企业文件管理方法

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企业文件管理方法范文第1篇

摘 要 煤炭企业要尊重人、关心人、爱护人、培养人，坚持以人为本设计企业发展战略和企业经营管理活动，重视从文化和实现人的价值的角度去关注员工的需求，通过感情交流、人际沟通、群体活动、参与管理和智力开发等多种形式和手段，为员工创造良好的文化氛围，培养和形成共同的智力资本，使员工成为有理想、有道德、有知识、有技能的新型人才，成为企业具有竞争实力的资源。

关键词 创建 人本管理 企业文化 方法途径

人是生产力诸要素中最积极、最活跃的因素，是企业的主体，企业成败关键在人。在知识经济社会中，企业依赖员工的不再是体力和简单的技巧，而是员工的智慧资源。

一、以人为本，实现员工最大价值

企业从三个方面建立完善的人力资源管理制度，从而引导员工以更强的动力，在更广阔的范围内围绕企业目标进行创新活动，在自身人力资本价值不断增值的同时，实现了企业价值的最大化。

第一方面：物质激励机制。工资分配上，企业把员工个人的收入同所处岗位、技能和劳动贡献结合在一起，工资向高技术岗位倾斜、向有突出贡献的人才倾斜，拉开了收入档次，真正体现了“能者多劳，多劳多得”的原则。大力倡导技术改造和技术创新，努力培养科技带头人，不仅对有突出贡献的科技人员进行奖励，而且对岗位成才的操作工人进行重奖，极大地激发起员工“学技术，练操作，创佳绩”的工作热情。

第二方面：精神激励机制。榜样的力量是无穷的，特别是员工身边的先进典型，感召力和可学性更强。企业每年都要开展评先树优活动，在班组中评选“优秀班组”，在党员中评选“企业十大优秀党员”，在员工中评选“企业劳动模范”“十佳团员”“十佳青年”，对评选出的先进披红戴花、上光荣榜，在企业内部形成了学先进、赶先进、超先进的氛围。

第三方面：人才竞争机制。用人上，企业彻底打破论资排辈、能上不能下的用人机制，坚持“谁有能力让谁干”的原则，不拘一格用人才，采取竞争上岗、公开选拔等方式，在企业内部建立起市场竞争激励机制，营造出“人尽其才、才尽其用”的良好氛围，为各类人才的脱颖而出创造了良好的环境。

二、创建学习型企业，提升企业竞争实力

在企业的发展过程中，企业深刻地认识到，企业的竞争，首先是产品的竞争，产品竞争的背后是人才的竞争;人才竞争的底蕴是文化的竞争，而文化的竞争归根结底取决于学习能力的竞争。基于这种认识，企业把建设学习型企业融入到企业文化建设中，把学习自觉导入企业管理，以人的发展为中心，以不断增强企业竞争力为目的，通过确立终身学习、全员学习的理念，培育整个企业的学习氛围，建立完善的学习教育体系，努力打造具有人力资源挖掘和再造功能的可持续发展的企业。

积极开展学习《与企业共同成长》《没有任何借口》《为自己而工作》等书的活动，激励员工不断完善自我，提高学习能力和创新能力，开创工作新局面。企业还积极开展操作技术比武、岗位练兵以及各种形式的劳动竞赛，最大限度地为员工切磋技艺、展示才华创造条件，在企业内部形成“比、学、赶、帮、超”的良好局面。企业要成立技术改造小组、质量攻关小组、电工协会等十多个员工组织，积极开展技术创新和质量攻关等活动。

三、加强文化阵地建设，增强企业的凝聚力和向心力

煤炭企业每年都要开展一些要求严格、主题鲜明的各类活动，为企业各项工作注入强大的推动力。企业紧密配合企业的生产经营，举办“企业在我心中，质量在我手中演讲赛”“质量百日赛”“技术比武”“争创青年先锋岗”等一系列丰富多彩的活动，通过这些活动，让员工从思想上受到很大的教育和感染，更为重要的是通过这些活动，让员工成为了企业发展的主角，让大家从思想上、行动上真正成企业的主人，从而提高员工参与思想政治工作的积极性，增强员工的主人翁意识。企业对各种活动采取一定的激励措施，在资金、场地、设备上给予支持，定期举办文娱活动。通过开展一系列丰富多彩的活动，激发了广大员工参与企业发展的热情，真正地为企业发展出谋献策，进一步增强了企业的凝聚力

四、倡导诚信文化，创造和谐的发展环境

诚实守信，重在实践，贵在积累。企业一直倡导“诚信就是资本”的理念，强调团结、诚信、互助、热情，尊重所有接触的对象，正是在这种诚信文化的影响下，企业才拥有了这么和谐的发展环境。简单地说，企业的诚信行为表现在以下几个方面：

1.对客户，体现为超值服务。在营销方面贯彻诚信，企业制定一系列的战略策略，其核心是，以我们对客户的无限忠诚，换取客户对我们品牌的忠诚。一方面，企业产品质量不断改进，第二方面，货到人到，推介产品，解答问题，提供服务。

企业文件管理方法范文第2篇

关键词:建筑企业、财务管理、问题、措施

建筑行业作为我国的支柱产业之一,在我国国民经济的发展过程中起着举足轻重的作用。现阶段,不少国外的建筑企业进入我国国内市场,在成本控制和施工的管理水平上对我国的建筑企业带来了不小的冲击。我国建筑行业的市场竞争越来越激烈,建筑企业承接的建筑工程项目的利润越来越小,生存发展压力越来越大。激烈的竞争环境,必然要求建筑企业注重公司治理,实现企业管理成本的最小化,从而实现公司价值的最大化。财务管理是现代企业制度下公司治理的核心内容,所以提高财务管理水平对于建筑企业来说,显得尤为重要。

