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一、企业法律顾问的重新认识
企业法律顾问的工作职责,决定了企业法律顾问必须在法律框架下保障企业的发展,实现企业依法治企。根据2004年国务院国资委下发的《国有企业法律顾问管理办法》的明确规定,“企业法律顾问是指取得企业法律顾问执业资格,由企业聘任,专门从事企业法律事务工作的企业内部专业人员”,可见企业法律顾问的两个基本特征:一是企业内部人员,二是专业人员。作为企业内部人员,企业法律顾问与非企业内部人员的外聘律师存在明显差别,而作为专业人员,企业法律顾问与公司律师虽然在执业范围方面大体一致,但在执业权利方面却又是差别明显。
(一)企业法律顾问与外聘律师
企业法律顾问既可由企业内部的专业法务人员担任,也可由外聘律师担任。企业法律顾问与外聘律师相比较公司律师,很明显企业法律顾问在服务企业方面有很大的优势,但应处理好企业法律顾问与外聘律师的关系。笔者以为应特别强调其互补性及互动性。
1. 互补性。在一般的企业内部事情的处理中,首先应突出企业法律顾问的作用,但即便是案件诉讼等对专业性有严格要求的事务处理过程中,也还是要充分重视企业法律顾问的作用,比如在证据的收集方面,外聘律师只能根据现成的证据去判断案件,但对哪些还应提交的证据却无从收集,而这一点却是企业法律顾问所能够很好完成的方面。
2. 互动性中国。外聘律师和企业法律顾问还应该是一个互动的关系。企业设立内部法律顾问的出发点之一从经济成本方面而言往往就是为了不请或少请外聘律师,但实际上这是不全面的。企业内部法律顾问所起到的作用在于能够把整个企业的业务体系系统化,在处理法律纠纷时再与外聘律师联手,这样就可以达到非常好的效果。企业法律顾问的优势在于对企业的各方面都,并对企业事务全面主动提供法律指导意见,外聘律师则能够为企业提供更专业化的服务。为了避免正面冲突,有时候内部律师要找外部律师去做领导的说服工作,体现出良好的互动作用。
二、企业法律顾问应走进企业日常管理――企业法律顾问角色的重新定位
企业法律顾问不同于外聘律师,在职责定位方面笔者比较认同这种观点,即“企业法律顾问”不只是法律工作者,不能完全等同于“律师”或者“法律工作者”,应视为职业经理人Professional Executive比较合适,属于职业化的企业经营管理专家。在企业经营管理中需要法律指导的地方很多,企业法律顾问的工作职责并不只有合同审核,在企业战略制定并实施、人力资源管理、项目策划等,都有很大空间,关键是看我们如何定位。
(一)企业法律顾问的职责不应仅仅是诉讼应对与合同审核
由于前面提到的定位问题,我们很多企业法律顾问的工作内容都限于相对狭窄的范畴,大量的工作在充当“合同专家”、“救火队员”的角色。笔者以为,企业法律顾问定位在管理者、职业经理人的角色去开展工作,将会有更大的施展空间,并为企业创造价值。
企业法律顾问在参与企业的日常管理中,工作职责主要是围绕与企业运行有关的法律事务开展工作,包括对企业重大经营决策提出法律意见;合同审核,制定章程、规章制度及其他有关企业行为的规范性文件或法律文件;处理商标、专利等有关企业知识产权事务;处理企业诉讼、非诉讼工作;组织法律知识培训及咨询等系列活动,应而并不仅仅是应对诉讼、合同审核等方面的应有职责,具体还应积极开展以下工作:
1.企业权属管理。在企业股权、设立、改制等项工作中,企业法律顾问应及时提供意见及应用文本。
2.企业劳动关系管理。企业法律顾问应指导完成纠纷协调,并开展政策研究,提供指导意见。
3.企业知识产权保护。企业法律顾问对包括企业名称、商标、专利、商业秘密等进行管理,实施品牌规划,商标、专利有偿许可使用,寻求实现企业无形资产的价值发现。
4.企业对外投资把控。企业法律顾问应进行前期调查、方案策划,并参与谈判、文本制作。
5.企业内部制度管理。企业法律顾问应负责制订企业各项管理制度,并进行执行监督、培训指导。
三、企业法律职业制度的重构――兼合企业法律顾问与公司律师。通常而言,一个法治化的国度里往往都拥有一个成熟的法律职业阶层,包括律师、法官、检察官、公证员以及法学研究人员等,而要成为法律职业阶层的一员,都要通过统一的法律执业资格考试。我国目前已经基本实现这一阶段的突破,即已于2002年废除律师执业资格考试,实施法律职业人员的统一司法考试。但对我国企业法律工作人员而言,却仍存在差别,这其中主要是不同准入门槛。笔者以为,企业法律工作人员是法律职业阶层的重要组成部分,在我国的法律职业阶层队伍中占据重要比例,应符合法律职业阶层的统一准入门槛要求。
企业法律顾问与公司律师的最大区别在于执业权利不同,而造成这一不同的根源在于准入门槛――资格考试的要求不同,作为同样从事法律事务的职业人员,笔者以为就不应作出区分,建立统一的企业法律职业制度是客观现实的必然要求。
