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关键词 施工企业 项目管理 审计工作。
铁路施工企业主要从事铁路工程项目的建设任务,其经营管理主要以工程项目管理作为载体。工程项目作为铁路施工企业生产和管理的基本单元,也是企业创立效益的来源,工程项目管理的好坏,直接影响到施工企业的生存与发展。对于铁路工程项目而言,其具有施工周期长、施工场所分散、管理环境多变、涉及范围广等特点,使企业的管理面增多,管理的难度加大。铁路施工企业生产经营管理的上述特点,决定了铁路施工企业项目管理审计的特点。根据其特点开展工程项目审计,才能进行有效的监督检查,发现管理中的问题,及时分析原因,提出改进措施,避免不必要的损失和浪费,从而实现管理审计的效益。
2 工程项目管理审计的概念。
工程项目管理审计是企业内部审计研究的一个分支,它主要是通过一套行之有效的内部控制方法对项目经营管理活动的全过程进行检查、分析和评价,鉴证项目管理者履行受托管理责任的业绩,发现项目管理中存在的和潜在的薄弱环节,并提出改进意见,从而达到改善企业的管理素质和提高管理水平为目的的一种经济效益审计形式。
工程项目审计是施工企业对其所属工程项目的经营目标责任书的履行情况的一种全面的考核,是对施工企业经济活动的内部监督,是内部控制机制的一个重要组成部分; 此外工程项目审计还是施工企业内部审计实现从财务报表为中心的财务收支审计,转向以提高经济效益为中心,从事后审计向事前、事中审计的全面管理审计。
3 项目管理审计的职能。
项目管理审计是对项目管理的全过程进行独立、客观、公正的检查和评价,其目的是寻求改进项目管理水平,提高项目经济效益,也是改善铁路施工企业管理水平的重要手段,它具有如下不可替代的职能。
( 1) 通过对工程项目的经济活动进行检查,按照审计原则,对项目的收益率、资金管理、现场组织、工期计划、管理目标、风险控制等进行系统的评价,提出具有针对性的意见和建议,协助管理层更有效的进行经营管理活动。
( 2) 对项目经营活动和项目管理者的管理业绩进行鉴证。通过管理审计,评价项目管理的成败、管理者的经营能力等。
( 3) 在发挥评价、鉴证作用的同时,管理审计也发挥对项目经营管理活动的监督作用。
4 工程项目审计的内容。
工程项目管理审计的中心任务是审查管理信息,对于铁路施工企业来说,工程项目存在着工期长、管理跨度大等特点,所以将工程项目审计一般分为前期审计、中期审计和终结审计三个阶段。由于工程项目实施阶段的特点不尽相同,对其审计的内容也有所不同。
4. 1 前期审计。
前期管理审计主要是针对工程项目中标后,上场的前期准备及施工管理的相关制度进行审计,其目的是尽早发现管理上的薄弱环节,从而未雨绸缪,为全面把握和控制过程管理奠定基础。
项目的前期审计,一般采用审计调查的形式进行。该阶段的审计主要是: ( 1) 对项目承包合同进行审查,主要是合同条款是否全面、合理合法,权、责、利划分是否明确,主体资格是否合法等; ( 2) 对施工准备工作状况予以审查,主要是项目机构设置情况,工程项目施工组织计划编制情况、以及内部和外部的经济合同制定情况; ( 3) 对相关制度进行审查,主要是工程责任预算管理、合同管理、成本管理、设备材料管理、安全质量管理、财务管理一系列内控管理制度的完善性、可行行、严密性的审查;( 4) 对预算编制情况的审查,主要是是否编制了资金预算、成本预算、费用预算等。
4. 2 中期审计。
工程施工过程审计或称中期审计,主要围绕成本效益情况进行的审计。通过对工程项目的事中监督,发现并纠正施工管理中存在的问题,及时堵塞漏洞,降低成本,提高效益。中期审计的核心是项目成本和项目效益,主要是对项目内部制度的执行情况、成本计划的执行情况及合同履行情况、资金情况进行审计。
中期审计一般采用就地审计的形式。中期审计重点主要是工期、安全质量和成本三大目标。
( 1) 工期方面主要是审查施工技术与施工组织、工期与资源、时间与效果是否达到最佳组合,施工进度是否达到计划要求。
( 2) 安全质量方面主要是审查该项目是否有健全的工程安全质量管理体系和完善的安全质量管理责任制; 是否建立了危险源识别和安全风险评估、排查防范机制; 安全质量管理人员终端责任是否落实到位、是否存在擅离职守、监督不到位的现象; 是否建立应对突发重大安全、质量事故的紧急预案; 施工期间是否发生安全、质量事故造及是否造成损失。
( 3) 成本管理方面是项目管理的重要环节,因此,成本是项目中期审计重点内容。
( 4) 审查项目推行责任成本管理的情况。是否对责任成本进行第二次分解、是否与各责任中心签订责任合同、是否定期对各责任中心进行考核、是否制订完成各项经营指标的相关措施、是否定期进行执行情况分析、是否建立责任成本管理有关台帐、责任成本报表填报是否规范。
