办理人事档案托管

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办理人事档案托管范文第1篇

关键词：独立学院 人事档案 托管

独立学院已有十多年的办学历程，属于民办性质，是高等教育的重要组成部分，其教职工采用聘用制的用人机制。按照国务院办公厅《关于加强民办高校规范管理引导民办高等教育健康发展的通知》（[2006]101号）：“各地政府人事部门所属人才交流服务机构负责管理民办高校教师的人事档案。”独立学院教职工人事档案绝大多数托管在学院所在地人才交流服务中心。独立学院人事档案工作虽然取得了很大的发展，但尚有许多不足的地方，这里面既有独立学院自身存在的问题，也有人才交流服务中心和社会环境方面的问题。

为使人事档案更好地为独立学院规划、预测和制定人才培养计划提供准确的信息，为考察、任用人才提供参考依据，同时也为维护和保障教职工的个人权利提供法律凭据，笔者根据多年在人事部门工作的经历，提出一些看法和措施。

一、独立学院人事档案中存在的问题

1.人事档案管理制度不够完善

由于独立学院普遍办学历史短，工作重点是学科建设、学风建设等教学工作，教职工人事档案建设目前还是处于边缘化的地位，没有引起学院足够的重视，没有把档案工作放在应有的位置，人员、经费、管理还不十分到位，档案管理制度没有做到规范化、制度化。独立学院人事部门没有完善的归档制度和章程，人才交流服务中心档案部门又缺乏有效的控制和制约机制，使得人事档案的收集、归档、保存等制度得不到落实，不能适应独立学院对人才队伍的考察选拔、规划预测、开发利用等工作的需要。

2.人事档案材料记载不连续、缺乏完整性

独立学院聘用的大多数是青年教职工，有些教职工毕业后到外企、私企等没有人事档案管理权的单位工作了几年，由于这些企业本身人事档案意识就非常的薄弱，存在“人档分离”的现象，没有对职工相关材料进行归档，造成了档案里没有对其毕业后工作的工龄、业绩、职务、职称等经历进行延续的记载，无法体现其工作业绩和技能水平，致使其到学院工作后工资福利待遇、职务聘任或职称评定等人事管理工作受到影响。

3.人事部门对人事档案收集、鉴定等日常管理不到位

独立学院人事部门一般不配备专职的人事档案管理人员。兼职的档案管理人员对档案工作精力投入不足，大多没有经过专业的档案知识培训，对人事档案的鉴别特别是档案价值的鉴别缺乏专业的档案知识，致使该归档的材料没有归档，不该归档的却归档，导致人事档案比较混乱，材料缺失或不够准确。

独立学院广大教职工对人事档案归档内容、管理范围更是缺乏了解，不会主动向人事部门提供个人材料，导致符合归档范围的人事档案材料收集不全，常造成教职工在校工作期间形成诸如年度考核、职务提拔材料、取得专业技术职称资格材料、工资调整材料、后续教育取得的学历学位材料、入党材料、科研成果、著作、论文、与用人单位签订的劳动合同等体现个人经历和水平的重要人事信息档案材料缺失。由于收集、归档工作不扎实，反映教职工教学工作、科研成就和个人专业特点的原始材料不全或遗失，将导致教职工部分历史经历产生空白的严重后果。

4.独立学院（托管单位）与人才交流服务中心档案管理部门（管理单位）之间的矛盾

独立学院（托管单位）与人才交流服务中心档案管理部门（管理单位）在空间上有一定的距离，空间上的距离使两者之间产生了矛盾。

其一，独立学院与人才交流服务中心档案管理部门缺乏协调沟通。人才交流服务中心档案管理部门是人事档案的管理机构，应对独立学院的档案工作进行指导和检查，但由于在空间上有一定的距离，单位之间的联系非常少，缺乏协调沟通。人才交流服务中心档案管理部门被动地等待独立学院上交档案，由于没有建立完善的档案材料移交制度。独立学院有许多应当及时归档的材料比如学历的变化等，往往不能及时归档，甚至不能保证一年归一次档，不利于人事档案的及时更新。

其二，档案管理与利用产生矛盾。由于空间的距离和档案管理技术的落后，人才交流服务中心档案管理部门无法为独立学院提供及时、方便的档案利用。人事档案的最终目的在于利用，而人才交流服务中心目前开展人事档案的服务只限于收集、整理、保管、转递、开具档案证明等，并且是原始的手工管理，对信息的查询依旧是人工查找档案实体，没有应用现代化的信息技术管理，工作量大，效率低。独立学院需要利用教职工档案时，凭单位联系函到人才交流服务中心档案部门办理，远距离的、频繁的来回查询，对学院来说既低效又花太多的精力。人才交流服务中心档案管理部门只是被动的存档管理，不能对委托的独立学院提供主动的、个性化的服务，在人才选拔、培养、开发及预测上无法为独立学院提供高质量的服务。

二、改进的意见和措施

1.独立学院人事档案科学化、制度化、规范化建设

独立学院领导要重视人事档案工作，人事档案是人才开发的重要资源，是个人经历、思想品德、工作能力、职务、职称等方面的真实再现，是发现人才、选拔人才的重要依据，在独立学院发展中处于基础性的地位。

独立学院要做好教职工人事档案工作，可根据独立学院自身的情况，以《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作细则》、《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》及《关于加强流动人员人事档案管理工作的通知》等法律法规为依据，制定出适应独立学院特征的、具有可操作性的、科学合理的、规范的人事档案管理制度，使档案管理部门和管理人员的工作职责明确，这样人事档案的收集、鉴别、整理、保管、利用等工作就能做到有章可循、有规可依，既维护了档案工作的真实性和严肃性，又让独立学院的人事档案工作走上科学化、制度化、规范化和现代化的轨道。

2.加强人事档案宣传力度，提高教职工的档案意识

独立学院人事部门应在每年的工作计划中把加强档案建设放在重要的位置，充分利用宣传橱窗、学院刊物、网站等多种媒体对教职工进行档案知识的宣传，提高教职工的档案意识，了解人事档案制度及条例，了解哪些材料应归档，使教职工自觉地配合人事部门及时做好档案材料的收集、归档工作。

