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一、会计信息系统在公司治理中的作用
会计信息系统与公司治理有着天然的联系,有效的会计和审计信息披露是公司治理中至关重要的手段。根据当代企业理论和证券市场理论,完善的会计信息系统在公司治理领域中的作用主要表现在:
第一,有助于抑制"内部人控制"。公司治理中的核心问题,是出资人如何激励或约束经理人员,使其尽可能地努力经营以实现股东价值最大化。完善的会计信息系统有利于减少信息不对称现象,增加管理的透明度,从而达到控制成本、抑制"内部人控制"的目的。
第二,有助于遏制管理腐败。尽管有效的会计和审计制度对遏制管理腐败的作用程度与公司治理的模式有关,但这种作用是其他治理手段无法替代的。
第三,有助于完善CEO和执行董事的激励机制。CEO和执行董事的报酬如何与公司的绩效相匹配才能达到最好的激励效果,是公司制度中倍受瞩目的课题。一般认为,高级管理人员的短期激励应以会计盈余为基础,长期激励则以市场价值为基础。所以,会计盈余的计量也是激励机制的核心基础之一。
第四,有助于资本市场对公司的监控。尽管国际上自80年代之后,人们对资本市场监控公司的有效性存有怀疑,但充分有效的会计信息有助于增进这个有效性则仍是共识。尤其是如年代以来,通过资本市场重构公司的浪潮一直未见消退,如何提高会计信息的透明度和有效性,以降低资本重组的代价,广受关注。
第五,从根本上说,有助于投资者信心的提高。因为充分有效的管理和信息披露机制有助于良好的公司治理结构的形成,有效地保护作为"委托人"的外部投资者的利益,从而增强投资者的投资信心。
笔者认为,除上述这些方面外,有效的会计信息系统还与公司治理的下述层面有着直接或间接的联系:
第一,董事会有效性的提高和对股东责任的履行。在公司治理实务中,董事会的角色日益受到关注。为了真正对股东负责、确保公司目标的实现,董事会成员必须在推动公司的全面成功中成为积极的参与者和重大决策的制定者,而这种参与在很大程度上依赖有效的会计信息。
第二,对其他利益相关者责任的履行。公司的目标不能只是股东利益最大化,还要考虑与其有长期利益关系的其他人员的利益。80年代以来,美国已有一半以上的州对公司法进行了修改,要求公司经理为公司的利益相关者服务,而不仅仅为股东服务。保障各方面利益相关者的应有权利、维持企业与利益相关者的良好关系,同样需要建立在可靠、丰富的会计信息基础上。
第三,CEO业绩目标的确定。尽管CEO的业绩目标取决于公司对CEO职位角色的认定,不同企业或同一企业在不同时期的目标价值取向会有所不同,但无论在什么情况下,CEO的业绩目标总会包括一系列定性和定量的业绩要素,这些业绩要素往往需要用一定的会计指标予以反映,业绩实现情况也需要通过会计信息系统加以披露。
第四,董事会和监事会的业绩评估。与CEO业绩评估不同的是,对董事会和监事会的业绩评估主要在于对它们自身活动有效性的评估,而不是判断公司日常业务决策的有效性,因而这种评估往往不是以公司的经营成果和财务状况作为出发点。尽管如此,这类业绩评估仍会注意到公司财务的成败,而且评估程序和披露途径也仍要涉及到会计信息系统。
第五,人力资本定价。人力资本定价是管理人员尤其是高层管理人员报酬的确定基础。只有在对人力资本恰当定价的基础上,对管理人员的各种激励机制才能有效地运作。而人力资本定价是一种典型的市场化行为,它也必须依赖充分有效的会计信息。
综上所述,要达到公司治理目标,必须进一步认识会计信息系统的作用,切实维护会计和审计活动的权威性,提高会计和审计信息质量。
二、管理会计在公司治理中的角色--为什么财务会计信息不能完全满足公司治理的要求
要全面发挥会计信息在公司治理中的应有作用,单靠财务会计系统显然是不够的。由于财务会计信息的披露是一项公开性很强的行为,受到下述一系列因素的限制:
第一,信息披露的范围、数量和质量必须遵循一定的会计标准。财务会计信息更多地承担对公众的责任,因而必须严格遵从"透明性"的要求,强调信息的规范性,在性质上完全是强制性的。
第二,财务会计报告的内容以财务信息为主。尽管现在财务报告也强调要提供某些非财务信息,但毕竟这些非财务信息只具有补充性质。
第三,成本效益原则的遵循。尽管信息披露的成本与效益往往难以准确计量,但这并不妨碍信息提供者在披露信息时对与之相关的成本与效益做出自己的判断。在规定的基本信息之外,只有那些被认为能给企业带来一定经济利益的信息种类,企业才有可能"额外地"予以披露。
第四,商业秘密的限制。任何涉及商业秘密的信息,尤其是可能产生不利影响的信息,企业在披露问题上一定会持谨慎态度。
第五,市场和文化背景。市场和文化背景,如对信息不足与信息过剩的不同理解、对"自愿披露"的不同接受程度等,对信息披露的数量也有直接的关系。
正因为上述这些原因,财务报告所承载的信息量是有限的,股东和其他利益相关者无法从现行财务报告中得到充分的信息满足。实证研究结果也支持这一判断。如据吴联生博士调查,无论是机构投资者还是个人投资者,认为未来机会与风险、财务预测、人力资源、管理部门对会计信息的分析等信息是有用的,都占60%以上。这些信息传统上均属于管理会计的范畴,显然在现行财务报告中缺乏有效地披露。这样,提供满足公司治理目标的信息,很大程度上依靠管理会计系统,管理会计在完善公司治理结构和维持治理结构的高效运转中将扮演越来越重要的角色。然而遗憾的是,由于传统理论的局限性,现有的管理会计系统还很难承担起这个责任。因此,拓展管理会计理论与方法体系的必要性,己显得十分重要。
