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[关键词] 固定资产; 档案管理; 问题; 策略
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 13. 047
[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194(2012)13- 0079- 03
近年来,我国建设事业获得高速发展,固定资产投资项目(以下简称项目)的管理也日益受到更多的关注。从 2005 年开始,国资委已将项目完成情况列入对央企的考核指标当中。西北机电工程研究所作为国防科研单位,为了做好科研保障工作,自2005年以来,加大了国防科研基本建设项目投资力度及建设规模。项目档案既是项目建设的真实历史记录,也是项目建设和竣工验收的前提和保证。同时也是提升企业核心竞争力和整体装备研制技术水平,完成各种型号产品研制生产任务的重要保障。为使项目档案工作与项目建设真正同步进行,做好项目档案管理,实现项目档案的完整、系统、安全、有效是十分必要的。加强项目档案管理,保护信息资源,已成为全国各行各业当前及今后一项长期的重点工作。
1 项目管理的重要性
项目档案是对整个项目建设过程的真实记录,它真实地记录了项目从立项、 设计、监理、施工到竣工验收的整个过程,其本质属性是原始记录性,任何人无法篡改它的原始状况;是项目建设的前提,是工程质量评估的依据,是项目竣工验收的保证;也是今后工程改造、维护的不可替代的权威佐证;是企业维权最有力的证据。因此,加强项目管理具有十分重大的意义。为了加强项目档案管理工作,确保项目档案的完整、准确、系统、安全和有效利用,从1997年开始,国家颁布了一些关于加强项目档案管理的文件,加强项目档案管理已成为档案工作的一个重点。通过加强项目档案管理工作,提高建设单位对项目档案管理的思想认识,促使建设单位规范基本建设和设备仪器档案工作,为今后工程的新建、 改建和扩建,设备的运行、改造、维护等提供信息查考和维权佐证。
2 国家对项目档案工作的要求
(1) 依法建立健全项目档案。国家有关通知指出,所有建设项目都要按照《中华人民共和国档案法》的有关规定,建立健全项目档案。档案管理单位和人员要依法行事,严格履行职责。要严格按照规定收集项目建设的各个环节的资料,然后整理归类,最后归档。
(2) 提高对项目档案管理重要性的认识。项目档案是工程质量评价的主要依据,是项目竣工验收的保证,地位非常重要,各级档案部门要高度重视,加强项目档案管理工作。采取有效措施,确保项目档案的完整、准确、系统和有效。
(3) 对项目档案管理进行考核监督。国家档案局明确规定,项目档案验收是项目竣工验收的必备条件之一。未经档案验收或者验收不合格的,不得进行或者通过项目竣工验收。加强固定资产投资项目档案管理,应与项目建设工作同步进行。因此,项目建设单位应当将项目档案工作纳入管理程序,实行领导责任制和相关人员岗位责任制,并进行考核监督。
3 项目档案管理工作的特点
(1) 收集过程复杂。首先,一个项目有许多的参建单位, 他们会各自产生大量与这项活动有关的文件材料,要将这些分散的项目文件材料收集起来很难;其次,建设项目一般耗时很长,收集文件材料的时间比建设过程时间更长; 三是收集人员变动大,而且人员业务水平不一,导致在材料收集范围上、重要程度上参差不齐。
(2) 整理标准多样。由于参建单位很多,既有同系统的又有外系统的。同系统的单位整理标准一般还是相同的,但是不同系统的单位收集和整理材料的标准会不同,这样建设单位会发现他们从各单位收集到的材料标准不一,给项目档案管理工作带来很多麻烦。
(3) 参与部门众多。每一个项目不仅参建单位多,而且就一个参建单位而言,它的内部参与部门也很多,而每个部门的职能各不相同,这就会产生大量与项目相关的文件材料。
(4) 整理难度大。首先,由于参建部门多,关系庞杂,人员变动大,专业种类多,资料很分散,造成积累和收集工作难以控制。其次,由于项目建设周期性强,决定了项目必须按照建设进度要求的时间点完成规定的工作目标。因而档案工作也必须与项目建设同步进行,以避免脱节。第三,由于项目档案种类多、数量大、载体复杂,这就使得档案管理工作也十分复杂。只有将这些分散的、数量巨大的、复杂的文件材料系统整理、统一保管,才能保证项目档案完整、 准确、 系统和有效。
(5) 整理要求高。项目档案是项目建设的信息与智力资源,是工程质量评估的依据,是项目竣工验收的保证;也是今后工程改造、 维护的不可替代的权威佐证;是企业维权最有力的证据。所以项目档案管理部门对项目整理工作提出了较高的要求,项目档案工作的质量高低决定了项目档案是否能够达到完整、准确、系统和有效。
(6) 资料分布广。项目参建单位多,资料分布广,项目信息的载体多种多样,因此,做好项目档案工作需要各部门、各级人员、各方面的配合,以合作理念构建一个多方参与的项目档案管理体系,并成为全员配合的自觉行动。
4 项目档案管理中现存的问题
(1) 项目档案管理未纳入项目工作程序。经调查研究发现,在管理过程中,常有些项目建设单位领导不重视档案管理工作。有的单位根本就没有建立项目档案管理制度,没有将档案工作纳入项目建设管理计划和工作程序,从而造成投资项目在启动阶段就开始出现项目档案缺失和不全的现象。有的单位虽建立了管理制度,但不够健全,缺乏完善的规章,相关规定指导性不强,可操作性不够等,依法管理的意识不强,执行力度不到位,随意性大,造成收集的档案系统性差,不完全。有的单位重视项目立项、轻视项目管理,对项目档案管理的程序控制不到位,导致档案部门无法及时对项目建设进度进行全程跟踪,收集最真实准确的记录,遇到验收,只好突击补全,使得项目档案管理工作严重脱节和滞后。有的单位制定的领导责任制没有落实到位,相对档案的数量来说,工作人员配备相对薄弱,使归档整理工作不能如期完成。有的单位项目档案管理工作人员待遇低,库房条件太差, 没有安保设施或者落后, 项目档案安全得不到保证。
