乡镇档案室管理制度

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乡镇档案室管理制度范文第1篇

1.相关领导重视程度有待提高

还有相当一大部分领导对于乡镇财政档案管理工作的重要意义缺乏足够的认识，直接导致对此项工作的不重视。表现为财政档案管理工作相关的人员配置、硬件投入严重不足，致使乡镇财政档案管理的质量和效率低下，缺乏规范性，先进的管理经验和手段无力或无法实施。

2.财政档案管理专业队伍不强

调查表明，乡镇财政部门专职档案管理人员数量严重不足，档案管理专业技能普遍不高。大部分乡镇财政档案管理人员多为兼职，或者由年龄偏大、退居二线的老同事担任，这些人员普遍存在没时间、精力和能力学习研究规范管理和操作技能的现场，管理水平和效率低下。

3.硬件投入无法满足管理需要

由于领导重视程度的差异导致标准化建设硬件建设的差异。相当一部分乡镇财政所没有单设档案室，或者档案室面积不达标，甚至存在没有单设档案柜使财政档案和其他文件混放的现象，防火、防盗、防虫、防腐、温湿度控制等物品更是投入不足，规范管理失去硬件支持。

4.财政档案管理制度有待完善

财政档案管理同样适用于《中华人民共和国档案管理法》等一些针对于档案管理的法规和管理制度，但是作为特殊类型的档案管理还应该制定符合行业特点、具体的规范管理规章，包括操作规章和考核管理细则等并应严格遵照执行，而当前被忽视的恰恰是这些规章的制定。

二、规范和加强乡镇财政档案管理工作的对策建议

1.强化认识，引起重视，营造齐抓共管的良好氛围

乡镇领导对财政档案管理工作的重视程度决定了规范化管理的程度。财政档案参与管理人要不断向主管领导反映规范管理的重要性；上级财政部门和档案专门机关也要不断强化基层领导对此项工作的重视，要求必须当成一项政治任务抓好落实；乡镇相关领导也要主动加强对财政档案管理工作重要意义的认知，工作上多过问，经济上多投入，人员上多支持，感情上多倾注，通过以身作则来带动周围干部群众对财政档案管理工作的重视。档案管理员要积极做好本职工作，提高财政档案管理质量，加强研究，不断创新，遇到问题向主管领导常请示，勤汇报，需要向上争取和解决的问题及时申请支援和帮助，以此形成良好的齐抓共管新局面。

2.配齐人员，加强培养，打造过硬的专业人员队伍

档案管理人员队伍建设是乡镇财政档案管理工作的有效保证和必备资源。为提高乡镇财政档案管理工作的整体效率，乡镇对于财政档案管理工作人员要在人员数量上配齐，人员素质上配强，人员管理上规范，人员待遇上倾斜，打造一支数量充足、结构合理、素质过硬、安心工作、善于创新的乡镇财政档案管理人员队伍，保证乡镇财政档案管理工作走上科学化、规范化、现代化轨道。要配齐配强专职档案管理人员，逐步实现年轻化、专业化。要通过培训和学习不断提高他们适应现代管理需要的技能和本领，不仅要牢牢掌握传统归档管理规程，更要主动适应现代信息技术手段在档案管理工作中的应用。在评优奖励上要多向一线倾斜。

3.加大投入，配齐设施，满足档案管理的硬件需要

乡镇政府对于财政档案管理工作的重视还要体现在标准化建设上。要加大投入力度，对于财政档案管理工作在部门财政预算中要有所体现和侧重。要保证档案管理工作人员有独立的工作环境（装订和查阅），要严格按照有关规定，按照大于等于标准面积的规格设置专用的档案室，对于档案室的其他硬件如防火、防盗、防尘、温度、湿度、防虫、防腐等必须的投入要按照标准要求配齐配全，同时对于信息化网络管理软件、打印、复印、装订、扫描、拍照等必须的计算机、互联网络、扫描仪、复印机、照相机等硬件也要加大投入，保证日常财政档案管理工作的需要。要作出一定预算，用于软件的更新和硬件设备的日常维护保养和升级换代。

4.完善制度，强化监督，保证规范管理的有效落实

乡镇档案室管理制度范文第2篇

关键词：基层档案管理；工作创建；开展

中图分类号：S7

文献标识码：A文章编号：1674-9944（2017）17-0149-02

1引言

2015年神农架林区开展社会主义新农村建设档案工作示范县创建活动，解决基层档案管理突出问题，主要解决档案管理“五有”问题。档案管理“五有”为：有档案室、有档案柜、有档案、有管理制度、有档案员。以此解决基层档案管理物质条件，为基层单位档案管理逐渐走向信息化、制度化、规范化奠定基础。经过1年创建活动，顺利完成社会主义新农村建设档案工作示范县创建活动，基层档案实现“五有”，档案管理面貌一新，安全有序，档案编研利用大幅提高。

