档案管理的管理制度

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档案管理的管理制度范文第1篇

关键词:档案革新；制度改革；档案完善；信息保存

一、通过档案管理制度的创新发挥更大的管理效益

档案管理是企业管理中的一个微小的工作环节，由于起不到具体的经济效益常常被企业高管忽略，否定其创新的价值。然而在实际的企业管理中，档案的有效管理是可以提升企业的综合管理能力，便于企业内部各个部门之间的合作，对于企业的发展而言有着重要的意义。

（一）档案管理人员的责任感很重要。档案管理的工作不局限于对于人事部门的档案管理，还有更多的重要部分在合同方面的管理，企业机密资料的管理，企业证件的管理，法律文书，会议记录的管理等等。这些管理的基础工作就是要求管理人员能够第一时间分清工作的内容，完全掌握处理工作的技能，学会在枯燥的工作环境中实现自己的价值。对于企业而言能够从事好档案管理的工作对于企业的发展很有必要，工作人员要深知自己的使命和价值才能对工作负责，对企业的档案管理负责。

（二）提升档案管理工作的使命感。要做好档案管理的工作不是一件简单的事情，看似没有技术的工作却要求从业者拥有较高的个人素质，其中就是慎独能力。作为企业的一名重要资料的管理者要把档案文件视为战士的枪支弹药，时刻守护着档案的安全，不能出现遗漏破损、更不能丢失，一旦重要机密的遗失对于企业的打击非常大。在档案管理的类型中会有一部分纸质档案与电子档案以及物资的管理，如：员工档案、公司资质、法律判定书、影音光盘、磁带、财务账务的记录、设计草图、竞标书、客户资料、采购物资的价格表等等，这些都是公司的无形资产，一旦被企业间谍和竞争对手获取将损失惨重，丧失行业的竞争力和市场份额。

（三）促使从业者能动性的处理工作难题。由于档案管理制度的专业性和保密性导致工作人员相对较少，其他人及领导并不能够第一时间发现工作中的问题和处理问题的技巧，这就需要从业人员能够通过工作日记的形式来记录每天工作的内容和所遇到的困难及解决方法，定期总结工作内容和工作技能，把解决方案的步骤详细记录最终为创新工作做好基础。把需要帮助向上级领导请求，说明需求的原因和所带来的帮助，除了物资的需求外还需要对于助手人员、监督人员的需求，需要拷贝设备和销毁设备同样要与上级申请，这些辅助工作的物资都能够提升工作效率和质量。

二、管理理念创新提高企业的竞争力和收益能力

对于管理职能的创新在于企业要放权给档案管理员，部分的企业发展中很多人员都能够直接找到档案管理员索取资料和信息，这种行为存在着潜在的危险，一旦造成机密丢失外漏就无法找到责任人。

（一）精简管理有利于企业资料的保密度。精简管理包括对于人员的精简和管理流程的精简。首先，其中人员精简可以控制在3人至4人即可，越多的人能够碰到档案资料就预示着资料信息被外泄的概率会越高，从业人员之间需要一定的牵制是最好的岗位编制设计。不论如何分配工作都要有一个原则就是需要有人进行监督工作，不定时的抽查、验视工作可以降低管理人员的内部操作和窃取机密的可能。其次，管理人员不可以随意翻阅任何文件。档案文件会因重要等级来分类，给管理人员一定的权利并不是让他们可以随意查阅，而是通过密封的方式来保证资料的保密性与安全性。最后，查阅程序的合理简化，根据等级来制定查阅档案的流程。在拥有档案管理条例的基础上不得轻易改动条例中的要求规定，必须经过董事会或者高层领导团队的认可才能更改条例的修改，任何人需要外借档案都要亲自签字，标注用途和使用时间，预计归还时间，通过邮件和内部OA来申请使用，多层上级领导通过方可外借。

（二）创新档案管理能够有利于提升企业形象。企业档案管理的能力往往体现出一家企业的内部工作配合程度和细致工作处理的能力，尤其是在外宾来企业开会的时候能够看到企业的整体工作能力水平和员工的素质。外来人员好的评价对于企业而言就像是播放一条招聘广告一样，良好的企业形象会增强外来人员的认可。