(2) 资料收集不全。由于建设项目参建单位和部门众多,关系庞杂,资料分布广,归档制度又不完善,造成大量的项目文件材料收集不上来。再加上项目建设周期长,时间跨度大,人员变动大,业务水平不一,专业种类多,收集标准不一,往往造成各方之间文件材料接口很多,许多文件材料散失在外,收集不全。
(3) 整理不符合规范。国家相关文件对项目文件的收集、整理、归档、移交等都做了明确的规定,各行业也分别制定了适合自己行业的项目档案整理规范,但是在项目档案验收工作中,发现有的单位的项目档案整理完全不符合国家或行业的规定。有的将无效文件也归档,档案载体也不符合要求。
(4) 归档不及时。由于项目建设单位缺乏相应的项目档案管理制度,尤其是归档制度,造成一些文件材料没有及时归档。
5 加强项目档案管理的策略
5.1 更新观念,提高认识
长期以来,上至建设单位领导,下至全体员工,普遍对项目档案管理工作缺乏足够的重视。项目档案工作是一项涉及多方面的系统管理工作,要做好项目档案管理工作,需要领导重视、全员参与,各部门协作,这就需要全员提高认识,加强宣传工作,大力宣传项目档案工作各种规章制度,宣传项目档案的地位和作用。建设单位可以运用多种方式宣传,例如组织全体人员学习文件、举办培训班、评选管理先进人物、组织参观学习、举行各种研讨会等。通过宣传,提高领导和全体人员的重视,才能使项目档案工作在和谐中持续发展。
5.2 建立健全项目档案管理制度
许多单位没有项目档案管理制度或制度不健全,要提升建设单位档案管理整体水平,除了提高全员认识水平外,还需要从制度建设上进一步加强,为项目档案管理创造一个良好的氛围和条件。
(1) 实行领导责任制和工作岗位责任制,职责明确,相互协调,充分发挥各级各部门的工作职能。
(2) 制定归档制度及考核机制。对项目档案工作的组织管理、在建项目档案工作的监督指导情况、档案验收完成情况等进行考核,运用激励措施来推动项目档案的管理工作。考核机制使项目科技人员和管理人员有了工作动力,增强了他们的工作责任感,想方设法去干好本职工作。
(3) 制定文件归档范围和整理标准。有了范围和标准,就可以为管理人员指明工作方向,减少失误,节约时间和精力,提高质量。
5.3 将项目档案工作纳入合同管理
随着市场经济体制的逐步完善,合同管理成为一种非常重要的现代战略管理方式。把项目档案工作纳入合同管理,必然成为项目档案工作的迫切要求和发展趋势。为保证项目资料的齐全、系统、准确、完整,建设单位在与参建单位签订合同时,一定要在合同中列出有关项目档案管理的具体条款,对文件的收集、整理与归档、移交提出具体要求,明确责任,建设单位要用合同约束参建单位,使他们及时、系统地收集各项材料。
5.4 项目档案工作与工程建设同步
在调查中发现,有的单位存在档案资料收集不全,档案内容缺项,归档滞后,无效文件归档,档案载体不符合要求,整理不规范等情况。其中一个重要的原因就是未做到项目档案工作与项目建设同步进行。项目建设周期长,时间跨度大,要做好项目档案管理工作,必须与工程建设同步:一是提出文件材料归档要求要与下达工程计划任务同步;二是文件材料形成情况与工程计划进度同步; 三是档案验收工作与项目竣工验收工作同步。档案工作与工程建设同步的实质是将项目档案工作纳入工程管理计划,避免脱节,实行节点控制,及时收集资料,不滞后。同时两者同步也有利于资料收集的完整和有效。
5.5 提高项目档案管理人员业务水平
项目档案工作系统复杂,涉及部门也多,每一项工作都影响着项目档案的整体管理水平,而档案管理人员的水平决定了每一项工作的质量。长期以来,人们不够重视档案管理,不仅人员配备不够,其业务水平也参次不齐,难以满足管理工作的要求。项目档案工作想要提高整体质量,得到较大发展,就要注意提高管理人员的专业素质,对项目管理人员和项目档案人员进行业务知识培训,组织学习文件和参观。提高他们的待遇,开发他们的智力,挖掘他们的潜能,使他们能够积极主动地甚至创造性地进行管理。
5.6 建立管理的网络体系
每一个建设项目都需要由多个部门密切配合才能完成。每个部门都会产生与项目相关的文件材料,造成资料多且分散,将这些文件材料系统收集,整理归档,集中保管起来,是一件非常困难麻烦的工作,但项目档案管理要求必须系统、完整、准确地收集资料,只有这样才能完整准确地反映出项目建设的整个过程,为项目竣工验收和建设单位在以后的工作中提供可靠的参考依据。因此,建立项目档案管理网络体系是十分必要的,不仅建设单位内部各部门应该相互配合,而且各参建单位也应该相互配合,相互支持,各司其职,各负其责。同时,在建设单位内部成立一个项目档案工作领导小组,全面管理这个网络,出面协调各部门和各单位的各项工作。这样,才能有效地保证整个项目档案工作顺利开展。
5.7 开展项目档案专项验收工作
作为项目档案管理工作的重要环节,档案专项验收是项目竣工验收中最为重要的组成部分。加强项目档案专项验收工作是督促建设单位规范项目档案管理、控制项目档案管理质量的重要手段,对推进项目档案管理工作具有重要意义。档案管理过程中存在的问题使得认真贯彻落实项目档案验收工作十分必要和紧迫。
目前国家正逐步加强对项目档案工作的管理,规定在项目竣工验收前,必须进行项目档案的专项验收。国家和各行业都明文规定:“项目档案验收是项目竣工验收的必备条件之一。未经项目档案验收或者项目档案验收不合格的,不得进行或者通过项目竣工验收。”各行业也把项目档案验收工作作为考核单位领导的一项重要内容。这样就促进单位领导提高对项目档案工作的重视,逐渐将项目档案管理工作提高到战略地位,纳入到日常工作计划中,纳入到单位的发展规划中,对项目档案工作合理地配置各种工作资源。通过开展项目档案专项验收工作,促使建设单位规范项目档案工作,确保项目档案完整、 准确、系统和安全。
