交通档案管理办法

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交通档案管理办法范文第1篇

一、路政档案管理的由来

路政档案是各级公路路政管理部门在路政执法工作过程中形成的具有利用查考价值的各种文字、图表、声像、电子文件等材料，是路政管理活动的真实记录，也是路政执法和路产管理的重要凭据。早在2003年，我国以交通部第2号令颁布和实施了银各政管理规定》，之后根据各省高速公路的发展趋势，以及综合有关国道、省道、乡道的交通体制所出现的不同情况、各地对于如何加强路政执法队伍建设、保护路权路产和快速处理各类交通事故等问题进行了多方面的研讨和分析，并结合《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国公路法》以及《广东省档案管理规定》等法律法规，广东省公路局会同广东省档案局于2009年联合正式印发了犷东省路政档案管理办澎，旨在进一步强化我省路政档案管理工作。文件明确指出:路政档案既是公路管理部门综合档案的一个主要内容，也是国家和企业档案的重要组成部分，要求各高速公路营运部门根据自身情况，根据国家颁布的管理办法与条例，处理好高速公路前期建设遗留的各种征地拆迁、产权归属与纠纷、补偿索赔、专项工程改造、交通事故应急处理等问题，由此形成的路政档案成为档案工作探讨的又一课题。

二、路政执法管理人员日常履行执法工作形成的各类文件材料是路政档案的重要构成部分

近几年的高速公路营运管理工作中，由于涉及路产路权、违章违法等索赔补偿的案件频频发生，甚至有些还涉及刑事诉讼案件等。为此，各高速公路营运公司为了不让自身公司的利益受到侵害，都抓紧抓好如何加强路政执法队伍建设，提高执法水平，把“降事故、保畅通”的首要任务摆到企业发展的重要议事日程上来，不断探讨、研究日益增长的非法盗窃公路财产、违章占用公路两旁土地、乱搭乱建广告牌以及收费站广场等各类突发案件，因此，路政执法管理工作的重要性、紧迫性就显得越发不可轻视。同样，做好保障公路路产、路权不受侵害，确保高速公路的通达畅顺是路政执法人员必须具备的职业要求和实际能力，特别是要求路政执法人员在极短的时间内(2分钟、巧分钟)赶赴事故突发现场，应对不同性质、不同程度的交通事故，紧密配合交警对拥堵的车辆进行有效的疏导与分流，并做好各项必要的笔录与确认。因此，路政管理人员在管理职能活动中形成的路政案件、路政巡查、路政统计、路产管理等真实记录，都必须按照扩.东省路政档案管理办嘟、仕业档案工作规褂的有关要求，将应归档的文件材料进行收集、鉴定、整理。按分类号+年度十保管期限+案卷顺序号进行科学的排列、立卷和归档。同时，土地使用证、路政许可证、路产登记表，以及修建跨线桥、桥下道路、隧道、涵洞、渡槽等上跨下穿管线工程项目形成的档案也有着极高的利用率，也必须按期移交到综合档案室或部门资料库作永久保存，并由路政档案管理员根据《广东省路政档案管理办法》(粤公路函[2008]282号)的要求，认真做好路政档案的分类、鉴定、整理和立卷，实行科学有序管理。

三、路政档案管理除依法执行上级制定的办法以外，还应建立科学有序的内业管理制度，不断研究与优化路政档案管理工作体系

根据我省多个高速公路营运公司的运作情况，我们发现，路政档案除了严格按照《广东省路政档案管理办法》，每年须做好一整套路政档案以外，日常的路政执法、路政巡查、案件处理等管理工作中还产生大量的内业资料和报表，尤以各类报表居多。如作为路政管理工作组成部分的交通监控中心，其每天产生的报表就有:各项交通业务分析报表、交通事态统计与处理、路政拯救、车辆分流、塞车中行车缓慢情况分析、车流量及事故按立交24小时和断面24小时分布统计表、顾客投诉处理月报表等内容，种类多、数量大。另外，针对路产损坏、交通事故、应急处理、违章整改等日常管理业务还形成多种统计报表，如:构成路产损坏报表、交通事故月报表、桥下空间管理情况统计表、应急预案处理方案、路政工作台账、拯救巡查日志、违法案件、整改停工通知等管理资料。