（三）档案管理的创新理念能够优化工作并提高员工执行力。档案管理的工作不是一个部门能够完成的工作，一定需要所有部门的配合，比如：劳动合同的重新签订、公司合作协议修订、财务信息的更新、员工资料的存档和外发等工作都需要相关部门人员的配合，而档案人员的工作往往被其他部门忽略，造成收集资料遇到各种困难。通过创新档案管理的理念去改革不良的工作习惯，学会防微杜渐、未雨绸缪的处理方式将问题提早就解决这些问题，将通过动员大会的形式来将这些资料填写的重要性跟所有员工说明从而降低工作难度。

三、总结

在工作中处理问题的事例有很多，最终需要的是优秀合理的工作方法，而不是一成不变的工作态度与工作方式，如果合理的工作方法可以取代陈旧的工作方法是可以通过实践检验的，通过更便捷的工作方法、创新的思维来调动全员的配合力，进而加速档案管理制度和管理理念的革新进程。

作者:迪力努尔·哈帕尔 单位:新疆博州温泉县住房和城乡建设局

参考文献:

档案管理的管理制度范文第2篇

【关键词】人事档案；管理制度；管理模式；创新；改革

目前在一些单位中档案管理部门对人事档案管理的制度及模式还存有一些不足之处，这些管理问题在一定程度上限制了管理工作的开展，影响了人事档案在单位中所起到的效用。目前我国经济形势处于转型及调整时期，这对单位人员调动有着非常大的影响，人事档案的作用所起到的效果也愈加突出，为此对其管理制度与模式进行创新需要在单位需求及社会发展的基础上进行。

一、创新人事档案管理制度与模式的必要性

目前我国许多单位中对人事档案的管理依旧沿用传统的管理制度，这些制度及模式多数是在计划经济时期制定的，在现有的经济发展模式下及时代的发展变化中，其在现今的人事档案管理工作中已经无法发挥出应有的效果，无法满足单位用人对人事档案使用的要求。创新和完善人事档案管理制度与模式不仅仅是增强单位核心竞争力的关键，也是转变和利用人才发展战略的重要前提，更是规范我国人才市场竞争，重视人才培养的关键因素。

二、人事档案管理的功能与科学内涵分析

人事档案在实际的管理中具有一定的复杂性，主要是由于其所展现出的功能具有多样性的特征，为此以下主要从及方面将其功能及内容进行彻底剖析。

第一，人事档案中是对单位员工在各个阶段工作、晋升、嘉奖、惩罚情况的具体记录，由单位进行制定，具有一定的权威性，因此需要加盖单位的公章，并且具有一定的法律效力，人事档案的记录与制作必须以客观的角度对单位员工在工作的各个阶段的表现进行公正评价，在不得逾越国家法律规范的前提下，充分保障和尊重员工的人身权利。

第二，人事档案会对工作人员在实际工作中的具体表现进行记录，其中不只包含着人员所作出的贡献，还有一部分属于工作人员的失误情况记录，同时这些内容还可以反映出工作人员的思想状态及心理状态。

第三，个人信用情况是人事档案记录中的重要部分，其主要是由监察机关等相关部门对其个人资信情况的一个记录，例如资产、个人银行等部分的信用情况制定的档案，这些信息数据可以为单位人员调配提供准确的依据。

三、当前人事档案管理过程中存在的问题分析

根据现有的人事档案管理经验可以发现，其所存在的问题主要集中在管理权限、内容、程序等方面，以下根据这三点内容对其问题进行分析。

第一，当前人事档案管理方面存在较为严重的“空挡、死档”等情况，对档案管理权限不明确，需要对人事档案管理权限进行确定。

第二，人事档案管理中所涉及的管理内容比较陈旧，无法满足现代单位对于人才的基本管理需求，也无法切实适应于现代单位档案管理的需要，尤其是人事档案中对于个人家庭成分、海外关系等情况的等级已经没有必要，而对于个人参加各类培训，获得技能证书情况等又缺乏相应的记录格式。另一方面，很多挝坏ノ欢杂谌耸碌蛋傅募锹即嬖旒俪煞郑由于个人关系等主观情况导致人事档案中出现很多虚假的记录，这就使得人事档案管理失去真正的意义，无法充分反映个人的真实情况。

