企业文书与档案管理

前言：想要写出一篇令人眼前一亮的文章吗？我们特意为您整理了5篇企业文书与档案管理范文，相信会为您的写作带来帮助，发现更多的写作思路和灵感。

企业文书与档案管理范文第1篇

关键词：档案管理；文书立卷；立卷方法

中图分类号：G271

随着社会的进步与科学技术的发展，特别是计算机、扫描仪等一系列现代化设施进入文件形成与管理领域，自动化进程明显加快，传统的立卷方式难以适应这一形势的需要，推行立卷改革将成为一种趋势。

一、文书档案立卷改革的必要性

（一）“卷”改“件”是档案部门面向计算机时代的一种选择，计算机技术的引入，对于档案管理现代化有着重要的意义，使档案管理能够跟得上计算机发展的时代，利用计算机管理档案，在文件的传递、排序、编号、检索以及存储上具有明显的优势。在办公自动化系统中，文档一体化管理的理念正在不断地为人们所接受。这是因为与传统的文书立卷相比，它更具有科学性和可操性。以“件”为保管单位与“文档一体化管理”有相同的管理基础，符合“文档一体化管理”

要求。

（二）传统的档案管理，强调档案的立卷管理。对于纸质档案来说，由于强调立卷，使工作流程非常繁琐。首先要对文件进行实体分类，然后按问题、重要程度、保管期限排列卷内文件，编写卷内文件页号，编制卷内文件目录。这些工作环节，可是说是“费力不讨好”的工作程序。组卷时，要对卷内文件编流水页号，文件原始的页号作废；对稍大载体的档案进行裁剪，不注意还会把重要内容裁掉；没有装订线的文件，还要贴边，这些都破坏了档案的原始状态甚至档案的本质属性――原始记录性。组卷后，为利用者提供复制利用时，有时必须拆卷复印，否则复印内容不全，且容易泄密。

（三）立卷难是大家的共识。由于传统立卷方法基于手工管理方式，其本身要求的人工劳动难度大，尤其是案卷组合和案卷提名的拟写。一个案卷的质量高就在于卷内文件涉及相关问题要具有一定的联系，联系越紧密问题越集中，案卷就越容易成立，标题也比较好拟。反之，卷内文件之间联系很少，该卷就成了杂卷，任何概括性标题都无法如实反映案卷的全貌。

（四）传统的文书立卷方法已不适应档案管理现代化的需要。传统的文书立卷方法必须改革，包括立卷不装订，按时间排、随办随归，采用单份文件归档将是我们改革的方向，是适应未来机关办公现代化和档案管理现代化需要，符合文档一体化发展的趋势。我们抚顺石化公司也要适应时代的发展，进行文书档案立卷方法。

总之，以“件”为保管单位的文书立卷方法是最为科学、最能从根本上改变文书立卷工作难、繁、缓现象，是今后档案工作发展的大趋势。

二、文书档案立卷改革方法

根据国家档案局的《文书档案整理规则》的精神，按照“需要、可能、合理、科学”的原则，突出“简化整理、深化检索”的宗旨，以及城市发展对企业文书档案立卷改革的要求，着重加强以下几方面的立卷内容改革。

（一）、归档文件的编目改革。主要有三个方面，第一归档文件的编号；即档案室编件号和档案馆编件号。室编件号是按照分类方案的最低一级类目，按年度、机构（问题）、保管期限分三个流水进行编号。馆编件号是根据档案室移交进馆的档案，按照馆衔接的需要，分别在归档章和档案盒盒脊等处重新编号。国家《文书档案整理规则》中规定；按问题（类目）分三种保管期限一年为一段，用阿拉伯数字自然流水编号。第二编制归档文件目录；按照分类、排列的结果，逐类、逐件编制目录，突出以“件”为保管单位，采用横式的归档文件目录，其设置的内容有分类号、件号、责任者、文件编号、题名、日期、页数、盒号和备注项目。归档文件目录应一式三份。第三编制档案盒盒内归档文件目录；即将盒内件编制目录，其格式与归档文件目录相同，分别填写盒脊；盒脊的格式为全宗号、类别号、年度、保管期限、起止年号和盒号。盒内要存放备考表，不同的年代、类别、保管期限不能放在同一盒里。

（二）、取消卷号、实行文件级管理。过去以案卷为保管单位，就是在组卷过程中，将同一组问题的单份文件，在卷内归档文件是否齐全完整的基础上，按照文件的形成规律，根据文件内容的重要程度，时间前后顺序和责任者的级别进行排列、编目、拟写案卷标题、切边、打页号、装订和填写备考表等一系列整理工作。而以“件”作为保管单位，克服了案卷整理的繁杂手工操作。其主要特点有；（1）不需要编制全引目录，编制归档文件目录即可。（2）不需要打页号，在录入条目时，将归档文件的页数数一下录入计算机就行了。（3）不需要拟写标题和填写案卷封面。（4）不需要切边，尽量保持归档文件的原貌，除去金属物，（5）采用左上角装订，将左、上侧对齐用线或不锈钢订书钉装钉即可。具体的件内排列原则是正本在前、定稿在后；正文在前、附件在后；原件在前、复制件在后；转发文在前、被转发文在后；复文在前、来文在后。