经过不断的宣传教育，使档案意识深入教职工心中，化为自觉的行为，为人事档案工作打下坚实的群众基础，使档案工作走上良性发展轨道。

3.加强独立学院与人才交流服务中心档案管理部门的联系与沟通

人事档案工作需要依靠独立学院与人才交流服务中心档案管理部门共同协作才能做好。笔者从事多年的独立学院人事档案工作，人才交流服务中心档案管理部门从来没有联系过独立学院，没有就档案工作进行过交流、讨论，只是坐等独立学院上交档案。独立学院与人才交流服务中心档案管理部门每年应定期联系，召开工作会议，就人事档案工作中出现的问题进行研究与探讨，互相交流经验，共同把档案工作做好。

4.加强人事档案管理队伍的建设

档案管理人员的素质，专业水平的高低，直接关系到独立学院档案事业的发展前景，因此，建立一支高水平的管理队伍就显得十分重要。

由于独立学院的人事档案托管在人才交流服务中心，所以档案管理队伍的建设必须包括人才交流服务中心和独立学院二支队伍。

人才交流服务中心档案管理专业队伍建设，必须高起点、高要求。这支队伍应具有较高的综合素质，精通档案学知识，熟悉档案管理的政策和法规，树立全心全意为独立学院档案托管人员服务的思想。随着档案信息化建设的发展，档案管理人员必须加强信息技术的培训，使他们成为既掌握档案管理专业知识又懂得信息技术的复合型档案管理专业人员。

另一支队伍建设是独立学院人事部门档案管理人员。首先，独立学院应充分重视这支队伍的建设，在人员配备上，最好配有专职的档案人员。即使是兼职的档案管理人员，也应保证他们有充足的精力放在档案管理工作上。其次，应加强档案法律法规和档案业务知识的培训，提高他们的业务水平，才能保证档案收集、整理的质量。

这两支队伍的建设是相辅相成的，人才交流服务中心档案管理人员应主动地深入到各独立学院档案管理工作中去，做好业务指导工作，一方面使独立学院档案归档工作做到正确、完整、规范；另一方面，人才交流服务中心档案管理人员在业务指导的过程中会发现新情况、新问题，在解决问题的过程中促使他们不断地提高自己的业务水平；第三方面，这给双方提供了一个思想沟通、工作协商、信息反馈的平台，通过双方的互动协作把档案工作做得更好。

5.加强人事档案信息化建设

独立学院在人事管理工作中随时需要查阅、利用教职工档案信息，以便对教职工作出及时、正确的评价。若人才交流服务中心档案管理部门仍然使用传统的服务方式，需要独立学院派人前来查阅档案，则费力费时，很难满足独立学院人事管理的需要，这也使人事档案的利用价值受到限制。档案管理部门应当与时俱进，采用现代化的管理手段和技术，利用信息技术，把传统纸质的人事档案，制作成数字化的人事档案信息库，使人才交流服务中心、独立学院可以通过网络对人事档案信息库进行及时更新、查阅，实现远距离地对人事档案信息库进行动态管理和维护，省时省力，这样可极大提高人事档案利用价值。因此，加强人事档案信息化建设，开发人事档案管理软件，建立人事档案信息库，将是独立学院与人才交流服务中心档案管理部门共同努力的方向和目标。

参考文献

[1]杜玉兰.论人才流动给人事档案管理带来的新问题与对策[J].北京档案，2012（6）：36-37

[2]马世仙.独立学院干部人事档案管理的现状及完善[J].商品与质量，2012（s3）：65

办理人事档案托管范文第2篇

摘 要 做好企业退休人员档案管理，有助于推进企业退休人员社会化管理服务工作，更好地服务于退休人员。企业退休人员档案管理是一项综合性管理工作，但也存在一些实际问题，有待于在今后的工作中加以解决。

关键词 退休人员 档案管理

一、加强企业退休人员档案管理的重要意义

退休人员档案是由证明其个人经历、职业能力、工资水平及参加社会保险等方面的文件材料组成，是历史、全面、真实反映退休人员情况的重要依据。为了加强企业退休人员档案管理工作，国家出台了《关于积极推进企业退休人员社会化管理服务工作的意见》（中办发〔2003〕16号），各省（区、市）也根据《中华人民共和国档案法》和当地《档案管理条例》分别出台了推进企业退休人员社会化管理服务工作的实施意见，从而明确了退休人员档案管理的主体、条件、管理机构和人员职责、岗位设置、档案材料保管等程序和档案利用流程。

（一）加强企业退休人员档案管理是完善社会保障体系建设的需要

按照建立与之相适应的独立于企业事业单位之外的社会保障体系改革设计，用人单位在依法缴纳社会保险费之后，不宜再承担管理社会保险对象的日常工作，建立社会保险服务对象人事档案管理服务机构，既是管理链条的重要环节和实行社会化管理的基础，也是社会保障体系发展完善的配套设施。

（二）加强企业退休人员档案管理是经济社会发展的客观要求

当前，随着国有企业改革深化和破产兼并企业的增加，一些企业退休人员会失去原单位的依托。如果不建立公共的社会档案管理机构，既不利于破产企业退休人员的人事档案管理，也不利于现代企业制度的建立和完善。如果实现对离退休人员的社会化统筹管理，就会减少因企业倒闭给社会和家庭带来的压力，保证国家的政治稳定。

（三）加强企业退休人员档案管理有利于促进企业轻装发展

实行人事档案社会化管理，使退休人员一旦因达到退休年龄退出劳动领域后，将人事档案转移到相关社会托管机构，打破了传统的档案管理模式，也就打破了传统的人事管理观念，破除了退休人员由传统的“单位人”“一包到死”的观念，真正实现与企业脱钩，可有效降低企业经营管理成本，让企业从具体的人力资源管理服务中解脱出来，促进企业经营发展，防止出现企业越老、退休人员管理服务压力越大的局面。

