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信息化的快速发展也使高校档案管理工作进入了新的时代,这既是机遇也是挑战。高校档案管理进入了信息化的管理模式,提高了档案管理的效率。但是当前许多高校还采用传统的纸质档案管理方式,如何推进纸质档案管理向电子档案管理转变,是如今高校档案管理工作面临的重要课题。
一、电子档案的定义及特点
电子档案包括电子文件、电子信息、电子报表和电子图纸等。具有实时共享性的特点,可以避免时间和空间的限制,可以随时随地进行远距离信息共享。同时,电子档案是通过计算机进行阅览的,体积小、容易保存及携带。
二、电子档案的优势和弊端
(一)电子档案的优势
1.提高工作效率。依靠计算机的信息处理能力,可以大大提高工作效率。电子档案的使用可以使档案资料在收集、储存、分类、统计和查阅的环节更加方便快捷。在一定程度上也减轻了档案工作人员的劳动强度。例如,在查找档案信息时,就可以直接在计算机相应的文件中搜索文件分类号,快速找到所要的文件信息。通过电子档案,使档案可以快速高校的归档。
2.提高档案安全性。电子档案的利用避免了过去整卷查找信息的方式,有效保证了档案信息的保密性和安全性。使用者不需要直接接触档案,只需要通过计算机目录进行检索,减少了对原始档案的翻阅次数,对档案原件的保护得到了保证。缩短了查询时间,又提高了档案的利用率。所有文件都可以及时归档,文件不完整时也可以及时补漏,降低了纸质档案的人力物力进行整理装订的工作量,还可以有效避免档案被认为篡改的行为。
(二)电子档案的弊端
1.初期投资较大。电子档案需要的磁盘、光盘等均是高科技产品,对环境的湿度、温度都有一点的要求。并且电子档案前期需要高校配备计算机及外围输入和输出设备,要对电子档案的管理者进行相关的培训工作。这样就造成了电子档案建立初期的投资费用过大。
2.网络安全性差。计算机网络技术的开发与利用带来便利的同时,也存在一定的安全威胁。黑客和网络病毒会对电子档案的真实性和完整性造成威胁。因为电子档案没有手写的字迹,就不利于区分档案的真假,在传输过程中容易出现被篡改、盗用的情况。因此,电子档案的网络安全问题也是不可忽略的一个方面。
三、电子档案在高校档案管理中的应用
(一)加强电子档案的存储设备及网络安全性
高校要定期对计算机软件和硬件进行更新和系统维护,要保障电子档案的存储设备的安全,保证做到专机专用,使存储设备要时刻保持良好状态。并且定期对电子档案进行更新备份,防止在意外情况下丢失。要加强网络防火墙的更新建设提升设备的安全性,最大限度地保证电子档案的网络安全性和保密性。
(二)完善相关制度,规范操作流程
国家要尽快完善规章制度和工作标准,结合《档案法》《高等学校档案管理办法》规定,使高校档案管理工作能够有法可依,有章可循。要强化档案管理工作人员的安全保密意识,提高档案管理工作人员的职业道德和职业素养。定期对相关工作人员进行电子档案应用操作的培训,同时建立完善的监控系统制度。使档案资料的安全得到保证,并且最大限度上做好服务工作。
(三)优化服务方式,拓宽服务功能
高校档案管理工作人员要充分结合多媒体技术、信息技术、光盘制作技术等,坚持以快捷个性的服务为宗旨,使电子资源真正实现以安全为基础的信息共享。另外,可以构建在线档案查询服务的平台,为电子档案的用户提供私人的便捷的在线咨询服务。通过对知识面的扩展,及时沟通新的学习技术,为用户提供高品质的电子档案查询服务,使高校档案管理工作为社会效益和经济效益的提高起到更大的作用。同时,在建立完善的网上电子档案咨询服务后,要对网络平台的工作规范严格管理,积极实施管理纠纷,加强数字化档案的工作质量检查。
(四)规范档案储存与利用的方式
要加强电子档案的存储设备,保证电子档案的安全。对电子档案保管的软件进行定期的维护升级,以及要对电子档案及时备份,防止文件丢失,不断改进现代化管理手段,提升电子档案的安全。
