综合办公室精细化管理

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综合办公室精细化管理范文第1篇

关键词：精细化管理 办公室 接待工作 应用

精细化管理对于办公室接待工作的工作效率与企事业单位的运行管理具有举足轻重的作用。所谓办公室精细化管理，即使在传统管理的基础上，实施“细致化”管理。因此在办公室接待工作中应用精细化管理，不仅能够节省处理业务的时间，缓解工作人员的压力，提升企事业单位工作的效率与质量，还可改善工作效率，提升竞争力，从而在竞争激烈的市场中站稳脚跟。

一、精细化管理在办公室接待工作中应用的必要性

现阶段，在办公室接待工作中应用精细化管理，是办公室接待工作的具体要求，也是将来办公室发展的必然趋势。具体表现为：办公室是单位办事的重要机构，它具有综合考核、工作事务以及文秘机制等功能，办公室在单位可持续发展中起到承上启下和协调内外的作用，办公室接待工作直接关系到整体形象和对外名誉；办公室接待工作侧重每个工作细节的完善、细致和具体，办公室接待工作的性质特点决定了自身需要现代精细化管理。办公室接待工作的精细化管理，要求必须将“细致”落实到每一个工作环节中，结合办公室具体需求，将管理理念转化为有效的管理制度，不断探索新的管理模式，提升工作人员的规范化和精细化意识，体现工作的严谨性，以此提升办公室的接待效率，为单位树立良好形象。

二、精细化管理在办公室接待工作中的具体应用

（一）明确工作职权，加强沟通

任何单位如果没有明确各个部门的岗位职责，工作就会出现混乱的情况，办公室接待工作也不例外。办公室接待工作实际上就是事务性工作，不能出现混乱。一旦出现任何纰漏，工作人员之间就会相互推诿，从而降低办公室接待工作的效率与质量，影响到发展的可持续性。因此相关负责人应明确工作职权，将接待工作落实到部门、个人的手中，确保办公室接待工作有序进行。除此之外，办公室工作人员之间还应相互沟通交流，人员之间相互理解，严格按照上级领导安排的工作任务进行，把握方向。而上级领导负责人要将详规划的接待方案与信息收集落实到位，适时监督工作人员接待工作的细节，一旦出现问题，应做好沟通工作，要求及时改正，为办公室接待工作奠定扎实基础。

（二）完善日常接待工作的精细化流程

办公室接待工作与其他管理部门的工作相比，是一个没有固定模式和随时随地变换服务方式的工作，要想充分发挥办公室精细化接待工作的作用，必须完善日常接待工作的精细化流程。同时接待工作人员应按照接待的具体情况，做到随机应变，及时查漏补缺，促进办公室接待工作深层次的精细化。具体表现在以下几方面：会议管理。针对会议管理的问题，办公室接待工作人员应详细按照规定的标准要求来摆放会议室需要的小物件，并详细检查会议室的桌椅、电脑、灯光和导线连接是否牢固，以免出现差错。特别是会议室的卫生环境，应定期开窗通气，确保会议室空气流通，为受接待者提供一个舒适、轻松的会议空间；日常工作。在日常工作时间，接待工作人员理应做好每次常规会议参会人员、主办单位、物品准备和座次等备案工作，方便相关工作人员查阅，一次提升会议准备工作的效率；接待管理。接待人员可按照实际情况，制定《接待服务手册》，将收接待者的住宿房间、宾馆指南、天气预报、就餐时间、地点与日程安排详细记录在册 ，方便及时了解收接待者需要的最新消息与议程安排，从细节入手，将整个接待工作的精细化服务品质彰显出来。例如在接待客人时，为了让客人体会到宾至如归的住宿感觉，接待工作人员应询问客人日常生活兴趣、爱好，并将其详细记录在工作手册中，做好备案，避免出现纰漏。同时在接待过程中尽量热情、礼貌，并通过为客人提供餐后牛奶、点心、标有单位标识的相关用品与精美提示卡，来获得客人的好感与信任，加深客人对优质服务的影响，以此提升单位的声誉，为进一步工作的工作洽谈奠定基础。

