文档信息化管理

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文档信息化管理范文第1篇

一、信息化条件下文书档案管理的基本现状

随着信息化的推进，文书档案管理领域也广泛的应用信息化工具，包括文书档案的内容与保存、文书档案的管理与应用等方面，这有效的提高了文书档案管理质量，推动了文书档案管理模式的转变。

（一）文书档案内容及其保存的实现信息化

首先，从文书档案内容来看，当前文书档案大多以Word文档形式存在，并可以实现在这种文档中进行修改以至于最终成文，这就实现了文书档案内容的信息化。特别是，对于长期以来形成的纸质文档，也可以利用扫描、重新录入等方式将其转变为电子文档，扫描后的文档也可以利用相应的软件将扫描件转变为Word文档，从而可以实现统一的文档格式。其次，从保存来看，一般的单位都是利用专门的计算机，通过建立文件的形势进行保存，并且这种文件可以分类保存，并记录保存的时间、责任人等信息。

（二）文书档案管理与应用的信息化

首先，从管理来看，目前文书档案管理大多通过建立文书档案目录来推进，如将一年的文书档案进行汇总并编制目录，部分单位通过在Excel办公软件中建立详细的目录进行管理，这就提高了管理的效率，便于查询。其次，从应用来看，对于一些非保密性的文书档案，单位通过在互联网、QQ群共享等渠道公布，帮助各主体甚至社会主体获取文书档案的相关信息，契合了当前信息公开的需要，有效的推动了文书档案的应用。

二、信息化条件下文书档案管理存在的问题

虽然信息化条件下文书档案管理取得了明显的成效，但也还存在一些问题，表现在文书档案信息化程度不够，信息化应用能力不足，信息化配套管理制度不健全等方面。

（一）文书档案信息化程度不够

文书档案信息化程度不够是指尚未全面发挥信息化的作用，首先，从现存的文书档案来看，部分单位文书档案仍然只是保存纸质文档，电子文档没有保存，或者虽然保存了电子文档，但电子文档的内容与纸质文档存在差异，如没有将最终领导签章确认的电子文档保存等，这就导致两者之间存在差异，不利于文书档案的开发利用。其次，从历史文书档案来看，没有利用扫描仪等将纸质文档转变为电子文档，或者转变为扫描件文档后没有转变为统一格式的WORD文档，导致文档查询等管理难度大。特别是对于单位内部下属各科室的文书档案，由于各种因素的影响，其文书档案电子化更加滞后，甚至出现电子档案丢失等问题。

（二）信息化应用能力不足

首先，信息化管理软件开发滞后，部分单位特别是基层单位仅仅简单的利用计算机设备存储电子文档，而没有开发出相应的管理软件将所有的文书档案纳入到数据库当中进行统一管理，这既不利于文书档案的保存，也不利于文书档案的开发利用。其次，信息化后的电子档案开发利用不足，部分单位虽然保存了电子文书档案，但长期没有对文书档案进行归纳总结，没有统计分析，难以形成完善的研究报告供领导者参考，从而没有发挥信息化的作用。

（三）信息化配套管理制度不健全

首先，信息化条件下的文书档案格式不统一，没有制定统一的、标准化的电子文书档案格式，这使得单位内部不同部门的电子文书档案格式不尽相同，甚至差异较大，不利于统一管理。其次，信息化条件下的文书档案借阅管理制度不健全，部分单位文书档案特别是电子文书档案存在利用互联网随意传递等问题，这种传递没有履行必要的审批手续，容易导致信息泄露。再次，信息化条件下文书档案安全管理制度不健全，部分单位虽然有保存电子文档的意图，但只是简单的存放在计算机设备中，而没有建立安全管理制度。

