人事档案管理优化

前言：想要写出一篇令人眼前一亮的文章吗？我们特意为您整理了5篇人事档案管理优化范文，相信会为您的写作带来帮助，发现更多的写作思路和灵感。

人事档案管理优化范文第1篇

受我国传统计划经济体制的影响，传统的人事档案管理是一种以“管理”为中心的陈旧模式，在这一模式下，人事档案管理是一个完全封闭的领域，在这一领域内，人事档案管理体制又是一个强调内外有别、档随人走、档案管理资格限定以及档案利用阻碍重重的制度。目前，这一模式已经在很多方面暴露出缺陷和不足，包括档案内容的真实性和完整性不足、档案管理和利用的无序化以及档案管理技术手段落后等。在这样一种现状面前，人事档案管理的需求和必要性都呼之欲出，探讨人事档案管理工作的优化路径成为学者和相关领域从业者讨论的热点。本文将着重从人事档案管理工作优化改革的必要性和具体路径出发展开下面的论述。

二、改革企业人事档案管理工作的必要性

本文认为之所以强调改革企业人事档案管理工作的重要性是和以下几个方面密不可分的：

（一）知识经济时代的必然要求

对人事档案管理的认识不断加深以及重视度不断提升的现象是与世界经济发展到以知识经济为主导的阶段这一社会经济背景是分不开的。知识经济是指一种经济增长主要依赖于知识的生产、扩散和应用的经济形态。在这样一种经济形态下，知识积累是经济增长的源泉，而知识的积累和技术的进步则主要依靠人力资本。于是知识经济背景下，人力资源管理便成为最受关注的一种资源类型。随着人力资源管理的重要性不断凸显，人事档案这一承载基本人力资源数据和信息的材料便成为管理者们关注的重点所在。

（二）实现企业全面管理的重要方面

企业管理不仅仅是生产和经营这些看得见的价值创造部门。企业的员工也是企业存续和发展的重要基石。特别是技术和知识密集型行业，人才的重要性更加突出。如何更好地管理企业的员工，为企业创造更多的知识财富也是企业管理者需要倍加关注的问题。而随着劳动力市场的不断自由化，员工的流动性较之以前都有很大的提高。一方面，这反映了市场经济环境下人员的优化配置，能够更好地促进人力资源的优化利用；另一方面，企业在人员管理上的压力也随之增大，人员流动的频繁也不利于档案的保存和管理，“弃档”现象时有发生。这些都不利于企业对员工的管理。因而改革人事档案管理制度对于实现企业全面管理也是有利的，只有这样，企业才能更有针对性聘任、培养满足自己发展目标的员工，提高企业员工的总体质量。

（三）增强企业市场竞争力的有力手段

知识经济时代，知识和人才是财富创造的源泉。那么在市场经济下，企业保持竞争力的一个有力手段便是人才的管理。结合企业的发展方向和目标，有针对性地寻找所需要的人才，并深入了解员工的背景信息，为企业员工和人才的管理建立其一个制度化的体系都是企业人才管理的重要方面。因而，做好企业人事管理工作，对于企业有效利用人才资源，实现自身的长足发展，增强和保持市场竞争力的重要手段。

三、改革企业人事档案管理工作的几个原则

在分析企业人事档案管理工作优化改革的具体路径之前，应当首先明确整个人事档案管理工作的总体原则。本文认为，改革企业的人事档案管理体制应当坚持以下原则：

（一）服务为导向的原则

档案资料是记载个人基本信息、整体素质和能力以及社会履历的重要资料。既是个人向用人单位展示自己的重要手段，也是用人单位认识和了解求职者，更好地管理人才的重要手段。在企业人事档案的管理过程中，从整个档案的归入、管理、移出以及保管都要体现为用人单位和个人服务的原则。保证为用人单位提供真实、完整、有效的档案信息，也为个人提供向用人单位展示自身素质和能力的素材，同时注意保护个人基本信息和隐私不被泄露和不当使用。

（二）保证档案内容完整、准确的原则

考虑到人事档案在企业全面管理的重要性，档案内容的完整准确对于企业和个人来说都是至关重要，否则档案资料的利用价值便值得怀疑。完整性要求是指档案资料必须能够反映个人的全部基本信息，并且全面反映一个人履历变化的过程，不能出现前后矛盾的现象。准确性要求是指档案资料内容准确无误、不存在模糊不清、无法确认的信息。只有满足这些基本要求之后，人事档案资料的使用价值才能得到保证。