（三）建立完善精细化管理机制

为了防止办公室接待部门在实际进行工作过程中，发生错误率，除了需要完善日常接待工作的精细化流程和明确工作职权，加强沟通外，建立完善精细化管理机制对办公室接待工作尤为重要，关乎到稳定发展。因此相关负责人理应建立完善精细化管理机制，制定员工激励制约规划，通过绩效考核方式，将接待工作细致化、数字化和具体化，从而激发工作人员的工作热情，让他们抱有负责任态度，积极投入到自身事业中。

三、结束语

综上所述，在办公室接待工作中应用精细化管理，要想提升办公室精细化管理的质量，必须明确工作职权，加强沟通，完善日常接待工作的精细化流程，建立完善精细化管理机制，尽可能降低接待工作的失误率，充分发挥接待工作的作用，为单位发展的可持续性做出更大贡献。

参考文献：

综合办公室精细化管理范文第2篇

[关键词] 高校后勤； 办公室； 工作

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 01. 061

[中图分类号] G474 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）01- 0104- 02

高校后勤办公室作为综合部门，加强办公室内涵建设解决主要矛盾和薄弱环节，对提高服务能力具有十分重要作用。

1 高校后勤办公室工作的性质及特点

高校后勤办公室是后勤公司运行机制的中枢，办公室工作的核心是为领导服务、为基层各部门服务。高校后勤办公室工作主要是本公司公文收发、会议通知、安全卫生、统计报表、日常考勤、津贴发放、人事、来访接待、资料管理等。同时，后勤办公室又是一个上传下达的窗口，负责把学校机关的有关政策落实到相关部门、人员；把公司领导的相关意图传达到相关部门及人员；同时，也把公司落实的相关任务、工作成绩上报给校级有关部门。因此后勤办公室具有事务性、服务性等性质，工作具有杂、乱、多、繁的特点[1-3]。

2 办公室管理的主要内容

2.1 制度化

办公室管理的制度化，是指办公室管理要建立健全一套切实可行的规章制度，使办公室的工作有章可循，有法可依。办公室人员要自觉遵守，正确处理好上下级关系，领导与被领导的关系，民主与集中的关系，要有服从意识、执行意识和请示意识，一切按制度和规矩办事。

2.2 程序化

办公室管理的程序化，是指办事、办文和办公等的先后秩序。程序化的关键在于程序的优化，必须注意程序的可行性、有序性、系统性。可行性即程序必须具体明确，以实际能做到为前提，否则，再好的程序也是毫无意义的。有序性即程序的各环节、各步骤之间必须按一定的次序前后衔接，不可颠倒、重复或错乱。系统性即程序本身就是一个有机系统，必须考虑到各方面的因素和主客观条件，预见到可能发生的情况，力求全面周到，统筹兼顾，不可顾此失彼。

2.3 精细化

办公室管理的精细化，是指以精益求精的态度和用认真细致的方法来处理办公室工作。推行“精细化”管理，有助于整合资源，优化配置，提升管理水平，发挥最佳效益。办公室人员须具备更高的综合素质，有较强的组织协调能力、综合分析能力，成为一专多能的“杂家”和业务精湛的“专家”。

2.4 高效化

办公室管理的高效化，包括3个内容：目标要追求高标准，工作要注意高效率，人员要实现高素质。办公室人员要养成雷厉风行、干练利落的好作风，做到事情反应要快，办事节奏要快，工作效率要高。

3 加强高校后勤办公室工作人员的素质建设

高校后勤办公室人员要与时俱进，不断提高自身的修养，更新观念，不断学习，才能适应新形势下高校后勤社会化改革和发展的需要，才能当好领导的参谋和助手，更好地提高服务意识和服务水平。

3.1 健全学习制度，努力提高思想觉悟

后勤办公室要建立健全学习制度，定期开展政治学习，不断加强人员的政治理论和思想观念，要有坚定的政治立场，保持清醒的政治头脑，把为学校教学、科研、师生员工服务的信念与日常工作的每一个具体目标结合起来，坚决执行公司的决议和规章制度，以实事求是的作风，科学严谨的态度去分析和解决问题。要加强对办公室工作人员的教育和引导，使大家能正确认识学习的重要性，真正达到提高人员的思想觉悟。

