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缺乏完善的内部控制制度,一方面会导致行政事业单位会计信息的失准,另一方面还会在很大程度上限制行政事业单位的工作效率,影响预期工作效果。进一步强化和完善行政事业单位内部控制制度,已经成为当前行政事业单位内部控制制度改革中需要迫切解决的重点工作内容。
一、当前我国行政事业单位内部控制存在的主要问题
就整体而言,当前我国行政事业单位在内部控制方面存在的问题具体体现在以下几个方面:其一,缺乏良好的内部控制环境作为依托,使内控意识的形成和内控制度的建立受到阻碍,在组织架构方面也始终没有形成合理的分配;其二,对内控风险没有形成正确的认识,也没有全面的风险评估与控制体系;其三,缺乏完善的内控监督考核机制,使内部控制流于形式;其四,尚未形成畅通的内部信息流通,使信息在行政单位的流通受阻;最后,预算控制体系的不健全,使行政单位内部资产管理无序。
二、完善行政事业单位内部控制的对策
(一)创造良好的内控环境
良好的内控环境,是奠定行政事业单位一切内控活动的基础,完善内部控制的首要任务便是创造一个良好的内控环境。首先,通过岗位调节来明确单位内部各部门和人员的权责,实现工作流程的系统化和规范化,在这一过程中,应该把握好制衡点,达到部门与部门、人员与人员之间的平衡,并且建立良性的人力资源管理政策,通过加强绩效考评来实现人力资源的优化;其次,在岗位设置上,还应该抓住资产管理、预算管理等几大块,并且进一步优化各部门的职能,形成部门权利之间的相互独立与相互制约,通过设立集体审议联签制度来约束各部门的越权行为,保证行政单位决策的正确方向,减少不必要的风险;再次,还应该进一步强化领导者对加强内控的意识,将内控管理放在工作中的重点位置。
(二)建立全面的内控风险评估机制
全面的内控风险评估机制,是有效预防、及时应对可能出现或已经存在的风险的有效方式。风险评估机制的形成具体应遵循以下流程:首先,行政单位应该提高风险管理的意识,确立有效的预警机制,达到防患于未然的目的;其次,在单位内部还应该设立一个独立的风险评估机构来专门预测、分析并解决内部风险;最后,要将风险评估机制的覆盖范围扩大到整个行政事业单位的各个环节,在全单位形成一个“横向道边、纵向到底”的风险评估机制,最大程度的降低风险产生的可能。
(三)建立完善的内控监督考核机制
将内部风险评估机构作为行政事业单位内独立的机构,而不对其工作进行监督,长此以往,风险评估机构自身很容易成为产生问题的主要根源。因此,在确立内部风险评估机构的同时,应该建立完善的内控监督考核机制,一方面对风险评估机构的工作进行监督与控制,另一方面也能够对整个单位内部各部门和人员进行有效的监督与管理。从内部角度出发,这不仅是内部审计制度存在的基础,也是提高内审质量的重要方式;从外部来看,完善的内控监督考核机制,同时也能够带动外部监督的加强,实现审计资源的整合。
(四)建立畅通的内部信息管理系统
畅通的内部信息管理系统,是保证行政事业单位内部信息交流的快速、准确,并且具有实时性与共享性的主要方式。这不仅能保证信息的真实性与透明度,减少内部人员的舞弊行为,同时还能够提升信息在单位内部流通的效果,实现信息资源的共享。建立畅通的内部信息管理系统,需要采用现代化的信息沟通软件,实现内部信息交流的办公化、一体化和多样化,进而减少信息传递的时间,在单位内部形成一个全面覆盖的信息交流网络,以最小的信息沟通成本来获得最大化的沟通效率。
(五)实现全面预算管理控制
预算管理是行政事业单位中的重要部分,不仅是对行政事业单位的资产进行全面调控的主要部门,同时也是内部控制中的重点工作内容。因此,行政事业单位加强和完善内部控制,必须实现全面预算管理,将其作为主线,并以资金管控作为核心,从编制与执行两方面同时着手,对行政事业单位进行全面的预算管理控制。同时,还应该加大对会计部门的审查力度,进行严格的资产盘查,采取定期或者不定期清点账目的方式,并设计动态资产盘点,随时把握资产动态,建立内部报告制度,以及严格的反舞弊机制,不放过任何事件的发生,为行政事业单位更加透明化与规范化的管理创造条件。通过创造良好的内控环境、建立全面的内控风险评估机制、建立完善的内控监督考核机制、建立畅通的内部信息管理系统,以及实现全面预算管理控制来实现行政事业单位内部控制的完善。
三、结束语
综上所述,完善行政事业单位内部控制对行政事业单位的发展具有重要的作用,针对当前我国行政事业单位内部控制中存在的问题,通过创造良好的内控环境、建立全面的内控风险评估机制、建立完善的内控监督考核机制、建立畅通的内部信息管理系统以及实现全面预算管理控制等手段,能够有效的解决当前我国行政事业单位内部控制中存在的问题。
参考文献:
[1]王立华,陈艳红.从COSO框架浅谈行政事业单位内部控制的构建与完善[N].辽东学院学报(社会科学版),2012,11(23):104-105
关键词 行政事业 内部控制 管理
一、引言
内部控制作为现代管理理论的重要组成部分,无论是在企业还是行政事业单位都得到了广泛的应用。二者实施内部控制都是为了实现控制目标而不断自我规范与管控的过程。但二者控制的侧重点明显不同。企业更注重实现战略目标、运营目标;而行政事业单位更注重于自身在履行职能活动中的风险控制与防范,以及防治腐败工作的落实。我们在厘清行政事业单位内部控制特点的基础上,再进行行政事业单位内部控制的策略探讨,就能抓住重点,有的放矢。
二、我国行政事业单位内部控制的特点
与企业内部控制相比,我国行政事业单位的内部控制主要呈现如下特点:
(1)涉及范围更广。行政事业单位涵盖的服务类型广泛,相对应的业务活动也就更多。除了跟企业一样拥有收入支出、资产管理、商品购买等经济活动,还有其专有的执法、检查等业务活动。实施内部控制应当覆盖所有的业务活动。因此,行政事业单位内部控制体系所涉及的范围要更加广泛。
(2)会计核算体系更复杂。根据行政事业单位的性质,可分为三类单位:按行政单位会计准则核算单位、按事业单位会计准则核算单位和按企业会计准则核算的单位(主要指企业化管理的事业单位,如医院等)。比起单纯采用企业会计准则的企业,行政事业单位会计核算体系内容更加复杂。
(3)内部控制侧重点不同。在内部控制中,企业更侧重于实现战略、运营目标,而行政事业单位具有非营利性质,更侧重于自身经济活动的风险控制与防范,以及保护干部、防治腐败工作的落实。
三、我国行政事业单位内部控制存在的问题
(一)内部控制环境不良
行政单位内部控制实施近两年来,仍有部分单位在打造良好的内部控制环境的过程中,存在着诸多不尽人意的地方。
(1)领导对内部控制的认识和态度有一定偏差。领导的认识和态度对于行政事业单位内部控制的开展有着重要影响。当前我国部分行政事业单位领导并未意识到内部控制环境建设的重要性,同时对建立内部控制的认识和态度存在偏差,未能形成“领导重视、部门协作、全员参与”的良好内部控制环境。
(2)权责不清,组织构架不合理。例如,某部门既有按行政单位核算部分,又有按事业单位核算部分。这样的组织架构较为复杂,内部之间沟通较为困难。尚未明确各责任主体权利义务时,很容易造成权责不清。此外,部分行政事业单位也未建立起较为权威的适合本系统的内部控制指导规范,导致在开展内部控制的过程中无章可循。
(3)缺乏独立运行、权威的内部控制的管理部门和专业的内控管理人员。从根本来说,内部控制其实就是对人的控制。由于行政事业单位受人事制度以及编制约束的影响,很难吸收社会具有一定经验和能力的专业人才参与。同时也很少对现有人员开展内控方面的专门培训,导致人员内控意识不强,开展内控工作存在较大困难。同时内控文化的不健全也在一定程度上阻碍了良好内部控制环境的形成。
(二)内部控制活动不全面
要想完善内部控制体系,有效的控制活动必不可缺,但当前我国行政事业单位的内部控制活动仍不够全面。
(1)不相容职务未能充分分离。部分行政事业单位由于受人事制度以及编制的约束,关键岗位工作人员队伍配置不足,往往会出现财务人员或上级领导兼任内部控制岗位的现象。不相容职务未分离,极容易造成一些工作人员,甚至发生腐败。
(2)缺乏科学的预算管理制度。由于受历史原因的影响,行政事业单位收入主要靠政府财政拨款,这样收入与支出责任主体分离。所以部分行政事业单位在编制预算时,不同程度地存在多列预算现象,甚至存在浪费现象。例如,采用增量预算的编制方法,上年度不合理的支出会在本年度继续存在,并有可能增加。
(3)收支管理不够科学。对于财政资金拨到行政单位后,支出基本上由单位自行列支。这就导致部分行政单位支出随意性较大,甚至部分资金游离于监管之外。我们以前出现的部分单位私设小金库、挪用资金等违法行为就属于这一情况。
(三)信息沟通存在障碍
当前,我国行政事业单位还存在内部信息不够畅通、信息反馈机制不够完善、信息化沟通水平不高等问题。
(1)内部信息不畅通、不透明问题。主要表现为横向的部门沟通与纵向的上下沟通渠道不畅。各部门之间信息共享不够及时,普通职工缺少监督和意见上达的渠道。尽管近年来我国行政事业单位纷纷开始“晒账单”,实行预算公开,但由于缺乏规范的标准,部分单位只公开一串串数字,缺乏明细的文字说明,就出现了内行说不清、外行看不懂的情形。
(2)信息反馈机制不完善。在社会公众对“信息公开”的质疑声中,行政事业单位的信息反馈机制并不完善。对于公众的疑问未做出及时的、积极的回应。
(3)信息化沟通水平不高。在信息化时代,人们之间的沟通越来越离不开信息技术的支持。在互联网、微信、微博等现代沟通工具飞速发展的今天,我国行政事业单位在信息化沟通方式上相对还存在信息化水平较低的问题,远远不能满足信息充分共享的要求。