（三）实行统一和标准化的档案管理原则

因为人员流动的频繁，档案资料会在多个单位之间流转，为了更加便利有效的管理，便需要有一个统一和标准化的人事档案管理制度。从档案的归入、整理、编排以及保存、借阅、流转和保密等各个环节实现标准化和规范化。

四、改革企业人事档案管理工作的具体路径

在改革总体原则的指导下，本文认为应从以下几个具体方面出发，具体实现企业人事档案管理制度优化目标，包括：

首先，须从总体观念和法律制度上明确用人单位是员工人事档案的建立者和管理者，摆脱已有的认为政府人事管理部门才是个人人事档案保存和管理的唯一主体的错误观念。毫无疑问，相比较各个用人单位主要是企业，政府人事部门对于企业人事档案的利用和利害关系程度存在不足。将档案的建立和保管的权限交给企业自身，既有利于企业自身对人员的管理，也有利于促进企业改进管理方法和制度实现人事档案管理工作的优化。其次，建立合理且可操作性强的人事档案管理制度。按照更好地服务相关主体、确保档案内容完整、准确以及实现档案管理工作统一标准化的原则，在人事档案的归入、整理、编排以及保存、借阅、流转和保密等各个环节都明确具体的操作规范和目标要求，并且明确岗位职责，以此保证整个人事档案管理制度的有序化和科学性。再次，重视档案管理的人才队伍建设，提高整个档案管理工作队伍的业务能力和工作素质。不仅要强化职业道德和行业文化知识教育，提高相关人员的政治素质和法律意识，也要注重提高其知识水平和服务能力，增强其对现代技术手段和管理理念等专业知识的掌握程度。最后，借助信息化技术，实现档案管理工作的全面信息化。计算机和信息技术的已经深入整个社会管理的方方面面。实践也证明，信息技术能够更好地降低管理成本、提高管理效率，更好地实现管理目标。企业在人事档案管理的信息化过程不能仅仅是进行简单的电脑录入和输出，应当结合企业的不同管理目标，对人事档案进行全面的处理和利用。

五、结语

人事档案管理优化范文第2篇

[关键词]大数据；高校；人事档案管理；价值；优化路径

1大数据时代高校人事档案管理的价值

在高校的人事档案管理中，应用大数据有非常重要的价值。第一，收集价值。在人事档案管理工作中，涉及的信息量非常大，形式也比较多[1]。传统的档案管理通常用纸质的方式进行，使用起来不是很方面，时间久了还会造成数据丢失的情况。在档案管理中应用大数据技术能够系统的收集高校的人事信息，并且对这些信息进行准确的分类和储存，为实现人事档案管理的信息化打下良好的基础。第二，管理价值。高校的人事档案中有非常复杂的信息，人工管理的效率并不是很高。在管理的过程中应用大数据可以发挥计算机以及云存储技术的作用，促进人事档案管理工作效率的提高，使档案管理工作能够更加有序的进行。第三，使用价值。在高校的人事档案管理工作中应用大数据可以通过计算机的检索功能获取需要的信息，更加便捷的进行档案管理工作，这对人事决策是十分有利的。

2大数据时代高校人事档案管理的优化路径

2.1更新人事档案管理的理念

在大数据背景下，高校应该对以往的档案管理理念做出改变，对档案管理信息化的重要性有充分的认知。高校可以应用大数据对复杂的人事档案进行收集、分类以及存储，在这个基础上制订与高校的实际情况相符的管理系统。另外，高校还应该使档案管理制度不断完善，修正现阶段的管理机制，让每一个管理人员都明确自己的职责，细化工作内容，让档案管理人员在实际工作中严格按照相关的制度来进行信息化管理。

2.2积极构建大数据管理平台

在更新了档案管理的理念之后，高校应该加大在资金方面的投入，对管理人事档案所需要的硬件设备以及软件技术进行更新。在硬件和软件都达到标准之后，可以在这个基础之上构建大数据的管理平台。在构建管理平台时，应该对原始数据进行收集和管理，并且辨别其真伪[2]。与此同时，要以部门为单位建立基础的数据库，准确地将每一份人事档案中的编号、姓名、民族等基本信息录入。在完成基本信息的录入之后，再对人事档案进行有效分类，方便在以后需要的时候进行查询。在基础数据库中，还应该将人事档案和与之相关的职能部门连接在一起，方便以后对数据进行及时更新。