三、围绕公司治理的需要,拓展管理会计体系--目标构造与方法构造
(一)目标构造
1.管理会计目标所包含的两大问题。会计目标实际上包含了会计信息向谁提供(服务对象)和提供什么(服务范围)两个问题。管理会计现行理论在这两点上的定位都有缺陷。
就服务对象而言,长期的误区是将财务会计和管理会计区分为对外服务和对内服务,一般的描述是"财务会计主要满足外部信息使用者的需要,管理会计主要满足企业内部需要"。这个提法在理论上非常含糊,导致了许多歧义。最受非议的是,难道企业内部管理者不关心财务会计提供的财务报告?人们还注意到,现在公司外部对过去认为属于管理会计范畴的许多信息也十分关注。因此,会计信息系统的内外区分法已越来越与现实相悖。实际上从满足企业系统的最终目的看,财务会计和管理会计并没有本质区别,都可以并且应该为公司的内外部服务,一切形式上的不同均源于信息披露强制性程度的差异。况且,财务会计信息的披露范围和质量要求,与政府政策需要也有直接联系,而并非一成不变。因此笔者认为,对外财务报告和对内管理报告的称呼,不如用"强制性信息报告"与"非强制性信息报告"的名称更为恰当。也就是说,凡按法定要求必须公开披露的信息,均属于"强制性信息报告"的范畴;没有强制性披露的要求但也与公司治理与公司管理有关的其他信息,则属于"非强制性信息报告"的范畴,由企业自行决定向谁提供、提供多少和如何提供。
就管理会计的服务范围而言,西方的主流观点是:第一,为制定决策和计划提供信息,并作为管理队伍的成员参与制定决策和计划过程;第二,协助经理们指导和控制经营活动;第三,激励经理和其他雇员完成组织目标;第四,计量和评价组织机构中业务活动、部门和其他雇员的绩效;第五,评价组织机构的竞争位置,并与其他经理一同保证组织在产业中的长期竞争力。这样的表述尽管己涉及到公司治理领域,比如激励经理完成组织目标,但从整体上看,它还没有全面反映公司治理的客观需要。笔者认为,管理会计目标必须明确指出服务于公司治理和公司管理的双重要求。服务于公司治理是管理会计创新的根本需要。借用"相关性消失了"这一名言,当代管理会计所失去的最大相关性恰恰是没有充分关注公司治理的需要,以服务于公司管理层面为主的传统管理会计理念在解决现实信息需求上已显得极不适应。
2.管理会计的总目标和具体目标。根据上述分析,会计两个子系统的总目标可否作这样的表述:财务会计是为企业利益相关者提供充分有效的强制性信息,管理会计是为实现公司治理与公司管理的多重目的提供非强制性的相关信息。围绕其总目标,管理会计的具体目标是:
第一,向公司利益相关者提供非强制性相关信息。在这个领域内,有三个方面特别值得关注:一是未来预测信息。相对于财务会计报告反映企业过去的财务状况、经营成果及现金流量等状况,未来预测信息对利益相关者进行经济决策的相关性更大。至于预测信息披露的范围、程度和方式,在信息的供求双方自会达到"均衡点"。二是非财务信息。非财务信息有助于对企业深层次的了解和评价,同时也有助于预测企业的未来。对信息使用者而言,非财务信息在某种程度上比财务信息具有更大的价值。三是社会责任信息。包括对债权人、职工、消费者、供应商、政府、社区和公众等方方面面责任的履行情况,都需要适当披露。
第二,辅助和审核管理决策。尽管这是管理会计的传统职能,但要从体现企业战略发展的需要和在长期经营中最佳使用经济资源的要求重新认识。
第三,服务于内部控制、快捷准确的信息传递和反馈机制。这里所言的内部控制包括两个层次,一是适应公司治理的需要,对执行董事和CEO的控制;二是作为公司管理的重要形式,CEO对公司日常运作的控制。
第四,建立激励与补偿系统,为业绩考评和确定报酬方案提供依据。包括对董事会、监事会、总经理、各责任中心及其各类员工不同层次的评价和激励。
第五,为企业经营创新和组织制度创新提供信息支持。
上述具体目标没有区分哪些是服务于公司治理,哪些又是服务于公司管理,因为在实务中它们往往交织在一起。但管理会计必须为公司治理和公司管理两个层次服务的目标指向是明确的。
(二)方法构造
目标构造决定了方法构造的基本方向,而方法构造的质量又将制约目标构造。
当前管理会计方法体系存在的两个主要缺陷是:①直接针对"公司治理"层面的手段薄弱,这也在一定程度上影响了企业高层对管理会计的重视;②方法之间多半是简单堆积,缺乏系统整合,与企业管理其他领域的界限也不清晰。
从实现公司治理职能的角度,管理会计应创造新的方法或对传统方法实施改造,以适应下列要求:①公司价值(或企业核心能力)的评估;②前景财务资料的编制;③内部会计和审计控制;④股东和其他利益相关者的利益保障信息披露;⑤CEO业绩责任的制定;⑥各个管理层次的业绩评价和激励补偿系统的设计(包括针对高层管理人员的奖励与补偿合同的制定);⑦人力资本定价,等等。
至于实现公司管理职能的各种管理会计方法(如预测决策、预算编制、成本控制、责任会计等等),主要是满足内部决策与控制、实现最佳资源配置的需要。这类方法(包括理念)也同样要不断地推陈出新,尤其是要在管理会计活动中贯彻战略管理的指导思想。
(三)对管理会计定义的再认识
根据对管理会计目标和方法体系的讨论,有必要量新认识管理会计的定义。
美国会计学会(AAA)下属的管理会计委员会(CMA)所下的管理会计定义是:管理会计是运用适当的技术和概念来处理某个主体的历史的和预期的经济数据,帮助管理当局制定具有适当经济目标的计划,并以实现这些目标做出合理的决策为目的。国际会计师联合会(IFAC)的常设分会"财务和管理会计委员会"所下的定义是:管理会计是指在一个组织内部,对管理当局用于规划、评价和控制的信息(财务的和经营的)进行确认、计量、积累、分析、编报、解释和传输的过程,以确保其资源的利用并对它们承担经管责任。这些定义的出发点都是为公司管理当局服务,显然已不完全符合管理会计的现状和未来发展趋势。
