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关键词:项目管理、WBS结构、不同层次、项目管理重点
中图分类号:C93 文献标识码: A
在工程项目管理过程中,项目规划和控制是非常重要的一个环节,良好的项目规划能同时对项目进度、质量和投资起到很好的控制作用,失败的项目规划则有可能带来混乱、失控甚至项目的最终失败。在项目规划的过程中,人们往往会求助于WBS方法进行项目工作内容的分解。在此基础之上再进行资源的分配、进度计划并估计项目的成本。WBS随着项目规模的差异所起的作用不尽相同。小的项目只需要很简单的WBS结构,结构的划分基本上是一目了然的,得到的结果容易得到认可。项目规模越大,WBS也越重要,从另外一个角度来讲也越难做好。对大型项目而言,确定项目的WBS结构往往不可一蹴而就,需要经过多次反馈、修正,最后才能得到一个项目各方都能接受的WBS结构。划分项目的WBS结构有许多方法,如按照专业划分、按照子系统、子工程划分、按照项目不同的阶段划分等,以上每一种方法度有其优缺点。一般情况下,确定项目的WBS结构需要组合以上几种方法进行,在WBS的不同层次使用不同的方法。何为WBS结构那?WBS即是英文Work Breakdown Structure(工作分解结构)的缩写。单从字面上进行理解, W―Work:为克服障碍、实现某种目标而通过身体或头脑付出努力或施展才能; B―Breakdown:划分成部件或分类;分离成基本物质;经受分解; S―Structure:事物在明确的组织形式下的排列。工作分解结构(Work Breakdown Structure,简称WBS)跟因数分解是一个原理,就是把一个项目,按一定的原则分解,项目分解成任务,任务再分解成一项项工作,再把一项项工作分配到每个人的日常活动中,直到分解不下去为止。 即:项目任务工作日常活动
工作分解结构(WBS,Work Breakdown Structure),以可交付成果为导向对项目要素进行的分组,它归纳和定义了项目的整个工作范围,每下降一层代表对项目工作的更详细定义。 WBS总是处于计划过程的中心,也是制定进度计划、资源需求、成本预算、风险管理计划和采购计划等的重要基础。WBS同时也是控制项目变更的重要基础。项目范围是由WBS定义的,所以WBS也是一个项目的综合工具。那么,确定项目的WBS结构需要遵循何种方法和原则呢?
在回答这个问题之前,首先需要反问一下为什么需要WBS结构,也就是说,WBS在项目过程中究竟起到何种作用? 这个问题涉及到项目规划和管理的几个层次。良好的项目管理必须具备以下因素:对项目的认知、为项目提供良好的协同环境和有效的控制。这几个因素环环相扣,前者是后者的必要条件。一个良好的WBS结构在项目管理中所起的作用也可以这三个层次来理解。
站在认知的层次,WBS所起的作用是一目了然的。对项目的认知是协同和控制的基础,如果项目各方对项目本身如果没有一个清晰的无歧义认知的话,项目的成功几乎是不可想象的。WBS的层次结构为我们认识、把握复杂项目的逻辑关系提供了良好的工具。在共同认知的基础上,项目的成功还有赖于良好的协同环境。一个复杂的项目往往有许多参与者,例如高速公路基建项目,参与者会包括:政府部门、业主、设计咨询机构、施工单位、设备采购供应商、施工监理单位等。项目的顺利进展有赖于这些不同角色的协同工作。由于这些参与者在项目过程中从事不同的工作,需要不同的信息。比如,复杂的项目会遵循先自上而下后自下而上的计划制定过程。两种计划的粒度和范围都是不一样的,但二者需要有机地结合起来形成统一的计划,WBS结构为这些信息提供了一个结构框架。另外和邮政系统中的邮政编码类似,WBS结构还可以成为进度、资源等信息的标签,使不同层次的信息就可以在预先规定的线路中漫游。认知和协同环境并不必然意味着项目的自动成功。项目管理者还必须对项目的进度、范围和资源进行有效的控制。为了进行有效的控制,必须对项目中的工作任务进行范围界定。清楚的范围界定能有效防止出现纠纷时合同双方牵扯不清,同时还有助于业主对承包单位进行数量最少但最有效的控制。而WBS结构实际上有助于界定范围,当然,这实际上也是对WBS结构的要求。