高校档案管理办法及实施细则
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高校档案管理办法及实施细则范文第1篇
DOI：10．3969／j．issn．1008－0821．2012．06．040
〔中图分类号〕G25073 〔文献标识码〕A 〔文章编号〕1008－0821（2012）06－0162－03
教育部为全面贯彻落实《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2020年）》提出“加快教育信息化进程”的要求。对开展教育信息化的指导思想、工作、目标、实施原则及试点内容都做了详细部署，其中全国试点高等学校为100所左右，其中本科院校试点内容包括：以信息化促进人才培养模式创新和提高教育质量重点，在数字化校园建设、校园网络与信息安全、网络课程建设及应用、教育教学模式改革、科研组织模式创新、管理与社会服务信息化、学生网络文化生活等多方面开展研究与探讨。
高校档案信息化是高校管理与社会服务信息化的重要组成部分，高校档案管理信息化是高校档案管理工作的特色管理模式，是高校档案工作发展的大势所趋。
1 高校档案信息化管理的发展前提
档案信息化建设就是指档案管理模式从以往的档案实体为重心逐步向档案信息为重心转移过程。这一发展过程需要档案实体的规范化和标准化管理为基石，要采用现代化技术装备，建立数字档案馆，向信息化管理方向发展，它主要包括如下内容：
1.1 档案管理标准化、规范化
各高校档案机构必须根据国家《普通高校档案管理办法》及有关法律法规的要求，结合自身实际情况，制定学校档案管理规章制度和具体实施细则，把规范的管理制度形成文件下发，对档案的收集、鉴定、整理、保管等各个环节，做到有章可循，保证每个操作环节统一标准，即统一档案的鉴定标准，统一档案的分类标准，统一档案的标引标准等等。
1.2 档案信息的数字化
利用数据库传输技术、高速扫描技术、数据压缩等技术，将纸质文件、声像文件和已经归档的电子门类档案，组织成系统的信息库。这项工作由档案管理标准化、规范化做基础，才能够有条件实现。目前高校档案网络系统的逐步利用，教务管理、科研管理和学生系统网络等平台的运用，为高校档案数字化建设创造了前提和条件。
1.3 数字档案馆建设
近年来高校档案馆的管理特色多样化，如高校博物馆、校史馆、荣誉室、文件利用中心等等，数字档案馆是档案信息数字化的发展必然，他们都是实体档案的不同体现形式。数字档案馆是无形的信息组织和利用环境，实体档案馆是数字档案馆的奠基石，对档案信息数字化的统一管理，是数字档案馆管理内容，数字档案馆的出现，对现行实体档案馆提出了新的管理和服务机制建设需求，两者不是替代关系，是相互依赖和相互促进的关系，数字档案馆的建设是实现档案信息化的必经路径。
2 高校档案信息化管理面临的问题
具备高校档案信息化管理前提，做到校园网与档案管理网络的有效连接也面临很多问题：
2.1 档案信息化相关的法规体系不完善，保证档案的保密和安全顾虑成为严重障碍 国家高校档案法规已有一定基础，档案数字化、信息化还不够明确完善。如没有具体到高校电子文件、电子档案加工和存储介质标准汉字没有出台，产生相关问题很多。如：光盘数据、声像信息缺陷率较高，存储文字信息质量，显得过于宽松，会使认为合格的光盘中文字错误率超标等；档案存储格式的不统一；网络黑客的不断浮现，也成为阻碍高校档案信息化发展的无形杀手。因此需要符合高校档案数字化、信息化要求的相关标准。
2.2 档案信息化管理处于探索阶段，需领导重视提高档案意识 《高校档案管理办法》明确提出“档案管理”要纳入管理机制、纳入计划、纳入总结。某些学校领导受档案管理效益滞后性的影响，把档案工作总结成不丢失不缺漏为管理目标，对档案机构人力、物力、技术、待遇给予支持不多，使档案部门的现代化管理很难走上正轨，无法实现档案管理信息化。
2.3 缺乏与现代化发展相配套的复合型管理人才
档案工作岗位不容易有耀眼工作成绩、工作任务量又大、评聘职称难，都导致优秀人才难以引进，即使进来也难渡默默无闻工作性质之无奈，也想办法离开，使档案工作岗位成为养尊处优缺乏生机，没有活力。有的单位重建设轻利用，买来了硬件设备设施，档案管理人员没有真正利用其先进功能作用，没有结合自身情况，做到档案的数字化，更是无法实现档案信息化。
3 面对问题，适应发展，加快档案信息化管理
加大档案信息资源管理，整合各类档案信息资源，促进档案信息资源的利用开发。高校档案信息化管理是档案管理工作现代化发展的重要表现形式。
3.1 如何加快高校档案信息化管理
3.1.1 标准化、规范化原则