关键词:合同管理 风险防范 经济效益
中图分类号:D923.6 文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2014)01-097-02
现代市场体系是由各种相对独立的商品市场和生产要素市场所形成的不可分割的有机统一体,包括商品市场和要素市场(诸如资金、劳动力、房地产、技术、产权等)以及市场的运作、变化、发展运行机制和管理调控机制。在历经了30多年的改革开放进程后,企业的合同管理工作也经历着从无到有、从初步建立到逐步完善的发展过程。当下市场经济体制逐步形成,合同管理已经成为企业管理、发展和壮大的一个关键环节,企业通过契约形式互动发展经济已成为主导。在实践中,企业为实现一定的经济目的,明确相互权利义务关系所签订的合同以及通过合同所确立的民事关系,是一种受法律保护的民事法律关系,被社会各经济主体广泛认同和接受。同时,合同管理作为企业防范法律风险的基础性措施也成为各企业常态化的工作。当然,由于社会经济矛盾的客观存在,合同纠纷也就在所难免,因此,企业在经营过程将合同纠纷作为防范法律风险的重要内容是必然的。那么,为规避和降低企业可能发生的潜在经济损失或其它损害风险,最大可能地防范合同纠纷的出现,建立完善的企业法律风险防范机制,就必须采取科学规范的管理手段,合同范本的推广和应用就应运而生了。
一、合同管理是企业管理的核心工作
合同管理是指合同管理机构和管理人员为预期的管理目标,运用管理职能和管理方法,对合同的订立及履行实行全过程管理活动,合同管理对公司的生产经营来说至关重要,是有效防范企业法律风险和经营性风险的基础性工作,合同管理的规范化对公司的各项经济活动以及发展壮大产生着巨大的推动力。
合同管理的内涵是指以实现合同价值为目的,以合同为管理对象,依照法律、法规等规定,在合同从准备、谈判、订立、生效、履行、变更、解除、转让、争议解决、终止以及审查、监督、控制、直至立卷归档全过程的管理行为,它是伴随着公司的经营活动同步进行的。企业从最为基础的生产设备、材料采购、产品销售、投资融资以及所有人员的劳动合同等诸多方面无一不涉及,合同的管理工作已经涉及到了公司经济管理的各个环节。
二、规范合同管理对企业发展意义重大
1.规范的合同,可以树立良好的企业形象。在市场经济主体竞争日益激烈的大环境下,合同关系呈现复杂多样性,合同的作用越来越广泛,依法签约和履行合同,是开展守信活动的核心内容,它不仅有利于提高企业的经济效益(赢得商家信誉可以提高物资采购的性价比),而且会在合同实施管理的整个过程中营造“重合同、守信用”的良好氛围,是培育和树立企业良好信誉的重要途径和手段,也是规范企业经营发展和守法维法维权的具体体现,尤其是当企业在发展中面临卖方市场的时候,企业的信誉尤显重要。
2.执行规范的合同范本,有助于提高效率和监督管理。执行规范的合同范本,不仅可以有效地防范经营风险,也可以从另一个侧面加强合同履行的监督管理及执行情况,这也是合同履行中管理的重要环节。就企业的合同管理而言,一份完整有效的合同必须进行签订前的法律审查,而在企业某些合同商定的价格具有相对保密性,为了实现防范合同的法律风险产生同时又兼顾合同的保密和企业的经济利益,可以从完善合同范本入手,不仅满足合同管理的要求,同时也保证了签约效率和对合同主要条款不遗漏。
在合同范本的执行过程中,企业的法务部门、监管部门和合同管理人员对合同履行状况实施全过程跟踪管理,一则可以督促按质按量、全面履行合同义务,及时解决履行中遇到的阻力;二则根据国家和行业的法律法规等政策上的调整变化,及时发现和修订完善范本合同,以确保企业效益的最大实现,从而避免潜在的经营风险、避免企业重大损失的发生。
3.依法签订合同,确保企业经济利益的实现。依法签约、全面履行合同的义务,是确保企业经济利益实现的保证,合同范本的使用起到了不可或缺的作用。签订合同不违法,又能反映当事人的真实愿望,达到当事人交易等经济活动的目的是使用合同范本的一个基本要求。当然,合同管理机制和监督机制,如合同授权委托、分类管理(按职能部门)、合同的审查、合同审批的权限、归口负责等制度也是合同管理的重要措施。这些措施总体上形成了企业对合同管理的程序和模式,保证了企业经济活动的正常运转。
三、合同范本管理的方式和程序
合同范本具有反应及时、贴近工作、最大限度保护企业权益等三大优势。企业按照市场经济的类别进行归属,参照法规及相应的执行合同版本,制定出符合经济活动需要的合同范本。在具体实践中,可以把企业的各种合同范本归类为“防范性(或规范性)合同”,这类合同是为了便于有约可循、操作规范、减少或避免争议、防范合同风险而订立的。