5.8 积极扩大项目档案的利用范围
项目档案是为企业生产经营服务的。在实践中,管理人员要编制项目档案总目录、项目简介、归档范围、分类表;要对项目中的设备及基建项目进行拍照,制成Web文件,形成目录与设备相对应的多媒体系统,使项目档案能充分发挥作用,为企业生产经营提供有效服务。
6 结束语
固定资产投资项目档案管理质量高低决定了工程质量的高低,在项目建设过程中起着十分重要的作用。项目档案管理的目的是确保固定资产档案的价值能够完整、准确、系统地体现。但是项目档案管理工作是一个比较复杂的过程,涉及范围比较广,信息量巨大,系统性较强。这就要求档案工作者必须有高度的事业心和责任感,要耐心细致,要掌握一定的新技术和新方法,要有较高的专业技术能力。另外,随着社会的发展进步,在实际工作中,经常会出现各种各样的新问题、新情况。如何搞好这项工作,解决随时出现的问题,还需要我们在工作实践中不断地探索,不断地创新。总之,我们要坚持不懈地探索创新,寻找更加快捷有效的工作方式,将实现项目档案的有效利用作为永恒不变的工作目标。
主要参考文献
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[关键词]系统化方法;项目管理;固定资产投资
[中图分类号]F272 [文献标识码]B
齐齐哈尔轨道交通装备有限责任公司简称齐轨道装备公司)是中国铁路货车研发、制造的骨干企业,“十二五”期间,为适应国民经济发展,巩固提升既有技术优势,改变基础设施和装备保障能力落后难以支撑重载快捷技术发展、难以提升研发中试需求的现状,公司突出战略引领,抓住中国北车上市机遇,实施了新一轮大规模的固定资产投资项目建设。
一、项目实施的背景及项目基本情况
(一)项目实施的背景
项目是公司适应铁路货运技术发展和国民经济社会对铁路运输更高要求的现实需要。当前,世界铁路货运已经进入重载、快捷时代,对中国铁路货运而言,比肩美国的重载运输和欧洲的快捷运输,我国在产品研发制造上还存在较大差距。技术发展趋势要求货车制造企业需要进一步提升研发手段及制造保证能力,为中国铁路货车的技术发展提供支撑和保障。就现状而言,当前公司固定资产设施厂房陈旧老化,本部90%以上的厂房为50、60年代的建筑,很多厂房的结构强度、跨度已不适应现代化生产需要,有些属于超期服役,已不能满足大型工装设备安装,难以支撑企业生产制造、品质提升、流程理顺、降低运营成本的需要,需要盘活存量,用好增量,系统提升资源保障能力,建设可持续发展的资源节约型企业。
公司按照“瞄准国际先进水平、全面提升制造技术、提高企业规模效应、巩固行业领先地位、实现领跑货车目标”的战略定位,目标是建成国际先进、国内一流的铁路货车研发试验、整车组装制造及关键部件制造基地,适应铁路体制改革和国民经济社会发展对铁路运输的更高要求,同时也为企业核心业务拓展创造更为有利条件。
(二)项目基本情况
该项目是中国北车上市融资的重点募投项目。项目获得中国北车立项批复,获得环保、安全等专项批复和省、市发改委备案,是黑龙江省重点推进的产业项目、黑龙江省“双百工程”。项目是齐轨道装备公司“十二五”固定资产投资的重要组成部分,为整体打包项目,下含起重机新厂房、仓储物流中心库等21个子工程项目,规划投资20亿元,其中工程投资5亿元,建筑面积16万平方米。项目起始日期为2010年3月,按照总体规划,分步实施,结合生产实际原则,每年完成若干子项目,总体建设周期5年。
项目的投资额度、建设规模、时间跨度在整个铁路货车制造行业内前所未有,厂房结构形式、大型设备基础施工以及大批量设备安装调试的复杂难度在区域内尚无经验可借鉴,项目具有较强的行业特性和属性,不同于一般的地产项目管理。项目建设内容复杂、子项目较多且分散、新建与旧有改造同步进行,涉及的专业技术面广,对技术、质量及项目管理水平要求较高,实现每个子项目的设计纲领及建设目标,管理幅度大,管理难度高,需要系统谋划,稳步推进。
二、公司项目管理现状分析
(一)管理过于职能化
公司既有组织架构属于典型的直线职能制,涉及的部门和人员过多,带来的业务流程过长,计划、协调、指挥、控制难度较大,各部门各管一段、各管一块,不能形成制度合力、流程合力,同时管理职能存在着重叠或缺位的矛盾,经营层次低,管理粗放,特别是在激励机制、约束机制、运行机制以及人、财、物的调配上束缚较多,缺乏自主性,这种组织结构不利于形成最佳协同氛围和工作机制,不利于项目实施。
(二)项目资源要素管理过于分散
公司工艺、规划、设计、工程组织等专业及人员配置较为齐全,归属不同的职能部门,各方相对独立,工作方式各不相同。虽然各参与方都为同一个项目服务,但各方都以实现自身利益最大化为目的,存在行政化的管理割裂,使各类生产要素不能充分流动起来,同时也增加了内部信息沟成本。以致工程管理中的质量、进度、成本目标责任主体完全分离,加之部门分立,价值工程观念意识淡薄,其结果是标准难以落实,建设工期、建设成本难以控制。
(三)项目管理方式落后
公司工程管理还没有与先进的项目管理理念接轨,未建立起项目管理的整体化流程,一些项目实施上虽然也成立领导机构或推进组,但往往分工不明确,任务不具体,时间不细化,监督控制过程不连续,问题处理方式方法不系统,尚未形成体系式或支撑性的管理流程。工程的管理上还未引入第三方监管,完全依赖于自身管理。在工期管理上,仍侧重于合同工期约束,未制定严格的工期控制标准。成本管理机制还不完善,成本估算、核算、结算还未综合运用弹性或强制纠偏手段进行精细管理。既有条块式的质量管理运营体系对项目的支撑作用十分有限,也很难实施有效的管控,部分质量管理人员缺乏制度约束,不适应规模项目管理。
三、基于系统化方法应用的固定资产投资项目管理主要对策措施
项目管理是一项系统的工程,必须将项目管理理论、项目的行业特性、项目资源及项目管理目标和管理范围相结合,才能实现项目管理的价值创造。