（三）、设置归档章。即在文件的首页右上角上瑞空白处加盖归档章，并填写相关内容，其设置的内容为全宗号、类目号、年度代号、件号、盒号。一般文件形成后，随及盖上归档章，随时或按时向档案部门移交。

（四）、归档文件的分类。国家《文书档案整理规则》中规定，归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程，经过多方面论证，决定采用期限-年度-机构（问题）的分类方法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，在再年度下面按问题进行分类。目前企业大多结合国家档案分类的有关规定，制定本企业的《归档文件整理规则》，采用问题-年度-保管期限的分类方法。按问题分类；即在归档文件材料整理过程中将文件按其形成或承办的问题（类目）进行分类。按年度分类；就是将归档文件材料按其形成年度进行分类。按保管期限分类；就是根据归档文件材料保存价值和重要程度分永久和定期保存的分类方法。

（五）、保管期限的划分。在划分归档文件材料保管期限过程中，一定要按照国家档案局的《关于机关档案保管期限的规定》，要重质量，把握划分归档文件材料保管期限的准确性，克服传统的“就高不就低”的保管期限划分的做法。保管期限的填写采用代码字母，即G（永久）、C（定期30年）、D（定期10年）。在编制归档章、填写档案盒脊的保管期限栏时，分别填写G、C、D即可，也可以采用阿拉伯数字的填写方法，即1（永久）、2（定期30年）、3（定期10年）。

三、计算机的介入促进了文书档案立卷改革的快速发展

随着现代化科学技术的发展，办公自动化的先进技术的介入给档案工作的发展提供了更新的要求和契机，档案立卷工作如何做到既要强调档案的保密、安全，又要发挥档案信息服务，为社会提供馆藏资源。尤其在当前的新形势下，传统的以案卷提供利用，被利用者可能接触到不在其利用范围内的其它档案内容，因为同一案卷内的文件，内容往往并不单一，再者以案卷为保管单位，其卷内内容比较复杂，页数有的达到200页，不易复印或缩微，限制了利用方式的多样化。因些，必须加强对传统的以案卷的立卷方法进行改革，采用以文件级的整理方法，充分发挥馆藏档案信息向社会开放利用工作。

由于以文件级作为保管单位，单靠传统和落后的检索查找手段，是很不适应档案管理的需要，但计算机的介入就解决了档案检索难的问题，依靠计算机一次性输入条目，就能生成各类目录，并有强大的文件级检索功能。因此，做好归档文件的数据采集是关系到检索档案信息正确如否的重要保证。所以在录入归档文件条目时，一定要严格要求，按照规范化和标准化来采集每一条档案信息，采集的内容主要有；

（一）档号。每份文件都必须编制固定的档号，也是必须采集的内容，档号由全宗号、档案类别号、年度、保管期限、归档文件顺序号组成。

（二）责任者。责任者一般采集简称，在一个全宗内要求统一，多部门联合发文的，要采集主办单位和不超过三个责任者。

（三）文件编号。是利用者常用一项重要内容，一定要采集。

（四）题名。题名是计算机数据采集重要环节，是计算机检索档案数据的重要依据，因此，在录入题名时，一定要按照档案管理的标准化和规范化来采集归档文件题名，对有些归档文件的题名不能全面揭示文件内容的要进行补充，如有些文件题名过于简单或题名含义不清，不能揭示文件材料内容，填写时也照实抄录，但应重新似写准确的题名附后，并加“（）”标识。如一份关于加精神文明建设的文件，原题名是《通知》，应重新似为（关于加强精神文明建设的通知）附在其后，对于没有题名的文件，可直接填写拟好的题名，加“（）”标识。有些干部任免、职称评聘、介绍信存根、启用印章等文件的题名不能揭示文件内的所有内容，但凡涉及到本机关的相关内容也要将任免名单和印章的全称采集进去。

（五）主题词。一般设置在文件后面，是档案检索的重要途径。

（六）形成日期。以文件公章日期为准，或主管领导签发日期为准。有些归档文件把领导批示件与请示文件为一件保管时，应以主管领导批示日期采集。

（七）页数。归档文件实际页数。

（八）保管期限。永久、30、10三种。

（九）密级。对有些设置密级的文件，一定要采集。保证档案在提供利用过程中的安全工作。

（十） 附注。有的文件附注内容也很重要，是很有利用价值的档案。

完成了文件条目采集后，还要将电子原文挂接，这样计算机不但能检索文件条目，还能检索所需的电子文件，为全文扫描、网络检索、复印、缩微等提供利用的技术手段带来了种种便利条件。克服了传统的档案案卷整理的繁琐、复杂的组织形式。

四、结束语

总之，档案管理现代化、信息化的快速发展进程，要求传统的文书立卷方法必须改革，文书立卷改革的内容是文档一体化管理的重要体现，它不仅仅是一种管理方法的改革，也是管理思想与思维观念的根本改变，因此，我们要不断研究文书立卷改革的新思路、新方法，使之更方便快捷地适应高速发展的信息产业的需要。

参考文献：

[1]国家《文书档案整理规则》（公开出版）[Z].