四、当前人事档案管理制度创新

由于人事管理在单位发展过程中具有不可替代的重要作用，因此需要就当前人事管理过程中出现的问题进行解决和分析，人事档案管理必须符合当前单位以及社会对于人才管理的需求，为人才管理与使用创造便利条件，从而推进人事档案管理制度的创新，唯有这样，才能适应市场经济的发展规律。要加大政策创新力度。在大力推进档案管理社会化进程的同时，必须抓紧进行政策创新。为此，需要做好下面的工作。

第一，要加强队伍的自身建设，按照相关的要求，配备好档案管理人员，解决单位缺少档案管理专员的情况。

第二，严格把好队伍的进口关，实施执业资格证书制度，经过相关的考试考核，合格的才能颁发相关的证书，允许上岗。

第三，还需要对单位人事档案管理人员进行专业化培训，特别是加强人事档案管理工作者业务技能，提升其业务素质，培训可以采用多媒体网络教学方法，将现代化办公集成方法向人事档案管理人员进行传授。

第四，要对人事档案管理进行严格的内部制度管理，对人事档案管理人员进行严格的上岗考核，并且以相应的奖惩制度约束管理者，充分调动人事档案管理者的工作创新能力。

五、人事档案管理模式创新

人事档案管理工作模式的创新需要建立在单位与社会共同需求的基础上，将单位与社会对于人才需求的信息通过人事档案管理的形式进行表现，形成开放化和集成化的新型人事档案管理模式。在当前社会，国家的发展与单位的发展都离不开人才，无法脱离人才的创新，只有将人才用好，使之“各尽其才”才能发挥出人才的凸出优势。当前对于人事档案管理模式的创新主要在建立人事档案数据库资源共享方面，将准确的人事信息通过数据库实时更新的方法进行资料动态化管理，还可以随时查询诸如日常工作、学习、生活等方面的声音和影像资料，了解个人全方位的信息，并可以对这些信息资料进行综合且全面的分析，在较短时间内为各部门、单位和个人提供全方位的服务。未来的社会将会是一个更加开放的社会。知识经济的发展，人才资源的比较优势将越来越明显，人才流动的数量与质量会逐步增强，在更大范围内实行社会化开放式人事档案管理模式将不可逆转。

对于人事档案管理工作来说，要想适应单位的发展及市场经济的转变就需要突破原有管理模式的局限，通过时代的角度去探索及创新管理制度，根据人事档案的作用及要求对其制度及模式进行科学合理的改进。上文的内容主要指出人事档案应具有一定的隐私性，并在实际中受法律的保护，在尊重员工的同时，建立公开、透明、公正的高效的人事档案管理体系，利用创新的角度对人事档案进行有效管理。

参考文献：

档案管理的管理制度范文第3篇

一、当前我国高校人事制度改革的趋势

我国高校人事制度改革的核心内容是用人制度改革和分配制度改革,改革的总体趋势具有以下五个方面的特点:

1.用人制度从行政任用关系向协商聘用关系转变。高等学校的用人制度从行政任用制转变为聘用(聘任)制,这种聘用(聘任)制度将在高校全面推行。学校和教职工在平等自愿的基础上,通过签订聘用(聘任)合同确立新的人事关系。

2.人事管理从身份管理向岗位管理转变。高校的岗位设置和岗位聘用制度要实行核准制度,管理人员、专业技术人员和工勤技能人员都要纳入岗位设置管理。

3.用人期限从职务终身制向合同管理制转变。按照相对稳定、合理流动、专兼结合、资源共享的原则,鼓励校际之间互聘、联聘教师,健全考核制度,加强聘后管理。经考核不能胜任本职工作的,可以通过解聘、辞聘等方式解除聘用合同,终止聘用关系。

