智慧校园档案管理
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智慧校园档案管理范文第1篇
当前，在我国高等学校中，随着网络技术、信息化技术、通信技术的不断发展和进步，各种信息化应用在教学、科研、管理、后勤服务领域发挥着越来越大的作用，基本上解决了学校业务部门的管理工作，取得了令人瞩目的成果。然而，各地高校在信息化建设中取得巨大成功的同时，仍然存在一些普遍、共性的问题，其中最突出的有：网络基础设施的接入手段比较单一，安全保障体系不够完善，信息之间缺乏必要的关联，容易形成信息孤岛，数字资源建设投入较少，各信息系统缺乏统一的信息编码标准，信息化安全及保障机制不够健全，尤其是不同部门之间缺乏信息的共享与交流，自动化程度相当低。诸多问题，迫切要求基于先进技术的智慧校园管理系统的出现，智慧校园管理系统是建设智慧校园的前提和保障条件。
浙江大学从2010年开始动工，将正在建设中的紫金港校区西区作为建设智慧校园的试验田，计划在2015年前把该校区西区建设成为智慧校园。智慧校园的“智”是指学校的智商，强调智能化与自动化，“慧”是指人的情商，强调人的灵性与创造力。智慧校园的理念，就是充分利用现有的网络技术、信息化技术、通信技术、物联网技术，提高高等学校的管理水平、科研效率和能力，改善师生员工的教学科研条件，优化学习、生活条件，创造优美、和谐的校园环境，充分发挥高等学校在人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新中的重要作用。智慧校园的建设目标，就是充分利用当今先进技术实现上述智慧校园的理念，创造优质、高效的教学、科研、管理、育人环境，绿色、生态、和谐的校园。
2 智慧校园建设的保障条件
2.1 人力投入。为保证智慧校园建设各项工作的顺利开展和实施，首先必须保证各类技术和管理人员的投入，把科学配置建设智慧校园的人力资源作为第一要务来抓，建立一支智慧校园建设的专业队伍，这支队伍中必须包含有各方面的专业技术人员和管理人员。
2.2 规章制度建设和长期规划。科学合理的校园规划，可以最大限度地保证校园节地、节水、节能，使人财物得到最优组合。对属于投资大、周期长、难度大、影响面广的复杂型系统工程的智慧校园的建设，更应有一个科学完善、周全的长期规划。
2.3 校园网络化建设。校园网络化建设是智慧校园建设的重中之重的内容。浙江大学在智慧校园的建设规划中，将校园网络化建设分成以下三大部分。即网络基础设施建设、云计算平台和物联感知系统。
3 智慧校园建设中的电子文档管理模式
3.1 部门产生文档在线编辑和公开。对各部门产生形成的电子文件进行在线编辑是电子文档管理工作的第一步。文档在线编辑管理，是近几年才出现的电子文档流转新技术，该新技术集网络共享、文档实时编辑和纠错、集成数据库技术的高效检索等功能为一体，它允许用户远程操作文档，能够实现文档从创建、修改、审批、存储、转发、查询到重复使用的处理过程，从而使办公系统实现真正意义上的网络化、自动化和无纸化。文档在线编辑管理系统的主要实现技术，包括基于WAMP/LAMP框架的系统访问模型和基于AJAX技术的文档对象模型，及其基于Office在线编辑技术，等等。经过在线编辑的电子文档，在符合相关规定的前提下就可以公开。