制定和实施高校档案工作的标准和规范，既是高校档案管理现代化的需要，也是提高档案工作质量和工作效率的前提。实现档案信息化管理，一方面要通过扫描等相关技术手段把文本文件转化成计算机能够识别的数字信息；另一方面通过接受电子文件，不管是通过馆藏的数字化还是数据库连接、都应该坚持标准化和规范化的原则。如：字符编码标准、数据处理格式、信息转换标准、档案信息的显示和打印及传递等等，只有标准统一才能够使传统档案文本数字化的保管、利用、传递等工作都实现标准化、规范化，避免出现互不兼容、重复建设、各自为政等现象的发生。
高校档案管理办法及实施细则范文第2篇
【关键词】高校 学生档案 管理
一、高校学生档案管理中存在的问题及其原因
1.缺少合理完善的学生档案管理机制。目前，高校学生档案管理缺少明确的法律和制度依据。制度的缺位制约了高校学生档案管理水平的提高。除《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》及《高等学校档案管理办法》外，教育部当前还没有一部针对高校学生档案管理的系统性、具体性、可操作性的制度，更没有明确规范的管理标准。因此，造成大多数高校学生档案管理部门职责不清，管理混乱的局面。
2.档案来源缺少统一规范的标准，造成学生档案内涵不能实现标准化。目前，教育部尚没明确考生档案标准化内涵要求。不同省市考生档案内容各异、五花八门，有的省市考生档案内容丰富：有考生报名登记表、考生志愿表、考生体检表、高中毕业生登记表、高中生学籍卡片等，而有的省市考生档案中只有高中学籍卡片或学生成长记录册、高中学生发展报告等名目。但对于考生档案中到底应具备哪些材料，教育部没有明确规定。学生毕业后，用人单位则以较全面、丰富的学生档案来要求，致使部分毕业生返校要求学校补充档案内容，而实事上对于高考档案材料，学校只能以各省招生办所寄档案材料填充，对于考生档案中缺少的材料，高校也无能为力。因此，教育部应从高中阶段的档案内容开始规范要求。由于高考档案材料各异，造成高校建立学生档案时无法标准化要求。
3.档案管理人员的业务管理水平尚处于初级阶段。高校学生档案管理员素质直接关系到高校学生档案管理工作的质量，而大部分高校没有专职档案管理人员，多为兼职，且人员变换频繁，队伍薄弱。高校领导及职能部门重视程度不够，各档案收集部门配合不力，加之档案管理人员缺乏专业培训，档案知识欠缺，管理意识淡泊，管理模式陈旧，管理手段落后等等原因造成学生档案丢失、管理混乱、检索困难等情况发生。档案管理水平的好坏，取决于档案人员的主观意识和业务水平。目前的管理水平仅仅是简单的收集、整理、登记、装订、归档的初级阶段，相距现代化的档案信息化管理模式的实现较远。
4.学生档案收集、整理的动态化管理制度尚未建立。学生在校学习期间的奖惩材料、借贷和还贷情况、学籍异动材料、思想品德评定等材料是逐步形成，逐渐归档。而大多高校学生档案管理从入校时初步建立（即高考档案内容）后，中间过程静止，只至毕业前方从各部门收集整理。几年的学习过程中，由于辅导员的变动或部门老师管理意识淡泊，致使学生档案材料不全或丢失。因此，最终的毕业生档案中能够反映学生学习过程、思想品德、创造性思维的材料太少，使用人单位无法从档案中全面了解学生的在校学习过程。
二、加强高校学生档案管理工作的对策
1.建立合理完善的学生档案管理机制。高校应明确学生档案管理主体部门，隶属于学生学籍管理部门，实行档案分级管理。按照“分级管理、分级负责，谁主管、谁负责”的原则，从“有利于学生档案收集，有利于学校规范管理，有利于学生档案信息化管理，有利于学校的科学发展”出发，建立“学校党政统一领导，职能部门统筹协调，相关部门齐抓共管，二级学院和辅导员具体落实，全校师生参与监督的学生档案管理工作运行机制。学校校长是学生档案管理工作第一责任人，对学生档案管理工作负全面领导的责任；分管学生档案工作副校长是学生档案管理工作直接主管责任人，承担领导、协调和监管责任。学校学生档案管理部门为学生处，负责人承担组织实施责任；教务处、招生就业处、二级学院负责人是学生档案管理工作直接责任人，二级学院的学生档案管理人员负责本院学生档案编目、整理、归档工作，辅导员是学生档案收集、造册、整理、移交的具体责任人。这样才能有效地解决高校目前学生档案管理中各自为政的问题，才能做到学生档案管理工作中的“形散神不散”。
2.规范高中档案，建立高校档案内涵规范化要求。高校学生档案是国家人事档案的部分，是大学生在校期间学习、生活及各种社会实践的真实历史记录，是大学生就业及今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据，更是每个学生由学校走向社会的重要人生履历。因此，高校学生档案内涵一定要规范、标准。首先，要从档案来源开始规范。其次，虽然目前教育部没有具体的学生档案管理规定，高校可根据当前高等教育改革和大学生就业工作的整体形势，再结合学校的实际情况，制定出适合本校的具针对性和操作性的学生档案管理办法、实施细则，明确任务目标和归档范围，细化档案的生成、组档、转递等各个环节的规范化要求，提高学生档案标准化和规范化水平。