4.职工与学校之间的关系从行政依附关系向平等人事主体之间关系转变。实行聘任制度后,高校的教职工由“单位人”逐步转变为“社会人”,学校对聘用人员有聘用和解聘权,教职工对学校有应聘和辞聘权。这样,在高校中延续了几十年的教职工对单位的行政依附将逐渐淡化直至最终完全消除。

5.职工退休养老由退休工资制度向社会保险制度转变。2009年国家人力资源和社会保障部已将《事业单位养老保险制度改革方案》下发到五个省市进行试点,推行退休工资制度为养老保险制度势在必行。

二、改革形势下高校人事档案制度的调整

人事制度改革要求人事档案工作者必须及时做好改革的跟进工作,提高认识,转变观念,对传统的档案制度进行相应的调整。

1.对工作职能和管理方式的调整。传统人事档案管理的一个重要职能是档案管理为干部管理服务,现代人事档案管理应该树立人才资源是第一资源的观念,应该强调档案管理中的公共服务属性和信息服务属性。从这个观念出发,将人事档案的管理职能和管理方式由简单的封闭性管理转变成动态的开放性管理,由单纯的为组织、人事部门服务转变成为高校人才资源市场服务,这应该是人事档案制度调整的一个重要任务。

2.对档案材料收集和归档的调整。根据高校人事制度改革要求用人机制由单位任用关系向聘用关系转变,鼓励高校之间的人才流动和人才资源共享的特点,人事档案材料的收集和归档应当扭转传统人事档案管理中的重政治、轻业务倾向,要从忠实记录人才资源综合素质的角度出发,重视反映教职工个人专业特长、业务能力、工作业绩、个性特点的材料,使人事档案材料真正具有全面性、真实性、写实性和跟进性特征。

3.对人事档案保密制度的调整。人事制度改革后,职工与学校之间的关系由单位依附关系转变为平等人事主体的关系,这种关系是一种“契约关系”,强调关系双方权利和义务的对称。改革后的人事档案制度必须坚持以人为本和保障职工权益的思想,档案的建立、保管、调阅和传递必须保障职工的参与权和监督权。传统人事档案管理的保密制度应该予以调整,非属国家规定的保密内容,作为人事主体之一的教职工应该享有对自己档案内容的知情权和对档案内容披露、公布的监督权和限制权。

4.对人事档案管理办法的调整。高校人事制度改革将打破高校传统的由事业编制控制的用人格局,人事构成与档案管理将出现多元化的局面。在未来高校人员有可能全部实行人事制和全部实行社会养老保险制之前,高校人事档案的管理急需建立起一套适应人事制度改革逐步深化的新的管理办法。

参考文献:

档案管理的管理制度范文第4篇

【关键词】资料；归档管理；档案管理制度

引言

东莞市防雷设施检测所是东莞市气象局重要的对外服务单位，日常主体业务产生的文书资料、影像资料繁多，为有效管理这些资料，需建立健全的档案管理制度来规范业务工作，以体现公开、公平、公正的服务原则。

1 现行东莞市防雷设施检测所档案管理状况

1.1 东莞市防雷设施检测所主体业务资料

防雷所日常工作所产生的资料繁多，主体业务资料包括建筑物年度检测资料，建筑物竣工验收资料，建筑物新建、扩建报建资料，风险评估资料，雷灾调查资料，内部评审，外部评审，现行规范，内部文件，实验室资质资料，各项工作细则等。

1.2 东莞市防雷设施检测所档案管理机构

现行防雷所内的档案管理机构主要是审核组，有一名资料收集归档人员和一名资料归档审核人员。资料收集归档员并非专职，仅对建筑物年度检测资料，建筑物竣工验收资料，建筑物新建、扩建报建资料，报建审核资料，风险评估资料进行收集归档。

1.3 东莞市防雷设施检测所档案管理存在的问题

由于缺乏健全的档案管理制度和专职人员，所内仅对日常主体业务资料进行收集归档，但一些非主流的资料并没有进行有效的管理。例如：归档资料的借阅和查阅，资料销毁，仪器报废维修，会议记录，技术讨论结果等等。