3.2 电子公文管理部门的在线归档。对经过在线编辑的电子文件进行在线归档是电子文档管理工作的第二步。智慧校园产生的电子文件根据其来源可分成两类，一类是OA系统内形成的电子文件，另一类是OA系统外形成的电子文件。对于OA系统内形成的电子文件，利用OA系统电子公文归档接口与网络版档案管理系统无缝链接和数据转换实现归档，无缝链接的实现主要是通过在线档案服务器中设定电子公文预处理临时库，将系统内的元数据按一定格式导入后，自动转换到档案管理系统数据库，然后将电子原文与目录数据进行关联挂接；对于OA系统外形成的电子文件，通过电子公文管理部门的专职或兼职档案员预先建立目录数据库，然后将电子全文与目录进行关联挂接，并且对电子目录与电子全文进行捆绑来实现在线归档。
3.3 档案人员在线审核和数据上传。对已在线归档的电子文档进行在线审核鉴定，是档案管理者的一项非常重要的工作，因为所有离线归档的电子文件都必须通过档案人员在线审核，经鉴定符合相关要求和标准后，才能离线归档。审核鉴定的方法，是在电子文件管理系统设计阶段，便开始保管期限表制定工作，由计算机进行自动审核鉴定或者通过人机对话的方式进行半自动化审核鉴定；审核鉴定的内容，需要完成三项判断工作：一是某信息集合是否电子文件；二是该电子文件的内容具有多长时间的保存价值；三是电子文件的技术状况能否保证其内容价值的实现。通过档案人员在线审核鉴定的电子文件，才能进行数据上传。
3.4 电子文件离线归档和数据备份。离线归档是对在线归档数据的备份，以防范可能发生的数据灾难，离线归档的数据不常被调用，一般也远离系统应用。要做好电子文件离线归档和数据备份的管理工作，必须认真做好以下两项工作。第一，建立电子文档备份体系，保障备份工作顺利开展。首先，应用电子文档安全备份系统，采用磁盘阵列作为备份系统，完成文档原文的异地容灾备份。其次，加强电子档案信息安全环境建设，对内网服务器及网站服务器进行扩容升级，定期查杀网络病毒，修复网站数据，实现网站数据的在线和离线备份。最后，在电子文件载体选择上，使用光纤磁带库、外置硬盘和光盘三种类型的存储介质，对电子文档进行异质备份。第二，采用多种备份技术手段，保证电子文档数据备份的有效性。（1）多种存储载体与软件相结合。根据数据备份的实际需求，在载体上可选择磁盘阵列、光盘库或磁带库，在软件上可选择Veritas Storage Replicator或Veritas Backup。（2）本地备份和异地备份相结合。在本地和异地同时对原电子文档进行备份，可有效地防止自然灾害或人为的破坏，也可有效地抵御网络病毒的侵害和攻击。（3）完全备份和差额备份相结合。差额备份节省备份的时间及存储空间，完全备份的备份时间长且会占较大的存储空间，当恢复时可一次性快速恢复。（4）离线备份和在线备份相结合。在进行离线备份时，服务器将停止用户对电子文档的操作，由此可以避免由于用户操作、修改电子档案而造成数据不一致的问题。而进行在线备份时，服务器不停止用户对电子档案的操作，可实时对电子档案进行备份工作，但该备份方式需要先进的硬件和网络支持，技术上也较为复杂。
3.5 电子文档数据的异质备份和异地备份保管
3.5.1 异质备份。异质备份就是将电子文件从磁盘、光盘、磁带等载体转换成纸质、胶片等其他载体形式保存。档案信息化建设的基本原则就是电子文件与纸质文件并存，这种电子文件与纸质文件的并存状况，今后相当长一段时间内将会存在。特别是对具有重要保存价值的电子文件，必须有相应内容的纸质文件归档保存。根据《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002），归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。
智慧校园档案管理范文第2篇
关键词：高职院校;档案工作;校史建设;价值
