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供应链是围绕核心企业通过对信息流、物流、资金流的控制,从采购原材料开始、制成中间产品送到消费者手中的将供应商、制造商、分销商、零售商、直到最终用户连成一个整体的功能网链结构模式。当今市场经济环境下,企业间的竞争不再是过去的企业与企业之间的竞争,而是供应链与供应链之间的竞争。
供应链上任何一个环节出现问题,都能造成供应链的风险,影响其正常运作,对供应链上的各个成员造成巨大损失。1997年由于Toyota的刹车(brake-fluid proportioning valves)配件供应商出了安全事故,使其整车生产厂停产达数月之久。1999年,台湾发生的大地震影响了全球的电子信息产品供应网络,2001年在英国发生的口蹄疫影响了英国的畜牧业、旅游业和其他一些行业及其供应网络。2002年9月,美国西海岸发生工潮,港口关闭两周,由于美国西海岸是中远集团进入美国的主要门户,中远集团到达美国的集装箱船无法卸货返航,这使得中远集团两周内至少损失2400万美元,同时中远集团的客户也因此损失惨重。
目前对于供应链风险的研究主要还是对影响供应链正常运作的各个风险因素进行单独的分析研究。如,Vokurka,Chod and Rudi,Gunasekaran andNgai,Gaur等人分别对供应链风险中的供应风险,需求风险,产品风险以及信息风险进行了着重研究,取得了一定的成果。但供应链风险因素是多样化的,仅从某的因素人手进行供应链风险的评价,其结果必然存在一定的缺陷。本文的研究主要是在目前的研究基础之上,综合考虑供应链风险的诸多因素,建立模型,提出了通过模糊评判的方法对供应链风险进行定量的分析研究,并给出风险防范的有效措施。
二、供应链风险的评价指标
影响供应链正常运作的风险因素很多,考虑到各个风险因素的重要程度不同,本文拟选择容易度量、数据采集方便的指标来进行评价,包括以下6个指标:市场环境,信息风险,物流风险,时间风险,财务风险,组织风险。具体如下:
(一)市场环境
供应链上的产品应满足顾客的需求,其风险会因经营的产品类型的不同而不同。若供应链上的企业所生产的产品在行业里面处于垄断地位,那么这条供应链的稳定性相对要强一些,风险也就小。反之,稳定性就要差一些,风险也就大。
(二)信息风险
当供应链规模日益扩大,结构日趋繁复时,供应链上发生信息错误的机会也随之增多。一种情况是信号膨胀,管理人员依据市场潮流和信号做出同样的预测和调整,不知不觉中夸大了市场需求。第二种情况是不平衡定单,采购部门出于种种原因不能经常下定单,供应商会因得不到可靠信息而无法安排生产。这种对市场的不确定感,将会影响供应链上的所有部分。
(三)物流风险
生产过程和运输过程中的不稳定将会造成物流配送的延迟,并导致供应物流的中断,从而影响到供应链下游企业的运营。
(四)时间风险
生产提前期,订单完成提前期,完好的订单履行情况,供应链对市场变化做出反应的时间。
(五)财务风险
某些企业在生产运营中可能会占用上下游企业大量的资金,如果其财务状况不够稳健,将随时导致对整条供应链的致命打击。
(六)组织风险
供应链过程是否贯穿组织部门并水平地协调与管理,系统的变动性,系统的柔性等。
三、供应链风险评估的步骤
(一)分析市场竞争环境
建立基于信任、合作的供应链长期合作关系,必须首先分析市场竞争环境。目的在于建立供应链合作关系的有效性和必要性,明确市场和用户需求、产品类型和特征,分析现有供应链上企业存在的问题,对整个市场的竞争环境能够比较确切的了解。
(二)确立评估的目标
对供应链进行风险评估必须明确评估的目标和评估程序、方法等。评估的目的不仅是为了对影响供应链正常运作的不稳定因素进行防范、控制,也是企业之间进行业务流程重组的过程,可以规范和优化企业及企业间的业务流程,从而提高整个供应链的竞争力。
(三)建立评估的标准
供应链风险评估体系是进行评估的依据和标准。应结合供应链的实际情况,根据系统全面性、简明科学性、稳定可比性、灵活可操作性原则,建立供应链风险评估综合指标体系。
(四)建立评估小组
评估小组实施对供应链风险的评估工作。成员以来自制造、采购、质量、工程等与供应链其它企业合作关系密切的部门为主,必须有团队合作精神,具有一定的专业技能。评估小组的工作必须同时得到本企业和供应链企业最高层领导的支持。
(五)分析、论证,得出评估结果
首先是调查、收集有关供应链企业的生产运作等全方面的信息。在此基础上,利用一定的工具和技术方法对供应链上的企业进行评价和决策,最终得出整条供应链的风险值,确定供应链的风险程度。
(六)给出供应链风险防范的策略
针对供应链评估的风险程度的不同,通过改进供应链上企业业务运作的流程或者采取其它相应的措施进行防范,确保供应链的正常运作,实现共赢。
四、基于模糊评判法的供应链风险评估方法
(一)模糊评判法
模糊评判法,也称模糊决策法。在供应链风险评估中引入模糊概念,从多个方面、多种因素对被评价者进行综合评判,作出决策。模糊评判的数学模型可分为一级模型和多级模型,在此仅介绍一级模型。采用一级模型进行综合评判,其基本要素及方法如下:
