对已经发生的纠纷也可以通过法律顾问的斡旋,与对方进行协商和解决受托参与调解,仲裁或者诉讼以求得到妥善解决。(3)帮助聘请单位提高自身的素质,使内部管理活动逐步走上法制轨道。法律顾问可协助建立和健全各项规章制度,使其管理活动和生产经营符合国家法律,规定管理者和职工明确该做什么,不该做什么,奖什么,罚什么,自觉地按照国家法律、单位的规章制度和各项计划的要求,从事管理活动、生产经营和开展本单位的工作,使人人懂得依法行使权利,合理承担义务,并使企业的各项机制都能够合法、有效地运转,以取得最大的经济效益和最好的社会效益。(4)协助聘请方处理好涉外经济事务。为了避免在谈判中失误或签订合同中出现漏洞,使国家和企业受到损失,按照国际惯例,处理涉外事务一般都有律师参加,法律顾问委托单位就经济贸易和引进技术等方面与对方进行谈判,通过提供法律帮助,草拟、审议或签订经济贸易合同,加强与外国的经济科技合作,促进对外贸易和国际交往的需要,维护签约企业的合法权益。(5)为聘请方传播法律知识,协助聘请方培训法律事务人才,建立自身的法律事务机构,增强干部和职工的法律意识和法制观念,加强聘请方的法制建设和精神文明建设等等,都有着很大的现实意义,具有重要的作用,这已为越来越多的企业所认同。
2.企业法律顾问在企业中的现实功能。(1)预防功能。通过为企业领导进行重大决策提供法律意见,就企业经营、管理活动中有关法律问题提供法律意见,起草、审查企业的经济合同和有关法律事务文书,解答企业职工的法律咨询等,使企业依法进行各项经营、管理活动,防止出现违法行为和各种法律漏洞,预防企业发生法律纠纷,避免企业经济损失。(2)挽救功能。在企业发生法律纠纷或企业合法权益受到侵害时,通过企业进行协商、调解、仲裁、诉讼等活动,依法维护企业的合法权益,避免或挽回企业的经济损失。(3)宣传教育功能。在处理企业法律事务的同时,通过与企业职工的广泛接触和解答咨询等,宣传有关法律常识,提高企业职工的法律意识,使企业职工能够自觉地遵守法律、维护法律,并结合自己的实际工作运用法律武器维护企业的合法权益。
四、企业法律顾问的作用
公司法律顾问制度在现代企业治理中的作用主要体现在以下几个方面:
1.管理层和董事会的参谋。公司法律顾问的首要职责是向管理层和董事会提供法律意见,为公司的重大决策当好参谋。在大多数跨国公司中,公司首席法律顾问也是管理层和董事会成员,直接参与公司决策的全过程。同时,因现代企业管理与法律越来越密不可分,许多跨国公司的法律顾问也是公司的业务顾问。
2.法律和政策的执行者。公司的经营活动要符合所在地的法律要求,因而,保证公司运营“合轨”,是公司法律顾问的又一重大职责。公司法律顾问通过对公司决策和运营的直接参与确保相关法律和政策在公司得以执行。
3.公司目标管理的支持者。公司的经营目标确定后,不仅业务人员在为实现公司经营目标而努力,法律顾问也积极支持业务人员实现目标。一般来说,跨国公司都有一系列规章制度,而这些规章制度可能会影响公司业务的高效率运作。法律顾问因参与公司的目标管理,从而会主动对公司政策的调整提出建议,以适应市场的变化和实现公司经营目标的需要。
4.商务合同的实践者。现代公司的经营活动,从采购、生产、销售到售后服务,都是通过合同进行的。公司法律顾问全面负责合同的起草、谈判和签署等事项,以确保合同的合法性和有效性,并使公司利益得到充分反映和保障。
5.公司自律制度的维护者。现代公司内部一般都实施职工行为守则,并设有审计部门负责监督和控制企业的商业行为。公司法律顾问一般负责职工行为守则的教育工作,并指导审计部门的工作。
6.公司内部纠纷的仲裁者。在现代公司里,职工与职工之间、职工与公司之间难免发生争议和纠纷,此时,公司法律顾问成为依照法律和公司规定处理争议和纠纷的仲裁者。