一、建筑企业财务管理存在的问题

建筑企业的财务管理活动涉及的环节较多,财务管理工作与其他企业相比有着许多的不同,总体来看,目前我国建筑企业财务管理活动中主要存在以下问题:

1.建筑企业对财务管理不够重视,缺乏财务管理意识和科学先进的财务管理方法。部分建筑企业没有充分认识到财务管理在公司治理中的作用,没有给予财务管理足够的重视。还有相当一部分建筑企业管理思想落后,不注重财务管理在企业管理中的核心作用,使得企业的管理活动仅仅局限于对生产经营的管理上,没有充分发挥企业财务管理活动的作用,具体表现在:现金管理不严格,导致资金不足或者资金闲置;应收账款管理不善,造成应收账款周转速度较慢,回收困难;存货管理控制不力,导致存货占用大量资金。同时,与国外的一些建筑企业相比,我国的建筑企业财务管理方法陈旧,缺乏科学性和先进性,造成成本分析粗略,基础管理薄弱。

2.建筑企业财务控制薄弱。在我国,建筑企业很大一部分采用项目经理制,在项目经理制下,建筑公司总部只负责向项目经理部门提供建筑资质保证、提供建筑发票、收取管理费等。这种体制决定了建筑企业不可能对建筑项目进行全面的财务监管,不少企业的管理者只重视对现金的控制,往往忽视对原材料、半成品、存货、固定资产等的管理,导致保管不善、资产浪费损失严重。同时部分大型的建筑企业财务管理分权过度,大量的财务控制权力下放到子公司,导致集团母公司无法对公司从总体上实施有效的财务控制,不能从集团公司整体发展的高度来安排经营活动和财务活动,影响了集团总公司的整体战略目标的实现。

3.财务机构设置不合理,财务人员素质有待提高。市场经济条件下,企业经营决策和财务决策都必须以通畅的市场信息为依据,财务管理亦是如此。合理科学的组织机构是企业获得有效信息的前提,具体到财务机构上,建筑企业应该配备少而精的管理人员,精简管理层次,防止信息传递过程中的流失,保证信息的高效、快速、通畅和快速反应。但是现阶段,我国的建筑企业财务机构的设置一般都是中间层次较多的金字塔型,信息沟通的效率低下。同时,财务机构配备的财务人员不能提供有用的财务管理建议,财务人员素质有待提高。

4.会计核算制度不健全,提供的会计信息不真实。有些建筑企业的会计核算不规范,主观随意性较大;有些建筑企业不重视内部控制,内部控制不力,认为内部控制不重要,甚至几种工作由一个人兼任,导致自我监控能力低下。采用项目经理制的建筑公司,企业的财务部门根据项目经理部门提供的成本费用票据以及收取的项目经理部门的管理费进行会计核算,根据收到的工程款来结转成本和收入,收入由成本倒轧得到,进而结转利润。但是忽视了收入和成本发生的时间性和配比性,导致会计核算提供的会计信息不真实。

二、建筑企业财务管理的影响因素

目前,我国建筑企业财务管理问题的产生是受多种因素影响的,包括社会环境以及建筑企业自身的管理等。具体表现在:

1.影响建筑企业财务管理的社会环境主要是建筑行业的制度安排和市场供求情况。首先,我国建筑企业的组织结构一般是设置两个独立核算的会计主体-企业总公司和下属的各级地方办事处。采取项目经理制的建筑公司下设的项目经理部不进行单独的会计核算。会计准则、会计法、其他会计法律法规都没有对“项目经理部”等经济主体作出具体的会计核算的要求,因此导致了建筑企业财务控制薄弱现象的产生。其次,建筑企业财务管理问题的产生还受建筑市场供求关系的影响。近几年建筑市场一直呈现一种“供过于求”的状态,建筑市场成为了“买方市场”,于是出现了投标的非经济因素、建筑企业的垫资、工程款拖欠等现象。反映在财务管理上就是会计核算不规范,会计信息失真。

2.影响建筑企业的财务管理的内部因素主要表现在:首先,企业的财务管理制度不健全,已经制定的财务管理制度执行不彻底,没有建立一套有效的绩效评价体系,奖惩不够分明,表现在财务管理问题上就是财务组织机构设置不合理。其次,建筑企业财务管理目标缺乏,财务责任不明确。明确财务管理目标是做好企业财务工作的基础,但是目前很大一部分建筑企业财务管理目标模糊,导致财务工作没有目标,财务工作出现问题后,责任不能及时准确的落实到相关组织和人员,致使部分财务人员进行违规操作,造成建筑企业的资产流失。再次,财务管理部门的中高层领导可能存在“帮派”现象,财务管理工作出现问题时,基层的财务人员会产生顾虑的心态,无法及时把问题反映上去。

三、加强建筑企业财务管理的措施

通过对我国建筑企业财务管理出现的问题以及影响因素的分析,建筑企业可以通过以下几个方面来改进财务管理:

1.以资金管理为核心,加强存货和应收账款的管理。一方面,企业想要生存和发展,必须要以资金为基础,建筑企业也不例外。资金只有在流通过程中才能升值,对于我国的建筑企业来说,加强对资金的管理是企业财务管理的重中之重。进行资金管理就要掌握企业资金运动的整个过程,对资金的筹措、发放、收回等都要进行合理的分析和判断,通过对资金的及时收回,合理分配,加快周转等来提高企业的经济效益。企业的经营者应该认识到资金管理不仅仅是财务管理部门的责任,而是关系到企业每个部门,每个环节的大事,对资金管理应该层层落实,控制好资金运转的每个环节。另一方面,企业在加强资金管理的同时不应该忽视对存货和应收账款的管理。对于存货的管理,建筑企业应该制定合理的库存量,在维持均衡生产的前提下,尽量压缩库存物资,降低存货的进货成本和仓储成本。建筑企业的应收账款主要是拖欠的工程款,对于应收账款的管理,建筑企业应该定期与甲方核对应收账款的数额,制定可行的应收账款的收款管理办法,加大催收应收款的力度,尽量减少因无法按时收回应收账款产生的损失。对于已经发生的呆账、死账应该追究有关人员的责任,并进行及时妥善的会计处理。

2.加强财务管理意识,转变财务管理观念。首先,建筑企业尤其是建筑企业的管理者应该加强财务管理意识,提高对财务管理的重要性的认识,把财务管理渗透到企业经营管理和法人治理结构的各个方面,建立健全事前、事中、事后的全面的财务监控体系。其次,除了在原有财务管理模式下保障财务活动的安全性外,企业还应该根据自身的经营特色和财务管理活动的特殊性对原有的财务管理流程进行创新改造,不断拓展新的财务管理理念,通过提高企业的财务管理水平,使企业节约成本增加收益,增强建筑企业在市场经济中的竞争力。再次,为了适应现代企业财务管理的要求,财务管理工作必须增强全局观念,在传统管理知识的基础上,将最新的管理知识、资本市场知识等及时融入到财务管理的工作中。建筑企业应该使财务管理部门成为建筑企业战略管理相关决策制定和执行的核心,把财务管理目标的实现作为企业战略目标实现的重要指标。

3.加强对建筑企业的财务控制,规范会计核算。首先,会计核算方面,政府要加强对会计准则、会计法及其他会计法律法规的宣传,以此来提高建筑企业遵纪守法的意识,其次,建筑企业自身要重视财务管理活动,要认识到财务管理活动是企业进行正常经营的核心。具体来说,建筑企业应该完善自身的财务决策机制,明确财务人员的分工职责。而会计核算作为财务管理活动的核心,企业更加应该加以重视,规范企业的会计核算制度,完善企业的财务报告体系,提供更加真实有效的会计信息。此外,针对财务管理监管不力的情况,建筑企业应该建立严格的内部审计制度,加强内部审计的作用。企业通过内部审计制度不仅可以加强对企业经营业绩和会计信息真实性的监督和审计,还可以对规章制度的履行和经营决策的贯彻情况进行监督和审计,保证企业有序的进行生产经营。实施内部审计的过程中,要保证内部审计部门的相对独立性和权威性。

4.重视对建筑企业财务人员的培养。一方面,要着力提高建筑企业财务人员的业务素质和职业道德,从根本上杜绝虚假的会计信息,建立与企业财务管理相适应的职业道德监控机制,对财务会计人员的违法违规行为严惩不贷,使权、责、利有机结合起来。另一方面,随着知识经济时代的到来,企业财务管理活动的环境发生了很大的变化,互联网、作业成本法等现代管理技术的应用迫切要求我国建筑企业的财务人员提升自己的能力和业务水平,建筑企业的财务人员应该认真学习利用网络进行数据处理的知识,利用网络环境对信息进行高效的处理。同时,财务人员还应该具有一定的管理知识,能够给企业的财务决策出谋献策,真正参与到企业的财务决策中去。

财务管理是企业健康发展的重要保证,是企业管理的核心,建筑企业应该充分重视财务管理的作用,根据自身企业财务管理活动的特点,建立一套适合自己企业发展的财务管理模式,使财务管理更好的为企业服务。

参考文献:

[1]范经华.加强建筑企业财务管理的路径思考-基于新经济环境视角[J].财政监督,2008,(4)

[2]肖芳林,仇俊林.加强建筑企业财务管理的对策研究[J].湖南工业大学学报,2009,(7)

[3]吴顺生.建筑企业财务管理存在的问题及对策[J].江苏建材,2006,(2)

[4]秘琳.加强建筑企业财务管理的新举措[J].财会通讯,2007,(4)

企业文件管理方法范文第3篇

摘 要 在房地产市场持续调控的环境下，房地产开发企业经营和管理面临诸多困难。本文从房地产企业财务管理现状入手，简要分析了当前我国房地产开发企业财务管理中存在的问题．并提出了加强房地产企业财务管理的一些措施。

关键词 房地产企业 财务管理 问题 对策

2012年政府把“坚定不移贯彻房地产市场调控政策”作为当年的主要任务，“限价”、“限购”、“限贷”政策继续执行，房地产市场正式进入严冬，作为房地产开发企业管理核心的财务管理将面临严峻考验，房地产开发企业想生存和发展，就必须加强自身的财务管理，来应对挑战，渡过难关。

一、房地产开发企业目前财务管理现状和存在的主要问题

第一、资金周转率下降，融资困难，财务风险加大。房地产开发企业普遍面临资金短缺的窘境。一是因前期市场扩张过度，普遍面临存货高企，销售缓慢，变现能力变差，资金周转率降低；二是融资渠道单一，主要依靠银行贷款，随着国家陆续出台房地产市场调控措施、银行融资监管趋紧，信贷资金投入房地产行业的门槛越来越高，融资难度和成本加大；三是企业内资金管理分散，存在某些项目公司资金闲置，而另一些项目公司却资金紧缺的情况，无法对资金进行集中管理，资金使用效率低下，有效的资金管理体系尚未形成。