三、信息化条件下文书档案管理创新思考

信息化给文书档案管理带来了重要的发展机遇，利用这种机遇，必须创新理念规划文书档案管理工作，创新工具强化文书档案管理，创新模式规范文书档案管理。

（一）创新理念规划文书档案管理工作

首先，要从长远发展的视角出发规划文书档案管理工作，长远来看，文书档案必定会实现电子化、数字化，甚至纸质文书都可能不再保存，因此，单位必须从长远发展的视角出发，加快规划文书档案工作，以适应发展需要。其次，要从信息化的视角出发规划文书档案管理工作，要从文书档案内容、保存、管理、应用等方面明确如何推进文书档案信息化，明确文书档案信息化的目标即实现全面的电子化管理，明确文书档案的途径、重点内容和保障措施。

（二）创新工具强化文书档案管理

首先，要积极开发文书档案信息管理系统，单位要积极与开发商合作，根据自身的需求、文书档案的总量规模开发出符合自身要求的数据库，这种软件要具有基本的查询、文书档案上传、录入、编辑、打印、下载等功能。其次，要积极利用信息化工具强化文书档案管理，如规定单位内部各部门出台的文书档案要在正是成文之日上传到信息化管理系统中，文书档案管理部门要对上传的内容进行审核，以解决文书档案保存滞后、管理不规范等问题。

文档信息化管理范文第2篇

【关键词】医院档案管理信息化

1何为档案的信息化管理

1.1档案信息化管理的内涵

档案信息化管理的内涵包括两个方面:一是应用信息技术对档案信息系统集成、有序分类、便于查询、开发应用,对档案的鉴定分类、编目、排序、检索、归档保存等进行高效的管理,以提高医院的管理效率。二是用信息流来调控档案物流,最终实现“无纸化”管理,促进管理创新。

1.2档案信息化管理的内容

(1)数据资料信息化。应用扫描仪、计算机和网络把应当存档的文件、资料信息等以统一规范的数据格式录入计算机,以备处理。

(2)工作流程信息化。通过专用软件实现档案分类、编目和排序,为此首先需要规范管理流程、确定岗位员工的工作标准,减少人为调控和干预。为保证文档一致性,医院办公自动化系统要与档案管理系统兼容。

(3)档案检索信息化。在施行分级检索制度的前提下,通过医院网络和互联网可随时准确地检索到所需要的存档文件、资料、原始记录、文献等。

1.3档案信息化管理的条件

一是需要配备开放式电脑查询检索系统,向利用者提供快捷、方便的档案信息服务。

二是要加快医院局域网络的建设。

三是需要建立档案用户信息库,及时分析、了解用户对档案的需求,有针对性地编辑完整的系统档案信息,提高档案利用率。

四是要紧紧围绕中心工作,多角度、多层次、多形式地开展利用宣传活动。

2医院档案信息化管理的重要性及必要性

2.1适应社会发展的需要

现代信息社会日新月异,人们对各种时效性强、具有高价值的档案信息的需求量越来越大,对利用网络实现档案资源共享的要求越来越强,对档案工作服务信息化的要求也相应地越来越高,传统的档案管理模式及各业务环节已不断受到新的挑战。

2.2提升档案管理水平的需要

从总体上来看,医院档案管理现代化程度不高,有些单位还比较落后,这就需要不断更新管理意识,改革管理方法,运用先进的设备与技术,提高工作效率,实现管理的现代化,从根本上提高档案管理和利用的水平。

2.3确保医疗事业可持续发展的需要

档案信息化管理不仅有利于发现、培养和造就大批人才为医院事业发展服务,而且将会大大提高工作效率,使档案信息资源得到更加充分的开发利用,同时可以延长档案寿命。3医院档案信息化管理需要解决的问题

3.1需要大量资金投入

医院档案信息化的初期建设需要整体规划,包括整个硬件平台和网络基础设置,如需要投入的设备就有计算机、扫描仪、数码相机、刻录机、缩微设备、打印机、复印机等,还需要进行信息的安全防护,这些都需要很大的经费投入。另外,这些电子产品更新换代速度快,生命周短,其后续的维修、更换、升级等也在一定程度上制约了档案信息化工作的开展。

