企业受控文件管理

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企业受控文件管理范文第1篇

关键词：工程文件 文件控制管理 工程项目 处理流程

中图分类号：K826.16 文献标识码：A 文章编号：

工程项目文件管理的主要任务与目标是通过建立合理有效的文件管理机制和顺畅运行的控制系统，实现文件收发及时准确，传递跟踪快速可靠，版次更新及时完整，原件保存无错漏，查阅检索快捷方便，确保部门之间的信息沟通准确流畅，监督文件执行力度及时到位，使文件的全生命周期都具有可控制性和可追溯性。同时，有效地保护和利用资料，保证项目顺利执行并支持保障项目后期索赔工作。[【1】邵化梅. 总承包项目文控管理初探. 勘测设计. 76-80 ]【1】

文件是工程运行的载体和表现形式，工程文件涉及项目的方方面面，因此，文控管理的重要性也不容忽视。但是，文控管理由于其技术含量不高，因此很少受到重视。事实上，文控在整个项目实施过程中是非常重要且不可或缺的。从项目伊始的文件报批至项目尾声的竣工资料搜集与整理，文控部门掌握了项目各个阶段最为全面的信息。项目工作涉及众多的活动，众多的相关方需要互相合作，没有任何部门可以在没有其他部门的支持下而独立完成工作。在项目的运行过程中，信息变得至关重要，负责信息和收集，并负责监督信息交流是否顺畅的文控部门也在项目的实施过程中发挥出越来越多作用，文控管理的意义也凸显出来。[【2】杨妍. 浅论国际合作项目中文控人员应必备的素质. 江汉石油职工大学学报. 第23卷第6期]【2】

实践表明，巴西管道项目的文控管理体系完备，运行顺畅，在总体上满足了项目运作的要求，为项目顺利运行并实现最终索赔目标提供了有力支持和保障。巴西管道项目的合同中明确规定在项目执行过程中，由于施工工作量增加或巴西法律改变而导致的总包商/施工分包商的损失可以向业主提出变更、索赔要求；而与业主的会议纪要、来往信件中提出的超出合同范围的要求和规定而导致的总包商/施工分包商的遭受严重的经济损失可以向业主提出索赔。因此，在巴西管线施工过程中变更、索赔的支持材料的价值和意义也在于此。完整的变更、索赔资料，是依据也是有利的证据，对于整个项目的圆满完工有着非常重要的意义。巴西管道项目的文控管理就是一个非常成功而又具有现实意义的探索。在使用EIKON（文件控制）软件的基础上，巴西项目的文控管理全方位的服务于整个项目，完成了最基础也是最具有价值的工作使命。

一、建立文控管理体系

在巴西管道项目初期，依据合同条款建立文控管理框架和管理制度，为项目启动和实施做好充分的保障和准备工作。随着项目的运行，文件管理也从项目前期准备阶段的规范化管理，向项目执行阶段的深入和细化管理过渡。在这个过程中，文件的归档和可追溯性是基础，监督文件的及时处理和回复以及确保文件处理情况的无障碍沟通将文控工作提高到一个新的高度。在这个体系的基础上，设立文控中心，各现场、部门配备专兼职文控人家负责文控管理，文控中心代表整个项目部，成为文件接收和发出的唯一机构和出口。[【3】 王少琴、孙红. 合资炼化EPC总承包项目的文件管理.工程建设项目管理与承包. 2011年第1期]【3】

整个项目部的文控工作依据《项目部文件管理规定》和业主批准的《项目文控程序文件》进行管理和运行。

《项目部文件管理规定》对文控管理工作的组织体系、机构设置、主文控和部门文控岗位职责进行了划分；制定了文件收发登记处理程序、规范了文件编码和模板、规范了所有部门的文件传递管理程序，在文件的保存、查阅和控制管理等方面均给予了全面的规定，从制度上保证了文件的处理、控制和归档的规范有效。它重点强调了文控工作的管理制度、工作职责，并对程序文件未能涉及的几个方面进行了程序规定，如合同管理、信函管理、公司制度文件以及与上级单位之间的往来文件等等的控制与管理。

《项目文控程序文件》是项目部严格按照ISO质量管理体系要求，结合业主在合同中对于程序文件的控制规定而制定的。主要针对项目的专业技术文件，对于包括设计、采办、施工、QHSE等方面的内部和外部（与业主和分包商往来）专业技术文件的制作、传递、文件分发、版本控制、文件存档及查阅等全过程制订了全面而详细的要求；在文件分类、文件格式、编码方式、制作过程、处理流程、存档方式、分类等方面有标准化和具体化的要求。

二、规范、优化文控工作流程

在巴西管道项目中对文件进行分类、编码，并统一文件格式是对文件及其处理过程进行形式上的规范，这是实现有效文件控制与管理的基本要素；以制度形式统一文件分类（包括电子文件和纸质文件）、编码和工作流程，并在文控工作运行中根据实际工作需要不断优化、完善工作流程，提高工作效率、保障文控资料的安全性和保密性。两者的结合保障了文档管理工作的顺畅运行。

在实际的项目运行中，工作流程划分为普通文件的工作流程和项目程序文件的工作流程。在巴西管道项目中，文控管理规定对于每个工作流程又划分出文件接收子流程、文件发出子流程和文件存档查阅子流程。子工作流程中，又明确划分了每个工作环节，每个环节可控、可查，确保了文件的安全流通。