高职院校的各种档案包括教学档案、学生学籍档案、科研档案、人事档案、党政文件档案等，这些档案作为一种信息资源，对高校的建设与发展有着十分重要的作用，甚至已成为高校评估、考核的一项重要指标。大多高职院办学时间虽然较短，但无疑档案管理工作也已成为高校管理工作的一个重要组成部分。高校这些名目繁多的档案文献是加强校史建设的主要依托，也对于总结学校办学规律，推进教育教学改革发展等方面有着十分突出的功能和价值。
一、提供原始档案资料，见证校史，展示学校历史脉络底蕴
高职院校校史是学校发展过程的反映与总结，学校档案涵盖了学校发展过程中教学育人、行政管理、科研实践、服务社会等诸多方面的工作，记载了教职工和学生各个不同层面的工作学习活动，内容生动多样、博大精深。这些档案具有见证校史的作用，这是由档案形成过程及其结果的内容和表现形式特点决定的。从档案的内容看，它是从当时当事人或部门直接使用的文件资料转化而来的，并非事后另行编制的，因此它客观地记录了当时的历史情况，是令人信服的历史依据。作为历史痕迹的档案，具有无可辩驳的证据价值。从档案的形式上看，文件上保留着真实的历史标记。有些文件材料的全文，原是当事人的亲笔手稿，不少文件上留有负责人和有关人员的亲笔签署或批示，很多文件上盖有机关或个人的印信，还有一些是原来场景的照片、录像和原声的录音。这些原始标记和原始数据成为档案原始性、真实性的印记。
二、促进高职院校校史建设，完善思政教育平台，教化育人
校史是一所学校文化形成的源泉，档案记载是对一所高职院校历史的真实再现，档案材料的多少直接决定着人们对一所高校历史的认识。高职院校档案工作对校园文化建设最直接、最有效的途径就是建立校史馆和进行各项展览。由丰富的校史档案所记录下来的高校发展历程，本身就是一部厚重的教材。通过将那些最原始、最真实可靠、最有说服力的档案材料和事物呈现在人们面前，使他们从中体会到追根溯源的满足和探求真理的渴求，并使他们的心灵深深地被震撼。学校内的专家、学者的科研成果，包括科研准备、研究实验、总结、鉴定、推广应用等各个阶段大量的第一手材料，这些珍贵的资料对于大学生来说，就是成功的范例，又是向新的科学高峰攀登的起点。档案管理与校史工作的有效开展，具有教化育人的功能，对学校的思政教育起到补充作用。在档案管理中搜集和整理的校史档案，有些可直接用于教书育人的活动之中。档案室真实的记载了学校发展的历史及其在每个阶段所取得的成就。利用档案室丰富的档案材料，尤其是老照片、奖状、奖杯、实物等，建立校史展览馆，可以帮助学生和教职工了解学校的历史，认识学校取得的成就，培养师生的荣誉感，增强学校的凝聚力，激发学校师生的激情和斗志，促进学生形成良好的学风。
三、传承人类职业技术文明，弘扬校园文化
档案作为学校历史发展的记载，被称为“人类历史的储存器”，人类的知识90%来自档案的沉淀。高校档案是一所高校从建立到发展的完整的历史记载，随着学校的建立而产生，随着学校的发展而不断充实、饱满，不仅是学校教学过程的记载，更是广大师生员工智慧的结晶，它本身就是一种十分重要的文化财富，具有丰富的文化属性，在陶冶学生的情操，规范师生的行为等方面都发挥着很重要的作用，在推动校园文化建设方面也有其不可替代的地位。高校档案蕴含的文化氛围和底蕴，使档案管理不可避免地成为校园文化建设的重要内容，并对校园文化的营造与传承发挥重大的影响。高校校园文化通过校史档案这一特殊载体得以保存和传承，并以各种方式传播、发展。校史工作中的档案管理作为校园文化建设的一个组成部分，独立地发挥着积累、传播、创新校园文化的作用，具有独立的文化功能。