注:本文中所涉及到的图表、注解、公式等内容请以PDF格式阅读原文
五、结语
供应链风险的影响因素是多样化的,在本文的研究中,笔者主要考虑了市场环境,信息风险,物流风险,时间风险,财务风险,组织风险这六个关键的因素,提出了通过模糊评判的方法进行供应链风险评估的模型,并结合实例作了进一步的阐释,具有一定的理论和实际意义。
摘要:预付账款 风险防范
“预付账款”科目用来核算企业按照合同约定预付的款项。企业可按供货单位进行明细核算。该科目期末一般为借方余额,反映企业预付的款项,如为贷方余额,则反映企业尚未补付的款项。预付账款是指企业按照购买合同规定,预付给供货单位的货款和按照工程合同的规定,预付给工程施工单位的工程及备料款等。这种情况一般发生在市场供应紧张或者产品生产周期较长等情况下。它是购货企业向供货企业提供的一种商业信用。预付账款在保证商品购入的同时也形成了预付账款的风险。
一、预付账款存在的风险
1、预付账款形成坏账,增加了企业的收账成本。预付账款会给企业带来坏账成本,预付账款余额越大,期限越长,坏账成本就越高。按照笔者所在单位预付账款管理办法,每个月需要与对方单位核对一次预付账款,如对方数据存在差异,就要派人到对方单位进行现场核对。每年年末,还需对预付账款账龄超过一年的客户进行盖章确认,为此每年需要支付不少差旅费,通讯费,人工工资等费用,在对方出现信用或经营情况恶化的问题后,还要支付诉讼费,评估费及其他费用。
2、预付账款占用企业流动资金,影响资金周转的困难,降低了企业的资金收益,预付账款是为购买商品、货物而事先产生的短期债权,占用了企业的流动资金,是这部分资金以债权的形式沉淀下来,不能参与到提高企业收益水平的资金融通活动中。
3、增加了企业的财务费用。如果所购货物不能按时交付使用,在企业资金较紧张的情况下,预付账款在占用企业流动资金的同时,会加剧企业资金周转的困难,企业只好通过银行借款或其他融资途径来维持正常的经营,增加了财务费用支出。
4、使企业在购销关系中的地位发生转变。购买方预付货款后,主动权就交到了对方手上。例如2013年一家施工单位,定制一批钢模板制作,对方单位以垫付资金太多为由,要求预付80%货款,因为工程时间要求急,签订合同后财务就把50万元的预付款打到对方账户,约定2个月后交货。两个月后,对方先是提出生产订单安排太多,要求延迟15天交货,随后又以生产工艺变更为由,要求增加材料费用,实际验货时,双方又因个别产品质量问题产生争议。供货单位因为拿到了预付款,态度强硬,拒绝退换货和开发票。
5、有可能使企业遭受恶意欺诈。电子商务的发展使一部分购销业务得以在网上完成,对对方的资信的评价大多数依赖对方提供的证件,而少有实地考察。他们利用企业的管理漏洞,骗取预付账款后逃之夭夭,给企业造成无法挽回的损失.
6、企业内部控制不力,也是造成预付账款风险的原因之一。缺乏预付款风控制度,授权不明,监管不严,结果造成大量预付款坏账,使企业遭受严重损失。
7、不能及时催回发票,有时预付的部分货款,在原材料已经入库的情况下,采购人员没有及时地将发票催回,也只能将这部分货款长期挂在预付账款上。从而由预付账款形成税务风险。
二、预付账款风险的防范措施
预付账款风险防范须坚持合同签订前的严谨,合同执行中的紧跟,合同结束后及时清理的原则,主要包括以下几项措施:
1、加强对供应商资信审核力度。成立专业的信用审核小组,法律顾问、财务人员、供应人员、审计人员等组成,从资金规模、主营产品、成立时间等多方面对供应商的资信进行审核,提高供应商准入标准。对入围供应商建立供应商档案,从交货及时性、产品质量、服务态度等方面进行综合评价。
2、严格预付款审批程序。控制预付账款规模,凡涉及预付账款的合同谈判,供应商要提供其资信调查表,信用审核小组要对列举的内容进行复核,经过风险评估,合理授权批准后才能付款。
3、对新入围供应商预付账款或预付款金额较大时,首先要严格执行内部控制程序和集体决策;其次合同条款签订要严谨,在购销关系中占主动地位;最后可要求对方提供第三方担保,以最大限度控制风险。
4、建立预付账款专人负责制。明确申请预付账款的采购人员为第一责任人,建立预付账款台账,主管科长、经理为连带责任人。在预付账款未结清前,不得办理工作调动及岗位轮岗。如发生坏账损失,按照规定比例承担责任。
5、建立预付账款跟踪管理制度。预付账款付出后,相关责任人就进入全程跟踪阶段。财务部门按月对预付账款进行分析,对发现的异常情况及时进行通报和向领导汇报。要做到以下几点:合同执行初期,了解客户的生产安排、原料购进等信息,并时刻关注大市场变化对目标企业的影响;合同执行中期,对前期工作中没有达到预期进度的客户进行现场查看,了解客户生产状况,订单进程,即时对客户进行风险评估,如发现风险系数过高或客户有欺诈行为,要马上采取措施或通过法律进行追讨;合同完成时,要及时接受货物,并催促对方开具发票,冲销预付账款。
6、加强逾期预付账款的催收。由生产延期造成的逾期交货,要深入了解造成逾期的原因、对对方采取的补救措施、逾期造成的影响等,及时采取应对手段;暂时有一定资金周转困难的客户,可以采取限制措施,例如限制其原材料出售、资产转移等,重新约定供货时间,但时刻注意企业财务状况;客户财务状况恶化且没有好转的迹象的,要及时加大催讨力度或通过法律手段进行资产保全,尽可能避免产生坏账客户已经破产或注销的,要向当地工商部门和法律寻求帮助,积极查找剩余财产。对确实无法挽回的损失,要及时取得相关证明,作为预付账款核销的凭证。
