和领导沟通的技巧和方法

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和领导沟通的技巧和方法范文第1篇

而就IT项目成员来讲，大多数成员不是很善于言谈，因为大多数人基本上和电脑相处的时间比较多，而与人沟通技巧上相对缺乏。然而项目管理中沟通却非常重要，既有项目成员之间的沟通，上下级之间的沟通，还有Team之间的沟通，以及和老外的沟通问题。如果沟通不畅，就会导致需求的误解，目标的偏移，项目的delay或失败，甚至更严重的导致人员的离职，因此在团队和项目管理中值得我们引起足够重视。

沟通并不是随便找人说说话而已，它存在一个基本问题，也就是心态（mindset）。一个人一旦自私、自我、自大起来，是很难与别人沟通的。以下几种心态的人都是很难沟通的：

自私：关心只在五伦以内，没有关心帮助他人之心自我：别人的问题与我无关，不要多管闲事自大：我的想法就是答案，我的解决方法就是最好的。

沟通其实很简单，其基本原理就是关心（concern）。例如，注意他人的状况与难处；注意他人的需求与不便，注意他人的痛苦与问题，设身处地的关心别人。管理者可以经常进行走动管理，而不是整天开会或者坐在电脑前看文件打电话，通过走动来控制员工的行为，监督员工是否按你的方向去做，及时发现问题和困难，并串联所有团队成员和资源，保证项目进度。关心还能实现沟通的另外一个重要目的，那就是表达情感，实现团队的融洽。

在沟通中，还要有主动性（initiative）。如果只是一味等待，那就错过了最好的时间。沟通是相互的，但只有一方主动，才能更好的解决问题。例如，组长可以在团队成员提要求之前主动的关心他的困难并进行支援，团队成员可以主动的反馈当前的状况。余博士说在沟通中还要注意语言的运用，要准确，简练，找准词语切入点。要善于运用自己的幽默和才智，巧妙的转化资源优势。如果是国外项目，还应注意文化背景和角色背景，尽量不要耍弄专业术语，而是使用对方熟悉的语言和词汇简明的进行阐述，这样才能达到沟通的效果。

上级对下级布置任务应当要将清楚，有的时候你以为你讲清楚了，其实别人根本没有听明白；为了预防这种情况你就要事后盯牢手下，有没有按照你的意思去做，采用例如“走动管理”的方法。而下级对上级布置的任务一定要事前问清楚，事后负责任。这些都是交代和接受任务时候要注意的。

沟通的个人障碍：

地位差异。例如，有上往下沟通比较容易，有下往上沟通比较有障碍，领导应该要知道这一点并进行克服。

来源的可信度。沟通中如果经常引用不可信的未经证实的东西为降低沟通可信度，从而达不到沟通的效果，因此做领导的一定要言出必行。

个人偏见。

过去的经验。有的人特别是领导自恃经验丰富，居高临下和别人进行沟通，有时候就往往影响沟通效果。其实即使你2004年的经验拿到2007年也不一定管用，更何况是1999年的呢？项目管理者联盟，项目管理问题。

情绪的干扰。领导者特别要控制自己的情绪和脾气，就是要有高的情商。否则往往严重影响沟通的效果，甚至做出令人懊悔的举动。

这其中还有一些重要的沟通建议，个人觉得非常有用，摘录一下：

往下沟通建议：

要了解状况和瓶颈。对不懂的和不了解的东西一定要做足功课，最好有实际经验，才能对手下讲出问题的关键和瓶颈；否则会被手下认为是外行。

提供方法和建议，紧盯过程。对自己熟悉和有经验的领域要给新手提供经验和指导，中间要紧盯过程，防止事情出现偏差。

作为领导要善于倾听，要能够接纳别人的意见，而不是经验主义和个人主义。因为以前的经验不一定在现在适用，而且至少要给手下一次尝试的机会。

开会沟通要注意效率，不要形式化，开会扯的很远变成聊天会。与会人员要预先准备，注意效率，控制时间，控制与会人员的数量；大领导尽量少发言，尽量最后发言，这样才能让大家畅所欲言，否则大领导一旦定调，后面就是一言堂。