3.加强档案管理意识，提高档案管理人员素质。众所周知，管理水平决定管理质量，而管理质量的好坏又决定于管理人员的综合素质。高校要真正实现档案管理信息化的目标，首先要给档案员制订考核目标，促使档案员做到业务精通、爱岗敬业。其次，高校要根据档案信息化发展需要，对档案员进行业务培训，不仅对档案专业知识理论进行培训，还需要对计算机辅助管理水平进行培训，同时对档案员的实操水平进行考核。最后，提高档案管理人员的服务水平，热情服务，不计个人得失，甘于奉献的精神；加强档案员的政治思想教育和道德教育，提升思想政治高度，不为名利敢于抵制诱惑，守口如瓶、严守秘密的政治素质。
4.建立学生档案动态化管理制度，多部门齐抓共管。高校学生档案主管部门，要掌握各部门、各阶段档案形成时间、内容，制定全年归档计划，明确要求及目标。其他部门配合共同收集建档，并将鉴定为有价值的档案整理移交档案管理部门及时归档，推进学生档案动态化管理，提高档案标准化和规范化水平，使其能够适应社会需求的变化，寻求更为有效的服务新途径，以提高学生档案利用的质量和水平，把“死”档变成“活”档，充分发挥学生档案的作用和价值。
总之，加强高校学生档案工作是当前高校和社会发展的需要，也是档案信息化发展的需要。我们必须根据社会形势的发展变化和档案发展的需要不断探索创新，积极寻求解决现存问题的办法和策略，使高校学生档案工作得到进一步发展和完善，以改变当前普通存在的高校学生档案工作相对落后的现状，加快档案管理信息化步伐。
参考文献：
［1］马洁，佟丞，刘卫智：提高高校学生档案管理水平的理性思考与路径探究.教育理论与实践，2011/09
高校档案管理办法及实施细则范文第3篇
一学籍管理存在的问题
（一）管理人员思想上重视不够
学籍管理贯穿一个学生从入学到毕业的整个过程，涉及学生的入学复查、注册、成绩登记、奖励惩处、毕业等多个环节，学生在校期间产生大量的学籍档案，需要每学期及时归入学生档案袋，我校目前没有专门的学籍档案室或者场地足够大的地方来容纳、整理学生个人档案，直到学生毕业时才来整理学生个人档案，学生的部分档案可能由于时间太长造成遗失或者遗忘没有归档，如学籍异动、奖惩等材料。
（二）学籍管理制度不健全
近年来，国家根据社会的发展，出台了有关高等学校的学生管理规定等规章制度，我校根据有关法律法规相应的制订了《临沧师范高等专科学校学生学籍管理实施细则》等有关学生学籍管理一些规章制度，对学生的学籍管理起到很大的作用，但在学生学籍的实际管理中仍然有许多学籍管理工作需要规范，学生学籍档案的材料涉及到组织部、学生处、招生就业处、各教学系，各部门产生的学生个人材料如何归档，毕业生如何将毕业生档案移交学校档案部门，都需要一个统一的、规范的、方便操作的制度来执行、协调。没有相应的学籍档案管理制度，导致学生个人档案不完善，学校档案中缺少部分学生的学籍、毕业生档案。
（三）各系学生学籍管理人员不稳定，学习、培训不足
各系、各部门做学生学籍材料大多是新来的老师，做秘书一至二年后就转行搞教学，人员变化快，刚熟悉工作又要更换工作岗位，新来的人员熟悉工作需要一个过程，虽然每年新生入学时教务处都对各系的秘书如何做好新生注册等有关学籍工作做了培训，但在涉及到具体学籍工作时仍然有许多问题存在，给学籍管理工作带来了隐患。学校非常重视教师的培训，但管理人员几乎很少得到学习、交流、培训的机会。
（四）部分管理人员缺少业务知识和现代信息条件下的计算机操作知识
学籍电子注册制度及教务管理系统要求学籍管理人员在整理学生数据时要快速、准确，数据格式要正确，掌握计算机网络操作知识。但是，目前仍有不少学籍管理人员缺乏精通业务知识与现代信息技术，一些学籍管理人员缺乏自我学习、自我反思、自我提高和善于分析问题的能力，因而很难培养科学的管理能力，进行学籍管理工作比较吃力。有的学籍管理人员是兼职的，他们很少甚至没有经过任何专业培训，更没有学过计算机网络管理知识，这在一定程度上影响了学籍管理水平的提高。[2]学籍材料涉及全校学生，数据量多、更新速度快、工作量大，部分学籍管理人员由于工作责任心不强，工作的主动性、积极性不够，没有认真学习学籍管理的相关知识，只满足于完成现有的工作任务，满足于现有的工作模式、管理模式和使用现有的软件，没有认真去思考如何提高学籍管理工作效率和水平，学籍管理工作没能更好地为全校师生服务。
二高校学籍管理的对策
（一）提高对学籍管理的认识，重视学籍管理工作