为了能够同时反映公司治理方面的特征,管理会计的定义可以表述为:管理会计是企业会计信息系统的一个分支,提供各种强制性财务报告之外的财务和非财务信息,目的是满足公司治理和公司管理中的特殊信息需求。
从管理会计定义的讨论,还可以引出以下一些思考:
摘 要 基建会计在基础建设领域内广泛应用的一种专业会计,是我国社会主义会计的重要组成部分。而基建会计中的档案管理服务于我国的基础建设,对发展社会主义经济具有非常重要的作用。本文旨在对基建会计中档案管理的现状及存在问题进行分析,并进一步提出在实务操作中加强基建会计档案管理的有效措施。
关键词 基建会计 档案管理 现状及存在问题 措施
一、基建会计档案收集管理范围
根据我国的《会计档案管理办法》,会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报表等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括:第一,会计凭证类:原始凭证,记账凭证,汇总凭证,其他会计凭证;第二,会计账簿类:总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账簿;第三,财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告;第四,其他类:银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。
二、基建会计档案管理的现状及存在问题
与企业会计、行政事业单位会计等一般的专业会计相比,基建会计具有其特殊性。最主要的特殊性体现在会计主体的特殊上。一般专业会计的会计主体一般均为法人主体,但基础建设会计则以一个独立会计核算的建设项目作为会计主体,来反映和监督投资项目的资金来源、项目资产的形成和运用情况。基建会计核算的特殊性及有些单位的主管财务人员对基建项目的业务核算掌握不透彻,对基建会计的核算工作无从下手。根据基建会计档案管理的收集范围,会计核算工作的障碍也会给会计档案的管理工作带来问题
(一)忽视收集与管理
根据我国的《会计档案管理办法》,各单位每年形成的会计档案,应当由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。然而在实务操作中,一方面由于部分财务人员对基建会计知识、规定较为陌生,一旦企业发生了基础建设项目,对会计核算业务就无从下手,不能及时与施工队伍核对往来账目;另一方面由于财务人员意识上没有跟上,对档案管理的重要性认识不足,未能及时收集材料,更谈不上最资料进行认真归档,对发生的混乱现象听之任之。两方面的原因造成基建会计的档案管理的混乱、不规范,严重影响了基建会计的正确反映。
(二)档案管理不规范
在上文中已经提到大多数企业都没有专职的会计档案管理人员,一般均为企业会计来兼任档案管理人员。一人分担两职,导致会计档案整理归档不及时、管理滞后和混乱,欠缺规范性。档案管理的混乱,最严重的后果就是查找困难和会计凭证丢失,对于基础建设来说,业务支出多数都较为庞大,一旦原始资料丢失,影响项目的真实核算,造成的经济影响是十分惨重的。另外,《办法》规定各单位必须加强对会计档案管理工作的领导,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损和泄密。这对大部分企业来说,也是没有做到的。
(三)档案管理制度不健全
企业基建会计的档案管理制度主要是参考2001年财政部、国家档案局联合制定的《会计档案管理方法》。虽然《方法》中对我国企事业单位的档案管理作出了详细的规定,但在实际运行过程中,许多企业的财务部门并没有制定具体的管理办法,管理制度并没有形成。甚至都没有一个专业的档案管理人员,会计人员兼任档案管理,档案的存放就随随便便的与杂物堆放在一起,没有设定专门的档案室。而对会计档案电算化管理,也没有制定相应的管理方法,电子文件、数据等散落在各部门人员的计算机中,没有形成磁介质的会计档案。
(四)档案管理人员业务素质不高
财务人员对基建工程情况了解较少,导致基建工作于财务的链接不揭秘,直接影响了基建会计核算的质量。有一些工程已开工并支付了首期工程款,财务人员还没有收到该项目的工程批复、设计批复、施工合同等材料,那么就只能根据经验来进行核算,这必然会使得平常的核算与竣工时“工程概预算执行情况表”的概算项目核算不能完全匹配,报表的准确性得不到保证。根据错误的报表编制的会计档案准确性肯定会受到影响,结果并不能准确反映真实情况,项目建设中财务监督的作用没有得到发挥。
三、加强基建会计档案管理的措施
(一)提高思想认识,安排专人负责基建会计档案的管理工作
对企业来讲,不管做什么事情,领导重视关键。基建企业会计档案管理工作之所以会出现管理混乱、不规范、业务人员素质低等问题,归根结底是企业领导对档案管理的重要性认识不够,在人力、财力、物力、时间诸多方面没有给与档案管理必要的投入和支持,档案管理制度处于缺失状态。所以,做好基建会计档案管理工作的当务之急就是提高企业领导和财务人员的思想认识,使其充分认识到档案管理工作的意义所在。安排专职人员负责档案管理,同时根据基建项目的规模分配相关责任人的工作,保证会计资料的收集、整理、归档有序进行,并做好财务档案的日常管理、查阅接待、登记等工作。只有领导重视财务档案的管理工作,底下的财务人员的档案意识才能得到强化,工作态度才能更加认真负责,才能自觉的按照企业档案管理规定,积极主动地做好档案收集整理工作。因此,提高领导及财务人员对会计档案管理工作的认识,增强对其的重视程度,是会计档案管理工作顺畅进行的重要保证。