3.2 加强人员辅助决策能力，事务处理能力和综合协调能力的培训

后勤办公室是领导决策的直接辅助者。后勤办公室工作人员要不断提高辅助决策能力。要围绕本单位的中心工作，围绕一些苗头性、倾向性问题深入调研，从中发现带有普遍性和规律性的东西，并能提出具有针对性和可操作性的对策建议，供领导决策时参考，同时要全面、及时、准确广泛地收集资料，提出比较稳妥的解决问题的办法，保证领导决策的权威性和正确性。办公室处理日常事务的能力和服务水平直接影响着公司的运转效能。公室人员在实际工作中要切实增强责任意识，工作人员一定要树立强烈的责任意识，充分发挥主观能动性，认真对待每一项工作。办公室工作承上启下、联接左右，要切实强化综合协调能力，就必须讲究协调艺术：①把宏观协调与微观协调相结合。正确处理“大”与“小”的关系，保证全面性协调有所侧重、日常性协调顺利推进。②要把对上协调与对下协调相结合。对上要认真领会上级的重大战略决策、重要工作部署，为领导决策提供前瞻；对下要注意了解基层的工作动态，为领导提供决策依据并推动领导决策的落实。③要把原则性协调与灵活性协调相结合。要从整体利益出发，把指令性协调与协商性协调结合起来，把原则性和灵活性结合起来，讲究工作艺术，以便更好地开展工作，实现协调的最终目标。

3.3 加强团结合作精神和严谨的工作态度

办公室人员一定要从一点一滴的细微小事做起，培养良好的工作作风，只有这样才能向外界展示一个单位良好的形象。要克服办事拖拉，被动应付，推诿扯皮的不良习气，做到行动反应快，办事节奏快，抓住重点及时付诸行动。要有团结进取的内部氛围。要从维护领导形象、维护单位团结稳定出发，带头搞好人与人、科室与科室、单位与单位之间的团结。只有这样，才能充分调动各方面的积极性、能动性，营造一个和谐，进取的内部氛围，形成共同抓工作，一起干事业的强大合力[4]。

综合办公室精细化管理范文第3篇

关键词：管理；服务；办公室；

中图分类号：C931.4 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-01-00-02

一、加强职能型办公室建设，塑造一流团队素质

一流的政务服务队伍是保障办公室履职尽责的基石。做好办公室队伍建设，建立一流团队素质，要注重从党员作用、团队文化、素质能力三个方面入手。

（一）注重凝聚党员力量。要认真落实好党建和“”制度，及时学习上级路线方针政策，深刻领会精神实质，并要适时结合办公室职能和本岗位分管工作开展讨论，真正做到重大政策、精神全室人员先知道、先掌握，结合岗位先执行、先落实。同时要强化集中研究办公室发展中的关键问题，做到办公室在服务单位科学发展、推进和谐建设的思路更明，措施更实。引导全体党员站排头、当先锋、打头阵，不仅在思想上树立争先意识，凡事勇争第一，想先抓早，而且在行动上主动进取，甘于奉献，时时处处体现“办公室工作是长年马拉松，但我们要天天百米跑”的工作干劲，自觉互补互进，保证各项工作按时保质完成。

（二）注重团队文化建设。“人心齐、泰山移”，“三个臭皮匠、顶个诸葛亮”，“一个篱笆三个桩，一个好汉三个帮”等民间俗语谚语从不同的角度阐释了团队文化建设的重要意义。办公室工作是一个有机整体，每项工作都可以说是一个完整的共同协作项目。事实也证明，只有团结协作，办公室的作用才能充分发挥出来，才能各尽其能、各得其所、各有进步，实现“一加一大于二”的整体效应。要通过团队文化建设，树立全室人员甘当螺丝钉，甘做老黄牛，甘为铺路石，确保政治上始终做到忠诚坚定，工作上始终做到开拓进取，作风上始终做到踏实勤勉，为人上始终做到团结和谐，形成了心齐气顺劲足家和的良好氛围。

（三）注重素质能力培养。办公室职能业务多、临时事务多，复合知识要求高。要注重秘书人员业务基础知识学习，强化做好协调工作、如何当好参谋助手等工作方法的学习，实现业务素质从注重基础到强化能力上的提升。要积极创造条件参加业务培训，这是有效提升了办公室人员的业务能力良好途径。

二、抓实创新型办公室建设，打造一流管理水平

要根据单位不同时期的重点和办公室工作不断发展的要求，持续推进管理创新是履行好办公室职责的法宝。注重从建标追标、流程优化、制度创新三个方面入手，深化办公室的基础性和规范化建设。