( 5) 审查项目部签订各类合同协议以及执行合同协议情况。检查合同条款履行是否充分; 是否按合同规定的方式支付工程款、物资设备款、租赁款;是否按合同支付预付款项; 是否签订有损公司、项目利益的合同、协议; 是否建立合同管理台账; 是否及时记录合同的履行情况。
( 6) 审查外部劳务队伍使用管理情况。外部劳务队伍是否为公司的合格分包单位; 是否超分包单位经营范围进行施工; 分包单价测算依据是否齐全、合理; 是否存在劳务队伍中途退场的情况,是否存在纠纷,分析退场原因,核实退场损失。
( 7) 审查劳务分包结算情况: 是否按签订的合同内容、方式、单价进行结算,结算手续和依据是否齐全,计价资料是否分清合同内和合同外; 是否重复结算和超设计量( 或合同量) 结算。
( 8) 审查项目对物资设备等日常使用和管理情况,检查分析采购业务是否真实,有无漏洞; 有无材料单价确认过程,是否合理; 有无租赁单价测算依据及测算,是否准确合理; 合同价与市场价的是否存在差异以及差异原因; 各作业队之间的主要材料和大型设备租赁单价是否存在差异。
( 9) 审查职工工资发放是否合规,有无领导签批,附件资料是否齐全; 检查计工表; 取得项目部职工工时统计及工资收入资料,计算职工月平均收入,分析工资是否超责任预算。民工工资是否按时发放,有无拖欠职工、劳务工工资情况; 是否发放到民工手中。
( 10) 审查项目资金管理的情况: 审查工程价款的计取是否及时,有无漏计少计现象,资金是否到位,尤其是设计变更、各种索赔款是否及时收回; 项目资金使用; 有无项目间拆借资金; 有无代建设单位支付费用; 是否按时、足额上缴公司资金; 项目拨付各作业队计价款的拨付手续是否齐全; 有无超付工程款; 付款单位是否与合同单位一致。
( 11) 审查征地拆迁费、三电增容费用支出。要与验工清算收入对比,分析其费用支出的合理性以及相关手续是否齐全。
( 12) 审查项目管理费用、间接费用和招待费用,检查是否合规合法,有无扩大范围,提高标准,乱支乱列的情况。
4. 3 后期审计。
后期审计也称之为终结审计,主要侧重于经济责任审计。通过对工程项目的工期、质量、安全、效益及资产的安全完整等方面进行审计,从而对项目负责人的管理绩效作出评价。
后期审计可以采用就地审计的形式也可以采用送达审计的形式。主要内容是审查施工项目承包目标完成情况,包括工期、质量、成本、安全、文明建设等; 审查施工项目的盈亏情况; 工程款是否全部收回; 各种债权债务情况; 各种税费以及上交企业的款项的清理与核实; 工程完工后剩余材料是否进行盘点,是否冲减工程成本。并根据以上各项的审计情况,对项目的经济效益和管理情况做出评价,并以此作为项目成员的奖罚和经济兑现的依据。至此一个施工项目的审计即告完结。
5 开展项目审计的具体实施方法。
审计程序是审计人员对审计项目从开始到结束的整个过程所采取的基本工作步骤,严格按审计工作规范程序实施审计是控制审计质量和降低审计风险的必要保证。为了使项目审计工作有组织、有计划、有步骤地进行,保证审计工作质量和提高审计工作效率,必须严格按审计程序实施。下面结合我单位的实际情况,谈一下开展项目审计工作的具体实施办法。
5. 1 审计的准备阶段。
根据年度审计计划和实际需要,对需要审计的项目进行立项,拟定审计通知书,编制详细的审计计划,报总会计师审核、签定后,成立审计工作小组,并于实施审计前7 个工作日前将审计通知书送达被审项目。
5. 2 审计的实施阶段。
审计的实施阶段是审计全过程的中心环节,其主要工作是按照审计计划的要求,对被审计单位内部控制系统的建立及其遵守情况进行检查,对会计报表项目实施重点、细致的检查,收集审计证据。
5. 2. 1 进驻被审项目。
工程项目审计一般实行就地审计形式,由审计组进驻项目部所在地进行审计工作。由于目前项目一般远离基层单位,我单位一般采用在审计进点前要求项目部将所需要的大部分文字资料采用电子邮件形式提前发给审计小组,这样便于审计小组成员提前了解项目情况,以便在到达项目上时能尽快的开展工作。审计小组进场后应召开审计首次会议,了解有关情况,索取有关资料,听取项目负责人和有关业务部门汇报施工期间各项指标完成情况,听取有关人员反映具体问题。
5. 2. 2 检查和评价内部控制系统。
审计人员在执行审计业务时首先要对被审项目的内部控制系统进行检查并做出评价,同时评价被审项目的内部控制系统的完善与健全情况,确定下一步审计工作的范围和重点内容。内部控制系统的检查和评价包括: 检查和评价被审计单位的内部控制体系是否健全; 检查和评价被审计单位内部控制系统是否合理; 检查和评价被审计单位的内部控制系统是否有效。