【关键词】项目 风险管理 内部控制系统
2010年上海世界博览会(以下简称“上海世博会”)于2010年5月1日至10月31日在上海成功举办,190个国家、56个国际组织以及众多中外企业踊跃参展,200多万名志愿者的无私奉献,使7 308万人次的参观者流连忘返。上海世博会运营收入累计130.14亿元,运营支出累计119.64亿元,收支结余10.50亿元,世博园区内商业累计实现销售收入45亿元。
本文拟就上海世博局在建立基于风险管理的上海世博会项目财务内部控制系统的实践作一总结,为今后其他大型项目的财务内部控制提供有益的借鉴。
一、财务风险管理概述
1.政策指引。犹如2000年悉尼奥运会全面风险管理的政策与澳大利亚和新西兰的国家标准4360号文《风险管理》中的基本原则相一致,上海世博会将国资委颁布的《中央企业全面风险管理指引》(以下简称《风险管理指引》)和财政部颁布《企业内部控制规范――基本规范》作为财务风险管理工作的政策指引。
2.财务风险管理目标。(1)将财务风险控制在与总体目标收支基本平衡相适应并可承受的范围内;(2)内外部(尤其是与利益相关者)之间实现真实、可靠的信息沟通,包括编制和提供真实、可靠的财务报告;(3)贯彻执行有关法律法规、规章制度,保障财务管理的有效性,提高其效率和效果,降低实现财务目标的不确定性;(4)针对各项重大财务风险发生后的危机处理计划,尽量缓解因灾害性风险或人为失误而遭受重大损失的风险。
二、财务风险管理运用的步骤
(一)收集财务风险管理初始信息
1.基本信息。收入的来源主要包括门票收入、赞助收入和捐赠收入等;支出共分为10大类,主要包括场馆和设施维护费用,信息、安保费用,活动费用,沟通、推介、营销费用,行政管理费用,礼宾费用,保险费用,BIE门票提成,布展费用和预备费用。在各大类费用支出控制在预算目标的过程中也会受到部分不可控因素的影响,如安全形势造成的安保费用大幅增加。对于援助资金部分,其收入来源于政府拨款以及增值利息收入,在支出方面,主要为参展援助国的各种参展费用支出。
对于财务信息系统方面,上海世博局使用立成财务软件与金蝶K3软件分别作为运营资金和援助资金的会计核算软件,并且使用财务管理决策支持系统、赞助管理系统、捐赠管理系统、税收政策实施管理系统以及援助资金支付系统作为财务支持软件。
2.类似大型活动项目的财务风险。
2000年悉尼奥运会,在悉尼奥运会组织委员会1999年的年报中指出其主要风险为“千年虫”的信息系统风险,并详细阐述了应对措施。
2000年汉诺威世博会,汉诺威世博会发生亏损的一个重要原因是门票收入不足,即实际的参观人数远小于预计数。原因包括门票定价较高,参观的食宿、交通等成本太高以及布展内容的吸引程度不高等。
2005年爱知世博会,其关注的主要风险领域是确保采购价格为公允的市场价格。
2012年伦敦奥运会,2007年6月伦敦奥运会主管部门出具的2006―2007风险评估报告中列示了7项主要的风险,其中与财务相关的风险有:(1)关键岗位人员的离职将对项目的影响较大;(2)在申办时制订的预算大大低估了整个项目的成本,而另一方面则又大大高估了可从私有渠道获得的融资额;(3)需要有完善的采购制度和流程以降低采购风险,确保采购的产品物有所值以及确保供应商的选取遵循公开、公平的原则。
(二)财务风险评估
上海世博会项目财务风险评估工作包括:(1)风险辨识,查找世博会项目中各财务职能模块及重要业务流程的财务风险;(2)风险分析与评价,是对辨识出的财务风险及其特征进行明确的定义描述,分析和描述风险发生可能性的高低、风险发生的条件,以及评估风险对项目实现目标的影响程度、风险的价值等。根据风险管理初始信息的收集结果,采用专家咨询和调查研究等工作方法,对世博会项目的财务风险进行了初步评估,依据识别的主要风险制订了财务风险清单。该清单将各种风险进行了系统的分类以协助风险的认定,并且还为世博会持续开展和不断改进风险评估工作提供充分、有效的数据支持。
在上述基础上,制订财务风险管理策略及解决方案。
(三)监督与改进
监督主要风险解决方案的实施并建立持续的财务风险评估机制,及时地收集财务风险及与风险变化相关的各种信息,定期及不定期地开展财务风险评估,适时更新、维护风险数据库,形成适当的汇报体系。
(四)财务风险管理的其他内容
1.财务风险管理组织体系。按照《风险管理指引》就财务风险管理形成三道防线:(1)财务部各职能模块负责风险管理基本流程的执行;(2)财务风险管理岗位负责重大风险、流程与事件的判断,进行财务风险评估,建立风险清单及维护风险数据库,建立健全财务风险管理内部控制系统,并确保职责分工落实到各有关职能岗位等;(3)内外部审计(上海市审计局、上海世博局审计监察部门)将负责对控制财务风险的内部控制的设计及执行情况进行定期或专项检查,发现控制缺陷可能对防范风险带来的影响,确保相关的内部控制能有效覆盖所有的重大财务风险。
