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全文如下:
关于印发《会计师事务所审计档案管理办法》的通知
财会[20xx]1号
各省、自治区、直辖市财政厅(局)、档案局,深圳市财政委员会、档案局:
为规范会计师事务所审计档案管理,保障审计档案的真实、完整、有效和安全,充分发挥审计档案的重要作用,根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国注册会计师法》《中华人民共和国档案法实施办法》及有关规定,财政部、国家档案局制定了《会计师事务所审计档案管理办法》,现予印发,自20xx年7月1日起施行。
财政部 国家档案局
20xx年1月11日
附件:
会计师事务所审计档案管理办法
第一章
总 则
第一条 为规范会计师事务所审计档案管理,保障审计档案的真实、完整、有效和安全,充分发挥审计档案的重要作用,根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国注册会计师法》《中华人民共和国档案法实施办法》及有关规定,制定本办法。
第二条 在中华人民共和国境内依法设立的会计师事务所管理审计档案,适用本办法。
第三条 本办法所称审计档案,是指会计师事务所按照法律法规和执业准则要求形成的审计工作底稿和具有保存价值、应当归档管理的各种形式和载体的其他历史记录。
第四条 审计档案应当由会计师事务所总所及其分所分别集中管理,接受所在地省级财政部门和档案行政管理部门的监督和指导。
第五条 会计师事务所首席合伙人或法定代表人对审计档案工作负领导责任。
会计师事务所应当明确一名负责人(合伙人、股东等)分管审计档案工作,该负责人对审计档案工作负分管责任。
会计师事务所应当设立专门岗位或指定专人具体管理审计档案并承担审计档案管理的直接责任。审计档案管理人员应当接受档案管理业务培训,具备良好的职业道德和专业技能。
第六条 会计师事务所应当结合自身经营管理实际,建立健全审计档案管理制度,采用可靠的防护技术和措施,确保审计档案妥善保管和有效利用。
会计师事务所从事境外发行证券与上市审计业务的,应当严格遵守境外发行证券与上市保密和档案管理相关规定。
第二章
归档、保管与利用
第七条 会计师事务所从业人员应当按照法律法规和执业准则的要求,及时将审计业务资料按审计项目整理立卷。
审计档案管理人员应当对接收的审计档案及时进行检查、分类、编号、入库保管,并编制索引目录或建立其他检索工具。
第八条 会计师事务所不得任意删改已经归档的审计档案。按照法律法规和执业准则规定可以对审计档案作出变动的,应当履行必要的程序,并保持完整的变动记录。
第九条 会计师事务所自行保管审计档案的,应当配置专用、安全的审计档案保管场所,并配备必要的设施和设备。
会计师事务所可以向所在地国家综合档案馆寄存审计档案,或委托依法设立、管理规范的档案中介服务机构(以下简称中介机构)代为保管。
第十条 会计师事务所应当按照法律法规和执业准则的规定,结合审计业务性质和审计风险评估情况等因素合理确定审计档案的保管期限,最低不得少于十年。
第十一条 审计档案管理人员应当定期对审计档案进行检查和清点,发现损毁、遗失等异常情况,应当及时向分管负责人或经其授权的其他人员报告并采取相应的补救措施。
第十二条 会计师事务所应当严格执行审计档案利用制度,规范审计档案查阅、复制、借出等环节的工作。
第十三条 会计师事务所对审计档案负有保密义务,一般不得对外提供;确需对外提供且符合法律法规和执业准则规定的,应当严格按照规定办理相关手续。手续不健全的,会计师事务所有权不予提供。
第三章
权属与处置
第十四条 审计档案所有权归属会计师事务所并由其依法实施管理。
第十五条 会计师事务所合并的,合并各方的审计档案应当由合并后的会计师事务所统一管理。
第十六条 会计师事务所分立后原会计师事务所存续的,在分立之前形成的审计档案应当由分立后的存续方统一管理。
会计师事务所分立后原会计师事务所解散的,在分立之前形成的审计档案,应当根据分立协议,由分立后的会计师事务所分别管理,或由其中一方统一管理,或向所在地国家综合档案馆寄存,或委托中介机构代为保管。
第十七条 会计师事务所因解散、依法被撤销、被宣告破产或其他原因终止的,应当在终止之前将审计档案向所在地国家综合档案馆寄存或委托中介机构代为保管。
第十八条 会计师事务所分所终止的,应当在终止之前将审计档案交由总所管理,或向所在地国家综合档案馆寄存,或委托中介机构代为保管。
第十九条 会计师事务所交回执业证书但法律实体存续的,应当在交回执业证书之前将审计档案向所在地国家综合档案馆寄存或委托中介机构代为保管。
第二十条 有限责任制会计师事务所及其分所因组织形式转制而注销,并新设合伙制会计师事务所及分所的,转制之前形成的审计档案由新设的合伙制会计师事务所及分所分别管理。
第二十一条 会计师事务所及分所委托中介机构代为保管审计档案的,应当签订书面委托协议,并在协议中约定审计档案的保管要求、保管期限以及其他相关权利义务。
第二十二条 会计师事务所及分所终止或会计师事务所交回执业证书但法律实体存续的,应当在交回执业证书时将审计档案的处置和管理情况报所在地省级财政部门备案。委托中介机构代为保管审计档案的,应当提交书面委托协议复印件。