注意态度和姿态，注意讲话技巧。要关心体恤手下的难处，而不是给手下压力。给手下压力和情绪化都无助于解决问题。

往上沟通建议：

在和领导沟通前一定要预先有答案和解决方法，而且一定要有两个以上的答案，自己已经有想法了。尽量不要给领导出问答题，而是出选择题。

对各个答案和对策一定要有优劣对比和可能的后果风险评估。

和领导沟通不一定非要在领导办公室或会议室。只要有机会，任何时间地点都可以和领导沟通。

和领导沟通尽量简化语言和重点。

如何做才能主动让领导了解你？

1.自动报告你的工作进度和当前状况。让上司知道，而不是等他来问你。让上司知道你现在在干啥，这一点非常重要。

2.对上司的询问，有问必答，详细，让上司放心。

3.充实自己，努力学习，跟上上司的境界和步伐，学会上司的语言，才能了解上司，体察上意，知道上司在烦恼什么，替上司分忧，让上司轻松。

4.不忙的时候主动帮助别人，而不是独善其身。帮助别人就是帮助自己，而且能学到更多的东西，何乐不为呢？

5.毫无怨言的接受上司布置给你的任务，让上司圆满。有时候上司也有难处，这种任务你如果能毫无怨言的接下来，事后必有回报。所以无论什么时候，一定要毫无怨言的接受上司布置给你的任务，不要做扶不起的阿斗。

和领导沟通的技巧和方法范文第2篇

摘 要 秘书，作为为各级领导和决策者提供辅助管理和决策参谋的人员，只有有效的沟通，才能获得有价值的情报、信息，在此基础上，才能更好的为领导决策提供参谋意见。可以毫不夸张的说，秘书决策、参谋、管理作用能否得到实现，最终取决于秘书沟通能力的强弱。基于这样的认识，本文以秘书沟通为话题，探讨了秘书职业的沟通艺术及其价值与技巧。

关键词 秘书 沟通 原则 技巧 层次

秘书对于领导或领导集体而言，其最大的作用之一就是沟通。通过有效的沟通，秘书才能获得有价值的情报、信息，在此基础上，才能更好的为领导决策提供参谋意见。因此笔者以秘书职业的沟通艺术为题，从沟通的重要性强调秘书必须具有良好的沟通能力。然后，以培养沟通能力为中心，阐述了沟通原则、沟通技巧，最后就沟通的层次进行了分析。希望能为21世纪高素质秘书培养提供有益的意见和建议。

一、秘书沟通作用与意义

作为秘书，处于领导机关和中心枢纽的位置，必须拥有极强的沟通能力，才能更好的实现岗位目标，实现秘书的根本价值。第一，秘书部门作为一个信息枢纽，要求尽可能的掌握各种各样的信息。信息，不是凭空到来的，只有通过沟通、交流才能获得。如果没有良好的沟通能力，连基本的信息收集都做不好，如何为领导决策提供参谋意见？第二，秘书部门作为管理部门，在为领导做好参谋决策的同时，还承担上通领导决策下连执行基层的使命。如果缺乏很好的沟通能力，上不能准确领会领导意图和精神，下不能将基层意见及时有效地反应给领导，岂不耽误工作？第三，秘书部门负责与其他相关部门的联系。社会本身就是由一个个相互联系的有机体组成，缺乏沟通能力，不能与有关单位保持良好关系，又怎么帮助本单位、本部门发展呢？

二、掌握沟通原则，培养沟通能力

由于秘书沟通作用的重要性，培养秘书沟通能力，极为迫切。从秘书实际地位出发，沟通中应坚持以下原则：第一，沟通的平易性。秘书虽然在处理沟通协调事务时，往往代表着领导机关，但是，秘书本人毕竟不是领导，不能凭着领导机关的权威和权力惯性，进行强制沟通。要坚持平易近人，让大家乐于坦诚自己的想法，促进沟通的有效性。第二，沟通的全范围性。由于秘书具有建议、参谋、协助管理等职能作用，这一系列作用的发挥，依赖于秘书对本单位、本组织熟悉程度。因此，沟通必须全方位、广范围，不能有好恶，对某事某人有好感，就多沟通、了解；不喜欢的事情或者不喜欢的人、部门，就不去了解和交流，造成信息的片面性，不利于最后做出正确参谋和决策。第三，要坚持尊重原则。尊重自己独立的人格；尊重领导，但不一味附和，逢迎拍马；尊重同事，坚决杜绝社会上认为秘书也是“官”的错误思想，将自己当着一个普通的人，以平等的态度与同事交往。