2确定档案创建对象

2015年3月召开了全区档案工作会，启动创建社会主义新农村建设档案工作示范县活动。林区林业管理局是神农架林区林业管理主管部门，履行森林资源管护职责，实行限额采伐；负责国有天然林资源保护和退耕还林工程等林业重点工程的规划、设计、实施及管理工作；负责林业种苗、花卉建设及管理；开展林业科研工作，推广林业科技成果和先进技术；负责护林防火宣传教育，提高全民的防范意识，落实联防责任，严防森林火灾；负责造林、义务植树、封山育林的组织实施工作等职责。涉及民生项目较多，属涉农部门创建对象。林业管理局下辖6个林场、8个林站、1个林科所，把他们当作创建主体，解决他们在档案管理方面的五大突出问题，确保民生档案的归档、利用和安全保管。

3基层创建对象基本情况

3.1基层单位落实档案管理“五有”

6个林场、8个林站、1个林科所基本落实了档案管理有档案室、有档案柜、有档案、有管理制度、有档案员。

3.2基层档案管理工作态度

大部分林场对档案管理比较重视，安排有统一的档案室，购置了档案装具，制作了归档章、档号章，档案员工作态度比较积极。基本都按照新标准，全面规范了2000年以来的所有档案，档案整理规范整齐；各林场、林站的天保档案管理规范有序，各林站林政资源档案管理也比较规范。

3.3基层档案管理陈列室建设情况

两个有条件的林场先行试点，建立了档案陈列室，实物档案分类整理编号依次陈列码放。

3.4基层档案管理领导态度

在全局档案工作专题会后，各基层单位迅速行动，积极整改，力度较大。有的林场原档案室在办公楼一层，此次按标准，调整二楼领导办公室予以迁转。解决档案室不能在顶层与底层问题，确保档案保管的安全。

4基层档案创建活动存在的问题

4.1部分单位部门对档案工作不重视

（1）有的单位对档案管理领导过问不关注、工作布置不追查、平时检查不问责；也有个别单位档案不整理、不移交，档案搬家无人监管，打破档案码放顺序，再整理难度大；有的把档案室当作杂物间，乱堆乱放，不专业，不整齐，不规范，不卫生。

（2）档案迎检工作不重视。有的单位多年档案不整理，上级检查请人突击应付；有的单位态度消极暧昧，不主动与档案局对接业务，接受监督指导。

（3）档案收集不全面。部分单位房屋买卖、租赁等重要合同协议没有进档案室。

（4）档案管理制度不完善。基层档案有专业档案管理制度，没有文书分类制度。

（5）不注意重点项目建档管理。

4.2档案管理设施、设备差

林场比林站条件好，林站条件差，房子少、人员少、经费无保障，档案室大多阴暗潮湿，不利于档案储存保管。个别单位档案室与仓库合用，档案库房成问题。也有的单位档案室设一楼背阴方位，室内又不具备防潮、除湿设备，除湿机（设备）的普及率只有20%，不利于档案保管。比如，国有林场经济条件好，办公场地充足，不存在档案库房问题。林站实行预算管理，地处乡镇核心区域，地方建设力度大，办公场所不稳定，经济条件差，万事皆靠拨款，档案库房严重不足，能腾挪一个库房相当不易。有的林站使用“万国”品种档案柜，五花八门。无扫描仪、档案管理软件、干粉灭火器、温湿度计等设施设备。

4.3公文管理不规范

部分基层公文管理不规范，印发公文无送审稿、无领导审签、无清样的现象在大量存在，违背公文处理程序。

4.4档案员队伍不稳定

基層档案员均为兼职，专业档案管理知识欠缺，日常培训严重不足，档案员专业水平参差不齐。

5如何解决基层档案创建问题

5.1提高认识，加强领导

利用召开半年工作会议，通报基层档案管理现状，指出档案管理存在问题，并对档案管理问题提出整改要求，加强基层单位领导，压实工作任务。把档案考核作为年度综合考评的重要内容，重点抓，把握创建工作重要时间节点。要求各单位、科室负责人高度重视，亲自过问，亲自安排，按照创建要求落实档案室和工作经费，定期督办，确保年度验收。

5.2严格标准，规范管理

一是要切实做好档案的日常收集、整理，对文件资料、照片、录像带、磁盘、光盘等，要统一收集、及时整理、妥善保管；二是要提升保密意识，完善档案借阅管理制度，确保资料完整、齐全、不遗失；三是切实规范涉林专业档案管理。天保、退耕还林、林改档案是局档案示范县创建工作的重点和年终考核的重点，天保、林政等科室要立即组织集中清理，按照档案规范化建设的要求，建立目录柜、张贴标签，保持档案室清洁，确保创建规范达标。

5.3加强培训，提高素质

要求各单位加强档案业务培训，举办一次档案业务培训班，邀请林区档案局专家授课，现场指导。

5.4选定样板，榜样示范

选取一至二个单位作创建示范点，驻点指导，对收集的档案进行定性归类整理，建立适合基层林业单位特点的文书档案分类方案，完善林区国有林场三合一制度，积极开展创建工作。

5.5联合检查，深入指导

4月份组织业务人员对各创建单位进行了检查，采集各单位档案管理原始状况信息，掌握基层档案管理动态，下达档案检查通知单，指出档案管理问题，提出整改方案。7月份邀请林区档案局深入各基层单位进行了现场指导，及时发现问题，再次提出整改措施，以检代训。

6社会主义新农村档案创建活动成果

林业管理局下辖的6个林场、8个林站、1个林科所的机关档案室解决了档案管理有档案室、有档案柜、有档案、有管理制度、有档案员等突出问题，达到限期目标，机关档案管理实现数字化管理，档案管理水平上升到了新的台阶。在年底创建验收中获优秀单位。基层档案通过社会主义新农村建设档案工作示范县活动培养1～3名素质较高的档案员，完善档案管理基础设施，档案保管环境安全，档案编研利用率提高，充分展示单位形象，发现单位管理软实力。

参考文献： 

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[4]玛丽亚·坎吉别克. 基层林业站档案管理和统计工作中存在的问题和对策[J]. 現代经济信息，2013（15）：60. 