2 东莞市防雷设施检测所档案管理建立档案管理制度

2.1 档案管理原则

（1）加强防雷设施检测所档案管理工作，更好地为企业提供信息服务。

（2）防雷设施检测所档案是防雷所在各项活动中形成的全部档案是总和，其中以防雷检测档案为主体，包括：新建防雷设施资料，定期年检资料，化学危险品场所防雷资料，报建资料等等。

（3）档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护防雷所经济利益、合法权利和历史真实面貌的一项工作。

（4）档案工作要坚持统一领导，分级管理的原则。

（5）归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

（6）结案后及时交专职人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

2.2 东莞市防雷设施检测所档案管理组织架构

建立四级的管理体制。所长统领整个所内的档案管理工作；归档审核员对各项资料结案确认、编号入室；专职资料收集归档员对各项资料进行收集归档提交归档审核员；报建窗口收集新建、扩建报建资料和发票，审核组收集报建审核资料，检测组收集年度检测资料、竣工验收资料和分段验收资料，风评组收集雷击风险评估资料和雷灾资料，办公室收集上级单位的文件、人事资料、各项工作细则等。

2.3 归档资料范围

2.3.1 东莞市防雷检测所各项工作细则

（1）防雷装置报建审核工作细则；（2）防雷装置年度检测工作细则；（3）防雷装置竣工验收工作细则；（4）雷电风险评估业务操作细则；（5）计费、收费和发票管理工作细则；（6）防雷合格证、副证、报告书发放、更改和销毁工作细则；（7）档案管理工作细则；（8）印章使用操作细则；（9）技术规范使用操作细则；（10）图纸使用操作细则；（11）仪器、设备、办公用品购买使用操作细则；（12）内部管理评审工作细则；（13）实验室资质认定操作细则；（14）文件收发操作细则；（15）保密工作细则；（16）公众网信息操作细则；（17）以上细则修改、作废操作细则。

2.3.2 防雷装置报建材料

（1）防雷装置报建登记表；（2）防雷工程专业资质；（3）焊工证书；（4）相关图纸；（5）建设工程规划许可证；（6）防雷装置报建受理回执 。

2.3.3 防雷装置设计审核材料

（1）防雷装置设计审核申报表；（2）防雷装置设计审核资料补正通知；（3）防雷装置初步设计核准意见书；（4）防雷装置设计核准意见书；（5）防雷装置设计审核受理回执；（6）新建建筑物防雷装置检测手册；（7）防雷装置检测协议书；（8）缴费发票。

2.3.4 防雷装置竣工检测材料

（1）防雷装置竣工验收申请书；（2）防雷装置检测报告；（3）防雷装置合格证；（4）防雷装置检测原始记录表；（5）新建建筑物防雷装置检测手册；（6）图纸（共 张）；（7）客户满意度调查表。