(二)建立内部相关职能部门网络平台,实现基建会计档案信息化管理
随着计算机的高速发展,电算化会计在企业的应用越来越普遍,财务档案信息化和档案工作现代化是现代档案工作的大势所趋。对基建会计而言,规模大、工期长,资金往来频繁,会计核算不同于一般企业会计,会计核算对基建项目起到关键的财务监督作用,因此,做好基建会计的档案管理是非常重要的。首先,应明确基建会计信息化管理的主要内容:1监督、保证按要求生成各种档案;2保证各种档案的安全与保密;3保证各种档案得到合理有效地利用。[1]其次,加强会计信息化档案的安全管理制度。这主要是指:1档案管理的权限设置,要明确哪些人进行维护操作,防止数据和软件的非法删除和修改;2重视操作日志管理,通过对操作日志的管理,档案管理人员可以清楚地掌握查阅人员对档案的使用情况,一方面可以监督、控制非法操作,另一方面对发生的错误进行追踪,以便对破坏的数据进行及时修复。
(三)根据实际情况,可适当延长基建会计档案在财务处的保存时间 [2]
根据我国的《会计档案管理方法》规定,财务档案在财务处存放时间满一年后就应该进行档案移交,而基建项目的特点之一就是工期较长,一般来说一个基建项目两年之内基本上完工并决算完毕,原财务处可临时申请档案室延长基建会计档案的保存时间,笔者认为基建项目会计档案在财务处的保存时间可以适当延长至两年。基建会计与事业会计实行不同的会计准则,在会计处理上表现为分开的两套账,在装订成册、编号等问题上两者互不影响,并且延长基建会计档案的移交时间也不会对事业会计档案的移交期限产生影响。这样一来,不但没有对企业造成不好的影响,反而方便了基建会计人员的查账工作,大大提高了基建会计的工作效率,为企业领导提高及时、准确的基建项目财务信息。
(四)建立健全基建会计凭证的管理制度,提高会计档案管理人员的业务素质
对档案管理而言,最重要的就是准确、完整、安全以及查阅方便。因此,建立健全基建会计档案管理制度,理应从做好这几个方面的工作着手。在遵守相关法律、法规规定的基础之上,基建会计根据基建项目的特点制定适合本企业发展的基建会计档案管理制度,如基建会计档案的归档范围、归档时间、分类大纲保管期限、移交时间等。原则上,基建会计档案不得随便对外借阅,未经负责任同意,更不能对外泄露基建会计档案的内容,否则,应追究相关人员的法律责任。如果由于司法需要或者经负责任同意,需对外借阅基建会计档案时,必须履行登记手续。
一些企业的财务人员对基建会计知识的欠缺,影响了基建会计的顺利核算,进而影响基建会计档案的管理工作。针对此情况,企业有必要采取必要措施(如相关的培训或是提高对应聘人员的业务要求等)提高基建会计人员、基建会计档案管理人员的业务素质,以保证基建会计档案管理工作的顺畅进行。
关键词:ISO9001;质量认证;会计专业;推广
为满足社会各界对我行金融服务的要求,在充分调研、论证的基础上,2005年我行率先在会计业务按照中华人民共和国国家标准《质量管理体系――要求》(即GB/T19001-2000 idt ISO9001:2000标准)建立质量管理体系,对外提供服务质量保证,对内致力于严格会计质量管理。三年来,先后有总行和十余家分行通过了英国标准协会(简称认证机构BSI)的认证审核,获得了认证证书。总结几年来的认证工作,笔者认为ISO9001质量管理在我行会计专业的推行,对提高会计基础管理水平、有效规范业务操作流程起到了积极的作用,但同时也存在一定的局限性。现简要分析如下:
一、我行实施ISO9001质量管理开展的主要工作
(一)建立全过程、多方位、多角度的质量管理体系文件
科学、系统、严密、可行的文件化的质量管理体系是ISO9001质量管理认证的前提。我行从梳理制度入手,将建行以来与会计业务相关的制度,包括外部监管制度、总行级管理制度、核算办法、操作规程和实施细则等,从制度的有效性、制度间的统一性、制度与系统的衔接性等方面进行全面清理、评估,对相应制度进行修订、补充,并设计我行质量管理体系,编制有效文件清单下发全行,为质量管理体系推广奠定了良好基础。
(二)抓实各级人员的培训工作
ISO9001质量管理是一个全新的业务领域,参与者对标准条款是否能够透彻理解关系到认证实施的成败。体系建立之初,我行对照标准条款的要求分别编写了《总行机关体系实施指南》和《各分行体系实施指南》,将总行各部门及分行在体系实施中应做的重点工作及实施步骤予以明确,实施指南包括质量目标的分解、文件的清理、质量管理体系记录的编制、内部审核的实施、管理评审的组织、采购供方的评价与管理、设备的维护与管理、改进工作的策划与实施等内容,对总分行认证工作的开展起到了积极的指导作用。
在此基础上,我行不断总结认证实施的经验与不足,认真分析认证实施过程中存在的难点和共性问题,每年针对认证单位组织开展质量体系贯宣及实施的专项培训,同时深入分行开展实地辅导,详细介绍体系实施的方法、步骤,针对体系实施中的薄弱环节,逐一进行交流和解答,提出对策。三年间,还邀请认证咨询公司对分行会计部总经理组织了ISO9001主任级审核员培训,针对分行认证内审员组织了六期内审员培训。通过抓好、抓实培训环节工作,保证各层次人员了解并掌握PDCA循环管理模式和八项质量管理原则,掌握质量管理体系推行过程中自身的工作职责、工作标准以及质量管理实施的具体要求。