5. 2. 3 审核会计报表、财务账册、凭证、各类合同协议、各种台账。
审计人员在审计过程中应认真执行审计方案,通过审查会计报表、对上对下的验工报表、各类和同协议,各种台账,对被审项目财务收支和所有的经济活动的真实正确性、合法性和经济有效性进行全面或重点的检查,这是审计实施阶段一项重要的工作。同时要写好审计日记。
5. 3 审计的终结阶段。
5. 3. 1 整理、评价审计证据。
为了使审计实施阶段收集的分散的、个别证据结合起来形成具有充分证明力的证据,用来有效地评价被审项目的经济活动,得出正确的审计意见和结论,必须对收集到的证据进行整理和评价,编制审计工作底稿。同时还要根据需要索取被提供者签字、盖章的经济资料以备案。
5. 3. 2 复核审计工作底稿。
审计工作底稿是审计人员在审计工作中汇总、综合分析、整理与审计问题有关的资料所形成的书面文件。当审计程序进入终结阶段时,审计工作底稿已编写完成,但是尚不能形成最后结论。因为审计工作底稿是各审计人员根据自己取证记录独立编写,在一定的程序上存在主观性和片面性,因此必须将审计人员编写的审计工作底稿进行复核,然后根据审计工作底稿反映的有关问题,与被审计项目进行商议,取得被审项目对审计证据的真实性与准确性的书面意见,并签字,盖章。
5. 3. 3 编写审计报告征求意见稿。
审计项目的审计组长( 或主审人) 或经明确的审计报告拟稿人在完成现场审计后应及时收集审计资料,对经复核的审计工作底稿及相关审计证据进行分类管理,按审计目的及要求编写审计报告征求意见稿,编写的审计报告征求意见稿应由审计组长负责组织对审计报告的复核,经复核后的审计报告征求意见稿送被审计单位或个人征求意见。
被审计单位或个人收到审计报告( 审计报告征求意见稿) 之日起10 个工作日内提出书面意见。
被审计单位或个人在规定时间内未提出书面意见的,视为无异议,审计人员应当注明。送出的审计报告征求意见稿应备份以便保留归档; 被审计项目对审计报告征求意见稿有异议的问题,审计小组应组织复核,并提出复核意见和对有异议事项的说明; 审计组收到被审计单位或个人对审计报告( 审计报告征求意见稿) 的书面意见后,应当将审计报告、被审计单位对审计报告的意见、审计小组的复核资料和书面说明、审计实施方案、审计工作底稿、审计证据以及其他有关资料,送内部审计机构进行复核。
5. 3. 4 出具审计报告、拟定审计决定书。
公司审计部对审计报告征求意见稿及资料复核后,出具工程项目审计报告; 对作处理的事项拟审计决定书; 对移交处理事项拟审计移交处理书。
5. 4 审计资料的存档审计项目完成后由实施审计的审计小组负责按审计档案要求归集整理形成档案资料。在审计活动中形成的文件、电报、报表、凭证、照片、录音( 像) 磁带的原件及其复制件,包括批件、定稿、底稿和重要修改稿,均应及时搜集齐全。案卷立好后,应按规定于次年二季度前向本单位档案部门移交归档。
6 施工企业在开展项目审计工作中存在的问题。
6. 1 审计规范和处理依据不尽完善。
由于我国内部审计实务工作起步较晚,一直以来关于内部审计工作的法律法规定与准则都不尽完善,内部审计部门开展工作的随意性较大,更谈不上针对管理全过程的管理审计信息制度化和规范化建设。
工程项目的内部审计也受单位法人治理结构、权责安排的影响,权威性不高,独立性不强,对项目的约束力不够,内部审计还没有一套行之有效的处罚细则,往往只是建议、督促整改,很少给以处罚,这使得内部审计的作用大打折扣。
6. 2 审计定位不明确,造成无法适应各个管理层的需要。
长期以来,内部审计所发挥的作用也局限于“查错纠弊”等财务审计为主导,工程项目管理审计如何实施? 有什么具体要求? 这些问题都一直没有很好地解决。而且由于各个管理层对于工程项目审计的职责和工作重点、审计方式方法的观念和要求上存在很大的差异,使得项目管理审计定位不断摇摆,难以适从各方的需要。
6. 3 内部审计意见和建议可用度低。
内部审计机构对工程项目的监督评价主要以审计项目的方式进行,通常是审计小组在短时间内对项目进行审查,对项目的日常管理的了解,对项目的具体运行状况的剖析不是很全面。虽然在审计之前作了大量较为细致详尽的准备,但也往往停留于表面上的汇总。由于对项目真实的经营情况了解得不够全面,提出来的审计意见和建议显得比较孤立和片面、可用度低。
6. 4 企业审计人员的业务素质有待于提高。
由于工程项目管理审计是一个系统性的专项审计,涉及预算定额、工程技术和财务等多方面的专业知识和技巧。对审计人员的业务素质、政治素质要求都较高。目前的审计人员大部分是从财务人员中转型而来,虽然有较丰富的财务知识和实践经验,但缺乏系统的管理科学知识,还无法有效地把审计提高到位管理服务的高度。企业内部的审计基本上还是财务审计的翻版,还不能称为管理全过程的管理审计。
