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我自今年4月份被聘用为综合部主管以来,工作中我严于律己、严格管理,在公司领导和全体同事的大力支持下,紧紧围绕公司的经营理念,积极做好服务、管理、协调等职能工作,使综合部工作逐渐步入正轨。现将具体工作情况汇报如下:
一、主要工作完成情况
综合部工作繁杂,从接手综合部工作至今首先从抓综合部履行工作职责入手,以身作则,严格内部管理。具体工作情况如下:
1、对综合部工作进行了具体分工,细化了各项工作,强化了职责,明确了责任,形成了团结一致,高效运作的氛围。
(1)、根据每个人的特点、专长、工作能力与水平,细化了每个人的职责和任务,充分发挥每个人的专长,挖掘每个人的工作潜力,强化了每个人的职责和责任,对每个工作要点都指定专人负责,做到事事有人管,人人有专责,从而使综合部的各项工作都有了质和量的提高。
(2)、从4月份接手综合部起坚持周一召开部门会议,传达公司例会精神及综合部周工作安排,进行工作研讨,了解意见及建议、解决工作难点,并要求本部门员工每周五上交个人周工作总结及下周工作计划,每月上交月工作总结、工作心得及对本部门的改进意见及建议。
(3)、组织本部门员工每周抽出2小时学习公司制度及相关知识,使员工详尽掌握本公司制度与相关知识,从而保证监督检查过程中做到有理有据。
2、公司人才招聘及人才调配,并对公司员工进行业务培训。
(1)、及时掌握各部门的人才需求,采用“按需定量、严格要求、招聘考核”的方法引进人才,从4月份起开始招聘人员,至今面试者共计30人,其中录取7人,综合部3人、财务部2人、工程部1人、销售部1人,1人待批,共有23人进入公司人才储备库。
(2)、为提高公司员工法律意识,组织全体员工于7月7日、7月14日进行了合同法学习,并根据所学知识进行了考试。
3、草拟相应的公司管理制度,并将已通过的制度上墙。
(1)、从四月份起至今,综合部草拟了食堂工作职责、保安工作职责、绩效考核制度、综合部管理制度、公司简介、资产管理规定、薪金管理补充协议、会议管理制度共8部管理制度,其中食堂工作职责、保安工作职责、公司简介3部已下发;资产管理规定、薪金管理补充协议2部待公司领导签批下发;综合部管理制度、会议管理制度2部待公司领导审核;绩效考核制度1部待完善。同时将公司已通过的考勤制度、薪金管理制度、电脑使用管理制度、部门工作职责等制度上墙,并为已定岗的员工制作了员工胸卡。
4、全面整理档案、资料,严格管理公司印章印信,扎实做好公司保密工作。
(1)、全面整理公司档案、资料,进行详细分类,建立了员工个人档案,并统一制作档案电子目录,使档案管理科学、合理,便于快速查找。档案管理由专人负责,如有需要借阅档案或借出档案复印件的部门及员工必须由部门负责人批示,借阅人填写档案借阅单,档案原件禁止外借。
(2)、公司印信、印章实行统一管理,印信印章是公司的重要凭证,公司迎接各类检查,上报公司报表、证件年检、建平项目等很多地方需要盖章,所以印信印章的使用必须严格遵守使用程序,以维护公司的合法权益。
(3)、严格遵守保密条令,对公司及本部门工作做到不失密、不泄密。
5、办理公司证件年检及县属公司资质有关手续。
对营业执照、税务登记证,土地证、公司资质、代码证进行了年检,除资质年检还在审批外其余证件全部年检完毕并对县属公司相关手续进行收集。
6、加强车辆管理,提高车辆利用率,统一调配,保证各部门用车。从4月份开始对公司两台车辆进行了明确分工,统一调配,力求做到调配合理、有效,提高车辆利用率,同时要求驾驶员增强安全意识,保证安全驾驶、无事故。规定综合部员工没有特殊情况禁止使用车辆。
7、规定办公用品采买程序,规范备用金使用。
关键词:办公室;管理工作;问题;综合管理
办公室是为公司其它部门提供管理服务的综合性部门,承担着许多职责,包括沟通枢纽职责,负责上下级信息沟通;督办职责,负责收文发集中管理与落实督办;服务职责,负责公司的后勤保障组织;参谋职责,负责为领导决策提供信息参考和建议等。但当前办公室管理还存在许多问题,采取合适措施解决问题,完善办公室综合管理工作,有着重要意义。
一、办公室管理工作存在的问题
(一)工作目标问题