[5]刘常玲. 基层林业档案管理存在的问题及对策[J]. 现代农村科技，2011（16）：65. 

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[7]杜小珍. 做好基层林业工作站档案工作的几点思考[J]. 农业科技与信息，2009（2）：46. 

乡镇档案室管理制度范文第3篇

合理设置乡镇财政所的机构和人员编制

各乡镇要规范乡镇财政所名称和人员编制，统一使用“××乡（镇）财政所”名称；重新合理核定乡镇财政所的人员编制，确保5名工作人员到岗，从而确保乡镇财政所工作的正常开展。

重新界定乡镇财政所主要职责

1、负责乡镇财政预算管理与执行，保证乡镇政权和村级组织正常运转。2、负责提供和落实农村范围内公共产品和公共服务，并做好相应的综合协调工作。3、负责各项涉农惠农补贴项目数据的统计和审核，监督管理资金的合理有效使用。4、负责管理乡镇机关财务收支活动，参与建设项目招投标，办理政府集中采购事项，组织实施乡镇和村级财务核算及监督工作。5、负责管理乡镇国有资产，实施债权债务监督管理工作。6、负责落实农村综合改革政策，建立健全防止农民负担反弹的监督制约机制，保护农民的利益。7、负责新农合参合人员基金的代收工作。8、完成乡镇党委、政府和上级财政交办的其他工作任务，加强自身建设，提高管理服务水平。

建立健全乡镇财政所规章制度

1、完善财政所内部管理制度。建立健全乡镇财政所人员岗位职责、行为规范、工作目标及考核奖惩制度，完善乡镇财政预决算编制、会计核算、财务管理、资产清查、会计档案、民主理财、内部控制、政务公开等管理制度。

2、规范财政所工作制度。建立财政支农资金申报、立项、决算、跟踪问效等事前、事中、事后相结合的监管制度及财政支农资金监管信息通报制度。建立财政各项惠农补贴资金的申报、认定、审核、公示管理制度，促进基层财政工作制度化、规范化、精细化，提高乡镇财政干部的执行力。

3、建立工作考评奖惩机制。建立乡镇财政所工作绩效评价机制、基础工作考核机制、财政资金落实与业绩挂钩和违法违纪“一票否决”惩罚机制，为确保乡镇财政工作完成，提升乡镇财政工作质量提供有力的制度保证。

切实加强乡镇财政所干部队伍建设

采取多种途径全面提高乡镇财政所人员的综合素质，努力打造一支政治可靠、业务精通、廉洁高效、人民满意的高素质干部队伍。

夯实乡镇财政所基础设施建设工作

1、加大乡镇财政所硬件建设的投入。将乡镇财政所基础设施建设纳入经济社会发展总体规划，办公用房采取单门独院或综合办公区中相对独立办公，设有办公室、档案室、财务室、财政服务大厅，面积不少于100平方米。其中财政服务大厅不少于40平方米，一律柜台时开放办公，实行“一个窗口”受理、“一站式”办结、“一条龙”服务，大厅设有便民临时休息排椅、饮水机、资金发放明白卡、服务电话。统一配备桌椅、电脑、打印机、复印机等办公用品。统一制作室外政策宣传栏或宣传牌、电子屏、自行车存放处，做到室内外整洁优美，干净卫生。财务室安装防盗门窗，配备保险柜、报警器等。档案室配有5-8组铁皮档案柜，有档案管理“七方”措施。财政所人员统一制作岗位牌，佩戴胸牌上岗，衣着整洁，语言文明，精神饱满，服务热情，坚持原则，廉洁奉公，无违法违纪行为。

2、加快乡镇财政所信息化建设步伐。要加快“金财工程”向乡镇财政所的延伸，为乡镇财政所配备计算机等办公自动化设备，实现办公信息化和管理信息化。全面实现乡镇财政与省市县财政信息共享，实现电子记账、重要制度上墙，设立举报台和监督电话。减化办事程序，提高工作效率。

加强领导，明确责任

各乡镇要把加强乡镇财政所建设工作摆上重要议事日程，要成立工作推进领导小组，实行乡（镇）长负责制，明确专人负责，责任落实到人，尽快全面开展工作。要认真研究和着力解决乡镇财政所建设中的实际问题，积极为乡镇财政所建设创造良好的环境和条件。各乡镇的领导小组名单务于2010年9月15日前上报县财政局。

