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(一)会计电算化的概念。会计电算化是以电子计算机为主将当代电子和信息技术应用到会计工作中的简称。通过应用电子计算机代替人工记账、算账、报账,以及完成部分会计信息的处理、分析和判断的过程。有利于促进会计工作的规范化,提高会计工作质量,减轻会计人员的劳动强度,提高会计工作的效率,更好地发挥会计的职能作用,为实现会计工作现代化奠定良好的基础。
(二)会计电算化的特征。由于会计电算化是一个企业信息的集中载体,并且具有很强的数据库的作用,因此会计电算化的特征包括信息系统的特征以及数据库的部分特征。
1、信息系统的特征。所谓信息系统,就是从数据的收集、存储、处理到传输使用的整体。电算化会计系统是指对会计数据的收集、存储、处理与报告使用会计信息的管理信息系统。同时,会计管理信息系统又是企业管理信息系统的一个重要子系统。
2、数据集中存放和管理的特征。电算化会计改变传统会计数据重复记录分散存放而带来的弊端,采用先进的数据库及数据仓库技术,实现了数据分类集中存放,既保证了数据的可靠性,又可以从此完全取消各种会计明细分类账和对账操作,实现数据共享。
二、我国会计电算化发展现状
计算机自诞生以来发展到今天,俨然成为了各行各业发展不可替代的一部分,对于企业经营而言实现会计电算化代替人工账已成为现实,加强发展我国的会计电算化事业,实现会计工作手段的现代化,是推动会计改革,充分发挥会计治理职能的重要保证。然而,与此同时也暴露出了很多新技术引进后的弊端。纵观我国现阶段会计电算化在企业内部的应用我们不难发现,在我国的会计电算化工作缺乏统一的规划和组织协调;内部控制制度仍不完善;多数单位电算化都是应用于代替手工核算,仅仅是从减轻会计人员负担提高核算效率方面入手,根本未认识到建立完整的会计信息系统对企业的重要性,导致现有会计提供的信息不能及时、有效地为企业决策及管理服务;而且由于企业的重视力度不足,在软件更新及硬件投入等方面支持力度不够等,使得我国会计电算化还存在着许多问题。这些问题的背后就是不法分子进行舞弊的平台,随着会计电算化的飞速发展,利用电算化系统的弱点进行舞弊违法犯罪活动也在不断增加。
三、我国会计电算化运用存在的问题
(一)市面上现存的会计软件存在诸多局限性。通过观察我们不难发现,现在市面上流通的多数会计电算化软件较多的重视了核算却忽略了企业运用会计软件真正的目的就是核算。会计电算化产生的目的是将财会人员从繁重的算账、报账工作中解脱出来,并且可以把主要的精力放在加强财务管理方面。但我国大部分单位只重视报账,忽视管理,使用会计软件的总账、工资、固定资产、报表等核算内容较多,致使会计软件开发商提供的具备管理型功能的成本核算、预算、分析等模块内容设计过于简单,功能还不够全面,限制了会计电算化管理功能的应用。另外,我国市面上现行的软件都颇具自身特色,却忽略了使用者的需要,各个研发团体都标新立异开拓创新,却忽视了软件运用的普遍性需求,导致企业在运用初期很难准确的找到一个适合企业自身的软件功能并加以运用。同时,我们不能忽略信息时代带给我们所有人的一个问题,就是数据的安全性和保密性没有保障。对于一个企业来说,财务数据是企业的秘密,关系着企业的生存与发展。而目前市面上基本找不到可以对使用者绝密财务数据真正做到安全保密的软件,因此一旦出现系统问题,企业将面临很大的安全危机甚至会影响到企业的正常运转。
(二)企业经营者以及相关人员对会计电算化认识不到位。近年来,会计电算化的发展在我国的确取得了长足进步但始终没有达到我国发展电算化的终极目标。有很多企业在引进电算化后就安于现状,一直使用老旧的系统进行操作,没有充分认识到电算化的本质。有很多企业出现剃头挑子一头热的现象,管理层格外重视新技术的应用,可是实际操作者却习惯于运用自己熟悉的方式进行生产工作,认为软件安装后熟练操做就可以了,忽略了软件自身的升级和管理,以及通过实践不断调整使之与企业相匹配的的需要。使得会计电算化的作用没有得到充分发挥,造成了资源的浪费,严重影响了会计电算化的普及和推广。
