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关键词:高校财会人员 激励机制 团队激励
中图分类号:G645 文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2013)04-166-03
长期以来,高校财会人员的工作积极性普遍不高,服务态度差,师生员工对此反应强烈,究其原因,与没有建立有效的高校财会人员激励机制有很大关系。对此,本文在分析不同激励模式、激励手段的基础上,根据高校财会工作特征以及高校财会人员需求特点,建立相应的激励机制,以期能提高财务人员的工作能动性和工作热情。
一、激励模式——团队激励与个体激励的选择
团队激励是以团队组织作为对象来进行激励的一种激励方式,目的在于通过团队成员之间的紧密合作,形成积极的协同效应,从而实现组织目标。团队激励能从团队的共同努力中萃取出高于个人智力的团队智力,有利于提高团队的整体绩效。不过,团队激励如果运用不当,会产生团队部分成员的“搭便车”现象,使团队成员产生不公平感,从而影响整个团队的工作绩效。
个体激励是针对员工个体行为的激励,是以满足不同个体需要为前提,最大限度地激发其积极性以实现组织目标的一种激励方式。个体激励有利于竞争,有利于团队成员充分发挥其潜能,并最终增强整个团队的绩效。但是,个体激励也可能激起团队成员之间的过度竞争,导致个人主义盛行,严重时导致相互拆台。
团队激励与个体激励的选择问题,可以归结为在总体激励水平保持不变的前提下,正确划分二者的激励比例问题。团队激励和个体激励的选择受多种因素影响,其中,任务关联度和组织文化导向对激励模式的选择有较大影响。组织文化导向大体划分为集体主义文化导向和个人主义文化导向。集体主义文化为主导思想的组织,强调团队合作精神,重视团队集体智慧。相反,个人主义文化为主导的组织,倡导团队成员的个人贡献,强调个体差别。任务关联度反映的是团队成员工作任务的相关程度。工作可分性强,工作相对独立,则任务关联度低;相反,如果成员之间的工作相互交叉,职责边界难以明确,任何一方的工作没能实现,而另一方的工作也无法实现,则认为任务关联度高。从团队任务关联度和组织文化导向两个维度可将激励方式划分成四个典型区域。即整体激励、个体激励、激励组合I和激励组合Ⅱ(如图1)。其中,激励组合I表示以团度激励为主,个体激励为辅的激励组合,而激励组合Ⅱ则是个体激励为主,团队激励为辅的激励组合。组织应该根据自身的任务关联度程度以及组织文化导向,来选择合适的激励模式。
二、激励手段——物质激励与精神激励的选择
物质激励与精神激励对应的是人们对物质需要和精神需要的追求。物质激励多以加薪、奖金、福利等形式出现。精神激励则形式多样,如关怀、尊重、表扬、培训、认可、晋升等,都属于精神激励的内容。
根据马斯洛需求层次理论,人们的物质需求和精神需求是相互依赖和重叠的,物质需求(生理需求)的满足并不会导致其消失,只是该需求的迫切程度会大大减弱,之后人们会有更高层次的追求,即精神需求。精神需求由低到高依次可分为安全需求、社交需求、尊重需求和自我实现需求。一般而言,已获得基本满足的需求就不再是一股激励力量。只有针对人的最迫切需求,激励才能获得最大的效果。在管理实践中,由于员工在年龄、性别、个性、文化程度、工作环境、志趣爱好、思维方式等诸多方面存在不同,其需求也必然是多样化的。这就要求管理者必须要依据激励对象的不同需求,选择不同的激励方式和手段,尽可能地达到最佳的激励效果。具体而言,就是把物质激励与精神激励有机结合起来,充分发挥物质激励的基础性作用,在满足员工基本物质需要的条件下,根据激励对象的不同特点,选择合适的精神激励方法。
三、高校财会工作特征分析
激励机制的构建,笔者认为,应首先根据工作特征,即任务关联度与组织文化导向,来选择相应的激励模式,并在此基础上,根据不同人员的不同需求特点,选择相应的激励手段。因此,有必要分析一下高校财会工作的特征以及财会人员的需求。
1.高校财会工作关联度分析。管理学家梅雷迪斯·贝尔宾按照工作关联度的高低将团队工作划分为联合式、顺序式和交互式三种。总体上看,高校财会工作属于顺序式工作方式,或者称为流水线型工作性质。从最初的资金预算到最终的财务报表出具,直至会计资料的归档,每个流程之间通过过程的延续进行合作,并且前一过程的工作结果会直接影响到下一过程的努力程度,但最终工作结果反映的是所有人的劳动。
