人事档案管理数字化

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人事档案管理数字化范文第1篇

【关键词】大数据；人事档案；数字化

1引言

在信息数字化时代，企事业人事档案记录着员工在职时工作、学习以及生活的整个过程，其与企事业职工的个人经历、综合素质、绩效考核以及人事任免等多项工作有着密切联系。因此，基于大数据的人事档案数字化管理系统，能够有效革新传统人事档案的管理模式，实现人事档案管理的标准化以及服务便利化，极大地提高人事档案管理的水平[1]。基于大数据的数字化管理系统，主要是通过采集所需数据，并对其进行清洗、过滤，以及归并后放入数据库，方便未来工作时的信息数据提取以及深度分析，实现数据价值效应化[2]。因此，在大数据环境下，对企事业人事档案进行数字化管理，这不仅能够促使人事档案管理工作具有规范性、整体性，还能够共享人事档案信息数据，充分提高利用率。在传统人事档案管理模式下，查询人事档案需要企事业单位各级职能部门相互协调，在增加人力成本以及时间成本的同时，还影响了后续工作的时效性[3]。基于大数据的人事档案管理，主要是将企事业员工的各类信息进行技术处理，实现人事档案相关信息的数字化。与此同时，在大数据环境下，人事档案会存入特定的数据库，尽可能保证人事档案管理的安全性、可靠性。基于大数据的人事档案数字化管理模式，通过对人数档案数据信息进行筛选、挖掘以及预配置，来简化工作流程。一定程度上，既避免了人力资源的闲置与浪费；也能够通过利用数字化技术手段，提升人事档案存储安全等级。此外，为了保障基于大数据的人事档案数字化管理的质量，需要配备适宜的软硬件设施。

2当前人事档案数字化管理现状

2.1人事档案利用率低

由于部分企事业单位的人事档案管理人员责任感以及参与度都比较低，影响了人事档案管理相关岗位的员工对其工作职责的认知度，无形中增加了人事档案泄密的概率。在实际的人事档案管理相关工作中，提供查阅作为日常的利用方式[4]，在查阅档案之前，仍需要查档人员填写查档审批表格，其过程繁琐，本质上并没有为人事档案的使用服务提供便利。人事档案管理以及使用过程中缺少便利性，不仅影响了各部门之间后续工作的时效性；还由于逐级上报、审批的过程，花费了更多的人力、物力。当前，人事档案的相关管理、使用工作只服务于特定对象，并没有在企事业单位内部形成公共服务的意识，直接导致人事档案的数据资源利用率不足。传统的人事档案管理还是以人工输入以及纸质归档的方式为主，仅靠个人经验甄别的人事档案资料，很难保证其真实性以及完整性[5]。此外，部分人事档案数字化管理平台，无法对输入数据的真实性进行判断。因此，无论是人为工作的疏忽，还是数字化管理平台遭受网络病毒攻击后，导致人事档案的失真，都会对人事档案数据信息的利用率产生直接影响。

2.2管理模式陈旧

人事档案相关管理工作还是以人事档案管理以及档案库房管理为主，在没有实现人事档案数字化管理的情况下，工作量是非常大的。因此，在对人事档案录入与打印的过程中，传统的数字化管理模式并没有提高人事档案相关管理工作的效率。由于当前人事档案数字化管理平台的相应设置并不完善，在进行人事档案变更管理权限时，只能够通过手动输入的方式完成更新。企事业单位的人事档案库房面积大，在采用传统的数字化管理模式时，仅能通过招聘更多相关管理人员的方式保证工作效率[6]。这不仅没有改善管理弊端，还提高了企事业单位的人工成本。在传统的人事档案数字化管理模式中，主要途径就是提供档案查阅，并不能对人事档案中的信息进行分析以及预测评估。此外，纸质归档与数字档案结合的传统人事档案管理模式，判断档案材料真实性的方式，仅能通过人事档案管理人员的工作经验肉眼识别。一定程度上，既无法保证在数字档案转换过程中的数据一致性，也无法保证每一个管理环节的真实性。

