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档案是当今社会信息的主要来源,也是其社会信息价值的最终体现。当今电子档案在档案事业的发展中占据着十分重要的位置。本文简要介绍了档案的开放与应用现状,分析了信息安全的重要意义,指出了当前档案开放和信息安全存在的相关问题,并提出了相应的解决方案。
关键词:
档案开放;信息安全;保障体系
人类文明发展有文字之后,档案便开始了漫长的保存与利用过程。档案的开放和安全保障是信息保存和开展相关工作的重要保障。目前,档案的开放和信息的保护遭到多方面的干扰,电子档案的兴起更对信息安全提出了更高的要求。因此,加强档案安全利用是档案部门需要重点研究和建设的项目。
一、档案开放与信息安全的必要性
档案开放是顺应市场经济发展的必然,是政府实施“信息公开”制度和“政务上网工程”的要求。档案开放能够推动民主政治的实现,并能推动其发展。档案信息必须附着于不同的载体上,在保存过程中遇到破坏在所难免,而因此造成的信息的丢失对社会的影响非常大。另外,随着信息时代的发展,档案管理电子化,即电子档案的普遍应用,网络开放性更是威胁着档案信息的安全使用。无论是从自然环境还是社会人文环境来看,加强档案信息安全的研究和保护都刻不容缓。
二、档案开放利用的现状
目前,我国档案信息资源的开放程度仍然较低,开放的档案仅占国家档案保存总量的28%。首先,外部环境的巨大变动严重威胁保存档案的硬件设备。其次,网络安全直接影响着电子档案的安全。在虚拟的网络环境里,黑客、病毒等的恶意篡改和攻击严重毁坏了档案的完整性和准确性。网络一旦瘫痪,所有的信息可能会消失殆尽。另外,信息安全的相关法规存在漏洞、执行能力差,安全管理上工作细致性不足,风险评估体系和水平不足。
三、档案开放与信息安全的辩证关系
作为档案工作的核心和最终目的,档案开放必须有严格的工作标准和规定。档案工作者利用多种渠道获得相关信息,进行统一的加工整理形成档案,交给档案使用人员同时加以保存。非保密档案可以依法向社会和人民大众公开,提供给民众参与社会化服务与政策的机会,保障知情权的行使。档案的开放极大地促进了信息的共享和资源的高效利用,能有效地促进相关工作的顺利进行。在档案的开放过程中,信息的安全保护相当关键。档案的开放极大地促进了信息的共享和资源的高效利用,但在档案的开放过程中,信息安全保障是现阶段高校档案不容忽视的一项工作。档案具有历史性、真实性和唯一性,一旦损毁,势必给社会造成难以挽回的重大损失,影响档案工作的发展。因此,如何健康安全地开放档案是档案工作的关键。
四、档案安全保障措施及防范体系
(一)建立完善的法律法规
当前,我国涉及档案安全的法规主要是信息安全和保密管理。它可以帮助档案开放工作健康、科学地发展。但针对信息安全重点建设的等级保护、风险评估、应急响应等内容在法规里仍是空白,这阻碍着档案信息安全系统的完善和对信息的保护。因此,必须建设完整的法律法规体系,加强档案部门工作人员的法律意识和责任感,保障法规的执行力度。同时,针对电子档案的法规也需建设和完善起来,以指导和规范电子档案的安全使用。
(二)加强档案基础环境建设
对于实体档案,如纸质、胶片、磁带档案要严格控制材料的选择,并根据不同的环境需求分开保存,分别配备相应的库房设备。电子档案的保存硬件设备即服务器、终端、存储设备和网络设备。这需要保证设备的物理条件,相关单位需定期检修保障设备的正常运行。电子档案安全更重要的环节是网络的安全保障,网络的安全管理、漏洞检测和病毒查杀都需要网络安全技术的保障。
(三)加强安全技术能力建设
1.实体档案信息安全保障技术。主要有保存技术和修复技术。保存技术重点对库房的环境建设和装帧技术展开。修复技术用于解决在档案的保存、利用过程中受不可抗外力作用,如纸张老化、胶片断折、光盘磨损等。加固技术、去酸去污技术,修裱技术都是常用的修复技术。电子档案安全保障技术就是从系统安全,数据安全,网络安全,用户安全等角度进行安全保护。2.档案信息安全保障手段。通过安全审计保障系统安全;利用数据加密技术、备份技术、应急响应技术保障数据安全;利用防病毒技术、防火墙技术、漏洞扫描技术保障网络安全;利用身份认证、权限控制技术保障用户安全。3.档案信息安全保障措施。对档案管理人员进行安全教育是保障信息安全的重要措施。首先,应该大力推广信息安全观。将个人电脑设定防毒措施,加强资料备份观念。防止在档案信息公开的过程中无意带入电脑病毒。档案部门需要在档案服务器上安装杀毒工具,建立起基本的防毒安全环境。在工作过程中,养成重要资料备份的习惯,将档案信息备份到服务器中,并备份到光盘或磁盘中。另外,制定文件信息安全防护和应急计划,定期进行修订。
(四)完善档案安全管理体系建设
档案的管理工作是真正实现档案安全的重要部分。好的管理思想和制度,负责的管理人员和到位的工作程序是保障档案信息安全的灵魂。建立起档案信息安全组织体系,设立信息安全管理部门,规划组织,明确职责。制定档案信息安全保障工作的整体规划确立明确的目标,拟定长期规划。同时加强管理制度的执行力度,成立安全工作领导小组,定期对档案信息进行检查。
(五)大力推广应用电子档案
从安全角度来看,电子档案较传统纸质档案有较大的安全性。首先,电子文件对环境条件、气候条件耐受性较高,不易被破坏,因此较安全。第二,在文件保管使用的整个环节都可以凭借高科技手段加以安全保护。第三,影响电子文件信息安全所需智力、技术、设备、环境等条件较高。第四,我们一直在不懈努力大幅度提高电子文件的安全技术研发功效,努力杜绝文件信息泄露的可能性。档案开发利用与信息安全保障本身存在很大矛盾。公布档案信息不可避免面临很多未知因素,本身对于档案安全就是一种挑战。要达到双赢的效果,就必须从软硬件环境、法律法规、安全技术、管理体系、行业标准、人才培养等方面进行研究。档案信息安全保障工作是档案工作的保障,也是档案应用工作的生命线。当今社会,传统档案与电子档案并存,必须在完善传统档案安全保障理论的基础上研究电子档案。建立完善的安全保障体系必须从保存环境、法律法规、管理体系等方面着手研究。