三、熟练沟通技巧，实现有效沟通

作为秘书，有哪些沟通技巧必须熟悉呢？一要认真的聆听。作为秘书，沟通的主要目的就是去了解和熟悉自己不清楚的有关情况。这种时候，听比说好。认真的聆听会让对方感受到满足和尊重，有助于获得有价值的信息。二要。基层同事看问题主要是从自身实际出发，强调个人或小集体的利益，这有可能与秘书的观念、意见相抵触甚至矛盾。这个时候，要坚持的交往方式，在认真倾听的过程中，仔细分析双方认识差异的原因，并做好解释工作。对于个别人的恶意挑衅，一定要合理的忍让和忍耐，尽量避免矛盾的激化。第三对自己的错误要勇于承认。对于自己的错误，尤其是因为自己的原因而给大家的工作带来了极大麻烦，要勇于认错，并恳求大家的原谅。认错，并不丢脸，相反勇于认错，更容易得到同事的信任和尊敬。

四、多层次沟通，提升沟通能力

沟通，对于一个秘书而言，异常重要。作为一个秘书，要培养自己的沟通能力，切实履行自己的岗位职责，五个方面的沟通训练必须加强。第一，要加强与书本的沟通。简单一点，就是不断学习。既要学习秘书专业知识，又要学习心理学、交际学、社会学、管理学等多方面的知识，不断提升自己的知识水平和业务技能。第二，要加强与自己的沟通，经常性的剖析自我、分析自我。通过自我沟通，肯定自己优点和长处的同时，还要找出自己存在的缺点和不足，加以改正，最终不断实现自我的提升。第三，是与领导的沟通。秘书，作为为领导或领导机构提供参谋、协助管理的人员，与领导打交道的时间多。在与领导沟通的过程中，要做到不卑不亢，有礼有节。第四，加强与同事的沟通。要为领导提供准确有效的参谋决策，缺乏与同事的沟通是不行的。与同事沟通，要尊重同事，关心同事，积极赢得同事的信赖和支持。第五，加强与相关部门的沟通。从广义上说，其实就是加强与社会的沟通。积极了解社会、熟悉社会，通过社会这个大舞台提供的沟通平台，不断提升自己的沟通能力。

参考文献：

[1] 陈英奉.秘书的沟通协调的特点及方法.秘书之友，1998，第一期

[2] 陆瑜芳.秘书的口语沟通技巧.秘书，2008，第十期

[3] 李丽.沟通.企业秘书的核心能力.职业时空，2005，第五期

和领导沟通的技巧和方法范文第3篇

美容师小张和小李都是新来的员工，小张热情大方能说会道，吸引顾客来开卡消费的数量比小李多，因此受到店长赵姐的认可，在员工会议上赵姐多次对小张提出了表扬。而小李却寡言少语，只听说她很踏实。眼看2个月试用期快到了，小李开卡落单的数量还不足小张的一半，赵姐就特别找她沟通了好几次，每次都希望她向小张多多学习口才，但每次她都发现小李听后都一脸郁闷，欲言又止。不久后，小李便辞职走人了。接下来，赵姐却发现小张的开卡数量在小李走后，居然没有增加一单，反而流失了好多客户。

此时，老员工周姐向她说了些情况后，赵姐才知道原来能言善道的小张技术不佳，大部分她说服做疗程的客户都是在经过技术能力合格的小李护理后，才决定留下办卡。此时的赵姐才猛然醒悟，由于自己跟下属的沟通不当，严重伤害了对方的工作热情，最终丢失了一个忠诚的核心员工。

作为管理者，与下属的沟通，绝对不是聊天和谈工作这么简单，因为与下属沟通最大的目的，就是要通过沟通，充分调动下级的积极性，使他们的潜力得以最大限度的发挥。如果沟通的此目的不能达到，你和下属的对话要么属于寒暄，要么可能成为对方离开的导火索。

不可不知的沟通技巧

技巧一：地位有不同，人格没贵贱

领导与下属人格上是平等的，只是目前职位不同而已，不管是做上司还是下属，人格尊严上都是等同的。有句话说的很对：“伟大来源于对待小人物上”。所以，尊重你的下属，实际上所获得的是不断增进的威望。美容师是美容院最直接的生财法宝，越是新来的新手，越值得店长放低身价去沟通和互动，而不是以高姿态去观察和审视对方。管理者表现得很随和，会使这些新员工感到十分亲切。案例中的赵姐，只是站在第三方立场去看结果，而不是在整个过程中与员工进行对等的沟通，所以才会在一开始就注定了她云里雾里看不清本质的用人失误。