显而易见，工作流程中每个步骤的详尽规定是文控管理顺畅运行的基础。而根据实际情况和工作需求，不断调整并优化工作流程，则是保证整个文控管理有效、保障文档流通顺畅的关键。在巴西管道项目中，根据实际工作需求，不断调整并优化文控管理程序也是文档管理的特色之一。

例如，在巴西管道项目部的文件管理规定中，明确规定施工现场办公室不保存文件原件，只保存扫描件，文件原件及时邮递项目总部文控中心统一归档。但是，项目开工后，现场办公室增加6个，施工战线拉长，文件的邮寄递交工作缓慢，且有丢失危险。为提高文控工作效率，保证文件安全，又重新明确现场办公室可以保存和存档现场发出和接受的文件原件，将扫描件发主文控，项目完工后最终移交主文控。

还有，在文控中心收到的大量的信函中，部分信函的附件是程序文件、计量报告、发票等例行文件原件，这些原件没有必要在文控中心保留原件，原件而是由由项目部相关部门及其负责人处理，文控中心支保留复印存档。在项目内部，任何从文控中心拿到文件原件的人都需要信函原件上写明文件去向，以便于追溯，而且避免了扯皮和责任推诿。

小小的改动，不但使部门、项目现场和整个项目的文控管理更加顺畅，同样也提高了工作效率，避免了重复劳动，保障了文件管理的安全性和有效性。

三、受控文件状态的监控

为了确保对文件状态的及时掌握，以防疏漏，管理规定确立了文件状态报告制度。巴西管道项目中，文控部门利用EIKON软件（专业文控软件）每周生成受控文件状态表并写入周会纪要。受控文件状态包括项目部每周收发文记录及相应的文件处理情况，如，各部门收、发的文件数量，文件处理状态（是否延误处理）等等。

图一：EIKON软件的优势与特点

如图一所示，项目引进使用的EIKON软件操作界面简单；可以实现全球信息即时共享；对于流程中的受控文件可以全程进行监控；另外，不需要单独配备软件管理人员进行维护，可以随时与当地软件公司人员进行沟通，修改或添加软件功能。EIKON软件（专业文控软件）在巴西管道项目中全面负责信息和反馈意见的收集，并通过专业软件生成的受控文件状态表单对相关文件进行监督，在很大程度上保障了信息沟通的顺畅，也保障了信息的安全性和可追溯性，同时也保障了文档的完整性。

使用文档管理软件进行文件管理的一个主要特点是，可以随时对受控文件的状态进行监控。利用EIKON软件，可以根据需要在任何地方依据工作权限时时查看文件控制状态，包括文件的接收人、涉及相关人员的处理要求、当前处理情况，主文控中心可以根据文件处理要求，向相关人员发出提醒。同时，文控中心可以定期生成受控文件状态表随时提醒相关人员，或者在项目的每周例会上进行通报，用以敦促相关人员及时完成文件要求的工作任务。受控文件状态包括每周收发文记录及相应的文件处理情况，如，各部门收、发的文件数量，文件处理状态（是否延误处理）等等。

利用专业化软件对项目受控文件进行监控是该工程项目的特色之一。巴西管道项目的文控管理特别强调了对设计文件、程序文件、采办文件等受控文件的版本控制，这些文件的状态表包括受控文件目录，文件的版次，更新的文件版次等，都是每周会纪要中的一部分内容。设计文件、程序文件、采办订单状态是整个项目运行的基础文件，这些文件被业主批复了多少，或者厂商交货是否及时都决定了项目能否如期完工。受控文件状态的清晰决定了项目，尤其是部门需要努力的方向、需要紧急处理的问题，有效的顺畅了整个项目的运行状态。

四、巴西管道项目文控管理的效果

工程文件通常都具有时效性强、针对性强的特点，文件沟通是否顺畅、文件保存是否完整直接影响工程进度、质量。用文件工作来保证和证明工程管理工作，就是国际工程管理总承包模式下的文件工作的实质。[【4】蔡同伟/王俊峰. 解析国际工程项目管理模式下的文控工作.中国档案2010. 58-60]【4】

巴西管道项目的文档管理工作是通过制定规定与制度、控制与管理、优化与细化这三部曲完成最终的文档管理目标与任务（图二）。

图二：巴西管道项目文档管理操作模式

巴西管道项目主合同中明确规定：项目执行过程中，由于施工工作量增加或巴西法律改变而导致的总包商或施工分包商的损失可以向业主提出变更、索赔要求；而业主的会议纪要、来往信件中提出的超出合同范围的要求和规定而导致的总包商或施工分包商的遭受严重的经济损失可以向业主提出索赔。凭借着完善的文控管理制度，巴西管道项目的索赔，文控中心为管道项目中几十次的索赔谈判工作提供了完整的资料支持，最终索赔金额远远超过预期目标。

五、国际项目文控管理带来的思考

顺利完工的巴西管道项目也证实了该文档管理模式的可操作性。但是，管理中出现的一些缺陷和漏洞也引发了更深刻的思考。也藉此思考，推动和优化国际项目的文控管理，为更多的国际工程项目提供服务和保障。

首先，专业化文控人员是建立文档管理的基础。所谓专业文控人员的，不仅需要懂得工程整体运行的状况，还要了解和掌握该国和业主对文档管理的基本要求，并能够结合这些要求制定完整的文档收发、传阅、归档、查阅流程，并在文档管理制度运行中根据工作需要不断调整和完善管理制度。