因此，在经济社会发展的新常态下，加强企业退休人员档案管理，有利于增强对企业退休人员的服务功能，有利于真实反映退休人员的情况，保障退休人员的切身利益。

二、企业退休人员档案管理存在的主要问题

目前，企业退休人员档案管理主要存在以下几方面的问题：

（一）档案管理制度不完善

虽然各地已经加大了对企业退休人员档案的管理力度，但在档案管理制度上仍然存在一定的缺陷，比如存在地区间发展不平衡的现象，发达地区在企业退休人员档案管理方面较为先进，而有的落后地区、小城镇等没有建立起相应的档案管理制度，影响了退休人员档案管理的整体发展；又比如有的管理部门退休人员档案管理制度不健全，对退休人员的资料收集不完整，在档案管理制度中对档案借阅、保密、利用等方面没有进行规范化管理，导致档案混乱现象突出，严重影响了企业退休人员档案管理制度，缺乏规范化和标准化。

（二）档案移交接收管理不规范

企业退休人员档案的管理分别由省级养老保险经办机构、市（州）养老保险经办机构、县（市）养老保险经办机构等承担，并由各级各类企业的同级档案行政管理部门负责监管和指导。综观各地管理办法，均要求各参保企业和档案托管单位尽快完成退休人员档案移交的工作。但在实际工作中，档案的移交和接收管理不够规范，导致退休人员档案材料不齐全、档案分类混乱、缺少关键材料等现象十分突出，不仅影响了档案利用，也容易引发关于档案管理的纠纷。

（三）档案托管机构工作经费未纳入政府财政预算

由于企业退休人员人事档案管理工作，是国家社会保障体制改革建设衍生出来的配套服务工作，但由于退休人员数量多、专业性强、档案利用量大，需要配备专业管理人员和必要的场地设施建设、维护投入。由于种种原因，作为公共服务重要组成部分的托管机构一直没能纳入机构编制、财政部门的管理，其正常的经费没有纳入财政预算，一直靠收取托管费来维持。2015年国家取消档案托管费收费项目后，一些托管机构面临经费无源的严重问题。有些社会化档案管理机构也就以种种借口拒绝接受新退休人员的档案，给档案的社会化管理带来不和谐因素。

（四）档案利用率低，检索效率低下

企业退休人员档案的利用主要集中在办理复查工龄、工伤转退休、更改户籍信息查询、经济房及拆迁宜查询、提供退休人员补办《退休证》材料、为退休人员医疗清算提供材料、提供退休人员子女入党与参军政审材料、办理死亡退休人员的丧葬抚恤费和遗属困难生活补助费等方面，涵盖的内容较广。但由于企业退休人员档案管理的不规范，加之档案信息化建设力度薄弱，导致档案利用率低下，档案查阅困难，在一定程度上影响了档案管理水平的提高。

三、加强企业退休人员档案管理的对策建议

（一）健全完善企业退休人员档案管理机制

健全完善的管理机制是做好企业退休人员档案管理工作的制度保障。有关管理部门应建立科学、完善的管理机制，增强企业退休人员档案管理的针对性和有效性。同时加大退休人员档案管理的信息化建设力度，运用计算机技术、信息技术、数据库技术等，把企业退休人员档案管理转变为信息化管理，提高档案的利用效率。

（二）加强宣传，提高对退休人员档案管理的认识

有关部门应加强《档案法》《社会保险法》以及企业退休人员档案管理实施办法等法律法规的宣传，提高档案管理部门、企业、退休人员对档案管理的认识，营造人人懂档案、人人关注档案管理的良好氛围。

（三）做好档案移交接收工作

档案管理部门及企业档案管理人员应深入学习有关法律法规和规章制度，掌握档案管理专业知识和技能，强化企业退休人员档案移交接收工作，从而在企业退休人员数量不断增加、退休人员档案频繁移交的形势下，做好人事档案管理工作。

（四）转变档案管理观念

进一步转变企业退休人员档案管理观念，把以往的管理意识向管理、服务并重转变，提高档案管理的有效性和针对性，发挥企业退休人员档案对社会和谐、老有所养、老有所为的重要作用。

（五）建立专业的退休人员档案管理队伍

由于这种社会化托管机构是在不增加人员编制和人头经费的情况下开设的，可以通过面向社会公开招聘的方式，招聘具有较高专业水平和责任心的大学生，通过进行相关的专业培训工作和职业道德教育，也可以通过在系统内部选择具有较强责任心，且具有档案管理经验的人员充实到企业退休人员的人事档案管理，并建立长效的培训机制，使档案管理人员不仅具有较高的专业管理水平，更具有甘于寂寞、默默奉献、热心为企业退休人员服务的职业道德和良好品德，更好地为企业退休人员提供人事档案方面的服务工作。

四、结语

总之，做好企业退休人员档案管理是一项重要的基础性工作，企业及相关经办机构应建立完善的档案管理制度，提高档案管理水平，增强企业退休人员档案管理服务水平。

⒖嘉南祝

[1] 岳艳敏，李斌，尚亚军.探析当前退休人员管理存在的问题及措施[J].现代企业文化.2015.12（05）：23-25.