技巧二：不调查清楚的斥责最伤人心

每个人的内心都渴望公正客观的“评价”，希望别人能了解自己的优点，并给予赞美。身为领导者，应适时地给予鼓励、慰勉，认可褒扬下属的某些能力。当下属不能愉快的接受领导的指责时，一般有两种原因。第一可能是自身原因，如果这个原因是属于态度问题，那么这个员工可以不用考虑聘用。如果不是态度问题，那么需要领导问问员工的其他同事，得到一些自己主观认识之外的意见，这样的批评和指正才能全面并得到员工的认可。赵姐只一味的相信自己看到的，而没有去了解全面情况，让一个踏实且技术过硬的员工去跟一个技术不好却只是口才好的员工去学习，多次触碰到员工的底线，难怪员工想要离开。对于下级工作中出现的不足或者是失误，特别要注意，不要直言训斥，要同你的下级共同分析失误的根本原因，找出改进的方法和措施，并鼓励他一定会做得很好。要知道斥责会使下属产生逆反心理，而且很难平复，对以后的工作会带来隐患。如果赵姐肯先了解情况，例如询问小李对小张的看法，和周围人对小李的看法，再通过鼓励加建议的方式去沟通，就不会导致最终的结果。

技巧三：如果你是“下属”

想要说服对方，最好先进行换位思考。比如，若我是对方，我会接受怎样的沟通，才可能会改变我的观点。很多时候不是没把道理讲清楚，而是由于领导者并不知道对方真正需要的解决方法和建议是什么，却一味的抓住其他重点说个不停，这样员工最终还是不会理解领导沟通的真正意图。只有先设身处地，将心比心地考虑一番，领导的沟通才会更好的达到目的，更能虏获人心。你站在下属的角度，为下属排忧解难，下属就能替领导排忧解难，帮你提高业绩。

技巧四：你的语言就是你的武器

语言轻松，表达自如，在关键问题上动之以情，晓之以理的沟通，充满了人情味，在很大程度上，可以说是情感的完全征服。只有善于运用情感技巧，以情感人，才能说到人的心坎里。感情是沟通的桥梁，要想说服别人，必须架起这座桥梁，才能到达对方的心理堡垒，征服别人。有情感和轻松的沟通方式会产生一种吸引力，而不是压力，这样下属更愿意和领导进行更多交流。

技巧五：沟通不是一锤子买卖

赵姐之所以有最终的错误选择，可见她在平日里并没有做足沟通的准备，也就是我们常说的与下属们多“交心”。若是她习惯与每个员工都能偶尔唠唠家常，聊聊天，无意间就能听到小张和小李的这个情况，这样她就不会跟小李提出很挫伤对方积极性的建议。经常找下属谈心，还可以充分了解职员对单位发展的看法，职员的心态、情绪变化，自己工作的反馈等等，有利于更好的开展工作。而且每个职员都渴望想得到上级的重视和能力认可，这是一种心理需要，和下属常谈心，非常有利于形成群体凝聚力，尤其对美容院这样一个需要集体冲刺完成任务和目标的企业形态，有着至关重要的意义。

和领导沟通的技巧和方法范文第4篇

行政管理是一门科学，又是一门艺术，通过艺术性的去运用管理手段去解决和服务高校教学中的问题，其关键是行政人员具备一定的知识和素质以及具备如何艺术化的运用行政管理知识，并将学到的管理理论结合自己实际情况进行实践运用。本文重点就新形势下艺术院校行政管理改革创新进行了分析和研究。

【关键词】

艺术院校 行政管理 改革创新

在现代行政组织理论中，领导沟通是一个十分重要的组成部分。有效的领导沟通往往被形容为行政组织中流动的血液，是行政组织统一指挥与行动、消除隔阂与误会、确保工作效率、实现高效领导的重要环节。良好的沟通是行政组织运转的必备条件，有效沟通有利于领导目标的实现。，如何打造企业化的学校管理模式，是当前我国各艺术院校所面临着的重要课题。行政管理是学校管理的重要构成部分，它关系着学校的各项事务能否正常开展，关系着组织机构是否健全，乃至关系着学校的教学质量和战略目标能否实现。本文基于行政管理视角探讨了艺术院校的管理艺术，文章结合对艺术院校行政管理内容的陈述，探讨了如何为管理赋予艺术性，以期为提升新时期的艺术院校管理效能而献计献策。