3.2任务繁杂,工作量大

医院档案的信息化管理有很多优势,但其工作量并不轻松,档案的信息化建设需要完成的工作很多:(1)对现存档案室的纸质档案进行数据化处理,通过扫描缩微等手段,将其转换成电子文件。(2)要利用文档处理软件按照标准要求对数据库进行规范整理,便于检索利用。(3)要对医院职能科室和业务科室提供网上利用平台,搞好远程服务。(4)要采取数据备份,数据加密,设置防火墙等多种防护措施,确保档案信息安全。(5)要根据电子信息技术的不断完善与进步,要对电子文件进行转换升级,使其处于可用状态。(6)纸质档案与电子文档并存,工作量是双倍甚至是多倍。

3.3难以获求满足工作要求的人才

档案信息化管理要求工作人员要有相适应的熟练的计算机操作技能,有获取判断运用信息的能力,要有精通的档案业务知识。那种既会档案管理、计算机操作,又懂卫生管理的复合型人才大受欢迎。但档案部门待遇不高,优秀人才难以吸引进来,进来后又难以留住,冗员又难以消化。

3.4需要转变传统的服务方式

传统的档案管理处于一种封闭的环境下,收集的也只是上级发来的红头文件、科研课题等等,没有对信息进行深层次的开发和加工,致使应变能力不强,竞争力不高。而档案信息化面对的是远程的看不见的,是背靠背的服务,服务方式是公开的透明的全方位的,服务质量要经得起网上的检验。这就要求我们要更新服务理念,拓宽服务领域,提升服务质量。

4正视问题所在,加强医院档案信息化的建设

4.1医院档案信息化的问题所在

(1)基础设施有待完善。大部分医院的局域网建设还有待完善,有的办公自动化系统尚未实施,形成不了医院档案专业体系,档案信息化管理也由此受到制约。

(2)技术保障与政策支持不够。保证电子文件信息安全的技术措施还有待于相关法律、法规、规章和标准的引导,电子文件的法律地位尚未确立。另外信息安全技术问题也缺乏明确的管理性、业务性和技术性标准。

(3)相关体系规范有待健全。档案信息化建设的前提和必要条件是档案工作的标准化、规范化。目前虽然已有一些标准规范出台,但还不能满足档案信息化快速、有序的发展。制约着信息交流的范围和程度,直接影响着档案信息化建设的步伐。

4.2医院档案信息化的措施

(1)加强基础设施建设。包括软硬件方面的设施,即各种机器设备、各种档案自动化处理程序、档案数据库建设等。

文档信息化管理范文第3篇

【关键词】文书档案；信息化；利用率；安全保护

1文书纸质档案与电子档案的特点

1.1纸质档案具有稳定性

纸质档案顾名思义就是用纸记录的档案，比如：日记、户口本、信件、图纸、合同、证书等都属于纸质档案。纸质档案有两个特点，分别是稳定性以及安全性，纸质档案的稳定性来源于纸张、颜料、染料的稳定性，而纸质档案的安全性则来源于纸质档案上的字迹，众所周知，每一个人的字迹都是有所区别的，所以纸质档案的造假几率很小，所以其安全性很高。但是，纸质档案却有一个特别显著的缺点——不易保存，纸质档案的保存会受到保存地点、保存环境的影响，大量的纸质档案不仅需要足够的保存空间，还需要高额的维护费用，而且纸质档案在查阅、搬移等过程中或多或少都会有所损伤，除此之外，纸质档案还会害怕潮湿、火灾、水灾等不可控制的灾害。这就不能保证档案的完整性，不利于数据以及实际情况的记录。