第四章
鉴定与销毁
第二十三条 会计师事务所档案部门或档案工作人员所属部门(以下统称档案管理部门)应当定期与相关业务部门共同开展对保管期满的审计档案的鉴定工作。
经鉴定后,确需继续保存的审计档案应重新确定保管期限;不再具有保存价值且不涉及法律诉讼和民事纠纷的审计档案应当登记造册,经会计师事务所首席合伙人或法定代表人签字确认后予以销毁。
第二十四条 会计师事务所销毁审计档案,应当由会计师事务所档案管理部门和相关业务部门共同派员监销。销毁电子审计档案的,会计师事务所信息化管理部门应当派员监销。
第二十五条 审计档案销毁决议或类似决议、审批文书和销毁清册(含销毁人、监销人签名等)应当长期保存。
第五章
信息化管理
第二十六条 会计师事务所应当加强信息化建设,充分运用现代信息技术手段强化审计档案管理,不断提高审计档案管理水平和利用效能。
第二十七条 会计师事务所对执业过程中形成的具有保存价值的电子审计业务资料,应当采用有效的存储格式和存储介质归档保存,建立健全防篡改机制,确保电子审计档案的真实、完整、可用和安全。
第二十八条 会计师事务所应当建立电子审计档案备份管理制度,定期对电子审计档案的保管情况、可读取状况等进行测试、检查,发现问题及时处理。
第六章
监督管理
第二十九条 会计师事务所从业人员转所执业的,离所前应当办理完结审计业务资料交接手续,不得将属于原所的审计业务资料带至新所。
禁止会计师事务所及其从业人员损毁、篡改、伪造审计档案,禁止任何个人将审计档案据为己有或委托个人私存审计档案。
第三十条 会计师事务所违反本办法规定的,由省级以上财政部门责令限期改正。逾期不改的,由省级以上财政部门予以通报、列为重点监管对象或依法采取其他行政监管措施。
会计师事务所审计档案管理违反国家保密和档案管理规定的,由保密行政管理部门或档案行政管理部门分别依法处理。
第七章
附 则
随着计算机与网络技术在财经领域的应用与发展,会计工作逐步实现了电算化与核算集中化,生成了完全不同于传统手工核算的电算化会计档案,其形式和种类日益增多,同时政府及其他利益相关者对高校财务数据的关注与需求也日趋多样化,对高校会计档案的管理提出了更高的要求。
一、高校电算化会计档案的特点
(1)电算化会计档案拓展了会计档案的内容和形式
电算化会计档案比传统会计档案的内涵更广泛,不仅包括打印输出的纸质会计凭证、会计账簿和会计报表,还包括了电算化系统中的所有系统软件、会计核算软件及其他相关财务软件程序等全套数据与文档资料。
(2)电算化会计档案更方便查找,提高了数据处理和加工的工作效率
会计电算化条件下,会计数据的集成化、综合化程度较高,各类各项数据之间的关联度也大幅提高,使得数据的查询方便快捷,同时对数据的收集、统计、整理和测算也可直接利用计算机来完成,大幅缩短了工作时间,提高了工作时效。
(3)电算化会计档案对存储技术与条件要求很高
磁性介质或光盘的广泛应用和存在,对电算化会计档案的存储技术提出了更高要求,其数据资料保存受存储时间、存储数据结构、存储介质质量、存储环境及存储时间等因素的影响很大,若保存不当很容易遭到破坏。
(4)电算化会计档案保管的安全性与完整性要求更高
会计电算化条件下,大量会计数据都保存在相关计算机及其网络系统中,信息数据处理合成高度集中,加之数据的非法修改可不留痕迹,一旦遭到病毒侵袭或黑客等人为破坏,很容易造成系统瘫痪或数据外泄、毁损,对会计信息的安全性与完整性带来极大挑战。
(5)电算化会计档案对其管理人员素质与技能有更高要求
现代信息化财务集中核算形式下,高校会计电算化不断深入发展,生成的电算化会计档案的内容与形式不断拓展,结构组成也愈发复杂和综合,相关管理人员只有在掌握丰富会计知识及熟悉了解财务系统管理的基础上,同时具备较强的计算机操作与管理技术以及扎实的档案管理技能等综合业务素质,才能适应电算化会计档案管理工作的要求。
二、高校电算化会计档案管理存在的问题
(一)对电算化会计档案管理的认识不到位,没有明确的管理和规划目标
传统会计档案构成单一且格式相对统一,管理工作比较容易,相关财务主管人员已形成了固有的观念,因此,对电算化会计档案管理重视不够,缺乏对电算化会计档案的了解,没有明确的管理和规划目标,其工作带有一定的盲目性,导致电算化会计档案管理不到位,增加了相关工作的风险。
(二)原会计档案管理制度陈旧,与电算化会计档案管理的要求脱节
电算化会计档案较之传统会计档案发生了很大的变化,对其管理的内容和要求也随之发生了明显的变化,原基于传统会计档案管理的制度在管理内容、管理方式及目标等方面已无法适应电算化会计的需要,以致相关工作无所适从,内容不明、职责不清,给电算化会计档案的管理工作开展带来极大的困难。
(三)电算化会计档案内容不完整,保管方式不统一
(1)没有明确规定电算化会计档案的归档范围、归档时间
没有明确哪些文件资料属于纸质档案或电子档案的归档范围,归档时间也未明确,以致有些应打印输出或光盘备份的数据资料没有按照统一时间及时收集、立卷,造成会计档案的遗漏或丢失。
(2)没有明确规定电算化会计档案的生成、制式、收集、整理的统一分类标准与方法