一、艺术院校行政管理的作用

艺术院校的阶段性教育工作计划是为了实现教育目标而制定的，在实施管理的过程中，针对教育工作计划的管理是一个系统的过程，学校领导班子必须要结合本校的实际情况确立教育工作计划的周期，如短期计划包括周、月、学期或学年，而长期计划则三至五年不等。艺术院校行政管理中的组织管理是建立在组织结构基础上的，其管理流程为：首先确立组织架构，理顺学校各部门之间的关系，明确岗位、职务和权责，从而确立艺术院校的组织结构；其次实施组织管理，主要包括协调学校各部门之间的关系，合理配置师资力量，以及组织开展教育教学、校内活动和对外交流等等。艺术院校行政管理中还包含了各项制度的制定和监督落实，如岗位制度、人事制度、绩效等等。这些制度支撑起了艺术院校的基本框架，维系着学校的正常运作。因此，加强制度管理，合理制定制度和强化制度落实，对艺术院校的健康发展具有重要意义。

二、艺术院校行政管理技能分析

（一）人事技能

人事技能则是平时工作中教师内部人际关系的协调，还有师生关系的处理及非正式群体关系的处理等等。因为良好的人际关系是工作中的剂、良性的催化剂。人际关系处理的技能(主要指协调技能和沟通技能)。如何从艺术院校行政管理中的领导方式这一特定时空出发，依据管理学的有关原理，运用沟通与协调等信息传播手段，妥善处理好垂直领导关系、水平领导关系、内外决策等多种关系，为组织树立良好形象，从而得到社会公众的理解、信任、支持与合作而进行的一种管理职能活动，则需要艺术院校领导者尤为重视的。因为灵活地运用人事技能处理人际关系，从而建立起良好的沟通桥梁，这样会使管理工作事半功倍。领导者应该深入地了解被领导者，因地制宜，用人所长，避人所短，担任艺术院校行政岗位及教学岗位的教师都具备发挥自身长处的优点，但在发挥长处的同时也会表露出不足之处而往往自己还发觉不到，这就需要领导者选择适当的时机，提出并耐心的帮助其解决或避免再次发生。

（二）观念技能

观念技能是指对事物的洞察、判断和概括技能。观念技能在艺术院校的行政管理中尤为重要。艺术院校的组织及环境处于不断的变动中，师生每天都处在活跃状态下，因为工作的教师大多数都是毕业于艺术院校，一般来讲艺术人才的情伤较高，最大的特点就是创新，再加上所处的工作环境充满艺术氛围，促使组织成员的创新能力更加活跃。因此，领导者必须关注组织内部各个组成要素的互相作用以及组织与环境的变动关系，预测各种因素在当前的细微变化将对组织未来的发展构成哪些可能的影响。在艺术院校组织的发展过程中，经常出现一些预料不到的问题，领导者需要敏锐地从复杂的局面中辨别各种因素的相互作用，迅速地判定问题存在的实质性，以便果断地采取相关对策。领导者根据信息作出决策，从复杂的信息中抽象出对组织全局和组织战略有关键影响的重要信息则依赖于领导者的概括技能。

三、艺术院校行政管理创新对策

目前，许多学校的领导长期以一种高高在上的姿态与教师对话，但与此相对的是，他们解决问题的方式可能并不如教师，如此，这就导致了矛盾的产一生。在新时期，要注重管理方式的灵活多变，学校领导就必须要放下权威性姿态，真正的与教师打成一片，只有这样，才能创造管理的价值，体现管理的艺术。

（一）实行弹性管理模式

在管理过程中，要进一步体现管理的艺术性，校领导班子还应当打造弹性管理模式。这种模式是与刚性管理原则相辅相成的，其注重用刚性制度来约束教师的行为，但在实施管理过程中管理者更注重的是结果。而不是过程。弹性管理能够给予教师一定的自由空间来发挥他们的特长，这有利于艺术院校管理目标的达成。

（二）注重管理的统筹兼顾

面对艺术院校繁琐纷杂的事务，管理者很难全面兼顾所有工作，难以让各部门和各环节的工作都能达成预期效果。因此，注重管理的统筹兼顾是一种艺术，更是一种技巧。在实践中，管理者应注重通过辅助手段来帮助自己实施管理，如制度、绩效和实施分权管理等等。通过这些辅助手段的应用，能够帮助管理者有效的统筹兼顾，确保管理的触角能够覆盖所有部门和每一个岗位，并将其与刚柔并济的管理理念和灵活多变的管理方法相结合，从而强化管理效能，提升管理质量。