但从具体业务流程来看,核算工作属于交互式工作关系。核算工作团队性比较强,每个核算人员都没有相对明确的任务和职责,绝大部分工作需要财会人员之间的相互协作与配合,任何一个核算人员工作不到位,都可能影响到其他核算人员的工作,从而影响整个核算团队的工作效率和质量。而且,随着教育改革的不断深化,高校财会工作已经由过去的“报账记账算账”为主的“核算型”逐渐转向以“预算控制分析参与决策”为主的“管理型”工作。核算工作中的新问题、新情况层出不穷,需要成员之间分享信息和交流经验,以便作出最后决策。但这种过程却很难将个体的劳动相互分离开来。这些特征都表明了核算工作属于任务关联度比较高的工作。
与核算工作相比,其他岗位的财会人员,如公积金、工资、基建、税管等,都有比较明确的职责和任务,他们对自己的工作负责,并承担最后的结果。因而,他们可以集中精力,发挥自己特长,以完成自己所承担的职责,并最终对团队目标作出自己的贡献。由于个体之间工作的相对独立,这类工作的任务关联度比较低,可以归为联合式工作。
2.高校财会部门文化导向分析。毕鹏程等(2003)的研究表明,与崇尚个体主义的美国文化和崇尚集体主义的日本文化相比,中国的群体成员具有中等凝聚力,群体成员间虽然信任度很低,但建立在情感基础上的合作关系又会使群体维持一种表面上的和谐。中国的这种群体文化特征在高校财会部门表现得同样明显。高校财会人员职称晋升难、提拔任用难、学习培训难的问题比较突出,为数不多的晋升学习机会需要在财会人员内部之间展开激烈竞争。而相互牵制、职责明确的内控制度也使得许多财会工作岗位之间缺乏配合与协作。这些都一定程度上弱化了财会人员的合作精神和集体意识。不过,高校财会人员的流动性比较小,很多财会人员往往终其一生从事财会工作,对财会部门有很强的归属感,使得财会人员更加注重维护集体的和谐。在对河北省23所高校财会人员的问卷调查也证实了此点。基于上述分析,笔者认为,高校财会部门的文化导向应属于中等程度的集体主义文化导向。
四、高校财务人员团队激励机制构建
1.物质激励。物质激励实施的关键在于两次激励薪酬的分配过程,即组织根据对团队绩效的评估对团队的薪酬奖励,以及团队根据内部的评估标准把团队薪酬在团队内部的二次分配。这两个环节中任一环节处理不好,都可能导致团队内部内讧水平的提高或者搭便车行为的增加,从而影响团队激励计划的效果,进而影响到整个组织目标的实现。
根据对高校财会工作关联度以及组织文化导向的分析,笔者认为,对核算工作团队,应采用团队激励为主,个体激励为辅的团队薪酬激励方案;在这种方案中,以团队为出发点,团队的工作即团队的表现达到标准时,所有成员的报酬都会增加,但增加以个人表现而有所不同。在二次分配过程中,可以由核算科的科长来主导。因为作为监督者,核算科长最了解其团队成员的努力程度,完全胜任这个角色。同时,核算科长作为团队中的一员,也是被监督者,如果他在二次分配过程中有失公平,可能导致团队成员搭便车或者相互拆台,导致下次团队薪酬的减少。因此,为了使团队成员更加努力工作,他必须努力让每个成员都感觉到公平和公正。
对其他财会工作团队,应以个体激励为主,团队激励为辅的团队薪酬激励方案。即以个体表现为出发点,只有团队中的每个成员的表现都达到标准时,所有成员的报酬才会增加,但增加的幅度仍以个体为出发点。这种方案既强调了团队的整体性,也照顾了个体对团队的贡献。这里所提到的个体激励,在实施过程中,仍应针对每个员工的现实需求,并针对这些需求的特点采取不同的激励方式,以实现激励效果的最优化。
2.精神激励。团队激励应更加注重精神方面的激励。人具有社会性的需求,人与人之间的关系和组织的归属感比经济报酬更能激励人的行为。因此,团队激励应该从提高团队成员的归属感及改善团队成员之间的关系方面进行。
研究表明,给予团队一定的决策权可以提高团队成员的归属感。这是因为,团队在完成工作任务方面有较大的自,可使得团队所有成员都获得一种荣誉感和责任感,从而在整体上都获得更大的动力,提高团队的向心力,最终使整个团队获得更大的绩效。
良好的团队关系不仅使团队成员之间的沟通更加通畅有效,从而使团队成员保持良好的情绪状态;良好的团队关系还可以增加团队成员之间心理契约的约束力,降低偷懒员工因偷懒所带来效用,使“同伴制裁”所产生的隐性激励更加有效。
五、高校财务人员个体激励机制的构建
