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案例分析的基本步骤是识别问题、分析问题、提出对策或建议。开展案例教学,将企业各种管理场景呈现在课堂,呈现在学生面前,学生可以当事人的身份对企业各种管理现象进行思考和分析,努力探寻提高企业价值之路。通过案例中企业的成败经验与教训,来发现问题、分析问题并提出解决对策和建议,加强在理论知识的理解和认识,历练自己的判断能力,从而提供自身的综合能力和素质。
(一)有利于促进学生的独立思考和个性化发展
案例教学法的真正目的不是在于学生记住理论知识,而是根据案情,使学生主动独立思考,锻炼学生面对不同经济现象下,如信息不完全、条件不确定的时候,如何节约成本、做出正确的决策,帮助企业向前发展。因为每个案例的最后都会有几道问题,例如:如何解释这种想象?该怎么办?等等。要完成这样的案例分析,学生必须要经过周密的思考才可能回答出来,仅仅凭书本得到的答案是不全面和不真实的。案例教学注重的是解决问题的过程,比如,思考的角度和方法,而不是在乎答案的正确性与否。不同的学生,思考问题和解决问题的方法,或者角度都会存在差异,会有各自独特的见解。因此通过案例分析,学生可以拓展自己的思维,分析和解决问题的能力得到了不断培养和提高。同时,又因其倡导多向性、发散性的思维方式,不求唯一答案,不求聚合效应,从而创造力及想象力也得到了充分的培养。
(二)有利于提高教师的教学水平
案例分析教学要求教师在教学之前,要事先对案例进行调查、分析与研究,在这样的实践教学中,教师需要从多方面考虑理论知识的运用,而不局限于教材所授内容,同时,在教学过程中需要从多角度分析和总结。因此,采用案例教学,对教师的要求也比较高,因而也有利于教师教学水平的提高。
案例教学没有固有的模式,应该根据具体教学内容来具体安排。笔者认为,案例教学可以贯穿整个教学过程,具体分为以下以几个方面。
(一)课前案例引入,激发学生学习兴趣
在新课程开始之前,导入相关案例,尤其是案例中提出的某些问题,学生对此不甚理解,此时,学生必然极为渴望知道问题的缘由,因此带着问题开始新课程的学习,故能提高学生的学习兴趣。比如在管理会计学的第二章中,学习完成成本法和变动成本法之前,学生们都不知道这两种方法究竟是如何进行计量的,以及两种方法之间的区别,这时可以先导入这样的一个案例:某企业原来是按各部门的销售额对经理进行考核,现调整为按利润进行考核,某经理在这一年中努力工作,在成本没有增加的情况下,加大促销力度,增加销售渠道,通过了解客户需求的变化灵活调整生产,取得了非常好的效果,当年销售增加了20%。库存量从年初的10000件下降到2000件,可期末当这位经理查看会计人员编制的利润表时,当年利润不但没有上升,反而是大幅度的下滑,这究竟是为什么?以这种方法进行考核是否合适?对于这种现象,所有的学生也都非常疑惑,但如果要了解这是为什么,学习完接下来的理论就非常清楚了。因此学生们对接下来的课程学习,兴趣将大大提升。
(二)课堂案例式讲解,提高课堂讲授的趣味性和学生的记忆效果
单纯的理论学习,学生会觉得较为枯燥。在课堂上,新的课程开始之前,先提出相关案例,让知识点融合于案例之中。作为管理者,进行相关决策时,需要哪些信息,根据所需的信息,对案例逐步进行分析,分析的要点,就是需要学习的知识点,如此一来,学生会随案例的分析而进入理论的学习,这样,学生不但不会觉得学习是一个枯燥的过程,反而会觉得学习是一个非常有趣的过程,从而提高学生的学习兴趣和热情,同时,对于理论知识的记忆也更为深刻。
(三)课后案例分析,提高学生利用相关知识点分析实际问题的能力
