人事档案室管理制度

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人事档案室管理制度范文第1篇

关键词：国家机关；人事档案管理制度；对策

当前，我国人事档案管理制度的改革大大落后于干部人事制度改革的整体进程，在国家机关人事档案管理工作中引发了一系列问题，对国家人事工作的开展也造成了一定影响。不久前石家庄团市委副书记王亚丽档案造假骗官案，当事人档案中多处造假，而多年来历次升迁考核中竟然一直未没被发现，这给我国干部人事档案的管理工作敲响了警钟。国家机关人事档案的管理需要站到国家人事工作的全局上去考虑，必须对现有的人事档案管理制度进行改革，如若不然，干部的人事档案就成了一种摆设，不仅无法起到知人用人的作用，反而会成为一些人利用的工具。本文对国家机关人事档案管理过程中存在的问题以及对策作一探讨。

一、当前国家机关人事档案管理中存在的问题

近年来，随着我国行政体制的改革，人事制度也加快了改革的步伐。相比而言，人事档案管理改革的步伐则明显滞后[1]，尽管我国人事档案管理也作出了一些调整，但是整体上仍在不断的探索和调整之中，人事档案管理仍存在不少问题。

1.档案工作人员责任意识和公民诚实意识有待加强。人事档案管理固然需要法律体系和必要的制度安排，但其在很大程度上取决于档案工作者和公民诚信意识的培养。目前我国的档案管理责任意识和诚信环境并不乐观。如一些人在利益的驱使下，弄虚造假；而一些档案管理人员责任意识不强，人事档案鉴定工作把关不严。人事档案的鉴定工作是国家机关人事档案管理过程中的一个重要的环节。其主要工作是审查档案材料，鉴别档案的真伪以及是否完备，以判定其保存价值。鉴定工作是保证人事档案真实性的重要工作，同时也是一项政策性很强的工作。由于人事档案涉及干部人员的考核和升迁，一些人在利益的驱使下，弄虚造假，甚至伪造文件，伪造印章。而一些人事档案管理人员，由于把关不严或者是受利益的驱使，没有严格按照人事档案鉴定工作的要求和步骤，采取了放任的态度，也导致了人事档案中掺入了一些虚假信息，给人事档案的公信力造成了不利的影响[2]。

2.规章制度不健全。我国在人事档案鉴定制度的设计上，也缺乏针对档案造假制定出相应的应对措施，对人事档案的科学性和公信力的保护力度不够。在政府信息公开的背景下，人事档案开放程度不高。在人事档案的公开上，我国沿用的依然是1990年中央组织部颁布的干部档案工作条例，采取严格保密的方式。一些人一辈子甚至都没有见过自己人事档案的内容，对于里面写了什么，档案里面对自己反映的情况是否正确属实，个人失去了必要的知情权和发言权，这也对人事档案的真实性造成了一定的矛盾[3]。

3.人事档案的收集内容不够全面。人事档案的收集决定着人事档案内容的全面性和广泛性，也是做好对干部全面考察的基础和前提。尤其是国家机关人事档案，更是考察一个官员的重要依据。目前，我国国家机关人事档案的收集渠道不够广泛，收集内容不够全面。传统意义上干部人事档案一般由个人履历考核、政审、党团、奖励、处分、工资晋升及出国其他材料组成。这是构成人事档案的基础，然而，随着时代的发展，一些档案也需要在内容和形式上有所创新，而不能一直沿用过去的一套方式去收集。同时，传统人事档案呈现出内容单一、空洞，政治历史材料多，业绩材料少，老材料多、新材料补充不及时等老问题。这些档案内容在干部的考核和升迁过程中很难以起到应有的作用，既不能反应他工作的现状，也不能反应出他的个人能力和素质。档案中缺乏一些具体的数据信息的支撑，多是一些官话、套话，难以对个人作出准确客观的定性。这也给一些真正在平时的工作中有能力的人造成了不利，即个人的综合情况不能在档案中反应出来。