2.3构建“大档案”思维

在大数据背景下，高校在进行人事档案管理工作时应该对以往的思维模式做出转变，构建“大档案”思维，从多个角度对人事档案的资料进行收集和管理。在对大档案进行构建的过程中，应该将端口作为基点，全方位检测档案资料，从而促进人事档案管理效率的提高。同时，对于档案信息的安全性要引起足够重视，以防档案信息被窃取，保证知识产权不受到侵害。大档案体系有很大的规模，信息量也比较全。因此，在管理过程中，应该对档案信息之间的有关联系有准确理解，从而将档案管理信息化的作用真正发挥出来。

2.4改进高校人事档案管理方法

高校的管理人员应该对人事档案管理加大开发力度，提升管理人员的管理意识，从而更好地满足社会的需要。管理人员可以通过信息技术来进行人事档案的管理，将科技的作用真正发挥出来，用数字化的方式来进行档案管理，如拍照、录像等。高校还可以使用数字技术对档案信息进行存储，实现资源共享，通过借阅登记的方式为用户提供信息服务。这样一来，用户就可以自行对档案信息的数据进行查找[3]。管理人员还要建立完善的高校人事档案管理数据库，将更多有价值的信息挖掘出来，从而促进人事档案管理质量的提高。通过在人事档案管理工作中应用信息技术，并且对制度进行创新，能够更好地实现档案管理工作的数字化、信息化和网络化。

2.5提升档案管理人员的业务水平

为了更好地实现高校档案管理的信息化，提高档案管理人员的技术水平是十分必要的。负责档案管理的工作人员不仅要精通专业的档案管理知识，信息技术水平也要达标，并且还要具有良好的思想觉悟和责任感。因此，高校在进行信息化的人事档案管理时，应该对管理人员进行业务上的培训，提升他们的业务水平和综合素质。在招聘档案管理人员时，应该综合考量他们的专业水平和计算机水平，从而使档案管理人员的质量从整体上得到提高。

3结语

总而言之，在大数据背景下，高校的人事档案管理工作应该进行不断优化和完善。因此，高校应该对人事档案管理的理念进行更新，积极构建大数据管理平台，构建“大档案”思维，改进高校人事档案管理方法，提升档案管理人员的业务水平，从而有效提高高校人事档案管理工作的效率。

【参考文献】

[1]黄昆.高校人事档案管理及应用研究[J].兰台内外,2019(19):21-22.

人事档案管理优化范文第3篇

关键词：人事档案 规范化 科学性 学校

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2012）12（a）-0-01

学校人事档案部门是保存和提供个人人事档案的专属机构，它要真实完整的记载个人履历、党政材料、奖惩处分等可供组织参考的很多材料。因此，学校的人事档案也为正确选拔干部提供了全面考察和正确选拔的重要参考依据。接下来我们主要是从以下几方面职能的强化来进行浅析：

1 强化人事档案的规范整理

人事档案的规范整理首先就是对收到的归档材料进行审核，审核目的就是 看此档案是否符合归档要求，有无超越所规定的范围。一般说来，人事档案的整理工作主要分为五个部分，即编目、排序、分类、加工以及装订等等，是整理的人事档案条理化、系统化，并在此基础上对档案的内容要不断的加以补充。1）档案材料的编目。一份完整的人事档案材料通常是对其逐份逐项进行编排目录，按照排列顺序，要求目录要清楚，填写要准确。当然是写目录时要求自己工整美观，使用规范的书写纸质和书写用笔，不可以使用铅笔、圆珠笔、装有红蓝墨水的钢笔等。如果档案材料的目录书写完成后一定不能随意涂改。在书写目录时还有几项注意事项：一是根据材料的题目需要填写材料的名称和材料形成的时间；二是材料整理完后要在指定的位置填写具体的页数；三是每一类目录填写完后要注明类别号；四是注意处理备注说明问题即人事档案材料中的审批表和复印件等内容。2）档案材料的排序。档案材料的排序有两个必要的参考因素即内容的内在联系和形成时间上的先后顺序，按照这两大关键因素进行排序后要对其进行编写类别号、顺序号和页码，把整理好的材料固定下来。3）档案材料的分类。一是履历材料，二是自传材料，三是考察、审计材料。四是学历学位、专业技术资格证书等材料。档案材料初步分为这四大类，在其整理过程中，要求工作人员要对这四类的具体内容熟记于心，以便在工作过程中实施对材料的有效分类。对认识档案材料的分类整理，使之更加清晰明确，有助于对人事档案的管理工作的进行。4）档案材料的加工。首先，对档案材料篇幅过大或是过小的处理。如果材料篇幅过大，要进行剪裁或是折叠。处理后的档案材料仍然要保持平整，内容不容有失，以便日后的查阅。如果篇幅过小，应该对材料进行装裱，在装裱时也要注意不能损坏原来的文字或是照片等信息。其次，对于那些纸张存在破损、字迹书写不符合归档要求，或是篇幅不规则的档案材料要进行电子扫描或是复印加以保存，放在原件的后面。再次，人事档案的材料要各自独立，严禁将多份材料胡乱装裱在一起。并且档案材料上的金属装订物应该加以拆除。5）档案材料的装订。在装订时一定要遵守装订的顺序，就是把档案的目录置于卷首，材料的排列顺序和目录保持一致，装订时做到整齐美观，这样方便查阅。