1.完善合同管理制度,制定常用格式合同。合同管理重在防范是理论研究和实践的共识,也就是说企业法律顾问应该担当防范企业法律风险的“防火员”,而不该只在风险已经产生后充当“灭火员”。不过,企业涉及的合同份数众多、种类复杂,法律顾问人手有限,往往又难以事事参与、款款把关。
为了解决这一管理效率上的矛盾,首先必须从完善合同管理制度与制定格式合同开始,为企业建立或完善合同管理规章制度,发挥制度的作用,提高格式合同的使用效率。相关管理制度包括:(1)交易对象审查制度。从合同相对主体究竟如何开始,弄清交易相对方的身份、资质、资信等基本信息,做到不谈、不订糊涂合同。(2)高水准格式合同使用制度。对于常用、非重大的书面业务合同,区别其性质与种类,由企业法律顾问制定比较规范的合同格式,供业务管理等人员在工作中经常使用。(3)合同条款及法律讲解、培训制度。定期为业务管理人员讲解条款、研读法律,让他们在提高合同法律及风险意识的同时,能够真正理解有关条款的具体含义及利害关系,避免不知其所以然的机械套用。(4)合同签订前的最终把关制度,明确流程和责任。(5)已签合同的企业法律顾问留存备案制度。(6)履行过程中风险出现或可能出现时,对企业法律顾问的第一时间报告或通报制度。
2.对于重大、复杂的业务合同,企业法律顾问必须从各个环节真正参与其中,必要时与单位外聘的律师协同管理。标的较大、法务复杂、事关企业重大利益的合同,从一开始洽谈时就应该有企业法律顾问的全程参与,以便在交易对象、交易标的、结算方式、品质保证、合同担保、争议解决方式、诉讼管辖乃至于适用法律、合同文本等方面从严把关,在合同签订、履行、协商等各个环节,为企业争取尽可能多的合法权益。考虑到专业知识、执业经验等方面可能存在的局限,可会同单位外聘的律师进行合同协同管理,以真正帮助企业避免法律风险,维护企业最大的合法权益。
3.注意合同签订、履行、协商、联络等环节证据的留存与收集工作。对于与合同相关的票据、文书、往来业务资料认真收集,妥善保管;对于未能顺利履行、可能发生纠纷的合同,相关往来文书必须由企业法律顾问起草与经企业法律顾问修改发出,避免业务人员因不谙法律而可能造成的被动局面;同时,又为其后的救济性合同管理留下证据、打好基础。
4.出现纠纷后,进行协商、调解解决问题可能性的判断,并与业务人员一道,做好纠纷解决工作。现实中,利益的不同与冲突使得合同履行过程中(及履行后)的不同看法、争议并不少见。如果争议不可避免,且争议明显具备法律性质,则企业法律顾问就不能置身事外,而应根据争议的具体情况,如争议产生的原因、涉及企业利益的大小、对方态度与要求等等进行综合判断,看是否具备协商、调解解决问题的可能性;并与业务人员一道,制定好解决纠纷的各类具体协议并参与、监督这种救济性协议或合同的实际履行情况,实现妥善解决纠纷的合同管理目标。
四、规范使用合同范本应注意的六个环节
建立完善公司的法制体系,使公司成为依法经营依法维权的经营企业。规范的范本合同管理将随着市场经济和行业的发展壮大而日显重要,这要求在严格规范范本合同的订立程序的同时,还要加强坚持程序和实体法并重的原则。从工作的实际出发,在管理实践中重点把握好以下六个环节:
1.强化法律意识,即强化经营者、合同管理人员及合同承办人的合同法律意识。通过培训提高企业经营者、合同管理人员和合同承办业务员素质是其首要任务,也是做好合同管理的最大前提。
2.健全管理制度,即建立健全合同管理制度和管理程序,在公司内部建立完整的制度体系,形成管理层次清楚、职责明确、程序规范、协调与制衡并存的有效机制。
3.夯实基础工作,即建立健全合同签订和履行基础档案,实行合同实施流程的统一管理和监管,防止经营活动中可能出现的个人行为,加强公司相关人员工作调动的交接工作程序及监督,减少或杜绝国有资产的流失。
4.严格把关流程,即把好对合同实施有效管理的控制关,根据不同种类的合同,采取不同的管理方式和程序,严格工作程序,实行分类管理。
5.完善监督职能,即强化合同的履行监督,通过公司的法律机构、监察审计机构和工作目标责任制相结合的大监督模式,全面掌握各类合同的履行情况,及时排除阻碍,防止违约的发生和法律风险的出现。
6.适时创新管理,即积极推进合同管理的创新,推广范本合同的广泛应用。随着国家合同法的颁布和实施的推进,结合不断变化着的市场经济形势,合同管理作为市场经济中新型的管理学科,会有很多需要在实践中不断认识、不断探索的新情况、新问题。因此,公司的合同管理工作也需要根据公司内外部经济环境的变化不断地更新管理观念和方式,不断创新合同管理的模式。
随着市场经济的深入发展,要求企业不断增强风险意识,建立健全法律风险防范机制,规范企业合同管理工作,不断提高公司依法经营管理水平。
参考文献:
[1] 李杰利.合同管理[M].中国时代经济出版社,2004