(一)进行管理资源整合,建立项目流程、机制,形成项目工作合力
1.建立项目法人领导下的项目管理实施团队
按照D BB模式进行矩阵制组织设计,变职能式管理为项目法人领导下的项目团队负责制。成立跨职能部门的项目组织团队,强化各部门矩阵式管理和协同,减少管理层次,在企业法人与项目团队之间建立项目主导、矩阵管理、目标导向、团队配合、过程管控的工作联系。用系统思维,在工期、成本、质量、风险、合同、对外报建等方面对项目进行全方位的管理。为实现既定规划目标,使各项管理要素环环相接、实时受控,有效发挥项目管理职能,项目管理围绕对内、对外“两条工作主线”同步推进落实开展21个工程项目建设组织工作。一条主线是对外做好工程报批、报建、招投标、政策争取、档案归档及产权办理等工作,为项目早开工、及早投入使用争取时间上的主动。另一条主线是对内做好项目的组织推进,投资、进度、质量、安全的管控,以及成本造价管理、项目验收等工作。
2.明确职责及任务分工
在统一项目目标的指导下,组织项目团队成员参与工作分解(WBS)过程,可以使项目团队成员能够从更宏观的角度了解整个项目内容,实施任务矩阵管理。项目部按照目标管理、过程控制原则对21个子工程项目的工程质量、进度、安全、成本管理、资金控制、设备安装调试、政策争取等进行管控,负责项目总计划、专项计划、资金计划编制以及项目变更审批,制定工程招标、施工计划和设备采购、安装、调试计划等并组织实施,定期向领导小组汇报工程信息,严格按照国家相关法律法规要求,做好项目报建、工程量清单编制、装备采购、工程招标、施工图设计组织、施工方案审查、施工预算、施工质量、安全文明施工、图像资料档案等管理,保证项目的技术、经济、环保指标的先进性。
3.确立项目管理工作流程及标准
以目标管理和过程控制为核心,制定了《工程管理办法》、《公司技改项目招标管理办法》,取消了施工单位与建设单位流转的技术联系单,统一为技术通知单,并围绕投资、进度、质量控制、工艺变更、施工方案审批、图纸会审、现场经济签证等工作内容,进行了重新明确和流程固化。以流程图的形式,进一步明确了工程管理中的计划任务书流转、合同、变更签证、付款管理等工作事项。建立项目责任矩阵,明晰任务流程。项目管理流程按照“项目一任务一事件”的方式,自上而下地进行工作部署和资源分配。项目实施中所有涉及的信息按照“事件一任务一项目”的方式,自下而上地进行汇总和数据化传递。严格履行招标程序标准。所有21个工程项目勘察、设计、施工、监理选用严格执行《招投标法》、《建筑法》等法律法规要求。为保证工程既定管理目标,严格实施总包负责制。
(二)以目标为导向,坚守项目管理原则,形成项目目标支撑体系
1.建立项目目标管理体系
为优质高效地完成投资、进度、质量控制以及合同、安全、信息管理和组织协调等“三控三管一协调”任务,形成项目目标管理体系。
工期进度:强化里程碑计划目标管理,实施与计划关键节点偏差15天为优秀,偏差25天为良好。
工程质量:设计交付质量合格率100%,设计错误导致的变更低于5%痪施精品工程战略,确保项目分项工程合格率100%,单位工程优良品率达95%以上,杜绝重大工程质量事故。
工程造价按照“预算保概算,结算保预算”的原则,项目造价与设计概算偏差率-10%为优秀,-5%为良好。
HSE(Health、Safety、Environm ent)管理体系及组织机构健全,杜绝重特大安全责任事故,杜绝重大火灾、设备、环境污染、交通事故,杜绝重大及以上环境污染和生态破坏事件生产安全事件,“三违”行为处理率100%;
2.坚持的管理原则
标准体系覆盖原则:严格执行《黑龙江省建筑施工质量验收标准》,同时将公司的质量、环境、职业健康安全一体化管理体系覆盖到工程过程管控之中。
持续改进原则对于每个子工程项目的里程碑节点,都要进行阶段性总结、评价,为后续项目提供经验和教训借鉴。
目标管理、过程控制原则:目标管理按照目标设定、分解、落实、执行、评价和修正的思路进行逻辑推演,同时对目标过程控制执行PDCA循环。
集权加分权原则:集权式与分权式组织在本质上是不同的,在分权模式中,行动、解决问题的速度较快。公司层面对项目立项、可行性研究、资金筹用、项目后评价组织等进行集权决策,而对项目的招投标、工期管理、质量管理、安全管理、合同管理等分权给项目团队负责。
全过程成本管理原则:综合考虑与分析影响项目成本的各种因索,在项目生命周期内发生的费用通过一系列的决策、计划、核算、控制等达到降成本、提高项目管理效益的目的。
(三)强化计划牵动,突出系统化工具方法应用,确保项目工期目标
1.总分目标结合的工期控制
实施工期目标导向,分级目标管理的五级网络工期控制计划。一级网络计划为公司级的里程碑进度计划,是公司项目的总体安排。二级网络计划为项目团队控制性计划,是里程碑计划的分解和保证性计划。三级网络计划为施工总承包单位编制的工程详细施工总进度计划,须经项目团队与监理单位批准。四级网络计划为施工单位的执行性月滚动作业计划,是对三级计划的进一步分解,并作为施工单位内部施工和监理工程师评价进度的依据。五级网络计划为土建、钢构、公用工程等专业分包的专项实施计划,执行周滚动作业,由监理工程师监督落实。
2.做好计划跟踪控制
实施周例会制度,总结上周进度、质量、安全、文明施工等计划落实情况,安排下周计划,对其实施周检查、月考核、总目标控制的办法,保证合同工期的实现。项目实施中,如果实际进度与目标计划有差异时,由项目部决定是否纠偏,并提出未来项目总体控制要求。同时,利用经济手段,顺延工程进度款的支付,并进行经济处罚。
3.系统化工具方法在项目工期管理的优化应用