2 强化档案管理的相关职能

1）强化工作指导职能。档案管理工作是一项细致并繁琐的工作，同时它也具有很重要的作用，因此，需要有专门部门对其进行专业的理论上的指导。一方面就是要依法指导，即但凡是法律上要求的，在技术上就要加以指导。另一方面就是要对相应的职能部门的档案管理工作做好专业的咨询和培训。坚持“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的原则，科学、规范、高效的进行档案工作的指导。那么提高案卷质量、保证归档材料齐全完整的关键就是坚持部门立卷制度。它有利于排除个人主观和人为的障碍的影响。目前档案管理要严格按照《电子公文归档管理暂行办法》和《电子文件归档与管理规范》的要求，加强对人事档案管理现代化的业务指导。当然，相关部门要注意到的是要用多样化的制导方式，直接与间接相结合的方式，有重点的加以指导。2）强化工作服务职能。为了使档案工作有效地为国家和社会服务，就要遵循国家制定的相关法律的规定。由于档案管理工作本身的工作性质决定了它是一项服务性的工作。这样就确定了档案工作的宗旨：为社会相关需要人员、各项社会管理工作以及社会主义经济建设服务。与此同时，档案管理工作的工作人员要有服务大众的意识，要不断拓宽其服务领域和服务范围，加大学校的档案向社会公开力度，加快推进学校档案服务的社会化。档案管理服务职能的强化的同时，其服务手段的形式也要多样化。这样就可以最大限度的发挥档案资源信息资源的利用。档案工作既要做好常规服务，又要有超前意识与超前服务，有针对性的服务，服务不仅要有始有终，而且也应该灵活多变。3）强化开发利用职能。档案真实的记录了历史，汇集了大量的信息。而学校又是知识与人才并存的地方，那么学校的档案记载了深化教育体制改革的每一次重大举措，也反映出我国教育事业的成就与发展水平。随着当今科学教育事业的飞速发展，学校的档案记载越来越成为我国经济社会发展不可或缺的战略资源之一。但是，我国目前对于学校的档案开发利用不充分，很难发挥其战略作用。因此，学校领导和有关职能部门要做好档案信息的收集，以供决策；档案信息的及时提供也可以促进教学和科研水平的提高。4）强化工作监督职能。《档案法》赋予了档案管理部门具有监督的权利，因此学校的档案管理部门应该积极参与到学校的各项管理活动之中。例如，学校科研成果的以及科研项目的验收，档案部门要先对其文件材料进行验收；或是教师评定职称以及选拔干部的时候，档案部门要提供准确可靠的相关材料信息。随着目前社会主义的经济文化等各项事业的不断发展，各个学校的档案管理制度也是日趋完善，强化学校人事档案的管理十分必要，也是当前学校工作的重点之一。当然与此同时，学校人事档案的需求也呈现出多样化的特点，这对目前学校的档案管理工作的有效进行有着十分必要的联系，同时也是学校人事档案工作改革的坚实基础。

参考文献

[1] 周燕.对档案管理的点滴看法[J].档案管理，2005（6）.