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一、加强电子病历档案的规范管理
第一,监控环节病历的质量。医院质控部门应当按照《病历书写规范》的相关规定去审核与抽查各科病人的病历质量。检查人员要遵循客观、真实、完整、准确、及时的原则,重点询问病人的病史,并认真仔细做记录,查体的记录要实事求是,不能用查体记录的模板来代替患诊断分析者的查体记录;拟诊、诊疗要有目的性和针对性。做好日常的病历记录工作,病人病情的变化、医生的诊断意见、对检查结果的分析与处理,治疗理由的更改,以及治疗的效果都要有详细的记录。如果发现病历质量有缺陷,要及时进行纠正,保证病历的完整性和正确性,防止造成重大事故,危害病人的身体健康。
第二,监控终末病历的质量。终末病历是医生对病人诊断结束后的归档病历。终末病历质量监控是病历的最后一道关卡,如发现病历中的缺陷,要及时反馈给各个科室,在原始病历的基础上进行补充和完善。具体从以下几个方面做起:首先,各个科室的领导者要做好归档前的病历检查工作;其次,归档后医院的质控部门要对终末病历的首页、病历记录、病程记录等方面,按照《病历书写规范》进行质检,对于其中的不足要及时进行修改,并将其反馈给各个科室,提高临床医生的记录意识,提高记录的价值,杜绝丙级病历的出现。
第三,病历录入要及时。首次记录应当在病人入院24小时内完成;病程记录应当在病人入院8小时内完成;抢救记录应当在抢救结束以后6小时内完成;手术记录、出院记录、死亡记录,都应当在病人手术结束后、出院后、死亡后的24小时内完成,出院病历在72小时内完成归档等。但是在实践中,由于医疗事务繁琐并且复杂,一些医务人员如果没有及时书写,事后紧凭印象去补写,可能会有遗漏或者错误,使病历的可信度大打折扣。使用电子档案后,能够及时、快速的录入病人相关信息,并且实现资源共享,为医生的诊断提供了强有力支持,同时及时更新病历信息,提高医生诊断的正确率,减少了遗漏或者错误现象的发生,提高医生工作效率,同时也病人的身体健康提供了强有力的保障,使医院更好地为病人服务,提高医院的形成,促进我们医疗事业进一步向前发展,为我们的和谐社会建设提供了强有力的支持,早日实现祖国的社会主义现代化建设。
二、完善电子病历档案的安全认证
要充电利用信息安全保护技术,保护电子病历档案的信息。电子病历档案的更改、复制非常简便,并且不留痕迹,这使得电子病历档案的原始性和凭证性大打折扣。目前电子病历档案的安全认证体系是医疗事务中一项非常重要的工作,其有利于档案的形成、保护、以及利用。通过实现先进的科学技术,完善电子病历档案的相关制度,确保电子病历档案的真实性、完整性、以及可靠性。具有需要运用以下科学技术,如:数字证书技术、加密技术、电子签署技术、以及跟踪技术和权限控制技术等,明确医生签名的合法性,以及医生在电子病历档案上的权限,防止随意修改电子档案。同时明确各类参与人员的责任,制定一套科学、严密的管理制度,如:载体及转换登记制度,彻底消除电子病历档案的弊端,保护电子病历档案的安全,提高医务人员的档案管理意识,保护病人的生命安全,提高医疗事务的整体管理水平,促进医疗事业的发展,进而更好地为人民服务,提高人民的整体生活水平。完善档案安全认证体系,克服电子病历档案的弊端,保障电子病历的完整性和真实性,使其成为医生诊断的依据和强有力的保证,从而更好地为病人服务。
三、落实电子与纸质病历的同步归档
一、中职《网络营销》的教学改革势在必行
网络营销是一门交叉和综合很强的学科,而中职学校的学生来说,理论接受能力原本薄弱、更没有社会实践经验的教育对象,等待他们的却是如此复杂,陌生,全新的课程,单纯的进行理论传授,则显得枯燥、难懂,甚至让学生产生厌学情绪,所以我们应该在教学过程中合理采用案例教学法,选用生动具体,切合实际,紧跟时势,有针对的典型案例贯穿与整个网络营销教学之中,这可提高教学质量,能取得事半功倍的效果。