回答了WBS作用的问题,现在可以对不同的WBS划分方法进行分析。首先是按照专业划分项目,应当说这是一种最自然的划分方法,优点是容易让人接受,缺点是不易协调。比如,在进行地铁建设时,假定在WBS的顶层按照专业将建设分为土建和安装,并按照这种划分确定一个土建分项目经理和一个安装分项目经理。按照这种划分方法在画项目的网络图时就会出现一系列的土建作业和一系列的安装作业。因为某一个车站即包括土建工程又包括安装工程,这样在两组作业组之间就会出现非常复杂的关系,分项目经理之间也很难协调工作。按照系统划分方法容易界定项目范围,但有时候显得不那么直观。系统是人们在长期实践中确定的一种分类方法,其特点是系统与系统之间的联系往往是比较简单的,这种联系通常被称为系统界面或接口。正由于系统之间的界面比较清楚,所以按照系统对项目进行划分更容易界定子项目或子工程的范围,在项目实施过程中更容易控制结果。按照项目的不同阶段划分WBS结构有利于项目管理者控制中间结果。对那些不确定性比较大的项目来说,项目最后的结果往往是未知的,控制项目的唯一方法就是控制中间结果的进度和质量,当然阶段的划分应该是可测量的。按照阶段划分项目有助于管理者在不同阶段控制中间成果同时不至于使项目管理者陷入到项目细节中去。
不同的项目,其范围、性质可能都不一样,项目管理的目标和重点不尽相同,项目的WBS结构也并不一样。但无论对何种项目进行WBS划分,都必须兼顾WBS的三种不同层次的作用。划分项目的WBS结构还必须遵循一定的方法论。具体说来,划分项目的WBS结构必须遵循以下步骤:
确定项目特性并确定WBS层次,比如项目的不确定有多大?项目的规模又是多大?
确定项目管理的重点,为项目管理目标划分优先级别,比如,项目质量是放在第一位的,还是项目进度居于首位? 针对项目管理目标的优先级别确定每级WBS划分方法。确定WBS结构。Work Breakdown Structure (WBS)工作分解结构:对应当由项目团队执行以便实现项目目标,并创造必要的可交付成果工作,按可交付成果所做的层次分解。WBS将项目的整个范围组织在一起并加以明确。每向下分解一个层次,就意味着项目工作的定义深入了一步。WBS最终分解为工作细目。WBS的层次结构以可交付成果为对象,包括内部和外部可交付成果。
从以上解释,我们不难看出,WBS是将项目加以定义,明确项目工作任务的。由此可见,WBS在项目管理的重要地位,所以“没有WBS,就没有项目管理”。
对于WBS定义的理解,我个人认为应在以下两方面重点加以理解:
一方面,就是WBS的单元,即WBS层次结构的对象,它是以“Deliverables(可交付成果)”为对象,而不是以“Schedule Activity(计划活动)”为对象。
WBS的最底层次为Work Package(工作细目,有的书上也翻译为工作包),工作细目包括为完成该工作细目可交付成果或项目工作组成部分而必需的计划活动和进度里程碑。
为什么WBS的最底层次不是Schedule Activity(计划活动)而是Work Package(工作细目)呢?
首先WBS是作为项目范围管理的工具、技术,项目范围管理关注点是项目的组成部分,它面向的是可交付成果,而不是过程(或流程);其次WBS定义的是项目及其组成部分,是Schedule Activity(计划活动)定义的依据,而不是去定义Schedule Activity(计划活动);第三 Schedule Activity(计划活动)是项目进度表的单个组成部分,不是WBS的组成部分。
对于这一点,国人理解上可能有困难。因为,中国人的习惯说法是活动是由各项具体工作构成的,而PMBOK的定义:工作细目包括为完成该工作细目可交付成果或项目工作组成部分而必需的计划活动和进度里程碑。从字面上看国人的习惯说法与PMBOK的定义正好相反,但是从本质上去理解两者应该是相同的,只是说法不同。因为在项目管理尚未引进中国以前,中国人把活动等同于项目。
第二方面,就是WBS的结构,WBS的结构包含了科学的逻辑结构,而不是单个的、离散的、在时间顺序上不连续的成果的描述结构。WBS的结构是由逻辑推演而成的,通过层层的包含关系,非常严谨。