企业文书与档案管理范文第2篇

关键词：文书档案 档案管理 创新 信息技术

引言

文书档案作为企业档案资源体系中的重要组成部分，其中记载着企业多项历史工作信息，能够间接反映出单位各级领导决策问题、组织问题、企业建设情况等问题，为后续企业工作提供有力的依据，同时，文书档案中也记录了企业发展所取得的成果，是企业非常宝贵的历史资源。随着信息技术不断发展，当今信息技术已经融入到社会的各个角落，信息技术能够切实提高企业管理质量与运作效率，因此，现代化管理模式对传统的文书档案管理提出了更高要求。近些年来，随着企业内部管理水平、发展水平不断提高，对文书档案管理要求也越来越高，系统、效率、准确的管理模式已经成为当今文书档案管理的必然要求。

一、当今文书档案管理中所存在的问题

（一）文书档案管理不够规范

随着企业不断发展，在长期发展中势必会不断堆积文书档案。这也直接的加大了文书档案管理难度，造成一系列的不规范想象，主要变现在：档号不规范、案卷目录不规范、案卷标题不规范、组卷不规范等。这一系列不规范现象从实质上分析就是企业高管的不重视，使得文书档案管理没有形成一个规范的规章制度与管理制度，进而造成文书档案管理出现问题。

（二）文书档案检索效率不高

当今企业文书检索的形式主要分为计算机检索和人工检索两种，其中，人工检索占据主体地位。虽然，企业文书档案管理人员在提高检索效率方面做出很多努力，编制诸多检索工具，但在企业文书档案逐渐增多的情况下，使得人工检索效率止步不前。其主要因素在于管理人员在管理档案时，过重在意检索效率与内容，而往往忽略了检索质量。这不仅在质量上无法保障，检索效率也没有切实提高。

（三）文书档案管理人员专业素质层面

现如今，很多企业的文书档案管理人员虽处于平稳发展阶段，也有些管理人员在企业工作了诸多念头，已经形成了自身独有的管理理念，而这种理念是非常难以转变的，使得管理人员的专业能力、文化水平无法适应现代化文书档案管理需求。信息技术作为21世纪的标志性技术，实现现代化、自动化、信息化、电子化管理已经成为必然趋势，但一些资历较老的管理人员甚至连计算机都不会使用，对一些现代化专业知识也不够了解，使得企业文书档案现代化管理建设进程缓慢。而企业工作人员往往都是“术业有专攻”，能够满足现代化档案管理研究与开发的人才非常局限，严重影响企业文书档案管理创新进程，无法提高文书档案管理质量与管理效率。

二、文书档案管理创新的有效渠道

（一）强化制度建设，加强执行力度

首先，想要实现文书档案管理创新必须要加强文书档案管理制度的创新，进一步规范原有的规章制度。想要保障管理制度的有效性，制度创新必须要建立在企业实际运营情况的基础上，要剔除一些不符合现代化需求的管理制度，并采用现代化管理制度进行填充，打造全新的文书档案管理体制。总之，企业要建立文书档案管理系统的标准化建设，对企业文书档案管理中的内容、要求、形式作为明确的统一规定。其次，要落实文书档案管理责任制，为文书档案管理创新提供坚实的保障。为了保障文书档案管理能够适应现代化发展需求，企业必须要针对电子化档案建立一套标准的规章制度，将电子化档案制度与原有制度相结合，保障文书档案制度的完整性。最后，待到企业建立健全文书档案管理规章制度之后，必须要加强执行力度，落实相应的管理责任，并且定期对规章制度的落实情况进行审查，并组织文书档案管理力量，对文书档案体系制度内容进行修、补充、筛选，保障档案管理体系制度的时效性，充分发挥文书档案管理体系制度的积极作用。

（二）创新工作机制

企业文书档案管理必须要适应现代化社会发展步伐，创新相应的档案管理工作机制。笔者认为，企业必须要建立健全以下几点：①自我营销机制。该种管理机制主要是根据企业阶段安排和总体要求作为出发点，大力宣传文书档案管理的重要性与积极作用，并提出文书档案管理中心任务及提出档案管理要求，为后续档案管理奠定坚实的基础。②主动参与机制。让文书档案管理工作能够参与到单位中心或重大活动中去，加强文书档案管理质量，充分体现出文书档案对企业发展的积极作用。③互动协调机制。加强文书档案管理的参与力度和宣传力度，与有关部门在档案方面达成共识，构建一套系统的管理路线，并且文书档案管理工作中，做好监督、指导、服务等职责，加强文书档案管理与各个部门之间的联系，提高企业各个部门之间的协调性。