(三)会计电算化人员技术水平不到位。对于我国的会计人员而言,会计电算化是一门新兴的学问,而对于已经从事会计工作多年的会计工作做人员而言,就像是半路杀出的程咬金,让按部就班工作多年的老会计一下很难适应对于计算机要求较高的会计电算化的需求,难以胜任用计算机处理会计业务工作。财务软件的应用方法掌握得不够透彻和熟练,对软件的认识有局限性,对软件运行过程中出现的故障不能及时排除,导致系统不能正常运行。但是,各地区却没有对会计电算化投以足够的重视,只注重单纯的培养形式,有的甚至过度重视计算机人才,忽略了很多财务信息是需要专业的会计人员进行输入和分析的。并且培训时也都是形式主义,不注重实质,甚至有的企业连教材都是陈旧缺乏实用性的,甚至只注重证书的取得。
(四)相关法律、法规不完善。要推动企业会计信息化的发展,既需要企业自身完善内部环境,还需要国家的法律、法规、政策作保障。会计电算化工作是法规的盲区。为了使会计电算化工作规范运作,财政部从1994年开始至目前为止,相继颁布了多部规章制度与法律。但不少已经实行会计电算化的单位尚不知道上面这些专门针对会计电算化的规章。甚至有些地方的经济管理部门也不知道这些规章的存在。因此,有时在实际操作中已经出现了违规现象,但操作者不知道,单位的领导也不清楚,同时也没有相应的部门去纠正,更谈不上有部门监督管理了。总体来看,我国会计电算化行业还缺乏统一的规划和组织协调,尚未形成良好的监管一体化体系。一些地方的行业主管部门对待会计电算化工作,要么关心支持不够,要么过问、约束太多。作为管理、监督机构的相关主管部门,并没有真正本着公开、公平、开放、自由竞争的原则,以认真负责的指导思想和态度来创造有利于会计电算化实施和发展的良好外部环境,在一定程度上造成了我国会计电算化缺乏统一协调、各自为战的局面。
四、应对措施和相关建议
(一)强化岗位培训,提高会计人员计算机操作业务素质。要提高会计人员计算机业务素质,必须加强人才培训的力度。企业应立足于国际水准,培养或聘用一批高级技术人才,他们能够掌握国际先进技术,精通信息技术,熟练应用会计电算化,推动企业电算化事业由核算型向管理型、智能型转变。各基层单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识,维护软件正常运行,掌握计算机先进技术,培养复合型人才,为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件,同时要加强并制定实事求是的会计电算化人员培训计划,要注重实效。对会计人员、系统维护人员、系统管理人员,应按不同内容、不同要求进行培训。对系统维护人员,应尽量聘用社会上的计算机专业人员,毕竟计算机系统维护是一项专业性很强的工作,对这些计算机专业人员只要简单的会计培训,就可以收到良好的效果。
(二)用法律手段统一和规范会计软件标准。我国的会计电算化软件由于缺乏统一的国家标准,致使不同的软件开发商生产的软件品种多、软件数据格式及模块划分不一致、数据接口不兼容、质量参差不齐,应通过规范软件标准、加强软件质量管理和强化商家售后服务,实现会计软件的标准化,电算化软件的各个模块划分统一,并生产成标准件,可以实现不同软件的无缝对接,以提高会计软件的质量。
(三)加强软件购置及开发的管理,开发适应现代化的电算化软件。我国从20世纪70年代末才开始发展市场经济,事业单位内部管理工作基础薄弱,使得我国在会计电算化得到飞速发展的同时也暴露出了许多问题。就短期而言,在事业单位内部的会计工作上,我国应加强会计的管理工作;而从会计软件的开发上,应结合各个事业单位内部的自身特点开发以管理为主的会计软件。就长期而言,在管理型会计软件在我国成熟应用之后,我国也应像国外现今的发展一样,开发并使用以决策为主的决策型会计软件。
[关键词]会计电算化;互联网;操作管理;电子数字证书
[作者简介]陈富强。供职于广东省林业调查规划院,广东广州510520
[中图分类号]F230 [文献标识码]A [文章编号]1672―272S(2008)06―0041―04
一、互联时代会计电算化发展和风险