1.物质激励。物质需要是人类的第一需要,也是基本需求,所以无论何时,物质激励都是一种有效的激励方式。不过,为了最大程度地发挥物质激励的效果,在激励实施的过程中,应注意策略方法。首先,尽量不要使用小额的物质激励,这样不但起不到激励效果,反而可能挫伤员工的工作积极性。这是因为,工作本身具有引发、导向和激励作用,在没有任何外部激励的情况下,人的行为具有内在动机。而小额物质激励对人们的内在动机具有挤出效应,降低人们的内在驱动力。其次,在同等金额的条件下,有时非货币激励比货币激励的激励效果更好。研究表明,如果有两种方案可供选择:货币方案与同等金额的非货币方案。虽然大部分员工会选择货币方案,但非货币方案对员工的满足感和效用却更大。之所以出现这种结果,原因在于,选择货币方案“只会增加人们用于支付账单、购买生活必需品等一些无趣的日常支出,而非货币方案却给人们一个理由和机会去享受平时都会引以为愧疚的奢侈品。”
2.精神激励。目前,高校财务人员的精神激励主要采取授予先进称号、提前晋升职称、推荐进修深造、职务提拔等形式。下面,笔者着重分析后两种激励方式。
晋升激励实际上实行的是一种锦标制度。在锦标制度中,只有真正有能力的人且其业绩超过了别人,才能最终胜出。因此,晋升激励具有长期性和扩散效应。但对于那些短期内不具备晋升资格或者根本没有晋升希望的员工而言,该方法不产生激励作用。长期以来,由于高校财会人员的晋升机会少,晋升空间狭窄,弱化了晋升激励在实践中的激励作用。为此,财会部门应在增加内部晋升机会和空间的同时,为那些业务能力强的员工创造条件,鼓励他们去其他部门任职,从而获得外部晋升机会。这样,财会人员既可以横向流动,又可以纵向发展,有助于最大程度地发挥晋升激励的效果。
会计是一门专业性非常强的工作,但随着会计知识更新速度的不断加快,高校财会人员的知识结构不合理和知识老化现象日益突出。高校财会人员越来越关心职业能力的不断提高,更加希望获得学习或培训机会,以提高自身的含金量。学习或培训可以使得财会人员从工作中获得大量的内在满足,从而产生更高水平的自我激励。就培训内容而言,高校财会部门应坚持提供形式多样的继续教育机会,同时要充分了解不同财会人员的个人需求和职业发展意愿,提供有针对性的培训,从而激起他们的工作热情和积极性。
[本文是河北省教育厅2011年高等教育财会管理专项研究重点课题“河北省高校财会队伍建设研究”(项目编号:CWZX201104)的阶段性研究成果。]
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第1条为加强财务管理,根据国家有关法律、法规及财务制度,结合公司具体情况,制定本制度。
第2条财务管理工作必须在加强宏观控制和微观搞活的基础上,严格执行财经纪律,以提高经济效益,壮大企业经济实力为宗旨。
第3条财务管理工作要贯彻“勤俭办企业”的方针,勤俭节约,精打细算,在企业经营中制止铺张浪费和一切不必要的开支,降低消耗,增加积累。
第4条公司及全资下属公司、企业(含51%股权的全资、内联企业)的财务工作,都必须执行本制度。其他中外合资合作及内联企业参照本制度执行。
第二节财务机构与会计人员
第5条公司及下属独立核算的公司、企业设置独立的财务机构。非独立核算的单位配备专职财务人员。
第6条公司部会计师。
公司设计划财务部。计划财务部设部长、副部长。
下属独立核算的公司、企业设财务部。财务部设部长、副部长
计划财务部及各财务部,根据业务工作需要配备必要的会计人员。
第7条总会计师协助总经理管理好整个系统的财务会计工作,对全系统的财务会计工作负责。
总会计师主要职责如下:
1.执行公司章程和股东大会、董事会的决议,主持编制并签署公司的财务计划、信贷计划和会计报表等,落实完成计划的措施,对执行中存在的问题提出改进措施,指导各项财务活动,考核,全国公务员共同天地生产经营成果,对总经理负责并报告工作;
2.审查公司基建、投资、贸易等发展项目及重要经济合同,对可行性报告提出评估意见;
3.负责全系统的资金融通调拔决策工作,经总经理或董事会签署后执行。
4.审核下属公司、企业投资和效益的计算方案;
5.编制公司员工工资、奖金、福利方案和股东分红派息方案;
6.监督全系统的财务管理和活动;
7.监督全系统的财务部门和会计人员执行国家的财经政策、法令、制度和遵守财经纪律,制止不符合财经法令、不讲经济效益、不执行计划和违反财经纪律的事项;
8.对各级财务人员的调动、任免、晋升、奖惩等提出建议、评定,总经理批准后执行;
9.负责搞好全系统财务人员的培训工,断提高财会人员的素质和业务水平;
10.签署下属公司、企业的100万元以下贷款担保书。
第8条计划财务部是公司的财务主管部门,除做好本部门各项业务工作外,负责从业务上对下属各级财务部门和会计人员进行领导、指导、检查、监督。
第9条计划财务部部长领导计划财务部的工作,在总经理和总会计师领导下主持公司的财务工作。