4.缺乏对人事档案信息资源的开发。档案收藏的目的是为了满足应用的需求，而当前我国陷入了一个误区，那就是为了收藏而收藏。把辛苦收集而来的人事档案材料，收藏起来了之。人事档案的信息资源开发，主要是发掘人事档案中蕴藏的有利用价值的信息资源，通过鉴别筛选、加工整序、编目汇纂，寻找和获取较为集中系统或者有特定价值的档案信息资源。通过人事档案信息资源的开发，将一些人的经验教训，或者独特技能以一种更加直观的方式表现出来，不仅可以很好的体现出个人的综合能力和素质，也可以为国家机构对于干部的考察和培养管理提供大量的现实的素材。

5.新技术应用与传统理念的冲突明显。当前，许多国家开发了人事档案管理信息系统，为人事档案电子化提供了便利。但是我国由于受传统管理理念的影响，限制了新技术作用的发挥。开发人事档案信息管理系统的目的，是对人事档案进行电子化的管理，节省人力物力资源。在这个过程中，很多单位仅仅是将传统的纸质档案进行了电子化处理，而在人事档案的传递过程中，管理人员依然在采用传统的纸质档案方式方法，这种新技术与传统管理理念的冲突，不仅影响了新技术的作用的发挥，也对社会资源造成了浪费。

二、国家机关人事档案管理改革的对策

在发达国家的行政管理模式中，行政人员的人事档案往往被当作人事工作开展的有力工具，在促进人才的选拔和利用方面发挥着重要功能。我国政府机关人事档案管理改革过程中，可借鉴西方发达国家成功的管理经验，结合我国国情，从思想认识、规章制度、信息化建设等层面上，采取相应对策。

1.提高档案工作者的思想觉悟和执行力。《干部档案工作条例》指出，干部档案管理工作人员必须由政治上可靠，党性强，作风正，能够遵守党的纪律，严守党的秘密，同时具有一定的工作能力和文化水平的党员干部担任。当前，我国机关档案中出现的很多问题与档案工作人员责任意识不强，缺乏思想觉悟有关。因此，在开展国家机关人事档案管理制度改革的同时，也要对人事档案的工作人员进行思想上的认识教育和培训，使其认识到人事档案工作的重要性。同时要提高人事档案鉴别能力，确保档案材料的真实性。国家公务员人事档案是党和国家的宝贵财产，也是国家选拔人才、任用人才的重要依据。因此，必须要加强对人事档案的鉴别，消除人事档案内容失真现象。

由于受社会不正之风的影响，个别人出于个人私利，弄虚作假，使一些人事档案材料失去真实可靠性。因此，有必要对国家工作人员的人事档案内容进行一次严格认真的鉴别，做到不经审查的材料不归档、手续不全的材料不归档、内容不实的材料不归档，只有这样才能维护人事档案材料的完整、真实。针对近年来出现的一些高科技档案造假，人事档案工作部门要有相应的应对手段。对于在干部人事档案中造假的人员，一定要加大打击惩处力度，坚决杜绝这一现象。同时，要通过建立国家工作人员人事诚信档案，对于涉嫌造假的人员，要在人事档案中如实记录下来，并且在人员的升迁和考核中，增加诚信档案的比重。

2.完善规章制度。针对我国人事档案管理制度不健全的问题，应对人事档案管理的三个基本环节，即鉴定、披露和查询，制定相应的法律法规，明确违法应承担的法律责任。要加快对政府监管制度的建设，修订与现行人事档案管理不适应的法律法规。

适当开放与保护个人隐私相结合。档案管理的本质作用在于利用，如不积极加以利用，就失去其存在的意义与作用。而要对人事档案进行充分利用，对档案信息内容的公开是前提和保障。但是，人事档案中又包含着很多涉及个人隐私性质的内容，如健康状况、婚姻状况、财产收入状况、职业经历等不适宜对社会公开的内容。这就要求档案公开要适度，保护个人的合法权益不受侵害。