（一）优化业务流程。为了保障办公室工作的运转高效、管理顺畅，要业务流程的优化再造，建立完善会议活动、文电办理、督查督办、政务接待、机关管理等一系列标准化工作流程，根据系统节点管理的要求，制作了工作节点管理模板，工作模块和程序指引，使全室人员对办公室业务了然于胸、从容安排，在执行过程中“主动入行”、“对号入座”，杜绝了工作疏漏，提高了工作效率。

（二）规范协调机制。办公室工作，要求严细规范，不断推进制度创新是基础保障。为此，要注重加强单位政务运行工作的规范化管理，从职能权限划分、重大事务活动规范、请示报告工作规范、会议管理规范、领导及机关干部值班规范、公务用车规范、公务接洽及日常值班规范、党政公文处理规范等方面进行了细化管理，特别是要建立重大活动协调机制，做好统一协调安排，保障各项活动的有序运行。

（三）强化业务规范化管理。建立岗位责任制、岗位说明书，以及办公室业务工作例会、劳动纪律管理、政治和业务学习制度，在执行制度的过程中，办公室人员既要做埋头苦干的“实干家”，又要做心中有数的“明白人”，注重分析状况，超前采取预警控制措施，确保办公室从容不迫、有条不紊的工作状态。

三、推进业务精细化建设，创造一流工作业绩

精雕细刻、精益求精，由办公室工作性质所决定。在工作中应该注重以精细化推进精益化，追求忙而不乱、高效有序的工作状态，坚持瞻前顾后、统筹兼顾的工作方法，明确兵谋帅事、鞍前马后的工作角色，锤炼求真务实、艰苦奋斗的工作作风，努力在服务实践中创造一流的工作业绩，实现了五个“更加注重”（更加注重加强管理、更加注重协调效率、更加注重服务质量、更加注重专项提升、更加注重队伍建设）。

（一）政务信息抓“快”。政务信息工作是为领导提供信息服务，是办公室的一项重要任务，一项十分严肃的政治性、政策性、全局性很强的工作。在政务信息工作上要做到：一是思想敏锐，反应灵敏，一旦发现有价值、有新内容的信息素材，要立即组织力量，采用最快的方法，以最快的速度进行收集、表述；二是信息素材收集后，要旋即进行筛选、鉴别，以最快的速度进行综合、加工、提炼信息的精华；三是对经过加工的信息要快速传递。

（二）调查研究抓“深”。调查研究也是办公室的一项重要工作，是秘书人员参与政务的重要途径。只有通过调查研究，认清事物本质，才能提高统揽全局、驾御局势的能力；才能了解群众需要，掌握群众的愿望，把好事办在群众心坎上。在调查研究工作上要“贴进实际、服务决策、务求实效”，学会超前思考问题，学会“领导意识”，树立“鞍前不越位、马后不掉队”的原则，坚持“胸怀全局、兵谋帅事”，不仅想领导之所想，而且要想领导所未想，紧紧围绕单位生产经营和重点敏感问题，积极建言献策，主动有为地发挥参谋助手作用，特别是想大事、谋全局、抓要害，提出有价值、有见地、富有前瞻性的决策建议，做到“参”到点子上，“谋”在关键处。

（三）政务督查抓“实”。政务督查是推动决策落实、改进工作作风、提高办事效率、确保政令畅通的重要途径和手段。要进一步突出和提升督查工作的地位和作用，不断创新方法、拓宽督查渠道和工作范围，政务督查要从一般落实结果到注重过程督查。在对领导关注的生产经营、重点工程项目和职工群众关心的民生问题，要实时、全面掌控工作办理状态，及时发现问题及时解决，防止低效办公、保证政令畅通进一步提高了单位运行水平。

（四）起草讲话抓“导”。注重领导讲话对实际工作的指导作用，着眼于“眼界宽、思考深、出手硬”，自觉主动地深系思考上级政策要求、单位发展形势、领导意图、职工群众期盼和不同材料要求、不同领导讲话特点，做到吃透上情，摸准下情，实现与上级政策统一，与领导决策和单位实际统一。认真落实中央改进文风要求，努力克服形式主义和繁文缛节、虚话套话，努力提升“以文辅政”水平，既保持了文字材料的严谨性，又较好发挥了对实际工作的指导性。