7 加强工程项目审计的建议和对策。
7. 1 赋予内部审计机构的相对独立性。
实施管理审计,必然会涉及到审计风险与审计独立性问题。目前的企业内部的审计机构已基本建立,但是必须坚持内部审计人员或审计机构在企业第一管理者的直接领导下开展工作,重大问题应当提交决策层予以决定,要树立审计的权威,坚持相对独立性的开展工作。这样才有利于提高审计工作质量、防范管理审计风险。
7. 2 加强施工过程审计,探索新的审计方式。
近几年来,由于铁路建设的大干快让,铁路施工企业的任务繁重,以目前企业内部的审计力量难以承担繁重的审计任务,再加上工程项目审计具有技术要求高,知识涉及面广等特点,对项目施工过程的审计的难度也较以往更为增大,企业内部审计也可采用授权审计、委托审计和外聘部分工程人员参加审计的方式,从而提升企业内部审计的能力和水平。
7. 3 合理选择项目审计时机。
项目管理审计的主要目的是促进项目经理部强化现场各项管理,实现工程项目效益的最大化。
项目施工过程的完结以及结算的办理,意味着项目管理的终结、工程效益的最终确定。所以对项目管理的审计要充分考虑时间因素对审计效率的影响,应使审计建议、管理建议等有采纳实施的时间,所以建议选择工程项目期中和竣工前进行审计则是较为恰当的时机。
7. 4 加强审计人员的培养,稳定审计队伍。
管理审计不是财务审计的简单推演,管理审计需要复合型的审计队伍。审计队伍中不单只需要具有会计师,但还需要精通其他学科的人员,如; 工程技术、企业管理、工程造价、法律事务、人力资源等方面的专家。所以企业必须加强多方面的人才培养,择优选取合适人员,充实到审计队伍中。此外应当从实际出发,完善内部审计人员的管理办法,妥善解决好他们的激励、待遇等问题、这样才能充分调动内部审计人员的积极性,稳定审计人员队伍。
8 结束语。
对于施工企业如何开展工程项目的审计工作,笔者仅从以上几个方面进行论述,其实项目管理审计工作的范围远远不及如此。笔者认为铁路施工企业开展项目管理审计,可以获得企业管理制度的建立和运行的有效信息,通过审计建议书向项目管理层和企业管理层提出加强控制和改进管理的具体建议,从而促使项目经理部进一步健全和完善相关管理工作,提高管理水平,使审计工作真正实现“一审、二帮、三促”的目的,为铁路施工企业的更好发展做出应有的贡献,不断提高企业竞争力,实现施工企业的最佳经济效益。
[关键词]内部审计 内部控制评价 有效性 优势
一、内部审计的内控评价工作与外部审计鉴证业务的区别
(一)评价的目的不同、侧重点不同
注册会计师的内部控制鉴证业务,主要的目标是使得财务报告的使用者可以合理的信任财务报告是在内部控制无重大缺陷的情况下做出的,是对财务年报审计的一个有益补充,以增强报表使用者对财务报告的信任程度。
内部控制进行评价,存在着外部审计的鉴证部控制制度的评价,有利于内部审计对于内部控制的评价更偏重于改善组织的风险管理、控制各治理过程的效果,属于管理审计的范畴。
(二)监督的方式不同
内部审计作为内部控制的监督环节,分为日常监督和专项监督。注册会计师的鉴证工作属于委托性质的,实施的频率基本与财务报告年审同步,属于专项监督的范畴,不具备内部审计日常监督的优势。
(三)报告的类型不同
注册会计师在出具“内部控制鉴证报告”时有在报告中必须出现的要素,并与财务审计报告一样,有无保留意见、保留意见、无法表示意见这三种报告形式。与其相比,内部审计关于企业内部控制的报告主要是针对评价过程中认定的内部控制缺陷,并将缺陷分为“一般缺陷”、“重要缺陷”、“重大缺陷”在评价报告中进行反映。
通过上述内外审计评价工作的对比,内部审计进行评价的范围不仅仅停留在与财务报表错报、漏报风险相关的控制制度,而是涵盖了整个控制系统本身,内部审计的评价工作和外部审计的鉴证工作,两者的评价报告形成了对内部控制完整的评价。
二、内部审计开展内部控制评价的特点与优势
分部计机构如何能够对内部控制进行有效监督、检查和评价,直接决定笔者认为,内部审计最大的特点就是――处于内部控制系统中的监督环节,是内部控制不可缺少的重要组成部分。因此内部审计从事内部控制评价具有以下方面的优势:
①受托于管理当局,熟悉企业内部控制系统的情况;②了解企业战略目标,了解风险控制的重要领域;③进行内部控制评价时,涉及整个内部控制系统,评价更有深度;④日常监督和专项监督相结合,使得公司治理处于主动地位,能够及时、主动、快速的响应以减少损失、落实责任、提出整改措施;⑤内部审计工作质量由专业机构进行评估,工作质量得到监督;⑥企业管理层认识到内部控制的重要性,内部审计的作用日益得到加强,地位逐渐提升。
三、如何根据内部审计的特点和优势来开展内部控制评价的思考与实践