办理人事档案托管范文第3篇

【摘要】人事档案是党政军群机关、企事业单位在管理所属人员时形成的以各个个人为单位集中保存的一种特殊的专门档案，是全面地历史地考察和了解一个人的依据，是党的组织工作、人事工作不可缺少的重要参考依据。人事档案管理又是人事管理的重要组成部分。因此，加强人事档案管理，充分发挥人事档案的资源优势，更好地为医院选拔和使用人才提供更加真实可靠的材料，就显得更为重要。

【关键词】医院; 人事档案管理: 信息管理

    1 人事档案管理的现状

    人事档案是一个组织在人事管理活动中形成的人事文件组成的，其真实性、可靠性由该组织的领导及其人事管理部门负责。由于人事档案本身不能直接带来经济效益，所以医院领导对人事档案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人员等方面尚存在许多问题。人事档案管理工作是促进人才合理流动、合理配置和合理使用，保证人才队伍素质的重要措施，是全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。

1.1 人事档案管理制度相对落后随着人事制度的

    不断改革发展，人才流动，医疗卫生单位选拔和使用人才的手续不断简化。由于人事档案管理“终身”制，没有得到及时补充和修正，阻碍了人才的流动。2000年，我院引进了数位高级专业技术人才，在整理人事档案时，发现有两名国外留学博士因缺少原始档案材料，无法办理正常调动、派遣手续。之后通过人才服务中心办理了人事，但也不能取得其在国外的人事资料。更由于人事管理制度的不完善(在原单位停薪留职出国留学而扣留了档案)，他们的原始档案至今没有转到我院，造成人事档案材料的不完整，给新录用单位在人事审核、审批工作中带来不便。

1.2 人事档案管理方式和手段相对落后人事档案

    管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案材料需要专人管理，单独存放。我院因办公用房紧张，虽然人事档案材料份数多，资料复杂，多年来档案室一直和人事办公室在一起。由于医院人事管理人员编制不足，人事管理工作量大，人事档案管理都是其他人事管理人员兼管，属于非专业人员管理。在档案管理手段上，因为没有单独的计算机和档案管理软件，管理人员还一直采取手工编辑、检索，致使人事档案材料不能及时归档整理，存在档案资料不完整的情况。

2 医院人事档案管理的设想

    随着 医 院 规模的不断扩大，分院和经济实体增加，人事制度改革和人员模式改变，给医院带来了人事众多、管理多元化的特点，也给人事档案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的医院人力资源管理系统就体现了医院人事管理(含档案)的整体管理水平。

2.1 增强对人事档案管理目的和意义的认识医院

    人事档案管理应该以充分开发和利用人力资源信息为基础，转化医院的经济效益。通过档案深层次的开发，提高档案的使用价值，如人才信息软件的开发，人事信息的共享都能为医院的经济发展提供必要的服务。同时档案管理人员要树立服务意识，主动开发人力资源信息，变封闭式管理为开放式管理，将搜索到的人才信息以最快的时间传递给用人科室，为临床、教学和科研工作服务。

2.2 加强和完善人事档案管理制度实行人事档案的社会化管理制度，制定《医院人事档案管理条例》和《人力资源信息管理办法》，使档案的管理制度更加完善和行之有效。

2.3 加强干部人事档案管理，有效利用人才资源

    干部人事档案真实地记载和反映着一个人的经历、能力和品德等，因此是组织工作、人事工作不可缺少的重要依据，在各类人员的合理分配、人力资源的合理利用以及行政、医疗部门结构调配方面都将发挥重要作用。所以加强干部人事档案管理，实行干部人事档案的社会化、开放式管理模式，才能更有效利用人才资源。

2.3.1 建立卫生技术人员业务档案建立卫生技术

    人员档案，对专业技术人员的管理，特别是在职称晋升、干部选拔方面有着重要的意义。卫生技术人员档案包括:①基础材料:个人基本情况;学历、学位证明;继续教育及专业技术进修证明、证书;专业技术工作总结;参加支边、支农和卫生下乡等医疗、防疫工作。②专业技术资格任职材料:专业技术职务任职资格申请表、申报表、考核表和审批表;专业技术职务资格证书、聘任证书和聘任合同。③卫生技术成果材料:著作专题研究报告，学术论文(分级)，专业技术成果鉴定书，典型病历、抢救成功的病案、手术分析等。④其它材料:“三基”、“三严”考核及医德医风评价材料;参加专业学术会议的证书、证明;优秀医务工作者的材料、证书和奖状;专业技术失误差错材料。卫生技术人员业务档案的建立，为专业技术人员提供了有效的服务，为医院管理提供了准确及时的信息。

2.3.2 实行人事，促进人事档案的社会化开放式

    管理人事是在我国市场经济体制建立过程中出现的新事物，是在社会主义市场经济条件下产生的一种新型的人事管理方式，是与我国市场经济体系完善相适应、相配套的人事管理体制的重要组成部分。因此，人事有利于促进单位人事管理的社会化、专业化、规范化。随着知识经济的发展，人才资源的比较优势将越来越明显，人才的流动数量和质量会逐步增强。而随着政治体制的改革与深化，人才将成为一种没有任何政府色彩的产业，人事档案社会化开发式管理模式将成为一种通用的管理模式。自1999年起，我院开始逐步实行大中专毕业生人事，将人事档案托管给人才服务中心，促进了人才流动，促进了人事档案规范化、社会化、现代化和网络化管理。

2.3.3 建立以人力资源信息为基础的医院信息管理

    系统建立有效的人力资源信息系统是实施医院信息化管理系统的基础，是实现医院行政管理一体化川的根本条件。人力资源信息具有原始性和完整性，是保证信息准确可靠的基础，是有效服务的生命。人力资源信息的收集就是为了充分使用资源，达到一方收集，多方共享。以人事档案信息系统为中心，建立计算机网络分系统，如通过人事信息系统，完善财务工资系统，人事上的工资变动可以直接通过网络系统传发给财务科发放，医疗保健系统可以直接从人事信息上读取职工基本信息，而其它的行政管理系统也可以直接从人事信息系统中收益，如院办、党办、工会、计划生育及后勤、医务、科研和教学更能因此得到众多的信息和帮助。

2.4 提高档案管理人员的素质新形式下要提高档

    案管理的水平，必须提高档案管理人员的专业技术水平，培养具有“创造型、复合型、协作型”多素质人才。①档案管理人员要有良好的敬业精神，努力学习、掌握档案管理工作的新知识、新技术，了解医院档案管理现代化的具体内容。②倡导以人为本的管理模式，使用科学的管理方法，通过全面的人力资源开发计划和企业文化建设，充分调动和发挥员工的积极性、主动性和创造性，从而提高工作效率，创造新的工作业绩，为企业发展目标做出最大的贡献。③引人竞争机制，通过择优录用，竞聘上岗，把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理岗位上来。④医院要将档案人员的培养纳人医院人才培养计划，关心他们的职称晋升和工作业绩，使他们的辛勤劳动得到公正回报。