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【关键词】档案;开放利用;安全保障
一、档案开放利用的信息安全保障概述
档案是人类文明的伴生物。自从发明了文字、出现了档案,人类就试图开发利用它,使其为自己服务。档案价值是潜在和隐蔽的,档案的开放利用能够使档案价值得到实现。档案开放利用是档案价值的最终体现,是档案管理的核心目标。同时,在档案开发利用的过程中,伴随着各种不确定因素;因此,我们在开发利用的过程中应注重档案的信息安全保障,只有建立科学有序的安全保障体系才能使档案的价值得到完全,高效的体现。档案信息总资源的利用是档案信息资源开发的延续,是档案利用者的行为,即个人或组织的“利用档案”;用以解决工作学习等活动中出现的问题,最终为个人或组织提供信息支持。
二、档案开放利用中的信息安全问题
(一)档案信息安全面临的环境问题
档案具有唯物性和意志性,档案信息同时存在于自然环境和意识环境中。无论是实体档案还是电子档案都必须有其赖以生存的硬环境和软环境。良好的软、硬件环境能够保证档案得到正确的保存和利用。然而在档案的开放利用过程中常常因为环境问题而使档案的安全受到威胁。
1.档案信息安全面临的软环境问题
(1)档案安全保障公众意识淡薄
档案工作是关乎国家与人民的事业,它对社会的当今与未来都有着巨大的影响。做好档案安全保障工作是一项有利于千秋后代的事情。然而由于档案工作的特殊性,使得社会公众对其认识相对不足,了解不够深刻,从而造成使档案安全工作难以得到社会公众的认可和支持。仅仅依靠档案工作者平时的安全保障措施是远远不够的,有些档案利用民众因为不清楚档案的特殊性,使得挡案在开放利用的过程中遭到不同程度的破坏。这些都对档案的安全构成了威胁。
(2)档案开放利用活动动力不足
许多档案信息具有一定的隐蔽性,只有得到适当而又充分的开发利用才能使其不至于随着历史的流逝而消亡。从开发利用角度认识档案保管、保护的重要性有利于档案信息安全保障工作的开展。然而从目前状态来看,档案开放利用的活动尚且不踊跃,开发意识与利用欲望还不强烈。因此我们要做好档案开放利用的服务工作,为社会利用活动的幵展增加新动力。
(3)档案安全工作资金难以保障
档案安全工作需要资金来保障。由于档案安全保障需要在贮藏环境、网络环境等方面加强工作,所以需要大量的资金支持。然而由于历史等各方面原因,档案部门一直处于资金缺乏的状态,造成了许多档案安全保障工作无法开展。资金问题己成为制约档案工作发展的不利因素,只有各有关部门加以足够的重视才能挽救这种局面。
2.档案信息安全面临的硬环境问题
(1)档案安全面临各种自然灾害威胁
档案信息资源生长并运用于自然界,而自然界存在的雷电、水灾、火灾、地震、脉冲、强磁场等灾害时有发生,直接危害到档案信息的安全。鉴于以上各种自然灾害的存在,档案库房的选址就成为要求慎重对待的问题。然而由于各种条件限制,许多档案机构对库房位置的选择并不合适;例如许多档案库房被设置在地下、地震带、易燃易爆等环境下。这些不稳定乃至恶劣的库房环境对脆弱的档案信息资源无疑是巨大的威胁。档案具有其原始性、唯一性,尤其是一些珍贵的历史“孤本”、文物,更容易被自然灾害破坏,并且一旦遭到毁坏将无法恢复。面对这种特殊的档案资源,在选择库房建设地址时,档案工作者更应该给予充分重视;相关及上级有关部门也应当全力帮助档案机构尽量避免自然灾害经常发生的地区作为库房建设地。
(2)档案载体及存储环境问题(包括电子档案存在计算机里)
档案信息需要依附于各种载体而呈现。载体的性质,优劣直接影响甚至决定着档案信息的生存状态。随着科技的不断进步,档案载体也由最早的甲骨、金石等发展到现在的光盘、硬盘。然而伴随着档案载体的进步,新的问题也不断出现,对档案信息的安全造成了威胁。传统载体多以纸质的方式出现,随着年代的推进,纸张会经历氧化、发黄、变脆等过程,进而危害档案信息安全。一些新材质例如磁带、光盘、硬盘也会遭遇磁性减弱,磨损等伤害,使得档案信息丢失,残缺乃至消失。电子档案则会因为计算机硬件,软件以及系统等问题遭受不同程度的损害。
三、信息安全保障面临的技术问题
相比较于其他文献信息部门,档案机构的信息技术则显得相对落后。除了少数具有专门性质的档案信息管理部门,大部分档案机构可用于档案整理、利用、传输的技术装备还相当不完善。技术的缺陷造成档案信息利用受到限制,同时也给档案信息安全带来危险因素。
1.实体档案安全技术问题
实体档案在保存的过程中会因环境的恶劣,装帧的不恰当等因素而造成档案的损坏。档案一经损坏将很难修复,而在现实情况下,档案经常因为技术问题而得不到合适的保存。例如:档案虫害无法根除、保存分类不明等问题。
2.电子档案安全技术问题
随着档案信息化的进行,电子档案的安全问题也日益显现出来。一方面网络应用技术迅速发展,档案信息化建设在新技术的推动下不断前进;另一方面是安全技术的史新缓慢,这种现象造成了档案信息化与安全保障之间的矛盾。安全保障技术是一种以防为主的对抗发展技术,不断出现的安全问题成为安全技术发展的动力。电子档案管理的各个过程遭遇的系统安全、数据安全、网络安全、用户操作安全等问题使得我们必须加大各种相关安全技术的普及应用,并且不断更新各种技术,进而使电子档案信息安全得到有效保障。
