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对供应商工作计划的制定与执行进行监督管理。组织供应商与主制造商团队共同商讨、确定供应商的研制工作计划,并按照确定的工作计划,对供应商的工作实施情况进行定期检查及汇报。
2.合同管理。
负责组织开展与供应商的合同谈判,协调合同的签署,审核合同和监督合同的全面履行,并负责后续可能发生的合同修订谈判及修订工作。
3.定单管理。
按相关定单管理规定进行采购需求的协调,负责定单的审批、发放催货、产品运输、清关、入库等产品配套工作以及在此过程中与供应商的协调联络工作。
4.研制费与采购费管理。
按照研制费、采购费的管理规定和付款流程,进行研制费和采购费付款申请的协调和审批,完成采购费和研制费的管理和支付。
5.供应商沟通交流管理。
帮助组织与供应商建立不同层级的沟通和交流机制,通过高层会议、PRM会议、电话会议、专题会议等各层级的定期会议及日常沟通加强与供应商之间的合作关系。
6.供应商需求管理。
管理供应商需求,协助供应商获取研制过程中所需的工作输入,帮助供应商与主制造商紧密协作,顺利开展研制工作。
7.供应商绩效评价管理。
对于供应商选定之后、批产之前的研制阶段的绩效评估,是通过对周期性指标变化的监控,对供应商的文件提交数量、现场问题相应速度、ECM(工程协调备忘)、ECR(工程更改申请)、MCM(管理协调备忘)等回复情况、人力资源支持情况等指标作出评分,并建立各供应商之间的横向比较,以形成在项目开展阶段的正面激励。
二、IPT团队中供应商管理系统的组织结构
由于航空制造业产品的项目周期长、产品复杂性高、涉及人员和组织机构众多等属性,单一或少量的IPT小组很难完成整个产品的开发任务,必须形成一系列组织结构有序的IPT团队群来承担不同部件的开发工作。而供应商管理职能需要渗入到IPT团队群中的大量团队,这就需要重新整合和梳理主制造商原有的各子单位间供应商管理系统的关系。普遍来说,IPT具有四个基本属性:①承担有限的任务;②由具有多种交叉能力的成员组成;③具有可定义和可度量的输出;④有唯一的团队领导。航空主制造商的IPT团队群应由大量承担飞机研制某一部分明确而细化的任务的小规模IPT组成,其中每个IPT团队中的供应商管理成员应控制在少量数目内,以保证IPT不会因成员总数过大而影响沟通和效率。在运作期间,供应商管理成员只接受IPT领导(包长)的直接指挥、向其汇报并接受其绩效评价。集成产品团队自身的组织结构方案比较常见的有分形组织结构和扁平网络结构两种,不同结构类型下的供应商管理系统也有不同的运作方式。
1.分形IPT组织结构中的供应商管理系统。
航空业中最普遍和直观的IPT群组织方式是按照航空产品的系统结构,将一系列IPT组成一个多层次的阶梯型组织。该框架借用分形的自相似特征,组成一个个承担飞机研发中不同部分任务,但内部组织方式非常相似的IPT。在这种组织结构中,IPT的架构随着飞机的工作分解结构逐层展开,上层IPT的成员是下层IPT的领导(包长),对下层IPT进行初步设计和总体定义,同时对下层IPT成员具有领导和协调作用并对下层IPT的绩效负责。在这种分形组织结构中,顶层和中间各层与现有飞机的项目指挥及系统研发科室设置基本类似,只在底层IPT中设置采购主管、供应链主管、合同主管等供应商管理相关职能人员及其他各专业人员。分形IPT组织结构对于供应商管理的优点是每位供应商管理人员的职能分工和汇报接口非常明确,且与现有飞机设计需求分解基本吻合,便于供应商管理人员与基层工程技术人员及其他各专业人员协同办公,深入了解对口工作包,减少沟通成本,提高开发效率。但这种IPT组织结构需要打破企业原有的行政管理体系,将集团及各个分支机构的供应商管理系统重新整合,需要较长的过渡时间。
2.扁平网络IPT结构中的供应商管理系统。