制定方案，加强督导，务求实效

各乡镇要结合实际，制定加强乡镇财政所建设的工作方案。认真研究分析乡镇财政所的基本现状，县财政局对不同类型、不同规模的乡镇财政所规范化建设分类指导，2010年确定新马头镇和香城固镇两个乡镇财政所为标准化建设试点，试点乡镇要严格按照示范点规范化标准要求必须在11月底前达标。其它乡镇也要认真谋划，制定精细、科学实施方案予以推进，但必须在2011年底前完成财政所标准化建设任务。各乡镇的实施方案于2010年8月30日前上报县财政局。

乡镇档案室管理制度范文第4篇

1. 乡镇基层卫生院档案管理现状

在乡镇医院实际的医疗档案管理工作中，运用 OA 办公系统管理档案的基本没有，还是采用手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发，并且往往都缺乏对档案管理工作的重视。医疗档案的形成和管理都存在着种种弊端。以笔者走访的湖北省十堰市郧县青曲卫生院为例: 医院主要以医疗服务为根本任务，长期以来对医院档案缺乏严格的考核，在实际工作中往往出现档案管理可有可无的模糊认识。医院现行的医疗档案工作人员的现状是没有专业人员负责，档案管理只是由设在信息管理科的综合档案室负责。综合档案室也只是承担病历的收集管理，档案未归类，从事该项工作的人员也不是档案管理的专业人员，根本不能满足档案管理的需要，也不适应新形势下的档案事业的发展。

2. 乡镇基层卫生院档案管理存在的问题

现在中央下大力气加大对农村医院的建设力度，提高广大农民就医水平。但相应的监管措施和考核办法还未跟上，尤其是新型农村合作医疗制度实施以来，乡镇卫生院患者数量大增，医疗文书档案量也随之增加。但由于到目前为止，农村医院档案的管理还没有一整套科学统一的管理制度和标准，导致乡镇卫生院在管理中也存在很多问题，在一定程度上比较严重地制约和阻碍了医疗卫生事业的发展。

2. 1 随着科学技术的进步、社会的发展，档案的内涵和外延都在发生变化，由于没有统一的管理标准和模式，医院都根据自己的理解和实践进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理［1］。

2. 2 档案管理的无序化，造成新型农村合作医疗的管理漏洞。

2. 3 档案管理意识薄弱，档案利用效率较低。

2. 4 档案管理制度不健全、管理范围不明确，检查督导考核不落实。

2. 5 医院档案管理水平不高，现代化手段滞后，档案专业人员素质参差不齐。

2. 6 档案管理尚未与医疗业务建设同步规划、同步发展。

3. 加强农村医院档案管理的对策

在对乡镇卫生院走访中，笔者还了解到，在大部分乡镇医院的近期和远期规划中，对医院规模、医疗设备、技术水平、人员结构等都作了比较详尽的规则。而对档案管理、档案设备投入等考虑较少或完全未纳入规划中，造成档案管理水平不能与医疗业务同步发展，软硬件设施都跟不上。一方面，档案管理水平的滞后，必将影响医院管理水平的提高，影响业务技术的发展。另一方面，管理技术的滞后，设备与方法的滞后，也制约了档案事业的发展。因此，医院必须正视现实，调整管理思路，改进档案管理的方法，应对形势的要求，建立与之相应的科学的档案管理体系。具体得从以下几个方面着手:

3. 1 加强对《档案法》的学习，特别是增强医院干部职工的档案意识，特别是增强领导干部的档案管理意识，学习有关病案的法律。领导重视是做好医疗档案管理工作的前提，病案是处理医疗纠纷的依据。由于乡镇卫生院对档案工作重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高，所以要把档案管理纳入重要议事日程，作为医院发展的重要内容来抓，与医院业务建设同步规划、同步发展。

3. 2 重视医院档案管理，促进档案建设与业务建设同步发展。档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。医院档案管理作为医院管理的重要组成部分，在医院的建设和发展中是不可缺少或替代的。在制定中长期规划中，新农合医院应充分考虑档案管理的设计和建设，要根据医院发展规模和需要，不断增加投入，提高档案管理的建设力度，使档案管理的用房条件、设备配置、人员配备、业务培训、管理水平等综合实力与医院的业务发展相适应。

3. 3 理顺关系，健全制度，拓展档案的归档范围。建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的、科学的档案管理体系。新农合医院通过建立信息档案科，明确职能，将医院各个门类、不同载体的档案统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。同时，要拓展档案的归档范围。档案管理工作要保持相对独立性，同时也要协调好与各部门的关系。所以，要进一步健全档案管理组织，落实专人收集。

3. 4 重视人才引进和培养，提高档案工作人员素质。档案管理人员素质直接影响档案管理水平。将档案人员培养纳入医院人才培养计划，开展继续教育，积极鼓励和支持档案管理人员参加各类培训，通过专业培训、知识更新、进修学习等，提高业务水平，全面提高档案管理人员素质，

3. 5 制定相应的考核制度。档案管理工作是医院管理中的薄弱环节，医院应将此内容纳入科室管理责任书之中，将档案管理与科室工作实绩考核奖惩挂钩，明确科室对档案工作的领导管理，使医院档案管理工作更上一个台阶。