四、档案开放利用信息安全保障体系建设
1.良好的软、硬件支撑能力建设
档案开放利用的信息安全保障体系建设,首先应从基础环境建设入手。通过软、硬件环境的支撑能力建设,保证档案在开放利用过程中的物理安全。其主要内容包柄档案工作者和利用者的安全意识培养、政府及各类基金的资金投入以及保存环境等各方面建设。
2.完善的政策法规指导能力建设
关键词:GIG;军事信息化;通信能力;OSI
中图分类号:TN914文献标识码:A
文章编号:1004-373X(2009)03-050-04
Research on the Communication Ability Building of Global Information Grid
JIA Xiuquan,WANG Yubao,QIN Jihua
(China Academy of Electronics and Information Technology,Beijing,100041,China)
Abstract:Global Information Grid (GIG) is the military electronic information system of American army going all out for it,it is a technical vehicle of future network center warfare.It is of great significance to make a profound study of the GIG so that new military revolution can be propelled.This paper commences with the concept,development planning and systematic architecture of GIG,and mainly analyses building of communication ability of GIG:Firstly,the model of layered communication structure of GIG is analysed,and compares it with the conventional model of OSI.Secondly,building of communication infrastructure construction and building of communication safety information are researched.Finally,the paper gives several proposals on GIG about information construction for our army.
Keywords:GIG;military information;communication ability;OSI
0 引 言
全球信息栅格(GIG)是在全球范围内工作的一个超大规模信息系统,是新时期、新战略、新思想下的产物[1]。它能提供一套增值功能来支援信息处理、存储和传送,并实现人网互动、网络管理、信息分发管理、信息保障等功能的最优化,它是未来分布计算机技术发展的趋势[2]。在军事领域,全球信息栅格通过改造现有的“烟囱式”系统,整合现有的各种信息资源,形成一个可以实现“陆、海、空、天”多维信息的互联、互通网络,把“传感器网、计算机网和武器平台网”融为一体的现代化信息作战网,为打赢未来信息化战争奠定了坚实基础。
1 全球信息栅格发展规划和体系结构建设
1.1 GIG发展规划
1999年5月,美国国防部在的国防信息基础设施主计划8.0版――实现GIG,提出了建设GIG的完整设想,2001年6月,美国国防部在《网络中心战报告》中提出建设全球信息栅格网计划[3]。根据计划,全球信息栅格将分三个阶段实现:在目前阶段是集成现有的网络和处理设施,建立联接各军种和总部现有系统的集成信息环境,初步形成集成的系统体系结构概念蓝图;2010年,初步建成全球信息栅格未来系统体系结构蓝图,并具备初始作战能力;2020年GIG全面完成建设,具备按需分配信息带宽、自动信息管理、端到端的全面互操作能力。
1.2 GIG体系结构建设
体系结构是系统的基本框架,它规定了系统的组成原则、组成部分以及各部分活动之间的关系和实现这些关系的方式。GIG 是一个规模宏大的系统,包括所有军队专用的和租用的通信和计算系统,以及这些系统的各种软件、数据、应用、服务和保密业务。GIG的结构框架分为5层,如图1所示[4]。
GIG体系结构的设计与开发以通信和计算机系统为依托,目标是将国防部范围内具有不同体系结构的各种信息综合集成为具有单一体系结构的系统,以解决各类信息系统集成和互操作的问题。GIG体系结构可以从作战视图、系统视图和技术视图3个角度进行描述。作战、系统、技术视图3个体系结构之间的简要关系如图2所示[5,6]。
1.2.1 作战视图
GIG的作战视图描述在特定的背景下实施一个特定构想,为作战时提供所需要的作战要素、任务、活动以及信息流。它具有信息传送、信息存储、信息处理、人与GIG交互、网络管理、信息分发管理和信息安全保障7项功能。
1.2.2 系统视图
系统视图可以描述为实现保障和支持作战的功能要求所需要的系统以及相互之间的连接关系。对单个系统而言,系统视图包括关键节点、电路、网络、作战平台等物理连接、位置及标识,规定系统及组成部分的性能参数。对于一个域而言,系统视图说明多个系统如何连接和进行互操作以及特定子系统的内部结构和运行。