（三）构建文书档案管理队伍，提高管理人员的工作质量

待到企业现代化文书档案管理机制构建完成之后，要进一步加强企业文书档案管理的人才队伍建设工作，让档案管理人才来实施档案管理工作。第一，单位要认真挑选档案管理人才，在面向社会招聘人才时，必须要保障应聘人员的知识基础与文化层次，同时也应考虑应聘人员的专业和计算机能力。第二，加强企业内部人才培养，定期展开有层次、有计划、有重点的现代化档案管理培训工作，加强行业内部文书档案管理业务交流，提高企业档案管理人员的道德修养与业务修养，加强档案管理人员对文书档案管理工作的认识，提高档案管理人员的重视程度。第三，企业要建立“能者居上”的岗位竞争制度，即公平、公正、公开的保障档案管理职位的竞争制度，为了工作人员的职位晋升、评定、福利待遇等方面的上升空间奠定基础。第四，加强危机意识教育，构建一套考核体系，明确考核标准，进而激发档案管理人员的创造性与积极性，提高文书档案管理的工作效率。

（四）加强技术创新，提高服务质量

想要实现文书档案管理的工作创新，企业首先要淞⑾执化档案管理理念，无论是在日常文书档案工作中还是档案信息交流过程中，都必须要充分利用现代化手段作为媒介，即借助信息技术、计算机技术来管理文书档案，提高档案管理质量与效率。基于此，企业想要不断满足现代化文书档案管理的发展需求，就必须要不断开展创新技术活动，构建一套符合企业自身发展的电子档案管理系统，并将该系统融入到企业系统中。要求企业将档案管理信息化建设归纳到企业总体规划中，制定出相应的规划细节，例如档案信息收集、检索、整理、利用等各个环节，实现企业各部门间的信息流共享，提高文书档案管理的服务质量。

（五）保障细节功能能够做到位

文书档案管理工作的细节工作非常多，因此，想要加强文书档案管理的服务质量，做好细节工作是必不可少的，需要档案管理人员做到以下几点：①制定相应的规章制度，要求档案管理人员你必须要严格尊重规章条例。②加强具有机密性文档的管理工作，要求档案管理人员必须要将文书档案进行整合、划分、筛选，将档案划分多个层次，以备不时之需。③企业文书档案必须要按照规章流程进行记录，避免因人为因素致使档案信息不全或遗漏。④加强文书档案存档工作，无论是纸面档案还是电子档案，在归档之前必须要再次检查，并且电子档案要在录入电脑之后，要进行信息核对，从而确保文书档案的完整性、真实性、精准性。

（六）加强管理人员的创新意识

创新意识是创新模式的基础与前提，文书档案管理要一改传统文书档案管理弊端，提高文书档案管理的积极作用，让档案管理工作能够成为企业的创造者与先行者。由于信息技术的开形式注定了档案管理的显性化需求，因此，文书档案管理应朝向开放性发展。在符合保密规定的前提下，档案管理部门可定期将档案专题、目录、特定成果在公共媒体上公布，为客户查考、选择提供便利，让用户能够感受到档案的用处，加强档案信息的积极作用。

三、结束语

文书档案管理工作作为衡量企业管理水平的重要标准，同时档案信息能够为企业提供有效参考依据，对企业的发展至关重要。文书档案管理质量会直接影响档案信息的完整性、可靠性，是企业展开一系列经营活动的重要参考依据，不容忽视。例如企业经济建设、社会发展都需要借鉴文书档案内容。因此，企业必须要提高文书档案管理的地位，实现文书档案管理工作创新，构建高专业、高素质档案管理人才，从多方面提高档案信息的利用率，充分发挥文书档案的积极作用，这样才能够适应现代化档案管理发展需求，推动企业建设与发展进程。

参考文献：

[1]梁军萍.如何做好文书档案管理工作[J].十堰职业技术学院学报，2014（04）：12-13.

[2]韩宏.浅析文书档案的现代化管理[J].机电兵船档案，2012（04）：1-2.

[3]罗文妍.浅析文书档案管理工作的创新[J].东北农业大学学报（社会科学版），2011（03）.：22-23.