2.财务风险管理信息系统。财务信息系统涵盖了财务内部控制系统的各个环节,包括信息的采集、存储、加工、分析、测试、传递、报告、披露等。因此,上海世博局财务部门特别关注相关信息系统的风险监督、识别及控制功能。
3.风险管理文化。世博局财务部门通过对员工进行财务风险管理的培训,以加强员工对财务风险的类型及防范方法的了解,形成符合世博特点的财务风险管理文化。
三、财务内部控制系统
在政策指引方面,世博会将财政部颁布的《企业内部控制规范》以及国资委颁布的《中央企业财务内部控制评价工作指引》(以下分别简称为《内控规范》及《内控评价指引》)作为财务内部控制系统工作的主要政策指引。同时,针对财务信息系统,还参考了美国信息系统审计与控制协会颁布的《信息及相关技术的控制目标》(以下简称“COBIT”)和英国政府商务办公室颁布的《信息技术基础设施最佳实践库》(以下简称“ITIL”)。
财务内控目标主要包括合理实现:(1)财务管理的总体战略目标;(2)财务报告及管理信息的真实、可靠和完整,资产的安全完整;(3)遵循国家与财务相关的法律法规和有关的监管要求。
财务内控的评估步骤:(1)了解内控现状,分析世博会项目的特点,建立初步的财务内部控制系统;(2)进行相关文档的审阅,完成流程图、流程描述文档以及风险控制矩阵的记录与匹配;(3)结合对未来可预测的情况以及现有控制作进一步分析,有针对性地选择较高风险领域梳理确定风险点,并完善或建立相应的内部控制措施。
上海世博局财务部门包含以下主要的职能模块:会计核算、预算与合同管理、现金赞助与VIK管理、捐赠管理、援助资金管理以及税务管理等。制定的财务会计制度主要包括:《预算管理办法》、《费用管理办法》、《财务审批权限管理办法》、《服务采购比选管理办法》、《中国2010年上海世博会捐赠办法》、《经济合同管理》、《非现金赞助收入使用管理办法》、《非现金赞助收入处置管理若干规定》、《上海世博会参展援助资金使用和管理办法》、《上海世博会赞助收入财务管理办法》、《财务会计内部控制管理办法》、《公务卡管理暂行办法》、《业务用汇管理暂行办法》、《财产采购、更新、核销、清查财务管理暂行办法》和《上海世博局会计核算办法》。
财务内部控制系统框架以流程分类为基础,分为四大类九个环节,四大类主要包括:整体财务工作内部控制、财务报表项目内部控制、财务报表编报内部控制及制度支持内部控制。
四、财务内控风险点与内控措施
(一)整体财务工作内部控制
1.风险点之一:人员和岗位的变化、业务流程的变化、信息系统的更新等情况可能会造成不适当的职责分工,即内部控制不相容岗位的产生。采取的内控措施:梳理各项业务流程中涉及的不相容岗位与信息系统权限,建立完整的职责与权限分配表。比如针对销售与收款流程,不相容岗位包括:前台的门票销售与中后台的审核,票务的信用调查评估与票务销售合同的审批签订,票务销售合同的审批、签订与门票发货,票务销售款的确认回收与相关会计记录,退票的处置与相关会计记录等。
2.风险点之二:缺少对内部控制流程的书面记录可能导致相关控制的执行无据可依,或者在人员进行调整时导致控制的执行缺乏一致性及连续性。采取的内控措施:通过内控文档的建立,规范各流程的操作,在完善内部控制书面记录工作的同时有效地对现有的控制进行持续的监控以及定期的评估,并且为相关制度的有效执行提供合理保证。针对各流程制订标准工作手册以规范具体的流程控制措施的执行,标准工作手册包含流程图、相关表格模板、相关报告模板以及其他支持性文档。
3.风险点之三:由于审批权限的不明确、内控执行人员对审批权限不了解或未及时获知审批权限的变化,可能导致相关经济业务无法执行或者其执行未经过适当的审批。采取的内控措施:制订有一套系统的权限指引来加强内部审批权限的管理与控制。除常规性的审批权限外,还加强对临时性授权制度的管理,包括规范临时性授权的范围、权限、程序、责任和相关的记录措施。
(二)财务报表项目内部控制
1.销售与收款。包括门票收入、赞助收入和捐赠收入。主要风险点及内控措施包括,(1)风险点之一为针对网络销售模式,收款管理不善可能导致损失的产生。采取的内控措施:网络销售根据其销售模式可分为票到收款、网络支付或银行汇款等,无论何种方式,都涉及到与商的核算,包括门票配送、网络支付以及汇款账户的银行,尽可能地减少的数量,以增加财务结算管理的可控性与统一性。(2)风险点之二为针对现场销售模式,自有销售点现金与门票的管理不善可能导致损失的产生。采取的内控措施:财务部门设立营收核算中心,设置相应的核算与稽查岗位,督促各自有销售网点的资金管理工作;制定统一的门票销售的资金管理制度与会计核算流程;进行现场检查,对现场销售门票的人员进行充分的培训等。(3)风险点之三为未能建立退票管理流程,并进行适当的会计处理,可能导致预收账款或收入的错报或漏报。采取的内控措施:针对网络销售、销售以及现场销售分别制定相应的退票管理措施。