1.2.3 技术视图
GIG的技术视图采用联合技术体系结构,技术视图主要是处理各部件的布置、交互以及相互依赖关系的一组最小规则。技术视图为各个技术系统的实现提供指导方针,在此方针下制定工程规范,建造通用构筑块并建立生产线。
2 全球信息栅格通信能力建设
通信能力建设意在创建一个综合通信网,为作战人员提供稳健的、动态的、灵活的信息企业环境。战场空间内每一种资源都是可连接的,都能够生成、处理或传送信息。地面、机载、海上通信部分都采用明确定义、可互操作的协议与接口,实现战术级的有效数据交换、作战级的动态信息共享、战略级的灵活决策制定和分发。
2.1 GIG通信体系参考模型
GIG通信体系结构参考模型是基于OSI模型和TCP/IP模型提出的[7],主要分为7层,如图3所示。其中物理层、数据链路层和网络层是通信子网,与数据移动密切相关。服务层、应用层是资源子网,主要是网络中涉及数据处理的部分。传输层位于资源子网和通信子网之间,是通信子网和资源子网的桥梁。任务层是GIG所特有的,针对军事任务需要提出的,是特定应用程序的集合体。GIG通信体系模型的每一层负责一项具体的工作,然后把数据传送到下一层。GIG通信体系结构参考模型与OSI参考模型的特性比较见表1[8]。
物理层 是GIG通信体系参考模型的最底层,是整个开放系统的基础。物理层为设备之间的数据通信提供传输媒体及互连设备,为数据传输提供可靠的环境基础。物理层传输数据的单位是比特。
数据链路层 解决两个相邻结点之间的通信问题,实现两个相邻结点链路上无差错的协议数据单元传输。数据链路层传输的协议数据单元称为数据帧。
网络层 通信子网的最高层,它关系到通信子网的运行控制,体现了网络应用环境中资源子网访问通信子网的方式。网络层的主要任务是设法将源结点出的数据包传送到目的结点,从而向传输层提供最基本的端到端的数据传送服务。
传输层 负责数据通信的最高层,任务是根据通信子网的特性,最佳的利用网络资源,为两个端系统的服务层之间,提供建立、维护和取消传输连接的功能,负责端到端的可靠数据传输。在这一层,信息传送的协议数据单元称为段或报文。
服务层 组织2个会话进程之间的通信,并管理数据的交换。它处理在2个通信系统中交换信息的表示方式,提供从互联网到IP地址的映射。
应用层 提供通用的和特定任务的应用程序。它确定进程之间通信的性质,以满足用户的需要。它不仅提供应用程序所需要的信息交换和远程操作,而且还要作为应用程序的用户来完成一些为进行信息交换所必须的功能。
任务层 提供来自应用层的、完成一项具体军事任务所必需的、特定应用程序的集合体。任务层的功能是:将应用层传递的数据转换成供武器系统或联网作战人员使用的有用信息;将作战任务分解成若干个具体步骤,确定为完成这些具体步骤所需的应用程序;通知应用层用户要调用的应用程序,并按执行顺序完成调用。
2.2 GIG通信基础设施建设
充分利用现有体系结构的特点,实现系统的兼容性、可扩展性和互操作性,以便使其既能适应已有的信息环境,又允许新技术的嵌入 [9]。
根据美国防部2004年1月的联合转型路线图,针对通信基础设施主要分三个部分进行重点建设:地面段、无线或无线电段和空基段[10]。
(1) 地面段建设
基于光纤技术,主要包含GIG带宽扩展(GIG-BE)计划。主要用于提升美国国防部现有通信网络中最繁忙部分的传输容量,为全球范围内的主要军用计算机中心提供更大的带宽和高生存性的通信。美军现有的GIG带宽扩展技术主要有密集波分多路复用技术、在数据链路层和网络层使用已在商业上成熟的技术、在网络层使用MPLS建立虚拟私人网络并完成加密功能、兼容原有网络系统、激光通信技术、部署宽带互联网等。2005年12月,美国国防信息系统局(DISA)宣布GIG-BE已实现完全作战能力,使用OC-192(10 Gb/s)信息高速连接了DISN中的100多个骨干节点[11]。到2010年前预计推出1 700部可以使用的宽带终端,它所能提供的瞬时可交换带宽为4.875 GHz,传输容量为1.2~3.6 Gb/s[12]。
(2) 无线或无线电段建设
无线或无线电段建设将基于可编程、模块化的联合战术无线电系统(JTRS),具有接收与发射RF频谱内使用的多种波形与网络连接协议的能力,可为作战人员提供RF频谱内垂直与水平的网络连接,向各级梯队指挥官提供话音、视频与数据等业务。2006年2月美国JTRS联合计划执行办公室将原来按照“集群”划分的装备形态改成了按照“区域”划分,初步分为:地面区域、机载和海上区域、网络企业区域和专用无线电区域。
(3) 空基段建设
空基段将基于激光技术的带宽通信卫星,能提供带宽得到巨大提高的通信能力和基于互联网协议的一体化、多部门网络连接能力,实现空中与空中情报、监视以及侦察资料的全球实时连接。美军计划未来5~10年,升级和替换现有的通信卫星系统。用宽带补网卫星替换DSCSⅢ,用移动用户目标系统替换UFO系统,用先进的极高频系统替换Milstar系统。
2.3 通信信息安全建设
安全保密性关系到GIG技术的成败,同样的信息被敌军截获并利用,将会给我军带来沉重的打击,甚至决定战争的胜负。为此,早在2001年美国国防科学委员会(DSB)就向美国国防部提交了《国土防御 防御性信息战》的报告,报告中指出了对GIG的信息保障的实施计划[13]。目前通信信息安全建设主要技术有虚拟私人网络(VPN)和深度防御策略(DID)。
(1) 虚拟私人网络