计划财务部部长的主要职责是:
1.主持计划财务部的工作,领导财务人员实行岗位责任制,切实地完成各项会计业务工作;
2.执行总经理和总会计师有关财务工作的决定,控制和降低公司的经营成本,审核监督资金的动用及经营效益,按月、季、年度向总会计师、总经理、董事会提交财务分析报告;
3.筹划经营资金,负责公司资金使用计划的审批、报批和银行借、还款工作;
4.定期或不定期地组织会计人员对下属公司、企业进行财务检查,监督下属公司、企业执行财经纪律和规章制度;
5.协助总会计师编制各种会计报表,主持公司的财产清查工作;
6.参与公司发新项目、重大投资、重要经济合同的)可行性研究。
第10条计划财务部副部长协助部长工作,负责公管的财务管理工作。
第11条下属公司、企业的财务部设部长,在经理领导下主持本单位的财务工作。财务部部长的主要职责是:
1.主持财务部的工作,领导财会人员完成各项会计业务的工作;
2.制订财务计划,搞好会计核算,及时、准确、完整地核算生产经营成果,考核计划执行情况,定期提供数据、资料和财务分析报告;
3.参与投资、重大经济合同的可行性研究;
4.负责编制会计报表,主持清查财产;
5.执行财经法令、制度、决定,坚持原则,增收节支,提高经济效益;
6.监督、检查资金使用、费用开支及财产管理,严格审核原始凭证及帐表、单证,杜绝贪污、浪费及不合理开支。
第12条财务部副部长协助部长工作,负责分管的财务工作。
第13条各级财务部门都必须建立稽查制度。
出纳员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务帐目的登记工作。
第14条财会人员都要认真执行岗位责任制,各司其,互相配合,如实反映和严格监督各项经济活动。
记帐、算帐、报帐必须做到手续完备,内容真实,数字准确,帐目清楚,日清月洁,按期报帐。
第15条各级领导必须切实保障财会人员依法行使职权和履行职责。
第16条财会人员在办理会计事务中,必须坚持原则,照章办事。对于违反财经纪律和财务制度的事项,必须拒绝付款、拒绝报销或拒绝执行,并及时向上级财务部门报告。
公司支持财务人员坚持原则,按财务制度办事。严禁任何人对敢于坚持原则的财会人员进行打击报复。公司对敢于坚持原则的财会人员予以表扬或奖励。
第17条财会人员力求稳定,不随便调动。,全国公务员共同天地
财会人员调动工作或因故离职,必须与接替人员办理交接手续,没有办清交接手续的,不得离职,亦不得中断会计工作。
被撤销、合并单位的财会人员,必须会同有关人员编制财立、资金、债权债务移交清册,办理交接手续。
经济活动中的内部控制,是指为了保证单位经济活动正常进行所采取的一系列必要的管理措施,是对经济活动全过程的约束。《会计法》中对人员分工职责权限、重大经济活动决策和执行、财产清查的组织以及对会计资料定期审计等都明确规定应有控制程序或办法,这是单位内部控制的总原则,对于单位的领导干部来说,在管理经济活动的过程中,应当具有决策、执行、检查、监督程序必须明确的思想和措施。对于不同性质的单位来说,内部控制的目标、重点和实施内部控制的措施有所不同,领导干部应负的责任也不同。
一、合理设置组织机构和职务分工,恰当地分配职权是领导干部首要的内部控制责任
事业单位与经济活动相关的机构大体上可以分为两类,一是管钱管物的;二是花钱和物资使用的。领导干部在决定机构设置时应坚持相互控制的原则,即管钱与管物分离,管钱与花钱分离,管物与物资使用分离,保证每项经济业务的运行过程都要经过不同的部门,并使部门之间相互检查。单位的财会机构是管钱的部门,应当让财会部门承担的主要职责是:制定单位经济政策和财经管理制度,对单位的重大经济决策提供咨询意见和论证材料,编制单位的综合预算草案并控制执行,按《会计法》和财会制度的要求进行会计核算,组织财产清查等。而对于主要的花钱事项,如工资等人员费用的管理、物资管理、基建工程、修缮等,应当设立独立于财会机构的部门来管理,让这些部门在预算的范围内行使花钱的职权不受干扰,与管钱的部门互为控制的主体,又互为被控制的对象。分离财务部门、物资管理部门、物资使用部门是领导干部为了保证各项资产的安全和完整,防止资产流失,必须采取的措施。实物形态的资产是各事业单位全部资产的主要部分,应该让财务部门负责资金计划控制和实物的金额记录,让物资管理部门负责组织采购、调配和实物及金额的明细记录,让物资使用部门负责物资的合理使用和维护,使物资的管理和使用形成了一个封闭的控制体系。安排财务部门组织财产清查,与物资管理部门对账,并会同物资管理部门与物资使用部门核对实物,使财务部门不仅对物资管理部门形成控制,而且对物资管理与物资使用部门的关系也具有制约作用。对财务部门来说,账目正确与否,又受物资管理部门制约。物资管理部门控制着物资使用部门在用物资的全部情况,物资使用部门则通过参与采购和对被使用物资的质量要求对物资管理部门的采购和管理形成制约。