2.费用与付款。(1)风险点之一:由于实际提出采购需求的部门和接受实物或服务的部门是同一部门,可能会造成实际收到的实物或服务与要求付款的条件、数量和金额不相符,导致付款的错误或舞弊情况的发生。内控措施:在供应商选择与合同签订过程中,要求有多个部门参与及监督,这样能够适当地控制其风险。同时采取以下措施尽可能地降低订单、收发货环节的风险,如对于付款的申请,除了实物资产的采购要求有相应的验收单据外,对于服务类费用也尽可能提供服务内容的明细清单或付款金额的计算依据,对于特定性质的付款还需出具第三方的相关证明(如广告费用中的第三方监播报告),以此合理地防范对于不真实的服务或收货进行付款。对于实物的领用发货环节,加强对实物领用发货记录的抽查,及时发现未按规定进行审批或虚假的领用发货。此外,还加强了实物的抽盘,在原有年度定期盘点的基础上,对重要的实物资产进行不定期的抽盘以及收发存记录的检查。(2)风险点之二:随着世博会筹办推进,费用支出大幅度增加,审核付款申请、核对原始凭证和录入项目代码等的工作量剧增,可能导致差错发生。内控措施:进行各费用类别的分析、制定规范的审核程序;合理进行审核人员的配置与培训;安排专人负责专项费用的报销审核等。同时增加财务人员数量以应付工作量的增加。(3)风险点之三:由于与供应商之间交易量的增加,可能会导致双方应收应付余额的不一致,重复付款或错误付款未被及时地发现。内控措施:与主要供应商或合作伙伴建立定期核对往来账机制;设专职人员与供应商对账,及时查清差异原因、编制调节表并交财务主管审核;对预付款建立定期审核制度,对于账龄较长的交易需及时了解原因等。
3.捐赠管理。针对捐赠管理,世博局制定了《中国2010年上海世博会捐赠办法》。主要风险点为:对捐赠资产以及会计核算的管理不善,可能导致捐赠资产的损失、信息披露的错误或者世博声誉受损。内控措施:(1)加强对获赠实物资产的监督管理,建立每季度定期盘点制度,确保受赠资产账实相符。(2)在财务系统的捐赠相关科目下设立二级或三级明细,对捐赠相关交易进行单独的核算,如捐赠利息收入、捐赠的存货、捐赠的固定资产等,并与捐赠管理系统进行定期的核对。(3)为了保证捐赠资金和实物资产使用和管理的信息公开、透明,制定了详细的捐赠信息披露流程,定期对外公布从各个渠道获取的捐赠收入情况、捐赠资金的使用等情况。
4.现金赞助与VIK管理。上海世博会赞助的特点主要包括:(1)金额大――审计公告的赞助收入总金额达到39.73亿元;(2)内容和形式多样――除现金赞助外,赞助企业还提供内容和形式多样的非现金赞助(简称“VIK”),包括实物产品、服务、包装、活动组织等;(3)涉及的部门广――现金赞助的接收由财务部门负责,VIK的接收和管理由归口管理部门(包括行政、信息化、工程、活动等多个部门)负责。针对现金赞助与VIK管理,世博局制定了《上海世博会赞助收入财务管理办法》、《上海世博会事务协调局非现金赞助收入使用管理办法》和《上海世博会事务协调局非现金赞助收入处置管理若干规定》。
主要风险点及内控措施包括:(1)风险点之一为未能与赞助商进行定期的沟通,造成赞助收入与费用未被及时确认,赞助商权力与义务的履行与合同的要求不符。内控措施:①完善定期与赞助方进行对账的机制;②通过赞助收入管理信息系统,实现对赞助商其他相关权力与义务的监督。(2)风险点之二为由于缺少充分以及完整的支持文件,未能正确地确认赞助收入与支出的金额,从而造成财务报表数据不准确。内控措施:对于实物VIK和服务VIK,建立规范的操作流程――各归口管理部门根据世博局的需求向赞助商下达产品或服务订单,赞助商根据接收的订单在规定时间内将货物送达制定地点或完成相应的服务,归口管理部门对其进行验收确认,并获得相应的供货发票,提供给财务部门进行账务处理。
5.援助资金管理。控制目标为:(1)将各受援国和受援国际组织的援助金额控制在相应《援助合同》所规定的范围之内;(2)援助资金总额控制在一亿美元之内。针对援助资金管理,世博局制定了《援助资金使用整体方案》、《援助资金支付程序》和《上海世博会参展援助资金使用和管理办法》。主要风险点及内控措施包括:(1)风险点之一为未能对受援国或受援国际组织的援助资金支付申请进行适当审核,可能导致付款错误的发生。内控措施:制定审批操作规范,设置完善的控制流程,对外币的费用报销,通过定期(每月1日、15日、30日)获取主要外币币种的汇率进行核实,若其差异在可接受的波动范围内则予以支付。(2)风险点之二为对账机制不完善可能造成系统支付金额的差错未被及时地发现。内控措施:完善与受援国或受援国际组织进行援助资金对账的流程;建立援助资金支付系统与财务核算系统的每月定期核对机制以及差异分析和审阅的制度。
(三)财务报表编报内部控制
2009年根据需要制定了《上海世博会计核算办法》并报财政部批准实施。主要风险点及内控措施包括:(1)风险点之一是随着世博局业务量的增加,会计信息的收集与处理也将日趋复杂,若未制定细化的财务报告流程,可能将影响最后阶段的财务报告编制。内控措施:制定了一套标准的财务报表关账流程,明确各个环节关账的先后顺序、具体开始与完成时间以及负责内容与责任人,涉及其他部门配合提供相关信息的也具体明确其截止时间,通过以上措施合理保证财务报表编制的及时、完整、正确。(2)风险点之二是因财务信息披露不及时或误导性陈述,造成不能正确反映出世博局经营状况和收支情况。内控措施:以《上海世博局会计核算办法》为依据,制定了完善的信息披露流程,明确了规定信息披露的范围和内容,建立信息披露岗位责任制和相关授权审批制度,明确负有披露义务的有关部门和人员的职责和权限,未经过管理层授权和批准,任何部门及个人不得擅自对外披露信息。