(四)内部监督措施不到位
当前,我国部分行政事业单位内部监督措施还不够完善,从而影响了内部控制的效果。
(1)内部监督独立性不强。内部审计、纪检监察部门是行政事业单位的内部监督主体。但在实际工作中,从内部审计机构设置情况看,其处于“单位领导、领导监督领导”的状态。这就容易使得审计部门缺乏独立性,其监督和评价结果也缺乏权威性。从内部纪检监察部门来看,其主要负责本单位党风廉政建设工作。但在现实中,由于内部纪检监察部门人事关系在本单位,工作上又受单位主要负责人双重领导,所以导致内部纪检监察部门的监督实效也大打折扣。
(2)内部监督力度不足。未设置内部审计的单位,审计监督主要由上级或者同级政府所属的审计局来执行,审计频率基本每年一次,频率较低;已设置内部审计的机构,又因独立性不强而执行力度也远远不足。
(五)风险评估体系不完善
风险管理意识不强、风险评估机制缺失是我国行政事业单位风险评估体系中存在的重要问题。
(1)风险管理意识不强。2008年金融危机后欧盟国家相继爆发的债务危机说明,行政事业单位的运转依然存在着较高风险。但是,部分行政事业单位认为,作为国家行政部门,有国家兜底,不会生产风险,导致其风险管理意识薄弱,忽视了其在提供公共服务过程中由于债务过度产生的偿付风险。
(2)风险评估机制缺失。据2007年国家审计署13个驻部委派出局的相关调查可知:“在所调查的中央部委中,已建立单项业务或重大投资风险评估机制只有不到8%。”由此可见,行政事业单位的风险评估机制相对缺失的情况也较为严重。
四、完善我国行政事业单位内部控制的策略
(一)优化内部控制环境
良好的内部环境是内部控制工作的基础,其对行政事业单位内部控制的建设起着统领性的作用。因此,行政事业单位应当不断优化内部控制环境。具体而言,可以从以下方面做起:
(1)提升领导层内部控制意识。行政事业单位主要领导对待内部控制的态度,很大程度上决定着内部控制能否有效开展。主要领导要明确其作为一个单位内部控制的主要责任人、发起者、推动者,既要深化对内部控制重要性的认识,强化风险防范的意识,做到心中有数,又要发动群众,积极与各部门的工作人员充分沟通,了解他们的相关建议,从而完善整个单位的内部控制环境。
(2)合理设置岗位,健全内控制度。要建立包含决策、执行和监督三种类型的组织架构,确保三者之间的权责合理分配以及监督机构的独立性。要建立科学的决策议事机制。坚持民主集中原则,实行“三重一大”事项由领导班子集体研究、专家论证和技术咨询相结合的议事决策机制。要建立健全决策问责制度,将责任层层分解,确保权责一致。
(3)完善人力资源政策。第一,在选聘行政事业单位工作人员时,要考虑员工的职业道德水平和专业能力两个方面,按照“德才兼备”选拔标准,选拔出合格的专业人员,使其在内部控制关键岗位充分发挥作用。第二,一些关键岗位要定期轮岗。由于关键人员长期担任某一职务,有可能会出现“岗位疲劳”问题,导致风险意识弱化。因此,在具备条件的情况下,行政事业单位应实行定期轮岗制度。第三,在单位编制允许的情况下,引进一批在内控方面具有特长的人才,满足内部控制工作的需要。
(二)设计落实控制活动
在内部控制体系的完善过程中,有效的控制活动必不可缺。行政事业单位应结合自身的业务特点和属性,有针对性地设计落实控制活动。具体而言,可以从以下方面着手:
(1)实现不相容岗位相分离。通过合理设置内部控制关键岗位,确保“事项申请与事项审核审批岗位相分离,业务审核审批与业务执行岗位相分离,业务执行与信息记录岗位相分离”等不相容职务的分离,以此形成相互制衡、相互监督的工作机制,充分发挥内控“事前防范、事中控制、事后监督”的全程监控。
(2)合理管理预算。预算工作贯穿于行政事业单位的全过程,起着规范、约束资金活动的作用。因此,在行政事业单位编制部门预算时,有条件的要实行零基预算,充分发挥预算事前计划、事中控制和事后反馈的效力。例如,在采购业务上,必须要经过先预算、后计划、再采购、后会计审核付款的工作步骤,以发挥预算的约束作用。
(3)加强资产管理。在部分行政事业单位中,“重购置、轻管理”、资产闲置、公共资源浪费等问题也较为突出。严重损害了单位及国家利益,甚至会出现腐败问题。因此,行政事业单位应加强资产管理,建立资产日常管理制度和定期清查机制,为加强资产管理打下坚实基础。
(三)健全信息沟通机制
健全信息沟通机制,是解决行政事业单位信息不对称的关键。具体而言,应当从以下方面做起:
(1)提高信息公开水平,畅通信息沟通渠道。要想保证单位内部控制的顺利实施,“公开”和“透明”信息是必要前提。首先,行政事业单位应当时刻做到信息公开,接受外界的监督。保证公众的知情权、监督权。其次,信息的公开应做到统一标准、清晰明了、简单易懂,使公众能够一目了然。同时,行政事业单位应畅通信息沟通渠道,建立横向和纵向沟通机制。以纵向沟通机制为例,一方面,行政事业单位可建立以管理报告和财务报告为主要内容的内部报告体系,也要建立职工表达意见、反映情况的通道,实现下情上传;另一方面,也要做到工作任务层层分解落实,赋予每个部门及每个岗位具体的职责、任务和目标,实现上情下达。
(2)完善信息反馈机制。面对社会公众对行政事业单位工作的预期偏差、质疑以及投诉,行政事业单位应积极探索偏差的原因,及时解释公众的质疑,做到反馈迅速,以增强公众对单位的信任感。
(3)加强沟通渠道的信息化建设。做好门户网站的管理与维护,借助移动互联网的平台,加强微信公众号、QQ群等沟通渠道的建设,以实现单位内外信息的良好沟通,充分发挥信息化在内控中的重要作用。
(四)加强内部控制监督
加强内部控制监督,有利于发现内控中存在的漏洞与问题,从而保障内控工作的顺利开展。具体而言,应从以下方面做起:
(1)完善内部监督机构的建设。首先,行政事业单位的各项业务覆盖范围广,可能涉及财务、采购、资产管理、法律、纪检监察等各个部门。因此,行政事业单位应当单独设置内部控制职能部门或内部控制牵头部门,负责本部门内部控制的组织协调工作。其次,要充分发挥经济活动相关部门的协调作用,建立起财务、政府采购、资产管理、等部门之间的横向沟通协调机制,完善的行政事业单位内部控制网络。最后,充分发挥内部审计、纪检监察部门的作用,及时发现内部控制建设和实施过程中的薄弱环节,并加以改进,确保内部控制体系的有效运行。
(2)实时借助外部监管力量,提高监督力度。在以内部审计、内部纪检监察部门的实施内部监督工作的基础上,双管齐下,充分利用外部监管力量,切实提高行政事业单位控制监督力度。(外部监管力量主要指政府财政、审计和纪检监察等部门,其承担着本地区行政事业单位内部控制建设的督导责任)
(五)完善风险评估机制
要想将风险控制在可承受的合理水平之内,在加强行政事业单位加强风险防范意识的基础上,还要进一步完善风险评估机制。
(1)加强风险防范意识。首先,要强化行政事业单位干部职工的风险防范意识,进行必要的宣传与培训,使其意识到行政事业单位的运行同样存在诸多风险。其次,行政事业单位风险意识弱化的原因主要是责任不充分落实,因此在内部控制建设和实施过程中,要落实风险损失的责任追究力度,要充分明确全体人员的管控风险的责任意识。
(2)完善风险评估机制。成立风险评估工作小组,从目标设定、风险识别、风险分析、风险应对和风险评估报告等方面完善风险评估机制。首先,行政事业单位应当先设定内部控制目标,确定风险承受度。其次,风险评估机制应当从单位层面的风险、业务层面的风险两个层面分别定期识别、分析。最后,在行政事业单位开展风险评估之后,应当形成风险评估报告并及时提交给单位负责人,提醒单位负责人关注行政事业单位内部控制的重大风险,从而有针对性地采取风险应对策略,实施必要的内控手段,以确保行政事业单位风险控制在可承受范围之内,为行政事业单位更好地为社会提供公共产品和服务创造良好的环境。
五、结语
行政事业单位内部控制工作作为一项系统而复杂的工程,需要长期坚持、不断完善才能完成。因此,在我们内部控制建设和实施过程中,各单位应不断优化内部控制环境,设计落实控制活动,健全信息沟通机制,加强内部控制监督,完善风险评估机制,从而充分发挥内部控制管控风险的重要作用,为行政事业单位的正常运行和良性循环保驾护航,从而促进我国各项事业的健康、稳定、有序发展。
参考文献
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【关键词】事业单位;内部控制;控制制度建设
一、前言
2014年1月1日我国正式推出《行政事业单位内部控制规范》(试行)。规范颁布后,各部门积极响应,但由于缺少经验、动力不足等原因,内控制度建设工作普遍开展的不好,规范没有有效贯彻落实。制度建设和管理工作的滞后,带来了国有资产流失、使用效益低、各种违法违规、舞弊和腐败等严重问题。加强事业单位内部控制建设,建立一套行之有效的内控控制体系已经到了刻不容缓的时候。
建立完善内部控制是加强廉政建设的重要举措,是推进单位经济活动稳健高效、合法合规运行的有效措施。内控规范通过制定制度、实施措施和执行程序,实现对单位经济活动风险的防范和管控。从财务控制管理角度讲,内控管理主要是在预算管理、收支管理、政府采购管理、资产管理、建设项目管理以及合同管理等主要经济活动中通过有效风险控制机制,进一步严肃财经纪律,强化责任意识,提高单位财务管理水平。
二、事业单位内部控制建设普遍存在的问题
1.内外部环境基础不牢
内部环境主要包括治理结构、机构设置及权责分配、内部审计机制、人力资源政策、企业文化等。有一个好的内部环境,是单位建立与实施内部控制的基础。目前我国事业单位内外部控制环境基础整体来说不佳,没有给内控建设工作提供一个优良的土壤。