教学改革项目管理平台采用了ASP(Active Server Pages) 技术实现。通过ASP结合HTML网页、ASP指令和ActiveX元件建立动态、交互且高效的Web服务器应用程序。在服务器端执行ASP程序,减轻了客户端浏览器的负担,提高了交互速度。ASP直接在HTML文件中嵌入服务器端脚本,使动态交互页面的开发成为了一个整体,维护工作也变得简单而快捷。
该管理平台主要功能包括:
专家可以在网上查看或下载各种项目内容、提交自己的建议、给项目负责人留言;
教师可以在网上提交项目申请书、中期汇报、阶段性建设成果、填报经费支出明细和查看专家留言;
管理员则可以管理所有信息,包括专家和教师的账号分配、项目信息调整和查询、数据的导入和导出等。
教学改革项目管理平台管理采用MSSQLSERVER数据库建立,主要包括教师信息表、项目申请表、项目中期汇报表、专家信息表、经费信息表、项目树菜单表,教师树菜单表,教学单位信息表等。
1 系统设计与实现
1.1 系统的功能结构
教学改革项目管理平台主要由教务处管理模块(系统管理)、院部管理模块、专家管理模块、教师管理模块组成。教务处管理模块主要有所有账户管理、课题审核、课题分类查询、课题分类修改、确定评审专家、课题统计报表、经费支出汇总等功能,主要完成审核及课题的统计和修改。院部管理模块主要有立项评审、中期检查、结题评审(其中包括专家分配),课题统计报表、个人信息修改等操作,主要完成对本院部课题的基本情况的浏览及上报。专家管理模块主要对课题进行评审打分,课题情况的反馈。教师管理模块主要包括个人信息注册、项目申请、中期汇报、结题申请、经费使用记录等操作,主要完成课题的填表及申报。管理平台的功能结构如图1所示。
1.2 系统架构技术
如图2所示。
从整体架构上看,分为界面显示层、业务逻辑层及数据访问层三层,对于三层间的通信,可直接基于接口来进行调用,也可以通过被调用层所显示的Service来进行通信。对于界面显示层,不包含任何业务逻辑,仅仅负责界面显示,因此,在业务逻辑层上都有统一的访问接口。界面显示层包含了界面显示的元素及简单的显示逻辑。对于业务逻辑层,封装了系统的业务逻辑,并提供了供外部访问的接口,包括API形式的调用接口,以及基于WCF显示给外部的Service,对于业务逻辑层所需要的数据,来源于两方面,一是来源于数据访问层,二是来源于外部系统。对于数据访问层,封装了对各种数据源的访问操作,提供了对底层的数据源的统一访问接口,屏蔽不同数据源之间的差异,根据不同项目、不同模块的需要,返回给业务逻辑层的数据,可以是业务对象形式,也可以是基于表结构的DataReader、DataSet等对象。数据访问层对外提供的访问接口,也包括API形式的调用接口,以及基于WCF显示给外部的Service。
1.3系统实现
1.3.1平台登录
登录界面包括教师登录、教务处登录、专家登录及教职工账号申请等4个部分,新用户点击申请账号进入账号申请页面,需要添加自己的基本信息,包括姓名、年龄、职称等信息,在注册完成后需要通过管理员审核以后才能登录使用本平台。在登录功能里,添加了用户拼音自动匹配汉字用户名的模块,方便了用户的登录操作;添加了重名处理功能,当用户输入姓名后,会自动检测是否重名,消除了重名登录;在登录后,通过检测登录用户的身份类别,进入不同的操作页面。
1.3.2项目申请流程
1.3.3功能模块概述
如图3所示。
项目管理:通过该功能模块可以实现课题项目的和调整,教师个人信息的录入、查询、课题项目的统计和经费支出的汇总显示,专家信息的录入、修订、项目评审筛选、评审信息报告的汇总,平台所有信息的导入和导出等。项目管理模块应先对教师基本信息进行相应的设置,才能对教师信息进行查询统计;应先对专家信息进行相应的设置,才能对专家信息进行查询、筛选。
项目申请:教师登录系统后可查看最近更新项目,可点击申请其将流转到院系管理模块中,上传项目申请书和相应的辅助材料。教师首次登录后要先完善个人信息,然后可以查询最近可申请的项目。
立项评审:教务处可以根据立项信息进行评审专家筛选和分组,院系通过对教师申请信息进行检查核对,专家进行审核并给出意见。首先要公布项目立项指南,根据立项项目分类从专家库中筛选专家并沟通确定;院系管理人员要根据立项指南中的要求对本院系申请人的资质进行初步审核;专家从平台上阅读申请书和附件,并填报评审意见书。