根据所学的理论,让其更好的掌握和理解,进行案例分析。这里的案例分析在教师做好准备后,主角是学生,一般分为以下几个步骤。首先,根据教学内容选择相关案例。教师一般根据每次的教学内容来选择合适的案例作好准备。其次,讨论前,教师设计案例时,要注意这几个方面:一是设计的案例要突出所要运用的理论知识点,二是要便于课堂讨论;三是要能吸引学生的兴趣。第三,案例的分析与讨论。学生对案情进行分析和讨论,最好安排分组进行讨论,教师在必要的时候可做适当的提示,最后通过各组的代表陈述各组的观点。这个过程相对较长。第四,对案例讨论后进行总结。案例讨论结束后,根据各组所发表的观点,教师及时进行引导和点评,形成案例的总结。总结不是案例的标准答案,而是指出本次案例讨论所涉及的理论知识、讨论的难点、重点,需要深入思考之处等,以及本次讨论的成功之处和有待提高的方面。同时也需要对学生进行点评,来激发学生学习与思考的热情与兴趣,并根据表现作为平时成绩的一部分计入平时成绩。最后,撰写案例报告。教师在讨论后,应布置学生对本此案例讨论进行总结,撰写案例报告。教师要及时归纳和总结,并点评案例分析的思路、分析方法是否正确以及解决问题的方法是否可行,进一步认识到自己的分析是否正确,学会取人之长,补己之短。学生在撰写完案例报告后,教师应对其打分并作出评价,也作为平时成绩的一部分。
三、案例教学中需要注意的问题
(一)案例的选取要具有典型性和吸引力
在案例教学开始前,教师在选取案例时,要根据分析的重点来进行选择,要具有典型性,能吸引学生的兴趣。可选取一些较著名的企业、公司的内部管理情况的案例。如乳制品行业的伊利和蒙牛、美的和九阳两个势力相当的公司生产的豆浆机来分析其定价决策,选取丰田等日系汽车制造业的成本情况来进行于本量利分析等。学生对这些企业或公司都有所了解,甚至非常熟悉,因此在分析的过程中,学生较为有吸引力。
(二)传统教学与案例教学相结合
案例教学虽然具有很多方面的优点,但不能完全取代传统讲授的教学方式。因为理论与方法是案例分析的前提,每章节的重点、难点等仍需要通过传统教学方式来进行适当讲授。在管理会计学中,首先要通过讲授法让学生掌握相关的管理会计的基本理论和方法,为案例分析提供理论基础。因此,采用案例教学应与传统讲授教学结合起来才能取得较好的效果。
(三)充分利用多种教学手段
虽然案例教学可以帮助学生们理论联系实际,但毕竟只是桌面上的场景和数据。要培养学生的专业素质和技能,提高学习能力,还应利用多种教学手段。例如,到具体的公司、企业进行实习,进行实际的计量和分析、决策;进行管理会计的模式实训;针对具体章节的理论撰写自己的看法和认识等相关的论文;定期进行测试等。
(四)正确把握教师与学生在案例教学中的角色
在案例教学中,要扮演好教师与学生的角色。在理论学习前的案例引入时,教师是主角,引入案例,使得学习充满疑惑。在理论课学习的过程中,根据案例来进行学习时,教师和学生是一起进行的,教师引导,提出知识点,学生学习,两者都很重要。在课程学习后的案例分析中,教师只是导演,学生是主角。教师只是做好案例分析前的准备工作,后面的主要工作都应该交由学生来完成,在必要时,可以给予相关的提示和引导。
【关键词】 财务共享模式; 会计档案管理; 路径
财政部的一项研究(2006)勾勒出财务组织的未来:工作重心开始转向以股东价值创造为基础参与公司战略,财务变革呈现出以决策支持为导向、面向经营提供服务、优化财务组织降低成本等趋势,并最终构筑出一套高效精简的企业财务系统。财务共享模式的建立正是这些变化中的重要一环。
企业建立财务共享模式必然导致企业财务体系、企业会计档案管理环境发生变化,引导企业会计基础工作、特别是企业会计档案管理工作进行变革。
一、会计档案管理环境:基于财务共享模式下的变化分析
