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在我们这次海关档案培训工作过程中,我们很荣幸的邀请到国家档案局及海关学院领导专家给我们进行授课,通过这次培训,我们主要学习了专业的档案管理知识、档案管理的综合知识、基础的档案管理实践操作,同时还参加了一些海关档案库房关及相关互动活动。
在为期两周的培训工作中,我们全体参训人员深入的学习了档案管理的专业的知识,提高了我们自身的管理水平,这些有利于提升我们海关档案管理的科学性。接下来我就本期培训工作做一个简短的总结。
一、专业档案管理知识的培训
本次的档案管理培训的时间很短暂,但是培训的内容很丰富,在每次的培训之后,学员们都在积极的消化学习内容,以此来提升自己的档案管理理论水平和专业技能。
(一)增强了档案管理的法制意识
在培训中,国家档案局的专家给我们讲解了我国目前海关档案管理的基础档案法律法规的制定情况,并且详细的学习了海关档案管理的档案违法行为,让我们参训人员了解到哪些是属于档案违法行为,这些违法行为有什么样的特点,违法了这些档案法有什么样的法律后果,以及当事人或责任人会受到什么样的法律制裁等等,通过对这些知识的全面而系统的了解之后,增加了我们海关档案管理人员的法律意识,以及提升了档案的规范化管理水平。
(二)档案管理的专业知识和业务能力的提升
在培训中,专家详细的讲解了档案的管理知识,提升了我们海关档案管理人员对于档案管理知识的水平。
在档案管理培训中,了解了档案业务的规范化管理的各个环节及步骤,还掌握了不同类型、不同载体档案资料的整理管理办法,夯实了档案管理的理论基础。
通过对档案管理的理论学习,强化了自身对档案工作的要求,更加全面的掌握了管理的基础知识,提升了我们海关在档案管理方面的工作技能及业务水平。
(三)提升了档案管理科学化
从这次的培训中,我们充分认识到档案管理工作必须从平时做起,要养成自觉的习惯。
在平时的档案管理工作中,就要做好档资料的收集、整理及管理工作。平时工作中要做到主动的收集档案资料并及时的存档;按时归档、并要定期整理档案资料和经常检查档案资料的完整性;对于不同的档案要做到整理有序,科学化的管理,把不同的类型的资料进行分类分柜的存放,以方便今后查阅。
(四)有利于完善档案管理制度
通过这次培训,让我们认识到档案管理制度的重要性,规范化的管理制度是提升我海关档案管理水平的基础。
这就要求我们的档案管理人员在平时的工作中,认真总结在管理中所遇到的新问题、新情况,及时做好汇总,同时负责人要做好记载,以此来作为完善档案管理制度的基本材料,通过对我们的档案管理制度的完善,促进了海关档案管理的规范化建设进程。
二、提升了我们的综合知识的水平
今年我国就正式进入“十二五”时期,这是我国的经济、社会发展向着更高的层次和水平跨越的关键时期,科学发展速度在不断加快,推动了我国社会经济的快速协调发展。但是此时我国仍然处在重要的战略机遇期,所要面临的机遇和挑战都是前所未有的。
(一)社会发展面临众多的挑战
我国是一个多民族、多人口的发展中国家,整个人均资源占有率想对不足,因此我国目前正在积极实施计划生育,不断控制人口数量。从而提升我国公民的基本素质,优化我国人口结构,促进了我国人口、资源环境与我国社会经济的协调快速发展。
目前我国正处在一个社会的转型时期。由于社会各阶层的利益分布不均衡,社会政策的调整等等因素导致社会利益格局多元化发展趋势加剧,各种社会矛盾突出,恐有加剧之势。如果这些矛盾处理不好,很容易会诱发社会稳定问题。
(二)科学技术发展的提高
改革开发几十年来,我国的科学技术有了质的飞跃。我国的科学技术的进步为我国经济社会发展的贡献正在不断加强,科学技术推动了我国经济社会发展的快速发展。尤其是在我国的现代化建设中,提高我国自主的创新能力,建设创新性国家做出巨大的贡献。
(三)进一步学习保密法