学籍管理的重要地位不是人为强加的，而是由人才成长的内在规律以及学籍管理在学校管理和校风建设中的功能作用决定的。[3]它影响着教学秩序的稳定，也关系到学生的切身利益。科学规范的管理能促进教学水平和人才培养质量的提高；反之，管理上不去，教学和人才培养必然出现混乱，甚至影响办学效益和办学信誉。因此，高校必须提高对学籍管理的认识，把学籍管理作为一门学问来看待，加强学籍管理的研究，注重学籍管理的创新。重视学籍管理工作，保持教学管理的整体性和连续性，不只是在教学检查或评估时重视，在日常工作中也应给予足够的重视，加强学籍管理队伍建设，并保持相对稳定。配备足够的人力、物力、空间够用的档案室，保证学籍管理工作的正常进行。
（二）制定适合本校的、切实可行的学籍管理制度
高校要根据《高等学校档案管理办法》及教育主管部门制定的学籍管理制度，结合本校实际，制订出具体实施细则、工作程序和运行模块，提高学籍管理工作的针对性、实效性。要注重从制度上规范学籍管理的行为，从程序上严把学籍管理的质量，从运行中提高学籍管理的水平。在新生入学、毕业等方面要体现制度的严肃性，在休学、复学、转专业等方面要有一定的灵活性，制度要以人为本。要制定学籍档案的整理、归档、移交的制度，便于各系部按照规范的要求来做好学生学籍档案。要正确认识新时期学生间学习能力差异加大、学习目的多样化的事实，实施更富有弹性和超前性的学籍管理制度。通过加强和实施科学的学籍管理，使学生个性与潜力得到充分发挥，激发学生学习的主动性、积极性，推动学生的全面发展，从而为社会输送更多优秀人才。
（三）规范管理，提高管理人员自身素质
随着高等教育改革的逐步深入以及学分制在高校教学工作中的全面推行，学籍管理工作也更为复杂，这对学籍管理队伍提出了更高的要求。因此，高校必须加强对学籍管理队伍的培训和建设，要最大限度地挖掘学籍管理人员的潜能，调动起其积极性和创造性。一是建立有效地评价机制。学校在注重思想教育的同时，应对表现优秀的学籍管理人员给予一定的肯定和鼓励，以体现学籍管理人员的自身价值，也可激发他们的创新热情，提高管理水平。二是培养事业心和责任感，这是做好学籍管理工作的重要前提。学籍管理工作既是学校工作中最基础的工作，又是一项服务性的工作，每天要面对繁杂的教务常规管理和日常行政工作。从事这项工作，要有敬业精神和吃苦精神，要有强烈的工作责任心，要爱岗敬业，只有具备这种素质的管理人员才能认真而踏实地做好本职工作。三是熟悉各项规章制度。要抓紧业务学习，熟记各项规章制度的要点。四是牢固树立“服务育人”的意识，只有树立起了高度的服务意识，才能真正把工作做好，让师生满意。为师生服务就是为教学服务，是教学管理手段之一。五是加强业务培训。要不断提高教学管理人员的文化水平、计算机水平和档案管理水平，尤其增强计算机实际运用和操作能力，逐步提高队伍的整体水平，使管理干部掌握工作规律，避免工作的盲目性，使纷繁庞杂的日常事务变得井井有条，提高管理效率。要有计划地培养学籍管理人员，通过专门和系统地学习，提高知识层次，改善知识结构。若不重视学籍管理人员的素质提高，一味使其沉浸在事务性的工作中，不仅机构缺乏活力，而且也制约了学籍管理质量和效率的提高。六是开展学籍管理研究活动。要经常组织学籍管理工作者进行专题学习研讨，充实与搞好本职工作密切相关的新知识，使他们逐步认识和理解自己的工作性质与工作特点，自觉地钻研业务，提高工作能力。[4]
总之，学籍管理是学校教学管理的重要内容，是保证人才培养质量的前提。加强学籍管理工作，能够在一定程度上实现高校学籍管理对教育教学活动的规范、控制、激励和调节作用，达到稳定教学秩序、优化育人环境、实现教育目标、确保人才培养质量的目的。
（四）积极推进学籍管理的二级管理
鉴于目前高校办学的规模日益扩大，办学体制改革的不断深入，一级管理模式已不适应当前的形势，二级管理模式势在必行。[5]学籍管理绝不是教务处一个部门可以独立完成的，应在系（部）建立学籍管理的二级管理体制，充分发挥系（部）的直接管理作用，系（部）应指派秘书专门负责处理本系学生的学籍和成绩，保证责任落实到人。教务处负责制订学籍管理日程和管理规章，各系按既定日程和要求完成管理工作。教务处可以定期组织召开交流会，通报学籍处理的情况和问题，协调工作，统一学籍处理的尺度。
总之，学籍与个人的利益息息相关，以后就业、提拔干部、晋级、考评、转正和晋升工资等都离不开学籍档案。建立健全一整套高校学生学籍管理体系，管理好学籍至关重要。作为高校教学管理的一项重要工作，学籍管理要与时俱进，在探索中求发展、求完善。相关的管理人员应在实践的基础上不断探索，总结经验，勤于学习与研究，以高度敬业的精神，始终把握育人服务的方向，努力使学籍管理工作水平再上新台阶，为高校培养人才发挥应有的作用。
参考文献
[1]管伟巍.高校学籍管理存在的问题与对策[J].辽宁行政学院学报，2011，13（12）：123.