7.业绩和风险的协调者。公司业务人员通常以经营业绩为主要目标,所以有时会出现忽视经营风险,甚至法律风险的情况。例如,为争取某项业务而承诺承担毫无限制的赔偿责任;为了扩大业务而不顾法律的限制性规定等。公司法律顾问则在帮助其实现业绩最大化的同时,坚持将风险控制在可以接受的限度。
8.公司合法权益的捍卫者。这是公司法律顾问最基本的职责。公司法律顾问负责处理本公司与他人的经济纠纷和权利争议,保护公司的合法权益。
五、企业法律顾问的服务内容
1.企业日常的法律服务。(1)为企业在日常业务运营中所提出的问题或疑问进行法律分析,提供口头或书面的法律咨询,必要时出具书面法律意见或以法律顾问的名义对外签发律师函。(2)协助企业建立和健全合同管理制度、工作规程、内部安全防范机制等各项管理规章制度,进行企业规范管理,并为企业合同管理提供法律建议和意见,监督、跟进合同的履行。(3)为企业草拟、修改、审查劳动与人力资源等相关合同、制度,协助调整劳资关系,规范员工的招聘、培训、福利等劳动人力资源管理。(4)应企业要求,参与起草、修订企业财务管理制度,杜绝财务管理的漏洞;并根据企业提供的财务资料,对企业财务中涉及法律的相关问题,提供法律建议及相应的处理方案。(5)为企业起草其他规章制度、条例或法律性文书,或者对企业草拟的法律文书进行审查,帮助企业制定、修改内部的规章制度,以起到增强企业本身素质、运营活动符合法律要求、内部管理纳入法制轨道的作用。(6)对企业管理层、员工以及专题项目组成员进行法律辅导、培训和讲座以及与法律事务有关的工作指导,增强管理人员和员工的法律意识,保障企业规章制度得到贯彻执行。(7)根据企业的要求,参与对外合同谈判,制定谈判策略与方案,起草、审查、修改企业因日常业务运营需要而与第三方签订的协议以及其它法律文书,出具一般性的法律意见,预防合同纠纷的发生。(8)根据企业要求,接受企业员工的聘请,为其提供法律咨询,相关民事案件、行政案件的诉讼、仲裁、复议、听证或调解活动,劳动争议案件的诉讼、仲裁或调解活动,举报、控告损害其利益的犯罪行为。(9)根据企业要求,以法律顾问的名义对外签发律师函、律师声明、律师公告,应企业要求起草并以企业名义在公共媒介公布法律公告。(10)为企业设计知识产权(商标权、专利权、著作权)、商业秘密和专有运营权的保护方案提供法律建议,并协助企业制定保密制度和保密协议。(11)为涉及企业工商管理和税收法规等法律事务提供法律意见和建议。(12)对新注册企业工商登记资料、企业章程等法律文件进行起草、审核。(13)根据企业需要不定期向企业介绍、宣传国家和地方新颁布的有关法律法规,提供与该企业有关的最新法律资讯和动态。
2.企业重大运营活动的法律服务。(1)为企业运营和管理中的决策事项进行法律上的可行性分析,并提供可行性法律报告,出具法律建议和意见。(2)参与企业的合并与分立活动,对其法律可行性和操作性进行论证,具体的法律文件的起草、审订,参与整个活动的谈判和监督执行。(3)参与企业招标投标活动,参加对外重大谈判,对招标投标活动出具法律意见。(4)参与重大投资项目的选择、谈判,参与投资方案的设计,提供相关法律资讯和建议。(5)为企业与其他企业开展项目合作提供相关法律服务。
3.企业重大专题项目活动的法律服务。(1)就专题项目,参加与法律有关的规划咨询,进行行业规划、专题调查研究。(2)参与有关项目可行性研究、实施方案的设计与起草,提供法律保障意见。(3)协助企业在对外活动或项目运行中,为企业进行所需的有关项目、企业资信和信息,对有关单位或个人资信状况等背景资料进行必要的法律调查,出具调查意见,必要时出具书面法律意见。(4)根据企业的要求,审查或准备重大项目谈判所需相关文件,并提供法律意见,参与企业的重大项目谈判。(5)在项目开展中,参与并协助企业同政府相关部门、各商业合作伙伴就企业的运营和业务进行法律沟通与联系。