2.3.5 防雷装置年度检测材料

（1）防雷装置检测协议书；（2）交费发票；（3）防雷装置检测报告；（4）防雷装置合格证；（5）防雷装置检测原始记录表。

2.3.6 雷电灾害风险评估材料

（1）建设工程立项批文；（2）雷电灾害风险评估协议书；（3）雷电灾害风险评估报告；（4）雷电灾害风险评估原始记录单；（5）交费发票。

2.3.7 雷电灾害调查材料

（1）雷电灾害调查原始记录；（2）雷电灾害调查报告。

2.3.8 学习、会议记录资料

（1）学习、会议纪要；（2）技术讨论结论记录。

2.3.9 防雷设施检测所人事档案资料

（1）劳动合同；（2）学历资料；（3）职称资料；（4）培训资料；（5）上岗证资料；（6）奖励证书；（7）社保缴交资料；（8）任命文件。

2.3.10 仪器、设备、办公用品资料

（1）仪器、设备、办公用品购买申请、发票；（2）仪器、设备使用说明书；（3）仪器、设备检定证明；（4）仪器、设备使用登记表；（5）仪器、设备维修登记表。

2.3.11 其他资料

内部评审资料，外部评审资料，实验室资质认定资料，现行使用规范，上级部门发放文件，培训学习资料等。

3总结

通过分析东莞市防雷设施检测所档案管理现在的缺陷，针对防雷所的主体业务和对外服务的特性，依据中国气象局第20号令《防雷减灾管理办法》、中国气象局第21号令《防雷装置设计审核和竣工验收规定》和《关于核定防雷设施检测等服务项目和收费标准的复函》粤价函[2004]409号等文件精神建立防雷设施检测所档案管理制度，架设管理机构和规范归档资料，不仅有效规范所内的日常工作，并将日常工作留下的痕迹进行有效归档管理，为实验室资质认定和风险效能防控提供全面真实的资料。

参考文献：

[1]中国气象局第20号令《防雷减灾管理办法》，中国气象局文件，2011年9月1日起施行

[2]中国气象局第21号令《防雷装置设计审核和竣工验收规定》，中国气象局文件，2011年9月1日起施行

[3]《关于核定防雷设施检测等服务项目和收费标准的复函》粤价函[2004]409号，广东省物价局文件，2004年8月1日

作者简介：

朱锦坤（1982—），男，助理工程师，本科，主要从事防雷减灾工作。

档案管理的管理制度范文第5篇

关键词：国家机关；人事档案管理制度；对策

当前，我国人事档案管理制度的改革大大落后于干部人事制度改革的整体进程，在国家机关人事档案管理工作中引发了一系列问题，对国家人事工作的开展也造成了一定影响。不久前石家庄团市委副书记王亚丽档案造假骗官案，当事人档案中多处造假，而多年来历次升迁考核中竟然一直未没被发现，这给我国干部人事档案的管理工作敲响了警钟。国家机关人事档案的管理需要站到国家人事工作的全局上去考虑，必须对现有的人事档案管理制度进行改革，如若不然，干部的人事档案就成了一种摆设，不仅无法起到知人用人的作用，反而会成为一些人利用的工具。本文对国家机关人事档案管理过程中存在的问题以及对策作一探讨。

一、当前国家机关人事档案管理中存在的问题

近年来，随着我国行政体制的改革，人事制度也加快了改革的步伐。相比而言，人事档案管理改革的步伐则明显滞后[1]，尽管我国人事档案管理也作出了一些调整，但是整体上仍在不断的探索和调整之中，人事档案管理仍存在不少问题。

1.档案工作人员责任意识和公民诚实意识有待加强。人事档案管理固然需要法律体系和必要的制度安排，但其在很大程度上取决于档案工作者和公民诚信意识的培养。目前我国的档案管理责任意识和诚信环境并不乐观。如一些人在利益的驱使下，弄虚造假；而一些档案管理人员责任意识不强，人事档案鉴定工作把关不严。人事档案的鉴定工作是国家机关人事档案管理过程中的一个重要的环节。其主要工作是审查档案材料，鉴别档案的真伪以及是否完备，以判定其保存价值。鉴定工作是保证人事档案真实性的重要工作，同时也是一项政策性很强的工作。由于人事档案涉及干部人员的考核和升迁，一些人在利益的驱使下，弄虚造假，甚至伪造文件，伪造印章。而一些人事档案管理人员，由于把关不严或者是受利益的驱使，没有严格按照人事档案鉴定工作的要求和步骤，采取了放任的态度，也导致了人事档案中掺入了一些虚假信息，给人事档案的公信力造成了不利的影响[2]。

2.规章制度不健全。我国在人事档案鉴定制度的设计上，也缺乏针对档案造假制定出相应的应对措施，对人事档案的科学性和公信力的保护力度不够。在政府信息公开的背景下，人事档案开放程度不高。在人事档案的公开上，我国沿用的依然是1990年中央组织部颁布的干部档案工作条例，采取严格保密的方式。一些人一辈子甚至都没有见过自己人事档案的内容，对于里面写了什么，档案里面对自己反映的情况是否正确属实，个人失去了必要的知情权和发言权，这也对人事档案的真实性造成了一定的矛盾[3]。