4. 讨论

医疗是医院工作的重心，医院管理的重点是如何提高医疗技术水平，为患者提供优质服务，创造更好的社会效益和经济效益［2］。医疗档案是患者在就医过程中，由医务人员对有关患者疾病的发生、发展、变化的过程，患病原因分析、诊断、鉴别、诊疗过程，检查，效果等医疗活动的原始系统记载。它是医疗信息的主要载体，是医疗、教学、科研的第一手重要资料，是医院医疗质量及质量控制检查和考核的依据，也是处理医疗纠纷举证倒置的有效证据，更关系到人民的身体健康和医学的科学发展。随着现代医学和医院管理制度的不断发展和完善，以手工作业为主要形式的传统医疗档案管理模式必将产生重大的转变［3］。

乡镇档案室管理制度范文第5篇

 市社会保险业务档案管理达标验收工作领导小组：

按照市人力社保局、市档案局《关于开展社会保险业务档案管理达标验收工作的通知》（渝人社发〔2013〕136号）精神，结合社会保险业务档案达标验收内容和标准，我局高度重视，精心组织，完善档案管理制度，加强基础设施建设，规范档案收集整理，充分有效利用服务，达到了社保业务档案验收要求，现将我局社会保险业务档案管理达标验收自查情况报告如下：

一、组织管理

（一）管理办法

1.制定了社保业务档案管理办法。我局根据《社会保险业务档案管理规定（试行）》（人力资源和社会保障部、国家档案局第3号令），以及市人力社保局、档案局下发的《重庆市社会保险业务档案管理办法（试行）》（渝人社发〔2013〕135号）等规定，结合工作实际，制定了《重庆市xxx区社会保险业务档案管理办法（试行）》（涪社保发〔2013〕7号）。

2.明确了社保业务档案管理工作的分管领导和工作部门。为加强社保业务档案管理工作的领导，我局成立了以局长为组长，副局长为副组长，各科室负责人为成员的“重庆市xxx区社保局社会保险业务档案管理工作领导小组”（涪社保函〔2013〕5号）和“重庆市xxx区社保局社会保险业务档案达标验收工作领导小组”（涪社保函〔2012〕14号），明确由办公室具体负责社保业务档案管理日常事务工作和业务档案达标验收工作。各业务科室确定1名兼职档案工作人员，具体负责本科室业务档案管理工作的相关事务。

3.将社保业务档案管理工作纳入了重要工作议事日程。我局历来对社保业务档案管理工作高度重视，年初《社保经办工作要点》（涪社保发〔2012〕7号）明确提出社保业务档案管理工作计划，同时多次召开局长办公会和局办公会议专题研究部署档案管理工作（见办公会议记录），分管领导定期或不定期检查档案管理情况，发现问题及时研究解决，年终将业务档案管理工作纳入全局工作目标考核，并认真进行总结，做到了年初有布置，平时有检查，年终有总结考核。

4.将业务档案工作纳入了单位年度工作计划和发展规划。我局已将业务档案管理工作纳入了年度工作计划，把此项工作列为单位重点工作之一，写入年初《社保经办工作要点》。同时，结合人力资源和社会保障事业发展“十二五”规划，制定了《社会保险业务档案管理工作发展规划》（涪社保发〔2013〕5号）。

此项标准分5分，自查得分5分。

（二）档案人员

1.配备了专兼职档案工作人员。我局现有专兼职档案工作人员13人，其中局办公室配有专职档案工作人员3人，各业务科室配有兼职档案工作人员共10人。档案工作人员数量能够适应业务档案工作任务的需要（见档案人员花名册）。

2.档案工作人员遵章守纪。我局建立健全了档案管理各项规章制度，规范了工作流程，明确了工作职责，制定了管理措施，档案管理人员忠于职守，遵纪守法，严格按制度办事，未发生违反档案法律法规的行为。

3.档案工作人员具有大专文化。我局13名专兼职档案工作人员均具有大专文化以上学历，其中本科学历6人，大专学历7人。

4.档案工作人员队伍稳定。我局自建立了新的业务档案管理网络后，保证了档案管理工作人员的相对稳定。目前，我局3名专职档案工作人员中，从事档案管理工作4年以上1人，1年以上2人。10名兼职档案人员均从事档案管理工作1年以上。

5.档案工作人员积极参加学习培训。为不断提高档案人员的业务素质和专业技能，我局有计划地组织了专兼职档案人员业务培训。每年选派部分人员参加区档案局组织的学习培训，共培训10人次，参加市局业务档案培训3人次，到**区学习交流1次（4人），到市局档案管理科学习交流1次（4人），我局组织各科室负责人和专兼职档案工作人员参加 “档案软件操作培训”2次，组织全局职工参加“社会保险业务档案培训”1次（见学习培训记录）。

此项标准分8分，自查得分8分。

（三）管理措施

1.岗位职责。我局制定了《重庆市xxx区社会保险局档案管理岗位职责》（涪社保发〔2013〕4号），明确了主要领导、分管领导、各科室负责人、专职档案管理员、兼职档案管理员岗位职责。

2.工作流程。我局制定了《重庆市xxx区社会保险局业务档案整理归档工作流程》（涪社保发〔2013〕8号），在档案室显目位置上墙，实现了档案管理工作的条理性、规范性，增强了档案管理工作的透明性和可操作性。