第二、财务管理“被动反映型”的现象较突出。财务停留在停留在记账和编制财务报表等会计核算方面，出具的财务决算报告和财务报表适用于经营工作的事后评估，具有滞后性。很多企业日常管理忽视了财务管理的核心地位，在项目评价、前期策划、招投标、合同签订、经营决策等重要经济业务中往往没有财务人员的参与，财务管理事前和事中的预测、控制、分析等管理职能基本处于空白。

第三、内部控制薄弱，财务管理制度流于形式。一是财务收支审批流程不健全、不完善，存在审批人员没有在授权的权限范围内审批，经济业务办理审批手续不齐全等现象；二是费用开支标准混乱，不规范，没有按照财务管理制度执行，常常按领导的意图办理，随意性大。

第四、成本管控工作线条较粗，管理责任不明确。缺乏成本的总体控制，无法掌握最新成本动态，财务成本控制的底线不明确，目标成本准确性差，成本控制效果不佳，实际成本和费用偏高。全员成本管理意识薄弱，整个开发过程缺少统筹成本管理，在项目发展、规划设计、招标、签约、销售、物业管理等环节没有及时进行财务成本的事前预测和事中控制，在项目完成阶段财务成本核算显得很被动。

二、房地产企业加强财务管理，提高财务管理效率的措施

（一）加强资金筹措，控制融资成本，加快项目资金流转

面对严峻的经济形势，房地产开发企业要重视和运用“开源节流、现金为王”的财务策略，做好现金流向与现金流量的安排，以免发生资金链断裂，引发财务危机。

一是资金的筹措管理方面，要加强企业的信用管理，拓展融资渠道。房地产企业可以尝试股权融资、房地产投资基金融资、典当、销售融资、采购融资、资产证券化等多元化融资渠道。成熟的企业可考虑引进境外机构参股，这将使企业国内融资受困的情况下，依然有腾挪空间。

二是加速项目资金周转，应尽快处理掉“拖拉工程”，改变过去单纯的成本加利润式或与同区域项目类比的定价方法，更多考虑市场需求的现实状况，将产品定位于自住购房者，满足刚需市场。对于个别拿地成本处于高位的项目，应及时认亏，积极实行以价换量、组合优惠的方式，缩短项目销售周期，用单个项目亏损或项目转让的代价来换回整个企业资金链的安全。

三是加强企业现金管理，一是做好现金流量预算，测算合理的现金流量循环周期，使企业现金流量保持平衡，二是做好现金收支的动态监控，按月编制资金收支预算，明确责任，三是合理使用企业信用，尽可能使应收款项与应付款项的期限保持一致，防止企业过度预支资金。

四是认真研究当前房地产市场，审慎项目投资决策。房地产企业在进行投资选择和评估时不仅要关注销售额的增长问题，更重要的是注重现金流问题。把握好项目开发节奏，在项目定位、户型上下功夫，调整好开发项目类型和产品结构，谨慎布局，有效使用资金。

（二）完善财务管理系统，提高财务管控能力

一是房地产企业首先应当统一会计核算制度，统一科学设置会计科目、制订核算程序和规则，构建核算管理体系，以标准、统一的财务数据为管理需求提供数据分析基础，便于数据的对比、分析和考核。

二是建立资金管理中心，对项目资金进行统一集中管理，利用各项目公司的闲置资金进行内部调剂使用，可以使房地产企业相当于获得无息贷款，提高了资金的整体使用效益。

三是要建立管理会计系统,通过设立成本中心和利润中心，建立管理会计报告体系，通过财务管理报告向管理层及时反馈销售/预售收入和进度、项目开发成本、项目管理、管理成本、综合效益等信息,实现管理信息动态收集和深入分析,为管理决策提供有效支持，强化考核和监督机制。

四是加强财务制度建设，完善内部审计。房地产企业应当遵循针对性、操作性和强制性原则设立专门的财务管理机构，制定相应的财务管理制度，实行财务管理的规范化和制度化。逐步展开财务收支审计、经济效益审计、管理审计、内部控制评价、工程项目预（决）算审计、专项审计等内部审计工作。要善于发现问题，及时提出解决问题的措施，从而提高整个企业的财务管理水平。

（三）组织内部授权管理，实施财务控制

规范企业法人治理结构，在人员配置过程中，应当遵循不相容职务相分离的原则，加强各经济职位的业务牵制与监督。建立和完善明确的业务授权制度,平衡各级管理人员的权力与责任,做到责权对等，明确规定各项公司业务的执行程序,提高管理的规范化与科学性,降低运营风险。

（四）强化成本管理控制

推行全员成本管理体系，抓住项目开发关键环节进行成本优化及有效控制。一是可行性方案的选定和投资估算的定位，通过控制项目获取成本，对地块获取成本进行准确分析，严格控制项目风险；二是重视规划设计工作，加强方案优化力度，在规划设计阶段引入成本控制和成本优化机制。通过设计方案招投标、限额设计、图纸会审等来加强设计造价控制，根据项目定位和目标成本准确把握规划设计方案；三是做好供方管理，通过竞争性招标和集中采购控制采购成本，做好工程合同的签订与执行，工程进度和设计变更签证，严格材料、设备的定价和采购，控制工程款的拨付；四是做好工程结算，重点防止重复计算及收费，落实设计变更及签证，核实工程量，审定取费程序和单价套用；五是严控工程交付和运营维护费用，降低营销及管理费用；六是做好财务费用及税务支出筹划。

（五）推行全面预算管理

房地产企业在确定各层次责任中心的基础上应建立以项目预算、资金预算为基础的企业预算管理模式。项目预算是以开发项目作为预算对象,将发生的项目前期可行性研究、规划设计、报建审批、工程开发成本、开发间接费用、经营收入、借款计划、税金计划等内容进行的整体预算。资金预算由开发企业在对各责任中心的年度资金需求和收支计划进行汇总后,根据整体资金状况,对企业资金的整体协调运作制定形成。各责任中心作为企业总体预算的具体执行单位,根据企业开发流程和开发计划编制、汇总和完善本责任中心的项目预算及资金预算。每个责任中心通过建立责任中心预算报表体系,及时将实际经营信息向上一级责任中心反馈,以此实现预算执行的跟踪与控制。

参考资料：

[1]周彬彬.新形势下完善房地产企业财务管理体系的探讨.财经界.2010(2).