2.内控制度建设不健全
健全制度是基础,是管理的重要抓手。没有制度,就等于缺少执行的依据,缺少执行的约束力,缺少执行的标准,一切无章可循。目前,多数事业单位内控制度都不太完善,要不没有,要不就是制定的制度中体现不出内控的管理精髓。
3.风险评估体系不健全
我国事业单位在风险评估工作上存在两方面问题:
(1)缺少风险意识。大家普遍认为事业单位不搞经营,不存在风险。其实是忽略了事业单位特有的风险,比如违法违规风险,风险,资产浪费使用效益低风险、单位公信力缺失风险等。
(2)风险评估机构没有设置,风险评估机制没有建立。由于对以上风险认识不到位,导致单位缺少建立风险评估机构和机制的动力,至今很少有单位建立并形成专业的风险评估机制和体系。
4.制度落实不严格
制度规定的再好,如果落实不好也是事倍功半。事实上,国家出台了很多财务管理制度、法规和规范。之所以各种违法、违规问题还是层出不穷,屡见不鲜,归根到底还是人们对各项制度、法规执行的不坚决、不彻底,管理松懈,落实不到位。
5.内部监督和外部监督作用发挥不够。事业单位具有自己的管理模式和特点,受机构设置和编制限制,很多单位没有单独的监督部门,监督力量薄弱。
三、导致问题的原因分析
1.单位负责人对内控建设认识不到位
单位负责人对内控建设的认知程度和重视程度至关重要。内控建设是一项复杂的、专业的、长期的工作。尤其是初期建设阶段,如果没有一定的决心和毅力,不仅推开的慢,而且很容易虎头蛇尾和搞形式主义。很多单位负责人对内控建设工作的态度不积极,重视程度不高,法治意识淡薄是主要原因。
2.内控关键岗位人员力量配备不足,素质跟不上管理需求
目前我国事业单位财务人员和一些关键岗位人员力量欠缺是普遍现象,整体素质与管理的需要不相适应。
3.组织架构不合理,职责分配不清
内控要想起作用,必须具备合理的组织架构。目前,很多事业单位在权力制衡方面不完善,没有独立的决策、执行和监督机构。在岗位职责分工上也没有完全形成相互制约的局面。一方面是编制有限,人员短缺,客观条件上不具备,尤其是基层单位;另一方面根据现阶段管理要求,大多数基层单位都设置了纪检监察委员,但多是兼职,因为主要忙于其他业务,纪检委员的职责有其名无其实,真正能发挥作用的不多。
4.推行内控建设工作全员参与的力量不够
大部分人认为内控建设就是财务的事,对于内控建设工作秉持着一种不关己、不理解、不支持、不参与的态度。事实上,内控工作是对一个单位进行管理的手段,内控建设贯穿整个单位经济活动的始终,需要全员参与和配合。当然,全员参与需要加大对内控建设工作的宣传和培训。
5.推行内控建设工作的政策法规保障力度不够
目前,我国落实内控制度建设工作的主体责任是明_的,但相应的追责机制没有建立起来,对于开展缓慢或是没有达到建设要求的单位,如何追责、怎么追,没有具体明确的规定。这也是内控工作进展缓慢和质量不高的一个原因。
四、加强内部控制的改进措施
1.建立良好的内外部环境
(1)不断提升单位负责人的政策水平,提升对内控建设工作的重视程度。单位负责人对工作的重视程度直接决定了单位内部控制建设和实施的质量。首先,上级部门在组织内部控制建设工作时,一定要把单位负责人摆进来,单位负责人要直接参与,要对单位内部控制建设的建立健全和有效实施负责。第二,安排专题培训,专门学习内控制度建设方面知识和政策要求,提高对这项工作的重视程度和专业知识、能力水平。第三,从选人用人角度,要选拔那些综合素质高、自我约束能力强、有担当、善管理的人来担任单位负责人。
(2)完善组织架构,成立V盎蚣嬷暗哪诳夭棵拧J紫龋成立工作领导小组,需要注意的是工作小组不能都是领导班子成员,技术人员要占三分之二,确保有充足的人力负责做具体工作。第二,明确内控建设工作牵头部门。成立专职或兼职的内控部门。基层事业单位现在普遍没有专职的内控部门,一般规定财务部门作为内控建设的牵头部门,负责组织内部控制工作。建立沟通协调机制,应当充分发挥两个作用:充分发挥财务部门在内控制度建设的牵头作用,积极发挥经济活动相关部门或岗位在内部控制中的作用。第三,充分发挥单位纪检监督在内部控制中的作用。应当建立纪检监督独立工作机制,纪检委员应该转职能,与其他业务作脱钩,逐步由兼职变为专职,使纪检监督作用充分得到发挥。第四,制定关键岗位责任书,并形成书面文字,为正确行使岗位职责提供依据。
(3)建立健全单位内控工作的工作机制。包括:建立单位经济活动的决策、执行和监督相互分离的机制;建立健全议事决策机制;建立健全内部控制关键岗位责任制。
(4)内控关键岗位配备高素质人员。内控工作专业性高、系统性强,人员的素质很重要,在人员的选聘上一定要把好人员入口关,讲职业道德修养和专业胜任能力作为选拔和任用的重要标准,确保为内部控制关键岗位配备的工作人员具备与其工作岗位相适应的资格和能力。
