文档管理解决方案

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文档管理解决方案范文第1篇

1现阶段人事档案管理存在的问题

人力资源管理的目的是有效运用人力资源以实现医院的预定目标。人事档案工作是医院人事工作的重要组成部分，人事档案是医院有关部门按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是人力资源管理与开发的重要依据，是真实反映职工全貌，反映职工个人历史的凭证和依据。是选贤举能，知人善任，历史地、全面地考察、了解和正确选拔人才的重要依据，目前医院人事档案管理要落后于医院其他方面的建设和发展，它不仅仅表现在管理形式的落后，更表现在管理手短上的陈旧。主要表现在以下几方面：

1.1手工归档，费时费力。

医院人事档案按照类别来分可分为三种，人事档案、科技档案、工资档案，人事档案主要记载个人经历、政治思想等方面的材料，科技档案记录的是专业技术人员开展科研、新技术新项目的应用、职称晋升等方面的内容，工资档案则反映的是职工工资及福利历次变动的情况，所以现行的人事档案管理存在着“多头分散”的管理现象，为管理带来了困难，在数字化、网络化浪潮的推动下，人事档案管理的管理手段明显显得滞后，不适应现代化的要求。具体反映在人事档案材料基本上都是手工操作。相对较为耗费人力、物力，而且所形成的档案也缺乏严肃性和多样性。手工操作的档案材料也不易于检索利用，易被人为破坏。在手工条件下形成的人事档案也不利于科学化、系统化和标准化管理。

1.2管理形式落后，不利于人事档案的综合利用。

人事档案管理过多的注重保管而对人事档案的开发利用却相对不足，而且需要场地和保管器具较多。面对大量的档案卷宗，存档成为一个重要的问题，也会受到保管器具和场地的制约，无形中增大了开支和成本。同时对人事档案的频繁查阅势必会造成磨损和意外的丢失，这是不容忽视的一个重要问题。

2利用人事信息管理系统实现对人事档案的科学管理，为医院发展提供人才信息服务

2.1信息技术在人事软件上应用的可行性分析：

信息技术，术语上讲就是关于信息的产生、发送、传输、接收、变换、识别、控制等技术的总称，是在信息科学的基本原理和方法的指导下扩展人类信息处理功能的技术。

加强人事档案管理的信息化改革，实行个人信息的有条件融合。目前对个人信息的管理存在多种方式，在一定程度上都和人事档案信息存在着重复交叉。有必要对人事档案、科技档案、工资档案的内容进行融合，这样既可以优化人事档案信息也有利于人财物的节约。数字化为人事档案信息的综合提供了物质实现条件基础。也是未来信息化利用发展的方向，有利于人事档案的综合性开发。表现在技术、实践、经济上的可行性，信息技术的研究始于20世纪90年代中期，如今已经成为当今信息技术研究的一大热点，国内涌现了大批人事管理软件，许多行业也积极参与相关的技术研究。实践上也具有可行性，计算机在人事档案上的管理有许多应用的案例尤其是人事软件近几年取得了一定的进展。经济上的可行性，目前大部分的医疗行业都已经开始了信息化的建设，人事软件把已有资源进行整合充分发挥它们的作用，在不增加投资的情况下，有效地使用现有资源，提高服务性能，这在经济效益上为人事软件技术的应用提供了可行性。

2.2提高人事信息软件对人事管理的作用，为医院发展提供人才信息服务：

对人事档案的利用更加引发人事档案管理深层次的变革，传统的人事档案是以手工与纸质管理为主的，档案的更新、传递、查阅都很不方便，而计算机管理档案是协作的、开放的，能够更加便捷的进行及时更新、查阅，同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能，利用这些功能可进行档案的鉴定工作。运用计算机进行人事档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率，是档案管理史上的一大飞跃。电子文件作为一种新型的信息载体出现在人事档案管理领域，以磁性材料和光学材料为载体的电子档案，将逐步替代传统的纸质档案载体，在档案领域占主导地位，给人事档案工作注入生机和活力，能更好地适用人才的发展趋式。