3.经办流程。我局严格按照市局制定的养老、工伤、生育保险业务经办操作规程，将业务档案收集归档列入各项具体业务经办工作程序，对每项具体业务经办资料依序收集归档，确保每项经办业务资料归档齐全完整。

4.奖惩考核。我局将档案管理工作与分管领导、科室负责人、业务档案管理人员、业务经办人员年度考核评比挂钩。对全面完成档案管理工作目标任务的，年终依据本局有关规定进行表彰，并在评先评优、提职晋级等方面给予优先考虑；对违反档案管理制度，未按规定立卷归档或未按时限要求移交档案等，实行一票否决，取消所在科室和相关责任人年度评优评先资格，并追究相关科室负责人及工作人员责任。

5.监督指导。我局印发的《重庆市xxx区社会保险业务档案管理办法（试行）》第二十六条中明确了“各街道、乡镇社保所涉及的社会保险业务档案，由区社保局进行监督和指导，确保档案的完整与安全”。同时，我局定期对各街道、乡镇社保所的城乡居民养老保险业务档案进行监督指导，并将城乡居民养老保险业务档案管理工作作为对各街道、乡镇社保所年终考核的条件之一。

此项标准分7分，自查得分7分。

二、设施建设

（一）档案用房

1.档案专用库房。为适应档案管理工作的需要，我局于2011年8月即开始规划改建档案室，改建后，我局档案专用库房面积为300平方米，能够容纳接收全部社会保险业务档案。

2.业务档案库房面积。我局现有档案专用库房300平方米，其中200平方米用于存放业务档案。目前，业务档案存放量为365245件（卷、册）17244盒，库房面积符合达标规定的标准。

3.档案库房安全管理。我局档案库房安装了防火防盗门、全球监控摄像头、吸顶式中央空调、除湿机、温湿度表、除尘器、臭氧消毒机、防磁柜、落地式气溶胶自动灭火装置、消防报警监控系统等设施设备，为档案库房安全提供了有力保证。因此，档案库房不存在安全隐患。

4.档案库房卫生。按照我局《档案库房安全管理制度》和《档案管理巡视检查制度》对档案库房卫生提出的明确管理要求，我局档案库房无杂物堆放，定期或不定期打扫卫生，常年保持库房整洁、干净。

5.档案室区域划分。我局档案室划分为档案人员办公室、档案查阅室、档案整理室和档案库房4个区域，实现了库房、办公室、查阅室三分开。

此项标准分10分，自查得分10分。

（二）档案用具

1.业务档案柜架。我局档案室库房安装的是档案密集架，共71列，其中6列用于存放文书档案，12列用于存放会计档案，11列用于存放企业退休人员档案，33列用于存放2011年（含）前的社保业务档案，9列用于存放2012年（含）及以后的社保业务档案。

2.业务档案备用柜架。我局存放2012年（含）及以后的社保业务档案所用的9列档案密集架，目前只使用了1列，其余8列作为备用柜架。

3.档案装具。我局使用的业务档案装具分两类，前一类为2011年（含）以前的业务档案，其档案盒规格为340mmX240mmX40mm(长X宽X厚)，主要考虑的是便于装个人养老保险、城乡居民养老保险和“三类人员”养老保险产生的用档案袋所装的人头档案。另一类为2012年（含）以后的业务档案，其档案盒式样严格按照《重庆市社会保险业务档案管理办法（试行）》的规定和要求进行印制。档案盒规格为310mmX220mmX60mm(长X宽X厚)，正面有“重庆市**区社会保险局”标识，背脊和封面印有全宗号、年度、类别、保管期限、起止件号、盒号等信息。符合国家和市上有关规定。

此项标准分5分，自查得分5分。

（三）设施设备

1.“九防”要求。我局档案保管达到了“九防”要求。一是库房安装了防火防盗门，库房内安装了2台全球监控摄像头，达到了防盗要求；二是档案库房设在底楼，防止了阳光直射和紫外线辐射，达到了防光要求；三是库房四周设有通风口，安装了4台吸顶式中央空调，达到了通风和防高温的要求；四是库房内配备了8台落地式气溶胶自动灭火装置，安装了消防报警监控系统，达到了防火要求；五是地砖下铺设了防潮层，安装了6台除湿机，加上4台吸顶式中央空调，达到了防潮要求；六是配备了吸尘器，达到了防尘要求；七是配备了防磁柜，达到了防磁要求；八是定期投放灭鼠药，达到了防鼠要求；九是配备了臭氧消毒机，加上定期投放杀虫药，达到了防虫要求。

2.办公设施设备。我局档案室办公设施设备齐备，包括6台计算机、2台打印机、2台扫描仪、1台复印机、1台多功能钻孔装订机、2台移动式DVD光盘刻录机、1台数码摄像机和1台数码照相机，满足档案管理工作需要。