综合办公室精细化管理范文第4篇

关键词：办公室；管理工作；问题；综合管理

办公室是为公司其它部门提供管理服务的综合性部门，承担着许多职责，包括沟通枢纽职责，负责上下级信息沟通；督办职责，负责收文发集中管理与落实督办；服务职责，负责公司的后勤保障组织；参谋职责，负责为领导决策提供信息参考和建议等。但当前办公室管理还存在许多问题，采取合适措施解决问题，完善办公室综合管理工作，有着重要意义。

一、办公室管理工作存在的问题

（一）工作目标问题

在办公室管理工作当中，工作目标不明确现象十分普遍，导致工作缺乏有效计划，影响工作效率。工作目标不明确主要体现在两个方面：一是办公室整体层次上，没有总体工作目标和计划，办公室工作的方向、程度与方法等都模糊不清。二是办公室各个岗位人员方面，对自身岗位认识不到位，被动地听从安排进行工作，缺乏工作主动性，工作没有目标和规划。

（二）工作职责问题

在办公是管理工作中，工作职责划分不清也是一个较为显著的问题，具体包括：第一，没有分清服务对象，办公室不仅仅是为领导层服务的，基层也是办公室服务的重要对象，但是实际当中，大多办公室侧重于服务领导，对基层服务质量较差。第二，岗位精细化水平较低，许多岗位多由其它人员兼职的，有些岗位之间存在交叉重叠，同时又有部分岗位存在空白，各个岗位之间职责不清，沟通不力，降低了办公室管理效率[1]。

（三）工作人员问题

在办公室工作人员当中，受工作理念、个人素质等因素影响，在实际工作当中，存在着缺乏积极性，服务态度不够热情，工作拖沓、互相推诿等各种不良现象，对办公室本身职能的发挥造成了严重阻碍。

二、办公室综合管理工作完善措施

（一）完善办公室综合管理的相关制度

良好的制度是办公室综合管理工作有效开展的重要依据，是提高工作水平的有效措施。在办公室综合管理工作中，其内容十分繁杂，如果没有良好的制度，就会出现工作混乱无序的情况，因此，完善办公室综合管理的相关制度十分必要。

在办公室综合管理制度的完善中，需要充分结合办公室工作的实际情况，借鉴其它成功的制度经验，并征集办公室人员的相关意见，制定出规范、科学的管理制度，明确办公室工作的程序和职责，确保办公室工作的有序、高效开展，从而为其它部门提供优质的服务。

（二）做好办公室与其它部门间的协调

组织协调是办公室的一个重要职能，主要包括对外联络和内部其它部门间的协调，具体完善措施有：

首先，在对外联络协调方面。对外联络协调根据联络对象的不同，可以分为横向、纵向协调两种，在联络协调过程中，办公室人员要注重自身形象，做好信息共享、保证信息的时效性，在维护企业形象的同时，为企业创造良好外部环境，赢得各个方面的大力支持，为企业发展提供助力。

其次，在内部部门协调方面。办公室与其它内部部门之间是相互补充、相互作用的，在日常工作中，办公室要与内部部门间建立良好的沟通、协调机制，第一时间完成相关工作命令、汇报文件等的下达或上交，并做好内部部门彼此间矛盾的调解，使基层更好领会工作要求、领导层对日常工作情况有全面、实时的了解，从而确保决策与执行的有效性，促进企业的发展与进步[2]。

（三）加强办公室人员整体素质的培训

办公室人员素质水平是决定办公室综合管理工作效果的重要因素，因此，加强对办公室人员整体素质的培训十分必要，具体培训要点包括：

首先，业务能力的培训。业务能力是工作人员高效、准确完成办公室工作任务的基本保障，对工作效率、效果起着重要影响。在业务能力的培训中，要根据办公室工作内容开展针对性的培训，并加强对人员基本能力的考核，提升人员对工作方法、工作思路的掌握水平，从而实现业务能力的提高。

其次，工作态度的培训。办公室工作是琐碎、枯燥的，长期的重复性工作会使人员出现烦躁、应付等情况，对办公室工作造成严重不良影响。因此，必须加强对人员工作态度的培训，提高其工作责任心，以认真、严谨的态度对待工作，培养其良好服务意识，保证办公室服务职能的有效实现。