领导干部在经济活动的用人和职务分工上应当遵循不相容职务相分离的原则。所谓不相容职务,是指如果由一个人担任,既可能弄虚作假,又能够自己掩盖其舞弊行为的两个以上的职务。职务分离才能有效地防止因权限集中、职务重叠而造成的贪污、舞弊和决策失误。从管钱方面来看,钱账分管是内部控制制度的重要组成部分。每一笔业务必须由两人或两人以上分工办理,这是财会部门分工的基本原则,虽然手续繁琐、程序复杂,但这是必需的,各单位不可以任意简化,更不能因人员少或业务少就不实行钱账分管。在花钱方面,必须使每一笔经济业务的审批和经办、决策和执行职务相分离。对于物资管理,审批、采购、保管、记账、领用职务应当分离,特别是审批与采购、保管、使用职务必须分离。
在经济活动中,权力失去制约必然产生腐败,所以领导干部必须恰当地分配各级机构、各类人员的职权,权责明确,互相制约监督。通过恰当地分配职权,做到任何一个人在未经授权或他人参与的情况下都不能自行完成某项经济事项。无论是大权还是小权都不能过于集中,而是应当保证各级各层次的职权都不受侵犯。过于集中会失去制约,职权受到侵犯会造成混乱。下级自行决定应由上级决定的事情,是越权行为,而上级去做应由下级承担的事情,也是越权行为,在履行职权的过程中都应避免。领导干部在对职权进行分配上,还必须坚持权责对等的原则,行使职权的人必须承担相应的经济责任。
二、明确和遵循程序是领导干部经济活动内部控制责任的重点
《会计法》第二十七条关于单位内部会计监督制度的四条要求中有三条提到程序问题,即“重大对外投资、资产处置、资金调度和其他重要经济业务事项的决策和执行的相互监督、相互制约程序应当明确;财产清查的范围、期限和组织程序应当明确;对会计资料定期进行内部审计的办法和程序应当明确。”可见,明确经济活动的程序,对建立单位内部控制和会计监督制度是非常重要的。对事业单位的领导干部来说,明确经济活动决策程序、决策和执行的相互监督、相互制约程序以及内部审计程序是内部控制责任的重点。
决策是人们为了达到一定目标而制定并选择行动方案的过程,是领导干部实施领导的关键环节。重大经济活动决策的程序中应当包含确定目标、制定方案、选择方案等几个主要环节。事业单位领导干部在作重大经济决策时,应遵循的原则一是经济活动与单位的事业发展和职能相一致原则;二是谨慎性原则,对重大支出项目和对外投资项目的安排,必须谨慎从事,不能影响单位的正常运转;三是确保国有和集体财产安全原则;四是注重经济效益原则。正确的决策取决于领导干部的素质、能力,也取决于领导干部在决策过程中能否贯彻决策原则和遵循科学的决策程序。领导干部对单位重大经济决策的程序一要明确、科学;二要遵循,这是提高决策质量和管理水平的必要条件。
明确程序,就是领导干部要有事前确定好的工作程序。如会计核算业务的工作流程从原始凭证的审核开始,到制单、复核、稽核、收付款、记账、报表、凭证整理等,是一个完整的工作程序,每个环节的次序、职责都是明确和固定的。也有一些突发事情,其处理程序不是固定的,而是临时设计的。但事业单位经济活动特别是重大经济活动的决策程序必须事前明确,不能临时设计。程序明确还有一层意思,就是程序要以单位规章的形式固定下来,不遵守将受到约束和惩处。程序科学,是指所遵循的程序应符合事物发展的一般规律,集中体现在合法、合理、效率、控制几个方面。这几个方面在一个科学的程序中是统一的,但又相互矛盾。领导干部在程序的设计和执行时,重要的是分清主从,抓住主要矛盾。“合法”和“控制”是主,“合理”和“效率”是从,不能颠倒。对于重大经济活动的决策,法律、法规及上级的有关文件都有规定,要求遵循民主化的决策程
序,决策时这样做是合法的,也是合理的,而且便于控制,虽然效率会相对低一些,但也必须这样做。效率是从属的,不能片面追求效率,而按不合法、不便于控制的程序去决策,事业单位尤其如此。