1.建立完善的内部控制制度,提供风险控制保障从事前、事中到事后,全流程的管理才是完善的风险管理,任何一个环节的缺失,都有可能给企业造成损失。而企业各环节的控制需要完善的内部控制制度作为保障,内控制度包括客户管理制度、信用管理制度、合同管理制度、资金管理制度、应收账款管理制度、法务管理制度等业务关键点的控制制度,以及风险管理制度、内部审计制度、业绩考核制度等保障性制度体系。从全流程各环节进行控股,提高信用风险管理的完整性和有效性。企业在经营业务开展过程中,做业务的风险识别与分析,分别制定风险控制策略。要安排专门部门或专人负责经营风险评估,排查、化解、有效控制业务流程各个环节风险点,避免造成损失。具体来说,企业可安排经营管理组从贸易模式、客户资信、经营效益、进销存风险防范等方面进行审核;企业管理组或法律事务组可负责从法律风险角度进行审核,重点审核经营合同是否存在重大隐患和漏洞;财务组(包括资金结算组)主要负责从资金使用、防范资金风险、资金筹措等方面进行审核。在内控制度的设计上,企业应建立岗位责任制,明确内部相关部门和岗位的职责权限,切实做到不相容岗位相互分离、制约和监督。
2.有效利用国内贸易信用保险国内贸易规模的迅速扩大,对贸易规则的规范化和信用保障服务提出了更高的要求。内贸险具有保障国内贸易安全的作用。国内贸易信用保险主要承保买家信用风险,包括因买方破产、无力偿付债务以及买方拖欠货款而产生的商业风险,可缓解企业因资金链条断裂带来的风险。国内贸易信用保险的基本功能就是当上述风险发生时,在企业难以收回货款,造成应收账款损失时,提供损失补偿。2012年,商务部发文五成补助力推国内贸易信用保险,同时确定补助项目承办机构的七家保险公司。企业可以在内贸业务中,有效地利用国内贸易信用保险,降低财务风险。
二、信用风险的事中防范
1.加强合同管理,把好风险防范的之门业务合同是企业风险防范最为重要的手段之一,完善、有效的合同,可以有效对各方权力和责任进行约定,也是解决纠纷的最为重要的依据。企业所有商品贸易业务均要签订书面合同,并按合同管理办法及法律风险防范的有关规定,切实做好合同的签订和履约,防范合同风险,确保企业权益不受损害。因此,签好合同,按规范操作,对风险的防范和规避能起到非常重要的作用。在合同管理中,要注意以下几条:(1)加强合同管理,确定合同归口管理部门,明确合同拟定、审批、执行等环节的程序和要求,充分运用信息化手段,定期检查和评价合同管理中的薄弱环节,采取相应措施,促进合同有效履行,切实维护企业的合法权益。(2)签订合同,内容一定要完整、准确,要件不能有遗漏。对合同格式和文本拟定,争取主动,应尽量采用本企业的标准版本,如果使用对方格式合同,应用本企业的版本加以对照,从差异中寻找对我方不利的条款并加以修正,争取增加对我方有利的条款。这样就能够在很大程度上防范和规避以后环节发生风险。严禁签订显失公平、存在重大风险隐患的合同。(3)企业签订合同,应履行必要的基本审查,重点关注工商营业执照、法人代表证件、授权委托书、特殊商品的经营许可证等。特殊情况下,还应征求法律顾问的意见。(4)企业应加强对合同履行的监控,强化合同履行情况及效果的检查、分析和反馈。在合同履行中发现条款有误、对方有欺诈行为,或因政策调整、市场变化等客观因素,已经或可能导致企业利益受损,应当按规定程序及时报告,并经对方协商一致,按照管理权限办理合同变更或解除事宜。协商不成,应采取补救措施,将风险降至最低。应特别注意,在合并履行中,对同一客户同一品种的大宗商品贸易实行单结单清,在上一合同未履行完毕之前,严禁新开信用贸易合同,防止用新合同掩盖旧合同存在的不足,造成更大的风险。
2.加强客户信息跟踪,及早识别突发信用风险定期拜访重要客户,了解其生产经营情况和资信变动情况。进行信用等级评估,对信用等级偏低和资信异常的客户,及时采取收紧信用等措施,防范信用风险,保障货款的及时回笼。企业应制订客户信用额度制度,根据客户信用档案记录、市场情况等,区别不同客户类别,合理确定客户的信用额度和信用周期。对单一客户应设置赊销总额限制,每一客户的信用额度应与其支付能力相对应,严禁对客户超额放大财务杠杆。及时调整客户的信用额度,调整应收账款的状态,做好应收风险与客户资信相匹配。
3.加强信息化建设,固化内部控制制度流程完善业务风控信息化系统。加快推动各成员公司优化完善业务软件系统,将业务流程中识别的风险嵌入ERP系统,在业务运行中实时动态提示和及时处置。最好让技术公司在ERP管理系统中增加“国内贸易”、“境外贸易”两个模块,使其反馈的内贸业务信息更加及时准确,切实消除了人为风险因素。
三、事后信用风险防范
1.加强应收账款的管理企业应制定和完善应收款项管理制度,实行应收款项责任管理,做到每笔应收款项有专人负责。销售部门负责应收款项的催收,催收记录应妥善保管,财务部门负责办理资金结算并定期与销售部门、客户对账,督促款项回收。要定期通过函证等方式,与客户核对应收账款、应收票据和预收账款等往来款项。企业要建立销售考核责任制,明确业务人员的销售考核包括应收账款的回收、账龄以及追收额度与销售绩效奖惩挂钩,形成销售业绩和货款回笼并重的管理模式。