电算化会计档案的生成、制式、收集、整理没有统一的依据和标准,各时期的生成、收集、整理、保管方法与方式不一致,以致其会计信息所涵盖的内容与表达方式不同,不便于查找、整理、存储及保管,同时也增加了不同时期之间会计数据比对的难度。
(3)没有及时保存不同版本的会计软件及相关电子数据与资料
实行会计电算化的时间越长,其财务软件与会计档案的版本就越多,在对会计软件升级后,没有及时存储升级前后不同版本的会计软件与其中的会计数据资料,并归档保存,致使在新升级的会计软件中无法调阅不同版本的会计数据档案,造成会计数据档案的不连续性,严重影响了电算化会计档案的正常使用。
(4)纸质档案及相应电子档案的生成及收集保管方式不同步、不统一
会计电算化模式下,纸质会计档案应与电子会计档案并存,但相关人员不清楚哪些会计档案必须要纸质保存、哪些会计档案必须光盘备份,造成纸质会计档案与电子会计档案的生成、收集、保管方式在相同或不同会计年度的连续时间段内前后不同步、不一致,大幅降低了会计档案数据的横向及纵向可比性。
(四)电算化会计档案管理内控制度不健全
(1)电算化会计岗位内控制度不健全
会计电子数据平常是实时存储于计算机及网络系统中,很容易被病毒攻击或人为修改,且不易留下痕迹,电算化会计岗位内控制度又不健全,使得会计电子数据生成环节上相关人员的职责权限过大或重叠或空缺,相互之间无法有效牵制,加大了会计档案数据不完整、不准确甚至泄漏、遗失的风险。
(2)电算化会计档案管理的流程以及其相关部门与人员的职责权限不明确
没有明确规定电算化会计档案管理的流程或环节,相关部门与人员不清楚应办理哪些手续、经过哪些环节来完成电算化会计档案的传递、收集、立卷、归档与保管等工作,以及自身在此过程中的职责和权限,推诿扯皮事件时有发生,导致电算化会计档案管理工作无法顺利开展。
(3)电算化会计档案的定期清理、销毁制度不规范
高校财务部门未按规定设置专门的财会档案管理机构,由财务人员兼任档案管理工作,为了自身查阅方便自行就地保存,所有财务人员均可自行查询拿取,不相容岗位没有完全分离,对应的岗位职责也没明确;多年来未及时将会计档案移交给档案管理部门保管,而且只归档,未按定期清理,以致会计档案毁损不能及时发现并修复,同时没有明确各类档案的保管期限,年代久远已无保存价值的会计档案也未定期鉴定后及时销毁,占用了大量的存放空间,极易发生霉变或丢失,增加了相关管理的工作量及成本。
(4)电算化会计档案管理查询、借阅制度不完善
没有建立严格的查询、借阅审批制度,没有履行必要的查询、借阅登记与归还查验等手续,不便于实时监控会计档案去向及明确相关人员责任,无法保证会计档案的安全完整。
(五)电算化会计档案管理技术存在安全隐患
一方面,电算化会计软件系统升级换代加快,版本随之不断增多,不同版本的数据结构及其输入输出格式也不统一,以致电子档案存储结构与纸质档案形式各不相同,只能将其分开备份与打印输出,进一步加剧了会计档案管理的复杂程度与工作量。另一方面,会计档案管理人员自身的能力及素质不高,对档案管理与计算机及信息处理的知识掌握不够,在相关管理细节及网络安全防范上工作不到位,这就造成电子数据很容易受到病毒攻击或外部环境的不良影响,提高了工作错弊或失误及会计档案数据丢失的可能性。
三、高校电算化会计档案管理改进的对策
(一)提高财务人员的电算化会计档案管理意识,明确管理和规划目标
加强对电算化会计档案特性及相关管理法规制度的了解,充分认识电算化会计档案管理的复杂性、综合性与重要性,增强管理意识,不断提高相关管理人员的财务系统、电子档案及计算机信息等方面的知识水平与业务处理能力等综合素质,还需要根据时展的需要,对这一块人员要加大培训,以便他们所拥有的综合能力能够更好的适应环境变化所带来的新要求;另外一方面应该制定相应的长期发展规划,明确其管理的目标和任务,确保电算化会计档案管理的有序、依法进行。
(二)建立电算化会计档案管理的各项制度
(1)建立电算化会计档案的收集、立卷制度
明确规定统一纳入纸质档案与电子档案管理的会计数据及文字资料的归档范围,并根据不同档案的性质统一勘定其归档时间,全面、及时地收集相应的纸质档案与电子档案,予以统一整理、标示并立卷。
(2)建立电算化会计档案的归档、保管制度
①明确规定电算化会计档案的生成、、制式、收集、整理的统一分类标准与方法,以使各时期的会计档案在生成至归档保管的方法与方式上保持统一,保证其会计信息体现的内容与方式前后一致,便于分类收集、整理、保管及实时查找与汇总处理。
②明确规定电算化会计档案的纸质保存与光盘备份的关联方式与关联程度,协调统一两大类会计档案的同步管理,以保障电算化会计档案相关对应的一致性及其内容的完整性。
③明确规定会计核算系统升级前后不同版本下会计软件及其会计数据资料的存储及保管的方式,并拟定最新升级系统调阅关联历史数据库的规则与方法,以保持不同年限会计数据信息的连续性与相关性。
(3)建立电算化会计档案的定期备份、复核制度
建立统一的电算化会计数据AB备份与复核机制,明确备份的时间间隔、备份方式与数量、备份责任人、标示制式及保管方法等相关要素,并设立备查账簿予以登记,同时规定定期复核检查的内容、时限及修复方式等,确保电子档案的安全与完整。