1.2电子档案的存储具有多样性

电子档案顾名思义就是用电子为载体记录的档案，电子档案也是信息技术发展的大趋势。电子档案和纸质档案的最大区别就在于，电子档案虽然存储的数据内容非常大，但是它的载体却很小，像U盘、移动硬盘等存储设备，虽然体积小，但是容量却特别大。电子档案不同于传统的纸质档案，它不但可以记录文字，还可以记录图片、视频、音频、影像等内容，让文书档案变得更具体、更准确。除此之外，电子档案还可以进行异地共享，档案的使用不会受到地区、时间的影像，只要有网络就可以随时查阅，大大提高了档案的利用率。此外，电子档案还可以进行多元化的备份，这也大大降低了档案丢失、损毁的风险。随着社会的发展，档案的数量越来阅读，传统的纸质档案的管理太过于繁琐。纸质档案在进行查询时，需要多道程序的审查，才能找到想要查询的档案。档案的管理工作也可以通过先进的互联网进行管理。将档案数据输入进网络，档案在网上进行管理，极大地促进了档案的公开性以及查询档案的便捷性，提高了档案管理工作的效率。

2加强文书档案管理信息化建设利用率

2.1文书档案信息化机制的建立

电子档案管理应该建立健全的管理机制，首先档案源数据的收集必须精确，档案数据的复制、备份、保存等必须保证和源数据相一致。除此之外，还应该尽量把图像类的数据资料转换成文字数据资料，这样可以方便后期的查阅和使用。电子档案的格式也必须根据国家规定来统一设计，并创建相应的电子档案管理机制。此外，电子档案管理工作人员的责任划分也应该依照国家的相关规定来执行，这样可以保证电子档案管理工作的规范和准确，尽量降低了电子档案管理工作出错的几率。

2.2文书档案信息化水平的加强

在地震局的防震减灾工作中，文书的档案管理工作是非常重要的一部分，但是，在现有的防震减灾文书档案管理工作中，不但文书档案管理的工作量非常大，而且文书档案管理的工作人员还特别稀缺。大部分文书档案管理工作人员对纸质档案管理模式都熟记于心，可是随着电子档案管理模式的出现，文书档案管理工作人员必须及时提升自身的技术水平，最大程度的满足其工作需求。用现代化的档案管理模式来服务于当前的防震减灾事业。电子档案管理模式是社会信息化发展的必然趋势。所以必须改变传统的档案管理观念，让文书档案管理朝着数字化、现代化、数据化的方向去发展，各个部门之间也应该互相交流和帮助，这样才能更好的推进防震减灾文书档案管理工作的顺利进行。

3加强文书档案信息化管理的安全保护

3.1提升文书档案管理人员的综合素质

提高文书档案管理安全的措施之一就是，一定要提高档案管理工作人员的整体素质。文书档案工作是单位中比较重要的工作内容，工作人员不但要具备过硬的技术水平，还必须具备一定的综合素养。在日常工作中，档案管理的工作人员必须要有及时收集、整理档案资料的意识，查阅完档案必须及时归还原处，定期维护、检查档案是否有缺损。与此同时，还应该定期给档案管理的工作人员安排培训和学习的机会，让他们多学习，努力提升自己的技术水平和能力。还要有足够的职业素养，在管理的过程中，认真负责每一份档案。不能随意将档案借出，以免泄露重要信息。

3.2强化文书档案信息化管理的安全防范

提高文书档案管理安全的措施之二就是，一定要加强文书档案信息化管理的安全防范，主要方式有两种：一，创建一个文书档案管理的内部平台，用此来监督和管理局内重要的文书档案；二，进行电子文书档案的备份和容灾，当电子文书档案受到损坏的时候，及时的采取补救措施，把损坏的档案及时的修补和还原，让文书档案可以尽量恢复正常。

4结语

随着防震减灾事业的不断发展，传统纸质档案的缺陷也逐渐的显露了出来。防震减灾工作不可能局限于一个地区，所以文书档案的使用情况也会越来越频繁。所以，如何创建出一种高效、科学的文书档案管理方式是目前防震减灾机构亟待解决的难题。电子档案的出现不但满足了目前防震减灾事业的发展需求，还提高了防震减灾文书档案的使用效率，可以为地震局相关的领导提供可靠的判断依据。文书档案的信息化发展是社会发展的大趋势，它可以提高防震减灾工作的准确性，让防震减灾工作中的文书档案管理工作变得更科学、更合理、更准确。

参考文献

[1]张雪.事业单位文书档案信息化建设分析[J].兰台内外,2019(18):25-26.