经费支出:教师登录后,可查询、填写经费支出明细。经费支出需要项目获得立项后,要依据协议先行设置经费的预算。
中期汇报:通过该功能院系可以根据教师中期的汇报表以及相关的信息进行简单的评审和随机分配专家的操作;院系通过检查后,通知专家对期中检查做最后的审核。教师要根据项目协议,按期通过平台提交中期汇报表,如超过三个月未提交中期汇报表,将发出通知并暂停经费的的使用。
结题评审:通过该功能教务处根据项目协议和相关的申报信息结题通知,随机筛选专家对提交的结题材料进行审核。教师要根据项目协议书中的信息,提交结题申请书和相应佐证材料。
1.4 系统特点
教学改革项目申报审批管理系统,通过局域网办公环境和校园网申报、查询环境,应用现代化的技术手段,科学化、规范化做好教学改革项目的信息管理工作。通过本系统可以及时地了解全校科研工作的最新情况,提高工作人员对全校职称评定以及申请博士生导师、硕士生导师中教学改革项目的质量和效率;有利于教务处准确统计全校教学改革工作年报数据;有利于学校教师进行网上申报课题和教学改革情况的查询,使管理工作人性化,友好化,让工作充满人文关怀,因而综合运用各种新技术和新应用,构建合理、高效、综合的院校教学改革项目信息管理系统,从而实现对教学改革项目信息的高效率、高质量管理,将具有非常重要的现实意义,通过此系统将为高校管理工作找到新的解决途径、并提供一个友善的平台。
关键词:校园网站;项目管理;工作分解;WBS
中图分类号:TP393文献标识码:A文章编号:1009-3044(2012)18-4371-02
1研究背景
建立校园网站的初期,面对这么复杂的网站项目,我们不知如何开始工作,因为所涉及的内容太多,没有一个系统的工作流程,所面临的问题是如何规划和设计网站?如何管理这么庞大的系统工程?所以解决问题的关键是需要一个工具帮我们把项目所有的内容组织起来,帮助项目经理和项目团队确定和有效地管理项目的工作。
2解决方案——工作分解结构(WBS)
我们可以采用工作分解结构WBS的方法解决上述的问题。工作分解结构(WBS)是一种以结果为导向的分析方法,用于分析项目所涉及的工作,它是由各种相关的元素所构成,通常称为工作商品、工作元素、工作阶段,或任务(摘要任务和子任务),所有这些工作构成了项目的整个范围。WBS描述会定义如何达成结果,也可以协助您识別任务的逻辑群组并建立专案焦点,防止将来非预期的变更。项目管理专家认为,没有包含在WBS里的工作是不应该做的。
3基于校园网站项目的WBS
基于学校网站的建立,是需要我们完成很多的工作,但我们通常是没有定义一个网站项目的范围,也就是没有明确网站项目的工作任务,到最后完成网站项目的日期已经结束了,才发现网站的项目还有一些工作没完成,甚至一些跟我们网站项目目标无关的工作却做了一大堆,不但延长了项目的时间,还提高了项目的成本,而且还浪费了学校的资源,所以范围定义对于网站项目的成功是非常重要的,我们这里所叙述的WBS就是把工作分解为易于管理的小块,也就是范围定义,而范围定义过程的产出就是项目的WBS。
3.1部门职能进行组织的网站项目WBS
项目的WBS表达方式有很多种,有层级式、表格式等。制定WBS的方法也有很多种,这些方法主要包括:使用指导方针、类比法、由上至下法、和由下至上法等,这里主要是用由上至下法。以学校的网站为例,网站项目的WBS是进行网络站点的设计,同样还有学校的主页、学校各部门的主页。通过网站项目WBS示例图,我们可以看到整个网站项目的图景以及网站项目每一个主要的组成部分,以下是学校网站WBS示例图1。
图4用Microsoft Project生成的网站项目的WBS和甘特图
3.3制定网站项目WBS的方法
以上所举的WBS的例子似乎很容易创建和理解,但要创建一个好的工作分解结构是一件非常困难的事情,在这里要介绍一下制定工作分解结构的方法,这些方法主要包括使用指导方针、类比法、由上至下法和由下至上法等等。