2.3数字化建设重视程度不足

部分企事业单位对人事档案数字化管理缺乏充分认知，不愿意投入资金以及专职人事档案管理人员，直接导致人事档案不能体现其真正的服务价值[7]。人事档案数字化管理模式受传统管理观念的影响，各类人事档案数字化的整理、修改以及存储都得不到制度的支持，导致人事档案数字化管理困难重重。由于企事业单位的人事档案数量非常多，不仅需要数字化管理平台的存储容量大，还需要大量人力、物力。当前人事档案数字化管理已有制作数字档案的规定，但由于管理平台的软硬件配置达不到要求，还不具备对人事档案相关数据的真实性进行查验的条件。在一定程度上，传统的人事档案数字化管理模式限制了其信息化的发展，甚至引发人事档案相关数据信息的保密问题。当前，人事档案数字化管理平台，只支持人事档案部门内部单机使用。因此，在开放部分人事档案数据权限共享的过程中，各层级部门未能实现信息共享，无法进一步提高沟通效率。根据当前人事档案数字化管理现状，可以通过引入大数据技术，在保证人事档案相关信息可靠性的基础上，实现人事档案相关数据的共享[8]。

3基于大数据的数字化管理系统设计

随着大数据技术的快速发展，企事业单位的人事档案数字化管理，不仅包括数字、符号等结构式人事档案数据，还可以包括人事档案的半结构式数据。创建基于大数据技术的人事档案数字化管理系统，不仅能够弥补人为管理人事档案的不足，还能够为人事档案数字化管理提供分析以及评估，构建管理系统框架见图1。

3.1系统硬件设计

档案数字化管理系统选用Mysql数据库，具有较高的便捷性，并运用Linux操作系统环境器，可兼容Firefox浏览器和Windows10浏览器，CPU应I5以上，硬盘500G，内存8G，可实现5台PC服务器同时运作，每台服务器包含两个CPU，虚拟服务器4核。

3.2系统软件设计

3.2.1管理权限模块基于大数据的人事档案数字化管理，为了规范人事档案数据共享的权利及义务，需要明确数字化人事档案的共享权限及范围，进而确定数字化人事档案相关数据的共享层级。通过分析企事业内部不同的数字化人事档案级别，以及不同的人事档案操作权限，从而确定档案可查阅等级。通常情况下，在不可越级查阅数字化人事档案的前提下，只有经过相关管理部门的审批，才能够提供人事档案的查阅服务。这不仅有效防止企事业单位内部人事档案的信息泄露，还能从源头禁止访问者拷贝人事档案的相关信息。在大数据技术环境下，形成局域网连接，确保了在人事档案共享的情况下，数据的可靠性，权限设置页面见图2。图2权限设置页面此外，企事业单位内部的人事档案具有保密性，不能将企事业单位的内部信息直接放在公共网络。因此，在数字化管理人事档案过程中，可以建立私有云计算模式，进而保证该管理模式的私密性以及可控性。3.2.2档案分类模块在基于大数据的人事档案数字化管理过程中，通过大数据的先进手段，完善人事档案的查阅方式，对档案进行精准分类。大数据技术的引入，需要配备专职人事档案管理人员。创新后的管理模式，人事档案管理人员的工作职责具体包括：定期更新管理平台相关软件、协助数字化查阅保密协议的签订、保证人事档案数字化存储的安全性。

4结语

基于大数据的人事档案数字化管理系统，改变了原有管理模式的落后性，并通过利用大数据、信息互联网以及云计算等相关技术，实现人事档案管理框架化、数字化，缩短人事档案查阅时间以及提高后续相关工作效率，是人事档案数字化管理的关键。此外，由于企事业人事档案自身存在特殊性，为尽可能地避免泄密情况的频繁发生，需要在人事档案相关电子文件传阅过程中，建立信息专用传输通道，确保操作者的严谨性、保密性。

【参考文献】

[1]廖贤达，刘中花.人事档案的数字化管理[J].人力资源，2021(7):106-107.

[2]高艳.数字化干部人事档案管理的安全风险与对策探讨[J].企业改革与管理，2021(4):74-75.