为了进一步贯穿落实新的《保密法》,切实做好海关工作的保密工作,因此在培训中,专家给我们详细的讲解了新的《保密法》的各项规则,并结合我们海关的工作实际特点和性质,从新《保密法》的保密范围、重点以及如何提高保密技能和水平以及一些法律责任等内容,我希望我们的同志学习之后,要高度重视工作中的保密性,自觉的提升的安全意识,为我们的海关的工作做出新的贡献。
三、拓展我们档案管理的思路和眼界
在此次培训中,为了打破我们传统的思维方式,拓展我们的视野,特别安排了专家为我们讲解其他先进的管理经验,创新发展思维,开阔管理视野,提升工作水平。
通过这次培训情,各位专家详细的讲解了国际先进的工作经验,让我们开拓了眼界,打开了思路。尽管时间很短暂,但整个学习过程给我留下了深刻印象,深受启发。在学习中,结合自身实际和档案管理工作的实际情况,着重了解和学习了档案管理建设方面的一些情况,获益匪浅。
四、培训考核
在培训学习完成之后,我处结合培训内容,对参与培训的工作人员进行了培训考试,主要涵盖档案管理的专业理论知识、实际操作技能,国家发展规划及科学发展前沿的基本知识理论等相关知识,因此来检验我们学习的成果。
在这次的培训中,除了要感谢为我们的教授专业知识的各位专家教授,还要感谢海关档案库房方面工作人员的大力支持。
【关键词】新时期;档案管理;素质培养
我国的档案学在20世纪30年代产生并得到发展,档案学和文书学是同时产生的,你中有我,我中有你,无法明确区分开来,档案学和文书学、历史学、图书馆学关系也进一步的深化和合理起来,给档案工作人员的整体素质提出了更高的要求。目前,由于我国档案管理专业人员队伍文化程度、专业素质、理论水平、思想观念等方面参差不齐,在管理档案工作中存在着诸多亟待解决的问题,如何提高档案工作人员的素质成为了档案管理工作中重要内容,因此,研究信息时代提高档案管理人员素质具有十分重要的现实意义。
一、档案管理工作的现状
随着计算机多媒体技术、网络技术及信息处理技术的发展,信息资源的完全共享是知识经济时代的基本要求,给档案工作带来了新的思考和新的启发。在新形势下的档案管理工作中,部分档案工作者对于自身工作所面临的巨大挑战认识不足,缺乏信息开发应用能力和敏锐的信息意识,仍然使用传统的档案管理知识,已不适应时展的需要,这一现状极大地制约了我国档案管理工作的创新与发展。一是部分人员文化程度较低,专业知识老化,思想观念和管理水平跟不上时代的发展。二是管理人员缺乏知识更新的主动性与自觉性,现代化的管理水平不高,新的方法得不到良好的运用和发展。三是有的单位领导档案意识比较薄弱,也未能认识到提高档案管理人员素质的重要性,没有意识到档案工作人员的学科知识也已经不能满足电子计算机为媒介的档案管理人员的要求,档案管理的设备和技术工作仍然十分落后,而信息技术和时代的推进对档案工作和档案人员的知识水平提出了新的要求。
二、提高档案管理人员素质的策略
档案管理人员素质的高低,对档案管理工作的质量起着至关重要的作用。在严峻新形势下要改进档案工作,提高档案管理人员素质,是当前档案管理工作的重点,要求档案管理人员树立正确的人生观和价值观,完善档案管理人员的知识结构。对专业知识的钻研和探索,勇于实践,熟悉档案管理的各种业务环节和基本技能,例如: 《档案管理学》、《文书学》、《科技档案管理学》、《会计档案管理学》等理论知识。除加强专业理论知识学习外,还应加大计算机知识的学习,努力学习和掌握现代科技的知识是十分必要的,有利于适应新时期档案工作的需要。档案工作者的素质又在很大程度上决定着档案事业的总体水平,树立良好的知识经济共享意识,注意文件的保密和文件的价值管理,培养敏锐的档案意识以及较强的档案技术能力,在现代的档案管理中是很必要的。另外,用良好的创新意识和思维,才能研究和探索出解决问题的途径和方法。创新是工作持续改进、不断再上新台阶的动力,不断的发现新问题和新情况是做好档案工作的关键点,创新意识使得工作能力得到了长足的进步,复合型的知识结构也能在创新中突显。
首先,专业知识是档案管理人员的专业技能,是完成档案工作的重要因素。作为档案工作者要有强烈的事业心和高度的责任感,服从和服务于经济建设和社会的发展需要,掌握计算机相关知识,不断的补充自己的业务知识,最大限度地运用现代信息管理技术做好档案管理工作,是提高档案管理者素质的良好途径。