4.诉讼与仲裁法律服务。在企业与第三方发生纠纷时,代表企业参与诉讼、仲裁或申诉,具体如下:(1)接受企业委托,参加民事、经济纠纷的调解、和解;(2)制定诉讼、仲裁方案;(3)作为受托律师参加民事、刑事、行政行政案件诉讼;(4)作为受托律师参加国内、国际民商、劳动仲裁;(5)应企业要求,在诉讼、仲裁程序中解答相关法律咨询;(6)相关的判决、裁定、裁决生效后,申请执行企业强制执行;(7)各类民商案件的申诉。
六、结语
社会主义市场经济是法制经济,要提高企业的经济效益,避免企业的法律风险,就必须转变观念,充分认识律师在担任企业法律顾问工作中的地位和作用,发挥法律顾问充当企业经济的法律卫士作用,将企业经营活动纳入法律规范的轨道,保障企业合法权益得到维护,真正全面地为企业的发展起到保驾护航的作用。
参考文献:
1.齐奇主编.公司法疑难问题解析.法律出版社,2006
2.王林清著.劳动争议热点问题司法实务指引.人民法院出版社,2010
3.张庆华著.建设工程施工合同纠纷预防与处理.法律出版社,2010
——公司上半年度法制工作汇报
为贯彻落实中央企业三年法制工作目标和相关要求,按照集团公司的统一部署以及八院的要求,公司以“建立健全企业法律风险防范机制,有效防范法律风险”为核心,以完善规章制度为手段,并全过程参与到重大问题决策、合同审核、制度审核等工作中,发挥法律风险防范机制应有的效能。现对半年来的工作情况进行总结。
一、上半年工作开展情况
1、明确工作重点,逐步推进实施
年初,制定了法律风险管理工作方案和计划,明确了今年法律工作重点。主要包括辨识法律风险,对法律风险进行分析,提出控制方案,完成年度法律风险管理报告。
2、开展风险辨识与评估
根据八院要求,完成了公司风险辨识与评估工作,并落实在防范风险方面的责任制。对于办公管理、设计质量、经营合同管理、费用报销管理等各项流程进行梳理、完善,并制定、修订各项审批流转程序,完善风险管理机制。
3、加强法律队伍建设,提高法律意识和能力
开展法律风险管理队伍培训,引进了专业法律人才。同时,学习先进风险管理方法,提升法律风险管理意识和能力。
4、梳理规章制度,完善工作机制
完善了合同管理流程,并制定了合同管理实施细则,做到在合同上,法律监管率达到100%。
公司与房产公司合并,规章制度需要重新梳理,对已有规章制度进行废、改、立,加快填补规章制度的空白领域,不断完善规章制度的评审程序、责任追究机制,并加强制度的执行力,从办公管理到经营策划与设计生产都有章可循,不断提升公司依法管理的能力。
5、加快信息化建设,提高法律工作科技化水平
逐步开展法律监管信息化建设,做到“制度+科技”的结合,丰富信息来源渠道,在审批流程上做到法律把关,通过科技手段,更好地为法律风险监管服务。
6、启动“六五”普法工作,组织开展法制宣传教育活动
八院“六五”普法活动启动后,公司结合工作实际,通过网络和宣传栏等形式,开展了相关法律知识的培训。
二、 主要工作体会与亮点
1、通过实施信息化,加强法律风险管理
今年上半年公司已经完成了OA办公自动化系统的建立,目前已经正常运行。运用“制度加科技”的方法,可以对法律风险管理进行有效的监督监控。
2、提高全员法律风险意识,才能实施全面风险管理
法律风险管理并非仅仅是法律工作人员的职责,需要每个员工都要形成良好的法律风险防范意识,增强法律知识,工作中始终将防范法律风险放在重要位置,才能真正做到单位的风险管理工作。
三、 存在的问题和不足
1、缺乏对于法律风险管理的重要性紧迫性认识
、理院段上才,开展法律风险防范机制建设以来已有初步成效,法律风险管理也逐步深入到内部管理中,为企业全面风险管理工作的实施建立了基础。但是在具体实务操作中,还没有充分认识到法律风险管理的重要性,法律工作在服务经营管理方面的支撑力度不够。
2、法律风险管理的能力和经验不足
公司法律风险管理工作起步较晚,开展这项工作的经验不多、能力还不强,因此还需要边推进、边摸索、边总结、边积累,同时向各兄弟单位学习取经,提高公司法律工作水平。