2.加强法务管理与风险应对建立逾期账款管理办法,根据客户的最新情况,及时采取催收、资产保全、法律诉讼等管理程序,根据信用风险的状态和程度,及时启用相关程序,甚至法务程序,以便及时做到风险管控,从而最大程度减少信用损失。在确认无法收回时,也及时与相关保险公司进行索赔,通过信用保险,降低信用损失。
3.加强内部控制执行检查与考核内部控制制度的执行是风险防范的手段,只有按照企业内部控制制度的执行,才能有效防范信用风险、及早识别信用风险,及早应对信用风险,防范信用损失。因此,需要定期检查分析业务流程过程中的薄弱环节,完善内部控制措施,优化内部控制制度,提高内部控股效果。同时,考核是内控执行的保障,加强内部控制制度执行的考核,在企业内做好有法必依,违法必纠的法制文化,提高内部控制制度的执行效果。涉及较大损失还应查明原因,落实追究责任。
看似低价烧钱的表面,是法大大以电子签名为入口进行抢占的事实。法大大创始人黄翔认为,电子签名只是一个搭建法律服务消费场景的入口,公司可以通过互联网和资本进行快速扩张来占领这些。
国内在线法律服务是一块非常诱人的蛋糕,根据中国电子商务研究中心数据显示,2012年中国法律服务市场规模是800亿元,预计2014年国内法律服务市场规模达到1400亿元。而在线法律服务存在巨大的市场空白,中国5000万家中小企业中99%都没有自己的法律顾问。让人惊讶的是,还有300亿的个人非诉法律服务市场没有进入主流法律服务市场的领域。
面对着一片蓝海,法大大的入口逻辑是否行得通尚需要时间来检验,用黄翔的话就是:“一切才刚刚上路。”
签名的痛点
利用互联网的概念来改造法律行业,法大大并不是黄翔的第一次尝试,2010年,他参与到B2C平台的创业中,把法律服务做成产品搬上了互联网,服务内容包括法律咨询、合同审议、律师聘请等,但市场反应平平。
黄翔的第一次尝试只是将法律服务直接搬到了互联网的平台上,在商业逻辑上还是和传统法律没有任何区别,互联网只是起到了一个快速推广传播的作用。
“同样一件事,直接找律师可能花5万元,网上找的也许只给5000元,但这两种服务是否等同没法衡量。不像一些快消产品,线下线上都有个基本的价格体系。”黄翔接受《二十一世纪商业评论》(下称《21CBR》)记者专访时说。
但移动互联网带来的入口逻辑给予了黄翔新的想象空间,可以将电子签名作为一个入口来抢占。一直以来,合同签署面临的主要问题是跨地域、耗时久、流程复杂:为了签一份合同,原件得绕中国来回寄几圈;如山的合同堆里找份原件堪比大海捞针;合作条款传真、邮件都确认了,最终面临法律纠纷的时候却没有任何法律效力。
黄翔当时看到美国有家创新公司,能帮助用户在网上迅速获取具有法律效力的电子签名。这既解决了地域局限,也简化了签署流程。这家美国公司就是DocuSign,在近期刚刚宣布获得了2.33亿美元的F轮融资,估值据悉达30亿美元。
但直接照搬美国的模式并不现实,毕竟国内并没有直接的付费习惯和法律消费的基础,必须要对电子签名的商业逻辑进行改造。
在经历了一年多的筹备后,2015年初,法大大正式上线提供电子签名服务。所谓的电子签名服务,就是指用户登录其网站后,经实名认证可获得一个与身份相绑定的数字签名证书。
与传统售卖数字签名证书的“一锤子买卖”模式所不同,法大大是将签名证书视为一个入口来看待,采用互联网的低价模式来吸引流量――一次签名服务仅为5元,当积累的流量成规模后就可以在后续的法律配套服务中收费。
“之前的数字签名证书只有一个签名,其他配套的法律服务都没有。”黄翔说,法律服务因为具有复杂性与个性化的特点,作为一个低频的消费服务,不论是在线找律师、交易撮合、标准法律文书提供等,都无法在线上平台满足个性化的法律服务需求。因此电子签名只是一个搭建法律服务消费场景的入口,法大大通过互联网进行快速扩张来占领这些,为今后完善商业模式奠定基础。
为争夺这些入口流量,法大大与众多创业型公司一样利用投融资进行业务扩张,毕竟已经有竞争对手开始涉足在线法律服务领域,知果果、绿狗网、快法务、中顾法律网等公司均成长为极具竞争力的对手,利用资本进行扩张势在必行。据了解,法大大今年2月获得了来自上海复励投资管理公司及瀛和律师机构400万元天使投资,目前已经在筹划下一轮融资,这将是一轮千万级别的融资。
搭建收费体系
在黄翔看来,法大大平台有点像支付宝,只不过支付宝提供的是第三方现金流管理服务,而法大大提供的是第三方合规文件的流动与存储平台。5元一次的签名收费是无法帮助法大大实现盈利的,线下双方履行合同过程中,平台提供律师咨询等服务才是未来实现盈利的核心。黄翔说,下一步他们将致力于发展O2O平台,把线下咨询服务逐渐叠加起来。