随着现代信息技术在档案工作中的广泛应用,要成为一名优秀的档案管理人员,档案工作人员的业务和思想素质要良好的和现代社会接轨。用现代的管理制度规范档案工作人员,对档案信息进行电子化、数字化的有效控制与管理,使得档案工作人员能够更好的进行档案工作,运用信息技术管理档案是未来档案管理的发展方向。
档案部门应该为了档案工作的发展,还应定期对档案人员进行现代科学档案管理技术的培训,广泛开展多种形式的教育培训,使得每个档案工作者掌握最新的档案管理知识。将培训内容与实际工作相结合,加大计算机知识的学习,以适应新时期档案工作的需要。同时通过岗位竞赛促进和提高档案工作积极性,建立竞争和激励机制。鼓励档案人员多学科学、多学政治,这样才能不断的完善档案管理的方法。
作为档案人员,职业热情是十分必要的,档案工作者要有对历史负责的使命感,忠于档案事业,在工作中力求做到准确无误,把工作当做实现自身价值的需要,给其他档案管理人员提供榜样。爱岗敬业一直是精神文明建设的宗旨,在管理档案工作中,档案管理员要树立全心全意为人民服务的意识,甘当无名的英雄,档案管理工作没有显赫的名位,只有无私的奉献,保持认真务实的工作作风, 用自己的行动对社会负责,对工作负责,激发档案工作人员素质的热情。做到精益求精,力求优质高效。
关键词:管理;教育;计划;
中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1674-3520(2015)-09-00-01
一、医院档案管理中存在的问题
(一)档案意识不强,档案利用率低
档案工作对全社会的各项工作的开展都具有十分重要的作用,档案信息资源的有效利用可以取得巨大的社会效益和经济效益。但是档案界长期以来重“藏”轻“用”,对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传,因此使社会公众对档案利用效益知之甚少。至今仍有不少同志,尤其是领导干部,对档案管理意识还较淡薄,认为档案工作可有可无,认识不到档案工作在医院管理中的重要性和必要性。由于对档案工作重视程度不够,档案信息资源开发不足,造成档案利用率不高。
(二)加强对电子档案管理人员的培训
电子档案管理对档案人员提出了新的要求,只懂得纸加强对电子档案管理人员的培训
电子档案管理对档案人员提出了新的要求,只懂得纸质文件管理知识是远远不够的,当今社会是一个快速发展的社会,所以对档案管理人员还要掌握计算机软硬件的知识和技术,加强档案人员的培训至关重要,医院应该分批分期的对档案工作人员进行电子档案知识的培训。质文件管理知识是远远不够的,当今社会是一个快速发展的社会,所以对档案管理人员还要掌握计算机软硬件的知识和技术,加强档案人员的培训至关重要,医院应该分批分期的对档案工作人员进行电子档案知识的培训。
(三)档案管理机构不健全、管理范围不明确
医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责。由于历史的原因和医院行业管理的要求,综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、音像档案等,医疗病历档案由病案室管理,而x线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像图文档案等分属各个业务科室自己管理,在一个单位内形成多部门管理档案的格局。
到目前为止,医院档案的管理还没有一整套科学统一的管理制度、标准。随着科学技术的进步,社会的发展,档案的内涵和外延都在发生变化,各级医院在管理档案时,由于还没有统一的管理标准和模式,各级医院根据自己的理解和实践进行管理,使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。
(四)档案专业人员素质参差不齐