（四）创新办公室综合管理工作的方法

在现代社会中，办公室工作方式已经与过去有了很大程度改变，创新工作方式，是提高办公室综合管理工作水平的重要保障。在工作方法创新中，主要是加强对信息化技术的应用，运用先进的办公软件、设备，建立统一的办公室管理系统，提高信息传输和处理效率，实现信息共享，节省文件传递所需时间，确保文件按时传达，提高工作效率，保证工作质量[3]。

三、结语

综上所述，办公室管理工作在企业中占据着十分重要的地位，加强对办公室管理工作的研究有着重要意义。在当前办公室管理工作中，还存在一些问题，比如目标不明确、职责不清、人员素质低等，影响了办公室功能发挥，对此，采取有效的完善措施，提升办公室管理工作，是企业应当关注的内容。

参考文献：

[1]陈飞飞.浅析如何做好办公室的综合管理工作[J].东方企业文化，2013，06：103.

综合办公室精细化管理范文第5篇

关键词：企业；办公室；秘书；业务素养；创新；服务

多元化的经济模式下，企业要想适应时代的发展需求，就需要针对市场需求，进行全方位的优化和创新。办公室作为企业的综合办事机构，处于承上启下、沟通内外、协调左右的重要位置，除履行“辅助政务，处理事务，搞好服务”的职能外，还肩负着“内求团结，外塑形象”的公关重任。因此，如何围绕中心任务，做好办公室工作，就成为办公室人员应该经常思考，必须明晰的问题。通过对办公室秘书工作的探讨，企业管理者能够针对秘书工作的实际范畴，进一步优化工作职能，推进企业办公室工作的全面化。笔者作为一名从业多年的办公室文秘工作者，总结自身积累的经验，力求结合实际，对企业办公室秘书综合素质进行探讨。

一、企业办公室秘书工作的重要性

办公室秘书的综合素质和工作能力，关乎办公室整体工作质量能否提高，工作效能能否充分发挥。

一方面，企业秘书不但要承担着企业内部、外部的信息调研工作，还要结合上级部门的相关要求和下级部门的发展现状，做出一系列可行性强、服务性强的协调工作。在企业各项工作中，企业办公室秘书工作和企业管理者、基层工人都有所区别。企业秘书是专门从事办公室程序工作、协助上级领导部门进行政务处理的重要角色。传递着企业内部各项信息的发展和融合。在现代企业的发展中，对企业办公室秘书工作也提出了新的要求。

另一方面，办公室秘书工作是一项常态化、系统化的工作。就企业办公室工作而言，其中包含的项目更加精细，所涉及到的管理范围也在不断拓宽。因此，办公室作为企业的基础组成部门，其工作性质也显得愈加重要。面对这一重要任务，只有加强对业务综合素质的提升、不断学习新的技术技能，才能使秘书工作更加出色，进一步适应企业管理者的需求。笔者通过从事多年基层文秘工作感悟到，要想真正做好文秘工作，秘书需要具备高超的工作技能和严谨的综合素养。

二、企业办公室秘书综合素质的主要体现

办公室工作面广，与此同时又事关全局，所以工作人员要不断提高自身认识水平和思想境界。认真学习业务知识，提高服务水平和工作能力。学以致用，理论联系实际，解决在实际工作中遇到的新情况、新问题。要提高学习的自觉性，积极拓展知识面，丰富自己的头脑，适应新形势、新变化，与时俱进，开拓创新。

这样才能进一步协助企业管理者处理日常事务，为企业管理者提供帮扶，具体分析如下：

（一）统筹规划的能力

办公室工作面广、事情繁杂，与此同时又事关全局，使工作人员时刻承受着较大的压力。所以要不断提高自身认识水平和思想境界。办公室秘书在协助领导处理各项事务的过程中，需要具备统筹规划的能力，高效处理管理、服务各项事务。在发挥统筹能力的基础上，将企业内部不同部门的业务工作进行融合。而作为办公室秘书来说，只有在短时间尽快统一各部门工作，才能在问题出现时，做出适合各个部门、各个环节的具体决策，形成可行性较高的预备方案，为企业管理工作的开展奠定扎实的基础。