在办公室管理工作当中,工作目标不明确现象十分普遍,导致工作缺乏有效计划,影响工作效率。工作目标不明确主要体现在两个方面:一是办公室整体层次上,没有总体工作目标和计划,办公室工作的方向、程度与方法等都模糊不清。二是办公室各个岗位人员方面,对自身岗位认识不到位,被动地听从安排进行工作,缺乏工作主动性,工作没有目标和规划。
(二)工作职责问题
在办公是管理工作中,工作职责划分不清也是一个较为显著的问题,具体包括:第一,没有分清服务对象,办公室不仅仅是为领导层服务的,基层也是办公室服务的重要对象,但是实际当中,大多办公室侧重于服务领导,对基层服务质量较差。第二,岗位精细化水平较低,许多岗位多由其它人员兼职的,有些岗位之间存在交叉重叠,同时又有部分岗位存在空白,各个岗位之间职责不清,沟通不力,降低了办公室管理效率[1]。
(三)工作人员问题
在办公室工作人员当中,受工作理念、个人素质等因素影响,在实际工作当中,存在着缺乏积极性,服务态度不够热情,工作拖沓、互相推诿等各种不良现象,对办公室本身职能的发挥造成了严重阻碍。
二、办公室综合管理工作完善措施
(一)完善办公室综合管理的相关制度
良好的制度是办公室综合管理工作有效开展的重要依据,是提高工作水平的有效措施。在办公室综合管理工作中,其内容十分繁杂,如果没有良好的制度,就会出现工作混乱无序的情况,因此,完善办公室综合管理的相关制度十分必要。
在办公室综合管理制度的完善中,需要充分结合办公室工作的实际情况,借鉴其它成功的制度经验,并征集办公室人员的相关意见,制定出规范、科学的管理制度,明确办公室工作的程序和职责,确保办公室工作的有序、高效开展,从而为其它部门提供优质的服务。
(二)做好办公室与其它部门间的协调
组织协调是办公室的一个重要职能,主要包括对外联络和内部其它部门间的协调,具体完善措施有:
首先,在对外联络协调方面。对外联络协调根据联络对象的不同,可以分为横向、纵向协调两种,在联络协调过程中,办公室人员要注重自身形象,做好信息共享、保证信息的时效性,在维护企业形象的同时,为企业创造良好外部环境,赢得各个方面的大力支持,为企业发展提供助力。
其次,在内部部门协调方面。办公室与其它内部部门之间是相互补充、相互作用的,在日常工作中,办公室要与内部部门间建立良好的沟通、协调机制,第一时间完成相关工作命令、汇报文件等的下达或上交,并做好内部部门彼此间矛盾的调解,使基层更好领会工作要求、领导层对日常工作情况有全面、实时的了解,从而确保决策与执行的有效性,促进企业的发展与进步[2]。
(三)加强办公室人员整体素质的培训
办公室人员素质水平是决定办公室综合管理工作效果的重要因素,因此,加强对办公室人员整体素质的培训十分必要,具体培训要点包括:
首先,业务能力的培训。业务能力是工作人员高效、准确完成办公室工作任务的基本保障,对工作效率、效果起着重要影响。在业务能力的培训中,要根据办公室工作内容开展针对性的培训,并加强对人员基本能力的考核,提升人员对工作方法、工作思路的掌握水平,从而实现业务能力的提高。
其次,工作态度的培训。办公室工作是琐碎、枯燥的,长期的重复性工作会使人员出现烦躁、应付等情况,对办公室工作造成严重不良影响。因此,必须加强对人员工作态度的培训,提高其工作责任心,以认真、严谨的态度对待工作,培养其良好服务意识,保证办公室服务职能的有效实现。
(四)创新办公室综合管理工作的方法
在现代社会中,办公室工作方式已经与过去有了很大程度改变,创新工作方式,是提高办公室综合管理工作水平的重要保障。在工作方法创新中,主要是加强对信息化技术的应用,运用先进的办公软件、设备,建立统一的办公室管理系统,提高信息传输和处理效率,实现信息共享,节省文件传递所需时间,确保文件按时传达,提高工作效率,保证工作质量[3]。
三、结语
综上所述,办公室管理工作在企业中占据着十分重要的地位,加强对办公室管理工作的研究有着重要意义。在当前办公室管理工作中,还存在一些问题,比如目标不明确、职责不清、人员素质低等,影响了办公室功能发挥,对此,采取有效的完善措施,提升办公室管理工作,是企业应当关注的内容。
参考文献:
[1]陈飞飞.浅析如何做好办公室的综合管理工作[J].东方企业文化,2013,06:103.