目前我国档案专业人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐,与时展的要求悬殊较大。表现为档案专业出身的人员较少,知识结构不合理,学历普遍偏低,现代科学知识贫乏,高层次的档案专业人才较少,这些情况已不适应新形势下的档案事业发展,档案管理人员的素质影响档案管理水平。在医院人才培养中,重视医疗技术人员素质的提高和继续教育,对档案管理人员的素质提高和继续教育没有纳入计划和要求,许多档案管理人员的思想观念、管理水平跟不上时代的发展,缺乏创新和活力。
二、加强医院档案管理工作
(一)加强学习,增强意识
加强档案法规的学习、宣传,增强全员的档案意识,特别是领导干部的档案管理意识。档案管理是医院管理的重要组成部分,领导重视是做好档案管理的前提,要把档案管理纳入重要议事日程,与医院业务建设同步规划、同步发展。要大力宣传档案工作,使医院领导、中层干部、职工都能充分认识档案的重要性,更好地支持档案管理工作。医院以医疗服务为根本任务,长期以来对医院档案缺乏严格的考核,因而实际工作中往往出现档案管理可有可无的认识。并且由于受到人员、设施、经费等方面的限制,档案管理工作很容易受到冷遇。提高各级干部对档案工作的认识,才能使档案工作顺利开展。
(二)重视档案的利用
档案管理的最终目的就是提供利用,因此,档案管理人员要树立服务意识,使医院的档案为临床医疗、教学、科研工作服务。同时,积极开展多种编研活动,对信息进行开发,编写各种专题汇编,为利用者提供多方面、有实效的信息。另外,还要加强档案利用反馈信息的管理,以满足医疗、教学和科研工作的需求,从而提高档案的利用率,充分发挥其社会效益。
(三)健全制度,加强培训,提高档案管理人员素质
建立科学的档案管理体系,健全档案管理的规章制度,是档案管理的关键。随着科学技术的发展,档案管理手段的更新和管理水平的提高,必须建立与之相应的科学的档案管理体系,明确职能,将医院各个门类、不同载体的档案统一管理,使档案管理与医疗业务同步考核、同步发展。
档案管理人员素质直接影响档案管理水平,医院要将档案人员培养纳入医院人才培养计划,全面提高档案管理人员素质。通过专业培训、继续教育、进修学习等提高业务和知识水平,不断总结探索档案管理工作及业务发展,推动档案管理水平的提高。
(四)开发档案资源,实现档案的现代化管理
档案资源的开发利用是档案管理的主要目的,通过深层次、多渠道地开发档案信息资源,提高档案的使用价值,为医院业务、医院管理及患者服务。同时,通过利用档案为医院创造良好的社会效益和经济效益,提高档案在医院管理中的地位和作用,促进档案建设。
要实现档案现代化管理。一方面要加强档案的保管设施,如设置专门的档案库房,配备必要的安全保管设施;另一方面要加强档案现代化管理,用计算机储存检索医院的各种门类和载体的档案,方便利用者及时查找、阅读,既节省时间也节省人力、物力和财力,提高了工作效率。因此,医院应充分利用计算机管理,实现档案管理的现代化。
人事档案管理是一项事关事业单位发展和有序运行的管理工作,能够充分考量单位用人情况、单位自身的科学发展水平、事业单位的精神文明建设程度,因此掌握新时期人事档案管理方法能够在一定程度上促进事业单位对内部情况的统筹计划和控制,进行科学的决策,从而更全面地发展。
1.人事档案管理的内容及意义
人事档案管理无论是在企业还是在事业单位都有其存在的必要性,主要是对员工主要的工作经历、学习经历、政治面貌、职业素养及思想品德等个人情况做详细地记录与备份,一般用于员工的个人发展和职业规划,往往根据员工在职过程中做出的业绩与所犯的错误随时跟进信息,作为员工转正或提升的依据[1]。人事档案管理是建立在信息真实而全面的基础上,在档案管理过程中进行严格地审查,能够强化对员工信息的了解,作出分析,更好地实行人才管理。人事档案是一项宝贵的资料,事业单位加强人事档案的管理,能进行更合理地人员分配和利用,充分发挥出人才的作用。从某种意义上说,档案资料是事业单位的一种隐形的财富,但其价值并不能直接显现,而是通过信息的转换和分配,来促进事业单位在发展上有个质的飞跃,突破原有的局限性,实现科学发展。
