综合档案室管理制度

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综合档案室管理制度范文第1篇

关键词：档案管理；事业单位；措施；管理制度

档案管理是对档案的实体和档案信息进行收集、整理、保管、鉴定、统计并提供利用服务的活动总称，也是国家档案在事业单位的最直接的体现。事业单位的档案包含许多方面的内容。这些内容是选拔人才、工作考核和其他工作的标准和参考。近年来，随着网络信息的发展，档案管理出现综合性、动态性与多元性的特征。同时，档案管理也出现了一些问题，怎样使档案管理模式达到最优，我们将在本文进行探讨。

1 事业单位管理现状及存在的问题

（一）事业单位档案管理基础的业务比较薄弱

档案管理目前越来越受到事业单位各部门的重视。但是，由于资金的缺乏和观念的落后，事业单位档案管理的基础业务相对薄弱。首先从档案管理人员的业务水平来说，事业单位的档案管理人员业务水平普遍不高。其次，从档案管理的专业性上来说，部分事业单位的档案管理者并不是专业人员，对档案管理知之甚少，影响档案管理工作的优化。例如档案的整理和归类都存在一些问题，不按档案分类的标准去进行。对于档案的存放和销毁缺乏档案鉴定标准，随意存放和销毁档案。最后，档案管理人员的观念落后。主要体现在：一是事业单位档案部门对馆（室）藏档案的内容、馆藏档案的类别以及查档的路径、方法宣传的少，保守封闭，市场观念淡薄；二是档案管理人员观念陈旧，常常把档案机密与档案的开放与开发利用对立起来，“保密保险”、“利用危险”的思想仍然存在。因此，这在很大程度上影响了档案的开发与利用工作。

（二）事业单位档案管理设施不完善

档案存放的硬件条件决定档案的完好程度。事业单位对档案管理的一个薄弱环节就是基础设施落后。首先，有些单位没有专门的档案室，一般都是把档案与其他物品堆放在一处，更有甚者在库房里堆放易燃易爆的物品。其次，有档案室的，档案室的档案存放条件很差，没有良好的通风条件，致使档案受潮等。最后，在信息技术发达的当今社会，需要建立电子档案与纸质档案的对接实现现代化的档案管理，但是由于条件的限制，有些事业单位的现代档案保护设施以及实现档案电子信息化的设备不完善。

（三）档案管理制度不完善

档案管理制度不完善是导致档案管理存在问题的一个重要原因。首先，没有一个完善的档案用人选拔制度。档案管理有时候被认为是不重要的。因而档案管理没有完整的用人选拔制度，这是导致档案管理人员水平低下的一个主要原因。其次，对于国家颁布的《档案法》和《档案管理办法》不重视，没有建立相关的管理制度，因而出现档案管理工作制度的缺失。最后，对于档案管理所规定的一些制度，执行力度不够，常常使制度流于形式。

2 优化事业单位档案管理的措施

（一）提升事业单位档案管理人员综合素质

档案管理是一项专业性较强的工作，对于事业单位的发展来说，需要一支专业水平高、职业道德良好的档案管理队伍，才能确保档案管理工作的顺利开展。首先，要加强管理人员的职业培训，这里所说的档案管理人员的培训主要包括岗前培训和工作中的定期培训。岗前培训是通过对管理人员的培训使他们能够更好地熟悉和处理相关管理工作。而定期培训的方法则使档案管理人员的自身综合素质更强，培养他们的责任感和职业道德修养，不断更新和优化他们的知识链结构，使档案管理人员更加优秀。岗前培训和定期培训主要包括的内容有两个部分；一、要加强其专业领域方面的培训，结合事业单位具体的工作，使理论知识能够与实际工作很好的结合。例如：案的管理人员来讲，应具备专业的档案管理水平，同时具备一些人员管理及相关能力，熟练的电脑操作能力，熟练掌握我国的方针政策；二、要培养管理人员热爱工作的良好心态，改变他们当一天和尚敲一天钟的工作心态，把激励机制运用到档案管理工作制度中，通过物质和精神的激励，提高他们的工作热情和积极性，使他们善于总结，不断奋进，用科学严谨的态度与饱满的热情投入工作。