也就是说,法大大所要提供的服务还是法律专业服务,这样就需要法大大来搭建专业的法律咨询团队,不但黄翔和几个核心创始人皆为专业律师出身,有着丰富的行业经验,法大大目前已经可以在线下覆盖全国40多个城市,拥有500多人的签约律师团队。
法大大通过所涉及法律服务的所在地、特点等对律师进行推送,律师根据自己的需求来决定是否接单,“当然这些才刚刚起步,这些签约律师并不是专属于法大大,他们还会有自己事务所的业务要处理。”黄翔表示,法大大目前只是通过互联网的精准推送、数据分析等优势将律师的闲置劳动力动员起来,这些都是为日后完善商业模式而打基础的。
自从2012年8月加入京东后,隆雨几乎没有在晚上9点前下班过,她的日程表里密密麻麻填满了各种会议。“从今年3月开始,我们先后组织了50多场内部开放式人才盘点会议,”在位于北京北辰世纪中心大厦A座6层的办公室,她指着墙上的宣传画对《财经天下》周刊说,“这是我们五年战略规划的一部分,未来10年,京东管理人员的70%要来自内部提拔。”
隆雨是京东首席人力资源官(CHO)兼首席法律顾问(GC)。被她特别提出的是“京东HR五年战略规划”,包含了6条目标:构建卓越的企业文化;搭建完善的人才发展体系;建设京东大学;持续优化绩效体系;构建完善高校的人力资源系、信息管理系;建设并推广雇主品牌。这还只是几乎贴满了其办公室墙壁的京东HR规划之一。
这里是京东人力资源管理中心(HR)的所在地。在隆雨的办公室外,有200名员工正不停忙碌着。京东还有100多名HR员工分散在上海、广州、济南、宿迁等地。截至9月底,这个部门的人数超过330人,几乎比许多公司的员工总规模还多。从成立到2007年7月的很长一段时间,这家公司甚至没有HR部门,只有2名员工兼职负责像招聘、面试、晋升加薪等基础性工作。
那时候,媒体报道京东总是用“在中关村的一栋小破楼里”作为开头。现在,仅其总部所在的北辰世纪中心里就有超过4000名员工,全国员工总规模则超过3万人。而且,在京东,快递、仓库和客服等基层员工占比约80%,程序员等技术员工仅占10%左右。如果说百度、腾讯等纯粹的互联网公司可以奉行工程师文化的话,京东却需要在两种人群中找到平衡。
如此快速发展与结构复杂的公司,让刘强东必须建立起一个严密运转的人力资源管理系统。
要330人做什么
京东HR部门的快速发展从2009年开始。这年10月,京东副总裁关有民作为HR部门的第8名员工加盟京东。此前,关有民在一家大型连锁零售企业从事HR工作。当时,京东已经获得了第二轮融资——来自今日资本、雄牛资本以及银行家梁伯韬的私人公司共计2100万美元的联合注资。这也是2008年金融危机后中国电商公司获得的第一笔融资,中国电子商务领域的爆发式增长开始预热。关有民不想错过这个机会。
面试时,刘强东问了关有民三个问题:未来,京东可能要覆盖到200多个城市的业务,如何保证HR队伍和公司的建设?怎么样能使规模这么庞大的公司员工有一致的文化和理念?刘强东一直保持着亲自面试高管的习惯,直到2013年初公司每个部门的负责人(即所谓的“CXO”)配备齐全。
随着业务的扩张,从订单处理、接听电话、出库、财务收钱到售后服务、网站设计等,公司各方面暴露出来的问题让刘强东措手不及。“一下子一夜醒来,全都跟不上了,”刘强东意识到,“公司不同规模需要不同的管理风格,如果我不改变,那我就是公司的瓶颈了。”他选择了去中欧商学院读EMBA课程,并开始引进专业HR管理人才。
进入京东后,关有民发现,他的工作远比刘强东提出的那三个问题复杂得多。“京东的业务模式和传统的线下零售连锁业态的运营有着巨大区别,这给HR的工作带来了许多意想不到的挑战。”他对《财经天下》周刊表示,不同于实体店或者快递公司,京东的资源大多集中在物流中心、快递业务以及后端的客服环节,而且,每一张订单面对的都是一个消费者的个性化需求,并且需要有呼叫中心的配合,接受顾客的咨询。
这很麻烦,但做好了就是京东的优势。刘强东不止一次地强调,竞争会越来越激烈,留下来大平台会越来越痛苦,“京东必须要有忧患意识,用户体验差一点点最后就可能会死掉。如果京东用户体验高于友商(竞争对手),那我们就能睡觉了。”
招聘也是一个挑战。由于京东业务发展快速,招聘任务剧增,关有民基本上每天都在组织面试。彼时,电子商务正处于大发展阶段,电商人才奇缺,很难找到“既要熟悉电子商务公司运营的整个业务流程、具有行业经验和背景,又要具备一定的特质”的员工。因此,相关的培训就显得尤为重要,而且区域业务的发展也急需HR的专业服务与支持。
为此,京东HR部门有了明确分工——设立了招聘、薪酬、绩效、组织发展、员工关系、培训等部门并独立开展业务,充实和完善了四大区域和宿迁的HR团队,建立了总部、区域的HR业务运营管理体系。