通过项目工作分解结构(WBS)、网络图和关键路径(PDM)等一系列项目管理工具和方法平衡优化资源,合理安排各项任务的先后顺序,突出资源利用的最大化,保证工期目标。按照关键路径法、关键链计划和缓冲区管理,平衡相关任务逻辑关系和资源约束关系,最后根据其实际工程量对比施工单位资源调度计划,对关键工序的起止时间及持续时间进行合理压缩,缩短关键线路,减少总工期安排。在总进度计划的审核上,还要看工序的平行、搭接、立体交叉作业安排是否合理,是否存在误工、怠工现象。此外,部分工序可从新技术、新工艺应用缩短工期安排。
(四)强化标准落实,严格过程控制,确保项目质量目标
1.健全项目质量保证体系
为明确工程质量责任,保证21个子工程的工程质量,依据《质量管理体系》、《工程建设施工企业质量管理规范》标准,尝试建立了符合制造企业工程要求的质量标准文件和控制程序,使参建各方明确质量责任与目标,并贯穿于施工的全过程。监督参建各方对质量形成的全过程进行分析,制定有针对性的对策和改进措施,同时要求施工单位、监理公司按照体系进行工程质量管理,明确施工各部门、人员职责,减少施工过程中由于职责不明确造成的推诿现象,提高施工质量管理工作效率。强化施工质量规划审批。工程开工前,要求施工总承包企业要针对项目的特定条件编写项目施工质量规划,提交监理工程师及公司项目部审批,确定质量管理和监控重点。
2.严格贯彻质量控制标准
认真贯彻落实《建筑法》、《建设工程质量管理条例》、《黑龙江省建筑施工质量验收标准》DB23系列以及双方合同、协议和有关文件的规定承担相应的责任。同时,按照住房城乡建设部关于印发《建筑工程五方责任主体项目负责人质量终身责任追究暂行办法》要求,强化勘察、设计、建设项目负责人以及施工单位项目经理、监理单位总监理工程师工程质量终身责任贯彻落实。建立评审标准,严格执行设计质量内审制、专业之间会审会签制,改变设计审核、图纸会审走过场,专业间相互撞车以及设计深度不够等问题。强化设计现场服务制度,实行设计质量事故经济赔偿责任制,并在合同中进行明确。开工前各施工单位必须有经项目部审查批准的分段或完整的施工组织设计,否则施工方不能开工执行下步工序。落实监督检查标准,坚持样板引路,采取封样、样板墙、样板构件等方式控制施工过程质量关,通过施工自检、互检、交接检、监理平行检、建设抽检、省市质量监督站强检,确保工程质量受控。
3.强化实施过程管控
分析施工质量影响因素,从施工角度出发,事前强化人、材料、方法、设备、环境五大因素的管控,降低或避免施工质量风险。过程中的基坑施工、砌体、装饰工程等关键工序管理严格建筑工程施工质量验收规范,所有隐蔽工程未经监理工程师、项目部现场代表检查签字不得进行下道工序。抓好工序和物料检查,做好质量通病的预防控制,控制方法主要是事前控制、事中控制。厂房钢结构的制作过程中,项目部、监理单位要赴厂家进行监造封样把关,钢结构入场时执行入场二次检验,监督施工单位履行工序验收手续,对出现的质量隐患或事故者将予以停工整改并进行经济考核。
(五)对立项目管理以成本管控为核心的管理理念,强化项目成本费用控制
1.强化费用计划与费用支出平衡
工程项目建设的全过程中都贯穿着投资控制和管理。公司21个子工程项目资金来源为中国北车上市融资及公司部分配套资金,公司设立财务专用账户,对项目建设资金实施专款专用。项目部对整体项目的费用计划、资金筹措、工程款支付、降本增效等进行总体控制。每季度项目部要进行项目财务分析,提出资金投入数量,分析投向、投入时间的合理性。在项目资金的支付上,每一笔资金的使用都需项目参与方严格按合同相关条款,提出付款计划,并由监理单位和项目部结合项目实际进度进行审核。
2.严格控制工程量变更
在建设项目整个周期内,将工程变更控制在计划范围内,是工程项目管理成本控制的关键。尽量避免频繁的工程变更带来的投资失控,杜绝低价中标后可能存在的高额工程变更、索赔现象发生。一是控制设计深度不够引起的工程变更,这就要求设计必须达到一定的深度。二是有效控制项目范围。通过工艺设计、规划设计、设计院、项目部、监理单位、施工单位等共同系统评审、综合决策把关进行工程变更控制,避免因设计更改导致的工程费用增加。三是提高施工的符图性,施工单位不得随意更改工程施工图,降低项目部在工程费用控制方面的风险。
3.强化降本增效方法手段应用
关键词:科研院所 固定资产 管理
固定资产是科研院所的一项重要资产,在其资产总额中所占比重较为突出,是科研院所完成科研任务和开展日常工作的重要物质基础,也是其赖以生存和发展的重要资源。因此,加强科研院所的固定资产管理,对保障其各项业务活动的顺利进行,提高经济效益和社会效益,保证资产保值增值具有重要意义。本文针对科研院所固定资产管理中存在的问题,提出相应对策,希望对科研院所固定资产管理有一定的借鉴意义。
一、科研院所固定资产管理存在的问题
(一)对固定资产管理重视程度不够
目前,科研院所对货币资金的管理很重视,但对固定资产的管理特别是实物管理的意识比较淡薄。表现在:一是重视现金、银行存款以及总账和明细账的核对,轻视固定资产的盘点、清查,造成固定资产的实物数量管理和财务价值管理脱节,账实不符;二是重视经费的争取和使用,轻视固定资产的合理配置,盲目购置、重复购置现象时有发生,造成固定资产结构不合理和闲置、浪费,资产使用率低;三是重视新增固定资产,忽视对已购固定资产的日常管理、维护和更新改造,造成损坏、丢失严重,资产利用率低。
(二)固定资产管理职责不明确
实际工作中,很多科研院所没有设置专门的固定资产管理机构,财务部门只负责固定资产的账务管理,其实物管理大部分放在固定资产的使用部门;单位的财务管理部门与物资管理部门之间工作的协调性差,对实物缺乏动态管理;固定资产的购置、验收、入库、出库、使用、毁损、报废、处置的职责不清,造成固定资产表面上多头管理,实际上无人问津。
(三)固定资产管理制度不健全
许多科研院所没有建立起一套科学、规范、有效、责权利分明的管理制度。表现为有些科研院所没有制定固定资产管理制度,在管理中无章可循,随意性强,管理混乱;有些科研院所虽然制定了固定资产管理制度,但没有认真落实,只是用来应付检查,形同虚设,致使数额庞大的固定资产得不到有效的管理和利用。