文档信息化管理范文第4篇

关键词：档案信息化管理；问题；解决方案

中图分类号：G271文献标识码： A

档案信息化管理指的是在档案行政管理部门的指导下，依照先进的科学思想和完善的组织管理办法来增强组织内部的信息化管理能力，并且要运用信息技术、网络技术等高科技手段，对文档信息进行发掘、整合，使信息在获取、处理、传输和应用数字化、网络化等方面，实现档案信息利用效率的提高和资源共享的目的。就目前我国的档案信息管理方式而言，由于内部的档案信息管理操作系统不一样而导致许多问题的出现， 这些问题很容易造成信息化管理风险的发生，很大程度上阻碍了档案信息化管理工作的顺利开展。所以需要从外部的网络环境、应用环境和从业人员的素质方面加大改革的力度，从而使档案信息的管理系统可以朝着更加安全更加稳定的法相发展。

一、消防档案管理信息化中存在的主要问题

（一）传统的档案管理方式束缚了新型档案信息化管理的发展

就目前来说，档案部门还是传统的“为保管而保管”“只保管不利用”的陈旧思想，仍旧是以往的“等待”“索要”等一些安于现状的行为，不讲求经济效益和社会效益，只是一味的重复“你来查找我便调取”的做法，不更新，不发展，也不改革。伴随着新技术和相关科学理论的不断渗透发展，新形势下的信息化档案管理涌现出了很多的新问题和新情况，这使得一些思想观念闭塞、行为方面认识不足的工作人员远远落后于时代的发展，随即导致了制约档案信息化管理发展的不良因素的存在。

（二）设备老化经费紧缺，达不到信息化管理的要求

经济和科技的发展，带动了档案信息的数字化、网络化和管理服务的现代化，这也是我国当前档案事业发展的主方向。档案管理要符合时代的潮流，就必须不断的改进设备和更新技术。所以，档案馆和从事档案管理的工作人员就必须投入更多的人力、物力、财力去把这些问题解决，然而设备是处于不断的更新变化中的，所以长此以往，档案工作部门不可能仅仅依靠政府的财政拨款就可以解决好经费不足的问题。尤其是近年来，政府的财政拨款显得极其紧张又极其严格，所以，设备老化和经费不足又称为了制约档案信息化管理的主要因素之一。

（三）档案保密和档案安全受到威胁

信息网络技术的应用不是只停留在一方面，它会不断的渗透到各个领域及各种环境场合，这就使档案保密和档案安全受到了威胁。一方面是人为原因，档案管理部门的档案从业人员保密意识和安全意识不强，经常将一些重要的档案不经过严格的审查和管理就随意的发到自己的网站上，造成了一些秘密档案的外流与遗失。另一方面是技术问题的原因，众所周知，当下的信息网络中，由于电脑病毒泛滥，在加上黑客行为的大肆进攻，致使档案信息的安全和保密工作受到严重挑战。这些问题都需要我们高度重视起来并及时解决。

（四）电子文件的归档问题得不到落实

截止到目前，我国始终都没有建立一个完善的达到数据交换的机读目录档案系统，网络建设形式和档案信息系统一直都是处于相互分离的状态，各行其是，联系甚微，规范性、开发性、服务性、共享性较差，这些问题致使了档案信息无法实现资源共享的目的。此外，在诸多办公自动化系统设计时多数情况下都没有档案管理者的参与，或者由于档案管理者相关专业知识匮乏而无法参与，这也就是导致电子文件从形成到归档之间存在不少问题的原因所在。

（五）严重缺乏高素质的档案管理人才

科技的进步带动了信息技术的迅猛发展，这也一定程度上促进了档案管理的变革，以往的管理方式、方法、手段都已经无法适应信息化管理所提出的最新要求，这也给从事档案管理的工作人员提出了更高层次的要求。然而，纵观整个档案管理部门，不难看出，档案从业者的整体素质都不是很高，对于高素质的人才，档案管理部门又可能由于其他一些原因留不住，诸多素质全面发展的人才，档案部门还引进不来，因此，高素质人才的缺乏又严重束缚了档案管理信息化的发展。