京东的HR部门由此进入快速发展期,到2011年HR部门员工超过100人,同年5月,京东的员工突破一万人。与之相呼应的是京东业务规模的急速扩张:2010年,京东的交易额破百亿;2011年,其交易额更是飙升到309亿。
隆雨加入京东后,在之前架构的基础上重新梳理了HR部门的职能。现在HR部门共分为四个部门:人力资源管理中心负责六大区域的招聘、薪酬、绩效考核;组织发展部负责人才选拔和培养;在之前培训部的基础上成立京东大学;员工关系部改为员工关怀部。
一直以来,如何招聘和留住员工是所有公司的HR部门最主要的任务。在京东,这一任务显得更为巨大。
“今年我们的招聘计划是1.5万人,”隆雨没有因为这个数字而感到压力,“我们负责招聘的员工,人人都是一把好手。”京东的招聘主要通过四种渠道进行:在社会媒体上,利用平面媒体、网络媒体和猎头公司招聘基层管理人员,而拉手和58同城则面向基层员工;通过校企合作、校园宣讲,招聘应届毕业生;内部培养管理人员;内部员工推荐,则一直是京东的一个传统。
隆雨办公室外面不远处的一处区域挤满了人,桌子上摆着“入职办理”的标识,旁边紧挨着“离职办理”。“为了让员工少跑些路,我们每周都设定了专门的入职和离职办理时间,”关有民说。
“我们的体量非常大,虽然看起来离职的人不少,但我们的离职率在电商行业是低的,”隆雨说。京东的离职率不到10%。为了减少员工的流动率,隆雨带领HR部门打造了快速人才通道,为员工制定了各种培训规划和个人发展计划,并制定了员工关怀计划以及家庭关怀计划。
让管理层自掘坟墓
按照刘强东的计划,未来70%的管理人员要来自内部的提拔。“这对我是个很大的挑战。”隆雨说。京东一改以往闭门的方式,花了三四个月的时间做了一次开放式人才盘点,“重点在于选拔高潜人才,针对性地制定培养计划。”
为了能够筛选出合适的管理层接班者,隆雨参照GE人才九宫格制定了符合京东特点的人才“九宫格”。九宫格是GE的一个人才考评体系,由期望值满足情况和业绩两个纬度组合成的九个格子中,每个格子都反映了被考评人在业绩和价值观中的表现处在哪一位置。由于九宫格的存在,一百多年的历史中GE虽然一共只有九任CEO,但却为世界培养出了155位CEO,而且GE也不存在CEO离任时无人接任的怪象。通过高管按照九宫格对下属的打分以及对对方下属的打分等方式,京东从3万多名员工中挑选出具有综合能力的管理人才,并进行梯级划分。选拔出的人才,可以有机会进行内部轮岗、被选拔去京东大学学习不同的培训课程。
“我们要求每个管理者都必须选出5位下属,作为高潜人才进行重点培养,而且要得到其管理者的认可。”隆雨说,“如果没有,那就说明他自己也不再适合担任这个领导职位,要走人让位。”
京东大学的前身是京东培训部,根据规划,它将发展成为真正意义上的大学。2月,京东已经在天津拿到了建造学校的用地,未来,这里不但将承担京东内部的培训课程,还将面向供应商,并和一些机构合作开设电子商务的课程并发放相应的文凭。
此前曾一手打造了李宁培训课程的架构,被称为HR实战专家的马成功被聘任为京东企业大学总监,目前他手下有30多名专职讲师人员负责京东大学的事宜。除了专职讲师,马成功还找来各个公司的高管做课程演讲。
现在,进入京东总部一楼,总可以看见京东培训课程的易拉宝摆放在显眼的位置,它根据不同的课程而经常变换内容。10月11日这天的易拉宝上醒目地写着“京东爆款打造特训营,京东店铺个性化诊断”,并用醒目的“京东红”标出了关键词“定制”、“高管”、“名师”、“特训”。
而京东的管培生项目在更早的时候就已经启动。2007年第一次融资成功后,刘强东做了两件关系京东后来发展的事情,一个是自建物流体系,另一个就是招聘管培生。《财富》杂志在2011年把京东列入“中国最适宜工作的20家公司”,称针对高校应届毕业生,京东的待遇是:年薪10万元,有股权,前半年无任何工作任务,唯一一件事情就是接受培训和轮岗。
实际上,由于管培生的培养成本过高,而大部分钱又都被投入到了物流建设和业务扩张上,开始的两年,刘强东在管培生方面花费谨慎。第一年他只招了两个,第二年才招了八个。这也导致了后来京东高速扩张的时候没有足够的中坚力量,中层70%是招聘的,30%是内部提拔的。现在,京东要改变这种格局。
陈梦以第三届管培生的身份加入京东。2009年4月的一天,像往年一样,企业进入各个高校开始校招,在中国人民大学的世纪馆众多的企业招聘展位中,她看见了京东的招聘广告。递交简历几天后,陈梦接到面试通知,和HR进行了常规的问答后,进入群面,面试者是来自物流、客服、采销等各部门的副总裁。当时,在京东副总裁就是仅次于总裁的职位,还没有设立高级副总裁的职位,更没有后来的CXO。