(三)全面实施内部审核工作,持续改进质量管理体系
内部审核是持续改进质量管理体系的重要方法,是确保质量管理体系满足质量标准和相关制度要求的有效监督形式,也是自我改进、自我完善的重要手段。三年来,我行共组织内部审核4次,规范了授权、会计档案管理、印押证管理等二十多个方面的管理与操作,有效推动了会计制度的贯彻落实。
(四)组织顾客满意度调查分析,不断提高服务质量
“以顾客为关注焦点”是ISO9001标准所依据的原则之首,我行每年都要组织分行进行顾客满意度调查(以调查问卷为主),根据分行上报的顾客满意度资料,测算全行的顾客满意率,撰写顾客满意度分析报告,针对存在的问题,提出建设性的意见。三年来我行通过调查问卷测算的顾客满意率分别为:93.51%、94.55%、96.76/%。
(五)组织管理评审,持续改进质量管理体系的有效性
管理评审是管理层评价质量管理体系有效运行的一个重要手段。每年我行都要根据管理评审的内容,收集管理评审的输入信息:汇总全行质量方针,目标完成情况,撰写顾客意见汇总情况分析报告和顾客满意度分析报告,提出改进意见,为领导决策提供依据,为规范全行业务操作,有效堵塞业务管理中的漏洞及薄弱环节提供指导意见。
(六)完成认证机构外部评审及年度监督审核工作
每年根据我行的会计内控管理要求,与外审机构协商确定审核计划、审核重点,并配合完成对认证单位的评审工作。此外,对通过质量认证的单位每年组织监督审核工作,督促全行会计管理质量不断提高。三年来外审机构共对我行进行认证审核三次、监督审核两次。
二、我行实施ISO9001质量管理取得的成效
(一)各级管理人员的管理理念和思路有了较大转变
主要体现在从注重结果管理,到注重过程控制;从就事论事的单向管理到注重系统性管理,在工作开展中遵循PDCA管理原则,将制度建设、文件管理、人员培训、能力评价、业务操作、系统管理等有机结合起来,全面分析查找存在问题,提高管理实效。
(二)会计内控建设及风险防范能力得到加强
按照ISO9001:2000质量管理体系的要求,建立了一套全面、严谨、规范的质量管理体系文件,使质量管理体系范围内各个管理层面、各个操作过程的所有管理活动、服务活动实现了系统化、标准化的要求。在体系实施过程中,通过内部审核、管理评审、外部审核等监督手段,有效识别会计业务实施中的薄弱环节,本着持续改进的原则,积极分析原因,查找漏洞,采取纠正措施,使认证工作在各个环节中得到了贯彻执行,会计风险防范能力进一步加强。
(三)会计检查人员的检查技巧和方法得到提升
通过培训、实战模拟演练、跟随审核员现场审核,我行检查人员了解并掌握了“流程审核”的精髓,充分借鉴ISO9001标准的“过程方法”,实现了由“结果检查”向“流程检查”的逐步转变,检查中更加侧重对各项管理活动和每项业务操作从策划、实施、检查、改进各个环节的纵向跟踪,从而有效识别操作风险,提升了检查质量和效果。
(四)会计服务意识与水平有了较大改善
ISO9001质量管理体系的核心是“以顾客为关注焦点”,质量管理的最终标准是顾客满意程度。通过推行ISO9001质量管理体系,我行在服务环境、服务设施、服务标识等方面进行了统一规范,同时通过建立顾客投诉处理机制和公开监督制度,柜面员工的服务意识、技能水平有了明显改善。
(五)分行部门之间沟通、协作意识得到增强
ISO9001国际标准是一个管理体系,推行认证要求将会计工作作为一个系统来管理,会计核算的质量、操作风险的有效控制、内控体系的建立,不单单是会计一个专业的事情,而是与人力资源部对会计人员配备的数量和质量、信息技术部门对会计业务系统的支持与维护、办公室对文件管理的有效性、监控设施配置的适宜性等息息相关。各部门必须密切配合、有效沟通,提高系统管理力度。ISO9001质量管理认证是第三方的审核,按照审核原则,现场审核中只要发现一个严重不符合项,审核方即可终止审核,该行将不能通过认证或对已通过认证的单位摘牌。因此,认证审核工作对分行管理层的推动作用是显著的,几年来有效解决了部分分行的难点问题,如:长期无专用会计档案库房问题、重要空白凭证库漏雨、潮湿、无监控设施问题、监控录像老化、监控模糊、监控点位不全问题等等。
三、ISO9001质量管理认证审核的局限性
(一)审核时间有限
ISO9001认证审核的时间以人天计算,认证公司依据单位经营规模、会计人员总数等因素进行计算,审核时间一般相对较短。例如对一家包括9家营业机构、100名会计人员的分行进行审核,审核人天数为4人天(即两个人审核两天)。在短时间内既要审核会计部门,还要审核领导层、人力资源部、办公室、信息技术部和稽核部等部门,检查的深度和广度必然受到影响。
(二)抽取样本有限
虽然每次审核前我行均对BSI公司审核员提出审核要求、重点关注的业务品种、内控风险环节,但是作为独立的第三方审核,我行不能干涉审核员在现场审核的抽样数量、质量和范围。审核员依据审核经验、审核时间等因素确定抽取样本,并依据样本结果做出判断,存在一定的片面性。只要抽取的样本未发现问题,即认定审核结果有效。有时候可能会出现会计内控管理较好的分行抽样发现严重不合格项,而基础管理相对薄弱的分行,因未抽到问题样本而未发现严重问题,影响对分行评价的公允性。
(三)审核人员素质良莠不齐
BSI公司的审核员中金融专业人员相对较少,审核人员变化较大,素质参差不齐,部分审核员从未接触过银行业务。认证审核作为独立的第三方审核,认证机构对审核员的培训往往注重先进的审核方法和技巧,对我行的相关制度和操作系统不熟悉,对系统中的风险节点及与制度的对应关系等认识不清楚,影响到审核的质量。