另一种IPT团队群的组织方式是将航空产品的研制工作根据开发生命周期和工作结构进行彻底分解,将所有团队实现扁平化和网络化,建立一个扁平网状的IPT团队群。各个IPT之间的协调工作可以通过人员共享完成,也可以通过行政关系连接成一个有机的整体。这种模式对于供应商管理工作的优点在于减少了IPT的中间层级,并且可以将新建的IPT嵌入现有的组织框架中,对企业管理的风险和冲击较小,对于原有组织框架结构非常稳固的企业能够在一定程度上避免调整带来的阻力。但是由于IPT之间缺乏固定的衔接和责任关系,沟通和协作的效率将受到一定的影响。需要注意的是,无论采用何种IPT组织结构,由于规模庞大的航空业主制造商往往组织结构比较复杂,特别是国内的航空工业经过数十年发展,已形成以型号研制的行政指挥系统和技术指挥的总师系统等为典型的具有中国特色的组织体系和方法,引进IPD模式后供应商管理系统的职责与分工必然与原有组织发生重叠、并列、交叉,并产生大量相应的权责关系和协调问题,因而当包含供应商管理在内多方职责的IPT团队群的组织结构形成后,还需要明确它与已有组织框架之间的关系。IPD工作模式只有在逐步的过渡、实践、总结与改善的过程中才能与我国航空工业的现状和企业文化形成有机的融合,切不可认为在短时间内全盘打乱现行机制、贸然跳跃到纯粹的集成产品开发模式就能很快提高我国航空产品开发能力和质量。
三、结语
我叫***,于今年4月进入公司,是采购辅料科一员。目前负责开发总务处物料及轴承项目。通过这次采购人员的座谈会。深刻体会到了,自己所存在问题的不足方面。首先采购人员所具备的表达能力,谈判能力,专业知识,服务意识,信息渠道等方面有待进一步加强。其次对于所购买的物料,必须改变价在前,质在后的采购理念。要认真贯彻落实到每项申报的物料。做到“比质比价,质量第一”,提高产品满意度。
老总在会议中例举了各项的专业案例。强调了采购人员懂得良好的开发供应商,并必须巩固供应商,要有后期的维护工作。利于彼此双方长期性,互惠互利互信任的合作关系。采购人员要不阶段的进行学习培训,充分利用业余的时间,提升自己,给自己充电。在思想上往常一直定位于国内采购,通过老总的讲述。对于扩大信息渠道,要有一定的方式方法,无时无刻要有全球采购的理念。采购员必须要具备职业道德和较高的职业操守,要有廉洁,自律的思想,不能因自己的私心而损失公司的利益。
现将本人进阶段工作的改进情况,以及下一步仍需改进提升的要点。作出以下汇报与计划:
1. 供应商付款状况:原先涉及的20家非定点供应商按发票入账后电汇支付,现转变为每月度付款支付。
2. 供应商开况:文具类,原世纪晨光采购的办公文具,先开发定点供应商文讯科技,同时降低成本10.78%。国产墨盒类,新增定点供应商后,降低成本52%。进口SKF轴承,新增定点供应商,降低成本10.64%。以及其他类,例网络工程,电器等项目。这些原单一性采购的供应商,经过这阶段的努力开发。现有6家供应商可长期性处于定点采购。
3. 专项整核及供应商管理:第一块国产轴承;原先采购供应商共计6家,现通过整改缩减至3家定点供应商。第二块进口轴承;原先采购供应商共6家,现通过整改缩减至4家。第三块小餐厅厨房用品;原采购供应商8家,现减缩至5家。
4. 关于进口轴承的选型转变更改事宜:通过这阶段与各分公司及供应商沟通。轴承转型的改变,并同时采购一批且正在试用。对于部分进口轴承,原按铜保持架轴承。现更换为钢保持架轴承。从目前使用情况看来,各分公司反馈上来的使用意见,都比较理想。一致认为,其寿命及功效都同比于原结构轴承。对于本次的结构转变也大大降低了采购成本。目前第一批购买8个轴承,降低成本22116元。建议在今后的申报过程中,对于进口轴承按钢保持架订购。(除特殊要求外)
下一步改进及提升计划:
1. 加大对部分非定点供应商,处于发票入帐电汇支付的,需更改付款条件。
2. 提高礼品类,宣传工程类等供应商开发。
3. 专项整核国产类轴承,并缩减至一家。以及其他类物料进行专项整核及管理。
关键词:矿山企业;“内控外延”物管模式;第三利润
中图分类号:F270 文献标识码:A 文章编号:1001-828X(2013)03-00-01
一、以“三个着力于”为依托,实现物资采购内部管控的精细化
针对矿山企业采购链条长、流程结点多等客观因素,以“三个着力于”为依托,突出采购过程的管理与优化,促进了基础工作的进一步夯实。