交通档案管理办法范文第2篇

档案管理依据

为便于航道整治工程的档案管理，交通运输部研究制定了有关档案管理办法，长航局结合长江干线水运工程特点，针对该办法做了进一步的细化，出台了相关的实施细则。目前，航道整治工程档案管理的依据主要有：交通运输部《水运建设项目文件材料立卷归档管理办法》（交办发[2009]225号）；交通部《航道建设工程竣工验收管理办法》（交通部令2008年第1号）；长航局《长航局系统建设项目文件材料立卷归档管理细则（试行）》的通知（长航办[2012]16号）；对于整治工程中配套建设有船舶的，还需遵照长航局《长航局系统船舶建造项目文件材料归档要求及管理规定（暂行）》的通知（长航办[2012]17号）。

档案形成过程

航道整治工程档案的形成，主要有以下几个过程：

收集：在工程实施的不同阶段，各参建单位分别对照档案管理有关办法，从日常工作中记录整理形成原始资料，经收集并分类后统一归档至专职档案管理员处，并检查资料是否闭合，完整。

编辑：在整理档案资料过程中，本着“态度决定一切”、“细节决定成败”的理念，高标准、严要求，从内容到形式都要符合标准的要求，不放过任何一丝细小的错误。在整理工程档案过程中，要加强监督与指导，对不规范、不符合归档要求的地方及时进行整改，直到满足归档要求。

审核：资料归档后，交由档案验收部门组长、副组长进行审核。从内容、纸张、规范程度等查看是否符合整理要求。若发现不合格，则立即返回重新进行整理。

立卷：在立卷前，对工程资料再次进行了全面检查，查看资料是否存在缺页、不规范等情况，确保档案资料的准确性、完整性、规范性。然后立卷，做好档案盒封面及卷内目录，将对应的资料装入档案盒。

档案管理措施

1、工程建设与档案工作同步管理，确保档案的及时性

工程开工时，建设单位作为档案管理的核心，把档案管理工作摆在工程建设的重要位置，与工程各项管理工作同部署、同推进、同考核，及时成立了档案管理小组，全面负责项目档案的组织、协调和监督、指导工作，同时对施工、监理及设计单位提出了明确的档案收集、整理的具体要求。要求各单位配备专职档案管理员，添置必要的档案保存设备，将工程档案进行集中管理。在日常巡检中，建设单位在检查工程进度的同时检查文件资料的形成情况，确保档案的形成与工程进度同步。

2、严格执行工程档案管理有关规定，确保档案的完整性

工程档案是随着工程的筹备和建设而形成的，是工程建设活动的真实反映和历史记录。在日常的档案管理中，建设单位组织各参建单位认真学习档案管理的有关文件，要求各参建单位熟练掌握在工程实施的不同阶段内，各自的档案管理职责，档案收集范围、内容、数量及相关的材料整理要求。

建设单位督促各参建单位各负其责，使各级人员达成共识，齐抓共管，将工程档案管理贯穿工程的立项、实施、验收等各阶段，实行档案全过程管理。按照档案管理的依据性文件所规定的内容，做好自身有关文件资料的收集、整理工作，同时督促施工、监理单位将工程项目建设过程的各类文件、图纸按要求整理、归档，并及时向建设单位移交。每个单位工程或合同段施工完成后，要求必须经过档案检查合格后才同意交工验收，从而确保了工程档案的完整性。

3、认真审核，加强检查、及时督促各参建单位同步整理工程档案，确保档案的准确性

工程档案是工程建设过程中的重要依据，在工程建设的整个阶段，建设单位作为项目文件材料立卷归档工作的负责人，按照“谁形成，谁负责”的基本原则，始终强调工程档案真实性的重要。对施工、监理、设计单位上报各类工程资料，建设单位都按要求认真审核，重点对工程计量支付、工程隐蔽工程检测、原材料送检、现场安全管理等资料严格把关。每季度均组织对项目进行绩效考核，考核过程中，将工程项目档案的整理作为一项重要考核内容，对资料中存在的问题进行通报，督促各参建单位限期进行整改。同时，积极邀请档案专家对工程档案进行检查和指导，及时发现问题进行整改，确保工程档案的准确性。

4、科学分类，合理组卷，确保工程档案的系统性

档案管理最终的目的就是在于服务。要发挥好档案的服务作用，就必须进行系统整理，达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。建设单位根据工程建设过程特点，按照工程前期、准备、实施、竣工四个阶段进行整理。