国外在这方面严格遵守保持公民知情权与隐私权有机结合的思想，一方面遵照信息自由法的规定，积极提倡保障个人的知情权，对人事档案采取了依申请公开的方式，只要是在法律许可的范围内，人事档案必须向符台条件的利用者开放；另一方面，他们又严格遵守隐私法的规定，人事档案的提供利用必须以尊重个人的隐私权为前提，不能开放的内容将坚决受到保护。如美国所有的人事档案只对本人或经过本人授权的他人开放，每个员工都可以上网查询自己的某些人事档案，如工作履历、提薪情况等，如果要查阅更隐私的信息，如工作申请、奖惩情况则要去单位的人事档案室查询。在美国，未经人事档案主体授权的人看他的档案是违法的，对执法部门也不例外。此外，对于上级领导对员工的工作鉴定，本人可以查看鉴定结果，如本人对鉴定结果不满，可向更上一级领导反映，以取得公正的评语，从而保证人事档案的科学性[4]。

强化领导负责制，对于档案工作者出现的失误，相关领导要承担连带责任，只有通过制度上的完善和工作人员素质的提高，才能最终提高我国国家机构人事档案管理的质量。

3.加快国家公务员人事档案信息化建设。人事档案信息化的目的就是更有效的管理和使用人事档案信息资源。在美国，公民个人档案已基本实现了网络化管理。在公民的网络档案中包含着公民的学校学习、工作的个人基本信息，以及个人的信用记录、驾驶记录、司法记录等多方面内容。并且通过类似于身份证号码的社会保险号码可以对档案的内容进行查询，比如司法部门可以通过这个社会保险号码调查每个人的司法记录，公民个人也可以通过特定的密码在网上进行查阅[5]。

当前，随着我国国家公务员队伍的扩大，人事档案管理工作和利用需求增加。我们可以借鉴美国的经验，积极的开发国家公务员人事档案网络化系统。一方面，可以全面收集人事档案信息的内容。通过国家公务员人事案信息数据库，进行公务员人事信息的查询、检索和统计分析，并且将个人信息以各种图表和表格等直观化的形式表现出来，在组织人事部门选拔考察干部时可以以更加的明确和对比的方式呈现每个人的优势。另一方面，可以开发人事档案信息资源，实现资源共享。通过大型扫描仪将个人的简历、政历、组织鉴定、考核材料等内容都进行扫描，建立一个国家公务员系统人事档案全文数据库，利用者通过网络就可以方便地查阅人事档案信息，不仅可以实现单位内部人事档案的电子化管理，还可以实现部门单位之间以及上级主管部门对全国公务员人事档案信息资源的共享。

参考文献

[1] 蔡啸. 国家机关人事档案管理改革之我见[J].档案学通讯，2008（6）

[2] 李卫华. 人事档案信息失真现象探讨[J].兰台世界，2007（9）

[3] 唐高计. 揭去人事档案的神秘面纱，增加档案的透明度[J].档案学研究，2005（6）

人事档案室管理制度范文第2篇

1.我国人事档案管理所面临的瓶颈问题

我国虽然曾经颁布过人事档案管理方面的法律也制定过相应的规章制度，但就目前而言，我国事业单位人事档案管理现状依旧不容乐观。总结起来我国人事档案管理制度共存在一下几点问题。

1.1管理意识薄弱

人事档案管理意识薄弱是我国企事业单位人事档案管理所面临的首要问题，许多事业单位的领导在思想上没有意识到档案管理的重要性，认为人事档案管理是可有可无的部分，只要有人在进行档案管理就行了。这就导致了事业单位职工对人事档案管理没有清晰的认识，没有很好的进行档案管理工作。

1.2档案管理人员素质不够

目前在很多企事业单位中，进行人事档案管理一般属于“闲差”，而进行档案管理的工作人员普遍没有进行过专业的档案管理方面的培训，在整理档案时只能一边实践一边进行学习，因此管理档案时也不够专业。另外，有些档案管理工作人员在进行档案管理的过程中，利用职务之便修改他人档案，进而为自己谋取利益，这样也给人事档案管理的过程中带来了很大的困难。

1.3管理方式存在弊端

随着计算机网络系统的广泛普及，我国现已逐步进入信息化社会。然而现如今我国企事业单位的人事档案管理还是以手工操作纸质版材料为主。而纸质版的材料不仅不易存储、已损坏，易丢失。另外，进行人工操作进行档案管理时需要记录大量的数据信息，这项工作繁琐复杂，十分容易出错，并且需要耗费大量的人力进行整理，也给档案管理工作带来了很大的难度。