四、关于进一步开展ISO9001质量管理认证的几点想法
总结几年来会计专业实施ISO9001质量管理认证的整体情况,分析认证审核的优势和劣势,笔者认为,实施ISO9001质量管理认证对我行提高会计管理质量、加强内控风险防范起到了积极推动作用,对扩大我行社会影响力、提高市场竞争力必将产生深远的影响。下一步组织开展ISO9001质量管理认证工作,应注意以下几个方面:
(一)建立好适应本行特点的会计质量管理体系
在掌握ISO9001质量管理精髓的基础上,运用好先进的管理理念和方法,有效识别本行会计管理中存在的系统性问题,确定本行的质量方针和质量目标,使其适合本行特点,便于操作。在实施中坚持“过程控制”、“持续改进”的原则,确保质量目标有效实现,要避免“为了认证而认证,获得一张国际认可的认证证书”的思想,真正构建起规范服务、防范风险、提高效率以及增强市场竞争力的质量管理模式。
(二)有效整合资源,推动会计风险内控的系统管理
以ISO9001质量管理认证为契机,实现从部门银行向流程银行的转变,通过体系管理平台,督促分行管理层,加大对会计管理工作的支持力度,确保人员、系统、培训及监控设施的配备到位、管理到位。解决目前因条块化管理以及发展压力,对会计工作支持不到位造成的诸多问题,例如,会计人员配备(储备)不足、岗前培训不够、公文流转处理不畅、监控信息不连续、信息技术部系统升级不及时、数据备份不到位等问题。
(三)充分借助外部审核手段,实现内、外部检查的相互补充
一方面,加大外审机构审核人员对本行会计业务质量管理体系内部审核的参与度,以第三方角度客观地评价每个分行会计内控制度执行效果。另一方面,充分借鉴外审人员的检查方法和检查技巧,培养本行会计检查人员队伍,提高日常会计检查的质量和效果。内部检查与外部审核有机融合,促进会计内控体系的不断健全完善。
(四)充分运用检查结果,强化数据分析工作
有效识别会计检查中发现的系统性问题,及时发现内控制度及系统的疏漏,挖掘隐藏在问题表象后面的经营管理“盲区”,提出制度建设及系统管理的建议,提高会计检查附加值,实现会计检查―系统反馈―改进提高的良性循环。
参考文献:
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[2]陈伟,李一军.招商银行推行ISO9000族标准实践研讨.世界标准化与质量管理,2005年第05期.
1.对管理会计缺乏认识。
目前,我国多数企业还没有对管理会计树立起一个较为清晰和客观的认识。特别是数量众多的中小型企业,企业管理者对管理会计的重要性认识不到位,缺乏应有的重视。大多数企业建立的会计管理和使用体系不够完善,实用性较差。在开展经营活动或者制定经营决策时,主要是借助过往的经验,未能发挥“会计也是生产力”的作用,导致管理会计无用武之地。
2.实践与理论相脱节。
管理会计是社会与经济发展到一定程度的产物,与经济环境、社会环境密切相关。伴随着社会环境的变化,管理会计的内容和方法也会随之发生变化。我国改革开放以来,企业在某些工作中实际运用到了管理会计的部分方法,其中比较常见是的经济预测法和本量利分析法。但是,在国外管理会计高速发展的今天,我国还没有形成一个系统的管理会计理论与实践体系,对已有的管理会计应用的经验也缺乏继承和创新。管理会计理论研究领域狭隘、信息滞后,直接导致现有管理会计的技术和方法创新能力不足,缺乏实际操作性。
3.管理会计在会计信息化中缺乏应用。
当前,会计信息化在我国大多数企业的实际使用率并不高,管理会计的作用被最大程度地削弱了。即使在已经开展会计信息化的企业中,也普遍存在“重核算、轻管理”的认识误区。管理会计的应用被人为地局限在在事后结账和算帐的层面上,很少进行事前预测、事中控制。另外,我国管理会计软件的功能严重落后于企业实际需求,线性规划、非线性回归、投入产出模型等管理会计的公式和模型无法运用。这些管理会计的方法,在实际应用中经常需要用到,因而会计信息化是管理会计发展的必然趋势。
二、管理会计应用中的对策探讨
1.加强管理会计研究,走理论与实践相结合道路。
目前,中国管理会计的研究水平较低,同时由于中国的国情与西方国家存在较大差别,西方管理会计的相关理论很难适用中国企业的实际情况。所以,我国管理会计应的定位在建立中国特色的社会主义市场经济之上,通过结合中国企业的现在,促进企业建立现代会计管理制度。管理会计走理论是实践相结合道路,主要是要加强对已有管理会计理论体系的重新评价,对不合理的假设进行修正,对不合时宜的技术方法彻底抛弃,要强调管理会计行为的具体应用,真正为会计人员和管理人员所使用。
2.树立不断创新的管理会计意识。
管理会计的应用,不仅要是将实践中的成功经验进行重复利用,更要保持不断的创新。事实上,创新为管理会计的发展注入了源源不断的动力。比如,我国邯郸钢铁集团在企业中率先使用成本否决法,不但是对管理会计理论的一种创新,在实际应用中,也产生客观的经济利益。通过创新,找出管理会计应用的一般规律,既是企业转变经营思路的客观需要,也将促进企业可持续发展能力的提高。
3.为管理会计提供良好的应用环境。
企业应意识到管理会计绝对不是独立于企业之外的,而是依附于企业之中,与企业发展息息相关的。要为管理会计提供良好的应用环境,企业首先要加对企业自身进行改革,建立起完善的现代化企业管理制度,只有这样,管理会计才能从被动的接受改变成企业主动应用。特别是企业在投资决策之前,可以利用管理会计相关理论对出资、审查等工作进行分析,使企业乐于和善于应用管理会计。