首先，档案管理起着积淀校园文化的作用。档案是人类存储文化的最有效手段，是人类文化的存储器。人类的知识大部分都是来自档案的历史存储，如果没有档案的存储，任何人类文化都将是短命的和不成熟的。高职院校档案同样具有显著的文化积淀功能。高职院校档案真实记录了高校在长期的办学过程中所形成的教育思想、教育内容、教育方法、教育技术和职业历史。可以说，高职院校校史档案本身就是一个文化宝库。档案管理的作用就在于很好地保存了这笔文化财富，使之积淀下来。如校训的形成，在高职院校档案中清晰地记录了校训的萌芽、产生、发展、形成的过程，这是在高校长期的办学实践和教学活动中逐渐形成的，体现了一所高校的办学传统、精神风貌，是该校文化传统和办学理念的沉淀。
其次，档案管理具有传播校园文化的作用。文化传播的媒介很多，如报纸、杂志、电视、广播、图书等，而档案也是文化传播的一种重要媒介，档案不仅具有贮存人类文化的功能，又有传播文化的功能。高职院校档案管理与校史工作的有效开展，对于传播校园文化发挥着重要的作用。例如，校史档案的编辑是高校文化传播的重要形式，是高校形象的一次反映。在校史的编辑、出版、展览过程中，使每一个人的心海中深深地印着高校的形象。激发全校师生更加热爱高校、更加爱岗敬业，尽心尽力地为高校的发展献计献策。
四、促进管理水平提高，服务学校科研，为校史提供信息
高职院校档案可以很好服务学校的科研。提高高职院校的管理水平，是完成教学任务、推进各项改革、促进教育事业发展的重要保证。管理水平的提高，很重要的一条就是要善于总结过去的管理经验，借鉴前人的管理方法。档案工作收集了高职院校各个时期管理活动的情况，档案中记载了很多管理工作的经验教训，或者通过对大量的文字材料、统计数据的综合分析，可以获得某些信息。这些都是管理工作的宝贵财富。
档案管理为校史等史学编研提供基础和依据。校史档案形成于当时教学、科研、党政管理以及其他一切实践活动中，是当时一系列活动的历史记录。从这些早期历史档案中获取的信息，不仅可以纵向了解高校的发展，系统反映高校工作的全貌，而且可以综合分析、归纳、评价。而听取汇报、回顾、走访调查等方法，虽然是直接收集信息，但由于受时间、人为因素的影响，收集到的信息或多或少地存在着局限、不准确、不系统的现象，还要依靠档案来鉴别和 补充。由此可见，编写校史必须依靠档案才能作出正确评价。离开了档案，校史、教育史和学术史的编研就成了无源之水、无本之木。
参考文献：
[1]蒋群蓉.从校史馆建设看档案建设的重要性[J].科技情报开发与经济，2010.（20）.
智慧校园档案管理范文第3篇
一、电子档案文件管理缺失
高校的档案能够将学校每项工作的历史情况展现出来，可以说是学校职工劳动与智慧成果。高校实行电子校务系统，已经能够进行电子化的文化处理，可是对于电子文件的归档以及保管问题却逐步产生。目前，在高校档案室所保存的只是一小部分的电子档案文件，还有一大部分的文件都还存留在各个部门中，这严重制约了电子档案信息的整合。高校应该要加快电子档案管理，跟上学校电子校务发展的脚步。
二、高校档案管理与电子校务相协调的发展策略
（一）加强信息资源共享
档案系统的数据只要是来自不同业务子系统，包括学生业务、人事业务、科研业务、教学业务、电子公务业务等等，这些业务信息目前还都是各个部门分别管理，信息资源无法得到沟通，针对此，高校应该要实现资源共享，尤其是对于校园电子公务与档案之间的对接，这应该是实现资源共享内容中的重点。高校应该要不断推出能够适应电子校务发展的资源共享方案，要能够建立起健全的办公自动化、档案服务以及公文流转等等系统，让档案的管理能够与文件的管理进行对接，数据也都能够进行转换，逐步实现信息资源的共享，这将是许多高校档案档案工作的重点。
（二）加强档案信息化建设