一般认为,财务共享是成立专门内部机构(即财务共享服务机构,Financial Shared Service Center,以下简称 “FSSC”),在企业内部提供标准化、高效率的财务服务――基于企业集中处理规模化交易的成本效应。吴一平(2009)进一步认为,除了提供基于规模成本效应的事务性处理功能为主的服务外,财务共享所提供的服务内容还应包括以提高价值为主的专业建议,如税务、资金管理等。财务共享模式的运用具有广泛意义,其最基本的作用在于降低成本;除此以外,还可以使企业集团优化资源配置、提高系统效率、提高客户满意度并强化核心能力等(张瑞君、陈虎、胡耀光、常艳,2008)。
2005年,由于急剧扩张带来的管理压力,国内大企业集团中兴通信等开始推行财务共享模式,财务共享服务理念开始风行。财务共享模式在企业财务组织中的推行,为会计基础工作,特别是会计档案管理――环境带来重要变化。
1.从会计档案的管理体系上看,财务共享模式的建立往往导致财务管理体制重心从原来依赖经营实体的属地化财务管理体系变迁到依赖FSSC构筑的标准化管理体系,在新体系尚不完善的情况下,推行财务共享模式可能会对传统的属地化财务管理体系、特别是属地化会计档案管理体系形成冲击。
2.国内大部分FSSC建立的财务共享模式大多借鉴西方模式,即依赖建设影像系统远程提供的影像资料(电子会计档案)进行操作,纸质会计档案在形成影像资料后受重视程度降低,其收集、整理、保管方式及时间安排,以及与FSSC生成的记账凭证是否匹配装订等问题既受国内相关法规管理,也受企业建立共享模式后的成本预算约束。财务共享模式下的会计档案管理在完整性、合规性方面受到考验。
3.从会计档案形成过程上看,会计档案形成链条正在加长。推行财务共享模式的大企业集团财务管理模式从横向的属地化财务管理体系过渡到纵向的FSSC标准化流程管理体系,会计档案的形成从单纯在属地变成从属地一直延伸到FSSC,过程长、环节多、链条长,其间介入多种岗位角色如收集、影像化、审核、传递、稽核、归档、整理、成档等岗位增多,而各岗位和职责可能分别隶属于FSSC或属地主体,存在交叉现象,使原来基于属地主体的管理责任开始模糊,甚至随着财务变革和共享模式建立过程出现缺失。属地化管理可以轻易发现剔除的风险问题往往到会计档案归档或归档环节后才发现,甚或一直无法发现。
4.会计基础工作、会计档案质量控制和责任主体发生变化,FSSC作为会计档案质量控制的最终主体参与到会计档案形成过程中,并对会计档案质量承担整体责任,会计档案质量控制已经成为FSSC加强内部控制并满足外部监管要求的重要环节。
5.除纸质媒介外,会计档案的形成、保管、调阅环节还出现了电子媒介会计档案。生成电子会计档案可以为会计档案信息存储、利用等方面创造条件,但也产生了诸如新内控防范点设置、会计档案完全数据化(影像化)难度、电子文档存储利用合法合规性、大量自动或半自动生成的过多集成、系统、清账凭证等新问题。
二、环境变迁条件下会计档案管理工作的特点与内涵
(一)会计档案管理环境发生的变迁,导致财务共享模式下的会计档案管理工作呈现以下特点
1.从工作地点上看,由于财务共享模式建立是变横向的属地财务管理体系为纵向的FSSC标准化流程管理体系,为符合《会计基础工作规范》的会计档案装订、完整性等要求,并满足企业基于共享模式下纸质和电子会计档案并行情况的内控要求,纸质和电子会计档案会从属地流向FSSC所在地,完成其空间转移过程,无论其转移发生时间是会计档案发生当期还是以后各期。
2.从工作范围上看,财务共享模式下的会计档案从属地流向FSSC所在地的过程还伴随发生会计档案收集整理、数据化(影像化,扫描)、流转过程管理、质量管理、风险控制、成档等多项工作。会计档案管理的工作范围与从前局限在成档后的纸质会计档案管理相比,又向前延伸到会计档案成档前的多个环节;从以前仅仅局限于某属地,进一步延伸到FSSC提供财务共享服务的全范围。