(四)财务信息系统的支撑
上海世博会财务信息系统,以财务系统及相关业务支持系统为组成部分,建立在独立网段内并与世博内部网络及互联网逻辑分离的独立架构。主要包括:立成财务系统(用于运营资金的会计核算),财务管理决策支持系统(主要用于预算与合同管理,通过手工方式接收来自立成系统的凭证,进行预算与合同信息的汇总,并提供分析数据),援助资金支付系统、金蝶财务系统(用于援助资金支付的会计核算),捐赠管理信息系统,赞助收入管理信息系统和免税、保税、退税税收政策实施管理信息系统。
以《企业内部控制具体规范――计算机信息系统(征求意见稿)》、COBIT和ITIL作为依据,对上海世博会财务信息系统相关风险进行了识别、归类与评估,主要风险包括:
1.整体构架风险。主要包括:(1)由于世博会项目的特殊要求,系统变更的风险很大;(2)财务信息系统数量多、相关业务流程多,可能产生流程周转时间长、问题处理效率低等风险,以及存在非授权人员访问信息资源的风险。内控措施包括:(1)专门制定了《财务信息系统管理制度》,主要规范变更管理、逻辑访问管理和运行管理流程。(2)专门设立信息服务岗位,其主要职责包括:①归集及整理用户的问题与需求,确保需求经过变更管理流程的适当授权,并协调需求的后续处理。②协调系统开发商进行问题处理或程序开发,协调并监督用户与开发商完成必需的授权、测试、审批等。③担任系统管理员,负责系统用户的创建、权限修改、及禁用,保证用户权限的合理性,实现系统管理与业务操作的职责分离。④负责或监督各系统数据的备份相关工作。
2.系统特定风险。包括:系统接口;主数据;功能有效性;系统权限。内部控制措施:(1)系统接口。对系统间的接口建立管理与控制规范,要求以系统方式或相关用户验证输入数据、输出数据的完整性与准确性;保证经过适当授权的人员才可访问、修改数据或执行相关操作;保证针对接口程序的修改经过适当的变更管理流程。(2)主数据。主数据的创建、修改、删除需要经过归口部门领导的书面审批,并进行归档备案;对主数据的维护权限仅赋予具有相应业务责任的人员。(3)功能有效性。进一步提高对系统及其变更的功能性测试要求,将可能的业务流程纳入测试方案,并结合变更管理流程的要求,记录相关控制文档,保证系统功能满足需求。(4)系统权限。系统权限的设置与实际工作职责保持一致,结合业务流程的需要,保证不相容权责的充分分离,同时由专门信息岗位人员担当系统管理员角色。
3.IT一般控制流程风险。(1)变更管理风险:缺少变更管理制度的指引,系统开发及程序变更将可能无法得到规范,可能导致未经授权、或未到达用户要求的变更进入系统,降低系统的可靠性,也不利于资源的有效分配与使用。内控措施主要包括:制定变更管理制度,用于规范变更需求的提出、变更授权、变更测试、上线审批等主要控制流程。(2)逻辑访问风险:缺乏用户账号管理制度的指引与规范,将可能产生未经授权建立、删除或修改用户权限的可能,带来未授权用户访问系统信息的风险,也对数据的准确性和保密性带来威胁。同时,缺少制度的指引,也可能使管理层无法有效地评估内部控制的有效性,无法明确流程中的职责关系。内控措施包括:制定用户管理制度,系统用户或权限的创建、修改由用户提出申请,填写《用户账号申请表》,经归口部门领导书面批准后,由系统管理员在系统中进行操作维护。用户禁用也由离职或转岗用户的归口部门领导及时提出申请,由系统管理员在系统中进行操作。(3)IT运行风险:缺少备份的定期恢复性测试和灾难恢复计划,在出现事故的情况下,将有可能无法保证备份数据的可用性,以及系统的可恢复性,从而可能影响财务世博运营工作的持续性。内控措施主要包括:制定备份管理制度,明确规范备份的操作、周期、类型、介质、恢复性测试、灾难恢复等内容;编制灾难恢复计划,用于安排在灾难或事故发生后恢复系统、数据的计划,以保证业务的连续性。
(作者为资产管理部助理总经理、高级会计师、硕士)
参考文献
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一、施工企业财务风险来源
由于市场经济存在太多的不确定性因素,导致市场内任何企业都存在着一定的风险。所谓的财务风险,是指企业在筹措资金、投资经营、资金回收、收益分配等活动中产生的风险。根据施工企业的经营特点,可以将其风险来源分为三阶段分析:
1、投标阶段的财务风险随着我国市场制度不断完善.招投标已经成为建筑行业非常重要的工程承包手段。施工企业要想获得工程承包,绝大部分需要通过投标程序。然而在投标的过程中.就存在着一定的财务风险。
(1)标价过低 由于我国施工企业众多,许多企业没有市场细分,市场定位不明确,这就使得工程施工进入卖方市场时代。发包方往往看重的是施工企业的报价高低,而不是品牌和质量信誉等因素。因此,施工企业要想获得工程投标的成功。就必然需要在投标中尽最大可能的降低标价。然而有些施工企业没有详细论证施工成本,随意降低了报价,这就会产生巨大的财务风险。
(2)合同管理施工企业为急于承揽到工程任务.往往在签订合同时放宽评审尺度,导致合同“先天不足”。如合同中要求施工企业垫付大量资金,收取工程保证金,对发包方因承担违约、赔偿责任时违约、赔偿金的计算方法或数额不加以明确等。这样的合同从签订之日起就存在着风险。