四、结束语

总而言之，新时期的艺术院校管理应注重融合艺术性，注重将管理的艺术发挥到极致，从而与艺术院校的特点、文化、内涵、理念等等有机的融合起来，打造富有艺术性的学校管理模式，推进自身的可持续发展。

作者：金月 单位：沈阳音乐学院艺术学院

参考文献

和领导沟通的技巧和方法范文第5篇

【关键词】秘书 能力导向 沟通能力 培养

【中图分类号】 G 【文献标识码】A

【文章编号】0450-9889（2014）07C-0111-02

秘书是最广泛的社会职业之一，主要指在工商企业中从事文字处理、商务沟通和行政事务工作，并为企业管理者提供商务性质辅助工作的人员。通过企业调研及课堂教学实践发现，高职秘书专业学生的沟通能力欠缺，沟通技巧课程的教学内容与秘书岗位的职业要求脱钩，传统的教学方式使沟通技能的训练较少或不够针对性，不能较好地提高学生真正的职业能力，无法体现高职教育“能力本位”的教学理念，因此，应根据秘书岗位要求对沟通技巧课程进行课程改革，研究如何以能力为本位选择教学内容，并改革教学方式，建立新的技能训练模式，以提高秘书专业学生的沟通能力。

一、秘书沟通能力的构成要素

沟通能力是一种职业能力，所谓的职业能力是指个体在职业活动或情境中，利用所学的知识、技能、态度进行类化、迁移与整合所形成的能完成一定职业任务的能力。职业能力是通过岗位相关实践活动逐步形成的，其构成要素多元化，包含了职业态度、职业素质、相关知识、技能等。要提高学生沟通能力，就需先了解秘书岗位所必需的沟通能力的构成是怎样的。

（一）角色认知能力

沟通能力的形成与获得依赖于对所处社会角色的认知，准确的社会角色定位即领悟他人与社会对自己的角色期待，并能在规定的活动范围内进行角色实践，做出符合其社会身份与地位的行为。与其他岗位职业角色相比，秘书的职业角色期待并不是稳定单一的，这是因为秘书岗位身处组织的中枢位置，但又无明确的职权地位，秘书与他人的关系常处于不断地变化之中。与上级领导沟通时，秘书处于下级位置，与同级职能部门或同事协调时，秘书又处于同级位置，秘书在执行职能任务时，常处于几种不同的地位及不同的关系之中，产生了多种角色期待。优秀的秘书人员必须具备良好的认知能力，能对自己、对他人、对所处的情境及文化背景有较高的认知，能明确自己的沟通目标、善于体察他人想法和感受，知道在特定的时间与场合当中如何恰当地表现自己的行为。

（二）情绪调控力

秘书职位的辅决定了秘书在工作中没有决定性权力，在实际的沟通工作中，秘书不能直接运用强制手段，而是通过令人信服的道理及良好的感情基础，消除沟通中的分歧实现协调一致。同时，秘书面临比较复杂的人际关系，常处于领导关系的热点和辐射中心，碰到的冲突与矛盾也比其他岗位多，因此，秘书岗位需要具备良好的情绪感知能力，能敏锐地觉察沟通对象微妙的情绪变化，并准确体悟对方的内心世界，能与他人“共情”，在进行信息传递的同时，能恰如其分地传递情感，表现出对上司权威的服从之意，对同事的合作之心，对客户的尊重之情。

（三）整体协调能力

一般岗位的沟通，要考虑到实际的利益，比如销售人员与顾客沟通，以最终销售商品为目的，而秘书岗位并无实际的利益目标，如果说秘书沟通要有利益目标的话，那就是维护整个组织的协调一致。秘书部门是一个枢纽部门，起到沟通上下、平衡左右的作用，与其他岗位相比，秘书要学会站在整体全局的角度思考问题，既要考虑到多方利害关系，兼顾到多方利益，又不能破坏整个组织的利益。例如秘书同时为几位领导服务，在与这些领导沟通时，既考虑到每个领导的具体情况，还要考虑到组织的整体利益，尽量维护领导间的团结。又如要进行一次涉及较多部门的活动，秘书需要同各个部门进行沟通，不管秘书采用是指令式、说服式还是协商式方式，都要以企业的整体利益为重，兼顾各部门的利益，做到协调统一。所以秘书沟通能力要突出整体观念与协同思想。