工程前期阶段文件，由建设单位负责收集与整理。主要包括工程立项、环境评估、防洪论证等资料。盒内按照批复在前，请示在后，报批过程中有关审查文件材料依次排列。

工程准备阶段文件，由勘察、设计单位对工程勘察、设计资料进行整理，并于工程实施前向建设单位移交。建设单位负责收集整理工程开工前的建设准备资料，主要包括招标投标、合同管理、开工备案、质监登记等资料。

工程实施阶段文件由各参建方在工程施工时，同步整理工程档案，并于交工验收前向建设单位移交。本阶段主要收集了工程实体形成的过程资料，主要包括工程管理、质量保证、质量评定、过程图纸等资料。按照资料编制单位和单位工程（合同段）划分情况进行排列。

工程竣工阶段文件由建设单位负责，各参建单位配合收集与整理，主要包括参建各方的竣工总结、工程效果分析报告、竣工审计报告、竣工验收鉴定书及证书等。

资料整理后，建设单位按规定进行统一装订，并在案卷封面和卷脊编写了案卷流水号，便于查阅，确保了档案的系统性。

档案管理应用实例及效果

以长江中游沙市河段航道治理腊林洲守护工程为例，开工伊始，在建设单位的统一组织和领导下，各参建单位高度重视工程档案的收集、整理和归档工作。档案工作以“抓规范、求提升、争一流”为目标，认真对照档案规范建设标准，全面加强档案建设，确保本工程档案形成、收集及整理均符合要求。

施工单位成立了以项目经理为组长的档案管理领导小组，设立了档案室，对工程施工中所形成的各种门类、各种载体的档案实行综合管理，建立了统一领导、层次分明、健全完善、运转高效的档案管理机构。严格实施档案工作责任制，形成了一级抓一级，层层抓落实的档案管理责任运行机制。在整理过程中，将工程《档案资料目录表》中的项目、任务分解到人，责任落实到人，做到每一项均有小组成员负责和指挥，又有具体人员去整理。强化每一个人的责任同时强调团队合作精神。扎扎实实的推进档案资料整理工作，取得显著成效。

监理单位注重加强资料信息管理，设立专职信息监理员，采用计算机管理和无线、网络通信相结合手段，建立以监理部为中心的信息收集和传递体系。同时按照工程资料管理的要求，督促指导施工单位做到工程资料和工程实体同步。监理工程师从施工准备阶段、施工阶段、交工验收到汛后维护等各阶段充分收集工程资料信息，一方面掌握工程第一手信息，便于提出针对性的监理意见或指令，另一方面，筛查原始资料信息，将工程真实信息及时反馈给业主、设计等相关部门，确保及时形成全面可靠的工程资料。

工程完工后，该项目共整理档案94卷，其中工程前期文件5卷；工程准备文件24卷；工程实施文件63卷；工程竣工验收文件2卷。

该工程全套文件资料按照《长航局系统建设项目文件材料收集归档范围》所规定的内容，将工程建设全过程中应该归档的文件、图纸归档，各种文件原件齐全，技术数据准确可靠，签字手续完备；并遵循水运工程基本建设程序各阶段文件材料的自然形成规律成套性原则，保持文件材料的有机联系分类科学，组卷合理；能够真实反映项目竣工时的实际情况和建设过程，满足今后维护使用的需要。

结语

交通档案管理办法范文第3篇

在制定档案管理信息化建设的总体规划时，应该立足实际，应最大化程度的满足行政事业单位的发展需求，从行政事业单位自身的特点和发展目标出发，经过不断地调查和研究，从而制定档案管理信息化建设的长远规划和近期目标，从而能够在网络模式下，促进档案管理信息化的建设发展。

1.实现档案管理信息资源的数字化档案信息资源的数字化是档案信息化建设的的重要内容，也是对档案文件进行保护的重要方式。档案的数字化应该通过利用先进的科学手段，将档案的物质载体形式转化为数字化的信息，从而建立档案的目录数据库，以提供服务。档案的数字化管理办法应与传统的档案管理办法相结合，通过相互补出的形式，以此来推动档案的信息化建设发展。

2.档案信息化应做到标准化和规范化标准化和规范化是衡量当代档案管理水平的重要标志，它是档案信息化建设中的一项重要内容。因此，行政事业单位在进行档案信息化建设时，应该按照国家颁布的信息化管理标准，然后根据实际的发展需求来制定内部的管理标准体系，通过不断的实践来完善档案的管理制度。其中，档案目录数据库的建立不仅应该满足实际操作的简便性，还应该符合国家的标准。其中，应该对档案及单位文件的着录项目、内容、数据库架构和格式等作出统一的规定，同时还应统一规范档案数据库管理的软硬件的数据指标、文档格式等。