2，5 加强人事档案管理的现代化手段图增加资金

    投人，引进现代化技术和设备实现档案现代化管理。提高档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。设置防火、防盗的自动监控系统。引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统，实现人事档案资源的合理配置和利用，确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人尽其才，才尽其用，为医院的可持续发展奠定坚实的基础。

人事档案管理作为人事管理的一部分，我们也相应制定了人事档案管理平衡计分卡。通过愿景规划和战略目标的设定，使我们认识到自身工作的价值及业绩。总之，平衡计分卡通过指标分解让职工参与管理指标的设立，让员工都了解医院的战略规划，认识到自身工作对医院战略及整体业绩的作用，从而提升医院的整体管理水平，增加医院的经济效益和社会效益。

【参考文献】

办理人事档案托管范文第4篇

【关键词】聘用制；高校；人事档案管理；对策

一、聘用制下高校人事档案管理面临的主要问题

经过几十年的积累，我国高校人事档案管理工作虽然取得了一定的成绩，但在实行聘用制的大背景下，也面临着不少问题，主要表现在以下几个方面。

（一）档案意识薄弱

档案事业发展的动力来源于良好的档案意识。一个成熟的社会必然对档案高度重视，并将其纳入社会发展的重要组成部分——社会系统建设之中。社会成员也要意识到档案的重要性，并拥有成熟的档案意识，主动应用档案信息。当前，由于宣传、教育、培训、管理、服务不到位，我国很多公民档案意识较为薄弱。这种状况也影响到高校人事档案管理工作，会导致出现建档归档意识、规范管理意识、优质服务意识不强等问题。

（二）档案质量参差不齐

随着高校人才聘用制的发展，人事档案出现了无法完全适应新要求、档案更新速度滞后、内容参差不齐、质量普遍不高等问题。1.档案内容失实。由于人事档案牵扯到个人利益，如职称、晋升、退休、福利待遇等问题，各种归档的资料中档案信息作假的现象为数不少，给高校选拔、任用人才带来了不少麻烦，甚至造成损失。另外，某些学生就业服务部门让学生自行保管档案，也会导致档案遗失、档案造假等现象发生。2.档案内容不完整。人事档案一般涵括个人的自然情况、社会经历、政治面貌、考核情况、职务职称变动等情况，能较完整地反映个人状态。如果缺少某些材料，可能会给个人利益造成损害。但同时，这些人事档案内容单一陈旧，反映出来的人物缺乏个性，千人一面，更不能客观地呈现个人近况，给高校精确筛选人才带来了不便。3.档案管理范本意识薄弱。《干部档案整理工作细则》规定档案整理工作应做到“认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”。许多高校档案管理部门管理混乱，在一定程度上存在资料没有整理成册、档案磨损严重、档案不完整、成册后没有按格式分类处理、接收档案材料带有随意性和随机性、缺乏信息技术管理档案的经验等问题，导致档案管理工作杂乱无章，效率低下，重复做工。

（三）档案重建现象频发

一方面，许多高校为了挽留人才，以人事档案为抓手，增加了职工跳槽的难度。另一方面，为了招纳人才，某些高校承诺可帮助跳槽人才重建档案，恢复原有身份，并连续计算工龄。这种状况导致新档案可信度低，伪造、篡改档案的可能性大大增加。

（四）弃档问题严重

市场经济调节下，社会成员的就业观与创业观发生了很大变化。同时，也创造了更多的就业机会，带来了与以往不同的人事制度。企业在招聘时，更多看重工作能力，而不关注个人身份。企业与员工讲求形成契约，制定劳动协议或劳动合同，而淡化了人事档案。聘用制下的高校亦是如此，教职工为了自由流动，往往选择弃档，奔向更好的岗位。在此种背景下，高校的人事档案似乎变得可有可无。而社会人员在第三方机构寄存或托管人事档案时，不仅要办理有关手续，还要缴纳一定的费用；再加上受户籍政策的制约，人事档案的托管目前仍按属地原则办理。为了省钱省事，许多人选择了弃档。再加之人事档案信息单一、信息失真等原因，使弃档人数激增。据国家人事部的统计，2003年全国各级人才流动中心为15.4万个国有和非国有单位代管的330万份人事档案中，有60多万份与主人失去联系，成为弃档。

二、聘用制下高校人事档案管理问题的成因

（一）档案管理信息化程度低

虽然教育部和地方教育行政部门先后多次推出了教职工管理系统，但都未形成规模，由于缺乏总体规划、统一领导和科学管理，制约了我国高校人事档案信息现代化管理整体水平的提高。近年来虽然网络技术飞速发展，但是高校的档案管理信息化水平仍然不高。有的高校建数据库没有针对性，纯粹为建库而建库，导致各个数据库之间不能进行信息共享，使用不方便。

（二）档案管理中的监督缺失

长期以来，上级领导对档案管理工作不够重视，导致档案管理部门缺乏有效的监督指导，这就导致了部分高校档案管理混乱，经常发生档案散失、档案污损、档案缺乏归类、档案受到篡改等现象，这为聘用制下高校的人才的进出考核、选拔任用等造成了非常不好的影响。

（三）档案管理人员素质参差不齐

2010年，我国档案管理科班出身的工作人员不到5%，本科以上学历的人员不足19%，由于档案管理从业人员整体受高等教育或档案管理专门化教育水平不高，导致档案管理工作未能在专业化、专门化、信息化道路上走下去，这对于档案管理事业的长远发展非常不利。虽然上岗后有从业人员选择了继续教育培训，但是很多已经评上中高级职称的人员对档案管理产生了职业懈怠，并未重视培训工作。加之档案管理部门是“清水衙门”，在就业市场上缺乏优势，不少档案管理出身的专业人才选择跳槽或跨行。