企业文件管理方法范文第4篇

【关键词】企业文件管理；电子化；低碳发展

中图分类号：C29文献标识码： A

一、前言

电子文件是随着计算机的广泛应用而出现，是以数码形式存储于磁盘、光盘、磁带等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件，是办公自动化和网络建设与发展的产物。

二、文件管理的“二元状态”

电子文件出现后，一直与纸质文件共同存在，原因复杂多样，总体上可以归结为以下两种类型。

一是工作中用电脑直接生成电子文件，但出于文件阅读和实际需要，又将电子文件转换成纸质文件。这种转换有两种形式：一种是在电脑中完成文件制作，或由网络传输的电子文件接收后，以纸质文件形式输出，比如中国石化的OA办公系统，各部门和企业在接收文件后，一般都要自行打印后存阅和归档；另一种是在归档环节为电子文件制作纸质拷贝。二是先有纸质版本后来根据需要形成电子版本，也就是纸质文件的数字化过程。这也有两种形式：一种是单位收到外来文件后立即数字化；另一种是对已经归档的纸质档案实施数字化。

基于文件管理的两种类型，我们可以把纸质文件与电子文件共存的状态称之为“二元状态”。所谓“二元状态”，是指文件管理的两种状态，可以对电子文件制作纸质拷贝，也可以对纸质文件进行数字化。实行“二元状态”文件管理的企业，是在文件进入运转程序时就形成电子和纸质两种版本，现实工作中，大部分企业对大部分文件的管理都是采取了这种“二元状态”法。

三、“二元状态”之间的相互关系

在文件管理的“二元状态”下，必然要对这两种文件分别加以管理，这就形成了两种管理系统的共存。这两种文件管理系统既相对独立，各自发展，又互相依存，互相影响。

1.文件管理电子化是纸质化的变革和提升

自从文件管理实行电脑辅助管理以来，纸质文件管理就开始发生变化，电子文件的管理对纸质文件的管理影响深远，引发了更多变化。

（一）文件管理更加简单快捷

过去整理纸质文件需要通过实体系统固定文件之间的有机联系，建立档案实体的科学秩序，并支持档案检索的有效实现。电子文件管理之所以导致纸质文件整理简化，一方面是因为快速度、多途径的全文检索功能，以及随时随处的网上利用，多用户同时利用的便利，让用户更加乐于利用电子文件；另一方面，电子文件管理可以根据需要建立文件之间的相互联系，只要在检索软件中标明纸质文件存放位置，便可以方便查找到对应纸质文件。这样就降低了对纸质文件实体秩序的要求，只要排列有序，位置明确，就可以借助电子文件检索功能实现纸质文件快捷查询。

（二）是文件管理更加一体化

由于体制机制等方面原因，文档一体化程度一直不高。电子文件管理使为建立统一电子文件管理系统的企业，在文件生成初期完成的工作尽量提前，使纸质文件的归档提前，通过电子文件推动文档一体化进入新阶段。纸质文件的归档提前是一个具有关键意义的变革。提前归档使档案部门控制企业文件信息资源的起点明显前移。由于文件在办文部门几乎没有停留，归档之时不少文件还与现行事务具有密切关联，企业内部查阅还比较频繁。因此，业务部门需要更多地与档案部门打交道，档案部门需要更清楚地了解文件的现行价值以及运转过程。这就使得档案部门的介入时间超前于归档，自然而然向文件生命周期的起点延伸。

与归档提前发生的还有鉴定、著录等工作。按道理，同一份文件的电子版本和纸质版本应该具有相同保管期限，对共同需要的著录项也应该形成相同著录内容，因此，有些企业开始探索两套文件鉴定和著录等工作的并轨，必然选择向电子文件靠拢。这就导致鉴定和著录等工作提前以及自动化档案学研究程度提高。在文件生成时进行的鉴定和著录会有不确定、不完整等问题，需要随文件流转而补充和确认，从而使这些工作从一次完成变成分段完成。为了保证分段实施中的顺畅衔接，必须以文件到档案全程为一体进行管理。

2.文件管理纸质化是电子化的基础和补充。

与纸质文件管理相比，我们管理电子文件的经验要少得多。尽管电子文件与纸质文件有许多不同之处，但都是社会活动的记录，管理目标基本一致，在管理内容和方法上也有很多共同之处。电子文件管理最大的挑战是如何建立公众信任，主要有两条：技术和管理。

来源原则是电子文件管理从纸质文件管理中获取的最有价值生命之核。在电脑进入档案管理之初，一些技术专家和业内人士曾认为电脑构成的强大逻辑力量可以取代来源的作用，但经过一段时间理论与实践的互动，档案工作者再次就来源原则的重要地位达成共识。大家认识到，电子文件来源原则仍然最为重要，区别仅仅在于从主要指导档案实体单元的组织，变为指导电子文件生成背景的理解、揭示和维护，用来源的真实性证实电子文件内容的真实性。