领导干部应该带头遵循单位制定的经济活动程序,在制定重大经济事项决策和执行程序时,要贯穿相互监督、相互制约的主线,这是《会计法》中有关内部控制的非常重要的法律要求。为了做到相互监督、相互制约,一是程序应当健全。起码应包括:目标论证,探索可行的备选方案,分析比较备选方案,选择最优方案并作出决策,组织方案实施并检查实施效果,反馈信息并调整决策等环节。二是程序中每个环节的职务分配应分离不相容职务。方案的拟定、分析比较和选择决策要由不同的部门和不同的人员承担,备选方案的分析比较不能只由拟定方案的部门或人员来完成。分析比较方案过程中要做好事前审计,并充分发扬民主,听取各种反对意见。方案的决策者不能承担具体的执行任务。三是决策应该贯彻民主集中制的原则,对外投资、资产处置、资金调度、对外经济合作和大项的筹资及支出项目应该实行集体决策,由单位领导集体讨论决定,实现决策的相互监督、相互制约,更重要的是应该集中众人的智慧,减少决策失误。
三、建立经济责任制是领导干部经济活动内部控制应该采取的必要措施
领导干部对单位经济活动实行有效的内部控制,合理分配职务实施组织控制是前提,明确工作程序实施程序控制是重点,而建立各级经济责任制实施人员控制,则是应采取的必要措施。所谓经济责任制,就是将经济活动中的管理责任按职责权限明确落实到具体部门和个人,并配以相应的奖惩措施。经济责任制的核心是权利和责任相结合,各级领导、各有关部门、各有关人员在经济工作中既按规定行使权利,又必须按规定承担责任。事业单位的经济活动具有广泛性和复杂性,单位领导对经济活动应当实行广泛的分工协作,在分工协作中实现纵向控制、横向制约的内部控制机制,各类人员的行为都在被控制之内,使每个职务的承担者既是控制的主体,又是被控制的对象。建立各级经济责任制,对于内部控制的意义在于强化从事经济活动的每一个人的责任感和使命感,提高内部控制的有效性。
单位各级领导者的综合素质,对单位事业的成败起决定性的作用,内部控制更是如此。领导干部应组织制定内部控制制度,制度的执行也要靠领导干部的努力。内部控制在很大程度上取决于处于各个层次、各个环节上的领导者和管理人员的能力和品德,管理者的能力和品德是影响内部控制有效性的关键因素。建立经济责任制,使责权统一、明确,对参与经济活动的每一个人来说,都增大了经济责任追究、奖惩的压力和动力,有利于管理者的自我修养和自我完善,从而提高执行内部控制制度的能力和自觉性。
关键词:公路事业单位;会计内部控制;方案
会计内部控制可以有效的规避风险,实现企业可持续发展,对公路事业单位的发展和管理有重要的指导意义和实践意义。企业为保证资产的安全、完整,确保有关法律、法规的贯彻实施,提高会计信息质量而采取的一系列举措即为会计内部控制。在市场经济快速发展的大背景下,公路事业单位更需要建立和完善会计内部控制制度,加强企业现代化管理,以适应自身职能转变,增强风险抵御能力和市场竞争力,实现企业可持续发展。
一、公路事业单位会计内部控制中存在的问题
1.1人员配置不合理,素质有待提高
当前很多公路事业单位在人员配置、专业结构方面存在不合理的现象。例如部分单位的会计人员得不到重视,而会计的工作强度较大,导致人才流失;由于相关人员配置和配套设施不健全,导致有出纳员兼顾会计工作,财务科长保管财务公章的现象;有些岗位存在会计员工老龄化、知识、技术跟不上时代的问题。与此同时,会计人员的整体素质有待提高,有些财会人员利用企业财务上的漏洞,制造虚假发票,非法侵占企业财产。有些会计人员会利用职务便利,收受贿赂,挪用公款,甚至与犯罪分子一起参与违法犯罪活动。
1.2缺乏现代化管理理念
当前很多公路事业单位的管理人员缺乏现代化管理理念,他们往往只考虑到利润的最大化,忽视在管理制度上去改革创新,致使企业会计管理不规范。而不规范的管理方法和控制理念导致企业的财务缺乏明确的分工,会计业务的决策和经办人员没有得到有效分离和制约,在会计业务授权、执行、记录的过程中,容易出现岗位人员职能兼容与重叠的现象。这些不规范的管理制度,致使会计工作变质,严重影响单位的发展。
1.3资产管理制度不健全
很多公路事业单位缺乏健全的资产管理、清查制度,导致会计人员无法了解明细的资金流动情况,甚至连自己的家底都无法摸清。有些公路事业单位虽然设立了审计部门,由于审计人员配备不规范,无法正常操作,形同虚设。有些单位在资金流动和固定资产管理方面控制力度不够,易导致费用支出失控,增加潜在亏损。这些不规范的管理制度在很大程度上致使财会工作无法正常运营,会计信息质量低下,甚至导致管理失控。
1.4绩效考核和内部监督不明确
公路事业单位对员工进行绩效考核,有利于引导和规范员工行为,提高员工工作效率。而在实际工作中,存在很多单位工作分工不明确,目标指代不具体的现象,相应的绩效考核和评价体系不明确,奖惩措施无法真正落实。监督管理是得罪人的工作,很多会计人员在工作中只注重自己部门的财务核算,对其他部门的错误视而不见,无法正确履行各部门相互监督、相互制约的功能,也导致会计内部控制工作很难做到位。