目前，很多高校的档案还都是纸质的档案，只有很少的文件采用了数字化的记录方式，虽然纸质档案管理流程已经相对完全，可是这种纸质档案管理的手段与方法已经不再适应教育发展需求以及网络信息化的步伐。高校必须要全面开展档案信息化建设，要能够将档案的实体与信息进行分离，让档案管理朝着数字化、信息化发展。这不仅能够将高校的档案信息资源变的丰富和完备，还能够提升档案信息服务的深度，达到进一步优化高校档案馆藏结构的目的、可是档案信息种类繁多，不同的信息也具有不同的价值，开发利用的时限以及保密程度都存在不同，再加上档案数字化成本过高，所以高校档案管理人员应该要选择社会需求大，价值高的档案信息进行数字化，建立起高质量的档案信息数据库。
（三）增强档案安全防御能力
增强高校档案的安全，一方面要加强技术的保障，从技术上来消除档案管理中存在的隐患。这主要是通过权限的设置、个人身份的鉴别以及防火墙、数据库备份等等措施，建立起防范系统；另一方面主要是通过制定严格地档案管理制度。由于目前很多高校的档案业务繁杂而且量多，并且都是有兼职人员进行负责，这样一来就必须在整个工作的过程中建立起严格的适用于多个用户的网络版管理系统，要以严格地程序以及制度来确保档案信息的安全。
（四）增加电子文件的前端管理
智慧校园档案管理范文第4篇
[关键词] 高校档案；文化功能
一、高校档案的基本特点
1、高校档案是高校的教育素材
正是因为高校档案的真实性，它所记载的高校在过去历代校领导的带领和全校师生、职工的努力下所创造的辉煌，才更加能引起现在在校师生的共鸣：看着以往前辈们艰苦奋斗的足迹，看着学校从创建以来，一步一步发展和壮大，再对比今日学校拥有的规模、师资配备、硬件设备等，在校师生们无一不会为自己所在的高校感到骄傲，并为之继续努力奋斗，高校未来的发展便更有希望。从这点来看，高校档案还是高校对在校师生、职工的极具说服力和感召力的教育素材。
2、高校档案是高校历史的沉淀
正如司马迁编写的《史记》、司马撰写的《资治通鉴》一样，高校档案也是高校历史的“史书”。人类文明不断发展，早期的积淀为后世的发展铺路，离开了历史的沉淀，后世的发展就如同无源之水一般，难以成就。高校档案作为高校过去无数师生、职工活动的原始记录，沉淀了高校的历史，储存了高校发展历程的精华，为现在在校师生的教学、科研等活动提供坚实的基础。
3、高校档案是文化传播的媒介
高校档案记录高校的发展，除了最大程度真实保留活动发生时的情况以外，主要是为后来者的查借阅提供服务。查借阅者到高校档案馆查阅原始的资料、档案原件，更直观、详细地了解自己所需要了解的一些信息。这个过程也是传播文化的过程，让查借阅者学习前辈们在之前活动中的一些方法，积累经验，再由此结合自己现在所参与的科研、教学等工作，以便更好地完成教学任务、科研任务等，在这种情况下，高校文化才能够发扬光大。
二、高校档案与高校文化的内在联系
高校档案与高校文化有一定的共性：两者同属于社会文化领域；两者的教育对象相同；两者的教育目标一致。然而，高校档案与高校文化又有一定的差异：两者的教育方式不同；两者的文化传播形式不一。即便如此，殊途同归的高校档案与高校文化，在有效地相互融合、相互促进后，不但可以促进高校文化建设，更能彰显出高校档案的文化功能。
1、高校档案的教育功能
鉴于高校档案是对高校发展历史的直接记录，它一定程度上也具有文化教育这一功能。高校的文化内涵、精神文明以及其社会形象等，都是借由高校在校师生、职工展现的。比如：高校深厚的历史积淀、文化底蕴，具有自身特色的校园人文景观或者有一定纪念意义的教学楼、建筑、雕像，根据多年办学经验和科研创新研究等所总结归纳、提炼出的蕴含其核心精神的校训，或者集万千师生、职工智慧与修养设计出来的校徽，饱含师生对高校感情而谱写的校歌等这些活档案，都在高校文化建设维系并促进高校校园文化的发展与延续，为高校先进文化的创新与进步铺垫，在高校文化教育方面是无法被替代的。
2、提供文化建设的素材