从技术层面来讲，对纸质文件的伪造、篡改也并非不可实现。实际上，人们对纸质文件、档案的信任更多来自对其整个运转、保管过程安全性的默认。这个过程

建立在文件形成与保管规律的基础上，经过长期的运行和各种复杂情况的检验而日渐严谨与完善，其中蕴涵的科学性对于电子文件也具有应用或借鉴价值。

可见，电子文件与纸质文件的共存并不是消极被动的，二者互为条件、互补长短。在这些相互影响和作用中，各自经历着改造与被改造、同化与被同化以及调整定位的过程，两种管理方法在合理叠加、混合、功能替代中动态确定着共存状态，并逐渐融合为一套综合管理企业各类文件的管理方法。

四、文件管理向低碳方向发展

可以预计，电子文件与纸质文件管理共存的二元格局将会持续相当长时间，“无纸化”必然经历一个渐进过程。只要电子文件的安全性没有得到完全保证，人们就需要以纸质文件形式进行备份和保存。但是，共存的态势将持续处于变化之中，大的趋向是纸质文件与电子文件此消彼长，从以纸质文件为主到以电子文件为主。

一是电脑和网络的广泛应用，使电子文件逐步成为文件生成的最初形态。电子文件流程与信息化平台上业务流程的契合使之成为办公、设计、贸易、交往的必要工具；信息形态的多样性、极强的可操作性和传递的高速便捷，使企业和员工更愿意生成和使用电子文件；电子政务、电子商务的普及使越来越多的文件必须通过网络传递；数字签名、用户认证、信息认证、防范攻击等技术的进步，使人们增强了对电子文件的信任；管理的改善使人们可以方便地检索利用。这些因素都给电子文件的增长和功能的提高提供了条件。

二是某些文件无法转化为纸质文件。随着信息技术的进步和社会信息化进程，这种只能以数字形态生存的文件的种类和数量会越来越多，其复杂程度也日益加深。人们大量创建和使用此类文件主要是需要或喜爱它们的功能，大多数情况下并不顾及它们是否可以制作硬拷贝用以“保真”。

受电子文件和纸质文件不均衡发展影响，两种文件管理的互动也是不对等的。纸质文件管理在电子文件管理的影响下逐渐“瘦身”，而电子文件管理则在纸质文件管理经验和信息技术的支持下日渐丰满。文件本身的变化是一种不可抗拒的客观存在，文件管理的变化则是文件、档案工作者的主动应对。对于职业文件、档案管理人来说，全面、科学的文件管理战略比任何时候都显得重要，一方面要积极进军电子文件管理领域，从管理制度、方法、技术层面帮助电子文件建立威信；另一方面坚守“社会记忆保护者”的职责，在没有充分把握保障电子文件长久真实性时，不轻言放弃纸质文件阵地，为电子文件管理提供必要的有益补充和延伸，同时保证文件管理的完整性、长久性和科学性，但无论如何，因应低碳经济发展趋势，文件管理的电子化方向不可阻挡，纸质文件的长期存在也不要轻易放弃。

五、结束语

面对企业文件管理工作发展的需要，进一步加强企业文件管理电子化及低碳发展是非常必要的，同时还应充分调动员工的积极性，这样才能更好的推动施工企业又好又快发展。

参考文献：

企业文件管理方法范文第5篇

【关键词】电子文件管理/国际电子文件管理/研究热点

在信息技术飞速发展的今天，世界各国比以往任何时候都面临着电子文件的共同挑战，建立在信息技术应用平台上的电子文件管理理念、方法、技术、模式等更具趋同性。因此，聚焦电子文件管理前沿，借鉴国际同行的成功经验，有助于推进我国电子文件管理的进程。

国际上有关电子文件管理的研究已经达到相当的广度和深度，据笔者不完全统计，世界主要国家、地区和相关机构的代表性研究项目的主要内容如下页表所示。

这些电子文件项目研究周期长、涉及问题多、参与机构广，形成的研究报告、相关标准、工作手册往往多达数十页乃至百余页，在理论与实践方面取得了可喜的进展，在电子文件的管理思想与管理模式、管理方法与技术、管理标准及其应用等方面都积累了丰富的经验。其中最值得关注的项目包括：国际档案理事会出版的《电子文件管理工作手册》、美国国家档案与文件管理署的电子文件档案馆项目(ERA)、澳大利亚的电子文件管理战略及元数据标准(VERS)、欧盟的电子文件管理通用需求(MoReq)、加拿大哥伦比亚大学的电子信息系统中文件真实性的永久保护国际研究项目(InterPARES)以及ISO关于文件管理的相关标准等。经过分析，可以看出国际电子文件管理的研究热点及其给我们的启示主要集中在以下几个方面：

一、电子文件管理的顶层设计——国家战略的提出

西方发达国家在多年电子文件管理实践和理论研究的基础上，不约而同地提出了电子文件管理国家战略问题，认为战略研究是解决电子文件管理问题的前提条件。国际档案理事会2005年出版的《电子文件管理工作手册》中明确提出要“从战略角度影响电子文件管理实践”；加拿大国家图书档案馆于2006年提出了“加拿大数字信息战略”；2005年美国的ERA项目负责人在向国家数字战略咨询部汇报时，指出该项目正是基于“要为联邦机构的电子文件管理提供政策、战略、指导和工具”；澳大利亚、英国、丹麦等国家也先后将电子文件管理作为信息时代政府治理与政府责任的重要内容，纳入国家电子政务建设之中，并开展了电子文件管理战略研究项目。由此可见，国际电子文件管理研究发生了战略转型，开始由机构层面向国家层面转变。以顶层设计带动整体规划，以国家战略带动全面发展，将是今后电子文件管理的趋势。