1.着力于采购物料技术指标信息的固化。一是扩大公开招标范围,实施采购物料技术标准制定工作,对物料自然属性和供应商自然情况进行规范,达到标准后进行招标,选择最佳供应商,进一步促进公开招标的公正性。二是完善采购流程功能需求,努力实现从计划招标、物资采购,到库房收发存、财务挂账等所有数据信息的高度集成和资源共享。开展物料主数据搜集工作,实现物料描述的唯一性。三是开展非标件图库建设,通过现场测绘,绘制加工图纸,经使用单位确认,建立图库信息系统,彻底解决因供应商图纸保密而被动进行单一来源采购的问题。
2.着力于采购价格指数的数据分析。为了准确对大宗物料品种的市场价格跟踪预测与监控调整,要创造性地研发采购价格指数体系和招标采购价格联动体系。通过建立采购价格调整模型,及时调整采购价格,有效地降低采购成本,实现管理升级。建立采购价格指数体系,填补了国内矿山企业在价格监管上的空白。
3.着力于供应商考核的评价标准。建立以《供应商管理办法》、《供应商道德认证标准》为核心,以供应商评审、评价、变更、退出为基础内容的供应商管理制度体系。有针对性地减少或脱离物料本身属性对供应商进行考核评价,逐步减少物料属性的权重比例,制定出不同类别、不同层次的供应商考核评价标准。
二、以准确性、科学性和可追溯性为方向,促进对厂矿延伸管理的精细化
在落实低成本战略中,在抓好自身管理的同时,还要把管理触角延伸到厂矿计划管理和物资消耗上,促进矿山企业成本管理的整体优化与提升。
1.突出物资需求计划的准确性。计划管理是物资管理工作的源头,针对厂矿上报物资需求计划的准确率不高等问题,要建立包括预算资金准确率、计划品种准确率年计划数量偏差率等“六率”指标考核体系,通过纳入经济责任制进行严格考核,大幅提升计划的准确性,为物资管理的后续业务高效率开展打下了坚实基础。
2.突出定限额管理的科学性。要将厂矿物资消耗情况纳入内部供应链环节,实施专业管理。按照采、选、烧、球生产每条工艺、每道工序,重新划分定额物资和限额物资分类。通过对定限额物资的消耗进行标定,对厂矿领用后、消耗前的物资时时管控。同时,注重财务核定的物料消耗预算与供应部门核定的物资计划量相匹配。通过科学管控,逐步减少厂矿的物资消耗。
3.突出设备备件全寿命周期的可追溯性。以物资的全生命周期跟踪为主线,为重点备件提供唯一身份标识,包括物资计划申报管理、计划的执行进度跟踪、入库出库信息管理、在线使用跟踪、故障分析、修复管理、报废记录等流程,并形成供应商产品分析、设备故障分析、物资生命周期统计等综合分析报表,实现重点备件全寿命周期的可追溯性。通过综合分析报表与采购价格的对比分析,实施部分备件性价比采购,促进综合采购成本的降低。
三、以提高“三个能力”为手段,注重培养物管人员的业务素养
物资管理工作表象上是管物,其核心还是对人的管理。物管工作性质要求做好廉洁从业教育,更要从提升物管人员的“三个能力”入手,注重培养业务管理素质。
1.搭建两个平台,提升物管人员的学习力。一是以ERP建设为切入点,为物管人员搭建学习平台,组织人员改进完善现有物资采购流程,到国内同行业学习借鉴ERP实施经验,组织ERP管理知识竞赛,通过建立ERP辅助系统,拓展和提高他们的管理理念和业务素质。二是从提升专业人员的业务素质上,要求计划员围绕自己分管的物料品种,从物料的结构、制造原理、产成步骤等方面入手,制作图声并茂的物料科普幻灯片,组织专业人员共享学习,促进学习力的进一步提升。
2.强化两项考核,提升物管人员的执行力。按照管理职能的不同分别建立了与绩效挂钩的物管人员考核制度,建立完善计划员和保管员考核细则。通过强化刚性管理的外在约束力,实现了工作流程化、行为规范化、考核可量化,以此提升物管人员的执行力。
3.注重三项活动,提升物管人员的创新力。注重引导物管人员学习创新,把开展管理创新活动、合理化建议和QC质量课题攻关活动作为学习锻炼载体。坚持物资管理科学化发展的思路,组织管理人员和生产服务人员进行探索实践,并注重固化总结,对于取得的成果,要在年终总结大会上进行表彰奖励,提高管理人员的自豪感和荣誉感。
四、以“两个出局、两个突破”为重点,着力应对市场竞争带来的成本压力