二、解决档案管理信息化问题应采取的措施

（一）改变传统的陈旧观念，走现代化社会服务路线

传统观念的束缚制约，是影响档案信息化管理的主要因素之一，首先要冲破这些一如既往的陈旧理念的枷锁，树立全新的开放意识和创新意识，积极促使档案管理在档案信息的利用、管理上服务于经济建设，服务于社会发展。其次，要从原来的被动服务走向“面向社会，多方联系”的主动服务，拓展服务渠道，健全服务功能，用前沿的眼光去看待研究利用者潜在的需求，为利用者提供积极主动、方便快捷的超越时间和空间的高端服务，与此同时要加强馆际交流，加大对所拥有的馆藏的宣传和推销。最后一方面就是加强档案信息的开发利用，档案是信息也是资源，没有档案，信息也就不复存在了，没有信息，自然也就缺失了服务的资源。所以，档案部门要对档案信息资源深度开发利用，以此为信息时代的到来提供优质高效的服务。

（二）建立健全完善的档案信息安全管理制度

档案管理本身具有的服务性质决定了档案馆要尽可能的开发和挖掘档案信息，为相关的工作利用提供便利的服务，以实现档案信息利用功能的最大化，最终实现档案信息资源共享的目的。但是资源共享又和资源安全是相互矛盾的，这就要求必须建立健全完善的安全管理制度。尤其是电子档案的管理更是需要匹配一套完整严格的安全措施，让每一个环节都不存在安全隐患。首要问题是电子文件的制作过程要实行权责分开机制，不能将二者混淆不清。然后就是在硬件管理上的要求，需要进一步完善电子文件与计算机设备的保管设施和环境，做好温度和湿度的控制，防止出现存储介质被磁化的问题，与此同时还要加强防盗措施的维护和完善。

（三）培养和引进高素质的档案管理人员

要实现档案的信息化管理，人才很重要，它要求档案从业人员要有专业的技能和扎实的知识基础，所以必须要重视人才的培养，首先就是对在职人员实行各种形式的再教育，以适应技术和科技发展的需要，与此同时要注意引进智能型的专业人才，两者相互结合相互促进，为适应信息化时代的发展建议一支智能化档案管理队伍。

结束语：总而言之，档案作为一种原生的信息资源，它的重要性也在不断的显现，新的挑战形式，也给档案管理人员带来了新的课题，作为档案管理工作的从业人员需要不断学习理论基础的同时要逐步的、全面的掌握信息技术的重要内涵，为档案工作提供服务，为社会主义经济建设服务，为精神文明建设服务，从而实现档案管理工作的全方位改革与发展。

参考文献：

[1]杜晓风.浅谈消防档案的管理[J].管理观察，2014（01）．

[2]明书玲.档案信息化管理问题浅述[J].黑龙江档案，2011（04）．

[3]岑爱卿.档案信息化管理问题探析[J].黑龙江档案，2013（04）．

文档信息化管理范文第5篇

档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值型等特点，其中历史再现性为其本质属性，其他特点为一般属性。因此，可将档案的定义简要表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。

科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中，形成的应该归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像带等科技文件材料。科技档案管理是档案管理的重要组成部分，它在企事业单位中是一项技术基础工作。尽管档案管理历史悠久，而科技档案管理却诞生在近代工业革命之后，是社会化大生产和专业分工的产物。科技档案对于企业建设与发展具有重大的作用，特别是在进入现代化企业建设中，科技档案在科研、生产、企业科学管理中显示出越来越明显的无可替代的作用，具有相当高的经济价值。

对于一个企业来说，研发能力的强弱，是衡量其核心竞争力的重要指标，而许多新的研发成果不可能从零开始，更多的是要借鉴、吸收大量的前人成功经验，吸取大量的前人失败教训。科技档案利用价值是它本身固有的特点，使其变利用价值为使用价值，使科学技术成为生产力，在企业建设与发展中产生经济效益。