随着计算机技术和互联网技术的高速发展,会计电算化结合先进技术的优势,大大提高了会计工作效率,为单位的经营管理和决策提供更全面可靠的数据。手工工作环境下的会计内部控制原则是:权力分隔、合理分管、审批稽核、责任明确、凭证控制、例行核对、签名控制。会计电算化条件下的控制原则是:授权控制,根据口令取得相应权力,在会计电算化系统里处理授权范围内的业务。内部控制形式由制度控制转变为制度控制和程序软件控制。互联时代会计电算化打破了地域和时空的界限,会计操作人员可以在任何时间、任何地点进行会计软件操作和管理,甚至在无线条件下进行操作应用。会计电算化的这种发展极大地方便了会计人员的工作,大大提高了会计工作效率和管理水平,同时使会计操作管理造成极大困难。会计电算化的内部管理控制已经从有形的签字控制转变为无形的授权口令和电子签名,输出形式从原来的手工簿记到软件备份与机器打印,管理程序和制度都必须进行彻底的改革。
互联时代会计电算化风险既来自单位内部,如管理控制不规范,产生数据差错,数据丢失的可能;又来自外部,网络“黑客”无处不在,计算机病毒大量存在,只要与网络相连,就很难避免受到侵害。会计系统数据存在被非法修改、越权操作的可能,会计资料可能泄漏。引起单位资源的严重损失。
二、会计电算化软件
目前国内所使用的会计电算化软件以国产商用软件为主,国内的财务软件主力供应商有用友、金蝶、金算盘等。国外财务软件很少国内使用。只有外资企业使用,如SAP在较大型的合资企业才会使用。
大部分单位的财务会计软件以核算型的会计软件为主,主要由财务会计部门进行购买和使用。但现在许多大型企业和单位都采用电子商务和政务管理模式,如ERP(enterprise resorve plan)得到广泛应用,会计核算是其中的很小部分。管理型财务软件才能适应互联网的发展,功能已大大扩展。会计电算化使会计从烦琐、单调、机械、效率低下的核算工作变成计算机方式下的高效、简单、全面的信息处理和决策辅助工作。因此,会计人员除了要掌握会计知识的基本能力外,更要掌握计算机硬件知识以及网络技术知识。
(一)会计电算化软件的来源及使用条件
目前,会计电算化软件来源有两种:单位自行开发的会计软件和由专业软件公司开发的商用会计软件。单位自行开发的会计软件必须进行系统性测试,其功能模块要与会计法律法规的规范相适应,要运行稳定,并保证其会计核算数据处理正确,核算符合国家财务会计制度。商用会计软件必须通过财政部门的评审,并取得合格证书。有些会计软件只适合在单台计算机上使用,但目前大部分的会计软件都可以在多台计算机上联网使用,而且能在网络条件下进行远程操作和控制。因此,会计软件的商业秘密就显得格外重要,操作管理既要能使会计人员便于操作,又要防止无关人员进行窃取和篡改资料。这要求在会计软件的开发设计中进行必要的密码防护,更重要的是应用中进行适当和安全的操作管理控制,完善管理控制制度。单个操作人员不能使用太多的功能,并设置多重密码保护。
(二)会计电算化软件的功能及特征
会计电算化软件从功能上分为核算型财务软件和管理型财务软件。随着会计电算化发展和企业管理要求的逐步提高,只能进行记账、结账和报账的核算型财务软件已不能适应现代企业管理的要求。因此,结合财务会计核算和企业管理系统的管理型财务软件(包括ERP软件)已逐步取代核算型财务软件,成为主流的会计电算化软件。核算型财务软件的特征主要是解决基本会计核算问题,只能进行事后记账、结账和报账。管理型财务软件的特征是在解决会计核算问题的同时进行全面的预测、计划、控制、分析和决策,集合了物流、资金流、信息流与价值流的全面管理功能。
三、会计电算化人才
(一)会计电算化人员的知识面要求
在会计电算化时代,财务会计人员除了应具备基础会计知识,掌握会计法律法规、国家的财务会计制度外,还要掌握计算机和网络相关技术。互联时代的会计电算化人才应该是复合型人才,明显比手工会计时代要掌握的知识多,甚至要掌握企业管理方面知识,并要具有国际视野。从目前财务会计人员的人员结构和知识结构发现,财务会计人员以女性为主,学历以本科以下为主,职称以会计师及以下为主。因此,在互联网时代,必须对现有会计人员进行知识更新和知识面拓宽,重点进行计算机知识培训,包括计算机硬件知识和互联网技术的掌握,以解决电脑及网络出现故障时无法进行工作的问题。
(二)会计电算化人员专业结构要求
传统的财务会计部门的人员,主要是财务会计专业毕业生或具有会计从业资格的会计人员。而会计电算化时代的财务会计部门人员的专业要求有会计、法律、电子、计算机、软件开发、网络应用等。但财务会计部门人员占单位总人数只能在一定比例范围内,不可能每个专业的人员都安排。所以只能以现有财会人员进行知识补充,进行计算机和网络知识的系统学习,结合岗位工作需要,再适当招聘个别综合知识全面的毕业生或在职人员,以完善财务部门人员专业知识结构,适应互联时代会计电算化的知识和技能要求。