二、网络营销案例的教学实践与思考
案例的选取及运用直接关系到案例教学效果,结合中职学生原有知识基础,教师在选取案例时应注意以下几点。
1.强调紧密性,体现“以生为本”
案例教学是围绕理论教学展开的,选取要做到针对性强、具有典型性,并尽量做到题材广泛,做到案例内容与理论知识的高度一致性,具有上述特点的案例能更好地激发学生的兴趣,有助于学生对知识点的理解和把握。例如,在章节开始的第一节课,可以用中国本土产品“脑白金”的营销案例,从市场调查,产品定位及定价,销售渠道,广告内容,软文营销等全方位地向学生介绍,从而引导学生走出两个误区:第一、网络营销不是网上销售;第二、网络营销不仅限于网上。第三、网络营销建立在传统营销理论基础之上。如“如何把梳子卖给和尚”,“如何把一个苹果买到一百万”,可以作为前置作业,让学生主动思考,提高学生听讲的兴趣。
2.要求创新性,体现“与时俱进”
案例除了要和教学内容结合,还应该考虑到学生的原有知识水平和兴趣所在。互联网世界日新月异的变化,以及绝大部分学生对网络世界的熟悉,运用一些旧案例,是很难激发学生的兴趣,所以作为教师要充分利用网络资源,与时俱进,及时更新教学案例库。在2009年的教学过程中,所使用的大事件营销案例可以更多地结合2008的奥运盛事,比如可口可乐与腾讯的“在线奥运圣火传递”活动,搜狐网的“圣火到我家”活动;而在2010年的时候,就可以从上海世博会及广州亚运会跟某些产品或某些网站的合作去分析教学知识点。
3.引导德育化,体现“网络文明”
近年来,互联网已成为人们学习、工作、生活的重要工具,而网络事件营销,对于大众来说已经并非一个新鲜的概念。比如从芙蓉姐姐到天仙妹妹,从2006年的中国版“别针换别墅”神话艾晴晴的网络骗局到“奥巴马女郎”的个人事件营销。最近这几年的“网络红人们”几乎均是通过这样的方式被大家熟悉,无一例外。事件营销利用人们对事件本身的关注,企业从中获得非常高的知名度。这一营销方式更是被企业广为采用:制造新闻事件,吸引媒体注意,通过体传播,达到宣传品牌的目的。在复杂的事件营销环境下,教师在教学过程中运用案例时必须注意提倡“网络文明及其建设”,引导学生正确使用这种营销形式,必须要端正自己的营销动机,采用正确的方式,杜绝为达目的不择手段的做法。
4.注重可行性,体现“理论与实践的统一”
营销案例中,我们会用提到一些新的网络应用方式,在教学过程中,我们应该注重这些变化带来的利弊,并能运用到网络营销里加以实践,巩固知识。一般情况下,学生都很乐于接受新鲜事物,实践表明,如博客营销,微博营销案例进行教学,这些平时生活中学生经常用于娱乐的网络应用方式可以更加有效的提高学生的学习兴趣。而对网络营销工具的实践应用能力,特别是新的营销工具,学生需要实践才能深刻体会。让学生从实践中去感受:近年来,博客,微博作为一种新兴的网络应用形式,不仅加强了人与人之间的联系,还日益被企业作为一种重要的网络营销工具来应用。利用博客,微博进行公关,可以快速的消除负面影响;进行产品的宣传推广,容易引起消费者的信任与好感;进行招聘,有更多的机会招聘到对自己企业持续关注的应聘者。因此,在网络营销教学活动中,应该从分析新型营销案例入手,引导学生使用博客,微博,将此类网络营销工具溶入到日常的学习与生活中,增强学生对网络营销的认知和应用能力,这样可以在部分程度上达到在企业参加实践进行网络营销的效果。
1 医德医风管理系统的具体应用与主要内容
在当代,我国经济的迅速发展也大大推进了信息化技术的进程。近几年,随着我国医院规模的不断加大和患者数据的增加,医德医风电子化管理凭借其独特的优势,受到了各大医院的青睐。同时对于实现医院管理现代化、信息化也起着积极作用。