3.人事档案的收集内容不够全面。人事档案的收集决定着人事档案内容的全面性和广泛性，也是做好对干部全面考察的基础和前提。尤其是国家机关人事档案，更是考察一个官员的重要依据。目前，我国国家机关人事档案的收集渠道不够广泛，收集内容不够全面。传统意义上干部人事档案一般由个人履历考核、政审、党团、奖励、处分、工资晋升及出国其他材料组成。这是构成人事档案的基础，然而，随着时代的发展，一些档案也需要在内容和形式上有所创新，而不能一直沿用过去的一套方式去收集。同时，传统人事档案呈现出内容单一、空洞，政治历史材料多，业绩材料少，老材料多、新材料补充不及时等老问题。这些档案内容在干部的考核和升迁过程中很难以起到应有的作用，既不能反应他工作的现状，也不能反应出他的个人能力和素质。档案中缺乏一些具体的数据信息的支撑，多是一些官话、套话，难以对个人作出准确客观的定性。这也给一些真正在平时的工作中有能力的人造成了不利，即个人的综合情况不能在档案中反应出来。

4.缺乏对人事档案信息资源的开发。档案收藏的目的是为了满足应用的需求，而当前我国陷入了一个误区，那就是为了收藏而收藏。把辛苦收集而来的人事档案材料，收藏起来了之。人事档案的信息资源开发，主要是发掘人事档案中蕴藏的有利用价值的信息资源，通过鉴别筛选、加工整序、编目汇纂，寻找和获取较为集中系统或者有特定价值的档案信息资源。通过人事档案信息资源的开发，将一些人的经验教训，或者独特技能以一种更加直观的方式表现出来，不仅可以很好的体现出个人的综合能力和素质，也可以为国家机构对于干部的考察和培养管理提供大量的现实的素材。

5.新技术应用与传统理念的冲突明显。当前，许多国家开发了人事档案管理信息系统，为人事档案电子化提供了便利。但是我国由于受传统管理理念的影响，限制了新技术作用的发挥。开发人事档案信息管理系统的目的，是对人事档案进行电子化的管理，节省人力物力资源。在这个过程中，很多单位仅仅是将传统的纸质档案进行了电子化处理，而在人事档案的传递过程中，管理人员依然在采用传统的纸质档案方式方法，这种新技术与传统管理理念的冲突，不仅影响了新技术的作用的发挥，也对社会资源造成了浪费。

二、国家机关人事档案管理改革的对策

在发达国家的行政管理模式中，行政人员的人事档案往往被当作人事工作开展的有力工具，在促进人才的选拔和利用方面发挥着重要功能。我国政府机关人事档案管理改革过程中，可借鉴西方发达国家成功的管理经验，结合我国国情，从思想认识、规章制度、信息化建设等层面上，采取相应对策。

1.提高档案工作者的思想觉悟和执行力。《干部档案工作条例》指出，干部档案管理工作人员必须由政治上可靠，党性强，作风正，能够遵守党的纪律，严守党的秘密，同时具有一定的工作能力和文化水平的党员干部担任。当前，我国机关档案中出现的很多问题与档案工作人员责任意识不强，缺乏思想觉悟有关。因此，在开展国家机关人事档案管理制度改革的同时，也要对人事档案的工作人员进行思想上的认识教育和培训，使其认识到人事档案工作的重要性。同时要提高人事档案鉴别能力，确保档案材料的真实性。国家公务员人事档案是党和国家的宝贵财产，也是国家选拔人才、任用人才的重要依据。因此，必须要加强对人事档案的鉴别，消除人事档案内容失真现象。

由于受社会不正之风的影响，个别人出于个人私利，弄虚作假，使一些人事档案材料失去真实可靠性。因此，有必要对国家工作人员的人事档案内容进行一次严格认真的鉴别，做到不经审查的材料不归档、手续不全的材料不归档、内容不实的材料不归档，只有这样才能维护人事档案材料的完整、真实。针对近年来出现的一些高科技档案造假，人事档案工作部门要有相应的应对手段。对于在干部人事档案中造假的人员，一定要加大打击惩处力度，坚决杜绝这一现象。同时，要通过建立国家工作人员人事诚信档案，对于涉嫌造假的人员，要在人事档案中如实记录下来，并且在人员的升迁和考核中，增加诚信档案的比重。