(3)前期贷款施工企业在投标过程中,会提前筹措一部分资金,以应付中标后的资金紧张问题。然而,一旦投标失败,企业仍须支付银行大量的贷款利息,这无疑也是施工企业的一个风险来源。
2、施工过程中的财务风险
对于施工企业来讲,施工过程是最为关键的。在施工阶段必然蕴含着大量的财务风险。(1)资金问题在实际施工过程中。施工企业往往需要大量垫支工程资金,而且许多施工企业并不仅仅从事一个工程项目,常常是几个施工项目同期进行。而施工企业自身积累资金一般较少,不足资金主要依靠银行贷款。在工程款无法及时回收时,极易出现资金周转不灵,资金结构不合理等财务风险。
(2)施工成本控制施工成本管理及控制是施工企业生产经营管理的一个重要组成部份,在项目施工过程中,能否严格按照成本计划实施控制,对工程各项费用是否核定费用指标,现场管理卡控是否到位,将直接影响项目的经济效益,如果工程费用核定不合理或者现场卡控不到位,工程成本可能就会超出预算。给企业带来潜在的财务风险。
(3)工程质量 施工企业的工程最终需要业主验收,如果施工企业在工程过程中出现了质量问题,工程不能通过验收,施工企业也就无法按时获得应付的资金。工程无论是修补还是返工,都意味着施工企业将会承受较大的损失,从而给企业带来一定的财务风险。
3、竣工结算的风险
按道理来讲,竣工后的施工企业不会存在较大的财务风险。然而,施工企业竣工后承受的风险却非常大。现实中。我国存在着大量的拖欠工程款的现象,给施工企业带来了极大的财务风险。
二、降低施工企业财务风险的对策与建议
施工企业应充分认识面临的上述财务风险,来雨绸缪,采用各种手段和措施,对财务风险加以预警、规避、防范,尽可能以最小的代价确保生产经营的正常运作。
1、完善企业内控制度
企业内控制度是一个非常广泛的概念,它包括企业内部环境建设,风险评估体系,内控措施确立,企业信息沟通与交流等.涉及企业生产经营管理的各个方面,针对施工企业,笔者认为最重要的需要在以下几个方面努力:
(1)树立风险意识,加强风险管管理 目前,许多大型企业或者风险较多的公司已经设立了专门的财务风险评估职能部门。对于存在大量风险的施工企业来说,也可以考虑设立专门的财务风险评估部门。
(2)完善合同签订评审 第一,建立合同评审制度,完善合同管理,合同签订前,企业各相关部门应对合同的风险性进行评估,必要时,可聘请相关专业人士(如律师等)对合同进行进一步的评审,把合同的隐患消灭在评审阶段。第二。重视合同中索赔条款的设定。第三,重视分包合同的签订。
(3)做好预算规划 制定清晰的项目预算规划,并制定详细的实施计划。在规划和计划中,充分考虑利率、物价等不确定因素。
(4)施工过程控制施工企业管理的关键是施工过程。首先,要保证施工的质量,项目的施工组织设计方案、技术方案必须经过论证审查,并在相关职能部门的监督指导下实施。避免出现质量安全事故给企业造成损失;其次,严格执行预算规划,推行责任成本核算,确定目标成本,并分解下达到项目部和各个费用控制部门,对各项费用的节超及时进行分析,找出差异,制定相应的对策,并做到奖罚分明,体现责权利的统一。
2、建立政策分析机制
施工企业应该确立政策分析机制,分析国家的宏观经济政策、政治制度、社会文化现状、法律法规变革等各方面的宏观问题。此外,施工企业也应该对行业现状进行认真的分析.了解行业内的现有竞争对手、潜在进入者、供应商、购买者和替代品1。使企业最大可能的避免宏观政策和行业环境引起的财务风险问题。
关键词:内部控制;财务风险;内在关系
一、内部控制与财务风险概念的界定
1.内部控制的概述
企业的内部控制,简单来说就是指企业内部的管理控制。它的基本要素包括:控制环境、风险评估、控制措施、信息与沟通及监督与检查。企业进行内部控制的主要目的是在遵守国家法律法规的条件下,实现企业事先制定的经营成效,保证资产的安全性与完整性等目标。企业的内部控制能有效地降低并防范企业的经营风险,但针对不同的要素,对企业目标的实现也有着不同的关系与作用。
2.财务风险的概述
财务风险是指由于企业管理不规范、资金不足等原因而导致企业所面临的风 险,其主要包括以下三个方面:企业的偿债能力、利率变动的风险、再次融资的风险。由于市场经济的浮动以及国家相关政策的改动等因素,贷款利率会引发利率变动的风险,进而导致企业偿债能力的降低,出现资不抵债的现象,也影响了企业的再次融资的风险。
针对以上有关内部控制和财务风险的概念的界定,我们可以看出在一定程度上内部控制与财务风险有一定的联系,下面将通过对各个要素的分析来对两者之间的联系进行假设性的分析。
二、内部控制各要素对财务风险的影响及研究假设
1.控制环境对财务风险的影响
作为内部控制的第一大要素,控制环境对内部控制的建立和完善起到了基础性的作用,主要包括:组织架构、发展战略、权责分配、企业文化、人力资源管理及社会责任等方面。通过企业自身经营战略、生产经营的特点,科学合理的进行组织结构的设置和权责的分配,加上良好的企业文化氛围及员工的团队行为意识,就能够建立起良好的内部控制环境。相反,不适合的内部环境会加剧公司的风险,某些公司的倒闭,追究其深层次的原因可以归结为企业文化的扭曲。在片面强调高收益的同时相关的约束和制衡措施不到位,导致企业文化逐渐改变,过多的掺杂了投机取巧、唯利是图的成分,最终导致了公司的倒闭。