人事档案管理优化范文第4篇

［关键词］信息时代;高校;人事档案管理;现状;加强策略

引言

人事档案是对个人履历的一种展示，无不体现了思想意识及社会形态的变化。随着科技时代的发展，信息技术逐渐渗透到了人类工作与生活的方方面面，为人们创造了优质的信息服务环境。在这样的环境背景下，高校人事档案管理作为一项服务性工作，加强其信息化建设与管理显得尤为重要。纵观我国高校人事档案管理整体，其在信息化管理方面仍存在不少问题，严重影响了人事档案的保存与利用。因此，对信息时代背景下我国高校人事档案管理进行研究具有非常实在的作用和意义，并受到了社会各界的广泛关注和重视。

一、高校人事档案管理的界定及功能

人事档案管理是高校人事工作的重要内容，它是指人事管理部门或其他相关部门根据个人经历或素质表现，以个人为单位搜集和保存的便于日后查考的人事材料管理工作，主要包括人事材料的搜集、甄别、整理、保存、查询及传递等内容，是一种服务类工作。信息化时代背景下，高校人事档案管理工作性质和内容不变，只是通过对先进思想和技术的引用完善高校人事档案管理工作体系，从而提高人事档案管理工作的质量和效率，延长人事材料的使用寿命，以便于人事档案管理工作更好地服务于高校系列管理活动。人事档案管理将人事相关的信息资源整合在一起，记录了个人的工作历程、政治素养、工作业绩以及职务变化等情况，是个人品牌的重要标识，为高校人力资源管理工作提供了重要的信息依据，有利于指导高校系统化、科学化地开展师资队伍建设、教学活动安排等工作，严格意义上讲，人事档案管理是高校教育改革与优化重要的依据和基础，理应得到高度的重视。

二、信息时代背景下我国高校人事档案管理的现状

信息时代背景下，信息资源的搜集、整理及利用效率和质量更高。但是，信息时代背景下，反观我国高校人事档案管理工作实际，其中暴露出了不少问题，主要体现在以下几个方面。

(一)服务意识不强

信息时代背景下，高校人事档案管理作为一项服务性工作，其服务功能应该得到进一步的发挥和利用。但是，某些高校受传统人事档案管理模式的影响，信息服务意识不强，对档案信息资源的利用率不高，开发力度明显不足。长期以来，高校一直把人事档案馆藏数量及面积视为人事档案管理绩效考核的重要内容和指标，其工作的重点是人事档案整理与保存，轻视甚至忽视了人事档案应有的价值和功能发挥，人事档案管理工作过于形式化。在信息技术飞速发展的时代，人事档案管理的服务功能愈加强化，高校现有的人事档案管理模式显然不能满足广大教职工及社会其他人员的信息需求。高校人事档案服务意识不强，所引发的重要问题是，高校数字人事档案信息资源不足，由于受建设经费的影响，人事档案管理对信息处理技术的应用不足，这在一定程度上影响了人事档案的开发与利用。人事档案会随着个人经历、素质的增长发生变化，其管理工作应是一个持续不断的过程，但是高校人事档案管理由于缺少高效使用的信息化还软件支持，对人事档案的更新不及时，缺少动态分析与统计环节，不利于专业化师资队伍建设，最终影响了高校教育的发展。

(二)管理体制落后

高校人事档案管理是一项系统工程，需要完善的管理体制作保障。但是，目前高校人事档案管理普遍存在保存散乱、方式陈旧等问题。高校教育涉及到领导、教师以及学生等主体，他们都有着独特的履历，应该建立与之相符的档案，同时还要加强对这部分档案的利用，以指导开展相关管理工作。一些高校根据管理部门的划分，将人事档案分别归入到人事处、学生处、教务处以及财务处等地点存放，甚至还存有人事档案借阅不还的现象，不利于形成人事档案的规范化、标准化管理，为档案信息利用者带来了众多不便。另外，部分高校仍然沿用人工操作的落后人事档案管理方式，各职能部门之间各自为政，彼此缺少沟通与交流，管理工作安排存在交叉重复问题，造成了人力、物力和财力不同程度的浪费，使得高校管理资源显得更加捉襟见肘，违背了我国节约型社会的建设原则。信息时代背景下，要求我国高校人事档案管理逐渐实现信息共享。高校人事档案管理规划建设方面的匮乏，使得系统兼容性低，不利于这一目标的实现。