很多企事业单位的档案管理人员对利用计算机网络进行人事档案管理的安全性和全面性存在怀疑，这就在很大程度上限制了人事档案管理电子化的迅速实现。既便是有些事业单位利用到了电子化的人事档案管理系统，也只是简单的将档案目录以及个人信息存放在电脑里以方便查阅，具体档案的检索和最终的出借都依然是凭借档案管理人员手工操作。

2.优化人事档案管理制度的举措

在深入了解到事业单位进项人事档案管理所面临种种问题后如何对其进行优化亟待我们思考。事业单位自身提高档案管理意识，逐步培养档案管理人员的专业素质，在管理意识上做到与时俱进、建立信息化人事管理档案，定期对档案管理人员进行监管，这样才能帮助事业单位更好地开展档案管理工作。以下便对这几方面进行展开分析。

2.1加强档案管理意识，做好档案管理的宣传工作

要想进行人事档案管理制度的优化改革首先就需要企事业的领导要从自身做起，深刻的了解人事档案管理的重要性，正确、严肃的对待人事档案管理工作，给下属树立一个好榜样。另外，进行人事档案管理的工作人员也要摆正自己的观点，积极对待自己的工作，在进行档案的收集工作时主动向职工宣传人事档案管理的重要性以及对个人发展的影响，鼓励职工主动上报真实、可靠、全面的档案材料，并且准确让职工了解到及时归还档案对自身的益处，力求做到档案的真实可靠、无遗漏。

2.2培养档案管理人员的专业素质

人事档案的管理人员需要熟知档案管理方面的专业知识以及相关的法律法规，才能更加合理有效的进行档案的整理分析。因此就需要各大企事业单位主动对专业素质较差档案管理人员进行培训，同时档案管理工作人员自身也要积极主动学习档案专业知识，切实掌握整理档案的技巧，以提升专业素质。另外，人事档案管理工作人员还要清楚自身职责，严格遵守职业道德，切实维护所管辖人员的档案利益。而事业单位的管理者还要定期听取汇报，在年度的总结报告中切实了解本机构档案管理工作的成绩和不足，以促进解决档案管理中的问题，加强对档案管理人员的继续教育，并且有侧重性地对档案管理人员工作业绩突出的人员给予积极评价或奖励。

2.3采取档案管理新方式，建立信息化档案

要想更好地进行人事档案管理的工作还需要事业单位领导具有与时俱进的思想，利用计算机网络技术并且聘请相应的电脑工作人员，尽快实现人事档案的电子化，以提高人事档案管理的工作效率，通过使用各种终端设备，根据利用者不同的需要给予相应的权限，提供自动化服务。在时机和技术成熟时，可以提供更多远程数字化服务。这样不仅可以提高档案管理人员的工作效率，更是极大方便相关人员的借阅，使档案在更多地方发挥更大的作用。

2.4建立有效的档案监管机制

针对人事档案管理过程中有些管理者修改档案信息或者企业人员虚假瞒报的现象，还需要各大企事业单位建立起一套切实有效的档案监管机制，定期规范和考察证实相关资料的真实性，建立有效的借出和归还的管理体系从而使整个流程更加的严谨周密，不让某些有心人有机可乘。也只有这样才能保证档案的安全可靠。

人事档案室管理制度范文第3篇

我国对于人事档案管理的研究起步较晚，所以，在很多因素的影响下，人事档案所面临的主要问题就是很多档案找不到主人，就是我们称之为的“弃档”现象，这种现行严重的影响了人事档案管理的工作，根据不完全的统计，全国有将近65万的人事档案至今无人问津，这还不包含远离家乡外出打工的学生族。从这些“弃档”的现象中，我们不难发现我国传统人事档案管理所具有的弊端，在传统人事档案管理中，档案是要跟随人员的调动而转走的，就是所谓的“人档不分离”，这种管理模式严重的与如今信息化社会相互矛盾，同时，在传统人事档案中，提供个人思想教育、家庭背景以及社会关系方面的内容较多，而对于工作的能力、经验以及特长等方面内容涉及的很少，总的来说，传统人事档案管理中，重学历、资历，轻能力、业绩；重历史，轻现实；重抽象，轻具体。因此，要想适合我国干部人事制度的改革以及市场经济的发展，就必须要创新人事档案管理制度与模式。