四、互联时代会计电算化硬件设备、软件及操作环境
(一)硬件设备要求
要满足互联时代的会计电算化要求,首先在硬件配置上要能满足会计电算化软件所要求的计算机硬件最低配置,特别是服务器要求要运行稳定的产品,网络工作站最理想的是用主流的计算机型号,在性价比方面达到最优,其次要满足互联网的上网要求,而且要配置上网的其他辅助设备,如网卡、集线器、UPS电源、打印机。如目前的计算机基本配置为CPU为2.4G双核,2G的内存,硬盘240G。DVD―ROM等。
(二)软件要求
除会计电算化软件外,还要有服务器软件,如SQL SERVER 2000,操作系统软件,办公软件,IE软件,杀毒软件,防火墙软件,文字输入法软件,打印软件等。这些软件要求用正版软件,以避免系统运行出现故障。
(三)会计电算化操作环境
在会计电算化的运行中,操作环境要能保障系
统安全、正确地运行,其中包括机房环境和网络环境。机房环境要保证与外部相对隔离,防止无关人员进入,保持机房的恒温恒湿,保持机房整洁,适当通风、防火、防尘、防鼠、防虫。隔绝各种干扰源,设置防雷、防强磁场设施,保证供电正常。网络环境要求与内部局域网相联,如要进行远程控制,还必须通过集团网或通过互联网相通,最好采用加密技术管理,防止数据泄漏或被非法操作,并使用防火墙和杀毒软件,使用电子数字证书,设置多重有效密码。
五、会计电算化操作管理
(一)会计电算化岗位设置
1 硬件维护员
会计电算化系统的硬件包括电脑主机、显示器、打印机、网卡、集线器、电源等。硬件维护人员要保证会计电算化硬件设备的正常运作,要求具备丰富的计算机知识,能快速诊断硬件的普通故障并进行相应处理,保证硬件的正常工作环境条件。
2 网络员
互联网时代,网络发挥着关键性作用,离开网络可能在工作中是无法想象的,就好像是人失去了神经。网络的正常连接保证了各个岗位的工作成果的共享,同时网络员还要保证局域网的安全,预防非法用户进人,对“黑客”攻击进行防御,防止非法修改会计电算化数据。
3 软件维护员
软件维护员负责系统软件和会计电算化软件的安装和调试,保证软件正常运行,管理数据库,排除会计软件发生的功能性错误,并进行修复,防止其他人员对数据库进行直接操作。
4 系统管理员 会计电算化系统管理员是最关键的岗位,要求具备计算机知识、熟悉财务会计工作和丰富的财务会计管理经验。要负责会计电算化中长期发展规划,制定会计电算化日常管理制度,建立本单位的会计电算化体系和核算方式,进行会计科目的设置,对上机人员进行权限设置,对系统密码进行设置。
5 系统操作员
由系统管理员进行授权,有权对会计电算化的部分功能进行操作。输入记账凭证和原始凭证等会计数据,输出记账凭证、会计账簿、报表,并进行会计数据备份。要求具备会计基本知识、计算机知识和具有会计电算化软件操作能力。可以一岗一人,一岗多人,也可以多岗一人。根据单位的业务量而定,但输入人员不能同时兼任审核人员。
6 数据审核员
负责对输入会计电算化软件的数据(包括记账凭证和原始凭证)进行审核,操作会计核算软件登记机内账簿,对打印输出的账簿、报表进行确认。包括合法性、合理性和规范性审核。审核员可以由专职人员担任,也可由系统管理员兼任。
7 系统分析员
针对单位会计电算化系统的运行情况进行分析,提出对系统的改进意见和建议,促进会计电算化处于良性循环状态,使会计电算化系统和单位其他管理系统相结合,发挥会计电算化系统的整体功能。
8 电算审查员
负责监督计算机及会计软件的运行,防止利用计算机进行舞弊。可由会计审核人员兼任,也可单独设立专职人员。
9 会计电算化档案员 负责保管会计电算化财务成果信息,包括纸质凭证、账本、报表,也包括以磁盘、磁带、激光盘等形式存储的程序文件和数据文件。对磁盘化会计档案应复制三份,分不同地点妥善存放,防止被盗、被磁化,并注意防火、防辐射。
(二)会计电算化岗位授权和控制
互联时代的会计电算化,系统处于完全开放状态,远程操作功能虽然为单位的管理提供了方面,但由此带来的风险也非常高,使会计电算化系统受到严重威胁。因此,岗位授权和控制非常关键,制度要求会计电算化操作人员必须取得财政部门的上岗资格。会计电算化岗位授权既要有利于各岗位的工作相互协调,又要保证会计不相容业务的互相牵制原则,每一步骤都要有控制和监督,类似手工会计,下一步骤对上一步骤要有复核和检查的功能,防止错误多重发生。