有国际项目文档管理经验的文控人员，对于整个项目的运行是非常关键的。专业文控人员，能够抓住文控管理流程中的关键环节，在纷繁复杂的流程中保障文档的完整和流通顺畅。

其次，依靠先进的文控管理软件进行文件管理和控制是国际工程项目文档管理的发展趋势。从巴西管道项目的文控管理来看，原有的EIKON软件，在不断的磨合使用和功能添加中，基本能够满足公司文档管理需要。但是，对于大型的工程项目来说，如炼化项目，EIKON软件的功能又过于简单，不能胜任大型项目全方位的文档管理需要。[【5】贾琦/吴兰学/托博. 国际化工程中一体化管理的研究与实践. 石油天然气学报. 第32卷第5期]【5】

一个能与专业软件（如P3、P6、PDMS等专业软件）进行对接、易于维护（软件注册、运维费用、成本等问题均可轻易解决）、且数据库可以设置在当地（主要解决速度问题）的功能全面的文档管理软件是非常必要的，为此我们设想了今后大型工程项目文档管理架构图（见图三）。

从使用过数个文控软件的经验来看，文控软件最好还是在项目所在国当地购买。一来，在软件使用前根据项目需要随时对该文控软件进行流程的修改或者添加；二来，软件运行中的故障可以随时找当地公司进行解决；三来，软件数据库放当地，易于管理，不会受到远程存取速度的影响；最后，利用当地硬件、软件资源，可以有效节约成本。

图三：大型工程项目文档管理架构设想图

综上所述，我们知道文档管理的主要使命和目标就是通过合理的制度、恰当的计划、组织、协调和控制，使参与其中的各部门、各环节实现最好的运作，达到预期的效益目标。公司层面的文档管理可以依靠严格的制度来保障，而工程项目的文档管理是一个需要不断总结和完善的管理。在工程项目合同履行过程中，任何一个阶段、所有部门的工作都与文档管理发生联系，做好公司和项目文件资料的管理，对各类文件资料进行分析归类，系统整理，不但为项目试运行提供数据支持、为索赔工作提供材料支持。同时也为解决潜在的合同争端的提供依据和技术支持。[【6】吴兰学. 浅谈合同文控索赔一体化管理. 石油管道报. 2011年第003版

]【6】

依靠专业文档管理人员并充分利用文档管理软件等手段来完善的文件管理体系，发挥文档管理的控制作用，能够保障文档管理有条不紊，繁而不乱，从而更好地服务于公司和项目。

朱振中（1973.10―），男，安徽阜阳人，中国石化巴西有限公司综合管理部副经理，原山东矿业学院（山东科技大学）资源环境区划与管理专业大学本科毕业，高级经济师，从事企业行政管理，人力资源管理。

参 考 文 献

邵化梅. 总承包项目文控管理初探. 勘测设计. 76-80

杨妍. 浅论国际合作项目中文控人员应必备的素质. 江汉石油职工大学学报. 第23卷第6期.

王少琴、孙红. 合资炼化EPC总承包项目的文件管理. 工程建设项目管理与承包. 2011年第1期

蔡同伟/王俊峰. 解析国际工程项目管理模式下的文控工作. 中国档案2010. 58-60

企业受控文件管理范文第2篇

关键词：施工企业 文件管理 有效方法

0 引言

施工企业大多面临施工项目分散、点多面广的局面，因此文件管理要与自身特点相结合才能做到公文处理及时、准确、安全，保证政令畅通，使公文在管理过程中成为具有法定效力和规范体式的文书，使企业公文管理工作规范化、制度化、科学化。

1 加强文件专/兼职人员的管理

1.1 统筹安排、提高效率

施工企业应配备专职文件管理人员，但是由于人员编制和机构设置的局限，大多数人员是兼职文件管理者，在这种情况下如何统筹安排工作，做到即节约时间又不会贻误工作是有效管理文件的目标。首先是合理安排时间，随着网络办公的普及，我们可以在网上下载接收文件，根据具体情况确定每天上午两次、下午两次到网上查看信息接收文件，如果企业规定了统一交换文件的时间，那么就在规定时间内上网交换文件，这样可以大大提高工作效率。然后对下载的文件进行及时处理，需要转交部门的应及时转交，需要领导批示的应及时报送领导，确保文件不遗漏。对于正在批阅流转的文件每天定时进行查看，这样可以及时把批示信息传达给相应部门。

1.2 做好记录，程序严密

记录是文件管理的基础，是控制文件管理体系有效运行的方法。不论是接收到文件还是发放文件都应做好相应记录。建立收发登记本，及时填写文件信息，记录填写要做到字迹清晰、内容完整、项目齐全、手续完备，真实准确的记载文件信息。

文件管理还应遵守程序步骤，文件管理人员可以根据实际情况制定相应程序，但是都要保证文件可以得到及时、准确、妥善的处理。

例如：

接收到外来文件：文件管理人员进行记录交由办公室主任签署拟办意见返回文件管理人员根据拟办意见交由领导批示返回文件管理人员根据领导批示交由主责部门办理。

制定下发文件：发文部门起草文件部门核稿领导会签领导签发文件管理人员登记编号稿纸用印套红头文件文件格式校对文件用印文件分发文件归档。

1.3 提高文件管理人员素质

施工企业文件的有效控制关键是看文件管理人员如何去做。也就是文件管理人员是否有强烈的责任心。端正思想不要忽视这个岗位的重要性。施工企业肩负着安全生产工程质量的大任，文件的上传下达对于保证企业生产有着至关重要的作用，文件管理人员要提高认识强化责任感。