3.档案管理软件。为实现档案管理信息化和数字化，促进办公自动化，我局购买了科怡档案管理信息系统应用软件，用于业务档案信息化管理，实现了办公自动化。

此项标准分10分，自查得分10分。

三、专业建设

（一）相关制度

为加强档案管理工作，使档案工作做到有章可循、有据可依，我局根据《社会保险业务档案管理规定（试行）》（人力社保部、国家档案局第3号令）和《重庆市社会保险业务档案管理办法（试行）》（渝人社发〔2013〕135号）等规定文件精神，先后制定了《重庆市xxx区社会保险业务档案管理办法（试行）》（涪社保发〔2013〕7号）、《重庆市xxx区社会保险局档案管理岗位职责》（涪社保发〔2013〕4号）、《档案归档制度》、《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案统计制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案交接制度》、《档案查阅利用制度》、《档案库房安全管理制度》、《档案设备维护使用制度》、《档案管理巡视检查制度》、《业务档案内部控制管理制度》等档案管理制度和工作职责，制定了《重庆市xxx区社会保险局业务档案分类实施方案》（涪社保发〔2013〕9号）、《重庆市xxx区社会保险业务档案整理归档工作流程》（涪社保发〔2013〕8号）、《重庆市xxx区社会保险局档案立卷说明》、《重庆市xxx区社会保险局档案材料归档和不归档的范围》等工作规范，推动了全局档案工作的有序开展。

此项标准分5分，自查得分5分。

（二）归档

1.业务档案归档工作。我局2012年业务档案归档工作在今年一季度前已完成。6月初《重庆市社会保险业务档案管理办法（试行）》出台后，我局按照新办法规定和市局要求，对2012年业务档案进行了整改，于9月下旬完成了归档入库工作。

2.业务档案移交工作。我局业务经办过程中形成的档案材料，均由各业务科室统一整理、装订、组盒、录入。当年整理好的业务档案、档案目录及电子数据清单造册后，在次年一季度前移交局办公室，办公室验收后入库上架（见档案移交清单）。

3.平时按件整理工作。我局严格执行了《重庆市xxx区社会保险业务档案整理归档工作流程》，业务经办人员坚持每件业务办理完毕即及时将该业务资料收集齐全，按照主表在前、附件在后；审核结果在前、依据在后；重要凭证材料在前、次要在后的要求用不锈钢钉（两颗）装订成件，定期交本科室兼职档案人员分类保管。在按件整理中，各业务科室负责人、专兼职档案人员根据工作职责，随时对业务经办人员进行检查、指导、督促，以确保业务档案资料的齐全、完整和安全。

此项标准分7分，自查得分7分。

（三）收集

1.业务档案资料收集。通过专兼职档案管理人员的严格管理，我局业务档案资料实现了随时收集，及时整理，定期移交，保证了档案资料的齐全完整。

2.业务档案电子文件收集。按档案管理规定，我局业务经办环节中产生的有关信息数据定期制作成光盘，移交局办公室归档管理。目前，业务台账和计算机数据均实现了光盘保存，归档的光盘存放于防磁柜内，共有业务档案电子光盘49张。

此项标准分6分，自查得分6分。

（四）整理

1.业务档案整理。我局严格按照市局下发的《重庆市社保业务档案整理规范（试行）》、《社会保险业务材料归档范围与保管期限》和《重庆市xxx区社会保险业务档案整理归档工作流程》的规定和要求，对2012年度业务档案进行了整改。重新整理后的业务档案，其“件”的组成和件内文件材料排列合理，保管期限划分准确，归档章盖制、档案盒封面填写、备考表填写规范，装订结实完整。同时，我局对新办法出**按老办法整理的业务档案进行了清理，规范了档案盒装具，使之达到了整齐划一、美观整洁。

2.业务档案分类上架。我局2011年（含）前业务档案按照“科室—险种”分类整理上架，2012年（含）及以后的业务档案按照新办法规定的“年度—类别”分类整理上架。目前，我局除2013年正在收集整理的业务档案外，其余业务档案分别按要求分类整理后，移交局档案室集中统一保管，不存在业务档案零散存放问题。

3.业务档案排列存放。我局制定了《重庆市xxx区社会保险业务档案分类实施方案》（涪社保发〔2013〕9号），业务档案上架按照“年度—类别—保管期限—险种”进行分类排列存放，符合《重庆市社会保险业务档案管理办法（试行）》规定。

此项标准分10分，自查得分10分。

（五）保管

1.全宗卷。区档案局为我局分配的全宗号为“160”。为建立规范的全宗卷，在区档案局的指导下，我局编写了全宗介绍、组织机构沿革、分类方案、档案整理说明、归档范围与保管期限等资料，建立了档案人员、档案接收、档案数量、档案设备等档案统计台帐。

2.业务档案存放示意图。我局按档案存放顺序制作了《重庆市xxx区社会保险局档案存放示意图》，按照要求在档案库房内悬挂上墙。

3.库房温湿度。为及时掌握档案库房温湿度情况，我局在库房内四周配置了4台电子温湿度计表，由专职档案人员每天检查并做好温湿度记录；为控制好库房内温湿度，保持库房通风良好，我们还配备了4台吸顶式中央空调，6台除湿机，保证了库房温度和相对湿度在国家规定标准范围之内。