高校档案直接记录着高校发展过程中的课堂教学、管理规划和科研创新的点点滴滴，总结了过往的教学管理方面的经验和教训，提取了先进思想、先进文化的精华，凝聚了一代又一代高校师生和职工的汗水与智慧，对高校而言，是不可多得的文化瑰宝。高校档案在记录高校最初的建校以及日后的发展的同时，也记录着高校文化建设的发展，为日后的校园文化建设提供宝贵的第一手素材。
三、高校方案文化功能的发挥途径
1、发挥高校档案文化功能，为校园精神文化建设服务
校园文化的深层内涵是校园的精神文明，这是高校在校全体师生、职工的共同理想、信念、文化、学风以及准则的体现，树立在校师生正确的高校价值观体系和群体意识，是高校校园精神文化建设的核心。高校档案是在过去教学、科研等过程中一步一步累积产生的，借由各式各样的形式，向现在的在校师生、职工展示高校的历史，发挥着巨大的育人作用，不但加深了师生对于学校文化资源的认识，还丰富了学校文化建设的内涵，可谓一举两得。
2、发挥高校档案文化功能，为校园环境文化建设服务
校园环境文化是校园精神文化的外层体现，据有关专家分析：一个房间脏乱的人往往不如一个房间整洁的人幸福。把这个道理放到高校中也是一样的：高校校园环境文化往往也能体现出在校师生、职工的精神文化是否富足，一定程度上，高校校园环境文化直接体现出的是这所高校的文化背景。例如校史馆、档案馆这类极富学校特色、主题鲜明同时展现学校历史的建筑，还有历届校友毕业时赠予母校以表达感谢之情的树木、假山等，更是高校校园环境文化的传承，也为校园精神文明建设服务。
高校的档案文化长时间以来都是高校校园文化中不可缺少的重要组成部分，高校档案馆应该紧跟时代的步伐，充分发挥其文化功能，为高校各种文化建设服务，鼓励高校的在校师生、职工为高校未来的蓬勃发展继续努力！
参考文献：
[1]王永华.论档案文化在高校校园文化建设中的作用[J].黑龙江高教研究，2009（6）
[2]吴慧红，许洁.高校档案与校园文化建设[J].黑龙江史志，2008（5）
智慧校园档案管理范文第5篇
【关键词】学校；档案；档案文化
技工院校档案是其文化的积淀，是珍贵的文化财富。技工院校档案文化建设是在技工院校档案所反映的文化内涵基础上，对传统文化的一种“吐故纳新”的再挖掘、再创造和再升华。催化技工院校档案文化建设，营造积极向上、健康高雅的校园文化环境，发挥技工院校档案在校园文化建设中的作用，是技工院校培养具有创新精神和动手能力的技能型人才的内在要求，也是在新条件下实现技工院校科学发展的必要手段，也有利于实现技工院校档案文化从幕后走向前台。
一、技工院校档案文化建设的意义
技工院校档案是指技工院校从事招生、教学、实习、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。技工院校档案客观真实地记载了技工院校建设和发展的全程和全貌，蕴涵着技工院校发展的历史、灿烂的文化、光荣的传统、优良的学风、成功的教学管理经验和优秀的育人成果，是技工院校珍贵的文化财富，延续着技工院校的传统文化精神。他以静态形式的档案参与、支持和服务于校园文化建设。
档案文化是在技工院校档案所反映的文化内涵基础上，对传统文化的一种“吐故纳新”的再挖掘、再创造和再升华，是在挖掘学校历史文化、弘扬校园文化、发展学校文化的过程中的再丰富、再发展。不断丰富档案文化内涵是一种历史的责任和对未来的全景化，又可极大地促进当前档案工作的发展和创新。全方位、多层次对档案资源进行开发利用，挖掘档案中蕴含的历史文化价值，有利于充分发挥档案工作对提升文化软实力的重要作用。
技工院校档案与校园文化建设之间同生同在、相互渗透。技工院校档案是技工院校文化活动的伴生物与副产品，是学校长期发展过程中积累下来的智力成果，是技工院校开展校园文化建设、实现教育目标所必不可少的原始素材，技工院校文化活动的多样性，决定了档案种类的多样性。而校园文化的建设可以为技工院校档案提供丰富多彩的文化资源，并且由于有技工院校档案的加入，更凸显出它的教育功能。