（二）改善档案管理设施条件

目前，由于很多事业单位都对档案管理工作重视不够，资金不宽裕，直接导致了事业单位档案管理部门的基础设施比较落后。因此，加强对档案管理的重视，加大事业单位对档案室管理设备设施的投入，改善档案室的设施设备条件，提高事业单位的档案管理水平，逐步实现档案现代化管理是当急之急。首先，事业单位应该重视独立的档案管理室的建设。这不仅有利于档案工作的管理，更是可以推进有效的保存档案资料。其次，要引进档案管理的电子设备，建立电子档案与纸质档案的对接，这对于档案信息的录入、储存、利用等工作是非常重要的。

（三）完善事业单位档案管理制度

健全合理的档案管理制度是优化档案管理的重要措施之一，主要包括以下四点。首先，建立合理科学的事业单位档案管理用人制度。首先从专业水平方面来说，要制定一套档案管理人员选拔制度。选拔制度应重点体现专业性，只有把专业水平放在第一位，才能够使档案管理工作更好的进行。其次，从奖励惩罚制度来说，要制定一套赏罚分明的档案管理制度，这种赏罚制度不仅针对员工，而且针对领导。这样就可以形成制度约束的双向性，使员工和领导之间相互监督和相互引导。最后，建立物质激励和精神激励相结合的激励制度，以精神激励鼓舞档案管理工作者的工作热情，以物质激励推动档案管理工作者的工作效率，从而实现档案管理工作的优化。第二，建立简明实用的档案管理制度。档案管理制度针对的是档案管理这项工作，不是搞学术、写文章，不需要制定复杂的、难以实现的制度让人们去执行。只有简单实用的制度，才能够更好的发挥档案管理制度的指导和规范作用。第三，坚持制度的严肃性。档案部门是档案管理制度的制定部门，同时又是规章制度的执行部门。这就要求在规章制度的执行过程中，不管是领导还是员工都应该以制度为行事的标准，做到赏罚分明，充分体现制度的权威性和严明性。

参考文献

[1] 高培军. 新时期事业单位档案管理工作的思考[J]. 青春岁月. 2012（23）

综合档案室管理制度范文第2篇

[关键词]地质档案；管理；策略；建设

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.18.113

[中图分类号]G275.9 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）18-0-02

地质档案是指地质工作活动的记录和成果，它是在地质调查研究、矿产勘探等活动中形成的，记录着重要地质勘探成果，是地质工作者在矿产勘查中总结出来的重要科技档案，是开展地质勘探以及矿产资源普查等资料信息的重要来源。其具体内容是在地质勘探活动中产生的原始记录、表报、总结和有关的依据、指示性文件，以及成果报告和有关的图件、附表等。具有为国民经济有关领域提供基础材料，具有十分重要的研究价值。因此，加强地质档案管理工作尤为重要，是地质勘查工作的重要组成部分。

1 地质档案的特性

1.1 地质档案形成的周期性长，区域特征明显

地质勘查是一项周期比较长的工作，需要野外和实验室相结合，通过对目标区域内工作量及勘查目标的确定，并掌握工作区内各种复杂地质特征和现象，然后总结形成最终的勘查报告，这期间需要很长的时间去调查和编写报告。因此，由于地质勘查工作的原本特性，使地质档案具有明显的地域特点和工作周期长等特性。

1.2 地质档案内容广、综合性强

由于地质勘查所涉及到的专业及技术手段较多，该工作是一项多样性的综合型工作，包括区域地质调查、矿产地质、物探和化探、水文地质、工程地质等，因此相应的也会形成多种类型的地质档案报告和材料。

1.3 地质档案利用广，具有持久性

地质档案需要经常收集整理，最终汇总成具有一定参考价值的档案资料，国民经济有关领域的地质工作者在进行某区域地质工作时往往会先对之前该区域的勘查档案资料和地质研究成果进行翻阅和研究，并结合现有工作条件进行下一步的勘查规划，不仅有利于工作的顺利开展，而且有效节省了人力、物力以及财力，大大提高了工作效率。现阶段地质档案的利用，不仅有助于地质勘查，还可以对区域环境保护城市建设工作提供支持。