文件管理人员要熟悉掌握公文处理办法和文件格式细则，加强业务学习，了解掌握施工企业专业知识，这样在工作中才会得心应手，更好更准确的处理文件，提高工作效率。

文件管理人员还应提高自身修养，忠于职守，廉洁正派，严格执行有关保密制度。

2 加强基层项目部管理

施工企业文件管理的重点在技术文件，而技术文件管理的重点在基层项目部。上级文件最终要到达基层去执行，而企业形成的档案也是由基层文件汇总上来的。因此项目部文件管理体系的运行直接影响着整个企业的文件管理水平。

2.1 加强宣传教育，重视文件管理

很多项目部不重视文件的管理，常常认为文件管理是文秘的工作，与施工生产无关。事实上文件管理是项目管理的基础，项目的过程管理控制最终是通过文件的形式来记录和考核的。项目部应加大宣传力度，通过多种形式的宣传教育，提高员工特别是领导干部对文件管理工作的认识。进一步完善文件管理体制，普及宣传文件记录、保存、移交的重要性，着力推动文件管理水平。

2.2 分工协作，重点加强技术文件的收集

项目部的文件管理工作不仅要靠文件管理员的努力，还需要其他部门的通力协作，文件管理员有责任对各部门进行督促指导。除了日常的文件接收发放工作，更重要的是对技术文件收集整理工作，这也是文件管理的重要组成部分。项目部在施工生产过程中产生的记录都属于文件的范围，应妥善保管，及时移交给文件管理人员或者在项目结束后及时移交给文件管理人员，这也是确保工程项目自计划开始至目标完成全过程受控，促进施工企业项目管理工作标准化。项目部应把文件管理工作纳入到绩效考核中，建立完善的责任体系，把工作落实到位。

2.3 确保文件管理人员相对稳定

项目部人员流动大，频繁的人员变动影响正常工作，项目部应配备德才兼备的人员担任专/兼职文件管理员，保持人员的相对稳定性。对于文件管理人员一是要明确岗位职责，根据工作需要详细制定工作内容，做好文件日常管理等工作。二是明确工作流程，按照企业有关规定确定工作流程，严格按照流程办事。三是完善离职手续，员工离职时一定要办好工作交接手续，涵盖与工作有关的内容。内容必须详细、清楚，这样才能更细致地完成交接工作，尽量避免工作损失。

3 加强企业整体管理水平

3.1 部署细化实施办法，文件管理上水平

通常我们在一些笼统的要求面前不知道该如何做才可以达到要求，或是执行标准不一样产生的结果也不一样，造成管理过于混乱。要想提高文件管理水平，就应细化措施办法，推进标准化管理，完善规章制度。从推行现场标准化管理入手，在现有制度体系基础上进一步制定完善切实可行的规章制度，结合企业“三标一体”管理体系工作要求，努力实现文件管理的规范化和标准化。通过制定完善一系列制度并强力推行落实，把文件管理渗透到日常工作过程中，使文件管理更加规范有序，实现制度化、标准化、精细化。

3.2 定期开展培训

随着现代企业管理制度的发展，对文件管理工作的要求越来越高。培训工作是让员工掌握最新知识和具备相应技能的重要手段。员工培训是提升员工技术、能力水准，达到人与“事”相匹配的有效途径，是建立学习型组织的最佳手段。企业根据生产经营管理实际需要，以“三个代表”重要思想和科学发展观为指导，认真贯彻“人才强企”方针，立足当前，面向未来，结合实际，进一步加大培训工作力度，加强企业文化引导、专业基础知识考试和实做培训等实用化培训力度，进一步提升员工队伍的实用性和对企业的责任感、忠诚度。

3.3 编制文件汇编

企业可以根据自身的实际情况，按照一定的目的和标准对文件进行分类，整理汇编成册，并在企业内部共享。这样做可以使我们在工作中重点突出，思路清晰，在千头万绪的工作中提取精华，具有参考价值；汇编后使用者能在一个地方得到所有权威的资料，方便在日后工作中查找资料，节省了查找文件的时间；同时，根据不定期的更新，可以保证使用者都能够得到最新版本的文件，便于统一管理。