4.提高管理会计人员的综合素质。
管理会计作为财务管理的一种手段,最终是由人操作的,人员的素质高低决定着管理会计应用的质量。因而,需要提高管理会计人员的科学文化素养,特别是对现代企业会计制度和现代企业管理制度的学习和掌握。管理会计的教育培训,要重视案例教学,通过举一反三,提高会计人员发现问题、解决问题的综合能力。同时,教育培训还应该培养会计人员的职业操守。会计人员应一切以会计信息为依据,运用管理会计理论与方法,客观、实事求是地对企业的相关经济业务进行分析和总结。
5.开发管理会计软件,向电算化方向发展。
管理会计的理论结构概念,在我国会计界尚未引起足够的注意,更未有权威性的结论,我认为很有必要深入探讨这一问题。管理会计理论是由管理会计研究者从管理会计实践中概括出来的有系统的结论。管理会计的理论结构是由相互关连的基本理论概念所组成的逻辑一致的体系。
一、研究管理会计理论结构的意义
1.有助于指导管理会计实践。在会计界有人认为管理会计还是一门不成熟的会计学科,这种说法有一定的道理。我认为这与管理会计尚未形成前后一贯的理论有关。要想更好地开展管理会计工作,需要我们有准确系统的管理会计理论来加以指导。因此研究管理会计的理论结构,对于指导管理会计实践具有长远的战略意义。
2.有助于管理会计学科体系的建设。翻开中外各种管理会计教材及专著,虽然有许多相同或相似的内容,但各自的体系还是有许多的差别,这与过去人们对管理会计的传统认识有关,似乎就应该如此。其实,这也是由于缺乏对管理会计的理论结构进行系统研究造成的,这样长期下去,不利于管理会计学科体系的建设。
3.有助于制定较为合理的管理会计原则,规范管理会计行为。管理会计原则是管理会计理论与管理会计实践的桥梁,同时也是管理会计理论的重要延伸。只有通过深入研究管理会计理论结构,才有可能制定出前后一贯,自成一体的管理会计原则。如果对管理会计的理论结构缺乏研究,那么制定出来的管理会计原则必然是片面的,甚至是违背管理会计基本理论的,其生命力及影响就会受到限制。
4.有助于对管理会计理论各要素作出科学界定。在人们对管理会计理论要素认识尚不明朗,对管理会计中的一些基本概念认识不一致的情况下,系统地研究管理会计的理论结构,从内涵到外延上对各管理会计理论要素加以界定,便于人们更准确地应用,同时也促进管理会计理论的发展。
二、管理会计理论结构的要素
管理会计理论结构的要素是指构成管理会计理论的必要因素。其内容有哪些,说法并不统一。
第一种看法认为管理会计理论结构的要素包括:
1.管理会计理论和方法的基础,
2.管理会计的本质,
3.管理会计的目标,
4.管理会计的对象,
5.管理会计的基本要素,包括收入、成本、损益、现金流量等,
6.管理会计的基本原则。(注:宋献中《中国管理会计——透视与展望》,《会计研究》1995年第11期。)
第二种看法认为管理会计理论结构的要素包括:
1.起点理论层次,具体指管理会计理论基础、管理会计对象理论。
2.基础理论层次,具体指管理会计原则理论。
3.管理会计核心理论层次,具体指管理会计原则理论。
4.管理会计实务理论层次,具体指管理会计程序方法理论,管理会计具体实践。(注:劳秦汉《论管理会计》,《财会审论坛》1995年第4期。)
第三种看法认为管理会计理论结构的要素包括:
1.管理会计的目标。
2.管理会计概念,具体指计量、传送、信息、系统、规划、反馈和成本性态。
3、管理会计原则。
4.管理会计技术。(注:陈今池编著《西方现代会计理论》,中国财政经济出版社,1989年10月第1版,第302—303页。)
笔者认为管理会计理论结构的要素要能体现以下基本思想:第一,要有时代特色。管理会计自产生到现在不过一百年左右的时间,但它的内容变化很大,今后还会不断更新。因此,在理论上要有时代特色,而且能预示其变化,在一定时期内能容纳下其发展。第二,要前后一贯,具有逻辑性。要避免传统管理会计理论体系不严密、前后一贯性差、逻辑性不强的毛病。要运用系统论的观点与方法,对各要素按照其内在逻辑进行排列组合,而不是任意凑合。第三,要有一定的包容性。管理会计是一项世界性的企业管理语言,因此其理论结构的要素应能够包容得下各个时期中外管理会计的理论与实践。
基于以上认识,我认为管理会计理论结构的要素有以下一些内容:
1.管理会计的本质,即管理会计概念,
2.管理会计对象,
3.管理会计职能,
4.管理会计目标,
5.管理会计任务,
6.管理会计环境,
7.管理会计假设,
8.管理会计原则,
9.管理会计道德,
10.管理会计哲学,
11.管理会计文化,
12.管理会计程序,
13.管理会计方法,
14.管理会计行为。
1—5项我称之为基本的管理会计理论要素,它阐明管理会计是什么,干些什么,要达到什么目的,要完成哪些任务。
6—9项我称之为规范的管理会计理论要素,它说明管理会计是在一定的环境下、一定的假设条件下、一定的规范约束下开展活动的,它是基本的管理会计理论要素的延伸与发展。
10—14项我称之为行为的管理会计理论要素。管理会计实践活动是在一定的管理会计哲学的指导下进行的,而且脱离不了管理会计文化的影响。管理会计程序虽然多变,但每一项具体工作还是有一定的基本程序的,管理会计方法是管理会计实践的有力工具,管理会计行为是一切管理会计理论的充分体现。
构造管理会计理论结构要素的逻辑起点,我认为应当是管理会计的本质。上述列举的三种观点均不以管理会计的本质作为逻辑起点。因为只有管理会计的本质才是该学科理论体系中最基本、最抽象、最简单的一个理论要素。只有从管理会计的本质出发,才能把其它管理会计理论结构要素有机地统一起来,从而构造出一个具有逻辑性的管理会计理论体系。