2 加强地质档案管理的具体策略

2.1 加强领导，增强档案管理意识

不管什么工作，都需要单位部门领导的重视，如果领导对于该项工作不予以重视和支持，将为今后的工作进展产生种种困难。地质档案管理工作同样也不可缺少部门领导的重视和支持，领导的管理意识对于地质档案工作的收集、整理和档案室的发展具有重要作用。随着地质勘查工作的不断进行，地质档案资料也越来越多，对档案管理人员安排、设施建设以及档案室扩建等基础建设都需要领导的肯定和认同，如果领导对于档案管理建设工作没有足够的重视，档案管理将得不到充分的基础保证，使得档案管理工作者在日常工作中出现各种问题，严重影响档案管理者的情绪和态度，进而不利于地质档案的建设和管理。因此，只有加强领导地质档案管理意识，积极地调动起档案管理人员的工作热情和服务态度，才能更好地加强和促进地质档案管理工作的发展，以发挥地质档案资料在地质勘查、科研以及深部找矿中的重要作用。

2.2 建立完善规范的地质档案管理制度

无论在任何单位任何岗位，都需要有管理制度的约束，管理制度也是约束工作行为的一种必要阀门。地质档案管理中都会对本单位以往历年形成的勘查资料、设计方案以及施工方案等具有重要保存价值的科研成果进行收集、整理保管，以供查阅参考。随着时代的变迁，档案室管理制度也应不断的跟随时代的脚步进行变化，合理安排和规划管理方法，及时进行改革调整，围绕地质档案管理规范化、制度化、科学化的理念进行逐步完善。地质档案管理过程中，在对地质档案进行收集整理时，应将该区域内的地质资料进行完整采集，确保该资料来源的真实可靠以及各种调查数据的科学严谨；在档案资料的借阅管理中，应严格遵守档案室的借阅条例，重要档案资料需要经过相关负责人的批准方可进行查阅，如需要将资料借出档案室，需要进一步让档案室领导批准，并进行相关登记；档案室管理人员在进行日常管理时，应按管理规范进行管理，防止出现档案资料的混淆和乱放。将档案室管理制度细致化、精细化、合理化，这样才能更好地帮助档案室资料收集与管理。

2.3 加强电子档案储存设备以及办公自动化网络的安全性

随着时代的发展和科技的不断进步，地质档案室需要进一步实现现代化档案管理要求。通过应用相应的办公自动化管理系统对地质档案资料进行精准化管理，进而提高地质档案室资料管理水平。首先，要健全档案管理网络建设，以信息化管理模式推动档案资料管理的规范化进程。其次，提高档案资料管理的数字化和信息化水平，将档案室资料管理进行全信息化管理，也是未来档案室管理的重要发展方向之一，在做好相应基础硬件设施的同时，更应该进一步规范化各种基础数据的收录工作。最后，要及时对档案室各种管理设备进行定期维护和检查，对系统进行及时更新和升级，确保相应管理系统以及软硬件设施的正常运行。此外，档案室管理人员应及时对整个系统进行维护和管理，电子地质资料的安全性，也是档案室安全管理中的重要组成部分。在对地质档案室网络安全性的管理中，还需要加强对于用户身份的验证，实行数字签名验证和建立网络防火墙等，充分利用各种技术手段以提升档案管理的安全性，最大程度上保障地质档案电子资料在存储、传输和应用过程中的保密性、安全性和准确性。在使用自动化办公系统进行地质档案管理时，管理员必须遵守档案室管理条例和管理办法，不得私自对电子档案进行修改和非法下载，进而更加有效的提高档案室电子资料管理的安全性。

2.4 建立地质资料档案信息管理系统

开发建设地质资料档案信息管理系统。运用现代信息技术手段进行档案信息开发，从而提高档案信息开发和利用质量，使地质工作人员和档案工作者从繁重的手工劳动中解脱出来，为大力开发、科学管理和有效利用信息资源提供技术支持。积极加强图文地质资料数据库建设，开展地质资料的数字化工作，实现纸质综合类地质资料图文数字化，地质科研报告的图文数字化，刻录地质资料光盘，加大投入开发“数字档案馆”项目，重点抓好修订和完善服务规章制度和实现地质资料服务网络化，大力促进地质资料服务工作。构建地质档案资料管理信息平台，采用先进的科学技术，通过建立地质档案资料管理信息服务器，建立网络系统内上下相通的分布式地质档案信息服务体系，实现地质档案资源的共建与共享，提升地质档案管理的能力和水平，从而使地质档案资料管理与服务工作实现专业化管理。