1)指导方针。建网站是需要成本估算的,从硬件到系统每一项都要估算成本,确保有限的资金投入产出更高的效益,在估算成本时是通过归总WBS底层各项任务成本而得到的,当成本计划进行评审时,必须将承包商的成本估算和学校的网站成本估算进行对比,如果我们在核对成本估算的过程中发现某项WBS任务成本有很大的出入,这么就说明我们还是对整个网站项目的WBS的工作任务搞清楚,或者工作任务分得不够详细。
关键词:科研 系统 设计
中图分类号:G64 文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2014)02(a)-0053-01
1 构建二级科研信息管理系统的必要性
随着计算机网络技术的飞速发展,我国高等院校的科研管理工作逐步走上了网络办公的新时代,各高校科研成果信息管理系统陆续上马。然而,这种网络化的科研信息管理几乎停留在学校层面上,针对二级院系的科研信息管理系统却很少见。目前来看,在二级院系的科研信息管理工作中的许多问题是学校科研管理系统所不能解决的。主要表现在以下几个方面:(1)科技统计要求不一致,科技统计时需要收集的数据包括专利申报及实施管理、科研论文统计管理、科研获奖成果等内容;(2)科研项目相关数据包括申请管理、结题或鉴定管理及产业化管理等信息未形成有效关联,材料重复收集;(3)校级的科研管理平台无法按二级学院要求对各类业务横向、纵向进行分析,难以为各类科研系统负责人(科研团队、研究所等)以及分院领导提供所需的支撑数据;(4)学科建设、团队建设、实验室建设需临时收集科研成果材料,每次都需要教师提供科研成果的相关材料,增加了科研人员的工作量。因此,构建二级学院科研管理系统是十分必要的。
2 二级科研信息管理系统的主要技术
本系统采用作为应用程序开发平台,基于开发技术的B/S结构,开发工具选择Visual 2008,后台数据库SQL Server 2005,Web服务器采用IIS7.0及以上版本,客户端采用IE7.0 或以上版本的浏览器,通过技术访问数据库,整个开发过程是在Windows XP Professional SP2操作系统上进行的。[1]
本系统综合考虑采用三层结构设计体系,即页面表示层、业务逻辑层和数据访问层。三层体系结构的目标是将业务逻辑层从用户界面层分离出来,这样可以将各个层次分成不同的开发模块。数据访问层处于系统的最底层,通过处理数据库表中记录的添加、修改、删除以及查询操作,并将这些操作以接口的形式预留出来,以便让业务逻辑层调用。业务逻辑层处于数据层和WEB展示层之间,负责接收浏览器传来的请求并将请求传给数据层,同时将请求处理结果发给浏览器。页面表示层主要负责与用户交互,接收用户的输入并将服务器端传来的数据呈给用户。
3 二级科研信息管理系统的模块设计
高等院校二级科研信息管理系统软件的系统权限分为两级,第一级为普通用户如普通科研人员和科研负责人。他们能够修改个人信息、科研成果、查看和统计科研项目信息等;第二级为院系管理员,统筹管理整个科研系统的所有材料。负责审查基础材料的完整和准确性,添加和修改所有用户的信息并能综合查询和统计报表。系统登陆可以选择不同权限级别的用户进行登陆,如教师、管理员、项目负责人、访客。不同的登陆身份决定了用户在登陆后能够查看的内容和操作的权限。管理员拥有最高的操作权限,可以修改、添加、删减任意的用户信息;教师和项目负责人能够修改绝大部分的内容;而访客则只能查看部分教师和科研项目课题的部分信息内容,没有任何修改的权限。
本系统按功能可分为三个模块:个人信息模块、论文管理模块和项目管理模块。
(1)个人信息模块。
该模块主要管理教师的个人基本信息。管理员只添加了教师的账号和初始密码。教师负责录入个人信息、教育经历、岗位职称等,如姓名、性别、专业名称、毕业院校、职称聘任时间、政治面貌、任命时间、最高学历、最高学位、毕业时间、参加工作时间、办公室电话、手机号码、获得学位时间、现任行政职务、身份证号码、籍贯、隶属平台等。
(2)论文管理模块。
该模块主要是管理教师发表的所有的论文信息。包括:论文标题、刊物名称、期刊日期、期刊号、论文位置、起止页码、刊物级别、出版社名称、出版日期、ISBN、检索信息、论文状态等等信息,并通过相关链接与对应科研项目关联。
(3)项目管理模块。