企业文书与档案管理范文第3篇

关键词：文书档案；管理工作；创新

对档案工作而言，文书档案管理工作是其重要的组成部分，而且文书档案管理工作开展的好坏对企业单位而言具有至关重要的影响，因为文书档案通常在企业单位面临的问题与需要作出的决策中扮演着极为重要的参考和指导作用。文书档案管理工作如果不能跟上形势发展的需要就很容易导致问题无法解决，甚至做出错误的决策。因此，在当前时代背景下，文书档案管理工作优化创新显得非常重要，我们需要创新性的开展当前的文书档案管理工作，从而为企业单位发展保驾护航。

1.新时期开展文书档案管理工作创新的必要性与紧迫性

随着改革开放的深入推进，我国的社会经济不向前发展，市场化程度也越来越高，而对企业单位而言，人们对档案工作的要求也变得更高，传统落后的档案管理形势显然已经无法满足时代的需求，而文书档案管理工作同样需要不断创新才能跟得上时代的发展脚步，在新时期，如果文书档案管理工作跟不上时代的步伐，不能创新，一味守旧，只能埋没于历史的尘埃。因此，我们说新时期开展文书档案管理工作创新不仅很重要而且极为紧迫。

2.当前文书档案管理工作面临的问题

2.1 管理机制不健全，不能与时俱进

新形势下，文书档案管理工作面临的问题主要表现在缺乏制度创新，从而无法适应普遍提出的档案科学化管理，而且当前时代背景下，大部分的政府、国企、事业单位都非常注重体制改革和制度创新，通常大的创新都有专门负责的领导干部，而细分到档案管理层面，则几乎无人问津。更为值得注意的是，目前很多档案管理从业者都为兼职，同时在单位还身兼其它职位，档案管理工作处于从属地位，这种形势下，创新工作几乎无从谈起，这不仅与追求高效的时代旋律不协调，而且也极大的阻碍了档案管理工作的与时俱进。

2.2 管理方式落后，工作效率低下

当前社会经济的迅速发展，使得文书档案的数量较之以往有了天壤之别。当前瞬息万变的信息社会，对企业单位的应急反应能力提出了全新的要求，而目前的企业单位在文书档案管理工作方面还依赖于陈旧落后的档案管理手段，最终导致工作效率地下。在当前时代背景下，文化档案和信息的整理收集工作比以往任何一个时候都显得更为迫切和重要，这也必须要求档案部门和档案从业者肩负起时代的使命，真正以创新精神服务于文书档案工作，开创文书档案管理新局面。

2.3 管理人员整体素养亟待提升

现代化文书档案管理工作需要一大批专业技能过硬和工作创新意识强的人才，而纵观当前档案管理人员，很大一部分人都非科班出身，技能水平参差不齐，对计算机互联网的知识了解甚少。还有很多企业单位的文书档案管理人员均为兼职，主要职业不是档案管理，最终使得整个企业的档案管理工作趋于混乱局面，管理人员整体素养亟待提升。

3.创新文书档案管理工作的建议

3.1 推进制度创新，确保执行力度

要想创新文书档案管理工作，首先需要从制度上着力推进，在遵循公司各项规章制度的前提下，依据自身单位档案工作的实际情况，对档案工作相关制度进行修订完善，淘汰与时展不相适应的旧规则，健全新的的档案工作管理制度，同时要设定专门的人员负责监督制度创新的执行力度，制定出本单位文书电子档案管理规划，最终形成全面可行的制度创新体制机制。

3.2 注重技术创新，实现文书档案管理信息化

传统的文书档案管理方式已经无法跟得上信息时代的高节奏，随着计算机和互联网技术的发展，这种不适应现象会越来越明显。因此，文书档案管理工作必须要主动求变，注重创新，积极拥抱现代信息技术，加快实现文书档案管理信息化进程，这样不仅可以节省大量的精力和时间，也能确保在调阅查找档案的时候更为轻松灵活，从而确保高效的开展文书档案管理工作，促进整个企业单位工作效率阔步提升。

3.3 加强人才队伍建设，提升档案从业者综合素养

我们上文谈及的文书档案管理方式与方法陈旧落后，还有另外一个方面的原因，即文书档案从业者综合素养不够，受制于自身的专业化水平，无法更为高效和创新的开展文书档案管理工作，比如一个多年的手工档案管理者，要想短时间通过计算机互联网实现档案管理工作的转型升级，几乎是一件不可能完成的事。因此，必须要加强档案管理队伍的综合素养培训和应用现代化技术的能力，不断提升文书档案管理从业者对工作的认识，从自身单位实际出发，有计划、有重点地充电学习，调整专业知识，提高综合素养。同时，企业单位自身也可以需要重视档案从业者的培养，必要的时候可以开展分支机构和部门之间的档案管理技术交流，推行档案工作岗位乱换，构建起优胜劣汰的档案工作用人机制，从而增强档案人员的工作实力和职业风险意识，最终调动档案从业者的积极性和创造性，实现企业档案工作迈上新台阶。

4.结语

综上所述，对企业单位而言，文书档案管理工作并非一个可有可无的工作项目，而是关系到企业的长期健康可持续发展直接决定了一个企业的办公水平及效率。而针对当前文书档案管理工作陈旧落后的局面，我们必须要积极大胆革新意识，推进文书档案管理工作的创新，只有不断创新才能跟得上时展的步伐，才能更好的为企业管理和发展提供参考借鉴材料，帮助企业更好的做出科学决策，实现企业运转有序，让企业在时代的车轮下阔步前行。

参考文献

[1] 梁军萍. 如何做好文书档案管理工作[J].十堰职业技术学院学报，2010.