2006年5月中国人民大学的冯惠玲教授在“2006中国信息资源管理论坛”上首次提出“全面制定和实施我国电子文件管理国家战略”，标志着我国的电子文件管理走上了顶层设计、全面规划和集中控制的轨道。2006年9月，国信办推广应用组副组长赵小凡在谈到未来15年国家信息化战略时说：“十一五是一个信息化发展的转折点，我们国家的信息化已经从战术转为战略。”可见“电子文件管理国家战略”的提出与我国信息化战略转型也是完全一致的。实施电子文件管理国家战略就是从国家层面进行统筹规划和集中管理，从方针政策、体制、管理制度体系、项目保障措施等各个层次制定电子文件管理战略的基本框架，从根本上提高国家对电子文件信息资源的实际控制力和对电子文件管理的调控能力，从而确保这部分国家信息资源的现实安全和长久真实。电子文件管理国家战略的提出使我国电子文件管理研究与国际接轨，对于避免现行分散管理状态下潜在的风险，从根本上控制各机构（地区）电子文件管理低水平重复现象，大幅提高研发效益有着重要意义。

二、电子文件管理理念——集成管理

多年来，在国际电子文件管理理论与实践的不断探索过程中，档案界与各方面专家在电子文件的管理理念上已达成了共识：信息时代电子文件的最优化管理就是集成管理。在ISO档案文件管理分技术委员会(ISO/TC46/SC11)2006年5月召开的第十六次年会中，来自15个国家的40多位代表在研究文件管理标准(ISO15489)的修订草案时，特别提及了文件管理要贯穿文件整个生命周期、嵌入机构职能及业务流程之中的集成管理思想。在欧美文档管理软件市场上，一种融合电子文档管理、内容管理、文件管理、档案管理的理论和方法，集成的文档管理解决方案崭露头角，势不可挡。可见“集成管理”逐渐成为电子文件管理的最新理念。

“集成管理”是一种将电子文件管理集成于电子文件生命连续体之中的全程管理。它要求利用文件连续体模式设计电子文件管理系统，采用“从文件形成（包括形成前，文件管理系统的设计）到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”，实现一种比文档一体化管理要求更高的一体化。这种理念在国际电子文件研究项目中已不断得到肯定，正如InterPARES项目的主持人露西娅娜·杜兰蒂教授所言：“随着InterPARES研究的深入，将继续证明这样一种观点：不采取全程管理的眼光，就不可能保管电子文件”。①这种始于电子文件形成源头的全程管理理念，要求对电子文件管理系统的设计进行前端控制。它要求文档管理人员了解和熟悉机构的主要职能及业务工作流程，对流程中各个节点产生的电子文件的情况有预期把握，能从保证文件的真实性、完整性、可用性等角度干预电子文件管理系统设计，从而成为“文件保管政策的制定者、标准的制定者、文件保管系统和执行政策的设计者”②。同时，集成化管理还强调了资源的整合，它要求在电子文件管理全过程中，综合应用各种不同的方法、手段和工具，将各方资源和优势结合起来，实现优势互补，效用共享，最大限度地放大系统功能，提高电子文件管理系统的整体功效。“集成管理”已成为国际电子文件最优化管理的理念，也将是我国电子文件管理的必然选择。

三、电子文件保管模式——集中管理

针对电子文件的保管模式，国际上曾存在着“集中式”和“分散式”两种模式之争。在近几年的电子文件管理项目研究中，各国的认识逐步趋于一致，集中管理具有永久保存价值的电子文件成为越来越多国家的共识。

集中式保管模式是加拿大哥伦比亚大学提出的方案，这一方案的代表人物是InterPARES项目的负责人露西娅娜·杜兰蒂以及美国的戴维·比尔曼。他们认为电子文件的保管与纸质文件相似，也需要经过两个阶段：一是文件生成机构使用文件，并通过一些方法来保护电子文件的真实性与可靠性；二是文件生成者将失去现行价值的文件移交档案馆，由档案馆集中整理、编目和长期保管。

美国、加拿大、英国和北欧等国家原则上赞成这种方案，并已付诸实施。其中影响最大的是美国电子文件档案馆项目(ERA)。这项由美国国家档案与文件管理署(NARA)组织的、经过6年前期基础研究、耗资3亿美元、并将进行为期6年的系统研发的大型项目，旨在“建立一个未来的档案馆”，以“保存联邦政府任何部门产生的任何形式的电子文件并提供利用”③，还将对各州政府电子文件的管理产生全面的示范效应。此外，英国国家档案馆以电子文件从形成机构生成到通过网络接收进馆的全程无缝管理为目标，牵头制定了《基于互联网的无缝连接数字档案在线服务计划》，以促进全国范围电子文件信息的共建共享。澳大利亚、加拿大、西班牙、丹麦、新加坡等国家档案馆也都已开始接收或决定接收政府部门产生的电子文件。可见，以国家档案馆为中心形成电子文件管理和服务网络的集中保管模式，已成为电子文件管理的主流模式。在这种模式中，国家档案馆作为集中永久保管政府文件的专门机构，在电子文件管理链上具有十分重要的地位，在协调全国电子文件管理系统的互联互通方面发挥着核心和枢纽的作用。如何充分发挥我国集中制管理的优势，注重国家级档案馆在电子文件管理过程中的核心作用，实现国家电子文件信息资源的集中管理和利用，是值得我们思考的问题。

四、保证电子文件证据价值的关键——管理系统的功能需求

电子文件的管理势必采用以软件为中心的系统管理方法，软件功能是否科学、完善，直接关系到电子文件的真实性、完整性与可用性。近年来的电子文件管理研究项目显示：规范电子文件管理系统的功能需求，将成为保证电子文件证据价值的关键。为此很多国家和地区制定并大力推行电子文件管理系统的功能需求标准。