2.建立健全单位内部控制制度。建立内控制度应遵循全面性、重要性、制衡性、适应性原则,内部控制制度应该主要包括预算内控管理制度、收支内控管理制度、政府采购内控管理、资产内控管理制度、建设项目内控管理以及合同内控管理制度。
3.完善内部控制的评估体系
完善内控主要从两方面进行:
(1)提高全体人员的风险意识。首先就是开展职业道德教育,强调敬业精神和职业精神,增强工作责任心,提高工作标准,增强主动履职意识。第二,引入竞争机制,通过一种倒逼机制,使其不得不做好本职工作。
(2)建立风险评估机制。首先,成立风险评估小组,明确责任。第二,单位应当建立经济活动风险定期评估机制,对经济活动存在的风险进行全面、系统和客观评估。经济活动风险评估至少每年进行一次;当外部环境、经济活动或管理要求等发生重大变化的,应及时对经济活动风险进行评估。第三,建立长效机制,风险评估是一个动态的过程,要不断进行,要随着评估结果不断变化而补充完善。第四,充分考虑经济活动特点和相互之间关系,准确瞄准薄弱环节,重点强调机制建设,把制衡机制嵌入到内部管理之中,每项活动都要体现。
4.严抓控制活动环节
建立内控工作的出发点和落脚点是加强廉政建设,规范权力运行,让单位经济活动安全高效运行,预防和控制腐败问题发生。制度中要体现措施和工作步骤,严格到每一个环节,嵌入到实际管理中去并具体化。可以从以下三方面着手严抓控制活动:
(1)不相容岗位相分离。内部控制建设要求单位必须合理设置内部控制关键岗位,明确划分职责权限,实施相应制约、相互监督的工作机制。例如,执行与审批要分离,经办与验收要分离,出纳与会计要分离。之所以强调岗位相互分离,原理是不同岗位在职责上存在相互复核和监督的关系。
(2)内部授权审批控制。内部控制建设要求明确各岗位办理业务和事项的权限范围、审批程序和相关责任,建立重大事项集体决策和会签制度。相关工作人员应当在授权范围内行使职权、办理业务。我单位的支出审批权限较好的诠释了这一点。具体规定如下:分管财务领导可直接审批的费用支出:职工工资以外的人员经费支出;日常公用经费支出(主要指办公费、水电费、邮电费、取暖费、交通费、物业管理费、材料购置费及其他日常公用支出);5000元以下的会议费、差旅费;一次或单项在5万元以下的修缮、基建、设备购置、网络功能改造等专项支出。需要由班子会议集体研究决定的费用支出(大额或特殊支出):福利费、员工培训费、招待费;5000元以上的会议费、差旅费;一次或单项在5万元以上的修缮、基建、设备购置、网络功能改造等专项支出以及由中心分管财务领导提议上会的其他大额支出。需要上会的大额支出形成决议后,形成会议纪要,参与决策领导实行集体签字。
(3)归口管理。内部控制建设要求根据单位实际情况,按照权责对等的原则,采取成立联合工作小组明确牵头部门或牵头人等方式,对有关经济活动实行统一管理。实行归口管理的目的,就是强化责任落实,确保事事有人负责。事业单位的业务分散在各个科室,所以一定要对其进行归口管理,做到真正有人负责,有人管。
5.完善监督机制。监督影响着决策和执行,所以监督工作很重要。完善监督工作可以从以下两方面着手:第一,强化内部监督,充分发挥内部纪检委员的作用。在选拔纪检委员时,侧重选择那些具有部门工作经验,综合素质高,最好具有一定财务专业知识的人来负责监督工作,这样才能充分发挥监督作用。第二,强化外部监督,充分发挥财政局、审计局、纪检监察局的监督作用,多管齐下。
五、结语
国家对事业单位要求越来越严格,同时制度缺失容易滋生腐败,部分事业单位议事决策过程不规范使得资金使用效率低下,有些单位提供公共服务效率和效果不佳,因此,内部控制建设是事业单位近年亟待解决与规范的问题。要想做好内部控制建设工作,必须提升单位负责人的认识,优化事业单位内部组织架构,提升队伍整体素质,完善风险评估体系,充分运用控制方法,并且强化监督机制。单位负责人应当在思想上高度重视内部控制建设工作,充分认识此项工作的重要性与难度。制度建设过程中要细致梳理各个经济活动业务流程与环节,明确工作步骤与职责,切实采取不相容岗位相互分离、内部授权审批、归口管理等控制方法。同时,还要注意内部控制是贯穿单位经济活动决策、执行和监督全过程的制度,约束单位所有部门和员工的行为,因此,所有相关工作人员都要参与到建设工作中。
内部控制制度建立容易,但如何建好,使制度有效、实用、可操作性强,让制度在单位生根发芽不沦为摆设却很难。事业单位应当投入大量精力,配备高素质人力,仔细研究业务风险与应对策略,建立一套符合本单位业务特色、解决实际问题、行之有效的内部控制制度。制度建立后,加强制度执行情况的考核与监督,强化制度落实。
参考文献:
[1]乔春华.行政事业单位内部控制若干理论问题探讨.会计之友,2014(22):22-27.