3、缺乏监督跟踪考核,各部门、岗位法律工作职责有待进一步落实
虽然规章制度逐步得到完善,在一些重大经营、决策活动中法律工作已经发挥了一定的作用,但一些部门在按程序办事、事先主动请法务人员参与的意识还是不强,使得法律工作显得有些被动、滞后。
四、三季度工作打算
通过对上半年法制工作的自评与分析,公司对于第三季度法制工作有以下打算:
1、法律风险防范方面
积极做好法律纠纷案件的预测以及应对手段。通过分析单位实际情况,借鉴同行业法律纠纷案例,整理公司法律纠纷应对手册。
2、制度建设、工程推进方面
(1)第三季度中,继续严格贯彻“三重一大”事项决策的基本程序,以及做好决策后的落实、考核、后评估工作,完善责任追究制度。
(2)运用“制度+科技”的手段,提升档案管理的能力,充分运用OA系统,通过科技手段,设立合同网上审批流程,规范合同管理。
3、法律服务支撑情况方面
提高法律在业务服务方面的支撑作用,根据实际需要,出具针对合同、项目的法律意见书。
民族:汉政治面目:党员
学历(学位):本科专业:法律
联系电话:12345678手机:13901111234
联系地址:北京市东城区XX大街10号邮编:100007
EmailAddress:呼机:66806688-1234
教育背景
毕业院校:中央民族大学1992.9--1996.7法律专业
*通过国家律师资格考试
*通过国家英语六级考试,听说读写熟练
*熟练掌握计算机和互联网的操作及使用
工作经历
*1996.9--1998.9XX大型国有股份制企业
法务人员
处理公司日常诉讼、非诉讼法律事务及知识产权事务/负责防范法律范围内的风险,与其他部门共同协作防范各类风险/培训员工法律知识
*1998.10--至今XX集团公司
律师
负责公司经营管理活动中的法律事务/起草、审核公司相关合同方面的法律文件/拟定公司法律规章制度和法制建设方案/参与处理公司内外经济纠纷和公司重大业务谈判等
个人简介
拥有专业知识和丰富的工作经验,了解各种法律文件;熟悉各类公文、法律文本的书写;具有较强的表达和沟通能力;具有较强的判断能力及逻辑分析能力;为人正直、遵纪守法;爱好广泛,乐于与人交往,较好的团队精神。
本人性格
开朗、谦虚、自律、自信(根据本人情况)。
关键词:合同管理 法律风险防范 合同管理目的
现代企业的经营多半是通过合同形式(包括商谈、签订和履行三阶段)来完成交易的,因此合同管理是企业内部管理的核心内容,法律风险防范是其主要价值目标。合同法律风险则是以权益实现或责任追究为核心的法律权利义务体系,包括权利与义务的合理分担、归责要素和责任承担等三个技术层面,大体属于可预测和可控的范畴。在现代企业管理体系中,合同管理贯穿于企业的计划、采购、生产、销售、财务等所有管理部门,通过强化企业合同管理水平可以促使企业各部门的管理水平以及整体管理运行素质获得全面的提升。目前中国企业由于合同管理模式选取不当,普遍存在销售与财务、采购与品保、物流与业务等部门在管理目标上相互矛盾,相互冲突,各自的合同管理职能受到严重限制,企业合同管理职能长期得不到有效发挥。目前全程合同管理理念已经逐步走向成熟和规范,笔者依据这一现代管理理念,结合十多年来为企业提供专业法律服务过程中的切身体会和理论思考,对目前企业在合同管理中存在的误区进行评析。
一、将合同管理定位于合同书的管理