二、加强档案管理信息化建设的方法及对策

1.提高档案管理人员的管理素质档案管理人员直接关系到档案管理的质量。因此，对于档案管理人员来说，要不断通过参加培训、自学等方式，来提高自身的专业管理水平，在档案管理过程中，要努力掌握科学的管理方法，熟悉档案管理的基本要求和各个环节，从而提高档案管理的质量和效率。档案管理人员应该调整心态、改变以往的管理观念，通过网络不断的学习新知识和新技术，探索出有效的管理模式，使档案的管理更实用、更科学，从而满足当今社会对档案管理的需求。

2.强化服务意识，提高档案档案管理服务水平档案管理人员应树立档案管理的服务意识，把“主动服务”作为工作的出发点和落脚点。这就要求档案管理人员在档案的信息化建设过程中，要把档案管理系统与行政事业单位的管理系统紧密的联合起来，构建一个一体化的管理系统，将各个部门的信息综合的统筹进去，实现资源的共享，使得档案的管理能获得来良好的系统效益和综合效益。同时，对于一些较为复杂的档案信息要做到合理的分类、标引和管理，使档案信息能够最大程度的发挥其利用价值。此外，工作人员应注重档案的数字化管理，才能满足当今社会科技和发展的需求，进而提高服务水平。充分发挥好档案信息资源的作用，提高服务质量，已成为当今档案管理工作者职业发展的必然要求。

3.开展档案管理的信息化和现代化建设工作，提高档案的利用效率随着行政事业单位制度的改革与发展，档案管理信息化和现代化成为其必然的发展趋势，它满足了社会日益对档案信息资源的客观需求。要使得档案信息能够最大程度的发挥作用，就必须采取现代化的管理手段，从而达到延长档案寿命和提高工作效率的目的。其一，这就要求行政事业单位的档案管理人员要把握好信息管理的时效性，能够及时、准确的录入档案信息；其二，档案必须要借助于计算机进行辅助管理，通过扫描仪、计算机等现代化的设备和技术，使得档案资料录入计算机，通过相关技术的处理，能够把图片、声像、文字等资料转化成数据资料，从而实现档案数据格式与纸质并存；其三，借助于计算机，要不断的对档案管理进行创新，对于一些不在保密范围内的档案信息资源，要采取科学的网络手段实现资源的共享，从而为社会提供高效的档案信息服务，这样不仅提高了工作的质量，更方便了利用者，从而提高了档案的利用效率。

三、结语

交通档案管理办法范文第4篇

关键词：高速公路；建设项目；工程档案；档案控制与管理

高速公路建设项目档案是一种准确反映项目建设总体过程的重要资料，对于项目竣工验收、管控以及维护等均有着十分重要的作用，所以，保证档案资料的可靠性与准确性，是高速公路档案管理工作的基本内容，也是必然要求。然而，由于高速公路建设项目对应的档案存在数量大、涉及领域多、跨度长等特点，使得编制一套准确、可靠的档案资料有着很大的难度。

1 高速公路建设项目档案控制与管理的主要特点

1.1 系统性与完整性

在常规的档案管理工作中，占据较大分量的是科技档案和专业档案，在档案分类、组卷需求等方面存在着不同的具体要求，这和工程的业务性质、管理等有着十分密切的联系，因此高速公路建设项目档案具有系统性与完整性特点[1]。

1.2 流转复杂性

档案的类型较为繁多，工作人员在进行划分时程序十分复杂，实际情况中必须由专业的机构或部门负责，并根据档案的特点等实际情况制定一套有效且具有足够专业性的管理办法，以此提升档案管理工作的效率。

1.3 档案数量庞大

建设项目档案的主要作用是收录与记载建设管理过程和结果，由于高速公路本身会涉及到众多学科和内容，所以与其相关的档案数量较为庞大。此外，从项目立项开始，一直延续到项目使用，档案形成的时间很长，需要经过许多单位，工作量与难度都很大，想要做好档案的编制与管理需要付出很多的努力和实践。