（二）随机应变的能力

在现代化企业的推动作用下，企业办公室事务所涉及到的范围十分广泛。特别是企业秘书工作，包含着企业管理者及职工在生产、生活、学习、娱乐等各个方面，以及在不同的生产环节中出现的一些预想不到的问题。为了及时处理企业发展进程中的这些突况，办公室秘书需要根据企业管理者的思路、企业文化的内在要求，在各项事务的处理上呈现出灵活性，在短时间内妥善完成各项突发任务，随机应变的处理各项潜在或已发生的问题情况，使企业办公室工作更加规范和全面。

（三）抵抗压力的能力

在市场竞争环境愈演愈烈的今天，企业管理者要想获得生产效益的最大化，需要在企I竞争中进行多项的探索。可以说，秘书工作要想做的更好，工作人员必须要有着一定的抗压能力。一旦面临高难的任务和繁重的事务，那么企业办公室秘书需要进行强大的心理承受力，始终保持临危不乱、冷静执着的分析能力。同时，企业秘书还要保持健康的思想装填，及时是在工作重压之下，也能够及时掌握调节和适应办公室工作的节奏。

（四）勤于实践的能力

企业办公室秘书是一项理论和实际相互结合的工作。办公室秘书工作者除了要具备处理各种问题的能力，还要时刻留心，收集上下左右方方面面的信息，为单位领导的决策提供信息参考。为此，企业秘书人员要留心收集信息，并将这些信息转化为实践指导。要时刻保持观察能力、思考能力、动手能力的相互融合，深入实际生活中，坚持多写、多看、多听、多想、多做，在实践能力的积淀中，勤于动笔，不断提升文秘材料、机要文件的写作水平。

三、企业办公室秘书存在的普遍问题

在国企中，无论是口才表达能力还是文字功底，对于秘书人员来说都是必须具备的基本职业素质。近些年来，国企不断深化改革，逐步实现精细化管理，国企内部的工作分工也在逐步细化，因此对秘书人员的得职业素质提出了更高要求，但是很多秘书人员没有转变传统观念，在实际工作中，浅尝辄止的现象普遍存在，导致工作效率降低。

一是理论知识欠缺。对新观点、新理论的学习掌握远远不够，不能适应新形势、新任务的要求。二是被动服务多，为领导当参谋少。一切工作听从领导指挥，不去自主思索工作中的得失，领导交办什么工作，就完成什么任务，基层反映什么问题，就忙于处理什么问题，缺乏主观能动性，综合性、复合型能力欠缺，进而导致秘书工作的机械化，遇到突发事件，不能合理有效的解决。三是吃苦耐劳的素质欠缺。现在工作条件和工作环境不断改善，很多秘书人员思想意识缺乏坚韧和毅力，表现在工作上是工作成果精品少、深层次达不到。四是谦虚谨慎、勤奋好学的素质欠缺。有些人员在秘书岗位上工作多年了，个人觉得业务工作轻车熟路，有时在思想上有所放松，工作的认真程度有所下降，影响了工作质量。

四、提高企业办公室秘书综合素质的几点探讨

（一）提升办公室秘书人员的服务意识

为领导、为基层、为群众搞好服务是办公室重要工作职责。做好办公室的工作，必须强化服务意识，提倡奉献精神。服务工作搞得好不好，能不能让领导满意、基层满意、群众满意，是衡量办公室工作的根本标准。这就要求办公室自觉做到标准上求高，措施上求严，工作上务实，不断拓宽服务层面，提高服务水平。1.在为领导服务上要实现三个转变。即：努力实现由处理具体事务向善于谋全局转变；由满足于做好眼前工作向积极做好超前服务转变；由被动完成领导交办的任务向主动提供全方位、多层次的服务转变。2.在为基层服务上要牢固树立“职工利益无小事”的政治立场和政治态度。把职工的呼声作为我们工作的第一信号，充分发挥办公室作为领导联系群众的桥梁和纽带作用，确保职工群众意愿能够为领导所了解。3.在为部门服务上要平等协商，端正态度。对兄弟部门，要相互尊重、相互支持。