1 会计电算化操作管理制度
会计电算化单位要制订完善的操作管理制度,把每个操作人员的操作内容进行具体化,对每个操作人员的权限进行设定,除此之外还要对操作密码的管理、非法操作的防范措施、审核流程管理、登记账簿管理、系统操作日志管理等进行明确。
2 会计电算化岗位授权
由会计电算化系统管理员对各操作员的权限进行指定,系统操作员包括数据录入员、输出操作员、专项模块操作员、报表系统操作员等。审核人员应单独设立,不能兼任上述操作人员。系统管理员由主管领导授权,主管领导由软件管理员授予查询功能和系统管理员授权功能。
3 会计电算化控制
对系统操作员设立操作监督员,使操作员的操作在有效的监督下,防止越权操作引起的数据差错和数据丢失。引入电子商务的数字证书,在会计软件中设定操作员数字证书,即使在网络上应用也不容易被非法入侵。设立自动备份功能。服务器上数据与系统管理员的工作站进行实时数据备份。操作日志也备份到系统管理员和主管领导的电脑中,以方便了解系统的运作情况。会计电算化工作岗位禁止非授权人员操作,操作人员必须填写纸质操作日志记录,配合计算机机器操作日志。定期进行会计电算化系统内部审计,及时发现系统运行中出现的问题,进行及时纠正,及时解决。
4 网络时代的会计电算化应用实例
某单位财务部门共有8位财务人员,在同一办公楼的同一层有4间办公室,共有8想电脑,配置一般,1想万全服务器,使用用友8.60版财务软件,共设8个许可。使用100M的局域网进行内部会计电算化网络连接,工作站与外网相连。软硬件设备清单见表1:
一、煤炭企业会计电算化的应用现状
1、缺乏健全的会计电算化管理制度
煤炭企业的会计实务工作具备缜密和严肃的特征,因此,不同的工作岗位和工作内容需要安排不同的会计人员负责,从而实现监督和制约的作用。但在煤炭企业会计电算化的实施过程中,为了减轻会计人员工作量,实现效率提高,造成在会计工作中一人完成多岗任务的现象。这会造成会计电算化软件的使用权限混乱,导致权责不明,会计信息失真的责任难以追究。
2、会计信息存在安全隐患
煤炭企业实施会计电算化,使企业的会计信息从传统的纸质存储方式向数据存储方式转变。这种变化很大程度上促进了会计信息在企业中资源共享,有效提高了企业各个部门对会计信息的使用效率。但由于技术、管理、人为操作以及系统安全问题的制约,会计信息被盗取、篡改、丢失等风险可能性很大,严重制约了会计信息安全性的保证。
3、会计软件系统不够完善
会计电算化软件由于技术的缺乏,保密性和安全性无法保证,给煤炭企业的管理带来风险。另外,由于电算化软件在管理功能上的缺陷,影响电算化软件为企业的战略决策提供科学有效的数据支持,无法科学的对会计信息进行汇总和管理,无法满足煤炭企业发展的需要。随着经济全球化的发展,煤炭企业为了适应国际化发展战略的要求,必须加强对信息技术和计算机技术的应用,但是由于软件的缺陷,影响企业对外投资,参与国际市场的竞争,限制了企业的发展步伐。
4、复合型财会人才的匮乏
煤炭企业不乏会计核算经验丰富的会计人员,但这些会计人员的素质结构老化,对计算机技术和网络技术知识严重缺乏,对会计电算化缺乏认识和重视。由于高素质复合型会计人才的严重缺乏,造成会计电算化在实际应用中无法有效地改进会计工作质量。
二、改善会计电算化应用现状的措施
1、加强对会计管理制度的完善
首先,建立健全会计人员培训制度,加强对煤炭企业会计人员电算化操作平台的掌握,通过定期为会计人员进行计算机知识和电算化软件应用的培训,提高会计人员对电算化软件工作流程以及操作方法的掌握,结合自身专业知识,利用会计电算化管理,为企业会计工作的质量和效率的提高发挥作用。然后,完善会计电算化平台的操作程序,通过制定严格的规范的操作流程,加强对会计信息数据的输入、输出和数据管理人员的管理,防止其擅自改动会计信息而影响会计信息质量。
2、防范网络安全
首先,必须加强会计人员对网络安全的防范意识,通过开展对会计人员的安全教育,以提高其在日常会计工作中提高安全防范意识。其次,通过安装杀毒软件和防火墙,保证会计电算化系统在安全稳定的网络运行环境中运行,防止会计数据遭受黑客和不法分子的窃取泄露。最后,加强对会计电算化软件安全性能的开发,通过用户口令设置、指纹辨认以及其他安全密码措施提高对会计电算化系统的安全防范,防止会计信息被泄露而给企业经营带来风险,加强会计电算化的硬件管理,对会计信息数据进行及时的备份、加密管理以及存储。