[2]谭明芳，黄灵芝.高校学籍电子注册制度存在的问题及对策[J].广西医科大学学报，2008（25）：325.
[3]丁晓丽.新形势下高校学籍管理存在的问题及对策[J].扬州大学学报（高教研究版），2008，12（6）：73.
高校档案管理办法及实施细则范文第4篇
关键词 监督指导 发展 保障
中图分类号：G647 文献标识码：A DOI：10.16400/ki.kjdks.2015.07.009
Reconsideration of University Archives Supervision Work
LI Fuqin
（Wuhan University Archive， Wuhan， Hubei 430072）
Abstract University Archives Information Resources in both the colleges and universities to carry out long-term work constantly to improve the results achieved， but also a strong guarantee for the development and innovation of colleges and universities. However， with the development of university education， university archives consequent huge number， variety， quality， and data is incomplete， varying the size of the phenomenon. These problems can not be addressed promptly and effectively， have a serious impact will the construction and development of University Archives. Therefore， strengthening the supervision of the work of the university archives， it is an important guarantee for the development of university archives.
Key words supervision; development; guarantee
1 正确认识监督与指导的关系
“监督”就是监察督促，要以《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）、《普通高等学校档案管理办法》等有关法律法规为准绳，对本部门的档案行为是否符合法律和有关规定。检查内容包括档案机构的设置、人员配备、储存条件、保管措施、档案归档、管理办法、资源利用等档案工作。对没能按规定办的要严格督促执行，对违反法律法规和有关规定的要求，领导要根据情节轻重给予处理，直至追究法律责任。所以，监督具有强制性。“指导”就是根据有关法律法规规范和上级有关部门制定的工作目标、任务等档案业务工作进行指导。不具有强制性。其内容主要包括，档案工作中所出现问题：如具体业务、技术问题、技能问题、传播方式，文件归档程序、档案管理规范化、档案化、标准化、档案管理科学化工作等，传授大家怎样做。监督和指导工作虽然是两种不同的工作，但它们是互相作用互相联系的，是围绕一个目标和任务而开展工作的，是互不分割的基本职能和互联关系。
2 加强档案监督指导工作的重要性
（1）是新形势下为中心工作服务的新要求。档案监督指导工作作为新时期、新形势下加强档案建设的一项重大举措。档案监督指导工作要本着宣传档案法律法规，全面提高高校档案工作的整体水平，为学校中心工作服务为大局。充分发挥档案行政管理部门的监督指导职能作用，认真对各类档案机构、部门的工作进行全面系统科学的检查和评估，对档案工作的现状和未来的发展作指导，这对档案建设和发展其意义深远。在新时期新形势下，如何搞好档案指导工作，强化档案的行政职责，提高档案监督指导水平，是各级档案机构、档案部门，搞好档案建设的重要任务。
（2）是贯彻《档案法》的具体体现。监督指导工作要本着宣传法律法规，提升全社会的档案法律意识。《档案法》赋予县级以上档案行政管理部门“组织档案行政执法检查，查处档案违法行为”的职责和使命。贯彻落实档案法的监督指导以及依据给予的权限，采取多种形式，开展监督检查工作。针对档案馆（室）的基础设施建设，馆藏档案资源建设，档案服务利用情况，档案妥善保护及安全等方面进行督查，要以档案管理部门行为为主体执法监督的这一主要形式对内部制度建设，法律法规的规范条例，形成有效的制约机制。要有计划、有目的地开展互相督查，联合调查，专题调研和重点抽查等方式实行执法监督检查。以档案管理部门行为为客体的执法监督检查，则通过自觉接受政府、人大、司法及社会各界指导检查来落实，认真贯彻履行监督职责，使档案管理走上法治化、规范化、常规化的轨道。