2.5 建立一支高素质专业性强的地质档案管理队伍

地质档案管理过程中需要有一支专业性强、素质高的管理队伍，这样才能更加有利于地质档案管理工作的顺利进行。地质勘查部门在人员招聘过程中，要注重档案管理人员的专业性，注重档案管理人员的学习能力，除了熟悉档案业务外，还应对地质专业的基础知识有一定了解，定期对档案管理人员进行专业性培训，安排管理人员去其他单位进行参观学习，进一步提升档案管理人员的专业水平和管理能力，并制定相应的管理制度和合理的人员奖惩办法加强人员管理。随着地质档案资料管理信息化程度的提升，管理人员需要不断学习和加强自身对于现代自动化办公软件的掌握能力和应用水平，转变传统管理思想和管理意识，强化管理能力，以更好的胜任当前快速发展的地质档案室的管理要求，明确管理目标，促进地质档案管理工作的快速发展。

3 结 语

地质档案是地质单位的重要资源，做好数据分析与档案管理是地勘工作单位一项至关重要的工作。相关人员分析地质档案管理过程中存在的问题，结合工作实际开展有效的处理方法，与时俱进，提高地质资料的应用效率，挖掘地质档案的潜在价值，推进我国的地质档案工作的有序发展。

主要参考文献

[1]张海兰.做好地质档案管理工作[J].西部探矿工程，2014（7）.

综合档案室管理制度范文第3篇

【关键词】 档案管理 医疗器械档案 医院管理

1 引言

随着医疗卫生事业的迅猛发展和社会需求的不断增加，医院档案的门类不断增加，档案工作的范围也在不断扩大。作为一种潜在的生产力，医院档案是知识、信息的载体，更是医院文化的载体。在医院的医疗质量和服务质量不断提高的情况下，加强医院器械档案管理工作显得尤为重要，医疗器械档案管理已成为医院管理的重要标志，也是医院现代化管理的一项重要研究课题。做好医疗器械档案的收集与管理工作，对医院的发展有着深远的意义。

2 医疗器械档案的概念和内容

医疗器械档案是指在医疗器械审批、购置、培训、防护、验收、应用、检测、维修、管理、报废等动态过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料，以及随机材料均属医疗器械档案。根据《档案法》规定，医疗器械档案资料要求真实性，即档案材料收集的应是原始材料；完整性，即档案材料必须根据内容要求进行收集、整理并装订成完整的档案材料。档案目录与实际档案资料内容、数量页数必须相符，不能缺少；动态管理，即医疗器械设备在整个应用周期内随时产生的新的资料，如设备维修、检测、计量等结果记录包括各种保修合同等。[1]笔者对医疗器械档案采用按“分类”管理的模式，为每项设备建立“专项档案”，每项一宗，分年度、分目录管理。

按医疗设备的管理等级，以“台件”归档，自立项采购开始，招标、采购、到货、验收、器械设备的说明书、工作图、线路图、检测记录、维修记录等等都分目录统一归档。我院医疗器械设备主要内容有：（1）采购档案：采购档案是医疗器械档案的第一项，包括购买医疗器械申请、论证报告、审批、大型设备效益分析报告；医院审议项、考察记录、招标书、投标书、购买合同及及其附属条款，产品明细、供应商公司资质文件、招投标记录及汇总文件、医疗器械资质文件、装箱单、仪器设备验收表、合格证等；基本情况部分包括医疗器械的使用说明书、线路图，以及医疗器械的场地图、场地的水、电、暖等线路图。这一部分作为医疗器械档案的重要组成部分，主要为医疗器械在使用周期内监测、维修等过程提供依据和参考。医疗器械档案动态管理中的维修、检测等记录都是以前期采购档案中合同涉及权限为准则，所以采购档案的规范化管理属于医疗器械档案的重要内容，在整个医疗器械档案管理中至关重要。（2）监测维修记录：医疗器械在使用周期内会磨损和消耗，近几年我国技术监督部门和卫生主管部门对医疗器械的管理越来越严格，为了增加器械的使用年限和减少设备故障率，对医疗器械的定期监测和维护是必不可少的。医院将每次的维修记录分为日常维护记录、大型维修记录和报废记录，并对其进行整理归档。日常维护记录主要是一些价值和科技含量较低的医疗器械或者是一些大型医疗器械的低级故障。在维修档案中详细记载故障的时间、维修人员姓名、所维修的部件、使用更换的零部件、故障是否排除、验收人员等。大型维修记录主要是详细记载故障时间、原因，售后服务部门所指派维修人的姓名、所维修的部件、使用更换的零部件及制造商、故障排除时间、验收人员、维修后使用情况等各项内容。报废记录主要是针对那些严重损坏而又无法维修做报废处理设备的档案管理。报废记录主要包括设备的报废申请书。由于医疗器械属于国有资产，报废流程须级上报申请，经上级有关部门鉴定后方可做报废处理。[2]