3.从工作内容上看,财务共享模式下的会计档案管理不仅仅是事后收集整理,以及由此延伸出来的标准制订和执行监督工作,还包括组织、协调会计档案流转各个环节对会计档案中可能体现、包含的各种风险进行甄别、处理、控制,包括会计档案信息的整合及多角度、全方位、长距离的充分、有效利用,包括会计档案存储保管模式、标准的研制与革新。
4.从政策条件配合上看,财务共享模式下的会计档案管理对管理观念、归档手段、存储方式等的改革要求与现行相对滞后的法律法规要求存在一定差距,仍需要一定时期的磨合;政策方面对财务共享模式下的会计档案管理工作的内涵、方式、范围、观念、要求等方面缺乏认识,短期内难以突破和创新。
5.会计档案介质从传统的纸质媒介为主转向纸质和电子媒介并重,从属地化纸质会计档案流转走向纸质和电子会计档案流转并行且日趋分离。由于财务共享模式下工作的流程化、标准化,日趋分离的会计档案并行流转流程实际上成为会计稽核体系和会计档案管理工作重构的客观条件。
(二)财务共字模式下,会计栏案管理工作的内涵
根据对财务共享模式下会计档案管理环境变迁的认识,以及会计档案管理工作的特点,笔者认为会计档案管理工作的内涵已经发生了实质变化。财务共享环境下的会计基础工作应该跳出传统会计档案管理观念,从会计档案的纵向流程和成档链条上的多环节、多岗位角度考虑,从风险控制、质量保证和会计档案基础服务三方面重新确定会计档案管理工作的内涵。
1.财务共享模式下,原来属地财务管理体系下的会计稽核责任被取消并由FSSC取而代之,FSSC核算会计依赖影像系统会计资料进行局部会计稽核,进入FSSC的各种纸质会计档案的真实性,其与相关影像资料是否保持一致,是否遵循统一的法律法规或内部规定,对原来不相一致的业务处理和会计档案标准重新标准化等问题成为财务共享模式下需要面对的新的内控防范点,不加以防范可能会影响核算整体质量并造成支付风险。
因此,风险控制成为财务共享模式下会计档案管理工作内涵的第一项,主要解决随会计档案流转进入FSSC的外部风险。
2.财务共享模式是基于流程化、标准化的基础业务规模化处理,以求节约成本。大量存在均衡性、标准化差异的会计档案进入FSSC进行处理,其处理结果和质量是否能保持基本一致、并且在对外输出时不影响核算质量及内控监管成为需要考虑的重要问题。质量保证就是希望通过标准化、专业化手段控制在FSSC内部流转的会计档案的加工处理质量,防止处理偏差,防范自身操作失误可能带来的风险,最终保证财务共享整体服务质量。
因此,质量保证是财务共享模式下会计档案管理工作内涵的第二项,主要解决FSSC内部会计档案处理质量瑕疵、失误或不一致性的风险。值得一提的是,财务共享模式下出现的纸质和电子会计档案并存情形,使保证双方品质和一致性并得到政府行业管理部门认可成为日后推广以电子会计档案调阅为主、纸质会计档案调阅为补充的档案使用模式的基础。
3.剔除和控制会计档案外部风险和内部质量问题后需要考虑的是集中化管理会计档案服务质量和感知如何提升、延伸和革新会计档案基础和规范管理等问题,具体包括纸质和电子会计档案存储、备份、日常保管、调阅及远程调用、整合利用,以及原有存储模式革新和低碳化问题等。
会计档案基础服务属于传统会计档案管理工作范围,但结合会计档案管理工作电子化、低碳化、远程调阅和决策支撑等行业变化新趋势,这项工作被赋予新的内涵。
究其实质,财务共享模式下的会计档案管理工作其实就是财务共享实施过程中各类会计档案信息的标准化、数字化及档案信息综合利用,是基于会计档案生成、流转等环节形成的会计稽核和内控系统。
三、未来之路:基于共享模式的判断