2.当前事业单位人事档案管理的情况
2.1管理制度有很大漏洞
目前,很多事业单位在进行人事档案管理时,都没有相关的制度依据,也不够重视档案的作用,所以整体管理局面比较混乱。就住房公积金管理中心对人事档案的管理来说,国家还没有一个统一的管理方法,有些管理条例也没做出明文规定,使得全国各地住房公积金人事档案管理都处于自行管理的混乱状态,各个地方的管理都各不相同,这种不规范的现象不利于以后进行数字化信息统一管理,也不利于事业单位的稳步发展。
2.2管理手段比较陈旧
目前很多事业单位在管理人事档案时手段和方法都比较落后,仍然沿用传统的人工管理,没有及时引进现代信息数字化管理的技术,使得整个管理水平都偏低,因为信息量的不断扩大,人工管理的效率提不上去还常出现错误。例如某住房公积金管理中心缺乏专业档案管理人员,管理设备陈旧,管理人员在收集、整理和分类档案信息时,操作不规范,档案存放比较分散,保护措施又不到位,甚至出现信息的丢失,这些都将严重影响事业单位的公信度,不利于今后档案信息数据库的建立。
2.3管理信息时目的不明确
人事档案资料是一种无形的单位财富,加强对档案信息的有效管理,可以促进事业单位的发展和稳定[2]。但在实际管理工作中,管理人员并没有对档案管理的价值充分认识。比如,一些事业单位只知道怎样去收藏和保管好所有档案信息,却忽视对这些信息的有效利用,为事业单位科学决策提供依据,如果档案信息只具有收藏价值,那其存在就没有意义。所以事业单位需要改变这种重收藏,轻使用的局面,真正发挥档案信息的价值。
2.4专业管理人员的缺乏
人事档案的管理是交到管理人员的手中,其对信息的处理和利用非常重要。但就目前来看,专业管理人员非常缺乏。专业的管理人员必须同时具备专业的管理知识,还需要有较高的素养,实际情况往往只具备其一,所以管理不能到位,而且有些管理人员工作态度首先就不端正,即使有专业的管理知识和技能,仍然不能达到较高的工作效率。
3.创新改革方式
3.1创新档案管理意识
在凡事都讲求创新的现代社会,事业单位的档案管理工作要想开展得更有效,就要创新意识和观念。首先,单位领导就要树立重视档案管理的思想,提高事业单位全体工对档案工作的认识,从而发挥其工作积极性;其次,定期开展相关教育宣传活动,让更多员工从思想上接受熏陶,从而更加全面认识档案管理工作;最后要实行档案管理工作责任制,每个员工都有自己需要全权负责的领域,一旦工作出现纰漏,就会影响员工的工作绩效,这样有利于加强员工的责任感,,从而对工作更加尽心尽力。
3.2完善制度建设
一套完整的管理制度有利于解决工作中的大小事宜。事业单位的档案管理也要创新管理手段,建立科学的现代化的管理制度,保证各项管理工作能够有条不紊地进行,加强管理制度的实施效果考核,随时监督控制制度的实施情况,碰到特殊情况也可及时调整策略,在单位内建立合适的奖惩机制,来调动管理人员的工作热情,使其积极主动地参与到管理工作中去,能够在工作中抓住核心内容,确定工作方向,并学会及时总结经验,提高档案信息的准确性和真实性。
3.3加强专业管理人员的培养
硬件的管理手段是可控因素,但专业管理人员却是不可控因素。所以只有过硬的专业知识技能和高水平的专业素养同时配备,才能真正促进管理工作的有效进行。首先,事业单位的领导要重视人才的引领作用,双管齐下,一边加强对单位现有人才的培养,一边寻找新的人才,加以引进。不光注重管理知识和技能的培训,还要对管理人员素质进行测试,对达不到要求用的坚决不予重用。对于新入职员工,要强化岗前培训的力度,在培训过程中严格观察,有不适应岗位要求的也要及时调整,保证所有进入到单位内的管理人员都要绝对到位。在这个过程中,还要注意培训内容的全面性和专业性,使得管理人员能够灵活处理好各种复杂问题,将档案管理工作落实到位。
1管理制度的问题