(三)基础工作薄弱

信息时代对高校人事档案管理基础工作提出了更多、更高的要求。新的技术发展时期，高校应该加大人事档案管理方面的资金、资源投入，包括技术投入、人才投入以及环境投入等。然而，很多高校在这方面做得不足。某些高校尚未意识到信息时代背景下，人事档案管理面临的机遇和挑战，对人事档案管理建设的认知存在不足，致使相关投入不足，限制了本校人事档案管理的信息化建设程度。一般情况下，高校人事档案管理信息化需要软件及硬件方面的双向投入才能实现，应该根据人事档案的数量决定服务器的类型及其容量，但是部分高校为了节约成本，以普通微机代替专用服务器，其他相关设备老化，导致数据库系统功能满足不了需求。即使，部分高校引入了一些信息技术软件或手段，却由于不重视人才培训，导致先进技术设备利用率低，仍然阻碍了高校的信息化建设。

三、信息时代背景下我国高校人事档案管理加强策略

作者基于对高校人事档案管理内涵及功能的认识，结合上文对高校人事档案管理现状的认识，有针对性地提出了以下几种信息背景下我国高校人事档案管理加强策略，以供参考。

(一)加大信息建设投入

信息时代背景下，高校人事档案管理应该面向更高层级的发展，努力实现信息化、智能化。新时期，高校领导层及相关工作人员应该重新认识人事档案管理价值与功能，强化本项工作的服务性，认真分析人事档案信息化管理的特征，从本校人事档案管理实际出发，采取一系列的改革与优化措施。高校应该建立完善的人事档案管理信息化建设体系，真正将之纳入到校园基础建设当中，整合一切可以利用资源，适度加大信息化建设方面的投入，积极引进先进管理思想、技术设备以及技术手段，打造校园内部网络体系，尽快实现人事档案管理信息共享目标。在此过程中，高校可以请专业公司对本校人事档案管理工作进行评估，并以此为依据，制定科学、有效的信息系统建设计划，根据其技术要求，采购适用的硬件和软件。针对高校信息化建设资源有限的情况，高校应该积极寻求政府及企业的支持，与意向企业建立长期合作关系，结合企业发展需求，明确人才培训目标，满足企业人力资源需求的同时，调动企业的教育参与积极性，实现资源的优势互补。

(二)加强专业人才建设

高校系列管理工作的开展，始终离不开人才的支持。信息时代对高校人事档案管理工作人员，提出了更多的要求。高校应该分层制定专业人才建设规划，从战略的高度，去审视人力资源管理这项工作，以人才推动教育事业的发展。具体而言，高校应该普及人事档案管理重要性，在校领导层开展信息化建设培训活动，使其充分了解信息时代的特性与要求，提高他们对信息时代背景下对人事档案管理工作的认知，保证相关决策的有效性。在高校领导层的引导下，高校还应该加强人事档案管理工作人员的培训，包括知识培训和技能培训，明确信息时代对人才提出的挑战和要求，针对本校认识档案管理工作人员综合素质和能力中存在的不足，有针对地制定培训计划，请专业领域内的人才担任讲师，提高从业人员的服务意识和专业技能。与此同时，高校还应该建立与之匹配的考核机制和激励机制，对受训人员的受训结果进行评估，以此为依据改进培训计划，给予表现优良的职工精神奖励和物质奖励，激励他们向更高层次努力。

(三)健全档案管理体制

信息时代背景下，高校健全人事档案管理机制是重点。高校健全的人事档案管理工作机制，应该包括管理机制、考核机制、监督机制以及奖惩机制等等。具体而言，高校应该成立独立的人事档案管理部门，一改传统人事档案管理模式存在的弊端，有效地把人事档案信息整合在一起，利用先进的技术设备和手段，实现档案信息共享，给予各部门对等的信息查询权，尽量避免人事档案原件的流动，减少人事档案信息资源的损坏或丢失。同时，高校还应该加强对各管理部门的监管，促进他们之间的交流与合作，最大限度地提高档案信息的利用率。除此之外，信息时代背景下，高校还应该重新定位人事档案管理，拓展其功能，进一步细化其考核标准，对整个人事档案管理工作体系进行考核，在明确各相关部门及其工作人员职责的基础上，给予工作表现优异的人员奖励，给予存在工作失误的员工适度处罚，保证人事档案管理工作的顺利实施。

结语

总之，信息时代背景下，高校必须要加强人事档案管理改革与优化。由于个人能力有限，加之各高校的人事档案管理实际有所差异，作者有关信息时代背景下我国高校人事档案管理的研究可能存在不足，因此，希望各高校加入研究行列，认真甚至信息时代背景下自身人事档案管理中存在的缺陷或不足，可在本文论点的基础上进行延伸，并制定一系列行之有效的改进优化策略，注重付诸实践，从而推进本校的人事档案管理信息化建设。

参考文献:

［1］冯素晓．高校人事档案的信息化建设探究———索引的选择与应用［J］．软件导刊，2011(10)．

人事档案管理优化范文第5篇

关键词：流动人员人事档案管理问题优化策略

国家“人才强国”战略的提出以及流动人员档案管理由“单位档案”向“社会档案”的转变，使得相关档案管理工作呈现出了新特点，出现了许多新问题，需要相关人事档案管理人员理清工作思路，认清工作现状，优化工作方式，完善流动人员人事档案管理工作。特别是在用人机制不断变化、人员流动日益加强、人才需求量日益增加的时代背景下，人档分离也增加了流动人员人事档案管理工作的强度，使得档案的收集、完善、更新难度加大，需要专业人员进行科学合理的管理，以满足新环境下各企事业单位对于人才的需求。因此，本文探讨流动人员人事档案管理现存问题与优化策略也就具有一定的现实意义与工作指导价值。

1实施流动人员人事档案管理的意义

人事档案，即人员履历、才能、品德、政治面貌、家庭情况等各类信息的集中反映，是对人员进行管理、考察、选拔的重要参考依据，也是人员参与社会活动最真实、最直观地反映。而流动人员人事档案即是人事档案中一种类型，是人员与不同区域、不同单位或组织之间关系的反映，是对人员各类信息的整合。在当前国家经济飞速发展的时代背景下，我国流动人员日益增多，针对流动人员的人事档案管理工作亦日益重要，加强相关工作建设是时下人事档案管理工作之重点，具有重要意义。第一，有助于人们加强对人才社会化的认识。人档分离，对流动人员人事档案实施集中管理，可有效解决用人主动权与人才所有权相分离问题。流动人员的人事档案交由相关服务机构代为管理，可实现人才资源为社会统一所有，变“单位人”为“社会人”，解除了人事编制对人力资源的束缚，使人员可以无后顾之忧地流动，更为大胆地进行工作的选择。对此，人们对于人才社会化将有更强的认识，有助于人事制度的改革。第二，有助于“人才强国”战略的实施。当前，人力资源已成为各国、各行业必备的竞争资源，特别是在知识经济时代，国家提出了“人才强国”战略，对于人力资源管理工作要求更高了。作为人资管理中的重要组成，人事档案管理也要做出应有贡献，更好地收集、整理、更新人员资料信息，为人员的选拔、任用提供有价值的参考，使各人员不管流动到何处，于何单位任职，皆能最大化发挥自身优势作用，实现人力资源合理配置。第三，有助于用人单位与人才的发展。做好对流动人员的人事档案管理，可为用人单位提供详实的人才资料，方便其对人才进行选择聘用；而人才被聘入合适的单位，也更利于其施展才华，实现抱负，这对于单位与人才而言是双赢。由此可见，做好流动人员人事档案管理意义重大。

2流动人员人事档案管理现存问题分析

2.1对档案管理重视不足

流动人员档案管理工作虽然十分重要，但从当前我国部分档案管理服务机构的工作情况来看，相关工作人员对于流动人员人事档案管理工作还缺乏应有的重视，不仅没有认识到该项工作的重要意义，还不能积极改进工作方法，档案管理混乱、资料更新不及时、补充不完善等现象普遍存在，严重影响了用人单位对人才的了解与选用，难以充分发挥流动人员人事档案管理的作用。

2.2档案内容结构失衡

受社会环境以及用人单位需求的影响，当前流动人员人事档案在内容结构上存在严重的失衡现象，不仅信息真实性有待考察，且很多应有内容缺乏，很多档案仅是对人员姓名、性别、学历等基本情况的介绍，而对于工作能力、工作经历、技术特长等信息涉及较少，这种档案内容不健全情况的出现，主要是由于档案材料收集、归档不及时，没能进行资料信息的实施完善。此外，流动人员档案信息的连续性不强，很多档案资料难以接续，这使得用人单位难以完整获知人才的具体情况，影响了人员的选用。除上述外，一些人员档案中过多地反映人员家庭状况、社会关系等内容，这些信息与人员工作能力、个人品质不相关，对于用人单位选用人才的价值也不大，在一定程度上也造成了档案内容结构的失衡。