3 医疗器械档案的收集与管理

通过查看设备档案资料，为医院对外谈判、科学数据统计、经济效益分析等提供重要依据。如何更好的收集与整理好医院医疗设备、提高设备的使用率，在设备采购、使用、保养维修等工作中得到充分利用，笔者主要采取以下几项措施：

3.1 制定完善的医疗器械档案管理制度。

为确保医院医疗器械档案完整、准确、安全，医院医疗器械档案理坚持集中统一管理的原则，制定完善的医疗器械档案管理制度。

（1）建立健全管理体系，责任到人，分工明确。以医院综合档案室管理体系图为基础，确定一名院级领导为主管领导，负责对医疗器械档案的督导，指定综合档室专职档案员对医疗器械档案进行立卷、归档、日常管理及维护，指定医院医疗器械管理部门兼职档案人员对医院器械档案进行收集及预立卷。（2）建立健全医疗器械管理制度。建立并完善设备档案的收集制度，以确保档案的完整移交；建立并完善设备档案的保管制度，使设备档案处于最佳保管状态，便于随时开展有效的服务；建立并完善设备档案的借阅制度，确保设备档案长期处于监控状态，不丢失。（3）严格档案借阅制度，按档案借阅流程履行借阅手续。制度要求当所借阅的档案需要带出档案室时，一般只借阅备份的复印件。超过借阅时限后，由档案管理人员进行催要，并可根据实际工作的需要进行适当的延长。

3.2 医疗器械档案的管理

3.2.1 档案的收集流程

（1）医疗设备档案的建立过程往往要经若干个环节和不同部门的人员，所以需要综合档案室专职档案员及各科室兼职档案员共同完成。每台（件）医疗器械到货安装时，医疗器械管理部门即器械科通知综合档案室，由档案室指定兼职档案员到场进行开箱验收。开箱完毕后，档案人员在验收报告上签字，并收齐装箱单、安装调试报告、仪器说明书等全套随机材料。（2）在每台（件）医疗器械安装、验收、投入正常使用后二周内，将该器械所有筹购资料、随机设备技术资料整理后，由器械科兼职档案员完成预立卷，于第二年第一季度最后一周移交综合档案室。（3）医疗器械维修人员每季度最后一周对维修记录等资料进行整理，于第二年第一季度最后一周移交综合档案室。

3.2.2 医疗器械档案的立卷

（1）综合档案室对器械科交来的档案资料进行登记，填写《档案移交登记表》，做好交接记录。（2）综合档案室对器械科交来的资料按照一定顺序进行再次整理。笔者是按照如下顺序进行整理的：合同、医疗器械购置申请表、考察记录、招投标记录，供应商资质、医疗器械资质、装箱单、仪器设备验收单、合格证、说明书、图纸、维修记录以及后期的报废记录等。

3.2.3 医疗器械档案的归档

每台（件）器械档案整理完毕后，参照文书档案的归档方法，严格按照归流程图进行归档。

（1）将归档文件中所有带文字的纸张进行页码编制。（2）用档案专用不锈钢订或线进行单件装订，在每一“件”文件的右上方加盖归档章，并将归档章内容填写齐全。（3）将档案有关信息录入档案软件中。（4）按件号顺序装盒，填写档案盒背脊内容，做到字迹清楚、整齐、美观。（5）将档案盒及时存放于档案柜中，确保档案不丢失。（6）打印档案目录并装订，制成检索工具。