关于事业单位内部控制与风险管理问题分析
一、引言
2011年财政部会计司发文指出“应当将事业单位内部控制建设”作为新一年重点工作,这意味着随着企业内部控制制度的建立与完善,事业单位将成为内部控制建设的下一个焦点。加强事业单位内部控制建设,防范事业单位内部财务风险,将内部控制设与完善纳入我国惩治预与防腐败体系,将必势必成为我国防范财政风险的重要环节。
事业单位内部控制是为保护其财产安全、完整,防范和控制财务风险,提高资金使用效率,而对事业单位内部财务运行所做的制度安排。随着事业单位迅速发展,筹资渠道不断增加,产生了内部控制的需要,但是其内部仍然存在着资产管理混乱、预算管理随意、对外投资盲目、财务监督不力等内控不健全的现象,导致其面临巨大的财务风险。在这种情况下,健全内部控制,加强风险管理成为事业单位十分重要和迫切的任务。
二、事业单位内部控制内涵
(一)事业单位内部控制定义及特征
所谓事业单位内部控制,是指为实现事业单位的管理目标,以财政部门预算管理为主线,通过制定并实施科学合理的控制程序和方法,对事业单位财务会计管理风险进行有效识别,控制和监督的机制。
理论上说,内部控制是一个不断发展和完善,并贯穿于组织经营管理活动的全过程,而事业单位的内部控制体系即是在这种管理活动中建立起来的,是由内部管理人员逐步总结并完善而形成的自行调整和自我监督的体系,主要包括四方面内容:第一,控制环境控制环境是组织实施内部控制的基础,一般包括治理结构、机构设置及权责分配、内部审计、人力资源政策等;第二,风险评估风险评估是组织及时识别、系统分析经营活动中与实现内部控制目标相关的风险,合理确定风险应对策略;第三,信息沟通信息与沟通是组织及时、准确的收集、传递与内部控制相关的信息,确保信息在组织内部、组织与外部之间的有效沟通;第四,控制活动控制活动是组织根据风险评估结果,采用相应控制措施,将风险控制在可承受度之内。
(二)事业单位内部控制发展现状
由于种种原因,我国各级事业单位内部控制发展一直处于薄弱阶段。不足之处主要表现:第一,内部控制意识淡薄。目前事业单位管理人员的内部控制意识淡薄,一些单部门领导对内部控制认识不够,只注重事业的发展,提高自己的“政绩”却忽略了单位的内部控制,缺乏对内部控制知识的了解和掌握。还有一些事业单位领导错误的把财务部门的预算控制当成企业的内部控制。忽略了财务部门对单位的监督作用,不重视财务人员的工作,打击了财务人员工作积极性,降低其对单位内部控制的监督意识,无法真正达到单位内部控制的要求。第二,事业单位内部控制制度不完善,岗位设置不合理,多数事业单位控制制度不完善,由于事业单位的编制有限,人员紧张,岗位安排不到位,岗位调协不合理,存在一人多岗、不相容岗位兼职现象。甚至有的部门的会计、出纳由一人担任,严重违反了会计制度。不相容职务是指如果一人担任既可能发生错误又可能掩盖其错误和舞弊的行为。不相容岗位不能合理设置,容易出现管理漏洞,发生舞弊行为。记账人员、保管人员、经济业务决策人员及经办人员没有很好的分离制约,固定资产管理混乱等问题十分突出。
三、事业单位内部控制与风险管理的措施
风险管理和内部控制是社会经济发展到一定阶段的产物,是现代企业管理的重要手段。许多单位对内部控制的熟悉还停留在内部牵制阶段,碰到具体新问题都强调灵活性,使内部控制制度流于形式,失去了应有的刚性和严厉性。随着社会主义市场经济的深入发展,原有内部控制制度的内容和方法已不能满足新形势的要求。由于社会经济环境的变化,企业将会面临更大的环境变化和生存风险、企业间竞争越来越激烈,企业的经营管理将面临来自各方面的经营风险,如筹资风险、投资风险、开拓市场的风险、担保风险、信用风险、法律风险、声誉风险等。
(一)完善内部财务管理制度
针对事业单位内部财务风险控制制度疏于建设的现状,各种类型的事业单位应根据自身特点,完善各自单位的财政管理制度,建立科学财务管理体系,如建立各事业单位内部稽核制度,内部牵制制度和内部审计制度。就拿内部稽核制度和牵制制度来说,各种类型的事业单位不尽相同,应建立在本单位会计人员的岗位职责上。总的来说,内部稽核制度包括稽核工作的职责、权限,个体分工和组织形式,以及稽核工作的基本方法和基础流程等等。
(二)提高风险管理意识,实行风险问责制
为提高事业单位的财务风险管理意识,实行财务管理问责制,以强化事业单位内部财务管理人员以及相关领导层的风险意识。所谓问责制,是指若因为个人过失及故意,损害国家或他人的合法权益,以致产生不良的影响和后果,或者不履行或不正确履行岗位职责,导致正常的工作秩序紊乱,工作效率降低,通过实行内部监督来进行责任追究,以强化事业单位内部人员的风险意识,如让事业单位的财务负责人对本单位的会计信息真实性、完整性负责,并作为本单位财务风险控制的第一责任人等手段来强化事业单位领导层的风险意识。
(三)强化财务人员素质建设
针对事业单位财务人员素质不高容易引发的风险隐患的现状,应强化对财务人员的素质建设。如为强化财务人员风险意识,应加大财务风险宣传力度,积极利用单位内刊、宣传册等进行宣传教育,强化财务人员风险意识。再如,积极选派单位优秀的财务人员出外学习,提高财务人员业务能力,能有效运用先进财务管理手段来预防与控制财务风险发生,以及学会财务风险的应急与处理等,这些业务素质的提升,都需财务人员与时俱进,不断充电学习获得。另外,还应加强事业单位财务人员道德建设,如积极鼓励财务人员主动识别并说出工作中存在的财务风险问题,并给予一定奖励;而对于触犯职业道德,加深了事业单位财务风险隐患的财务人员,一旦发现,给予重罚。