虚拟私人网络是多个地理上分散的,由通信网络连接起来的站点的集合。利用多协议标识交换(MPLS)技术组建起相互独立的VPN,各个VPN只是逻辑上相互隔离,某个VPN上的信息不能被其他的VPN内的用户查看和更改,这样VPN就保证了其信息在逻辑上的私有性。
(2) 深度防御策略
深度防御其核心思想是在GIG的主机、网络和支持基础设施等多个层次上配置、维护和监视信息安全设施,保护信息和信息系统抵御网络攻击,使入侵者在攻破一层防御后马上遇到另一层的防御。深度防御策略将各种有效的防御方法组合在一起,使各种防御方法相互弥补弱点,以抵御各种攻击手段,为信息寻求最可靠的防护。
3 GIG对我军信息化建设的启示
3.1 从作战需求出发,加强体系结构研究
技术始终随着需求改变而不断发生变化,借鉴美国GIG发展的成功经验,从作战需求分析出发,构建适合我军的通信系统体系结构。以作战需求为基础,使得开发的产品更有针对性。信息技术的发展已改变了传统的战争基本规律,作战重心、集中兵力等战法核心要素发生了变化,战争呈现了无序性、非线性等形态,这就决定了必须针对新的作战样式,充分了解实际的作战需求和存在的问题,加强体系结构方面的研究,为通信系统顶层设计打好体系结构框架。
3.2 走军民通信建设相结合之路,提高我军通信基础设施建设能力
与美军相比,我军的通信基础设施建设比较薄弱,各种专用网络之间不能实现有效的互联、互通,作战指挥平台、传感器平台、射手平台还不能实现无缝连接,因此,必须加快推进我军的通信基础设施建设。而要想多快好省的搞好通信基础设施建设,必须走军民通信结合之路,将军民通信力量和通信设施各个部分彼此连接成有机的整体,形成军用通信和民用通信协调发展的机制。降低成本、高效能地提高军事通信能力,不仅能战时迅速建立覆盖全球、立体部署的军事通信网络,平时也可以有效地利用军事通信网络资源支持国家经济建设,达到民用通信和军事通信整体优化的目的。
3.3 提高信息安全意识,加强我军通信网络安全建设
传统的军事通信网络较简单,互连较少,因此多集中在信息保密技术的研究。未来军用通信网络要复杂的多,并且战争对信息系统的依赖性越强,通信网络安全问题变得越重要。通过对美军GIG系统关于通信网络信息安全的认识和研究,结合实际情况加强我军通信网络安全建设。
4 结 语
未来的战争必然是信息化、网络化的战争,战场信息瞬息万变,谁能及时掌握信息谁就能掌握战争的主动权,GIG正是在实现网络中心战的基础上提出来的,它是赢得未来信息化战争关键所在。该文通过对全球信息栅格通信能力建设进行深入的研究,希望对我军军事信息化建设由平台中心站向网络中心站转变提供一定的参考和帮助。
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作者简介
一、加强档案室服务能力建设的意义
(一)能够更好地体现和实现档案工作价值
档案工作的最终目标是要实现档案的价值。档案室工作是一个单位的宝贵财富,是业务工作开展的基石和重要保障。只有加强档案室服务能力建设,不断提高利用服务水平,使档案资源有效运用于主要业务工作中,间接或直接地发挥作用,产生实际效果,才能真正发挥档案的作用,体现档案资源和档案工作的价值。
(二)能够更好地树立和提升档案意识
档案资源如不加以利用则形同固纸堆毫无意义;通过提供利用服务工作,使大家能够及时便捷地查询到所需档案,使档案资源“活”起来,在工作中使大家在利用过程中体会到档案工作的重要性、必要性,意识到档案资源和档案工作的价值,才能真正树立起档案意识,从而越来越关注和重视档案工作。
二、提高档案室服务能力建设的途径
(一)加强档案资源建设,夯实档案服务能力建设基础
档案资源建设是开发利用工作的前提和基础。如果没有完整齐全、整理科学的档案资源,没有对档案资源进行严格管理、深入挖掘等基础工作,档案服务利用工作就成了“无本之源”,成为“纸上谈兵”了。具体从以下五个方面着手加强档案资源建设。
一是加强制度建设,为档案资源建设提供制度保障。制定档案收集、鉴定、整理、管理、统计、销毁、电子档案管理等一系列规章制度,建立起完备的制度体系使档案资源建设中各个环节更加规范化、制度化。
二是加强收集工作,进一步丰富档案资源。从档案门类上讲,除文件类档案以外也要注重实物、声像、照片等门类档案的收集;从档案载体上讲,既要注重纸质档案也要注重电子档案的收集;从档案内容上讲,要加强重大活动档案的收集力度。从而实现档案及时、全面收集和管理,不断充实和丰富档案资源。
三是加强鉴定工作,确保档案资源价值。根据国家档案局8号令,制定完备的、可操作的《机关文件材料归档范围的确定和文书档案保管期限表》。确定机关文件材料归档范围,划分保管期限是机关档案工作的基础性工作,是做好机关档案工作的前提,是确保档案价值和决定档案命运的关键。因此一定要明确机关工作中形成的所有文件材料的归属,制定切实可行的收集制度以有力保障档案鉴定工作。
四是做好档案解密工作,保证档案资源得到最大化利用。档案的解密和划控工作直接影响着档案资源的结构和服务工作,因此一定要按照《中华人民共和国保守国家秘密法》和《中华人民共和国档案法》相关规定,由档案部门会同保密部门、文件形成部门一同完成档案的解密工作。并尽量与文件管理部门协商参与文件密级管理工作,使文件在形成时定密工作规范、合理,实现档案前端控制。
五是加强整理工作,保证档案资源利用便捷。要根据工作实际情况,采用恰当的分类方法、编号排序方法、上架方法,做好检索工具编制工作,积极推动电子档案管理系统的不断优化,从而保证档案资源更好地开发利用。
(二)加强档案信息化工作,拓展档案服务手段