3、加大对煤炭企业会计电算化软件的开发
会计电算化软件的研发需要得到企业领导的重视,投入充分的人力、财力和精力。煤炭企业会计电算化软件的研发需要结合煤炭行业的实际和企业需求开发。会计电算化软件必须是适合本行业和本单位实际的,加强对会计电算化软件管理模块应用的研发提高会计电算化软件运行的稳定性和准确性。促进煤炭企业电算化软件由核算型向管理型过渡,充分发挥会计电算化软件的管理功能,为企业的管理服务,促进企业管理信息系统的完善。
4、加强复合型会计人才的引进和培养
煤炭企业需要制定系统的、科学的人才引进和培养计划,加强对高素质、复合型的会计人才队伍建设。通过引进具备专业财会知识和精通计算机技术的复合型人才,让他们在重要的会计岗位上发挥作用,通过有效的激励机制留住人才,提高会计工作效率。。
三、煤炭企业会计电算化的发展趋势
1、推动煤炭企业会计电算化与企业管理信息系统的有效结合
从当前我国煤炭企业会计电算化的发展现状看,会计电算化的运行还停留在财务会计电算化的应用层面,而针对管理会计系统领域涉及较浅,会计电算化未来应当向更高层次的管理会计系统结合发展,将涉及企业的会计预测、分析、规划、决策、企业内部责任审计、绩效评价等内容。进一步推动企业的会计电算化由传统的核算型向管理型转变,推动企业管理信息系统的进一步完善,增强企业信息化管理水平。
2、会计电算化的功能更加多元化
未来煤炭企业会计电算化的运用要朝着功能的多元化方向发展,促进企业的会计电算化与物资管理、生产管理、销售管理以及人力资源管理的有效结合,发挥会计电算化的资产核算以及成本核算的功能,促进煤炭企业战略决策能够获得来自财务方面的更加科学、完善和系统的数据支持,促进会计电算化对企业战略发展推动作用的实现。
3、煤炭企业会计电算化应面向国际化
煤炭企业在实施战略管理的过程中,应加强会计电算化软件的系统升级和研发,促进系统软件能够适用于国际会计准则,支持多种货币的核算,促进企业会计信息在不同国家会计准则和会计制度之间的转换,实现会计信息适用于国际环境。不断推动煤炭企业会计电算化朝着国际化的方向发展,通过不断地改进企业会计实务和会计流程,使企业会计电算化符合国际会计准备。
四、结束语
总之,煤炭企业会计电算化的应用,能有效改善企业会计工作效率,提高会计信息质量。煤炭企业必须着眼于战略发展和网络信息时展的大环境,认清煤炭企业会计电算化未来发展的趋势,结合自身的经营现状和企业发展需求,积极推动会计电算化不断完善、创新和发展,实现煤炭企业的战略发展目标。
参考文献
[1]谢世锋. 浅论煤炭企业会计电算化的实施方法[J]. 企业研究,2012,22:102.
[2]郝慧荣. 煤炭企业会计电算化浅析[J]. 会计之友,2013,15:127-128.
关键词:会计电算化 影响 现状 建议
一、会计电算化对财务工作的影响
(一)会计电算化对传统会计主体假设的影响
会计主体,是财务工作的空间范围,是指具有独立性的个体单位。财务工作流程需要以独立性的个体单位作为空间界限,也即“会计主体假设”。传统会计主体依靠两个基础进行具体选定,详见表1-1。
上述的选定依据拥有一个重要的前提,其要求企业的业务结构和功能要具有一定的稳定性。随着计算机的普及和电子技术的发展,上世纪末起,“互联网络公司”开始产生和运营。其没有明确的空间范围和固定形态。可以依据业务发展情况和市场变化,划分具体业务。同时也能不断调整其关联企业或成员公司。互联网络公司由于其自身的特殊性,容易产生许多不确定性因素。传统会计主体假设中,强调的是具有独立性的个体单位。其要求无法适应互联网络公司这种可以临时联盟而没有明确的空间范围和固定形态的公司形式。原有的围墙形式的传统会计主体理论要求已无法适应越来越无边界的现代企业。
(二)会计电算化对账务处理流程的影响
传统会计主要是指手工记账。该形式下的会计账务处理流程,简单而言,就是制作凭证登记账簿编制报表。而在会计电算化的形式下,从制作凭证到登记账簿和编制报表全部“一条龙服务”,全部环节都通过计算机软件一气呵成。不仅如此,当需要查找中间资料时,通过软件系统的查询功能,简单操作下就能实现。在会计电算化下,整个账务处理流程具有一体化特点,以及高度的严密性和连续性,直接使得财务报告的时效性得到了切实保证。在会计电算化形势下,原有的对账务处理流程的划分已无必要,“一条龙”式的账务流程符合时展和当前需要。