不少企业认为合同管理就是对合同(纸质文书,即合同书)的管理,中心工作是按公司内部签约授权等级对商谈中的合同进行审查、会签和盖章,然后对已签合同进行备份、分类归档和保管。这种合同管理模式将合同管理的本质视为合同订立过程的流程管理,不能真正有效防范企业的法律风险和实现企业合同管理的目标,属于计划经济下借鉴行政管理模式的传统思路。从静态管理的角度,这种合同行政管理模式是将合同管理理解成单纯的合同文件管理,动态过程则表现为业务部门拟定合同样稿,法律部门(包括法务部门和顾问律师,下同)对合同的法律问题进行把关审核,最后由企业领导签字后交办公室盖章。这一管理模式忽略了合同交办审核的细节,包括当事人背景资料、前期谈判的焦点、合同履行的技术细节等问题。同时将合同管理工作全盘交公司法律部门处理,而法律部门仅负责其中合同法律条款的审核。事实上企业的法律风险存在于经营交易的全过程之中,包括从合同商谈(包括新客户开发)、合同签订和合同履行(包括交付货物或提供服务,支付货款)等各阶段都会存在相应的法律风险。目前中国企业面临最大的合同法律风险有两个,一是按时保质保量交付问题,二是应收账款回收问题。以应收账款为例,“表面上是财务问题,实际上是一个合同管理问题。如果仅仅用追讨欠款的事后处理方法来解决应收账款问题,企业只能是头痛医头、脚痛医脚、前清后欠,永远无法真正走出拖欠的困境。”我们只有将法律风险防范机制前移,强化事前的法律风险评估机制,建立事中的法律风险控制机制,对客户采用信用等级评定机制和分类管理的合同管理模式,构建全程管理模式,才能有效解决企业间拖欠货款问题。
二、将合同管理视为专属公司法律部门的工作
很多企业认为合同管理是专属于公司法律部门的工作,其他部门只是配合法律部门的工作,甚至不少中小企业根本就没有法律部门,也没有专人负责合同管理工作。我们认为这种合同管理模式是错误的,因为法律部门只是参与合同管理的一个职能部门,公司的很多部门皆与合同管理密切相关。以合同审查环节为例,现行的合同审查机制基本上是业务部门将合同文本交法律部门进行形式审查,由于法律部门不了解合同背景资料,无法掌握合同缔约过程的细节,无法对合同的合法性、合理性和可行性进行有效的审核,进而无法对潜在的法律风险进行有效的识别。为保证合同目的的顺利实现,“合同审查应当不仅仅就拟定的纸上条文进行风险审查,更需要对合同的整个商谈、磋商过程有所了解,追溯合同反映出的每个问题的渊源,并了解交易背景和自己一方的立场及所关注的主要内容”,并会同财务部门和业务部门对合同的效益性进行会审。而在合同履行阶段,传统模式是法律部门是不主动参与的,而事实上企业各管理部门是需要分工合作的,法律部门则应成为合同履行的协调者和监督者。例如财务部门的主要职责是开票、对账、结账和财务数据分析等;业务部门(包括采购和销售)的主要职责是进行客户开发、资信调查、合同商谈和签订合同,联系品保(包括采购和生产部门)部门安排生产,联系仓储部门交货,协助财务进行货款回收等;品保部门的主要职责是负责打样,安排生产进度,监督产品品质,参与产品安装、调试和技术培训等;物流部门(包括报关、仓储和运输部门)的主要职责是安排发货(包括退换货),核对交接货清单,办理物流保险等。在合同履行过程中,通过与其他各部门进行定期会商、不定期的走访交流、合同月报制度和重点领域采取的专项风险防范机制,企业法律部门可以掌控合同履行过程的动态情形,并对可能引发重大法律风险的环节和项目进行重点监控,可以有效控制合同履行过程中的法律风险。所以我们说合同管理应是企业各部门共同参与管理,而非仅仅是法律部门的工作。
三、重视合同签订环节,忽视合同履行环节
现在很多企业对合同的签订环节很重视,建立了合同审批办法和流程,但没有重视合同在履行(包括合同的变更、转让和解除等)环节的法律风险控制。我们认为合同签订的目的是实现合同价值,但合同签订后不会自动全面履行。现在不少企业没有建立合同履行法律风险控制机制,也没有必要的证据意识,导致对方违约时不知道即将面临的法律风险,更不知道应如何妥善应对。譬如合同法规定发生质量问题应及时通知对方,但质量异议通知函的内容该怎么写,不少企业的业务员并没有清晰的概念。笔者的一件质量索赔案,因对方交付的货物有质量问题,业务人员曾用电话方式告知对方,后来又采取传真方式通知对方,但对方没有书面回复。在法庭上对方声称没收到质量异议通知。因为双方的合同约定:“若有质量异议,须在收到货物后十天内提出,否则视为验收合格。”