近年来,随着国内钢铁行业遭遇市场“寒冬”,矿山企业把降本增效作为重中之重,通过采取强有力的措施,应对市场的挑战。
1.制定降采目标展开表,确保责任有效落实。要将责任落实到采购室,专业室的计划员都要单独向管理层汇报降采进展情况,这种汇报形式可以促进专业人员增强责任心和使命感,由此形成“拧毛巾、挤海绵”式的降价谈判的良好开端。
2.“两个出局、两个突破”,确保达到降幅比例。“两个出局”,就是对计划员通过降价谈判达不到降幅比例的,对本人进行严格考核,并作为岗位交流调整的依据;对供应商不接受降幅的,取消供货资格,并规定期限不准参与投标。“两个突破”,就是对定标程序和入围供应商的突破。只要达到降幅要求,立即锁定价格和渠道,简化评定程序;对入围供应商和潜在的供应商同等对待,潜在供应商接受降幅比例,就可以成为合格供应商或在次年优先入围。
一、20__年1—5月份任公司采购部经理,主要完成的工作:
1、较好完成采购部日常管理和采购计划。
2、督促本部门人员经常与供应商保持联络及时了解所采购原材料的市场行情。
3、经常在网上了解相关原材料的行情,同时和多个供应商联系,使供应商之间有竞争,我们就有多的选择渠道,在同等质量下选择了价格最低的原材料供应商,与去年同期相比玻璃价格下降8%,每月为公司节约6万多元。
4、及时与生产部门人员沟通,了解原材料的需求情况,合理控制库存,使资金最有效的利用。
5、督促本部门人员时刻保持清醒头脑,廉洁奉公、不谋私利,在供应商眼里、心里树立良好的公司形象。
6、做好购货合同的跟踪制度,其中包括何时汇款、何时到货、何时到票,做到心中有数。
7、四月至五月公司进行质量管理体系认证,具体负责本部门的审核管理工作,通过努力学习,取得了内审员资格证书,并按管理体系要求进行管理,使得质量管理体系在本部门有效运行。
二、公司快速发展壮大的同时,现有生产场地极大的制约了公司的发展,在这个关键的转折期间,在市委、市政府的高度重视和支持下,公司领导果断的决定,在徐州经济开发区购买90余亩土地,筹建新厂区。作为公司的一位老员工被抽调负责新厂区的建设,心理有一种责任感,也有一种无形的压力,因为深知基建的重要性。本人对基建工程是一窍不通,真是硬着头皮接受了任务,现将基建工作、管理情况汇报如下:
1、开工之前的准备,基本上天天和办公室高主任奔走于开发区管委会的各部门和市建设局各部门办理各种手续,规划定点、选址、图纸的设计和图纸的审查以及开工前的各项准备工作。
2、待各种手续基本准备的同时,又根据领导的指示,与高主任、谢工和开发区建管处袁处等人考察施工队伍,在选拔施工队伍的时候,因本人对基建工程还是不太了解,对这一行还是比较陌生,是摸着石头过河,一步一步小心的过,多方面听取袁处和谢工的意见,但本/:请记住我站域名/人的原则是公开、公平、透明的去处理招标,防止暗箱操作,及时向领导汇报情况,报名的施工队伍有十家,当时正是农忙之际,我们工期要求紧,听取袁处的建议,考虑南方的队伍,麦收工人不回家,选择三家南方队伍,汉中集团、南通六建、中淮集团。当时中淮集团承建市重点工程,九里区龟山汉墓展览厅,实力当时比较而言,还是比较强。考察之后,经过研究确定此队伍,然后向董事长汇报,确定了中淮集团,签订了土建承包合同。
3、在五月二十八日正式开工进场,破土动工,开始了厂房的施工,从施工开始本人坚守岗位,因为自己对施工方面专业知识欠缺,本人在完成本职工作的同时,努力学习施工知识,在现场观察、查看,虚心向专业人员学习。
4、在开工以后,坚持原则,抓安全质量,经常与施工单位和监理部门沟通,预防各种不可遇见的事情发生。警钟时刻在脑海中敲响。
5、在建设期间,自己也在不断的充实自己,在工地里也学到了不少专业的知识,虽然不算太精,也充实了不少建筑知识,学到了不少在别的地方所学不到的东西。
一、20xx年基本工作情况
1、20xx年度经手供应商发票51批,7280万。结算内销发票金额9159万元。经手发票每笔均做到挂账及时,账清目明,较好完成了发票的接转和结算工作。