一、金融危机对我国事业单位的影响
在这场席卷全球的金融风暴中,我国事业单位受到了很大的冲击,不仅生产成本大幅上升,国外需求萎缩,且融资难的矛盾更加突出,特别是一些劳动密集型、出口导向型的事业单位濒临破产的困境。具体影响如下:
(一)生产成本不断提升
受国际金融危机的影响,石油、铁矿石、粮食等原材料价格呈现上升趋势,以及国家税收上调等宏观政策因素影响,再加上事业单位生产技术、生产设备相对比较落后,资源浪费及生产消耗的浪费现象比较严重,导致生产成本急速上涨,给事业单位生存与发展带来严峻的考验。
(二)利润减少
生产成本和用工成本的费用的提高导致事业单位利润一直呈现下降趋势,但是利润的下降导致了事业单位产出呈下降趋势。据有关资料显示2008年11月工业增加值同比增长5.4%,增速创下1994年以来的最低同比增幅。广东2008年全年工业订单、生产、利润三个指标的指数平均分别为110.7、101.1和100.0,比上年下降20.8、21.5和20.3点。
二、金融危机影响下,我国事业单位内部控制存在的漏洞
我国事业单位内部控制正处在发展阶段,由于自身因素和外部环境的影响,其抗风险能力相对较弱,一旦外部环境发生突变,事业单位的生存和发展将受到严峻的考验。金融危机背景下,导致我国的事业单位内部控制无法正常运作,其中存在着非常多的不足之处。
(一)内部控制不能及时适应外部环境的变化
2008年金融危机爆发后,外部环境对于事业单位的影响不断加大,包括生产成本的提高,订单量的减少及缺失的现象严重。事业单位为了谋求自身安全,事业单位管理者依旧依靠传统降低成本的方法来减少损失,以缩小生产规模来减少生产成本,而内部控制的一系列费用无法在生产过程中被控制,使内部控制不能发挥其应有的作用,具体原因如下:
首先,事业单位的组织机构设置不科学,机构职能模糊,造成岗位设置缺乏制约性,各个制度缺乏应有的张力,使得制度不规范,执行没有做到位。在我国绝大多事业单位都是我国个体、私营事业单位,在这些事业单位的经营框架中,这些单位的所有者还必须扮演起经营者的角色。
其次,事业单位管理者内部控制意识淡薄。目前我国的事业单位对于内部控制也没有开始高度重视起来,只是一味的追求这些单位的发展、壮大、将生产放在了第一的位置,忽略管理,对于管理的重要意义认知不清,有的甚至会觉得内部控制是对企业更快发展的一种约束。
(二)风险防范意识淡薄,缺乏有效的风险评价机制
我国大部分事业单位缺乏风险评价机制,在金融危机爆发后,公司运作出现各种问题,尤其是资金链短缺,由于事业单位之前未做好风险防范应对措施,使得事业单位在短时间内不能及时筹集资金,最终导致事业单位倒闭。
(三)内部控制执行不力,缺少有效监管
事业单位的稳定发展离不开有效的内部控制作为保障。目前我国大多数事业单位都已经逐渐制定整套的内部控制制度章程,不过在执行力度方面还有待加强,很多内部监督部门并没有发挥到自身监督的作用,多为应付了事,走形式主义导致内部控制执行无效。
三、完善事业单位内部控制的对策分析
随着金融危机的影响逐渐消弱,全球经济发展的情况处在复苏时期,社会经济中最活跃的因素要属于事业单位了,它在国民经济发展中都具有不可轻视,无法取代的作业。事业单位是我国经济和社会发展中具有着决定性的作用,在确保国民经济稳定增长、缓解就业压力、推动民间投资、健全经济结构、促进市场竞争、推动技术创新、带动市场发展、便捷群众生活、维持社会稳定等方面具有无法替代的影响和作用。在后金融危机时代,进一步提高我国事业单位的发展义不容缓,但首先需要解决的事业单位其内部控制的建立、健全。
(一)强化风险意识,建立风险评估系统
风险评估是单位能够及时辨识、系统分析经营活动中与实现内部控制目标相关风险,适当规划风险应对策略,包含目标的设定、风险的辨识、风险的评估和风险应对等方面。事业单位赖以存在的环境及内部各种风险要素是研究内部控制的重点,事业单位一定要加强风险的防范以及管理。事业单位必须制定与生产、销售、财务等业务相关的计划,建立可辨认、分析以及管理相关风险的机制,以掌握事业单位所面临的来自内部和外部的各种不同风险。
(二)严格按照控制措施内容,强化事业单位业务活动的监管
控制活动是指在事业单位在风险评估结束之后,采取相应的控制措施把风险控制在可承受之内。事业单位的业务活动控制主要包含:资金活动、采购业务、资产活动、销售业务、研究开发、工程项目、财务报告等控制。
(三)加强内部监督力度,完善内部监督机制
1、强化内部审计
事业单位管理者需要重视内部审计,强化内部审计在事业单位管理以及公司治理方面的关键地位,在公司内部设置内部审计职能部门,同时选择专业能力优异的人员作为内部审计人员,充分发挥其价值增值功能。
2、加强外部监督管理
外部监督力量包含政府以及社会两方面的力量,做好内外结合的工作,能够保证事业单位的内部控制实现快速的完善。利用国家审计机关的影响力和监督作用,可以更好地帮助事业单位内部控制制度的规范建立,监督事业单位严格规范执行内部控制制度。外部影响当中,事业单位可以与会计师事务所进行沟通,内部控制制度的有效性进行指导和监督,这样会加大公司管理层制定内部控制制度的负担,更可以健全内部控制的建设,强化内部控制的执行力度。
参考文献:
[1]张彬,刘鹏.构建事业单位内部控制框架的思考[J].内蒙古电大学刊,2006年第5期
[2]王苑秋.我国内部控制环境存在问题及其改善措施[J].国际商务财会,2008年第4期