技工院校的档案文化建设虽不能吸引外界的众多眼球，但对于本行业的人们特别是对学校的所有师生员工来说，却就像自家的老人，对他以往的所经所历，都十分仰慕，更何况期间或许还有自己的参与。他以极其生动、活泼、丰富的学习和文化活动，使之主动摄取文化价值，获得人生意义的全面体验，进而陶冶自己的人格和灵魂。故催化职业院校档案文化建设，是技工院校培养具有创新精神和动手能力的技能型人才，实现技工院校科学发展的必要手段，也有利于实现档案文化从幕后走向前台，提升档案工作的文化形象，加深其对社会的影响。
二、技工院校档案文化建设的现状
（一）技工院校的档案人员缺乏“文化”服务意识。长期以来，技工院校档案工作比较封闭，造成了人们对档案的认识度较低，技校各档案部门之间的档案文化交流较缺乏，他们习惯于守着馆藏档案，墨守成规，视档案馆（室）为“机要重地”，非常注重传统的自然资源建设，没有认识到“公共档案馆”文化资源建设的重要，边埋怨社会公众档案意识不强，边坐等用户上门查阅，没有主动服务意识，没有把档案文化服务看成是拓展档案服务的重要内容，难以融入社会。更无从说起服务大众和对外开放。
（二）馆藏档案不够丰富。目前不少的综合性档案馆，保存的档案数量是不少，但存在着馆藏数量和质量两个方面的问题。从数量上讲，公务档案比较多，馆藏皆为技工院校各部门移交而来，是各部门处理行政事务自动生成的内部档案资料，档案种类总体匮乏，那些需要档案人员走出去主动收集的档案资料，比如：奖杯、荣誉证书等实物档案，毕业学生的反馈档案，已经成为名人的私人档案等外部档案资料，却没有意识去收集，不能满足公众多方面的要求，不利于档案文化的开发。从质量上讲，馆藏比较单一，有特色的档案不多，其文化内涵明显不足，难以反映校园生活的各个方面，满足社会公众利用需求困难很大。
（三）档案人员素质跟不上档案文化建设的脚步。技工院校档案工作人员对所辖档案的管理，还停留在只对档案进行管理、被动提供利用的水平上，只有部分档案实现了数字化，编制有几种简单的汇编，服务的意识比较滞后，缺乏打造档案文化精品的知识和技能。
三、催化职业院校档案文化建设的措施
（一）注重人才培养，建设高素质的档案文化队伍。档案文化是一种记忆文化，决定档案文化建设成败的最关键因素还是人，档案的文化建设对档案工作人员的素养提出了更高的要求：不单是具有档案管理、查询和提供利用这些专业知识和技能，还需要具备档案管理数字化、网络化，更要具有对档案进行筛选、加工、提炼、编纂，把档案“原料”转化加工为各种形式，特别是当下覆盖面最大、最大众化、通俗化、最流行形式的文化“产品”的能力和技能。因而我们应不断提高档案工作者的档案文化意识和自身文化修养，构建一个良好的人文环境和学术氛围，从而不断提高其业务水平和研究能力，有了高素质的档案文化建设队伍，就有了档案文化产业发展的保障。
（二）提高档案人员的服务意识。技工院校的档案工作人员要改变自身原有的滞后的服务意识，积极参与到档案文化的建设中去，把档案文化服务看成是拓展档案服务的重要内容，不再是只为本单位服务，要有服务于大众的意识，要有主动服务意识与参与意识。
（三）拓宽收集范围，丰富馆藏，增强档案文化底蕴。
目前不少的技工院校综合性档案馆，保存的档案数量是不少，但存在着馆藏数量和质量两个方面的问题。从数量上讲，公务档案比较多，档案种类总体匮乏，不能满足公众多方面的要求；从质量上讲，馆藏比较单一，有特色的档案不多，其文化内涵明显不足，难以反映社会生活的各个方面，满足社会公众利用需求困难很大。