[3]胡晋宜.电子人事档案前景研究[J].商讯，2021(6):168-169.

[4]薛爱芹.新时期背景下企事业单位人事档案的数字化管理[J].就业与保障，2021(3):168-169.

[5]周洁，吕东阳.数字化信息在医院人事档案管理中的应用研究[J].兰台内外，2021(1):1-3.

[6]肖理婷，郑斯予.数字化背景下干部人事档案管理思考与探析[J].办公室业务，2020(22):160-161.

[7]项海菊.浅析大数据时代的数字化人事档案管理[J].科技创新导报，2020，17(3):143-144.

人事档案管理数字化范文第2篇

一、当前医院人事档案管理工作的现状及问题

（一）管理载体传统老旧

“无纸化办公”的新风已在强调节约公司成本和追求现代科学管理的现代公司的拥护下发展良好，但作为事业性质的医疗机构，尤其是属于国家事业单位的公办医院，财政支持使其对于办公用纸这类“小事”觉得不值一提。当前还有很多医院的人事档案管理材料为纸质材料。纸质材料的制造成本和使用成本都很高，且不易保存，多年之后质量会大打折扣。

（二）管理路径不够通畅

档案管理涉及各行各业，尤其是人事档案设计的范围更广，在电子技术飞速发展的时代，档案熟悉花管理也成为必然。由于纸质材料的信息传递单一性，纸质材料的信息只能通过人工转移、物物交接甚至需要亲自抄写的传统方式传递，因而其管理路径不够通畅。

（三）管理意识稍显薄弱

人事档案管理中的重要一环便是管理意识，由于人事档案管理不具有直接产生经济效益的作用，其隐性的对于组织的帮助又不容易被察觉，因此人事档案管理岗位总是备受冷落，单位对于管理意识是薄弱、落后且不易进步的。

（四）管理人员素质较低

首先，医院的人事档案管理人员在聘用上属于能力较弱型，扮演着“文件袋保管员”的角色，工作能力、工作效率较低；其次，医院对于人事档案管理的忽略直接导致人事档案管理人员积极性不高，工作思想散漫，在新型人事档案管理方法出现时很少主动学习。

（五）管理效率严重低下

综合以上几点，当前大部分医院的人事档案管理还处在“人—纸”阶段，绝大多数工作都是人工操作，传递性差，准确性低。查询、转移、归类、审核的过程中经常出现“一步错步步错”的情况，甚至造成人事档案损坏，严重影响人事档案管理效率。

二、医院人事档案数字化管理的基本要求

21世纪是数字化信息时代，利用数字化信息开展医院人事档案管理工作可以在传统人事档案管理出现的严重病症上补一剂良药。数字化信息开展工作既要求被管理物的数字化，更要求管理者的数字化，因此，利用数字化信息开展医院人事档案管理工作对人事档案管理的双方主体都提出了更高的要求。

（一）医院人事档案管理者的数字化

俗话说“事在人为”。倘若配备先进的管理设备而没有先进的管理人才同样达不到预期效果，因此要先将医院人事档案管理者数字化。目前我国医院人事档案管理者老龄化严重，计算机水平普遍较低，很多尚处于只会开机、打开文件夹和网页的阶段，因此要及时更新换代，培养、储备档案管理和计算机水平都较高的复合型人才。

（二）医院人事档案设备的数字化

与医院人事档案管理者的数字化相比，设备的现代化要求看似比较容易，其实不然。科学的管理系统、管理软件的重要性众所周知。要积极引进先进的管理设备，只有提高人事档案管理的客观条件方能提高水平。

（三）医院人事档案与管理者二者的数字化信息标准统一化

数字化信息的有效利用一定要建立在标准统一的基础上。比如数据库标准统一化有利于医院科室之间、部门之间、院所之间的数据体系更完整；应用技术标准统一化有利于整个医院人事档案技术处理可以做到无缝衔接；管理标准统一化有利于医疗体系人事管理系统之间的相互交流；信息统计标准统一化有利于进一步提高医院人事档案管理效率。