(三)健全电算化会计档案管理内控制度
(1)健全电算化会计岗位内部控制制度
强化电算化会计岗位权限的管理,重新设定调整会计电子数据生成环节上个相关人员的岗位职责与权限范围,按会计数据的重要性与机密程度建立分级调阅规则,建立多用户、分权限管理的层级约束机制,减少会计电子数据发生错漏与外泄的几率,确保数据的完整和安全。
(2)规范电算化会计档案管理流程,明确相关部门与人员的职责权限
确立并规范电算化会计档案管理的流程与环节,明确其各环节上应办理的各项手续及对应的相关部门与人员职责和权限,以便对电算化会计档案管理的全过程进行有效监管,以免遗漏关键控制点,增加电算化会计档案错漏或遗失的风险。
(3)健全电算化会计档案的定期清理、销毁制度
按照不相容岗位分离的原则,设置专门的财会档案管理机构或指定专人来保管电算化会计档案,并建立定期清理、销毁制度,及时全面了解会计档案的保存状态,对已发现毁损的会计档案要及时恰当修复,对已超出保管期限的会计档案应请专业人员依法履行鉴定程序,对于符合销毁规定的会计档案编制销毁清册并依法定程序及方式进行销毁,对于保管期限已满但涉及未清债权债务和其他未了事项的原始凭证则不得销毁,应单独抽出重新立卷,并在所属相关销毁清册备注栏内及相关保管清册栏内予以标示注明。
(4)健全电算化会计档案的查询、借阅制度
建立健全电算化会计档案的查询、借阅审批制度,明确规定学校内部各级部门与人员查询、借阅会计档案的必须填写会计档案的查询、借阅申请表并由财务部门负责人审核批准签字加盖财务部门公章后方可办理相关查询、借阅登记手续;明确规定外单位查询、借阅会计档案的必须开具单位介绍信及证明并出示相关证件,与填写的会计档案查询、借阅申请表一并交由学校主管领导及财务部门负责人审核批准签字加盖学校公章后方可办理相关查询、借阅登记手续;同时会计档案管理人员应做好上述查询、接阅资料的实时跟进及借还查验等后续工作。对不符合规定的查询、借阅事项,会计档案管理人员有权拒绝办理。
(四)提升电算化会计档案管理技术,加大软硬件投入力度,整合优化信息系统
逐步转变提升电算化会计档案管理技术,不断增强会计档案管理人员的档案管理与计算机及信息处理的综合业务能力,加大各项软硬件设施设备的投入力度,引入现代会计档案信息化管理模式,将会计档案管理的全过程纳入信息化管理范畴,整合优化信息系统资源配置,建立集会计档案的信息采集、自动分类、编辑统计、归档标识、立卷存储、分期保管及查询、借阅与清理、鉴定、销毁等业务于一体的数字化系统,实现与财务管理信息系统的资源共享及同步升级,并依据“集中管理,分权调阅”的原则,构建会计数字化档案管理体系,以期适应现代会计电算化不断发展的需要。
一、我国管理会计教育现状
我国目前管理会计教育现状令人担忧,主要表现在理论与实践严重脱离。笔者多年从事管理会计的教学工作,对管理会计在实践中的应用一直很关注,曾经向多名勤奋好学而又善于思考的优秀毕业生做过调查,他们几乎众口一词认为管理会计“没有多大用处”;笔者也曾经询问过不少企业界的朋友,他们同样也认为管理会计派不上大用场,但“成本管理”非常重要,只是找不到有效的方法。管理会计在实践中难以得到广泛应用,即使在个别企业中有所应用,其效果也不是非常明显,有两个重要原因:一是在会计组织机构设置中,缺少管理会计的职能部门和专职人员;二是在管理会计提供的方法中,大部分实际操作起来比较困难。
首先,从第一个原因看,会计工作与审计工作、统计工作一样,是一项应用性很强的工作,其业务活动的开展,必须有专门的责任机构和责任人员承担,才能卓有成效地开展业务活动,财务会计工作就是如此。目前,在企业中,财务会计、统计、审计都有实实在在的职能机构和专职人员。但是,纵观管理会计的机构设置和专职人员的情况,从现有掌握的资料来看,全国几乎还没有一个企业能这样做。即使个别企业对管理会计进行一次性运用,也是把各项任务分解到有关职能部门去承担,各部门把承担管理会计所分配的相应任务,看成是额外负担,采取消极应付的态度,其最终的效果可想而知。
其次,管理会计在实践中得不到推广和应用,不被人们所重视,还由于管理会计的专门技术和方法可操作性差所造成的。我国的管理会计的理论研究仅限于对国外著作的翻译介绍,很多属于纯理论的探讨,并且国外著作针对国外的情况研究,而实际上中西方在经济环境、法律法规、社会制度、文化习俗等方面都存在一定的差异,许多西方管理会计理论与方法在中国没有用武之地,如果把西方的管理会计生搬硬套用到中国,管理会计在我国就只是为研究而研究,不具有应用的针对性。另外,管理会计的技术和方法主要采用数学和统计的方法进行定量分析,大多为数学分析模型、数学规划模型、矩阵代数模型,令人望而生畏。在没有较好地结合我国实际情况的前提下,管理会计的技术和方法是缺乏可操作性的。
调查显示,我国目前管理会计教育主要侧重于从理论上介绍管理会计的基本理论和基本方法,忽视对管理会计实务的分析,普遍缺少对本国管理会计经典案例的分析。缺乏具有示范性或样板性的典型案例研究报告,是管理会计在我国企业未能得到有效普及和推广应用的重要原因。要改变管理会计在我国难以推广和应用的现状,必须对管理会计教育进行根本性的改革。
二、管理会计教育改革基本思路