2006年4月15日国际标准化组织正式的《信息和文献——描述文件管理需求标准指南》(ISO22310:2005)，是应用于开发文件管理需求的任何机构组织的最高层次标准，以满足一致性和互操作性需求。此外，最具典型意义的是欧盟于2001年5月推出的《电子文件管理通用需求》（MoReq，将于2007年推出新版），详细规定了电子文件管理的需求及管理元数据，具有鲜明的通用性、开放性和丰富性，被称作第一部ED/RMS（电子文档／文件管理系统）需求报告。之后，“国际信息和影像管理联合会”(AIIM)在2002年5月启动了“电子文档、电子文件一体化管理系统功能需求”项目，更加全面而透彻地分析了集成系统的功能需求；美国于2002年出台了适用于国防系统或政府机构的《电子文件管理应用软件设计评价需求报告》（DOD5015.2-STD，2007年正在修订）；英国颁布了《电子文件管理系统功能需求》；澳大利亚也于2006年2月了《电子文件管理软件功能规范指南》……这些管理系统功能需求规范在一定范围内得到了有效的应用，在国际上具有广泛的影响。

制定并电子文件管理系统的功能需求规范，是解决电子文件证据作用的关键所在，也是确保各类电子文件管理系统的性能和质量的有效举措。为避免低水平重复研发现象，我国也应当尽快出台我国的电子文件管理系统功能需求规范，尤其是适用于国家机关的系统功能通用需求规范，并通过对电子文件管理系统的质量认证、推介示范产品等措施推动实施，为电子文件管理软件供应商制定规则，为机关文件管理人员、档案管理人员和操作人员提供标准，从而保证文件在生命周期各个阶段的真实性。

五、电子文件管理走向——国际化与标准化

分析电子文件管理几十年来的研究之路，可以发现早期研究项目主要是某一类机构从自身需求出发研究电子文件管理的相关问题，得出的结论或解决之道往往也因研究主体的局限性而不具有普遍意义。近年来，越来越多的国家意识到了这一问题，开始寻求电子文件管理研究的共同框架、统一标准和理论依托，使电子文件管理不断地走向国际化与标准化。

尤为值得关注的是国际标准化组织档案／文件管理分技术委员会(ISOTC46/SC11)的标准化工作，它反映出国际社会在文件管理领域取得的共识，其关于文件管理的系列标准有助于明确电子文件管理的基本概念与原则，为各国各领域制定相关标准规范提供了基础和框架。英国、美国、澳大利亚等国的电子文件管理战略正是基于《信息与文献——文件管理》(IS015489)和《开放档案信息系统参考模型(OAIS)》(ISO14721)而形成的。同时，这些国家的电子文件管理项目都以文件连续体理论、文件全生命周期管理理论等为支撑，并尽可能多地借鉴国际经验，吸纳世界范围内具有广泛影响的研究成果，如InterPARES、MoReq等项目报告，从而使其电子文件管理研究拥有坚实的实践基础和理论依托。

立足于国际标准和基础研究成果的电子文件管理，通过共同框架、统一标准实现文件信息的互联互通，对于实现基于信息共享的公众信息服务有重要意义。美国制定的适用于电子文件的《政府信息资源定位服务系统》(GILS)框架与标准、澳大利亚基于国际元数据标准DublinCore制定的《澳大利亚政府资源定位服务》(AGLS)已经充分证明了这一点。同时，文件与档案信息管理的国际标准也为电子文件管理的质量检验与国际认可提供了最优化评估的准则，是机构电子文件管理是否采用国际先进经验、管理是否高效、服务是否满意的重要标志。

六、电子文件管理问题的解决之道——联合协作

随着研究的深入，人们越来越认识到电子文件管理问题不是档案管理人员、文件工作人员需要独自面对的问题，也绝不是某一国家、某一专业领域的人员所能独立解决的问题。联合协作才是电子文件管理问题的解决之道。

世界上许多国家的专家学者都在为解决电子文件管理中的各种问题开展国际合作研究，并致力于形成通用的文件与档案管理国际规范。ISO信息与文献工作技术委员会(ISO/TC46)与ISO的其他技术委员会（如TC42、TC10、TC171、TC176等）及国际研究机构（如国际档案理事会、国际图联、国际文件管理基金会、世界银行档案馆等）都有紧密的联系，以协调相关标准、采纳相关成果。美国国家档案与文件管理署(NARA)也在不断加强与其他联邦政府部门、社会机构以及公司企业的合作，其ERA项目的合作伙伴达20个之多。在欧洲，负责起草MoReq需求报告的康维尔管理咨询公司是一个专门提供信息系统和信息技术管理咨询的公司，它的介入一定程度上突破了档案专业的封闭性，使得报告能够用一种更开放、更客观、与相关技术集成、更容易被市场接纳的方式诠释电子文件管理的需求。

知识经济时代的到来，使文件管理、档案管理成为信息资源管理的组成部分，作为知识管理有机组成的各类信息资源管理在管理理念、管理目标、管理功能、管理过程、管理方法及管理技术等方面都存在许多相似之处，这一切使档案工作者与相关各方结成合作伙伴关系成为可能，也成为必然。这种联合协作不仅意味着其他机构会优先向我们提供研究技术和成果，还意味着我们反过来也能够影响那些机构的研究进度和发展规划，从而建立起更紧密的合作关系，推动电子文件管理研究的进展。

注释：

①［加］露西娅娜·杜兰蒂，［美］肯尼斯·迪波多.InterPARES国际研究项目.山西档案，2002年第3期。