三、医院人事档案数字化管理的实现路径

（一）打开思想，改变思路，高度重视

当前医院人事档案管理工作的传统老旧很大程度上归结于医院对于人事档案管理工作的不重视，忽视了人事档案管理工作对于一个组织的隐性能量，故而对其软硬件、人工的水平和素质要求偏低。改变这种情况必须要从思想抓起，人事档案是医院的宝贵财富，提高医院人事档案管理工作的思想重视程度，对于其工作的需求提供必要的条件。

（二）新老交接，提高标准，培养人才

老一辈医院人事档案工作者的确在之前多年的工作中贡献过卓著力量，对他们给予充分肯定的基础上也要看到时代在发展，科技在进步，长江后浪推前浪的现象已经逼迫医院的人事档案管理水平需要高水平、高素质、专业化的管理人员为我们的管理工作添砖加瓦。要对医院人事档案管理工作岗位提出更高的工作要求，提高医院人事档案管理工作人员的综合素质。可通过专业人事档案管理培训来提高人事档案管理人员的专业素养，包括新时期人事档案管理的专业知识、计算机操作、业务技能和信息安全学习，其中计算机操作即使最基础的要求也是最关键的技术手段核心，努力培养合适的新型人才。

（三）两件更新，两手都抓，两手都硬

硬件和软件的科技含量和技术含量直接关系医院人事档案管理工作的水平高低。人事档案信息数字化管理对计算机核心技术的依赖性较高，硬件设备和软件系统的匹配同样不容忽视。首先，要加强对人事档案信息的环境管理，信息技术和计算机软件对外部环境有一定要求；其次，科学技术更新换代的速度非常快，计算机软件必将经常更新。然而软件技术的更新却有可能与硬件设施不匹配，从而导致原有数据的流失，不利于人事档案管理。

（四）队伍建设，注重安全，注意稳定

建设一支高水平、高素质、专业化的医院数字化信息人事档案管理工作团队实属不易。队伍建设前应确保数字化信息岗位人员的安全意识是否满足岗位要求，数字化工作是一项充满安全保密性的工作，需要团队的整体性和安全性；其次，由于医院属性较为特殊，人事档案管理队伍建成之后尽量确保管理人员的相对稳定，在不必要换岗和流动的前提下尽可能保证医院人事档案人员的相对稳定，既有利于熟悉业务，又有利于队伍的稳定性。

四、实现医院人事档案数字化管理需要创新

现代化人事档案管理需要新的人事档案管理模式.基于建立国家人事档案管理中心的构想,本文提出了未来人事档案管理“三位一体”模式,即国家人事档案管理中心集中进行传统人事档案管理、数字化人事档案管理和人事档案网络共享管理。

（一）建立医院人事档案数字化管理云数据库

《关于改变传统人事档案管理制度的建议》早在07年就被提出，阿里巴巴公司提出的“云数据”技术也已应用多年，但是至今这些先进的管理理念和数据处理技术都没能在医院人事档案管理工作中体现出应有的作用。建立医院人事档案数字化管理云数据库已成为利用数字化信息开展医院人事档案管理工作创新的首要创新点。

（二）建立医院人事档案网格化交叉体系

以传统的医院人事档案母系统为基础，建立涵盖医疗人员户籍、社保、成长、信用等方面的子系统，并完成网格化信息交叉。体系的完善既帮助医院人事信息的全面汇总，又可帮助医院内部人才的选拔和干部的任用。

（三）学习利用新技术新方法

信息技术发展虽然迅猛，但由于信息技术引入人事档案管理领域起步较晚，各项工作的信息化进程并没有借成熟的信息与电子技术而加快。我们应当吸取经验教训，努力学习其他领域或者其他国家的先进技术，用在我国医院人事档案数字化工作中。软件上可使用大区域通用的高级别人事档案管理系统，数据标准统一，数据转换流畅，提高医院人事档案工作效率。硬件上可依据实际需求和工作环境情况选择配置相应的数码产品帮助人事档案数据信息电子化。技术上引进先进技术，如射频、芯片、磁条等数据存储、读取技术，既可以帮助大量电子信息的处理又可以保障信息的安全性和存储的长期性。