2.完善规章制度。针对我国人事档案管理制度不健全的问题，应对人事档案管理的三个基本环节，即鉴定、披露和查询，制定相应的法律法规，明确违法应承担的法律责任。要加快对政府监管制度的建设，修订与现行人事档案管理不适应的法律法规。

适当开放与保护个人隐私相结合。档案管理的本质作用在于利用，如不积极加以利用，就失去其存在的意义与作用。而要对人事档案进行充分利用，对档案信息内容的公开是前提和保障。但是，人事档案中又包含着很多涉及个人隐私性质的内容，如健康状况、婚姻状况、财产收入状况、职业经历等不适宜对社会公开的内容。这就要求档案公开要适度，保护个人的合法权益不受侵害。

国外在这方面严格遵守保持公民知情权与隐私权有机结合的思想，一方面遵照信息自由法的规定，积极提倡保障个人的知情权，对人事档案采取了依申请公开的方式，只要是在法律许可的范围内，人事档案必须向符台条件的利用者开放；另一方面，他们又严格遵守隐私法的规定，人事档案的提供利用必须以尊重个人的隐私权为前提，不能开放的内容将坚决受到保护。如美国所有的人事档案只对本人或经过本人授权的他人开放，每个员工都可以上网查询自己的某些人事档案，如工作履历、提薪情况等，如果要查阅更隐私的信息，如工作申请、奖惩情况则要去单位的人事档案室查询。在美国，未经人事档案主体授权的人看他的档案是违法的，对执法部门也不例外。此外，对于上级领导对员工的工作鉴定，本人可以查看鉴定结果，如本人对鉴定结果不满，可向更上一级领导反映，以取得公正的评语，从而保证人事档案的科学性[4]。

强化领导负责制，对于档案工作者出现的失误，相关领导要承担连带责任，只有通过制度上的完善和工作人员素质的提高，才能最终提高我国国家机构人事档案管理的质量。

3.加快国家公务员人事档案信息化建设。人事档案信息化的目的就是更有效的管理和使用人事档案信息资源。在美国，公民个人档案已基本实现了网络化管理。在公民的网络档案中包含着公民的学校学习、工作的个人基本信息，以及个人的信用记录、驾驶记录、司法记录等多方面内容。并且通过类似于身份证号码的社会保险号码可以对档案的内容进行查询，比如司法部门可以通过这个社会保险号码调查每个人的司法记录，公民个人也可以通过特定的密码在网上进行查阅[5]。

当前，随着我国国家公务员队伍的扩大，人事档案管理工作和利用需求增加。我们可以借鉴美国的经验，积极的开发国家公务员人事档案网络化系统。一方面，可以全面收集人事档案信息的内容。通过国家公务员人事案信息数据库，进行公务员人事信息的查询、检索和统计分析，并且将个人信息以各种图表和表格等直观化的形式表现出来，在组织人事部门选拔考察干部时可以以更加的明确和对比的方式呈现每个人的优势。另一方面，可以开发人事档案信息资源，实现资源共享。通过大型扫描仪将个人的简历、政历、组织鉴定、考核材料等内容都进行扫描，建立一个国家公务员系统人事档案全文数据库，利用者通过网络就可以方便地查阅人事档案信息，不仅可以实现单位内部人事档案的电子化管理，还可以实现部门单位之间以及上级主管部门对全国公务员人事档案信息资源的共享。

参考文献

[1] 蔡啸. 国家机关人事档案管理改革之我见[J].档案学通讯，2008（6）

[2] 李卫华. 人事档案信息失真现象探讨[J].兰台世界，2007（9）

[3] 唐高计. 揭去人事档案的神秘面纱，增加档案的透明度[J].档案学研究，2005（6）