2009年初,北京市档案信息会上明确指出“目前我国档案信息化建设的主要任务是:在国家档案行政管理部门的统一规划下,在各级各类档案馆广泛运用现代信息技术和网络技术,深入开发档案信息资源,推进档案信息上网,提高档案管理工作的广度和效率,加速档案信息的利用。”因此,档案室档案工作作为国家档案事业的重要组成部分,其信息化工作对推进档案室资源建设和加强服务能力建设也是极其重要的。主要从以下三个方面做好。
一是着重做好传统纸质历史档案数字化工作。“要把纸质档案数字化作为一项档案安全工程和档案方便利用工程。”传统纸质历史档案多以案卷级整理方式进行整理,著录和编目也是只到案卷级,在实际查询利用时必须从案卷标题上加以判断是否可用,再进一步调阅案卷查询卷中文件。这样查准率很大程度上依赖整理时档案立卷是否合理,以及案卷标题拟写是否准确,如果查准率和查询效率都很低,频繁翻查档案原件也不利于档案保护,因而不能很好地保障档案资源建设和利用。所以要尽快实现纸质档案数字化,才能实现文件级检索、电子化利用。
二是加强电子档案管理系统建设。随着档案利用需求量的不断增加,需求的多样性、广泛性的增强,所需档案的相关性查询,传统手工检索提供利用服务已不能满足用户需求,电子档案管理系统应运而生。而后逐步发展,单机版、联机版,局域网络间使用、互联网络使用,档案网站建立等一步步发展,不断满足不同档案利用的需求,电子档案管理系统在现代办公中已经不可或缺。同时,对电子档案管理系统进行不断优化:加强系统的检索功能,提高查询效率;强化系统解密功能,提供更多可利用档案资源;开发照片档案管理功能,丰富档案库。
三是加强电子档案管理系统与办公自动化系统的衔接。随着办公自动化系统的不断发展,各单位在文件流转环节大都采用电子文件形式流转,因此如果档案部门还是采用文件归档后扫描加工电子化,再进入电子档案管理系统利用,势必造成重复扫描、利用滞后。因此要做好电子档案管理系统与办公自动化系统的无缝衔接工作,充分利用文件在进入办公自动化系统时原件扫描、登记相关要素、传阅流转印记等成果,将其直接加载到电子档案管理系统中。具体是将前期登记要素、传阅批示印记直接转化成档案著录标引项目,并使文件在两个系统间转化的同时完成归档相关步骤和工作,并可实现文件随办结、随归档、随利用。
(三)严格利用程序,确保档案在利用过程中的安全
确保档案在利用过程中的安全,才能更好地保护档案,以便可持续的提供利用,具体要重点做好以下环节的工作。
一是要确保档案在利用过程中的安全。建立完善的利用制度,明确利用范围、权限、方式、手续、时限等。在档案利用过程中要严格遵守利用制度,针对档案密级和内容分权限审批、分密级管理,严格审批手续和利用程序,注意催还,确保档案利用安全。
二是要加强电子档案的安全。要制定完善的电子档案管理系统管理规定,建立完备的系统安全保障机制,通过加强系统各种硬件存放地的安全保卫设施、加强系统管理和操作人员的安全保密教育、增强分级管理和分级控制权限的技术手段、加强数据备份和日志管理、加强系统监控等方法,实现和保障电子档案系统的安全。
(四)注重档案利用效果反馈,提高档案服务质量
要注重利用效果的信息反馈和注意收集汇总,分析利用率、利用群、利用目的、利用中的问题,不断提高利用效率和利用效果。不断分析总结,提高利用效果,切实加强档案服务能力建设。
一是档案利用时督促利用者认真填写档案利用(借阅)登记表。在利用登记表中详细登记利用者、利用内容、利用目的、,审批签字印记等,既方便针对借阅档案的催还工作,又方便档案统计工作,同时可作为对档案利用效果分析的重要依据。
二是定期对档案利用状况进行分析,找出利用规律、利用侧重点、重点利用部门、主要利用目的等。比如:某张照片档案、某几份工作参考重要文件、某卷历史档案等利用频繁,可单独记录重点管理,做到心中有数,以便利用时能快捷提供服务。
三是不定期调查利用效果。通过电话问询、归还档案时问询、发放利用效果反馈表、征集档案利用实例等方式,收集利用效果,并进行汇总分析。
四是召开座谈会,调查需求、利用效果和希望改进方向,更好地提高利用水平。
(五)加强档案资源开发,推进档案服务深度
“要深入研究发掘档案内容,对档案信息进行整合、加工、提炼,使档案信息产品具有综合性、条理性、知识性、思想性,使档案服务深化、增值。”
一是积极采用多种途径努力做好档案查询利用工作。查询利用是利用服务工作的主要方式,因此要着重探索创新查询手段、拓展检索途径来提高查全率、查准率和查询效率,最终实现全文件级检索。具体方式如下:一方面对采用案卷级和文件级不同整理方式整理的档案分别编制检索工具;一方面按不同的著录标引要素编制多角度检索工具;一方面不断优化电子档案管理系统,大力推进电子档案查询利用工作,更方便、更快捷地提供利用。
二是主动寻找切入点扎扎实实做好档案编研工作。档案编研工选题要准、要新、要贴合工作重点和工作实际,同时注重时效性;内容要尽量完整,注意全面的、系统的进行收集、筛选、编纂1;编纂要注重工作效率,不能滞后于实际工作需要。总之,档案编研要对单位主要和重点工作有针对性、有实际效用,不能为了编研而编研,脱离实际工作。必要时可以联合相关部门进行联合编研,更好、更广泛、更贴近工作范畴。
三是采用多种形式主动提供档案资源利用。档案工作者还要开动脑筋想办法,争取采取多种形式主动提供利用。比如,举办单位历史及荣誉展,对职工进行思想教育;针对单位阶段性、重点工作举办主题展;建设档案信息网站,提供档案利用。
(六)提高档案工作者素质,提高档案服务能力
要切实做好并提高档案室服务工作,提高档案工作者思想意识、自身素质和能力是提高档案室服务能力的关键。
(一)加强防灾减灾气象服务
全力推进“政府主导、部门联动、社会参与”的气象灾害防御机制建设。建立多灾种综合、多部门联动、多环节应对的气象灾害预警机制,建立和完善市自然灾害监测预警指挥系统,加强重大灾害性天气监测预报预警,为政府防灾减灾决策提供依据。加强气象灾害普查和评估,编制气象灾害防御规划。