五、利用数字化信息开展医院人事档案管理工作需注意的问题

（一）与时俱进，不断进步

利用数字化信息开展医院人事档案管理工作具有长期性、延伸性、进步性。需要长期不断的与时俱进、跟进学习，同时要勇于超越现有技术，愿意摸索，敢于突破。要紧紧盯住时代最前沿的数字化信息技术发展成果，将其运用到医院人事档案管理实践之中。这其中既是一个环境更新、人员学习的复杂过程，也需要医院对于此项工作的政策支持和财力帮助。

（二）牢记根本，不忘初心

人事档案管理数字化范文第3篇

一、人事档案数字化的意义

1.减少查询时间，提高工作效率

传统的干部档案查阅，基本上都是先根据姓名查看档案号，再根据档案号调出档案，然后手工翻阅，如果要查询一本比较厚的干部档案，查阅人员需要花费很长时间。而数字化电子档案只需要在计算机的人事系统上输入姓名直接查询并按所需查阅内容点击查阅，只需要几秒钟就能调阅一本档案。实现了快速查询和检索，使干部档案得到了充分的开发与利用。

2.节约干部档案的管理成本

过去，要提高档案的利用率，通常都是用增加档案人员和办公费来实现，导致档案的管理成本大幅增加。而数字化电子档案管理使传统的以纸质为载体的档案信息转为机读档案，不仅节省了纸质档案信息在保护或修复过程中所需的人力、设备与耗材的费用，避免了人员的浪费，也节省了库房硬件环境所需的费用，极大地降低了档案的管理成本。

3.有利于对档案原件的保护

将纸质档案转变为电子档案信息，既方便了利用，也减少了翻阅对纸质档案的伤害，保护了档案的原件，避免纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，使档案能长期或永久保存，有效地保证了档案的完整和安全，延长了档案材料的寿命。

二、医院人事档案数字化管理的途径

1.通过医院网上招聘系统，建立完善的干部信息网络基础数据收集流程管理。

一是统一字段的设置。求职者在填报求职信息的过程中，通过系统设置的列表框、复选框等方式，对字符类较统一的项目作属性限制，避免录入过程中出现差错，如身份证号码、出生年月、性别、籍贯、简历时间等，同时也通过众多的数据验证程序，验证输入数据的合法性，数据库表字段的设置也会设置一些限制，如果误差太大，也一样会在提交过程中提示无法执行，从而促使求职者检验并更正数据。提高数据精确度。

二是细化个人信息模块。在个人信息模块设置上，根据干部档案的十大类的分类要求进行设置，求职者在录入信息时，特别在个人履历、资格证书、获奖情况、科研成果、学术论文、在校学生工作任职情况、家庭情况、证书图片上传中必须进行细化填写，以便于入职后的人事档案系统的丰富与建立。

三是多媒体技术的运用。计算机的多媒体技术为招聘工作提供了丰富多彩，效用优良的媒质，以多媒体记录招聘人员信息，以其信息量大、高密度存储、便于使用等诸多优点，成为我院招聘工作中一大亮点，为医院选拔人才提供了可视、可读的信息，摆脱了以往记录个人材料单一的纸质文字记载，利用多媒体信息技术生动全面记录各专业考生网上视频面试信息、考场面试视频信息和音频信息，面试官评语及评分，临床科室考核情况、心理测试分析、专业理论及英语考核、体检情况、招聘考核小组意见及录用批示等材料，针对档案实体情况，制定合适的处理方案，如纸质、照片等材料，通过高速扫描仪进行数据的采集、压缩、储存等数字化处理，成为各录用人员统一的数字化档案信息，最大限度地将档案实体上所负载的信息保留下来，准确、完整、真实记载各类人才原始的档案资料。