2、每月10日前,分物资类别和供应商名称打印代存代销结算单向供应商传真,沙石、水泥、钢材等大额代存代销物资月底20日时追加一次争取早日挂账结算,降低当月暂估额度。
3、每月末及时准确的完成了对矿结算。并在次月初核准各类数据后转报给统计员。
4、根据实际情况继续给仓库保管员设计与完善了各类自动生成数据的电子表格,减省了人工录入,既提高了工作效率,也杜绝了人为失误。同时统一了表格格式和供应商简称,规范了日常操作。
5、针对工作中不断遇到的新问题,主要是代存代销结算模式方面,随时采取了些零星措施保障了工作有序进行。
二、工作中存在的缺点与不足
1、针对结算暂估额增加的控制,仍缺乏有力措施。暂估额度由年初408万到年终757万,既有随着矿井生产建设深入,每月领用额度翻倍的客观现实,也存在细节制度的执行上要求不严,以后同事感情和工作职责要分清界限,杜绝工作上的老好人思想。每月按时要求传递系统入库的需结算。
2、作为年末重头戏的维简设备及大宗预进材料结算,因存在不出头不争权思想,没有勇于担责统筹掌握,工作作风不够硬朗缺乏力度,导致起了个大早,赶了个晚集。最后还是在经销部领导的大力协调下才争取了公司对新河矿列入20xx年维简费用设备及大宗物资的全部内销开票。
3、工作尚需细心再细心,重要工作不是太急的不能放在晚上精力不集中的时候做。例如10月份打印代存代销结算单时误把淄博天强红绿指示灯10个打印成15个,所幸金额不大,发现问题及时向领导汇报后采取了补救措施。
三、几点心得与拟采取措施
结算岗位一言蔽之:“收供应商或公司发票,发票分拣,转送公司或对矿结算”,三字囊括:“收,分,转”,无怪乎同事笑言似快递公司中转站。其实工作就是在统筹上化繁为简,在执行时再化简为繁。
(一)加强供应商发票管理
20xx年已根据随时出现的新情况出台零星规定。20xx年度工作一上手拟就3种结算模式(山能安排、集中供应和代存代销)、随票附件、开票自检三方面汇集成结算说明向供应商发放。
为杜绝供应商发票到站后漏转或超期,拟采取两项措施一是严格执行发票交接签字制度和回执单制度。设立格式统一的两本账:供应商发票签收回执单账本和经销部内发票接转本。原则上供应商发票先集中到结算员处,由结算员审核合格后给供应商开具发票回执,并及时登记建档,根据保管员业务分工向其传递,(保管员收到后入仓库台账,补齐编码,在到货验收单上铅笔写明领出情况每日班后会时与发票传递本一并交回结算员。)结算员和保管员之间以及保管员之间发票转接需在双方发票交接本上相互签字。结算员休班期间交接好两本账由科室统计员或业务员代收供应商发票。二是实行发票预警机制,结算员在经销部内部发票接转电子台账上,根据当前日期和开票日期设立90天,180天预警机制。凡保管员接手超过3天,距离开票超90天未转回结算员,予以通报;超180天造成经济损失由压票人员自付。平时提醒供应商至少每季度一次与公司对发票,发现问题及时处理。
(二)狠抓日常月度结算
20xx年要下狠功夫降低材料暂估额度。在材料领用额度逐步增大的客观实际面前,降低暂估额度只有一种方法那就是加快结转流程,具体包含两重意思一是争取将循环流程控制在当月发生,即当月送货当月领用当月开票当月挂账当月内销结算。二是对进入暂估的尽早结算,这需要从两方面着手,一方面要催供应商早日开票,保管员根据分管物资对供应商进入暂估的跨季度未结算物资做出情况分析汇报结算员由结算员催供应商办理,另一方面要加紧催办保管员对物资公司入库物资月初盘点后及早出结算明细以出库(争取每月4日报结算员处,结算员审核无误后最晚在每月10日公司开内销发票之前向公司传真,以防重复结算),月末保管员核实入库大额物资可领出的与公司总部对口业务人员协商确定一个基准日期后可以再做一批系统结算单以进一步降低系统库存和领料暂估。
(三)早日着手做好年末结算等阶段性工作
每季度末的内销发票必须挂票,半年度和年终盘点,以及年末结算都属于周期性强的阶段性工作。尤其年末结算20xx年要提前在10月份就向机电科要来调整后的维简计划,做到对未到货设备和大宗物资心中有数。同时对于材料及配件暂估继续在10月份时给供应商下通知尽量在11份开来挂账。争取12月初内销冲暂估。
四、个人在热情服务方面的承诺和保证