二、创新制度人事档案管理制度应遵循的原则

1.人事档案在职能上，要以确立服务机制为主要原则，人事档案的记录内容要以单位管理为出发点，不仅要具备个人的自然信息，也要具备相关的工作信息，这就要求人事档案的管理要符合市场流动人才的使用、管理和流动。

2.人事档案的内容要具备一定的完整性，档案记录的内容一定要做到详实和准确，因此，新型的人事档案记录的内容，一定要完整、全面和丰富，能够真实的反应一个人真实的精神面貌，从而，为社会提供一个准确的档案存档。

3.人事档案管理一定要实现通用的原则，实现通用的人事档案，首先，就是要确保人事档案的标准化，这种标准化要根据国家的相关法律法规以及地方人事档案的编制规则进行。其次，就是要实现人事档案的规范化，就是要保证档案的内容要实行统一规范，最后，就是要求人事档案的制定还要符合网络化的要求，从而便于人事档案的流通。

三、变革人事档案管理的模式

1.美国人事档案管理的制度与模式。在人事档案管理模式和制度中，不同的国家，由于人事管理制度的不同，其档案管理模式也存在着不同，本文以美国人事档案管理的特色进行分析，以此探究符合我国的管理模式。在美国人事档案管理系统大体分为两种，一种是公立系统，一种是私立系统，在公立系统中，人事档案的管理是由人事部门和档案管理机构相互配合进行的，这种紧密的联系，在很大程度上便于人事的调动和流动。在私利系统中，其管理的特点是进行“人档分离”，这种管理将就职人员与退休离职人员的档案进行分开管理，就职人员的档案有就职单位和有关部门进行保管，离职和退休人员的档案则由另例的其他部门进行统一的管理。此外，在美国档案管理机构中，还存在着一个较为权威的机构，就是社会保障署所建立的社会保险号和人事档案记录表。这些保险号和档案记录表成为了美国公民的另一种身份的象征，通过保险号，很容易查看人员是否存在一些违法和违纪的行为，因此，这种档案形式，成为了很多企业用人审核的标准和依据。

2.建立社会化、开放式的人事档案管理的新模式。由于我国人事档案管理方面的不足，本文建议借鉴国外一些先进的档案管理模式，建立一个社会化、开放式的人事档案管理新模式。实现我国人事档案管理的社会化，就是要强化建立具有社会性质的档案管理机构，从而解决一些人员档案无法保管的问题，在原来很多企业和机构都是保管自身单位人员的档案，这就造成其他一些待业者和退休人员的档案无人保管，建立社会档案管理机构，在很大程度上会解决这种矛盾。同时，实现我国人事档案管理的开放性，就必须要采用现代化管理手段与方式管理人事档案，同时，在保障安全的情况下，实现人事档案的网络化共享，积极的促进人事档案网络管理的形成，这样可以从传统单一的人事档案管理手段中，解脱出来，实现一个开放式的管理模式。

四、结语

人事档案室管理制度范文第4篇

在大数据时代下，经济竞争日益激烈，我国人事档案管理相对不足，原有的纸质档案已经无法满足市场需求。如果企事业单位想在市场中保持长久的市场竞争力，就必须根据市场变化，改善管理模式，抓住机遇应对挑战。而采用互联网+档案服务的新型管理模式，不仅促进了与行业间的交流协作，还实现了交流互动、传递信息、实现多元化的发展，这样对事业单位的长远发展有很大帮助，同时提高了事业单位管理的运营模式。

2 创新人事档案管理制度的必要性

人事档案信息失真，是我国人事档案工作面临的问题之一。比如说，落后的人事档案管理方法及手段，人事档案机构分散和非专业化；档案材料在收集加工传递等一系列环节中的管理也存在不同的漏洞，致使档案材料损失等；“弃档”现象就是人事档案管理中出现的问题之一。被人遗弃的档案就是“弃档”。数据显示，目前全国各级人才流动服务中心有大概50/60万流动人员的人事档案无人理会。从这些事情我们就可以看到人事档案管理制度的弊端。