科研项目管理总体上由科研项目、项目经费、科技著作、科技论文、专利、获奖成果六大方面内容构成。它包含了科研项目的各个方面的详尽资料和信息数据。全面的展现了教师科研项目从申请、审批、拨款、研发、测试、、成果展示与总结、结题等众多环节的过程。使得不管是管理者还是执行者都能在整个项目科研周期的任意时刻及时的跟进课题进度,从而提高科研办公效率。
4 系统主要的特点
实用性。本系统适用于当前应用较广泛的软件环境,如WinXP/Win2000/WinNT/Win7等。本系统所建立的日常工作平台软件界面友好,便于一般人员操作,接口的兼容性强,需要时可调用校级科研管理平台的个人信息来建立相应二级学院的科研信息管理数据库的初级平台。[2]
安全性。系统的整体技术架构、数据访问机制、数据存储与更新机制、权限管理与控制机制等,根据系统安全性、OA IS数据存储管理安全性、数字文件真实性保证的要求来设计开发,以满足系统高级别的安全性要求。
可靠性。基于科研信息高可靠性的要求,采用高可靠性技术和备份技术,使整个管理系统具有备份,冗余及快速维修等功能;系统基于三层网络体系结构,是具有跨平台操作,开放性好,扩展性能强等特点的分布式网络结构[3]。
5 结论
二级学院科研信息管理系统的构建必须结合高校与二级学院的实际情况,既保证学校科研目标的实现、科研管理的有序进行,又能使二级学院科研管理具有更多的灵活性和创新性。这是一个需要长期建设发展的过程,需要科研工作者和科研管理人员的共同努力,以保证信息的不间断实时更新。这样不但可以为科研信息资源建设提供较为稳定的平台保证,而且通过实现二级学院科研信息管理的网络化、动态化,可以更有效地、更好地服务于广大教师。
参考文献
[1] 徐海波,杨明.基于的成人教育成绩管理系统的设计与实现[J].继续教育研究,2013(8).
摘要:工作分解结构(WBS)是项目任务分工、资源配置、进度计划编制及风险控制等工作开展的前提。工作分解结构的形成过程就是把项目目标和任务分解成较小的、能够管理的组成部分。文章分析了WBS在航空发动机研制中的应用,结合民用航空发动机验证机研制流程,定义了WBS分解模型,给出了基于产品结构树的WBS结构表达,建立了WBS构建流程。
关键词:工作分解结构;航空发动机;研制流程;信息化;验证机
工作分解结构是以最终可交付成果为导向的工作目标/任务层级分解,用于确定项目工作范围、项目全生命周期内所有技术间的接口关系以及项目技术状态基线,是项目计划、成本、预算、质量、人力资源、沟通和风险分析的基础。它可以将研制工作分解为一系列相对独立、内容单一、易于管控的工作单元,能把各工作单元在研制中的地位与构成直观地表示出来,是研制计划编制的基础和依据。早在20世纪80年代中期,美国国防部就已经将WBS应用于许多国防项目上,并成为了项目管理的“标准语言”,WBS可以说是工程项目管理的起点,在复杂产品研制中得到了广泛的应用。2016年,国家十三五规划将航空发动机列入百大工程之首,这表明国家对航空发动机的重视。刘大响院士说,从狭义上讲,航空发动机是飞机的动力装置;从广义上讲,它也是国家航空产业乃至整个制造业的助推器。此外,国际航空动力的发展也对我国航空发动机设计技术提出了更高的要求,鉴于航空发动机研制的高技术性、高复杂性,验证机研制应运而生。验证机指产品在工程研制立项之前,用于验证功能、性能、总体方案可行性、各部件/系统的匹配性以及初步的耐久性和可靠性等而开发的试验研究性发动机。文章以验证机研制项目研制工作内容为对象,结合验证机研制特点,提出基于PBS的WBS层次关系分解模型,探索其分解方法、编码规则、表达方式和构建流程,并在此基础上引入信息化手段,这对于促进研制项目科学高效管理、降低研制风险具有重要意义。
1工作分解结构的作用
工作分解结构是项目管理工作的基础及核心内容,它将项目工作按照一定的逻辑关系自上而下逐级分解为工作单元、工作包、工作作业(活动),它清晰地定义了项目工作的全貌,描述了项目工作内容,工作分解结构每向下分解一级就意味着对项目工作更详细的定义。一般当工作分解结构分解至工作包层面时,项目经理便可针对工作包安排进度、估算成本和实施监控,从而实现对项目工作的规划、管理和控制。当工作分解结构分解至工作作业(活动)层面时,项目一线人员便可针对活动安排每天的工作事项,可以有计划地实现项目工作包的执行。