四是整合人员数据，医院网上招聘系统与人事档案管理系统实行无缝对接，建立入职人员电子档案。

2.建立审查监督机制

在干部电子档案收集的过程中，注意把好“三关”：一是审查关，人事科和人事档案室严格履行审查手续，从电子档案材料形成开始就把真实性、合法性和实用性作为人事电子档案材料鉴定和取舍的标准。二是程序关，人事电子档案形成涉及多个部门和环节，既有组织形成的材料，也有个人提供的材料，严格遵守个人上传证件材料与个人档案记录一致的原则，忠于真实，杜绝弄虚作假。建立个人诚信记录及职业信用记录，使之成为个人职业生涯的信用资本。三是处罚关，严肃处理档案材料中弄虚作假或故意不作为两种极端行为，对伪造档案，篡改档案等行为给予严厉的制裁。

三、医院人事档案数字化管理的成效

1.为“知人”“善任”提供全面的材料

由于电子档案中记录的是干部的个人履历情况、诚信状况、干部在录用、考核、专业技能、专业资格、科研成果、晋升、培训教育、奖惩情况、工资福利、健康状况等方面情况的记录，改变了以往人事档案内容单一的模式，注重反映一个人的个性特征，通过对入职人员绩效以及信誉做出的评估，建立员工翔实的个人职业信用档案，为单位选拔人才提供详尽的材料，为个人职业生涯规划的设计、稳定干部队伍提供有效的数据分析。

2.个别材料向个人公开增加透明度

通过人事档案管理信息服务平台，输入职工姓名及工号和密码，实现人事档案远程化查找和利用。把人事档案信息数据库中除一些组织考察材料、群众意见汇总等涉及保密的档案仍要继续保密外其他一些非保密信息向个人开放，如履历表、年度考核表等自己填写的表格，对这些信息个人只有查阅权利而没有修改权利。在一定范围内开放档案，保证职工对档案的知情权，便于档案的利用，促进档案的完整、真实和透明。人事档案信息部分向个人开放，不仅方便了职工对档案的利用，而且增强了公众的档案意识，对人事档案工作也起到了监督的作用，使人事档案更好地为公众服务。

3.减少对纸质档案的伤害

通过扫描仪把纸质的原始档案中利用频率高、利用价值高的档案材料传输到计算机中，形成个人档案信息基础数据，有效保护纸张载体和字迹，利用部门或上级领导可根据需要进行查阅、打印、摘录，避免反复调用原件，更好地保护实体档案。

4.数据共享，达到资源的有效利用

通过建立人事档案管理信息基础数据库，实现多个平台进行访问，为不同部门提供各类人员基本信息的共享。数据库的建设，不仅可以支持人事管理部门的管理，为综合研究分析本单位人员信息，开展高层次的档案信息服务和人才选拔工作提供帮助，为人事部门科学的决策提供准确信息，更方便领导调阅，为领导和相关部门提供全方位的人员信息，有利于人才的挑选，通过实时服务，提高人事档案管理效率和人事档案利用效率。

5.实现人性化管理，提高工作效率。

人事档案管理数字化范文第4篇

政府部门的人事档案是根据政府部门的需要记录个体的个人信息、工作履历、重要事绩的信息材料。这份档案既是政府部门作人事安排的基础，也是人事部门作好激励工作的基础，也是个人对自己作综合评估的重要依据。做好人事档案管理对政府部门、人事部门、个人需求来说，都有着重要的意义。随着社会信息化的发展，人们要求人事档案管理也要向着数字信息化的方向发展，然而数字信息化的档案目前面临着很多风险问题，如果不能有效的防控风险，人事档案数字信息化将很难继续进行。

2 人事档案数字化风险防控面临的主要问题

2.1 数字化档案的真实性风险控制

人事档案资料对政府部门、人事部门、人个需求来说，有重要的意义，为了保证人事档案的客观性，人们要求人事档案的数字化数据能确保其真实性。然而电子化数据本身具易复制性、易修改性、易丢失性的特点，这些特点都给人事档案数字化管理带来风险。以一份人事档案资料来说，它的信息是用数字化方法记录的，它附带的身份证资料、图片资料等均为档案管理人员扫描得到的。如果人们有心要涂改电子化档案资料，就可以用相关的软件修改电子档案中的文字信息，用平面设计软件更改身份证及照片信息，利用特殊的软件更改档案修改时间的信息等。电子设备能实现档案的无痕修改，如果不能对真实性的风险有效的控制，那人电子化人事档案资料的真实性将不能满足人们的需求。