在实际工作中,可以通过以下几个方面充分发挥内部审计的特点和优势,积极、有效的开展内部控制评价活动。
(一)以风险评估为导向组织实施内部控制评价活动
内部审计在组织实施内部控制评价计划时,充分利用其了解公司内部控制系统,了解公司战略目标和经营环境的变化带来的风险,这一优势来开展工作。以风险评估为导向的评价方案,将需要评价的内容归结为三大模块的内容,即:“内部控制环境”、“企业自我风险控制、评价”、“内部控制体系”。
第一模块:内部控制环境评价
不同的单位,控制环境存在差别,但是,控制环境总体来说,可以从以下几方面重要的内容体现控制环境目前所处的状态的:①公司治理完善情况(现代企业制度建立、健全情况);②内部审计地位以及工作的开展;③人力资源政策以实务;④法制教育。
在实施内部控制环境评价时,可以结合企业的性质、规模的大小、在所行业的影响力、公司人文关怀、员工成长通道、业绩考核是否导致过大压力等方面,可以做更为深入评价、更适当的评价。
第二模块:企业自我风险评估
内部审计本身就参与在企业风险评估活动中,其对风险评估的经验对外部审计要丰富。因此,可以根据指定的评价内容,有针对性地对企业自我风险评估的情况进行评价。同时,内部审计对高风险领域例如:货币资金管理、网上银行付款权限设置等控制环节进行专项审计的监控力度、审计发现的控制漏洞,管理层对内控缺陷的态度以及整改情况,也是企业自我风险评估及控制的重要体现。
第三模块:内部控制体系的长效监督机制
在对内部控制体系进行评价时,根据企业业务特点和风险控制政策,将体系细分为日常监督和重点监督两部分,把监控活动分配到我们开展的审计监督工作中去,形成审计监督的长效机制。
(二)日常监督优势是做好内部控制评价的基础
对内部控制评价不能仅仅局限于每年集中几个月开展年度评价工作,这样必然会导致将内部控制评价形式化。笔者认为,充分发挥内部审计对控制系统的日常监督优势,是做好内部控制评价工作的基本保障,也是对内部控制系统发表评价最直接、最有力的证明。
(三)特殊领域专项评价可以与管理审计等审计工作相结合的优势
特殊领域专项评价可以与管理审计等审计工作相结合,具有以下优势:
1、符合成本效益的原则
笔者认为,可以将一些特殊的、高风险领域的内部控制专项评价活动,与专项管理审计相结合的形式来开展,是符合成本效益原则的,把好钢用在刀刃上。
2、内部控制的有效性直接体现为管理的有效性
随着企业内部控制制度的建立、健全,在专项管理审计报告中,对管理的评价可以直接提升为对内部控制的评价;对管理的改进意见可以从完善内部控制的角度考虑,出台弥补缺陷的措施并实施补救。
3、有利于促进各单位对内部控制制度的重视
在专项管理制度中,内部审计从管理层面对内部控制制度的评价,有利于促进各单位对内部控制制度的重视,普及从内部控制的角度来思考管理问题的思维方式。有具体实例支持的内部控制评价报告,对广大的投资者、公司高层而言将更具说服力和使用价值。
综上所述,内部审计只有充分发挥自身特点和优势来开展对内部控制制度评价,以完善内部控制制度来促成良好的控制环境,进而有效促进组织控制目标的实现,从而体现内部审计的价值,以推进形成一个相互促进的良性循环。
参考文献:
[1]《企业内部控制基本规范》
关键词:内部审计;高等学校;科研项目
一、前言
高校是我国开展科学研究的重要阵地。近年来,高校科研体制改革和科研资金管理制度的不断变化,使高校科研经费来源出现了多元化的新趋势,而这也在某种程度上为科研经费管理带来了新的考验。如在立项阶段,投标立项时的预算不能全面真实地反映获得预期成果所必需的直接成本和间接成本,纳入经费预算的支出条款与项目实际执行过程中的花费往往不符。某省2006年公布的对辖区高校科研经费使用情况的审计报告显示,直接用于课题研究的费用开支仅占经费的40.5%,而管理费用、人员经费等开支占近六成。调查还发现,由于各高校普遍存在科研项目“结题不结账”的情况,以及受各高校经费管理制度的制约,大量科研经费长期闲置。在这样的形势下,高校如何利用自身的优势,充分调动自身的资源,采取有效措施,加强对科研项目的审计,对于保护好国有资金,提高有限资金的使用效率,以及反腐倡廉,都有很大的意义。
二、我国高校科研项目内部审计的现状
(一)内部审计机构的独立性有待提高
这是由内部审计本身的性质和特点决定,目前我国高校内部审计机构是属内部机构,且与其他科室是平行的。这种内审组织体制往往因利益关系的制约和人际关系的影响,使内审机构及其人员工作的独立性不强,不能客观、真实、公正、深入地开展工作,做出的审计处理决定也因管理体制上的制约而得不到有效的贯彻、执行。而且,企业内部审计机构大多设置于管理层之下,在高层管理人员的授权范围内开展工作。许多企业的领导者认为审计就是查账,作用不大,因而有意或无意地削弱或淡化内审机构,使之缺乏独立性和客观性,影响了内审职能的有效发挥。