2工作分解结构构建过程中的难点
如前所述,工作越向下分解,项目经理对工作的规划管理和执行控制就越有力,然而,颗粒度过细的分解又会带来新的问题,它会造成管理成本的增加、资源利用率低以及工作效率降低。如何合理确定工作分解的颗粒度(即工作包的大小),是工作分解过程中应该关注的重要问题。在项目管理过程中,往往倾向于通过项目的关键节点(即里程碑节点)来控制整个研发过程,对交付物的管控也主要是通过对各里程碑节点的交付物进行管理,对项目全生命周期的控制主要体现为对工作包结果的管控。而没有对节点前各工作包之间的输入输出关系进行有效管理和控制,往往会出现项目管理单位对项目的管控力度不及工作包所属责任单位的管控力度的问题。这就造成了项目管理过程中存在各责任单位仅关心所属工作包任务,各工作包之间的匹配协调得不到有效解决,无法实现对项目全生命周期管理,无法及时有效识别风险,进而影响整个项目的进程。航空发动机验证机研制属于大型复杂项目,国家投入巨大,国际上一般采用主承制商—供应商管理模式进行项目管控,涉及国内外供应商众多,如何通过工作结构分解实现对项目全生命周期管理,并有效控制项目风险,对航空发动机验证机研制项目管理来说具有重大的意义。此外,工作分解存在遗漏、工作分解结构编制无规范、编制效率低下也是工作分解结构构建过程中经常发生的问题。文章将结合验证机研制流程,针对如何合理确定工作分解颗粒度和如何通过工作分解实现对项目全生命周期管理,浅析工作分解的流程及关键点,并结合信息化管理,以期更好地发挥工作分解结构在验证机研制项目管理中的作用。
3验证机研制WBS分解及关键点
3.1验证机研制阶段划分
验证机研制分为需求分析和定义、概念设计、初步设计、详细设计以及制造和试验验证五个阶段。验证机研制各阶段可以定义为里程碑节点,各阶段交付物即为里程碑节点交付物。以验证机设计工作为例,各阶段的主要交付物可以细分为需求文档和设计定义文档两大类。需求文档体现所有利益相关方对验证机研制项目的需求,可分为内部要求和外部要求。内部要求主要来自已有基础和经验以及公司的发展规划等;外部要求主要来自客户(市场)、政府、适航规章及相关法律法规等。设计定义文档是根据需求文档进行相应的科研工作后得到的验证机各层次上的研制结果(例如设计报告等)。在各个阶段内部,各个层面上的需求文档和设计定义文档都需要进行对比,以确定研制结果能够满足各方要求。在各研制阶段间,前一个阶段的输出结果往往会对下一个阶段设计工作的开展产生影响。
3.2验证机研制各阶段要素及WBS编制流程
验证机研制程序中明确验证机各阶段要素有关键输入、工作内容和输出三部分,创建工作分解结构同样需明确项目的输入(项目范围说明书、需求文件和过程资源)、分解工具与技术和输出,经比对分析,建立了验证机各阶段要素同工作分解结构创建所需要素之间的对应关系。在介绍了研制各阶段要素同WBS创建要素的关系之后,现对WBS创建过程进行详细描述,后通过各要素之间的关系映射,分析如何建立基于验证机研制各阶段要素的WBS,以期能完整分解验证机研制项目各阶段任务。
3.3基于验证机研制流程(研制各阶段要素)的WBS分解结构
复杂产品的研制一般会划分为若干个具有里程碑意义的研制阶段(以验证机为例,见图1所划分的五个阶段),建立以验证机研制流程为主线、以产品结构树为辅线的工作分解结构,可以依据研制阶段建立逻辑严密的输入输出关系,从而为计划的编制奠定基础。
3.3.1研制阶段—WBS映射矩阵。映射矩阵是对项目分解形成的工作包在最终WBS中所呈现状态(显示or不显示)的描述。依据专家经验,通过对某个研制阶段的通用活动进行判断,确定出该工作包在最终的WBS中是否显示,呈现状态用1和0表示,从而形成研制阶段—WBS映射矩阵。这项工作必须由项目管理人员(项目管理单位人员)和设计人员(工作包所属责任单位人员)共同完成,这样才能确保每个研制阶段的工作活动得到充分确认。映射矩阵的形式如表1所示。WBS各工作包之间的关系主要依靠不同研制阶段要素同WBS创建所需要素之间的对应关系及产品结构树来确定,因此建立研制阶段的映射矩阵,并在此基础上借助产品结构树,就可以通过映射规则快速地将WBS建立起来。