因此,提出假设一:控制环境与财务风险是负相关关系。
2.风险评估对财务风险的影响
风险评估是指对企业在生产经营中可能面临的风险进行定性、定量的评估,并采取相应的措施进行弥补的过程。风险评估是企业进行风险管理的关键点所在,其主要的程序为以下三点:
(1)企业的管理者要进行目标的设定,可以包括:企业要获取多少利润、风险控制在什么等级等方面。
(2)进行风险识别,对企业所处所处的环境及目标市场进行定位分析,找出风险的成因并进行定量判断。
(3)对所面临的风险制定相应的处理机制和止损机制,科学有效的对风险进行防范。
按照上述步骤,可以尽可能的回避潜在风险,降低或转移已存在的风险,使企业的整体风险控制在企业能够接受的范围内,防止企业因某次风险而倒闭。
因此,提出假设二:风险评估与财务风险是负相关关系。
3.控制活动对财务风险的影响
控制活动是指管理层为了达到预定的目标,进而制定和执行的各种战略和规则,主要包括“职责分工控制、授权审批控制、预算控制、内部报告控制”等。通过科学高效的职责分工、严谨合理的审批制度以及健全的预算等一系列控制活动有效实施,可以降低企业的财务风险。
因此,提出假设三:控制活动与财务风险是负相关关系。
4.信息与沟通对财务风险的影响
作为独立的经济实体,企业的信息与沟通的内容不仅是与企业生产、管理相关的各种资料、报告、文件在企业内部各部门之间传递,也包括传递给监督机构、供应商或者投资者等外部机构或个人。在日常的经营活动中,信息的传递与沟通是无时无刻的,因此如何减少沟通成本、提高工作效率、保证会计信息的准确性与真实性,也是企业关注的重要文体。现如今随着计算机技术的发展,以会计信息为基础的会计信息系统以及以通信技术为基础的沟通系统在企业中得到了广泛的应用,对提高公司的经营业绩、工作效率、抵御风险有一定的积极作用。
因此,提出假设四:信息与沟通与财务风险是负相关关系。
5.内部监督对财务风险的影响
内部监督包括企业内部的监督和外部社会的监督,主要目的是查看企业的内部控制制度是否规范、财务报告是否准确真实、信息披露是否及时等。企业内部的监督必须做到独立、客观地监督和评价,企业外部监督则由专业机构和相关职能部门一起执行,在一定程度上外部监督对企业而言更有约束与效力。总之,通过健全完善的内部监督可以发现错误和舞弊行为、确保会计信息的真实性与准确性,从而减少财务风险。
因此,提出假设五:内部监督与财务风险是负相关关系。
三、内部控制与财务风险管理的关系
1.内部控制与财务风险管理具有相同的目标,内部控制强化财务风险管理
企业以追求利润最大化为目标,同时企业管理和内部控制活动的成效主要体现在财务成果上,因此两者具有相同的财务目标。内部控制是决定企业经营失败的关键因素之一,通过建立完善的内部控制体系、落实并执行相关规定,能够有效的规避财务风险。
2.财务风险是内部控制制度制定的依据,内部控制体系是防范财务风险的保障
一方面,内部控制是企业内部财务控制制度制定的基础,风险越大,越需要加强内部控制。另一方面,健全完善的内部控制体系可以确保会计信息的真实性与准确性,与企业财务风险管理的要求相吻合。因此,内部控制是防范企业财务风险的保障。
3.内部控制的薄弱是导致企业财务风险产生的根本原因
(1)公司治理机制的不完善是产生财务风险的前提原因,由于大部分企业权责不清,没有起到很好的制衡作用同时董事会没有尽最大可能发挥其职能,进而成为了财务风险发生的前提原因。
(2)财务人员素质不高是产生财务风险的直接原因,当前企业对财会人员的素质问题没有足够的认识,从而影响了内控制度的建立和有效执行,成为财务风险发生的直接原因。
(3)内部控制的效力不足是财务风险的主要表现,部分企业虽然拥有健全、规范的内部控制体制,但在执行时易受各方面因素影响。不仅如此,在执行的过程中,内部控制的作用也大打折扣,加之内控制度落实不到位,财务风险就容易发生。
(4)内部审计监督机制的不健全促进了财务风险的发生,由于内部审计的特殊性,大部分企业的内审部门多流于形式,缺乏准确、及时的审核与评估,从而激化了财务风险的发生。
4.内部控制与财务风险管理各有侧重
一方面,内部控制主要关注的是企业的制度层面,而财务风险管理则侧重企业日常的交易经营层面。财务风险管理所包含的活动并不都是内部控制需要做的,内部控制一般也仅限于财务及相关部门,而并非渗透到企业的整个经营和管理的过程。另一方面,控制只是管理的众多职能中的一项,而财务风险管理则是贯穿于整个管理过程,在各个方面都有具体的体现。
四、总结
内部控制贯穿于企业生产经营活动的各个部分,科学、健全的内部控制体系是企业财务风险管理的根本保障,同时财务风险管理也是制定内部控制制度的根本依据。现代企业只有不断加强内部控制体系的建设、确保相关制度的执行效力以及全面提升风险防范意识,才能实现企业效益的最大化和竞争具有优势的目标,进而促进企业效益与社会效益的双赢局面。
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