(二)内部审计人员的综合素质有待提高
我国科研单位的内部审计最近几年才开始启动,审计人员的数量明显不足,高水平的审计人员更为稀少,跟不上国家日新月异的社会建设和科技发展的步伐;审计人员的知识结构也比较单一,专业知识不够广泛,无法适应越来越复杂多样的财务工作的评价和监督。特别是近年来审计内容多、任务重,外出培训不仅经费缺乏,而且也挤不出时间,致使很多科研单位内部审计人员没有机会参加审计系统的继续教育培训,专业知识得不到及时更新,素质得不到得高。现在企业的多数内审人员来自财会队伍,专业比较单一,知识结构的覆盖面不广,审计手段也不够丰富。特别是许多交通企业的内审人员被单一地培养成仅仅关注财务控制和其他硬控制(如具体而又易于测量的管理信息系统)的职业素养,仅关注一些数字和具体结果,往往忽视了一些重要的、可能给组织带来灾难性影响的风险和因素。
(三)内部审计的范围有待扩大
目前,我国高校内审机构将大部分精力投入到财务数据的真实性、合法性的查证及生产经营的监督上,审计的对象主要是会计报表、账本、凭证及相关资料,其工作主要集中在财务领域,而未深入到管理和经济责任领域。这与西方国家成熟的内部审计模式有一定差距。西方国家的内部审计已进入风险导向审计阶段,其内部审计类型丰富,主要以管理审计为主、财务审计为辅的审计模式。因此,建立在财务报表基础上的、旨在审查财务状况、科研成果和现金流量情况是否真实、是否合法的财务审计将不再是现代内部审计的主要内容,取而代之以内部控制审计、管理审计。这种审计的目标是促进高校不断改善科研项目管理、加强法制观念、确保科研项目经费有效利用,符合现代内部审计特征的要求。
三、我国高校科研项目内部审计的改进措施
(一)合理设置内审机构,认真履行审计职责
调整、理顺内部审计机构的隶属关系,合理设置独立的内部审计机构。内部审计机构的设置应独立于各职能部门。可以建立由审计委员会直接领导的内部审计体制,其在业务上向审计委员会负责并报告业绩,在行政上向最高管理层负责并报告工作,使内部审计不受管理层的制约,能独立、客观地开展工作,并能卓有成效地履行其职责。内部审计机构负责人的任免应由审计委员会确定。在此基础上,审计机构要认真履行职责,在做好“三个服务”中更好地发挥内部审计的积极作用。
(二)拓展多种学习渠道,提升内审人员业务素质
内审人员需要具有全面的财务管理知识、系统的组织管理知识、物资采购和管理知识、工程管理知识、必要的法律知识和公共关系知识,同时有较高的学习能力、综合分析和逻辑推理能力等。此外,伴随着“知识爆炸”时代,内部审计理论和实务方法都在不断地发展。因此,审计部门应统筹安排全年项目计划,合理安排必要的条件对审计人员进行岗位培训和后续教育。如创造条件,采取外派干部到相关部门实地锻炼,组织审计人员到其他高校学习先进经验等措施,以拓宽审计干部的思维和视野,做到专业知识、审计技能和学历教育“三管齐下”,鼓励审计人员通过各种途径的学习,逐步改变单一知识结构,提高综合应变能力。
(三)引进现代化手段,提高审计工作效率
高校内部审计开展电算化,可以提高审计效率和工作质量。在电算化之前,必须进行大量审计证据的调查和收集,只有充分的审计调查,才能保证计算机审计的质量;要建立计算机审计的标准化的作业流程,建议有关单位加快开发适于高校标准化操作的内部审计软件,要求其功能不仅可以把不同财务软件的会计数据转化为审计软件可识别处理的数据,而且对采取的数据可以分析、核对和评价,并形成审计决定,以推动高校内部审计更上一层;还要重视计算机审计结果的复核工作,可以通过内审前期和后期出现的线索及底稿资料进行复核,确保计算机审计的高质量水平。
(四)拓展内审范围,丰富审计工作类型
长期以来,我国内部审计职能单一,审计范围过于狭窄。我国高校科研项目内部审计应适时地调整其工作重点,并将审计范围从财务审计扩展到内部控制审计、风险管理审计、经济责任审计等各个领域,把内部审计定位于服务导向型审计。
四、结束语
1.1995年12月至1997年5月任福清市审计局财政金融审计股长,担任大中型审计项目主审8次,主要有:
(1)负责编制1995年度、1996年度预算执行审计总方案,起草审计结果报告,审计可增加财政收入3031万元。福清市委宋书记作了重要批示,市人大常委会高度评价,市政府做出审计工作专题会议纪要,各部门认真落实审计意见。
(2)1995年度财政有偿使用资金审计报告被福州市审计局专报福州市委,福清市委宋书记对福州市委办公厅《福州信息专报》作出批示,督促各部门落实整改,市政府下发了《加强财政周转金回收工作的意见》文件。