(三)会计电算化对内部控制的影响
随着网络的普及和电子信息技术的发展,会计电算化信息系统的发展逐步深入和完善,在不断提高会计核算效率的同时,会计信息的传递速度逐渐加快,电算化会计信息系统还获得了深入和长足的发展。企业因此而获得了巨大收益,但与此同时,其内控机制也面临着挑战和新的问题。在当前,无论何种性质的企业,内控机制都普遍薄弱,这就使得诸如财务人员的权限等问题便在薄弱的内控机制中显得较为突出。这从侧面督促我们必须在充分考虑会计电算化特点的基础上完善内控机制。会计电算化对内控机制的另一个影响是,在会计电算下模式下,财务软件不仅具有超强的计算功能,而且其结果具有仿真特点。在此影响下,原有的内控的措施和方式已无法满足使用需求。比如,传统会计模式下的编制凭证汇总表、科目汇总表、试算平衡表,以及人工进行的账账核对、帐表核对等工作,已无存在的必要性。再如,针对凭证金额合格账户发生额、余额的平衡检查,在电算化模式下,都统一在计算机内部自动完成,也没有存在的必要性。
二、我国电算化会计发展的当前现状
(一)我国电算化会计起步晚,普及面窄
我国电算化会计真正起步还要源于上世纪70年代末,相对于其他国家尤其是发达国家起步较晚。共经历了三个阶段:试探性阶段;初步发展阶段;稳步发展阶段。自上世纪90年代我国产生和发展了大量计算机网络公司以来,我国电算化会计的软件化发展得到了迅猛提升,但是当时的电算化会计的普及面并不广泛,大多数企业依旧选择手工记账模式。
(二)财务软件智能扩展不充分,与企业的融合性有待提高
随着社会的发展,市场需求的标准和要求越来越高,财务软件的主要功能不仅局限于核算,而是开始增加预测和决策的职能。并且在核算和预测的基础上,进行综合决策,在决策的制定过程中再加强内部控制,以及在这之后还要进行汇总核算和分析。这一目标倘若真正实现,无疑会给广大企事业单位带来巨大益处。然而,当前的财务软件都普遍存在一定问题,比如,不具有关键性的管理职能,很多其提供的已知功能则的实用性欠缺,使得财务软件很难与企业要求完全融合。
(三)缺乏能够掌握电算化会计软件的专业性人才
当前,电算化会计已经发展的相对完善,但与此同时,却也对具体操作的财务人员提出了新的要求和挑战,其要求财务人员不仅能熟练操作和掌握计算机常用的软硬件,还要对会计电算化软件非常熟悉。这样的要求,对新时代的年轻财务人员并不困难,但是对于一直从事在财务岗位的老会计人员,却具有很大的难度和挑战性,其一直使用手工记账和传统账务处理程序,不但不会运用财务软件,而且甚至有些认为多此一举,无法理解会计电算化实行的意义所在。而对于新时代的年轻财务人员,虽然在学校里学习过理论的财务软件知识,但是实际经验却并不充足,可能在具体操作时无法灵活运用财务软件应对复杂的账务处理。在遇到问题时,即使找到软件的维护人员,但是对问题的实际解决并无很大作用,因为维护人员多为计算机专业出身,对财务知识了解较少甚至并不知晓。这在一定程度上制约了会计电算化的发展。
(四)财务软件的数据安全保密性相对薄弱
一旦一个企业或事业单位选择了某一种财务软件,那么该财务软件会包含诸多企(事)业的信息,甚至很多机密信息。因此,财务软件的安全性和保密性十分关键。然而,在我国当前,有关财务软件的这两点要求都难以得到切实保证,我国目前财务软件的数据安全保密性还比较薄弱,还存在着很多安全漏洞和隐患。在很多情况下,不但数据容易丢失损坏,还容易被恶意窃取。这也是很多企(事)业单位专门安装财务软件的电脑不联网的原因,但是单纯的依靠不联网,并不能从根本上解决安全性的实际问题。
(五)人们对会计电算化缺乏正确认识
通过上文可知,在我国,会计电算化产生于上世纪70年代。相对其他国家而言,我国的会计电算化起步较晚。会计电算化若想在相对短的时间内获得充分发展,离不开企(事)业单位管理者的重视。然而,现实情况是很多单位管理者对会计电算化缺乏足够的正确认识。其普遍认为会计电算化只不过是会计核算工具的一种改变而已,并没有认识到会计电算化对财务职能、企业管理模式、内部控制的影响和意义,无法做到站在企业整体的角度理解会计电算化的重要性。
三、会计电算化的改进措施
(一)培养具有现代化特征的会计人才