企业文书与档案管理范文第4篇

在社会经济迅猛发展的背景下，电力企业对文书档案管理提出了更为严格的要求，在现代化信息服务的基础上，不断完善企业文书档案管理的模式，提高文书档案管理业务工作的水平和质量，以推进电力企业档案管理信息化的建设，使之更好的服务于企业发展。

2新时期电力企业文书档案管理的要求

目前，信息化建设主要目的在于通过对现有信息资源的开发和利用，将信息的带动服务作用充分发挥出来。电力行业是一个涉及知识和技术的高密集单位，其直接关系到我国国民经济的发展，而电力企业文档是企业在进行经营生产活动中产生的，其记录了企业发展过程中的主要活动，能够为企业发展规划提供最为直接的依据。因此，电力企业应将文书档案管理和信息化建设紧密结合起来，提高档案的利用率，充分发挥文书档案管理的实时服务功能，并利用现有的信息技术手段来提高文书档案管理的现代化水平，以确保电力企业能有效提高文书档案管理工作的质量和水平，同时这也是电力企业文书档案管理在新时期需要满足的新要求。

3电力企业文书档案管理存在的主要问题

3.1忽视了文书档案管理的重要性

目前，诸多电力企业仅认为文书档案管理工作是文字性工作，只需要一些简单的文字说明，未意识到文书档案管理在电力企业发展中的重要作用，不清楚文书档案对电力市场的影响。由于文书档案管理得不到企业高层应有的重视，导致这些电力企业在文书档案管理方面的投入不足，出现档案室设施不全、保管条件和保管手段落后等现象，从而无法为企业提供高质量、高效能的服务。

3.2文书工作与档案管理缺乏衔接性

在实际工作中，诸多电力企业并没有将文书工作与档案管理工作很好的联系到一起，在一定时间内，针对同一件事情文书工作和档案管理工作若不能有效的整合在一起，极易产生差距，且在出现问题后的处理方式也不相同，这对文件的统一性与完整性造成一定影响，不利于促进电力企业的持续发展。

3.3文书档案利用率低

由于部分电力企业的文书档案管理工作流走于表面形式，导致很多档案资源不能有效利用到电力企业的管理工作中，再加上现阶段的文书档案管理工作未能充分运用到科学信息技术，很多数据资料无法实现数字化管理，很多工作需要以传统的人工方式完成，极易在实际工作中出现误差。若电力企业的文书档案管理工作到位，数据资料完整，可为电力企业的持续发展提供可靠的资料资源，提高电力企业的工作效率，从而为电力企业的发展奠定坚实的基础。

3.4文书档案数字化管理水平低

结合当前社会经济发展的主要特点，数字化管理是适合当前电力企业文书档案管理的最佳形式，提高文书档案管理的科学性与有效性，可有效满足现代社会发展的趋势。但电力企业对数字化建设不重视，缺乏对数字化管理的相关专业知识，缺少详细的标准和制度来实行数字化管理，未能将电力文书档案资源的效用充分发展出来，严重制约了电力企业发展的脚步。

4电力企业加强文书档案管理的措施

4.1加强档案专题管理，提高档案利用率

专题档案是指电力企业及个人在某项重大活动或专题工作中直接形成的载体档案，可为电力企业制定科学决策提供可靠的材料依据。专题档案的领域相对广泛、档案形成时间具有偶然性，因此，电力企业在收集专题档案时需采用专门的收集方法，结合电力企业专题档案的管理特点及原则等，针对性的采取不同方法对文件材料进行调整，比如针对企业各项重大主体活动的专题档案可构成一个独立的全宗，再由档案管理部门按照整理档案的规则对专题档案进行编目和鉴定。企业重大活动文件档案应组卷，按照重大活动中形成文件的规律及原则，依据问题的特征实施档案分类分卷工作，尽量为电力企业提供文书档案实时服务，充分发挥专题档案的重要价值，提高档案的利用率。

4.2加强文书档案数字化管理，提高数字化水平

所谓的文书档案数字化管理主要是指利用数据压缩技术、高速扫描技术等将企业的文书档案系统组织成一个合理有序的档案信息库。①电力企业文书档案数字化建设的目的在于针对文书档案建立目录数据库，从而为电力企业实现企业信息活动的全面掌控奠定基础。②电力企业文书档案信息的数字化即是在目录数据库的基础上运用高速扫描技术，通过扫描录入的方式将文书档案中所涉及的内容按照原貌图像进行存储，并编制相应的目录索引，以为电力企业文书档案的数字化建设提供优质服务。