(3)1995年度乡镇财政决算审计调查报告在福州市审计局和审计学会会议上交流,获“优秀论文”二等奖。市委、市政府发出了《关于加强奖金补贴发放工作的通知》文件。
(4)1996年预算外资金管理审计调查报告被市委、市政府采纳,出台了《福清市本级预算外资金管理暂行规定》等三份文件。
(5)1995年农行、中行、人民保险公司资产负债损益审计,查出违纪金额356万元,受到福州市审计局表扬。
2.除担任主审大中型审计项目外,还组织实施并参加乡镇财政决算和镇长、书记任期经济责任等大中型审计项目17次,查出违纪金额1068万元,处理上缴市财政470万元。
3.1997年5月至年12月任福清市审计局副局长,分管福清审计师事务所,1997—1999年组织承办委托业务3534项,实现业务收782万元,跃进全省20大审计事务所行列。分管固定资产投资审计科、行政事业审计科和经贸社保审计科,主持并组织实施行业审计或专项审计调查28次,审计发现管理中存在问题153个,提出审计建议107条,均得到市委、市政府有关部门采用和被审计单位采纳,对全市经济和财政工作起到指导作用,取得显著成效。其中:
(1)组织实施全国性行业审计或审计调查11次,主要有:
1999年度养老保险基金审计成果发表在《中国审计信息与方法》和《福建审计》,获福州市审计学会优秀论文二等奖;市政府下发了《调整机关事业养老统筹金比例的通知》。
年度、年度企业养老保险基金审计,市政府十三届第40次市长办公会议研究审计意见,作出提取代管业务费的决定。
年农网改造项目审计在福州市农网审计工作会议上作经验介绍,市供电公司书面反馈整改审计意见13条。
1998—1999年度工商行政管理部门财务收支、年度普教经费、年三峡库区移民安置资金、年度世行贷款—沿海资源可持续开发项目和公安系统财务收支、年度世行贷款—结核病项目审计和调查所提出切实可行建设性建议和意见,促进了单位规范财政财务管理,为宏观决策提供了服务,得到福州市审计局、福清市有关部门采用和被审计单位采纳。
(2)组织实施省级行业审计或审计调查9次,主要有:
1997年清展花园工程竣工决算、1998年度排污费收支、1999年度机关社保基金、农村社保基金、行政事业性收费和政府性基金收支、1999—年农业综合开发资金、年度环保资金、城市居民最低生活保障资金审计和调查所提出切实可行建设性建议和意见,得到福州市审计局、福清市有关部门采用和被审计单位采纳,为加强内部控制、堵塞漏洞、提高经济效益起到重要作用。
(3)组织实施地市级行业审计或审计调查9次,主要有:
1997年度环保行业审计、1998年建设项目资金来源及开工前审计,被福州市审计局基建投资审计处评为优秀奖。
1997年海城公路工程竣工决算、1999年融侨管委会道路工程竣工决算、1999年度水利建设基金、年度市政府为民办实事项目和土地出让金、年度农村教育附加费、年度机关社保基金审计和调查所提出切实可行建设性建议和意见,得到福州审计局、福清市有关部门采用和被审计单位采纳。
4.承担重大专案审计11次,主要有:
1996年海口镇财政所会计贪污案,1999年市绿化队会计撕毁“小金库”凭证案,年市城镇开发公司私设“小金库”案,年市林业公安分局滥发“红贴”,私设“小金库”案,年市进修学校公款私存,私设“小金库”案,市华侨中学乱收费,私设“小金库”案,年市外贸公司私设“小金库”案,年市体委违规担保案,年渔溪粮站国有资产流失案,年市进修学校违规支付工程款造成市园林绿化队干部贪污案。上述案件审计定性准确,结论正确,移送纪检司法机关后,成为案件审理的重要依据,被立案审查8起,追究刑事责任1人,党政纪处分4人。
5.审计方法创新与经验总结主要有:
(1)年,制定和实施建设项目审计“首问负责制”、“限时办结制”等社会服务承诺制度实施细则20条。该项审计创新办法和经验总结材料被《中国审计报》采用。
(2)1997—年,组织投资审计科实施建设项目工程竣工决算审计155个,审核造价11.22亿元,核减造价1.01亿元,核减率为9.01%。该项采取深入施工现场审计和强化交叉审核等新方法和经验材料在年全省投资审计工作会议上作经验交流,市政府年发出了《关于对我市国家建设项目审计的实施意见》,年省政府《今日要讯》和年省电视台《昂首阔步一路歌》专题片中也有报道。
(3)年6月,为适应福清市行政事业单位会计核算由分散改为集中统一核算的需要,组织行政事业审计科采取改变审计方向和改进审计操作方法等新办法。该项审计经验材料在年全省行政事业审计工作会议上作经验交流。