1.4 档案的载体具有多样性

除了基本的纸质形式，高速公路建设项目档案还包括各种媒体档案和实体档案，这在很大程度上也增加了档案整理与管理的难度，相关管理部门应给予足够的重视。

2 高速公路建设项目档案控制管理措施分析

2.1 建立可靠的管理机构

项目档案编制需要按照接收流程，如图1所示，收集建设过程中的所有材料，但由于高速公路工程跨度较长，使得工程建设单位很容易在前期忽视档案管理工作，主要体现在对应机构未及时落实、人员配置不完整等方面，使得重要材料的收集不能及时开展，不仅增加了工作量和难度，还无法保证项目档案的真实性与完整性[2]。因此，作为高速公路工程的建设方，首先应对档案管理给予足够重视，在此基础上，建立一个可靠的档案管理专业机构，配备足够的专业人员和技术设备，从而在第一时间收集项目资料。另外，项目建设方还需同时配置专职管理人员，如今委托咨询单位对档案编制与管理进行负责较为常见，虽然这种管理办法可以为建设方提供有效帮助，但这并不代表可以完全取代建设方所具有的管理职能。作为建设项目专职管理人员，除了要具备完整的专业知识，还要对高速公路工程有一定的认识和了解，首先要能在实际工作中及时发现问题，工程档案是一个复杂且庞大的整体，如果管理人员的专业知识掌握不到位，可能无法准确定位档案中潜在的问题，进而对档案管理的效果和作用造成不利影响。

2.2 借助合同关系明确各方权责

在正式开展施工作业时，工期通常十分紧张，此时，施工单位与监理单位无暇顾及档案管理，将其视作“软任务”，使得档案材料收集和编制与施工出现严重的脱节，进而对档案的实效性与真实性造成不必要的影响。因此，项目建设方应借助合同关系与制约，设立与档案管理直接相关的专项条款，明确项目各方的具体责任和权力，与此同时将档案编制的时间要求融入到施工管理主体中，必要时和工程款支付形成挂钩，以此来提升各参建方的积极性和主动性，确保档案编制可以和施工同时进行，保证其实效性与真实性。

2.3 完善档案控制管理计划与目标

完善档案控制管理计划与目标是切实做好档案管理工作，使其发挥应有作用和效果的重要前提。为确保工程档案达到优质标准，从项目建设初期就应该制定一个科学的计划和目标，然后所有的工作都需要围绕这个计划和目标展开，环环相扣，有序推行工程档案的目标管理。尤其是省级重要建设项目档案评比的“金册奖”，其注重档案形成与管理过程中的质量控制，这是因为将档案管理融入到工程建设全过程可以起到提升档案管理质量的作用。

2.4 不同阶段选定对应的档案管理重点

总的来说，无论实际的管理水平如何，用于档案管理的主体力量始终都是有限的，考虑到高速公路工程点多、线长、面广的实际特点和要求，档案管理需要在不同的阶段选定对应的管理重点，具体内容如下：

（1）高速公路建设项目筹建时期，档案管理的重点为及时对项目立项方面的资料进行收集和整理，以便为后续管理工作奠定良好的基础。

（2）正式开始施工前，档案管理的重点为对及时对地质勘察等方面的资料进行收集和整理，对于一式多份的相关资料，可以先保留一份进行归档[3]。

（3）项目建设施工阶段，档案管理的重点为档案与施工同步进行，简单来说就是对施工的各项行为和成果进行记录，同时确保档案的真实性和完整性。除此之外，全部已经形成的施工与监理资料，应满足档案预立卷提出的实际要求，这一要求主要指除了要进行页码打印和装订外，还要达到指定的专项验收标准。

3 结束语

总而言之，档案形成及其管理是工程建设的主要内容之一，想要切实做好管理工作，需要从立项开始，认识到档案管理的重要作用，并建立完善的规章制度，构建健全的管理网络。施工过程中，根据不同阶段，划分不同的管理时期，明确该阶段下的档案管理重点与计划。工程完工后，要及时进行档案整理，尽量在最短的时间内完成专项验收，以保证工程档案可以实现完整性、系统性等根本目的，从而为高速公路运营以供可靠、优质的服务。

参考文献

[1]彭鹿. 浅谈高速公路建设项目档案控制与管理[J]. 公路交通科技（应用技术版），2010，S1：138-140.