二、公路事业单位会计内部控制方案
公路事业单位会计内部控制中出现的上述问题严重阻碍了公路事业单位的健康发展。因此,建立和健全公路事业单位会计内部控制势在必行,对此提出解决方案如下。
2.1优化人员配置,提高人员素质
公路事业单位应该优化会计人员配置,建立员工长效培训机制,加强专业培训,以提高会计人员的专业技能,注重培养员工的学习能力和创新能力,增强其道德修养,让他们在实践中不断增长知识和责任感,以提高财会人员的整体职业素质。公路事业单位在管理过程中应体现公平、公正的原则,以吸引更多外界的优秀财会人才;工作中做到分工明细,完善配套设施,明确管理干部职权范围,协调管理部门、单位和工作人员之间的关系,使不相容的工作相互制衡;加强会计岗位工作人员年龄、学历、工作经验方面的分配比例,尽量做到配置最优化。
2.2设立风险评估,健全整体机制
财务风险评估可以对可能出现的财务危机和财务风险进行预测并提前管理和控制,以避免可能出现的财务风险,是会计内部控制的依据。由于财务风险很可能引起其他的风险,从发展的角度看,公路事业单位很有必要建立完善的财务风险评估体系。这也要求公路事业单位合理考虑自身的成本承受能力,做好工作人员的整体分配。在风险评估过程中财会人员应充分利用现代科学技术手段,将财务管理知识与网络技术相结合来掌握和利用内外部信息,密切关注与财务活动相关的各种因素和发展变化趋势,通过准确的分析判断,来预测风险,并做出相应决策。公路事业单位相关部门应建立好风险预警机制和突发事件处理机制,以应对可能发生的风险,减少和弥补风险损失,保证企业可持续发展。
除此之外,应建立健全会计系统内部各个部分之间的有机联系,以实现会计系统整体功能的运作模式,即实现会计系统的整体机制。公路事业单位在进行会计内部控制系统运作时,应该考虑到所有因素,把会计内部控制系统作为一个整体,充分发挥每一个因素应有的职能,相互合作,如此才能保证企业会计内部控制的规范和高效。在落实时,公路事业单位相关管理部门应该健全相关法律法规,发挥各部门的监督管理职能,特别要建立各部门的责任制度,加强各部门的内部牵制,使各部门相互制约,从而规范会计内部控制的整体发展。
2.3加强活动资金控制和固定资产管理
财会工作人员在各项流动资金进行审核时,应该注意是否存在挪用、截留的情况,公路工程中的结算收入纳入单位帐中,进行统一管理,不得改变资金的性质或另外做账。对各项经费开支严格审核,确保票据的真实性、合法性和使用正确性。对经费支出进行严格管理,避免和杜绝浪费,严格拒绝不合理和不符合审核手续的开支并及时向上级报告。保证流动资金的合理利用,正确配置,实现资金利用最优化。
加强固定资产的管理力度,定期清查固定资产使用情况,将各种无形资产及时入账,防止固定资产流失。在固定资产的管理和维修时,对已经无使用价值的固定资产要及时申请报废;对闲置的或使用效率低的固定资产可以适当处理,例如可以通过出租的方式减少浪费,所得收入纳入单位总账中。
2.4明确绩效考核,加强监管力度
建立完善的绩效考核制度,针对各部门提出相应考核要求,明确各部门职能。建立完善的会计内部控制考核制度,用公众评判的方法辅助绩效考核,当会计内部控制出现问题时及时给予更正建议,取得成绩时予以表扬和奖励,通过激励的方式提高会计内部控制工作的效率。
适当的监督管理可以保证会计内部控制更好实施,公路事业单位应注意事前、事中、事后的监督相结合,确保及时发现并制止会计内部工作中出现的问题。加强内部审计职能,注意发现并纠正财务核算、会计资料和财务收支中一些不合法、不正确的情况,从而保证企业核算资料的完整和企业财产安全。事前监督即对会计内部有关制度、实施情况的督查,有助于会计内部控制的正常开展;事中监督能有效遏制和避免企业因为违规行为导致的损失;事后监督即分析审计过程中的解决问题的方案,给事件决策者提供参考,避免以后发生的类似问题,完善和巩固公路事业单位管理制度,保证事业单位健康稳定发展。
三、总结
总之,公路事业单位会计内部控制是一项复杂而艰巨的工程,需要内部各部门加强管理,使用现代化的管理理念,建立健全会计控股合资内部管理体制,更需要各部相关因素共同协作,并在实践过程中不断改革和创新。本文提出的相关完善方案,可以给公路事业单位管理者一些参考,希望公路事业单位在今后能更加注重完善会计内部控制制度,使我国的公路事业持续健康发展。
参考文献:
[1]郝玉荣.浅谈公路事业单位的内部会计控制[J].交通财会,2009,06(04):52-53.