企业受控文件管理范文第3篇

关键词：企业；行政管理；职能；意义

1行政管理工作的职能

行政管理部门通常简称办公室，主要负责收发文、机要档案管理、组织会议、收集处理各类信息、内外部协调、后勤服务和工作跟踪督办等工作。行政管理主要通过协调、服务、管理职能来保障企业的正常运行。1.1协调职能。协调职能是指各层级、各部门之间的协调工作，以促进和保证企业各项业务工作顺利有效运行。行政管理部门要善于沟通，通过充分有效的沟通来消除矛盾和冲突，消除不和谐因素，实现有效协调，从而保证公司指令能够准确传达并执行到位。在协调过程中要善于倾听各方的声音，收集分析各类信息，调查了解事情的全貌，抓住问题的关键点，采用最有效的沟通策略消除各方矛盾，融合各方意见形成统一的思想，保证行动的高度一致。1.2服务职能。服务职能是指提供人力资源、生产、生活条件、办公环境等方面的服务，确保各业务部门的高效运作。行政管理部门也是后勤服务部门，不管是对事的服务还是对人的服务，都要讲究艺术性，不同的个体有不同的个性，作为行政管理部门在处理事情时要有包容性，要注意对人的尊重，要让工作更有人性关怀，既要按制度执行，又不能局限于条条框框，要善于用柔性去处理刚性问题，让工作关系更加和谐。1.3管理职能。管理职能是指保证企业的命令得到执行、政策得到贯彻，企业执行的短期、中期、长期计划和目标能够按质、按量、按时完成。管理的核心是科学决策。行政管理部门不能仅仅是在日常事务上做好管理者的参谋和助手，还要参与到企业经营、市场分析、内部管控、政策研究、战略投资等方面。现代企业中行政部门的领导已不能仅仅满足于做一个事务性管理者，还要做一个有思想、有创新、善于学习的领导者，不仅仅要善于精于事、更要善于精于人，管理上要有战略性思维，站在全局的角度，为管理者做好科学决策提供有效的信息支撑。

2企业加强行政管理的现实意义

2.1有利于行政管理更加规范化。过去企业中的行政管理主要是负责办文、办事、办会，随着经济社会的发展，对企业行政管理的要求更高，为了提升企业行政管理水平，需要建立健全行政管理的内部管理制度、工作流程、岗位职责和规范化表格，通过规范化的管理，改善工作质量，提高工作效率。目前很多企业为了规范内部基础管理，提高企业核心竞争力，都在推行IS09000国际质量管理体系。推行IS09000国际质量管理体系的意义在于，一是规范文件管理。明确受控文件和非受控文件，建立受控文件清单和记录清单，确保过程中使用的文件是充分与适宜的，起到了沟通意图、统一行动的作用。二是梳理完善管理流程和内部规章制度。明确业务交叉和职责不清的问题，清晰地再现公司各项工作流程，便于各层级了解企业运作程序并遵照执行。三是有效沟通，增加客户满意度。四是提高员工素质、梳理企业形象。2.2有利于人才和岗位的科学配置。企业的管理都离不开人，人员的素质和职业技能直接影响着企业的运转效率，高效的企业往往特别重视人员的合理配置。通过人员的合理配置实现企业发展的最大化，是行政管理事务的主要内涵。目前，现代化企业都在积极加强内控制度管理，重要的岗位在管理内部实行轮岗制或者采用AB岗，保证重要岗位不会因为人员的临时缺位，而影响公司的正常运转。许多企业都忽视了对行政管理人员的潜能开发，没有开展后续职业技能培训和激励机制，缺乏创新意识的管理理念，有些企业仍在墨守成规，十分不利于现代企业的发展。要提高企业整理管理水平，就必须建立科学、高效、创新的管理团队，加强学习型组织的建设，将岗位和人才科学配置，才能真正发挥人才最大的潜能，有效的促进企业的健康发展。2.3有利于行政管理更加科学合理。行政管理已经不单单是过去的执行和协调，更多的是参与管理。行政管理涉及到企业各各环节，从企业战略的制定、计划的实施、到企业的生产经营，工作的跟踪督办、成果的检查，只有依靠科学的管理体系，通过科学分工、合理授权和管理层次来提升管理效率。2.4有利于企业的和谐健康发展。企业之间的竞争不仅仅是市场、技术和创新的竞争，企业文化建设也极其重要的，员工思想和实践上的不利因素也是阻碍企业发展的因素，行政管理必须加强企业的核心竞争力，同内外部建立良好的沟通合作关系，为企业发展创造良好的发展空间和外部环境，帮助企业做强、做大。在内部建立和谐的团队氛围，加强对困难员工的关心和爱护，使员工都能融入到企业大团队中。通过实践证明，行政管理工作有利于企业的和谐健康发展，提高企业的竞争力和可持续发展的动力。

企业受控文件管理范文第4篇

通过流程分解，对机加工零部件的生产过程进行系统化。图1描述了实现产品要求的全过程。

1识别客户要求

在探讨“客户要求”前，先回顾在质量管理中“要求”的正式含义。ISO9001和GB/T19001对“要求”的定义:明示的、通常隐含的或必须履行的要求或期望。而“客户要求”主要是通过各种产品要求的实现作为载体来满足的。只有明确了“客户要求”，才有可能实现“客户要求”，这是一个基本认识。a)“客户要求”的含义:1)明示的:往往是指客户以文件化的形式提供给供应商的必须满足的要求。通常以订单或合同的形式来明确产品的要求。以机加工零部件行业来说，产品的图样，技术规范，采用的标准等就是明示的要求。同时，有许多企业在与客户沟通时经常采用传真，邮件等方式对产品的要求进行进一步的解释和说明。2)隐含的:有些要求，客户并不会告知供应商，因为这是一个默认的要求，需要企业自己去收集并理解。譬如:当提品到另一个国家时，你需要了解这个国家对这种产品的进口要求是什么?有没有强制性的法律法规或标准要求?把产品销往这个国家需要什么样的手续和文件等?3)必须履行的:也就是说这些要求是强制性的，需要被执行的。b)本阶段常见问题:1)由于客户通用质量要求不总是体现在客户的采购订单中，导致企业对产品的要求收集遗漏。2)客户订单中产品要求所涉及到的图样规范等被更新，但供应商订单评审人员未意识到更新，并未向客户索要新版文件，导致使用旧版文件。3)在订单评审阶段，会涉及到客户和供应商之间对图样、规范要求的探讨和确认，一些涉及产品的要求是通过传真、邮件等方式进行的，但这些文件未被视作产品图样等价的要求，并未按文件管理程序进行管理。4)产品要求文件和规范的收集工作职责没有在企业中明确界定，导致多个部门的人员多头管理相关文件使客户的要求不能确保完整收集。5)相关人员将客户要求保留在本人使用的电子计算机里，没有及时将要求传递给文件管理部门，导致文件丢失。特别是在人员流动和变化时。6)对隐含要求没有进行识别。譬如，当产品需要发运到国外时，欧洲国家要求原木制品包装需要进行熏蒸并出具证明等。c)解决方法1)在质量体系文件“岗位职责”中明确客户和产品要求收集的职能部门和岗位，并在上岗前进行培训。2)在文件管理程序中对客户要求的相关文件类型予以明确界定，并制定文件的收集、归档、发放、回收、保管、处置和管理流程。3)对客户订单的处理人员进行定期的培训使其明确相关的操作流程，特别是在相关岗位员工发生变化时。4)客户服务人员加强与客户的沟通，了解进口国的产品标准、规范等要求。了解相关国际贸易的流程和要求。