交通档案管理办法范文第5篇

［摘 要］我国中小企业发展迅速,在国民经济中起着重要作用,许多中小企业已经实现了会计信息化,会计档案的产生与保管发生了根本性变化,但是档案管理却仍然滞后。中小企业需要结合自身特点,改变思想观念,完善档案管理制度以及硬件设施建设,提高档案管理水平,让会计档案更好地为企业的经济发展服务。

［关键词］ERP；中小企业；会计档案；管理

［中图分类号］F230［文献标识码］A［文章编号］1005-6432（2011）39-0071-02

随着会计信息化在我国的不断普及、推广,现在很多企业包括中小型企业都已不同程度地运用了企业资源规划(Enterprise Resource Planning,ERP)系统,利用信息技术对资源合理调配，改善业务流程,不断提高企业竞争力。随着现代技术的广泛应用,会计档案的产生与保管也随之发生了根本性变化,但由于对会计档案的重要性缺乏正确的认识,以及人才的匮乏等原因,一些已实施了ERP系统的中小型企业仍然沿用原来的手工会计方式的会计档案管理制度,这必然造成原有的管理制度不能适应会计信息化管理的需要,同时也制约了中小企业会计信息化作用与效率的发挥。

1 ERP环境下会计档案的特点

ERP系统的实施,使企业会计工作的方式、流程等发生了一系列的变化,由此产生的会计档案也有了一些新的特点。

1.1 会计档案的范围更广

根据财政部、国家档案局财会字(1998)32号文件,1999年1月1日起施行的《会计档案管理办法》规定,采用电子计算机进行会计核算的单位,不仅要有电子会计数据,而且应当保存打印出的纸质会计档案。在制度上确立了电算化会计档案是双重的会计档案载体,既包括传统意义上的会计档案,还包括电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及其存储在计算机硬盘中、其他磁性介质或光盘存储的全套文档资料,扩大了会计电算化档案存储的范围和领域。

1.2 会计档案的处理效率更高

电子会计档案的载体是磁盘和光盘等磁性介质,具有占用空间小、调用速度快、查阅方便等优点；另外对会计档案进行预测、核算和分析等数据深加工处理时,可直接利用电子档案、利用计算机的功能完成信息加工程序,缩短了档案编研利用的加工时间,提高了利用效率,还可以保证数据的真实性、准确性,节省人力、物力、时间。

1.3 会计档案的技术要求更高

会计档案的保管不仅有作为会计资料信息载体的纸张,而且包含磁性介质或光盘,磁性介质对环境依赖性较强,既要防水、防火、防潮、防磁，还要防止被人恶意篡改。电子档案被修改后不易留下痕迹,难以使数据恢复原状,这样就使会计数据失真。因此要加强数据安全管理,否则可能会造成很大的损失。

2 中小企业会计档案管理的现状

中小企业在国民经济中占有十分重要的地位。目前,全国工商注册登记的中小企业占全部注册企业总数的99%。中小企业工业总产值、销售收入、实现利税分别占总量的60%、57%和40%。特别是当前,中小企业在确保国民经济适度增长、缓解就业压力、实现科教兴国、优化经济结构等方面,均发挥着越来越重要的作用。

在全球信息化时代,利用现代信息技术管理企业,提升竞争力是中小企业的必然选择。但是在信息化推进的过程中,很多企业却不注重会计档案管理的现代化,使得会计档案对于经济发展的推动作用不能得以发挥。

2.1 单位领导对会计档案的认识不足

从我国当前实际看,中小企业以私营、个体居多,企业的投资者同时就是经营者,企业领导集权现象严重，所以领导对于一个问题的看法往往成为事情成败的决定因素。而很多中小企业管理者由于文化水平、见解的限制,仅仅将电算化看成记账、算账、报账的工具,而忘记了它本身所应包含的管理会计分析、预测、决策等功能,从而心理上缺乏对会计电算化档案管理的重视。认为电算化会计档案工作单一、管理简单,无须为此投入人力、物力,造成会计档案管理不规范，更难于保证电子会计档案的安全。

2.2 会计档案管理制度滞后

目前,我国会计档案管理方面的法律法规仅有《会计法》、《档案法》中的少数内容及不具备法律效应的《会计档案管理办法》，管理对象也仅限于传统手工会计产生会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案资料,而对单位实施会计信息化后产生的大量以电子文档、程序文件、备份文件等新的磁介质的会计档案没有相应的管理办法,各企业往往根据自己的情况来制定相应的档案管理办法,但也造成了目前很多中小企业无法可依、无章可循、管理混乱或者无管理状态。