参考文献：

综合档案室管理制度范文第4篇

然而，这种现象并没有持续很久。随着现行文件查阅中心运转过程中各种问题的出现，一个直接的后果就是到档案馆查阅文件和档案的人数日见减少，门庭冷落的情况又重新复燃。很明显，现行文件查阅中心在初创阶段并没有产生人们预期的效果。

应当说，作为以现行文件服务为宗旨的新式平台，现行文件查阅中心不仅仅扩大了档案馆的功能，它实际上正在改变国家综合档案馆的基本性质，正在决定档案馆未来的发展方向。从社会功能的角度看，它也是各级综合档案馆融入社会、走向现实的必然选择。在当今知识经济、信息社会的大潮下，抱残守缺、固步自封是没有出路的，远离经济建设和社会发展主战场也是没有出路的。现行文件查阅中心作为政务公开的窗口，不仅在推进政治民主化进程中起着不可替代的作用，在关注百姓生活、建立企业诚信机制、构筑三农信息体系等诸多方面也都发挥着得天独厚的效用。因此，建立现行文件查阅中心并不是一时之需，也不是心血来潮。它是客观世界对档案馆建设的必然要求。那么，为什么会出现一方面有急切的客观之需，另一方面又在自身建设方面举步维艰的情况呢？

究其原因，根本上还在于体制与制度问题。

从体制上看，现行文件查阅中心使传统的集中管理意义更加明显，构成了档案、文件全面集中的局面，促成并强化了档案馆为现代社会直接服务的功能。但同时，这种新平台也造成了与机关档案室自身功能的冲突。从发展的角度看，越强化现行文件查阅中心的功能，现行文件向档案馆集中的趋势就越明显，因此，现行文件为整个社会服务的能力就越强。但从档案室的角度看，现行文件查阅中心整体功能越是强大，意味着自身原有功能就被更大的功能所覆盖。即是说，一方面，现行文件查阅中心为整个社会服务，当然也包括文件的形成单位；另一方面，档案室只为本单位或本系统服务，服务功能受到明显限制。这种功能上的冲突，必然会导致在建立和发展现行文件查阅中心问题上的不协调。所以，在现行文件查阅中心建立之初，出现的各种问题就随之产生了。比如说，档案室不愿移交文件，收到的内容不完整，收集文件的形式也非常单一等等。在这方面，陕西的情况尤为明显。既然文件不完整，不能满足利用者的要求，上门查阅的人当然也就减少了。

因此，要解决文件查阅中心目前的窘境，改革现阶段档案管理体制就是一个不可避免的历史进程。这种改革从根本上讲必然会触动机关档案室作为档案工作基础部门的地位。既然现行文件查阅中心的功能已经能够覆盖档案室原有的功能，那么档案室原有的功能就会削弱，直至消亡；既然现行文件查阅中心必须把新文件尽收囊中才能更好地工作，那么文件的归档环节就已经从文书部门向档案室的移交，转变成文书部门向档案馆的现行文件查阅中心直接移交，档案室接收的文件只是重份的和暂时不宜公开的文件。即使从暂时不宜公开文件这个角度看，档案馆为了能够更好地为社会服务，许多地方已经将从档案室接收档案的时间提前，有些地方已经提到自档案形成之日起的3－5年。只是由于档案馆库存能力的限制，才使档案室具有一定的保存数量。这样一来，即使那些暂时不宜公开的档案，在档案室暂存的时间也极为有限。或许有人会说，档案室为本单位服务是一种特殊的服务，离开了这种服务，单位查阅档案就不方便，工作就会受到直接影响。但实际上，当国家档案网络系统成为现实后，这种距离差异就会随之消失，不会成为档案室继续存在的理由。

实际上，从我们国家建立档案室并将其作为档案馆收存档案的重要来源的时候，就已经决定了档案室只是档案保存的过渡机构这一基本性质。只是过去我们把它定为10－20年向相应的档案馆移交。档案馆、室之间的分工也非常的明显，不存在功能上的冲突问题。现在，当我们作出新的规定，把档案馆接收档案的时间大大提前的时候，就已经决定了档案室的未来。而当现行文件查阅中心又要把在档案室暂存文件的时间再次提前到形成即收的情况下，档案室的命运就可想而知了。因此，当现行文件查阅中心已然出现时，旧的管理体制必然受到冲击，新的档案管理体制也就必将孕育而生了。