【关键词】四责公务员岗位职责规范 建立 岗位分析
一、公务员岗位职责规范建立的必要性
公务员岗位职责规范建立是履行职责,进行问责的依据以及考评的标准,制定规范便于完善考核体系,同时提高各级公职人员素质。以岗定责能够让公务员充分了解自身岗位职责。同时,也是当前我国进行依法治国、依法行政的微观体现是制定相关的规章制度约束公职人员,遵章守纪是对公职人员最基本的要求。
当前部分单位没有严格按照职位设置要求进行管理,在岗人员不能建立对应关系,导致难以实现权、责统一,难以达到人、事相适。部分公务员岗位职责交叉、分工不明,导致一些职能任务难以明确责任主体,难以界定责任范围。许多单位有类似的岗位职责规范,但是不具体,缺乏操作性。另外,许多单位和部门有成文的职责规范,无问责制度,考核仅限于年终考核。优秀等次公务员有名额限制,奖励吸引力小,无法提高工作积极性。同时,在晋升和问责方面不够严谨和严格,岗位职责相对明确但是缺乏总纲性的职责规范,各类规范之间出现交叉、确实、一楼的现象。
因此应该应重新对公务员职责规范研究进行了一点创新,在重新修订职位说明书时,强调以职位标准为核心,构建公务员能力素质模型。单位每个工作人员都有明确的分工,各行其职,各负其责,执行比较良好。
二、进行公务员岗位职责规范的分析
岗位分析是以职务为中心,分析和评定各个职务的功能和要求,明确每个职务的职责、权限,以及承担该职务的人员所必须具备的资格和条件。可以说,没有全面、科学的岗位分析也就没有完整的人力资源管理目标的实现。
公务员岗位职责规范建设的基本目标是在实现公务员岗位上权责关系配置的科学化、明确化和规范化,其核心问题在于明晰公务员岗位职责规范体系,在党政机关和公务员之间形成结构化的“任务-授权”关系,充分发挥公务员岗位职责规范在公务员管理中的选拔、更新、监控、保障、培训和考核等重大功能,为最大限度实现公共部门人力资源的优化配置奠定基础。
三、三类“四责公务员岗位职责规范”的设定要求
结合公务员岗位职责规范来讲,推进公务员分类改革,面临的主要困难是如何制定出能够详细清晰的界定专业技术类、行政执法类和综合管理类三类公务员在岗位职责规范建立方面适用范围。如果不能清晰界定者三类的岗位职责规范也就不能确定不同职位的工作性质、难易程度、责任大小和所需人员的资格条件,公务员分类改革自然就失去了科学基础,从而难以科学界定三类公务员的清晰范围。
所以针对这个问题,需要建立公务员分类管理下的岗位职责规范,分别是行政执法类“四责”岗位职责规范、综合管理类“四责”岗位职责规范和专业技术类“四责”岗位职责规范。
(一)综合管理类公务员岗位职责规范的设定要求
综合类的公务员应具备良好的政治素质、业务素质、领导能力和较高的群众基础。在制定岗位职责规范时,从综合管理的内容,具体从计划、组织、指挥、监督等工作事项上予以确定。
(二)专业技术类公务员岗位职责规范的设定要求
在制定公务员岗位职责规范时应明确其岗位的目标任务,确定技术标准、实行量化衡量。体现专业技术岗位任职要求,加强专业能力测评。
(三)行政执法类公务员岗位职责规范的设定要求
基于行政执法类公务员的特点,在制定行政执法类公务员岗位职责规范时应明确行政监督、行政处罚、行政强制、行政稽查等现场执法工作任务、范围、权限和程序等要素。
四、 “四责”公务员岗位职责规范的基本内容