2.3 硬件设施条件落后

其一,《会计档案管理办法》第十二条规定:采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印出纸质会计档案。但多数中小企业没有配备激光打印机或喷墨打印机,会计凭证多由针式打印机打印,色带的墨汁浓度不够,易褪色,打印出的纸质会计档案达不到规定的至少15年的保存期限。

其二,按照国家档案局规定库房的温度应保持在15℃～25℃、相对湿度保持在45%～60%为宜,否则容易损坏电子档案,但多数中小企业无法达到这个要求。

其三,未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份,或者进行了备份,但备用盘与存储盘未分开保管,一旦出现被盗、泄密、损害等情况,无法补救。

2.4 档案管理人员欠缺专业知识

中小型企业经营活动单一,经营规模小,人员配置往往一人身兼两职甚至身兼数职,档案管理往往没有专人负责,而兼职的档案管理人员往往缺乏会计档案管理知识,电子档案管理意识薄弱,导致不能及时按规定将财务系统中的会计资料备份到外存储器中保存,或不能正确进行电子文档的备份和检查,造成会计资料的假备份,出现磁盘上的标签与电子文档不符的现象。一旦因意外或人为错误造成系统数据的丢失、破坏,就不能在最短时间、最小损失下恢复原有的会计资料,影响电算化系统的正常工作。

3 加强中小企业会计档案管理的措施

对于中小企业的档案管理,我们不能要求它们像大公司那样建立完善的管理制度和控制程序,要根据中小企业自身的特点,针对企业的薄弱环节,区分轻重缓急,逐步建立和完善会计档案管理制度。

3.1 思想上要重视

思想决定行动。领导重视是搞好电算化会计档案管理工作的重要前提和关键；会计人员的职业道德和胜任能力决定了会计档案规范化、现代化的进程。所以一方面要加强中小企业管理阶层对会计档案重要性的认识,提高他们规范、利用会计档案的意识；另一方面必须做好人员选拔和业务培训工作,提高档案管理人员的素质,逐步推动会计电算化档案管理由简单型向智能型转变,由单一管理型向多效用型转变。

3.2 制度上要适用

(1)备份制度。电算化会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质,并设立备查登记簿,提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息。同时,由于磁性介质的特殊性,管理人员必须对这些会计电算化档案进行定期检查、复制,以防止会计信息损坏。

(2)归档制度。会计信息化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序,都应视同会计档案保管；会计数据在未打印成书面形式输出之前,应妥善保管并保留副本,记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出,并按照有关税务、审计等管理部门的要求,及时打印输出有关账簿、报表。

(3)保管制度。根据国家档案局的标准,建立电算化会计档案保管制度：选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份,备用盘与储存盘分离存放；做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作；按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号,标明时间和文件内容,制作档案管理文件卡片。对磁性介质会计档案应以只读形式保管,做双份备份,并且分两个地点存放。防止磁盘损坏、丢失数据,防止人为因素破坏。

3.3 硬件上要安全

提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库；配备具有高清晰度打印能力的激光打印机或喷墨打印机,以它们作为输出纸质会计档案的工具；对磁性介质或光盘档案而言,最重要的是在选用存储介质时,要选用质量好、可靠性高的存储介质,绝不能选用价廉质次的不良介质,以免因小失大造成不可挽回的档案损失；鉴于会计信息化档案载体的物理特性,应采用“AB备份法”进行数据备份,备份应存放在两个不同的地点,以防止因火灾等意外情况发生引起整个会计电算化系统的毁灭；对采用磁性介质或光盘保存档案的,尤其是存放往年会计档案的,还应定期进行检查、复制,防止由于介质的损坏而造成无法挽救的损失。

3.4 运用上要有效

由于档案管理需要发生一定的费用,中小企业因规模大小不同,在档案管理上所能承担的费用也不一样。只有当档案管理带来的收益大于它所发生的费用成本时,才是企业管理者所能接受的。

好的会计档案管理,能够利用历年的数据对比分析,为单位制订中长期发展规划及领导决策提供可靠依据。好的会计档案记载的会计数据更具准确性、可靠性和诚实性,使得财务报告披露的内容在深度和广度上得到了极大扩充,提升企业的社会信用,从而具有更高的利用价值,为中小企业带来更多的机遇。

参考文献:

［1］冯俊彦.中小企业内部控制存在的问题及解决措施［J］.中国集体经济,2010(7):61-62.