另一方面，在制度建设上，作为一种新式平台，许多制度的建立不完善，也是导致现行文件查阅中心举步维艰的重要原因。现行文件查阅中心的建立从档案界来说是一件意义非凡的大事，但它在整个社会中应该占据一个什么样的位置，它与现在政府机构中已经发挥作用的各种信息中心、政务中心等是一个什么样的关系，在党委和政府综合事件或问题上处于什么样的角色，现行文件查阅中心独立的运作方式是什么，怎样真正解读文件查阅中心与档案馆、档案室之间的工作关系等等，凡此种种，都有待于通过建立完善的制度予以保障，都有待于社会各界形成新的认识，都有待于通过新的需要予以调整。否则就会出现领导不重视、合作精神差、遇事没人管、查阅无保证的局面，就会流于新的形式，重新呈现声势浩大、落实萎靡的格局。

综合档案室管理制度范文第5篇

（广西幼儿师范高等专科学校，广西 南宁 530022）

【摘要】通过对广西幼儿师范高等专科学校档案管理工作的调查分析，论述了目前档案管理存在的问题以及改进措施，提出了档案管理努力的方向，旨在进一步推进学校档案管理的规范化建设。

关键词 高职高专；档案管理；问题；对策

高职高专多由中等学校发展而来，随着学校的转型与发展，各种类别、形式的档案数量显著增加。这些资料信息是研究学校历史的第一手材料，是学校进行科学研究、人才培养、社会服务以及文化传承等活动的重要理论依据，是学校教学评估工作最基础的原始数据，对于学校各项工作的实施有着重要的意义。因此，档案管理工作是整个学校发展过程中不可忽视的重要组成部分。本文以广西幼儿师范高等专科学校为例，探讨高职高专院校档案管理存在的问题和改进的措施。

1广西幼儿师范高等专科学校档案管理的基本情况

广西幼儿师范高等专科学校是提升中专学校而成。首先，在升格转型之初，学校档案室的基础设施简陋，设备不全。档案室未进行“三室分开”；库房没有恒温恒湿设备，工作室也没有照相机、扫描仪、刻录机、装订机等档案办公设备；在数字化档案管理建设方面更是完全空白。其次，学校未建立档案管理专业团队。一是专职档案管理人员不足。档案室仅1名档案管理员，导致很多时候难以有足够的精力去承担档案管理的规范化与科学化建设工作。二是学校各职能部门、各系部的兼职档案管理员流动性大，也基本上没有进行过专业的培训，对于档案管理工作的知识技能不够熟悉。最后，学校档案管理制度也不够完善，既未出台适应本校的档案分类办法，也未完全贯彻执行部门文书立卷制度，导致大部分的文件材料由档案室逐一整理、立卷、归档，不仅占去了档案室工作人员的大量时间，收集档案的完整性以及整理出来的档案质量也难以保证。

2广西幼儿师范高等专科学校档案管理的改进措施

针对上述情况，学校开始从档案管理工作的基础设施、档案管理队伍、档案管理制度等几方面入手，进行了学校档案管理工作标准化建设的探索。

2.1基础设施建设

学校档案室的基础设施建设是从硬件设施建设和软件设施建设两方面进行的。在硬件建设方面，首先，依据有限的空间，档案室被隔离出了阅览室、办公室和库房，做到了“三室分开”，并且在库房的规划和建设上也根据实际规模和发展水平留有充足的余地，以备档案数量的逐年增加。其次，增添了阅览桌椅和文件整理桌，购置了空调、除湿机、装订机、复印机、打印机、扫描仪以及专供查档所用的计算机等必备设施，基本达到了高校档案室基础设施建设标准。在软件建设方面，档案室购买了GD2000档案综合管理系统并已投入使用。