(一)对管理会计内容体系要进行彻底改造。纵观目前我国高等院校所使用的各种各样的管理会计教科书,无非是外国管理会计著作的中文版,普遍存在实用价值不高的问题,而且其中有不少内容与财务管理、成本会计交叉重复。从管理会计产生和发展的历史过程来看,管理会计所要解决的核心问题应该是成本管理,而现有的管理会计教科书从其内容体系上看,基本上脱离了“成本”这一主导线,从而使其内容体系显得很不系统。管理会计的根是“成本”,几乎大部分学者都认为“成本会计是管理会计的雏形”,无非是说管理会计侧重于成本管理,包括成本分析、成本规划、成本决策、成本控制,而成本会计侧重于成本事后核算,这一点应该是非常明确的。如果现有的管理会计体系沿着“成本”这一主导线延伸下来,无论在系统性,还是在逻辑性以及深入性方面都会有更合理的安排。但是目前在大家认可的体系中,硬要把属于财务管理的投资决策、全面预算等内容塞进去,从而在内容体系上显得很杂乱,并且模糊了管理会计的本质属性,造成了思想上一定程度的混乱。因此,需要加大整合力度,对管理会计内容体系彻底改造,使它回归到成本管理这个范畴内。对管理会计、成本会计、财务管理这三门学科的内容体系进行必要的调整,把管理会计原有的内容体系中属于财务管理的内容(如投资决策等)分解出去,把有关职能落实到财务管理部门去执行,从而解决管理会计在理论和实践上的两个误区。分解的结果是管理会计、成本会计、财务管理三足鼎立,互不交叉重复。调整后的管理会计的核心内容是成本管理,包括成本规划、成本预测、成本决策、成本控制、成本分析等,而成本会计的主要内容是成本核算。
另外,把管理会计中出现与财务相关的内容分解到财务管理学科中去,如把管理会计中的资金预测分解到财务管理的“筹资管理”中去,管理会计的短期经营决策纳入流动资产“投资管理”中去,管理会计的长期投资决策纳入固定资产“投资”和金融资产“投资”中去,把预算控制纳入到“损益管理”中去消化,因为筹资、投资、损益的管理以及资金管理都是财务管理的重要内容,这样既合情又合理,因为经过这样处理,就会使财务管理的筹资、投资、损益三大管理内容更加充实,更加系统。同时,凡属“资金”范畴,凡属筹资、投资、资金分配的职能一律由财务人员承担。如此对管理会计的分解,首先解决了成本会计、管理会计、财务管理内容交叉重复的问题;其次又解决了管理会计职能机构和人员配备的虚置状态,保证管理会计原有的职能在实务中得以延续和开展。
(二)对管理会计研究方法要彻底改革。从国外的经验看,国外会计界目前开展的管理会计研究,已将重点明显转移到开展管理会计的典型案例研究,而开展管理会计的典型案例研究,如果没有学术界与实务界的很好配合与协调就难以进行。国外如美、英等国家都有管理会计师协会,协会的成员既来自于会计学术界也来自于实务界,并且国外的管理会计师资格的取得都需要通过严格的考试,即便取得了管理会计师资格后,也需要接受继续教育,从而协会的成员本身已具备相当丰富的管理会计知识。
此外,为了推动管理会计的典型案例研究,美、英等国家的管理会计师协会都设有学术研究部,其成员由学术界与实务界人士共同组成。由于上述因素,国外在开展管理会计典型案例研究中,学术界与实务界比较容易沟通,双方的配合与协调也搞得比较好,案例研究也开展得比较普遍,这一点可以从西方管理会计教科书中所附的大量案例中找到答案。并且,美、英等国家的管理会计师协会还设有学术性和实务性的管理会计刊物,如《管理会计》和《管理会计研究》杂志。前者主要侧重于实务经验的介绍,后者则侧重于学术性和理论性研究。近年来,美、英的《管理会计研究》也注重于刊登典型案例研究的文章,这两种专业性杂志在推动西方管理会计的发展,特别是开展典型案例研究方面发挥了重要作用。
我国的情况与西方国家明显不同。由于我国没有一个将学术界与实务界都包括在内的管理会计职业组织,学术界与实务界沟通的机会不是很多,这就为开展管理会计的典型案例研究带来很大的困难。这表现在,学术界特别是大学的研究人员很难有机会深入到企业中开展调查研究,因而对企业在实际工作中应用管理会计的情况缺乏了解;而实务界对学术界发表的科研成果感到理论性太强,与企业现实情况不相符合,不能有效地解决企业中的实际问题。
近年来,各种创新的会计理论与实践正随着经济的高速发展与全球经济一体化进程的加快而层出不穷。经济理论的每一个领域都在发生巨大的变革,理论和实践均不再局限于原有的理论框架与模式,边缘化的现象日趋明显。
战略管理会计(StrategicManagementAccounting简称SMA)的理论与实践在此背景下应运而生。它是建立在企业战略管理(StrategicManagement)的有关理论基础之上,并以管理会计手段,运用会计信息有效地服务于企业战略的新领域。由于战略管理会计是一个新出现的领域,因此,对于如何界定其概念以及企业哪些活动属于战略管理会计范畴,如何进行操作等问题,均没有完全统一的观点。故此,有必要对战略管理和战略管理会计,特别是战略管理会计的定义界限和实际应用进行进一步的研究,以寻求规律,促进相关理论和实务的发展。
二、战略管理会计的内涵