4.3加强人才队伍建设，提高工作人员的业务水平

①完善人才的任用制度。通过多种有效措施吸引专业能力强，且具备现代管理意识的人才，并根据岗位及人才的实际情况进行编制；②根据现代社会对电力企业发展的需求，加强对档案管理人才的培训，不断优化管理人员的知识结构；③利用讲座、交流会等形式，加强电力企业内外人才之间的信息交流，实现信息资源的共享；④企业应为档案管理人员的未来发展提供更多的机会，帮助其做好职业生涯规划，以实现其自身价值，提高人员对岗位及企业的责任意识。

4.4提高文书工作与档案管理的衔接性

加强文书工作和档案管理工作的相互融合，相关工作人员应加强研究自身所处岗位的特点和性质，在两者存在差异化的基础上，实行统一管理。电力企业档案管理人员需严格执行相关的管理制度，及时准确的接收文件、核对文件，整合资源，若发现与实际不符或出现错误，应及时向文书工作人员反馈，确保文书档案的质量。另外，电力企业档案管理部门应对借阅制度进行完善，做好文书档案的保护工作，避免丢失遗漏。

5案例分析

A是从事电力企业文书档案管理工作的人员，在刚开始从事文书档案管理工作时，所有的文件档案均是在记录本上登记后，将其送至档案室，若企业内部员工需要进行查询或借阅的话，需从记录本上逐一查找，且记录好借阅人的借阅时间和归还时间，一旦工作处于繁忙状态，极易出现登记错误。近两年，该企业越来越重视文书档案管理工作，加强文书档案管理的数字化建设，将传统手工模式与现代先进技术相结合。该企业每年三月份均会开展“电力设施保护宣传月”的活动，2016年2月份，企业领导要求A将2015年3月“电力设施保护宣传月”活动的相关档案调出来，以借鉴相关数据来拟定今年的活动计划。A通过数字化档案管理信息系统在检索的地方输入“2015年电力设施保护宣传月”，系统会立即检索出2015年电力设施保护宣传月的相关内容，如表1所示，大大提高档案的查询速度和效率。

6结语

综上所述，在市场经济不断发展的背景下，对电力企业文书档案管理中存在的问题进行分析，并根据新时展对档案管理的要求，不断创新改革，建立与现代文书档案管理相适应的制度规范，并积极探索与当前电力企业发展相适应的运行模式，以将文书档案管理在企业发展中的推动作用充分发挥出来。

作者:马永丽 单位:国网重庆市电力公司北碚供电分公司

参考文献：

[1]张媛.试论电力企业档案管理现代化[J].科技情报开发与经济，2011，21(20)：108-110.

企业文书与档案管理范文第5篇

[关键词]现代化；文书；档案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.08.097

[中图分类号]G275.2 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）08-0-02

现代化文书档案管理的实施，是为了进一步提高文书档案的安全性，并高效分析和处理档案信息，提高其管理能力和服务质量。文书档案管理的现代化，主要包括信息化和规范化两个方面，并具体围绕着制度、技术和人才进行管理，实施科学、可行的管理办法。

1 现代化文书档案管理对企业发展的重要价值

1.1 提高企业信息的分析和处理能力

文档案信息，能够详细反映出企业的发展概况和现实状况，其关系到企业未来的发展。在文书档案管理工作中，不仅需要保证关于企业发展的信息资料的安全和完整，还需要重视这些信息的功能和作用。文书档案信息能够为企业的经营发展给予指导和引领，为企业发展战略的制定提供有价值的参考。为了从文书档案中获取更加全面的信息资料，企业需要对其进行严格、规范的管理，以高效完成信息资料的调取、分析和处理等工作，因此，实现现代化文书档案管理显得尤为重要。应用信息技术和网络技术手段，建立文书档案信息系统，极大的扩展了文书档案的储存空间。同时还能利用计算机代替人工，更加快速的分析和处理信息资料，提高了信息服务工作的效率和质量，减轻了相关工作人员的压力和负担。由此可见，现代化文书档案管理对企业的经营发展有着积极的影响。

1.2 创造更高的经济效益

文书档案记录着企业经营发展的全过程，涵盖了生产、经营和管理等多项工作。企业经营发展与管理过程中所出现的问题，均可以参考文书档案找寻原因，以更好的采取解决办法。在当前社会环境下，面对复杂多变的经济形势，企业发展面临着更多的挑战。而提高文书档案管理水平，能在很大程度上提高企业的竞争优势。为了进一步提升文书档案管理的安全性，企业需要转变其管理理念，更新其管理策略，依托于先进的技术和规范的制度，将文书档案信息转换为有价值的资源和生产力，以更好地服务于企业的生产经营，进而创造更高的经济价值。