20世纪80年代,西方经济发展缓慢,为追求成本节约,福特汽车在欧洲设立第一个财务共享服务中心。从那时起,财务共享模式成为全球绝大多数跨国公司、500强企业节约成本的重要工具,经济全球化及网络经济推动了这一趋势不断增强。
中国企业推行财务共享模式对节约企业成本、增强企业集团财务管控力度等方面也有很大好处,但由于传统管理理念以及特殊的发票管理体制等原因,中国企业推行财务共享模式的同时也面对国家对会计基础工作、特别是会计档案工作更加严格的管理,构成了中国推行财务共享模式不可避免的成本。
既然不可避免,就要努力转化。可能路径有:
(一)扩大处理规模
在财务共享的基本模式下,进一步整合与会计档案各环节相关联的会计基础工作,在综合平衡寄送、存储、沟通的成本基础上,建设统一的会计档案标准化、数字化处理平台,通过规模效应平衡与会计档案处理工作相关的会计基础工作成本;而在规模基础上的标准化形成国家及行业标准后,大型企业FSSC会计档案基础处理能力甚至可以考虑对外承接更多会计档案标准化、数据化处理工作,加快回收建设FSSC所投入的成本。
(二)增加处理事项
在财务共享的基本流程上,综合利用会计档案的生成、流转等环节增加提取或处理审计、风险控制、其它业务管理等部门所需要的基础信息或事项并进行初步加工,作为上述部门日常管理和发现问题的数据来源,减少上述部门日常基础检查工作成本及频繁调用会计档案导致的成本。比如在档案形成后进行档案稽核,不仅可以检查以前环节会计基础工作质量和存在的问题,还可以通过统计手段和标准化方式提取、记录、整理会计档案中体现的、不同业务处理可能存在的问题、瑕疵或征兆,寻找业务风险点,并定期出具检查结果报告提供给相关职能部门进行共享。
在中国特定国情下推行的财务共享模式,企业会计档案管理工作从原来横向、属地化处理特征转化为纵向、流程化处理特征,并与纵向处理流程各环节进一步融合。无论从形式还是内涵上看,会计档案管理工作都已发生变化,需要以新的眼光审视和积极把握。在财务共享模式刚刚起步的今天,最需要的就是尽快探索并推出基于新环境、新内涵的会计档案基础工作行业标准。
【参考文献】
[1] 上海国家会计学院.成为胜任的CFO
――中国CFO能力框架研究报告[M].经济科学出版社,2006.
基于会计电算化,会计档案的特点主要表现为以下三个方面:第一,内容广泛化。和传统会计档案相比较,基于会计电算化下,会计档案所涵盖的内容不仅有传统纸质资料,同时还包括储存于计算机中和会计有关的各种信息以及数据等,且计算机软件以及硬件中有关会计方面的信息也均为会计档案,由此可知在会计电算化条件下会计档案不管是内容还是范围均已扩大。第二,档案信息载体多样化。未实施电算化之前,会计档案一般是经纸质记载,而纸张则为会计档案信息载体。伴随着信息技术水平的提高,会计档案信息载体也发生了相应的改变,除传统纸质会计档案外,还包含有其他介质,比如硬盘、U盘以及磁盘等,这些均为会计档案载体,对此,在会计电算化条件下会计档案载体也变得更为多样化。第三,信息具有可变性。在电算化条件下会计档案信息一般储存于光盘或者软盘等介质上,简单地来讲这些信息均为数字信息,具有不稳定性以及流动性,易损坏或者被修改,正是因为如此也使得会计档案管理难度增大,若这些信息被修改或者损坏,不可恢复至之前的状态,则会使整个会计工作受到影响。
二、会计电算化条件下会计档案管理所存问题分析
(一)认识不足
目前有很大部分会计档案管理者和财务部门有关领导对于电算化会计档案的了解还比较浅显,管理经验较浅。在收集整理档案资料时,仅仅只是存档打印出的各纸质档案,未把储存于计算机中关于会计方面的信息备份保存于磁性介质或者光盘上,导致档案完整性较差,使得会计档案管理工作比较盲目。