（3）是促进档案事业发展的根本保障。高校档案馆及管理部门都要认真行使监督职能，根据情况成立档案行政监督指导工作小组，必须做到五个方面的步骤：一听、二看、三评、四反馈、五整改。其内容包括：档案事业的经费情况、馆舍建设经费落实情况、专业队伍建设情况、人才培养情况、档案保管条件情况、设施设备现状、重大建设项目和重大活动情况等。全面掌握情况，规范考核内容，及时发现问题，提出整改意见，跟踪调研落实。只有这样，才能有效地推动各级档案机构和部门，按照《档案法》去执行。使档案工作规范化、常态化得到根本保障。
3 监督指导工作中存在的问题
目前由于多种原因，高校档案监督指导工作仍然存在一定的问题，其主要表现如下：
（1）档案实施细则不配套。从目前的执法情况来看，在档案中监督指导工作中出现的许多法律法规问题却缺乏相应配套的法规细则，在实际操作中无法执行，没有法律依据。如：《档案法》第十条：“对国家规定的应当立卷归档的材料必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理。任何人不得据为己有”。“档案法实施办法第二十七条”从内容上看虽然也规定了罚则，但是在实际工作中，有些人为了个人利益和便利，就不按照规定的移交时间或内容来移交，更有甚者拒绝移交应归档的文件材料。这给档案监督指导工作带来一定的难度，导致档案文件资料收集不能保证齐全完整。
（2）监督管理力量不够强。一是宣传力度不够，各级档案管理部门没有充分利用和发挥好监督宣传这个舆论阵地。在普及宣传档案法律法规的知识上没有履行好自己的职责，无下工夫，力度不够，档案法律意识淡薄。二是执法手段比较弱。在执行档案法律法规的贯彻落实中，许多实际工作中的情况需要由其他部门来行使执法权。所以这就制约了执法监督指导工作的有效开展。三是档案监督指导思想认识不一致，对于自己的职责和义务认识不足，在执法过程中碰到问题就不能正确地面对，怕麻烦，怕困难。四是执法监督队伍不完备。在档案局、馆一般是一套班子两块牌子，由于人员少，导致执法监督机构不健全，执法人员的整体素质不高，在执法主体显得无能为力，这样就会影响档案执法监督不能顺利开展。
（3）监督指导工作的不全面。在档案监督指导的实际工作中，存在着意见不统一，认识上有差异，其主要是反映在档案馆藏建设上，重藏轻用，重量轻质的观点，由于有这样一种思想的存在，档案监督指导工作显得不那么重要了;另一方面是在档案监督指导过程中存在着只求稳，不求新，不求齐，怕出问题怕出麻烦的想法。这样使许多档案人员在工作中不认真负责，盲目将各种不要求归档的文件和材料列入到归档范围，这样就增加了工作量，导致监督指导工作受到一定的影响。
（4）监督指导工作的不统一，高校档案监督指导工作是整个档案建设和发展的一个重要环节。高校档案馆每年都会有计划地、有步骤地对各个院系部门负责档案监督指导工作的兼职档案人员进行学习和学和辅导;另外，在整体档案指导工作中，也要要求档案指导人员对每个兼职档案员进行一对一指导，对每个系统部门又要开展学习和辅导，这就造成档案监督指导工作的重复性。耗了大量的人力、物力、财力，还没有明显的效果，使监督指导工作的效率不高。
（5）监督指导队伍的不专业。高校各学院在条件允许的情况下，都会要求配备非专业的学生帮助处理办公事务，这些非专业的学生也要负责处理档案工作。他们都不是档案专业的学生，所以对档案知识和档案工作的程序和掌握程度不高。这样，使他们只能完成一定的工作量和任务，碰到问题不能从专业的角度进行分析和解决，同时也缺乏一般的档案知识，所以，导致在档案监督指导人员要花更多的时间和精力来完成指导工作任务。
（6）档案人员的不专职。在高校档案整理工作中，大多数部门不能做到专人专职，这些兼职人员没有认真长期做好档案工作的思想，所以在档案管理，档案建设，档案发展不能提出很好的、具有可行性的建设性的意见。有时在工作中，由于兼职专心不够，特别是在档案移交时间不是很充足，时间很紧，档案的纳入，档案的分类，显得很粗糙。
4 档案监督指导工作新探索
（1）加强法治宣传，做好监督指导。高校档案管理部门要充分发挥人民群众舆论监督作用，通过各种渠道和途径、各种形式有效地开展档案法制宣传教育活动。充分利用好电台、电视台、广播、报纸等舆论阵地，要有计划、有组织、定期地开展档案法制教育展览和知识竞赛活动，使广大人民群众了解《档案法》，增强法制意识。特别是高校领导干部首先要带头学法、守法、用法，要有档案法律法规意识，促进全社会重视和支持档案工作。
（2）加强档案执法主体建设。一是要强调执法主体，明确规定行使处罚权，才能为开展档案执法监督检查创造条件。加强执法主体建设是各级档案行政管理部门的职责，努力争取政府的支持和关心，解决执法人员的行政编制。二是建立档案执法监督网络系统。在档案行政管理部门根据工作需要，应当设立负责执法监督机构。在重点部门和单位要聘用专职人员，组织一个强有力的执法监督网络体系。三是优化执法队伍，提高执法人员的整体素质。要按《档案法》以及有关规定促进档案事业的发展，要注重培养优秀的现代型的档案执法人才，培养一支政治素质强、工作作风硬、业务能力精的执法队伍，使执法监督检查工作得到有效保障。