关键词:银行;财会管理;规范化;有效措施
在当前形式下,银行面临着机遇与挑战并存的局面,但机遇要大于挑战。我们所要做的就是转变经营观念,转换经营模式,改善管理体制,优化运行机制,建立起完善的现代企业制度。充当银行经营管理重要角色的财会管理,也要对其管理模式进行转变,开阔思路,科学管理,充分发挥其职能作用,以确保财会管理适应现代银行的要求。
一、强化财会内控管理,确保财会数据的真实性和有效性
强化财会内控管理,以确保财会工作安全、规范、高效,进而保证银行会计信息真实、准确、完整,促进银行业经营活动的顺利进行。(1)财会业务操作的流程要合理规范。银行应该以《会计基础工作规范》为参照,以自身业务为出发点,制定一个符合本系统业务操作的流程,具体规定业务各个环节间的分工、协作和操作程序。(2)完善会计监督体系。会计监督应以《会计法》和《企业会计管理制度》为准绳,构筑事前防范、事中监控、事后检查的会计监督体系,采取人控和机控相结合的方式,完善会计委派和定期轮岗的做法,将每一个财会人员、每一笔账务都置于有效的控制之下,确保实现各项业务的真实性和会计核算的准确性。(3)对债权债务的管理要规范。特别是要加强债权的管理,尤其要重视贷款本息的 会计核算,不能出现丝毫差错;基本建设、固定资产、低值易耗品、不良资产、财务收支、经营结果等的管理与核算也要规范;乱列账、乱调账、乱报报表的“会计三乱”问题一定要禁止,使会计核算建立在坚实的事实基础之上,务必真实反映实际情况。因此,我们应该从以下方面入手:首先,全面认识财会数据真实的重要性,虚假会计信息危害的严重性;其次,深入对各级银行进行彻底真实的检查, 全面掌握实际情况。包括清查固定资产各项指标,核查各项收入与支出核算,确保相关财会信息真实、准确;再次,要把检查常规化、制度化,强化检查的工作纪律和要求,扩大检查人员的队伍,对违规违纪以及弄虚作假问题加大查处力度,对于经营管理者的成绩要予以准确考核,从而保证财会数据的真实性和有效性。
全面、真实、准确、完整的财会数据,对于强化财会管理,推动决策层进行准确决策起到重要作用。所以,银行务必要将烦乱的财会数据整理清晰,这要作为银行发展的重要问题来对待, 采取有效的措施,提高财会数据的真实性和有效性。
二、将财会信息资源充分利用起来,从而加强财会数据的实用性和可加工性
结合客户、交易以及会计信息系统,根据管理的要求再次定位和合理规划信息系统。由于当前三者的相对独立性,以及其不够完善的系统,制约了财会、统计等信息的加工和利用。制定合理的银行数据模型与规范的信息指标,将信息单元进行仔细划分使信息来源更为广阔,建立健全管理信息机制,使其基础信息得到灵活加工,确切的供给管理所要求的各种数据,强化财务分析,增加数据的使用率。此外,强化电脑网络的建设,方便信息数据采集和传递,争取达到全系统信息综合处理的目的,使系统内部传递信息的速度提升,强化信息传递的准确性与安全性,明确上下级在账务处理和账务经营结果方面的职责,避免或减少内部往来中产生的矛盾,从而使财会工作达到一个规范化与科学化的新水平。
三、改善财会管理的模式以及运行程序
要想做到上述两方面,要建立一个以行长为组长, 计划、财会、客服与其他部门成员为单位的管理会计领导小组。将当前的会计部门分为管理会计部门与财务会计部门两方面。管理会计部门主要以经营为主,以效益为出发点,对业务部门反应的信息进行分析与整理,对经营前景进行展望,制定财务方案,参与经营决策,监控各个责任部门完成指标的情况,考核并评价其业绩;财务会计部门重在核算,以日常业务为出发点,强化核算贷款、存款、投资和各项投入与产出的情况,参与资金的运转情况,办理资金结算业务,管理凭证、账簿、报表等
在程序方面,应重点改变自上而下行政下达财务计划的管理模式,突出上下参与、部门协作、共同编制财务预算。管理会计部门在分析总结下级所反馈的信息资料后,将建议提交给本级决策者,并及时把信息呈交于上级管理会计部门。上级管理会计部门整理审定全辖的信息之后,下达决策的方针给下属管理会计部门,然后下属管理会计部门从自身情况出发,落实所传达的事项。