三、聘用制下高校人事档案管理策略

高校对聘用制的实施有具体的要求，高校人事档案管理的发展必须与人力资源管理的实际要求相结合。笔者认为，聘用制下的高校人事档案管理应有如下策略。

（一）推进档案管理工作科学化建设

1.推进档案管理工作信息化。第一，广泛应用统一的档案管理系统。经过20世纪80年代至今多年的努力，国家与各级组织人事管理部门在研发与推广人事档案管理系统上获得了长足进步。其中比较突出的是，深圳市委组织部研发的《全国组织干部人事管理信息系统》和江苏省委组织部推广的《干部人事档案信息系统》。这些网络技术能将所属人员建库管理，提高了人事档案管理部门的工作效率。但同时，档案管理部门仍需联同软件开发单位继续改良信息系统。特别是在当前高校聘用制改革的形势下，信息系统的更新更要适应体制的具体要求，并要适应不同高校的不同需求，体现个性化、差异化，便于推动人事档案管理信息系统的广泛应用。第二，创造良好的档案储存条件。确保档案的完整性是档案管理部门的首要任务，虽然常说“纸寿千年”，但是如何保证档案面貌如初，这就需要档案管理部门继续探讨与研究，要给档案创造一个良好的贮存环境与条件，达到利用与保护相结合的目的。第三，促使档案形式的多样性。随着数字化技术的兴起与发展，形形的数据库如雨后春笋般展现在人们眼前，人们不再拘泥于平面化的视觉资料，还对声像资料提出要求。在高校聘用制改革的当下，扁平化的德勤能绩考量已无法全面体现个体的特点，高校人事档案管理应顺应数字建档的要求，既要收纳书面材料，也要收集声像材料，从而逐步实现“纸质档案”到“数字档案”的转变。2.建立高校人员信息数据库。建立高校人员信息数据库应将其重要的材料数字化，如学历学位、科研成果、业绩等。另外，档案管理部门还应对资料进行分类整理，以便组织人事部门考核、选拔人才。因此，档案管理部门的工作应当转向资料管理、数字建设、咨询服务，档案管理要从传统的整理、存储到资料收集、信息处理、利用和提供更全面、完善的职能服务上来。另外，档案管理部门还应与时俱进，借着信息技术发展的契机，依靠先进技术解决信息泄密、信息造假、用户识别等问题。3.完善人事档案管理法律法规。1987年，《中华人民共和国档案法》诞生，这部法律结束了在中国档案没有法律保护的历史，结束了中国档案工作无法可依的历史。高校档案管理必须遵循档案法的要求，做到有法可依、有法必依。但是，高校人员数据库的建立，人事材料的传输，网络建设的开放性，与档案的保密原则有一定的冲突。因此，学校的人事档案管理规章应顺应当下网络发展形势，进行一定的修订与完善，让高校人事档案管理与之配套。

（二）促进高校人事档案管理部门的功能分化

高校的人事档案管理制度应结合集中统一管理和“人档分离”的改革思路，将高校所属的人事档案管理部门、政府人事部门所属的人才流动机构、劳动部门所属的就业服务机构、教育部门所属的毕业生就业指导机构以及政府其他部门所属的相应机构承担的高校人事档案管理职能剥离出来，成立政府所属的统一的高校人事档案中心。高校人事档案中心应设立为不以盈利为目的的公益型事业单位，在建立档案管理相应设施和提供服务的经费来源方面，应从初始设置的“以档养档、适当收费”逐步过渡到由公共财政全额提供经费，以机构的独立性、职能的专业性、服务的无偿性为基础，逐步发展成为社会公信力强的人事档案管理机构。高校人事档案管理部门是人事档案的管理机构，其任务是确保档案的安全性与完整性，服务于单位或个人查阅档案的需求，为单位提供分析统计，为师生提供职业咨询、生涯规划、市场供求等信息。另外，档案管理部门还应制定档案处置时间表，档案或长期保存或予以销毁都应经过上级主管部门批准。

（三）实行开放式人事档案管理模式

随着公共服务型政府的建设，政府公务越加阳光、透明。公民也能上网查阅行政机关的相关文件，互联网为公民参政议政提供了技术保障，从而推动了国家的民主政治进程。在这种背景下，再加之市场经济的影响，随着高校聘用制度的发展，人才流动加剧，人事档案中非隐私部分走向开放成为可能。在计划经济时代，人事档案管理注重隐秘性、封闭性。而在市场经济时代，人事档案的政治色彩与神秘色彩逐渐弱化，开放式档案管理模式更适应人才求职应聘的要求，可以利用互联网服务各种社会机构与个人，但这种模式也存在泄密的危险。因此，在实行开放式人事档案管理模式的同时，应更加注重信息的加密。总之，人事档案管理工作的发展并非易事，除了要以国家有关档案的法律法规为保障以外，还应依靠信息技术与监督机制保障其发展。

参考文献：

[1]姜建月.人事档案管理要适应新形势[J].兰台世界，2004，(9).

办理人事档案托管范文第5篇

就业协议是指求职择业者与用人单位之间为确立录用或就业关系而达成的协议。普通高校毕业生就业协议是毕业生与用人单位在毕业生就业工作中，为了确定录用或就业关系，依法协商达成的明确双方权利义务的书面协议。它是合同的一种形式。

签就业协议的程序：

1、毕业生先按协议书的“说明”填写好协议书中由毕业生填写的基本内容（一式三份同时填写）；

2、毕业生与用人单位达成就业协议后，毕业生在协议书上签名或盖章，用人单位在协议书上签署意见并盖公章；

3、用人单位报上级主管部门审批、签署意见。加盖公章；

4、用人单位在与毕业生签订协议书之日起的十个工作日内将协议书寄送学校就业指导中心；

5、学生就业指导中心签证后加盖公章，将协议书反馈给用人单位和毕业生本人，同时列入就业建议方案。

签约时应注意的问题：

1、签约是非常严肃的事情，也是一个法律行为，因此签约前的了解恰谈十分重要。毕业生应详细了解用人单位的情况，一般包括单位的规模、效益、管理制度等；单位的隶属也很重要；了解录用岗位和工作地点、待遇等。