（3）做好档案监督指导工作要有专业专职。专业是做好档案监督指导工作的前提条件和基础。第一，专业。档案专业是一门学问，是一门学科。没有专业知识就不懂得档案工作的流程和方式，就不能很好地把握监督指导的标准和方法。第二，专职。有了专职人员，他能把所有的精力（学习精力、工作精力）投入到现实档案工作中去。由于对档案监督工作的规定，方式，程序和规范都比较熟悉，这有利于工作效率和质量的保障。第三，专业专职。在搞好档案管理，档案的建设和发展中，能提出积极的建设性的意见，在工作中，能分清层次，重点突出，科学合理地安排工作，提高工作效率。特别是对于复杂的类型各异的档案，专职专员显得特别重要。例如：在教学和实践调研中，所形成的科研成果，而且是专业性比较强的科研成果，它与普通的文书档案有很大的不同。这就需要专业专职人员准确地把握这些成果的类别，能合理地分类建档，完成这一工作。
（4）建立多样性人才培育机制，做好人才储备。人才是关键，人才是事业发展的动力。高校档案馆是以服务高校建设和发展的中心工作为理念。高校事业的发展也离不开档案馆资源信息服务。特别在当今社会显得尤其重要。高校档案馆要在人才队伍建设培育机制上做好文章，要做出培育计划。第一：校内培训。对于那些专业知识扎实的，认真负责的，积极大胆工作的，有培育前途的年轻人，按照不同层次的要求，有计划有组织地进行培训。第二：校内校外培训。根据高校档案馆的发展需要，要把那些积极肯干的，有能（下转第27页）（上接第19页）力的好苗子作为重点培育对象，到国外或校外进行学习。在培训和学习过程中，随时掌握他们的学习情况和思想动态。为他们的学习尽可能地提供方便，使他们能安心学习。第三：建议在校档案馆专业大学和研究生当中，挑选一定比例的人才作为储备。档案专业的大学生和研究生在档案馆学习过程中，可以注重发现人才，跟踪考察，重点培育，把那些有能力刻苦学习，积极肯干，综合素质好的学生作为储备人才。这有利于档案专业健康有序的发展。
（5）加强交流，促进联系。加强档案人员之间的联系。促进密切交流，是搞好档案工作的一个重要环节。高校档案工作人员不但要与本馆人员相互交流，而且还要与本院系部分的兼职档案人员进行交流和沟通。一般来说，档案馆的工作流程把那些整理好的、分类好的、鉴定好的档案在高校档案信息网站上公布。但是，各院系兼职的档案人员在实际工作中，往往不会注意到或者去查看所公布网站上的信息，一旦出现，特别是一些比较重要的信息，例如一些标准规范要注意什么问题，怎样处理和解决些问题或办法等等，一旦没有及时查看，就会耽误时间。因此，要求档案监督指导工作人员，要以饱满的热情，积极主动的态度与兼职人员进行联系，做到交心谈心，沟通思想，传递信息，交流经验，及时处理好工作中所出现的问题，正确理解和认识档案监督指导的重要性，树立大档案意识的观念。
高校档案监督指导工作是档案事业健康和发展的一项重要环节，是搞好档案管理提高档案整体质量的重要抓手。因此，我们必须认真学习，宣传贯彻《档案法》，正确认识档案监督指导工作在高校建设和服务中心工作的重要性，只有这样，才能充分发挥档案监督指导工作在高校档案建设中的作用，为开创新局面创造有利条件。
参考文献
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高校档案管理办法及实施细则范文第5篇
民生问题是构建社会主义和谐社会的首要问题，依托政务档案做好民生档案工作，对于维护广大人民群众的切身利益，缓和社会矛盾，促进社会稳定，构建社会主义和谐社会，具有十分重要的作用。目前，面向基层群众需要，以服务民生为主题的民生档案建设，已经成为各级政府、各级综合档案馆的当前工作重点。
《国家基本专业档案目录》制定特点
国家档案局依据党群行政机关的职能，并充分考虑到民生服务的种类和特点，颁布了如此多数量的专业档案。此次制定这些专业档案具有3个特点：
1 明确分类。包含了^事、民生、政务、经济、文化等5大门类，涉及面非常宽。
2 各类档案主管部门明确。具有几个主管单位的，列出了第一主管单位，这也等于明确了今后该类档案管理办法的牵头单位。
3 明确规定各省市区专业档案主管部门，可以会同省级档案行政部门制定本地区的专业档案管理办法。
民生档案主要是指与民生服务、百姓需求紧密联系的各类档案的总称。可以看出在现实生活中，与百姓有关的大多数民生类档案都属于国家各级机关的政务类专业档案。因此，《国家基本专业档案目录》的颁布对于推动我国的民生档案建设起到了积极的指导作用。
民生档案建立前提条件
1 首先做好民生档案主体(专业档案)的规划建设
民生档案的构成主体是各级政府、党群机关形成的各类专门业务档案。在不涉及国家秘密的前提下，这些档案需要针对方便群众利用、便于保管和查阅的原则，努力做好规划工作。各级档案行政部门要根据《国家基本专业档案目录》确定的档案业务主管部门，监督指导业务主管部门做好本级行政区的专业档案的具体规划，针对档案归档范围、归档要求、数字化标准、适用软件程序等做出具体规划方案和实施细则。
2 积极推进政务类专业档案的信息化建设