宽城满族自治县医院党委办公室经过几年的摸索和实践,于2012年正式投入使用医德档案信息化管理平台,这一平台的实行使全院的医务人员工医德医风档案的管理,不仅大大提高了档案管理工作的工作效率,同时也使得对员工医德医风档案的收集与管理更加具有科学性、合理性和系统性。
(一)该平台建立在医院已有的OA办公局域网上,具有良好的兼容能力和安全性,对计算机操作系统要求不高,医德档案信息化管理平台采用电子录入方式,一人一档,实行院科两级网络化管理,由院党委办确定专人负责收集,录入与量化评分,具体方法与实践简要如下:
1、由专业人员对各科室兼职网管人员进行专业的培训,提高其专业水平,掌握电子文件的管理知识,同时培养他们的管理和保密意识,使其称为有素质的专业的档案管理人员,加快传统医德档案的数字化管理转型的进程。
2、医德档案网络信息化建设首先要有一套科学合理、方便快捷的比较完善的管理方法。另外还要对于医德档案收集范围要明确,最后为了方便以后对档案信息的科学研究,还要建立标准化、规范化的数据库并建立与之相对应的数据分析库。
3、需要填写的科室及个人需在规定的时段登陆系统并完成相关填写项目,在填写项目完成并核查无误后保存退出,这样的方式有利于保证数据的准确性。在规定的登录时段结束后,服务器将自动关闭系统。
4、运用网络办公自动化信息平台(OA系统),
根据医德医风填表信息编制交互网页,最终录入数据库中,实现安全、高效的医德档案动态管理。整个过程全部利用计算机进行,形成收集、统计、分析和评价为一体的多功能管理体系。
(二)医德电子档案重点在于对医德内容的设置,该系统内共分为3大项、16个小项,比较全面地涵盖了医德评价指标的各个方面。
1、平台基本构成:《医务人员基本情况登记表》、《医务人员考核医德医风档案表》(内含“工作人员基本情况”、“违反医德医风情况登记表”、“医德医风考评汇总表”、“受奖励情况登记表”)、《年度医务人员医德考核评审表》和相关个人先进材料,行政奖励或处罚的复印电与版材料等等。
2、平台设置了不同等级的权限,分为一般权限、部门权限、管理者权限和超级管理员权限,以对应医德考评自我评价、科室评价和单位评价的三个环节:对员工仅开放一般权限,用于个人医德档案的操作;各科室负责人增加部门权限,可对管理范围内员工的医德档案进行科室评价意见的填写意见、查询和管理;管理者权限仅对各职能部T的具体责任人开放,可随时记录医务人员的医德表现;超级管理员权限只对医德档案管理员开放,负责进行后台操作,可对填写不符合要求的医德档案予以退回或删除,提取未及时上报人员名单进行通报,查询所有考评对象的医德信息,最关键的是可以进行数据的汇总统计,从而实现医务人员医德状况的记录、归档、分析、比较、统计等全方位信息化管理。
2 实行医德档案信息化管理的特点与成效
(一)医德档案信息化平台的建立彻底改变了以往使用传统纸质档案建档的繁琐流程,管理者和员工根据系统的提示可以简单、方便地完成整个考评过程电子化医德档案顺应了无纸化办公的时展趋势,减少了资源浪费,使这项工作更加方便快捷,节约了人力成本。管理者可以在短时间内调阅了解医院医德医风建设动态,并可基于系统进行数据挖掘分析,推进了医德医风建设的科学化、规范化和系统化管理进程,形成了医院医德医风建设的规范体系。
(二)医德档案和奖惩记录实行电子平台集中管理,各职能部门可将日常监管和科室日常考核结果及时存档,动态记录每位医务人员历年来所受到的表彰、先进事迹、存在的问题等方方面面的信息,保证了医德档案的完整性、全面性和长期性。
(三)从2012年宽城满族自治县医院首次在全市县级医院建立医德医风档案信息化管理以来,促进了行风的建设,并且促进了医疗服务、医疗质量的有效提高。在对行风建设检查中,宽城县医院医德医风档案网络信息化管理系统展现的内容一直是全院的亮点和骄傲,受到了市县卫计委多次表彰。