在开展项目审计初始阶段,公司项目管理工作特别是海外项目现场管理方面巫待加强,同时审计部人员基本为财务背景,从会计核算及财务管理人手,是切实有效地审计思路。在此基础上,我部确定了以现有制度为基础,抓核算、抓资金管理、抓现场制度执行这一审计思路,明确了项目审计核心内容。在这一阶段的审计中,我们注意及时整理归纳有关单项流程。例如:我们在抽查会计凭证时发现个别大额付款,未按权限进行审批。为查清付款审批的责任,我们根据付款的工作流程,绘制了《付款审批流程图》,在流程图上,对出现问题的环节进行标识,明确问题产生的原因以及责任单位,在公司内部产生了很大的震动,给管理者敲响了警钟。么以内部控制制度为基础的项目审计随着公司项目核算体系的逐步完善以及现场财务人员的派驻,海外项目财务核算和管理水平得到了极大提升。公司经营管理也向制度化、精细化过渡,我部根据经营管理的切实需要和项目管理水平的现状将内部控制制度(特别是现场管理制度的完善性和有效性)作为项目审计核心。在这一阶段的审计过程中,我部关注现场管理制度审计。良好的施工项目管理流程是运用现代化的管理,把项目所需的各种物质和信息进行有机的结合,从而保证项目的顺利实施和项目目标的实现。合理的流程管理可以减少不可预见费用的支出,增加项目利润。如果管理流程中缺少某些重要环节、个别管理流程不明确,致使有关管理工作不到位,必然导致项目管理效率低下,严重时可能影响工期并引起索赔等。我部在现场审计中围绕这些问题和被审计单位进行分析和探讨,找出解决问题的方法,提出切实可行的现场管理建议。例如:海外现场物资储备和管理是一个关键环节,虽然在施工合同中这些工作是施工分包单位的责任,但从项目实施过程看,若施工单位因对当地情况不熟悉或资金问题无法落实物资储备,会严重影响项目执行进度。针对这一现状,可以建议项目部对施工分包商的物资采购和管理进行动态监督,在明确合同责任的前提下,协助施工单位做好物资管理,必要时提供合理支持。如果企业忽视这个环节,单纯依靠合同进行管理,施工单位会因种种困难无法顺利履行合同责任而放弃履约,为工程顺利进行埋下隐患。
二、项目审计内容发展方向一点、面结合,全面风险管理审计
经历了财务审计、制度审计过程后,公司海外项目管理水平实现了全面提升。项目审计也开始着眼于过程审计,特别是将风险控制点前置,把项目开发阶段或者项目生效前阶段作为审计重点。一方面继续开展海外项目执行全过程审计,另一方面根据风险控制点进行专项审计。海外总承包工程前期开发是项目建立的关键阶段,项目开发阶段由于有财政部、商务部、相关银行及出口信用保险公司等政府或非政府官方机构的把关,企业对项目风险的考虑更多是关注国家能否将项目纳人双边政府资金协议框架,较少关注项目自身的风险,比如该项目是否是该国经济发展阶段的需要,能否带动上下游产业的发展,该项目的上马能否对项目所在国真正产生切实的效益,能否帮助企业在当地树立良好的形象,为企业后续开发打下基础等。因为,只有考虑到上述诸多因素,才能为项目执行奠定坚实的基础,才能为项目顺利收汇创造良好的环境。反映在审计工作中,我部已开始关注项目签约和生效前的评审工作,特别关注评审意见的落实情况。在事业部年度审计中对合同评审进行了专项审计,对评审过程中各部门的意见是否落实,落实效果,项目执行过程中评审时点出的问题是否出现,有天认寸应措施解决进行了足澎综审计。
三、审计方法
在开展常规项目审计过程中,内部审计人员通过查阅业务纪录、会计报表、账簿、凭证资料,盘点实物资产,运用检查、抽样、询问、函证、分析等审计方法,获取充分、相关、可靠的审计证据,编制审计工作底稿,得出审计结论。1、绘制控制流程图,发现制度不完善或执行不到位的情况在开展全面风险审计过程中,对海外工程成套项目管理制度进行整理、归集,形成一套结构比较合理、应用方便快捷的“查询系统”,以流程图的方式展现各个控制点的制度规定,使审计人员能够对成套项目方面的内部控制体系有一个全面、完整、准确的理解和把握。在实施审计程序过程中,审计人员可以运用流程图将项目执行过程中内控制度的执行情况进行逐一复核,以发现控制盲点或措施执行不力的控制点,提出合理化建议。2、设计审计调查表,有效发现现场管理问题针对现场施工管理是否有效,我部特别制定了“现场管理情况审计调查表”,调查表中列举了21个现场管理可能遇到的问题,特别是对分包单位的管理。通过分包单位对这些问题的反馈,我部对反馈结果进行了合理分析,并得出项目现场管理是否有效,是否存在改善空间,是否有亚待解决的问题等分析结论,在现场审计结束后与项目组进行沟通。3、借助专业技术力量,提高项目审计的完整胜审计部人员均为财务背景,缺乏工程技术经验,在项目审计过程中对属于工程技术环节的风险无法做出专业判断,这是一个重要缺失。鉴于已有成套项目因前期调研工作不细致,导致工作量判断失误,对项目执行产生重大不利影响,我部开始尝试聘用专业工程造价咨询公司对项目设计阶段和施工分包阶段的工程量清单及图纸进行审核,以弥补项目审计在工程技术方面的专业不足,目前这项工作处于尝试阶段。
四、审计结果及其利用