(四)固定资产日常管理工作薄弱
1.固定资产账实不符、账账不符。科研院所固定资产存在有账无物、有物无账的现象。由于没有实行定期对账制度,导致财务部门的固定资产明细账与资产管理部门的实物账常常不一致。每逢检查及年终财务决算审计时,临时用财务部门固定资产明细账代替固定资产实物账来应付检查。
2.固定资产转移、变更手续不齐全。固定资产仅在投入使用时,办理了验收、交接手续。而在人员变动、固定资产转移时,没有任何固定资产变更或交接手续。资产管理部门不能及时、准确地掌握本单位固定资产的分布和变动状况。
3.固定资产未按规定进行定期清查盘点。虽然会计制度和年终决算要求各单位要成立专门小组,对固定资产进行清查盘点,但长期以来,科研院所没有形成完整的固定资产盘点制度和报废制度,或者有制度没有很好的执行,由于长期对固定资产不进行盘点,造成账外资产、毁损资产、遗失资产等无法及时发现,科研院所无法掌握固定资产的真实情况。
二、加强科研院所固定资产管理的对策
(一)提高固定资产管理的思想认识
提高思想认识,是加强科研院所固定资产管理的前提条件。首先,单位领导要重视。《会计法》明确单位负责人是本单位会计行为的责任主体,科研院所的领导要高度重视固定资产管理工作,将固定资产管理纳入日常管理,常抓不懈。其次,管理人员要重视。采购人员、财务人员和专业技术人员是科研院所固定资产管理的主要人员,应配备责任心强、懂经济、掌握专业技术、懂管理的高素质管理人员,负责固定资产的管理工作。第三,全体职工要重视。固定资产管理内容繁杂、环节较多、涉及面广,特别是固定资产的使用一般要落实到人。因此,做好固定资产管理工作,不仅是科研院所领导和管理者的职责,也是全体职工的责任,要提高全体职工对固定资产管理的意识,形成从领导到职工都重视固定资产管理的良好氛围。
(二)设立专门的固定资产管理机构
第一,要设立专门的固定资产管理机构并设专人负责固定资产管理工作。科研院所要在财务部门、固定资产管理部门和固定资产使用部门之间建立明确的职责,规范固定资产管理的流程和制度,确保固定资产管理运行顺畅。第二,实行目标管理,建立责任制,目标要层层分解,责任要层层落实。将所有固定资产的购置、管理和使用等环节有机结合起来,坚持“统一领导,统一计划,统一采购,统一管理,统一分配,统一调度”的原则,防止多头采购、分散管理、随意使用的现象发生。第三,在固定资产实际管理工作当中,推行严格的使用责任制,将责任具体落实到部门和个人,管理部门应恪守职责,履行义务,真正将政策、法规和制度落到实处。第四,制定固定资产考核管理办法,使固定资产管理与部门和个人的利益紧密挂钩,考核指标应包括固定资产完好程度、盘盈盘亏、维护利用等。
(三)建立健全固定资产管理制度
建立健全固定资产管理制度,是加强科研院所固定资产管理的保证。固定资产管理制度具体包括:
1.固定资产采购制度。对一般资产的采购,要实行公开招标采购制度,对大型的仪器设备还要采用采购论证制度。购买前使用单位要组织人员对市场进行调研,并写出可行性分析报告上交固定资产管理领导小组。固定资产管理领导小组要召开专门会议进行认真研究,并组织有关方面的专家开会讨论,站在全局的高度,全盘考虑,从应用和性能等全方位来论证购买大型设备的可行性、必要性、科学性和实用性,杜绝盲目采购。对科研项目的立项及设备的购置都要有一定的前瞻性和预见性,尽量做到早计划、早安排,达到设备的购置与项目的开展同步进行。
2.固定资产内部调拨和转让制度。固定资产管理要有严格的内部调拨和转让制度,对闲置不用或使用效率低的固定资产予以合理的调配,并及时办理调拨和核销手续,以提高固定资产的使用效率,减少重置。同时建立好固定资产台账,实施动态管理,资产的增减变动及时反映在各类台账中,以真实、准确地反映固定资产的转移、增减变动情况。
3.固定资产报废制度。固定资产报废要严格执行规定的程序,履行相关的审批手续。首先,由使用部门写出书面报废申请报告。其次,资产管理部门联合相关部门对报废资产使用价值进行鉴定,经相关会议讨论通过,上报总经理办公会或类似机构批准后方可报废。最后,财务资产管理部门根据批准结果进行资产账目核销。固定资产使用到一定年限后,要根据其使用状况及科研项目的需要,及时进行必要的投资更新,合理安排投资计划,确保科研任务的顺利完成。
4.固定资产日常维护制度。日常维护可以延长固定资产的使用寿命,某种程度上等于节约了大量的维修费用,降低了成本支出,提高了固定资产的使用效率。科研院所可以制定相应的奖惩制度,对设备管理人、使用人进行考核和监督。对责任心不强,工作失误,管理不善的人员按责任制惩罚;同时,对设备管理成效显著、效益突出的单位和个人进行奖励。管理目标与个人工作绩效评定挂钩,通过多种方式提高员工自觉维护保养仪器设备的意识。
(四)强化审计监督职能
科研院所的审计监督部门有责任对科研院所固定资产管理的全过程进行审计监督,以确保固定资产管理的效率性、安全性,防止固定资产流失。一要对设备资产购置的整个过程进行监控,并参与采购、验收工作;二要对资产的出租、出借、转让、变卖进行监督,监督固定资产变价收入是否按要求入账;三要对固定资产的账目进行审计,审查其账账、账实、账卡是否相符,对于审计中发现的问题,及时提出整改意见,并监督相关部门完成整改工作。
三、结束语
固定资产管理是一项复杂的、系统性的工作,科研院所要提高思想认识,全员参与,完善制度,强化审计监督,促进固定资产的合理有效利用和保值增值。科研院所只有不断地探索固定资产管理的新模式,以制度创新、体制创新来解决固定资产管理中存在的问题,才能使固定资产在科研生产中最大限度地发挥作用。
参考文献:
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4.董晓东,马静.科研事业单位固定资产管理存在问题与对策[J].中国国土资源经济,2009,(11).