2.3管理机制有待加强

当前，流动人员人事档案管理还缺乏规范、完善的管理制度，责任难以落实到人，致使档案难以及时移交、档案转递混乱等现象时有发生，甚至还出现了人员档案遗失的问题。此外，档案资料收集、整理制度也不完善，信息分散现象严重，缺乏统一的档案管理标准，对于人才与用人单位都造成了许多不便。上述问题的出现皆由于流动人员人事档案管理机制不健全，需要相关单位加强机制建设，以实现规范化管理。

2.4档案信息化建设滞后

随着信息技术的发展，信息化管理已于各行各业中开展，流动人员人事档案管理虽也进行了信息化建设，但还是存在诸如信息录入不及时、数据库不完整、信息检索查询效率低下、不能进行信息分享与关联、信息调取利用便利性低等不足之处。此外，一些流动人员人事档案管理机构的信息化设备较为落后或设备不足，档案信息化建设仅停留在档案电子化层面，缺乏有效的管理软件，难以实现信息的充分利用，这些都制约了流动人员人事档案管理工作的高效开展。

3流动人员人事档案管理的优化策略

3.1强化档案管理意识，提高对档案的重视程度

要做好流动人员人事档案管理工作，需首先提高相关档案管理机构以及管理人员对于该项工作的重视程度，增强其档案管理意识，通过加强人手、责任到人来强化相关人事档案管理工作。一方面，要加强宣传教育，使档案管理人员转变服务理念，纠正以往的“官本位”思想，认真做好本职工作，增强服务意识。另一方面，需对流动人员个人进行教育，使之认识到个人档案保管的重要性，增强档案保护意识，认真对待档案资料的归档、递送、接收等工作。此外，还应增强档案管理人员的保密意识，遵循相关制度和工作原则进行人员信息的公开或半公开，提高服务质量。

3.2加强档案收集整理，开展规范化管理

第一，健全档案资料收集渠道。通过建立完善的流动人员档案信息收集网络，实现定时、定向的信息收集，并采取动态跟踪方式对资料收集进行补充完善。此外，可与各企业单位、人才市场达成人事档案管理协议，以契约的方式保证材料的及时归档。第二，完善档案内容结构，与时俱进，建立诚信档案以及技能档案。当前的人才选用十分重视人员品质与实际技能，人事档案管理机构也应对流动人员档案内容进行补充完善，对人员的专业技能水平、职业操守、个人品质等信息进行收集整理，提高档案利用价值。第三，严格规范档案资料的转递。为避免流动人员档案资料的缺损、遗失，对于遗留于单位的档案应通过专人派送、专业快递等方式移交至流动人员人事档案管理机构，保证档案资料准确无误，并及时做好入档登记处理。

3.3完善档案管理机制，提高管理服务水平

针对流动人员人事档案管理工作，相关机构或部门需严格按照《档案法》《干部档案工作条例》《人事档案管理八项制度》等规章制度的内容要求，根据流动人员人事档案管理工作的实际情况制定更为科学合理的档案管理制度，使各项工作都能有章可循。此外，要加强管理监督，完善相关监督机制，对于档案管理违规行为严厉查处，将责任落实到人。同时，还要规范档案利用程序，使档案调阅、查询皆按统一标准实施，简化相关流程，提高服务效率。对于档案转接工作也要制定严格的规章流程，实施规范化管理。

3.4加强档案信息化建设，实施现代化管理

档案管理现代化需要充分利用信息技术实现档案的信息化建设与管理，这就需要流动人员人事档案管理机构从下述方面着手：第一，选择适宜的档案管理软件，建立档案库，并配备扫描仪、计算机等现代化设备，对纸质档案进行电子化转变，并做好数字化资料备份，保障信息安全。第二，基于电子档案数据库建立相应网站，实现档案资料的联网管理，便于异地查询与档案的实时更新，完善档案信息系统。第三，加强相关管理人员的信息技能培训以及思想政治教育，使之既具备专业技能，提高业务水平，还保有良好职业操守，端正工作态度，不泄密、不遗失档案，进一步提高服务水平。当前，流动人员数量激增，使得相关人事档案管理工作亦日益复杂。对此，档案管理机构应与时俱进，及时发现管理中的问题，科学合理地加以解决，不断优化管理方式，实现档案的现代化管理，提高服务水平。

参考文献：

[1]鲁明香.浅析流动人员人事档案管理[J].劳动保障世界，2017（10）：57.

[2]任民.流动人员人事档案数字化加工实践与思考[J].浙江档案，2017（5）：65.

[3]孙晓丽.流动人员人事档案管理要积极面对新挑战[J].中国人才，2017（9）：40-41.