战略管理会计兴起于二十世纪80年代。该词的首创者是Simmonds.Simmonds被公认为战略管理会计之父,他在1981年将战略管理会计定义为“对关于企业及其竞争者管理会计指标的准备和分析,用来建立和监督企业战略”。他对传统管理会计理论的挑战在于,他不再从企业内部效率的角度看待利润的增长,而是从企业在其市场的竞争地位这一视角,重新看待这个问题。
从不同视角研究战略管理会计的学者是很多的。Govindarajan和Shank主要研究成本信息在战略管理的以下四个阶段所起的作用,即战略的简略表述(公式化表达)、战略的交流、战略的推行和战略的控制。在此,他们使用了三个主题:价值链分析、战略地位分析和成本动因分析。分析的目的在于系统地表述关于企业战略和管理会计之间关系的框架。他们将此框架称为“战略成本管理”。Shank将战略成本管理定义为“成本信息直接针对战略管理循环的四个阶段之一或之几的管理化应用”。
Bromwich和Wilson的研究角度又有区别。Bromwich关注于最终商品市场,他将战略管理会计定义为“对企业的产品市场和竞争者的成本和成本结构的财务信息进行的提供和分析,以及对企业及其竞争者一定期间内在这些市场上的战略所进行的监督”。Wilson则主要强调战略管理会计的外部指向和前瞻性。
关于战略管理会计的这些文献从不同的侧重点反映了人们对战略管理会计的多方面理解。有两种观点主要来源于Porter的竞争地位模型。Simmonds的观点将战略管理会计的功能看成是提供对竞争者的成本、价格和现金流量的评估,并将这一信息还原为价格——成本——产量指标。其他如Porter和Wilson的观点则更侧重于产品的寿命周期。
从战略管理会计的研究内容可以看出,传统管理会计领域呈现出与“策略”有更为密切的联系,而并非“战略”。将上列战略性主题置于传统管理会计实务的主要领域这一背景之下时,这个结论更是显而易见。传统管理会计体系并不倾向于采纳长期的、面向未来的立场,也不被市场或竞争所左右。涉及到管理会计的时间框架,财务年度多占主导地位。预算总体上根据1年来确定,构成投资报酬率基础的时间框架是1年的一个合计数及按历史成本确定的余额(即1年的利润占资产历史成本的百分比)。从对内还是对外这个的角度出发,传统管理会计体系的焦点主要集中于对内的方面,这与战略管理会计强调对市场的认识或评价竞争者行为的目标是不一致的。
对战略管理会计定义内涵的研究并不是唯一的目的。我们的主要目的在于界定归属于战略管理会计的实务范围,并寻求战略管理会计的整体框架和运行规律。综合上述各位学者的观点,我们可以认为,对“战略性”一词的理解是一个关键,因而,凡是体现非战略性倾向的方法和举措,均可归于传统管理会计实务领域;反之,体现战略性属性的方法和举措,则可列入战略管理会计实务的范畴。现有对战略管理会计实务进行探讨的文献,揭示了战略管理会计实务的下列属性:环境或市场导向,对竞争对手的关注和长期的、面向未来的导向。
三、几种常见的战略管理会计实务及其应用
利用我们对战略管理会计实务的属性分析的结果,我们认为作为战略管理会计实务应满足关注竞争对手、关注市场和关注未来这三个最基本的判断标准。这些判断标准与该实务是否能将企业的战略导向具体化以及具体化的程度密切相关,但并不一定属于某一具体企业负责管理公司战略的经理人员所需要的会计行为。目前,在实际应用中常见的战略管理会计实务主要包括三大类:战略性成本计算和定价、竞争对手会计和品牌价值会计。下面我们对各项实务的内容和应用分别进行分析和研究。
(一)战略性成本计算和定价
1.产品属性成本计算(AttributeCosting)
产品属性成本化是将吸引顾客的特定产品属性成本化的过程。可以进行成本化的产品属性包括:经营行为的多样性,产品的可靠性,担保的安排、完工和齐备的程度,供应的保障及售后服务等。产品是由大量的属性构成的,正是产品的不同属性造成了产品之间的区别,而产品属性对消费者品位的迎合程度恰恰决定了企业的市场份额。
2.产品生命周期成本计算(LifeCyclecosting)
是指基于产品或劳务生命中各阶段的长度所进行的成本评估。在此,我们不再以年度为基准评估成本,生命周期成本化的时间框架基于产品生命中各个阶段的长度。这些阶段包括设计、推广、发展、成熟、衰落直至废弃。对这种方法的评述一致认为,该方法能够避免短期行为的管理倾向。在产品设计阶段积累下来的年度亏损用传统财务会计方法加以确认,由此产生的压力会促进产品成熟之前的市场推广。如果管理当局相信生命周期成本化理论,他们就能够认识到,为了产品整个生命周期内的盈利能力,有必要实施一个全面的研究和设计阶段。
3.质量成本计算(QualityCosting)
质量成本是指那些与创新、鉴定;修理和预防残次品有关的成本。这些成本可以划分为三大类:预防成本、评估成本和缺陷成本。出具质量成本报告的目的在于引导管理当局优先注意质量问题。产品或劳务的质量,不论是观察到的还是真实的,均可作为竞争优势的源泉。预防成本、评估成本和缺陷成本之间存在这内在的联系。我们可以通过事实,建议管理当局对质量成本进行监控,以确保企业政策的最佳相关性。总体上讲,预防费用的增加会导致大量的节约,并带来由减少缺陷成本(退货、返工、废品和销售失败等)造成的竞争优势。
4.战略成本计算(StrategicCosting)