4.档案检查。我局专职档案员严格执行《档案保管制度》规定，定期对库房档案进行全面检查、清点，避免档案破损、丢失、霉变等问题的发生。

5.档案修复。我局在档案整理工作中，对需要修复的业务档案材料及时进行了修复和托裱，采取了有效的保护措施，保证了档案材料的整洁、完整。

此项标准分5分，自查得分5分。

（六）鉴定销毁统计

1.鉴定机构。我局成立了社会保险业务档案鉴定工作领导小组（涪社保函〔2013〕6号），负责档案鉴定销毁工作。

2.业务档案鉴定销毁。我局建立了《档案鉴定销毁制度》，对超过保管期限的会计凭证档案，经请示区审计局、财政局答复，暂不能作销毁处理。对超过保管期限的业务档案，我局拟在规范工作和达标验收工作完成后，组织人员按照鉴定销毁程序进行清理、鉴定，对有保存价值需继续保存的档案重新确定保管年限，对应销毁的档案建立《档案销毁清册》后，按规定销毁备案。

3.业务档案登记台账。我局严格执行了《档案交接制度》、《档案查阅利用制度》和《档案统计制度》，做到了业务档案进出登记及时，统计台账数据准确，账物相符。2013年档案室共接收业务档案365245件（卷、册）17244盒，其中，2011年（含）前业务档案335223件（卷、册）16576盒，2012年度业务档案30022件668盒。

4.业务档案统计报表。我局建立了《业务档案统计表》、《各类别业务档案统计表》、《全局档案统计表》、《历年档案统计表》、《档案设施设备登记表》、《档案接收登记表》、《档案异动登记表》，报表符合要求。

此项标准分4分，自查得分4分。

（七）移交

1.档案移交。我局文书档案按规定已向区档案局作了移交，业务档案经请示区档案局同意，暂不向区档案馆移交。

2.档案移交手续。因区档案馆场地受限，加之全市未对社保业务档案移交作出统一规定，因此，我局尚未向区档案馆移交业务档案，暂无移交手续。

3.人员调动移交手续。我局档案管理员岗位职责中明确规定，“档案员工作调动或离岗，要及时履行交接手续。”到目前为止，我局档案管理人员未发生工作调动情况。

此项标准分3分，自查得分3分。

四、利用服务

（一）检索工具

1.归档文件目录。我局的档案管理信息系统软件具有强大的检索功能，我们利用计算机软件对库藏档案按照不同门类、载体和保管期限分别编制了归档文件目录。

2.计算机管理。我局室藏档案全部实现了计算机管理，通过档案管理信息系统可以检索各类业务档案。

3.归档文件目录打印。为满足档案管理的需要，我局按《重庆市社保业务档案整理规范（试行）》规定的“社保业务档案归档文件目录”格式和内容，编制打印了各年度的纸质业务档案归档文件目录。

4.归档文件目录内容。我局编制的归档文件目录项目包括件号、责任者、代码、题名、日期、页数和备注等7项内容，符合《重庆市社保业务档案整理规范（试行）》的规定和要求。

5.电子化管理。我局配备了2台扫描仪，从今年1月份起开始启动了业务档案电子扫描工作。但由于该项工作需耗费大量人力、财力、物力，而社保经办工作任务繁重，经费紧张，人员不足等原因，业务档案电子扫描工作进展缓慢。目前，我局正积极协调相关部门，争取人员和经费的支持，以推动业务档案电子扫描工作，尽快实现业务档案电子化管理。

此项标准分8分，自查得分8分。

（二）利用

1.调档。我局专职档案人员均经过培训上岗，在我局专门从事档案管理工作多年，熟悉室藏，能够通过手工检索和计算机检索两种方式迅速调取所需业务档案，调卷迅速准确。

2.查阅利用登记。我局严格执行了《档案查阅利用制度》，凡借阅档案的，必须履行审批、登记手续。凡查阅档案的，必须提供有效证件，说明查阅目的，档案管理人员及时填写档案查阅登记表，做好档案利用效果记载，未经批准，任何人不得复印、借阅档案资料。

3.利用典型事例材料。今年，我局依据《档案查阅登记记录》，结合利用效果反馈情况，对档案利用过程中效果显著的典型事例进行了收集整理，共编制了利用典型事例29例。

4.网上查询利用。我局建立了办公自动化网络，业务档案管理系统可通过局域网与各业务科室互联互通，支持各业务科室实现网上查询利用。

此项标准分5分，自查得分5分。

(三)查询

1.查询系统。我局随着“金保工程”建设，建立了完善的参保信息查询系统，工作日期间免费提供查询服务。

2.查询服务。重庆市社会保障信息查询系统，能够为参保人员提供养老保险个人账户、养老保险缴费、养老金待遇政策、工伤鉴定、工伤生育待遇政策，以及其他相关社保政策法规等信息咨询，基本满足了参保人员的各种信息需求。同时，我局专属的网络信息平台也可为单位或个人提供参保信息和相关政策查询。另外，我局还在各楼层业务经办大厅设立了咨询服务窗口，方便参保单位和个人查询、咨询业务。

此项标准分2分，自查得分2分。

综上所述，我局社保业务档案组织管理职责明确，设施建设符合要求，专业建设规范有序，利用服务充分有效，达到了验收标准，自查得分100分，自评等级为优秀。

特此报告

自查评分表

 

 

                      重庆市xxx区社会保险局