通过公务员岗位分析所获得的工作描述信息和任职资格信息在后续的各项公共部门人力资源管理活动中都将发挥重要的作用。公务员岗位职责规范是公务员岗位分析的表现形式,也是公务员岗位分析内容的集中表现。以公务员岗位分析为基础所形成的公务员岗位职责规范与传统的职位说明书最大的区别在于:职位说明书更多地体现静态的岗位描述,而公务员岗位规范是以公务员岗位分析为基础,建立动态、科学、有效的公务员岗位职责规范体系包括四个方面内容:定责规范、履责规范、考责规范、问责规范四个方面,我们称之为“四责”公务员岗位职责规范。
(一)定责规范包括:岗位基本情况、岗位职责、年度重点工作任务及完成时间、岗位权限、行政审批事项、岗位需求、培训需求、岗位所处的工作环境。
(二)公务员岗位履责规范包括:岗位职责对照、岗位履责规范、直接上级领导意见等。
(三)公务员岗位考责规范包括:岗位考责依据、岗位考核指标及权重、未完成岗位职责的原因及下一步完成指标的计划、岗位考核得分、主管领导评语、单位负责人或考核委员会意见、未能确定等次或不参加考核说明、考核结果使用等。
(四)公务员岗位问责规范包括:岗位问责依据、岗位问责情形、岗位问责程序、岗位问责方式、被问责的情形、个人意见等“四责公务员岗位职责规范”既有静态的制度设计,同时又具有属于动态化的人事管理方式。在定责规范、履责规范、考责规范和问责规范中都体现这静态性与动态性相结合的特征。因此在公务员岗位职责规范建立中必须对岗位职责规范进行动态与静态相结合的管理方式,对公务员岗位职责进行动态、全面的维护,及时根据岗位变动对岗位相应职责规范进行更新,确保符合实际工作的需要。
参考文献:
一、内设办公室:
(一)科室职责:负责局机关运行的日常管理、政治业务学习组织、干部人事管理、财务收支管理、信息化建设、计算机维护管理、统计信息网站更新维护、各项普查数据处理、统计从业资格认定、统计职称考试,参与各项普查工作。
(二)岗位设计:
1、行政管理:负责日常行政事务处理、政治业务学习组织、公文处理、人事管理、统计从业资格认定、统计职称考试、会务接待、老干部管理,参与各项普查工作。
2、机房财务管理:负责信息化建设、计算机维护管理、统计信息网站更新维护、各项普查数据处理、资料汇编印刷管理、财务收支管理,参与各项普查工作。
二、综合统计科:
(一)科室职责:负责国民经济核算、综合平衡、统计法制、能
源统计、第三产业统计,负责相关专业抽样调查、统计监测评价、名
录库更新维护,参与各项普查工作。
(二)岗位设计:
1、综合统计:综合统计、核算统计、能源统计、统计法制,参与
各项普查工作。
2、贸易统计:负责批发零售、住宿餐饮统计、城镇住户调查、统
计执法、本专业的能源统计、本专业的名录库更新维护,参与各项普
查工作。
3、服务业统计:负责(除贸易统计以外)服务业、劳动工资统计、
统计执法、本专业的能源统计、本专业的名录库更新维护,参与各项
查工作。
三、专业统计科:
(一)科室职责:负责第一产业、第二产业统计,负责相关专业抽样调查、统计监测评价、名录库更新维护,参与各项普查工作。
(二)岗位设计:
1、投资统计:负责固定资产投资、建筑业、房地产统计、统计执法、本专业的能源统计、本专业的名录库更新维护,参与各项普查工作。
2、农业统计:负责农业统计、欠发达乡镇统计监测及农民收入统计、农村住户调查、统计执法、本专业的能源统计、本专业名录库更新维护,参与各项普查工作。
3、工业统计:负责工业统计、科技统计、科技进步统计监测、统计执法、本专业的能源统计、本专业的名录库更新维护,参与各项普查工作。
四、普查中心:
(一)中心职责:负责人口、经济、农业等普查和大型调查的日常工作,负责统计名录库建设、1%人口抽样调查、劳动力抽样调查、平安调查、妇女儿童统计监测。