是根据战略和市场信息,利用成本指标,开发并确定能够保持相对优势的最佳战略的过程。为了使成本分析有助于追求竞争优势这一目标,必须仔细考虑战略结局。最初的研究者曾使用案例分析的方法,集中说明一项由使用传统成本化方法(即由相关成本和短期视角出发开展的分析)带来的次佳战略。通过对战略结局的考虑,并利用市场学和竞争战略有关文献提供的概念进行分析,可以看到该战略方案产生的过程。
5.战略定价(StrategicPricing)
是指在定价决策中对战略因素的分析。利用竞争导向分析进行战略定价,会带来比较正确的定价决策。这些分析中应予评估的因素包括:竞争对手的价格回应、价格弹性、市场的增长、规模的经济性以及经验。在此类分析的过程中,市场营销人员发现了会计信息在与价格决策相联系后,发挥了巨大的潜在作用。
6.目标成本计算(TargetCosting)
这是一种用于产品和程序设计阶段的成本估算方法,具体是通过用估计(或基于市场)的价格减去需要的目标利润,以得到所需要的生产、工程或市场成本。然后,该产品就按满足该成本的方式设计。目标成本化主要应用于制造程序中的开发和设计阶段。与目标成本化密切相关的是Kaizen成本化。该方法也应用于产品的制造阶段,因而将目标成本化引导到设计与开发阶段之外。Kaizen成本化要求为保证进一步的节约而进行持续不断的努力。这些理论将成本化从追求精确的监督转化为具有前瞻性的成本化理论,从而与追求竞争优势密切联系起来。
7.价值链成本计算(ValueChainCosting)
一种作业基础的成本化方法,成本被分配到设计、采购、生产、市场、分配和产品或劳务的服务这些必要的作业当中。这种方法建立在价值链分析基础之上。市场上的竞争优势最终来自于以相等的成本提供较高的顾客价值,或来自于以较低的成本提供相同的顾客价值。在产品的设计与分配之间发生的一系列活动如同链务上的环节,正是这一思路产生了价值链分析。这一研究鉴定了在企业价值链的各有关部分中,顾客价值可以在哪个环节提高,或者成本可以在哪个环节降低。价值链成本化使传统成本分析得到了有效的延伸。传统管理会计由于仅仅关注于增值,缺乏对包含在企业与供应商和顾客的联系当中潜存的利益和潜在成本节约的探求,因而出现停滞不前的局面。
(二)竞争对手会计
1.竞争对手成本评估(CompetitorCostAssessment)
竞争对手成本评估是基于对竞争者的设备、技术、经济规模等的评估,定期更新对竞争对手的推测。这是一项广为讨论的战略管理会计实务。当然,通过竞争对手者成本评估得到的具有重大影响的结果有时可能是因追加技术进步投资而引起的,于是,与这种投资相关的长期影响及投资显现出的竞争对手者对提升竞争地位的追求,更助长了企业对竞争对手成本了解的需要。竞争对手成本评估的系统性方法包括:评估竞争对手的制造设施、经济规模、政府关系和技术产品设计。除这些方法之外,还有一些关于竞争对手信息的不直接来源。这些不直接的信息来源包括实地观察、共同的供应商、共同的顾客以及雇员(特别是竞争对的前雇员)。
2.竞争地位监督(CompetitivePositionMonitoring)
竞争地位监督是在行业内部通过评价和监督竞争对手的销售收入、市场份额、销售量、单位成本和销售收益率,分析竞争对手的状况。这一信息可为评估竞争对手的市场战略提供基础。竞争地位监督是竞争对手评估的一种更为权威的方法,它将分析扩大到评价主要竞争对手的销售收入、市场份额、销售量、单位销售成本和收入。这些会计计量是具有广度的,因为他们提供了比仅仅简单地基于市场份额所进行的评估更多的关于竞争对手的情况。竞争对手单位成本的增加可能原本是一个好的征兆,然而,如果这种增加是由追加对广告费用的投入以增强品牌知名度,或者是由投资新产品开发造成的,则变动的成本结构更可能恰恰意味着竞争对手正在保持较强势的竞争地位。
3.基于公开财务报表的竞争对手评价(CompetitorAppraisalonPublishedfinancialStatement)
是指对竞争对手公开的财务报表进行的数字性分析,作为竞争对手竞争优势评估的一部分。实际上,这是基于对公开财务报表的解释而进行的竞争对手业绩评价。与前面讨论的方法不同,对公开财务报表的解释包含了受传统会计教育的会计师所熟知的一切技术,运用这种分析模式评估竞争对于竞争优势的关键来源,可以获得具有战略意义的结果。分析的内容包括监测销售趋势和利润水平,以及资产和负债的运动。
(三)品牌价值会计
1.品牌价值预算(BrandValueBudgeting)
这是将品牌价值应用于分配资源的管理决策,旨在支持或提升一个品牌的地位,因而将注意力置于管理当局关于品牌争议的对话上的过程。
2.品牌价值监控(BrandValueMonitoring)
是通过评估品牌强度因素而对某一品牌进行的财务估价。这些因素包括:领导能力、稳定性、市场、国际化能力、趋势、支持和与历史品牌利润相结合的品牌保护。
关键词:管理会计应用问题对策
引言
我国管理会计的研究起步于上世纪80年代初,管理会计从西方引入已近三十年,但其实际应用状况却不很理想。总的看来,管理会计的实际应用大体上存在着以下几个主要问题。
1管理会计在我国实际应用中存在的问题