由手工记账向以财务软件为特征的会计电算化的转变,从某种意义上也代表着由传统教育模式向现代教育模式的转变。在当前形势下,培养具有现代化特征的会计人才是时代之需。随着会计电算化的发展和普及,现代化的财务人员不仅能够熟练操作电脑,还要具备较强的分析、判断,以及逻辑推理能力。因此,培养具有广泛的知识结构、熟练的操作能力等的现代化复合型会计人才势在必行。
(二)手工操作依然是会计电算化的基础
会计电算化是通过借助电子计算机为媒介,整个处理过程展现出计算机与人工的有效结合。虽然财务人员利用会计电算化可以实现制作凭证、登记账簿、编制报表一条龙服务,但是具体操作时仍然离不开人工,手工操作依旧是会计电算化实现的基础。而且手工操作除了指有关财务处理流程的具体操作,还包括对会计档案等信息的保存和保管,以及对计算机软件和硬件的维护。因此,加强手工操作具有一定的必要性。
(三)在手工操作的基础上,实现会计电算化的全面化
随着市场经济的发展和企业的壮大,企业的经营活动和内部财务事项日趋复杂,为了在此情况之下帮助管理者和债权人以及投资者能够有效而及时的做出决策,需要掌握更具实效性的财务信息。而高时效性的财务信息的获得离不开高效准确的会计手段,会计电算化恰好满足这一要求。而且,随着决策这一要求的加强,会计电算化需要在手工操作的基础上,在原有的软件模式下,加入预测、决策模型以及数学分析测算方法,利用这些模型和方法加之原有基础,实现会计电算化的全面化。
参考文献:
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[2]管士广.会计电算化对会计实践的影响[J].交通财会,2011;8
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[4]崔爱平.浅谈会计电算化对会计核算的影响[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2010;12
一、确定会计电算化实践教学体系管理的组织机构制定
会计电算化工作计划后,对技术和经济等方面规划进行可行性研究,分析单位拥有的设备条件、技术力量能否保证会计电算化的正常开展,能否承担投入的人力、物力、财力的压力,还应对预期取得的经济效益和社会效益进行分析。可行性分析通过后,必须将会计电算化工作进一步细化,层层分解,制定出具体可行的分阶段实施工作计划,指导会计电算化的具体实施工作,并对计划的执行情况进行考核。会计电算化实践教学体系的管理应该建立会计电算化工作的组织机构,应处理好领导、总会计师、财务部门的关系。会计电算化工作需要不同类型和不同层次的专业人员,因此,制定专业人员培训计划,明确培训人员数量、培训要求、方式、时间等。开展会计电算化工作需要一定的资金投入,包括硬件购置费、软件开发和购置费、耗材料费、运行维护费和培训费用等,没有资金保障,会计电算化工作将无法开展。因此,在计划中做出预算的同时还应安排资金来源。
二、建立会计电算化实践教学体系管理的教师队伍
二十一世纪是经济全球化的时代,会计行业处于这一潮流的最前沿。认真研究应对的战略与策略,特别是从理论与实践相结合上,提出与论证会计电算化实践教学体系教育问题,已经成为广大会计教育学者的紧迫任务和前沿问题。如会计电算化实践教学模式、会计电算化实践教学改革、会计电算化实践教学评价体系等。会计电算化专业的教师应当对这些问题开展理论研究和学术交流,以保持专业教学的前沿性。为了保证会计电算化实践教学体系的管理工作顺利开展,必须建立队伍负责组织管理工作,建立会计电算化实践教学体系管理教师队伍,组织会计电算化实践教学体系的管理工作。加强师资队伍建设,提高教育教学质量。建设与时俱进、抢占前沿的会计教育师资队伍,建设具有开拓进取意识和创新能力的师资队伍。会计电算化专业是一门新兴的专业,需要分析和解决的问题是现代经济和管理问题。我们必须破除长期以来在人们头脑中根深蒂固的研究方法和模式,发扬创新精神和创造能力,尽量用比较新颖和科学的方法进行专业研究和教学实践,与市场的动态仿真一致,健全会计学课的研究体系,使会计电算化专业的教学内容富有科学性与时代特征。建设理论与实践相结合的高素质的师资队伍。具有丰富工作经历和实践经验的教师的课堂,不仅内容丰富多彩,而且由于真实、生动而吸引学生并使学生信服,教学效果有充分保障。
作者:王富强单位:内蒙古师范大学青年政治学院