被录用后,陈梦开始了为期6个月的轮岗生活,“这真的是很有意义的一段时间,能够体验从采销、客服到仓储等各个环节的工作。”陈梦说,正是这一段轮岗的经历,使得她在日后的公关工作中能够应对外界的各种提问,做出合理的解释。陈梦记忆最深的是在仓储部门实习的两个月。客服的轮岗结束后,HR部门安排负责人把管培生带到了北京丰台的仓库,并向他们示范了订单入库、拣货、扫描、打包等一些列的订单生产线过程。当时正值库房搬家,每天管培生和其他的正式员工一样,经常加班到很晚。由于业务的持续扩充,丰台的仓库已经明显的放不下京东需要存储的货品了,于是,他们又在丰台重新租赁了一个更大的库房。
从2010年开始,在管培生的招聘上,京东HR部门制定了更加完整的培训体系——“鹰计划”,整个培训过程为期3年,经过培训、轮岗、定岗后最终进入基层管理职位。2012年甘莉加入京东第六届管培生时,面试环节还增加了一个英语对话。
至少目前看来,京东的管培生计划进展得很顺利,该项目已从中国大陆高校毕业生中招聘了超过330人,离职率不到10%,留下来的大多数都已经成长为管理骨干。比如华东区区域总经理余睿就是第三届管培生,现在他管理着6000多名员工。
今年10月7日至17日,隆雨带队在哈佛、斯坦福、麻省理工(MIT)、沃顿商学院、加利福尼亚大学洛杉矶分校(UCLA)、加州大学伯克利分校进行招聘宣讲,开始招聘国际管培生。“我们已经在新兴市场做了调研,马上要开拓国际市场,在初期我们需要国际人才储备。”隆雨说,刘强东一直在强调“京东要成为一家具有世界眼光的国际公司”。
冲突与调整
在到京东之前,隆雨是上市公司UT斯达康的高级副总裁、全球首席法律总顾问和首席合规官,也是刘强东中欧商学院的同班同学。她承认,自己加入京东时,其员工数达到280人的HR部门“框架已经很成体系了”。但她被刘强东邀请显然不只是因为同学身份。此前,为了适应业务的快速增长,京东每年都会新增一些高管,几年前还只有一个副总裁,到2012年已经增加到了十几位。2012年京东将业务线重新梳理为营销、仓储配送客服运营信息系统、人事、法务基建、财务和战略五大体系,并为每条线引入了0级负责人CXO。
随着新员工的大量进入,尤其是从创业团队到杂糅了诸多外企和外来空降高管的管理团队,公司文化被稀释,文化冲突渐起。为此,京东找到曾经制定《华为基本法》的咨询公司华夏基石公司,对京东进行了基本的文化梳理和员工调研,内部也召开了两次高管研习会,讨论和选择京东新的价值观。最终,他们选出了“客户为先、诚信、团队、创新、激情”五个关键词,作为京东新版的价值观。
从3月底开始,刘强东在内部进行企业文化宣讲,主要是面向总监级别以上的员工,之后,他们被要求每个人都要上台讲一遍,因为,刘强东认为,只有讲出来的才会融入自己的血液里。8月底,企业文化宣讲覆盖全部员工,HR部门帮助每个部门制定了各自的企业文化价值观准则的细化条款。这种准则的梳理繁琐而细微,“以客服为例,准则的字面规定可能是‘让客户听到我的微笑’,而具体措施则是在客服面前放一把小镜子,接电话时对着镜子微笑。”
HR部门还对员工考核的方式进行了调整。此前,京东是全员考核,每个季度进行一次,由于员工众多,分布在362个不同的城市中,因此每次考核都要耗费巨大的财力和物力。现在,考核的方式改为高管每个季度一次,中层可能延长至半年一次,基层员工则是一年一次,“这样既可以节省开支,还提高了精度。” 考核的指标也被分成价值观和KPI两种方式,2013年第二季度,京东第一次按照KPI考核指标发放奖金。而年底专业咨询公司翰威特将对京东的员工和管理层进行360度(包括价值观和业务能力)的问卷调查打分。
即便重新梳理了企业文化,管理层(尤其是空降兵)和公司的融合还是不那么顺利。仅2012年至今,就有包括乙壤月、姜海东、吴声、王亚卿、程峻怡等高管相继离职。其中程峻怡的离职更让外界对于京东的轮岗制度产生了质疑。对此,刘强东曾比喻说:“就类似结婚一样,找能跟我生活在一块的,要不然肯定会分手。高管团队也是这样,和京东的价值观不一致,走了对他对公司都是好事情。”
今年4月1日,京东做了一个品牌再造行动,将“京东商城”直接改为“京东”,并将业务重新划为四大块:电子商务、互联网金融、大物流平台以及技术平台,形成驱动京东继续快速成长的“四驾马车”。现在,在京东的总部所在的北辰时代中心的一楼里,红色背景墙上写满了巨大的“JD=简单”、“JD=解读”、“JD=阶段”。
刘强东把2013年定义为休养生息战略年。“我们再翻两倍的增速不大可能,对公司可能是灾难性的,”刘强东说,“过去三分之二是新人,三分之一是老人,这不太正常。”过去京东高管90%精力基本上都放在业务、流程、监控和数字的关注上,现在京东要求高管一半的时间要关注团队的文化。
“其实,我们HR部门今年的扩张并不快,”关有民说,随着HR系统和大数据的使用,HR部门的人员扩张与京东员工的扩张速度相比慢了很多。今年HR部门将为京东招聘约1.5万人,但部门仅增加了不到50人。