2.2档案管理队伍建设

建立一个健全的学校档案工作网络，有一支懂业务的专兼职相结合的档案工作队伍，对于高职高专院校的档案管理工作的规范化建设是十分必要的。[1]要做好档案工作，档案工作人员不仅要有良好的政治素质和较强的工作责任心，更要有过硬的业务素质。从全面提高档案工作人员的业务素质目标出发，广西幼儿师范高等专科学校从以下几个方面进行了努力：一是对学校分管档案工作的领导和专职档案员的培训提高，除了参加国家和自治区的档案业务培训，主动接受自治区档案局的业务指导外，也积极去兄弟院校学习交流，通过参加各种档案学术交流活动来开阔眼界，提高素质。二是加强对兼职档案员的业务培训和指导，邀请了自治区档案局业务指导处的专家对学校全体兼职档案管理员和各系部、各职能部门分管档案工作的领导进行业务培训和答疑，讲解《广西幼儿师范高等专科学校档案分类办法（试行）》，帮助兼职档案员在部门的立卷归档工作中活学活用。三是，档案室的专职档案员在平时工作中加强了对兼职档案员的业务指导，深入各系部、各职能部门释疑解难，同时档案室还积极发挥监督作用，督促基层部门按要求做好档案工作。

2.3档案管理制度建设

高职高专院校档案管理工作要真正走上正规化、标准化、规范化的道路，必须借助于行政手段“依法治档”。因此，在档案管理制度方面，广西幼儿师范高等专科学校档案室制定了《档案室工作职责》、《档案工作人员职责》、《档案材料借阅规定》、《库房管理制度》、《档案移交制度》、《兼职档案员工作职责》等一系列规章制度，并参照教育部和国家档案局制订的教育部第27号令《高等学校档案管理办法》和国家教委办公厅的《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》颁发了《广西幼儿师范高等专科学校档案分类办法（试行）》，确定了适合学校档案的分类标准。这些措施使学校档案管理工作做到实体分类、编号、排架、检索、借阅的标准化与规范化。

2.4部门档案、个人岗位档案建设

高职高专院校大都经历了学校的升级或转型，档案资源丰富，但往往由于历史或现实的原因档案信息资料多散失在档案产生的部门或系部，得不到有效的集中管理与建设。为保证学校档案信息资源完整、齐全，广西幼儿师范高等专科学校档案实行分级管理、部门立卷制度。针对一些有价值的文件材料在《广西幼儿师范高等专科学校档案分类办法（试行）》中并未明确是否需要归档的情况，各部门和各系部加强了对这些档案资源的管理，努力并适时地做好一些相应的整理、保管、归档工作。同时，根据《高等学校档案管理办法》第二十四条的规定：“高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。”[2]即无论是学校党政领导、教师、教辅、行政人员，他们手中所保存的公务文件材料也是重要的档案信息资源，应予以整理、保管起来。广西幼儿师范高等专科学校档案室指导、督促学校每个岗位的工作人员做好对这部分材料的收集、整理、立卷和保管，并作了评比。由此，学校从档案室到部门到个人，建立了一个完整的档案工作网，档案信息资源的存储量日益增加，馆藏容量也不断丰富。

3高职高专档案管理努力的方向

随着现代信息技术的高速发展，特别是新媒体的大量涌现，全国各个高校都在努力加快本校的信息化建设。[3]高职高专院校档案室是高职高专院校的辅助部门，长期以来得不到相应的重视，更谈不上现代化建设。多数高职高专院校档案室虽然用了档案管理系统，改变了以前自建电子表格管理形式，但也因为电子档案少，只能提供一些一般性的基础目录检索，还没有能力提供更为深层次的详细信息检索。各系部、各职能部门对于信息资源的传输还尚未起步。广西幼儿师范高等专科学校档案室同样也只是利用了计算机进行管理档案，使用了专业的档案管理系统，但仅限于单机版数据库，网络版的数据库和数字化全文录入还未启动。因此，切实推进学校数字档案室建设是高职高专院校档案信息化建设的重要任务。抓住学校数字化校园建设的有利时机，选择适合高职高专院校档案信息化建设的发展模式，根据档案工作的专业特性，提出档案信息化建设的要求，将档案信息化纳入高等学校信息化建设之中。

参考文献

［1］彭志斌.高等学校档案分级管理研究[J].档案与建设,2009(11).

［2］中华人民共和国教育部令第27号.高等学校档案管理办法[Z].2008-08-20.