建立和完善市自然灾害监测预警信息指挥系统。整合全市自然灾害监测预警体系项目,建立完善《市自然灾害监测预警指挥系统》,实现全市自然灾害监测设备、资料信息和预警信息通道的共享,提高自然灾害监测预警综合能力和水平。
建立气象灾害防御系统。加快气象灾害预警信息平台建设,建立气象灾害防御应急救援队伍。加强农村气象灾害预报预警服务,建成广覆盖的农村气象预警信息网络。建立气象灾害防御管理系统,建立气象灾害防御队伍和应急预案动态管理平台。开展气象灾害防御认证。建立气象灾害风险评估和影响评估系统。构建有效联动的农村气象灾害防御系统,逐步理顺管理机制,完善人工增雨防雹系统,落实完善乡镇气象工作站职责,编制农村气象灾害风险规划。
建立应急气象服务系统。强化气象应急及保障体系建设,加快推进市级气象应急指挥中心和市、县突发公共事件预警信息平台建设,建立灾害性天气实景监测系统和气象灾害数据库,依托《市自然灾害监测预警指挥系统》,强化信息共享、部门联动和突发公共事件的联合预警以及预警信息的快速,提高预警及应急响应能力;建设移动应急保障服务平台,满足对重大气象灾害、突发公共事件、重大社会活动等的气象应急保障服务需求。
(二)强化应对气候变化工作
建立完善应对气候变化工作体系和工作平台。合理开发和科学利用气候资源,大力开发和推广光、热、水、风等气候资源开发利用技术,开展太阳能等资源详查和应用评估,为发展绿色经济、低碳经济、循环经济提供气象科技支撑。加强气候可行性论证工作,建立城乡规划、重大工程建设的气象灾害风险评估制度和气候可行性论证制度。推进城乡规划、重大区域性经济开发、重大工程、农业结构调整等规划和建设项目的气候可行性论证和气象服务工作。
(三)加强为农气象服务
健全农村气象灾害防御体系。全面完成乡镇自动气象站建设,发展覆盖乡镇的精细化、网格化天气预报和气象灾害预警业务,推进农村气象灾害应急准备工作认证,深化新农村建设气象服务,完善气象信息手段,提高农村气象服务信息接收能力。
不断完善农业气象预报情报系统,建立农业气象服务指标体系。加强特色农业气象服务,开展花椒、核桃、油橄榄、茶叶等特色农产品产量与品质预报。加强农业气候资源开发利用和农业气候区划细化工作,特别是细网格的特色农业气候资源区划。加强农业生产气象咨询服务和农业气象科技知识普及。
加强农业生产领域的气象防灾减灾服务。加强影响特色农业、设施农业生产的气象灾害监测、预报预警与影响评估。开展异常天气气候条件下粮食产量动态监测和综合评估业务。加强重大农林病虫害发生发展气象条件等级预报服务。制定农业气象灾害预警标准和灾情调查规范。重点围绕构建特色农业“四产区、五基地、多片带”发展格局做好工作。
加强人工影响天气业务系统建设。完善人工影响天气作业技术系统,建立人工影响天气作业决策指挥和效果评估系统,提高作业的科学水平和效益。开展人工影响天气基地建设,积极实施以农业抗旱、森林防火和生态环境建设为重点的人工影响天气作业,推进人工影响天气业务常态化。
(四)做好公众气象服务
建设公众气象服务产品制作系统。做好气象实况监测、常规气象要素预报、各类灾害性天气和气象灾害预警服务。开发与公众工作、出行、健身、医疗和日常生活息息相关的公众气象服务产品。建设公众气象服务效益评估系统,开展公众气象服务需求与满意度调查和公众气象服务效益评估业务。
建设市、县气象科普宣传业务平台。公众关心的重大天气、气候、环境和空间气象事件信息及气象新闻,传播和普及天气、气候、气候变化等科学知识。加强针对公众需求的气象科技和气象灾害防御知识普及工作。增强公众科学应用气象产品的意识和水平,提高公众的防灾自救能力。
(五)强化专业气象服务
建设完善专业气象服务产品制作系统和平台。建立行业气象服务效益评估系统。积极开展太阳能等新能源开发气象服务,做好城市电力、热力、供水、油气线路和管道沿线的天气预报预警等服务。
做好城市气象服务。建立和完善城市突发气象灾害各类应急预案,做好城市高影响天气的气象服务,开展城市气象环境评价和气象灾害风险评估,开展城市居民生活气象评价服务。
做好交通气象服务。初步建立服务于公路、铁路等交通行业的交通气象监测预警服务系统。重点做好新建铁路和新建高速公路气象服务。做好新建飞机场气象服务。
做好旅游气象服务。建设旅游景区气象观测系统,开展旅游景区特殊气象景观和旅游气象指数预报;建立旅游安全气象预报预警体系,加强旅游景区气象灾害预报预警服务。
做好卫生气象服务。开展人类疾病发生、流行的气象条件分析和预报服务,开展人体健康指数预报。
做好山洪地质灾害气象服务。开展流域面雨量分析和预报、地质灾害气象预报预警服务,开展流域及局地山洪气象监测预警服务。
强化重大活动、重大工程项目等专项气象服务。不断总结重大活动气象服务经验、技术方法、业务流程以及组织方式。围绕各级政府发展战略、规划等,开展重大工程项目气象保障服务。针对防雷重点地区、重点行业和重大活动保障等需求,开展雷电预报预警服务。
二、加强预报预测体系建设,提高天气气候精细化预报预测能力
(一)进一步推进现代天气业务发展
加强数值预报产品解释应用工作。建立和完善基于上级部门和欧洲气象中心数值预报产品的天气气候预报预警业务系统,开展短期和中期天气预报业务,开展预报技术总结、产品检验业务。建立中短期灾害性天气的集合预报释用业务。订正上级部门下发的指导产品,制作7天精细到乡镇的气象要素预报产品。
加强灾害性天气的预报预警。建立适应本市灾害天气特征的物理量指标体系。建立雷电、冰雹、暴雨、大风等强对流天气短时临近预警业务系统和低温冷冻害、高温、干旱等预报预测业务系统。