(二)制度不健全、信息化水平低会计电算化条件下所实施的会计档案管理工作,缺乏相应的备份制度以及保管制度等,导致会计档案信息的真实性以及完整性得不到保障。目前在会计档案管理中电算化已得到广泛应用,尽管各单位或者企业明确要求每天备份,然而实际工作中却并没有按照该要求执行,当计算机或其他设备发生故障的时候,没有办法及时补救这些信息,导致信息流失。在会计档案管理中应用电算化,把档案信息资料保存于光盘或者U盘上,这些信息易被修改,无法识别数据信息原貌,造成信息失真,影响整个会计档案管理工作的开展。除此之外,会计档案管理者自身综合素质还有待提高。
三、会计电算化条件下提高会计档案管理水平的相关策略
(一)做好档案收集、管理以及保存工作
财务部门应保存好财务数据备份文件,避免计算机硬件系统受损后可短时间内恢复原会计电算化系统。做好备份工作的同时,还应收集计算机软件方面的相关资料。因电算化会计档案一般是储存于光盘或者磁性介质上,基于这些信息载体自身物理特性,当这些信息形成档案的时候需准备双份,采取AB备份法备份数据,同时每份还应明确标注好档案形成时间以及操作人员的相关信息,存放于不同地点。存放档案时不可离磁场过近,注意防尘以及防潮。若采取的是磁性介质保存,需定期检查和复制,避免因磁性介质受损使会计档案信息资料丢失。要注意的是电算化会计档案和所对应的财务软件版本需保持一致,以免因软件版本的不同而使会计数据结构受影响。此外,基于计算机程序的考虑,设相应的密码口令,增强系统安全防护性,定期补丁维护,防止由于计算机安全或者网络安全而使会计信息资料丢失或者被他人修改。
(二)确定会计档案内容,完善各项制度
制度化会计档案管理内容,借助于明文资料的形式确定会计档案管理内容,使档案管理者实施工作时有章可循。在电算化条件下明确会计档案信息资料收集制度,定期拷贝以及储存全部会计数据信息,使其生成为备份文件,确保计算机系统受损于短时间内不会对会计档案信息产生不利影响。根据国家《档案法》中相关要求和标准,结合企业或者单位自身实际情况,构建关于会计档案管理方面保管制度、借用手续制度以及信息查阅制度,最大程度确保档案信息的完整性以及安全性。
(三)增强有关人员综合素质
在电算化条件下所实施的会计档案管理工作一般由人操作,计算机系统的稳定性与安全性;会计档案信息资料的真实性与安全性等均和有关人员职业素养以及技术水平高低有关。对此,需对参与会计档案管理工作的相关人员实施系统且全面的教育以及培训,根据业务以及管理内容的不同,分类培训,且施予相应的职业道德教育,强化档案管理者法律意识,以确保在电算化条件下会计档案管理工作得以健康且有序地开展。
四、小结
1.充分认识管理会计的重要性以会计学科分类角度上分析,管理会计等同于过程控制,注重对资金运行过程进行事前、事中控制及事后评价。而核算会计则注重事后反映,将单位的生产经营及财务状况予以全面的反映。从会计的管理循环角度上分析,管理与核算这两类会计属于管理循环中彼此相连的链条,有着紧密的关系。而在内部控制中,这两类会计又不得不分开,这是因为管理会计实际中涵盖对经济与会计两类事类的审批。在国家颁布实施的《会计法》中规定,会计核算要和会计事项、经济事项的审批、财物保管环节进行全面的分离,同时,要求彼此间互相制约。不然,将会导致内部控制失效,进而带来诸多的问题。所以,严格根据内部控制要求,及时有效分离管理会计与核算会计,是管理会计运行中不可少的重要原则。