当前，网络已经普及到社会的每个角落，群众渴望通过网络反映民情，并通过网络提高办事效率和节约办事成本。档案查阅利用应当尽可能通过网络为百姓服务，这就迫切要求档案信息化建设能够与百姓的网上间政、民生档案在线查阅等需求相适应，这样才能最大程度挖掘档案资源的利用潜力，同时也节省群众的利用成本。政府部门和大型企业事业单位应当建立档案电子目录、档案电子全文数据库来方便利用。目前高校的学籍档案也属于《国家基本专业档案目录》的范围，今后高校也要做好包括学籍档案在内的各种业务类档案服务工作。
3 建立便捷、可靠的档案信息服务平台
由于党政军群各个机构的信息化水平差异大，必须依托政府平台各类文件目录，便于百姓查询，同时在政务主网上设立专业档案(政务信息)的查询端口，才能方便百姓查阅利用。各级政府的主要网页应成为本区域的民生档案服务的大平台。社会其他企业事业单位和高校，其保管的各类房产、人口、车辆、基建设备、财会档案等，都是利用率较高的民生类档案，也应当利用本单位的门户网站，公开档案目录，便于职工方便利用。
民生档案建设推进举措
1 分级制定各类政务档案的管理办法
地方各个行政区域要制定专业档案的管理办法，以推进本区域专门档案建设，例如2009年6月颁布的《安徽省建立健全农产品质量安全档案试行办法》。由于我国地域辽阔和各地经济文化存在差异，制定专业档案管理办法的考虑因素也不相同，必须在省级及以下行政区制定专门档案的管理办法。最终在全国范围内出台更具权威性的专业档案管理办法。
《国家基本专业档案目录》的颁布，就说明今后在民生档案的立法工作中，将会经历一个从基层区域立法到省级区域的立法，再到全国范围的立法过程。需要各级民生档案的归口管理机构、档案部门、业务单位，做好调研、分析、草拟、修订、下发等一系列工作。
2 积极推进民生档案的体系建设
民生档案是政府部门和企事业单位等涉民单位管理活动的产物，不从源头上抓好涉民单位的专业档案工作，民生档案管理就没有基础，民生档案工作就难以形成整体推进的格局。
民生档案体系在不同的层级所包含的范围并不完全一致。例如省级行政区域的民生档案体系，不仅包括本省的各类政务档案，还包括本省范围的企业、事业及个别所能形成的各种档案资源。而高校、科研院所等就不可能涵盖所有档案门类，只能涵盖一部分。档案部门的管理层级越高，所能形成的民生档案体系的范围就越宽；反之，档案部门的管理层级越低，所能形成的民生档案体系的范围就越窄。民生档案体系建设，就是要求各级政府、档案部门、企事业单位按照各自职权范围，切实做好本单位和本行政区的民生档案体系建设。由小单位的体系，—直延伸到本行政区、乃至省级、全国范围，大体系里面包括许多相互联系而又有一定相对独立l生的子体系，这是全国民生档案体系建设的发展构想。
3 大力推进基层综合档案馆的建设进程
我国基层档案馆组成为：县(旗、县级市、市辖区)级综合档案馆，主要收集、保管本县(旗、县级市、市辖区)的历史档案，和保管建国后本级党和政府机关及其下属的各个单位应该长期或永久保存的各种档案。目前，街道办事处、乡镇、社区、村委会等，按规定没有建立综合档案馆的资格。
目前，一些地方已建立了副县级的镇(开发区)，这些副县级的镇或者一些经济发达的乡镇也迫切要求建立相应的档案馆(分馆)。关于乡镇档案馆的设立问题，已进行了有力探索。2007年1月，东莞市人民政府下发《关于同意建立大朗镇档案馆的复函》，实行一套人员两块牌子，即在挂东莞市大朗镇档案馆牌子的同时，挂东莞市档案馆大朗分馆的牌子，业务上接受市档案局指导。镇档案馆负责保存镇属各单位及各社区、村的档案资料，并对全镇各单位、社区和村的档案工作进行监督指导。2011年4月20日，江苏省首家乡镇档案馆—苏州常熟市古里镇档案馆开馆。2011年11月7日，江苏省第二家乡镇档案馆——张家港市杨合镇档案馆揭牌。
4 依托政务信息服务中心做好民生档案服务
目前，地方政府一般都设定了信息服务中心，许多地方还在基层档案馆内成立档案信息中心(文件中心)，为群众提供各类民生服务信息。基层档案部门，应当积极配合政府网站，做好政务档案信息的收集、整理、工作，同时在政府信息门户网站上建立归档端口、查档入口、设定专门窗口，做好民生服务工作。
由于民生档案在线查档的涉及范围广，档案部门必须做好三个方面工作：一是编制查档指南、全宗简介，便于查档者了解本馆的具体馆藏。二是设定较为科学、便捷的查询检索项目，便于检索。检索项目设定要考虑到查询者的习惯和方便利用。三是查询结果显示便于查档者阅读和二次检索。笔者2012年2月26日查询了上海浦东档案馆，发现其“在线查档”栏目做得非常好，输入简单的查询匹配词，就可以查到档号、文件名、形成单位、时间，查询效率很高，查询匹配项目设置非常合理，给笔者留下了非常好的印象。
5 大力推进民生档案数据的整合和联网工程
民生档案形成的主体多而复杂，各个行政区域里的民生档案资源保存于不同的政府部门，给民生档案资源的共建共享带来了一定的困难。要实现民生档案信息资源共享，必须明确民生档案的归属与流向。档案实体在业务部门保管一定期限后，应依法向综合档案馆移交，综合档案馆在保存民生档案方面应发挥主渠道作用。政府网站设计中，要考虑到民生档案数据的归档和系统共享问题，基层档案馆要实现一站式查询服务业务。