2.2 数字化档案的存诸性风险控制

政府部门的人事档案电子化管理，是一个长期的、持续的过程，相关人员做人事档案管理时，会扩充人事档案材料的内容。不断扩大的数据库，这给管理人员带来管理上的困难，如果管理人员要转移数据库的资料，可能会造成数据损失的风险；电子化的数据库案在被反复的读取、保存的过程中，也有可能会出现数据损坏的风险；如果电子档案的存储介质出现问题，可能也会出现擞据损坏的风险。如何在存诸中保持数据的完整性，是人事档案管理人员需要重视的一个问题。

2.3 数字化档案的病毒性风险控制

信息化的时代，数据安全问题成为人们非常重视的一个问题。数据化的人事档案要方便人们调阅，就需要把电子数据信息公享化，而这可能会引起病毒性风险的问题。比如如果有人从网络入侵人事档案管理的服务器，那么档案资料有可能被全部窃取。人们在服务器中读写数据的时候，如果使用带有病毒的介质，可能会使人事档案管理服务器染上病毒。如果服务器中出现病毒，则相当于人事档案数据库的“门户大开”，散播病毒者可随意的窃取自己需要的档案材料。

2.4 数字化档案的电磁性风险控制

数据化的人事档案是以电磁等形式出现，它们与其它的电磁设备会存在一定的同步性，这种同步性存在着风险。比如如果将某些电磁设备放到存储有人事档案材料的服务器旁边，这些电磁设备会影响服务器的磁盘运作，磁盘受到电磁影响会使数据化的档案材料失真或丢失；服务器的电磁设备所散发出的磁场若与另一种电磁波同步，对方就能完全窃取服务器内的数据化档案材料。

3人事档案数字化风险防控问题的解决对策

3.1使用同步化管理

数据化的人事档案虽然具有易整理、易存储、易传播的特点，但是却有易修改的问题。为了确保人事档案的真实性，人事档案管理部门的人员要以同步化的方式管理档案。它要求实体档案与数据化档案能做到同步化，实体档案作为数据化档案的留底，如果一旦发生数据分岐问题，要以实体档案的资料为标准；数据化的档案则可作为日常调阅、检索、共享的对象。

3.2使用规范化管理

所谓的规范化的管理，是指人事档案部门要根据数据化档案存储的需求制定一个标准的操作方法，人事档案管理人员必须按这套标准的操作方法操作，以免出现数据化档案不完整的现象。比如人事档案管理人员使用移动硬盘备数据的时候，要先完全删除外部设备，隔绝计算机对移动硬盘的操作时才可以拔出移动硬盘设备，以免移动硬盘中的数据会遭到电磁的冲击；人事档案管理人员需要定期的备份数据，且要使用多种方法备份数据，以免使数据化的档案资料丢失。

3.3 使用隔离化管理

为了加强网络的安全性，人事档案部门要使用隔离式的管理方式。这种方式是指一个部门要形成一个局域网络，局域网络中的数据可以传播或共享，而局域网要连接入外网，则需要通过严格的审核。这种方式能减少外网入侵局域网的机会。使用局域网的工作人员不能使用外部的存储介质，只能使用部门指定的存储介质，以免出现病毒问题。网络技术人员要定期的维护网络与存储介质，降低病毒入侵的机会。

3.4 使用屏磁化管理

电磁波泄密的问题已经引起人们高度的重视，目前人们已经研究出接地技术、隔离技术、软件技术等解决电磁泄密问题。以TEMPEST软件技术为例，该软件安装到计算机上，它能在操作的时候，散播不规律的高频“噪声”，使信息接收者难以接收到正确的电磁波信息。人事档案管理人员要请网络技术人员使用屏磁化技术做好档案保密工作。

人事档案管理数字化范文第5篇

在大数据时代下，经济竞争日益激烈，我国人事档案管理相对不足，原有的纸质档案已经无法满足市场需求。如果企事业单位想在市场中保持长久的市场竞争力，就必须根据市场变化，改善管理模式，抓住机遇应对挑战。而采用互联网+档案服务的新型管理模式，不仅促进了与行业间的交流协作，还实现了交流互动、传递信息、实现多元化的发展，这样对事业单位的长远发展有很大帮助，同时提高了事业单位管理的运营模式。