文档管理解决方案范文第2篇

【关键词】档案管理；档案收集；档案保管；声像档案

中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1006-0278(2012)05-194-02

声像档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、文化、教育、军事等活动中形成的、有保存价值的、以音响和形象等方式为载体，并辅以文字说明的历史记录，亦称音像档案、视听档案。① 声像档案是在现代技术产生的新载体材料上传播信息的，它依赖于先进的科学技术和快速的传送手段，时间感和空间感比较强，这是一般档案难以具备的。声像档案主要包括照片档案和录音、录像档案，它是国家全部档案的重要组成部分。然而，目前声像档案管理中存在着诸多问题影响着档案管理的整体水平，声像档案管理存在收集渠道不畅，归档不完整、保管条件差、管理混乱、管理制度不健全、利用效率低、管理人员素质不高等问题，因此采取有效的对策解决问题刻不容缓。

一、声像档案管理中的问题

（一）声像设备管理混乱

随着档案工作的逐步完善，许多单位购置了声像设备，但缺乏健全可行的设备管理制度，致使声像设备没有更好的发挥作用。声像设备管理中存在三个方面的问题。第一，声像设备管理存在无制度，无手续的问题。有的单位没有制定声像设备管理制度，借用设备没有手续，使用人员频繁变动，借出的设备没有借用登记簿记录，导致设备丢失或形成的声像资料不知道反映什么主题，甚至无从查起。第二，重要会议、事件无人录，录制的声像资料无人管。有的单位声像设备无人会用，重大会议或事件没人录制，声像设备成了摆设。有的单位声像资料没人管，散乱不集中。第三，想用时找不到，找到的已损坏。有的单位没有专门的声像设备室，由于受潮等原因造成声像设备性能降低，声像资料利用不大。声像设备管理混乱，造成设备难以发挥作用，进而影响声像档案的形成。

（二）声像资料摄录人员素质不高

有些单位受资金人力都有限，摄录人员缺乏专业知识和专业素养，致使在重大活动、重大事件上摄录形成的声像档案价值不大。分析看来影响声像档案价值的原因如下：第一，偏远地区的有些单位，单位效益不好，受经济条件的限制购买不起优质的声像设备，只能购买价位较低的声像设备。这样导致的后果是摄录形成的声像资料可能图像声音效果差，保存利用价值也就不大了。第二，有些单位人员少部门小，一般不会花钱聘用专业的摄录人员完成重大事件的摄录工作，需要时随便派个人去摄录。

（三）声像档案管理制度不健全

1.声像档案管理工作开展得好坏，关键在于是否有健全易行的管理制度

有的单位声像档案管理的无章可循，声像档案散乱不集中，缺乏健全可行的管理制度，或是有的单位制定了管理制度，但落实的不彻底，缺乏有效的保障措施，导致声像档案缺损遗失。

2.收集渠道不畅，声像档案馆（室）藏匮乏

随着社会的发展，声像档案对整个档案工作来说越来越重要，但事实上，声像档案的馆（室）藏量比较匮乏，当然有历史原因，也受客观条件限制。在单位部门，照片档案散失在个人或科室内部，分散保存难以集中归档管理，这样一来声像档案的藏量自然匮乏。

3.档案意识不强，导致声像档案难以及时归档

声像档案对国家档案的完整性很重要，必须做好声像档案的归档工作。首先是照片档案，如不及时归档照片、底片分了家，时间久了也被遗忘了，破了角也发黄了，保存利用的价值。其次看录音、录像档案，有些单位摄录了音像资料，缺乏归档意识时间久了由于受潮、曝光无法利用。总之，损坏或遗失直接造成声像档案收集受阻，进而影响档案的完整性。

4.声像档案鉴定不严谨

档案部门在鉴定声像档案时把好消磁关很重要。对有长期保存价值的录音、录像档案要进行复制，定期复查。有些单位管理水平有限，鉴定工作不严谨，销毁了重要的声像档案，对档案馆（室）藏造成巨大损失。

5.保管条件差，难以维护声像档案完整和安全

声像档案有强烈的时间感和空间感，其保管条件要求更高更严。按要求应配备声像档案专柜，而有的单位声像档案则与其他档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁防震等的保管要求。致使照片发黄褪色，底片粘连变质；磁带带体受损；录音、录像档案失磁。原版带子被反复利用没有复制，时间久了原始录音、录像没能保存下来。声像档案保管做不好，其安全和完整令人担忧。