2.实行责任制和预算管理,促进管理会计有效运用管理会计是通过责任制、预算管理来实施事前、事中、事后的管理控制,具有很高的系统性特点,严厉禁止私自进行拆解。事前管理将预算编制作为核心,其涉及了预测、决策、预算几方面的内容,不过将重心放在了预算环节。要想确保决策明确的具体目标有效实现,应认真细致进行总预算编制,把已经明确的目标具体化,同时,利用量化的方式贯穿到管理全程中,结合管理控制实际所需构建总预算下的分级、分部门预算,制定规范标准促进管理过程有效控制,保证事后评价与考核中有强有力的依据。现阶段,财政部门所开展的部门预算就是管理会计中进行的事前管理,公安机关在对部门预算进行编报时,应公正、合理的测算及论证所有业务经费需求情况,根据所有具体的项目明确相应的量化管理目标,禁止按照头一年的支出或者人为地来估算整年的预算。保证编制的预算在达到工作需求的同时还有效考试资金的有限性,帮助管理者顺利完成科学决策。事中管理将预算执行工作中的差异分析和控制作为中心;实际重视监控年度内的预算执行情况,确保单位开展财务活动时严格在量化目标基础上进行。
通常而言,实施每月监控,预算的结果和具体核算间会存在一定的差异性,而产生的差异存在有益性、有害性两种。分析差异时,明确具体的差异类型,以编制相匹配的调节控制措施,促使有害差异朝着有益差异方向转变,推动资金在正确方向上运行。事后管理将业绩考核作为中心,综合分析与科学评价单位全年的预算执行结果,对实现或未实现的预算目标因素细致分析,科学评价业绩,针对考核情况明确具体的奖惩措施,和薪酬相结合。管理会计将责任管理作为核心,公安财务分部门管理过程中,应全面贯彻部门主体,明确各责任主体应实现的预算管理目标,同时,准确核算责任主体的预算执行效果,推行预算控制,根据具体的责任目标,加强责任主体业绩考核。
【关键词】高校会计档案管理;问题;对策
会计档案管理工作是高校财务管理工作的重要组成部分,也是最后一环。在工作中往往没有得到高度重视,忽略了其在高校财务管理中的重要作用,有效提高高校会计档案管理工作应该与时俱进,高校会计档案管理人员要积极主动学习,不断更新观念,高校财务部门应该建立行之有效的管理制度。
1高校会计档案定义
高校会计档案作为高校财务管理和财务活动中的产物,体现了高校财务活动情况,也体现了高校在一会计期间的资产、负债、所有者权益的状况,包括某一会计期间的经营成果和现金流量状况,并且反映了高校财务核算的具体内容、核算方法、核算过程和核算结果。和其他的档案对比,高校会计档案的属性比较专业。建立健全会计档案管理制度势在必行,为了更好地理解高校会计档案的概念,我们需要明确下面的内容:①高校会计档案是处理完成的财务业务凭证和财务资料,并且核算行为已经完成,财务资料已经整理完毕。并按一定的逻辑规律整理完毕,具有保存价值。②会计档案主要来源于外部接收获得及内部直接形成;外部接收获得主要从单位外部取得,包括发票、购销合同、收据、银行回单等。内部直接形成是指在会计核算的过程中所产生的会计资料,包括记账凭证、明细账、季度年度财务会计报告等。③电子会计档案也属于会计档案的一种,只不过它的存储形式、传输途径及保存方式与普通档案不同,是以计算机等电子设备为载体的。
2高校会计档案管理工作中的问题分析
①高校财务部门往往觉得会计档案管理工作是已经处理完了的会计业务凭证和会计资料,所以,高校对于会计档案的管理没有做到同会计业务一样重视,管理不到位、不严格,没有与会计工作有机的结合起来,导致财务管理成效不够完整。大部分高校财务工作者只注重日常的财务业务的管理,对会计档案的工作流于形式。高校会计档案管理工作者有的没有经过正规的培训,有的并不是科班出身,业务水平很低,导致会计档案管理工作没有得到科学的管理。更有甚者不安排专业的会计档案管理工作人员。②高校财务部门对会计档案资料保存不齐全,不完整。一些高校只注重会计账簿、会计凭证、会计报表等财务资料的归档与整理,而没有对文件性的财务资料、电子存储资料进行归档整理,导致了会计档案管理工作不够系统、不够完整。③高校会计档案管理制度不健全。高校会计档案管理制度的建立健全有利于会计档案工作人员有法可依,有章可循。往往在一些单位并没有健全的会计档案管理制度,会计档案管理人员工作起来没有抓手,没有依据,更不能做到规范、科学的管理。④高校会计档案的纸质资料没能有效的和电子存储会计档案进行同步。一些高校没能把储存的电子资料进行有效的归档管理,导致高校财务信息丢失。目前,高校财务电算化发展很快,有的高校没有与时俱进,财务软件升级缓慢,严重影响了财务电算化档案的有效调阅。财务会计档案的鉴定、销毁工作往往不受重视。