进一步优化市、县二级天气业务流程。发展精细化气象要素短期预报业务,逐步建立无缝隙预报业务体系。完善短时临近预报业务流程和技术,提高预报预警时效。发展基于动力和统计释用的灾害性天气落区预报技术。短期预报业务注重提高定量降水预报的准确率和精细化程度,做好灾害性天气种类、强度和落区预报。中期预报业务,注重发展常规气象要素以及灾害性天气中期概率预报技术方法。
建立分类预报产品检验业务。改进完善各类预报产品的客观化、标准化和规范化检验评分系统。改进常规气象要素预报检验业务,建立并完善灾害性天气短时临近预报、灾害性天气落区预报、中期天气预报和延伸期天气趋势预报的检验业务。
加强山洪地质灾害防治精细化气象预报工作。开展山洪地质灾害精细化降水预报技术和短时强降水概念模型及阈值指标研究。建立山洪地质灾害短期潜势预报系统、短时强降水临近监测报警系统及山洪地质灾害短时临近预警系统。
加强专业气象预报预测业务。建立、改进及优化城市空气质量、紫外线辐射、人体舒适度等城市环境气象精细化预报业务系统。建立服务于公路、铁路等交通行业的交通气象预警预报系统。建立卫生医疗气象预报业务系统和旅游气象预报业务系统。完善森林、草原火险等级气象预报业务系统。
(二)进一步推进现代气候业务发展
依托省级短期气候预测业务系统。建立和完善短期气候预测业务系统,制作月、季、年短期气候预测产品。开展干旱定量化评估业务。完善延伸期—月气候预测业务,制作月内精细化天气过程预测和极端天气气候事件预测和服务产品。加强季节—年度预测业务,制作市县级预测产品和针对地方需求的精细化预测产品。发展定量化气候影响评估评价技术,建立完善气候影响评价业务平台。
三、加强综合观测体系和信息与技术保障体系建设,提高气象现代化发展支撑能力
(一)提高综合观测能力
完善和优化地面气象观测网业务布局。全面实现地面观测自动化,加强观测数据稀疏区观测能力,显著增强灾害性天气的监测能力。完善区域天气观测网建设,加快乡镇自动站建设,实现全市195个乡镇全部覆盖。在暴雨、山洪地质灾害易发区加密布点建设自动气象站。对已建4要素以下自动站升级改造为4要素或以上。
加强高空气象观测业务。在武都建设一部风廓线雷达。
优化调整农业气象观测业务布局。保证粮、油等大宗农作物的气象服务观测和牧业气象观测,稳步开展当地服务需求明显的特色农业、设施农业等气象观测。加强农业气象自动化观测能力建设,改善农业气象观测条件,实现全市土壤水分观测自动化。逐步建设农田(林、牧)小气候观测系统,开展农田(林、牧)实景观测试验示范,完善农业气象灾害调查和农业气象遥感观测业务。
加强专业气象观测网建设。在气象灾害多发区及重点地区铁路、公路(次等级公路)重点路段建设交通气象观测网。建设全市雷电监测网,在主要林区建设森林防火监测网,逐步建设城市环境气象监测网。
做好台站探测环境保护工作。加大《气象探测环境和设施保护办法》的执法和宣传力度,积极争取将气象探测环境和设施保护纳入政府目标考核范围,完成全部台站探测环境保护专项规划编制,争取纳入当地城镇建设总体规划。改善不符合规范要求的台站气象探测环境。
(二)增强信息与技术保障能力
建立市县级技术装备保障体系。建设全市气象装备保障综合信息管理系统。引进开发综合气象观测系统运行监控系统。制定市级业务设备储备件目录,建设市县级气象监测系统仪器设备备件库。建设气象观测数据质量控制系统。建立市级移动气象计量检定标校系统,增强观测系统稳定运行能力。
进一步完善气象灾害预警信息网络系统。重点加强地面高速宽带网络、3G无线网等应急网络建设和应用,加快推进气象通信网络的升级换代,提升气象数据存储、传输分发和网络安全控制能力,确保气象信息和相关灾害信息准确、及时地传递。
加强气象信息网络安全保障能力。完善气象信息系统安全管理制度,建立气象通信、高性能计算机、数据存储管理与服务等实时业务应急备份系统,增强气象信息系统安全备份能力。
四、加强科技创新和人才体系建设,提高气象事业持续发展支撑能力
(一)加强重点领域的关键技术研发
集中力量开展提高气象服务能力、气象预报预测能力、综合气象观测能力的攻关和关键技术研发。重点在气象灾害监测预警、气象灾害风险评估、精细化天气预报、气象观测资料分析应用及数据共享、农业气象等应用气象和开发利用气候资源等领域取得新突破。
(二)优化气象科技创新体制和机制
建立科研与业务双向交流制度。健全科技成果考核评价机制,建立从科研开发到成果转化各环节的紧密合作机制。优化开放合作与交流机制,加强与科研业务机构、企业的交流与合作,鼓励不同性质岗位人员相互兼职、轮岗和挂职等人员交流。
(三)加强气象人才支撑体系建设
加大气象教育培训力度。按照提高气象队伍整体素质的要求,积极组织开展全体气象从业人员的培训活动,大力开展专业技术人员知识更新和技能拓展、提高的教育培训,拓宽知识领域,更新优化知识结构,提高解决实际问题的能力。加快高层次气象科技创新人才培养,建设科技创新团队,培养和选拔学科带头人和气象技术能手,提升全市气象科技人才整体素质和创新能力。加强优秀年轻干部的培养、选拔和任用工作,继续推行干部轮岗和上挂下派交流,不断提高基层台站领导科学发展的能力好水平。
五、加强基层气象基础能力建设,改善工作生活条件
按照“高起点,高规划,高标准”的要求,以“立足实际,着眼发展,突出特色”为原则,对未达到业务用房标准的台站优先建设。对现有布局不合理的业务用房进行改造和扩建。对改造价值不大的业务用房拆除重建。对水、暖、电等不符合要求的台站进行彻底整改。形成功能齐全,设施完备,环境优美,工作舒适的新台站。满足基层台站服务当地经济社会发展的需要。