关键词:高校;固定资产;路径选择
一、固定资产管理的内容和意义
(一)高校固定资产管理的主要内容
按照国家相关的规定,我国高校的固定资产主要由6个部分组成,即房屋及构筑物;通用设备;专用设备;文物和陈列品;图书档案;家具、用具、装具及动植物。固定资产管理最终的目的在于保证高校固定资产的合理使用,为高校的教育工作提供物质上的支持。我国高校固定资产管理主要分为几大部分,首先是列入固定资产的范围、固定资产分类以及计价的确定等,其次是固定资产的会计核算,然后是固定资产的清查盘点工作,最后是固定资产的使用、维护以及处置等工作,这些都是固定资产管理的主要内容。
(二)高校资产管理的意义
建立健全高校固定资产的管理制度,一方面能够避免我国教育资产的浪费以及流失,从根本上保证高校固定资产的完整性;另一方面能够对固定资产进行有序的管理,从而达到加强高校整体管理水平的目的;最后能够将高校固定资产中存在的混乱问题在一定程度上进行改善,从而将固定资产的损失降低,帮助提高高校固定资产的使用效率。
二、我国高校固定资产管理中存在的问题
(一)缺乏固定资产管理意识
目前,我国高校为了更好更快地培养高素质的人才,将工作的重点主要集中在科研、教学以及行政等工作上,从而忽视了固定资产的管理工作,且高校对固定资产管理意识较弱,手段落后,缺乏良好的管理制度,导致固定资产出现了大量浪费情况的出现。
(二)固定资产管理制度缺乏科学性
目前大多数高校都习惯按照管理质量来进行部门的划分,每个部门都拥有各自的固定资产,并对其负有管理的职责。然而大多数高校并没有就全校的固定资产组织一个有效的管理组织对其进行专门的管理,造成了固定资产信息的封闭性,降低固定资产的使用效率。
(三)缺乏专业管理人才和队伍
高校在固定资产管理方面缺少专业的人才。在我国高校中,许多高校在对固定资产管理方面通常会采用其他岗位转岗任用的方式,对于固定资产管理人员的专业素质并不重视,专业管理队伍缺乏。每个部门设立的固定资产管理员没有起到真正的管理作用,如同虚设。
(四)内部核算制度不合理
我国高校固定资产的内部核算也出现了许多问题,例如:固定资产使用时间不断增加却不计算折旧,导致财务报表中常常会出现成本核算与实际不符,资产虚增等问题,这些问题的存在使得无法将高校固定资产的真实情况反映出来。
三、我国高校固定资产管理的对策
(一)增强固定资产的管理意识
首先,高校管理者应当提高对固定资产管理的力度,充分认识到固定资产对于高校发展的重要性,并从根本上将固定资产管理工作落实到位。其次,高校管理者应当重视建设固定资产专业队伍的工作,提高科学管理的意识,合理的利用固定资产,为高校发展提供充实的后盾。
(二)健全固定资产的管理机制
要管理好高校固定资产,建立一个专门独立的部门对其进行综合的管理是十分重要的。专门的管理部门不仅能够全面的掌握各部门固定资产的使用情况,同时对固定资产进行统一的分配、管理,有效地防止固定资产重复购置以及闲置现象的出现,将固定资产的使用效率最大程度的发挥出来。此外,在结合学校自身的发展情况以及固定资产管理的特点建立一个完善的管理制度,对固定资产进行规范合理的管理。
(三)加强固定资产管理专业队伍的建设
高校在完成人才培养以及教育等方面的工作时,也应注意培养和引进专业化的固定资产管理人员,并对现有的固定资产管理人员加强培训,提高管理人员的综合素质。还可以聘请专业管理型人才,这样有利于加强管理队伍的素质,提高管理水平。
(四)完善固定资产的内部审核工作
要树立与时俱进的精神,实时的调整资产核算制度以及原则,优化固定资产内部审核工作。此外为了能够实现资源配置优化,将校内固定资产的价值真实的反映出来,应当建立一个完善的固定资产内部审核机制,帮助高校加强固定资产的利用率,促进高校教育发展。
四、结束语
总而言之,固定资产对于高校的发展而言是直观重要的,是高校可持续发展必不可少的条件。而高校固定资产的组成与来源是十分复杂的,这为固定资产的管理带来了一定的难度,因此想要做好固定资产的管理就要做好攻坚克难的准备。此外,作为高校的管理者,应当以身作则,深刻的认识到固定资产管理对于高校发展的重要性,建立科学合理的管理体系,优化资源的配置,提高固定资产的使用率,将其最大的价值发挥出来。
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关键词:事业单位;固定资产管理;现状问题;解决措施
事业单位的资金使用备受关注,社会大众关心事业单位是如何使用纳税人的钱的。固定资产管理在监督事业单位的财政运行的过程之中扮演了重要的角色,发挥着重要的作用。可是,目前我国事业单位固定资产管理存在着一些问题,使得固定资产管理的作用受到了制约,甚至起不到监督的作用。笔者认为事业单位固定资产管理存在的问题亟待解决,本文提供了一些解决的措施,希望能够为丰富事业单位固定资产管理的理论体系贡献绵薄之力!