（二）加强组织协调的能力

组织协调是办公室协助领导进行管理的基本职能，也是一项十分重要而且难度很大的工作。单位中领导的分工会有交叉，部门的职能会有重叠，各部门工作中你中有我、我中有你、职责交错、利益相兼的问题，往往是导致部门之间意见分歧和相互矛盾的一条重要因素。有些事可能会争着管，但更多的事可能谁也不想管，这就需要办公室综合协调，不能把矛盾交给领导。要努力做到大事化小，小事化了，不能没有事，有大事。因此协调和沟通，对办公室工作来说具有十分重要的意义。办公室的工作，不仅需要强烈的事业心和责任心，而且需要具备很强的协调素质。办公室的协调素质需要很多，但概括地说，要努力做到“眼勤、耳勤、脑勤、手勤”，通过广泛的“看、听、思、写”来认真地分析、研究、协调问题，要眼观六路，耳听八方，多思善谋，精于写作。只有这样，才能结合自己的工作特点和性质，切实搞好调查研究，高质量高水平地为领导出谋划策，做好协调工作。充分认识协调沟通的重要性，有利于工作的开展、决策的执行和办事效率的提高。

（三）建立科学的事务办公工作流程

建设一支政治能力强、业务素质精、思想作风过硬、日常办公事务严谨的秘书工作队伍。从根本上说，正是因为办公室秘书工作的繁琐性，才更需要具备严谨、科学的制度管理。没有规矩不成方圆，办公室要配合上级部门创建一个健康发展、良性循环工作体系，要根据本单位的情况制定有效的措施，首先要合理分工，制定各种工作人员的工作职责，落实指标，各司其职，各尽其责，建立健全机关各项工作制度，做到工作有章可循。其次工作要有目标和计划，要做到年有工作要点，季有工作安排，月有情况通报。在制定目标时，要将总体目标与突破工作项目结合起来，同时要建立监督机制，提高办事效率。对重点、焦点问题，要督办督查，在规定时间完成。

（四）培养秘书工作者的思想信念

企业管理者要为秘书工作树立一套坚决拥护、跃鲋葱械闹贫裙嬲隆R根据秘书人员参与决策活动的现状，促使他们将责任意识和服务意识发挥到最佳状态。要以社会主义核心价值观作为根本的发展导向，使秘书工作能够更加贴合上级领导所作出的重要决策和工作思路，使秘书能够尽职尽责，更好的把握企业秘书工作的价值方向和思想脉络。

当上级领导将任务下发到办公室时，如何贯彻执行、如何全面下达成为秘书工作的重点之一。在企业进程中，秘书工作人员要善于听取别人的意见，然后根据自己的实际l青况，进行规划和统筹。要在问题发生的时候，第一时间转变被动状态，将不利化为有利，更好的服务于企业发展。并且在秘书各项琐碎繁多的工作中，保持严谨细致、一丝不苟的状态，做到严以律己、宽以待人。

（五）提升办公室秘书的业务能力

随着经济社会的飞速发展，渊博的科学文化知识是决定企业秘书工作的重要方面。伴随着经济时代的到来，企业秘书工作的发展形式、知识内容不断更新，这就要求企业管理者具备创新意识，不会在层出不穷的工作形式上迷失方向。因此，企业管理者需要针对办公室秘书的工作情况，开展一系列的组织培训。

在业务培训上，要促使秘书人员能够针对不同的企业群体，如企业一线基层职工、企业中层干部、企业高层管理人员等进行定期的交流。让企业秘书能够在不同风格的制度规范建设中，找准企业内部人员的工作定位，以便在运行工作的过程中，提升企业秘书工作的效率和质量。而同时，这样做的目的也能够使企业秘书作为各个部门的联系者，熟悉其中的业务形式，从而以合理有效的发展对策进行解决，使培训工作作为秘书工作质量提升的重要保障。

根据企业的实际情况，进行一系列的创新。在秘书工作业务上，逐步增强秘书工作的发展形式。借助于现代化办公软件，实行系统性的信息交互、例如，通过电子邮箱、QQ、微信公共平台、微信通联群等形式，使秘书工作更加便捷高效。构建一个完善的计算机工作脉络，将互联网作为联系企业内部秘书工作的平台，使企业管理者能够掌握计算机知识中的各项信息。

同时，还要促使企业文秘工作者具备强烈的政治敏锐性和鉴赏性，能够在处理企业事务的过程中，保持科学的观察方法和角度。要使秘书人员能够善于化解问题、建立完善的风险防控机制，从而有针对性的开展企业办公室管理的各项工作，紧密围绕企业的发展现状，为企业领导当好参谋、做好帮手。