目前我国医院在制度建设上更倾向于医疗管理方面,而对档案管理缺乏一定的投入,使其缺少相关的管理制度与规范。在我国医院的现代化进程中,这一问题仍有待解决。医院档案管理制度的缺失,使得医院档案管理人员责任不分明,影响了其工作的进度,容易在日常的医疗工作中引发相关问题。
2人员素质的问题
目前我国医院的档案管理人员普遍缺乏档案管理的专业知识,通常是由临床或者护理岗转岗的老员工担任。其对于医疗管理流程、档案管理知识、电子信息技术等方面的知识掌握程度较低。
3硬件设施的问题
目前我国应用于医院电子档案管理的基础设施还比较落后,无法满足电子信息化档案管理的要求。医院普遍缺乏对先进电子档案管理设施的重视。硬件设施的不完善,使得医院电子档案管理工作发展缓慢。
二完善医院电子档案管理的措施
1建立健全的管理制度
对于管理制度缺失的问题,医院应建立一套科学的、规范的、合理的电子档案管理制度。只有实行科学规范的制度化档案管理工作,才能实现医院管理工作的现代化与信息化发展。医院应根据国家的相关法律法规,结合本院工作情况,建立一套严格的档案查阅制度,并逐步建立相关的档案采集、档案传送、档案保存、档案归档、档案鉴定、档案清理等制度。电子档案管理制度必须明确各档案管理人员的责任,分工明确,并针对实际档案管理工作中可能出现的各类问题的处理规定进行详细的阐述,以保证该类问题发生后,可以采取相应的处理措施,为今后的管理工作提供参考依据。制度在制定之后,医院应切实执行,并要求档案管理人员严格遵守。医院应制定对应的奖惩机制,通过激励的方式充分调动人员的积极性,以推动医院电子档案管理工作的进行。
2加强管理人员的培训医院应加强
电子档案管理人员的培训工作。培训内容应包含:信息技术的应用、网络安全知识、医学管理知识等。医院应定期的组织档案管理人员进行培训,提高人员的管理水平与专业技能。在培训过程中,应将实际工作中遇到的障碍与难题进行分享,共同探讨解决方案。电子档案管理人员应充分了解医疗活动的规律,医院的工作流程,学习各类数字化技术的应用知识,包括数字化医疗信息、数字化设备、网络安全等技术的应用。同时还应学习档案管理相关的法律法规与本院的相关规定。在实际的工作中,电子档案管理人员应及时更新自身的知识库,不断学习先进的档案管理相关知识。为了对电子档案管理人员起到一定的激励作用,应为其提供各类晋升机会,使其更加投入到工作中,以提升医院档案管理工作的整体水平。
3加大软件与硬件设施的投入
电子档案的安全关系着医院的医疗安全与医疗信息的安全。医院应加大基础设施的投入,以推动电子档案管理工作的进行。医院应重视软件与硬件设施的作用,应配置性能优越的计算机、刻录仪、软件等,并采用科学的方式存储档案信息,同时应配置高性能的网络安全软件,包括防火墙软件、数据加密软件等,以保障电子档案信息的正常使用与安全。先进的软件与硬件设施是医院实现档案管理电子信息化的重要保障。完善的软件与硬件设施能够提升电子档案管理工作的准确性与高效性。医院应建立一套电子信息管理系统,该系统的应用能在很大程度上提升医院电子档案的管理效率。在实际管理工作中,档案管理人员应及时更新软件,并随时关注电子信息技术的发展动态,保持与世界先进技术接轨。只有不断提高医院的信息化水平,才能有效的推动医院档案管理工作的发展。
4建立信息化的管理
网络医院档案的信息量较大,类别也较多,应采用高科技手段,建立信息化的管理网络,为无纸化数据库奠定良好的基础。医院应建立科室、档案室、医院的三级管理网络,通过网络的创建明确医院电子档案管理的各条线,更有利于电子档案的统一操作、统一保管。通过管理网络的实时监督模式,使各科室明确各自的责任,更有利于电子信息档案的安全管理。通过管理网络实现了医院多元化信息资讯的共享。医院电子档案的管理工作可实行档案信息与其他信息的分离管理。由信息科与综合档案科组织管理工作。信息科主要负责医院病例的统计管理、医疗图书的管理、计算机的管理,而综合档案科则主要负责对各门类、载体档案的统一管理,同时监督医院的档案管理工作。通过这两个部门的共同合作,实现医院档案管理工作的协同性。
三结语