一、事业单位固定资产管理的内涵
(一)事业单位内部的固定资产管理
固定资产是事业单位的主要组成部分,因为事业单位固定资产基本上是由国家财政支出的,所以在现实的使用管理上出现了很多问题,像资产闲置,资产坏损等等。笔者认为,目前在我国的事业单位中,对于固定资产的管理没有明确责任人监管制度,或者该项制度贯彻的不够彻底,是导致事业单位固定资产管理出现问题的根本原因。事业单位固定资产管理不当严重制约着事业单位的发展,大大降低了事业单位的办事效率。因此,对事业单位固定资产管理中存在的问题进行研究,并提出解决的对策就具有迫切的重大的意义。事业单位内部的固定资产管理指的是由事业单位内部的机构组织对单位的财政运行状况进行监督。单位的固定资产管理负责人对单位每一笔基金的使用情况要详细备案,并留下收据等。事业单位内部的固定资产管理是按照单位的章程进行监督工作,有明确的工作程序指导,相关的工作人员要严格执行固定资产管理的程序,避免出现非程序化办事的情况。
(二)国家监督事业单位的财政状况
国家行使固定资产管理的权利对事业单位的财政运行状况进行监督指的是享有固定资产管理权的国家政府部门对事业单位进行固定资产管理。比如国家财政局每年会完成各级事业单位的年度预算,并随机抽调事业单位进行审核。此外,还有国家审计局执行各级事业单位的财务审计工作。除了财政局,审计局,还有国家会计师事务所,纪委等单位可以从外部对事业单位的财务状况进行固定资产管理。外部固定资产管理一般是由国家专职机关行使权力,代表了国家,因此具有一定的强制力,监督的效果更好。事业单位拥有十分优质的固定资产,但是事业单位的固定资产在管理中却存在诸多的问题,这就导致了固定资产的价值降低以及资源浪费。所以对事业单位固定资产管理存在的问题进行深入,全面的研究,并探寻总结出对策,就具有重大的意义。1.固定资产管理行为的监督和检举固定资产管理行为的监督和检举主要是社会群众或者事业单位内部的其他工作人员对单位的财务运行状况有权监督,有权检举。社会群众如果有证据对事业单位的财务运行状况进行检举,可以举报至上文所述的行使固定资产管理权的国家机关。2.总述事业单位固定资产管理有很多的方式,主要三种方式,其中内部监督是基础,国家监督是保障,社会监督是补充。当然,除此之外还有其他的多种方式。事业单位固定资产管理的内容丰富,这是为了能够切实实现监督事业单位的财务透明,合理运行的目的。
二、事业单位固定资产管理面临的问题现状
(一)固定资产管理体制的不完善
我国固定资产管理体制本身设计不够科学,不够完善。制度很多内容的设计本身就有问题,所以就导致在实践中不可避免的出现问题,或者被不法分子钻空子。固定资产管理体制的不完善主要是由于事业单位对固定资产管理的工作不够重视,以一种无所谓,可有可无的态度对待之,这样,固定资产管理制度怎么能够贯彻,科学,符合事业单位的发展需求呢?在我国,很多的事业单位没有认识到固定资产管理的重要作用,笔者相信很多事业单位之所以制定了固定资产管理制度,并有专门的部门执行工作,不过是为了实现从无到有,装点单位的门面罢了,实质性的作用一点也起不到。事业单位自上至下管理固定资产的意识不够高。事业单位的固定资产一般是由国家财政来支出,事业单位的领导以及工作人员对固定资产的使用,管理承担的责任并不明确,此外,固定资产的消耗成本由政府负担。这就导致目前我国很多的事业单位对固定资产进行科学管理的意识不够高。
(二)从事固定资产管理工作的工作人员素质欠佳
正是由于固定资产管理工作在事业单位中得不到足够的重视,所以从事固定资产管理工作的工作人员素质欠佳,缺乏专业性,缺乏职业操守。由于工作人员缺乏丰富的专业知识和工作经验,所以固定资产管理工作的效果,效率都比较差。又由于工作人员的职业操守欠缺,使得其抵抗诱惑的能力较低,应对风险的能力不足。综合言之,就是现代很多事业单位从事固定资产管理工作的工作人员无法胜任固定资产管理工作。在我国,很多事业单位的固定资产出现了闲置、浪费的现象,这些现象令笔者十分的心痛。
(三)固定资产管理职能缺乏独立性
我国事业单位固定资产管理职能缺乏独立性是另一个严重的问题,严重制约了固定资产管理工作的开展。因为内部固定资产管理的固定资产管理部门是附属于事业单位的,在关系上是领导和被领导的关系,是命令和服从的关系,固定资产管理职能严重缺乏独立性。会计职能缺乏独立性导致的后果十分严重,就是固定资产管理工作的意志服从于事业单位的领导的意志,极容易被左右,无法发挥固定资产管理的正常作用,固定资产管理部门形同虚设。我国事业单位关于固定资产管理方面没有确立一整套成熟的制度,现存的制度在内容上已经明显落后,不够科学。制度上的落后是固定资产管理工作中最核心的问题。我国很多事业单位对固定资产的使用不够爱惜,管理方法不够科学。管理方法的不当表现在固定资产出现问题后,修理工作不能及时进行,以及事业单位的工作人员对于固定资产的报账工作比较随意,导致单位财务混乱等等。
三、事业单位固定资产管理问题的解决措施
(一)建立和完善科学的固定资产管理体制
首先,事业单位要提高对固定资产管理工作的重视程度,要深刻认识到固定资产管理工作之于单位的重大意义,不仅有利于推动事业单位的现代化改革,还有利于树立良好的单位形象,获得社会的普遍赞誉。此外,固定资产管理工作的正常开展还有利于提高事业单位的工作效率。总之,要重视固定资产管理工作。其次,事业单位要建立、健全科学的固定资产管理制度,通过一套完善的制度来规范固定资产管理工作,推进固定资产管理工作的顺利开展。最后,在实践中严格贯彻固定资产管理制度,并且根据实践中出现的问题不断完善固定资产管理制度。
(二)全面提高从事固定资产管理工作的人员素质
有了科学的固定资产管理制度,还需要有能够开展固定资产管理中工作的工作人员。事业单位要全面提高从事固定资产管理工作的人员的素质,具体包括提高员工的工作素质和道德素质。现代市场经济十分复杂,事业单位的会计工作也因而十分复杂,只有具备过硬的专业素养的人才才能够胜任事业单位的固定资产管理工作;道德素质也称职业素养,即要求工作人员具备处理风险的能力和拒绝诱惑的能力,要能够严格按照固定资产管理制度中规定的程序对事业单位的财务运行状况进行固定资产管理。
(三)提高领导干部严格遵守固定资产管理制度的意识
提高事业单位内领导干部严格遵守固定资产管理制度的意识,是为了防止单位内的领导干部对固定资产管理工作进行干涉和左右。现代固定资产管理职能缺乏独立性,主要就是严重受制约于事业单位的领导干部,只有领导干部提高觉悟和认识,才能使固定资产管理职能相对独立化,使得固定资产管理工作能够比较顺利地开展。举例而言,于2014年3月在河南省兰考县考察时,自费伙食,并严格按照领导的伙食标准。事业单位的领导和干部就更应该以身作则,起到带头示范的作用,绝对不能自上至下违反单位的相关制度,使得单位的固定资产管理工作无法正常顺利开展。虽然,事业单位内部缺乏约束领导干部的有效规章制度,但是领导和干部作为人民的公仆,深受党和人民的信任,就应该砥砺品行,以身作则!
四、结束语
事业单位的固定资产管理具有重要的意义,本身可以发挥重要的作用,但是一旦任由一些问题严重,蔓延,那么固定资产管理制度就形同虚设,根本上起不到一点作用。所以,一定要及时采取行之有效的手段措施,解决固定资产管理存在的这些问题。固定资产管理在监督事业单位的财政运行中扮演重要的角色,起到举足轻重的作用时,才有利于推动我国事业单位的改革,提高我国事业单位的运行效率,资金运转的透明程度,提高老百姓对国家事业单位的信任程度。
作者:郭炜 单位:山西省水利水电科学研究院
参考文献:
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