然而，在现有人事档案中收集的资料不完整，旧资料居多， 新资料少之又少，还有补充不及时的情况，这无法反映出一个人的现实面貌。组织评价又流于形式化并不能客观真实反映一个人的情况。关于个人政治品德、家庭历史和社会关系方面的内容居多， 反而体现一个人的能力水平和特长信息量却非常少。在现实生活中，档案造假的违法行为也逐年增加，假学历、假年龄等现象也是只增不减。为了改变这种情况，创新人事档案管理制度是我们的唯一途径。

3 创新人事档案管理制度的原则

3.1 服务原则

人事档案首先要从每个人开始建立，随后要做到整体档案系统的管理， 这些都需要做到适应市场化需求，优化人才流动及管理，让人才的使用、管理、流动得以实现最大化的利用。人事档案是证明每个人整体素质的履历资料，也是每个单位需要施行人事管理的重要证据。当求职者去应聘工作时，这个档案是应聘者向招聘单位说明自身素质的重要依据 。

3.2 准确原则

人事档案信息储存需要做到信息准确全面，要做到内容充分，档案资料要丰富、全面、完整， 能够反映一个人的真实面貌， 不能存在核实不准确的消息就归档，比如模糊不清的数字、日期等也不可以归档。人事档案要反映出一个人的整体素质和履历情况，突显出一个人最有价值的信息以及他的具体情况。

3.3 通用原则

某个人因为换工作的原因，想把自己的人事档案从原来的工作单位换到另一个单位，这就需要从个案的编制到系统的建设都要完整，做到通用原则。第一要做到标准化，第二要做到规范化，第三要做到适应网络化的需求，这样才能实现通用原则服务的宗旨。还有将人事档案的管理树立一种 “以用户为中心”的服务理念，改变不合适的管理体制， 努力完善档案的功能，确保人事档案内容真实性和公民知情权的实现，发挥人事档案作用和保证社会稳定。

4 人事档案管理创新制度的方法

4.1 实现数字化管理

档案管理应抛弃传统方法，实现数字化管理。传统的纸质保存时间短，温度和湿度都可能造成档案的损坏。数字化管理节省存储空间和提高检索档案的效率，最重要的是数字化档案管理的模式延长了档案的寿命。数字化档案都存储在一个小小的硬盘中，他们对环境并没有特别要求。小小的一块硬盘可以存储的档案?盗靠氨纫蛔?小型图书馆。数字化档案可以复制和备份，一般情况下丢失不了，易于保存。

4.2 建立档案管理机构

档案管理机构存在许多问题，要建立开放化的管理模式，首先要实现人事档案管理社会化 ，要建立具备社会性质的档案管理机构。管理机构建立需要档案管理的专业性、技术性、还要解决没有档案的人员的档案问题。在过去的工作中，自己的档案都是在所在单位，而部分没有工作或者是退休的人员档案就没有机构在收录，就造成了无人管理的现象。因此，需要建立开放型和社会化的档案管理机构，发挥管理机构的最大作用。

4.3 借鉴国外的先进管理经验

各个国家、各个区域都有不同的人事档案管理制度模式。档案管理包括公立、私立系统。人事档案管理工作不是简单的管理工作，它是和人事有关系，需要调动和流动。总之，我们需要借鉴国外的先进经验提升我们的档案管理工作。

人事档案室管理制度范文第5篇

辽宁中医药大学附属第四医院辽宁沈阳110101

摘要院人事档案信息是记录个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，记载了大量的个人信息，是十分重要的信息资源。因此，可以说，人事档案是企事业单位的无形资产。在人事档案中，有着大量的可以公开的非秘密信息，但也蕴含着大量的个人隐私信息，这就要求档案管理工作者提高辨别信息是否涉密的本领，同时增强对涉密人事信息的管制力度，不断推进档案管理工作规范化、标准化，做好人事档案保密工作。