6.声像档案利用不充分，流失严重

单位召开重要会议有时需要摄录像。形成的声像档案一些除在报刊刊登或者印成画册对外发行外，在档案馆（室）却找不齐原始档案。有些由于不注意保存，造成声像档案损毁。如果是稀有珍贵的声像档案，一旦遗失损坏就会悔之晚矣！

（四）声像档案的保管方面的研究不够

声像档案是国家档案的重要组成部分，其重要性不亚于纸质档案。但一直以来档案工作人员更重视纸质档案。研究如何保护声像档案以延长其寿命也应是档案工作的重要工作，目前在这方面的研究工作还不够。

二、声像档案的管理方法与解决对策

文档管理解决方案范文第3篇

【关键词】 社会保险管理 重要意义 问题 解决方式

1 社会保险档案管理工作的意义

社会保险档案是规范社会保险经办操作的首要载体。社会保险经办工作质量，直接影响社会保险制度是否能够健康运行。社会保险档案是社会保险办理和服务的记载，是考量经办工作是否依法进行的依据。无论是绩效考核、内部控制和外部监督都需要依托档案资料。

社会保险档案是服务参保对象的重要媒介。社会保险也是用人单位保履行义务和参保人员缴纳保险费用的一种历史凭证，通过此凭证，社保人员享受社会保险缴纳范围内的各种权益。随着社会保险事业的发展，广大参保单位和职工对服务的质量要求越来越高，维权意识不断增强，社会保险档案的记录与民众的社会保障越来越密切，记录着民众享受社会保险的详细内容，服务范围将逐渐的扩大。

做好社会保险档案工作是建立健全社会保障体系的重要保证。党和国家提出要建立全覆盖城乡居民的社会保险体系，保障人民的基本生活，这是构建和谐社会的毕本内容，也是实现中国梦和改善民生的根本。做好社会保险档案管理工作是提高社会保险部门服务质量的重要前提。社会保险档案管理也是社会保险事业发展的重要历史资料。通过对档案资料的整理和分析，可以为保险行政部门制定保险费用的收缴和保险服务的方式提供一些珍贵的历史资料，完善保险管理体制。

2 社会保险档案管理中的主要问题

档案管理制度亟待完善。社会保险项目管理制度的不断健全，保险项目的门类增多，办理社会保险的人数只能多，保险项目经办机构所形成的的各种图标、文件和凭证等数量越来越庞大，档案管理的难度增大，管理的范围增加，保管时间的延长和保存方式的多样化等，缺少统一管理的标准和规范。在繁杂的档案管理中，由于能力和技术有限，难免会出现各种问题。

档案信息资源共享程度不高。社会保险办理过程中需要大量的文件资料如身份证、死亡证和收入证明等都来自于其他社会职能部门。这些资料可以直接从这些部门单位的网上进行下载，大量的数据资料堆积造成了档案资料的膨胀，部分单位部门的档案信息形成封闭式的管理方式，档案资料得不到有效利用，造成资源的浪费。同时档案管理信息化程度不高，限制了档案信息的闲置浪费。社会保险机构本身的信息化程度不高，限制着档案资源的信息共享和信息利用。

档案信息化管理水平较低。当前，档案的存在形式主要是纸质为主，计算机信息档案为辅。纸质的档案占据了大量的空间，增加了档案管理的成本，在档案借阅是提供原件或进行复印时，很容易造成实体的损坏，纸质的档案调阅非常繁琐，档案的使用效率比较低。

档案资源利用不够充分。社会保险档案的管理方式比较单一，主要是档案的整理、归档、阅览、借出和复制。档案仅仅在机构内部和参保人员之间进行传递和借阅，档案跨部门之间的信息交流比较少，档案的利用性你比较差。档案管理技术的多媒体化、数字化和网络信息化水平比较低，档案的公开性和共享性难度大，档案的保密水平不够，不利用档案信息的利用。