最后因该企业没有证据证明提出了质量异议,结果直接导致案件败诉。其实我们只要建立相对完善的合同履行环节的风险防范体系,即能有效化解法律风险。以质量索赔为例,我们必须建立完善的索赔流程,及时保全相关证据,才能有效地向违约方索赔损失。即企业在产品检验后发现存在质量问题时,应在传真质量异议通知书时提示对方回传期限,如果对方没有回传就应立即书面邮寄,或直接书面邮寄,并保留邮寄凭证和邮寄材料,这样才不致出现因通知程序缺失导致败诉的情形产生。因此只有加强合同在履行环节的控制机制,才能真正做到对企业经营风险事前有识别,事中有控制,事后有救济,全程有预警。
四、重视事后诉讼救济,忽视建立诉讼前的法律风险预警机制
许多企业认为合同管理只是为了便于解决纠纷的制度设计,关注点在完善法律纠纷的诉讼解决机制,并不关注事前的法律风险识别和评估,往往是处于纠纷之中却发现自己身陷法律风险之中,造成要么案件胜诉了却发现被告无偿债能力,要么案件败诉。其实预防诉讼的成本远比诉讼本身小,且效果明显。内中的道理与扁鹊三兄弟的故事同出一辙。史载:“魏文王之问扁鹊耶?曰:子昆弟三人其孰最善为医?扁鹊曰:长兄最善,中兄次之,扁鹊最为下。魏文侯曰:可得闻邪?扁鹊曰:长兄于病视神,未有形而除之,故名不出于家;中兄治病,其在毫毛,故名不出于闾;若扁鹊者,镵血脉,投毒药,副肌肤,闲而名出闻于诸侯。”战国时扁鹊行医在三兄弟中最出名的缘故是因为大家都习惯上认为医生是看病而不是预防的,平时不注重定期体检,对潜在的病灶采取预防和保健措施,而是等到疾病爆发了才想到聘请医生。病看好了是良医,看不好就是庸医。对律师来说也是一样,大家都习惯上认为律师是打官司的,而不是预防诉讼的。实际上我们知道决定案件胜负的关键因素是企业采取的法律风险防范机制是否有效,其次才是律师法律业务能力的高低。目前中国绝大多数企业的合同管理模式也处于类似的思维定势,我们认为完善的法律风险预警机制应由以下四个方面构成:证据预警、时效预警、质量预警和偿债预警。证据预警是指避免因证据缺失导致证据链条断开,造成无法充分举证或举证不能的情形出现而采取的措施。时效预警主要是指距最后一次付款接近两年、此后无书面催收记录也未达成书面还款协议时,法律部门应通过书面催收等手段中止或弥补时效的措施。质量预警是指在合同约定或法定检验期间内,或在质量保证期间内,对货物质量进行及时的检验,如发生质量问题应及时通知对方,并保留相关书面证据的措施。偿债预警是指负债方逾期偿还货款,或遇负债方有改制、合并、分立、破产、隐匿财产等情形,可能影响到货款正常清偿时,法律部门应及时向企业相关部门汇报情况,及时采取法律措施以保障企业债权的安全性。企业应建立动态的合同管理监督机制,对可能产生的对将来诉讼局面不利的法律风险及时采取预警措施,避免或减少不必要的经营损失。
综上,我们认为不仅要关注合同签订的风险识别和完善诉讼救济机制,更要关注合同履行的风险控制和诉讼前的预警机制。首先要建立和完善企业合同管理的专职法律机构,包括建立企业法务部门和聘请专业的律师团队,从机构上保障合同管理能得到常态化的执行和监督。其次是从制度入手制定切实可行的合同管理制度和操作流程,使合同管理工作有章可循,包括资信调查、合同会签、合同履行、纠纷处理等环节,并通过建立合同示范文本库、律师专项法律服务、年度法律检查等方式来不断完善企业的法律规章制度和操作流程。最后是对合同管理参与人员进行定期管理和法律培训,通过提高人员法律素质来促成各部门间的协调合作,提高合同管理水平和效率。只有企业做到管理层次清楚、职责明确、程序规范,从而使合同的签订、履行、救济和预警都处于有效的运行状态,做到机构、制度和人员三落实,形成完善的全程合同管理体系,才能真正实现防范法律风险的合同管理目的。
参考文献:
[1]孟宪生.全程合同管理模式.焦点房产网,http:,2012,3,13