2整合客户要求

收集客户要求的相关人员应及时将要求传递给文件管理部门。许多获得ISO9001认证的企业通常会设置一个文件控制中心(简称文控)或部门来统一管理质量体系中明确要求的文件和记录。文控部门应对产品的所有要求进行整合。如果涉及到不同语言的要求，而公司内部的相关职能部门没有能力理解的，应在公司管理层的授权下组织专业人员进行翻译。a)本阶段常见问题1)与产品要求有关的图样、规范未及时更新。2)新要求未及时传递到相关部门进行评审。3)文件归档缺少系统性。文件查阅和检索时间较长。4)文件和记录的保管缺少明确的具体规定。在文件管理程序中对文件管理的要求比较笼统，没有具体到每一份文件的类型和使用的表单名称。5)在新产品试制过程中与客户的产品要求沟通记录没有予以保留。6)非本土语言的要求和规范没有进行翻译导致相关职能部门人员理解困难。b)解决方法1)在文件和记录管理程序中对质量体系需要管理的文件和记录予以细化并明确相关的编制、评审、使用、收集和保管部门和岗位。并明确保存的期限。2)建立一套易于检索的文件和记录管理体系。3)建立产品档案，将产品有关的要求全部予以登记并及时更新。4)在新产品试制和量产过程中的要求变更和实施记录予以保留。5)明确对非本土语言的翻译管理职责。

3评审客户要求

文件管理部门应确保相关职能部门及时得到有关产品要求的图样、规范等。同时客户服务部门应组织协调有关职能部门对订单或合同进行评审。在对客户订单进行确认前，企业应确保相关职能部门对产品的要求已进行了仔细的评审。评审过程中所发现的不清楚事项已得到客户的反馈和确认。在订单评审过程中，可采用《开口问题清单》来对产品要求中的相关问题进行跟踪。同时应根据新产品和量产产品的区别制定不同的流程来简化订单评审过程。a)本阶段常见问题1)订单评审记录没有按ISO9001标准的要求予以保留。2)订单评审中出现的问题没有记录并予以跟踪解决。3)产品的要求没有予以仔细地阅读和理解就签字确认。4)评审流于形式，或技术理解有偏差，或测量方法未进行沟通。b)解决方法1)根据产品的制造流程制订详细的订单评审表。按照采购、质量、技术、生产、包装、发运等类别加以详细的说明。2)对订单评审过程设定KPI(keyprocessindicator)指标并分解到相关职能部门。KPI指标的完成结果与个人的收入挂钩。3)质量体系维护人员应定期对订单评审流程进行检查并及时对不符合要求的内容进行跟踪改正。4)提高员工工作责任性，并对工作质量进行考评。5)在前期加强与客户在测量方法和技术方面的沟通并达成一致。

4诠释并转化客户要求

客户要求的实现最终是通过技术和质量部门对要求进行内部转化而实现的。通常情况下，客户的要求会通过具体的工艺技术文件得到完整的体现。所以对于技术和质量部门人员的能力要求较高，应在岗位职责中予以明确。以机加工行业为例，技术部门往往会有以下工作:1)编制原料采购规范和接受标准。2)制定加工工艺流程图。3)编制每一个工步的加工规范(作业指导书)。其中包括要加工的尺寸和要求，所用的设备，工装夹具编号(需要时)，刀具型号和规格，切削参数(cuttingparameter)包括进给量(feedrate)，切削深度(cuttingthickness)和回转速度(rotatin，r/min)，数控程序编号等。4)加工工时的计算。5)制订产品包装规范等。a)本阶段常见问题1)产品要求在转化过程中被遗漏。2)产品要求被错误理解和转化。3)制订的工艺文件简单，现场操作人员有较大的自由解释和理解空间。b)解决方法1)加强技术人员的培训和考核。2)制定KPI(keyprocessindicator)指标并确保其结果与员工的收入挂钩。3)其他技术人员进行并行审核和资深人员的抽检审批制度。4)细化工艺文件并进行标准化。确保现场员工的自由操作空间在受控范围内。5)对客户要求进行编号，确保没有遗漏。在内部的工艺文件中将该编号编制在内。