3 加强社会保险档案管理的对策和建议

加强组织领导，建立健全档案工作体系。档案管理工作体系的建立，必须加强组织建设，形成统一领导和分级管理的方式，做好档案管理各个环节的协调和沟通，正确有效的落实档案管理工作目标。社会保险机构的各级主要领导要对档案管理工作高度重视，关系档案管理工作的现状和未来发展趋势，对档案工作进行详细、全面的部署，并将档案管理工作纳入员工考核的范围之内。县级以上的社会保险机构应该建立专门的档案管理部门和科室，配置专门的人员进行管理，制定专门的管理规章和设置专门的领导机构。

完善制度规定，实现档案管理制度化。为适应社会保险经办管理模式，建立一套完备的业务档案管理制度势在必行。系统化、标准化的档案管理流程和规章制度，可以大大促进档案工作水平的提高。人力资源和社会保障部与国家档案局正在制定《社会保险业务档案管理规定》，准备出台一套符合社会保险特点的专业档案管理制度，将在科学界定社会保险经办业务中所形成文件材料的归档范围、保管期限和分类方式等方面，为全国制定框架性的管理依据。

推进资源建设，实现档案管理信息化。积极发挥计算机管理的优势，推进档案信息化建设。选择功能完善的档案管理操作系统，可以实现档案的轻松快捷著录、完整高效统计和快速准确检索。加强电子档案管理，对于相关协议服务单位联网结算，对通过Internet网上经办产生的电子文件进行档案管理，确保文件的原始性和法律效力。大力开展档案数字化加工，对现存的纸质、实物档案进行数字化加工处理，在业务窗口对档案资料进行前端扫描。

利用档案资源，提高档案服务水平。档案管理的根本目的是利用。档案利用是档案生命力最直接、最有效的体现。积极开展档案利用需求调研，确定服务对象和服务内容，提高档案利用服务的针对性。及时续编档案索引目录，方便各类利用者调用档案。深入挖掘信息资源，整理汇编政策经办资料，向社会公开现行业务文件。建立社会保险档案信息中心，与社会保险经办窗口、劳动保障电话咨询服务中心、劳动保障网等实现档案信息共享，建立社会保险档案服务网络，为社会各界提供社会保险档案信息服务。

参考文献：

[1]王庆悦.做好社会保险档案管理工作的思考[J].山东档案，2011（3）：56-57.

[2]王彦英.浅谈社会保险档案管理存在的问题及其解决方法[J].现代商业，2012（32）：123-124.

[3]钟闻.社会保险档案管理规范化的几点思考[J].中国档案，2007（9）：68-69.

文档管理解决方案范文第4篇

一、疾控档案工作存在的问题

1、档案收集的范围不够广泛

疾病预防控制档案大致有文书、业务、会计、设备、声像、实物等。目前，疾控中心档案收集的范围有的还仅局限于文书档案的收、发文件，从而忽视了大量的业务档案的收集。一些基层档案人员与业务科室没有更好的衔接，所收集的档案数目较少、缺少内容，这些都是造成档案收集范围较小的原因。

2、归档材料不完整

案卷的完整性直接影响档案的利用效果及价值。疾控中心有许多个职能部门（科室），每个部门（科室）的职能不同，产生的文件材料数量不一，往往有一些有较高价值的材料被本部门（科室）保存起来，档案管理人员收集文件材料时难以回收，给档案的完整性带来了影响。还有一些具有价值的科技档案存档的机率较小，在收集过程中，往往存下来的是文件档案，有的附件档案也是该文件的核心，缺少了附件的档案让档案的保存缺少了实质意义。对于缺乏专业知识的档案员来说，有时容易将疾控内容、形式和作用等方面都具有相似之处的文件资料混杂，致使档案资料重复或信息冗余；有时则造成了文件缺失，将具有内在联系的档案分置，影响了档案的完整性。另外，疾控中心的摄像、照相设备都较完整，但对于声像档案归档意识淡薄，缺乏长远的保存观念，使得一些声像资料遗失，这也是形成档案材料不完整的原因之一。