关键词 院人事档案；保密

人事档案信息是记录个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，记载了大量的个人信息，是十分重要的信息资源。因此，可以说，人事档案是企事业单位的无形资产。在人事档案中，有着大量的可以公开的非秘密信息，但同时也蕴含着大量的个人隐私信息，这就要求档案管理工作者提高辨别信息是否涉密的本领，同时增强对涉密人事信息的管制力度，不断推进档案管理工作规范化、标准化，做好人事档案保密工作。

1 提高人事档案管理人员的职业道德素质

人事档案管理人员是为社会主义现代化事业而奋斗大军中的一员，人事档案管理人员要具备的职业道德是社会主义职业道德规范的具体表现和补充。“爱岗敬业、诚实守信、办事公道、服务群众、奉献社会”是我们社会主义职业道德的主要内容和基本规范，也是我们人事档案管理人员应该具备最基本的素质和必备的法律要求。根据《中华人民共和国档案法》相关要求，档案人员应做到“忠于职守、遵守纪律、具备专业知识”。这已经将档案人员的职业道德素质直接提升到了法律要求的高度，从他律性的角度对档案管理工作的权责进行了明确。从事人事档案管理工作的人员，必须把握好档案管理职业的自律性与他律性，首先做到能够将档案管理工作对自身提出的要求与自己在工作中树立起来的理想信念相结合，同时也要牢记法律规定，严格遵纪守法，做好《档案法》中要求的每一项工作。

2 增强人事档案保密意识

人事档案管理人员是人事档案保密工作的主要负责人。能否履行好档案保密工作职责是做好人事档案管理工作的重要一环。因此，档案人员应绷紧保密这根弦，高度树立人事档案保密意识。

2.1 提高保密意识，学习人事档案法律法规档案管理人员应熟练掌握《保密法》、《档案法》等人事档案保密工作相关的法律法规，在统一思想、提高认识的基础上，牢固树立保密观念，增强保密意识。

一是充分了解人事档案的定密依据、解密时间及保密相关要求，为日常档案管理工作提供法律法规依据。

二是积极参加人事档案保密的交流培训活动，提高业务素质，明确国家最新的规范规定，巩固保密知识。

三是定期开展保密自查活动，对各个易涉密的风险点进行定期自查，一方面差缺补漏，一方面对各档案管理人员提出新要求，以此为契机宣传人事档案保密工作的重要性，提高档案管理人员的保密意识，督促其学习人事档案保密知识。

2.2 增强档案管理人员的保密责任感

人事档案中蕴藏着大量的个人信息，其中不乏个人隐私信息。因此，要做好人事档案管理工作，必须树立高度的责任感，在工作中细致严谨，确保不发生人事档案泄密事件。要制定档案管理工作制度，各负其责，分兵把守，将责任落实到个人，使档案管理工作人员能够在制度的严格约束下，自觉维护档案秘密性，做好人事档案保密工作。

3 做好人事档案存放过程中的保密管理工作

“保密工作无小事。”在人事档案的存放过程中，我们主要应注意以下几点。

3.1 要加强人事档案存放库房的管理工作

人事档案存放的库房是做好保密工作，维护档案安全的重要保障。档案库房要严格按照国家有关规定进行建设。从保密角度考虑，一般不应将人事档案存放库房设在办公楼的最底层。人事档案室的门窗应牢固可靠，档案库房应制定严格的管理制度。人事档案室内，设有专门的涉密人事档案保险柜，由专人负责管理，无关人等一律禁止入内。

3.2 严格人事档案存放管理制度

档案人员要切实承担起维护人事档案完整与安全的职责:一是保证人事档案完整，建立健全管理制度，使用人事档案要经过层层严格的审批手续，有效避免人事档案的损坏，同时，发现人事档案有损坏及破损要马上修复补救，以免以后遗忘或增加破损；

二是保证人事档案的安全性，提供足够的人力物力财力保障，负责人员要严格职守，积极采购保密箱、保密柜、防盗门等并投入使用，杜绝档案遗失或失窃的问题；

三是保证人事档案存放的统一性与有序性，按照国家相关规定，规范人事档案卷宗排列方式和次序，使人事档案排列有序，整齐规范，便于管理与查找。人事档案管理人员要严格按照档案存放管理制度进行日常管理，保证好人事档案的安全与保密。

4 落实人事档案保密工作职责