5客户要求实现的策划

技术部门通过工艺文件将客户要求转化为制造要求。质量部门需要对要求的实现进行质量保证的策划。a)以机加工行业为例，质量部门往往需要以下工作1)根据加工工艺流程图对每个工步进行风险识别并制定相应的措施来降低风险。可以考虑使用汽车行业的产品失效模式和后果分析(PFMEA)。2)编制产品的流程控制计划(processcontrolplan)。将客户的要求在控制计划中予以完整描述并规定其控制和记录方法。3)针对关键尺寸和要求应建立测量系统分析计划(MSA)并予以实施。4)编制原材料的检验和测试指导书。5)制订首件产品检验、过程巡检和末件产品的检验规范。6)制订检验和测试人员的培训计划。7)制订产品质量目标b)本阶段常见问题1)没有测量系统的分析计划。2)没有检验和测试人员的培训计划。3)没有编制产品的过程控制计划。4)与技术部门沟通不畅，制定的质量文件与工艺文件的要求不一致。5)没有设定产品的质量目标。c)解决方法1)在新产品开发流程中对各职能部门的工作活动按流程进行细化并明确相关文件要求。2)成立项目小组(至少包括技术，生产和质量部门)定期对新产品的开发进行评审和总结。3)根据产品质量目标的实现情况对项目小组进行考核。4)质量体系维护部门对新产品开发流程定期进行检查并确保不符合项及时关闭。

6客户要求的实现

客户要求的实现最终是通过产品要求的实现得到体现的。为了确保技术部门和质量部门所制定的工艺和质量文件得到准确地实施，在新产品开发阶段，技术和质量人员应与现场操作员工一起参与新产品的制造。a)在产品的实现过程中，以下活动必须进行1)新产品的试制过程应予以完整记录和保留。在试制过程中所进行的修改应及时予以确认。2)制定的人员培训计划应及时进行。测量系统能力分析应在新产品试制阶段完成。3)在量产阶段，技术部门和质量部门应不定期对工艺文件的实施情况进行抽检。4)产品的所有要求必须按计划进行检查，验证和确认。为了保证测量结果的准确性，生产人员和检验部门的人员尽量不要使用同一台仪器和设备。5)用于产品检验的专用检具在使用前应进行检查确保符合设计和产品要求。6)产品入库前的检测推荐使用客户提供的图样和规范以避免由于内部要求转化错误而发生的问题。b)本阶段常见问题1)在新产品制造阶段，工艺文件的制订人员未参与新产品的试制导致时间的浪费。2)新产品的试制过程未予以记录和保留。3)在量产阶段，操作人员未遵守工艺文件;检测人员未经许可更改检测方法。4)在量产阶段，未收集产品的相关质量数据(如合格率，首次通过率，流通合格率质量目标完成情况等)来确保后续的数据分析供持续改进。5)试制和量产采用不同的工艺。比如试制时由于时间和投资制约采用常规通用加工方法，批产时由于规模经济性才投入专用设备、专用夹具、和专用量具。这种转换带来质量的波动。c)解决方法1)在相关技术和质量人员的岗位描述中明确新产品试制阶段的职责和要求。2)在新产品开发流程中明确相关的活动和记录要求。3)质量体系维护人员加强工艺文件的执行检查。4)在数据分析程序中，明确需要采集的数据部门和分析人员等。5)新的工艺投入(批产时由于规模经济性才投入专用设备、专用夹具、和专用量具)应等同于产品试制，采用产品试制或变更批准的流程来管理。

7客户要求满足的记录和反馈

客户要求满足与否应由数据来说明。因此在产品实现的过程中，生产和质量人员应对制造过程进行记录并确保其可追溯性。质量部门的人员应根据客户要求比对产品的检验、测试记录确保客户要求得到完全的满足。以机加工行业为例，质量人员必须根据客户订单或合同对以下记录进行核查:1)原材料出厂证明;2)进货检验和测试记录(如果适用);3)产品制造记录(包括原材料的领用记录确保可追溯性);4)产品的检验和测试记录;5)特殊过程的加工和测试记录(如果适用);6)检具的测试记录等。在产品制造过程中发生的变更批准等必须由相关授权人员批准。a)本阶段常见问题1)新产品的制造、检验和测试记录由各部门分别保管导致检索困难。2)新产品试制过程中发现的问题和解决方法没有及时反馈并更新在工艺文件中。3)产品制造的质量数据没有被分析并用于后续的持续改进。b)解决方法1)在新产品的开发流程中明确新产品制造、检验和测试记录由技术部门或质量部门保管。2)在新产品试制过程中使用措施一览表进行跟踪。3)在数据分析程序中明确对质量数据的分析和利用，并建立持续改进的机制，如开展QCC(qualitycontrolcircle)，TQC(totalqualitycontrol)，LSS(leansixsigma)等活动。

结语

企业受控文件管理范文第5篇

【关键词】软件配置管理 基线 软件配置项 变更控制

随着科学技术的发展，软件开发的规模随之扩大，而软件在开发和使用过程中其版本也在不断的发生着变化。但是在软件开发和变更的过程中仍然面临着一定的问题，例如开发软件的重复利用几率较低，可靠性差等。另外在软件开发过程中缺乏必要的软件开发跟踪和记录备案，这些都给软件后续的维护和升级带来困难，增加软件项目的风险，由此突出了对软件进行管理的重要性。软件管理配置是对软件开发进行管理的一套办法和活动准则。它通过对软件系统进行特定的表示来实现软件配置的系统更改，并在软件的整个生命过程中维护其配置的完整性和跟踪性。