2、一般到用人单位报道后毕业生和用人单位要签订劳动合同书，因此在签约前了解合同书的内容是十分必要的，尤其重要的是合同书的工作岗位、年限和待遇等相关细节。

3、为避免到用人单位报到后发生纠纷，签约前达成的收入、住房和保险等福利待遇最好在协议书中写明。如果报考了研究生或准备出国，应事先向用人单位讲明，并写在协议书中。有些毕业生向用人单位隐瞒这些情况，这是不可取的，也会带来许多麻烦。

4、遇到问题而犹豫不决时，应及时向学校主管就业的老师询问，征求他们和父母的意见，经过深思熟虑后签约。

二、试用期与见习期

什么是试用期

试用期是用人单位与毕业生在劳动合同中约定的相互适应的时间阶段。试用期的开始也是劳动关系的开始，使用人员在试用期，应该与用人单位本着平等自愿、协商一致的原则签订合同加以约定。我国现行的劳动法及相关法规对试用期问题作出了明确规定。并且试用期只能试用一次，在试用期内被解聘，可以得到紧急补偿金。

什么是见习期

根据国家教委和劳动人事部《高等学校毕业生间隙暂行办法》规定，为继续加强对毕业生的培养教育，进一步提高毕业生的政治、业务素质和从事实际工作的能力，使其尽快地适应经济建设和社会发展地要求；同时也为了使用人事部门（单位）全面了解、考查毕业生，以便合理地安排使用，高等院校本专科毕业生就业后，原则上都要安排见习期。见习期一般为一年。见习期满，应及时办理转正手续，按期评定专业技术职务和任职资格，聘任相应工作岗位。对达不到见习要求，经所在单位研究并报主管部门批准，可延长半年至一年见习期，并将延期的理由通知本人。一年延期结束仍不能达到要求的，不再延长，另行安排工作。工资待遇按毕业生转正工资标准低定一级执行。对表现特别不好的，经所在单位批准并报主管部门审核同意后，可以辞退。

试用期与见习期的区别

一般来说，试用期的工资要低于正式录用时的工资，有些公司按正式录用工资的70%发放。而且，在试用期内，一般不享有带薪假期和其他福利待遇等。因此，在试用期内，尽职工作，争取早日跨越试用期。见习期与试用期是全然不同的概念。见习期专门适用于大中专毕业生，是对刚毕业在转为国家正试编制之前制定的考核期间。试用期则是针对用人单位和毕业生在签订劳动合同时约定的一种考核期限，是随着劳动法的实施而产生的：试用期内，用人单位理应依法为劳动者缴纳社会保险费；试用期工资不能低于当地最低工资；将试用期从劳动合同中剥离，单位签订独立的“试用期合同”是违法的；毕业生在试用期内解除劳动合同，不需要承担违约责任；续签劳动合同时，重复约定试用期是违法的。

三、报到证

报到证，全称为“全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证”，由教育部印制，省高校毕业生就业管理部门单独签发。列入国家就业计划的毕业生才能持有效报到证件。用人单位以报到证为依据接收安排毕业生的工作。报到证为一式三联（正本和副本），正本为蓝色由毕业生持有，到单位报到时交给单位；副本为白色一般由学校负责放进毕业生的档案。

1、《就业报到证》有何作用？

答：(1)到接收单位报到的凭证

(2)证明持证的毕业生是纳入国家统一招生计划的学生

(3)凭报到证及其它有关材料办理户口和人事档案等手续

(4)人才服务机构存档的证明

(5)《就业报到证》一人一份，由省就业指导中心签发。

(6)毕业生在工作单位转正和干部身份的证明。

2、哪些学生不发报到证？

答：(1)继续升学的毕业生（专升本）不发报到证；

(2)申请出国留学不参加就业的毕业生不发报到证；

(3)办理暂缓就业的毕业生不发报到证

(4)港澳台学生不发报到证；

3、《就业报到证》的派遣原则（即《就业报到证》开到什么单位）是什么？

答：(1)落实到省直和中央驻粤单位就业的毕业生直接派往接收单位；

(2)落实到具有人事接收权的企事业单位，报到证直接派到各企事业单位的上级主管部门，在备注栏注明就业单位；

(3)灵活就业的毕业生如找广东省人才服务中心或其他人才中介办理人事手续，报到证直接派到灵活就业的上级主管部门，在备注栏注明就业单位。

(4)毕业时未落实就业单位的毕业生，直接派回毕业生生源地人事局、教育局；

(5)生源地为外省的毕业生，毕业时落实了就业单位且要求回生源地择业的，将其派回生源所在省的毕业生就业主管部门。

4、办理《就业报到证》要提交什么材料？有什么要求？

答：

(1)可以凭与用人单位签订的《就业协议书》办理，如用人单位无人事权，不能接收档案，还须到其上级主管部门签章（签在“用人单位上级主管部门意见”一栏）；用人单位无上级主管部门的，则到当地的人才交流中心办理人事手续（在“用人单位上级主管部门意见”一栏处签章）；

(2)可以凭与用人单位签订的劳动合同办理，并须到当地的人才交流中心签定《就业协议书》，办理人理手续，签好后的《就业协议书》要一并带到省就业指导中心；

5、凭《就业协议书》办理《就业报到证》的程序是什么？

答：（1）毕业生在《就业协议书》上填写基本情况；

（2）用人单位签字、盖章，毕业生签字，填写双方约定的其他条款；

（3）毕业生所在的学校就业指导部门填写推荐意见并盖章；

（4）学校根据《就业协议书》的内容填报就业方案，省就业指导中心根据学校上报的就业方案签发《就业报到证》；

6、《就业报到证》上报到时间有限制吗？

答：《就业报到证》的报到期限为一个月（从报到证签发之日算起）。毕业生因不及时领取或不按时到单位报到其后果由毕业生本人负责。

7、毕业生该如何申请办理改派手续？

答：(1)要有下列材料方可提请省校毕业生就业指导中心办理：

(2)本人的申请报告；

(3)所在学校就业指导部门签署意见；

(4)原用人单位的意见；

(5)新用人单位的接收函；

(6)原就业单位的上级主管部门在《就业报到证》的备注栏上签署 “同意异地就业”或“同意改派”的意见或另附同意改派的证明材料，并加盖公章。

(7)省就业指导中心接受改派的时间是毕业生毕业后的一年内有效。

【联系方式】

广州高校人事

咨询qq：12484439

四、暂缓就业与人事之问答

问：办理暂缓就业手续是否需要交费？

答：办理暂缓就业手续不需要交费。但在暂缓就业期间，毕业生需要所在单位出具考研、报考公务员等相关证明时，须向广东省高校毕业生就业指导中心缴纳费。如果在暂缓就业期间要开计划生育证明或港澳通行证等，又无用人单位接收，必须先取消暂缓就业后回生源地相关部门办理。