1.1缺乏一套系统严密而又行之有效的理论20世纪70年代以来,管理会计学进入我国企业的经济管理领域,相关的现代管理学、信息经济学等的研究成果相继引入管理会计,拓宽了管理会计领域,修正了管理会计某些不合理的假设。管理会计的理论并不全面系统,许多方面只是处于定性的分析阶段,缺乏实际应用价值。在实务中,决策者往往无法准确计量信息的成本和价值,从而无法进行信息的成本效益分析。不能发挥管理会计应有的作用,致使企业决策管理层不重视其发展和应用。
1.2管理会计在实务中的运用具有很大的局限性由于传统管理会计的理论是依据特定的经济环境而建立起来的,它所确定的定量模型和假设在变化着的现实经济生活中有许多并不能成立,人们很难运用这些理论和模型来解决实际问题。例如,投资决策分析中货币时间价值的计算问题,所有教材都是沿用西方国家的复利制计算利息,而我国则普遍应用单利制计算利息。这种理论严重脱离实际的方法影响了它的实际应用,以至出现了“长期投资经营决策和长期投资敏感分析几乎没有企业在实际中予以应用”的情况。此外,追求高深莫测的理论与数学模型,有的将一些本来比较简单的方法加以复杂化,使其不易掌握,可操作性差。
1.3实务界缺乏对管理会计的重视和系统应用我国自20世纪80年代初期从西方引进管理会计知识体系至今已有近三十年的历史,但令人遗憾的是,近年来我国及国外和港台的会计学者所做的各项调查结果表明,迄今管理会计在我国企业中仍未得到广泛重视和系统应用。目前管理会计的应用主要是在沿海地区和外资企业,而西部、内地应用极少。这主要是因为管理会计的基层教育滞后,普及率低,很多企业领导根本不懂管理会计,对其所能产生的经济效益没有清楚认识。会计人员只强调经济业务核算,经济管理意识不强是制约管理会计推广应用的关键,而我国管理会计应用软件开发滞后是制约其推广的重要因素。
1.4管理会计应用经验亟待系统总结和提高管理会计学现已成为许多高等院校会计专业的必修课程,我国学术界对管理会计的研究也已具有一定的深度。从实践上看,我国部分企业已有了一些开展管理会计的成功经验,如20世纪70年代大庆油田开展的内部结算、80年代吉林省开展的厂内银行、90年代邯郸钢铁集团有限公司推行的“模拟市场核算、实行成本否决”的邯钢经验等。但令人遗憾的是,我国会计界对实践中已有的一些典型成功案例明显缺乏系统的研究和归纳总结,到目前为止只有很少的案例得到了系统的研究与总结。缺乏具有示范性或样板性的典型案例研究报告,是管理会计在我国企业未能得到有效普及和推广应用的重要原因。
1.5缺乏职业化的管理会计师队伍在我国企业,管理会计的任务和职能基本上由财务部门和成本核算部门承担,没有专门机构和专业人员承担其任务和履行其职责,无管理会计师专业队伍,全国也无此类技术资格考试。由于企业把工作重点和主要精力放在周而复始的循环的会计核算上,只考虑会计实务是否符合会计惯例,而不去考虑是否有利于企业战略目标的实现,致使管理会计与财务会计发展不平衡,从而制约了它的推广和运用。
2加强管理会计应用和发展的对策
2.1管理会计的基本理论研究需进一步加强加强管理会计基本理论研究,为管理会计奠定坚实的理论基础。管理会计基本理论是对管理会计基本理论问题的本质和规律性的认识。加强管理会计的理论研究,必须理论联系实际,要紧密结合国情,建立一套能适应我国企业管理特点的有特色的管理会计体系。要吸收相关学科的研究成果,建立科学的管理会计理论体系。对现有的理论体系进行重新评价,其中不合理的假设,抛弃过时的技术方法,消化吸收其精髓,创建新的、科学的管理会计理论体系。把规范研究和实证研究方法相结合,建立既能解释、指导实践又能为实践广泛接受的理论体系。
2.2克服理论与实践相脱节的弊病英美等国都有管理会计师协会,其成员由学术界和实务界共同组成,我国也应如此。这样,理论研究带有很强的针对性,企业又能够很快地应用新的管理会计研究成果,也便于建立我国管理会计理论体系。我国会计实务界应该与学术界密切配合搞出一批具有行业特点的、既有理论性又具有较强可操作性的典型案例研究报告,这些典型案例研究报告不仅可以作为各行业企业应用管理会计的样板,具有较强的可操作性,有利于在更多的企业推广应用,而且还可以作为管理会计教科书中的案例,有助于开展管理会计的教学和对会计人员的培训工作。这样管理会计在我国的研究与推广应用可能会有实质性的进展。
2.3调整拓展管理会计内容,大力发展战略管理会计将管理会计与财务管理、成本会计教材中内容重复交叉的部分进行适当删减,将应用性较强的内容纳入管理会计,突出管理会计的特点。面对竞争日益激烈的市场环境,我国应加紧进行战略管理会计理论与应用研究,将成本管理重心由制造成本逐步转移到战略总成本上,由成本控制转移到成本计划上;使业绩评价紧紧围绕企业价值最大化及员工价值最大化目标,体现企业的短期效益与长期效益兼顾,实现企业的财务指标与非财务指标的有机结合;坚持以人为本,充分挖掘和使用知识资本,将提供的会计信息与知识资本结合起来。
2.4努力提高企业决策者和会计人员的素质企业经营决策者对管理会计的重视程度,直接影响到管理会计在企业中的普遍应用,因此有必要提高企业领导者的科学文化素质,并把懂管理会计作为企业领导者必须具备的条件之一。有了懂管理的领导队伍还不够,企业还要有精明强干的管理会计专业人员,进而提高他们的科学文化水平和业务素质,这样能使管理会计在企业中得到有效的应用和推广。