只有科学地揭示管理会计的本质,才能真正将管理会计与其它管理活动区分开来。管理会计学之所以能成为一门科学,就在于它把揭示管理会计的本质作为自己研究的根本任务,管理会计理论结构中的其它要素难以起到这一统率作用。
只有科学地揭示管理会计的本质,才能知道管理会计的性能和发展方向,对管理会计本质认识的正确与否,必然会对管理会计其它理论要素的建立和发展及整个管理会计理论体系的构造产生决定性的影响。
美国著名会计学家利特尔顿教授在研究空间理论结构时,首先从会计的本质开始。(注:利特尔顿著《会计理论结构》,中国商业出版社,1989年8月第1版。)这也给我们一个重要启示,研究管理会计理论结构,也应从管理会计的本质作为逻辑起点。
管理会计理论的核心,应当是管理会计目标,但管理会计目标是由管理会计本质决定的,而不是管理会计目标决定管理会计本质。这一点必须明确,在构建管理会计理论结构时应摆正这一关系。(
管理会计本质是管理会计本身所固有的,决定管理会计性质、面貌和发展的最基本的特点,是决定管理会计发展的那种基本规定性。我认为它至少有以下三层含义:它是一个以提供经营管理信息为主的会计信息系统,它是现代会计的新发展和重要组成部分,它是一项最能动的会计管理活动。市场经济越发展,管理会计越重要;科技水平越高,管理会计越成熟;经营管理越复杂,管理会计的内容越丰富。
三、管理会计理论结构要素的定性描述
1.管理会计本质(概念)。管理会计以现代经营管理学为理论基础,广泛利用会计部门提供的会计信息和其它部门提供的经济信息,采用各种有效的方法和措施,产生出许多新的管理会计信息,为企业经营管理服务,并直接参与经营管理。
2.管理会计对象。管理会计的对象是什么,众说不一。我认为管理会计对象是向企业经营管理人员提供经营管理所需的管理会计信息,协助企业经营管理人员经营管理好企业的生产经营活动。
3.管理会计职能。管理会计职能是管理会计的内在功能,即它能发挥什么作用。管理会计职能随着管理会计工作和理论的演进在不断发展。我认为目前管理会计职能主要是预测经济前景,参与经济决策,规划经济活动,控制经济过程,分析经济效益,考核经济责任,反馈经济信息,参与协调组织等。
4.管理会计目标。管理会计目标是管理会计运行系统的目的,以及所需达到的基本要求。它对整个管理会计系统的有效运行具有决定性的影响,管理会计目标是管理会计本质的能动体现。管理会计目标既有总的目标,也有具体目标。目标要定得科学合理,要让管理会计人员争取能够达到,要对企业经营管理确实能有所贡献。
5.管理会计任务。管理会计任务是管理会计人员应完成的工作,应负的责任。管理会计任务是由管理会计职能和目标决定的,管理会计任务是否合理,对于管理会计目标的实现,对于管理会计职能的发挥都会产生一定的影响。管理会计任务应结合企业实际,要具体明确,尽量量化,做到可以考核,以便激励管理会计人员开展工作。
6.管理会计环境。管理会计环境是指对企业管理会计活动及其发展产生各种直接和间接影响的客观条件和状况。主要是指管理会计的社会环境。它主要受社会经济、政治制度、社会经济发展水平、社会科技发展水平、企业经营管理水平、企业领导者及员工的素质、管理会计人员自身的素质、以及企业管理会计制度的完备情况的影响。
7.管理会计假设。管理会计假设是市场经济条件下开展管理会计工作的前提条件或制约条件,是对客观情况合乎逻辑的推断。管理会计假设主要有:管理会计主体、持续经营、会计期间、责任主体、相关范围、货币时间价值、投资风险价值、会计信息的近似性、币值可变化、计量多变性、方法灵活性、重置成本计价、未来可预计、机会成本、未来收益与成本的确认与配比等。
8.管理会计原则。管理会计原则是管理会计工作中应遵循的各项基本准则,是规范管理会计活动的指南。管理会计原则可以分为两个层次,即一般的管理会计原则和具体的管理会计原则。管理会计原则的制定受众多因素的影响,要在对管理会计有全面认识的基础上来描述其各项原则。
9.管理会计道德。管理会计道德是管理会计人员应当遵守的行为规范,它体现着管理会计人员行为是否符合社会价值标准。管理会计道德既是历史的,又是现实的,它具有丰富的内容,是管理会计原则的必要补充,是提高管理会计人员精神境界的重要营养。管理会计道德着重解决管理会计人员所面临的各种利益冲突,协调好管理会计工作中人与人之间,人与企业之间,人与社会之间,人与自身心灵世界的关系,求得一个最佳的平衡。
10.管理会计哲学。管理会计哲学是从管理会计学自身发展过程中“生长”出来的,但它又是超越管理会计学而上升到更高理论层次的实践哲学。管理会计包含着哲学,管理会计需要哲学。因为它使人们对管理会计的认识形成了更高的理论概括,进而为管理会计实践提供更高的理论指导。
11.管理会计文化。管理会计文化是指在一定的社会经济、政治、文化等环境的影响下,通过企业管理会计人员的长期培养和倡导,在长期的管理会计实践过程中,所创造出来的物质成果和精神成果表现形态的总和。管理会计文化反过来影响管理会计工作及管理会计人员的行为。管理会计文化建设对管理会计活动将产生长期的潜移默化的作用。
12.管理会计程序。管理会计程序是指开展管理会计工作所采取的步骤。可以分为总体的管理会计程序和具体的管理会计程序。总体的管理会计程序即管理会计循环,它与企业的经营管理循环相配合。具体的管理会计程序即管理会计工作的具体步骤,因工作内容不同而有很大差异,要结合企业具体实际加以确定。