问：暂缓就业期间落实了就业单位应该怎么办？

答：1、凭用人单位接收证明（包括人事局的意见）和暂缓就业协议书到广东省高校毕业生就业指导中心办理《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》；

2、凭报到证回学校保卫处户籍科办理户口迁移证，团员到学校团委、党员到党委组织部转移组织关系；

3、带齐报到证、户口迁移证、组织关系转移证明等材料到单位报到上班。

问：申请暂缓就业的利与弊？

答：

利：1、延长了找工作的时间，毕业生可以有更长的时间来选择；

2、准备考本科的同学，档案、户口可以暂时不迁回生源地；

3、为部分被用人单位要求先实习后签约的毕业生，提供了缓冲时间；

弊：1、毕业生在暂缓就业期间既不是在校学生，也不是社会人，身份比较尴尬，造成有些证件或证明无法办理；

2、暂缓就业的毕业生因错过应届毕业生就业最佳时期，将会面临更大的就业压力，不仅可能会受到用人单位的歧视，还须与更多的毕业生竞争。

3、暂缓就业期间不能计算工龄。

问：什么是人事？

答：人事是一种人事管理制度，由于非国有单位没有人事权，不能管理本单位工作人员的人事档案关系和户口关系，由人才中介代为管理，这种管理制度就叫人事。

问：那些毕业生需要办理人事制度？

答：1、到非国有单位就业的毕业生；

2、部分国有单位以临时聘用的形式录用的毕业生；

3、一心要留在广州工作。

4、准备出国自费留学，不想把户口迁回生源地的毕业生。

问：广州市有那些可以办理人才的中介机构？

答：有广东省人才中心、中国南方人才市场，只是收费价格不一样，一般价格应不超过500元/年。

问：通过人事申请的入户指标是否是广州市常住户口？

答：是广州市常住户口，即使三年之后，将档案转离人才中心或跳槽，对户口不会有任何影响。户口可以选择迁到亲戚或人才中心的集体户口下面。

问：办理人事的利与弊？

答：

利：1、可以解决广州市户口；

2、可以计算工龄，评职称；

3、办理护照、边防证等证件与其它证明。

4、可以办理社会保险。

弊：办理了人事，就算做已就业，一年以后更换就业单位，只能以调动的形式办理，不能以应届生的身份就业。

问：如果没有找到接收单位，能否办理人事？

答：可以办理，可由人才中心先出具用人报告申请入户指标，毕业后将户口迁入人才中心集体户口或搭户到亲戚家，再继续去找工作。

问：毕业生办理人事手续需要哪些材料？

答：推荐表原件、就业协议书，如有接收单位还需要提供法人代码复印件。

五、档案与户口

一、档案

1、档案原则上不能由毕业生自带，但经就业单位（此类单位必须拥有人事权，多为国家机关或事业单位）或升学深造学校开出同意学生本人自带的委托证明，经本人提出申请，辅导员批准后，允许本人自带档案。

2、毕业生档案寄送：（1）暂缓就业的毕业生档案，于每年的6~7月直接送到广东省就业指导中心档案室代管。（2）广州生源的毕业生档案于每年的6~7月直接送到广州市高校毕业生就业指导中心（地址：广州市天河路198号精典大厦七楼，广州生源的毕业生报到地。）佛山生源（包括佛山五个区：禅城区、南海区、顺德区、高明区、三水区）的毕业生档案于每年的6~7月直接送到各区的人才交流中心。非上述情况的毕业生档案由校区就业指导中心通过南海机要局直接寄送毕业生回生源地的人才交流中心（有人事接收权的单位要求学校将毕业生档案直接寄送其指定地方的除外）。

3、毕业生必须在毕业后半年内查询自己的档案，并在当地人才交流中心办好相关的档案托管手续，如当地人才交流中心确认未收到，应及时告知校区就业指导中心并请求查询，如未按时间查询，一年后学校将无法提供相关服务（一般查询全过程需二周）。因为根据邮政局寄送机要材料相关文件规定，各单位寄送的机要清单最多在邮政局保管一年，一年后机要清单统一销毁，届时将无法给这部分毕业生提供相关查询服务。所以毕业生必须安排好时间，在规定的时间内查询自己的档案去向。

4、对于已成功办理暂缓就业的毕业生，如果是正式党员，党员材料应装入人事档案，一起送到广东省高校毕业生就业指导中心；预备党员的材料不跟人事档案一起送出，其材料暂时由学校组织人事办代为管理。

二、户口

1、入户地址务必详细到门牌号码，而不仅是单位名称，没有详细地址不予受理。

2、户口迁回原户籍的，不论户口性质如何（城镇、农民）均不需提交任何证明，只须填写原户口地址即可。届时由毕业生本人凭户口迁移证、报到证等到生源地人事局报到后自行办理迁户工作。

3、毕业生能提供户口迁入指标书面证明的（即人事局接收函或公安局准入证明），则可迁往落户地址，书面证明统一上交毕业班辅导员鉴证保存；如不能提供迁入指标书面证明的，原则上迁回原户籍地。

4、考取了专升本的同学，户口迁移地址处填写录取学校的地址。