(二)岗位设计:
一、总体目标
以科学发展观为统领,在区城市管理委员会的领导下,按照“统一领导、分级负责、条块结合、以块为主”的原则,科学、合理配置行政资源,下移管理重心,破解基层城市管理中长期存在的职能交叉、权责分割、效率不高、管理队伍薄弱等难题,为我区实现科学发展、跨越发展提供强有力的体制、机制保障。
二、基本原则
(一)坚持属地管理,责权一致。实行重心下移,明确镇人民政府(街道办事处)对城市管理综合执法工作属地管理的权力和责任,强化区级的监督职能。
(二)坚持精简统一,高效便民。科学界定各级管理职责,确保纵向不重叠、横向不交叉、空间全覆盖;扩充、优化综合执法队伍,提高综合执法效率,为群众提供方便快捷的服务。
(三)坚持整体运作,协调推进。将创新城市管理方式、调整镇(街道)职能有机结合起来,使区、镇(街道)、村(居)上下联动,相互协调,发挥整体效能。
三、运行方式
(一)各镇(街道)成立城市管理机构,组建城市管理队伍;区城市管理综合执法分局(以下简称区执法分局)四个执法大队分别派驻到仙营街道、李营街道、南张街道、金城街道,与街道城市管理队伍职能、机构合并,整合力量、择优留补,实行合署办公。二十里铺街道、长沟镇和石桥镇负责本辖区城市管理综合执法工作,由区执法分局明确一个执法大队配合执法。经济开发区(接庄街道)负责本辖区城市管理综合执法工作,区执法分局做好委托执法的相关事项。
(二)镇(街道)综合执法大队实行条块结合、以块为主的管理体制,镇(街道)综合执法大队接受区执法分局和镇(街道)双重领导,业务工作接受区执法分局的监督和领导,日常工作由镇(街道)管理、调度、考核和保障。
(三)区执法分局牵头组织对镇(街道)综合执法人员进行法律、法规知识培训,所有人员须经法制部门考试合格后,持《行政执法证》上岗执法。
四、工作任务
(一)镇(街道)综合执法大队履行市容环境卫生管理、城市规划管理、城市绿化管理、市政管理、环境保护管理、工商行政管理、道路交通管理、城市河道管理八个方面法律、法规、规章规定的全部或部分行政管理权。在无法律、法规授权或政府委托的情况下,镇(街道)执法大队不得擅自增加执法事项、不得随意扩大职责范围,确需扩大镇(街道)综合执法事项职责的,须报区政府批准。
(二)执行区政府和上级部门交办的联合执法活动和应急工作任务。
五、工作制度
(一)建立城市管理联席会议制度。联席会议由分管副区长负责召集,区执法分局、有关部门负责人、镇(街道)主要负责人参加,根据工作需要定期或不定期召开联席会议,通报综合执法工作中的重要情况,协调解决镇(街道)综合执法工作过程中遇到的法律依据、执法权限、执法区域、管理部门和执法队伍关系等方面问题。区综合执法联席会议日常工作由区执法分局负责。
(二)健全执法监督制度。区执法分局负责对各镇(街道)的综合执法工作进行指导协调、检查监督和综合考评。镇(街道)综合执法人员要切实做到文明执法、公正执法、规范执法、廉洁执法和严格执法。
(三)建立行政执法过错责任追究与责任倒查制度。镇(街道)综合执法大队对以区执法分局名义作出的行政处罚决定,依照法律、法规、规章的规定承担相应的责任。镇(街道)综合执法大队及其工作人员有下列情形之一的,追究相应的行政责任;涉嫌犯罪的,依法移送司法机关处理。
1、对于确定的执法事项,没有按照法律、法规、规章的规定履行职责或履行职责不正确的,或在执法过程中、、的。
2、应当按照有关规定将违法行为移送有处理权的执法主体而没有移送的。
3、没有按照上级行政主管部门的指导、监督意见进行整改,造成不良后果的。