2 创新人事档案管理制度的必要性

人事档案信息失真，是我国人事档案工作面临的问题之一。比如说，落后的人事档案管理方法及手段，人事档案机构分散和非专业化；档案材料在收集加工传递等一系列环节中的管理也存在不同的漏洞，致使档案材料损失等；“弃档”现象就是人事档案管理中出现的问题之一。被人遗弃的档案就是“弃档”。数据显示，目前全国各级人才流动服务中心有大概50/60万流动人员的人事档案无人理会。从这些事情我们就可以看到人事档案管理制度的弊端。

然而，在现有人事档案中收集的资料不完整，旧资料居多， 新资料少之又少，还有补充不及时的情况，这无法反映出一个人的现实面貌。组织评价又流于形式化并不能客观真实反映一个人的情况。关于个人政治品德、家庭历史和社会关系方面的内容居多， 反而体现一个人的能力水平和特长信息量却非常少。在现实生活中，档案造假的违法行为也逐年增加，假学历、假年龄等现象也是只增不减。为了改变这种情况，创新人事档案管理制度是我们的唯一途径。

3 创新人事档案管理制度的原则

3.1 服务原则

人事档案首先要从每个人开始建立，随后要做到整体档案系统的管理， 这些都需要做到适应市场化需求，优化人才流动及管理，让人才的使用、管理、流动得以实现最大化的利用。人事档案是证明每个人整体素质的履历资料，也是每个单位需要施行人事管理的重要证据。当求职者去应聘工作时，这个档案是应聘者向招聘单位说明自身素质的重要依据 。

3.2 准确原则

人事档案信息储存需要做到信息准确全面，要做到内容充分，档案资料要丰富、全面、完整， 能够反映一个人的真实面貌， 不能存在核实不准确的消息就归档，比如模糊不清的数字、日期等也不可以归档。人事档案要反映出一个人的整体素质和履历情况，突显出一个人最有价值的信息以及他的具体情况。

3.3 通用原则

某个人因为换工作的原因，想把自己的人事档案从原来的工作单位换到另一个单位，这就需要从个案的编制到系统的建设都要完整，做到通用原则。第一要做到标准化，第二要做到规范化，第三要做到适应网络化的需求，这样才能实现通用原则服务的宗旨。还有将人事档案的管理树立一种 “以用户为中心”的服务理念，改变不合适的管理体制， 努力完善档案的功能，确保人事档案内容真实性和公民知情权的实现，发挥人事档案作用和保证社会稳定。

4 人事档案管理创新制度的方法

4.1 实现数字化管理

档案管理应抛弃传统方法，实现数字化管理。传统的纸质保存时间短，温度和湿度都可能造成档案的损坏。数字化管理节省存储空间和提高检索档案的效率，最重要的是数字化档案管理的模式延长了档案的寿命。数字化档案都存储在一个小小的硬盘中，他们对环境并没有特别要求。小小的一块硬盘可以存储的档案?盗靠氨纫蛔?小型图书馆。数字化档案可以复制和备份，一般情况下丢失不了，易于保存。

4.2 建立档案管理机构

档案管理机构存在许多问题，要建立开放化的管理模式，首先要实现人事档案管理社会化 ，要建立具备社会性质的档案管理机构。管理机构建立需要档案管理的专业性、技术性、还要解决没有档案的人员的档案问题。在过去的工作中，自己的档案都是在所在单位，而部分没有工作或者是退休的人员档案就没有机构在收录，就造成了无人管理的现象。因此，需要建立开放型和社会化的档案管理机构，发挥管理机构的最大作用。

4.3 借鉴国外的先进管理经验

各个国家、各个区域都有不同的人事档案管理制度模式。档案管理包括公立、私立系统。人事档案管理工作不是简单的管理工作，它是和人事有关系，需要调动和流动。总之，我们需要借鉴国外的先进经验提升我们的档案管理工作。