1 软件配置管理的概念

1.1 软件配置管理的内涵和其涉及的内容

软件配置管理是用来标识、组织和控制软件系统的一种技术，其主要目的是降低软件错误，提高其生产效率。软件配置管理是一套科学的管理规范，是对软件进行更改的一个关键支持过程。它贯穿整个软件生命周期，用于控制软件在其生存周期内的改变并减少这种改变对软件造成的影响，最终确保软件产品的质量。软件配置管理所涉及到的内容主要由以下几点：

（1）对系统中的标识项进行标识和定义，同时制定与其相关的基线。

（2）控制软件系统中的配置项，或是对其配置项进行变更。

（3）记录软件系统中软件配置项的运行状态和修改请求进行记录。

1.2 软件配置项（SCI）

软件配置项在软件配置管理中的主要作用是集合软件各个周期内个阶段中产生的不同版本的文档程序、数据和环境。软件配置项通常作为一个软件配置中的一个元素，并作为一个单位来看待软件成分以达到配置管理的目的。

1.3 基线

在软件系统中开发设立基线的主要目的是为了软件的配置管理。基线的设立标志着软件开发过程中一个阶段的结束，在任意软件配置项中，若是形成文档并通过审议时，便形成了基线。基线是软件配置的交付，更是软件配置管理中进行软件测试过程的里程碑。和基线同时建立的有产品库和受控库。利用统计配置管理在被管理的软件中形成各种基线并控制各种基线的进入和输出。通常情况下，在对软件进行测试管理时需要建立以下几种基线：第一，软件测评功能基线，此基线的建立在寄到委托方的相关资料后执行，建立的基线将作为整个软件测评的初始基线；第二，需求基线，此基线的建立根据委托方资料中的要求以及软件测试的需求进行建立。

1.4 版本

在对被指定的软件进行测试的过程中，软件测评中每个受控文档都有其相应的版本号，设置文件版本号的主要目的是为了进行软件配置管理时更加清晰的辨别文档的修订情况。在软件配置管理中，一些配置项文件在变更后被保存并形成新的版本，而此版本与之前的旧版本同时存在，这样的保存管理形式便于文档的查询。

2 软件配置管理的实施

2.1 软件配置管理计划的制定

管理计划是一个软件项目进行配置管理的前提，管理活动正是在此计划的引导下开展的。否则，软件配置管理在实施的工程中将会出现过程混乱，进而影响到软件项目的顺利开展，所以说软件配置管理计划不但能够保证软件配置管理的顺利实施，同时它还是软件配置管理测试的基础。

2.2 创设软件配置管理环境

软件配置管理环境创设的两个必要条件就是管理工具和管理系统。其中软件配置管理系统在构建时需要运用到与该软件相关的数据库技术和文件管理技术，此系统建立时我们采用C/S结构，并充分运用网络这一管理工具来实现。在建立软件管理系统时客户端的功能设置中包含开发库、受控库和产品库，通过这几个数据库的建立来保证软件配置项在不同的测试阶段存放于不同的库中。

2.3 配置标识

配置标识既是软件管理中的基础，又是软件管理的重要组成部分。在对软件项目进行配置项管理时，其操作权利都会受到严格的管理，其管理过程中不同类型的基线都设置有一定的权限，所以测试人员要根据个人权限管理相应的基线。在软件管理中配置标识主要用于标识系统中被测试样品、工具、文档以及记录报告的类型和名称。

2.4 版本控制

软件配置管理活动的核心内容便是版本控制。在对软件进行管理时，软件配置管理系统中的管理对象在测评过程中所产生的内容和数据都会以文档的形式进行保存，保存时系统会对其进行版本标识。而且在此软件当中新旧两个版本同时存在，这样便于文档的查找。而对于配置管理系统中的基线控制项，需要根据基线的保密程度以及其存在的位置设置相应的访问权限，以保证软件使用的安全性。

2.5 变更控制

在对软件进行管理测评时会发生变更现象，产生此现象的原因包含两个方面：第一是被测试件出现问题，此时需要对原有的软件系统进行改进，因此便需要对其进行变更；第二，变更后的软件系统其形成的文档也要随之做出相应的变更管理。

2.6 配置状态报告

软件配置管理中设置有配置状态报告，此配置状态报告的设置主要是用用激励和报告软件配置管理中基线的变化情况，通过对此状态报告的观察为测试人员提供可靠的参考依据，并通过对此报告的分析来加强对软件项目的配置管理。

3 结束语

软件配置管理的有效实施保证了软件的整体质量和软件测评工作的顺利完成。软件配置管理作为软件项目管理中的重要组成部分，因此在实施工程中对操作人员和使用工具都具有严格的要求，并且此项工作贯穿软件管理测试的整个周期，所以采取有效、合理的配置管理对整个测试工作都有着重要的作用。自日后的工作当中要结合软件系统的具体情况逐步完善配置管理工作，提高配置管理工作效率。

参考文献

[1]于宏霞，陈凯，白英彩.基线技术在软件配置管理过程中的应用[J].计算机应用与软件，2006（02）.

[2]赵文杰，刘俊萍，南振岐.软件配置管理理论与实践[J].现代计算机（专业版），2010（15）.