（四）符号的感知与运用能力

沟通能力就是一种对符号的准确感知与运用的能力，因此秘书还需具备灵敏的符号感知能力与灵活自如的符号运用能力。人类社会创造了许多的符号交流体系，如口头语言、肢体语言，这些体系的存在都是依附于一定的社会文化背景的，因此符号的使用须遵循一定的社会规范与原则，作为秘书人员需要了解这一套社会规范与原则，并运用这套规范与他人进行良好的沟通。例如秘书要学会商务礼仪，了解商务场合当中符合社会规范的行为举止，进行形象管理，还要了解许多活动的流程程序，即物化的程序符号，能组织一些商务活动。在运用符号时，秘书需注意两点，一是符号运用的“规范性”，二是符号运用的“灵活性”。秘书岗位是企业的“窗口”，在利用符号去传递信息时，秘书要注意其“规范性”，秘书日常用语、电话用语、接待用语、姿势等都要以标准化的形式体现其符号运用的“规范性”。与此同时，符号是在某种特定的情境下运用的，秘书身处复杂的职场关系，同时应对不同身份层次的人，在运用符号时需注意许多现实的、隐含的情境，了解所处的文化背景，因此秘书还需学会“灵活”地运用符号与他人沟通。

二、秘书沟通能力的训练方式

能力的大小与学生所学的知识和技能密切相关，其中，技能是完成某种活动的动作方式和动作系统，只能是通过不断的练习而获得。技能分为操作技能与心智技能，操作技能又叫运动技能或动作技能，可以通过讲解示范、模仿、整合几个阶段训练完成。沟通技能属于心智技能，不需要身体或器官的位置移动，只需要在头脑中运用规则进行操作，常以内化的认知能力体现出来。心智技能的培养与操作技能不同，可以改变传统的课堂教学模式，采用以下方式进行技能训练。

（一）建立模仿原形，改变旧有观念

学生固有的行为模式是在其原来生活环境下的“刺激”而“强化”形成的，但人是可塑的，只要有一定的外部刺激，就会重新培养新的行为模式。为此，可以在课堂中利用丰富的教学资源，例如电影、电视等媒介为学生提供观察学习的对象，也可以由教师现场模拟，树立榜样，初步给学生一种感性的认识，以便在学生的头脑中产生“原型定向”。

（二）演练角色行为，形成新行为模式

心理学研究表明，个体在某个时期按某个人的态度和行为方式来生活，那这种态度和行为方式最终会固定到角色扮演者身上，形成新行为模式，当一个人的行为模式改变了，其态度也跟着改变。为了更好地让学生快速进入职业角色中，课堂中应多设置任务让学生以秘书身份进行演练。

（三）设置技能程式，强化行为模式

因为心智技能具有观念性、内潜性和高度简缩性等特点，在训练时比较难于让学生直接感知和把握，因此，教师要把这些内隐的观念性的知识转化成“程序性知识”，尽量把沟通技能程序化、可操作化和可评估化，例如电话沟通，接听与拨打时的一般程序是怎样的？让学生了解心智活动的外化的实际操作程序、实践模式，让学生在头脑中形成程序性知识。这种训练是把头脑中的观念想法外显化、操作化，这个阶段让学生不断地以外显化的操作来带动“心智”的提高。教师应尽量设计真实职业场景，让学生进行角色扮演，演练不同场景下的沟通技能，不断强化学生的新的行为模式，形成良好的行为习惯，相应的头脑中也建立相应的“反应”模式。

（四）建立新的观念，内化行为模式

当学生的训练达到一定程度后，学生已经把训练的行为模式与态度内化成一种“自动化”的过程，可以借助内部言语，把被动接受的实践活动转变成程序化的“心智活动”，这个时候，学生已不需要按着教师设计好的步骤完成沟通任务，而是以一种更灵活更熟练的方式快速完整地处理事件，面临问题可以“自动”地去完成，而不需要去复述任务步骤。

【参考文献】

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[7]王蓓.高校教学秘书沟通艺术初探[J].湖北函授大学学报，2010（4）

【基金项目】2012年度新世纪广西高等教育教学改革工程立项项目（2012JGB380）