3.3.2验证机产品结构树模型。产品结构树包含了所有实现产品功能的硬件和软件,以全环燃烧室为例,可分为机匣组件、火焰筒组件、喷嘴组件、点火组件/标准件等部分,各部分又按照零组件进行进一步分解,最后按工作工序分解至可工作的层面。
3.3.3基于研制阶段和产品结构树的工作分解流程:
第一,确定工作分解结构的输入。(1)确定项目范围。项目范围说明详细描述项目的可交付成果,从研制阶段要素同工作分解结构所需要素的对应关系可以看出,本内容即验证机研制各阶段的工作内容,以需求分析和定义阶段为例,工作内容为:针对客户(政府、飞机制造商和航空公司)对验证机以及大型客机发动机的要求,参考适航规章和已有基础、经验,结合公司能力发展规划,开展验证机研制需求论证工作,提出验证机的设计约束和边界条件,完成项目建议书的编制。经分析,项目范围为完成验证机研制需求论证。(2)明确需求文件,梳理项目资源。需求文件描述各种单一需求如何转化并满足与项目相关的业务需求。验证机研制需求分析和定义阶段的需求源自客户的需求,项目资源指国家和公司战略,所以在需求分析和定义阶段,分析航空公司需求、民航局适航规章、国家发展战略及公司发展规划,是明确需求文件,并将其转化为项目业务需求的必要手段,从而建立起WBS约束条件。
第二,选择工作分解形式。工作分解可以根据项目特点采用不同分解形式,比如:可以把项目各研制阶段作为分解的第一层;可以把项目主要交付成果作为分解的第一层;也可以按PBS,把产品主要组成部分作为分解的第一层;还可以把子项目作为分解的第一层等。文章结合验证机研制特点,将项目研制各阶段作为分解的第一层。第二层分解基于研制阶段—WBS映射模型分析,确定出在映射矩阵中节点为1的维度,并在WBS中显性化。第三层分解基于产品结构树进行分解,最后按照各零件不同的设计活动、加工工序和试验活动,完成工作包的下一层分解。当将工作包分解至可预算、可分配、可安排进度、可以独立完成、有明确的交付物时即完成了项目的工作结构分解。此外,在工作分解时,应合理控制每个工作包的颗粒度及各工作包之间颗粒度的均衡。同时,为确保工作分解没有遗漏,在完成工作结构分解之后,应通过把工作分解结构底层的所有工作逐层向上汇总的方式进行检查。最后还应检查各工作包之间的逻辑关系是否合理。工作分解结构一般可以采用列表式、组织结构图式、鱼骨图式等方式,文章采用组织结构图示进行表达。
第三,获得工作分解结构的输出。通过对项目进行工作分解,将复杂的项目逐步分解为比较简单的过程(分解至活动、作业),让原来不可控的一些事情变得清晰可控,同时便于分工、计算经费、计划制定和构型管理等,并且还应满足企业设备、技术、人员等资源需求以及项目经费渠道、用户及市场变化等约束。
4工作分解结构与信息技术的融合
项目的工作结构分解是项目管理和计划制定的基础,是制定进度计划、资源需求计划、风险管理计划及计划变更的依据,同时也是确定项目技术状态基线的依据。因此,在复杂产品项目管理中,引入信息化手段,提高WBS编制效率,通过管理系统之间的联合,实现信息共享,资源优化,提高管理效率。为更好地使得工作分解结构与信息技术融合,需做到以下三点:(1)建立工作分解结构码,对工作分解结构中的每一活动用标准化的标识标记,通过标识唯一确定该活动在工作分解结构中的位置和隶属关系,便于计算机对WBS进行识别和检索;(2)引入MSProject等工具作为WBS编制辅助手段,采用缩进式进行编制;(3)对WBS中各属性进行定义,统一WBS语言。
5结语
全面、彻底的工作分解结构在复杂产品研制过程中具有重要意义。文章基于研制流程,结合产品结构树,提出了工作分解结构方法。通过验证机各阶段要素同工作分解结构创建所需要素关联,研制阶段—WBS映射规则及产品分解结构,描述了WBS建立流程及关键点,并通过WBS与信息化的融合,实现了项目全生命周期管理,提高了项目管理效率。文中所提到的方法在验证机研制项目及计划管理中得到了应用,并取得了良好的效果。
参考文献
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