随着校园文化建设对档案的利用需求越来越大，要求也越来越高，以往的收集范围已不能满足这一利用需求。档案部门不仅要注意收集反映校内文化建设的档案信息，注重收集与学校教学、技能实践管理等相关的文化素材。同时还要打破以往坐等档案送上门的成例，走出去，主动收集、记录那些不会自动归档或即将消失的各种文化现象，为“濒危文化”建立档案。如：收集本校历届毕业生中那些在一方成就了一番事业，或行业中劳动模范、技术能手等事业有成学生的生平事迹，以及他们所取得的成果、获得的证书的复印件、照片等，作为以后鼓励在校学生学习的最好的例证和范本；为即将拆除的学校建筑物拍照存档等，多途径丰富馆藏资源。
（四）实现档案管理及服务方法的现代化、信息化。学校档案室应配备齐全的现代化设备，实现科学的档案计算系统，达到信息交流网络化、咨询业务智能化、档案管理标准化、档案工作程序化。档案的现代化管理有利于将有关信息资源进行重新整合，建立档案文化专题数据库，实现档案文化信息资源的优化和共享，以备档案部门构筑文化产业发展信息平台，构建服务平台，相互协作，使档案文化服务多品种，成系列，档案文化建设才能达到所要追求的效果。
（五）为文化建设提供档案。档案中有着丰富的文化营养，各项文化建设都需要利用档案，从档案中获得灵感、寻找素材、吸取智慧、强化形象。档案利用的范围正在不断拓展，档案被直接应用于各种文化活动的也越来越多，尤其是各种过去我们不常见和想象不到的新的形式的文化活动，也普遍地利用或直接应用档案。档案利用正在不断地向新的领域延伸，全新的档案工作模式是以一种开放的姿态走向公众，以吸引更多单位、社会组织的参与，我们必须不断地关注这些新领域，注意这些新发展，适应这些新变化，主动把档案利用服务向新领域延伸，使档案利用覆盖到社会各方面，让档案作用得到更充分发挥，不断提高档案文化服务质量。
（六）积极开发档案文化产品，多元探索利用档案文化资源途径。技工院校档案管理部门要改变过去默默无闻的被动状态，从后台走向前台，充分发挥档案信息资源的优势， 通过建立校史馆、档案网站建设、举办各类专题展览、档案编研、公布开放档案等形式，创新档案文化，打造档案文化品牌，把静默无声的档案开发成声文并茂、形式新颖、贴近校园文化建设实际、赋有感染力的宣传材料。如：《往届学生名人展》、《学生野外实习照片展》、《学校历史变迁图片展》等，通过网络、媒体、橱窗、宣传板等途径，专题讲座、报告等方式宣传特色档案信息，自觉把档案工作纳入校园文化建设的轨道，树立档案文化建设理念，充分利用档案文化提高学校的声誉，扩大学校的社会影响力，便于职业学校与社会各界建立广泛的联系，增强学校的知名度、信誉度，从而提升校园文化品位。
（七）提供档案查阅利用的网络平台。档案的信息化为档案在网络上的传播提供了基础。借助学校局域网，在学校的网站上设置档案文化宣传页，如：荣誉栏目、课件素材库、学校风采、经典档案、图片档案和档案咨询等栏目。图片档案栏目中有历任领导照片、荣誉证书照片、学生作品照片、综合活动照片等。荣誉栏目分为三栏，有学校荣誉、教师荣誉、学生荣誉。把每一项荣誉的具体内容与学校库藏档号进行对接，师生在需要利用时，可自行筛选统计在学校所获的各类荣誉，查阅学校档案室内有否自己获奖文件的原件。这样大大提高了检索统计的速度，为师生的查找利用提供了快捷方便的途径。
（八）要为文化建立档案。档案文化建设不但需要利用以前形成的档案，而且也要建立、保留自身形成的档案，既为今天的文化建设留下记录、留下凭证，也为将来的文化建设留下参考的依据和继承的遗产。
总之，通过加快技工院校档案文化建设，推动档案事业发展，提高技工院校的知名度，让更多的人了解我国的职业教育， 为国家培养更多技术能手，造福于社会。
参考文献：