3、归档案卷质量低

档案案卷质量高低直接影响档案管理工作的顺利开展。有的档案工作者在档案归档工作中疏忽大意，对档案的管理和利用都将起到了不利因素。尽管现在规定了公文归档的要求和方法，在归档文件中，有些档案管理人员对卷内目录内文件的编号、责任者、日期、页次等项纪录的不详，有的对案卷页数标记不清楚等，这些都将影响到档案案卷的质量。目前，要求档案归档文件的目录要使用办公用纸打印出来，但仍有些归档的文件或目录是书写而成的，在书写的这些档案中还会有些字迹不规范字迹不清晰等问题。这些都是影响档案归档案卷质量低的原因。

4、对档案工作人员重视程度不够

一些疾控中心的档案人员几乎都是兼职的，一个人身兼数个职位。部分领导对档案工作缺乏应有的重视和关注，对档案法律法规缺乏了解，档案意识淡薄。还有些单位档案人员变换频繁，没有足够时间从事档案工作，有的单位一年换几个档案员，使得一年一度的文件不能按时归档整理，容易造成档案积压甚至流失，对档案工作者重视程度不够也是疾控档案工作存在的问题之一。

二、解决的途径

1、加强档案制度建设

完善的制度体系是实现疾控档案有效管理的重要保障。加强档案制度建设，要以《档案法》和《档案法实施办法》为依据，建立一个符合疾病预防控制工作实际的档案管理制度。制定完善的各项规章制度，并要建立健全疾病预防控制档案管理制度，统一规范档案的收、归纳、保管、利用等操作流程，建立切合实际的业务档案管理制度，建立由分管领导、专（兼）职档案人员为具体责任人的档案管理队伍，形成以档案室为中心，各科室为主体，档案人员为辐条的档案工作模式。规范档案管理行为，做到有法可依、有章可循，促进档案工作的管理。

2、提高案卷质量

案卷是档案的基本保管单位，案卷质量提高了，档案资源才能得到开发，才能最大限度的发挥作用，使档案产生应有的社会效益。那么，如何提高案卷的质量呢？首先，要做好收集工作，在做好日常的疾控档案收集归档工作外，还要拓展疾控档案的收集范围，丰富疾控档案内容。将那些反映主要业务工作总体水平的资料及监测数据，且有一定学术价值、保管时限长的资料确定为中心级档案。针对在日常开展的长期性、连续性工作中所形成的文件材料进行收集，另外还要将年度所产生的科技档案相关资料分类归档，以保证疾控档案的完整性和系统性。对所疾控中心所产生的声像资料整理并进行归档，要利用相应的设备，对声像资料采取定期检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。其次，做好档案的立卷、归档工作。提高案卷的质量要在立卷、归档等方面下功夫，以便于分类和检索。要按文件材料的来源，按综合和具体业务的性质区分开来，分类立卷，避免案卷内容交叉现象发生。案卷内的文件材料的制成和书写要符合档案保存的要求。档案管理人员要准确把握文件立卷归档的时效性，完成立卷和归档任务，明确归档重点，要认真细致地接收、征集、整理、鉴定、保管各种门类（或载体）档案，以保证档案的完整性，提高案卷质量。

文档管理解决方案范文第5篇

在这种“IT新型态”的挑战下，为了提高工作效率并降低信息泄露所带来的风险，企业不得不采用更加便于部署和应用的解决方案。

“企业必须迅速适应不断变化的IT环境，比如学会如何应对数据激增所带来的影响，以及员工在工作场合所使用的移动设备数量不断增加的状况。”在10月的惠普激光打印产品秋季活动上，惠普打印及企业解决方案事业部高级副总裁Pradeep Jotwani表示，“为了适应BYOD环境下的文印管理，惠普了创新的移动打印技术、全面升级的数码多功能一体机（MFP）产品和解决方案将帮助提升用户的移动打印体验，优化数字化文印管理流程。”据悉，此次惠普正式推出了包括HP LaserJet Pro M435nw、HP LaserJet Enterprise M800系列在内的多款A3幅面全新数码多功能一体机（MFP）产品，以及更简单、更安全的创新移动文印技术和文档管理解决方案。

惠普中国区打印机与耗材产品事业部产品市场开发经理杨子江补充道：“惠普从去年开始推出了Flow，也就是文档流的概念，这个概念是指从输入、存储、搜索到输出等文档管理的各个环节，用户都可以根据自己的需求，在任何一个环节里找到适合自己的解决方案，这个就是我们说的文印管理的解决方案。”