1.3 更新经营理念

现代化文书档案管理，能够为企业的经营管理工作提供全新的思路，转变其经营理念。企业领导干部需要对文书档案管理工作予以重视，能根据其信息资料，更加清楚认识到企业今后的发展形势，更新经营理念。还能合理进行工作任务安排，让每一名员工的价值均能在岗位中予以实现，自觉规范要求，重视创新与创造，其对企业的经营发展有着良好的推动作用。

2 现代化文书档案管理的不足之处

2.1 缺乏专业、明确的文书档案管理机构

部分企业单位在开展文书档案工作过程中，没有设立专门的档案管理机构，多是由人事管理部门负责。文书档案管理的分工不明确，从事文书档案管理的并不是专业的工作人员，其基础业务水平不高，对电算化技术和信息技术的掌握不够熟练，这在很大程度上影响了文书档案管理的工作质量，同时也制约了文书档案管理的现代化发展。

2.2 缺乏规范化的管理制度

很多企业单位在文书档案管理方面缺乏规范化和标准化的制度。当前，企业文书档案管理工作正逐渐朝着信息化和自动化过渡，这便需要一个更为标准化和规范化的管理体制。文书档案信息系统构建的主要内容包括应用软件的开发和数据库建设，但由于缺乏规范化的管理制度，资料的收集和储存不严谨，文档分类不合理，应用软件杂乱。文书档案的收编管理缺乏统一的标准，其通用性和适用性较为欠缺，信息资料的完整性、准确性以及安全性均难以保障，这是现阶段文书档案管理工作中需要改进的部分。

2.3 信息化建设滞后

从某种意义上说，文书档案的现代化发展也是信息化的发展。但文书档案的信息化建设相对滞后，企业在该方面的投入较少，这就导致文书档案信系统相关硬件和软件功能不全，办公系统落后，相关设备和技术得不到及时更新和升级，数据库和整编库尚不完善，电子文件资料的存储存在障碍。与此同时，缺乏防火墙、杀毒软件对信息系统的防护，文书档案的安全性难以得到保障。

3 现代化文书档案管理的新思考

3.1 管理制度的完善

文书档案管理现代化的发展，需要依托于规范化、标准化的管理制度，进而保证管理工作的质量。基于企业自身的管理体制和组织架构，结合企业经营发展的实际，建立健全企业单位文书档案管理制度；设置专门的文书档案管理机构，并由专业的管理人员负责，分别管理纸质文档和电子文档；改变传统的工作形式，更加灵活地进行管理。加快文书档案的信息化建设，并加强对文书档案信息系统的管理，并将其纳入管理制度的条目中。文书档案的调取和查阅，需要进行详细的登记和记录，相关管理人员需要认真履行其职责，严格执行文书档案管理制度，避免出现差错。建立相应的考核制度，以激励管理人员，调动其工作积极性，使其全身心投入文书档案管理工作中。

3.2 管理技术的革新

进一步加快文书档案的信息化建设，需要依托于先进的技术手段，增加在该方面的资金投入。购进性能良好的硬件设备，开发和应用功能强大的软件设备，加强对数据库的建设，进而推动文书档案管理的现代化发展。加快文书档案管理技术的革新与升级，提高其信息化程度，高效处理繁杂、庞大的信息，减轻管理人员的工作负担，同时保证文档信息的准确性。应用防火墙、杀毒软件，提高文书档案信息系统的安全性。应用密钥技术，设置信息的查询权限，并设置保护密码，分别由档案管理人员和企业领导掌握，以保证文书档案信息的安全性。对于查阅资料的用户，经过实名认证和身份认定后方可登录系统，并做好相关记录。

3.3 管理队伍的建设

现代化文书档案管理工作的责任和难度较大，需要工作人员具有良好的专业能力和职业素养，加强对文书档案管理队伍的建设，培养更多高素质人才。现代化文书档案管理人员需要熟练掌握网络技术和信息技术，并重点予以培养。定期开展培训活动，让文书档案管理人员能够在尽可能短的时间内掌握新技术，定期开展技能考核，并将其纳入绩效考核中，营造竞争的氛围，提高工作人员的责任意识，不断提高自身素质，进而从整体上提升现代化文书档案管理水平。

4 结 语

现代化文书档案管理，对现阶段企业经营发展有着重要的指导和引领作用，有助于提高企业信息的分析和处理能力，更新管理理念，帮助企业制定正确的经营管理决策，进而创造更高的经济效益，其应用价值不言而喻。建立完善的管理制度，加快技术革新，强化人才队伍建设，以全面提高现代化文书档案管理水平，对企业未来的发展产生积极影响。

主要参考文献

[1]徐晓霞.提高企业档案文书管理效能的实践路径[J].东方企业文化，2015（16）.

[2]邱迎莹.供电企业文书档案现代化管理探究[J].劳动保障世界，2015（12）.