3解决高校会计档案管理工作中存在问题的一些对策
①加强领导,科学管理。学校领导应该把会计档案管理工作提到日常上来,当作日常业务来看,视为会计业务的最后一个流程。针对高校会计档案管理工作组织定期的培训,到兄弟单位进行学习交流,总结经验,提高工作人员的业务水平,加强会计档案的管理。《档案法实施办法》第五条则明确地规定:“各单位要高度重视会计档案管理工作,加强领导,科学管理,要建立健全会计档案管理规章制度,提高会计档案管理人员工作能力,使会计档案管理工作能够做到及时归档、方便查阅、安全存储保管。应该督促相关部门对会计档案管理进行内部控制,定期督察,使高校会计档案管理工作朝着又好又快的方向发展,高校财务管理也更完整有效。②提高高校会计档案管理人员的业务水平和职业道德修养。高校会计档案管理工作的提高最终落实在工作人员,工作人员的能力水平、职业操守决定会计档案工作是否科学有效。高校对会计档案管理给予高度重视,把档案管理提到日常上来,把档案管理与会计业务有机的结合起来,使其成为了一个整体,会计档案管理人员就会主动的,自然而然的把会计档案管理工作当成会计业务工作一样重视。高校会计档案管理工作者有义务有责任不断学习会计档案管理知识,更新观念,提高会计档案管理水平。高校财务部门应该通过自我学习和走出去学习相结合,每周定期组织培训,还可以去兄弟院校去学习,彼此交流经验,提高会计档案管理工作的整体水平。另外,还要加强会计档案管理的后续工作,针对会计档案管理工作中存在的诸多问题做到防患于未然,使得会计档案管理工作从人员素质到制度保障都能得到提高,促使高校会计档案管理工作健康有序的开展,提高整个财务管理的水平。③建立健全有效的高校会计档案管理工作相关制度。高校应该根据自身特点制定相应的会计档案管理制度,做到有效监管,科学管理。财务部门也应该制定会计档案管理规章制度,使会计档案管理人员工作起来有章可循,有法可依,并且建立内控制度,财务部门内部进行监管,层层监督,防患于未然,使会计档案管理工作制度化、规范化,合理化。高校财务部门还应该把会计档案管理工作纳入到日常工作当中来,目标就是规范高校会计档案管理工作,明确高校责任人,并且完善一整套健全的高校会计档案管理规章制度,合理的会计档案管理制度确保高校会计档案资料及时归档、科学保存、管理规范,使高校会计档案管理工作有好的制度作为保障。④高校要根据相应的“会计档案管理办法”,对会计档案做出准确的鉴定,判断会计档案是否已经保管到期,并及时进行销毁,按照科学的流程进行处理。高校应该高度重视会计档案的鉴定工作,根据“会计档案管理办法”对本单位的会计档案给予正确的定位,确保各种会计档案的保管期限,对于保管到期的及时销毁,高校会计档案工作者要对有价值的会计档案保管妥当,对按规定可以销毁的会计档案进行及时有效的销毁,并在销毁及保管清册的备注栏内标注。在会计电算化高速发展的今天,高校会计档案管理工作也应该与时俱进,会计档案管理工作者通过不断学习,更新观念,提高业务水平和职业道德修养,高校要建立健全会计档案管理制度和内控制度,使会计档案管理工作有法可依,有章可循,监管到位,最终确保高校会计档案管理工作合理规范、科学有效。
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